PROCEDIMIENTO VERSION: 4

CODIGO: 0-PR-003

Presupuesto FECHA:

16/Mar/2015

0. LISTA DE VERSIONES

VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION

2 19/Abr/2012

Se ajustaron los responsables de las

actividades en las diferentes etapas del

procedimiento acorde a como se ejecutan

las actividades actualmente. Se modificó

definición de presupuesto y se agregó

presupuesto base cero.

3 03/Mar/2015 Se adicionaron las actividaes: 31-32-33-34-

35-36 y 37.

1. Objetivo

Obtener mediante análisis y técnicas estadístico –matemáticas a partir de

cifras históricas y las suministradas por los procesos, el pronóstico del

Presupuesto para la próxima vigencia anual a cualquier detalle, de tal

forma que este presupuesto sea la base de las decisiones estratégicas.

2. Alcance

Comprende las actividades desde la determinación de los ingresos,

costos y gastos por proceso, hasta la elaboración y envío del Plan

Operativo para la Superintendencia de Subsidio Familiar.

3. DEFINICIONES

3.1 AMPLIACIÓN DE SERVICIOS

Son proyectos de ampliación de los servicios que ya existen en la

entidad.

3.2 DIAGNÓSTICO

Es la evaluación de las capacidades internas de la entidad expresadas en

fortalezas y debilidades y el análisis externo o del entorno manifiesto en

oportunidades y amenazas.

3.3 DOTACION PARA SERVICIOS EN FUNCIONAMIENTO

Son inversiones para la dotación de bienes muebles, nuevas o por

reposición, de aquellos elementos que se necesitan para el normal

funcionamiento de los servicios.

3.4 GRUPO DE INVERSIONES

Aplicación de recursos dentro del límite máximo de inversiones que

contempla ocho grandes grupos que son: Proyectos nuevos, ampliación

de infraestructura, dotación de servicios en funcionamiento,

modificaciones, adecuaciones, mejoras, fondos de crédito y proyectos en

realización.

3.5 I.P.C.

Índice de precios al consumidor determinado por el Departamento

Nacional de Estadística.

3.6 J D EDWARDS:

Aplicativo sistematizado de módulo de compras, inventario, activos fijos,

contabilidad, tesorería, Almacén de suministros, cartera y otros.

3.7 M.A.M.I.

Modificaciones, adecuaciones o mejoras a instalaciones.

3.8 METAS

Es la expresión cuantitativa o cualitativa de los resultados que se esperan

alcanzar con la ejecución de un plan, actividad, proyecto o programa.

3.9 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CORPORATIVOS

Son los resultados globales que la organización espera alcanzar a corto,

mediano o largo plazo, en el desarrollo y operacionalización concreta de

la misión y visión.

3.10 P.I.B.

Índice del Producto Interno Bruto

3.11 PLAN

Es la relación escrita de los detalles necesarios para realizar una

actividad, programa, proyecto u obra, que permita cumplir con un

propósito, en un periodo determinado y con unos costos previstos.

3.12 PLANEACIÓN

Es la definición de las etapas y toma de decisiones sucesivas para la

consecución de un resultado o la resolución de un problema u

oportunidad.

3.13 PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)

Es el documento que contiene las actividades, programas y proyectos a

desarrollar en el corto plazo (1 año), para el logro de las estrategias

corporativas. Se define el cómo, cuándo, con qué, quiénes y cuánto

(metas e indicadores).

3.14 PLATAFORMA INFORMES SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIO

FAMILIAR SIREVAC

Es el sistema de administración centralizado de los reportes a la

Superintendencia del Subsidio Familiar, de Comfamiliar Risaralda, donde

los Responsables de Procesos registran la información requerida.

3.15 PRESUPUESTO

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista expresada en

valores y términos financieros que debe cumplirse en un tiempo

determinado siendo responsabilidad de toda la organización.

3.16 PRESUPUESTO BASE CERO

Consiste en identificar paquetes de decisión y clasificarlos según su orden

de importancia mediante un análisis de costo beneficio; este método

proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia de compenetrarse

mejor con toda la entidad, utilizar más información para evaluar, tomar

decisiones, asignar recursos de manera más efectiva y de reducir los

costos en forma lógica e integral.

3.17 PROYECTO

Es un trabajo por única vez, tiene fechas de inicio y término, un objetivo

claramente especificado, un alcance del trabajo a realizarse, un

presupuesto individual predefinido y usualmente una organización

temporal que se desmonta una vez finaliza el proyecto.

3.18 PROYECTO NUEVO

Son las actividades o proyectos que se van a iniciar en el año que se está

presupuestando.

3.19 REPORTE

Es un informe sobre un tema específico, destinado a servir de análisis a

una parte interesada.

3.20 SIREVAC

Es el Sistema de la Superintendencia del Subsidio Familiar para la

recepción, validación y cargue de los reportes que deben hacer las Cajas

de Compensación Familiar.

3.21 SUPERSUBSIDIO

Superintendencia del Subsidio Familiar

3.22 SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

Entidad Estatal del orden Nacional, adscrita al Ministerio del Trabajo, que

regula a las Cajas de Compensación Familiar

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 REPORTES FINANCIEROS

Son reportes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales que

comprenden la información correspondiente a: saldo programas servicios

sociales, balance general, estado de resultados, flujo efectivo, inversión

fondos destino específico y certificación estados financieros, datos

miembros Consejo Directivo y datos generales de la institución. El

tratamiento es igual para cada periodo.

4.2 REPORTES DE GESTIÓN

Son reportes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales que

comprenden la información correspondiente a: FOSFEC, gastos

administración FOSFEC, gastos funcionamiento FOSFEC, saldo micro

crédito FOSFEC, inversiones micro crédito FOSFEC y cartera, ley 115,

límite máximo de inversiones, seguimiento recursos ley 115, recursos

ejecutados JEC, seguimiento JEC, recursos ejecutados AIN, seguimiento

cobertura AIN, contratos convenios, informe gestión director, acta

informe gestión director y otros . El tratamiento es igual para cada

periodo.

4.3 REPORTES OPCIONALES

Son reportes que se presentan de acuerdo a los tipos de reportes como

estadísticos, financieros, de gestión y FOVIS.

4.4 REQUERIMIENTOS SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

Todos los requerimientos emitidos por la Superintendencia del Subsidio

Familiar son de obligatorio cumplimiento. Dentro de estos requerimientos

se encuentra el cronograma para los diferentes reportes.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

No Aplica

6. DESARROLLO

No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Crear la base de datos en Excel

mediante la extracción de los

movimientos contables para

periodos históricos.

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO

2 Consolidar los datos de gastos y

costos e inversiones de acuerdo

a necesidades, manipular

campos mediante tablas

dinámicas en Excel, organizar

datos secuenciales por cuenta o

centro de costo para los periodos

mensuales, trimestrales o

semestrales.

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

3 Aplicar técnicas de correlación y

rutinas estadísticas del programa

Excel para analizar índices de

correlación, curvas de

crecimiento de forma lineal

exponencial, logarítmica, índices

estaciónales y otras técnicas

para formular el modelo de

datos.

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

4 Obtener las proyecciones

mediante extrapolación de

tendencias histórica o

presupuestación a partir de datos

de capacidad instalada y los

nuevos proyectos.

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

5 Refinar los datos de tendencia

mediante comparativo con

capacidad instalada, criterios de

inspección, experiencia de las

jefaturas, crecimiento del

entorno económico, etc.

presupuesto de proyectos,

contratos, incrementos

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

salariales, comparativos

históricos, porcentajes aplicables

de Ley, contribuciones, tasa y

negociación con los procesos de

acuerdo a las metas

institucionales.

6 Presentar Proyecciones a la Alta

Gerencia para su revisión y

aprobación

LÍDER

FINANCIERO

7 La Alta Gerencia revisa y Analiza

la proyección para aprobarla SUBDIRECTORES

8 Presentar la propuesta al Comité

de Dirección para su

conocimiento

SUBD. ADTIVA,

FINANCIERA Y DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

/ LÍDER

FINANCIERO

9 Envíar a la Revisoría Fiscal el

presupuesto para su revisión y la

realización de los ajustes

necesarios

LÍDER

FINANCIERO

10 Realizar presentación al Consejo

Directivo. SUBD. ADTIVA,

FINANCIERA Y DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

/ LÍDER

FINANCIERO

11 Revisar, analizar y aprobar el

presupuesto anual CONSEJO

DIRECTIVO

12 Publicar o disponer de las cifras

de ingreso, costos y gastos

mensual pronosticado por cuenta

o centro de costo

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

13 Recibir los formatos de Plan de

Acción (inversiones) para la

vigencia, validar la racionalidad de

las cifras de inversión y comprobar

la pertinencia de los proyectos.

LÍDER DE

PLANEACIÓN

Y

DESARROLLO

14 Diseñar y crear la base de

datos para digitar en ella el

detalle de las inversiones

necesarias para la vigencia

por centro de costo,

descripción de la inversión,

cantidades y precios

LÍDER DE PLANEACIÓN Y

DESARROLLO/ASISTENTE

ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

15 Gestionar la base de datos:

obtener resúmenes

preliminares por centro de

costo, tipo de inversión,

clasificación en proyectos

nuevos, modificaciones en la

infraestructura, proyectos en

curso, dotación, etc.

LÍDER DE PLANEACIÓN Y

DESARROLLO/ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

16 Analizar la racionalidad de los datos

en cuanto a valores, cantidades,

etc y verificar que los proyectos

hayan sido aprobados en el Comité

de Dirección ó Subdirección según

corresponda

LÍDER

FINANCIERO

17 Discutir y obtener mediante

consenso realizado con los

dueños de los procesos, la

conveniencia y alcance de

algunas inversiones y proyectos

y replantear algunas

inversiones

SUBDIRECTORES

18 Presentar al comité de Dirección el

Presupuesto de Inversiones para su

aprobación

LÍDER

FINANCIERO

19 Marcar en la base de datos como

no aprobado ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

20 Preparar informe y presentar

para aprobación del Consejo

Directivo

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

21

Presentar informe al Consejo

Directivo

SUBD. ADTIVA,

FINANCIERA Y DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

/ LÍDER

FINANCIERO

22 Calcular los gastos derivados de las

inversiones para el presupuesto de

gastos

LÍDER

FINANCIERO

23 Resumir cronograma de

inversiones LÍDER

FINANCIERO/ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

24 Formulación y evaluación de los

proyectos de inversión de

conformidad con la normatividad

vigente de la Superintendencia

LÍDER DE

PLANEACIÓN

Y

DESARROLLO

25 Adjuntar a los cuadros de la

Supersubsidio los respectivos

proyectos de acuerdo con la

necesidad y tipo de inversión

ANALISTA

FINANCIERO /

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO /

LÍDER

FINANCIERO

26 Recibir planes operativos de los

procesos para enviarlos a la

Superintendencia del Subsidio

Familiar, conjuntamente con el

presupuesto

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

27 Actualizar el presupuesto si hay

cambios que lo afecten de

acuerdo a la circular y

Resolución de la Superintendecia

del Subsidio Familiar.

DIMENSIONAMIENTO ACTUAL

Población, Finanzas,

Admiistración, Recursos Físicos,

tamaño, coberturas alcanzadas

- Matriz D.O.F.A. de cada

dependencia

-Planes Operativos por cada área

Objetivo, Estrategías, Acciones,

Mertas, Fehcas, Responsables,

Recursos, Etc

-Enunicación de todas las

políticas y objetivos de cada área

y dependencia

- cuadro de límite máximo de

inverisones por área

- Presupuesto de Ingresos,

Egresos e Inversiones

SUBD. ADTIVA,

FINANCIERA Y DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

/ LÍDER

FINANCIERO

28 Presentar al Comité de Dirección

y Planeación para su aprobación

final

SUBD. ADTIVA,

FINANCIERA Y DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

/ LÍDER

FINANCIERO

29 Enviar a la Revisoría Fiscal

formatos de presupuesto y plan

operativo diligenciado para su

revisión y planteamiento de ajustes

si los requiere.

LÍDER

FINANCIERO

30 Presentar al Consejo Directivo el

presupuesto de Inversiones SUBD. ADTIVA,

FINANCIERA Y DE

DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

/ LÍDER

FINANCIERO

31 Remitir a la Superintendencia del

Subsidio Familiar de acuerdo a

los parámetros de envío en

forma magnética o física por

correo.

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

32 Los responsables de procesos

ejecutan el presupuesto

aprobado.

RESPONSABLES

DE PROCESO

33 Reportar los datos financieros,

gestión y FOVIS en la plataforma

de informes Superintendencia de

Subsidio Familiar, en las fechas

establecidas y de acuerdo con los

requerimientos de los Entes de

Control

FONDOS DE

DESTINACIÓN

ESPECIFICA /

CONTABILIDAD

34 Verificar el reporte de los datos en

la Plataforma Superintendencia de

Subsidio Familiar y solicitar

correcciones, modificaciones y/o

adiciones cuando se requiera

COORDINADOR

DE

OPERACIONES

ELECTRÓNICAS

Y NUEVAS

TECNOLOGÍAS

35 Aplicar firma digital REVISORÍA

FISCAL /

CONTADOR /

DIRECTOR

ADMINISTRATIVO

36 Verificar la firma digital de Revisor

Fiscal, Contador y Director

Administrativo y reportar los datos

COORDINADOR

DE

OPERACIONES

en el Sistema de Información de

la Superintendencia de Subsidio

Familiar SIREVAC

ELECTRÓNICAS

Y NUEVAS

TECNOLOGÍAS

37 Solicitar correcciones,

modificaciones y/o adiciones al

reporte de datos

COORDINADOR

DE

OPERACIONES

ELECTRÓNICAS

Y NUEVAS

TECNOLOGÍAS

ELABORO REVISO APROBO

Nombre:

Carlos Arturo

Betancur

Vinasco

Cargo:

Coordinador

Mejoramiento

Continuo

Fecha: 03/Mar/2015

Nombre: Gloria Ruth

Arias Arias

Cargo:

Líder

Mejoramiento

Continuo

Fecha: 03/Mar/2015

Nombre:

Liliana

Osorio

Ocampo

Cargo: Coordinador

(a)

Fecha: 17/Mar/2015