VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y …medios.economiayfinanzas.gob.bo/VPC/documentos/siaf... ·...

VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD FISCAL

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

UNIDAD DE CONTABILIDAD Y CUENTAS FISCALES

AREA DE CONTABILIDAD

DIRECCION GENERAL DE CONTABILIDAD FISCAL

1

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS – VSIAF 2.0

I. INTRODUCCION

La Dirección General de Contabilidad Fiscal con la finalidad de proporcionar una herramienta

actualizada para el procesamiento y administración de activos fijos por los Ministerios y Unidades

Desconcentradas del Órgano Ejecutivo y entidades del Sector Público en su conjunto, ha

desarrollado la versión actualizada del Sistema de Información de Activos Fijos, denominada vsiaf

2.0, en coordinación con la Dirección General de Sistemas de Gestión de Información Fiscal del

Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

Las opciones adicionales de la nueva versión, básicamente son las siguientes:

Versión VSIAF 2.0

Habilitación del campo Descripción del activo, para las modificaciones que se requieran,

bajo responsabilidad de los usuarios.

Habilitación del campo Organismo Financiador para su registro obligatorio, según

Clasificador Presupuestario vigente.

Obtención de reportes por Activos Fijos registrados, en forma individualizada.

Obtención de reportes por Activos Fijos registrados por Incorporaciones Especiales

Habilitación de los campos Carnet de Identidad y Procedencia , como datos obligatorios

para identificar a los responsables de asignaciones de activos fijos

Inserción de estados ACTIVO-INACTIVO para la identificación de Oficinas y Responsables

Identificación en el Menú Principal del Usuario y el Backup de trabajo

Incorporación de mayores controles orientados a optimizar el manejo adecuado de las

opciones de registro de activos fijos, auxiliares, oficinas y responsables habilitadas en el

sistema

Para facilitar el manejo de dicha herramienta y al mismo tiempo difundir su aplicación en el Sector

Público, se ha elaborado el presente “MANUAL DE USUARIO”, que describe las funciones ,

utilitarios, pantallas de ayuda y gráficos explicativos del vsiaf.

II. OBJETIVO DEL VSIAF

Es una herramienta de registro y control de los bienes del Estado, orientada a brindar información

a los usuarios que así lo requieran y para la toma de decisiones de las autoridades competentes.

III. REQUERIMIENTOS PARA LA INSTALACION DEL SISTEMA

Sistema Operativo Windows ME, Windows XP1 Windows Vista, Windows 7.

1 Service pack 3 (esencial para migración)


2

Procesador Pentium de 300 MHZ o superior

Adaptador de Video SVGA o compatible

Memoria RAM de 128 MB o mayor

Disco Duro de al menos 1 GB

Monitor SVGA

IV. INSTALACION Y ACTUALIZACION DEL VSIAF IMPORTANTE!! Los usuarios que procesaron sus activos fijos en el vsiaf 1.1, no deben instalar nuevamente el

archivo ejecutable vsiaf_v1.0.exe, puesto que se perdería la base de datos de los activos fijos

registrados anteriormente, vale decir que sólo debe actualizarse la versión vsiaf_2.0.2

Cuando se restaura un backup del vsiaf 1.1 en la nueva versión, se reinicia el sistema. El

usuario debe ejecutar nuevamente el actualizador del vsiaf 2.0 para operar esa base de datos.

Cabe aclarar que el vsiaf 2.0 no es un instalador propiamente del sistema sino un actualizador,

por lo que en el presente Manual se hace referencia al sistema vsiaf sin diferenciar versiones,

salvo cuando sea necesario.

IV.1 INSTALACION DEL SISTEMA3

Cuando el usuario utilice el vsiaf por primera vez, deberá instalar el mismo considerando los

siguientes pasos:

PASO 1. Ejecutar el icono de instalación:

PASO 2. Seguir las instrucciones del proceso de instalación, aceptando los términos de licencia,

presionar, la opción siguiente…

2 Página 6 del presente Manual

3 El instalador vsiaf_v1.0.exe se encuentra habilitado en la dirección URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo


3

PASO 3. El vsiaf_v1.0.exe por defecto se instala en el directorio C:, sin embargo, el usuario tiene la opción

de ubicar en otro directorio o unidad su instalación, a través de la opción “Cambiar”.

Posteriormente, presionar el botón siguiente para iniciar el proceso de instalación.

PASO 4. Finalizar la instalación a través de la opción habilitada.


4

Concluido este proceso, se crea en el escritorio el ícono de acceso directo al sistema vsiaf. La instalación de

la base de datos se ubicará donde el usuario defina la misma, para el ejemplo es la Unidad C.

PASO 5. Configuración por Temas visuales

Para ejecutar el sistema correctamente, se debe cambiar la configuración en el ejecutable (icono vsiaf) del

programa por temas de compatibilidad visual (clic derecho en el ejecutable, seleccionar la opción

Propiedades, para luego ubicarse en la pestaña Compatibilidad y deshabilitar los temas visuales).


5

IV.2 ACTUALIZACION VERSION VSIAF 2.04

PASO 1. Ejecutar el ícono de actualización:

PASO 2. Seguir las instrucciones del proceso de actualización, aceptando los términos de licencia, presionar,

el botón siguiente.

4 El actualizador vsiaf_v2.0.se encuentra habilitado en la dirección URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo


6

PASO 3. El actualizador vsiaf 2.0 debe ejecutarse en el mismo directorio en que se produjo la instalación, en

el presente caso se muestra en la Unidad C. De haberse elegido otro directorio, aplicar la opción Cambiar.

PASO 4. Finalizar la instalación a través de la opción habilitada.


7

Concluido el proceso de instalación, se muestra en el escritorio el ícono de acceso directo actualizado, en el

ejemplo la Unidad C.

V. EJECUCION DEL SISTEMA

V.1. Inicio del Programa

Para iniciar el programa, hacer doble clic en el icono de acceso directo del vsiaf, como resultado se tiene la

pantalla que requiere el nombre del Usuario y Contraseña, inicialmente ambos campos deberán definirse con

la palabra admin.


8

Una vez que se ingrese al sistema, éste mostrará el siguiente mensaje:

Al aceptar el mensaje, el sistema habilitará la opción SEGURIDAD, para que el administrador proceda a Editar

y cambiar la contraseña5.

Si el usuario ya procesa su información en el vsiaf 1.0, no requiere editar nuevamente la contraseña.

5 Si la contraseña no fue modificada, el sistema solicitará su cambio cada vez que se inicie el mismo.


9

Posteriormente, se debe guardar los cambios a realizar, como se muestra en la siguiente pantalla:

V.2 Actualización UFV`s

Una vez instalado el vsiaf, debe actualizarse las UFV’s para continuar6:

La descarga del archivo ejecutable para actualizar las UFV al 10 de cada mes, se encuentra en la dirección

URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo, ingresando a la pestaña “Atención al ciudadano”, y seleccionando

la opción vSIAF.

6 El actualizador de UFV`s debe ejecutarse en el mismo directorio en que se produjo la instalación, en el presente caso se

muestra en la Unidad C. De haberse elegido otro directorio, aplicar la opción Cambiar.

http://www.economiayfinanzas.gob.bo/


10

V.3 Registro de la Entidad usuaria en el sistema

El usuario deberá identificar por única vez el nombre de su entidad en la lista desplegada del Clasificador

Institucional, aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, en su condición de Órgano Rector.

Las Unidades Desconcentradas que conforman el Órgano Ejecutivo, deben elegir la Cabeza de Sector de la

cual dependen, posteriormente hacer clic en el ícono OK.

Para efectos de verificar la entidad seleccionada, esta se muestra precedida de su código institucional en la

parte superior izquierda de la pantalla principal del sistema.

V.4 Identificador del Usuario

En la parte superior derecha de la pantalla principal del sistema, se encuentra identificado el nombre del

USUARIO que ingresa al vsiaf, en el ejemplo se describe como admin.


11

V.5 Creacion de la Unidad Administrativa

El vsiaf tiene como caracteristica principal el manejo de la informacion por Unidades Administrativas, mismas

que deben ser creadas por el usuario de acuerdo a la Estructura Organizativa de la Entidad u otra

clasificación, como ejemplo se cita:

Por Unidades Organizacionales

Por Regionales

Por Proyectos

Por Organismo Financiador

Otros

Cabe señalar, que para procesar información en el sistema es requisito habilitar por lo menos una Unidad

Administrativa.

Para ingresar a las Unidades Administrativas hacemos clic en Administrar Unidad (Menú Principal),

posteriormente, deberá registrarse el código, ciudad (ubicación geográfica) y descripción de la misma a través

de la opción NUEVO, GRABAR y ACEPTAR los datos.


12

Para efectuar la migración, debe seleccionarse la Unidad Administrativa a través de la opción habilitada.

Como se observa, el sistema muestra en la pantalla principal el nombre de la Entidad y Unidad respectiva, en

el ejemplo se cita como Unidad Administrativa a la Gaceta Oficial de Bolivia, Unidad Desconcentrada

dependiente del Ministerio de la Presidencia.


13

V.6 Migración de la información de la base de datos del SIAF 6.02 al vsiaf

El objetivo de esta aplicación es la migración de la información contenida en el SIAF 6.02 al vsiaf.

IMPORTANTE!!

V.6.1 Requisitos Esenciales

El sistema vsiaf no permite realizar la migración de información cuando existen activos fijos cuya

codificación se repite (duplicado), por lo que previamente es necesario revisar y subsanar estas

observaciones en el SIAF 6.02.

En la Unidad C: debe instalarse el SIAF 6.02, para restaurar el backup que será migrado. Se

recomienda cerrar este sistema, antes de iniciar la migración para que la misma sea satisfactoria.

En el vsiaf debe seleccionarse la Unidad Administrativa donde se efectuará la migración.

Para el SIAF por Proyectos, debe procederse a la migración de la información proyecto por proyecto.

V.6.2 Proceso de Migración de Datos

PASO 1. La opción se encuentra habilitada en el Menú Principal del vsiaf en el ícono Administradores con el

nombre MIGRADOR. Al presionar esta opción, saldrá el mensaje: Es usted el único usuario del sistema...,


14

(cuando el sistema está funcionando en red), situación que debe confirmar el usuario a cargo de la migración

presionando el botón SI.

PASO 2. Tomar en cuenta las recomendaciones del sistema, que se muestran en pantalla y presionar el botón

SI.

PASO 3. Para continuar con la migración debe elegirse en la pantalla siguiente, la opción Todas en

Plataforma y luego seleccionar.


15

PASO 4. Una vez concluida la migración, se visualiza el mensaje “Terminó la migración”, el cual debe ser

confirmado a través del botón ACEPTAR

PASO 5. En el mensaje de recálculo7 presionar el ícono ACEPTAR y concluir con el proceso de migración

haciendo clic en el ícono RECÁLCULO TERMINADO.

7 El recálculo se hace por única vez cuando se migra la información del SIAF 6.02 al vsiaf y tiene el propósito de corregir las

UFV`s que se hubieran registrado en forma incorrecta en las operaciones de bajas y revalúos de la gestión.


16

IMPORTANTE!!

Los activos fijos migrados al vsiaf que fueron registrados en el SIAF 6.02 a través de la opción

incorporaciones especiales, se identifican con la leyenda “Inc. Especial” en la pantalla ACTIVOS

FIJOS, como se expone en el siguiente gráfico:

El campo habilitado para el registro del Estado del bien “Bueno, Malo o Regular”, se migrará solo si

este considera información, vale decir que si en el SIAF 6.02 no coincide con alguna de estas

características o se encuentra vacío (sin registro), el vsiaf no migrará dicha información. Sin

embargo, el usuario tendrá las opciones de modificar y guardar este campo (pantalla de ACTIVOS

FIJOS).


17

El campo Organismo Financiador habilitado para identificar los recursos que financiaron la

adquisición de los bienes de uso, debe ser llenado en forma obligatoria por el usuario a través de las

opciones MODIFICAR Y GUARDAR (pantalla de ACTIVOS FIJOS).

Cuando se efectúa la migración de datos del SIAF 6.02 al vsiaf, todos los registros se generan en

instancia APROBADO.


18

Los registros de Oficina y Responsable migrados del SIAF 6.02 al vsiaf, se muestran

automáticamente en estado ACTIVO8, el usuario podrá modificar al estado INACTIVO, siempre y

cuando no estén relacionados con bienes registrados.

Una vez concluida la migración de información del SIAF 6.02 al vsiaf, se recomienda verificar su

consistencia a través de los reportes habilitados para el efecto, como ser el Reporte Nº 6 “Resumen

de Activos Fijos Ordenado por Grupo Contable”, que debe obtenerse en ambos sistemas a la misma

fecha. Finalmente, debe generarse el backup de respaldo. REPORTE SIAF 6.02

REPORTE VSIAF 2.0

8 Ver páginas 21, 22 y 23 del presente Manual.


19

V.6.3 Problemas en la Migración

No es posible realizar la migración de datos al vsiaf, cuando en el backup del SIAF 6.02 existen registros

duplicados, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error al detectar los mismos:

Al aceptar el mensaje de error, el sistema mostrará el detalle de los códigos duplicados, que debe ser

analizado y depurado por el usuario, en coordinación con la Dirección General de Contabilidad Fiscal para el

Órgano Ejecutivo y Dirección General de Sistemas de Gestión de Información Fiscal para Entidades

Descentralizadas y Empresas Públicas.

VI. MANEJO MENU PRINCIPAL – VSIAF

VI.1 Administrar Unidad9

VI.2 Oficinas y Responsables

VI.3 Grupos y Auxiliares

VI.4 Activos Fijos

VI.5 Administradores

VI.6 Respaldos BD

VI.7 Localización BD

VI.8 Generar Reportes

VI.2. Oficinas y Responsables

Ingresar desde la pantalla principal presionando el botón “Oficinas y Responsables”.

9 Pág. 12, acápite V.5


20

Los campos habilitados en la pantalla OFICINA, deben llenarse de acuerdo a la estructura organizacional de

cada entidad.

En la parte superior derecha de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:

NUEVO: Se habilitan los campos Oficina y Observación, para el nuevo registro (el código de oficina

es generado por el sistema), posteriormente guardar con la opción identificada.

ESTADO ACTIVO: Todas las oficinas relacionadas con responsables que tengan a su cargo bienes

de uso, deben mostrarse en Estado ACTIVO, para identificarlas como vigentes.

ESTADO INACTIVO: Todas las oficinas relacionadas con responsables que no tengan a su cargo

bienes de uso, deben exponerse en Estado INACTIVO (ejemplo: reestructuración de la Unidad

Ejecutora y otros).

MODIFICAR: Se habilitan los campos de Oficina y Observación para los cambios respectivos.

En la parte inferior de la pantalla, se encuentran las siguientes funciones:


21

NUEVO: Se habilitan los campos Responsable, Cargo, Carnet de Identidad, Procedencia y Estado

para el nuevo registro (el número de código es generado por el sistema).

ESTADO ACTIVO: Todos los responsables relacionados con activos registrados, deben mostrarse

en Estado ACTIVO, para identificarlos como vigentes.

ESTADO INACTIVO: Todos los responsables no relacionados con activos registrados, deben

exponerse en Estado INACTIVO para identificarlos como no vigentes.

MODIFICAR: Se habilitan los campos citados en el primer párrafo, para efectuar modificaciones.

GUARDAR: Se habilita únicamente para guardar las operaciones de Nuevo y Modificar.

DESHACER: Se habilita únicamente para deshacer las operaciones de Nuevo y Modificar.

SALIR: Vuelve a la pantalla principal.

IMPORTANTE!!

El sistema no permitirá INACTIVAR las oficinas y responsables, cuando tengan a su cargo activos fijos, por lo

que se mostrará los siguientes mensajes:

Oficinas relacionadas

Responsables relacionados


22

VI.3 Grupos de Activos Fijos y Auxiliares

Ingresar desde la pantalla principal presionando el botón “Grupos y Auxiliares”.

Como se observa en la siguiente pantalla, en el sistema se han incorporado con los Grupos Contables

establecidos en el D.S. Nº 24051 de 29/06/1995, por lo que el usuario debe escoger uno de ellos de acuerdo a

la naturaleza del activo a ser registrado; posteriormente, deben crearse los auxiliares que correspondan por

grupo contable, a través de la opción Nuevo.

En la parte inferior de la pantalla Grupo Contable, se encuentran las siguientes opciones:

Nuevo: habilitado para crear el auxiliar del grupo contable (código generado automáticamente por el

sistema).

Modificar: opción para actualizar la denominación del auxiliar.


23

Eliminar: Se utiliza para eliminar los auxiliares creados erróneamente, que no tengan relación con

bienes registrados.

Deshacer: botón que se habilita únicamente para deshacer las operaciones de Nuevo y Modificar.

Salir: vuelve a la pantalla principal.

VI.4 Activos Fijos


24

En el Menú Principal del sistema, se encuentran básicamente las opciones incorporaciones, revalúos y bajas

de activos fijos:

En lo referente a las incorporaciones tenemos:

NUEVO, permite registrar la alta de un activo fijo adquirido en la gestión. Los campos habilitados y

que deben ser llenados por el usuario, son los siguientes: Código del Activo, fecha de incorporación,

descripción del bien, grupo contable, auxiliar, oficina, responsable, estado del bien, observaciones

(si el caso amerita), código RUBE (opcional), organismo financiador, número de convenio y costo

inicial (precio de compra, donación, etc.).

IMPORTANTE !!

Las incorporaciones de activos fijos en el vsiaf, deben guardar relación con el organismo financiador

ejecutado en el presupuesto.

El registro de los activos fijos tienen dos estados:

a) Estado Elaborado

En este estado puede modificarse toda la información registrada del activo fijo, excepto su

codificación.

Los activos que se encuentren en este estado, no son considerados en los reportes del

sistema, deben depurarse y/o aprobarse antes del cierre de gestión10

(En la opción

búsqueda se despliega la totalidad de los registros en etapa Elaborado).

Los activos fijos en este estado pueden ser eliminados, ello no constituye una Baja

(Disposición de Bienes).

10

Ver página 33, cierre de gestión.


25

Es importante que el usuario confirme la información registrada antes de su aprobación.

b) Estado Aprobado

Los activos en estado APROBADO, se consideran oficiales y no podrán ser eliminados11

.

11

La depuración de estos registros se realiza a través de la opción Error de Transcripción (No es causal del baja).


26

MODIFICAR, permite realizar cambios en los activos fijos registrados en instancia ELABORADO,

como APROBADO; cabe señalar, que en estado APROBADO se puede modificar la información

literal registrada, como ser: descripción y estado del bien, observaciones, código RUBE, organismo

financiador y Nº de Convenio.

CANCELAR, permite anular la acción de registro Nuevo y Modificado

DUPLICAR, esta opción se utiliza para facilitar la incorporación de bienes con iguales

características, sin embargo, la codificación no debe repetirse. Es importante que el usuario revise la

información registrada previo a la aprobación.


27

TRANSFERENCIA, permite al usuario registrar activos fijos transferidos:

Entre Unidades Administrativas (se habilita el campo Auxiliar Contable).

Entre una misma Unidad Administrativa (Entre Oficinas y/o Responsables).

BUSCAR, El sistema cuenta con varios criterios de búsqueda que facilitan al usuario la identificación

y selección de un activo fijo, como se observa en la pantalla:

REVALÚO TECNICO, esta opción debe ser utilizada para registrar la fecha, valor y vida útil

actualizada de un activo fijo, producto de un proceso de revalúo técnico legalmente autorizado.


28

Los campos habilitados son: fecha de revalúo técnico, nuevo costo, nuevos años de vida útil,

disposición de respaldo y motivo del revalúo.

En el sistema se encuentra habilitada la opción “Ver anteriores”, misma que despliega un navegador

que recorre todos los activos revaluados a una fecha determinada, como se muestra en pantalla.

DISPOSICIÓN DE BIENES (BAJA DE ACTIVOS FIJOS), opción habilitada en el sistema en el

marco de lo establecido por el D.S. Nº 0181 de 28/06/2009 “Normas Básicas del Sistema de

Administración de Bienes y Servicios”.


29

Para la baja de un bien en el sistema, previamente debe identificarse el activo fijo, operar la opción

habilitada en la parte superior de la pantalla de Activos Fijos y llenar los campos requeridos.

Cabe señalar, que la opción de registro “Bajas por Error de Transcripción”, se ha habilitado para

depurar registros erróneos de activos fijos de la gestión vigente.

BAJA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA, opción habilitada para la baja de una Unidad Administrativa

por reestructuración organizativa en el sector público, para el efecto, se requiere contar con la

disposición legal que autorice la misma.


30

INCORPORACIONES ESPECIALES DE ACTIVOS FIJOS, permite registrar activos fijos con una

vida útil diferente a la establecida en disposiciones legales en vigencia, tal es el caso de bienes

recibidos a medio uso, en calidad de donación y otros. Para el Órgano Ejecutivo, esta opción, se

habilita a través de la Dirección General de Contabilidad Fiscal.

ELIMINAR, permite eliminar el registro del activo fijo, cuando éste se encuentra en instancia

ELABORADO.

CANCELAR, permite cancelar las operaciones de Nuevo y Modificar.


31

VI.5 Administradores

Permite operar el cierre, cambio de gestión, seguridad y otros relacionados con la administración de la base

de datos.

Para ingresar se debe presionar el botón “Administradores” de la pantalla principal.

Cierre de gestión, opción habilitada para cerrar la base de datos de un ejercicio fiscal vigente, una

vez ejecutada la misma, el usuario no podrá modificar la base de datos.


32

Cabe señalar, que el sistema no permite operar el cierre de gestión, cuando existen registros en

instancia ELABORADO, por lo que previamente deberán depurarse los mismos y contar con

información definitiva.

Cambio de gestión.

1) Permite realizar el cambio de gestión vigente a gestiones anteriores (cerradas).


33


34

Finalmente debe re – iniciarse el sistema.

Cuando se inicia nuevamente el sistema, se observa en la parte superior derecha de la pantalla

la identificación “GESTION CERRADA”.


35

2) Cambio de gestión cerrada a vigente (ACTUAL).

Finalmente debe re - iniciarse el sistema.


36

Importar / Exportar, esta opción permite importar y exportar información por unidad administrativa

con el propósito de que la entidad pueda consolidar sus registros en una sola base de datos, para el

efecto debe operarse la opción habilitada.

a) Exportación de Unidades Administrativas

Permite exportar información entre Unidades Administrativas vigentes, para el efecto debe

seleccionarse la opción EXPORTAR.

Al seleccionar una unidad administrativa, se asignará en forma automática un nombre al archivo, el

cual se genera presionando la opción exportar, finalmente aceptar.


37

El archivo tiene las siguientes características y está ubicado en la Unidad C: vsiaf – carpeta

backups12

1. Ext: Sufijo para todas las Unidades Administrativas exportadas.

2. 001: Unidad Administrativa exportada.

3. 21/10/2013: Fecha de generación

b) Importación de Unidades Administrativas

Opción que le permite al usuario adicionar o actualizar una Unidad Administrativa y la información

contenida en la misma.

- Adición de una Unidad Administrativa

Hacer clic en la opción IMPORTAR, seleccionar el botón de búsqueda, ubicar el archivo (Ext…) y

finalmente operar IMPORTAR y ACEPTAR.

12

El archivo generado a través de las opciones importación y/o exportación no es propiamente un RESPALDO BD.


38


39

- Actualización de una Unidad Administrativa adicionada

Para actualizar una Unidad Administrativa, que fue adicionada a la base de datos por el usuario a través

de la opción “Importación”, debe seguirse los mismos pasos descritos en el acápite anterior (…“Adición

de una Unidad Administrativa”…), la única diferencia es que el sistema desplegará el siguiente

mensaje el cual debe aceptarse, antes de concluir el proceso respectivo.

IMPORTANTE !!

- Antes del proceso de Importación, debe generarse el backup a través de la opción “RESPALDOS

BD”. Cabe señalar, que por seguridad el sistema genera en forma automática un archivo de respaldo

de la información existente al momento de la importación, con la siguiente denominación:

1. Base de datos

2. Información almacenada

3. Fecha generación del archivo (ejemplo 05/07/2012)

4. Extensión del archivo.

Este archivo puede ser restaurado por la opción habilitada “Respaldos BD” cuando así lo requiera el

usuario.

- Previamente a la Importación y Exportación, debe confirmarse que las Unidades Administrativas en

su conjunto estén claramente definidas y diferenciadas con sus códigos de unidad respectivos, para

evitar distorsiones en la base de datos que se está importando y/o exportando.

1 2 3 4


40

Índices UFV, opción que permite la búsqueda por fecha de un índice UFV. Cabe señalar, que el

usuario debe actualizar en su sistema las UFV’s, el 10 de cada mes, mediante la descarga del

archivo ejecutable ubicado en la dirección URL http://www.economiayfinanzas.gob.bo.

A continuación, se despliega la pantalla “BUSQUEDA DE UFV´s”, se ingresa la fecha del índice

requerido, luego presionar buscar.

Una vez obtenido el índice requerido, se tiene la opción IMPRIME, misma que nos llevará a generar

el reporte de UFV`s a la fecha de búsqueda (Reporte 11) (presionar el botón OK).

Seguridad: aplicación habilitada para la creación de usuarios y/o modificación de contraseña.

http://www.economiayfinanzas.gob.bo/


41

Las opciones habilitadas son las siguientes:

Editar: permite cambiar la contraseña.

Nuevo: se crea un nuevo usuario y contraseña como operador o administrador.

Primero, anterior, siguiente y último: permite ubicar los usuarios habilitados.

Salir: para salir de la opción.

Re-indexar: es una utilidad del sistema para ordenar la información registrada. Se recomienda su

aplicación en forma periódica.

Migración: ver página 15, acápite V.6 Migración de la información de una base de datos del

SIAF 6.02 al vsiaf

VI.6 Respaldo BD

Para obtener el respaldo de la base de datos, se debe presionar el botón “RESPALDOS BD”


42

En la pantalla “Administración de Backups”, se cuenta con las siguientes opciones:

Respaldar, opción habilitada para crear un archivo de resguardo con la información almacenada a

una fecha determinada.

IMPORTANTE!!

Al momento de guardar la información del sistema, en el vsiaf 2.0, se generan dos archivos

(VSPRUEBA y VSPRUEBA.gtz) que deben ubicarse en una misma Unidad, para fines de

restauración, en razón de que el primero VSPRUEBA permite recuperar los datos registrados y el

segundo VSPRUEBA.gtz, contiene los datos llenados por el usuario en el campo descripción.


43

Como resultado, el sistema automáticamente crea los siguientes archivos en la Unidad C: carpeta

Backups (directorio elegido al momento de la instalación del vsiaf):

Restaurar, permite recuperar información contenida en un backup generado en una fecha anterior.

Copiar a, habilitada para direccionar el backup a un directorio específico.

Copiar de, permite ubicar un backup grabado en una unidad diferente al C: VSIAF.

Borrar, permite borrar un backup seleccionado.

Salir, permite salir de la pantalla “Administración de Backups”


44

Cuando se restaura un backup en el vsiaf, el archivo se identifica en la pantalla principal con el nombre

asignado al mismo.

VI.7 Localización BD – MULTIUSUARIO (Servidor y Operarios con una misma base de datos)

Esta opción permite a los usuarios trabajar de manera simultánea en una misma base de datos, a través

de la utilización de un Grupo de Trabajo conectado entre sí.

Para la realización de este tipo de operaciones, debe identificarse un Servidor (Administrador) que

compartirá la base de datos a los usuarios operadores, todos los equipos deben estar conectados a una

misma red.

PC Servidor, usuario que administra el sistema.

Requisitos PC Servidor:

El Servidor debe crear una carpeta adicional en la Unidad C:vsiaf con otro nombre (ejemplo

DBFS_RED), que contenga una copia del archivo DBFS. La denominación de la carpeta

necesariamente debe tener la terminación _RED.


45

La carpeta creada con el nombre DBFS_RED debe ser compartida, para el efecto presionar clic

derecho sobre el directorio seleccionado y elegir la opción compartir y seguridad, luego habilitar el

uso compartido y seguridad de red, finalmente aceptar.

En la PC servidor, se debe localizar la carpeta DBFS_RED a través de la opción LOCALIZACIÓN

BD, habilitada en el Menú Principal del vsiaf.


46

Posteriormente, grabar la base de datos DBFS_RED seleccionada y se reiniciará el sistema.

Finalmente, el administrador debe crear el usuario operador a través de la opción habilitada en el

vsiaf (Menú principal – Administradores – Seguridad), para acceder a la base del servidor a través de

la PC operador.

PC Operador, operadores autorizados para el manejo del sistema.

Requisitos PC Operador:

En la PC Operador, debe crearse el directorio de red a través de la opción Conectar a Unidad de Red

(clic derecho sobre el ícono Mi Pc).


47

Dentro de esta opción, se debe elegir una Unidad libre para la conexión de red (ejemplo Z:),

posteriormente hacer clic en el botón Examinar.

Seleccionar la carpeta de acceso donde se encuentra la base de datos del servidor, luego aceptar y

finalizar.


48

La conexión de red, se confirma cuando en la PC del operador se visualiza el directorio que contiene

la base de datos DBFS compartida.

El operador debe ingresar al vsiaf con el usuario y contraseña habitual, a través de la opción

LOCALIZACION BD (Menú Principal), ubicar la UNIDAD DE RED, seleccionar y grabar el directorio

compartido. El sistema se reiniciará automáticamente.


49

Finalmente, el operador debe ingresar con el usuario y contraseña habilitados por el administrador.

IMPORTANTE!!

Cuando se trabaja en RED, se recomienda la generación de reportes a través del usuario

ADMINISTRADOR, para el efecto se requiere que los operadores finalicen sus sesiones, con el

propósito de evitar la distorsión de la información.

VI.8 Generación de Reportes

El sistema cuenta con los siguientes reportes en formatos pre-definidos:

- Rep.1 Inventario Ordenado por Código de Activo

- Rep.2 Inventario Ordenado por Grupo Contable

- Rep.3 Inventario Ordenado por Grupo y Auxiliar Contable

- Rep.4 Inventario Ordenado por Oficina

- Rep.5 Inventario Ordenado por Oficina y Responsable

- Rep.6 Resumen de Activos Fijos por Grupo

- Rep.7 Detalle de Responsables por Oficina


50

- Rep.8 Reporte de Transferencia de Activos

- Rep.9 Reporte Histórico de Activos Dados de Baja

- Rep.10 Inventario de Activos Fijos por Grupo Contable

- Rep.11 Reporte de Índices UVF

- Rep.12 Reporte Histórico de Activos Revaluados

- Rep.13 Asignación Individual de Bienes

- Rep.14 Reporte de Bajas por Error de Transcripción

- Rep.15 Resumen de Activos Fijos ordenado por Grupo Contable13

- Rep.16 Acta de Devolución de Bienes

- Rep.17 Inventario Ordenado por Grupo Contable y Organismo

Para obtener los reportes mencionados, se debe presionar el botón “GENERAR REPORTES” del Menú

Principal.

Como se observa en la siguiente pantalla, se despliega una lista de las Unidades creadas por el usuario, para

su elección. Si se desea obtener información consolidada, debe presionarse el botón respectivo, como se

expone a continuación.

13

Reporte que expone en columnas separadas los registros de las bajas e incorporaciones de activos fijos por grupo

contable, realizadas en una gestión vigente.


51

La información a ser desplegada es seleccionada por el usuario a través de los campos GRUPO, AUXILIAR,

ACTIVO, OFICINA, RESPONSABLE y FECHAS, seguidamente debe accionar el botón “Reportes” para

visualizar los mismos.

Para imprimir el reporte en PDF, debe seleccionarse la opción pantalla y presionar el botón OK14

.

IMPORTANTE !!

Si bien existe la opción Excel para procesar información y obtener reportes de activos fijos, esta debe

utilizarse sólo para fines internos.

14

Se requiere la instalación de una impresora virtual para generar reportes en PDF, como sugerencia se citan los

siguientes programas PDF Creator, Primo PDF, etc.

VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y …medios.economiayfinanzas.gob.bo/VPC/documentos/siaf... ·...

Documents

Transcript of VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y …medios.economiayfinanzas.gob.bo/VPC/documentos/siaf... ·...