Tendencia Gastronomica

Tendencia Gastronomica

Proyecto Profesional

Comportamiento Organizacional MGT307

Yazmin Vicencio Soto

Facilitador: Ileana Rojas

Introduccin

Para este proyecto que se llevare a cabo en la materia de Comportamiento Organizacional he decidi analizar la Cultura Organizacional que tenemos en Tendencia Gastronomica. Mi puesto es el rea de compras en donde he laborado desde hace 7 aos.

Tendencia Gastronomica es una Comercializadora y Distribuidora de Alimentos Gourmet a nivel nacional en el canal HORECA.Este ao cumplimos 10 aos de que se fund la compaa, la plantilla est integrada por 96 personas entre sucursales Cabos, Cancn, Puerto Vallarta y Oficinas Centrales.

En estas cinco semanas tratare de crear un Plan Estratgico para mejorar la Cultura Organizacional, identificando las reas de oportunidad y los procedimientos actuales.

Debido a que hace un ao nos certificamos en ISO9001-2008 y fui parte del equipo que realizo el trabajo, tengo todas las herramientas para poder realizar dicho anlisis.

Contexto

Al da de hoy Tendencia Gastronomica ha tenido muchos problemas en la comunicacin interna que se extiende a un mal servicio a los clientes. Situacin que pone en riesgo a una organizacin que mantiene mrgenes elevados gracias al servicio que brinda.

Objetivo

Lograr un Plan de Accin para lograr que se establezcan polticas y lineamientos a seguir para lograr que la productividad se incremente; dejando atrs las quejas y el mal servicio. Logrando as un canal confiable y efectivo de comunicacin.

Desarrollo A lo largo de 5 semanas se realizaran avances en el proyecto comenzando con la descripcin y presentacin de la empresa, la identificacin y anlisis de las polticas, normas y estrategias vinculadas a la cultura organizacional, el impacto de la cultura organizacional en el comportamiento de los empleados, el desarrollo y recomendaciones para mejorar el desarrollo organizacin y finamente el anlisis y conclusiones del mismo.

Tendencia Gastronmica fue creada para brindar una solucin integral en alimentos para la industria hotelera y restaurantera, siendo el sitio en donde se puede encontrar todos aquellos sabores que harn vivir a sus clientes la ms agradable experiencia de sabor.

Tendencia Gastronmica se ha establecido a lo largo de los aos como sinnimo de la ms alta calidad, variedad y sabor al mejor precio del mercado.

Descubra lo mejor de nuestras lneas y sus ms de 1000 productos siempre disponibles para nuestros clientes:

Tendencia Gastronmica Mxico

Tendencia Gastronmica inici operaciones en septiembre del 2003 en Naucalpan, Estado de Mxico. Posteriormente abri sucursales en las ciudades de Cancn (2005), Cabos (2006) y Puerto Vallarta (2008).

En estos aos Tendencia Gastronmica se ha desarrollado como empresa lder en la importacin, distribucin y venta de productos alimenticios gourmet. En ltimas fechas la compaa ha iniciado la venta de productos congelados.

Actualmente Tendencia Gastronmica Mxico dirige su venta a hoteles, restaurantes y tiendas de autoservicio, estando dentro de sus clientes las ms importantes cadenas como Starbucks, Walmart, Palacio de Hierro, hoteles Presidente, Camino Real, Velas, W, Four Season, entre muchos otros.

Asimismo Tendencia Gastronmica cuenta con proveedores de la ms alta calidad y reconocido prestigio mundial como Smuckers, Heinz, ConAgra, Alimentos Capullo, Maya Miel, Team Foods, Super Life, Vainilla, Roland, Tea Fort, Badia, Upper Crust E. , Verde Sapori, Triselecta, Rummo, Imaginative Cuisine, Dilmah, Gran Bouque, FiordoSur.

Resumen ejecutivo

Tendencia Gastronmica pretende posicionarse en el mercado HORECA, expandiendo sus opresiones a los largo de la Repblica Mexicana.

Administracin

La Direccin General de Tendencia Gastronmica en Mxico est a cargo del Sr. Uri Mareyna Kershenovich quien es as mismo el fundador de la misma.

El Sr. Mareyna cuenta con una muy amplia y probada experiencia en el desarrollo y direccin de empresas.

La exitosa experiencia del Sr. Mareyna no nicamente se limita al ramo alimenticio, sino tambin al ramo mueblero y autoservicio. Las habilidades directivas y comprensin de los mercados, as como en la conformacin de equipos de trabajo de alto rendimiento hacen del Sr. Mareyna la persona adecuada para dirigir las operaciones de Tendencia Gastronmica USA.

La Direccin de Ventas est a cargo de la Sra. Rossy Cherem quien ha ocupado esta posicin desde la creacin de la compaa.

La habilidad de negociacin de la Sra. Cherem, as como su facilidad para interrelacionarse con los clientes, ha permitido a Tendencia Gastronmica desarrollar sus ventas en forma importante.

Tendencia Gastronmica y su Misin, Visin Valores y Poltica IntegralMisin.

Nos dedicamos a la distribucin y venta de alimentos gourmet de la ms alta calidad, comprometidos con la completa satisfaccin del cliente y la creacin de valor para nuestros accionistas.

Visin.

Consolidarnos como la ms eficiente y rentable compaa de distribucin y venta de alimentos gourmet a nivel nacional, buscando a corto plazo la expansin a otros canales y productos.

Valores.

Sentimos satisfaccin y orgullo de hacer bien las cosas para nuestro pas, nuestra gente y principalmente para nuestros clientes. Nos gusta el trabajo en equipo. Sentimos respeto por la gente franca y honesta.

Poltica Integral.

En Tendencia Gastronmica estamos comprometidos en procesar, distribuir y vender productos alimenticios de la ms alta calidad e inocuidad, que satisfagan las necesidades de nuestros clientes, a travs del cumplimiento de normas estrictas y la mejora continua de nuestros procesos.

Cultura Organizacional

Si partimos que la cultura organizacional es la interaccin de valores, actitudes y conductas compartidas por todos los miembros de una empresa u organizacin podemos decir que en Tendencia Gastronomica tenemos las siguientes caractersticas:

Polticas, Normas y Estrategias

LiderazgoContamos con un lder que es nuestro director, visionario y emprendedor.Desafortunadamente se ha visto opacado ya que desde hace 2 aos radica fuera del pas. Esto ha provocado que la comunicacin sea difcil y poco efectiva. Ya que se triangula la informacin.

AspiracionesTenemos claras la misin, metas de la empresa. Lo que es poco efectiva es la transmisin de la estrategia a las distintas reas. Los jefes pocas veces informan de las nuevas decisiones que se han tomado en las reuniones. Por lo tanto esta nunca llega a su destino.

ValoresLa filosofa de la empresa se centra en el servicio y calidad.Al menos esta parte se tiene bien identificada y se trabaja a diario para darle un buen servicio al cliente. El problema es que no todo el personal conoce las polticas de la empresa, la mayor parte de las veces se infringen las reglas sin saberlo. Pero volvemos a la parte de la comunicacin efectiva.Por lo tanto ser difcil que la organizacin cumpla sus aspiraciones a menos de que se modifique y se haga un verdadero cambio en las polticas y en la forma de comunicarse.

AccionesPara lograrlo Tendencia Gastronomica de la mano de sus directores y gerentes deber crear un verdadera Cultura Organizacional en donde se haga nfasis en:

Crear la Filosofa Organizacional, organigramas y procesos.

Mejora de espacios fsicos, instalaciones y equipo de trabajo.

Capacitacin continua para todo el personal.

Reconocimiento de su fuerza laboral, incentivos y premios.

Normas claras para situaciones de riesgo (financiero, administrativo, legal, etc.) para evitar insubordinacin o miedo colectivo.

Definir la Estructura Organizacional. Cuadro de Autoridad.

Sistemas, procesos y procedimientos organizaciones. Definir tareas, actividades y evaluacin del desempeo.

Definir criterios de reclutamiento, seleccin, promocin, nivelacin, jubilacin y despido del personal.

Organizacin

Si partimos de que la organizacin es el conjunto de cargos, cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos los miembros, para el logro de objetivos.

Polticas de la Organizacin

Son guas para orientar las acciones dentro de una organizacin; son lineamientos generales que ayudaran a la toma de decisiones sobre alguna situacin que se presente. En otras palabras son criterios generales de ejecucin que auxilian al personal para el logro de objetivos y facilitan la implementacin de estrategias.

Facilitar la delegacin de autoridad. Motivan y estimulan al personal para la toma de decisiones. Evita la prdida de tiempo al minimizar las consultas de los subordinados. Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones. Contribuye al logro de objetivos. Proporciona estabilidad y uniformidad. Facilita la induccin del nuevo personal.

Es decir que las polticas deben estar interrelacionadas para contribuir a lograr las aspiraciones de la organizacin, su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista.

De tal forma que la interpretacin pueda ser uniforme para todo el personal.Existen diferentes tipos de polticas: externas, consultadas, formuladas, implcitas.

En el caso de Tendencia Gastronomica existen ms bien polticas implcitas que seguimos en las actividades diarias. Son reglas que se han ido implementando por el mismo personal a lo largo de los 10 aos. En realidad desde su integracin en 2009 cuando comenzaron con 1 empleada las cosas eran muy diferentes. De ah en adelante las polticas se han ido implementando poco a poco y sin orden. Hemos crecido exponencialmente vertical y horizontalmente de forma desmedida, actualmente contamos con alrededor de 100 empleados incluyendo sucursales. Hasta hace 2 aos que se implement la certificacin ISO9001-2008 la empresa ha podido rectificar un poco su camino con base en procedimiento y controles pero se han excluidos reas como contabilidad, tesorera, direccin, gran parte de ventas y sucursales. Por tal motivo el cambio y las mejoras han sido solo en reas especficas, la mayora del personal sabe que contamos con la certificacin pero no estn relacionados con los objetivos y disposiciones de dicha certificacin. E incluso muchas de las solicitudes no se hacen en tiempo y forma, el trabajo se va realizando poco tiempo antes de que llegue la auditoria.

En general creo que la direccin y gerencia esta poco preocupada por la implementacin de orden dentro de la organizacin. Si bien es cierto que contamos con la certificacin que avala que los procesos se hacen correctamente la realidad es completamente diferente.

Mis propuestas seran las siguientes:

Involucrar a todo el personal de Tendencia Gastronomica (incluyendo sucursales) en las polticas, misin, visin y valores. Establecer polticas y procedimientos bien definidos para todas las reas. Supervisar su cumplimiento. Concientizar a los directivos para evitar que ellos mismos rompan las reglas. Concientizar al personal de la importancia de apegarse a las reglas.

Mis propuestas son con base a pequeas situaciones que se han presentado, por ejemplo:

Hace un par de meses una persona dejo de laboral con nosotros. La jefa de ventas jams informo de manera formal a todo el personal. Por lo tanto Tesorera segua depositando la nmina de esta persona. Hasta que un da por un comentario casual Tesorera se enter de que esta persona ya no laboraba con nosotros.

Otro ejemplo seria que existen horarios para el proceso de pedidos y entrega. Horarios que la misma direccin no respeta cuando se trata de pedidos de clientes exigentes.

Y por ltimo el personal no est relacionado con las tareas, actividades, procesos y reglas que se deben de seguir ante la certificacin ISO9001-2008. Es triste ver que solo Gerencia de Admn. y Operaciones, Almacn, Compras y RH son las reas que estn al tanto del seguimiento de la certificacin. La Gerencia no involucro a todas las reas y las reas involucradas por falta de tiempo y carga de trabajo tampoco llevan a cabo al 100% los procedimientos.

Desarrollo de Recomendaciones para Mejorar el Comportamiento Organizacional

Mis recomendaciones para la administracin de Tendencia Gastronmica son: Involucrar a todo el personal de Tendencia Gastronomica (incluyendo sucursales) en las polticas, misin, visin y valores. Establecer polticas y procedimientos bien definidos para todas las reas; supervisar su cumplimiento, concientizar a los directivos para evitar que ellos mismos rompan las reglas y finalmente concientizar al personal de la importancia de apegarse a las reglas.

El encargado de revisar, implementar y generar las reglas y procesos ser el Gerente de Administracin y Operaciones. Mismo que se encargara de velar el cumplimiento de los procedimientos y polticas.

El motivo de esta recomendacin es debido a que muchas de las veces no existen polticas ni procesos establecidos para situaciones cotidianas en la organizacin. El personal reacciona dependiente de su capacidad, su experiencia y su conveniencia. Pero no todas estas acciones se basan en las necesidades de la organizacin. Por ejemplo: no hay una poltica de gasto o viticos establecidos, por lo tanto cada persona solicita diferentes presupuestos ya que no existen un estndar. Esto propicia que no se tenga el control de gasto, que no haya una poltica para la autorizacin y entrega de los mismos.

Esta revisin e implementacin de polticas y procesos ayudara a que la organizacin estandarice sus reglas y que el personal no caiga en errores que le pueden costar caro a la organizacin.

Acciones

Procedimientos

Identificar cuantos procesos se llevan a cabo dentro de la organizacin. Documentarlo - Realizar el procedimiento. Revisar dicho documento con el rea en cuestin. Hacer pblico el procedimiento. Solicitar el cumplimiento del mismo. Supervisar su cumplimiento. Realizar evaluaciones. Buscar mejoras.

Polticas

Identificar actividades y posibles situaciones que se puedan presentar en la organizacin. Elaborar polticas y reglas a seguir en caso de alguna situacin en especfico. Documentarlas Pedir autorizacin por parte de direccin. Hacerlas pblicas y comunicarlas a todo el personal. Solicitar el cumplimiento de las mismas. Supervisar su cumplimiento. Buscar mejoras.

Ventajas y Beneficios

Despus de la implementacin de polticas y reglas bien definidas a todo el personal de TG, podremos establecer un canal efectivo de comunicacin en donde todos seremos responsables con nuestro actuar dentro de la organizacin.

Las ventajas sern muchas gracias a que todos trabajaremos y tendremos un rumbo. Al mismo tiempo que se definiera la estrategia para lograr un bien comn, el personal trabajara con mayor confianza, seguros que lo que hacen es correcto. Se eliminaran los gastos innecesarios o excesivos; se sabr la procedencia de cada gasto. Pero lo ms importante es que se unificaran los criterios.

Plan de Accin

El nuevo plan de accin que pretendo implementar en la empresa ser a mediano plazo en lo que se rene toda la informacin, se definen polticas, se hacen reuniones con direccin y gerencia para definir el rumbo de la organizacin y que se pretende lograr.

Una vez que fueron definidos los lineamientos se realizara una reunin con todas las reas de la organizacin para comunicar explcitamente cules sern los pasos a seguir y definir los nuevos lineamientos.

A su vez se les entregara un folder con toda la informacin, se le pedir a su vez que la direccin de una explicacin breve de los cambios que se pretenden realizar. A su vez se le pedir a cada jefe inmediato que refuerce la informacin antes brindada.

Con esto se lograra que cada uno de los empleados se sienta parte importante de la organizacin. Que se les brinden las herramientas para evitar tropiezos e incentivar la productividad.

La forma de medir que la estrategia ha tenido resultados ser con base en la medicin del ambiente organizacional, aumento de la productividad, disminucin de errores internos, disminucin en el nmero de quejas de clientes, establecimiento del clima laboral, personal ms convencido y con un rumbo establecido. Estos indicadores sern congruentemente medidos.

A su vez se realizaran reuniones con los jefes directos en todas las reas para obtener informacin de los empleados y saber si a su vez esta nueva implementacin de esquema ha funcionado en su rea.Los jefes directos se reunirn con los gerentes y direccin para crear un canal de comunicacin formal en el cual las inquietudes de los empleados sean realmente estudiadas y sean respondidas.

A su vez se implementaras canales de comunicacin directa, buzones electrnicos de sugerencias quejas, dudas y sugerencias de forma interna. Mismos que sern entregados de forma directa a todas las gerencias y direccin para evitar que la comunicacin se pierda.

A largo plazo es decir al menos en 6 meses se realizara de nuevo una reunin en donde se integren todos los empleados para redefinir el rumbo o reforzarlo. Y as cada ao seguir realizando las reuniones en donde se refuerce y se incentive a los empleados para que se integren y se logren las metas.

Evaluacin del Desempeo

Despus de este largo anlisis me doy cuenta de las reas de oportunidad que tenemos en mi lugar de trabajo actual y que con gran placer trabajo para ellos para poder implementar nuevas vas de desarrollo. Gracias a este anlisis me he permitido visualizar la situacin desde otra perspectiva. Quiz me ha ayudado a ver las cosas de manera diferente, realice una introspeccin dentro de la organizacin, defin las reas de oportunidad que a mi perspectiva hacen falta y propuse un plan de accin.

Creo que este plan de accin ser de mucho agrada para la direccin y sus empleados ya que por el momento no existe un canal de comunicacin formal en el cual se defina el rumbo de la organizacin.Por mi parte me siento satisfecha con el anlisis, a su vez entend y descubr varias facetas de la empresa. Entend que gracias a que la empresa ha crecido de manera exponencial las cabezas no se han preocupado por definir las bases de la organizacin.Creo que seguimos creyendo que somos una empresa pequea, cuando ya contamos con ms de 100 empleados a nivel nacional; ms bien ya somos un empresa mediana en la cual las necesidades han cambiado y no nos hemos dado cuenta. Quiz las cosas ya no pueden manejarse de una persona a otra, las reas han cambiado y se han implementado nuevas reas. Por ejemplo antes de que entrara a compras el dueo, socio es decir mi jefe directo es el que realizaba las compras en la empresa. Haba una persona en cobranza, ahora hay 5. Antes solo haba 3 personas en Telemarketing ahora hay 7. Contbamos con 3 vendedores ahora existen 8 personas en esta rea. Antes contbamos con una cartera de 300 clientes, ahora contamos con 1000. Es decir que hemos

Simplemente las cosas han cambiado, somos distintos que hace 10 aos. Los procesos se han ido acoplando a las necesidades pero dichas adecuaciones no han sido estudiadas ni mucho menos comunicadas y definidas. Tendencia Gastronomica trabaja y da medias soluciones en el da a da. Los empleados no conocen los planes a corto, mediano y largo plazo. No conocen la misin, visin y valores.

Finalmente y gracias a esta unificacin de criterios Tendencia Gastronomica lograra la unin de fuerzas y a su vez el aumento de la productividad.

Conclusiones

La conclusin de este anlisis es que conoc a fondo mi organizacin, desde la fundacin hasta la actualidad. Pude obtener experiencia y vi la falta de una estrategia organizacional de parte de la direccin. Defin las reas de oportunidad con base en el conocimiento directo, contacto directo con el personal que ms tiempo lleva laborando en la empresa. Finalmente obtuve toda la informacin necesario para realizar un anlisis, estudie y le cules son las reas de desarrollo en cualquier organizacin. Compare con TG y fue as como me di cuenta que necesitamos un plan de accin emergente en el cual se englobe e integre a todas las reas.

Este plan de accin ayudara a que las fuerzas se integren y los esfuerzos de los empleados rindan frutos en un mediano plazo. La direccin tendr que estar ms atenta en las necesidades y no esperar resultados de la nada. Los empleados tambin tendrn que estar inmiscuidos en los asuntos y nuevos planes.

Sera fundamental mantener el canal de comunicacin efectivo para el logro de mi estrategia organizacional que implementare en TG sea productiva.

Referencias

Castillo, C. (2000). Identidad Corporativa. Consultado en: http://www.rrppnet.com.ar/culturaorganizacional.htm

Juyar, L. (2011). Polticas de la Organizacin. Consultado en: http://es.slideshare.net/LORENAJUYAR/politicas-de-la-organizacin-9276820

Romero, S. (2009). La cultura organizacional como valor empresarial. (1a. ed.). Mxico: Pearson.