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POLICA NACIONAL

OFICINA DE PLANEACIN

Manual de Funcionamiento de

la Herramienta Gerencial

Suite Visin Empresarial - SVE

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GENERALIDADES

Con el propsito de aportar al cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Mando

Institucional, especialmente en lo relacionado con la implementacin de nuevos mtodos y

tecnologas como principios y prcticas indispensables para contribuir con el desarrollo

institucional, como es el proyecto de Fortalecimiento del Sistema de Gestin Integral de la Polica

Nacional, la Oficina de Planeacin adelant la adquisicin e implementacin del Software Suite

Visin Empresarial SVE, como un elemento constitutivo del proyecto que hace posible la

automatizacin de la gestin en trminos de los procesos y la estrategia, el software permite tanto

la integracin de los sistemas de informacin utilizados por la Institucin como el seguimiento y

control en tiempo real. Asimismo, facilita a los intervinientes en los procesos (dueos,

responsables y ejecutores desde cualquier lugar, sustentar sus desempeos y ejercer controles de

acuerdo con su rol y competencia.

Esta herramienta adquirida por la Institucin, con licencias ilimitadas, permite su operacin desde

la intranet, brinda apoyo en la definicin de tareas, posee un excelente sistema de

almacenamiento, control, anlisis y seguimiento de incidentes y no conformidades detectadas en

la operacin diaria.

La SVE, cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para apoyar la gestin estratgica a

travs de Balanced Scorecard, y la gestin de procesos a travs del Sistema de Gestin de la

Calidad.

La Suite Visin Empresarial-BSC, evidencia la existencia de un Sistema de Gestin Estratgica,

diseado bajo la metodologa Balanced ScoreCard BSC, incorporando todos los elementos

definidos por la Institucin, es decir, el mapa estratgico, las perspectivas, sus objetivos,

indicadores, iniciativas estratgicas y planes de accin y de esta manera traducir la estrategia en

elementos medibles que direccionen el comportamiento y desempeo de la empresa, para

focalizar y alinear las iniciativas y recursos en el logro de los objetivos propuestos.

Adicionalmente, en el Modulo Sistema de Gestin de la Calidad - SGC, se encuentra una solucin

integral que contribuye a que la Institucin automatice y administre su Sistema de Gestin de

Calidad, apoyando el enfoque por procesos y la mejora contina.

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Con el nimo de coadyuvar en la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno - MECI,

se apoya en las funcionalidades de sus diferentes mdulos, para evidenciar el cumplimiento a cada

uno de los elementos que componen los Subsistemas: De Control Estratgico, De Control de

Gestin y de Control de Evaluacin.

Igualmente, el Mdulo de Gestin de Riesgos, permite identificar, documentar, medir, controlar y

monitorear, eficaz y eficientemente los riesgos definidos por la Institucin, con el propsito de

cumplir los estndares de ISO 9000, NTC GP:1000 y MECI del Sector Pblico.

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BSC SGC

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VISIN EMPRESARIAL

Es una solucin software que permite optimizar el desempeo de la Institucin y aumentar su ventaja competitiva, a travs de la integracin del Sistema de Gestin en una sola Suite, garantizando la centralizacin de la informacin, facilitando los procesos de toma de decisiones y promoviendo el seguimiento, el control y la evaluacin para el mejoramiento continuo. El software es completamente flexible y parametizable, de tal manera que toma la imagen organizacional de la empresa y se convierte en herramienta de comunicacin organizacional. La Polica Nacional adquiri dos funcionalidades de la Suite Visin Empresarial : Visin Empresarial - Balanced Scorecard Visin Empresarial - Sistema de Gestin de Calidad

1. VISIN EMPRESARIAL - BSC (BALANCED SCORECARD)

1.1. Definicin y Concepto Es una solucin software que permite evidenciar al interior de una organizacin la existencia de un Sistema de Gestin Estratgica, diseado bajo la metodologa del Balanced ScoreCard, define el Mapa Estratgico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos Estratgicos, Relaciones Causa Efecto, Indicadores, Metas, Iniciativas, Temas o Ejes Estratgicos, Planes de Accin.), para monitorear su desempeo y contribuir con el enfoque y alineacin de la estrategia, adems permite integrar automticamente los sistemas de informacin para la toma de decisiones. 1.2. Beneficios de la Suite Visin Empresarial Es un medio de comunicacin e integracin a travs de la Institucin, ofrece un portal

estratgico desde donde es posible introducir, modificar y visualizar elementos claves del Sistema por medio de vnculos a diferentes elementos previamente definidos, as como a direcciones de Internet.

A travs de los Mapas Estratgicos, visualiza los encadenamientos causa efecto, entre objetivos estratgicos de nivel institucional y los mltiples objetivos que se derivan en los niveles operativos funcionales de la Institucin.

Permite manejar diferentes indicadores asociados o no, a los Objetivos Estratgicos de la Institucin. Maneja indicadores de Resultado e Indicadores de Medio o Drivers.

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Facilita la descripcin de los indicadores de gestin, incluyendo frmulas, unidades de medida, frecuencia de reporte, responsables de las metas y de los reportes, plazo para el cumplimiento de la meta, historia del cumplimiento de la meta (ficha u hoja de vida del indicador).

Utiliza un sistema de semforos, que de acuerdo con lo definido en la poltica institucional, por medio de colores, visualiza el estado del indicador frente a la meta.

Permite formular planes estratgicos, tcticos y operativos en cascada, facilitando el despliegue de la planeacin estratgica. Igualmente permite hacer seguimiento y evaluacin de la gestin.

1.3. Caractersticas de la Suite Visin Empresarial

Ofrece varios mdulos desde los

cuales es posible acceder a las diferentes funcionalidades del Sistema, de acuerdo con los roles y responsabilidades asignados a cada usuario: un mdulo Administrador, de Indicadores, de Documentos, Mejoras, Verificaciones, de Riesgos y de Reuniones.

Permite la conectividad en lnea con cualquier base de datos de la Institucin a travs de la infraestructura de red, usando la arquitectura genrica ODBC (Object Data Base Conector). Principalmente con motores que contengan bases de datos en Oracle, SQL Server, Access, Excel y archivos planos.

Permite asignar responsables para cada uno de los indicadores y objetivos del sistema. Permite el despliegue por WEB con el ciento por ciento de la funcionalidad en esta

plataforma para cualquier tipo de usuario final. Cuenta con herramientas de anlisis tipo Drill Down, es decir, que permite al usuario

navegar hasta la raz de las variables componentes, verificar su estado y determinar su influencia en el comportamiento del indicador que se est analizando.

1.4. Ingreso a la Aplicacin El ingreso a la aplicacin se realiza utilizando la Intranet a travs de la opcin Balanced Scorecard. En el evento que existan complicaciones para ingresar a la Intranet, se utiliza el navegador de Internet Explorer o Mozilla Firefox, digitando la direccin http://vision.policia.gov.co:8080/suiteve.

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La siguiente ventana es el acceso para todos los usuarios del software.

Para iniciar sesin en Visin Empresarial se digita el nombre de usuario (login) y contrasea; si la informacin es correcta, permite el ingreso al sistema, en caso contrario, brinda la posibilidad de digitar nuevamente los datos requeridos. Si el usuario olvida su contrasea de acceso debe presionar el enlace para restablecer la contrasea, ingresar el nombre de usuario (login) y presionar el botn , el sistema

Grfica No. 1 Ingreso a la aplicacin

Grfica No. 2 Mdulo de Registro

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notificar por medio de un correo electrnico (a la cuenta de correo que tenga registrada) su nueva contrasea de acceso. En caso que el usuario olvide su contrasea y no tiene registrada una cuenta de correo electrnico, deber remitirse al administrador del sistema para asignarle una nueva contrasea de acceso a Visin Empresarial. Los mdulos y las respectivas opciones del sistema a las cuales tiene acceso un usuario, dependen del rol al cual pertenezca y de su configuracin de opciones autorizadas. 1.5 Descripcin del Ambiente de Trabajo

El ambiente de trabajo est organizado por categoras que contienen vnculos de inters comn, se puede personalizar con los colores corporativos y el logo de la Polica Nacional, apoyando as el sentido de pertenencia y motivacin del personal con la Institucin. En la pantalla de bienvenida predeterminada se presentan dos opciones de ingreso a los diferentes mdulos de Visin Empresarial; el primero, desde la barra de inicio, en el men desplegable con las opciones de acceso a los mdulos autorizados para el usuario activo. El segundo, cuando se accede al Portal Estratgico, haciendo clic sobre el enlace correspondiente del men lateral. Los siguientes captulos describen de manera general, las opciones que se pueden encontrar en los mdulos de la Suite Visin Empresarial y la manera de acceder a ellas.

Nombre del Mdulo

Men

Lateral

Subsecciones

Encabezado Logo

Ponal

Grfica No. 3 Ambiente de Trabajo

Mdulo de Registro

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2. MDULO ADMINISTRADOR

El Mdulo Administrador es el encargado de las funcionalidades bsicas para la operacin general del sistema de gestin diseado para la Institucin. Este mdulo debe ser manejado por el Administrador del Sistema. Las opciones del Mdulo Administrador estn clasificadas segn su finalidad en las siguientes subsecciones:

- Seguridad Bsica - Auditora del Sistema - Datos Bsicos - Fuentes Externas - Administracin de Agentes - Licenciamientos

2.1 Seguridad bsica El acceso al sistema se encuentra regulado por un esquema de seguridad constituido por roles y cuentas de usuario. Un usuario es una persona autorizada para acceder a la informacin del sistema. Un rol es un conjunto lgico de usuarios que tienen acceso a las mismas opciones del sistema. Dentro de esta categora se encuentran las opciones de administracin de usuarios, roles y opciones. 2.1.1 Identificacin de Usuarios del Sistema: Los usuarios configurados en la herramienta son aquellos que tienen alguna responsabilidad sobre la SVE. Cada uno, est identificado a travs de un usuario y contrasea, previamente configurado, de acuerdo con las polticas y necesidades institucionales, el usuario puede cambiar de manera opcional su clave, a travs de la opcin Preferencias, cambiar clave. 2.1.2 Categora de Usuarios: Con el propsito de articular los diferentes mdulos de la Suite Visin Empresarial (SVE), y utilizar de manera eficiente la herramienta, se diferencian varias clases de usuarios, de acuerdo con el alcance de sus responsabilidades dentro del Sistema, estas categoras son:

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- Administrador Funcional de la SVE de la Polica Nacional: Es el funcionario encargado de definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin de la SVE, de acuerdo con las responsabilidades de cada una de las unidades, adems de prestar asesora y acompaamiento sobre el funcionamiento de la herramienta.

- Administrador de Mdulo: Es el funcionario encargado de definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin de un mdulo de la SVE de acuerdo con las responsabilidades de las unidades, adems de prestar asesora y acompaamiento sobre el funcionamiento del mismo.

- Administrador SVE de las direcciones, oficinas asesoras, regiones metropolitanas, departamentos de polica y escuelas de formacin: Funcionario encargado de acompaar y capacitar a quienes tengan alguna responsabilidad en el sistema a nivel de sus unidades, adems de realizar actividades de configuracin en los respectivos planes, indicadores, documentos, mejoras, verificaciones, riesgos y reuniones.

- Usuario final: Es el funcionario encargado de registrar, actualizar y documentar la informacin en el sistema, dependiendo de las responsabilidades que tenga asignadas.

- Usuario de Consulta: Tiene opciones de consulta de la informacin registrada en la SVE,

puede presentar sugerencias y observaciones con respecto a las funcionalidades e informacin del sistema.

Todo usuario de la SVE, en el momento de ser relevado de su responsabilidad debe asegurar la transferencia de conocimiento a quien le reciba, haciendo la respectiva acta de entrega de los antecedentes e informando sobre su situacin actual.

2.1.3 Roles de usuarios y polticas de acceso: Todo usuario que desee ingresar a Visin Empresarial, debe pertenecer a un rol; esto se hace con el fin de brindar seguridad a la informacin ya que dependiendo del rol al que pertenezca podr acceder slo a cierta informacin. La definicin de roles puede obedecer a la estructura orgnica de la Institucin, procesos, o cualquier otra agrupacin que se requiera.

Grfica No. 4 Categora de usuarios

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Para cualquier objeto (un objeto en SVE es un Indicador, plan, documento, presentacin, etc,) de Visin Empresarial es posible determinar los derechos que tienen determinados roles de usuarios. Para determinar las opciones de seguridad de determinado objeto, en la pantalla de edicin, se presiona el enlace a seguridad si esta opcin se encuentra disponible para este tipo de objeto. 2.1.4 Opciones: Las opciones corresponden a las acciones que los usuarios del sistema pueden ejecutar dentro de cada uno de los mdulos de la suite; estas opciones son asignadas a determinados roles dependiendo de qu acciones pueden realizar y a que informacin pueden acceder los usuarios que pertenecen a un rol especfico. Para el caso de la Polica las opciones de crear, editar o eliminar usuarios, roles y opciones, son manejadas nicamente por el Administrador Funcional de la SVE. 2.2 Datos bsicos Como se muestra en la grfica, en esta subseccin del Mdulo Administrador es posible configurar la informacin bsica para el correcto funcionamiento en Visin Empresarial. Dentro de esta categora se encuentran las opciones de administracin correspondientes a: - Empresa - reas Organizacionales - Procesos - Definiciones - Temporizadores - Unidades de Medidas - Estados - Escalas - Portal Empresa - Tpicos de documentacin - Cargos genricos

2.2.1 Empresa: Esta opcin permite almacenar los datos bsicos de la Polica Nacional, estos datos son incluidos en el encabezado de los reportes generados por el sistema. 2.2.2 reas Organizacionales: Esta opcin permite la configuracin de la jerarqua de reas organizacionales (direcciones, oficinas asesoras, areas, grupos, regiones, metropolitanas, departamentos, escuelas de formacin, etc.) que estn aprobados mediante acto administrativo firmado por el Director General de la Polica Nacional.

2.2.3 Procesos: Permite la configuracin del mapa de procesos de la Institucin. Los procesos que han sido configurados en la SVE se pueden consultar utilizando los siguientes parmetros de bsqueda: Nombre, abreviatura, responsable y proceso superior. 2.2.4 Definiciones: Una definicin corresponde a un concepto, trmino o postulado de la Institucin, como, su misin, visin, polticas, valores, objetivos de calidad, entre otros. Una vez se han registrado las definiciones, stas pueden ser incluidas en el portal estratgico y en las presentaciones para ser comunicadas a todos los funcionarios de la Polica Nacional.

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2.2.5 Temporizadores: En Visin Empresarial, un temporizador es un componente que define la periodicidad de medicin de los valores de las variables, es decir, cada cuanto deben ser capturados los valores de determinada variable, ya sea de forma manual (solicitando la informacin al usuario), por medio del clculo de una frmula o a travs de una consulta a una fuente de datos externa. El software ofrece la facilidad de manejar tipos de frecuencias de medicin con una precisin de minutos, meses, aos, etc. Un temporizador puede ser de tipo: Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo; "Cada 6 horas", "Cada 5 minutos", "Cada 14 meses". Evento: Captura datos cuando se cumple una fecha y hora especfica; "Todos los meses el da 1", "Todos los 24 de junio a las 8 horas". Da Especfico: Captura datos un da especfico de la semana con la posibilidad de determinar una hora especfica; "Todos los das", "ltimo da del mes", "Todos los lunes". 2.2.6 Unidades de medida: Las Unidades de medida configuradas en el sistema, corresponden a las unidades utilizadas en el da a da de la Institucin, entre otras se pueden configuran: 2.2.7 Factores de conversin: En la SVE se puede definir factores de conversin entre las unidades de medida previamente registradas. A travs de los factores de conversin es posible

Temporizadores Tipo

Mensual (ltimo da del mes)

Da Especifico

Anual (1 de enero) Evento

Mensual Intervalo

Bimestral Intervalo

Trimestral Intervalo

Semestral Intervalo

Anual Intervalo

Unidad de Medida Smbolo

Operaciones Ope

Delitos Del

Extorsin Ext

Gramos Grs

Hectreas Hec

Homicidios Hom

Secuestro Sec

Terrorismo Ter

Toneladas Tns

Nmero Num

Kilomtros Km.

Personas Per

Grfica No. 5 Temporizadores

Grfica No. 6 Unidades de Medida

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capturar datos en una unidad de medida y almacenarlos en otra. Un factor de conversin puede ser utilizado para realizar las conversiones en los dos sentidos, es decir, si dispone del factor de conversin "Miles de Pesos a Pesos" no es necesario definir el factor "Pesos a Miles de Pesos", el sistema puede realizar la conversin inversa:

Unidad de Medida Unidad de Conversin Factor Multiplicador

Decimal Porcentaje 100

Galones Toneladas 0,0033

Gramos Kilos 0,001

Kilos Toneladas 0,001

2.2.8 Estados y Escalas: La Polica Nacional puede definir y configurar escalas y estados por medio de los cuales se mida el cumplimiento de los planes, indicadores, objetivos, CMI. Cada uno de estos elementos se puede medir a travs de una escala diferente de acuerdo a las directrices internas de la Institucin. Es decir, que se puede definir un universo de estados posibles para evaluar el grado de cumplimiento de un elemento frente a lo esperado para ste. Los estados se encuentran asociados unos a otros y se definen por una etiqueta descriptiva y un color. Los estados permiten presentar de forma grfica el grado de cumplimiento de las metas y planes de la Institucin; es posible definir entre 2 y 5 estados. A cada estado se le asigna un color y se identifica con un nombre. Para que a un elemento se le pueda medir su grado de cumplimiento se asocia a una Escala. Las escalas se definen para establecer la rigurosidad con que se evala el grado de cumplimiento de un elemento frente a lo esperado para ste. La funcin de clculo del cumplimiento es especfica para cada tipo de elemento disponible en la aplicacin, sin embargo, toda funcin de cumplimiento siempre debe dar como resultado un nmero mayor o igual a cero. En la escala se define los valores de cumplimiento frontera entre los Estados configurados para la empresa.

Para configurar una escala de n estados, siempre se requieren n-1 valores de frontera. Los valores de frontera determinan los rangos de valores donde es posible ubicar el cumplimiento del elemento en un estado especfico.

Grfica No. 7 Factores de Conversin

Grfica No. 7 Escalas y Estados

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Para crear una escala, previamente se debe configurar el conjunto de Estados a emplear en la empresa. Los valores de las fronteras se encuentren en el rango de [0-1], para representar as los porcentajes de cumplimiento entre 0% y 100%; es decir, si se quiere establecer que el cumplimiento de cierto elemento con respecto a su meta es Excelente por encima del 90%, se ingresa en el primer campo 0.9. 2.2.9 Portal Empresa: Es una herramienta configurable de comunicacin e integracin, en el cual es posible incluir, publicar y visualizar aspectos como la misin, visin, valores, estrategias, poltica de calidad, objetivos de calidad, entre otros, por medio de vnculos a definiciones, indicadores, presentaciones, direcciones de Internet, etc. El Portal Estratgico est organizado por categoras que contienen vnculos afines a stas. 2.3 Fuentes Externas En esta subseccin del Mdulo Administrador es posible configurar conexiones y consultas a fuentes de datos externas, con el fin de capturar informacin necesaria para alimentar variables o indicadores previamente definidos y configurados en la SVE. - Fuentes: Son bases de datos a las que Visin Empresarial puede conectarse para capturar la informacin; para establecer la conexin a las bases de datos externas se utiliza la tecnologa JDBC, por lo tanto, es necesario contar con el controlador JDBC especfico para el proveedor de la base de datos externa. - Consultas: La Suite Visin Empresarial (SVE), puede conectarse a cualquier sistema de bases de datos que posea un controlador JDBC que permita hacer consultas SQL (Sentencia Query Lenguaje) o con archivos planos generados por los sistemas de informacin externos de la Polica Nacional. 2.4 Administrar Mensajes Un mensaje es una unidad de informacin que representa una peticin la cual debe ser atendida por un Agente del Sistema; el mensaje contiene todos los datos requeridos para que el agente lo procese y ejecute las acciones asociadas a l. A travs de las opciones de esta subseccin del Mdulo Administrador es posible generar manualmente mensajes, indicar el reproceso de los ya existentes, conocer la cantidad de mensajes pendientes y la causa por la cual no se ha procesado. Dentro de esta categora se encuentran las opciones de: programar mensajes, generar mensajes, reprocesar mensajes, administrar mensaje y mensajes pendientes. 2.5 Agentes Los Agentes en Visin Empresarial son componentes software que se ejecutan independientemente y se encargan de atender los mensajes dentro del sistema. A excepcin del agente programador de mensajes (Scheduller), todos los agentes se encargan de procesar mensajes.

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Para poder ejecutar un agente se requiere configurar una instancia del mismo en el sistema. Cuando se implanta Visin Empresarial se preconfigura una instancia para cada agente. Cada instancia tiene asignado un identificador (ID) que debe especificarse en el archivo de configuracin del agente en la mquina especfica en que se ejecutar. Los agentes disponibles en el sistema son: programador de mensajes, capturador de datos, procesador matemtico y servidor de correo. 2.6 Mensajes de Confirmacin Cada vez que se realiza una accin (crear, editar, eliminar, probar), se muestra un mensaje en la parte superior de la pgina principal, indicando si la operacin se realiz de manera exitosa o si se present un error, para ver los detalles del mensaje de confirmacin se debe presionar el enlace Ver detalles.

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3. MDULO BSC

El Ingreso al Mdulo BSC se realiza a travs de la opcin BSC del men Mdulos, enseguida se presenta una nueva pantalla de bienvenida al mdulo. Enseguida se desplega un men de exploracin con las opciones del Mdulo. En cualquier momento se puede seleccionar una de las pantallas como pgina inicial, escogiendo en el men Preferencias la opcin Pgina Inicial.

3.1. Mis responsabilidades Mis Responsabilidades es la primera opcin a la cual tiene acceso un usuario, al elegir esta opcin le permite observar el listado de objetivos, indicadores e iniciativas de los cuales es responsable en la SVE. Desde all, puede hacer clic sobre cualquiera de las variables y en el men emergente seleccionar alguna de las siguientes opciones: explorar variable, estadsticas, agregar comentario, ver comentario, ver BSC y explorar. Al seleccionar la opcin Explorar Variable, aparecer una nueva ventana la cual contiene diferentes fichas con toda la informacin de la variable. Para cada uno de estos podr observar, el estado, el nombre, valor, meta, cumplimiento, unidad de medida, tendencia, comentarios, vigencia del dato.

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Estado (1): Segn la escala asignada a la variable, con un color indica su cumplimiento. Nombre de la variable (2) Valor (3): Valor para la fecha seleccionada. Meta (4): Valor de la meta asociada a la variable para la fecha escogida. Cumplimiento (5): Porcentaje de cumplimiento de la variable respecto a su meta Unidad de medida (6): Smbolo de la unidad de medida de la variable Tendencia (7): Indica si el valor de la variable aument, disminuy o se mantuvo igual respecto al periodo anterior. Comentarios (8): Indica si hay comentarios asociados a la variable para el periodo consultado. Vigencia del dato (9): Indica la fecha de prxima captura del dato, o en otras palabras la fecha hasta la cual es vigente el dato que se muestra. Desde la opcin Mis Responsabilidades, se puede observar los valores de las variables para cierto periodo de acuerdo con la funcin resumen asignada a cada una en la configuracin. La funcin resumen es una caracterstica de la variable que permite para un periodo determinado de tiempo

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sumar, promediar o simplemente mostrar el valor mnimo, mximo o el ltimo valor de la variable en el sistema.

Para esto, se escoge en la parte superior de la ventana la fecha para la cual se quiere ver los datos y en la casilla Periodo si se requiere por semana, mes, trimestre, semestre o ao al cual pertenece la fecha previamente seleccionada y enseguida se oprime la opcin Actualizar. En la nueva pantalla se mostrarn los valores para el periodo escogido. Para conocer la funcin resumen que ha sido aplicada a una variable se coloca el cursor sobre el valor de una de las variables. La Funcin Resumen como su nombre lo indica es utilizada para obtener un resumen de los datos de los indicadores desde las opciones de consulta (Presentaciones, rboles de consulta, Estadsticas, etc.) pues permite la agrupacin por periodos. De acuerdo a la Funcin Resumen se presenta un dato correspondiente al promedio, acumulado, mximo, mnimo o ltimo valor del periodo elegido: Promedio: Obtiene el promedio de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupacin. Suma: Obtiene la sumatoria o acumulado de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupacin. Mximo: Presenta el mayor de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupacin. Mnimo: Presenta el menor de los valores encontrados para la variable en el periodo de agrupacin. ltimo valor: Presenta el ltimo de los valores registrados por la variable en el periodo de agrupacin. 3.2. Opcin BSC

Al ingresar a la opcin BSC del men explorador observarn los diferentes Cuadro de Mando configurados en el Sistema, para ver un Cuadro de Mando Integral solo se debe hacer click y seleccionar la opcin Ver BSC. Por defecto podr visualizar el CMI con todos sus componentes de manera tabular. Cada una de las perspectivas mostrar sus objetivos y estos a su vez sus indicadores. Para cada uno de ellos encontrar su estado, valor actual, el valor de su meta, tendencia y si tiene comentarios o iniciativas asociadas encontrar un icono sealando esto.

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Sobre cada variable del sistema se puede realizar las siguientes operaciones, presionando click:

En la parte superior de la presentacin tabular del BSC encontrar una pestaa con la opcin Mapa, en esta opcin se visualiza el mapa estratgico respectivo con todos sus objetivos y las relaciones causa-efecto entre los mismos. Desde all es posible ver para cada objetivo su estado, valor, tendencia, y los comentarios o iniciativas asociadas.

Grfica No. 8 Cuadro de Mando Integral

Grfica No. 9 Informacin del Objetivo

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Adicionalmente, si en el Cuadro de Mando Integral han sido configurados temas estratgicos, estos podrn ser visualizados por medio de la opcin Temas ubicada en la parte superior de la ventana. Al seleccionar uno de los temas, en el mapa, se desplegar nicamente los objetivos que pertenecen a este. 3.3. Indicadores y sus hojas de vida

El software permite definir todo tipo de indicadores y hacer el seguimiento a su cumplimiento, adems de navegar por todo el rbol del indicador, segn su frmula de clculo. La hoja de vida del indicador o ficha tcnica, incluye frmula, variables componentes, unidades de medida, frecuencia de clculo, anlisis de variables asociadas, valor de metas, tendencia, responsables, descripcin, comentarios y anlisis del comportamiento frente a la meta o metas relacionadas.

Grfica No. 10 Mapa Estratgico

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3.4. Diseo y consulta de presentaciones

Una Presentacin es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una pantalla grfica, que contiene valores de variables y/o definiciones del sistema. Las presentaciones son creadas por el administrador del sistema desde el mdulo Administrador y se disean de acuerdo a la imagen y tipo de informacin requerida en cada unidad. Para ingresar a una presentacin se presions click sobre la opcin Presentaciones del men explorador y se selecciona de la lista la presentacin que se desea consultar, las presentaciones pueden contener vnculos a otros objetos del software o sitios web externos. Un objeto de Visin Empresarial: Perspectivas, objetivos, indicadores, planes, iniciativas, estadsticas, reportes, documentos u otras presentaciones. URL: Direcciones web o de intranet a donde el usuario puede dirigirse para complementar la informacin que se est presentando. 3.5. Grupos de rboles y polticas de asignacin: Son esquemas para organizar la informacin y proporcionar seguridad al manejo de la misma. Existen dos tipos de rboles:

rbol de Consulta: El rbol de consulta es una estructura (estilo explorador de Windows) que se maneja para poder consultar la dependencia entre variables. Es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una estructura jerrquica de elementos llamados nodos. Un nodo puede hacer referencia a una o a un conjunto de variables subordinadas a l. Los rboles de consulta son creados por el administrador del sistema desde el mdulo Administrador de Visin Empresarial.

Grfica No. 11 Anlisis de la Variable

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Para ingresar a un rbol se presiona click sobre la opcin rboles de Consulta del men explorador. Por defecto encontrar el rbol Mis Variables con el listado de todas aquellas que durante la configuracin han sido asignadas al usuario, as como los dems rboles que hayan sido asignados al rol, al cual pertenece.

Al seleccionar de la lista cualquiera de los rboles encontrar agrupados los datos y las metas en carpetas independientes, y a su vez cada uno de estos de acuerdo a la periodicidad de medicin (temporizador). A travs de la caja de chequeo ubicada en la parte superior denominada Valores Vigentes, se puede consultar y filtrar los valores vigentes de las variables.

rbol de Entrada de datos: Mediante esta estructura de rbol se puede ingresar los datos

manuales al sistema (estilo hoja de clculo). Un rbol de entrada de datos tambin puede observarse como rbol de consulta.

Mediante la opcin Entradas Manuales del men explorador se puede consultar el rbol de entrada de datos Mis Variables creado por defecto, en donde se encontrar las variables que fueron configuradas como entrada manual y a cargo del usuario activo. Al mismo tiempo se encontrar los rboles de entrada de datos que hayan sido definidos para el rol del usuario activo.

En las casillas del campo Valor se debe digitar los datos para cada periodo solicitado, no es necesario utilizar punto para decimales. Para almacenar la informacin se presiona el botn Guardar.

3.6. Reportes

En la herramienta es posible generar reportes que muestran de manera resumida el desempeo de variables seleccionadas del Sistema. Visin Empresarial, trae configurado un reporte que visualiza el comportamiento de los Cuadros de Mando Integral, automatizados en la SVE, con sus respectivos objetivos, indicadores, metas y las iniciativas o planes asociados. Al igual que desde las dems ventanas del software, es posible seleccionar el periodo de consulta deseado.

Grfica No. 12 Entradas Manuales

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3.7. Consulta de Estadsticas

En esta opcin es posible generar grficos o tablas que muestren el comportamiento de las variables del sistema a travs del tiempo. Este comportamiento se puede observar para una sola variable o para grupos de estas. Para consultar estadsticas sobre variables se presione click sobre la opcin Estadsticas del men explorador. Tambin se puede ingresar a sta opcin directamente desde cualquiera de las ventanas de consulta de informacin y anlisis de datos presionando clic sobre la variable y eligiendo Estadsticas en el men emergente. Para generar una estadstica se selecciona las opciones, teniendo en cuenta la siguiente informacin: En Modo Cumplimiento: Para consultar los datos en porcentajes de cumplimiento del indicador respecto a su meta. Fecha: Se ingresa la fecha lmite de la consulta. Puntual: Permite consultar el ltimo valor disponible a la fecha de consulta. Si se utiliza en conjunto con la opcin valores vigentes se presentar el valor vigente a la fecha de consulta. Histrico: Se escoge dependiendo de la cantidad de das, semanas, meses o aos que se desea consultar. Meta y Estados: Esta opcin se selecciona para graficar o consultar los valores de la meta asociada al indicador y los estados segn la escala. Agrupacin: Permite visualizar en la grfica o tabla los valores resumidos segn la Funcin Resumen asociada a cada variable para el periodo de tiempo escogido, segn la opcin seleccionada: Semanas, meses, bimestres, trimestres, semestres, aos. Periodos adicionales: Permite escoger un nmero de periodos adicionales que se quieran graficar. Al elegir n periodos se debe ingresar la distancia en meses existente entre los periodos. Adicionalmente se puede seleccionar la opcin Superponer Periodos para graficar los periodos uno sobre otro. Con esta opcin es posible mejorar la diferenciacin del comportamiento de una variable en mltiples periodos.

Grfica No. 13 Estadsticas

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El formato de datos permite visualizar los datos mediante un grfico o tabla. Los tipos de grfica disponible son lneas, reas, barras. El tipo de grfico en tortas solo se encuentra disponible para grficos puntuales. Al ubicar el puntero del ratn sobre alguno de los puntos graficados se puede conocer exactamente el periodo al que pertenece y el valor de la variable en esa fecha, o conocer el valor directamente sobre cada punto, habilitando la opcin Ver Rtulo. Una vez generada la grfica, es posible realizar una proyeccin del valor de la variable con respecto a su meta, seleccionando la casilla Proyeccin. Adicionalmente, se podr observar la grfica de las componentes de la variable haciendo click sobre cualquier punto del rea graficada. Al graficar en reas o barras se puede apilar los valores de las variables para cada periodo con el fin de visualizar un consolidado, utilizando la opcin Apiladas: Al consultar los datos en modo tabla se genera una lista en la cual se puede observar la fecha, de acuerdo con el temporizador, el valor de la variable, las metas y estados:

Grfica No. 14 Estadsticas

Grfica No. 15 Tabla de Datos

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4. PLANES DE ACCION

El Mdulo de Planes permite definir una estructura que incluye las tareas, acciones y recursos asignados a cada uno de los planes formulados por la Polica Nacional, involucrando de sta forma a todo el personal y enfocando sus acciones y determinaciones hacia la estrategia de la Institucin. Los conceptos ms importantes dentro de este mdulo son: Plan: Es la disposicin general de un proyecto planteado en un espacio de tiempo, para lograr o aportar a una iniciativa, que involucra la ejecucin

de acciones para dar cumplimiento a las tareas programadas y contiene el total de los recursos empleados en cada una de ellas. En el plan se deben identificar las categoras o etapas del mismo con cada una de sus tareas, el presupuesto, responsables y un cronograma o programacin para cada una de las actividades. Categora: Es una divisin o clasificacin de un plan en diversas etapas. Subcategoras: Es una subdivisin de la categora que permite la desagregacin de la misma, cuando la complejidad del desarrollo de cada categora as lo amerite. Tarea del plan de accin: Es la mxima desagregacin de la planificacin estratgica, que contribuye al logro del plan y su cumplimiento se materializa con la ejecucin de acciones. Si para el desarrollo de una tarea se requiere la participacin de un corresponsable, en cuyo caso se denomina Recurso debe sealarse la unidad y el tiempo estimado para su contribucin. Accin: Es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se especifica el consumo progresivo de recursos (dinero, tiempo y personas). Tiempo: Corresponde al periodo entre el cual se prev el inicio y la finalizacin de la ejecucin del Plan de Accin. En consecuencia se debe considerar la fecha en la cual se dar cumplimiento al reporte de la primera accin y la fecha en la cual se dar cumplimiento al reporte de la ltima accin. Presupuesto: Es la sumatoria de los recursos estimados para dar cumplimiento a cada tarea. En la SVE, es posible hacer seguimiento a los planes definidos por la Institucin, ya sea que desarrollen la estrategia, o estn relacionados con los riesgos, planes de mejoramiento, etc.

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4.1 Mis Responsabilidades Esta opcin permite observar el listado de todos los planes y tareas de las cuales el usuario activos es responsable, detallando para las tareas aquellas en las cuales es un recurso y aquellas en las cuales se requiere su aprobacin, clasificadas de acuerdo con su estado atrasadas, en desarrollo, prximas a realizar, etc., el responsable de cada tarea documenta el avance (gestin del conocimiento).

Para cada uno de los planes podr observar: Cumplimiento: El icono de estado representa el cumplimiento del plan de acuerdo con la escala que le fue asignada y teniendo en cuenta su avance. El icono ubicado a su derecha Indica si el plan se encuentra atrasado, al da o adelantado de acuerdo con las fechas programadas de sus tareas. Nombre: Muestra el nombre asignado al plan. Fecha Inicial Programada: Muestra la fecha en la cual debe iniciarse el plan de acuerdo a las tareas programadas. Fecha Final Programada: Muestra la fecha en la cual debe finalizarse el plan de acuerdo a las tareas programadas Avance: Indica el grado de porcentaje de avance del plan de acuerdo a lo programado y ejecutado. Para cada una de las tareas podr observar:

Plan: Nombre del plan al cual pertenece la tarea Nombre: Nombre de la tarea Estado: El icono de estado representa el estado de la tarea de acuerdo con la escala que le fue asignada y teniendo en cuenta el avance de la misma. Fecha Inicial Programada: Muestra la fecha en la cual debe iniciarse la tarea de acuerdo a lo programado. Fecha Final Programada: Muestra la fecha en la cual debe finalizarse la tarea de acuerdo a lo programado. Cumplimiento: Indica si la tarea se encuentra atrasada, al da o adelantada de acuerdo con las fechas programadas para la misma.

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Al hacer clic sobre una variable se desplega un men emergente para seleccionar alguna de las siguientes opciones: La opcin Explorar Plan permite conocer la informacin del plan, incluyendo sus datos bsicos, categoras y tareas y acceder a las opciones de edicin del mismo. La opcin Informe de Avance genera un resumen del estado del plan para un periodo determinado con base en las tareas finalizadas y prximas a finalizar para un periodo determinado. De la estadstica del plan que se genera en el informe de avance, se destacan los puntos que se resumen a continuacin:

Perodo: Permite seleccionar el intervalo de tiempo para agrupar el avance de las tareas del plan en el diagrama.

Fecha inicial planeada: Indica la fecha de inicio programada para el plan Fecha final planeada: Indica la fecha de finalizacin programada para el plan Puntos totales alcanzados: Indica los puntos totales que se han alcanzado en la ejecucin

del plan desde su inicio hasta la fecha actual (no tiene en cuenta las fechas desde y hasta seleccionadas en la parte superior)

Avance Global: Indica el porcentaje de avance del plan desde su inicio hasta la fecha actual (no tiene en cuenta las fechas desde y hasta seleccionadas en la parte superior)

Total puntos alcanzados: Indica el nmero total de puntos alcanzados del plan desde su fecha de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.

Total puntos planeados: Indica el nmero total de puntos planeados del plan desde su fecha de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.

Grfica No. 16 Informe de Avance

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Efectividad: Es la relacin entre el Total de Puntos Alcanzados y Total de Puntos Planeados desde la fecha de inicio hasta la fecha Hasta sealada en la parte superior.

Puntos alcanzados: Indica el total de puntos alcanzados en el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta sealadas en la parte superior.

Tareas Finalizadas: Muestra la relacin de tareas del plan que fueron finalizadas durante el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta escogidas. Tareas que debieron haber terminado: Muestra la relacin de tareas del plan que debieron o deben finalizarse durante el periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta escogidas. Tareas prximas a terminar: Permite observar las tareas que debe ser finalizadas despus del periodo comprendido entre la fecha desde y la fecha hasta. La casilla Das permite ingresar el nmero de das posteriores a la fecha hasta para el cual se desea observar las tareas a finalizar. Diagrama de Gantt: Los planes pueden ser visualizados y editados por sus responsables por medio del diagrama de Gantt. Para acceder a esta opcin, se ingresa a la ventana de exploracin del plan, y se oprime sobre el recuadro Funciones de Edicin, la opcin Diagrama de Gantt.

Para conocer la informacin sobre una tarea en particular se escoge la opcin Explorar tarea, con la posibilidad de conocer los datos bsicos, acciones, recursos y las tareas que le preceden. En la parte izquierda se encuentra el listado de las categoras con sus respectivas tareas y para cada una de estas su fecha de inicio, finalizacin y los puntos que le han sido asignados. En la parte derecha se visualiza el respectivo diagrama con los intervalos de duracin de cada una de las categoras y tareas.

Grfica No. 17 Diagrama de Gantt

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Desde el diagrama de Gantt, las tareas y categoras pueden ser exploradas por cualquier usuario con acceso al plan, y editadas solo por el responsable del plan o los responsables de las tareas y categoras respectivas. 4.2 Bsqueda de Planes

Por medio de esta opcin es posible acceder a los planes que han sido configurados en la SVE, tanto los que han sido creados para el usuario que est activo como para los planes de otros usuarios, habilitndolo por medio del administrador del software. La ventana presenta en la parte superior un buscador con los siguientes criterios: Nombre: Nombre del Plan Responsable: Nombre del usuario responsable del plan Estado: Se selecciona el estado (planeado, en desarrollo, atrasado, finalizado, cancelado) en el cual se encuentra el plan a buscar. Si no se conoce puede seleccionar la primera opcin (vaco) con la cual la bsqueda no se restringe por el estado del mismo. Fecha inicial mayor que: Filtra y muestra aquellos planes cuya fecha de inicio es posterior a la fecha seleccionada. 4.3 Crear Plan Esta opcin permite crear nuevos planes, para hacerlo solo se debe seleccionar la opcin Crear Plan, enseguida se desplegar una pantalla en la que se digita la siguiente informacin: Nombre asignado al plan, descripcin; responsable, por defecto aparece el nombre del usuario que est creando el plan, si es necesario puede asignar otro responsable; escala y presupuesto asignado, para finalizar se debe presionar la opcin guardar. A continuacin, utilizando la opcin bsqueda de planes y la funcin Agregar se puede crear las categoras definidas para el plan y las tareas definidas para cada categora. Para cada tarea se debe configurar el nombre de la tarea, la descripcin, el responsable, es decir, la persona encargada de la ejecucin de la tarea; el peso, que corresponde a la valoracin cualitativa de la tarea dentro del plan; la fecha inicial y fecha final programada y el presupuesto, que corresponde al valor presupuestado para la ejecucin de la tarea (entre parntesis se muestra el valor disponible del presupuesto frente al total asignado al plan), para finalizar se oprime el botn Guardar. La nueva pantalla muestra en la parte inferior las opciones: Acciones, Recursos y Tareas que le preceden. Una accin es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se especifica el consumo progresivo de los recursos. Las acciones representan el avance sobre una o ms tareas del plan y por lo tanto son reportadas por los usuarios responsables de cada una de stas. Para reportar una accin de una tarea, seleccione la opcin Agregar ubicada en la parte

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inferior derecha del men de acciones, inmediatamente se desplegar la siguiente ventana en la cual debe digitar la siguiente informacin:

Fecha inicial real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de inicio del avance. Fecha final real: En el icono correspondiente se selecciona la fecha de final del avance. Tiempo Tarea (horas): En este campo se digita el tiempo en horas dedicado a la ejecucin

de la tarea Gasto: en este campo se incluye el dinero invertido en la ejecucin del avance de la tarea. Para aprobacin: Esta casilla se chequea cuando con la accin que se reportada la tarea

queda finalizada y desea comunicarlo al responsable del plan para su aprobacin. Autor: Aparece por defecto el nombre del usuario que reporta la accin. Fecha: Aparece por defecto el da y hora en el cual se est registrando la accin. Ttulo accin: Nombre descriptivo de la accin que se est registrando. Accin: Descripcin del avance ejecutado. Editar Archivos Adjuntos: Es posible adjuntar cualquier tipo de documento con el fin de

soportar la informacin que est siendo registrada. Editar Documentos Asociados: Permite asociar documentos creados por medio del mdulo

documentos. Es posible crear cuantas acciones sean necesarias para registrar el avance de una tarea. Cuando la tarea se termina, se debe solicitar en la ltima accin, la aprobacin de la tarea al responsable del plan, quien podr visualizarlas por medio de la opcin Mis Tareas por Aprobar en la opcin Mis Responsabilidades.

Grfica No. 18 Accin de Cumplimiento

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Le corresponde al responsable del plan verificar la informacin (acciones) cargada por el responsable de la tarea, pues es necesario contar con un elemento de juicio que permita comparar que el archivo adjunto (digitalizado) corresponda con exactitud a la tarea descrita en el plan de accin. Los recursos son un conjunto de personas de las que se dispone para llevar a cabo un plan. Estos recursos son programados por las tareas que conforman el plan y consumidos en cada una de las acciones ejecutadas. Es posible seleccionar uno o ms recursos para una tarea, dependiendo de las necesidades institucionales y de la responsabilidad que tengan las unidades frente al tema. Las tareas que preceden, como su nombre lo indica, son aquellas que deben ser completadas previamente antes de pasar a la siguiente tarea. Todas estas opciones son visualizadas a travs de la opcin Mis Responsabilidades del mdulo plan de accin.

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5. MDULO CALIDAD

El mdulo de calidad contribuye a la optimizacin del Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin, a travs del apoyo que brinda a las actividades de planeacin, implantacin, administracin, mantenimiento y mejoramiento continuo del mismo, integrando la informacin clave definida dentro de los procesos que identifican su cadena de valor y permitiendo una gestin efectiva de su desempeo. Entre los beneficios que se destacan del mdulo de Calidad, es posible mencionar los siguientes: Permite acceder fcilmente a los distintos componentes del Sistema de Gestin de Calidad:

desde la poltica y los objetivos hasta el detalle de los diferentes procesos, mejoras y auditorias.

Logra mejores resultados en menos tiempo, al disponer de unos sistemas y procesos centrales que favorecen el flujo eficaz de la informacin.

Alinea al personal con las polticas y procesos del Sistema de Gestin Integral. Integra la Institucin a travs de los procesos definidos dentro de su cadena de valor. Permite al mando institucional hacer seguimiento y control de todas las tareas y compromisos

del Sistema de Gestin Integral Facilita las tareas rutinarias del SGI, permitiendo enfocarse en la medicin, anlisis y mejora

continua. Simplifica el control documental y el manejo centralizado de la informacin del SGI.

Los mdulos del Sistema de Gestin de Calidad pueden ser complementados con el mdulo de Indicadores con el fin de poder medir objetivos de calidad, procesos de la empresa o cualquier otro elemento que se considere permita tomar decisiones acertadas.

5.1 Componentes bsicos del Mdulo de Calidad Visin Empresarial, permite configurar y administrar los elementos bsicos del Sistema de Gestin de Calidad, incluyendo su Poltica de Calidad, Objetivos y Mapa de Procesos, Manual de calidad y la documentacin de los procesos y registros requeridos. Este Mdulo est integrado por los siguientes componentes: Documentos, Mejoras y Verificaciones. 5.2 Documentos. Este mdulo permite llevar un seguimiento detallado del proceso de aprobacin de documentos de calidad de la Institucin. Este flujo de aprobacin puede ser personalizado y definido por el administrador del mdulo de documentos de acuerdo con la Gua de Gestin Documental de la Polica Nacional. Los documentos pueden ser numerados de acuerdo a varios criterios permitiendo la trazabilidad y seguimiento y pueden ser almacenados en el repositorio de Visin Empresarial o en un repositorio externo.

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Asimismo, este mdulo facilita la administracin y control de registros, permitiendo establecer disposiciones especficas de almacenamiento, organizacin y acceso a todos los registros de la Institucin. Igualmente, es posible definir los flujos o conjuntos de pasos requeridos para la liberacin de nuevas versiones de los documentos. Una vez se ha creado el flujo de documentos es posible modificar sus datos bsicos, establecer sus opciones de seguridad, y crear, editar y/o eliminar pasos. Las opciones del Mdulo Documentos se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las opciones de Configuracin.

5.2.1 Mis Responsabilidades:

Visin Empresarial facilita la identificacin de las responsabilidades de cada usuario en la creacin y flujos de liberacin de nuevas versiones de documentos. En la primera seccin de esta ventana "Pasos Asignados" se puede consultar los documentos con versiones en proceso en los cuales el usuario activo es responsable de alguno de los pasos del flujo de aprobacin. En la segunda seccin de esta ventana "Versiones por Crear" se puede observar el listado de documentos de los cuales es responsable el usuario activo, que no tienen ninguna versin oficial ni en proceso. En la seccin Versiones por Revisar, muestra el listado de documentos que estn en la etapa de revisin. 5.2.2 Consulta y edicin de Documentos. A travs de esta ventana es posible consultar los documentos activos con versin oficial disponibles para el usuario que est realizando la

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bsqueda, es decir, aquellos documentos de los que el usuario es responsable, es el lder del proceso y/o rea organizacional asociada al documento o pertenece a algn rol asociado para el control de copias del documento, o aquellos documentos sobre los cuales se le han asignado derechos explcitos. Para realizar bsquedas se presiona el enlace en el submen Usuario del Mdulo Documentos, teniendo en cuenta los parmetros de bsqueda: por nombre, cdigo, tipo o palabras claves, aparecer una lista con los documentos creados, el resultado contiene informacin relativa al nombre, el cdigo, el tipo, la versin, la fecha de versin y las palabras claves.

Al hacer click (izquierdo) sobre un tem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un men contextual cuyas opciones aparecen dependiendo de los derechos que tenga el usuario activo sobre el documento especfico; estas opciones son Explorar documento, nueva versin, editar, documentos asociados y eliminar. En esta ventana se puede observar la informacin bsica del documento y acceder a su ltima versin liberada. En la parte superior derecha se muestra un cono representativo del documento y al hacer click sobre este cono se puede tener acceso al archivo en su versin oficial. Al explorar el documento aparece el nombre asignado al documento, la descripcin; el cdigo, que es un identificador del documento, asignado manualmente por el usuario o generado automticamente por el sistema; el tipo de documento, el flujo del documento; el usuario responsable, el nombre del proceso, si el documento fue asociado a un proceso especfico; el nombre del rea organizacional, si el documento fue asociado a un rea organizacional determinada. Asimismo, presenta el nombre del documento referente, empleado en la generacin del cdigo automtico del documento si el formato de cdigo lo requiere; las palabras claves representativas; la versin actual, es decir el nmero de la ltima versin liberada; la fecha y hora de la liberacin de la versin documento.

Grfica No. 19 Bsqueda de Documentos

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Tambin indica si el documento pertenece al listado maestro; el rol de control de copia, al igual que el control de cambio, es decir, el listado de todas las versiones del documento ordenadas de la actual a la ms antigua. 5.2.3 Crear Documentos Para crear un documento se escoge la opcin Crear, inmediatamente se despliega una ventana en la cual se procede a incluir la informacin que requiere la hoja de vida del documento. Todos los campos marcados con un asterisco son obligatorios. Una vez ha sido creado el documento, el responsable asignado y el administrador del mdulo tienen la posibilidad de modificar la informacin bsica, cambiar el estado y establecer las opciones de seguridad del documento. El responsable del documento puede ser un usuario especfico o un rol de usuarios.

Grfica No. 20 Bsqueda de Documentos

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5.2.4 Listado Maestro de Documentos

A travs de esta opcin se consultan los documentos que hacen parte del Listado Maestro de Documentos. De forma predeterminada la seccin "Criterios" aparece colapsada, al desplegarla se consultan los documentos del listado maestro por medio de los criterios de bsqueda. Al hacer click (izquierdo) sobre un tem de la tabla de resultados, aparece un men contextual que permite explorar la informacin relativa al documento. Los registros encontrados se presentan en una tabla de resultados con las siguientes columnas: Cdigo: Identificador asignado al documento. Nombre: Nombre del documento. Versin: Nmero de la ltima versin del documento. Fecha Versin: Fecha de liberacin de la versin del documento.

5.2.5. Configuracin flujo de activos, flujo de documentos y tipo de documentos: En visin Empresarial es posible crear y configurar el flujo de activos, de documentos y el tipo de documentos, previamente definidos por la Institucin. Una vez se ha creado el flujo y el tipo de documento, es posible modificar sus datos bsicos, establecer sus opciones de seguridad, y crear, editar y/o eliminarle pasos. Para editar un flujo de documentos desde la tabla de resultados de la pantalla de bsqueda se hace click sobre el flujo a modificar, y en el men contextual se selecciona la opcin que se quiere realizar. Los cambios que se hagan a un flujo de documentos tendrn efecto para las nuevas versiones de los documentos ms no para las versiones que estn en curso. El responsable del paso del flujo de documentos puede ser el responsable del proceso o rea organizacional asociados al documento. La explicacin de las opciones que se pueden asignar explcitamente a un paso, es decir, las acciones que el responsable del paso puede ejecutar se explican en la siguiente tabla:

Grfica No. 21 Listado Maestro de Documentos

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OPCIN FUNCIN

Rechazar paso Devolver el flujo del documento al paso anterior.

Cancelar flujo Cancelar el flujo de aprobacin de la nueva versin del documento.

Ver documento Tener acceso a la versin del documento que se est evaluando en el flujo de documentos.

Subir documento Poder realizar modificaciones a la versin del documento y establecer esta versin modificada como la versin del documento a evaluar en el flujo.

Editar campos Modificar los datos bsico del documento.

Reasignar paso Asignar la ejecucin del paso a otro usuario.

En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos de los tipos documentales que de acuerdo con la Gua de Gestin Documental de la Polica Nacional, han sido configurados en la Suite Visin Empresarial:

Nombre Abreviatura Formato Cdigo Formato Automtico

Acta AC (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Caracterizacin proceso

CP (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Circular CI (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Comunicacin Oficial OF (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Conceptos CO (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Directiva DI (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Estudio de Planeacin

EP (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Formato FR (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Gua GU (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Instructivo IN (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Manual MA (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Mapa de Procesos MP (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Grfica No. 22 Pasos del Flujo de Documentos

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Mapa de Riesgos MR (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Memorando ME (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Memoria local y Topogrfica

MT (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Orden de Servicio OS (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Plan PA (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Poligrama PO (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Procedimiento PR (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

Resolucin RS (Sigla Proceso)-(Sigla Tipo Doc.)-(# Proceso - Tipo Doc.)

Si

5.2.6 Registros: En la SVE se ingresan los registros de calidad que representan las evidencias de las acciones definidas en los procedimientos, formatos, guas e instructivos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad, con el fin de facilitar su completa identificacin, trazabilidad y seguimiento. Los registros tienen un cdigo asignado manual o automticamente por el sistema de acuerdo a varios criterios. Una vez se han creado los registros, se muestran los disponibles para el usuario activo, es decir, aquellos registros en los cuales el usuario es el autor, responsable de la tabla de tiempos de retencin o es lder del proceso y/o rea organizacional a la cual estn asociados; o es miembro de alguno de los roles autorizados para ver los registros. Es necesario recordar que el Proceso, rea Organizacional, Documento Referente y Tipo de Almacenamiento dependen directamente de la Tabla de Tiempos de Retencin documental a la cual estn asociados. 5.2.7 Reportes. Uno de los reportes que es posible generar es el listado maestro de registros, para la consulta se pueden especificar filtros de clasificacin de los registros para la generacin del listado maestro por proceso o rea organizacional, documento referente, y tipo de almacenamiento. En este caso se debe especificar el tipo de almacenamiento que tienen los registros que desea clasificar en el listado maestro a generar, desde Visin Empresarial, magntico, impreso, otro.

Grfica No. 22 Tipos de Documentos

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5.3 Componente de Mejoras. Este mdulo de la Suite Visin Empresarial permite registrar, documentar y hacer seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que se deriven del sistema, soportado en un flujo definido para la identificacin, aprobacin y ejecucin de dicha mejora. En la siguiente ventana se muestran los campos a diligenciar cuando se hace una solicitud de mejora, los campos marcados con asterisco son obligatorios.

Todos los usuarios con permisos para ingresar en la herramienta, pueden iniciar el flujo de mejora mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario adecuado con respecto a la configuracin del Flujo de Trabajo. Las opciones del Mdulo Mejoras se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las opciones de Configuracin 5.3.1 Configuracin: Este submen agrupa las opciones encargadas de la configuracin de Tipos de Mejoras establecidos en la norma de Calidad y las definidas por la Institucin. La opcin Bsqueda permite hacer una consulta de las mejoras disponibles para el usuario; en la opcin Tipos de Mejoras se definen los posibles tipos de mejoras y sus respectivos formatos de cdigo y en Aceptacin de Mejoras, se define el responsable de aceptar las mejoras que tienen alcance de toda la Institucin. En la siguiente tabla se muestran algunos tipos de mejora configurados en la Suite Visin Empresarial, por defecto la herramienta trae definidos los tipos que establecidos en la norma de calidad.

Grfica No. 23 Solicitud de Mejoras

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5.3.2 Mdulo de Mejoras Usuario: Este submen est compuesto por la opcin Mis Responsabilidades, Mejoras y Solicitar Mejora. La opcin Mis Responsabilidades permite consultar las mejoras en las cuales el usuario activo participa dentro del flujo de la mejora, utilizando uno de los siguientes criterios: Nombre de la Mejora: Nombre asignado a la mejora. Tipo: Tipo asociado a la mejora, previamente definido por el Administrador del mdulo (ver

Tipos de Mejoras). Cdigo Mejora: Identificador asignado a la mejora, manualmente por el usuario o generado

automticamente por el sistema. Paso Asignado: Paso del flujo de la mejora del cual el usuario es responsable. Estado del Paso: Estado actual de los pasos del flujo de la mejora en los cuales el usuario es

responsable. Es decir, puede estar en ejecucin, ya ejecutados y prximos a ejecutarse. Por defecto aparecen listados los pasos del flujo que estn en ejecucin.

Fecha Solicitud Posterior a: Fecha igual o aproximada a la fecha de creacin de la mejora. Los registros encontrados se presentarn en una tabla de resultados con la siguiente informacin: Nombre, Tipo, Cdigo, Fecha Solicitud, Paso Actual, Paso en el Flujo y Estado del Paso, es decir, que est en ejecucin, prximo a ejecutarse y ya ejecutado. Para consultar las solicitudes que han sido asignadas a un usuario en particular y que se encuentran pendientes de aprobacin, se ingresa a la opcin Mis Responsabilidades del Mdulo Mejoras. Para aprobar alguna de las solicitudes pendientes, se hace clic sobre esta y se ingresa a la opcin Editar del men emergente. 5.3.3 Bsqueda de mejoras: Esta opcin hace posible consultar todas las mejoras registradas, para realizar la consulta se ingresan los valores de los criterios por los que se desea consultar y luego se presiona el botn Buscar, por defecto se muestran todas las acciones creadas por el usuario consulta con su estado actual, para consultar una accin abierta por una persona especifica se debe utilizar el campo nombre de la mejora. Los registros encontrados se presentarn en una Tabla de Resultados, al hacer click izquierdo sobre un tem de la tabla de resultados de la consulta, aparece un men contextual con las opciones Editar y Eliminar. La primera opcin permite cambiar el paso o estado actual de la

Grfica No. 24 Tipos de Mejoras

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mejora, al paso inmediatamente anterior, tambin se puede modificar las opciones de seguridad de la mejora. La otra opcin es Eliminar el registro de la mejora, esta solo se puede eliminar si su estado actual es cancelada o finalizada. 5.3.4 Pasos de Flujo para las Mejoras

Solicitud Mejoras: Todos los usuarios con derechos de Visin Empresarial, pueden iniciar el flujo de mejora mediante una solicitud, y el sistema se encarga de dirigir los otros pasos al usuario adecuado con respecto a la configuracin del flujo de trabajo. Aceptacin: En esta ficha el usuario responsable designado segn el alcance de la mejora, podr aceptar la ejecucin de la mejora solicitada o cancelar su flujo. Para la aceptacin de la mejora el usuario deber asignar los usuarios encargados de los pasos: Anlisis, Aprobacin, Ejecucin y Verificacin del Flujo de la Mejora, con la opcin de ingresar un comentario para justificar su decisin. Anlisis: En esta ficha el usuario responsable, elegido en el Paso Aceptacin, debe realizar un anlisis detallado de la mejora documentando sus causas y efectos. Aprobacin: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la informacin suministrada por el encargado del Paso Anlisis, debe aprobar la ejecucin de la mejora, devolver la mejora nuevamente al paso Anlisis o cancelar su flujo. El responsable de este paso tiene la posibilidad de Devolver el Paso, en este caso se solicita al usuario responsable del Anlisis (paso anterior) de la mejora, informacin ms precisa sobre las causas y los efectos de la mejora, con la cual el usuario responsable del paso de Aprobacin pueda tomar la decisin ms adecuada en cuanto a la autorizacin de la ejecucin de la mejora; por lo tanto cuando la mejora se devuelve nuevamente al paso Anlisis es necesario ingresar un comentario donde se justifique esta decisin y se indiquen los requerimientos pertinentes. Ejecucin: En esta ficha el usuario responsable debe documentar las acciones efectuadas en la ejecucin de la mejora. Para finalizar el paso Ejecucin el usuario responsable debe proporcionar la informacin suficiente sobre la accin efectuada en el cumplimiento de la mejora para que el encargado de la Verificacin pueda corroborar su correcta ejecucin. Verificacin: En esta ficha el usuario responsable, teniendo en cuenta la informacin suministrada por el encargado del Paso Ejecucin, debe revisar y aprobar la ejecucin de la mejora, devolver la mejora nuevamente al paso Ejecucin o cancelar su flujo. Al finalizar el flujo de la mejora, el usuario responsable confirma la correcta ejecucin de la mejora; en este caso debe ingresar un comentario que sustente esta actuacin.

Grfica No. 25 Pasos del Flujo de Mejoras

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5.4 Componente de Verificacin. En esta opcin se crean las Revisiones Gerenciales especificando tpicos de anlisis y de decisin para cada una de ellas. La informacin puede estar soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales adjuntos. Esta funcionalidad facilita la ejecucin de esta tarea, asegurando el conocimiento y facilitando la identificacin de mejoras. Tambin facilita la administracin y control de registros, permitiendo establecer disposiciones especficas de almacenamiento, organizacin y acceso a todos los registros de la Institucin. En esta seccin tambin se puede visualizar la jerarqua de Procesos de la empresa. Este rbol est compuesto por dos tipos de conos, uno que representa a los procesos que tienen subprocesos y otro que representa a los procesos que no tienen subprocesos. Igualmente en esta ventana se puede visualizar la jerarqua de las reas Organizacionales de la Polica que se han configurado en la SVE en el mdulo Administrador. Las opciones de Verificacin se dividen en Revisiones Gerenciales y Auditoras, y en cada una de ellos estn disponibles las opciones para el Usuario y las opciones de Configuracin.

5.4.1. Revisin Gerencial: En Visin Empresarial es posible programar revisiones gerenciales y registrar los anlisis y decisiones que surjan a partir de estas. La informacin puede estar soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales adjuntos. Esta funcionalidad facilita a la direccin la ejecucin de esta tarea, asegurando el conocimiento y facilitando la identificacin.

5.4.2 Programas de Auditora. Visin Empresarial permite un acceso directo a los Programas de Auditoras y a las Auditoras de las cuales el usuario es el auditor lder. Los Programas de Auditora se crean especificando la fecha, el Auditor Lder y se puede relacionar un Plan o una Mejora. Una vez se ha creado el programa de auditoras, el responsable del programa puede modificarle sus datos bsicos, crear, editar y/o eliminarle auditoras.

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6. MDULO DE GESTIN DE RIESGOS

El Mdulo de Gestin de Riesgos, permite identificar los riesgos (Nombre y Descripcin), asociar los riesgos a los procesos, clasificar los riesgos (Riesgo Estratgico, Operativo, Financiero, de Cumplimiento, Tecnolgico etc.) y hacer el anlisis causa-efecto para cada uno de ellos. Adems mide el impacto de los riesgos en la Institucin (leve, moderado, catastrfico), asigna a cada riesgo una probabilidad de ocurrencia (alta, media, baja) y evala los riesgos (riesgo aceptable, tolerable, moderado, importante o inaceptable) Igualmente, es posible definir controles para mitigar los riesgos en los procesos (plan de calidad, auditora Interna, reunin de seguimiento etc.); definir acciones para controlar los riesgos identificados (responsables, cronograma); y generar reportes personalizados (Mapa de Riesgos) con la informacin de cada riesgo que se desee consultar. Esta opcin de la herramienta, permite cumplir con los requerimientos necesario para cumplir con el Modelo Estndar de Control Interno adoptado a travs del decreto 1599 del 20 de mayo del 2005 en lo que respecta a la Administracin de riesgos. Adems se debe seguir lo establecido en el Documento Lineamientos Metodolgicos para la Administracin del Riesgo en la Polica Nacional. Las opciones del Mdulo de Gestin de Riesgos se dividen en las opciones disponibles para el Usuario y las opciones de Configuracin.

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6.1 Etapas de gestin del riesgo: A continuacin se listan los estados posibles en que se puede encontrar un riesgo a medida que va fluyendo en las etapas de gestin del riesgo.

Grfica No. 26 Etapas de Gestin del Riesgo

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6.1.1 Identificacin: La informacin de la identificacin del riesgo ayudar a determinar cul es el impacto, es decir, la magnitud de las consecuencias potenciales y la probabilidad y/o posibilidad de ocurrencia del riesgo que se est analizando. En esta etapa se puede apreciar dos estados:

Nuevo: Para iniciar la creacin de un riesgo se escoge la opcin Crear, a continuacin inicia la etapa de Identificacin, el Nombre es la informacin mnima para crear un riesgo, pero an no se puede pasar a la siguiente etapa. Identificado: Una vez haya sido diligenciado toda la informacin sobre el riesgo y se de click en el botn "siguiente" el riesgo pasa al estado identificado. En esta etapa se desarrollan las siguientes actividades: Determinar las causas internas y externas de los riesgos; describir los riesgos a los que est expuesta la Institucin; y describir los efectos que los riesgos pueden ocasionar a la Institucin.

Grfica No. 27 Etapa de Identificacin

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6.1.2 Calificacin: Se logra a travs de la estimacin de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materializacin del mismo. Para realizar la calificacin y evaluacin del riesgo se debe realizar con base en la informacin de la identificacin del riesgo. Al realizar la estimacin de la probabilidad y el impacto del riesgo se obtiene la calificacin del riesgo de acuerdo a la intercepcin de los valores de probabilidad e impacto que se determinen. En esta etapa es posible medir las consecuencias de los riesgos sobre las personas, recursos y objetivos de la Institucin; y establecer los criterios de calificacin y evaluacin que permitirn tomar las decisiones necesarias para su tratamiento.

6.1.3 Valoracin: Permite determinar el nivel o grado de exposicin a los impactos de riesgo y establecer las prioridades para su tratamiento y los parmetros para fijacin de polticas. Una vez el riesgo ha sido Calificado y Evaluado, es posible registrar los controles que actualmente aplican al riesgo, si son correctivos o preventivos y los resultados obtenido con dichos controles. La siguiente figura muestra la ventana de valoracin del riesgo, en ella se puede consultar la informacin general del riesgo, la informacin de las etapas anteriores y se puede registrar los controles existentes y sus caractersticas, adems obtendr la matriz de calificacin, evaluacin y respuesta.

Grfica No. 28 Etapa de Calificacin

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6.1.4 Manejo: La etapa de manejo del riesgo permite determinar claramente las polticas para manejar los riesgos y las acciones y los indicadores que medirn el cumplimiento de las acciones cuyo objetivo es evitar el riesgo o propender porque el impacto ante el riesgo sea el mnimo. Una vez se diligencia la informacin sobre las polticas de manejo del riesgo, las acciones a realizar y la forma de medir la efectividad de estas acciones el riesgo pasa al estado gestionado.

Grfica No. 29 Etapa de Valoracin

Grfica No. 30 Etapa de Manejo

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6.1.5 Monitoreo: Una vez se han realizado las etapas de identificacin, anlisis, valoracin y manejo de las polticas del riesgo, este queda en estado Gestionado, listo para que se realice el monitoreo adecuado que asegure que se lleven a cabo las acciones necesarias para evitar que el riesgo se materialice o impacte en el menor grado a la institucin en caso de hacerse realidad. Las revisiones de un riesgo las puede hacer el responsable del riesgo o un usuario activo a quien le hayan sido asignado permisos sobre el riesgo. Como en cada una de las etapas en la ventana de Revisin se puede consultar la informacin de las anteriores etapas. Dados los diversos cambios internos y externos que puede afectar la Institucin y su entorno, el anlisis, valoracin y manejo de un riesgo puede necesitar cambios para ajustarse a la situacin real. Visin Empresarial, permite volver a realizar una etapa de la administracin del riesgo ya realizada. Cuando un riesgo se encuentra en la etapa de Monitoreo tambin es posible cambiar las anteriores etapas: Calificacin, Valoracin y Manejo. 6.2 Factores de Riesgo A partir del contexto estratgico que se analice, conozca y comprenda se pueden definir los factores de riesgos internos y externos a los cuales se est expuesto y que pueden afectar en diversos niveles los objetivos de la Institucin. 6.3 Bsqueda de Riesgos Est opcin se utiliza para buscar y recuperar un riesgo que ha sido registrado ya sea para iniciar una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la informacin de alguna etapa que haya sido guardada parcialmente. Existen siete campos por medio de los cuales se pueden hacer las bsquedas de un riesgo: nombre, proceso estado de riesgo, responsable, estado del cumplimiento, fecha de prxima revisin y estado activo. Por medio de esta opcin se puede buscar y recuperar un riesgo que ha sido registrado ya sea para iniciar una etapa del riesgo o para continuar con el registro de la informacin de alguna etapa que haya sido guardada parcialmente La informacin del riesgo que se muestra en la tabla de resultados de la bsqueda es: nombre, proceso asociado, estado, responsable, prxima revisin, si esta activo o no.

Grfica No. 31 Resultado Bsqueda de Riesgos

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6.4 Mapa de Riesgos El mapa de riesgos es una herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemticamente, haciendo la descripcin de cada uno de estos y las posibles consecuencias. En la Suite Visin Empresarial es posible generar el mapa de riesgo institucional y/o por procesos, de los riesgos que por lo menos estn en la etapa de calificacin y en estado Activo. Mapa de Riesgos Institucional

Mapa de Riesgos por Procesos

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7. MDULO DE REUNIONES

Utilizando esta opcin la Institucin puede hacer la programacin, documentacin y seguimiento a las reuniones y los compromisos que desde estas se originen; genera automticamente la notificacin de invitacin a los participantes, con la agenda de la reunin: objetivos, participantes, lugar, fecha y hora y puntos a tratar. Durante el desarrollo de la reunin se puede registrar las asistencias y las anotaciones de cada punto as como los compromisos y conclusiones a las que el grupo llegue, generando automticamente el acta de la reunin. 7.1 Crear reuniones Esta opcin permite crear la definicin genrica de una reunin que peridicamente se realice en la Institucin, es decir, definir la estructura de una clase de reunin planteando su nombre, frecuencia, objetivos, responsable, tipo, proceso, agenda predeterminada e invitados habituales. 7.2 Mis responsabilidades 7.2.1 Reuniones por Agendar: En esta seccin se genera para el usuario activo el listado de sesiones de reunin de las cuales es el moderador y estn prximas a realizarse y necesitan ser agendas. El listado de sesiones visibles en esta seccin depende del tiempo que con anterioridad se haya configurado a cada clase de reunin. 7.2.2. Reuniones Programadas: En esta seccin le aparecer al usuario activo el listado de sesiones de reunin de las cuales es el moderador o a las cuales est invitado. Si es moderador, podr iniciar, editar y cancelar la reunin. La opcin de iniciar reunin debe ser escogida cuando efectivamente se inicie la reunin dado que la fecha y hora en que se haga esta accin ser almacenada por el sistema como el momento de inicio real de la reunin. 7.3 Buscar reuniones Esta opcin le permite buscar y recuperar una reunin que ha sido creada. Podr editar una reunin para cambiar alguna de sus caractersticas o para continuar con el registro de la informacin de una que haya sido guardada parcialmente. Una bsqueda se puede realizar por nombre, moderador o frecuencia. Las acciones que se pueden realizar con las reuniones encontradas son: editar, eliminar, activad/desactivar, buscar sesiones y agendar extraordinaria. La estructura bsica de una clase de reunin se puede modificar. Ya sea porque cambio algo en la estructura o porque se cre parcialmente.

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7.4 Compromisos: Esta opcin permite crear los compromisos que se desprenden de la reunin y no necesariamente deben estar asociados a uno de los temas tratados. Una vez se ha creado el compromiso, ya sea desde un tema o en nuevos compromisos, aparece en el listado de nuevos compromisos, la diferencia radica en que el campo Tema estar vacio para los compromisos que no se relacionan directamente con un tema.

Al realizar la bsqueda de los compromisos, en la tabla de resultados se puede observar informacin relaciona con el Ttulo, Descripcin, Estado, Responsable, Fecha lmite y Reunin. Las acciones que puede realizar sobre cada uno de estos registros son: explorar, documentar, revisar, reasignar responsable y cancelar compromiso.

Grfica No. 32 Compromisos de Reuniones

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GLOSARIO Accin: Es el resultado de la ejecucin de un avance para determinada tarea. En las acciones se especifica el consumo progresivo de los recursos (dinero, tiempo y personas). Agentes: Son componentes software que se ejecutan independientemente y se encargan de atender los mensajes dentro del sistema. rbol de Consulta: Es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una estructura jerrquica de elementos llamados nodos. rbol de Entrada de datos: Es una estructura, estilo hoja de clculo que se utiliza para ingresar los datos manuales al sistema. Un rbol de entrada de datos tambin puede observarse como rbol de consulta. Categora: Es la subdivisin subclasificacin de un plan en diversas etapas, que mediante la ejecucin de tareas contribuye al cumplimiento del Plan general. Categora de Usuarios: Son diferencias entre varias clases de usuarios, de acuerdo al alcance de responsabilidades dentro del Sistema. Cumplimiento: Porcentaje de cumplimiento de la variable respecto a su meta. Definiciones: Corresponde a un concepto, trmino o postulado de la Institucin, tal como, su misin, visin, polticas, valores, entre otros. Estado: Indica con un color el cumplimiento de la variable, segn la escala que le haya sido asignada a la variable. Evento: Captura datos cuando se cumple una fecha y hora especfica. Fuentes: Son bases de datos a las que Visin Empresarial puede conectarse para capturar la informacin; para establecer la conexin a las bases de datos externa utilizando tecnologa JDBC. Intervalo: Captura datos a intervalos fijos de tiempo. Mis responsabilidades: Permite observar el listado de los compromisos o responsabilidades que tiene un usuario activo frente a cada uno de los mdulos de la SVE, ya sea un objetivo, indicador e iniciativa, plan de accin, tarea, mejora, auditoria, entre otros. Opciones: Son las acciones que los usuarios del sistema pueden ejecutar dentro de cada uno de los mdulos de la Suite.

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Plan: Es la disposicin general de un proyecto planteado en un espacio de tiempo, que involucra la ejecucin de tareas y contiene el total de los recursos empleados por cada una de ellas, con el fin de alcanzar un objetivo meta. Parmetros del sistema: Los parmetros del sistema son argumentos (variables) predefinidos en Visin Empresarial para la realizacin de consultas en las fuentes de datos externas. Parmetro de Usuario: Un parmetro de usuario es un argumento (variable) definido por el usuario para la realizacin de la consulta en una fuente de datos externa. En la sentencia SQL de la consulta este tipo de parmetro debe incluirse especificando el nombre de la variable delimitado por el signo $. Presentacin: Es un objeto conceptual de Visin Empresarial que consiste en una pantalla grfica, que contiene valores de variables y/o definiciones del sistema. Reportes: Manera resumida del desempeo de variables seleccionadas del Sistema. Rol: Es un conjunto lgico de usuarios que tienen acceso a las mismas opciones del sistema. Seguridad bsica: Es el acceso al sistema que se encuentra regulado por un esquema de seguridad constituido por roles y cuentas de usuario. Temporizador: Es un componente que define la periodicidad de medicin de los valores de las variables. Unidades de medida: Corresponden a las unidades utilizadas en el da a da de la Institucin. Usuario: Es una persona autorizada para acceder a la informacin del sistema.

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ANEXOS

FUNCIONES ADMINISTRADOR FUNCIONAL SVE PONAL Perfil: Ingeniero de Sistemas, Ingeniero Industrial o Administrador de Empresas Funciones Administrador Funcional de la SVE Definir lineamientos y parmetros para la operacin y utilizacin de la SVE, de acuerdo

con las responsabilidades de las unidades.

Realizar el seguimiento y la evaluacin al cumplimiento de tareas y responsabilidades de las unidades, as como de su contenido.

Prestar asesora y acompaamiento a las diferentes unidades en el funcionamiento de la

SVE.

Presentar sugerencias y recomendaciones para mejorar el funcionamiento de la herramienta.

Definir roles y responsabilidades de los diferentes usuarios, teniendo en cuenta las responsabilidades de los mismos.

Definir los formatos e instrumentos que permitan diligenciar la informacin a las unidades comprometidas para que realicen el respectivo cargue.

Determinar l