ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEBULNES

APRUEBA MANUAL DEPROCEDIMIENTOSDECRETOS DE PAGO.

DECRETO jALCALDICION°_/ ¿~ t,BULNES, O 5 Jun 2015

VISTOS:

a) Memorandum N° 08 de fecha 03 de junio de 2015 de la Direcciónde Control Interno. • '

b) Las facultades que me confiere la Ley N° 18.695,'- OrgánicaConstitucional de Municipalidades refundida con sus textosmodificatorios.

CONSIDERANDO:

Que la Municipalidad de Bulnes y su Dirección de Control Interno debecontar con Manuales de Procedimientos para regularizar sus actos.

DECRETO:

1.- Apruebese en cada una de sus partes el Manual de Procedimientosde la Dirección de Control Interno que a continuación se detalla:1.- INTRODUCCION:

La Unidad de Control Interno de la Ilustre Municipalidad deBulnes, ha elaborado el presente manual- con el fin de mantener unregistro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta Unidad, quepermita alcanzar los objetivos encomendados y contribuir a orientar alpersonal adscrito a esta área sobre la ejecución -de las actividadesestablecidas, cotribuyendo asi, en una guia de la forma en que se operae interviene.

Cabe señalar que el presente manual se mantendrá actualizadodependiendo de las modificaciones efectuadas a las leyes que lo rigeny/ o esturctura organica.Il.- OBJETIVOS DEL MANUAL

Contar con un instrumento de trabajo que describa losprocedimientos que desarrolla la Unidad de Control, como a su vez seauna herramienta práctica que permita inducir al nuevo personal sobrelas actividades de los trabajos a desarrollar.

Controlar que los trabajos encomendados a esta Unidad seejecuten de acuerdo a los procesos establecidos en el Manual deProcedimientos de la Dirección de Control Interno.

PROCEDIMIENTOS:

1.- PROCEDIMIENTOSDE DECRETOS DE PAGOS

1.1.- Poposito del procedimiento: Establecer los pasos a seguir para darcurso a la cancelación de un Decreto de pago, controlando lafiscalización correspondiente.

1.2.- Alcance: El proceso inicia con la emision del Decreto de pago en laDirección de Finanzas y posterior visación de este por parte del Directorde Control.

1.3.- Responsabilidades: Son las Unidades que 'solicitan la cancelacióndel gasto los responsables de adjuntar la documentación de respaldonecesaria. A la Dirección de Control le corresponde revisar, analisar yvisar este pago de acuerdo a las normas legales establecidas.1.4.- Definiciones:

Decreto de Pago: Acto administrativo mediante el cual- se disponeo decreta efectuar un egreso, lo cual se materializa mediante estedocumento, que ordena a las unidades que correspondan el pagara un proveedor determiando, o girar a una determinada personanatural o juridica, cierta cantidad de dinero por un motivo que seindividualizara en cada caso.

1.5.- Documetos relacionados con la revisión:Factura o boletas de proveedores de empresas, de serviciosbásicos, etc.Nota de credito o debito según corresponda, de proveedores.Solicitud de compra, orden de compra, cotizaciones.Decreto alcaldicio, cuando correpondaContratos a honorarios, Contratos de obras, etc.

1.6.- Descripción del procedimiento:Emisión del Decreto de pago:

- Todo gasto será autorizado a traves de la dictación de un "Decretode Pago" de acuerdo al formato vigente. El decreto de pago serápreparado por la dirección de administración y finanzas.En la preparación del decreto de pago deberá asignarse le laimpu tación prespuestaria y/o contable que corresponda en laobligación financiera u Orden de compra según corresponda,verificando previamente que existe disponibilidad prespuestariapara ello.Luego, el decreto de pago debe ser visado con su firma por elDirector de Administración y Finanzas, quien verificará queademás de la disponibilidad presupuestaria, exista tambiendisponibilidad financiera para su cancelación.Cursado conforme el decreto de pago por la unidad deAdministración y Finanzas, este se deberá remitir a ControlInterno para la revisión y aprobación del gasto con su firma.

Para su examen y revisión de documentos y legalidad se utilizan lossiguientes pasos:

Cotejar que el Decreto de pago corresponda a una operaciónpreviamente autorizada para su posterior pago, ya sea a traves deDecreto Alcaldicio, Contrato, solicitud de Orden de Compra,Convenio.Cotejar que el procedimiento administrativo para la contratacióndel servicio o para la compra del bien, haya sido oportuna y deacuerdo a lo establecido en la ley.Chequear que la imputación presupuestaria del egreso respondaa la clasificación del gasto, es decir, velar por la correctaclasificación o registro de la información contable.Cotejar que el Decreto de Pago y el cheque esten bien extendidos(monto, razon social, cheque nominativo) .:. '.

De acuerdo al examen de legalidad y eficiencia del gasto que' practiqueControl municipal el decreto de pago seguirá el siguiente tramite:

a) Si es aprobado, el Director de Control deberá firmarlo y luego esaunidad entregarlo en Alcaldia, para continuar su tramite regular.

b) Si es aprobado con alcance, el Director de Control- Municipaldeberá firmarlo y adjuntar el oficio de alcance repectivo,registrandolo a su vez en el decreto de pago. Toda estadocumentación deberá ser entregada por la Dirección de ControlMunicipal en Alcaldia, para continuar su trámite regular. Copiadel oficio de alcance se remitirá a la Dirección de Administracióny Finanzas y a las otras unidades involucradas en el gasto.

c) Si es observado, la Dirección de Control Municipal devolvera elDecreto de pago con las observaciones pertinentes a la Direcciónde Administración y Finanzas para que esta proceda asubsanarlas. Luego de subsanadas las observaciones se deberemitir nuevamente a Control Interno Municipal, para proseguirsu tramite de acuerdo a las letras a) o b), anteriores.

d) Si es reparado, Control-Interno remitira el decreto de pago con eloficio de reparo a la Alcaldía. El Alcalde podrá insistir de oficiosobre el cursamiento del decreto de pago, en cuyo caso, ControlMunicipal le dará curso regular, adjuntando el referido oficio deinsistencia en el decreto de pago. Copias de los oficios de reparoy de insistencia deberán ser remitidos por Control Interno alConcejo Municipal. ,

1.6.1.- La facultad en la firma de los decretos de pago puede serdelegada por el alcalde en el administrador municipal por lo que en esecaso el procedimiento sería, luego de firmado por Control InternoMunicipal, a Administración. De ser asi de igual modo se envia copiade cualquier observación o reparto a Alcaldía, entendiendo se así que sea tomado conocimiento por esta de la observación realizada por ControlInterno Municipal.1.6.2.- Firmado el decreto de pago por el Alcalde, este será remitido aTesoreria Municipal, quien liquidará el pago fimando el respectivodecreto de pago, incorporando el número de egreso y la fecha de pago,

previa verificación de la disponibilidad financiera en lascorrespondientes cuentas corrientes bancarias para luego proceder a laemisión de cheques.1.6.3.- Para dar curso al decreto de pago, la tesorería municipal, deberáverificar que el decreto de pago este visado por todas las partesinvolucradas, considerando firma y timbre de todos quienes participanen la autorización del pago.1.6.4.- Para el caso de los servicios traspasados de Educación, Salud y

cementerio, se regiran por el mismo procedimiento que se haseñalado anteriormete, agregando que el decreto de pago debe ir,además, firmado por el director del servicio traspasadocorrespondiente, previa remisión a la Dirección de Control InternoMunicipal.

Nota: La Dirección de Control Municipal es responsable de revisary visar la legalidad de la documentación 'adjunta de los decretosde pago de Dirección de Obras, que cancelan estados de pago, sinembargo el responsable de la supervisión técnica, calidad de laentrega de la obra, cumplimiento de plazos y supervición decertificación de inspección del trabajo y/ o cantidad detrabajadores, es responsabilidad de la Dirección de obras.

1.7.- Los Decretos de Pago respecto a la naturaleza de la actividaddeben adjuntar la documentación que a continuación se detalla:

1.7.1.- Decretos de pago por conepto de ejcución de obras o prestacionde servicios:Decreto alcaldicioFactura de estado de pago a cancelarEstado de pagoCertificado de inspección del trabajoGaran tia si procediereOrden de compra

- Toda aquello documentación señalada en las BAG para lacacelación de los estados de pago.

1.7.2.- Decretos de pago por concepto de honorarios:Boleta prestación de serviciosDecreto alcaldicio que aprueba contratoContrato de prestación de serviciosCertificado del jefe de servicio y/o programa petinente quecertifica el cumplimiento de la funciones contratadasInforme de gestión debidamente firmado por el prestador deservicio y por el jefe de servicio y/o programa, según correspondaNota: El decreto alcaldicio que aprueba contrato de prestación deservicios, debe señalar el decreto alcaldicio que aprueba elprograma de actividades, cuando este gasto sea imputable al item21.04.004 "Prestación de Servicios Comunitarios".

1.7.3.- Decretos de pago por concepto de adquisición menor a 3 UTM:Factura original, firmada por el responsable que recepciona laespecie y/o jefe de unidad requiriente con firma y timbre.Orden de compra

1.7.4.- Decretos de pago por concepto de adqusición mayor a 3 UTMymenor a 10 UTM.

Decreto alcaldicio que autoriza trato directo hasta 10 UTMFactura original, firmada por el responsable que recepciona laespecie y/o jefe de unidad requiriente con firma y timbre.

- Orden de compra1.7.5.- Decretos de pago por concepto de compra o contratación de unbien o servicio mayor a 10 UTMu otra causal contemplada en la ley decompras publicas:

Decreto alcaldicio que autoriza trato directoFactura original, firmada por el responsable que recepciona laespecie y/o jefe de unidad requiriente con firma y timbre.Orden de compraGaran tia, si procediere . '.

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