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15-601138 Issue 07c - (12/07/2010)

Modelos de ejercicios de VoicemailPro

IP Office

Modelos de ejercicios de Voicemail Pro Pgina 215-601138 Nmero 07c (12/07/2010)IP Office

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Contenido

ContenidoIntroduccin1.

..................................................................... 81.1 Configuracin del sistema

..................................................................... 91.2 Modelos de ejercicios

Ejercicios2...................................................................... 122.1 Creacin de un nuevo mdulo..................................................................... 142.2 Uso de la funcin de tiempo de espera de men..................................................................... 152.3 Uso del carcter comodn ? en un men..................................................................... 172.4 Uso del carcter comodn $ en un men..................................................................... 182.5 Grabacin de avisos de entrada..................................................................... 212.6 Uso de una accin genrica

..................................................................... 232.7 Uso de una accin Inicio para reiniciar el flujo dellamadas

..................................................................... 252.8 Uso de una accin Pregunta con voz

..................................................................... 282.9 Uso de la funcin Anuncio privado

..................................................................... 302.10 Recoleccin de mensajes de un grupo

..................................................................... 322.11 Uso de la accin Lista de llamadas

..................................................................... 342.12 Uso del Editor de condiciones

..................................................................... 382.13 Uso de variables definidas por el usuario

..................................................................... 422.14 Mdulos de reutilizacin y regreso al mdulo

..................................................................... 462.15 Creacin de una operadora para un grupo debsqueda

..................................................................... 482.16 Uso de una accin Posicin de la cola

..................................................................... 492.17 Insercin de una accin ETA de la cola

..................................................................... 502.18 Mensaje Todava en cola

..................................................................... 512.19 Remisin de mensajes a usuarios mltiples

..................................................................... 522.20 Creacin de una operadora personal para unusuario

..................................................................... 532.21 Uso de un punto de inicio predeterminado

..................................................................... 542.22 Uso de una accin de transferencia asistida

..................................................................... 562.23 Uso de la accin Reproducir el men deconfiguracin

..................................................................... 572.24 Uso de la accin Activacin de alarma

..................................................................... 582.25 Uso de un punto de inicio de regreso de llamada

..................................................................... 592.26 Uso de la accin Reloj

..................................................................... 602.27 Uso de una accin Enviar marcacin

..................................................................... 612.28 Uso de campaas

..................................................................... 652.29 Recoleccin de resultados de una campaa

..................................................................... 682.30 Tabla NameWAVs...............................................................................0Index


IntroduccinCaptulo 1.


Introduccin:

1. IntroduccinEstos ejercicios estn destinados a toda persona que necesite aprender a configurar y personalizar buzones de VoicemailPro. Se presupone que el usuario cuenta con un buen nivel de conocimientos sobre telefona e IP Office Manager.

Si realiza los ejercicios de forma secuencial, adquirir los siguientes conocimientos:

Configuracin de la operadora automtica.

Enrutamiento de llamadas hacia la operadora automtica.

Uso de las diferentes opciones de men.

Regrabacin de avisos por va telefnica.

Uso de mdulos y formas de acceso telefnico.

Reutilizacin de mdulos en otros flujos de llamadas.

Configuracin de condiciones.

Personalizacin de flujo de llamadas para usuarios que recolectan y dejan mensajes.

Personalizacin de mensajes y acciones disponibles para llamadas en cola de espera.

Utilizacin de campaas para que Voicemail Pro acte como centro automtico de atencin telefnica.

Notas

1. Algunas pantallas capturadas han sido levemente modificadas para una mayor claridad de los flujos de llamadas.Estas modificaciones no inciden en la realizacin del ejercicio.

2. Los flujos de llamadas utilizados en estos ejercicios son meramente ilustrativos y no reflejan el funcionamiento de laoperadora automtica y otras funciones de correo de voz de un cliente real.

3. Es posible descargar un archivo .zip con los ejercicios. Para ms informacin, consulte los Modelos de ejercicios .

9


1.1 Configuracin del sistemaRecomendamos que, en la medida de lo posible, conserve los valores de configuracin predeterminados de IP Office.

Con IP Office Manager, configure los siguientes usuarios y grupos en el sistema IP Office. Al igual que con una instalacinreal de un correo de voz para un cliente, es indispensable configurar correctamente los usuarios y los grupos antes deinstalar el correo de voz. Los buzones del servicio de correo de voz se basan en los nombres de los grupos de bsqueda yusuarios; por lo tanto, si se modifica un nombre, se crear un nuevo buzn.

1. Inicie IP Office Manager y reciba la configuracin de IP Office.

2. Edite los Usuarios (y, de resultar necesario, las Extensiones) a fin de tener dos usuarios de terminalesdigitales tal como se muestra en la tabla. Los valores de configuracin de las restantes extensiones no revisten tantaimportancia.

Extensin

Nombre deusuario

207 Pedro Reyes

208 Marcela Ruiz

3. Edite los valores de configuracin del Grupo de bsqueda para crear los siguientes grupos.

Grupo ID Tipo Miembros

Recepcin 300 Secuencial 207

Ventas 301 Secuencial 208

Asistenciatcnica

302 Secuencial 207, 208

Cuentas 303 Secuencial 207, 208

4. Combine los cambios de configuracin.

5. Realice llamadas de prueba a las extensiones y grupos para verificar que la configuracin sea correcta.

Equipos requeridosPara obtener informacin acerca de los requisitos de instalacin y equipos, consulte la gua de instalacin y mantenimientode Voicemail Pro.


Introduccin: Configuracin del sistema

1.2 Modelos de ejerciciosEs posible descargar un archivo comprimido del modelo de ejercicio mencionado en este documento desde http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase/ipoffice/general/vmpro/index.htm.

Realice este procedimiento nicamente en un equipo de prueba. Si existe un mdulo con el mismo nombre, se lo sobrescribir al importar los contenidos del archivo comprimido.

Para importar un modelo de ejercicio:

1. Abra el cliente Voicemail Pro.

2. En el men Archivo, seleccione Importar o exportar.

3. Seleccione Importar flujos de llamadas.

4. Haga clic en Siguiente.

5. En el campo Importar datos, de qu archivo? haga clic en Examinar.

6. Seleccione la carpeta voicemail_pro_exercises_callflows.

7. Seleccione el mdulo de ejercicios a importar.

8. La tabla muestra detalles del nombre de archivo y el ejercicio relacionado.

9. Haga clic en Abrir. Regresar a la ventana Importar o exportar flujos de llamadas.

10. Haga clic en Siguiente. A continuacin se muestran detalles del mdulo seleccionado.

11. Haga clic en Finalizar. Se importar el flujo de llamadas seleccionado.

12. Haga clic en Cerrar.


EjerciciosCaptulo 2.


2. Ejercicios2.1 Creacin de un nuevo mduloEn este ejercicio, aprender a utilizar Voicemail Pro para agregar una funcin de operadora automtica bsica. En elejercicio, crear una operadora automtica que brindar a la persona que llama distintas opciones de men para latransferencia de la llamada al grupo de Ventas, Asistencia tcnica o Recepcin.

a. Configuracin del flujo de llamadasAl finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. Desde Inicio > Programas > IP Office, abra Voicemail Pro.

2. Haga clic con el botn derecho del mouse sobre Mdulos y seleccione Agregar.

3. En el campo Nombre, ingrese Operadora automtica y haga clic en Aceptar. El punto de inicio se mostrar en elpanel Detalles.

4. Es necesario agregar un men al punto de inicio.

Haga clic en la accin Punto de inicio para seleccionarla.

Haga clic en el icono Acciones bsicas y seleccione Men.

Haga clic en el panel de detalles para colocar la accin.

5. Es necesario agregar las opciones de men 1, 2 y 3.

Haga clic con el botn derecho del mouse sobre la accin Men y seleccione Propiedades.

En la ficha Tonos de teclado, marque 1, 2 y 3; a continuacin, haga clic en Aceptar. Los tonos de tecladodeben ser nicos pues el nmero 5 tendr prioridad sobre 555.

6. Es necesario agregar las ubicaciones de transferencia de Ventas, Asistencia tcnica y Recepcin.

Haga clic en el icono Acciones de telefona y seleccione Transferir.

Haga clic en el panel de detalles para colocar una accin.

Abra las Propiedades para la accin Transferir haciendo doble clic sobre la accin Transferir.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Transferir a ventas.

Seleccione la ficha Especfico. Ingrese Ventas (o 301) como destino.

Seleccione Aceptar.

7. Repita el paso 6 para crear una accin de transferencia para Asistencia tcnica (302) y Recepcin (300).

8. Es preciso conectar las acciones.

Haga clic en el icono Conexin de la barra de herramientas, conecte el resultado Siguiente del punto de

inicio y arrstrelo hasta el Men.

Las opciones del men deben conectarse con las ubicaciones de transferencia. Haga clic en el icono Conexin

y conecte 1 con Transferir a ventas.

Haga clic en el icono Conexin y conecte 2 con Transferir a asistencia tcnica.

Haga clic en el icono Conexin y conecte 3 con Transferir a asistencia tcnica.

9. Haga clic en el icono Guardar y Hacer en vivo.

Elija S para establecer los cambios como permanentes.


Ejercicios: Creacin de un nuevo mdulo

b. Creacin de un cdigo de acceso internoEsta parte del ejercicio ilustra cmo agregar un cdigo de acceso del sistema. Este cdigo de acceso le permite realizarllamadas de prueba a la operadora automtica.

1. En IP Office Manager, agregue el siguiente cdigo de acceso: El ejemplo utiliza *90, pero se puede utilizar cualquiercdigo de acceso.

Campo Ingresar

Cdigo *90

Funcin Recoleccin de correode voz

Nmero de telfono "Atencin automtica"

ID de grupo de lnea 0

2. Guarde y combine la configuracin en la unidad IP Office.

3. Pruebe el cdigo de acceso marcando *90 desde cualquier extensin diferente de 207.

Presione 3; ser transferido al grupo Recepcin (en este ejemplo, la extensin 207).

c. Creacin de enrutamiento de llamadas externasEsta parte del ejercicio describe los pasos necesarios para establecer que todas las llamadas de voz entrantes setransfieran a la operadora automtica creada en el ejercicio anterior. Para hacerlo, es necesario modificar la ruta parallamadas entrantes definida de forma predeterminada para las llamadas de voz.

1. En IP Office Manager, seleccione la Ruta para llamadas entrantes predefinida para Cualquier voz. El Destino estdefinido como el grupo Principal.

2. Cambie el Destino a VM:Operadora automtica.

3. Haga clic en Aceptar.

4. Guarde y enve la configuracin a la unidad IP Office.

5. Si tiene configurado un telfono externo, realice una llamada entrante.

Presione 3; ser transferido al grupo Recepcin (en este ejemplo, la extensin 207).


2.2 Uso de la funcin de tiempo de espera de menEn esta parte del ejercicio, aprender a agregar una opcin Tiempo de espera al men para la transferencia de llamadas aRecepcin. Cuando una persona que llama no efecta una seleccin con los tonos del teclado, se lo transfiere al grupoRecepcin.

Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin. Los elementos indicados en colorrojo son las acciones que se agregarn durante el ejercicio.

1. La opcin Tiempo de espera debe agregarse a la accin Men.

Seleccione el mdulo Operadora automtica.

Abra las propiedades para la accin Men.

Seleccione la ficha Tonos de teclado. Marque la opcin Esperar por una pulsacin de tecla hasta e ingrese 8.

Seleccione Aceptar. La accin Men ya tiene un resultado Tiempo de espera .

2. Conecte el resultado Tiempo de espera con Transferir Recepcin.


Elija S para establecer los cambios como permanentes.

4. Pruebe el nuevo elemento del men.

Desde una extensin diferente a la 207, realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automticamarcando *90.

Luego de 8 segundos, el sistema lo transferir a la extensin 207.


Ejercicios: Uso de la funcin de tiempo de espera de men

2.3 Uso del carcter comodn ? en un menLas personas que llaman pueden tener la opcin de marcar la extensin del usuario con el que desean comunicarse. Paraello, es necesario agregar al men una secuencia de tonos. Esta parte del ejercicio describe el proceso de insercin de unasecuencia de tonos.


1. Es necesario agregar una nueva opcin al Men.



En la ficha Tonos de teclado, seleccione 4 y haga clic en Aceptar.

2. Es necesario agregar una accin Men que contenga la opcin de tono de teclado 2??. La opcin de tono de teclado2?? debe agregarse en un men separado, dado que ya existe una opcin 2 en el primer men, que tendra prioridadsobre 2?? si ambas estuvieran en el mismo men.



Abra las Propiedades de la nueva accin Men.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a N de extensin de marcado.

En la ficha Tonos de teclado, haga clic en el icono Agregar. Se abrir la ventana Agregar secuencia detonos.

En el campo Secuencia, ingrese 2??

Haga clic en Aceptar dos veces.

3. Es necesario agregar una nueva accin Transferir.

Haga clic en el icono Acciones de telefona y seleccione Transferir.


Abra las Propiedades de la nueva accin Transferir.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Ext. de transferencia.

En la ficha Especfico, haga clic en el icono Examinar. Se abrir la ventana Entradas posibles.

Seleccione Variables definidas por el sistema.

Haga clic en la flecha Variables definidas por el sistema y seleccione "$KEY" contiene la ltima serie de DTMF.


4. Las acciones deben conectarse. Haga clic en el icono Conexin y realice las siguientes conexiones:

4 con N de extensin de marcado.

2?? con Ext. de transferencia.



Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica marcando *90.

Marque 4.


Ingrese un nmero de extensin (diferente de la extensin desde la que llama). Ser transferido a esa extensin.


Ejercicios: Uso del carcter comodn ? en un men

2.4 Uso del carcter comodn $ en un menEs posible agregar tonos de teclado que permitan a la persona que llama dejar un mensaje si no seleccionan una opcinvlida desde la operadora automtica. En este ejemplo, el mensaje se dejar en el buzn del grupo Principal, que seutiliza para las extensiones de recepcionista.





En la ficha Tonos de teclado, haga clic en el icono Agregar. Se abrir la ventana Agregar secuencia detonos.

Ingrese $ en el cuadro Secuencia.


2. Es necesario agregar una nueva accin Dejar correo.

Haga clic en el icono Acciones del buzn y seleccione Dejar correo.


Abra las Propiedades de la nueva accin Dejar correo.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Dejar correo a recepcin.

En la ficha Especfico, seleccione Buzn e ingrese Recepcin.

Haga clic en Aceptar.


Haga clic en el icono Conexin y conecte $ con Dejar correo a recepcin.




Ingrese un nmero incorrecto, por ejemplo uno no incluido en el men. El sistema de correo de voz esperar 5segundos por si el usuario desea ingresar otros dgitos. Una vez transcurridos los 5 segundos, realizar la accinposterior a la conexin del resultado $. En este caso, dar la opcin de dejar un mensaje para el grupoRecepcin.


2.5 Grabacin de avisos de entradaEl sistema permite grabar y reproducir un aviso a las personas que llaman para informarles de las acciones disponibles.Las grabaciones se guardarn como archivos .wav en la carpeta WAV de Voicemail Pro. La ruta predeterminada es C:\Archivos de programa\Avaya\IP Office\Voicemail Pro\VM\WAVS.

a. Grabacin del avisoEn esta parte del ejercicio, aprender a crear un aviso y a configurar el mdulo Operadora automtica para reproducirel aviso como Aviso de entrada para la accin Men.

1. Seleccione el mdulo Operadora automtica.

2. Es necesario grabar el aviso y asociarlo con la accin Men. Abra las Propiedades de la accin Men.

3. En la ficha Avisos de entrada, haga clic en el icono Agregar un aviso. Se abrir la ventana Editor de archivos desonido.

4. Se grabar el mensaje del aviso. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Bienvenido a Avaya. Presione 1 paraVentas, 2 para Asistencia tcnica, 3 para Recepcin o 4 si desea marcar una extensin. De lo contrario, aguarde pararecibir asistencia. Gracias".

Para grabar el mensaje:

Haga clic en la flecha Qu dispositivo multimedia desea utilizar? y seleccione Auricular de telefona.

En el campo Extensin, ingrese el nmero de extensin desde el que desea realizar la grabacin.

En el campo Seleccione un archivo o ingrese un nuevo nombre de archivo, ingrese attendant.wav.

Seleccione Grabar. El telfono correspondiente al nmero de extensin ingresado sonar, y se le solicitarque grabe el aviso.

Al finalizar la grabacin, seleccione Detener.

Para reproducir el mensaje, haga clic en Reprod.. Si desea volver a grabar el mensaje, seleccione Grabar.

Cuando est satisfecho con la grabacin, cuelgue.

5. Seleccione Cerrar y, a continuacin, Aceptar.


7. Pruebe el nuevo aviso.

Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica marcando *90. Se reproducir el archivo attendant.wav.

Nota

Si existe una opcin Tiempo de espera en el men, el tiempo de espera comenzar cuando se hayan reproducidotodos los archivos .wav ingresados en la ficha Avisos de entrada.


Ejercicios: Grabacin de avisos de entrada

b. Configuracin del mdulo GrabacionesEn esta parte del ejercicio, aprender a crear un mdulo que contenga los archivos .wav previamente grabados. Estosarchivos pueden modificarse fcilmente mediante un telfono de resultar necesario. Al finalizar el proceso, el flujo dellamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. Es necesario crear un nuevo mdulo.

Haga clic con el botn derecho del mouse sobre Mdulos; a continuacin, haga clic en Agregar. Se abrir laventana Agregando un nuevo punto de inicio.

En el campo Nombre , ingrese Grabaciones.


Abra las Propiedades del Punto de inicio en el panel de detalles.

Al ingresar en el mdulo marcando un acceso directo, deber ingresar un cdigo de acceso. Este cdigo de accesoes el Pin ingresado en la accin Punto de inicio. En la ficha General, ingrese 1234 en el campo Pin.


2. Es necesario agregar una nueva accin Men.



Haga clic con el botn derecho del mouse sobre la accin Men y seleccione Propiedades.

En la ficha Tonos de teclado, marque 1.


3. Es necesario agregar una accin Editar lista de reproducciones.

Haga clic en el icono Acciones de configuracin y seleccione Editar lista de reproducciones.


Haga clic con el botn derecho del mouse sobre la accin Editar lista de reproducciones y seleccionePropiedades.

Haga clic en la ficha General. En el campo Nombre del token, ingrese Editar attendant.wav.

Haga clic en la ficha Especfico.

En el campo Ruta del archivo, haga clic en Examinar. Se abrir la ventana Editor de archivos de sonido.

En el campo Seleccione un archivo o ingrese un nuevo nombre de archivo, haga clic en Examinar.

Seleccione el archivo .wav denominado attendant.wav.

Haga clic en Abrir. Regresar a la ventana Editor de archivos de sonido.

Haga clic en Cerrar. Regresar a las propiedades de la ventana Editar lista de reproducciones.


4. Las acciones deben conectarse. Haga clic en el icono Conexin y realice las siguientes conexiones:

Punto de inicio con la accin Men.

1 con la accin Editar lista de reproducciones.



c. Insercin de un cdigo de acceso al mdulo GrabacionesEn esta parte del ejercicio, agregar un cdigo de acceso que le permitir acceder a este punto de inicio desde cualquierextensin.

1. En IP Office Manager, agregue el siguiente cdigo de acceso al sistema:Campo Introduzca:

Cdigo *80

Funcin Recoleccin de correo devoz

Nmero de telfono "Grabaciones"


2. Guarde y combine la configuracin en IP Office.

d. Prueba del mdulo GrabacionesEs necesario comprobar que el cdigo de acceso *80 efectivamente lo conecte al mdulo Grabaciones.

1. Marque *80 desde cualquier extensin.

2. Ingrese el PIN 1234

3. Presione 1.

Escuchar el aviso.


Ejercicios: Grabacin de avisos de entrada

2.6 Uso de una accin genricaLas personas que llaman pueden tener la opcin de escuchar un mensaje especfico, como por ejemplo detalles de laltima oferta de ventas. Esta parte del ejercicio mostrar cmo agregar un tono de teclado al mdulo Operadoraautomtica. Se utilizar una conexin en bucle para repetir la grabacin de forma continua.






2. Es necesario agregar una nueva accin Genrica.

Haga clic en el icono Acciones bsicas y seleccione Genrica.


Abra las Propiedades de la nueva accin Genrica.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Reproducir offer.wav.

3. Se grabar el mensaje con la ltima oferta de ventas. El mensaje puede ser similar al siguiente: "ltimas ofertas deAvaya: 50% de descuento en todos los productos hasta fin de mes. Comunquese con su gerente de cuenta para msinformacin". Para grabar el mensaje:

En la ficha Avisos de entrada, seleccione el icono Agregar un aviso. Se abrir la ventana Editor de archivosde sonido.



En el campo Seleccione un archivo o ingrese un nuevo nombre de archivo, ingrese offer.wav.



Para reproducir el mensaje, seleccione Reprod.. Si desea volver a grabar el mensaje, seleccione Grabar.


Haga clic en Cerrar.


Haga clic en el icono Conexin y conecte 5 con Reproducir offer.wav.

La opcin Reproducir offer.wav Siguiente debe conectarse con la opcin Reproducir offer.wav. De este

modo, la accin se repetir hasta que la persona que realiza la llamada cuelgue. Haga clic en el icono

Conexin y conecte Siguiente con el inicio de Reproducir offer.wav.

5. Ser preciso volver a grabar el archivo attendant.wav a fin de que incluya el nuevo tono de marcado en la lista de


opciones. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Bienvenido a Avaya. Presione 1 para Ventas, 2 para Asistenciatcnica, 3 para Recepcin, 4 para marcar una extensin o 5 para escuchar la ltima oferta de ventas. De lo contrario,aguarde para recibir asistencia. Gracias". Para volver a grabar el mensaje:

Seleccione el mdulo Grabaciones.

Consulte las Propiedades de la nueva accin Editar attendant.wav.

Abra la ficha Especfico.


Seleccione Grabar. El sistema le informar: '"Est por grabar sobre el archivo 2addendant.wav. Deseacontinuar?" Haga clic en S. El telfono correspondiente al nmero de extensin ingresado sonar, y se solicitaral usuario que grabe el aviso.







Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica marcando *90. Se reproducir el archivo attendant.wav.

Marque 5 para escuchar el archivo offer.wav. Las grabacin se repetir hasta la finalizacin de la llamada.


Ejercicios: Uso de una accin genrica

2.7 Uso de una accin Inicio para reiniciar el flujo de llamadasEs posible agregar una opcin a fin de que la persona que llama pueda escuchar el aviso nuevamente. Esta parte del

ejercicio le mostrar cmo utilizar una accin Inicio para que la persona que llama pueda regresar al inicio delmdulo.





En la ficha Tonos de teclado, marque 0 y, a continuacin, seleccione Aceptar.

2. Es necesario agregar una nueva accin Inicio.

Haga clic en el icono Acciones bsicas y seleccione Inicio.



Haga clic en el icono Conexin y conecte 0 con Inicio.

4. Ser preciso volver a grabar el archivo attendant.wav a fin de que incluya el nuevo tono de marcado en la lista deopciones. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Bienvenido a Avaya. Presione 1 para Ventas, 2 para Asistenciatcnica, 3 para Recepcin, 4 para marcar una extensin o 5 para escuchar la ltima oferta de ventas. Tambin puedeaguardar para recibir asistencia o presionar 0 para escuchar las opciones nuevamente. Gracias". Para volver a grabarel mensaje:





Seleccione Grabar. El sistema le informar: '"Est por grabar sobre el archivo attendant.wav. Deseacontinuar?" Haga clic en S. El telfono correspondiente al nmero de extensin ingresado sonar, y se lesolicitar que grabe el aviso.








Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica marcando *90. Se reproducirn las opciones delmen de la operadora automtica.

Marque 0 para escuchar las opciones nuevamente.


Ejercicios: Uso de una accin Inicio para reiniciar el flujo de llamadas

2.8 Uso de una accin Pregunta con vozEl sistema permite agregar una opcin para que las personas que llaman puedan dejar un mensaje en respuesta a avisos

pregrabados. La accin Pregunta con voz se utiliza para crear este proceso de "entrevista". En este ejemplo, laaccin solicita a la persona que llama informacin relativa a dnde desea recibir un catlogo. Se realizan distintasgrabaciones, que se reproducirn de forma secuencial a la persona que llama.





En la ficha Tonos de teclado, marque 6 y, a continuacin, seleccione Aceptar.

2. Es necesario agregar una nueva accin Pregunta con voz.

Haga clic en el icono Acciones del buzn y seleccione Pregunta con voz.


Consulte las Propiedades de la nueva accin Pregunta con voz.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a rdenes de catlogos.

3. Se requiere una grabacin, que informar a la persona que llama qu es lo que debe hacer. El mensaje puede ser delsiguiente tipo: "Siga las instrucciones para grabar su nombre y direccin, y le enviaremos nuestro catlogo." Paragrabar el mensaje:

En la ficha Especfico, haga clic en Agregar un aviso. Se abrir la ventana Editor de archivos de sonido.



En el campo Seleccione un archivo o ingrese un nuevo nombre de archivo, ingrese catalogue.wav.






4. Se requerir una grabacin que solicite el nombre de la persona que llama y el de su empresa. El mensaje puede sersimilar al siguiente: "Diga su nombre completo y el nombre de su empresa. Presione # para continuar".


Haga clic en el icono y guarde name.wav.


Haga clic en el icono Grabar respuesta, ingrese 10 y seleccione Aceptar.

5. Se requerir una grabacin que solicite la direccin de entrega. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Indique sudireccin completa. Presione # para continuar".

Haga clic en el icono y grabe address.wav.


Haga clic en el icono Grabar respuesta, ingrese 10 y seleccione Aceptar.

6. Se requiere una grabacin para agradecer a la persona que llama. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Muchasgracias, le enviaremos el catlogo a la direccin indicada".

Haga clic en el icono y guarde thanks.wav.


7. Se abrirn las propiedades de la ventana rdenes de catlogos.

Verifique que la secuencia de archivos a reproducir y las grabaciones a realizar figuren tal como se muestra en laimagen.

En Enviar la grabacin al buzn de correo, ingrese Ventas. Los mensajes se guardarn en el buzn de correode voz del grupo Ventas.


8. Es preciso conectar las nuevas acciones.

Haga clic en el icono Conexin y conecte 6 con rdenes de catlogos.

9. Ser preciso volver a grabar el archivo attendant.wav a fin de que incluya el nuevo tono de marcado en la lista deopciones. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Bienvenido a Avaya. Presione 1 para Ventas, 2 para Asistenciatcnica, 3 para Recepcin, 4 para marcar una extensin o 5 para escuchar la ltima oferta de ventas. Si deseasolicitar un catlogo, presione 6; aguarde para solicitar asistencia adicional o presione 0 para escuchar las opcionesnuevamente. Gracias". Para volver a grabar el mensaje:









Ejercicios: Uso de una accin Pregunta con voz







Marque 6 para acceder a la accin Pregunta con voz. Cuando el sistema lo indique, grabe su nombre ydireccin.


2.9 Uso de la funcin Anuncio privadoEn este ejercicio aprender a registrar el nombre de la persona que llama mediante la funcin Pregunta con voz. Acontinuacin, con la funcin Anuncio privado, podr transferir la grabacin directamente a la persona del grupo debsqueda de asistencia tcnica que atienda la llamada. Luego de escuchar la grabacin, esta persona podr optar porresponder o rechazar la llamada.


1. Es preciso eliminar la accin Transferir a asistencia tcnica.


En el panel Detalles, haga clic en la accin Transferir a asistencia tcnica. Presione Borrar. Se eliminar la accin y su vinculacin con el men.

2. Es necesario agregar una nueva accin de Pregunta con voz.

Haga clic en el icono Acciones del buzn y seleccione Pregunta con voz.


Consulte las Propiedades de la nueva accin Pregunta con voz.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Preguntar nombre.

3. Se requiere una grabacin que solicite el nombre a la persona que llama. En el ejercicio 8 (Uso de una accinPregunta con voz), se grab un mensaje del tipo: "Diga su nombre completo y el nombre de su empresa". Puede usarla misma grabacin para esta accin.

En la ficha Especfico, haga clic en Agregar un aviso. Se abrir la ventana Editor de archivos de sonido.

Haga clic en el icono de la carpeta de exploracin Seleccione un archivo o ingrese un nuevo nombre de

archivo .

Seleccione Name.wav y, a continuacin, haga clic en Abrir.


Agregue la duracin mxima de la grabacin (en segundos). Haga clic en el icono Grabar respuesta, ingrese10 y, a continuacin, haga clic en Aceptar.


4. Es necesario agregar una nueva accin Anuncio privado.

Haga clic en el icono Acciones de telefona y seleccione Anuncio privado.


Ejercicios: Uso de la funcin Anuncio privado


Abra las Propiedades de la nueva accin Anuncio privado.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Transferir a asistencia tcnica.

Haga clic en la ficha Especfico. En el campo Reproducir grabacin para, ingrese Asistencia tcnica.


5. Es preciso conectar las nuevas acciones. Haga clic en el icono Conexin y realice la conexin del siguiente modo:

2 con Preguntar nombre.

Siguiente (debajo de Preguntar nombre) con Transferir a asistencia tcnica.


7. Compruebe el elemento de men modificado. Utilice cualquier extensin con excepcin de la 207. La extensin 207corresponde a un miembro del grupo de asistencia tcnica, y sonar cuando su llamada sea transferida.


Marque 2. Grabe su nombre y el de su empresa cuando se le indique/despus del tono. Se lo transferirautomticamente al grupo Asistencia tcnica.

La extensin 207 sonar. Responda la llamada. Escuchar los detalles de la persona que llama y la empresa.

Presione 1 para aceptar la llamada. Para rechazar la llamada, cuelgue.

Nota

Los resultados de las acciones Anuncio privado pueden usarse para brindar servicios alternativos a la personaque llama en caso de que su llamada sea rechazada, no sea contestada, etc.


2.10 Recoleccin de mensajes de un grupoEn el ejercicio Uso de una accin Pregunta con voz, una persona dej un mensaje para el grupo Ventas. Este ejercicioanaliza la forma en que los usuarios pueden recibir un indicador de mensaje en espera para mensajes de grupo y recogeresos mensajes.

De forma predeterminada, no se enviar ningn indicador de mensaje en espera para los mensajes del grupo debsqueda. El administrador del sistema deber determinar quin debe recibir este indicador de mensaje y luegoconfigurarlo.

Si bien no es necesario que las personas que reciben el indicador de mensaje en espera sean miembros delgrupo, quienes no sean miembros del grupo slo podrn acceder al buzn y recoger los mensajes si el buzncuenta con un cdigo de acceso.

Habilitacin del indicador de mensaje en espera de grupoLos mensajes en espera del grupo de bsqueda para un usuario individual se configuran agregando el nombre del grupo alos Nmeros fuente del usuario.

Para configurar un indicador de mensaje en espera de grupo para un usuario:

1. En IP Office Manager, reciba la configuracin del sistema IP Office.

2. Busque al usuario y haga doble clic sobre la entrada para ver sus valores de configuracin.

3. Haga clic en la ficha Nmeros fuente.

4. Con el botn derecho del mouse, haga clic en el panel y seleccione Agregar.

5. En el campo Nmero de telfono, ingrese la letra H seguida del nombre del grupo. En el ejercicio, ingrese HVentas.



8. Enve la configuracin al sistema IP Office.

Definicin de un cdigo de acceso remoto de grupoLos miembros del grupo pueden acceder al buzn del grupo sin necesidad de definir o ingresar un cdigo de acceso.

Si un usuario que no es miembro del grupo intenta ingresar al buzn, se le solicitar el cdigo de acceso remoto al buzno se reproducir el siguiente mensaje: "No se ha configurado el acceso remoto para este buzn".

Para definir un cdigo de acceso a un buzn de grupo (cdigo de correo de voz):

1. En IP Office Manager, reciba la configuracin del sistema IP Office.

2. Busque al usuario y haga doble clic sobre la entrada para ver sus valores de configuracin.

3. Haga clic en la ficha Correo de voz.

4. En Cdigo de correo de voz, ingrese un cdigo de acceso que pueda marcarse para el buzn.

5. Ingrese el mismo cdigo en Confirmar contrasea.


7. Enve la configuracin al sistema IP Office.


Ejercicios: Recoleccin de mensajes de un grupo

Recoleccin de mensajes de un grupoSi un usuario tiene habilitada la funcin de indicador de mensaje en espera para el buzn de un grupo, contarautomticamente con distintos mtodos de acceso.

Utilizando cualquiera de los mtodos que se indican a continuacin, se solicitar los usuarios que no sean miembrosdel grupo y que hayan recibido un indicador de mensaje en espera que ingresen el nmero de buzn y, acontinuacin, el cdigo de acceso. Para dejar sin efecto esta opcin, es posible configurar al usuario como miembrodel grupo y dejar deshabilitado su estado de membresa.

Telfonos serie 4400 de AvayaEstos telfonos cuentan con una tecla Menu , que permite a los usuarios acceder a los buzones de grupo mediante elprocedimiento que se indica a continuacin:

1. Presione Menu | Men .

2. En la pantalla, seleccione Msjs y, a continuacin, Voz. La imagen sobre cualquiera de los grupos indica que haymensajes nuevos.

3. El nombre del grupo se muestra junto con la cantidad de nuevos mensajes. Presione la tecla de pantalla contigua paraacceder al buzn del grupo.

Avaya Phone ManagerLos usuarios que cuentan con Phone Manager Lite o Pro pueden acceder al buzn del grupo mediante la ficha Mensaje.Esta ficha mostrar el nombre del grupo y la cantidad de nuevos mensajes. Haga clic en el nombre del grupo para accederal buzn correspondiente.

Uso de cdigos de acceso y teclas DSSEl sistema permite programar el acceso al buzn de un grupo mediante un cdigo de acceso o una tecla DSS, que utilizanla funcin de recoleccin de correo de voz y el nmero de telfono "?NombreDelGrupo". Por ejemplo, "?Ventas".


2.11 Uso de la accin Lista de llamadasEn este ejercicio, aprender a agregar un nuevo tono de marcado al mdulo Operadora automtica a fin de permitir a laspersonas que llaman seleccionar el grupo Cuentas. No obstante, en lugar de ser transferida a cualquier miembro del grupoque conteste la llamada, la persona que llama podr elegir entre una lista de extensiones disponibles.



Abra las propiedades de la accin Men.


2. Es necesario agregar una nueva accin Lista de llamadas.

Haga clic en el icono Acciones de telefona y seleccione Lista de llamadas.


Consulte las Propiedades de la nueva accin Lista de llamadas.


En el campo Transferir a grupo, ingrese Cuentas.

Marque la opcin Avisar al usuario con una lista de miembros del grupo.


3. Es preciso conectar las nuevas acciones.

Haga clic en el icono Conexin y conecte 7 con la accin Lista de llamadas.

4. Ser preciso volver a grabar el archivo attendant.wav a fin de que incluya el nuevo tono de marcado en la lista deopciones. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Bienvenido a Avaya. Presione 1 para Ventas, 2 para Asistenciatcnica, 3 para Recepcin, 4 para marcar una extensin, 5 para escuchar la ltima oferta de ventas, 6 si deseasolicitar un catlogo o 7 para Cuentas. Si desea escuchar las opciones nuevamente, presione 0, o aguarde y seratendido. Gracias". Para volver a grabar el mensaje:






Ejercicios: Uso de la accin Lista de llamadas








6. Pruebe el nuevo elemento del men con cualquier extensin menos 207.


Marque 7 para acceder a la accin Lista de llamadas. Se reproducir la lista de extensiones del grupo Cuentas.El grupo Cuentas contiene las extensiones 207 y 208.

Marque la extensin 207.


2.12 Uso del Editor de condicionesEn este ejercicio aprender a configurar condiciones a fin de que la operadora automtica se utilice nicamente de lunes aviernes de 9 a 18. Fuera de ese horario, se reproducir un mensaje diferente y se solicitar a las personas que llamen quedejen un mensaje.

a. Creacin de condicin de horario de operadora

1. Haga clic en el icono Editor de condiciones. Se abrir la ventana del Editor de condiciones.

2. Es necesario crear una condicin nueva.

Haga clic en el icono Condicin nueva que se encuentra en la barra de herramientas. Se abrir la ventanaCondicin nueva.

Ingrese el nombre de la nueva condicin Operadora.

Haga clic en Aceptar. Se mostrar el icono Operadora en la ventana Editor de condiciones.

3. Ahora es preciso definir las condiciones segn las cuales el mdulo Operadora automtica se utilizar de lunes aviernes de 9 a 18.

Haga clic en el icono Elementos. A continuacin, seleccione Planificador semanal.

Haga clic en Operadora en la ventana Editor de condiciones. Se agregar el icono Planificador semanal.

Haga doble clic sobre el Planificador semanal para abrir los perodos disponibles dentro de una semana.

Marque los das lunes a viernes. No es necesario modificar el horario de inicio y finalizacin para los das.


4. El smbolo antes de la condicin Planificador semanal indica que se utiliza la lgica "AND". Dado que queremosque el horario de trabajo sea verdadero el lunes, o el martes, o el mircoles, etc., la lgica debe cambiarse a "OR".

Haga clic en el icono Lgica de la barra de herramientas y seleccione OR.

Haga clic en la condicin Planificador semanal de la ventana Editor de condiciones. La configuracin de la lgicacambiar a , que representa la lgica "OR".



Ejercicios: Uso del Editor de condiciones

b. Uso de la condicinEn esta parte del ejercicio, la condicin Operadora se incluir en el mdulo Operadora automtica. Al finalizar elproceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin. Los elementos indicados en color rojo son lasacciones que se agregarn durante el ejercicio.

1. En el mdulo Operadora automtica, elimine la conexin entre el Punto de inicio y la accin Men.

Seleccione la conexin entre el Punto de inicio y el Men.

Presione Borrar.

2. Es preciso agregar una nueva accin Condicin de prueba.

Haga clic en el icono Acciones Condiciones y seleccione Condicin de prueba.


Abra las propiedades para la nueva Condicin de prueba.


Haga clic en la flecha Devolver el resultado de la siguiente condicin y seleccione la condicin Operadora.


3. Es preciso conectar la nueva accin. Haga clic en el icono Conexin y realice la conexin del siguiente modo:

Punto de inicio con la accin Condicin de prueba.

Verdadero con la accin Men.


5. Pruebe la nueva condicin.

Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica marcando *90. Si la llamada se realiza un da desemana (de lunes a viernes) de 9 a 18, recibir el servicio de operadora normal.


c. Insercin de Servicio fuera de horarioEn esta parte del ejercicio, agregar acciones que se utilizarn cuando se reciba una llamada fuera del horario definido porla condicin recientemente agregada. Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra acontinuacin. Los elementos indicados en color rojo son las acciones que se agregarn durante el ejercicio.

1. Si una persona realiza una llamada fuera del horario de atencin, se la transferir al correo de voz de recepcin.

Haga clic en el icono Conexin y conecte Falso debajo de la accin Condicin de prueba con la accin

Dejar correo a recepcin.

2. Para probar una llamada fuera de horario, es necesario cambiar la condicin Operadora a fin de que ya se hayaproducido la hora de finalizacin.

Haga clic en el icono Editor de condiciones. Se abrir el Editor de condiciones, que contiene la condicinOperadora.

En la condicin Operadora, haga doble clic sobre Planificador semanal.

Para el da de la fecha, cambie la Hora final a una hora pasada.

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Planificador semanal.

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Editor de condiciones.


4. Pruebe la nueva condicin.

Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica marcando *90. Al acceder al mdulo Fuera dehorario, se le solicitar que deje un mensaje en el buzn del grupo Recepcin.

Cuelgue el auricular.

5. La condicin Operadora debe restablecerse al horario de 9 a 18, de lunes a viernes.

Haga clic en el icono Editor de condiciones. Se abrir el Editor de condiciones, que contiene la condicinOperadora.

En la condicin Operadora, haga doble clic sobre Planificador semanal.

Para el da de la fecha, cambie la Hora final a 18:00.

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Planificador semanal.

Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Editor de condiciones.



Ejercicios: Uso del Editor de condiciones


2.13 Uso de variables definidas por el usuarioEn este ejercicio,aprender a agregar una variable que se utilizar para determinar el flujo de llamadas que se presentara la persona que llama. Este proceso puede utilizarse, por ejemplo, si todo el personal va a asistir a una reunin.

a. Creacin de una nueva variable

1. Haga clic en el icono Variable definida por el usuario. Sea abrir la ventana Variables definidas por el usuario.

2. Haga clic en el icono Agregar . Sea abrir la ventana Agregar una variable definida por el usuario.

3. Ingrese Recepcin y haga clic en Aceptar. La variable "Recepcin" se agregar a la ventana Variables definidas porel usuario.

4. Seleccione Actualizar. Sea cerrar la ventana Variables definidas por el usuario.

b. Creacin de mdulos de modificacin de valor de variablesEn esta parte del ejercicio, crear dos mdulos: uno para indicar el horario de atencin de recepcin, y otro para indicar elhorario durante el que la recepcin no est disponible. Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que semuestra a continuacin. Los elementos indicados en color rojo son las acciones que se agregarn durante el ejercicio.

1. Agregue un nuevo Mdulo llamado RecepcinAbierta.

2. Es necesario agregar una nueva accin Establecer variable de usuario.

Haga clic en Acciones Condiciones; a continuacin, haga clic en la accin Establecer variable de usuario.


Abra las Propiedades de la nueva accin Establecer variable de usuario.

En la ficha Avisos de entrada, haga clic en el icono Agregar un aviso. Se abrir la ventana Editor de archivos desonido.

Es necesario grabar el mensaje de aviso. El mensaje puede ser similar al siguiente: "Se encuentra dentro del horariode atencin de Recepcin".


Haga clic en Asignar la siguiente variable de usuario para seleccionar Recepcin.

En el campo con el valor siguiente:, ingrese abierto.


3. Conecte el Punto de inicio con la accin Establecer variable de usuario.

4. Repita los pasos anteriores para crear un mdulo llamado RecepcinCerrada, en el que el valor de Recepcin sedefina como cerrado y el aviso sea "la Recepcin est cerrada".



Ejercicios: Uso de variables definidas por el usuario

c. Insercin de cdigos de acceso para modificar el valor de una variable

1. En IP Office Manager, agregue los siguientes cdigos de acceso:

Campo Introduzca: Introduzca:

Cdigo *91 *92

Funcin Recoleccin de correode voz

Recoleccin de correode voz

Nmero de telfono "RecepcinAbierta" "RecepcinCerrada"

ID de grupo de lnea 0 0

2. Vincule los nuevos cdigos de acceso a IP Office.


d. Uso de la variable en el flujo de llamadasEn esta parte del ejercicio, cambiaremos el flujo de llamadas de la operadora automtica de acuerdo con los valores deconfiguracin actuales de la variable definida por el usuario. Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al quese muestra a continuacin. Los elementos indicados en color rojo son las acciones que se agregarn durante el ejercicio.

1. En el mdulo Operadora automtica, elimine la conexin entre el resultado Verdadero de la Condicin de

prueba y la accin Men.

2. Es preciso agregar una nueva accin Variable de prueba del usuario.

Haga clic en Acciones Condiciones, y seleccione Variable de prueba del usuario.


Abra las Propiedades para la nueva Variable de prueba del usuario.

En la ficha Especfico, en el cuadro de lista Esta accin devolver 'VERDADERO' si la siguiente variable,seleccione Recepcin.

En coincide con el valor de abajo, ingrese abierto.


3. Las acciones deben conectarse. Haga clic en el icono Conexin y realice la conexin del siguiente modo:

El resultado Verdadero de la Condicin de prueba con la accin Variable de prueba del usuario.

El resultado Verdadero con la accin Men.

El resultado Falso con la accin Dejar correo a recepcin.


Desde cualquier extensin, marque *91 para definir la variable de recepcin en abierto.

5. Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica. Se reproducir el archivo attendant.wav de laforma habitual.

6. Desde cualquier extensin, marque *92 para definir la variable de recepcin como cerrado.

7. Realice una llamada de prueba al mdulo Operadora automtica. El sistema le solicitar que deje un mensaje para larecepcin.

8. Desde cualquier extensin, marque *91 para volver a definir la variable de recepcin en abierto.


Ejercicios: Uso de variables definidas por el usuario

e. Combinacin de controlesSe han creado dos mdulos, uno para definir la recepcin como abierta, y otro para definirla como cerrada. Tambin esnecesario crear dos cdigos de acceso que coincidan con los creados; en consecuencia, la lista de mdulos y cdigos deacceso continuar expandindose. Con planificacin previa, habra sido posible combinar los dos mdulos en uno nico. Acontinuacin se muestra un ejemplo.

Se comprueba la configuracin actual de recepcin, y las acciones genricas se utilizan para reproducir "la recepcin estabierta" o "la recepcin est cerrada". A continuacin, la accin Men indicar "Presione 1 para cambiar o # para salir".

Si el usuario decide realizar un cambio, el valor de recepcin se verificar nuevamente y se utilizarn dos acciones Definirvariable para cambiar su valor. A continuacin, la accin Inicio permite al usuario regresar al inicio, donde se compruebael nuevo valor y se reproduce el aviso "la recepcin est abierta" o "la recepcin est cerrada".

Es posible que la recepcin utilice la aplicacin SoftConsole. En ese caso, el lugar de configurar un cdigo de acceso parael nuevo mdulo, uno de los botones de marcado rpido de SoftConsole puede configurarse con el nmero VM:RecepcinAbierta.

En consecuencia, mediante la planificacin, hemos reducido dos mdulos y dos cdigos de acceso a un mdulo nico yningn cdigo de acceso.


2.14 Mdulos de reutilizacin y regreso al mduloHasta el momento, ha utilizado los mdulos como una forma sencilla de programar la aplicacin Voicemail Pro. Asimismo,dado que estos mdulos pueden exportarse e importarse, pueden ser probados y compartidos (lo que resulta ideal paraestos ejercicios de capacitacin).

En este ejercicio, conocer otra ventaja importante de los mdulos: que pueden utilizarse como componentes de flujos dellamadas de otros puntos de inicio.

a. Creacin de un mdulo para su reutilizacinEn esta parte del ejercicio, crear un mdulo que combina las acciones Condicin de prueba y Variable de prueba delusuario anteriormente agregadas a la Operadora automtica. Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al quese muestra a continuacin.

1. Agregue un nuevo mdulo llamado HorarioDeAtencin.

2. Es preciso agregar una nueva accin Condicin de prueba.

Haga clic en las acciones Condiciones; a continuacin, haga clic en Condicin de prueba.


Abra las Propiedades de la nueva Condicin de prueba.

En la ficha Especfico, haga clic en el cuadro de lista y seleccione la condicin Operadora. De este modo,seleccionar la condicin Operadora para su evaluacin.


3. Es preciso agregar una nueva accin Variable de prueba del usuario.

Haga clic en las acciones Condiciones; a continuacin, haga clic en Variable de prueba del usuario.


Abra las propiedades para la nueva Variable de prueba del usuario.

En la ficha Especfico, en el cuadro de lista Esta accin devolver 'VERDADERO' si la siguiente variable,seleccione Recepcin.

En coincide con el valor de abajo, ingrese abierto.


4. Es necesario agregar tres acciones Volver al mdulo.

Haga clic en acciones Bsicas; a continuacin, haga clic en Volver al mdulo.


Haga clic con el botn derecho del mouse sobre la nueva accin Volver al mdulo; a continuacin,seleccione Cambiar nombre. Se abrir la ventana Nuevo nombre de accin.

Ingrese Recepcin abierta.


Agregue una accin Volver a mdulo y cambie su nombre a Recepcin cerrada.

Agregue una accin Volver a mdulo y cambie su nombre a Fuera de horario.


Punto de inicio con Condicin de prueba.

Resultado verdadero de la condicin de prueba con Variable de prueba del usuario.


Ejercicios: Mdulos de reutilizacin y regreso al mdulo

Resultado falso de la condicin de prueba con Fuera de horario.

Resultado verdadero de la condicin de prueba con Recepcin abierta.

Resultado falso de la condicin de prueba con Recepcin cerrada.



b. Modificacin de enrutamiento de llamadasEn esta parte del ejercicio, podr cambiar el enrutamiento de llamadas de IP Office Manager para utilizar la nuevaoperadora automtica.

1. En IP Office Manager, reciba la configuracin de IP Office.

2. Edite el cdigo de acceso *90 existente que hemos utilizado en estos ejercicios para enrutarlo hacia el punto de iniciode cdigo de acceso Operadora.

Campo Introduzca:

Cdigo *90

Funcin Nodo de correo de voz

Nmero de telfono "Cdigos de acceso:Operadora"


3. Agregue un nuevo cdigo de acceso llamado Operadora. Lo utilizaremos junto con la ruta de llamadas entrantes parallamadas de voz externas.

Campo Introduzca:

Cdigo Operadora

Funcin Recoleccin de correo de voz

Nmero de telfono "Operadora"


4. Cambie la ruta de llamadas entrantes, actualmente definida en VM:Operadora automtica, a Operadora. No esposible utilizar VM:Cdigos de acceso.Operadora en una ruta de llamadas entrantes por superar el mximopermitido de 15 caracteres. [Podramos insertar *90 como destino, pero este mtodo da una indicacin de la funcinsin tener que consultar qu es lo que hace el cdigo *90.]

Campo Introduzca:

Capacidad del portador Cualquier voz


Nmero entrante [dejar en blanco]

Subdireccin entrante [dejar en blanco]

CLI entrante [dejar en blanco]

Destino Operadora

Regin [dejar en blanco]

Prioridad 1

Extensin alternativa [dejar en blanco]

Perfil de servicio nocturno

Destino de servicio nocturno [dejar en blanco]

5. Realice una llamada de prueba a la operadora automtica. Escuchar el saludo de men de la operadora.


Ejercicios: Mdulos de reutilizacin y regreso al mdulo

c. Insercin de un mdulo

En esta parte del ejercicio, agregar el mdulo HorarioDeAtencin al mdulo Operadora automtica. Alfinalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin. Los elementos indicados en colorrojo son las acciones que se agregarn durante el ejercicio.

1. En Voicemail Pro, abra el mdulo Operadora automtica.

2. Haga clic y arrastre el mdulo HorarioDeAtencin de la lista de mdulos al mdulo Operadora automtica.

Las acciones Volver a mdulo agregadas a HorarioDeAtencin se muestran como resultados.


Punto de inicio con HorarioDeAtencin.

El resultado Recepcin abierta con la accin Men.

El resultado recepcin cerrada con Dejar correo a recepcin.

El resultado Fuera de horario con Dejar correo a recepcin.


5. Realice una llamada de prueba a la operadora automtica. Escuchar el saludo de la operadora automtica.


2.15 Creacin de una operadora para un grupo de bsquedaEn la actualidad, las personas que llaman y dejan un mensaje para el grupo de bsqueda Ventas escuchan el mensajenormal mediante el que se les solicita que dejen un mensaje. En este ejercicio, aprender a personalizar el flujo dellamadas que se presenta a las personas que realizan llamadas a este grupo.

Puede volver a utilizar el mdulo HorarioDeAtencin recientemente creado para determinar si el sistema debe intentarque Recepcin atienda la llamada o solicitar a la persona que llama que deje un mensaje.

a. Creacin de la Operadora del grupo VentasEn esta parte del ejercicio, crear el flujo de llamadas para las personas que llaman y dejan un mensaje para el grupoVentas. Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. En Puntos de inicio especficos, haga clic con el botn derecho del mouse sobre Grupos y, a continuacin,seleccione Agregar.

2. Utilice la lista desplegable para seleccionar Ventas.

3. Marque Dejar y, a continuacin, seleccione Aceptar.

4. Haga clic en Dejar el punto de partida, que ahora se encuentra debajo de Ventas.

5. En la lista de Mdulos, haga clic y arrastre HorarioDeAtencin al flujo de llamadas.

6. En Acciones de telefona, agregue una Transferencia asistida y abra sus propiedades.

En la ficha General, cambie el Nombre del token a Recepcin.

En la ficha Aviso de entrada , agregue un aviso del tipo "Transfiriendo a recepcin".

En la ficha Especfico, defina Buzn como Recepcin.

Defina el Origen de la transferencia como Ventas ocupado y haga clic en Aceptar.

7. En Acciones del buzn, agregue una accin Dejar correo y abra sus propiedades.

En la ficha Especfico, defina el Buzn como Ventas.



Ejercicios: Creacin de una operadora para un grupo de bsqueda

b. Comprobacin del flujo de llamadasEn esta parte del ejercicio, deber desactivar la funcin de cola de espera de grupo para comprobar el flujo de llamadasdel buzn del grupo Ventas.

1. La cola de espera de grupo se desactiva mediante la aplicacin Phone Manager de IP Office.

En IP Office Manager, reciba la configuracin de IP Office.

Haga clic en GrupoDeBsqueda para mostrar la lista de grupos disponibles.

Haga clic en Grupo de ventas para mostrar sus Detalles.

Haga clic en la ficha Colas.

Desmarque la opcin Cola de espera activa.


Enve la nueva configuracin a IP Office y reinicie el sistema.

2. Aguarde mientras el sistema y el buzn de voz se reinician (utilice *17 desde cualquier extensin para probarlo).

3. Compruebe el flujo de llamadas.

Desde cualquier extensin con excepcin de la 207 (miembro del grupo Recepcin) o la 208 (miembro del grupoVentas), realice una llamada a la extensin 301, el grupo Ventas.

La extensin 208 sonar durante 15 segundos antes de que la llamada sea transferida hacia el buzn de voz.

A continuacin escuchar "Transfiriendo a recepcin" y la extensin 207 comenzar a sonar.

Luego de 10 segundos, como Recepcin no ha respondido, la llamada se transferir al buzn de voz de Ventas.

Cuelgue.

4. Utilice IP Office Manager nuevamente para volver a activar Colas para el grupo Ventas.


2.16 Uso de una accin Posicin de la colaEn la actualidad, las personas que estn en la cola de espera para el grupo Ventas escuchan el mensaje de cola de esperapredeterminado. En este ejercicio, reemplazar ese mensaje por la posicin de la persona que llama en la cola de esperadel grupo Ventas. Crear un mtodo de grabacin que permite a una persona sin funciones de administracin del sistema(como, por ejemplo, una recepcionista) grabar y regrabar mensajes mediante un cdigo de acceso. Una vez que ha sidoconfigurada por el administrador del sistema, una persona puede grabar y regrabar mensajes sin necesidad de acceder aGUI. Este procedimiento puede utilizarse, por ejemplo, si todo el equipo va a asistir a una reunin fuera de la oficina.

a. Insercin de un mensaje en cola de esperaEn esta parte del ejercicio, agregar el archivo .wav que se utilizar para reemplazar el saludo predeterminado "Hay colade espera".

1. Agregue la accin Editar lista de reproducciones y abra sus Propiedades.

Cambie el Nombre del token a Editar SalesQueue.wav.

En la ficha Especfico, ingrese sales queue.wav en la Ruta del archivo; a continuacin, seleccione Aceptar.

2. Conecte 2 con Editar SalesQueue.wav.

3. Haga clic en Guardar y Hacer en vivo.

4. Desde cualquier extensin, marque *80.

Cuando el sistema le solicite que ingrese el cdigo de acceso, ingrese 1234.

Registre un mensaje del tipo: "Todos los miembros del equipo de ventas estn ocupados. Por favor aguarde,actualmente se encuentra en la posicin"

b. Creacin del flujo de llamadas de cola de esperaEn esta parte del ejercicio, agregar un nuevo punto de inicio de cola de espera para el grupo Ventas. Al finalizar elproceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. En Puntos de inicio especficos para Grupos, haga clic con el botn derecho del mouse sobre Ventas yseleccione Editar.

2. Marque En cola y, a continuacin, seleccione Aceptar.

3. Seleccione el punto de inicio En cola.

4. Desde Acciones de las colas, agregue una accin Posicin de la cola y abra sus propiedades.

En la ficha Avisos de entrada, agregue sales queue.wav y seleccione Aceptar. Nota: Tambin es posibleutilizar la ficha Especfico para agregar un aviso, que se reproducir luego de informar a la persona que llama dela posicin que ocupa en la cola.

5. Conecte el Punto de inicio con la accin Posicin de la cola.


7. Haga que la extensin 208 est ocupada y marque 301 desde la extensin 207.

8. Luego de 10 segundos, ingresar en la cola, y se reproducir el archivo sales queued.wav y se le informar de suposicin en la cola. A continuacin, regresar a la cola. Si contina aguardando, finalmente escuchar el mensajehabitual de que todava se encuentra en la cola, que se repetir cada 30 segundos.


Ejercicios: Uso de una accin Posicin de la cola

2.17 Insercin de una accin ETA de la colaEn esta parte del ejercicio, utilizar una accin ETA de la cola en el mensaje de cola de espera para informar a laspersonas que llaman qu demora tendrn hasta que se conteste su llamada.

Clculo de ETAPara poder calcular ETA, es necesario que se hayan contestado al menos 5 llamadas durante la ltima hora. Siexisten ms llamadas disponibles, ETA se calcular sobre la base del promedio de las ltimas 20 llamadascontestadas en los ltimos 60 minutos.

a. Insercin de un mensaje ETAEn esta parte del ejercicio, agregar el archivo .wav que se utilizar para informar a las personas el tiempo estimado dedemora hasta que se responda su llamada.

1. En el mdulo Grabaciones, agregue el tono de teclado 3 a la accin Men.


Cambie el Nombre del token a Editar AnsweredIn.wav.

En la ficha Especfico, ingrese answered in.wav en la Ruta del archivo; a continuacin, seleccione Aceptar.

3. Conecte 3 con Editar AnsweredIn.wav.


5. Con el cdigo de acceso *80, registre un mensaje del tipo: "su llamada ser atendida en la cantidad de minutos quese indica a continuacin".

b. Insercin de una accin ETA de la colaAl finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. Seleccione el punto de inicio En cola en el grupo Ventas.

2. Desde Acciones de las colas, agregue una accin ETA de la cola y abra sus propiedades.

En la ficha Avisos de entrada, agregue answered in.wav y seleccione Aceptar. Nota: Nuevamente, habrasido posible utilizar la ficha Especfico para registrar los avisos que se reproduciran despus de ETA.

3. Conecte la accin Posicin de la cola con la accin ETA de la cola.


5. Haga que la extensin 208 est ocupada y marque 301 desde la extensin 207.

6. Se lo colocar en la cola de espera, se reproducir el archivo sales queue.wav y se le informar de su posicin en lacola. A continuacin, se reproducir el archivo time.wav y se le informar el tiempo de espera estimado.


2.18 Mensaje Todava en colaLuego de escuchar el flujo de llamadas de la cola de espera, las personas que aguarden en lnea escucharn el mensajeTodava en cola. En este ejercicio, aprender a personalizar las acciones Todava en espera a fin de permitir que laspersonas que estn en una cola de espera puedan salir de la cola y dejar un mensaje o ser transferidos al grupoRecepcin.

a. Grabacin de un mensaje de permanencia en cola para el grupo VentasEn esta parte del ejercicio, agregar el archivo .wav que se utilizar para reemplazar el saludo predeterminado "An seencuentra en cola de espera".

1. En el punto de inicio Grabaciones, agregue un nuevo tono de teclado; en la accin Editar lista de reproducciones,podr grabar un archivo sales still queued.wav.

2. Con el cdigo de acceso *80, registre un mensaje del tipo: "Nuestro equipo de ventas se encuentra ocupado.Presione 1 para esperar en la cola; en caso contrario, aguarde".

b. Insercin de acciones Todava en colaEn esta parte del ejercicio, agregar un nuevo punto de inicio Todava en cola para el grupo de bsqueda Ventas. Alfinalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. En Grupos, haga clic con el botn derecho del mouse sobre Ventas y, a continuacin, seleccione Editar.

2. Agregue Todava en cola a las opciones marcadas y presione Aceptar.

3. Seleccione el punto de inicio Todava en cola que se encuentra en Ventas.

4. Agregue una nueva opcin Men y abra sus Propiedades.

En la ficha Avisos de entrada, agregue sales still queued.wav.

En la ficha Tonos de teclado, marque 1.

Defina Esperar por una pulsacin de tecla hasta 3 y seleccione Aceptar.

5. En Acciones bsicas, agregue una accin Ir a y abra sus propiedades.

En la ficha Especfico, abra .

Seleccione Punto de inicio o mdulo y, desde la lista desplegable, seleccione Ventas.Dejar. De este modo, laspersonas que llaman podrn acceder al flujo de llamadas Dejar del grupo Ventas.

6. Es preciso conectar las nuevas acciones. Haga clic en el icono Conexin y realice la conexin del siguiente modo:

Punto de inicio con Men.

Conecte el resultado Tiempo de espera con la accin Ir a.


8. Es necesario probar la accin Todava en cola.

Haga que la extensin 208 est ocupada y marque 301 desde la extensin 207.

Se lo colocar en la cola y se reproducir el aviso de cola de espera predeterminado con su posicin en la cola yel tiempo estimado de espera (ETA). Luego de otros 20 segundos, se reproducir el punto de inicio Todava encola.

Presione 1 para permanecer en la cola. Aguarde y, en el segundo turno, no presione 1. Se lo transferir a lasacciones del flujo de llamadas Dejar de Ventas.


Ejercicios: Mensaje Todava en cola

2.19 Remisin de mensajes a usuarios mltiplesEn este ejercicio, aprender a crear un mdulo que permitir a los usuarios registrar un aviso que se remitir de formaautomtica a varios buzones de correo.

a. Creacin de un mdulo de grabacin y remisin del mensajeEn esta parte del ejercicio, agregar un punto de inicio que permitir grabar y remitir el mensaje. Al finalizar el proceso, elflujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. Agregue un nuevo Mdulo llamado Equipo de ventas.


Cambie el Nombre del token a Grabar mensaje de ventas.

En la ficha Especfico, ingrese sales msg.wav y seleccione Aceptar.

3. Agregue una nueva Accin genrica y abra sus propiedades.

En la ficha Especfico, ingrese FWD:207#208## y seleccione Aceptar.

4. Conecte el Punto de inicio con Grabar mensaje de ventas.

5. Conecte Grabar mensaje de ventas con las acciones Genrica.


b. Insercin de un cdigo de accesoEn esta parte del ejercicio, crear un cdigo de acceso que le permitir acceder al mdulo Equipo de ventas.

1. En IP Office Manager, agregue el siguiente cdigo de acceso:

Campo Introduzca:

Cdigo *95

Funcin Recoleccin de correo devoz

Nmero de telfono "Equipo de ventas"


Regin [dejar en blanco]

Forzar cdigo de cuenta [dejar en blanco]

2. Guarde y combine la configuracin en IP Office.

3. En la extensin 205, marque *95 y registre un mensaje del tipo: "Reunin de ventas el da lunes a las 9.30 a.m. enla sala de directorio".

4. En las extensiones 207 y 208, compruebe que el mensaje se haya recibido.


2.20 Creacin de una operadora personal para un usuarioEn este ejercicio, aprender a agregar un punto de inicio de usuario para las personas que dejen un mensaje de voz paraMarcela Ruiz (extensin 208). Para este flujo de llamadas, deber agregar un men de opciones para las personas quellaman.

El punto de inicio especfico de este usuario tendr prioridad sobre cualquier flujo de llamadas en el punto deinicio Dejar predeterminado y correo de voz estndar.

Al finalizar el proceso, el flujo de llamadas ser similar al que se muestra a continuacin.

1. En Puntos de inicio especficos, haga clic con el botn derecho del mouse sobre Usuarios y, acontinuacin, seleccione Agregar.

2. Ingrese Marcela Ruiz en el campo Nombre.

3. Seleccione el punto de entrada Dejar y haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Dejar, que ahora se muestra debajo de Marcela Ruiz.

5. Cree un flujo de llamadas que permita a la persona que llama elegir entre dejar un mensaje, transferir la llamada aPedro Reyes (207), transferirla al grupo Ventas (301) o aguardar y ser transferido a Recepcin (300).

6. Cree una grabacin para la accin Men que anunciar estas opciones. No es posible utilizar el saludo de correode voz normal,

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