Vocabulario administracion documental

5/9/2018 Vocabulario administracion documental - slidepdf.com

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Vocabulario:

Administración documental: conjunto de normas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.

Casilleros: mueble dividido en huecos o partes para tener clasificadosdocumentos u objetos.

Clasificación: Lista de elementos ordenados según algún criterio

Conservación: Almacenamiento de documentos de archivo.

Cronológico: Relativo a la fecha o al momento en que sucede un hecho .

Documentación: Información o conocimiento que se consigue o

proporciona sobre algo con un fin determinado .

Documento: Escrito con que se prueba o demuestra algo.

Epistolar: Carta o misiva que se escribe a una persona.

Estructura funcional: disposición y orden de las partes dentro de un todo.

También puede entenderse como un sistema de conceptos coherentes

enlazados, pensada y creada para tener una utilidad práctica, y n o

estética.

Expediente: Documentación correspondiente a un asunto o negocio ,

Procedimiento administrativo por el que se juzga la actuación o

comportamiento de un funcionario, una empresa, un empleado o un

estudiante.

Facsímil: Procedimiento de transmisión de información a distancia, de

imágenes fijas por medio de ondas hercianas o líneas telefónicas o

telegráficas.

Documento gráfico obtenido de esta manera reproducción exacta de unEscrito, dibujo, libro.

Filatelia: Conjunto de conocimientos sobre los sellos de correos como

objeto de colección .



Flujo: Movimiento de un fluido por un lugar. Movimiento de personas o de

cosas de un lugar a otro.

Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades

de un proceso

Foliación: Numeración ordenada de las páginas de un escrito o impreso.

Folio: Hoja numerada de un escrito o un libro.

Franqueador:máquina de franquear, máquina de timbrar. Aparato para

sellar.

Franquicia: concesión de derechos de explotación de un producto,actividad o nombre comercial, otorgada por una empresa a una o varias

personas en una zona determinada .

Gestión de documentos: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas

para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,

permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo

que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y

asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,

aplicando principios de racionalización y economía.

Minuta: Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa,

anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y

extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección .

Original: Q ue no ha sido copiado ni imitado de otro documento que ha

sido producido directamente por su autor

Radicación: Consiste en capturar la información básica de todos los

documentos que son recibidos en la entidad a los cuales

se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo

identifique dentro de los diferentes trámites de la entidad.

Registrar: Apuntar o anotar una cosa o un nombre en un registro o en un

libro o documento oficial.

Prescripción: tiempo de caducidad de un documento.



Preclusión: pérdida o extinción de una facultad o potestad procesal . El

fundamento de la preclusión se encuentra en el orden consecutivo del

proceso, es decir, en la especial disposición en que se han de desarrollar

los actos procesales.

Plazo precaucional: el tiempo en que los documentos se conservan con elobjeto de responder a reclamaciones administrativas y servir de

antecedente a otro documento. En el caso costarricense, en vista de la

dificultad que existe para determinar dónde termina la vigencia y dónde

empieza el plazo precaucional, preferimos unir ambos conceptos en uno

solo, entendiéndolo como plazo de vida útil del documento para fines

administrativos

Archivo: conjunto de información binaria; es decir, un conjunto que va de

0 a 1. Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta

información. Un archivo de texto es un archivo que contiene caracteres

almacenados en forma de octetos.

Archivo de gestión: Archivo de gestión son los fondos documentales

existentes en los archivos de los órganos de gobierno y las unidades

administrativas y servicios de la institución en la etapa inicial o activa del

ciclo de vida de los documentos, previa a su ingreso en el Archivo General.

En los archivos de gestión se conservan todos los documentos recibi dos.

Archivo histórico: En él se deposita la documentación con antigüedad

superior a 30 años, previamente sometida a los estudios de valoración que

determine por sus valores históricos la conservación permanente

Archivo intermedio: A él se remite la documentación procedente de los

diferentes Archivos Centrales o la que se encuentre en el Archivo Central

General, pasados 15 años desde su ingreso

Legajo: Conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar

de una misma materia.

Perforar: Hacer un agujero en algo de forma que lo atraviese total o

parcialmente.

Rotular: Poner un rótulo, leyenda o inscripción.

Marbete: Rótulo que se pega a mercancías u objetos donde va escrita la

marca, el fabricante, el contenido, él precio.



Usuario: es la persona que utiliza o trabaja con algún objeto o que es

destinataria de algún servicio público, privado, empresarial o profesional.

Ordenación: capacidad de establecer un método organizado y coordinado

para repetir el logro alcanzado por selección natural, y acelerar el objetivo

a conseguir. la actividad por la que se establece un orden, así como su

resultado

Expurgo: Limpiar un archivo quitando lo que se considera malo o inútil.

Transferencia: permiten que la documentación cumpla con un ciclo de

vida. Cuando se copia un archivo a través de la red a un directorio que

contiene un archivo con el mismo nombre, el proceso de transferencia de

archivos se cancela o falla, se elimina el archivo que se va a reemplazar.

Selección: La comparación entre dichas necesidades y el inventario de

recursos humanos, permite precisar que se está seleccionando personal

para una organización y no para una tarea o puesto específicos, y también

que ese proceso tiene lugar en un momento del desarrollo de la

personalidad del individuo y de la dinámica de una organización .

Tablas de retención: es el listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de

una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna

el tiempo de permanencia en cada fase de archivo;

Q ue las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico,

esencial que permite la normalización de la gestión documental, la

racionalización de la producción documental y la institucionalización del

ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e

histórico de las entidades.

Fondo documental: Se entiende por fondo documental la agrupaciónorgánica de documentos generados por una institución o persona física o

jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del

conjunto de las actividades desarrolladas.



Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos o

conservados formando una unidad como resultados de una misma

acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que

tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación

derivada de sus producción, recepción o utilización. La serie se denomina

también serie documental.

Tipo documental: Es la unidad documental producida por un organismo en

el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma d e

procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son

homogéneos.

Sanción documental: La sanción es la consecuencia jurídica punitiva de

carácter administrativo, que se deriva de la verificación de una infracción

por incumplimiento de las nor mas que regulan el Sistema Nacional deArchivos y del Patrimonio Documental Archivístico y/o Cultural de la

Nación y demás normas conexas y complementarias .

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