VORTAL · PROYECTO: Implantación de la licitación electrónica para la contratación menor del...

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VORTAL AHORRO Y EFICIENCIA EN LAS COMPRAS EMPRESARIALES

CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA EFICIENCIA, AHORRO APLICADO A LA CONTRATACIÓN EMPRESARIAL

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QUÉ ES LA CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA

“Sustitución de los procedimientos basados en soporte de papel por el tratamiento y la comunicación mediante TIC”

“Introducción de procedimientos electrónicos para

sustentar las distintas fases del proceso de contratación”


QUÉ AYUDAMOS A OPTIMIZAR

Por supuesto cubrimos el sourcing estratégico, pero lo que nos hace diferentes es que no nos olvidamos del táctico y el reactivo

Trabajamos duro para proporcionarles los proveedores más competitivos y cualificados Hacemos su trabajo más fácil

Sourcing reactivo Responder a las solicitudes o requisitos inesperados de la empresa. Sourcing táctico En cierta medida reactivo, cubre los requisitos de negocio que no se pueden planificar por adelantado, pero se proporcionan dentro de un marco de Sourcing estratégico. Sourcing Estratégico Satisface las necesidades de negocio desde el análisis proactivo y planificado del Mercado de proveedores, y la selección de estos con el objetivo de satisfacer necesidades de negocio predeterminadas y acordadas.


QUÉ AYUDAMOS A OPTIMIZAR

Gastos Directos e Indirectos… todo cuenta

El mismo nivel de control de todos los gastos de la compañía se puede asegurar. Nuestros productos ayudan a esto.

Las empresas pueden ser muy buenas en la gestión de los costes asociados directamente a la elaboración de sus productos, pero pueden no realizar una gestión eficiente del resto de gastos – sus gastos indirectos. Esta área se refiere a la gestión de proveedores y suministros que van desde los clips de papel a un viaje en avión.

Gestión gastos Indirectos Compras de bienes y servicios que no se incorporan directamente en un producto fabricado.

Gestión gastos Directos Compras de bienes y servicios que se incorporan directamente en un producto fabricado.

COMPRA TOTALMENTE EFICIENTE

= +

UTILIZA NUESTRA PLATAFORMA DE COMPRAS PARA…

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CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS

- Se ha demostrado que la utilización de medios electrónicos en la

contratación reducen las tareas administrativas un 60%

El aumento de la eficiencia

-  Simplificación del proceso a través de un flujo totalmente

electrónico.

-  Sin emails, fax o correo. Todo en un único lugar

La reducción del Tiempo de Gestión

La reducción de precios de contratación

- Un mayor número de ofertas por procedimiento permite ahorros

medios cercanos al 20%.

R ¥ ä

Ha demostrado un impacto positivo en…


QUÉ MODELOS EXISTEN PARA LA IMPLANTACIÓN UNA PLATAFORMA DE ESTE TIPO

Desarrollo a medida Instalación in house de Software existente

Plataforma de recursos compartidos (SaaS)

à c Ç


CUÁL PROPONE VORTAL

ÇDesarrollo a medida Instalación in house

de Software existente Plataforma de recursos

compartidos (SaaS)

à c


POR QUÉ ESTE MODELO

Implantación rápida y eficaz Costes reducidos

Escalable de acuerdo con las necesidades del cliente

Mejoras constantes de las soluciones

Adaptaciones según necesidades del cliente

Know How transversal a todos los clientes


LA PLATAFORMA DE VORTAL CONOZCA EN DETALLE LO QUE OFRECEMOS PARA OPTIMIZAR SUS PROCESOS Y GASTOS


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¿QUÉ OFRECE VORTAL?

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01 02

04 03

FORMACIÓN y SOPORTE En la correcta gestión del cambio está la clave, y eso lo sabemos. Por eso nuestras acciones de formación facilitan una transición “suave”.

LA PLATAFORMA Una tecnología referenciada por los

principales analistas internacionales, habiendo recibido decenas de

premios.

SEGURIDAD La plataforma cuenta con los máximos estándares de seguridad de la información y continuidad de negocio.

EXPERIENCIA Miles de 3.000 clientes satisfechos

que recomiendan nuestros productos y servicios

100% ORIENTACIÓN AL

CLIENTE (tanto compradores como

proveedores)


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UNA SOLUCIÓN CON UNA DOBLE PROPUESTA DE VALOR…

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COMPRADORES

Ofrecemos servicios y soluciones tecnológicas para que aumenten su eficiencia y reduzcan costes.

PROVEEDORES

Los proveedores disponen de herramientas para acceder y gestionar más y mejores oportunidades de negocio.

100% ORIENTACIÓN AL

CLIENTE (tanto compradores como

proveedores)


LA PLATAFORMA "En cuanto a los proveedores europeos, se conseguiría algo como VORTAL si se

combinan las ofertas de Hubwoo, Basware y BravoSolution". (Spend Matters)

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FUNCIONALIDADES PRINCIPALES

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Publicación del RFQ

Acceso online y

descarga del RFQ

Apertura de las ofertas y

resolución de dudas

Rondas de Negociación

Análisis automático de ofertas

Solicitud de aclaraciones

Resolución de dudas y

aclaraciones

Análisis del RFQ y

elaboración de ofertas

Envío electrónico de ofertas

Adjudicación y firma del contrato

INICIO

FIN

La plataforma permite la gestión electrónica del flujo de contratación habitual. Desde la publicación del RFQ hasta la firma del contrato (flujo simplificado)

Comprador Proveedor 14 © VORTAL 2016 – Todos los derechos reservados


Creación y publicación de RFQs

A través de un formulario simple los usuarios de las empresas compradoras pueden crear sus RFQs de forma simple. Es tan fácil como seguir los pasos. Para comunicar la RFQ al mercado, dependiendo de lo decidido internamente, las entidades compradoras tienen la opción de invitar a los proveedores habituales, seleccionar a proveedores dados de alta en la plataforma, o abrir la compra a la categoría.



Acceso online y descarga del RFQ

•  Invitación Directa: El proveedor recibirá un email con un enlace a su área de la plataforma en donde podrá acceder a toda la documentación.

•  Procedimiento abierto a la categoría: Los proveedores, previamente categorizados, y pertenecientes a la categoría de la compra, recibirán una invitación para poder participar.



Solicitud de aclaraciones al RFQ y resolución de dudas Los mensajes intercambiados se guardan en el área de Mensajes, y todas las acciones generan un recibo electrónico.



Envío electrónico de ofertas

Los proveedores interesados sólo que tendrán que acceder a la plataforma y presentar su oferta. Tan fácil como enviar un email.



Análisis automático de las ofertas

La plataforma permite analizar todas las ofertas recibidas de forma automática. Esta evaluación se realiza de acuerdo a los criterios establecidos para la evaluación de las mismas. Así la evaluación se puede realizar teniendo en cuenta exclusivamente el precio o añadiendo también criterios cualitativos.


HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD

En VORTAL hemos diseñado nuestra plataforma pensando en los usuarios. Por ello hemos habilitado una serie de módulos que facilitan su uso:

BILIOTECA DE DOCUMENTOS NOTIFICACIÓN DE EVENTOS GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE INFORMES

Repositorio de documentación necesaria para la actividad contractual. Esta información es accesible desde los diferentes pasos de la plataforma.

La plataforma permite configurar modelos de informe que se completan según el resultado de las licitaciones (ejemplo: informe de adjudicación)

La plataforma notifica a los usuarios todos los pasos que debe seguir para completar con éxito una licitación. Tanto a entidades públicas como a licitadores


FUNCIONALIDADES EXTRA

Además, con VORTAL tendrá acceso a funcionalidades avanzadas que le permitirán optimizar aún más su eficiencia

SOLUCIÓN DE SUBASTA

ELECTRÓNICA

SOLUCIÓN DE CATÁLOGOS

ELECTRÓNICOS

SOLUCIÓN DE FACTURA

ELECTRÓNICA


TODO CON EL MEJOR SERVICIO

Acompañamiento personalizado en el registro de nuevos proveedores

Acciones en el mercado de proveedores aportando más

propuestas a sus consultas

Webinars y formación online

Equipo dedicado a la categorización de proveedores

Eventos fpresenciales para promover el contacto y el networking.

Ayuda multicanal y muli-idioma: teléfono, email,

click to call, etc. GESTIÓN

DE LA COMUNIDAD

Como Cliente Comprador dispondrá de un consultor dedicado. Aún así, en VORTAL creemos que sin una comunidad de proveedores preparada los beneficios que obtendría serían mucho menores. De ahí que desarrollemos las siguientes acciones.


SEGURIDAD Un servicio 100% seguro

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SEGURIDAD

La plataforma de VORTAL, además de estar auditada según los Esquemas Nacionales de Seguridad, cuenta con las máximas certificaciones internacionales en materia de Seguridad y Continuidad de Negocio.

Seguridad de la Información (ISMS)

Dese 2007

Continuidad de Negocio (BCMS)

Desde 2013

Gestiión del Servicio (SMS)

Desde 2015

Qué garantiza la ISO 27001…

•  La confidencialidad de los datos de la plataforma.

•  La integridad de los datos. Que la información disponible es la misma que la que fue registrada por el usuario y que los archivos no han sido adulterados.

•  La disponibilidad de la plataforma, con un nivel de servicio firmado por contrato.


EXPERIENCIA Más de 3.000 entidades públicas usan VORTAL…. decenas de ellas en

España

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PRINCIPALES SECTORES

ENERGÍA

TELECOS

BANCA

INDUSTRIA

HOSTELERÍA

SERVICIOS PROFESIONALES

TECNOLOGÍA

FARMA


ALGUNOS EJEMPLOS EN LATAM Y ESPAÑA

LATINOAMÉRICA

COLOMBIA REPÚBLICA DOMINICANA

MÉXICO

ESPAÑA


AYUNTAMIENTO DE GIJÓN (España)

Fernando Álvarez Director de Modernización

“La implantación de esta solución, tanto en el Ayuntamiento como en la empresas públicas, ha sido rápida y

eficaz. La adjudicación es automática por unos criterios de validación conocidos por todas las partes, aumentando así la publicidad y transparencia de los concursos”

PROYECTO: Implantación de la licitación electrónica para la contratación menor del Ayuntamiento y de 9 empresas y fundaciones públicas. RESULTADOS 2014

477 Contratos menores

gestionados

27% Ahorros sobre precios base de licitación

1732 Ofertas

electrónicas presentadas

73% adjudicaciones empresas asturianas

6,5€ ahorro por cada documento


AENA (Aeropuertos españoles)

PROYECTO: Implantación de la plataforma de subasta electrónica de VORTAL para la gestión de contratos seleccionados. RESULTADOS ÚLTIMAS SUBASTAS

Titulo Participantes Pujas Duración Ahorros € Ahorros %

Acuerdo marco de servidores y redes 4 127 215 min - 1,7 mill. € 59,31%%

Renovación de la terminal de carga del aeropuerto de Gran Canaria 4 27 65 min - 1,7 mill. € 43,10%%

Obras de accesibilidad parking aeropuerto Madrid Barajas 6 34 55min - 65 mil € 51,98%

Acuerdo marco de equipamiento de redes de comunicaciones aeropuerto Barcelona 4 29 70 min - 730 mil € 19,30%

Acuerdo marco de suministro e instalación de equipamiento aeropuerto de Barcelona 2 34 80 min - 850 mil € 37,31%


IFEMA (Feria de Madrid)

PROYECTO: Implantación de la plataforma de subasta electrónica de VORTAL para la gestión de contratos seleccionados. RESULTADOS ÚLTIMAS SUBASTAS

Titulo Participantes Pujas Duración Ahorros € Ahorros %

Instalación de puntos de cuelgue y montaje para ferias 4 134 184 min - 877 mil € 64,17%

Producción, instalación, mantenimiento y retirada de cartelería y rotulación 2 34 71 min - 233 mil € 24,73%

Servicio de Personal Auxiliar 6 56 71 min - 255 mil € 16,16%

Servicio de Mantenimiento Escaleras Mecánicas 4 4 20 min - 34 mil € 12,2%

Suministro de Energía Eléctrica 2 8 26 min - 61 mil € 3,65%


Y… ¿CÓMO LO IMPLANTAMOS? UNA METODOLOGÍA TESTADA DURANTE 15 AÑOS Y 3.000 CLIENTES


UNA PINCELADA DE LO QUE HACEMOS…

La contratación electrónica NO se puede gestionar exclusivamente como un proyecto tecnológico. Implica muchos cambios que hay que saber medir y gestionar.

Garantizamos que todos los equipos se sientan seguro con la solución.

Proporcionamos todas las herramientas necesarias para llevar a cabo el proyecto

Analizamos cualquier resistencia interna y desarrollamos un plan de acción

Mantenemos a todo el equipo informado, asegurando que todos acompañan y se involucran en el proyecto.

Identificamos las fortalezas, debilidades y expectativas de las principales partes interesadas

Buscamos un feedback constante, alimentando de nuevo en el proceso de mejora de los resultados


VORTAL EXPERIENCIA CONTRASTADA EN CONTRATACIÓN

ELECTRÓNICA


QUIÉNES SOMOS

Más de

3.000 Entidades

compradoras

Más de

120.000 proveedores

50% De ahorro medio en

costes administrativos

Más de

1,5 millones De ofertas enviadas a

través de la plataforma

Más de

20M millones de € adjudicados

Más de

400.000 pedidos de Compras

Especialista en la implantación de soluciones de compras electrónicas en el sector público y privado. Dedicados a esto desde hace más de 15 años.


SOBRE VORTAL – ANALISTAS (1/2)

VORTAL ha sido reconocida por la consultora internacional Gartner como la mejor plataforma de contratación electrónica debido a su experiencia e implantación en el mercado. (Ranking 2013)

Más de 120.000 proveedores de 39 países dados de alta en la plataforma realizando sus ofertas

Más de 4.000 millones de € adjudicados a través de la plataforma en 2013

¿POR QUÉ ESTA CLASIFICACIÓN?

… en el nº 1 en el ranking global “Gartner Magic Quadrant for

Strategic Sourcing Suites 2013 Benchmark Report”

+ de 3.000 entidades contratantes distribuidas por Europa utilizan nuestras plataformas de contratación electrónica

En el Magic Quadrant for Strategic Sourcing Application Suites publicado en febrero de 2015 por Gartner, VORTAL vuelve a aparecer destacada entre los líderes del sector . Cabe resaltar los resultados obtenidos en la encuesta realizada entre nuestros usuarios que nos otorga una puntuación de 3,17/4, situándonos en el Top 5 a nivel global.


SOBRE VORTAL – ANALISTAS (2/2)

"Otro ejemplo (...) se encuentra en sus plantillas." (...) “Son como escribir artículos para LinkedIn o en Facebook.“ "En cuanto a los proveedores europeos, se conseguiría algo como VORTAL si se combinan las ofertas de Hubwoo, Basware y BravoSolution".

“La compañía ha desarrollado claramente una visión profunda sobre la participación de los proveedores. La competencia para un modelo como este no es tan fácil de encontrar.“

"VORTAL ha incorporado un componente de reputación en su modelo" (...) "No hay muchos proveedores que hayan logrado desplegar calificaciones de este estilo."

La madurez de la plataforma de VORTAL y sus funcionalidades también han sido destacadas en 2014 por otro de los principales analistas en el área de eSourcing y eProcurement: Spend Matters.


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