WBS, una herramienta practica para la planificacin a todo nivel en la Gestin de Proyectos

AgendaVentajasEjemplosWBS en el Ciclo del ProyectoIntroduccinFuncionalidadGuas para la ConstruccinConstruyendo un WBSMapas MentalesHerramientasWBS

Los WBS son un estndar el cual debe ser difundido a los Gerentes de Proyectos y a los equipos de trabajo y estos ltimos deben participar en la formacin de los mismos.IntroduccinLa presin en la elaboracin de cronogramas y propuestas en las licitaciones lleva a olvidar o minimizar la importacin de los WBS por considerarse muy simples o incluidos en etapas posteriores.

El crecimiento de nuestro Pas nos lleva al compromiso de conocer los estndares del PMI y aplicarlos en nuestros proyectos y difundir las experiencias que vayan mejorando el uso adecuado de estas herramientas.Esta presentacin cubrir de forma simple los orgenes de la creacin de los WBS y mostrara ejemplos prcticos para su elaboracin.

El mapa mental es una tcnica que permite la organizacin y la manera de representar la informacin de la forma natural como la concibe nuestro cerebro.

A traves de la lluvia de ideas se va desarrollando el concepto central de forma irradiada para luego relacionarse a traves de palabras, frase, imgenes o iconos con otras ideas que la complementan.

El WBS es una forma de mapa mental estructurado.

Mapas Mentales origen de los WBS

Define el flujo del Sistema del Proyecto y el xito del mismo al 100%Organiza el flujo del trabajo.Asegura que no se dupliquen las tareas.Controla el Avance del Trabajo.A partir de los entregables graficados aqu se puede determinar cuando y quien los realizara (Cronograma)

Funcionalidad de WBS - IComponente 1Componente 2PRODUCTOComponente3Componente2.1Componente2.2Componente2.3Paquete Trabajo2.3.1Paquete Trabajo2.2.1Paquete Trabajo2.2.2Paquete Trabajo2.1.1

Funcionalidad de WBS - IIEvento MusicalEl ultimo nivel, Paquete de Trabajo, engloba todo el conjunto de tareas que se vern reflejadas en el Cronograma

En el Ciclo del ProyectoA partir de la Definicin del Alcance se construye WBSEl WBS determina el QUE del cual sale el Cronograma que determina el Cuando y el QuienEmpieza la etapa de Construccin (Fase Ejecucin)Se realizan los controles respetivos.Si surgen cambios se debe actualizar la lnea base del WBS.Por ultimo se actualiza el Cronograma

Guas para la Construccin - IBottom UpUsa la lluvia de ideas.El equipo completo divide el primer nivel Cada equipo elabora la lista de componentes en que debera estar dividido el nivel que obtuvieron.Cada miembro del equipo presenta tareas que involucran el componente sobre el cual tienen mayor experiencia.Se debe cumplir la Regla 100%.

Guas para la Construccin - IITop downInicia del nivel 0 y se divide hasta el nivel donde se tiene el mayor detalle (Paquetes de Trabajo).El detalle obtenido permite saber tiempos y costos de las actividades.Demanda menos tiempo.Usa plantillas.

Guas para la Construccin - IIILos WBS pueden ser :Por Fases

Los WBS pueden ser:Por reas Funcionales

Construyendo un WBS - ISe pone entregables NO TAREAS.La suma de los paquetes de trabajo debera ser el 100% del alcance del trabajo. En todos los Niveles.Las reuniones y el anlisis no son tareas son pasos para completar las tareas.Los entregables no pueden ser aadidos al WBS sin una solicitud de cambio.

A1 + A2 = AA11 + A12 + A13 = A1

Construyendo un WBS - IISe debe crear tantos niveles como se requieran. Se recomienda no exceder de 7 ramas por nivel.Los paquetes de trabajo deben ser exclusivos para no causar ambigedad y duplicar el trabajoSi se tienen demasiadas tareas para un entregable puede significar que el WBS se estanco en un nivel equivocado.Por otro lado no se debe descender demasiado en los niveles porque hara lento el avance del Proyecto.

Construyendo un WBS -IIIA1A...El uso de diccionario en el WBS es cuando se tienen demasiado detalles de tareas.Los paquetes de trabajo deben estar conformados por mas de 1 actividad caso contrario se ha llegado a demasiado detalle en ese nivel.Es necesario que se codifiquen cada nivel. Los valores van desde el Cero para el primer nivel.A2A3A4A5A6...........................A1AA2A3...............

Ejemplos IWBS por Fases

NombrePuesto

NombrePuesto

NombrePuesto

Catlogo de Equipos - 0

Gestin del Proyecto1

1.2 Plan Riesgos

1.1 Planeamiento del Proyecto

B2F5: Diseo Adaptado al Cliente -3

B2F9 : Implementacin -6

1.3 Plan Comunicacion

1.4 Administracion Gestion del Proyecto

3.1 PR21011 - Especificacin de Requisitos y Diseo Externo

B2F6: Diseo Adaptado a la Construccin -4

4.1 PR22020 - Diseo de Archivos Fisicos

B2F7: Construccin -5

5.1 PR23020 - Software Producido

6.1 PR82011 - Software distribuido a Produccin

3.3 PR21020 - Manual de Usuario

B2F3: Definicin de la Solucin - 2

2.1 PR11020 - Especificacin de la Solucin

4.2 PR22041 - Manual de Instalacin y Configuracin

5.1.1 Carga Masiva de Datos

5.1.2 Ajuste al Diseo Actual

5.1.3 Catalogo de Post Venta & Pre Venta

3.2 PR22020 - Diseo de Archivos Fisicos

5.1.2.1 Banners

5.1.2.2 Estandarizacin de Estilo en Accesorios

5.1.2.3 Modificacin de Botones

5.1.3.1 Administrador de Catalogos

5.1.3.2 Proceso de Actualizacion Maestra de Catalogos

5.1.3.3 Modificacin Catalogos Venta

5.1.2.4 Contador Pagina Principal

5.1.4 Implementacin de Ficha Ipak

3.1.1 Diagramas UML

3.1.2 Arte de Diseo

4.1.2 Pseudocodigos Necesarios

4.1.3 Glosario de Objetos de BD

2.1.1 Solucin Tcnica

2.1.2 Arquitectura

3.4 PR81011 - Casos de Prueba

6.2 PR81020 - Informe de Pruebas

4.1.1 Formato & Consolidacin de Archivos

Ejemplos IIWBS funcional

Ejemplos IIIWBS que representa el presupuesto de todo un ao repartido en los proyectos que se ejecutaran

VentajasMejora la comprensin del trabajo a realizar

Se minimiza las omisiones.

Facilita la identificacin de las Tareas Globales.

Mejora la forma de asignacin de responsabilidades.

Es una buena herramienta de comunicacion

Facilita la construccion de los Cronogramas.

HerramientasWBS Chart Pro .- Herramienta que permite construir WBS y se integra fcilmente con MS Project

Free Mind Map .- Herramienta para construir Mapas Mentales

Visio 2003.- Se pueden construir mapas mentales y WBS a travs de plantillas previas.

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