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INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTEIDRD

INFORME EVALUACIÓN AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICOPrimer trimestre de 2021

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá D. C., abril 2021

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN..................................................................................................................41. OBJETIVO.....................................................................................................................5

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS..........................................................................................52. ALCANCE......................................................................................................................5

3. MARCO NORMATIVO...................................................................................................64. METODOLOGÍA............................................................................................................6

5. RESULTADOS...............................................................................................................6CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES................................................................6

5.1. Campo de aplicación...................................................................................................................6

5.2. Criterios y principios del gasto público.......................................................................................7

CAPÍTULO II CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.....................................................................................................................8

5.3. Condiciones para contratar la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión....8

5.4. Horas extras, dominicales y festivos.........................................................................................10

5.5. Compensación por vacaciones.................................................................................................11

5.6. Bono navideño..........................................................................................................................12

5.7. Capacitación.............................................................................................................................13

5.8. Bienestar..................................................................................................................................14

5.9. Fondos educativos....................................................................................................................15

5.10. Estudios técnicos de rediseño institucional.............................................................................15

5.11. Concursos públicos abiertos de méritos..................................................................................15

CAPÍTULO III VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE.........................................................16

5.12. Viáticos y gastos de viaje.........................................................................................................16

CAPÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS..........................................................17

5.13. Parámetros para contratar servicios administrativos..............................................................17

5.14. Telefonía celular......................................................................................................................17

5.15. Telefonía fija............................................................................................................................18

5.16. Vehículos oficiales...................................................................................................................18

5.17. Adquisición de vehículos y maquinaria...................................................................................20

5.18. Fotocopiado, multicopiado e impresión..................................................................................20

5.19. Condiciones para contratar elementos de consumo...............................................................21

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5.20. Cajas Menores.........................................................................................................................23

5.21. Suministro del servicio de Internet.........................................................................................24

5.22. Inventarios y stock de elementos............................................................................................25

5.23. Adquisición, mantenimiento o reparación de bienes inmuebles o muebles...........................25

5.24. Edición, impresión, reproducción, publicación de avisos........................................................26

5.25. Suscripciones...........................................................................................................................27

5.26. Eventos y Conmemoraciones..................................................................................................27

CAPÍTULO V CONTROL DEL CONSUMO DE LOS RECURSOS NATURALES Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL.........................................................................................28

5.27. Servicios públicos....................................................................................................................28

CAPÍTULO VI PLANES DE AUSTERIDAD E INDICADOR DE AUSTERIDAD............31

5.28. Planes de austeridad...............................................................................................................31

5.29. Indicadores..............................................................................................................................32

5.30. Informes..................................................................................................................................32

CAPÍTULO VII OTRAS DISPOSICIONES.....................................................................32

5.31. Acuerdos marco de precios.....................................................................................................32

5.32. Contratación de bienes y servicios..........................................................................................33

5.33. Funciones y responsabilidades................................................................................................33

5.34. Procesos y procedimientos.....................................................................................................33

5.35. Transparencia en la información.............................................................................................34

6. CONCLUSIONES........................................................................................................34

7. RECOMENDACIONES................................................................................................35

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PRESENTACIÓN

La Oficina de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, dando cumplimiento a las directrices normativas en materia de eficiencia y austeridad en el gasto público, procede a realizar la presente evaluación correspondiente al período del 1 de enero al 31 de marzo de 2021, en aras de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones en cuanto a las medidas de austeridad.

El presente informe se basó en la verificación de las siguientes medidas: Contratos de prestación de servicios y administración de personal, viáticos y gastos de viaje, administración de servicios, control del consumo de los recursos naturales y sostenibilidad ambiental y plan de austeridad, tal como lo establece el Decreto 492 de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”.

Así las cosas, atendiendo el artículo No. 1 del Decreto 984 de 2012 que señala: “Las ofici-nas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposicio-nes, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependen-cias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto…”, se presenta el siguiente informe de resulta-dos:

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1. OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las directrices en materia de eficiencia y austeridad en el gasto público incluidas en el Decreto 492 de 2019, así como dar a conocer las observaciones y recomendaciones derivadas de este ejercicio.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar las medidas de austeridad del IDRD relacionadas con los contratos de prestación de servicios y administración de personal, en temas puntuales como: condiciones para contratar la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, horas extras, dominicales y festivos, compensación por vacaciones, bono navideño, capacitación, bienestar, fondos educativos, estudios técnicos de rediseño institucional y concursos públicos abiertos de méritos.

Verificar las medidas de austeridad del IDRD relacionadas con viáticos y gastos de viaje.

Verificar las medidas de austeridad del IDRD relacionadas con administración de servicios, en temas puntuales como: parámetros para contratar servicios administrativos, telefonía celular, telefonía fija, vehículos oficiales, adquisición de vehículos y maquinaria, fotocopiado, multicopiado e impresión, fotocopias a particulares, condiciones para contratar elementos de consumo, cajas menores, suministro del servicio de internet, inventarios y stock de elementos, adquisición, mantenimiento o reparación de bienes inmuebles o muebles, edición, impresión, reproducción, publicación de avisos, suscripciones y eventos y conmemoraciones.

Verificar las medidas de austeridad del IDRD relacionadas con el control del consumo de los recursos naturales y sostenibilidad ambiental, puntualmente en el aspecto de servicios públicos.

Analizar el plan de Austeridad definido para la vigencia 2021 y realizar seguimiento a los ahorros que éste ha permitido realizar durante el primer trimestre de la misma vigencia.

Verificar las medidas de austeridad instauradas en el IDRD para: acuerdos marco de precios, contratación de bienes y servicios, funciones y responsabilidades, procesos y procedimientos, transparencia en la información.

2. ALCANCE

La evaluación se realizó para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de marzo de 2021, teniendo en cuenta cada una de las medidas o políticas implementadas por el IDRD para dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia de austeridad y racionalización del gasto público.

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3. MARCO NORMATIVO

Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998 “Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público”, que en su artículo 2 indica: “Las entidades territoriales adoptarán medidas equivalentes a las aquí dispuestas en sus organizaciones administrativas”.

Decreto 492 del 15 de agosto de 2019, emitido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”.

4. METODOLOGÍA

A través de memorando radicado en Orfeo se solicitó información a la Secretaria General, Subdirectores y Jefes de Oficina. La información solicitada incluyó un cuestionario en el que se especifica en cada una de las medidas de austeridad, las acciones implementadas, el rubro presupuestal y el valor acumulado del gasto con corte al primer trimestre de 2021.

Se examinó el contenido de la información obtenida para desarrollar los objetivos del seguimiento y rendir el presente informe.

5. RESULTADOS

Teniendo en cuenta el marco normativo relacionado con las directrices de austeridad descritas en el Decreto 492 de 2019, a continuación se presentan los resultados por cada uno de los objetivos verificados:

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

5.1. Campo de aplicación

5.1.1. “Las entidades (…) incluirán en el Anteproyecto de Presupuesto (…) las principales políticas establecidas dentro del plan de austeridad del gasto público definido por cada entidad”.

Cumplimiento: Verificado el anteproyecto de presupuesto vigencia 2021, se evidencia que no hace referencia alguna a políticas de austeridad del gasto, tal como es exigido en el parágrafo 1, artículo 1, Decreto 492 de 2019 precitado.

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5.2. Criterios y principios del gasto público.

5.2.1. “Los representantes legales (…) adoptarán las medidas necesarias tendientes a que las decisiones de gasto público cumplan con los principios de planeación, coordinación, cumplimiento, objetividad, orientación a resultados, transparencia, legalidad, autocontrol, racionalización y austeridad”.

Cumplimiento: Con la lectura del anteproyecto de presupuesto Vigencia 2021, se observa que la programación presupuestal para el gasto público se encuentra distribuida en los siguientes proyectos de inversión, así:

Propósito 1: Hacer un nuevo contrato social con igualdad de oportunidades para la inclusión social, productiva y política:

Proyecto Descripción $ (en miles)• Proyecto 7850 Implementación de una estrategia para el desarrollo deportivo y

competitivo de Bogotá. Con seis (6) metas.$35,666.00

• Proyecto 7851 Recreación y deporte para la formación ciudadana en Bogotá. Con siete (7) metas.

$14,279.00

• Proyecto 7852 Construcción de comunidades activas y saludables en Bogotá. Con cuatro (4) metas.

$22,701.00

• Proyecto 7853 Administración de parques y escenarios innovadores, sostenibles y con adaptación al cambio climático en Bogotá. Con seis (6) metas.

$73,405.00

• Proyecto 7854 Formación de niños, niñas, adolescentes y jóvenes, en las disciplinas deportivas priorizadas, en el marco de la jornada escolar complementaria en Bogotá. Con seis (6) metas.

$16,670.00

• Proyecto 7855 Fortalecimiento de la economía del sector deporte, recreación y actividad física de Bogotá. Con cuatro (4) metas. $1,015.00

Propósito 2: Cambiar nuestros hábitos de vida para reverdecer a Bogotá y adaptarnos y mitigar la crisis climática:

Proyecto Descripción $ (en miles)

• Proyecto 7856 Construcción y adecuación de escenarios y/o parques deportivos sostenibles para la revitalización urbana en Bogotá. Con dos (2) metas.

$48,956.00

Propósito 5: Construir Bogotá Región con gobierno abierto, transparente y ciudadanía consciente:

Proyecto Descripción $ (en miles)

• Proyecto 7857 Mejoramiento institucional en beneficio de la ciudadanía de $9,092.00

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Bogotá. Con dos (2) metas.Se evidenció que cada uno de los proyectos de inversión está programado en consideración de metas específicas, para las cuales establece indicadores de control e, individualmente, sus magnitudes y presupuesto asignado; con base en lo anterior, se considera que la programación del gasto público está elaborada bajo los principios de planeación y aseguramiento del cumplimiento de los mismos y control en su ejecución.

De acuerdo con lo expuesto, el Instituto da cumplimiento a lo establecido en la norma.

CAPÍTULO II CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Tomando como universo la relación de contratos de prestación de servicios celebrados durante el primer trimestre de 2021, remitida por la Subdirección de contratación mediante radicado No. 20218000137063 del 09 de abril de 2021, se seleccionó el 5%, correspondiente a 60 contratos, de un total de 1.182 celebrados durante el primer trimestre 2021, por un monto de $2.269.418.000, equivalentes al 5.62% del gran total que asciende a $40.346.454.938.

La selección se realizó tomando los 5 contratos de mayor valor, los 5 de menor valor y 50 utilizando la herramienta de Excel que permite realizar aleatoriamente esta gestión.

5.3. Condiciones para contratar la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

5.3.1. “Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas … sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán…”.

Cumplimiento: Mediante la Resolución No.196 del 14-jul-2020 fue delegada en el cargo profesional especializado Código 222 Grado 11 del Área de Talento Humano, la competencia para emitir certificaciones de no existencia o insuficiencia de personal y las autorizaciones para celebrar contratos que tengan el mismo objeto.

En Secop II se revisó la existencia de dicha certificación para los 60 contratos de prestación de servicios seleccionados evidenciando, con resultados satisfactorios, la existencia de la misma, dando cumplimiento al requisito establecido en la normativa vigente.

5.3.2. “No se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización expresa del jefe de la respectiva entidad u organismo contratante. Esta autorización estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades operacionales o técnicas de las contrataciones a realizar”.

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Cumplimiento: Atendiendo lo establecido en la Resolución No. 196, el profesional de Talento Humano incluye la autorización para contratar personal con el mismo objeto social en las certificaciones de no existencia o insuficiencia de personal, basado en la justificación presentada en los Estudios previos.

Dicha información fue revisada para los 60 contratos de prestación de servicios seleccionados, detectando las siguientes situaciones:

1. Cinco (5) procesos de contratación en los que se identifica que la Certificación emitida por Talento Humano autoriza celebrar mayor cantidad de contratos que la justificada en los estudios previos:

Proceso Justificados en Es-tudios Previos

Autorizados en Certificación de inexistencia o insuficien-

cia de personal

IDRD-STRD-CD-08XX-2021 IDRD-STRD-07XX-2021 16 32

IDRD-STP-CD-06XX-2021 24 50

IDRD-STRD-CD-11XX-2021 1 2

IDRD-STP-CD-003X-2021 6 10Cuadro No. 1 – Revisión certificaciones inexistencia o insuficiencia de personal- Fuente SAF

2. Seis (6) procesos en los que se evidencia falta de rigurosidad en el diligenciamiento del formato, toda vez que se marca con “NO” a la pregunta “¿Para satisfacer la necesidad del IDRD requiere celebración de múltiples contratos con objeto igual?”, pero se autoriza celebrar contratos múltiples en la misma cantidad señalada en los estudios previos.

Es pertinente indicar que para los restantes 54 procesos se dio cumplimiento al diligenciamiento con los atributos establecidos en la entidad.

5.3.3. “La contratación estará sujeta a la disponibilidad de recursos en el presupuesto de cada vigencia, tanto para funcionamiento como para inversión…”.

Cumplimiento: se evidenció que para todos los casos seleccionados se cuenta con CDP que respalda presupuestalmente la contratación, dando cumplimiento al requisito establecido.

5.3.4. “…el monto de los honorarios mensuales del contratista no podrá superar la escala prevista en la tabla de honorarios que para tal efecto expida la entidad u organismo distrital…”.

Cumplimiento: en la muestra seleccionada se evidenció que ninguno de los contratos supera los valores de referencia para la contratación de servicios profesionales y de

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apoyo a la gestión del IDRD definidos en la Resolución 02 del 4 de enero de 2021, dando cumplimiento al requisito señalado en la norma.5.3.5. “…está prohibido el pacto de remuneración por valor mensual superior a la remuneración

total mensual establecida para el jefe de la entidad u organismo distrital”.

Cumplimiento: se evidenció que ninguno de los contratos de prestación de servicios celebrados en el primer trimestre de 2021 tiene honorarios pactados superiores a la remuneración total mensual establecida para la directora de la entidad, dando cumplimiento al requisito de la norma. 5.3.6. “…para aquellos eventos en los que se requiera contratar servicios altamente calificados

podrán pactarse honorarios superiores a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad, los cuales no podrán exceder del valor total mensual de remuneración del jefe de la entidad incluidos los factores prestacionales y las contribuciones inherentes a la nómina, relacionadas con seguridad social y para fiscales a cargo del empleador…”.

Cumplimiento: dentro de los contratos de prestación de servicios celebrados en el primer trimestre de 2021 no se ha presentado la situación descrita en el requisito.

5.4. Horas extras, dominicales y festivos

5.4.1. “La autorización de horas extras sólo se hará efectiva cuando así lo impongan las necesidades del servicio, reales e imprescindibles, de las entidades y organismos distritales”.

Cumplimiento: se evidenció que el formato ‘Planilla de autorización y relación de Horas Extras’ v7, publicado en el aplicativo Isolución, requiere de las firmas del jefe inmediato, del Subdirector que solicita el tiempo extra y del Subdirector Administrativo y Financiero.

Revisadas las planillas correspondientes al primer trimestre, se observó que el formato no contaba con la firma del Subdirector Administrativo y Financiero para un funcionario en los meses de enero y febrero de 2021; no obstante, se evidenció que fue un caso excepcional, equivalente al 1.06% del total de planillas aportadas, toda vez que para las demás planillas se atendió lo solicitado en el formato.

Con base en lo anterior, se da cumplimiento al requisito establecido para la autorización de las horas extras.

5.4.2. “Tendrán derecho al reconocimiento y pago de horas extras (…) los servidores públicos que pertenezcan a los niveles técnico y asistencial”.

Cumplimiento: Una vez revisadas las Resoluciones de reconocimiento y pago de horas extras, correspondientes al primer trimestre de 2021, se evidenció que todos los funcionarios relacionados se encuentran dentro de los niveles técnico y asistencial; sin embargo, mediante Resolución No. 27, del 19 de enero de 2021, se reconoció y ordenó el pago de horas extras laboradas en el mes de diciembre de 2020 por un monto de

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$103.350, a un funcionario, quien se desempeña como Técnico operativo código 314 - Grado 10.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en el Decreto 492 de 2019, pero no se da cumplimiento a lo precisado en la Resolución IDRD 004 del 2014, que indica: “…autorizará las horas extras a los empleados públicos que pertenezcan a los niveles asistencial y técnico hasta el grado 9, de la actual nomenclatura del Instituto…”.

Por lo anterior se recomienda:

1. Evaluar las acciones a tomar frente a la situación evidenciada, teniendo en cuenta que la Resolución interna debe estar alineada con las disposiciones nacionales y distritales.

2. Implementar las medidas necesarias encaminadas a asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable a esta medida de austeridad.

5.4.3. “El valor a pagar por horas extras no podrá exceder, en ningún caso, el 50% de la remuneración básica mensual…”.

Cumplimiento: Se verificó, con resultados satisfactorios, que el monto de las horas extras pagadas durante el primer trimestre de 2021 no superara el 50% de la remuneración mensual de cada funcionario, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.4.4. “El reconocimiento de las horas extras trabajadas en exceso del límite establecido en el presente inciso se hará a través de compensatorios a razón de un (1) día hábil por cada ocho (8) horas extras de servicio autorizado, los cuales deberán hacerse efectivos en la misma anualidad en la que se generan…”.

Cumplimiento: De acuerdo con la información allegada desde el área de Talento Humano, durante el primer trimestre de 2021 se causaron días compensatorios que no se han concedido para su disfrute.

En relación con el requisito de hacer efectivos los compensatorios en la misma anualidad en la que se generan, el artículo 10 de la Ley 38 de 1989 y el artículo 14 del Decreto 111 de 1996, definen anualidad como: “El año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción”. Se evidenció que no hay compensatorios pendientes de vigencias anteriores.

Dado lo anterior, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

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5.5. Compensación por vacaciones

5.5.1. “Sólo se reconocerán en dinero las vacaciones causadas y no disfrutadas, en caso de retiro definitivo del servidor público…”

“…excepcionalmente y de manera motivada, cuando el jefe de la respectiva entidad y organismo distrital así lo estime necesario para evitar perjuicios en el servicio público, evento en el cual sólo puede autorizar la compensación en dinero de las vacaciones correspondientes a un año”.

Cumplimiento: De acuerdo con lo señalado en el memorando con radicado No. 20213110037213 del 02 de febrero de 2021, emitido por la Subdirección Administrativa y Financiera para todos los funcionarios públicos y trabajadores oficiales del Instituto, se reitera la necesidad de programar las vacaciones y se informan las eventuales consecuencias en caso de no hacerlo.

Así mismo, con base en la información allegada desde el área de Talento Humano, se evidenció que las compensaciones de vacaciones en dinero en febrero y marzo de 2021, se dieron por renuncia de los funcionarios.

De acuerdo con lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en el Decreto.

5.6. Bono navideño

5.6.1. “Los bonos navideños que, en ejercicio de la autonomía administrativa y presupuestal de las entidades y organismos distritales, se pretenda entregar a los hijos de los empleados públicos, que a 31 de diciembre del año en curso sean menores de 13 años, no podrán superar el valor de seis (6) salarios mínimos diarios legales vigentes”.

Cumplimiento: Indica al área de Talento humano que: “El soporte que permitirá verificar que los bonos navideños no superarán el tope máximo por el cual podrían ser entregados será la Ficha Técnica y el Anexo Técnico del Contrato del Plan de Bienestar que suscriba para la presente vigencia. Así mismo, la firma de los funcionarios, una vez reciban el bono en el mes de diciembre de 2021. Dado que se espera suscribir ese contrato en el mes de junio de 2021, aun no se cuenta con evidencias al respecto”.

En razón de lo anterior, se revisó el monto entregado como bono navideño en la vigencia 2020, evidenciando que se otorgaron a los hijos de los funcionarios con edades entre 0 y 12 años, por valor de $170.000 cada uno (equivalentes a 5.81 SMDLV), dando cumplimiento al requisito.

5.6.2. “…se podrá extender a los hijos mayores de 13 años y menores de 18 años que se encuentren en condición de discapacidad y que adicionalmente, dependan económicamente de sus padres”.

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Cumplimiento: En relación con este requisito, el área de Talento Humano indica que “No hay hijos de funcionarios en esa condición”.

5.7. Capacitación

5.7.1. “Para la definición del PIC, las entidades y organismos distritales deberán considerar e integrar la oferta transversal de otros entes públicos del orden distrital o nacional…”

“…Igualmente, las entidades y organismos distritales evitarán programar actividades de capacitación para sus servidores públicos en las mismas temáticas ofertadas por el DASCD, salvo que se trate de una capacitación especializada según el diagnóstico de necesidades de capacitación realizado por la entidad y organismo distrital”.

Cumplimiento: la Resolución 050 de 2021 en su anexo, establece los contenidos del PIC IDRD 2021, que incluye capacitaciones brindadas por áreas internas del IDRD y los contenidos de la oferta de otros entes públicos, así:

DASC: Herramientas de Google Drive - Competencias Digitales, Presupuesto público, Curso Virtual en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestión estratégica del talento humano en el sector público, Gestión emocional y adaptación al cambio, Curso Virtual Código General Disciplinario–Ley 1952 de 2019 (funcionarios que aún no han to-mado el curso), Herramientas de innovación social para el abordaje comunitario e Inteli-gencia emocional y Colectiva.

DAFP: Curso virtual Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

Sena: Programa de Bilingüismo, Herramientas Ofimáticas, Curso trabajo en alturas admi-nistrativo y Curso Virtual de Teletrabajo (Ministerio TIC).

Veeduría: Participación ciudadana.

Secretaría Distrital de Cultura, recreación y deporte: Normatividad sector recreativo, de-portivo y cultural.

En vista de lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.7.2. “…los servidores públicos que asistan a cursos de capacitación deberán trasmitir el conocimiento adquirido al personal del área donde desempeñan sus labores”.

Cumplimiento: Desde el área de Talento Humano, manifiestan que: “Una vez un funcionario ha tomado un curso de capacitación que implique algún costo para la Entidad, se le remite al jefe inmediato el formato denominado Impacto de Capacitación para su diligenciamiento, instrumento en el cual se indaga si el citado funcionario ha hecho propuestas en el área a partir de los nuevos conocimientos y los ha socializado con sus compañeros”.

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Se revisó el ‘Formato de Evaluación de Impacto de la Capacitación’, publicado en Isolución, evidenciando que contiene, entre otros, la verificación del siguiente aspecto: “Se observa un cambio positivo y significativo en el desempeño laboral del funcionario, después de la capacitación (propuestas para la mejora del área o socialización con los compañeros)”.Se observa que, según la información suministrada por el área de Talento Humano, la evaluación se aplica solamente en los casos en que la capacitación representa un costo para la entidad y que el formato requiere la “presentación de propuestas para la mejora o socialización con los compañeros” (subraya fuera de texto original) lo cual no garantiza que se dé total cumplimiento al requisito.

Se recomienda que dicha evaluación sea aplicada en todos los casos en los cuales se reciba capacitación, independientemente de que representen o no costo para la entidad, e igualmente que se replique el conocimiento adquirido a los compañeros del área, para lo cual es necesario corregir la redacción del formato indicando “propuestas para la mejora del área y socialización con los compañeros”.

5.8. Bienestar

5.8.1. “…para la realización de eventos de bienestar de las entidades y organismos distritales, la misma podrá coordinarse de manera conjunta con otros entes públicos del orden distrital que tengan necesidades análogas o similares…”.

Cumplimiento: Informa el área de Talento Humano que, en coordinación con el DASC, se programaron en la vigencia 2021 las siguientes actividades de bienestar: Reconoci-miento del día del conductor, Reconocimiento del día de la secretaria, Día del servidor pú-blico distrital, Caminatas virtuales DASCD - Secretaría del Medio Ambiente, Participación en los VI y VII juegos deportivos distritales, Promoción del programa de apoyo emocional del distrito, Programa de escuela de talentos en el distrito, Gala de reconocimiento distrital y reconocimiento trayectoria laboral IDRD y Programa para la construcción de ambientes laborales diversos, amorosos y seguros en el distrito.

Se verificó, con resultados satisfactorios, la invitación a participar en las actividades reali-zadas durante el primer trimestre 2021, relacionadas a continuación: Caminatas virtuales, Juegos deportivos distritales, Programa de apoyo emocional, Semana de la mujer y alian-zas con otras entidades externas como Universidades y comercios.

En consecuencia, se da cumplimento al requisito establecido en la normativa vigente.

5.8.2. “En todo caso, las entidades y organismos distritales no podrán destinar recursos para la conmemoración del día de los secretarios y conductores como quiera que estas actividades se encuentran coordinadas por el DASCD…”.

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Cumplimiento: Revisado el presupuesto de la entidad, se evidencia que no hay recursos destinados para este tipo de eventos; igualmente, se observó que el 26 de abril de 2021 fue remitido correo de invitación para celebrar el día de la secretaria y del secretario en coordinación con DASCD, dando cumplimiento al requisito.

5.9. Fondos educativos

5.9.1. “Las entidades y organismos distritales que tengan asignados recursos para promover la capacitación formal de sus empleados públicos e hijos, en el marco de sus Programas de Bienestar e Incentivos, deberán canalizar la oferta distrital en el Fondo Educativo en Administración de Recursos para Capacitación Educativa de los Empleados Públicos del Distrito Capital - FRADEC y el Fondo Educativo del Distrito para hijos de empleados - FEDHE, buscando optimizar los recursos y evitar duplicar esfuerzos institucionales destinados a este fin”.

Cumplimiento: Desde el área de Talento Humano se informa que “La Entidad no cuenta con fondos educativos. Una vez el DASCD realiza la convocatoria, esta se remite a los correos de todos los funcionarios, informando las condiciones para participar. Para esta vigencia, aún no ha salido la convocatoria”.

Por lo anteriormente expuesto, este requisito será objeto de evaluación en próximos se-guimientos.

5.10. Estudios técnicos de rediseño institucional

5.10.1. “Cuando las entidades y organismos planeen adelantar procesos de modificación de estructuras organizacionales y/o plantas de personal que puedan incrementar su presupuesto de gastos de funcionamiento o inversión, previo a la contratación de consultorías para la realización de los estudios técnicos (…) deberán realizar reuniones técnicas con la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda y con el DASCD, para establecer de manera preliminar la viabilidad técnica y financiera de la propuesta de modificación de las plantas de personal”.

Cumplimiento: Según información del área de Talento Humano, “La Entidad se encuen-tra actualmente, en la fase de diagnóstico inicial para evaluar la conveniencia de realizar una Reorganización Institucional”; por tanto, no se han realizado reuniones técnicas con la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda y con el DASCD, para establecer de manera preliminar la viabilidad técnica y financiera de la propuesta de modificación de las plantas de personal, teniendo en cuenta que la entidad hasta ahora se encuentra en una fase diagnóstica.

Así las cosas, el presente requisito será objeto de evaluación en próximos seguimientos.

5.11. Concursos públicos abiertos de méritos

5.11.1. “Las entidades y organismos distritales concertarán la realización de concursos públicos abiertos de méritos con la Comisión Nacional del Servicio Civil -CNSC, a través del DASCD…”.

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Cumplimiento: Actualmente la Entidad se encuentra en el proceso de la convocatoria Distrito 4, adelantado por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Sobre el particular, no se han celebrado mesas de trabajo con el DASCD como quiera que la entidad encargada de las convocatorias es la Comisión Nacional del Servicio Civil, con quienes se han adelantado diversas reuniones.

Por lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

CAPÍTULO III VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

5.12. Viáticos y gastos de viaje

5.12.1. “Para las comisiones de servicios al exterior (…) se requerirá de la autorización del señor Alcalde Mayor de Bogotá, D.C

… previo a la expedición del acto administrativo que autorice la comisión al exterior, se deberá contar con la disponibilidad presupuestal requerida para el reconocimiento de los viáticos y gastos de viaje…

Las comisiones de servicio que impliquen la asignación de viáticos y gastos de viaje al interior del país de los servidores públicos de cualquier nivel jerárquico serán conferidas por el jefe del órgano público respectivo o por quien éste delegue. En el caso del jefe del respectivo organismo, ente o entidad, se requerirá la aprobación del despacho del señor Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

En la modificación presupuestal para sufragar los viáticos y gastos de viaje autorizados, no se podrán contracreditar los rubros asociados a Nómina de las entidades y organismos.

Excepcionalmente en el último trimestre de cada vigencia se podrán autorizar dichas modificaciones justificando la disponibilidad de los rubros a contracreditar.

Cuando la totalidad de los gastos para manutención, alojamiento y transporte que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad pública o privada, no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de viaje. Así mismo, si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad pública o privada, únicamente se reconocerá la diferencia. De igual manera, las entidades y organismos deberán racionalizar el gasto cuando la comisión de servicios no requiera que el servidor público se aloje en el lugar de la comisión…”.

Cumplimiento: Para el periodo evaluado, el IDRD no autorizó comisiones de servicio al exterior ni al interior del país a ningún funcionario.

Revisado el presupuesto del Instituto se evidenció que el rubro Viáticos y Gastos de viaje tiene una apropiación disponible de $20.000.000 y no presenta ejecución alguna.

En consideración de lo expuesto, la verificación del requisito se realizará en futuros segui-mientos.

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CAPÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS

5.13. Parámetros para contratar servicios administrativos

5.13.1. “Una vez identificada la necesidad de adquirir equipos de cómputo, impresión y fotocopiado o similares, las entidades y organismos deberán realizar un estudio que incluya ventajas y desventajas en la compra o arrendamiento de estos bienes, a través de la implementación de mejores prácticas, valoración de todos los costos tanto fijos como variables…”.

Cumplimiento: el área de Sistemas informa que: “En el primer trimestre no se tuvieron en cuenta necesidades de equipos de cómputo, impresión y fotocopiado o similares”, por tanto, el cumplimiento de este requisito será objeto de evaluación en futuros seguimientos.

5.14. Telefonía celular

5.14.1. “…las entidades y organismos propenderán por elegir la mejor opción de acuerdo con los planes disponibles en el mercado, por ello, pagarán y reconocerán por los consumos mensuales de telefonía celular, hasta un máximo del cincuenta por ciento (50%) de un salario mínimo legal mensual vigente SMLMV por un plan de celular”.

Cumplimiento: según información suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera, en la actualidad el IDRD tiene asignadas 21 líneas de celular al ente directivo, con minutos y datos ilimitados, con un valor de $73.910 mensuales por línea.

Revisadas las facturas correspondientes al primer trimestre de 2021, aportadas por SAF, se evidenció que a pesar de que no se supera el límite establecido en el Decreto 492 de 2019 (50% de un SMMLV por plan – $438.901) dando cumplimiento al requisito establecido en la norma, en ninguno de los casos el costo por línea equivale al monto indicado ($73.910), como puede observarse en el siguiente cuadro:

Concepto: ene-21 feb-21 mar-21Fra No. EC-197208600 EC-197341784 EC-247701326

Vr. Mes 2.242.340

285.600 2.041.370

Saldo mes anterior 2.505.646

- -

Vr. Total Fra. 4.747.986

285.600 2.041.370

OP Individual 01-feb-21 01-mar-21 29-mar-21

Valor OP 2.242.340

285.600 2.041.370

PAC del mes de feb-21 mar-21 abr-21

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Concepto: ene-21 feb-21 mar-21

V. promedio por línea 106.778 13.600 97.208

Cuadro No. 2 – Revisión facturación telefonía celular - Fuente SAF

Se recomienda evaluar la razón por la cual el costo por cada plan no corresponde con lo señalado por SAF ($73.910 mensuales).

5.15. Telefonía fija

5.15.1. “Las entidades y organismos adoptarán modalidades de control para llamadas internacionales, nacionales y a teléfonos celulares, incluyendo la adopción de tecnología IP, teléfonos digitales o tecnologías similares o superiores”.

Cumplimiento: según información suministrada por SAF, “Se cuenta con un sistema de administración en el cual se configuran los parámetros de salidas de llamadas, sólo las extensiones autorizadas cuentan con permisos para llamadas nacionales e internaciones, adicional a esto se configura una contraseña de autorización de salida de estas llamadas la cual se le entrega al responsable de la extensión para uso personal e intransferible, en caso de necesidad de agregar o eliminar el permiso para alguna extensión se deja registro en la mesa de servicios de tecnología GLPI”.

Se evidenció que el IDRD cuenta con servicio de telefonía fija con tecnología IP. Se observó que el proveedor de telefonía fija suministra relación de llamadas por línea, indicando fecha, hora, número de destino, valor minuto y duración de la llamada, entre otros, información que facilita el control del consumo.

Revisadas dichas relaciones, se observó que no se han presentado llamadas de larga distancia.

En vista de lo anterior, el Instituto da cumplimiento al requisito establecido en la normativa vigente.

5.16. Vehículos oficiales

5.16.1. “Se podrán autorizar y asignar vehículos de uso oficial con cargo a recursos de la entidad, exclusivamente a servidores públicos del nivel directivo”.

Cumplimiento: según información de SAF “El parque automotor de propiedad del Instituto está asignado a Dirección General, Secretaría General y las cinco Subdirecciones y los de contrato por las solicitudes que realizan las áreas de la entidad, para atender sus compromisos”.

De acuerdo con lo anterior, el IDRD cuenta con 7 vehículos propios, asignados al nivel directivo de la entidad, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

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5.16.2. “Para movilizar un vehículo oficial fuera del perímetro del Distrito Capital se requerirá la autorización previa del jefe de la respectiva entidad y organismo, o en quien delegue esta facultad que deberá ser del nivel directivo del ente distrital…”.

Cumplimiento: Indica la SAF que durante el primer trimestre de 2021 no se presentó la necesidad de movilización de vehículo alguno, fuera del perímetro urbano.5.16.3. “Las entidades y organismos deberán implementar mecanismos de control a través de un

chip o tecnología similar en los vehículos oficiales que registre el consumo diario de combustible en las estaciones de suministro de combustible contratadas…”.

Cumplimiento: Cada vehículo cuenta con un microchip de control de consumo de combustible, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

En razón de las medidas transitorias de Prevención, contención y mitigación ante enfermedad respiratoria aguda - Covid-19, la verificación física de la existencia de los chips en los vehículos de la entidad, se realizará en próximos seguimientos.

5.16.4. “Se deberá establecer obligatoriamente un tope mensual de consumo de combustible teniendo en cuenta la clase, modelo y cilindraje de cada vehículo, así como el promedio de kilómetros recorridos…”.

Cumplimiento: Indica la SAF que en el IDRD se tiene asignado un tope mensual de $1.000.000 para las camionetas doble cabina y para las Station Wagon, y de $1.500.000 para la Camioneta Toyota, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

En futuros seguimientos se analizará la metodología de asignación del tope mensual de consumo de combustible por vehículo.

5.16.5. “Cada mes se evaluarán dichos consumos con el fin de realizar los ajustes necesarios que impliquen ahorros de este suministro…”.

Cumplimiento: Informa la SAF que “Durante el cuarto trimestre se consumieron 479 galones de combustible” y que “Se realiza control con el reporte quincenal recibido por parte del contratista”; sin embargo, no se evidenció la existencia de un informe de análisis de consumo de combustible por vehículo, que permita identificar el rendimiento y costos de los mismos. Dado lo anterior, no se cumple con el requisito de evaluación mensual de consumo.Por parte de esta oficina se revisó el consumo de combustible durante el primer trimestre de 2021, con el siguiente resultado:

Mes Fra. Nro. Período Gls. Vr. Unitario $ Vr. Total $ OP PAC Vr. $

ene-21 AR9018735708 1-15 ene Bioacem B10 NI 20,059 8.172,21 163.926

15-feb-21 feb-21 511.376 AR9018741034 16-30 ene Bioacem B10 NI 42,516 8.172,21 347.450

Total ene-2021 62,575 511.376

feb-21

AR9018747186 1-5 feb Gasolina oxigenada 30,469 8.249,20 251.345

4-mar-21 mar-21 1.566.456

AR9018747186 1-5 feb Bioacem B10 NI 20,440 8.164,23 166.877 AR9018747190 6-15 feb Gasolina oxigenada 28,845 8.456,46 243.927 AR9018747190 6-15 feb Bioacem B10 NI 11,258 8.319,67 93.663

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Mes Fra. Nro. Período Gls. Vr. Unitario $ Vr. Total $ OP PAC Vr. $AR9018750074 16-28 feb Gasolina oxigenada 42,218 8.456,46 357.015 AR9018750074 16-28 feb Bioacem B10 NI 54,525 8.319,67 453.630

Total feb-2021 187,755 1.566.456

mar-21

AR9018757014 1-12 mar Gasolina oxigenada 52,802 8.456,46 446.518

6-abr-21 abr-21 1.927.706

AR9018757014 1-12 mar Bioacem B10 NI 64,610 8.319,67 537.534 AR9018760591 13-31 mar Gasolina oxigenada 42,337 8.663,71 366.795 AR9018760591 13-31 mar Bioacem B10 NI 68,065 8.475,11 576.858

Total ene-2021 227,814 1.927.706 Gran total 478,144 4.005.538 4.005.538

Cuadro No. 3 – Revisión consumo de combustible - Fuente SAF

5.16.6. “El mantenimiento del parque automotor se adelantará de acuerdo con el plan programado para el año…”.

Cumplimiento: manifiesta la SAF que el mantenimiento a los vehículos de la entidad se realiza “Por medio de contrato de prestación de servicios” (Contrato de mantenimiento automotor No. 1416 de 2020, identificado en Secop II con el Nro. IDRD-SAF-IP-003-2020).

No se evidenció la existencia de una programación de mantenimiento preventivo para cada vehículo ni el control de los mantenimientos correctivos que puedan presentarse en el parque automotor de la entidad, que permitan controlar la ejecución del contrato mencionado.

Con base en lo expuesto, el Instituto no da cumplimiento al requisito de la elaboración de un plan anualizado de mantenimiento del parque automotor.

5.17. Adquisición de vehículos y maquinaria

5.17.1. “…la adquisición de vehículos, maquinaria u otros medios de transporte, requieren concepto de viabilidad presupuestal de la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto…

Para la adquisición de vehículos que presten el servicio de transporte a servidores públicos del nivel directivo, se expedirá viabilidad presupuestal solamente para efectos de la reposición de los vehículos…”.

Cumplimiento: manifiesta la SAF que no se tiene planeada la compra o reposición de vehículos para la vigencia 2021.

Se revisó el Anteproyecto de Presupuesto 2021 v3, evidenciando que no hay partida alguna asignada para adquisición de vehículos.

5.18. Fotocopiado, multicopiado e impresión

5.18.1. “Las entidades y organismos distritales establecerán los mecanismos tecnológicos que garanticen el uso racional de los servicios de fotocopiado, multicopiado e impresión,

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mediante los cuales se pueda realizar el seguimiento a nivel de áreas y por persona de la cantidad de fotocopias o impresiones que utilice”

Cumplimiento: La SAF informa que este requisito “N/A”. Se reitera la recomendación del informe del tercer trimestre de 2018, en el sentido de: “Establecer controles en la impre-sión de documentos, con el fin de comprobar que su uso sea racional y exclusivo para las actividades de la Entidad”.

5.18.2. “Está totalmente restringido realizar gastos suntuarios con cargo al presupuesto de la respectiva entidad y organismo distrital, para la impresión de tarjetas de presentación, conmemoraciones, aniversarios o similares y, el uso con fines personales de los servicios de correspondencia y comunicación”.

Cumplimiento: según información de la Oficina Asesora de Comunicaciones - OAC, no se han impreso tarjetas de presentación, conmemoraciones, aniversarios o similares y, el uso con fines personales de los servicios de correspondencia y comunicación, dando cumplimiento al requisito.

5.18.3. “En ningún caso las entidades y organismos podrán patrocinar, contratar o realizar directamente la edición, impresión o publicación de documentos que no estén relacionados en forma directa con las funciones que legal y reglamentariamente deben cumplir, ni contratar, o patrocinar la impresión de ediciones de lujo o con policromías. Igualmente se prohíbe la impresión de informes o reportes a color, independientemente de su destinatario”.

Cumplimiento: indica la OAC que “Durante el primer trimestre del año 2021, no ha patrocinado, contratado o realizado directamente la edición, impresión o publicación de documentos que no estén relacionados en forma directa con las funciones que legal y reglamentariamente deben cumplir el Instituto” y que no se han realizado impresiones de lujo o con policromías.

Se revisó el informe ‘Ejecución de gastos e inversiones’ de Bogdata, correspondiente a enero y febrero de 2021, evidenciando que no se han presentado operaciones en el rubro Servicios relacionados con la impresión.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la normativa vigente.

5.19. Condiciones para contratar elementos de consumo

5.19.1. “Toda solicitud de elementos de consumo y devolutivos deberá estar registrada en el Plan Anual de Adquisiciones- PAA de cada entidad y organismo distrital”.

Cumplimiento: de acuerdo con la revisión realizada en el PAA publicado en Secop II, con fecha última de modificación 21-abr-2021, se observó que contiene contratos tales como:

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• Contratar por el sistema de precios unitarios fijos el suministro de elementos de oficina que sean requeridos para la gestión administrativa del IDRD.

• Contratar el suministro de reactivos de laboratorio clínico para la unidad de ciencias aplicadas al deporte UCAD del IDRD.

• Contratar la elaboración y suministro y uniformes y accesorios que serán utilizados para la identificación institucional del personal, así como prendas de vestir para eventos y actividades organizadas por el IDRD.

• Contratar la adquisición de dispositivos, artículos, aparatos, elementos y equipos biomédicos para diagnóstico y rehabilitación de los deportistas del registro de Bogotá y atención e intervención de los usuarios y beneficiarios de los programas recreodeportivos ofertados por el IDRD. grupo 1- dispositivos, artículos, aparatos y equipos biomédicos.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.19.2. “Respecto al consumo de papelería, se deberá reducir el uso de papel mediante la impresión de solo aquellos documentos estrictamente necesarios para el desarrollo de las labores diarias, la utilización de las dos (2) caras de las hojas y el empleo de papel reciclable”.

Cumplimiento: indica la SAF que “Las impresoras están configuradas para imprimir a dos caras. Se ha solicitado al personal el reuso del papel que ya se usó por una cara. La entidad aplica la política cero -0- papel en la administración pública”.

Comparado el consumo de papel entre el primer trimestre de 2020 y el mismo período 2021, se observa el siguiente resultado:

PERIODO TOTAL RESMAS

Ene-mar 2020 612

Ene-mar 2021 417

Variación 195

% 31,86% DisminuyóCuadro No. 4 – Consumo de papel – Fuente SAF

Se evidenció que se mantiene registro en un formato publicado en Isolución, llamado ‘Control consumo de papel para la sede administrativa’ y se cuenta con el ‘Informe de consumo Centro de Costo / Producto’, el cual refleja por centro de costo las existencias de papel; fue allegado el informe correspondiente al primer trimestre de 2021.

Con base en las evidencias aportadas, se concluye que se está dando cumplimiento al re-quisito establecido.

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5.19.3. “De igual forma, la revisión de documentos o proyectos de respuestas deberá realizarse por medios electrónicos, evitando la impresión y gasto en papel que luego sufrirá modificaciones en su texto”.

Cumplimiento: la SAF informa que “Para el primer trimestre de 2021 hubo un bajo consu-mo de papel en la Entidad, comparado con periodo inmediatamente anterior, debido a que hay poca presencia de funcionarios y contratistas en la sede administrativa por causa de la pandemia del COVID-19 y las acciones tomadas por la Entidad, para facilitar el tra-bajo en casa y el teletrabajo, lo que ha llevado a imprimir solo los documentos que sean de obligatoriedad.Cabe aclarar que una vez los funcionarios y contratistas puedan regresar a sus activida-des presenciales en la sede administrativa este consumo podría aumentar, para lo cual se evaluará si algunas de las actividades que se realizaron de forma digital se pueden seguir manteniendo de esta manera y así, realizar un consumo eficiente de este recurso...”.

Considerando lo enunciado, se ha dado cumplimiento al requisito establecido en la norma; sin embargo, se revisará la continuidad de su cumplimiento en futuros seguimientos.

5.20. Cajas Menores

5.20.1. “El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto”.

Cumplimiento: el artículo 4 de la Resolución IDRD 111 del 22 de febrero de 2021, establece la finalidad de la Caja Menor así: “…atenderá los gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios como son: transporte para trámites a diferentes entidades, fotocopias urgentes, autenticaciones de documentos, papelería y útiles que requiera la Entidad no existentes en el Almacén General; mantenimiento y reparaciones; conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles; pago de publicaciones, certificados digitales y en general aquellos gastos necesarios para el funcionamiento de la Entidad que tengan las características señaladas”.

Así mismo, con el seguimiento al Nuevo Marco Normativo Contable se verificó en la legalización de las cajas de SAF y OAJ, que los gastos reembolsados cumplen con la finalidad y las características establecidas, dando cumplimiento al requisito establecido en la normativa vigente.

5.20.2. “Con los recursos de las cajas menores no se podrá realizar el fraccionamiento de compras de un mismo elemento y/o servicio, ni adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacén o se encuentre contratada, así como tampoco realizar ninguna de las operaciones descritas en el artículo 8 del Decreto Distrital 61 de 2007”.

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Cumplimiento: con el seguimiento al Nuevo Marco Normativo Contable se revisó que los reembolsos de las cajas menores de SAF y OAJ no presentaran fraccionamiento en las utilizaciones de dichos fondos, con resultados satisfactorios, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.20.3. “Los representantes legales de las entidades y organismos distritales deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y su número no sea superior a dos (2) por entidad, salvo excepciones debidamente justificadas ante la Secretaría Distrital de Hacienda”.

Cumplimiento: se verificó la Resolución IDRD 111 del 22 de febrero de 2021 “Por la cual se constituye y se establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Subdirección Admi-nistrativa y Financiera del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD para la vigen-cia 2021, con cargo al presupuesto asignado a la entidad”.

Mediante el memorando radicado con el Nro. 20211100127903, del 31 de marzo de 2021, se solicitó al área de presupuesto el CDP para proceder con la elaboración del proyecto de Resolución por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la caja menor de la Oficina Asesora Jurídica.

Dado lo anterior, con corte a 31 de marzo de 2021, se ha constituido solamente una caja menor en el Instituto, la cual se encuentra reglamentada dentro del cuerpo de la Resolu-ción mencionada, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.20.4. Las entidades y organismos distritales deberán abstenerse de efectuar contrataciones o realizar gastos con los recursos de caja menor, para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo.

Cumplimiento: con el seguimiento al Nuevo Marco Normativo Contable se verificó, con resultados satisfactorios, que los reembolsos de las cajas menores de SAF y OAJ no presentaran contrataciones ni gastos para atender servicios de alimentación con destino a reuniones de trabajo, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.21. Suministro del servicio de Internet

5.21.1. “Este servicio estará disponible exclusivamente para asuntos que correspondan a las necesidades de la entidad y organismo distrital, para lo cual las áreas de Sistemas o Tecnología de la Información propenderán por disponer de medidas de control y bloqueo o niveles de acceso”

Cumplimiento: el Instituto cuenta con canales de internet que permiten comunicación con dependencias de la entidad, con la ciudadanía y con otras entidades distritales y nacionales; adicionalmente, el Manual de políticas de seguridad de la información,

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numeral 4.6 - Control de acceso, contiene la política de seguridad sobre el tema que, en líneas generales, indica:

• Control de acceso: El Área de Sistemas controla el acceso mediante el enfoque basado en roles, aplicando los principios de:- Lo que necesita conocer- Lo que necesita usar

• Acceso a redes y a servicios en red.• Gestión de acceso de usuarios.• Uso de información de autenticación secreta (Responsabilidades de los usuarios)• Control de acceso a sistemas y aplicaciones.

Así mismo, desde Sistemas se informa que: “Se cuenta con un sistema de control perimetral el cual autoriza la navegación a páginas permitidas por el IDRD de acuerdo a su misionalidad, además se cuenta con un sistema de control de uso de internet; en el caso que se realice para descargas, el ancho de banda se reduce al equipo que está haciendo uso prolongado de internet, para no afectar el servicio a los demás usuarios”.

Por lo anterior, se da cumplimiento al requisito contenido en la norma.

5.22. Inventarios y stock de elementos

5.22.1. “Los responsables de la administración de los inventarios y stock de elementos propenderán por controlar los límites adecuados, teniendo en cuenta los factores asociados como son: seguros, obsolescencia y almacenamiento”.

Cumplimiento: desde Almacén se informa que “En cuanto a los seguros se reporta a la compañía cada vez que se hace un ingreso al almacén, esto aplica a todos los activos fijos y se actualiza cada vez que se da de baja.

* Con los remates se depuran los activos inservibles obsoletos y no utilizables.

* Respecto al almacenamiento, los bienes están custodiados, identificados y valorizados en las diferentes bodegas del Almacén General”.

La información aportada permite establecer que las existencias de almacén se encuentran identificadas, valorizadas y dispuestas en bodegas custodiadas, que cuentan con pólizas que los cubren y que se depuran elementos obsoletos no utilizables; sin embargo, no permite identificar que se tengan establecidos controles que den alertas sobre los límites mínimos y máximos de existencia y almacenaje para la operación de la entidad.

De acuerdo con lo anterior, se verificará en próximos seguimientos los controles establecidos para identificar las cantidades adecuadas de inventarios en la entidad.

5.23. Adquisición, mantenimiento o reparación de bienes inmuebles o muebles

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5.23.1. “Las entidades y organismos se abstendrán de realizar en sus inmuebles, cualquier tipo de contratación que implique mejoras suntuarias, tales como el embellecimiento, la ornamentación o la instalación o adecuación de acabados estéticos, salvo que se trate de bienes inmuebles clasificados como Bienes de Interés Cultural”.

Cumplimiento: manifiesta la SAF que no se estableció contratación alguna para reparación ni mantenimiento de bienes inmuebles o muebles; no obstante, revisado el PAA 2021, con última fecha de modificación 20-abr-2021, se encontró la planeación de contratos relacionados con mantenimiento de parques (inicio del proceso de selección en mayo), campos deportivos (inicio del proceso de selección en abril), cuerpos de agua (inicio del proceso de selección en mayo), suministro de elementos de ferretería y pintura para el mantenimiento de la sede administrativa y la sostenibilidad de la infraestructura de parques (inicio del proceso de selección en junio), piscinas (inicio del proceso de selección en mayo) y cerramientos y mallas (inicio del proceso de selección en abril), entre otros.Una vez se hayan formalizado los contratos de mantenimiento, se adelantarán las revisiones respectivas con el fin de verificar que no incluyan mejoras suntuarias, para lo cual se realizará solicitud de evidencia fotográfica para complementar, en futuros seguimientos, la información relacionada con el presente requisito.

5.24. Edición, impresión, reproducción, publicación de avisos

5.24.1. “Las entidades y organismos distritales no podrán patrocinar, contratar o realizar directamente la edición, impresión, reproducción o publicación de avisos, informes, folletos o textos institucionales, que no estén relacionados en forma directa con las funciones que legalmente cumplen”.

Cumplimiento: Indica la Oficina Asesora de Comunicaciones – OAC que “La Oficina Asesora de Comunicaciones, en el primer trimestre de 2021, ha realizado a través del contrato de suministro No. 2942-2021 la impresión de piezas impresas como pasacalle, pendones, backing, pin metálico, banderines y pendones, para llevar a cabo la divulgación la marca e imagen del IDRD en los diferentes eventos y actividades y postular a Bogotá como ciudad anfitriona a los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos 2027…”.

Con base en lo manifestado, se da cumplimiento al requisito de la norma, toda vez que las impresiones realizadas corresponden al objeto misional del Instituto.

5.24.2. “Cuando fuere necesario, las entidades y organismos deberán hacer la divulgación de la información relativa al cumplimiento de sus funciones mediante la edición, impresión y reproducción de piezas de comunicación, tales como avisos, folletos, cuadernillos, entre otros, a través de la Imprenta Distrital; sin embargo, en lo posible, no deberán ser a color y en papeles especiales, observando siempre el costo mínimo de su realización”.

Cumplimiento: la OAC manifiesta que: “La Oficina Asesora de Comunicaciones, en el primer trimestre de 2021, ha realizado a través del contrato de suministro No. 2942-2020, la impresión de piezas impresas…” y que no se tramitó a través de la Imprenta Distrital debido a que “El IDRD tiene el deber de divulgar a través de diferentes medios de comu-

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nicación, todos aquellos aspectos institucionales que se deben socializar; por lo tanto tie-ne a cargo el deber de adelantar los trámites necesarios para dar a conocer a la ciudada-nía las actividades y eventos de interés general en temas de recreación y deportes, a tra-vés del diseño e impresión de piezas de comunicación de imagen institucional, buscando garantizar el derecho a la información a través de la divulgación de sus programas”.

El deber que tiene el IDRD de divulgar los aspectos institucionales que se deban sociali-zar y de adelantar los trámites necesarios para dar a conocer a la ciudadanía las activida-des y eventos de interés general en temas de recreación y deportes, a través del diseño e impresión de piezas de comunicación de imagen institucional, buscando garantizar el de-recho a la información a través de la divulgación de sus programas, no comporta como justificación para que la impresión de piezas de divulgación no se tramite a través de la Imprenta Distrital, como lo requiere el Decreto 492 de 2019.

Considerando la anterior justificación presentada por la OAC para haber llevado a cabo el proceso de subasta inversa y suscrito el contrato No. 2942-2020, cuyo objeto es "suminis-trar por el sistema de precios unitarios fijos los elementos necesarios para la divulgación y promoción de la gestión de los proyectos, programas y actividades que realiza e IDRD en su labor misional", no se observa cumplimiento del requisito establecido en la normativa vigente.

5.24.3. “En todo caso, las piezas comunicativas requeridas se producirán en cantidades razonables para evitar el deterioro por almacenamiento y obsolescencia”.

Cumplimiento: en relación con este requisito, la OAC presenta la cantidad de piezas impresas en el primer trimestre de 2021, así:

“…- Pasacalles IDRD y Bogotá: 26 ordenados 21-01-2021 - Pendones IDRD y Bogotá: 20 ordenados 21-01-202 - Flag banner IDRD y Bogotá: ordenados 21-01-2021 - Backing IDRD y Bogotá: ordenados 21-01-2021 - Pin metálico: 300 ordenados 21-01-2021 - Bajantes: 5 ordenados 21-01-2021 - Pasacalles parque de los niños: 20 ordenados19-02-2021 - Sarta banderines: 1 ordenados19-02-2021 - Pendones IDRD y Bogotá: 20 ordenados19-02-2021

Todos los elementos arriba mencionados son consumibles”.

De acuerdo con lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.25. Suscripciones

5.25.1. “Se preferirán las suscripciones electrónicas a revistas y Periódicos. En todo caso, las entidades y organismos solo contarán con las suscripciones a periódicos y revistas que estrictamente sean necesarias para el cumplimiento de sus funciones”.

Cumplimiento: indica la OAC que durante el primer trimestre de 2021 no se tomó suscripción alguna a periódicos ni revistas.

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Dado lo anterior, se hará seguimiento al presente requisito en posteriores oportunidades.

5.26. Eventos y Conmemoraciones

5.26.1. “Se restringe la realización o programación de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones, y que además incluyan el servicio o suministro de alimentos, que impliquen en todo caso erogaciones con cargo al presupuesto asignado a cada entidad y organismo distrital…”.

Cumplimiento: indica la SAF que durante el primer trimestre de 2021 no se realizaron recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones que incluyan el servicio o suministro de alimentos, que impliquen en todo caso erogaciones con cargo al presupuesto asignado al Instituto, dando cumplimento al requisito.

CAPÍTULO V CONTROL DEL CONSUMO DE LOS RECURSOS NATURALES Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL

5.27. Servicios públicos

5.27.1. “Las entidades y organismos distritales deberán realizar anualmente campañas de sensibilización que promuevan el uso eficiente y el ahorro en el consumo de los servicios públicos tales como: agua, energía eléctrica, gas natural y la gestión integral de los residuos sólidos y realizar el uso racional de los recursos naturales y económicos que tienen a disposición para el desarrollo de sus actividades diarias” (…)“Desarrollar campañas internas de concientización de ahorro de agua y energía”.

Cumplimiento: se evidenció que se han realizado campañas de ahorro de energía y agua, según los siguientes correos:

Subdirección Administrativa y Financiera - SAF• 08-ene-2021 Apagón ambiental enero 2021• 24-feb-2021 Taller ambiental “Conoce sobre nuestra estructura ecológica”• 03-mar-2021 Taller ambiental “Consumo sostenible del agua”• 08-mar-2021 Apagón ambiental marzo 2021• 19-mar-2021 Tips para el Día mundial del agua (22 de marzo)

Subdirección Técnica de Parques - STP• Se realizó socialización a los parques: Valles de Cafam, Virrey Sur, La Andrea,

Candelaria la Nueva, Villa Alemana, Ilimaní, Meissen, Buena Vista, Sierra Morena, Quiroga, Estadio Olaya Herrera.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la normativa vigente.

5.27.2. “Las entidades y organismos deberán priorizar las siguientes acciones para regular los consumos de los servicios públicos:

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Establecer metas cuantificables y verificables de ahorro de energía eléctrica (KWH) y agua (Metros Cúbicos). Deberán realizase evaluaciones mensuales de su cumplimiento”.

Cumplimiento: SAF (Sede administrativa y Bodega Archivo):

Debido a que no existen medidores independientes para la sede administrativa, el pago de las facturas es compartido con el Ministerio del Deporte - Centro de Alto Rendimiento, de la siguiente manera:

- Acueducto, alcantarillado y aseo: IDRD 20% - Ministerio del Deporte 80%- Energía eléctrica: IDRD 80% - Ministerio del Deporte 20%

Dado lo anterior, el control de los consumos no depende exclusivamente del Instituto.De acuerdo con el Plan de Austeridad en el gasto público definido por la entidad, la meta de ahorro para el consumo en metros³ de agua y en KwH en energía, es una disminución del 2% respecto del consumo del recurso frente al mismo periodo de la vigencia anterior.

Con base en lo expuesto, la SAF da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

En relación con el seguimiento periódico, la SAF aporta los siguientes resultados:

Entidad 2020 2021 Diferencia

EAAB

Sede administrativaEne - Feb 1.340 Ene - Feb 350 - 990 -74%

Bodega archivoEne - Feb S/I Ene - Feb 29 N/A

ENELCODENSA

Sede administrativa

Ene 42.400 Ene 21.662

- 20.738 -49%

feb 40.000 feb 22.838

- 17.162 -43%

mar 40.800 mar 28.800

- 12.000 -29%

Bodega archivoEne S/I Ene 3.405 N/A feb S/I feb 2.584 N/A mar S/I mar 3.329 N/A

Cuadro No 5 – Control periódico de consumos en Servicios Públicos – Fuente: SAF

En razón del trabajo en casa, ocasionado con las medidas preventivas por la pandemia del Covid 19, se presenta disminución en los consumos de servicios públicos; una vez se regrese a la presencialidad, se espera incremento en el consumo.

De acuerdo con la información allegada, relacionada con el control de consumos en servi-cios públicos, la SAF da cumplimiento al requisito de la norma.

Subdirección Técnica de Parques - STP:

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Informa que “se hace verificación con las facturas revisando el comportamiento del consu-mo del periodo inmediatamente anterior y en caso de encontrar desviaciones se verifica en los parques las actividades realizadas o lo que ocasionó el mayor consumo”.

La información suministrada, permite establecer que no se cuenta con la definición de meta alguna cuantificable y medible para el ahorro en servicios públicos, razón por la cual, la STP no da cumplimento al requisito.

5.27.3. “Incluir mensajes de ahorro de agua y energía en las comunicaciones internas”.

Cumplimiento: debido a la situación de emergencia COVID 19, actualmente prevalecen las comunicaciones internas por medio digital, y en las mismas se evidencia inclusión del siguiente mensaje relacionado con ahorro de papel: “Si no es necesario ¡no imprima este correo, así cuidamos el medio ambiente! La gestión ambiental es tarea de todos”; sin embargo, no se incluye mensaje alguno relacionado con el ahorro de agua y energía, tal como lo exige el requisito de la norma.

Con base en lo mencionado, el Instituto no da cumplimiento a la inclusión de mensajes de ahorro de agua y energía en las comunicaciones internas.

5.27.4. “Reforzar o implementar medidas tales como: [Aprovechamiento de iluminación natural, medidas de ahorro de energía y de agua, mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas…]

Cumplimiento: se realizan las siguientes actividades:

Subdirección Administrativa y Financiera - SAF:

• Teniendo en cuenta las condiciones físicas (ventanas de piso a techo) con las que cuenta el Instituto, se aprovecha la luz natural en la mayor parte del día.

• Existen sensores de movimiento en los baños, para evitar el desperdicio de ener-gía.

• Se cuenta con un 100% de instalación de dispositivos LED.• Se tiene sectorizado el sistema de energía eléctrica de acuerdo con la organiza-

ción. de las oficinas e instalaciones.• Se cuenta con persianas tipo blackout.• Se cuenta con un 98% de instalación de dispositivos ahorradores de agua.

Subdirección Técnica de Parques - STP:

• En los parques y/o escenarios, por su condición, se aprovecha al máximo la luz natural

• Las luminarias que se reemplazan por mantenimiento son led.

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• Se han instalado dispositivos ahorradores de agua en los parques Gimnasio del Norte, Gaitana y Tunal.

• Dado la situación actual los equipos de cómputo, así como los demás equipos se encuentran apagados.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido.

5.27.5. “Fomentar el uso de vehículos y medios de transporte ambientalmente sostenibles, tales como bicicletas, transporte público, entre otros; y disponer los espacios adecuados para comodidad de los servidores públicos”.

Cumplimiento: el IDRD expidió la Resolución 340 del 19-jun-2018, “por la cual se adopta e implementa el Programa Institucional para la Promoción del Uso de la Bicicleta como medio de transporte para los funcionarios públicos del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD”, definiendo como objetivo general del programa, el siguiente:

“…fortalecer el uso de la bicicleta como medio de transporte y de movilidad sostenible, con el fin de preservar el medio ambiente, promover buenos hábitos de vida saludable, generar espacios de sana convivencia, así como generar la cultura de uso de la bicicleta entre los servidores públicos del Instituto Distrital de Recreación y Deporte”Se han realizado campañas para incentivar el uso de la bicicleta y se ha dispuesto de bici-parqueaderos para los servidores que la usan como medio de transporte, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

CAPÍTULO VI PLANES DE AUSTERIDAD E INDICADOR DE AUSTERIDAD

5.28. Planes de austeridad

5.28.1. “Cada entidad y organismo distrital, atendiendo su naturaleza jurídica y actividad misional deberá definir, al inicio de cada vigencia fiscal, un plan de austeridad por vigencia, en virtud del cual hará una selección de gastos detallados en el rubro de adquisición de bienes y servicios a ahorrar (gastos elegibles) que sirva de línea base para implementar el indicador de austeridad de que trata el artículo siguiente y, con el cual, la entidad y organismo hará seguimiento y análisis de manera semestral a los ahorros generados por la estrategia de austeridad implementada”.

Cumplimiento: se cuenta con un Plan de Austeridad en el Gasto, vigencia 2021 (del que no se evidencia su aprobación ni la fecha de la misma) en el cual se seleccionaron los siguientes rubros de adquisición de bienes y servicios como línea base para implementar el indicador de austeridad:

• Capacitación.• Viáticos y gastos de viaje.• Condiciones para contratar elementos de consumo.• Inventarios y stock de elementos.

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• Servicios públicos (Acueducto y alcantarillado, y Energía)• Reducción consumo de papel.

Según lo establecido en el Plan de austeridad en el gasto, el seguimiento se realizará trimestralmente y, de acuerdo con los cálculos realizados para los indicadores definidos en dicho Plan, se está dando cumplimiento a la meta en los rubros de servicios públicos y reducción consumo de papel; para los demás rubros seleccionados no se presentaron erogaciones.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

Para el Plan de Austeridad del IDRD, vigencia 2021, se recomienda:

• Incluir aprobación, indicando la fecha.• Dado que se observó que la actividad definida para el rubro de capacitación en el

Plan de Austeridad en el Gasto – Vigencia 2021 hace referencia a la vigencia 2020, corregir dicha información a vigencia 2021.

• Para el rubro de capacitación, incluir como evidencia el monto de las utilizaciones reportado en el presupuesto (Bogdata).

5.29. Indicadores

5.29.1. “Una vez elaborado el Plan de Austeridad por Entidad, se manejarán dos tipos de indicadores, a saber: i) indicador de Austeridad y ii) indicador de Cumplimiento”.

Cumplimiento: Se evidenció que cada actividad presenta metas e indicadores de austeridad y de cumplimiento que, en concepto de esta Oficina, se encuentran adecuadamente formulados, dando cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.30. Informes

5.30.1. “Durante el año 2020 se definirá la línea base a través de los informes semestrales”.

En cumplimiento del requisito establecido en la norma, la SAF indica que: “se encuentra definida la línea base dentro del plan de austeridad y se realizó un primer informe solicitado de actualización de información medidas y acciones de Austeridad en el Gasto Público vigencia 2020, al Sector de Cultura como cabeza del sector y respuesta al concejo por medio de Derecho de Petición”.

Fue aportado el informe presentado; sin embargo, es pertinente aclarar que el informe al Concejo lo realiza cabeza del sector y no cada entidad.

Con base en lo expuesto, se da cumplimiento al requisito establecido en el Decreto.

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CAPÍTULO VII OTRAS DISPOSICIONES

5.31. Acuerdos marco de precios.

5.31.1. “Las entidades y organismos definidos en el artículo 1 del presente decreto, analizarán la conveniencia de hacer uso de los Acuerdos Marco de Precios diseñados por Colombia Compra Eficiente para la adquisición de los bienes y servicios definidos en el Plan Anual de Adquisiciones”.

Cumplimiento: indica la SC que “Durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y 31 de marzo de 2021, se ha adelantado la adquisición de servicios por el sistema de Acuerdos Marco de precios los cuales se relacionan a continuación:

1) Orden de Compra No 65229, por valor de $6.170.622

2) Orden de Compra No 64591, por valor de $264.503.172”

Se verificó, con resultados satisfactorios, la existencia de las órdenes de compra en el portal ‘Colombia compra eficiente’.

De acuerdo con lo anterior, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.32. Contratación de bienes y servicios.

5.32.1. “Las entidades y organismos deberán realizar la contratación de servicios tales como vigilancia, aseo, cafetería, transporte, archivo, mensajería, etc., a través de procesos de selección objetiva previstos en la ley. De igual forma, deberán considerar la realización de multicompras para varias entidades y organismos de un mismo sector…”.

Cumplimiento: Durante la vigencia 2021, el IDRD no ha realizado gestiones para adelan-tar procesos de multicompras con otras entidades u organismos del sector.

5.33. Funciones y responsabilidades.

5.33.1. Para la elaboración del balance de resultados de la implementación de las medidas de austeridad y trasparencia del gasto público en cada una de las entidades y organismos distritales, se deberán establecer funciones y responsabilidades para la consolidación de la información, el análisis respectivo y la presentación, en cada una de sus fases, tanto el de la entidad como en el consolidado del sector, para el balance que deberá remitirse al Concejo de Bogotá, D.C., según lo dispuesto en el artículo 5 del Acuerdo 719 de 2018

Cumplimiento: indica la SAF que “Se cuenta con profesionales en calidad y presupuesto para recopilar la información y dar respuesta en lo referente a los resultados en la imple-mentación de las medidas de austeridad y transparencia del gasto público en relación con

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lo correspondiente a la Subdirección Administrativa y Financiera”; no obstante, no fue pre-sentada información relacionada con el responsable de dicha actividad ni con sus funcio-nes y responsabilidades.

Con base en lo expuesto, no se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.34. Procesos y procedimientos.

5.34.1. “Las entidades y organismos deberán revisar los trámites internos que signifiquen reprocesos, en aras de optimizar el talento humano y los recursos físicos y financieros”.

Cumplimiento: por indagación se estableció que, con el fin de optimizar la gestión, en las dependencias se realizan actividades tales como:

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• Revisión y actualización de procedimientos.• Reorganización de equipos de trabajo.• Redistribución de cargas de trabajo.• Unificación de formatos.• Revisión y ajuste de perfiles del personal.

Con base en lo anterior, se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

5.35. Transparencia en la información

5.35.1. “En observancia a lo dispuesto en el artículo 2 del Acuerdo Distrital 719 de 2018, las entidades y organismos descritas en el artículo primero del presente decreto deberán publicar en sus respectivas páginas web los informes relacionados con el gasto público y la gestión realizada sobre las medidas de austeridad implementadas.

Así mismo, la publicación que la entidad y organismo realice correspondiente a gasto público deberá ser en formato de dato abierto, con el fin de brindar acceso y disponibilidad de toda la información a la ciudadanía”.

Cumplimiento: se verificó que, a 27 de abril de 2021, se tiene publicada en la página Web del IDRD la siguiente información relacionada con la gestión en la austeridad en el gasto:

• Ejecución presupuestal, actualizada a febrero de 2021.• Estados Financieros, a febrero de 2021.• Informes ejecutivos mensuales de Proyectos de Inversión.• Seguimientos trimestrales realizados por la Oficina de Control Interno a las medi-

das de austeridad en el gasto público.

Se evidenció que no están publicados:

• Plan de Austeridad en el Gasto Público vigencia 2021.• Seguimiento al Plan de Austeridad de acuerdo con la periodicidad definida en di-

cho instrumento.

Dado lo anterior, no se da cumplimiento al requisito establecido en la norma.

6. CONCLUSIONES

El IDRD cumple parcialmente las condiciones definidas en el Decreto 492 de 2019 y, para los requisitos que satisface, cuenta con medidas adecuadas de control y ejecución; sin embargo, es necesario reforzar su gestión con el objetivo de atender la totalidad de los requerimientos legales, particularmente en lo relacionado con:

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• La inclusión de las principales políticas de austeridad del gasto público, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 1, artículo 1, Decreto 492 de 2019, situación que podría exponer a la entidad a posibles sanciones por parte de los entes de control.

• La verificación de la información contenida en los estudios previos frente a las certificaciones de inexistencia o insuficiencia de personal, emitidas por el área de Talento Humano, en lo referente a la cantidad de contratos autorizados a contratar.

• El aseguramiento de socializar con los compañeros de área los conocimientos adquiridos en las capacitaciones, sin importar que éstas hayan representado o no un costo para la entidad.

• La evaluación mensual de los consumos de combustible de cada uno de los vehículos de la entidad y la toma de acciones con base en su resultado.

• La definición de un plan de mantenimiento preventivo del parque automotor del Instituto y su seguimiento periódico.

• La definición e implementación de controles que permitan contar con alertas sobre los límites mínimos y máximos de existencia y almacenaje de elementos necesarios para la operación de la entidad.

• El establecimiento de metas cuantificables y verificables, por parte de la STP, para el ahorro en consumo de agua y energía eléctrica, y su evaluación mensual.

• La inclusión de mensajes de ahorro de agua y energía en las comunicaciones internas.

• La definición de responsables, sus funciones y responsabilidades para la consolidación de la información, el análisis respectivo y la presentación, en cada una de sus fases, del balance de resultados de la implementación de las medidas de austeridad y trasparencia del gasto público de la entidad.

• La publicación en la página Web del Instituto del Plan de Austeridad en el gasto público y los resultados de los seguimientos realizados periódicamente.

7. RECOMENDACIONES

De acuerdo con los resultados del seguimiento y evaluación realizada por esta Oficina, se emiten las siguientes recomendaciones:

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1. Establecer los mecanismos necesarios para asegurar que el anteproyecto de presupuesto de cada vigencia se presente en las condiciones de completitud de la información exigidas, con el objeto de dar cumplimiento a la normativa vigente aplicables sobre el tema de austeridad en el gasto público.

2. Revisar los casos expuestos en el numeral 5.3.2 del presente informe sobre diferencias entre la cantidad justificada de contratos de prestación de servicios con igual objeto (indicada en los estudios previos) y la cantidad de autorizados (indicada en la certificación de inexistencia o insuficiencia de personal), evaluar la posibilidad de ocurrencia de otros casos adicionales a los detectados en la muestra seleccionada, para identificar el origen de las inconsistencias, verificar la cantidad de contrataciones celebradas y tomar las acciones pertinentes.

3. Asegurar el estricto cumplimiento a la firma como evidencia de aprobación de la totalidad de los formatos tramitados para el reconocimiento y pago de horas extras.

4. Continuar con la buena práctica de no permitir la acumulación de compensatorios y de conceder su disfrute dentro del período que corresponda.

5. Definir un plan de mantenimiento preventivo del parque automotor de la entidad y asegurar su estricto cumplimiento.

6. Establecer controles en la impresión de documentos, con el fin de comprobar que su uso sea racional y exclusivo para las actividades de la entidad.

7. Identificar si las necesidades de impresión de material para divulgar y promover la gestión de proyectos, programas y actividades que realiza el IDRD en su labor mi-sional corresponde con la oferta que tiene la Imprenta Distrital, así como el monta-je y desmontaje de material promocional que contiene el contrato 2942 de 2020 y, a futuro, determinar la mayor favorabilidad para el IDRD frente a la oferta de enti-dades particulares.

8. Implementar un mecanismo de análisis de consumos de combustible por cada vehículo y presentar las recomendaciones que de él se deriven, encaminadas a aplicar las medidas que se estimen pertinentes para el ahorro del consumo.

9. Identificar e implementar controles que den alertas sobre los límites mínimos y máximos de existencia y almacenaje de elementos para la operación de la entidad.

10. Definir e incluir en las comunicaciones del IDRD mensajes relacionados con el ahorro de agua y energía.

11. Calcular la medición de los indicadores de austeridad para Servicios públicos (Acueducto y alcantarillado, y Energía) tomando como base la cantidad de Metros³

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/ KwH y no con base en el valor pagado, toda vez que el costo por Metro³ / KwH se incrementa para cada facturación, sin arrojar un resultado que evidencie el ahorro alcanzado.

12. Definir con precisión los responsables, sus funciones y responsabilidades para la consolidación de la información, el análisis respectivo y la presentación, en cada una de sus fases, del balance de resultados de la implementación de las medidas de austeridad y trasparencia del gasto público de la entidad.

13. Publicar en la página Web del Instituto el Plan de Austeridad en el gasto público vi-gente y los resultados de los seguimientos realizados periódicamente, en procura de facilitar el acceso de la información y la aplicación de la Ley de Transparencia.

Cordialmente,

ROSALBA GUZMÁN GUZMÁNJefe Oficina de Control Interno

Proyectó: Camilo A. Garzón Tauta – Contratista OCI CPS-1247_2021Deyanira Díaz Alvarado – Profesional Universitario 03-OCI

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