insebas.files.wordpress.com · Web viewCuando los subdocumentos están contraídos en el documento...

UNIDAD 2Las TIC como herramientasPara la productividad

Microsoft Word

1. Historia de los procesadores de Textos 2. Técnicas Básicas con el Texto 3. Apariencia del Documento 4. Manejo de la Página y Secciones 5. Distribución del Texto en el documento 6. Tablas en Word 7. Práctica Calificada 8. Manejo de Múltiples documentos 9. Formatos Avanzados 10. Combinar Correspondencia.-

1.- Historia de los procesadores de Textos.- Ante la necesidad de la creación de un programa que pudiera ayudarnos con los trabajos arduos de oficina se creó procesadores de textos como el Wordstar el cual se utilizaba con un disco de 5 ¼ donde se podía crear diferentes trabajos pero los tiempos cambian y aparece un nuevo procesador el Wordperfect, luego en su versión mejorada el Wordperfect Profesional y así sucesivamente hasta que aparece los paquetes de Office una versión mejorada el Word 4.2.Office.- Es un paquete donde tiene diferentes aplicaciones como un procesador de texto Word , una hoja electrónica Excel, un presentador grafico Power point, un gestionador de base de datos Access una de las primeras versiones fue Office 4.2 luego aparecieron el Office 95, Office 97 , Office 2000 , Office Xp Office 2003 ,recuerda que es la Microsoft la empresa líder ,habiendo otros en el mercado como el Star Office entre otros la diferencia es que cada uno de ellos tiene diferentes aplicaciones y sus imágenes y sonidos todos no son iguales. - Para nuestro estudio aprenderemos el Office 2002=Xp./2003 de aquí es de donde proviene la palabra Ofimática llamado así el office por publicidad.Microsoft Word.- Es un procesador de Textos, que sirve para crear diferentes tipos de documentos como por ej. Cartas, oficios, memos, tesis, trípticos, etc.Para ingresar tienes que:1.1 Ejecución del programa1.-Click en el Botón Inicio 2.- Seleccionar Todos los Programas3. - Click en Microsoft WordNos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Word.1.2 El entorno de Word

Una vez ingresado, deberá reconocer las herramientas con las cuales podrá mejorar sus documentosRecuerde: Click en Ver ...... Seleccionar Barra de Herramientas Tiene que estar activas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de dibujo.Una vez configurado ver los diferentes modos normales, Web, impresión y activar su regla.

Aprendiendo el uso de la Barra Estándar.

Aprendiendo el uso de la Barra de Formato.

Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo.

1.3 Introducción de TextosRecuerde que el rectángulo que parpadea se llama cursor Digite estoy aprendiendo Word1.4 Manejo Básicas con el textoPara el desplazamiento el cursor de lado a lado puedes usar las direccionales o también con el mouse haciendo Click en la ubicación que desees recuerda que si no has presionado Enter no podrás bajar el cursor.Para Seleccionar Textos (Iluminar) puedes hacerlo usando la tecla Shift y las direccionales o sino utilizando el mouse posiciónate en la parte superior izquierda del texto y haciendo un Click sin soltar, arrastra el mouse y podrás observar que el texto se seleccionara (iluminar)Para la Edición de Textos utiliza la tecla Bloqmayus (Capslock) todo lo que escribas saldrá en mayúsculas presiona nuevamente Bloqmayus y todo lo que escribas saldrá en minúsculas.

Para utilizar las teclas de doble función deberás primero presionar la tecla Shift (↑) y las teclas de doble función como el número 1 en la parte superior saldrá el símbolo ¡as la prueba con los demás símbolos aparecerán los símbolos deseados.Para Eliminar Textos Utiliza la tecla Backspace o su borrador electrónico la Tecla supr.(delete) Caracteres Especiales. Utiliza la tecla ALT del lado izquierdo del tecla y los números del lado derecho del teclado para visualizar caracteres como:

1.5 Manejo Básicos de ArchivosPara Guardar, Guardar Como.- un archivo debemos primero 1.- Seleccionar Archivo en la barra de menú 2.- Luego seleccionar Guardar3.- Escribir el nombre del archivo a guardar4.- Click en guardarPara Cerrar un Documento.- Click en Archivo y Click en Cerrar o Click en la X de la ventana del documento Abierto.( Ojo no de la ventana de Word)Para un Nuevo Documento.- Click en Archivo y Click en Nuevo o Click en la hoja en blanco de la Barra Estándar.Para Abrir un Documento.- Click en Archivo Click en Abrir luego seleccionar el archivo a abrir Click en abrir o también utilice el botón de la barra Estándar para Abrir.Para Salir de Word.- Click en Archivo y Click en Salir o Click en la X de la ventana de Word.

2.- Técnicas Básicas con el TextoManejo de Bloques.- Para que pueda utilizar el manejo de bloques escriba:Yo estudio en el I.S “Peruano Canadiense” Luego presione la tecla Enter 10 veces Para Copiar un Texto1.- Iluminamos lo que hemos escrito2.- Luego Click en Edición y Click en Copiar o Click en el Botón copiar de la Barra Estándar3.- Posicionamos el cursor debajo de lo que hemos escrito 4.- Y Luego Click en Edición y Click en Pegar o Click en el botón Pegar de la Barra EstándarPara Borrar Textos1.- Iluminamos lo que deseamos Borrar2.- Luego Click en Edición y Click en Borrar o Presione la tecla SuprimirPara Deshacer y RehacerEstas herramientas se utiliza cuando por error hemos borrado o desconfigurado nuestro trabajoClick en las flechas azul en curvada que se encuentra en la barra EstándarPara Buscar y Reemplazar 1.- Click en Edición2.- Click en Reemplazar3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar4.- Debajo donde dice reemplazar se pone el texto que se reemplazara 5.- Una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la búsqueda.Modos de Visualización.- Para poder ver los diferentes modos en Word Click en Ver en la barra de menú y seleccionas los diferentes modos de ver nuestra hoja Normal, diseño Web, diseño de Impresión, Esquema.Ortografía Y Gramática1.- Click en Herramientas2.- Click en Ortografía y Gramática

3.- Si encuentra algún error pondrá sugerencias y podrás seleccionar Cambiar si encuentras que la palabra que escribiste estaba mal y la que vez en sugerencia está bien escrita de lo contrario Click en Omitir4.- Si desee que la palabra que ha encontrado te indica que posiblemente este errada pero tu vez que está bien has Click en agregar para que se grabe en el diccionario y la maquina no lo pondrá como posible error de escritura.

Auto corrección1.- Click en Herramientas2.- Click en AutocorrecciónConvertir Mayúsculas a Minúsculas y Viceversa1.- Debes escribir un texto en minúsculas 2.- Iluminar el texto escrito3.- Click en Formato4.- Click en Cambiar Mayúsculas y minúsculas5.- Seleccionar Mayúsculas 6.- Click en Aceptar7.- Igual sucede con las Mayúsculas Transfórmalas a minúsculas

3.- Apariencia del Documento Formato de Caracteres.- Para la mejor presentación de nuestros textos utilizamos formatos para darle un efecto especial y nuestros textos tengan una mejor presentación. Fuentes 1.- Click Formato 2.- Click en fuentes 3.- Nos mostrara Fuente, estilo de Fuente, tamaño de Fuente, color de Fuente, Estilo Subrayado Efectos de tachado, doble tachados, superíndice Subíndice, Sombra, Contorno, Relieve, Grabado, vérsales mayúsculas Oculto.

Utilizar todas las formas de Crear textos con efectos de fuente de estas las mas utilizadas son las de sombra relieve ya presentan un buen acabado

Efecto de Relieve Efecto de Relieve Efecto de Sombra Efecto de Sombra Efecto de Contorno Efecto de GrabadoEfecto de Grabado

Para dar espacio entre caracteres1.- Click en formato 2.- Click en Fuentes3.- Click en Espacio entre caracteresAquí podrás ver si el espacio es comprimido – expandido o la posición es Elevado o disminuido

Para la animación de Textos1.- Click en formato 2.- Click en Fuentes3.- Click en Texto AnimaciónSeleccionas Texto Chispeante Click en Aceptar luego escribes y observa los resultados

Formato de PárrafoAlineación de Párrafo 1.- Iluminar el texto Click en formato 2.- Click en Párrafo3.- Click en Alineación seleccionar una Izquierda, Centrada, Derecha, Justificar4.- Click en Aceptar.Espacio entre Párrafo1.- Iluminar el texto Click en formato 2.- Click en Párrafo

3.- Click en Espaciado seleccionar una Anterior, Posterior4.- Click en AceptarInterlineado1.- Iluminar el texto Click en formato 2.- Click en Párrafo3.- Click en Interlineado seleccionar una Sencillo, 1,5 líneas, Doble, mínimo, Exacto, Múltiple4.- Click en AceptarSangrías Tabuladores1.- Iluminar el texto Click en formato 2.- Click en Párrafo3.- Click en Sangría seleccionar una Izquierda, Derecha 4.- Click en Aceptar

4.- Manejo de la Página y SeccionesLo primero que debes hacer antes de iniciar la creación de un documento es configurar su página:1.- Click en Archivo2.- Click en Configurar Página3.- Seleccionar los Márgenes que tendrá su Hoja por defecto nos mostrara lo siguiente:

4.- Seleccionar Tamaño de Papel (Recuerde papel A4 y Orientación Vertical)

5.- Luego Click en aceptar y ya esta lista su hoja para trabajar en ella.Auto formato1.- Click en Formato2.- Click en Auto formato3.- Seleccionar4.- Click en AceptarGalería de Estilo1.- Click en Formato2.- Click en Estilo3.- Elegir estilo4.- Click en AceptarVista PreliminarSe utiliza para ver como el documento va a salir impreso1.- Click en Archivo

2.- Click en Vista PreliminarTambién puede usar el botón de lupa que se encuentra en la barra estándarSe puede ver en una página o en varias como va a salir l impresiónImprimir1.- Una vez Visto el documento por vista previa deberá usar los procedimientos básicos para imprimir2.- Prender la impresora y poner el papel adecuado3.- Click en Archivo4.- Click en imprimir5.- Seleccione el número de copias a reproducir6.- Seleccione el modelo de impresora a usar7.- Click en Aceptar

Dependiendo de la impresora podrás configurar en propiedades el estilo borrador para ahorrar tinta o para imprimir en alta calidad.

5.- Distribución del Texto en el documentoColumnasPara Crear Columnas y líneas entre columnas 1.- Click en Formato 2.- Click en Columnas3.- Click en Tres4.- Activamos Línea entre columnas5.- Donde dice aplicar a: Hay dos Opciones en todo el documento y De aquí en adelanteSeleccionamos en todo el documento y luego aceptarNótese en la parte superior de la regla la separación de la hoja.Una vez ingresado información para poder pasar de una columna a otra tendrá que hacer el siguiente procedimiento:1.- Posicionarse debajo del texto de la primera columna luego2.- Click en Insertar3.- Seleccionar Salto luego Click en Salto de columna4.- Luego Click en aceptar el cursor aparecerá en la siguiente columna listo para que puedas escribir

Cuando no haya columnas que saltar tendrás que utilizar:1.-Click en Insertar2.- Seleccionar Salto Luego Click en Continuo3.- Luego Click en Aceptar con esto te permitirá crear una columna u otras siempre indicándole aplicar en de aquí en adelante.

Si desea que una de las columnas se mas ancha que la otra seleccionar Izquierda o Derecha o también pondrán utilizar Ancho y Espacio para cambiar los tamaños, recuerde que debe desactivar Columnas de igual ancho para poder cambiar de ancho y espacio a las columnas.Creando Letra Capital1.- Digitar una letra en mayúsculas de preferencia2.- Iluminar dicha letra3.- Click en formato4.- Click en letra capital5.- Seleccionamos En texto 6.- Click en aceptar7.- Para poder digitar recuerde hacer Click fuera del cuadro en la parte superior derecha

Para Numeración 1.- Click en formato 2.- Click en Numeración y

viñetas3.- Click en números seleccione la numeración adecuada y aceptar4.- Escriba uno y presione Enter

5.- Escriba dos y presione Enter note que automáticamente aparecerá el numero consecutivoPara que desaparezca simplemente presione Enter dos veces y este desaparecerá. Ej.

1. Uno2. Dos3. Tres

Para Viñetas personalizada 1.- Click en formato 2.- Click en Numeración y viñetas3.- Click en Viñetas seleccione la viñeta adecuada luego personalizar4.- Seleccione fuente para dar color y tamaño a la viñeta luego aceptar5.- Luego seleccione viñeta elija el tipo de fuente Wingdigds seleccione la viñeta de su agrado luego 6.- Click en aceptar7.- Click aceptar. Ej.

Uno Dos Tres

Ahora crearemos un documento utilizando las herramientas más usadas en el Word Crearemos un encabezado y pie de Página1.- Click en Ver2.- Encabezado y Pie de Página3.- En el encabezado pondremos Colegio José de San Martín Insertamos Fecha y Hora

4.- Ahora seleccionamos el botón de intercambiar encabezado y pie de página para ir a pie de página es ahí donde seleccionaremos numeración.5.- luego regresemos a la pantalla de Edición Click en Cerrar.Aparentemente no a sucedió nada pero si usamos las bandas deslizantes podremos notar la inserción del encabezado y el pie de página.

6.- Tablas en WordDibujar TablasPara dibujar tablas puedes utilizar el botón donde aparece un lápiz en la barra Estándar aparecerá un lápiz con el cual tu podrás hacer un cuadro y luego rayar dentro de el Ej.

T

a

Dibujando Tablas en Word

Formato Dirección del Texto

b

l

a

Wor

d Excel

Crear TablasPodemos también utilizar el crear tablas de una forma rápida y practica al lado del botón del lápiz tenemos un cuadrado cuadriculado Click e iluminas cuantas filas y cuantas columnas quieres que tenga tu tabla Ej.

Modificación de las tablasSe puede insertar y eliminar Filas y columnas en las tablas creadas1.- seleccionar la celda o fila o columna a insertar o eliminar2.- Click en tabla3.- Click en Insertar o eliminar4.- Elija la opción deseaday se aplicara a la tablaTambién se puede combinar y dividir Celdas1.- Seleccionar las celdas a combinar o dividir2.- Click en Tablas3.- Click en Combinar o dividirApariencia de la Tabla La tabla se le puede dar arreglos utilizando color de letra y color de fondoAuto formato de TablasUna forma rápida y fácil para darle arreglos a tu tabla es utilizando le auto formato de tabla1.- Seleccione la tabla2.- Click en Tablas3.- Click en Auto formato de Tablas4.- Elija el formato de su agrado5.- Click en Aceptar

7.- Práctica CalificadaComo Hacer Títulos de Temas1.- Generalmente los títulos son de un tamaño de letra 14 a 16 están en modo centrado y utilizan el modo negrilla utilizaremos para ello la barra de formato Haciendo Click en los valores correspondientes note que botones que están hundidos son los que están activos.

Titulo de Tema2.- Una vez escrito Titulo del Tema deberá presionar la tecla Enter para bajar una línea y luego desactivar todos lo modos.- El tamaño de letra normal es de 10 desactivamos Negrilla y alineamos el texto a la izquierda y estamos listo para redactar.

8.-Manejo de Múltiples documentos Usar Varios Documentos a la vezSeleccionamos Abrir en la Barra estándar y abrimos tres documentos para poder interactuar con ellos podemos hacer Click en la barra de tareas o también Click en Ventana y seleccionar el documento que desee trabajar.Organizar VentanasPodemos organizarlas Click en Ventana Organizar Todo o crear una nueva .Edición de texto entre VentanasUna Vez abiertas las Ventanas nosotros podremos copiar textos de una ventana a otra utilizando las herramientas de copiar y pegarProtección de Archivos (Contraseña)Para Proteger sus archivos con contraseña debe recordar que si se le olvida la contraseña no podrá abrir su archivo al menos claro que tenga un software que le permite descubrirla PassWord.1.- Abrir el archivo a proteger2.- Click en Archivo y Click en Guardar como3.- Click en Herramientas4.- Click en Opciones de seguridad5.- Contraseña de Apertura Contraseña de escritura6.- Click en Aceptar7.- Cierre el documento y cuando lo abra de nuevo le pedirá que ingrese la contraseña8.- Escribir Contraseña y Contraseña de escritura9.- Ahora podrá realizar los cambios que se requiera

9.- Formatos AvanzadosPara Bordes y Sombreados (Carátulas) 1.- Click en formato 2.- Click en Bordes y sombreado3.- Click en Bordes de Pagina4.- Click en arte seleccione el modelo que más le agrade5.- Click Aceptar si en caso no pueda apreciar los bordes se recomienda utilizar el zoom en 50%

Estilo y Tamaño de Letra Modo negrilla Centrado

Estilo y Tamaño de Letra Modo negrilla Izquierda

Para insertar imágenes prediseñadas1.- Click en Insertar2.- Seleccionar Imágenes3.- Imágenes Prediseñadas4.- Seleccione Galería Multimedia5.- Seleccione la colección de Office6.- Seleccione categoría5.- Elija la imagen deseada6.- Click y Arrastre a la ventana de EdiciónTambién podrá insertar Sonidos e imágenes de secuencia que se encuentra al lado de las imágenes pero deben estar instalados.

Barra De Herramientas (Dibujo)La barra de dibujo tiene diferentes aplicaciones de las usadas utilizaremos

Cuadro de TextoNos permite crear un cuadro donde podemos poner un texto cualquiera Ej.

Auto formasCon esta herramienta podemos hacer formas graciosas de presentaciones o diseños Ej.

WordArtEs un tipo de letra muy especial ya que con ella se puede hacer muchas cosas

Para insertar letras WordArt

1.- Click en la barra de dibujo en la A inclinada de color azul2.- Elija el estilo de letra3.- Ingrese el texto4.- Click en AceptarRecuerde que con las HerramientasDe WordArt Podrá Ud. darle el diseño deseado como por ejemploEl Utilizar ABC puede Ud.Cambiar en forma curva o cuadrada el texto.Así También cambiarle el color o modelo de Letra.

Insertar Objetos en WordPara insertar objetos en Word Debe estar instalado los programas a insertar Tenemos el Ms Organitation Chart o para Insertar Microsoft Editor de Ecuaciones 3.0 o También para insertar calendarios o Mapas Recuerden deben estar instalados de lo contrario no se mostraran en pantalla

Cuadro de Texto

EstudiarComputación

MeGusta

Para nuestro estudio haremos una de ellos Para insertar Diagramas (Organigramas)

1.- Click en Insertar Diagrama u Organigrama2.- Seleccionar MS Organization Chart 3.- Click en Aceptar4.- Una vez i1Creado el Organigrama5.- Click en Archivo6.- Click en Salir y regresar al documento

Nota.- Los más usados son el Subordinado y el Ayudante.- Recuerde que Para trabajar mejor 1.-Click en Ver2.-Click en 50%Utilice las Herramientas de texto, Cuadros Líneas para mejorar la presentación de su Organigrama

10.- Combinar Correspondencia.-Crear las Cartas modeloPara crear las cartas modelo lo que se tiene que hacer es escribir un texto como por ejemplo de invitación:Sr. (a) Se le invita a la ceremonia por motivo de la fiesta de promoción de su Hijo(a) queSe llevara a cabo el día 22 de Diciembre a Horas 9:00 PM en el Hotel Mossone apreciando suGentileza y esperando su compañía ya que realzara esta ceremonia.Queda de Ud. La PromociónEl Documento PrincipalUna vez creado el documento principal procederemos a la creación1.- Posición del cursor al lado donde dice Sr. (a)2.- Click en Herramientas 3.- Click en Cartas y Correspondencia4.- Click en Asistente para combinar correspondencia.5.- Clic en Cartas6.- Clic en Siguiente

1

Se mostrara este cuadroClick en Utilizar el documento Actual

Click en Siguiente

Click en donde dice Escribir una lista Nueva

Click en Crear

Click en siguiente

Nos mostrará la siguiente ventana

Crear origen de datosClick en personalizarEn donde dice Nombres de Campos solo dejaremos Apellido y Nombre los demás campos los eliminaremos con el botón Eliminar

Si queremos ingresar un campo nuevo Click el botón Agregar se escribe el nombre del campo nuevo Clic en aceptar

Click en Aceptar

Luego Saldrá la ventana Nueva lista de Direcciones.Aquí saldrá la ficha de datos donde Ud. Deberá llenar unos 5 registros, 5 nombres y apellidos de amigos o familiares

Recuerda cada vez que quieres ingresar un nuevo registro seleccionar Nueva Entrada una vez ingresado los 5 registros Click en Cerrar y Ingresamos un nombre para nuestra lista de direcciones, luego guardar

Continuación Combinar CorrespondenciaAparecerá la ventana de Edición del Word Con una Nueva Barra De Herramientas de Correspondencia1.- Click en Insertar Campo de Combinación2.- Seleccione el Campo Apellido Saldrá en la hoja de Edición así Apellidos3.- Dejamos un espacio en blanco4.- Click en Insertar Campo de Combinación5.- Seleccione el Campo Nombres Saldrá en la hoja de Edición así Nombres6.- Para poder ver los datos Click en ABC de la barra de Correspondencia7.- Y para ver los demás registros Click en las Flechas rojas8.- Es así como podemos imprimir uno a uno los registros sin estar escribiendo los nombres cada vez que tengamos que dar alguna invitación.Como Insertar un Símbolo1.- Click en Insertar2.- Click en Símbolo3.- Debe elegir el tipo de fuente para poder ver los diferentes símbolos4.- Elija el Símbolo de su agrado5.- Click en Insertar,6.- Click en Cerrar7.- Se mostrara el símbolo elegido

Para Insertar Comentarios1.- Click en Insertar2.- Click en Comentario3.- Ingrese el comentario deseado4.- Cerrar lo podrás notar por el color amarillo

Para Insertar Ecuaciones1.- Click en Insertar2.- Click en Objeto

3.- Click en Microsoft Editor de Ecuaciones 3.04.- Utilizar La Barra de Ecuaciones para construir.

Para Insertar Gráficos de Excel

1.- Click en Insertar2.- Click en Objeto3.- Gráficos de Microsoft Excel4.- Elegir el mapa de su agrado5.- Aceptar

Para Crear Macros Simples es Aquí donde se construyen los Macro Virus en Visual Basic1.-Click en Herramientas2.-Click en Macros3.-Click en grabar nueva Macro4.-En donde dice nombre de la macro ponemos un nombre luego Click en Aceptar5.- la Maquina en este momento grabara todo lo que hagas escribe tu nombre6.- Cuando hayas acabado de escribir Click en el Botón de detener7.- para ejecutar la macro debes Activarla8.- Click en Herramientas9.- Click en Macros10.- Selecciona el nombre de tu Macros11.- Click en ejecutar12.- Observa lo que ha sucedidoSi tienes conocimientos de Visual Basic podrías modificar tu macros

1.- Selecciona Herramientas2.- Click en Macros3.- Selecciona la macro que creaste4.- Click en Modificar, acá apreciaras como es un lenguaje de programación.Para Imprimir dos copias del mismo documento Para imprimir dos copias del mismo documento primero

Ene Feb Mar Abr May Jun

0

5

10

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20

25

30

35

Comida

Transporte

Alojamiento

3√4+ √2√2

+3√43√4

1.- Verificar si el documento está listo para la impresión (Vista Previa)2.- Click en archivo3.- Imprimir4.- Seleccionar la impresora local5.- Seleccionar el número de copias6.- Aceptar

Para imprimir Páginas intercaladas1.- Selecciona donde dice paginas Click y ponemos los números de las paginas que deseamos imprimir seguido de comas ej. 2, 5,7, Se imprimirá las paginas 2, 5 y 7.

Puedes utilizar la combinación de teclas para una rápida ejecución1.- Click en Herramientas2.- Click en Personalizar3.- Click en Opciones4.- Click en Teclado

5.- En Categorías Elegir Símbolos Comunes6.- En Símbolos Comunes Busca la á con Acento7.- En donde dice Nueva tecla de Método Abreviado: selecciona en la zona blanca y luego presiona ctrl. y la letra A luego Click en AsignarEsto se repite para las demás letras la

é= Ctrl+E ,í=Ctrl+i,ó=Ctrl+O,ú=Ctrl+U, si desean pueden cambiarlo por otra tecla que no se ctrl. Luego Click en Cerrar.

Si no puedes con estas opción solo presiona la tecla seguido de la vocal automáticamente saldrá con tilde.PlantillasPodrás usar Archivo Nuevo Plantillas generales esta herramienta te permitirá crear rápidamente (Trípticos)=Folletos, tesis, así como cartas, memos o informes.

.

Sirve para crear un documento nuevoSirve para Abrir un documento existenteSirve para Cerrar un documento abierto

Sirve para guardar en mis documentos

Sirve para guardar en directorio o unidadSirve para guardar en formato Html

Sirve para buscar información

Sirve guardar la versión usada

Sirve para ver como pagina Web

Sirve para configurar la páginaSirve para ver como saldrá el texto en papelSirve para imprimir en el papel

Sirve para enviar a correo o impresión

Sirve para ver propiedades del documentoSirve para acceder de forma rápidaA los documentos que se han abierto últimamente.Sirve para la salir del programa Word.

Sirve para Salir de Microsoft Word

“´

Ahora ya se crear documentos en una computadora

Sirve para Deshacer la última operación realizadaSirve para Rehacer la última operación realizada

Sirve para Mover textos y gráficosSirve para Copiar textos y gráficos

Zona donde se almacena informaciónSirve para pegar textos y gráficos

Sirve para pegar formatos especialesSirve para poner en forma de hipervínculo

Sirve para Borrar formatos y contenidosPara seleccionar todo texto y grafico

Sirve para Buscar informaciónSirve para buscar y reemplazar información

Sirve para ir a cualquier parte del documento

Muestra los vínculos activosSirve para ver objetos

Sirve para ver el documento en normalSirve para ver el documento en diseño WebSirve para ver el documento en diseño de impresión

Sirve para ver el documento en esquema

Sirve para activar/desactivar el panel de tareasSirve para activar/desactivar las barras de herramientas

Sirve para activar/desactivar la reglaSirve para activar/desactivar el mapa del documento

Sirve para ver modo encabezado y pie de páginaSirve para poner notas al pie de página

Sirve para poner marcas o a un texto o párrafo

Sirve para ver en modo pantalla completaSirve para ampliar o reducir visión

Sirve para saltar columnasSirve para insertar números de Pág.

Sirve para insertar fecha y horaSirve para insertar saludos

Sirve para Insertar campos formulas

Sirve para insertar diversos símbolosSirve para insertar comentarios

Sirve para dar referenciasSirve para insertar componentes Web

Sirve para insertar diferentes imágenes Sirve para insertar diferentes diagramas

Sirve para insertar un cuadro de textoSirve para insertar un archivo cualquiera

Sirve para insertar objetos (aplicaciones)Sirve para marcar

Sirve para activar los hipervínculos

Sirve para corregir errores OrtográficosSirve para elegir el idioma a usar

Sirve para corregir caracteresSirve para contar palabras

Sirve para sacar un autorresumenSirve para activar control de cambios

Sirve para comparar documentosSirve para proteger documento

Sirve para recibir ayuda por InternetSirve para combinar correspondencia

Sirve para herramientas Internet

Sirve para crear macrosSirve para ver plantillas y documentos

Sirve para configurar auto correcciónSirve para personalizar la hoja

Sirve para configurar el Word

Sirve para definir el idioma a usar

Traduce palabras

Busca palabras que tienen igual significadoActiva los Guiones

Sirve para crear macros

Sirve para Grabar macrosSirve para activar seguridad en macros

Sirve para ver la ventana de edición de visualSirve para ver editor de secuencias

Sirve para activar el asistente

Muestra la barra de combinarPara imprimir sobres y etiquetas

Sirve para crear cartas

Activa modo en Internet

Sirve para programar reunión Sirve para discusiones en Web

Sirve para dibujar una tabla

Sirve para insertar elementos de tabla

Sirve para eliminar elementos de tablaSirve para seleccionar elementos de tabla

Sirve para unir celdasSirve para dividir celdasSirve para dividir tabla

Sirve para darle un formato a la tabla

Sirve para alinearSirve para repetición de títulos

Sirve para convertirSirve para ordenar la tabla ascendente o descendente

Sirve para formulaSirve para ocultar líneas

Sirve para configurar la tabla

Sirve para ver una nueva tarea

Sirve para organizar

Sirve para dividir la hoja en dos

Sirve para ver archivo activo

Sirve para activar ayuda

Muestra el ayudante de OfficeTe permite ver información

Sirve para ver información en InternetSirve para activar código del producto

Sirve para ayuda

Sirve para reparar WordSirve para ver información del Microsoft

iFormas de ver un documento de Word

Microsoft Word ofrece varias maneras de ver su trabajo, dependiendo de la tarea que esté realizando. Utilice las vistas de diseño mientras trabaja en el documento.

Diseño de impresión

Trabaje con la vista Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: Una vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos como encabezados, pies de página, columnas y cuadros de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.) para ver la colocación de texto, gráficos y otros elementos en la página impresa.

Esta vista resulta útil para modificar los encabezados y los pies de página, ajustar los márgenes y trabajar con columnas y objetos de dibujo. Si desea escribir y modificar texto en esta vista, podrá aumentar el espacio de pantalla ocultando el espacio en blanco en la parte inferior y superior de la página.

Para pasar a la vista Diseño de impresión, haga clic en Diseño de impresión del menú Ver.

Diseño Web

Trabaje en la vista Diseño Web (vista Diseño Web: vista de un documento como aparece en un explorador de Web. El documento puede aparecer, por ejemplo, como una página larga sin saltos de página cuyo texto y tablas se ajustan al tamaño de la ventana.) cuando esté creando una página Web o un documento que ve en la pantalla.

En la vista Diseño Web, los fondos están visibles, el texto se ajusta a la ventana, y los gráficos se colocan del mismo modo que en un Explorador Web.

Para pasar a la vista Diseño Web, haga clic en Diseño Web del menú Ver.

Normal

Trabaje en la vista Normal (vista normal: vista que muestra el formato de texto y un diseño de página sencillo. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos.) para escribir, modificar y aplicar formato al texto. La vista Normal muestra el formato del texto pero simplifica el diseño de la página, de forma que se puede escribir y modificar rápidamente.

En la vista Normal, no aparecen los límites de página, encabezados y pies de página (encabezado y pie: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cada página de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página, títulos de capítulo, fechas y nombres de autor.), fondos, objetos de dibujo (objeto de dibujo: cualquier gráfico que dibuje o inserte, que se puede cambiar y mejorar. Los objetos de dibujo son las autoformas, curvas, líneas y WordArt.) e imágenes (imagen: archivo (como un metarchivo) que puede desagrupar y manipular como dos o más objetos o un archivo que permanece como un solo objeto (como mapas de bits).) que no tengan el estilo de ajuste En línea con el texto.

Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal del menú Ver.

Esquema

Trabaje en la vista Esquema (vista de esquema: vista que muestra los títulos de un documento con sangría para representar su nivel en la estructura del documento. La vista de esquema también puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.) para ver la estructura de un documento y mover, copiar y reorganizar texto arrastrando títulos.

En la vista Esquema se puede contraer un documento para ver solamente los títulos principales o se puede expandir para ver todos los títulos e incluso texto independiente.

La vista Esquema también facilita el trabajo con documentos maestros (documento maestro: "contenedor" para un conjunto de archivos separados (o subdocumentos). Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que tiene muchas partes, como un libro de varios capítulos.). Los documentos maestros permiten organizar y modificar un documento largo de una forma más sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un libro con capítulos. En la vista Esquema, los límites de página, los encabezados y pies de página, los gráficos, y los fondos no aparecen.

Para pasar a la vista Esquema, haga clic en Esquema del menú Ver.

Modos de vista

Utilice los modos de vista cuando desee leer un documento o desplazarse por él.

Vista Diseño de lectura

Para leer un documento forzando la vista al mínimo y con herramientas de lectura optimizadas, utilice la vista Diseño de lectura (vista de diseño Lectura: vista diseñada para leer documentos en la pantalla de un equipo. El documento cambia de tamaño hasta ajustarse a la pantalla y se eliminan la mayoría de las barras de herramientas, pero hay comandos para la exploración, comentario y búsqueda de palabras.).

La vista Diseño de lectura está diseñada para facilitar la lectura de documentos en pantalla. En este modo, Word quita de la pantalla los elementos que puedan distraer, como las barras de herramientas superfluas. Word también utiliza la configuración de pantalla del equipo para dar al documento el tamaño óptimo para su lectura.

En esta vista puede utilizar el Mapa del documento (mapa del documento: panel vertical a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento que muestra un esquema de los títulos del documento. Puede utilizarlo para desplazarse rápidamente por el documento y conocer su posición.) o las miniaturas para saltar a diferentes secciones del documento, y utilizar un panel de tareas para realizar tareas relacionadas con la lectura, como buscar la definición o la traducción de una palabra. Si desea modificar el documento, haga clic donde desee realizar el cambio y modifique el documento de la forma habitual.

La vista Diseño de lectura no muestra el documento del modo que se verá una vez impreso. El texto puede aparecer más grande de lo que se espera y los saltos de página no se corresponden necesariamente con los que se verán en las páginas impresas.

Para cambiar a la vista Diseño de lectura, haga clic en Lectura en la barra de herramientas Estándar o presione ALT+R.

Para desactivar la vista Diseño de lectura, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas Diseño de lectura o presione ALT+C.

Miniaturas

Las miniaturas son versiones pequeñas de cada una de las páginas del documento, mostradas en un panel (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) independiente. Las miniaturas proporcionan una impresión visual del contenido de las páginas. Puede hacer clic en una miniatura para saltar directamente a la página.

1. Panel de miniaturas

2. Documento

Las miniaturas están disponibles en las vistas Normal (vista normal: vista que muestra el formato de texto y un diseño de página sencillo. La vista Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos.), Diseño de impresión (vista Diseño de impresión: Una vista de un documento u otro objeto tal y como aparecerá cuando lo imprima. Los elementos como encabezados, pies de página,

columnas y cuadros de texto, por ejemplo, aparecerán en sus posiciones reales.), Esquema (vista de esquema: vista que muestra los títulos de un documento con sangría para representar su nivel en la estructura del documento.

La vista de esquema también puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.) y Diseño de lectura (vista de diseño Lectura: vista diseñada para leer documentos en la pantalla de un equipo. El documento cambia de tamaño hasta ajustarse a la pantalla y se eliminan la mayoría de las barras de herramientas, pero hay comandos para la exploración, comentario y búsqueda de palabras.). No están disponibles en la vista Diseño Web (vista Diseño Web: vista de un documento como aparece en un explorador de Web. El documento puede aparecer, por ejemplo, como una página larga sin saltos de página cuyo texto y tablas se ajustan al tamaño de la ventana.) ni en conjunción con el Mapa del documento (mapa del documento: panel vertical a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento que muestra un esquema de los títulos del documento. Puede utilizarlo para desplazarse rápidamente por el documento y conocer su posición.).

Mapa del documento

El Mapa del documento (mapa del documento: panel vertical a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento que muestra un esquema de los títulos del documento. Puede utilizarlo para desplazarse rápidamente por el documento y conocer su posición.) es un panel (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) independiente que muestra una lista de títulos del documento. Utilícelo para desplazarse rápidamente por el documento y conocer en todo momento su posición en éste.

1. Panel Mapa del documento

2. Documento

Cuando hace clic en un título del Mapa del documento, Word salta al título correspondiente en el documento, lo muestra en la parte superior de la ventana y lo resalta en el Mapa del documento. Puede mostrar u ocultar el Mapa del documento en cualquier momento.

Para cambiar al Mapa del documento, haga clic en Mapa del documento del menú Ver.

Vistas previas

Utilice las vistas previas para ver el aspecto que tendrá el documento cuando se publique.

Vista previa de páginas Web

En la vista previa de páginas Web (vista previa de la página Web: muestra la página Web en el explorador de Web.), puede ver el aspecto que tendrá el documento en un explorador Web. Si el explorador Web aún no está funcionando, Word lo inicia automáticamente. Puede volver al documento de Word en cualquier momento.

Para pasar a la vista previa de páginas Web, haga clic en Vista previa de páginas Web en el menú Archivo.

Vista preliminar

En la Vista preliminar (vista preliminar: vista que muestra el aspecto que tendrá el documento al imprimirlo.), se pueden mostrar varias páginas de un documento en tamaño reducido.

En esta vista pueden verse los saltos de página (salto de página: punto en el que acaba una página y empieza otra. Los saltos de página pueden ser "automáticos" (o suaves), es decir, insertados de forma autónoma por Microsoft Word, o bien "manuales" (o duros), es decir, forzados por el usuario para aparecer en una ubicación específica.) y las marcas de agua (marca de agua: cualquier gráfico o texto (por ejemplo, "Confidencial") que, al imprimir, aparece por encima o detrás del texto del documento.), y puede modificarse el documento o cambiar su formato antes de imprimirlo.

Para pasar a la Vista preliminar, haga clic en Vista preliminar del menú Archivo.

Plantillas

Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto (Autotexto: ubicación de almacenamiento para texto o gráficos que desea utilizar de nuevo, como una cláusula de un contrato estándar o una gran lista de distribución.

Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Autotexto y se le asigna un nombre exclusivo.), fuentes, asignaciones de teclas, macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.), menús, diseño de página, formato especial y estilos.

Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal (plantilla Normal: plantilla global que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.), contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Plantillas, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla.

Seguridad Las plantillas pueden almacenar virus de macros, por lo que se recomienda precaución a la hora de abrirlas o de crear archivos basados en ellas. Para ello, se aconseja adoptar las siguientes medidas: ejecutar en el equipo un software antivirus actualizado, establecer el nivel de seguridad de macros al máximo, desactivar la casilla de verificación Confiar en todas las plantillas y complementos instalados, utilizar firmas digitales y mantener una lista de orígenes de datos de confianza.

Plantillas globales

Al trabajar en un documento, generalmente sólo se pueden utilizar los valores almacenados en la plantilla adjunta al documento o en la plantilla Normal. Para utilizar elementos de este tipo que estén almacenados en otra plantilla, cárguela como plantilla global. Después de cargarla, los elementos guardados en ella estarán disponibles para cualquier documento durante el resto de la sesión de Word.

Los complementos (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) y plantillas que cargue se descargan al cerrar Word. Para cargar un completo o una plantilla cada vez que inicie Word, copie el complemento o la plantilla en la carpeta Inicio de Microsoft Office.

Plantillas de documento

Las plantillas que guarde en la carpeta Plantillas aparecerán en la ficha General del cuadro de diálogo Plantillas. Si desea crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de diálogo Plantillas, cree una subcarpeta nueva en la carpeta Plantillas y guarde en ella las plantillas. El nombre que asigne a esa subcarpeta aparecerá en la nueva ficha.

Al guardar una plantilla, Word pasa a la posición Plantillas personales (menú Herramientas, comando Opciones, ficha Ubicación de archivos), cuyo valor predeterminado es la carpeta Plantillas y sus subcarpetas. Si guarda una plantilla en otra ubicación, no aparecerá en el cuadro de diálogo Plantillas.

Cualquier archivo de documento (.doc) que guarde en la carpeta Plantillas también actuará como plantilla.

Documentos maestros

Un documento maestro (documento maestro: "contenedor" para un conjunto de archivos separados (o subdocumentos). Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que tiene muchas partes, como un libro de varios capítulos.) contiene vínculos (vínculo: se utiliza para insertar una copia de información que se crea en otro programa en un documento de Microsoft Word manteniendo una conexión entre los dos archivos. Cuando se modifica la información del archivo de origen, los cambios se reflejan en el documento de destino.) a un conjunto de subdocumentos relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar. En un grupo de trabajo, almacene un documento maestro en una red para compartir la propiedad de un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales.

Para crear un documento maestro, comience con un esquema y después designe títulos en el esquema como subdocumentos. También puede agregar un documento existente a un documento maestro para convertirlo en un subdocumento.

Trabajar con un documento maestro

Un documento maestro permite crear una tabla de contenido, un índice, referencias cruzadas y encabezados y pies de página (encabezado y pie: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cada página de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página, títulos de capítulo, fechas y nombres de autor.) para todos los subdocumentos.

Puede utilizar la vista Esquema (vista de esquema: vista que muestra los títulos de un documento con sangría para representar su nivel en la estructura del documento. La vista de esquema también puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.) para trabajar en un documento maestro. Por ejemplo, puede:

Expandir o contraer los subdocumentos o cambiar las vistas para mostrar u ocultar los detalles..

Cambiar rápidamente la estructura del documento agregando, quitando, combinando, dividiendo, cambiando de nombre y reorganizando los subdocumentos.

Trabajar con subdocumentos

Para trabajar con el contenido de un subdocumento, ábralo desde el documento maestro. Cuando los subdocumentos están contraídos en el documento maestro, cada subdocumento aparece como un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.). Al hacer clic en el hipervínculo, Microsoft Word muestra el subdocumento en una ventana de documento diferente.

Utilizar plantillas y formatos en un documento maestro

La plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño de página de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un único documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a todo un sitio Web.) que utilice para un documento maestro controla los estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) utilizados para ver e imprimir el documento completo. También puede utilizar diferentes plantillas, incluso valores distintos dentro de la plantilla, para el documento maestro y cada uno de los subdocumentos.

Protección de documentos maestros compartidos contra acceso no autorizado

Si un usuario está trabajando con un subdocumento, el documento estará "bloqueado" para otros usuarios. Esto significa que puede ver el subdocumento, pero no podrá modificarlo hasta que lo cierre el otro usuario.

Si desea evitar que usuarios sin autorización vean o cambien un documento maestro o un subdocumento, puede abrir el documento y asignarle una contraseña para limitar el acceso. También puede establecer una opción para abrir el archivo como de sólo lectura (sólo lectura: configuración que permite leer o copiar un archivo, pero no cambiarlo ni guardarlo. Si cambia un archivo de sólo lectura, puede guardar los cambios sólo dándole un nombre nuevo al archivo.). Tenga en cuenta que si establece la opción de sólo lectura para el compartimiento de archivos, el subdocumento estará "bloqueado" para el resto de los usuarios.

FORMATO DE PÁGINA

MÁRGENES .

Los márgenes de página controlan la cantidad de espacio en blanco entre el texto y los bordes de la página. Cada página tiene cuatro márgenes: izquierdo, derecho, arriba y abajo. Cuando usted cambia los márgenes de la página, las nuevas configuraciones afectarán al documento entero o, si ha insertado uno o más saltos de sección, a la sección actual.

La forma más sencilla de establecer los márgenes de página es con el ratón y la Regla.

Puede usar la Regla para cambiar márgenes sólo mientras esté trabajando en la Presentación diseño de página (pulse Ver, Diseño de impresión). En la Presentación Diseño de impresión, Word visualiza las dos reglas, la Regla horizontal en la parte superior de la página y una Regla vertical en el borde izquierdo de la página. Esto le permite configurar los márgenes izquierdo/derecho y superior/inferior usando una Regla.

En cada Regla, la barra blanca muestra las configuraciones de márgenes actuales, como se muestra en la figura.

Para cambiar el margen izquierdo o derecho, señale el marcador de margen de la Regla horizontal, en el extremo derecho o izquierdo de la barra blanca; el puntero del ratón cambiará a una flecha con dos cabezas. Entonces arrastre el margen hasta una nueva posición. Para el margen superior e inferior, siga el mismo procedimiento utilizando la Regla vertical.

También puede configurar los márgenes de página en el cuadro de diálogo. Utilice este método cuando no quiera usar el ratón o necesite introducir valores de margen precisos. Controlará mejor el lugar donde se aplicarán los nuevos márgenes en el documento. Aquí tiene cómo hacerlo:

1. Pulse Archivo, Preparar página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página.

2. Si fuera necesario, pulse la pestaña Márgenes para visualizar las opciones de margen, como se muestra en la figura.

3. En los cuadros de texto Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, introduzca el tamaño del margen deseado (en centímetros) o pulse las flechas incrementadoras para establecer el valor deseado. La Muestra le enseña los efectos de las configuraciones de margen.

4. Si su documento va a ser encuadernado y quiere dejar un margen mayor en un lado para la encuadernación, introduzca el ancho necesario en el cuadro de texto Encuadernación. Este espacio extra se añadirá al margen izquierdo de cada página o si selecciona el cuadro páginas paralelas, se añadirá al margen izquierdo de las páginas impares y al margen derecho de las páginas pares.

5. En el menú Aplicar a seleccione en la lista dónde van a aplicarse los nuevos márgenes. Estas son sus opciones:

- Todo el documento. La nueva configuración de márgenes se aplicará a todo el documento.

- De aquí en adelante. Word insertará un salto de sección continuo en el lugar en que está el cursor y aplicará márgenes nuevos a la nueva sección.

- Esta sección. Los márgenes se aplicarán a la sección del documento actual. Esta opción no está disponible si no tiene dividido su documento en secciones.

6. Pulse Aceptar.

TAMAÑO DEL PAPEL Y LA ORIENTACIÓN.

Por defecto, Word confiere a los documentos un formato de 8-1/2x11 pulgadas (aproximadamente), e imprime en formato vertical, lo que significa que las líneas del texto serán paralelas al borde más corto del papel. Usted puede especificar un tamaño de papel diferente, seleccionando desde varios papeles estándar o tamaños de sobre hasta definir el tamaño de papel de forma personalizada. También puede imprimir en formato horizontal; así las líneas del texto serán paralelas al borde del largo de la hoja de papel.

Para especificar el tamaño de papel y la orientación:

1. Pulse Archivo, Preparar página para abrir el cuadro de diálogo Configurar página.

2. Pulse la pestaña Tamaño del papel.

3. Pulse la lista desplegable tamaño de papel y seleccione el tamaño de papel de la lista. O introduzca altura y anchura personalizadas en el cuadro de texto provisto.

4. Seleccione la orientación Vertical u Horizontal.

5. Pulse la lista desplegable Aplicar a y seleccione la porción del documento al que se va a aplicar la nueva configuración de papel:

- Todo el documento.

- De aquí en adelante.

- Esta sección.

( Estas opciones son como las que vimos en el apartado 5 de la pregunta anterior.)

6. Pulse Aceptar.

ENCABEZADOS Y PIES DE PAGINA .

Un encabezado o un pie de página es el texto que se imprime en la parte superior (un encabezado) o inferior (pie de página) de cada página del documento. Un encabezado o un pie de página puede mostrar el número de página, visualizar los títulos de los capítulos, los nombres de los autores o información similar.

Word ofrece varias opciones de encabezado/pie de página:

- El mismo encabezado/pie de página en todas las páginas del documento.

- Un encabezado/pie de página en la primera página del documento y diferente en las otras páginas.

- Un encabezado/pie de página en las páginas pares y otro diferente en las impares.

- Si el documento está dividido en secciones, puede tener un encabezado/pie de página diferente para cada sección.

Para añadir un encabezado o un pie de página a su documento o editar unos ya existentes, siga los siguientes pasos:

1. Si su documento está dividido en secciones, traslade el cursor a cualquier lugar de esa sección donde quiere emplazar el encabezado o pie de página.

2. Seleccione Ver, Encabezado y pie de página, Word activa la Presentación diseño de impresión y visualiza el encabezado de la página actual en una línea de rayitas que no se imprime. El texto normal del documento presenta un color más atenuado y está visualizada la barra de herramientas de Encabezado y pie de página. En la barra de herramientas pulsar el botón Cambiar entre encabezado y pie para cambiar los encabezados o pies de página actual.

3. Introduzca el texto del encabezado y pie de página y el formato usando las técnicas de edición normales de Word. Utilice los botones de Alineación de la barra de herramientas Formato para controlar el emplazamiento de los elementos del encabezado/pie de página.

4. Use los botones de la otra barra de herramientas, que se describen a continuación, para mejorar las acciones indicadas.

5. Cuando acabe, pulse el botón Cerrar en la barra de herramientas Encabezado/pie de página para volver al documento.

BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA.Inserta una entrada de Autotexto.

Inserta números de página.

Inserta el número total de páginas.

Formatea el número de páginas.

Inserta la fecha.

Inserta la hora.

Abre el cuadro de diálogo Configurar página; así puede configurar márgenes.

Muestra u oculta el texto del documento.

Hace los encabezados y los pies de página igual que los anteriores.

Cambia entre el encabezado y el pie de página.

Muestra el encabezado y el pie de página anteriores.

Muestra el encabezado y el pie de página siguientes.

Cierra la barra de herramientas Encabezado y pie de página y vuelve al documento.

CREAR DISTINTOS ENCABEZADOS Y PIES DE PAGINA PARA DIFERENTES PAGINAS.

Por defecto, Word visualiza idéntico encabezado/pie de página en todas las páginas de una sección o de un documento. Una forma de tener encabezados/pies de página diferentes en el documento es dividiéndolo en dos o más secciones.

- Un encabezado/pie de página en la primera página con encabezado/pie de página diferente en las demás.

- Un encabezado/pie de página en las páginas impares y otro diferente en las pares.

Para activar una de estas opciones o las dos:

1. Seleccione Ver, Encabezado y pie de página.

2. Pulse el botón Configurar página de la barra de herramientas Encabezado y pie de página. Word visualiza entonces la ficha Diseño de página del cuadro de diálogo Configurar página.

3. Seleccione el cuadro Pares e impares diferentes y/o el cuadro Primera página diferente.

4. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página.

Después de seleccionar una de estas opciones encabezado/pie de página, siga las que le he descrito anteriormente en esta pregunta para añadir y editar texto.

MENÚ INSERTAR:

- Salto: En este submenú nos encontramos con las siguientes opciones:

Salto de página: cuando queramos saltar a otra página del documento.

Salto de columna: cuando hemos terminado de escribir un texto en una columna y queremos pasar a escribir en la siguiente columna.

Continuo: cuando hemos terminado de escribir un texto en columnas y queremos seguir escribiendo sin columnas. pero es necesario también hacer clic en la opción de columnas del submenú formato y elegir una columna.

Página siguiente: para escribir en la siguiente página del documento.

Par o impar: cuando queremos saltar a la siguiente página par o impar respectivamente.

- Números de página: Se utiliza para insertar números a las páginas de un documento, aunque no se suele utilizar mucho, porque esto mismo se puede hacer con el pie de página del menú ver.

- Fecha y hora: Para que nos salga la fecha y la hora, aunque no se suele usar mucho.

- Autotexto: Se utiliza para insertar un elemento de autotexto en un documento, como una firma, un saludo, un cierre, un encabezado o pie de página, etc.

Crear un autotexto:

1. Utilizar un documento nuevo.

2. Diseñar el autotexto.

3. Seleccionar el contenido del autotexto.

4. Menú insertar, autotexto y nuevo.

5. Indicar el nombre.

6. Pulsar el botón aceptar.

7. Cerrar el documento (si se ha realizado el paso 1)

Eliminar un autotexto:

1. Menú insertar, autotextos y autotextos.

2. Seleccionar el autotexto.

3. Pulsar el botón eliminar.

- Símbolo: Sirve para insertar un símbolo en un archivo. Nos sale un cuadro de diálogo, donde se elige el tipo de símbolo haciendo un clic en él y a su vez se pulsa el botón insertar.

- Comentarios (no se imprimen): Se utilizan para dejar pequeñas notas en un documento, para que la persona que va a seguir con el documento lo pueda leer.

Para escribir el comentario, el documento se divide en dos partes. Veamos un ejemplo:

- Hay que seguir los siguientes pasos para escribir un comentario:

a. Seleccionar la palabra.

b. Menú insertar y elegir comentario.

c. Escribir el contenido del comentario.

d. Cerrar.

Notas:

- Modificar el contenido de un comentario:

1. Menú ver y elegir comentario.

2. Realizar cambios.

3. Cerrar

- Eliminar comentario:

Botón derecho sobre el comentario y eliminarlo.

- Notas al pie: Se utiliza para insertar una nota al pie de una página o al final de un documento. Los pasos necesarios para escribir una nota al pie son:

1. Posicionar el cursor al final de la palabra.

2. Menú insertar y notas al pie.

3. Seleccionar tipo de nota o numeración / símbolo de la nota.

4. Pulsar aceptar.

5. Escribir el contenido de la nota.

6. Cerrar nota (clic sobre el documento).

Notas:

a) Para modificar el contenido de una nota:

- Menú ver y notas al pie.

- Realizar cambios.

- Cerrar nota.

b) Para eliminar una nota:

- Seleccionar el símbolo de la nota y pulsar la tecla suprimir.

- Título: Para escribir un rótulo para un título de un documento, pero no se suele utilizar nada.

- Imagen: Sirve para insertar una imagen en un archivo. Aunque hay que decir que la imagen a insertar puede ser prediseñada (haciendo clic en el submenú imágenes prediseñadas), o de un documento donde tengamos guardado una imagen.

Existen diferentes tipos de gráficos: dibujos, autoformas, cuadros de textos, wordart (texto artístico) y cuadros de textos.

Comportamiento de los gráficos con el texto:

- Ajuste del texto:

1. Seleccionar el gráfico (ya sea prediseñada u otra que este guardada.

2. Botón derecho sobre el gráfico y elegir formato de imagen.

3. Activar ficha diseño.

4. Seleccionar ajuste estrecho.

5. Pulsar aceptar.

- Marca de agua:

1. Seleccionar el gráfico.

2. Botón derecho sobre el gráfico y elegir formato de imagen.

3. Activar ficha imagen.

4. Seleccionar marca de agua en el color.

5. Pulsar aceptar.

- Desagrupar imágenes:

1. Seleccionar el gráfico.

2. Botón derecho sobre el gráfico, agrupar y desagrupar (para desagrupar toda la imagen, para cuando se quiere seleccionar un componente de la imagen, para llevarla a otro lugar).

3. Quitar selección.

- Agrupar imágenes:

1. Seleccionar objetos a agrupar (utilizar el botón de flecha blanca y trazar un rectángulo).

2. Hacer clic en el botón dibujo (de la barra de herramientas dibujo) y elegir agrupar, para agrupar todos los componentes del gráfico y poder desplazarlo hasta el lugar que se quiera.

- Cuadro de texto: Se utiliza para insertar un cuadro de texto en un documento. Para ello, se hace clic con el puntero (aparece en forma de cruz) y se arrastra hasta tener el tamaño deseado del cuadro. A continuación se escribe dentro del cuadro.

- Archivo: Con esta opción podemos insertar un archivo en un documento. La forma de seleccionarlo es similar a la opción abrir un archivo.

- Objeto: Para insertar un tipo de objeto en un documento seleccionándolo de la lista que aparece en el cuadro de diálogo.

- Hipervínculo: Para insertar un hipervínculo en un documento. Nos sale un cuadro de diálogo, donde se escribe el archivo a vincular o dirección URL (para saltar a otro archivo o una dirección en Internet al pulsar el hipervínculo).

Ortografía

Para activar la función que nos permite revisar la ortografía del documento, pulsamos sobre Herramientas en la parte superior de la pantalla y seleccionamos Ortografía. En nuestro texto de ejemplo añadimos unas cuantas "i" a tendencia para que se active el Cuadro de Ortografía y gramática.

El cuadro nos permite varias opciones:

Omitir si consideramos que la palabra es correcta.

Agregar para completar el diccionario con una palabra correcta que el programa desconocía de forma que en el futuro vuelva a señalarla como posible error.

Cambiar. Esta opción sustituye la palabra escrita de forma equivocada por la correcta.

Cambiar todas. Si el mismo error se encuentra varias veces a lo largo del texto mediante esta instrucción podemos resolverlo con un clic.

El programa realiza una revisión de la gramática del texto y en caso de encontrar estructuras dudosas propone soluciones.

Nos permite configurar la función de corrección ortográfica y gramatical.

En la parte superior de la pantalla pulsamos sobre Herramientas

Pulsamos sobre Opciones

Nos aparece el Cuadro Opciones. En este cuadro seleccionamos la pestaña Ortografía y gramática. El cuadro nos permite configurar la forma en que se realiza la corrección ortográfica. En nuestro ejemplo marcamos Revisar ortografía mientras escribe. Esta opción es interesante por mostrar al momento el posible error mediante una línea roja bajo la palabra.

Una vez activada la opción Revisar ortografía mientras escribe, cuando escribimos una palabra que el programa considera un error la marca con una línea inferior roja. En nuestro ejemplo escribimos objetivo en vez de objetivo y el programa nos lo indica como se ve a continuación

Y el cuadro nos permite definir otras opciones como Sugerir siempre de forma que el programa cuando realiza la corrección ortográfica sugiere que cambio efectuar para evitar el error ortográfico.

En el mismo cuadro podemos definir la forma de realizar la revisión gramática. En nuestro ejemplo seleccionamos Revisar gramática mientras escribe. Puede desactivar esta opción y realizar posteriormente la revisión ortográfica y gramatical pulsando sobre Herramientas y Ortografía y gramática

SINONIMOS

Si queremos que el programa nos sugiera sinónimos:

Marcamos la palabra a la que deseamos encontrar los sinónimos.

Pulsamos Herramientas en la Barra de menú.

Elegimos Idioma

Pulsamos sobre Sinónimos

EJEMPLO

Hemos escrito alegre pero deseamos encontrar un sinónimo..

Marcamos la palabra y pulsamos, Herramientas, Idioma y Sinónimos. En nuestro ejemplo elegimos contento como sinónimo y pulsamos Reemplazar

Y el programa cambia la palabra alegre que estaba escrita por contento.

Puede insertar comentarios (comentario: nota o anotación que un autor o revisor agrega a un documento. Microsoft Word muestra el comentario en un globo en el margen del documento o en el Panel de revisiones.) en los globos (comentarios al margen: en las vistas Diseño de impresión y Diseño Web, los comentarios al margen (o globos) muestran elementos de marcado (por ejemplo, comentarios o marcas de revisión) en los márgenes del documento. Utilice estos globos para ver fácilmente los cambios y comentarios de los revisores y darles respuesta.) que aparecen en los márgenes del documento. También puede ocultar los comentarios para que no estén visibles.

Si no desea que los comentarios aparezcan en el documento durante la revisión, debe quitar los comentarios del documento eliminándolos. Para saber si siguen quedando comentarios en el documento, haga clic en Mostrar marcas en la ficha Revisar del grupo Seguimiento.

¿Qué desea hacer?

Insertar un comentario

Eliminar un comentario

Cambiar un comentario

Agregar o cambiar el nombre utilizado en los comentarios

Insertar un comentario

Se puede escribir comentarios. En los equipos de tipo Tablet PC (Tablet PC: equipo en el que se ejecuta Windows XP Tablet PC Edition de Microsoft. Con Tablet PC, se puede escribir directamente en la pantalla con un lápiz de Tablet PC y utilizarlo para realizar las funciones del mouse. También se conoce como equipo Tablet PC.), se puede insertar comentarios de voz o comentarios manuscritos.

Escribir un comentario

1. Seleccione el texto o el elemento sobre el que desee hacer un comentario o haga clic al final del texto.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.

3. Escriba el texto del comentario en el globo de comentarios o en el Panel de revisiones.

http://office.microsoft.com/es-es/word/HA012190103082.aspx#4




Nota Para responder a un comentario, haga clic en su globo y, a continuación, haga clic en el comando Nuevo comentario, en el grupo Comentarios. Escriba la respuesta en el nuevo globo de comentarios.

Insertar un comentario de voz

Si el equipo es un Tablet PC, puede grabar comentarios de voz. Estos comentarios se agregan como objetos de sonido dentro de los globos de comentarios.

Para poder agregar un comentario de voz por primera vez, es necesario agregar el comando Insertar voz a la Barra de herramientas de acceso rápido.

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.

2. Haga clic en Personalizar.

3. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Todos los comandos.

4. En la lista de comandos, haga clic en Insertar voz y, a continuación, haga clic en Agregar.

Para agregar un comentario de voz al documento, haga lo siguiente:

1. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Insertar voz .

2. En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en el botón de inicio y grabe el comentario de voz.

3. Cuando termine de grabar el comentario, presione el botón de detención y cierre el cuadro de diálogo.

4. Si Microsoft Office Word muestra un mensaje preguntándole si desea actualizar el objeto de sonido, haga clic en Sí.

Para oír el comentario grabado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el globo de comentario, elija Objeto de documento de Grabadora de sonidos y, a continuación, haga clic en Reproducir.

Nota Para obtener más información sobre cómo grabar y modificar objetos de sonido, vea la documentación de la tarjeta de sonido y del micrófono.

Insertar un comentario manuscrito

Si el equipo es un Tablet PC, puede insertar en los documentos comentarios manuscritos. La entrada manuscrita se agrega y se muestra dentro de los globos.

1. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.

2. Escriba el comentario en el globo de comentarios.

Eliminar un comentario

Para eliminar rápidamente un solo comentario, haga clic con el botón secundario del mouse en el comentario y, a continuación, haga clic en Eliminar comentario.

Para eliminar rápidamente todos los comentarios de un documento, haga clic en un comentario del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar todos los comentarios del documento.

Eliminar comentarios de un revisor específico

1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.

2. Para desactivar las casillas de verificación de todos los revisores, elija Revisores y haga clic en Todos los revisores.

3. Vuelva a hacer clic en la flecha que aparece junto a Mostrar marcas, elija Revisores y, a continuación, haga clic en el nombre del revisor cuyos comentarios desea eliminar.

4. En el grupo Comentarios, haga clic en la flecha que aparece debajo de Eliminar y después en Eliminar todos los comentarios mostrados.

Nota Este procedimiento elimina todos los comentarios del revisor que ha seleccionado, incluidos los comentarios de todo el documento.

Sugerencia También puede revisar y eliminar comentarios utilizando el Panel de revisiones. Para mostrar u ocultar el Panel de revisiones, haga clic en Panel de revisiones en el grupo Seguimiento. Para llevar el Panel de revisiones a la parte inferior de la pantalla, haga clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, en Panel de revisiones horizontal.

Cambiar un comentario

Si los comentarios no están visibles en la pantalla, haga clic en Mostrar marcas en el grupo Seguimiento de la ficha Revisar.

1. Haga clic dentro del globo del comentario que desea modificar.

2. Realice los cambios que desee.

Notas

Si los globos están ocultos o si sólo se muestra parte del comentario, puede cambiar el comentario en el Panel de revisiones. Para mostrar el Panel de revisiones, en el grupo Seguimiento, haga clic en Panel de revisiones. Para hacer que el panel de revisiones se extienda horizontalmente por la parte inferior de la pantalla, haga clic en la flecha que aparece junto a Panel de revisiones y, a continuación, haga clic en Panel de revisiones horizontal.

Para responder a un comentario, haga clic en su globo y, a continuación, haga clic en el comando Nuevo comentario, en el grupo Comentarios. Escriba la respuesta en el nuevo globo de comentarios.

Agregar o cambiar el nombre utilizado en los comentarios

1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en Control de cambios y, después, en Cambiar nombre de usuario.

2. Haga clic en Personalizar.

3. En Personalizar la copia de Office, cambie el nombre o las iníciales que desea utilizar en sus propios comentarios.

Notas

El nombre y las iníciales que escriba se utilizarán en todos los programas de Microsoft Office. Cualquier cambio que realice en la configuración afectará a otros programas de Office.

Cuando realice un cambio en el nombre o en las iníciales que desea utilizar para sus propios comentarios, únicamente los comentarios efectuados después de dicho cambio se verán afectados. Los comentarios que ya se encuentran en el documento antes de modificar el nombre o las iníciales no se actualizarán.

TABLAS

CREAR UNA TABLA.

Las tablas se utilizan para organizar la información en filas y columnas. La intersección entre una fila y columna se denomina celda. Las tablas se pueden insertarse en cualquier zona de un documento. Para crear una tabla existen dos métodos distintos:

4 Insertar Tabla: Permite crear tablas sencillas (tablas en estilo cuadrícula). Para utilizar esta opción disponemos de dos sistemas

a) Seleccionando el menú Tabla y seguidamente la opción Insertar tabla.

b) O bien pulsando el botón (Insertar tabla) de la barra de herramientas Estándar.

Para insertar una tabla siga los pasos que ahora le indico:

1. Situar el cursor en el documento y abrir el menú Tabla.

2. Seleccionar la opción Insertar Tabla.

3. Por defecto Word propone una tabla de dos columnas y dos filas.

4. Especificar el número de columnas y de finas. Por ejemplo cinco columnas y cuatro filas.

5. Hacer clic sobre el botón Aceptar para insertar la tabla.

Esta tabla la verá usted con esta apariencia:

4 Dibujar tabla. Permite crear tablas más complejas (tablas que contengan celdas de altos diferentes o un número variables de columnas por fila). Para utilizar esta opción disponemos también de dos sistemas:

a) Seleccionando el menú Tabla y seguidamente la opción Dibujar tabla.

b) Pulsando sobre el botón de la barra de herramientas Tablas y bordes.

SELECCIÓN EN TABLAS.

Selección: una fila

Menús o teclado: Situar el cursor sobre la fila. Abrir el comando Tabla y seleccionar la opción Seleccionar fila.

Ratón: Hacer clic en el extremo izquierdo del margen de la fila.

Selección: una columna.

Menús o teclado: Situar el cursor sobre la columna. Abrir el comando Tabla y seleccionar la opción Seleccionar columna.

Ratón: Hacer clic en la parte superior de la columna, cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha.

Selección: una tabla.

Menús o teclado: Situar el cursor sobre la tabla. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Seleccionar tabla.

Ratón: Seleccionar todas las filas y columnas de la tabla sin dejar de pulsar el botón del ratón.

Selección: una celda.

Menús o teclado: Situar el cursor en la celda específica y pulsar las teclas Mayús+Fin.

Ratón: Situar el cursor en la celda y hacer tres veces clic.

INSERTAR FILAS O COLUMNAS.

Para insertar filas o columnas siga estos pasos:

1. Seleccionar una o varias filas.

2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción insertar filas en la parte superior o inferior.

3. Automáticamente las filas se insertan por encima o debajo de la fila o filas seleccionadas.

4. Seleccionar una o varias columnas.

5. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Insertar columnas a la izquierda o a la derecha.

6. Automáticamente las columnas se insertan a la izquierda o a la derecha de la columna o columnas seleccionadas.

UNIR Y DIVIDIR CELDAS.

Para unir y dividir celdas deberá seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas que desee unir.

2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Combinar celdas.

3. Automáticamente las celdas se unen, así como los textos que incluyan.

4. Seleccionar las celdas que desee dividir.

5. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Dividir celdas.

6. Especificar el número de columnas y filas en las que desee dividir la o las celdas. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.

Para eliminar celdas, filas o columnas siga los pasos que le indico:

1. Seleccionar la celda, fila o columna a eliminar.

2. Abrir el menú Tabla.

3. Seleccionar las opciones Eliminar celdas, filas o columnas, dependiendo del elemento seleccionardo. (Esto se lo puede ahorrar apretando la tecla Supr del teclado).

4. Si selecciona la opción Eliminar celdas, un nuevo cuadro de diálogo aparecerá para especificar el desplazamiento de las celdas o para eliminar la totalidad de fila o columna.

5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

CAMBIAR EL ANCHO Y ALTO EN TABLAS.

Ancho de una celda o columna:

1. Seleccionar la celda correspondiente o la columna.

2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Ancho y alto de la celda.

3. Especificar en centímetros el ancho de la columna para la celda o columna seleccionada en la solapa Columna.

4. Si desea pasar a la columna anterior o posterior, hacer clic sobre los respectivos botones y determinar las nuevas medidas.

5. Para ajustar las celdas o columnas al texto contenido, hacer clic sobre el botón Autoajuste y hacer clic sobre el botón Aceptar.

Alto de una fila:

1. Seleccionar la celda o fila correspondiente.

2. Abrir el menú Tabla y seleccionar la opción Ancho y alto de la celda.

3. En la solapa Fila, especificar en ptos la altura que desee en el apartado En:

4. Hacer clic sobre los botones Fila anterior y Fila siguiente, si desea establecer las alturas de las demás filas.

5. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

CAMBIAR EL ANCHO Y EL ALTO CON EL RATÓN.

Cambiar el ancho de una celda o columna:

1. Seleccionar la celda correspondiente o la columna.

2. Situar el puntero del ratón sobre el marcador de columna correspondiente.

3. Hacer clic cuando éste tome el aspecto de una doble flecha.

4. Arrastrar el puntero del ratón hacia la derecha o izquierda, hasta obtener la anchura deseada.

Cambiar la altura de una fila:

1. Seleccionar la fila correspondiente.

2. Situar el puntero del ratón sobre el marcador de la fila.

3. Hacer clic cuando éste tome el aspecto de una doble flecha.

4. Arrastrar el puntero del ratón hacia arriba o abajo, hasta obtener la altura deseada.

AUTOFORMÁTO DE TABLAS

En el menú Tabla disponemos de una opción llamada Autoformato de tablas. Esta opción permite elegir uno de los 39 formatos automáticos para aplicar a la tabla.

La opción Autoformato de Tabla es capaz de dar la estética apropiada (bordes, sombras, rellenos, etc.) a la tabla según su contenido, sin ningún esfuerzo.

Para realizar esta opción siga los siguientes pasos:

1. Colocar el cursor en una celda cualquiera de la tabla.

2. Abra el menú Tabla y elige Autoformato de Tablas.

3. Seleccione un formato de la lista y observe el resultado en la muestra que presenta la pantalla. Presione Aceptar después de elegir el formato.

LA HOJA DE CÁLCULO

CONCEPTOS FUNDAMENTALES:

o HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas financieras y de tabla de base de datos. También se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas.

o RANGO: conjunto contiguo de celdas. Se identifica mediante la localización de la esquina superior izquierda y de la esquina inferior derecha y se expresa separando ambas localizaciones con dos puntos, ejemplo (A1:C5).

o CELDA: Intersección de una columna con una fila. Cada uno de los rectángulos que forman la hoja de cálculo.

o RECÁLCULO: volver a calcular todas las fórmulas en las que aparezca un factor cuando se modifica éste.

o FÓRMULAS: conjunto de operadores y operandos que realizan una determinada operación.

o NÚMEROS: valores con los que se va a operar.

o TEXTO: cadena de caracteres.

o FÓRMULA PREDEFINIDA: formulas que forman parte de la hoja de cálculo y que realizan los cálculos de una manera más rápida y sencilla.

o LIBRO DE TRABAJO: conjunto de hojas de cálculo, gráficos y macros que se guardan bajo un mismo nombre. Cada libro puede tener hasta 256 hojas.

o ASISTENTE DE GRÁFICOS: herramienta que ayuda en la elaboración de gráficos.

TIPOS DE DATOS:

Generalmente se sigue un orden para introducir los datos: primero los rótulos, a continuación los números para el cálculo y por último las fórmulas que realicen dicho cálculo. Para introducir cualquier tipo de dato se hace lo siguiente; se selecciona la celda, se introduce el dato y se acepta pulsando intro o la marca verde de la barra de fórmulas.

Si el dato es texto se alinea a la izquierda de la celda y podremos cambiar la alineación de texto (seleccionamos la celda, vamos a formato, alineación de celdas, elegimos la alineación deseada y pulsamos aceptar). Si el texto es mas largo que la celda se seguirá escribiendo en ella aunque solo veamos el principio del texto.

Los números se alinean automáticamente a la derecha.

La formulas se introducen activando = en una casilla y a continuación introducimos la fórmula.

Tipos de datos:

Texto o rótulos.

Números.

Fórmulas.

Funciones.

Fechas y horas.

Las funciones pueden considerarse como herramientas disponibles para la ejecución de operaciones de una forma abreviada.

En la barra de herramientas estándar aparece el botón de auto-suma ["] , equivalente a la función [=SUMA(:)] que permite sumar de forma automática el rango de las celdas situado por encima o ala izquierda de la celda activada.

La fechas y horas pueden ir en una misma celda archivadas simultáneamente siempre y cuando ambos formatos vayan separados por un espacio en blanco.

OPERACIONES CON RANGOS.

Para mover, copiar o borrar celdas es necesario activar previamente el rango. Hay dos maneras de efectuar operaciones:

Mediante el menú edición: eligiendo las opciones cortar, pegar, copiar y eliminar. Para mover el rango se selecciona la opción cortar del menú edición, nos situamos en la celda donde queramos ponerlo y le damos a la opción pegar del menú edición.

Si queremos borrar un rango lo seleccionamos y escogemos eliminar del menú edición.

Utilizando el ratón: para mover un rango, seleccionamos el rango que queramos mover, colocamos la flecha del ratón sobre el borde del rango seleccionado y pulsamos el botón izquierdo, sin soltarlo arrastramos hasta donde queramos situarlo.

Para copiar un rango en otra parte de la hoja seleccionamos el rango, pulsamos control y arrastramos el rango a donde queramos copiarlo. Para borrarlo lo seleccionaremos y pulsaremos la tecla <supr>, todos los datos se eliminarán.

TRANSPONER FILAS POR COLUMNAS O COLUMNAS POR FILAS.

Algunas veces puede ocurrir que hayas escrito la información en una fila y posteriormente te des cuenta de que deberías haberla colocado en una columna o viceversa. Excel permite transponer el contenido de las filas por columnas, por medio del comando “pegado especial”

Para transponer filas por columnas o viceversa no puedes usar la orden cortar, debes usar la orden copiar para habilitar el comando pegado especial.

Una vez realizada la transposición debes borrar la información de las celdas originales.

PASOS:

o Seleccionas las celdas que quieres transponer.

o Hacer clic en el botón copiar

o Seleccionamos la celda superior izquierda del área donde queremos pegar que debe estar fuera del área de copia.

o Le damos a edición y a pegado especial.

o Activamos la caja transponer.

o Hacemos clic en el botón aceptar.

o Para borrar el contenido de las celdas originales las seleccionamos y le damos a la tecla suprimir.

VARIACIONES DEL ASPECTO DE UNA HOJA DE CÁLCULO.

Después de crear una hoja de cálculo se pueden introducir una seria de cambios, de manera que ésta tenga un aspecto claro y legible.

Insertar filas y columnas.

o Seleccionamos una fila o columna.

o Elegimos el menú insertar, la opción celdas, filas o columnas. Las filas y columnas se insertan automáticamente pero las celdas hay que escoger el modo en que se desean insertar. La nueva fila se insertará por encima de la seleccionada, y las columnas a la izquierda.

Sombrear celdas o rangos.

o Se selecciona el rango o celda.

o Elegimos formato-celdas-tramas.

o Seleccionamos el tipo de sombreado.

o Pulsamos aceptar.

Cambiar el tamaño de las celdas:

o Es hacer las columnas más anchas o las filas más altas, para ello se selecciona formato- columna o fila-las opciones alto o ancho. Si no se selecciona un rango afecta a todo, pero solo afecta a un rango si lo hemos seleccionado previamente.

OCULTAR O MOSTRAR COLUMNAS:

Para ocultar una columna:

o Activamos una celda de la columna

o Ejecutamos formato-columna-ocultar, o bien arrastramos el separados hacia la izquierda hasta llegar al filo de la columna anterior.

Para volver a mostrar la columna ocultada: seleccionamos la fila entera y ejecutamos formato-columna mostrar. Si después de ejecutar el comando mostrar no visualizamos la columna, arrastraremos su separador hacia la derecha.

FORMATO DE CELDAS.

Cuando se empieza a trabajar en una hoja de cálculo hay que tener en cuenta el formato de los números, el tipo de letra, el realzado, etc.. Se puede trabajar en formato estandar y luego hacer las transformaciones pertinentes.

Formatos para texto: seleccionamos el menú formato-celda y numero de dentro del cuadro de diálogo. Analizamos las opciones: números simples, datos bancarios, porcentajes, horas, fechas... Escogemos el que necesitemos y pulsamos aceptar. Si ningún formato es apropiado podemos crear uno propio pulsando la opción personalizada.

Formato de texto o tipos de letra: seleccionamos las celdas cuyo texto queremos cambiar elegimos formato-celda-fuente. Analizamos las opciones del cuadro, tipos y tamaños de letra y de realzado (cursiva, negrita...). Elegimos el que deseemos y pulsamos aceptar.

CORRECIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE VALIDAR LA ENTRADA.

Si después de haber validado una entrada nos damos cuenta de que hay un error, no es necesario volver a escribir la información, se puede corregir el error se la siguiente forma:

Hacemos clic en la celda que contiene el error para activarla.

Hacemos clic en la barra de fórmulas en la posición que contiene el error.

Corregimos el error.

Una vez corregido el error validamos la entrada. Si tenemos que borrar caracteres pulsamos la tecla suprimir para borrar el carácter de la derecha del punto de inserción, y retroceso para borra el carácter de la izquierda del punto de inserción.

Si deseamos reemplazar el contenido de una celda por otro distinto haremos clic en la celda, escribimos el número o valor, y validamos la entrada.

LIBRO DE TRABAJO.

Excel trabaja con un conjunto de hojas que junto con gráficos y macros forman el libro de trabajo. Con ellos se permite desarrollar tareas más avanzadas como trabajar con varias hojas al mismo tiempo o realizar gráficos estadísticos, imprimir todos los trabajos...

10. UTILIZACIÓN DE VARIAS HOJAS.

Todas las operaciones se hacen en una sola hoja de cálculo pero se pueden hacer sobre varias simultáneamente. En la parte inferior de la pantalla tenemos una serie de etiquetas en las que pone Hoja1, Hoja2... hay que situar el ratón en la que quieras activar y hacer clic en ella.

Si vamos a utilizar varias hojas con las misma estructura pero con distintos datos, tendremos que copiar en todas las páginas la estructura que creemos en la primera página:

Seleccionamos las celdas que queramos repetir en todas las hojas.

Pulsamos edición-copiar.

Activamos la hoja donde la vamos a copiar, seleccionamos el sitio donde la pegaremos.

Seleccionamos edición-pegar, y aparecerá pegado en la otra hoja.

11. TIPOS DE GRÁFICOS.

Una vez creada la hoja y calculados los valores deseados, podemos representarlo gráficamente mediante un gráfico que nos ayude a visualizar los resultados.

Existen numerosos tipos de gráficos divididos en dos tipo:

Estándar: columnas, barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos, radial, superficie, burbujas, cotizaciones, cilíndrico, cónico y piramidal.

Personalizados: áreas, 3D, barras, rústico, circular azul, columnas en gris, líneas y columnas, logaritmos, tubos, etc...

La manera de crear un gráfico es utilizar el asistente de gráficos que nos indicará encada momento la información que necesita para crearlo. Se pueden crear como parte de la hoja de cálculo o en una hoja independiente en el mismo libro de trabajo.

Los pasos son los siguiente:

selecciona los rangos que quieres representar (también texto de los ejes)

seleccionamos el asistente de gráficos.

escogemos el tipo de gráfico y pulsamos siguiente.

comprobamos que el rango es el seleccionado para la representación y pulsamos siguiente o cancelar.

aparece otro cuadro, introducimos el nombre del gráfico, de los ejes, la localización de la leyenda... pulsamos siguiente.

elegimos si queremos poner el gráfico en la misma hoja o en una hoja independiente, y pulsamos terminar.

MÓDULO V: LA HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCIÓN

Estructura de la hoja de cálculo

A B C

1

2

3

FILA COLUMNAS CELDA B2: aquí observamos resultados a partir de datos

Para seleccionar celdas:

Clic en la celda que quiero seleccionar

Si quiero seleccionar más de una celda, hago clic en una de ellas y arrastro el ratón

Para seleccionar celdas no consecutivas selecciono el conjunto de celdas, aprieto la tecla CONTROL del teclado y marco las otras celdas, filas o columnas que deseo seleccionar

Selecciono los datos + copiar + pegar, en otra parte de la hoja de cálculo (basta con hacer clic en una celda

Haciendo clic en la esquina inferior derecha y arrastrando tb consigo que se copien los daros

Poniéndonos sobre los bordes de una celda nos sale una flecha blanca, arrastramos, y los datos se mueven de un sitio a otro

Tipos de datos

Formato de la hoja de cálculo. Incrustar objetos

Selección de columnas y filas

o Presionamos en la parte superior o en la izquierda de la fila

o Si presionamos en cuadro que hay en la parte superior de la izquierda se nos marca toda la hoja de cálculo

Variación de tamaño

o Doble clic sobre la línea de una columna para que se tamaño se ajuste al texto escrito

o Si movemos las flechas que tenemos entre dos columnas, al poner el ratón variamos el tamaño de las columnas

o Si la columna es tan pequeña que no caben todos los dígitos, Excel nos muestra #, para indicarnos hay números ocultos

FÓRMULAS Y FUNCIONES

Utilización de nombres

Las funciones son procedimientos de cálculo más complejos

Diferentes funciones:

o + => sumar

o - => restar

o * => multiplicar

o / => dividir

o ^ => potencia

o () => paréntesis

o SUMA

o SENO

o PROMEDIO

o VARIANZA

o Y muchos más

Toda formula ha de llevar un = delante:

Para no escribirlo todo hago clic sobre la celda que quiero sumar, restar...

Si cambio el resultado de alguna de las celdas de la fórmula, se modifica el resultado automáticamente

Referencias relativas/ absolutas/ mixtas

Referencias relativas: cuando copiamos una fórmula, lo que se copia es el proceso que hace el ordenador para llegar de las celda seleccionada a aquella en la que queremos copiar la fórmula.

$ : lo ponemos delante del número o letra que no queremos que cambie, así, cuando copiamos la fórmula que contiene este símbolo, la letra o número no cambiará

Referencia mixta: H4*100/H$9, que al copiarla nos quedará como H5*100/H$9

o Otro ejemplo: $H9

Referencia absoluta: lo utilizamos cuando copio en vertical y horizontal

o $H$9

o Vínculos

o Operaciones y funciones básicas

Podemos insertar funciones de dos maneras:

Se inserta la función o se hace clic en la tecla , que está en la barra de herramientas

¿Qué función hay que utilizar?

seleccionamos la función que queremos

Se nos abre una ventana en la que tenemos que seleccionar los parámetros

Si cambias un valor de los de la tabla... en todos los cálculos se cambian los resultados automáticamente

o Funciones avanzadas

Máximo: MAX en la opción de las funciones

Promedio: para calcular el promedio de una serie de valores

Contar: cuenta solo los números

Contara: cuenta todo lo que hay en las celdas seleccionadas

Contar.si: cuenta con condiciones

“>=”: superior o igual a

“<=”: inferior o igual a

“<>”: no igual a

Si

o FORMATO DE CELDAS

Formato + Celdas +

Tramas

Bordes

Fuentes: tipo de letra, estilo, tamaño, color de la letra...

Alineación: derecha, izquierda, centrada...

Número:

Número: no decimales fijos, entre los que podemos elegir el color de los número positivos o negativos

H3*100/H$8

Moneda

Fecha

mm=> 12

mmm=> dec

mmmm=> diciembre

aa=> 02

aaaa=> 2002

d=> 9

dd=> 09

Porcentaje

H3/H$8 => si le damos a esta opción nos saldrá directamente el porcentage

Personalizada

Escribimos en la barra, por ejemplo: “Palma”, d “de” mmmm “de” aaaa => y nos queda así: Palma, 1 de enero de 2002

Ahora queremos poner los números en euros:

0=> nos indica que queremos que aparezca 0 cuando se encuentre en un conjunto de números

#=> si utilizamos este símbolo quiere decir que no queremos que aparezca un 0 cuando éste aparezca en la posición en la que colocamos este símbolo

tenemos el número 1551'08=> escribimos: #.##0,0#, ya que les 0 a la izquierda no tienen sentido

Para poner el número de una cuenta corriente escribimos: 00000000-00

Formato + celdas + alineación + combinar celdas => se nos eliminan las barras que separan las celadas... aquí tb podemos cambiar la orientación del texto dentro de las celdas

Formato + celdas + alineación + ajustar texto => hacemos que el texto que hemos escrito y que es superior al tamaño de la celda, se adapte a la celda y se incluya todo en una

o GRÁFICOS

o Creación de un gráfico en una hoja de cálculo. Tipos de gráficos

Marcamos las columnas que queremos representar y a continuación: Insertar + Gráfico, entonces vamos seleccionando las características del gráfico

Asistente para gráficos => Paso 4 de 4 => lo podemos mantener en la misma hoja de cálculo o ponerlo en una nueva

¿Cómo eliminar cualquiera de los elementos del gráfico? => botón derecho del ratón y nos salen una serie de acciones, de las que nosotros elegimos Opciones de gráfico

Para modificar el gráfico =>

Clic en la representación => muevo el ratón y se nos separa

Otro clic y puedo mover uno a uno las porciones en un gráfico circular

Puedo cambiar los colores de las porciones o de los elementos del gráfico

Nos sale un cuadrado alrededor del círculo, si se trata de un gráfico circular:

Hacemos clic aquí y movemos la circunferencia

Si hacemos clic en los bordes modificamos el tamaño

TIPOS DE GRÁFICOS:

Columnas

Barras son los más importantes

Circular

Lineal => muestra evoluciones de datos en el espacio y el tiempo

XY dispersión

Radial se utilizan en estadística

Burbujas

Creación de un gráfico independiente

Edición de un gráfico

IMPORTACIÓN/ EXPORTACIÓN DE DATOS A/ DESDE UNA HOJA DE CÁLCULO

Formatos de ficheros

Importación

Exportación

UTILIDADES DE TRATAMIENTO DE DATOS

Edición + Rellenar + Series + Lineal => para hacer progresiones aritméticas

Edición + Rellenar + Series + Geométrica => para hacer progresiones geométricas

Edición + Rellenar + Series + Cronológica

Marcamos una serie de celdas para tener un limite fijado en el que se incluirán las series, sean del tipo que sean

Cuando copiamos arrastrando, y apretamos en la esquina derecha inferior, nos sale una serie si apretamos la tecla de control antes de soltar el botón del ratón

Si copiamos los dos primeros valores no hace falta apretar control para que se continue la serie, ya que basta con copiar arrastrando

Si copiamos por arrastre un día de la semana se nos van copiando los sucesivos días, y lo mismo ocurre con los meses

Si queremos que se trate de una hora lo que vaya en progresión, hacemos lo mismo, por lo que aumenta de hora en hora

Apretando la tecla de control no nos cambian los valores, ya sean días, meses, horas...

Herramientas + Opciones + Listas personalizadas => añadimos una nueva lista con lo que queremos que se cree una nueva serie

Si marcas todas las columnas y modificas el tamaño de una de ellas se modifican todas las columnas

Prueba lógica => compara un valor con otro valor

+ + +

SI => discrimina entre dos posibilidades

Ordenación

Se pueden tener hasta 3 criterios

Lista de encabezamiento => si hay títulos

Clic en cualquier celda que contenga datos

Datos + ordenar => y seleccionamos como queremos el orden

Si eliminamos la fila de los títulos hacemos lo mismo, pero entonces ordenamos con: Columna A; Columna B....

Filtros

Pueden ser de dos tipos:

Autofiltros => permiten hacer operaciones sencilla

Clic en el conjunto de datos

Datos + filtro + autofiltro

Salen unas flechas en los títulos => tienen diferentes opciones

Elegimos que es lo que queremos ver o no ver

Podemos personalizar el autofiltro: es mayor o igual a... / es igual a... o es igual a...

Filtros avanzados

Sumar. si

Se suma lo que le digamos correspondiendo a la condición

Rango: donde encontramos los datos

Rango suma: columna en la que encontramos los datos que queremos sumar

Criterio: lo que queremos que sume... es la condición

Subtotales

Permite hacer agrupaciones

Ordenación => clic + datos + ordenar

Datos + Subtotales

LIBRO DE CÁLCULO

Añadir nuevas hojas

Insertar + hoja de cálculo

Para pasar de una a otra hasta hacer clic en la solapa de abajo

Eliminar

Edición + Eliminar => siempre puestos en la hoja que queremos eliminar

Cambiar nombre

Si queremos cambiar de sitio las hojas => hacemos clic abajo, donde pone hoja 1, y arrastramos al lugar en el que queremos que se quede

Para cambiar el nombre => doble clic en el nombre antiguo, y escribimos el nombre nuevo

Aritmética 3D

Trabajando con distintas hojas hemos de tener la misma estructura

Para hacer operaciones con los datos en las diferentes hojas:

Hago clic en cada una de las celdas que quiero que se sume, reste, etc.

= enero(hago clic en la hoja de enero) B2+ febrero B2+ marzo B2+INTRO => nunca volvemos a la hoja en la queremos poner el resultado, ya que se sumaría lo que hubiera en la celda, que no suele ser nada

Utilizo las funciones

fx + marcamos el primer número + + clic en la última de las hojas => así se nos marcan todas las celdas de las distintas hojas que tenemos y que

queremos sumar, restar... etc

BUSCARV => busca un valor dentro de una matriz y lo pone donde nosotros le digamos

A B C D E

1 ALUMNO GRUPO AULA NOTAS PROMEDIO

2 A 1 X X

3 B 3 X X

4 C 2 X X

5 D 3 X X

6

7 GRUPO AULA

8 1 17

9 2 15

10 3 12

11 COLUMNA 2

MATRIZ BUSCAR lo que buscamos se pone a la derecha. Esto no hay que escribirlo

=> Búsqueda y referencia + BuscarV

Nos sale un cuadro como este:

Si cambiamos los valores de la matriz o de la tabla se cambian tb los resultados

Si tenemos intervalos en la Matriz, en ORDENADO hemos de poner Verdadero, por lo que entonces se nos buscará un valor aproximado

TABLAS

Tablas estáticas

Tablas dinámicas

Esquemas

PLANTILLAS

Ejemplos predefinidos

Creación de plantillas

=B3+B4*B5/B6^2

= nombre f (parámetro)

fx

Funciones

Categoría

SI

Celda

Celda

< / > / = / >= / <= / <>

EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 1º con nota <5, junto con las asignaturas de 2º

En cualquier punto de la hoja de cálculo escribimos las condiciones que queremos

Tenemos que decir qué es el curso y qué es la nota => tiene que estar escrito igual que los títulos para asegurarse

Clic en la zona que queremos filtrar

Datos + filtro + filtro avanzado

Copiamos la información filtrada a otro lado

Rango de la lista => lo que queremos filtrar

Rango de criterios => condiciones

Copiar a => donde queremos copiar los filtros. Basta con seleccionar una celda nada más

CURSO NOTA

EJEMPLO: queremos ver las asignaturas de 9 créditos, las suspendidas de 1º y 2º, y todas las de 3º

CRÉDITOS CURSO NOTA

9

1 <5

2 <5

3

CÓDIGO TIPO CURSO CRÉDITOS NOTA

T

O

T

O

RANGO RANGO SUMA

CRITERIO T

Aquí apretamos la tecla de funciones y elegimos Sumar.si

fx

Valor buscado B2

Matriz buscar en B8:C10

Indicador columnas 2

Ordenado falso

Grupo que queremos buscar allí donde buscamos el resultado

No podemos copiar lo escrito si no ponemos $, por lo que nos quedaría así: B$8:C&10

SANGRIA

La sangría establece la distancia del párrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los márgenes, puede aumentar o disminuir la sangría de un párrafo o un grupo de párrafos. Además puede crear una sangría negativa (también denominada anulación de sangría), que empuja el párrafo hacia el margen izquierdo. Asimismo puede crear una sangría francesa, que no aplica la sangría a la primera línea del párrafo, pero sí a las líneas siguientes.

Márgenes de la página Sangría

Para obtener más información sobre cómo crear estilos con formatos que desee volver a usar, vea Crear un nuevo Estilo rápido.

¿Qué desea hacer?

Aplicar sangría sólo a la primera línea de un párrafo

Aumentar o disminuir la sangría izquierda de un párrafo completo

Aumentar o disminuir la sangría derecha de un párrafo completo

Establecer una sangría utilizando la tecla TAB

Aplicar sangría a todas las líneas de un párrafo excepto a la primera

Crear una sangría negativa

Aplicar sangría sólo a la primera línea de un párrafo

1. Haga clic delante de la línea a la que desee aplicar sangría.

2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a continuación, haga clic en la ficha Sangría y espaciado.

http://office.microsoft.com/es-es/word/HP100165283082.aspx#6






3. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Primera línea y, a continuación, en el cuadro En, establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría de la primera línea.

Nota Se aplicará sangría a la primera línea de ese párrafo y a la de todos los párrafos siguientes que escriba. No obstante, a los párrafos existentes antes del párrafo seleccionado se debe aplicar la sangría manualmente mediante el mismo procedimiento.

Aumentar o disminuir la sangría izquierda de un párrafo completo

1. Seleccione el párrafo que desee cambiar.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en las flechas situadas junto a Sangría izquierda para aumentar o reducir la sangría izquierda del párrafo.

Aumentar o disminuir la sangría derecha de un párrafo completo

1. Seleccione el párrafo que desee cambiar.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en las flechas situadas junto a Sangría derecha para aumentar o reducir la sangría derecha del párrafo.

Establecer una sangría utilizando la tecla TAB


2. Haga clic en Revisión.

3. En Configuración de Autocorrección, haga clic en Opciones de Autocorrección y, a continuación, en la ficha Autoformato mientras escribe.

4. Active la casilla de verificación Establecer la primera sangría y la sangría izquierda con tabulaciones y retrocesos.

5. Para aplicar sangría a la primera línea de un párrafo, haga clic delante de la línea.

Para aplicar sangría a un párrafo completo, haga clic delante de cualquier línea que no sea la primera.

6. Presione la tecla TAB.

Nota Para quitar la sangría, presione la tecla RETROCESO antes de mover el punto de inserción. También puede hacer clic en el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Aplicar sangría a todas las líneas de un párrafo excepto a la primera

1. Seleccione el párrafo a cuyas líneas, excepto la primera, desee aplicar sangría, lo que también se conoce como sangría francesa.

2. En la regla horizontal, arrastre el marcador Sangría francesa hasta la posición en la que desee que comience la sangría.

Si no aparece la regla horizontal situada en la parte superior del documento, haga clic en el botón Ver regla de la parte superior de la barra de desplazamiento vertical.

Utilizar medidas precisas para establecer una sangría francesa

Para establecer con mayor precisión una sangría francesa, se pueden seleccionar opciones en la ficha Sangría y espaciado.

1. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo y, a continuación, haga clic en la ficha Sangría y espaciado.

2. En la lista Especial de la sección Sangría, haga clic en Francesa y, a continuación, en el cuadro En, establezca la cantidad de espacio que desee que tenga la sangría francesa.

Crear sangría negativa

1. Seleccione el texto o el párrafo que desee que se extienda dentro del margen izquierdo.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha abajo del cuadro Sangría izquierda.

Continúe haciendo clic en la flecha abajo hasta que el texto seleccionado esté colocado donde desee en el margen izquierdo.

Los márgenes de página son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.

En este artículo

Opciones de márgenes de página

Cambiar o establecer los márgenes de página

Ver los márgenes de página

Establecer márgenes de páginas opuestas

Establecer márgenes de encuadernación de documentos encuadernados

Opciones de márgenes de página

Microsoft Word ofrece varias opciones de márgenes de página. Se pueden usar los márgenes predeterminados (valor predeterminado: configuración predefinida. Puede aceptar las configuraciones predeterminadas o cambiarlas para ajustarlas a sus necesidades.) o bien especificar otros personalizados.

Agregar márgenes de encuadernación Los márgenes de encuadernación se usan para agregar espacio adicional a los márgenes lateral o superior de un documento que se va a encuadernar. Un margen de encuadernación ayuda a evitar que quede texto oculto al encuadernar un documento.

Márgenes de encuadernación Márgenes simétricos para páginas opuestas

Establecer márgenes para páginas opuestas Utilice márgenes simétricos para configurar páginas opuestas en documentos de doble cara, como libros o revistas. En este caso, los márgenes de la página izquierda son una imagen simétrica de los de la derecha; es decir, los márgenes interiores y exteriores son del mismo ancho en las dos páginas.

Nota Se puede establecer márgenes de encuadernación para los documentos que tengan márgenes simétricos si el documento requiere espacio adicional para la encuadernación.

Agregar un libro plegado Mediante la opción Libro plegado del cuadro de diálogo Configurar página, se puede crear un folleto. Esta misma opción se puede usar para crear un menú, invitación, programa de un evento o cualquier otro tipo de documento que utilice un solo plegado central.






Word inserta un solo plegado central para libro

Tras configurar un documento como folleto, trabaje de la misma manera que con cualquier otro documento, insertando texto, gráficos y otros elementos visuales.

Notas

La mayoría de las impresoras requieren un ancho mínimo para configuraciones de márgenes porque no pueden imprimir hasta justo los bordes de las páginas. Si intenta establecer márgenes demasiado pequeños, Microsoft Word muestra el mensaje Uno o varios márgenes están establecidos fuera del área de impresión.

Para evitar que el texto aparezca cortado, haga clic en Arreglar para aumentar automáticamente el ancho de los márgenes. Si omite el mensaje e intenta imprimir el documento tal cual está, Word muestra otro mensaje que pregunta si desea continuar.

La configuración mínima de los márgenes depende de la impresora, del controlador de impresora y del tamaño del papel. Para obtener más información acerca de la configuración mínima de los márgenes, consulte el manual de la impresora.

Cambiar o establecer los márgenes de página

1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en Márgenes.

2. Haga clic en el tipo de margen que desea utilizar. Para usar el ancho de margen más común, haga clic en Normal.

Cuando haga clic en el tipo de margen deseado, todo el documento cambiará para utilizar el tipo de margen seleccionado.

3. También puede utilizar su propia configuración de márgenes. Haga clic en Márgenes, después en Márgenes personalizados y, a continuación, en los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, escriba los nuevos valores de los márgenes.

Notas

Para cambiar los márgenes predeterminados, haga clic en Márgenes después de seleccionar un nuevo margen y, a continuación, haga clic en Avanzados. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en el botón Predeterminado y, a continuación, haga clic en Sí. La nueva configuración predeterminada se guarda en la plantilla en la que está basado el documento. Todos los nuevos documentos basados en esa plantilla utilizarán automáticamente la nueva configuración de los márgenes.

Para cambiar los márgenes de una parte del documento, seleccione el texto y, a continuación, establezca los márgenes que desee usar especificando los nuevos márgenes del cuadro de diálogo Configurar página. En el cuadro Aplicar a, haga clic en Texto seleccionado. Microsoft Word inserta automáticamente saltos de sección (salto de sección: marca que inserta para mostrar el final de una sección. En el salto de sección se guardan los elementos de formato de la sección, como los márgenes, la orientación de la página, los encabezados y pies de página, y la secuencia de números de página.) antes y después del texto que tiene los márgenes nuevos. Si el documento ya está dividido en secciones, puede hacer clic en una sección o seleccione varias secciones y, a continuación, cambie los márgenes.

Ver los márgenes de página


2. Haga clic en Avanzados y active la casilla de verificación Mostrar límites de texto en Mostrar contenido de documento.

Los márgenes de página aparecen como líneas de puntos en el documento.

Nota Los márgenes de página se pueden ver en la vista Diseño de impresión o Diseño Web y los límites de texto no aparecen en las páginas impresas.

Establecer márgenes de páginas opuestas

Cuando se eligen márgenes simétricos, los márgenes de la página izquierda son una imagen simétrica de los de la derecha; es decir, los márgenes interiores y exteriores son del mismo ancho en las dos páginas.


2. Haga clic en Reflejado.

3. Para cambiar el ancho de los márgenes, haga clic en Márgenes, después en Márgenes personalizados y, por último, en los cuadros Interior y Exterior, escriba los valores de ancho que desea utilizar.

Establecer márgenes de encuadernación de documentos encuadernados

La configuración de un margen de encuadernación agrega espacio adicional a los márgenes lateral o superior de un documento que se va a encuadernar. Los márgenes de encuadernación ayudan a evitar que quede texto oculto al encuadernar un documento.


2. Haga clic en Márgenes personalizados.

3. En la lista Varias páginas, haga clic en Normal.

4. En el cuadro Encuadernación, escriba un valor para el ancho del margen de encuadernación.

5. En el cuadro Posición del margen interno, haga clic en Izquierda o en Superior.

Nota El cuadro Posición del margen interno no está disponible cuando se utiliza la opción Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Para dichas opciones, la posición del margen de encuadernación se determina automáticamente.

Como crear gráficos paso a paso...

Tabla de contenido.

Creación de Gráficos

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos.

Terminología de los gráficos

Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son :

Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.

Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.

Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.

Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.

Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.

Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

Cómo emplear los diferentes tipos de gráficos

Los diferentes tipos de gráficos que se muestran en la figura de abajo, ya que es el primer paso a seguir después de seleccionar los datos a graficar, se emplean de muchas maneras, ya que estos están creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto de datos, se debe elegir un gráfico circular o pastel que sería en este caso el ideal para representar éste conjunto de datos. Los demás tipos de gráficos se emplean para representar otros tipos de datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categorías se debe utilizar un gráfico de columnas o barras.

A Continuación se muestra un ejemplo:

Cómo crear y guardar un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccione los datos a representar en el gráfico.

Seleccione el menú Insertar.

Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haz clic (I) sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

Elige un tipo de gráfico.

Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.

Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

CANCELAR para no realizar el gráfico.

ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.

FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como:

Seleccione el rango a representar y haz clic sobre el botón para volver con el asistente para gráficos.

Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Observa la muestra del gráfico en la parte superior.

Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel2000 tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.

Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

Generalmente, Excel2000 presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.

Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.

Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos.

Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de

leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2000 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.

Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.

Modificar la posición y el tamaño de un gráfico

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

1 Seleccione el gráfico.

2 Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.

3 Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico.

4 Suelte el botón del ratón.

Para cambiar el tamaño de un gráfico:

1 Selecciona el gráfico.

2 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana).

El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

3 Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.

Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS.

4 Suelte el botón del ratón.

Impresión de un gráfico

Para imprimir un gráfico se debe seleccionar el mismo y luego ir al menú Archivo->Imprimir y luego le aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

En esta ventana debe asegurarse que este activada la casilla que dice Gráfico seleccionado, como muestra la flecha en la figura de arriba, si desea ver como se vera el gráfico en la hoja, presione el botón Vista previa y automáticamente se observará una muestra de cómo quedará se gráfico impreso.

Fórmulas y Funciones (I)

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón

, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...

Power Point:

Es un programa grafico específicamente para crear presentaciones de negocios efectivas y versátiles mediante la combinación de textos, imágenes, colores formas, dibujos, efectos de animación y sonidos.

¡Que es Presentación?::

Es una secuencia ordenada de diapositivas que le permiten exponer de manera sintética y estructurada, los puntos esenciales o propósitos de un determinado proyecto.

¿Qué es Diapositiva?:

Son imágenes que se despliegan correlativamente en la pantalla y son el elemento básico de una Presentación. Cada diapositiva puede contener textos, gráficos, dibujos, imágenes prediseñadas, animaciones, sonidos y gráficos creados por otros programas.

Pasos para iniciar Power Point::

Para iniciar una sesión con Power Point 2000 lleve a cabo los siguientes pasos:

Despliegue el menú Inicio de la Barra de Tareas, seleccione Programas y haga clip en Microsoft Power Point.

http://www.monografias.com/trabajos13/quienbill/quienbill.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/histarte/histarte.shtml#ORIGEN

http://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/plan-negocio/plan-negocio.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

Se abrirá la ventana principal de Power Point 2000 con el cuadro de diálogo Power Point, active el botón de opción:

Asistente para auto contenido: esta opción permite generar presentaciones a través del asistente para auto contenido de manera rápida y con una estructura predefinida.

http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO

Plantilla de diseño: por medio de esta opción, puede escogerse una plantilla de diseño. Mediante el cuadro de dialogo. Haga clip en plantilla de diseño.

http://www.monografias.com/trabajos12/dialarg/dialarg.shtml

http://ads.us.e-planning.net/ei/3/29e9/cfa010f10016a577?rnd=0.5723295916870065&pb=a3c38b25c4efb5ff&fi=5f5ff599700f0b1a&kw=dise%C3%B1o

Presentación en Blanco:

Activa el Cuadro de Diálogo.

Nueva Diapositiva donde puede seleccionarse un tipo de Autodiseño

Presione aceptar y activara el cuadro de dialogo Nueva Diapositiva, haga clip en el Autodiseño en Blanco.

Oprima Aceptar y la ventana principal de Power Point se activará.

Pasos para Abrir una Presentación:

Para abrir una presentación se debe seguir el siguiente procedimiento:

Despliegue el menú archivo, elija la opción Abrir y se activará un cuadro de diálogo con el mismo nombre.

En buscar en: seleccione la unidad en la que desea buscar y haga clip sobre el archivo Programa.

Presione el botón abrir y en la ventana principal se visualizará el archivo con su respectivo nombre en la Barra de Titulo.

Nota:

Para abrir un archivo en forma más rápida emplee el botón Abrir 1 de la Barra Estándar.

Pasos para Abrir una Presentación en Blanco:

Menú Seleccionar:

Archivo Nuevo Icono

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/

Presentación

En Blanco

Aceptar

Pasos para abrir una Presentación Existente :

Menú Archivo Abrir

Seleccionar

Carpeta o Unidad:

Seleccionar el Archivo

Abrir

Aceptar

Pasos para Guardar una Presentación en Blanco:

Menú Archivo

Ejecutar el Comando Guardar como

Aparecerá en pantalla la ventana de Guardar Como

Escribir el titulo de la Presentación

Aceptar.

Pasos para insertar una Nueva Diapositiva:

Por lo general, una presentación está formada por varias diapositivas.

Para insertar una nueva diapositiva siga los siguientes pasos:

Despliegue el menú, Insertar y haga clip en Nueva diapositiva en el cuadro de diálogo con el mismo nombre seleccione un estilo para la diapositiva en elija un autodiseño.

Clip en aceptar y aparecerá una diapositiva después de la diapositiva activa con el diseño seleccionado.

Nota:

También puede emplear el botón Nueva Diapositiva de la barra de Herramientas Estándar, también puede añadir nuevas diapositivas por medio del panel de esquema para ello presione la tecla Intro y así agregará automáticamente una nueva diapositiva

http://www.monografias.com/trabajos11/contrest/contrest.shtml

Como ajustar el tamaño de los Paneles:

Para ajustar el tamaño de los paneles de Power Point realice lo siguiente:

Posicione el puntero del mouse sobre el puntero de división de algún panel de diapositiva, cuando el puntero tome la forma de flecha con doble punta desplácelo hasta el lugar deseado.

Cuando suelte el botón del mouse el panel se ajustara al nuevo tamaño.

Pasos para Crear un Organigrama: .

Los organigramas: son gráficos compuestos, los cuales están agrupados de acuerdo con un nivel de jerarquía para representar las partes que integran un todo. Para crearlo realice lo siguiente:

En el menú insertar elija la opción objeto

Se activará el cuadro de diálogo insertar objeto en el recuadro Tipo de objeto :Elija MS Organización Chart 20.

Presione Aceptar y se activará la ventana principal de Microsoft Organización Chart, la cual cuenta con sus propios elementos y herramientas para realizar organigramas.

A partir de la estructura que se presenta en está plantilla puede diseñarse el organigrama; por ejemplo, para agregar un titulo:

Haga clip sobre el titulo del organigrama y escriba el titulo.

Haga clip sobre el cuadro, escriba aquí el nombre EJ Gerente.

Pulse intro y presione suprimir (supr) para eliminar la segunda línea del cuadro.

Introduzca de la misma forma los textos en los demás cuadros y haga clip por fuera de la estructura para terminar la edición.

Para agregar cuadros, puede emplear la barra de iconos de la siguiente forma :

Para agregar cuadros del tipo asistente oprima el botón asistente, De la barra de iconos y desplácelo al área del organigrama, note que el puntero del mouse cambia de aspecto. Haga clip sobre el cuadro y automáticamente aparecerá el cuadro del tipo Asistente

Nota: repita este proceso a la hora de realizar, un subordinado o colega

Una vez realizada la elaboración del organigrama insértelo en la diapositiva así:

Despliegue el menú Archivo y elija la opción Cerrar y volver __________., Presione sí, en el mensaje que se despliega y vera el organigrama insertado como objeto en la diapositiva.

Pasos Crear un Gráfico:

Con Microsoft Graph pueden elaborarse gráficos a partir de datos, de la siguiente manera:

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://ads.us.e-planning.net/ei/3/29e9/cfa010f10016a577?rnd=0.7722704910007551&pb=a3c38b25c4efb5ff&fi=5f5ff599700f0b1a&kw=hora

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/organi/organi.shtml

http://ads.us.e-planning.net/ei/3/29e9/cfa010f10016a577?rnd=0.24556890124744923&pb=a3c38b25c4efb5ff&fi=5f5ff599700f0b1a&kw=ajustar

Despliegue el menú insertar y elija la opción Gráficos.

En la ventana principal de Power Point se presentara un gráfico y los datos asociados a esté en la tabla de hoja de datos. Una vez insertado el gráfico en la diapositiva podrá cambiar los datos asociados en esté en la Hoja de Datos, así :

Haga clip sobre la celda donde insertará la información.

Presione intro y de la misma manera, introduzca la información en las demás celdas, ilumine los datos que no emplee y observe que el gráfico se actualiza automáticamente a medida que se introducen los datos.

Haga clip por fuera del gráfico y de la hoja de datos para retomar a la ventana principal del Power Point.

Podrá observar el gráfico insertado como objeto.

Pasos para Crear una Tabla:

Power Point 2000 proporciona nuevas herramientas que permiten agilizar el proceso de creación y aplicación de formato a las tablas, para ello emplee el botón dibujar Tabla, que funciona de la siguiente manera :

Despliegue el menú ver, elija la opción barra de herramientas y haga clip en tablas y bordes.

Se activara la Barra de Herramientas Tablas y Bordes

Oprima el botón dibujar tabla, de la barra de herramientas tablas y bordes, haga clip sobre la diapositiva y arrastre hasta obtener el trabajo deseado para la tabla. Note que el puntero del mouse toma forma de lápiz.

Dibuje las líneas de la tabla y luego presione el botón dibujar tabla para desactivar el lápiz.

Introduzca en la tabla la información necesaria.

Una vez creada la tabla, puede aplicar diferentes formatos, como bordes y rellenos.

A través de la Barra de Herramientas

A través de formato se puede modificar de manera fácil y rápida la apariencia del texto (el tamaño y la fuente del texto).

Fuente y Tamaño:

Seleccione el marcador de posición que contiene el texto, despliegue la lista tamaño de fuente y seleccione la utilizada en ese momento.

Para cambiar la fuente despliegue la lista fuente y elija el tipo de letra.

Haga clip por fuera de la selección y podrá observar las nuevas características .

http://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/fintrabajo/fintrabajo.shtml

Nota:

Para aumentar o disminuir el tamaño de la Fuente emplee los botones aumentar tamaño de Fuente o disminuir tamaño de Fuente de la Barra de Herramientas formato

-También puede cambiar el formato de un texto seleccionando la opción Fuente ... del menú Formato para activar el cuadro de diálogo Fuente.

Subrayado: S

Seleccione el texto y haga clip en el botón subrayado de la barra de herramientas formato

.Negrita: N

Para aplicar negrita a un texto, realice el mismo procedimiento que para el subrayado pero oprima el botón negrito de la barra de herramientas Estándar.

Haga clip por fuera de la selección para visualizar el cambio.

Cursiva: K

Seleccione la palabra, oprima el botón cursiva de la barra de herramienta Formato; haga clip por fuera de la selección y verá el texto con nueva apariencia.

Sombra de Texto:

Para aplicar sombra a un texto en la barra de Herramientas Formato y haga clip por fuera de la selección para observar la sombra.

Alineación:

Para alinear un texto:

Para alinear un texto con respecto al marcador de posición puede emplear los botones alinear a la derecha, centra y alinear a la izquierda de la barra de herramientas formato, por ejemplo, para hacer una alineación a la derecha:

Seleccione el marcador de posición que contiene el texto que va a alinear y oprima el botón alinear a la derecha en la barra de herramientas formatos y observe que el texto se desplazará a la derecha.

Viñetas:

Para dar una apariencia más llamativa a las viñetas de una diapositiva, puede emplear una gran variedad de ilustraciones proporcionadas por la galería de imágenes de Power Point.

Seleccione el marcador de posición que contiene las viñetas y en el menú Formato elija la opción Numeración y viñetas.

En el cuadro de diálogo numeración y viñetas active la ficha con viñetas.

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml

Oprima el botón imagen y se activara el cuadro de diálogo viñeta de imagen en la ficha imágenes haga clip sobre la imagen que insertará.

En la paleta que se despliega oprima el botón insertar, clip y observar que las viñetas contenidas en el marcador de posición seleccionado se reemplaza por la imagen elegida. Insertar clip.

Pasos para Aplicar Fondos a la Diapositiva:

Las diapositivas pueden tener diferentes fondos como textura, color o imagen, para aplicar a una diapositiva un fondo, lleve a cabo este procedimiento:

En el menú Formato seleccione la opción Fondo.

En el cuadro de diálogo fondo, despliegue y haga clip en Efectos de Relleno.

En el cuadro de diálogo Efectos de relleno active la ficha textura y en la lista textura seleccione la deseada.

Oprima aceptar y en la ventana fondo haga clip en el botón aplicar a todo para aplicar a todas las diapositivas el nuevo fondo.

Nota:

Puede emplearse solo un tipo de fondo en cada diapositiva.

Para aplicar un fondo con una imagen active la ficha Imagen y seleccione la ruta donde se encuentra el archivo con el botón. Seleccionar una imagen.

Opciones de Dibujo::

Color de Líneas:

De la misma forma como se cambia la forma de un objeto puede modificarse el color de la línea que lo rodea.

Seleccione un objeto, haga clip en la flecha invertida del botón Color de Línea de la Barra de Herramientas de Dibujo y elija un Color.

Automáticamente el color de la línea cambiara al color seleccionado.

Como aplicar sombra a los objetos 3D.

Sombra:

Otro aspecto que se puede modificar en un objeto, es la sombra. Aplique sombra aun objeto así:

Haga clip sobre un objeto para seleccionarlo, pulse el botón sombra de la Barra de Herramienta Dibujo y elija un estilo.

Observe que el objeto se presentara con el objeto de sombra seleccionado.

http://www.monografias.com/trabajos13/histarte/histarte.shtml#ORIGEN

http://www.monografias.com/trabajos5/colarq/colarq.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/imco/imco.shtml

Nota:

Con el botón sombra, es posible asignar a un objeto una apariencia tridimensional

Efectos 3D:

Por medio del botón 3D de la Barra de Herramientas Dibujo puede asignársele a un objeto el efecto de tres dimensiones.

Seleccione el objeto haga clip en la Barra de Herramientas Dibujo y elija Estilo.

El objeto seleccionado se visualizara con la apariencia de tercera dimensión.

Ojo:

En un objeto se puede aplicar el efecto 3D o sombra pero no ambos a la vez

Nota: Para quitar el efecto 3D a un objeto basta con hacer clip sobre el botón 3D de la Barra de Herramienta Dibujo y elegir sin 3D.

Agrupar y desagrupar Objetos:

Para tratar objetos independientes para una sola unidad y así facilitar la ejecución de operaciones, aplicar formatos o realizar desplazamientos, Haga lo siguiente :

Haga clip en el botón seleccionar objeto de la Barra de Herramienta Dibujo y . Seleccione los objetos que agrupara, con el botón derecho del mouse, seleccione la opción agrupar.

Observe que los objetos seleccionados se presentan como uno solo .

Nota:

El procedimiento para Desagrupar Objetos, es análogo al de agrupar la diferencia radica en que se debe seleccionar la opción Desagrupar.

Las opciones que podrá realizar. sobre un objeto agrupado son las mismas empleadas para los objetos individuales

Como Girar Objetos:

Para hacer que un objeto seleccionado rote hacia una determinada posición, realice lo siguiente:

Seleccione el objeto que va a girar, haga clip en el botón girar libremente del botón de la Barra de Herramientas de Dibujo, note que el puntero del mouse cambia de forma y la figura aparece rodeada por cuatro puntos de control en color verde.

Posicione el puntero sobre algunos de los puntos de control del objeto, haga clip y observara que el puntero toma una nueva forma.

Girar Libremente.

http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml

Cuando se rota un objeto, el puntero del mouse cambia de forma.

Ojo:

Tenga en cuenta que algunos objetos no pueden girarse entre ellos están los gráficos, organigramas y las imágenes prediseñadas.

Sin soltar el botón del mouse, gire el objeto a la nueva posición, observe que aparece una figura punteada, lo cual indica la nueva posición que tomará.

Al soltar el objeto del mouse el objeto asumirá la nueva posición.

Nota:

Para quitar la selección de rotación haga clip sobre el área de la diapositiva

Como aplicar Transición y Animación a una Diapositiva:

Si se le quiere asignar a las diapositiva de una presentación algún efecto de animación, puede emplearse Transiciones y Progresiones de la siguiente forma:

Para asignar de una manera más rápida estos efectos en una presentación active el modo Clasificador con diapositiva y aparecerá la Barra de Herramientas Clasificador de Diapositivas.

Para aplicar al texto de una diapositiva el efecto de progresión utilice la opción preestablecer animación del menú Presentación o Barra de Herramientas.

Las Diapositivas pueden clasificarse de la siguiente forma:

Seleccione la diapositiva a cambiar, en la lista Preestablecer animación de la Barra de Herramientas en Clasificador de Diapositiva elija la que desee.

La diapositiva presentara en la parte inferior izquierda un icono para indicar que tiene un efecto de progresión.

Para ver el efecto inicie la presentación con la diapositiva y observe que el texto con las viñetas no aparece.

Haga clip y aparecerá el primer elemento con la progresión seleccionada.

Para visualizar los demás elementos de la diapositiva haga clip.

Para aplicar un efecto de transición es decir el efecto que se visualizara al pasar de una diapositiva a otra durante una presentación realice lo siguiente:

Seleccione la diapositiva y oprima el botón transición de diapositiva en el menú Presentación.

En el área efecto de la ventana Transacción de diapositiva elija la opción, active el botón y elija el tiempo.

http://www.monografias.com/trabajos6/meti/meti.shtml

Presione Aplicar, active la vista clasificadora de diapositivas de la Barra de Herramientas Modos de Ver y observe que en la diapositiva aparece el icono que representa la Transición.

Para ver el efecto de la Transición seleccione la Vista Presentación de Diapositiva del menú ver y haga clip en la Pantalla.

Ojo:

Los efectos de progresión pueden aplicarse solo a las vistas con viñetas y a los párrafos en una diapositiva.

Nota.

-Para observar el efecto de animación de la diapositiva puede emplear la opción vista Previa de la Animación del menú Presentación, o hacer clip en el icono que representa el efecto de progresión en la diapositiva.

Icono de Transición

. .Efectos de transición de una diapositiva.

Si se quiere ver el efecto de animación en varias diapositivas, seleccione las diapositivas que contienen el efecto y oprima el botón vista Previa de Animación en la Barra de Herramientas Clasificación de Diapositivas

Como ver una Presentación:

Mediante las: Vistas de Power Point

Microsoft Power Point incluye distintas listas para ayudarle a crear presentaciones .Las dos vistas principales que se utilizan en Power Point son :

La Vista Normal.

La Vista Clasificador de diapositivas para pasar de una vista a otra de una forma sencilla, simplemente haga clip en los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana de Power Point.

.Vista Normal:

La vista normal contiene tres paneles:

El panel de Esquema, El Panel de Diapositiva y El Panel de Notas. Estos paneles se pueden ajustar arrastrando los bordes de los paneles.

Panel de Esquema:

Utilice el Panel de Esquema para organizar y desarrollar el contenido de la presentación. Puede escribir todo el texto de la presentación y reorganizar las Listas de Viñetas, los párrafos y las diapositivas.

Panel de Diapositivas:

En el panel de diapositivas se muestra el aspecto que tiene el texto en las diapositivas .Se pueden agregar gráficos, películas, sonidos, crear hipervínculos e incluir animaciones en diapositivas individuales.

Panel de Notas:

Permite agregar notas del orador o información para compartirlas con la audiencia. Si desea incluir gráfico en las notas en la vista pagina de notas.

Notas:

Estos tres paneles también se muestran al guardar la Presentación como Pagina Web. La única diferencia es que el panel de esquema muestra una tabla de contenido para que pueda desplazarse por la Presentación

Vista Clasificador de Diapositivas:

Muestra al mismo tiempo, todas las diapositivas de la presentación en miniatura.

Desde esta forma es más fácil agregar, eliminar y mover diapositivas, incluir intervalos y seleccionar transición animadas para pasar de una diapositiva a otra. También puede obtener una vista previa de las animaciones de varias diapositivas seleccionando las diapositivas que desea ver y haciendo clip en vista previa de la animación en el menú Presentación.

En cualquier momento durante la creación de una Presentación puede iniciar la presentación con diapositivas y obtener una vista previa haciendo clip en Presentación con Diapositivas.

Vista previa de los efectos de animación y transición en una diapositiva.

Abra la diapositiva de la que desea obtener una vista previa.

En el menú Presentación haga clip en vista previa de animación.

Los efectos de transición y animación se reproducen en la ventana vista previa de la animación.

Sugerencia para obtener una vista previa de las animaciones de varias es que pase a la vista clasificador de diapositivas, seleccione las diapositivas que desea ver y haga clip en vista previa de la animación en el menú Presentación.

Ver diapositivas en miniatura en la vista Clasificador de Diapositivas:

En la vista clasificadora de diapositivas se muestra la presentación completa en miniatura. Puede aplicar transiciones de diapositivas y obtener una vista previa de las transiciones, animaciones e intervalos de las diapositivas.

Siga uno de estos procedimientos:

En el menú ver, haga clip en Clasificador de Diapositivas, en la parte inferior izquierda de la ventana de Power Point, haga clip en Vista clasificador de Diapositivas.: .

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://ads.us.e-planning.net/ei/3/29e9/cfa010f10016a577?rnd=0.6779226304691744&pb=a3c38b25c4efb5ff&fi=5f5ff599700f0b1a&kw=tiempo

http://www.monografias.com/trabajos5/laweb/laweb.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml

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