Manual deDivulgación del

Estándar de Datossobre

Infraestructura

Tabla de contenido

Introducción

1. La divulgación de información y los procesos de monitoreo evaluación

1.1 Proceso de Divulgación

1.2 Principios del derecho de acceso a la información pública

1.3 Descripción de la información a ser divulgada sobre proyectos de infraestructura

pública

1.3.1 Estándar de Datos sobre Infraestructura (IDS) de CoST

1.3.2 Puntos de datos requeridos en la divulgación proactiva y reactiva

1.4 Características de la información a ser divulgada

1.5 Criterios de calidad para la divulgación

1.6 Procesos de monitoreo y evaluación de la información divulgada

2. El portal: Sistema de Información y Seguimiento de Obras y Contratos de Supervisión y

los procesos de divulgación

2.1 Ingreso de Información

2.1 Ficha 1: Planificación del proyecto

2.2 Ficha 2: Invitación y calificación

2.3 Ficha 3: Evaluación de las ofertas/adjudicación

2.4 Ficha 4: Contratación

2.5 Ficha 5: Gestión de los contratos

2.6 Ficha 6: Inicio de ejecución

2.7 Ficha 7: Gestión de Avances

2.8 Ficha 8: Gestión de Garantías

2.9 Ficha 9: Finalización

3. Glosario de términos

4. Referencias documentales y bibliográficas

Introducción

El Gobierno de la República de Panamá, como parte del compromiso activo para impulsar la transparencia y la rendición de cuentas en la inversión de infraestructura pública, presentó la aplicación de adhesión a la Iniciativa de Transparencia en Infraestructura (CoST, por sus siglas en inglés), siendo aceptados el mes de diciembre del año 2016. De esta forma adquirio el compromiso de cumplir con los procesos esenciales de CoST bajo un modelo de gobernanza multisectorial.

CoST es una iniciativa internacional enfocada en países que deseen mejorar el valor del dinero que se invierte en el sector de la infraestructura pública mediante el incremento de la transparencia y la rendición de cuentas en el sector.

Cumpliendo con el compromiso adquirido CoST Panamá está dirigido desde su inicio por un Grupo Multisectorial (MSG), con representación del Gobierno, la sociedad civil y la empresa privada, el cual es el equivalente a una Junta Directiva, que proporcionará la dirección y supervisión del programa nacional del país sobre el proceso de divulgación y aseguramiento.

Los miembros del GMS tienen igual voz y voto para la dirección estratégica y operacionaldel programa, de acuerdo con su modelo de gobierno.

Los representantes del Gobierno son: Gobierno:

● Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI)

● Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP)

● Instituto de Acueductos y Alcantarillados Nacionales (IDAAN)

● Ministerio de Economía y Finanzas

● Municipio de Panamá

Los representantes de las Organizaciones de la sociedad civil:

● Fundación Generación sin Límite

● Fundación para el Desarrollo de la Libertad Ciudadana, Capítulo Panameño de

Transparencia Internacional

● Movimiento Independiente por Panamá (MOVIN)

Los representantes de la empresa privada y/o gremios:

● Cámara de Comercio Británica de Panamá

● Cámara Panameña de la Construcción (CAPAC)

● Sociedad Panameña de Ingenieros y Arquitectos (SPIA)

Los Observadores:

● Cámara de Comercio, Industrias y Agricultura de Panamá (CCIAP)

● Embajada Británica en Panamá

Secretariado Nacional:

● Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información, Gerente de país de

CoST Panamá.

CoST contempla tres procesos esenciales: i) Divulgación, ii) Aseguramiento y iii) Auditoría Social.

La divulgación de información les corresponde a las entidades de adquisición (EA) que tienen a cargo proyectos de infraestructura pública, el proceso de aseguramiento lo ejecuta el GMS de COST mediante un equipo técnico independiente y la auditoría social para la rendición de cuentas recae en la ciudadanía.

El objetivo fundamental del proceso de divulgación de información es promover la transparencia en las etapas de planificación, contratación, ejecución y entrega de los de los proyectos de infraestructura pública, garantizando la publicación de los puntos de datos o aspectos más relevantes en las diferentes etapas del ciclo del proyecto bajo el marco del Estándar de Datos sobre Infraestructura (IDS) de CoST.

Para cumplir con el proceso de divulgación siguiendo el IDS de CoST el gobierno de Panamá creó un portal en línea de divulgación y aseguramiento. Este comprende la publicación de la información completa y sistematizada, durante todo el ciclo de vida de los proyectos de infraestructura pública gestionados por todas las instituciones públicas; todas las etapas de los proyectos de infraestructura pública desde la identificación hasta la finalización y entrega de la obra. Este portal se encontrará interconectado con el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas de la República de Panamá denominado “PanamaCompra”. CoST Panamá ha detectado la necesidad de apoyar a las entidades de adquisición (EA) para que comprendan qué divulgar, cuándo hacerlo y cómo haciendo uso del portal en línea de divulgación y aseguramiento.

Para cumplir con el objetivo antes señalado, se ha diseñado el presente Manual de Divulgación, enfocándose en detallar qué información se debe divulgar en cada una de las fases del ciclo de proyecto de infraestructura pública y cuándo hacerlo.

Para facilitar su uso este Manual se ha dividido en cinco secciones. La primera profundiza sobre el proceso de divulgación en el portal en línea de divulgación y aseguramiento como subsistema de PanamaCompra y la relación que existe con los procesos de monitoreo y evaluación que realiza CoST Panamá. También se hace una breve referencia a la verificación que hace la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) en el Portal de Transparencia.

La segunda sección explica a detalle todos los puntos de datos o información requerida almomento de crear la ficha de los Estándares de Divulgación que representan las principales etapas del ciclo de vida de un proyecto.

En la tercera sección se define que son los catálogos, cuál es su función y como estáncompuestos. Además, se indica brevemente los pasos para la creación de los catálogos dentro de cada uno de los componentes.

En la cuarta sección se señalan las recomendaciones a los usuarios del portal en línea de divulgación y aseguramiento, con el fin de mejorar el proceso y los niveles de divulgación de información.

Finalmente, en la quinta sección se encuentra un glosario de términos que facilita la comprensión de conceptos técnicos y legales con el fin de ampliar la información incluida en la sección dos.

1. La divulgación de información y los procesos de monitoreo evaluación

1.1 Proceso de Divulgación

El objetivo de la divulgación es promover la transparencia en los procesos de infraestructura pública, garantizando que la información básica de los proyectos esté disponible para la ciudadanía a lo largo del ciclo del proyecto. A través de este manual se busca apoyar un proceso de divulgación para el sector de infraestructura pública que sea viable y adecuado a las condiciones de las instituciones, que sea sostenible en el mediano y largo plazo, y que alcance un nivel sustancial y creíble de cumplimiento en las entidades relevantes del sector.

Las siguientes secciones presentan brevemente las características y criterios que deben guiar proceso de divulgación de información en la forma y el tiempo adecuado.

1.2 Principios del derecho de acceso a la información pública

Los principios del derecho de acceso a la información pública aplicables en Panamá se enlistan y explican a continuación:

Derecho de Libertad de Información. Aquel derecho que tiene cualquier persona de obtener información sobre asuntos en trámites, en curso, en archivos, en expedientes, documentos, registros, decisión administrativa o constancias de cualquier naturaleza en poder de las instituciones incluidas en la Ley 6 de 22 de enero de 2002 que dicta las normas de transparencia en la gestión pública estable la acción de Habeas Data y dicta otras disposiciones (numeral 2 del artículo 1°), mejor conocida como Ley de Transparencia.

Principio de acceso público. Derecho que tiene toda persona para solicitar y recibir información veraz y oportuna, en poder de las autoridades gubernamentales y de cualquier institución a la que haga mención la Ley, en especial tratándose de su información personal.

Principio de publicidad. Toda la información que emana de la administración pública es de carácter público, por lo cual el Estado deberá garantizar una organización interna que sistematice la información, para brindar acceso a los ciudadanos y también para su divulgación a través de los distintos medios de comunicación social y/o de internet, contenido en el numeral 11 del artículo 1° de la Ley de Transparencia.

Gratuidad: Se debe presumir la gratuidad del acceso a la información pública, toda vez que la misma no es, ni más ni menos, que la rendición de cuentas que tienen que hacer los gobernantes. Por lo que, los requerimientos de información no podrán estar gravados con impuesto alguno. En Panamá para el ciudadano no se efectúa ningún cobro a las solicitudes de información, pero si a la reproducción física cuando proceda. (artículo 4 de la Ley de Transparencia).

1.3 Descripción de la información a ser divulgada sobre proyectos deinfraestructura pública

La información de cada fase del ciclo del proyecto debe registrarse y publicarse una vez se hayan generado los documentos de respaldo requeridos en cada ficha que existe en el portal en línea de divulgación y aseguramiento, en tiempo real, es decir a medida que surja la información de acuerdo con la ejecución del proyecto.En caso de que alguno de los documentos no aplique al proyecto específico, se ingresará “No Aplica (N/A)” junto con una nota aclaratoria o de justificación con el debido respaldo para garantizar la transparencia.

1.3.1 Estándar de Datos sobre Infraestructura (IDS) de CoST

Es un instrumento internacional que propone o recomienda el mínimo de información clave de un proyecto de infraestructura que debe ponerse al alcance del público durante los procesos de la identificación, planificación, contratación, ejecución y finalización de los proyectos. Los puntos de datos del IDS de CoST, en este contexto, tienen como objetivo mostrar la información suficiente para permitir a los actores clave formular juicios acerca del costo y calidad de la infraestructura en cuestión, así como de la transparencia de cada uno de los procesos de adquisición.

1.3.2 Puntos de datos requeridos en la divulgación proactiva y reactiva

La Tabla 1 yTabla 2 (infra) presentan los puntos del IDS de CoST que requieren publicarse de maneraproactiva y reactiva.No obstante, en Panamá los puntos de datos del IDS de CoST deben divulgarse de manera proactiva en el portal en línea de divulgación y aseguramiento que es el requerimiento formal de divulgación (FDR) que el Gobierno estableció para que se pueda exigir la divulgación de información.

Tabla 1 Puntos de datos para divulgación proactivaFase del

Tabla 2 Puntos de datos para divulgación reactiva

1.4 Características de la información a ser divulgada

La información publicada en el portal en línea de divulgación y aseguramiento constituye información oficial relacionada a los procesos de planificación, adquisición, contratación y seguimiento a obras (diseño, construcción, y mantenimiento) y contratos de supervisión gestionados por entidades públicas a cargo de los proyectos, siendo responsabilidad de cada entidad el cumplir con los mecanismos de control interno definidos en este documento, para verificar que la información que se publique corresponda al contenido de los documentos originales.

El contenido, la veracidad y oportunidad de la información y los documentos registrados en el portal en línea de divulgación y aseguramiento son responsabilidad del funcionario a cargo de la publicación de la información. Una vez publicada en el sistema, la información no debe ni puede ser modificada, para asegurar la credibilidad de la información divulgada.

En caso de errores en información publicada se puede publicar una aclaratoria o rectificación con la aprobación de los administradores del portal en cada una de las entidades públicas. del

1.5 Criterios de calidad para la divulgación

Los criterios de calidad de la información se basan en:

▪ La información ingresada al sistema debe cumplir con el IDS de CoST.

▪ La información ingresada al sistema debe cumplir con los criterios de objetividad y veracidad: la información debe ser real.

▪ La información ingresada al sistema debe ser completa, exacta y en los casos que amerite justificar la no aplicabilidad de uno o más campos.

▪ La información ingresada al sistema debe ser actualizada: la información debe actualizarse periódicamente en la medida que se avanza en las fases del ciclo del proyecto y más información y datos son generados.

▪ La información ingresada al sistema debe ser apropiada: cumpla con contenido solicitado en cada ficha del sistema.

1.6 Procesos de monitoreo y evaluación de la información divulgada

Para valorar y asegurar la calidad de la información divulgada, CoST Panamá realiza procesos de revisión y medición señaladas a continuación:

Monitoreo y evaluación mensual: seguimiento mensual de la información divulgada porlas entidades obligadas a publicar en el portal.

Índice de Transparencia de Infraestructura (ITI) de CoST: medición anual de los niveles de transparencia y rendición de cuentas a través de la evaluación de indicadores agrupados en cuatro componentes: ambiente facilitador para la transparencia, divulgación, aseguramiento y demanda ciudadana de transparencia.

Procesos de Aseguramiento: CoST Panamá, reconoce que la divulgación de información no es suficiente para garantizar rendición de cuentas y que es necesario asegurar que lo que se divulgue es íntegro y preciso, así como de fácil comprensión para la mayoría.

Además, considerando que la cantidad de información sobre los proyectos de infraestructura es bastante amplia y técnica, CoST Panamá, garantiza un proceso de validación de la información divulgada, identificando temas de preocupación traduciéndolos a un lenguaje sencillo que ayuda a que las partes interesadas y la ciudadanía en general comprendan los temas importantes.

CoST Panamá realiza estudios de aseguramiento mediante un grupo de expertos en la materia, que hacen una revisión independiente acerca de ciertos proyectos seleccionados de forma aleatoria, la cual incluye la verificación in situ del proyecto, en los portales de transparencia, verificación de datos en el portal y en las propias entidades.

• Demanda ciudadana de rendición de cuentas: Los resultados del aseguramiento también se dan a conocer públicamente para fomentar la demanda ciudadana de rendición de cuentas. También se promueve el uso de la información divulgada por las entidades de adquisición y la realización de procesos de monitoreo, auditoría y/o veeduría social por parte de la ciudadanía.

• Verificación de portales de transparencia: La Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), como ente garante del cumplimiento de las obligaciones de divulgación de las instituciones, verifica la información en cada uno de los portales de transparencia de cada institución y acepta el ingreso de vínculos de datos publicados en el portal de divulgación para hacer más eficiente la labor de los oficiales al evitar dobles depósitos de información en más de un portal. El vínculo se inserta en el apartado de programas y proyectos.

2. Portal de divulgación

El portal de divulgación es la herramienta creada, mediante la cual se publica y difunde información relevante de los procesos de planificación, adquisición, contratación y ejecución de los proyectos de infraestructura pública.

El portal de divulgación fue creado como un subsistema aplicable progresivamente a todas las instituciones públicas que contratan ejecución de obras y servicios de supervisión.

De esta forma, mediante el portal de divulgación, se puede dar seguimiento a todo el ciclo de vida de los proyectos de infraestructura pública, desde que inicia hasta que se recibe a satisfacción, incluyendo proyectos de mantenimiento de las obras (ver figura 1) La información resumen se encuentra por proyectos, independientemente del número de contratos que tenga el mismo. Luego se visualiza la información detallada por cada uno de los contratos ya sean para el diseño, supervisión o ejecución de las obras o contratos que incluyen más de una función y los denominados “llave en mano”.

A la vez se tiene acceso a informes generados automáticamente por el portal de divulgación y a la base de datos que puede descargarse en formato de datos abiertos para que la ciudadanía pueda realizar sus propios análisis y los informes que desee generar durante sus procesos de auditoría social.

Figura 1 Componentes de la Ficha de Proyecto en SISOCS basado en el ciclo de vida de los proyectos de ProyectoInvita

2.1 Ingreso de informaciónEn este apartado se detallan y describen cada uno de los puntos de datos de cada ficha existente en el portal de divulgación, así como los documentos de respaldo que deben ser cargados al sistema como archivos adjuntos dentro de cada una.

2.1 Ficha 1: Planificación del proyecto

La planificación es la primera etapa del ciclo de vida del proyecto y por lo tanto debe incluir los datos generales de identificación de este, tales como: el nombre, la ubicación, el propósito, el sector y subsector al que pertenece y las fuentes de financiamiento.

Los puntos de datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase se encuentran en las tablas 4 y 5 a continuación:

Tabla 4 Puntos de datos del componente de Planificación

Tabla 5 Documentos de respaldo para Planificación de Proyecto

2.2 Ficha 2: Invitación y calificación

Esta ficha contiene la información relevante al proceso de invitación a participar en el proceso de precalificación, post calificación (en el caso de proyectos con fondos externos) y al proceso de licitación o concurso según sea el caso, y los documentos y datos del proceso de licitación, como el método de adquisición utilizado, el acta de invitación, los nombres de los oferentes y demás documentación e información que sustenta este proceso.

Es importante considerar que de acuerdo con lo establecido en el Artículo **** de la Ley *********************************, los procedimientos de contratación son los siguientes:a) Licitación **b) Licitación ***c) Concurso ***d) Concurso ***e) Contratación ****

Los contratos se clasifican de la siguiente manera:

a) ****b) *****

Los datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 6 y 7 a continuación:

Tabla 6 Puntos de datos del componente de Invitación y Calificación

Tabla 7 Documentos de Respaldo para Invitación y Calificación

2.3 Ficha 3: Evaluación de las ofertas/adjudicación

Esta ficha corresponde al proceso en el que se evalúan las propuestas de los participantes que ofrecen sus servicios para la ejecución del proyecto. Además, en este proceso incluye la documentación e información que avala la adjudicación del contrato a ejecutar.

Los datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 8 y 9 a continuación:

Tabla 8 Puntos de datos del componente de Adjudicación

Tabla 9 Documentos de respaldo del componente de Adjudicación

2.4 Ficha 4: Contratación

La ficha de contratación contiene los datos generales y de contacto acerca del oferente al que se le otorgó el proyecto, así como un breve resumen de los puntos más importantes sobre el contrato, es decir su alcance, costo y duración. La función de esta ficha además de presentar esta información es proveer documentos de respaldo del proceso de contratación, tales como: copia digital del contrato, antecedentes y registro legal de la empresa o consultor que realizará el proyecto, planos y especificaciones de la obra.

Los puntos de datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 10 y 11 a continuación:

Tabla 10 Puntos de datos del componente de Contratación

Tabla 11 Documentos de respaldo componente de Contratación

2.5 Ficha 5: Gestión de los contratos

En esta ficha se registran las modificaciones que sufren los contratos de un proyecto. Las

modificaciones pueden estar materializadas en órdenes de cambio o adendas, por lo tanto, las modificaciones deben entenderse de forma genérica como cualquier cambio que sufra un contrato en el marco de ejecución de un proyecto de infraestructura. Los datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 12 y 13 a continuación:

Tabla 12 Puntos de datos del componente de Gestión de los Contratos

Tabla 13 Documentos de respaldo para Gestión de los Contratos

2.6 Ficha 6: Inicio de ejecución

Esta ficha se completa una vez que se ha firmado contrato y se ha recibido la planificación o programación inicial del proyecto en este proceso se incluye la fecha de inicio, el número de anticipo, la descripción del desembolso el monto.

Los datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 14 y 15 a continuación:

Tabla 14 Puntos de datos del componente de Ejecución

Tabla 15 Documentos de respaldo en Ejecución

2.7 Ficha 7: Gestión de Avances

Esta ficha permite registrar el progreso programado y real del proyecto. Presenta en una tabla con los porcentajes de avances mensuales físicos (actividades realizadas, unidades de medida, problemas encontrados y tareas pendientes) y financieros (número de desembolsos y montos).

Los datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 16 y 17 a continuación:

Tabla 16 Puntos de datos del componente de Avances

Tabla 17 Documentos de respaldo en componente de Avances

2.8 Ficha 8: Gestión de Garantías

Esta ficha presenta en una tabla un resumen de los datos principales de las garantías otorgadas por los contratistas. Los datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase se encuentran en la tabla 18 a continuación:

Tabla 18 Puntos de datos requeridos en Garantías

Nota: en esta ficha no se requieren documentos de respaldo.

2.9 Ficha 9: Finalización

Esta ficha corresponde a la etapa final del proceso. Contiene toda la información relevante a la entrega del proyecto finalizado, y documentos que garantizan la calidad de la obra. Por ejemplo: el informe de evaluación del proyecto, los informes de auditoría técnica y financiera y el acta de recepción definitiva.

Los puntos de datos de la ficha y documentos que deben adjuntarse en esta fase del ciclo del proyecto se encuentran en las tablas 19 y 20 a continuación:

Tabla 19 Puntos de datos de la ficha de Finalización

Tabla 20 Documentos de respaldo en la ficha de Finalización

3. Creación de catálogos en el portal y su incidencia en la divulgación de información

Los catálogos son un listado ordenado de algunos registros requeridos en cada componente. Son creados previo al ingreso de la información. Estos listados ayudan a seleccionar la información y a mantener uniformidad en los datos ingresados.Es de suma importancia estandarizar los catálogos para su búsqueda y la localización del usuario del sistema, además evita la duplicidad de información (ingresar listas similares, pero de diferente manera). Es recomendable que la creación de los catálogos se realice o autorice por los administradores del sistema para llevar un mejor control, el cual es el área de Infotecnología de la Entidad de Adquisición.

Los catálogos en cada una de las fichas se detallan en la siguiente tabla:

Tabla 21 Descripción de los catálogos por componente

3. Glosario de términos

…

4. Referencias documentales y bibliográficas

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