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GESTION RECTORA SINAFOR

INFORME FINAL DE GESTIÓN

Licda. Lorena Alvarado LópezPeríodo Enero 2007 a Abril 2012

Abril, 2012


ÍNDICEPRESENTACIÓN...............................................................................................................5

1 REFERENCIA SOBRE LA LABOR SUSTANTIVA DE LA GESTIÓN RECTORA DEL SINAFOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE...........................................................7

1.1 Diagnóstico de la Situación Actual de las dependencias adscritas a la Gestión (febrero 2007)..................................................................................................10

1.2 Definición de controles de cumplimiento de oportunidades al Sistema de Gestión de Calidad............................................................................................10

1.3 Definición de controles de cumplimiento de las metas del Plan Operativo Institucional Anual y Plan Estratégico Institucional..........................................11

1.4 Definición de controles que permitan la correcta ejecución presupuestaria y aprovechamiento óptimo de los recursos........................................................12

1.5 Elaboración del Plan de Necesidades de Capacitación.....................................12

1.6 Planteamiento de los compromisos de resultados individuales y su evaluación para los funcionarios adscritos a la Gestión.....................................................12

1.7 Propuesta de reubicación de las oficinas de las unidades adscritas a la Gestión Rectora SINAFOR..............................................................................................13

1.8 Estrategia en la asignación de docentes para los servicios técnicos que brinda la GR –SINAFOR:...............................................................................................15

1.9 Elaboración de trabajos específicos solicitados por las Autoridades Superiores..........................................................................................................................15

2 CAMBIOS EN EL ORDENAMIENTO JURÍDICO QUE AFECTAN EL QUEHACER INSTITUCIONAL.....................................................................................................17

2.1 Normativa Interna............................................................................................17

2.2 Normativa Externa............................................................................................19

3 ESTADO DE LA AUTO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL SEGÚN CORRESPONDA AL JERARCA.............................................23

4 ACCIONES EMPRENDIDAS PARA ESTABLECER, MANTENER, PERFECCIONAR Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL..............................25

5 PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS DURANTE SU GESTIÓN DE CONFORMIDAD CON LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL SEGÚN CORRESPONDA AL JERARCA.......31

5.1 Resultados obtenidos en la planificación de corto plazo:.................................31

5.1.1 Año: 2007........................................................................................................32

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5.1.2 Año: 2008........................................................................................................335.1.3 Año 2009.........................................................................................................345.1.4 Año 2010.........................................................................................................355.1.5 Año 2011..........................................................................................................39

5.2 Resultados obtenidos en el cumplimiento del Plan estratégico Institucional (2008-2010)......................................................................................................42

5.3 PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL 2012-2016..............................................50

5.4 Otros indicadores inherentes al periodo:.........................................................54

5.4.1 Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional:............54

5.4.2 Acreditación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.............58

5.4.3 Certificación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional:............60

5.4.4 Centros Colaboradores...................................................................................62

5.4.5 Articulación de la Educación Formal con la Formación Profesional...............63

6 ESTADO DE LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES EN EL ÁMBITO DE LA GESTIÓN O DE LA INSTITUCIÓN, EXISTENTES AL INICIO DE SU GESTIÓN Y LOS QUE DEJÓ PENDIENTES DE CONCLUIR...................................................................................66

6.1 Propuesta de Modificación de los Requisitos Vigentes de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional, según Criterio Técnico de los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos..................................................................66

6.2 Elaboración del Plan Estratégico Institucional, periodo (2008-2010)...............67

6.3 Propuesta “Fundamentación del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (SINAFOR)”...................................................................69

6.4 Propuesta de Proyecto “Constitución y Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnico Docentes” y Acciones a Desarrollar para Operativizar el Comité Gerencial para la Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnico Docentes del INA (noviembre 2007).................70

6.5 Preparación del documento “Reorganización Estructural Integral del INA”.....71

6.6 Propuesta de Políticas y Estrategias Institucionales Periodo 2010-2014..........73

6.7 Proyectos sin concluir: Coordinación anticipada y seguimiento a la contratación del Sistema de información de la GR-SINAFOR:..........................74

7 ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ASIGNADOS A LA GESTIÓN.. .76

8 SUGERENCIAS PARA LA BUENA MARCHA DE LA GESTIÓN.....................................82

9 OBSERVACIONES SOBRE OTROS ASUNTOS DE ACTUALIDAD.................................83

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10 ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES QUE DURANTE SU GESTIÓN LE HUBIERA GIRADO LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.......83

11 ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES QUE DURANTE SU GESTIÓN LE HUBIERA GIRADO ALGÚN OTRO ÓRGANO DE CONTROL EXTERNO, SEGÚN LA ACTIVIDAD PROPIA..............................................84

12 ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES QUE DURANTE SU GESTIÓN LE HUBIERA FORMULADO LA AUDITORÍA INTERNA...........................84

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PRESENTACIÓN

Este informe permite cumplir con lo establecido en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno, el cual señala en su inciso “e” lo siguiente:

“Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa”.

A su vez se atienden las “Directrices que deben observar los Funcionarios Obligados a Presentar el Informe Final de su Gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del Artículo 12 de la Ley General de Control”. El cual regula las obligaciones de los titulares subordinados de la administración activa, en la prestación de su informe de gestión, donde se evidencien el cumplimiento de sus funciones. En mi caso particular, debe desarrollarse según el desempeño logrado en calidad de Gestora de la Gestión Compartida del 26 enero del 2007 a junio del 2010 y de Gestora de la Gestión Rectora del SINAFOR a partir del mes de julio del 2010.

Del mismo modo, este informe se ajusta y cumple con lo estipulado en el oficio AU-00586-2005, en el cual se indica “LAS DIRECTRICES QUE DEBEN OBSERVAR LOS FUNCIONARIOS OBLIGADOS A PRESENTAR EL INFORME FINAL DE SU GESTIÓN, SEGÚN LO DISPUESTO EN EL INCISO E DEL ARTICULO 12 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO”. Asimismo la Unidad de Recursos Humanos ha remitido varios oficios en donde hace énfasis en el cumplimiento de esta normativa. Para lograr este cometido se siguen los puntos descritos en el inciso “4” de las directrices, además se ofrece información sobre el quehacer de aspectos de relevancia atinentes la gestión desarrollada.

Es importante destacar que se ha cumplido con las funciones encomendadas y se ha prestado la colaboración a las autoridades superiores para el desarrollo de proyectos de relevancia institucional. En este sentido conviene agregar la participación desarrollada en varias comisiones, a nivel institucional a saber:

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Comisión Gerencial de Informática (permanente),

Comisión Gestión de Calidad (permanente),

Comisión de Oportunidades de Mejora a la Estructura Orgánica Institucional (temporal)

Comisión para gestar las bases que le permitan al Instituto definirse y asumir su papel como ente rector, en cumplimiento de lo que dispone la Ley N°6868, Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje, (temporal)

Comité Gerencial para la Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnico Docentes del INA (temporal).

Cabe destacar que se trabajó en apego al quehacer definido según las responsabilidades inherentes a la Gestión en todo momento.

El reto propuesto fue encausar la labor de las cuatro unidades adscritas, según su Ley Orgánica N°6868, las prioridades y políticas definidas por las Autoridades Superiores, en el marco del entorno económico, político y social, obviamente sin dejar de lado el orden jurídico vinculante, a que se supedita el INA. Asimismo cumplir con los requerimientos de los órganos contralores, como el “Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica”, “Ministerio de Hacienda”, “Contraloría General de la República” y la normativa legal (leyes, decretos y reglamentos) emitidos en el período.

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A continuación se presenta el informe en el orden en que se consignan los puntos en el inciso B “Resultados de la Gestión”, del apartado cuatro de las “Directrices que deben Observar los Funcionarios Obligados a Presentar el Informe Final de su Gestión…” (DI-2005-CO-DFOE).

1 REFERENCIA SOBRE LA LABOR SUSTANTIVA DE LA GESTIÓN RECTORA DEL SINAFOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE.

Es importante mencionar que en el mes de enero del año 2007, inicia mi proceso en la denominada Gestión Compartida, hoy la misma se conoce con el nombre de Gestión Rectora del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (GR-SINAFOR).

Consciente de que los servicios que se prestan, antes y después del proceso de Reorganización Estructural Integral del INA, en su mayoría permanecen a cargo de esta dependencia y que las funciones, si bien se redefinieron con el propósito de proyectar al INA como un ente rector, no menos cierto es que ahora los servicios que se prestan a la sociedad costarricense, se conceptualizan en el marco del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (SINAFOR).

Es así que se considera oportuno señalar que esta Gestión es la encargada de establecer los lineamientos, la normativa y los vínculos con entes públicos y privados para el desarrollo del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional, a fin de ofrecer alternativas adicionales para propiciar la participación de éstos en la prestación de servicios de capacitación y formación profesional, respondiendo a las exigencias de calidad en los procesos de enseñanza que han caracterizado al Instituto. Para ello se ha fijado como objetivo establecer los mecanismos que permitan ejercer la rectoría y la estandarización en la ejecución de los servicios de capacitación y formación profesional desarrollados por entes públicos y privados, con o sin fines de lucro, mediante la administración de los Sistemas de Acreditación, Articulación de la Educación con la Formación Profesional, Centros Colaboradores y Certificación. De ahí que sus dos actividades sustantivas son:

• Normalizar y controlar la aplicación de los parámetros para la administración de los pilares de: Acreditación, Articulación de la Educación con la Formación Profesional, Centros Colaboradores y Certificación.

• Planificar y evaluar el desempeño global de la Gestión, el cumplimiento de las metas propuestas y de los compromisos de resultados en cada una de sus dependencias, considerando los indicadores establecidos, de acuerdo con los planes de corto, mediano y largo plazo, así como la ejecución del presupuesto asignado

Las unidades adscritas a la Gestión, posterior al proceso de Reorganización Estructural Integral del INA son:

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Sin embargo, conviene especificar que antes de este proceso de reorganización, era parte de la llamada Gestión Compartida, la Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, misma que fue reubicada en la Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo.

Funciones de la Gestión Rectora SINAFOR

Realizar el planeamiento estratégico para el desarrollo de los servicios que provee la Gestión en el marco del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional y de su quehacer en general, en concordancia con el Planeamiento Estratégico Institucional.

Establecer los mecanismos de coordinación con entes públicos y privados para garantizar el funcionamiento del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional.

Planear, organizar, dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento de los Sistemas de Certificación, Acreditación, Articulación de la Educación con la Formación Profesional, Certificación y Centros Colaboradores

Normalizar y controlar la aplicación de los parámetros para la administración de los sistemas de Acreditación, Articulación de la Educación con la Formación Profesional, Certificación y Centros Colaboradores, entre otros servicios conexos.

Verificar la incorporación de entes públicos o privados, independientemente de su naturaleza, para facilitar la consecución de los servicios que compete desarrollar a las unidades que integran la Gestión.

Controlar que la generación de los diferentes documentos técnicos y legales de su ámbito de competencia se desarrollen en función de las políticas institucionales.

Coordinar acciones con diversas dependencias, para el óptimo funcionamiento de los sistemas y programas que administra la Gestión.

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Presentar ante la Junta Directiva en los primeros cuarenta y cinco días de cada año, un informe de gestión que enumere los principales logros alcanzados en el período anterior.

Formular y Controlar el Plan Operativo Institucional y la ejecución del presupuesto asignado a la Gestión y dependencias adscritas, así como los compromisos de resultados suscritos con el personal, definiendo entre ellos indicadores de eficacia y eficiencia requeridos para el cumplimiento de las políticas, planes y lineamientos definidos

Evaluar el desempeño global de la gestión, el cumplimiento de las metas propuestas y de los compromisos de resultados en cada una de sus dependencias, considerando entre ellos indicadores de eficacia y eficiencia, de acuerdo con los planes de corto, mediano y largo plazo, así como la ejecución del presupuesto asignado.

Ejercer el control administrativo sobre el cumplimiento de las directrices institucionales que se emitan para su área, así como tomar las medidas correctivas necesarias y oportunas para lograr eficiencia en la gestión

Gestionar planes y proyectos propios de su ámbito de competencia, ante las instancias correspondientes, en apego a las metodologías institucionales

Representar a la institución a nivel interno y externo en eventos que se requieran de su participación

Implementar el Sistema de Gestión de Calidad, Valoración de Riesgos y Control Interno en los procesos propios de su ámbito de competencia

Integrar comisiones y equipos de trabajo a nivel institucional e inter-institucional en el ámbito de competencia de la Gestión.

Implementar los ajustes que la normativa interna requiera necesarios para atender en forma ágil y eficiente su quehacer.

Proporcionar los insumos requeridos y gestar las acciones que correspondan, para el óptimo funcionamiento del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional.

Asesorar a las instancias superiores y otros clientes internos en la materia de su competencia.

Ahora bien para el desarrollo de las actividades sustantivas descritas con anterioridad y el cumplimiento de las funciones, existen a nivel de la Gestión una serie de mecanismos que permitieron y permitirán a futuro mantener un control de la ejecución de las labores asignadas.

En relación con este punto se resumen algunos aspectos operativos que contribuyeron a alcanzar los resultados esperados en el período 2007-2012, sin embargo existen informes anuales de cada una de las unidades adscritas, que pueden complementar lo esbozado en este apartado. Se describe a continuación un resumen de los mismos:

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1.1 Diagnóstico de la Situación Actual de las dependencias adscritas a la Gestión (febrero 2007).

Se trabajó en la propuesta de un documento de diagnóstico por cada unidad adscrita a esta Gestión, que en aquel momento eran cuatro, mismas que paso a detallar: Unidad de Acreditación, Unidad de Certificación, Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores y Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional. Para ello se diseñó el esquema para la presentación para cada uno de los informes, los mismos se incluyeron puntos, tales como: a) comparación de las funciones desarrolladas y las funciones establecidas en el Manual Organizativo, b) cantidad de personal existente y requerido para la ejecución de las funciones asignadas, c) infraestructura, d) recursos materiales, e) procesos de atención de personas usuarias, f) mapa de relaciones entre las dependencias y el resto de las unidades de la institución, g) cuellos de botella existentes , h) estado actual de las recomendaciones de auditoría, i) normativa que rige el quehacer de las unidades, y un apartado de conclusiones y recomendaciones. Estos diagnósticos permitieron conocer la situación actual de cada una de las dependencias adscritas y las posibilidades reales de atención de los usuarios; así como emitir una serie de lineamientos a través de los años para encausar el quehacer de la Gestión como un todo.

1.2 Definición de controles de cumplimiento de oportunidades al Sistema de Gestión de Calidad.

Además de participar en la Comisión Gestión de Calidad, a nivel de la Gestión se han establecido una serie de mecanismos mediante el cual se pueda controlar el cumplimiento de las oportunidades de mejora en los servicios que se prestan a nivel de la misma. Para ello se utiliza el reporte el seguimiento de acciones proveniente del Sistema de Información de Gestión de la Calidad (SICA). Con esta información se crea una plantilla mediante la cual se detalla el número de la solicitud, la descripción de la oportunidad de mejora, la unidad, el responsable, la fecha de cumplimiento y el estado. Esto nos permite llevar un control denominado “Informe de Cumplimiento de Oportunidades de Mejora”, en el cual se consolidan los resultados obtenidos del análisis de la información descrita con anterioridad, para las cuatro unidades adscritas y solicitar mediante memorando las acciones correspondientes según la situación en que deben encontrarse cada una de las oportunidades. Además se realizan sesiones periódicas para la revisión de procedimientos, instructivos y formularios con la participación de los funcionarios que integran cada una de las unidades adscritas. A su vez se han establecido objetivos de calidad retadores, que permiten determinar los tiempos establecidos para dar respuesta oportuna a los usuarios de los servicios de Acreditación, Centros Colaboradores y Certificación. Esta experiencia es sumamente valiosa, por cuanto ha permitido mejorar los niveles de productividad y respuesta a nuestros clientes y a su vez genera una serie de

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información para la toma de decisiones de las autoridades superiores. Esta acción se amplía a partir del año 2010, a la Unidad de Articulación, en la medida de que la Gestión promovió la aprobación del procedimiento y las herramientas de apoyo que le acompañan, por haber asumido por recargo dicha dependencia hasta el mes de diciembre del 2011.

A nivel del Concejo de Calidad esta Gestión ha participado en:

Definir de la política de calidad y de los objetivos institucionales cuantificables y coherentes con la misma.

Mejorar los principales macro procesos que rigen el accionar de la institución. Tales macro procesos comprenden la alta dirección (Revisión por la dirección, objetivos y metas), los procesos sustantivos (Identificación de las necesidades en formación profesional, Diseño de los servicios de capacitación y formación profesional, Proceso de administración y ejecución de los servicios de formación profesional, los procesos de apoyo (Recursos Humanos, Recursos Materiales, Recursos Financieros Recursos Informáticos, legales, de arquitectura, de comunicación, entre otros) y el macro proceso de medición análisis y mejora (incluye auditorías internas de calidad, análisis de datos seguimiento y medición de los procesos y del producto entre otros).

Capacitar a todo el personal de la GR-SINAFOR en el tema de Gestión de la Calidad

Realizar revisiones periódicas del SICA.

Participar y controlar en el proceso de mejora continua de las actividades que se programan a nivel de unidades adscritas.

Lograr mejorar y mantener el SICA, recibiendo auditorías internas y externas de calidad durante 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 y 2012 hasta la fecha prevista para mi jubilación.

1.3 Definición de controles de cumplimiento de las metas del Plan Operativo Institucional Anual y Plan Estratégico Institucional.

Se establece una serie de reuniones para discutir los productos que deben llevar las unidades en cada uno de los períodos anuales, se fijan los objetivos, metas e indicadores y a partir de esta información, se dispone la entrega de una plantilla mensual que permita llevar el avance del cumplimiento en cada una de las metas definidas. Asimismo deben justificarse los casos en que la meta está sobre-ejecutada o sub-ejecutada y evidenciar los resultados alcanzados. De esta manera se determina según sea el caso una variación a la meta cuando éste se justifique. Obviamente la planificación anual tiene que ser consecuente con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional (PEI) y los compromisos de resultados que firmen los funcionarios de cada una de las unidades adscritas. A

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partir del año 2012 será preciso considerar el cumplimiento de lo establecido en el documento “Plan Prospectivo de la GR-SINAFOR 2012-2016”.

1.4 Definición de controles que permitan la correcta ejecución presupuestaria y aprovechamiento óptimo de los recursos

Se diseña mecanismo que permite la verificación de la correcta utilización de los recursos, para ello se parte del informe que remite el Proceso de Presupuesto de la Unidad de Recursos Financieros en forma mensual, debiendo cada una de las dependencias realizar una conciliación de las erogaciones realizadas en cada una de las metas y sub-partidas. De encontrarse diferencias deben ser subsanadas con dicho proceso. Si se determinarán montos presupuestados que no presentan movimientos, se les instruye para que presenten un plan de gastos y prevean la utilización de dichas erogaciones antes de finalizar el período. Para ejercer el control respectivo se diseñaron tres plantillas, en la primera se visualizan los movimientos realizados en las sub partidas para cada una de las metas de las unidades adscritas, una segunda plantilla en donde la información se resume por subpartida y por unidad los montos respectivos por tipo de movimiento y una tercer plantilla en donde se consolida la información a nivel de la Gestión.

1.5 Elaboración del Plan de Necesidades de Capacitación

Se cumple con la metodología establecida por el Proceso de Desarrollo de Recursos Humanos, sin embargo, se desarrolla una reunión previa para discutir algunos de los requerimientos de capacitación prioritarios para el personal adscrito a la Gestión como un todo. Se prioriza y consolida la información relacionada con las necesidades de capacitación. Sin embargo, durante el transcurso del período se propicia el desarrollo de actividades extras, para lo cual se realizan solicitudes específicas con los requerimientos detectados.

1.6 Planteamiento de los compromisos de resultados individuales y su evaluación para los funcionarios adscritos a la Gestión

El Proceso de Desarrollo de Recursos Humanos tiene establecido un procedimiento y una serie de formularios que deben ser llenados. Sin embargo previo a este proceso, se hace un análisis de los logros alcanzados en períodos anteriores y los niveles de desempeño de cada uno de los funcionarios. La Gestión solicita además un plan resumido de las actividades a desarrollar y un cronograma de trabajo por funcionario. Este cronograma de trabajo debe garantizar el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Operativo Institucional Anual, en cada una de las dependencias, para posteriormente garantizar el alineamiento con el Plan Estratégico Institucional, Plan Prospectivo de la GR-SINAFOR y otros lineamientos que emitan las Autoridades Superiores. Seguidamente y una vez avalado los compromisos de resultados para cada uno

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de los funcionarios de las dependencias, se continua con la fase de incluir la información en el formulario respectivo. Una vez concluido el periodo se realiza la evaluación correspondiente.

1.7 Propuesta de reubicación de las oficinas de las unidades adscritas a la Gestión Rectora SINAFOR.

La solicitud de contar con instalaciones apropiadas para albergar la Gestión Rectora del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional, fue planteada varios años atrás y se trabajó con la Unidad de Arquitectura e Ingeniería en ese momento, dado el hacinamiento existente en las unidades adscritas a dicha Gestión, e incluso se han presentado cartas firmadas por las personas funcionarias donde manifestaron su preocupación e inconformidad en este particular. Conviene mencionar, que uno de los problemas más preocupantes es la atención de los clientes externos, en razón de que el espacio limita el cumplimiento a cabalidad de las funciones asignadas a cada dependencia.

En el caso de la Unidad de Certificación, no existen espacios para la aplicación de pruebas teóricas de personas que se trasladan a nuestras oficinas a cumplir con este requisito. Estas personas deberían practicar las pruebas en un área que evite las distracciones propias de las actividades de la Unidad de Certificación y que reúna condiciones ambientales adecuadas -especialmente evitar sonidos excesivos-, en razón de que requiere contar con una concentración apropiada para realizar la prueba.

Con respecto al diseño de pruebas, lo óptimo para realizar el trabajo de una manera productiva, sería ubicar las personas técnicas en un espacio designado dentro de la Unidad de Certificación, aspecto que en la actualidad no se ha podido lograr. Esto conlleva a que este personal regrese a sus puestos de trabajo en los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos y de esta forma, se pierda la continuidad en el trabajo definido, ya que se les asignan otras labores propias del Núcleo.

La custodia del banco de pruebas institucional es una responsabilidad de la Unidad de Certificación, para lo cual se requiere de un espacio físico óptimo, que garantice la seguridad y la confidencialidad de la información; aspecto que en la actualidad está limitado, dado las condiciones de infraestructura.

También se demanda espacio adicional para el archivo de las evaluaciones aplicadas, con el fin de guardar las evidencias, según lo definido en la Ley de Archivos.

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En la Unidad de Acreditación existen problemas de espacio físico para instalar la totalidad de los técnicos que se asignan para realizar las labores de evaluación y renovación de servicios de capacitación y formación profesional acreditados, así como actividades relacionadas con los cambios de condiciones. A finales del año 2011 se tenían acreditados 2525 servicios (cifra acumulada de periodo) y es preciso tener un expediente completo e histórico con la documentación que respalde las acreditaciones otorgadas y denegadas. El servicio experimenta un crecimiento ascendente, por lo cual el espacio para archivo debe ser mayor del que se tiene en la actualidad. En razón de lo anterior, se evidencia la necesidad de un área adicional para los expedientes de los servicios acreditados actuales y futuros.

Otro inconveniente es la no disposición de una sala para la atención de los clientes actuales y potenciales, aspecto que por los ítems incluidos en las evaluaciones requieren de ser abordados en forma personalizada y privada. Situación similar experimenta la Unidad de Centros Colaboradores, ya que se presenta la atención de personas contacto y personas docentes de los centros colaboradores y en la actualidad no dispone de un lugar acorde a la prestación del servicio.

Por otra parte, recientemente se aprobó el documento “Reorganización Estructural Integral del INA”, en el cual si se bien se elimina la Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional (UCSC) y se crea como proceso en la Unidad de Compras Institucionales, no es menos cierto que se adiciona a la Gestión Rectora del SINAFOR, la Unidad de Articulación de la Educación con la Formación Profesional (UAE). Considerando que en la actualidad todavía las oficinas que correspondían a la UCSC son utilizadas por ellos mismos, debido a que no hay suficiente espacio en la Unidad de Compras Institucionales para efectuar el traslado; no fue posible otorgar a la UAE de espacio físico propio para realizar sus actividades. Aunado a lo anterior, en la Gestión Rectora del SINAFOR aún se resguarda una gran cantidad de material de archivo, correspondiente a la Unidad de Compras Institucionales, aspecto que limita el espacio físico disponible en esta Gestión. En este momento, no se cuenta con un espacio propio para la ubicación de la UAE, en el cual puedan desarrollar sus actividades con entes públicos y privados en procura de la definición de convenios, cartas de entendimiento u otros. En la actualidad, la UAE se encuentra ubicada en cuatro cubículos (puestos de trabajo) pertenecientes a la Gestión Rectora del SINAFOR, por lo que no tienen la capacidad para llevar su archivo, ni la posibilidad de atender clientes internos o externos, ni la facilidad de ubicar –en un futuro- a la persona que se designe como jefatura o personal adicional

En este sentido en el año 2010 se presentó ante la Unidad de Planificación y Evaluación el proyecto denominado “Instalaciones para la Gestión Rectora del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional”.

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En el año 2011 y por disposición de las Autoridades Superiores, se propone como medida alternativa el traslado de la Gestión Rectora SINAFOR, al edificio que posee el INA en el paseo Colón. De esta infraestructura se propone la utilización del primero y cuarto piso. Sin embargo a pesar de los esfuerzos desplegados por el Proceso de Arquitectura e Ingeniería, se concluye que dichas instalaciones no reúnen las condiciones óptimas y así se hace saber en varios oficios descritos, a saber: GR-SINAFOR-0236-2011, GR-SINAFOR-0194-2011, GR-SINAFOR-0382-2011 entre otros. En este momento nuevamente se están valorando los requerimientos expuestos en oficios anteriores. A pesar de lo anterior, se nos instruyó para presupuestar en el año 2012, la suma de veinticinco millones de colones, con el fin de llevar a cabo la remodelación planteada. Así mismo se solicitó además incorporar una partida por cien millones de colones para el mobiliario requerido. Sobre los oficios indicados se conversó a inicios del año 2012 con la Gerencia General, y se llegó a varios acuerdos, que de ser cumplidos a cabalidad y a pesar de que el personal no se encuentra en un 100% de acuerdo, por la pérdida de beneficios (soda subvencionada- utilización de la guardería), de llevarse a cabo el proyecto, en principio se acataría de la disposición de las Autoridades Superiores.

1.8 Estrategia en la asignación de docentes para los servicios técnicos que brinda la GR –SINAFOR:

Con el propósito de prepararnos en forma anticipada, en el 2011, se solicito a cada una de dependencias la proyección de personas técnicas para el desarrollo de las evaluaciones y renovaciones del servicio de acreditación; diseño de pruebas de certificación; verificación de condiciones, procesos de idoneidad técnica y diseño de currículos específicos en Centros Colaboradores; la equiparación de unidades curriculares con entes educativos públicos y privados a nivel nacional. Esta información fue la base para negociar la asignación de docentes a tiempo completo o parcial en las doce reuniones que fueron programadas con los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos. En este sentido conviene mencionar que esperamos resultados positivos derivados de la labor desplegada y sobre todo porque este trabajo se realizó en forma anticipada a la preparación de los cronogramas de los docentes para el periodo 2012.

1.9 Elaboración de trabajos específicos solicitados por las Autoridades Superiores

Conviene mencionar que en algunas ocasiones se desarrollaron trabajos específicos para las Autoridades Superiores, en el periodo en se rinde el presente informe, como fue:

a) La atención de oficios emitidos por los entes reguladores, como es el caso de la Contraloría General de la República, donde se interviene en varias ocasiones para dar respuesta a aspectos propios de esta Gestión, como es el caso del oficio No. 10997 FOE–SOC-1017, en el cual específicamente demanda rendir cuentas del

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quehacer del institucional a los incisos a) f) y h) de la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje No. 6868 y otros de relevancia institucional, como por ejemplo: la justificación del presupuesto extraordinario 01-2008.

b) Justificación a la propuesta salarial a la estructura ocupacional institucional.

c) Diseño del reporte para la revisión de la utilización del personal técnico del INA.

d) Respuesta a solicitudes de la Defensoría de los Habitantes, en temas tales como cantidad de estudiantes en el INA, políticas de admisión a los servicios prestados, capacidad de atención por parte de la Institución, inversiones en infraestructura y equipamiento, justificación de rubros presupuestarios y uso de los terrenos.

e) Elaboración de carta de intenciones entre el Instituto Nacional de Aprendizaje y la Cámara de Detallistas y Afines y carta de entendimiento INA-INVENIO.

f) Análisis del proyecto de ley denominado “Ley de Competitividad del Estado Costarricense”.

g) Justificación del Proyecto de Renovación del Equipo Didáctico en todas las Áreas Técnicas.

h) Se participó en justificar ampliamente ante el órgano contralor competente la posibilidad de que el Instituto pudiera en los períodos presupuestarios siguientes hacer uso de los recursos sanos provenientes de los ingresos corrientes y así elevarse el monto del gasto e incluso utilizar los recursos de vigencias de años anteriores en proyectos de interés nacional. Ello en razón de la publicación en el diario oficial La Gaceta del día 30 de marzo del 2006, mediante Decreto N° 32973-H, suscrito por el Presidente de la República y el Ministerio de Hacienda, en el cual se detallan “DIRECTICES DE POLITICA PRESUPUESTARIA PARA LAS ENTIDADES PUBLICAS, MINISTERIOS Y DEMAS ORGANOS, SEGÚN CORRESPONDA CUBIERTOS POR EL AMBITO DE LA AUTORIDAD PRESUPESTARIA PARA EL AÑO 2007”, en su capítulo primero: Del Gasto Presupuestario, en su artículo I se dispone lo siguiente:

“Articulo I- El gasto presupuestario de las entidades públicas, para el año 2007, podrá incrementarse hasta un máximo de un 10% con respecto al gasto presupuestario máximo autorizado para el año 2006, según artículo 1° del Decreto Ejecutivo N° 32270-H y sus reformas publicado en La Gaceta N° 54 del 17 de marzo del 2005; del cual se deducirán las ampliaciones ha dicho que correspondan a gastos no recurrentes.”

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Obteniéndose en esta oportunidad la autorización para elevar el límite presupuestario subsiguientes al año 2007.

i) Se preparó por el documento titulado “Propuesta de Políticas, Estrategias y Proyectos Institucionales Período 2010-2014”, utilizando como marco de referencia los procesos definidos en el modelo del Sistema de Gestión de la Calidad del INA y en dos niveles diferentes INA EJECUTOR e INA RECTOR.

j) Se participó en la Comisión que definió a solicitud de la Subgerencia Técnica el proyecto titulado “Estructura y Plan para la Operacionalización del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional, en diciembre 2010.

k) Se remitió información para ser analizada por el comité designado con el propósito de participar en el Premio Nacional a la Calidad en la Gestión Pública 2011, Costa Rica.

l) Se participo en la comisión que elevó el proyecto “Banco de Docentes para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Formación Profesional, a la Subgerencia Técnica en el año 2010, entre otros documentos.

f) Análisis del proyecto de ley denominado “Ley de Saneamiento Fiscal, expediente N° 17.963.

2 CAMBIOS EN EL ORDENAMIENTO JURÍDICO QUE AFECTAN EL QUEHACER INSTITUCIONAL

2.1 Normativa Interna

A partir del año 2007 está Gestión había administrado dos reglamentos, los cuales fueron modificados a través del tiempo en busca de optimizar los servicios prestados Estos dos reglamentos son:

Reglamento Fecha Aprobación de Junta Directiva

Reglamento de Acreditación de Servicios de Capacitación y formación Profesional.

Sesión No. 4354

25 de agosto del 2008

Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional

Sesión No. 4303

2 de julio del 2007

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Sin embargo a partir de la aprobación de la Reorganización Estructural Integral, la Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, ubicado como proceso y el Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional pasan a ser administrado por la Unidad de Compras. Conviene destacar que en este mismo documento se aprueba la nueva Unidad de Articulación de la Educación con la Formación Profesional y que a raíz de esta situación la Gestión Rectora del SINAFOR debió abocarse a definir mecanismos de interacción del SINAFOR con el sistema educativo formal, el Sistema Nacional Universitario o Para-Universitario y el Sistema de Ciencia y Tecnología, con el fin de facilitar el aprendizaje a lo largo de la vida. Para ello fue fundamental desarrollar la plataforma documental para el establecimiento de mecanismos transparentes de equivalencias y homologaciones en los procesos de articulación. En este sentido se crearon e incorporaron al Sistema de Gestión de la Calidad, la normativa que se considero oportuno desarrollar, la cual fue analizada y se realizaron algunas sugerencias de mejora por parte de algunas dependencias, en este sentido nuevamente se elevará para su aprobación final.

Conviene destacar que para esta Gestión es de vital importancia la Ley N° 6868 Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje y el Decreto N°. 35731 MTSS, el cual reforma al Decreto Ejecutivo N°. 1535-TSS del 5 de enero de 1984 “Reglamento a la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje”, el cual en el artículo 1° señala:

“Artículo 1 – Modifíquese íntegros los artículos 4 y 5 del Reglamento a la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje, Decreto Ejecutivo N°. 1535-TSS del 5 de enero de 1984, para que se lean de la siguiente forma:

Artículo 4.- Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (SINAFOR)

El sistema nacional de capacitación y formación profesional está constituido por las actividades de esta clase que realizan el INA directamente o por intermedio de terceros, así como las instituciones y empresas particulares de capacitación y formación profesional debidamente autorizadas por el INA, tengan o no fines de lucro, con base en el diseño y desarrollo de las políticas y estrategias que la Institución defina para el Sistema, en ejecución de las funciones dispuestas por su Ley Orgánica. Es a la vez un subsistema educativo nacional.

Artículo 5.- Organización y coordinación del SINAFOR

El INA organizará sus propias actividades de capacitación y formación profesional y, para cumplir con los efectos del artículo anterior y de conformidad con las directrices del Poder Ejecutivo, y disposiciones legales correspondientes, coordinará y supervisará, las de esta misma naturaleza

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que realicen otros entes, instituciones o empresas de cualquier sector de la actividad económica, mediante la detección de centros ejecutores de capacitación y formación profesional, así como su registro, verificación de condiciones mínimas de ejecución de dicha formación y recomendaciones de acciones correctivas. A tales efectos, podrá diseñar y ejecutar programas y convenir su ejecución con terceros, dictar reglamentos internos, emitir circulares, impartir instrucciones generales o particulares, adoptar normas técnico-metodológicas, formular recomendaciones, dirigir exhortaciones, evacuar consultas, apoyar y asistir técnicamente y, en general, llevar adelante todas las acciones conducentes al mejor funcionamiento del sistema nacional de capacitación y formación profesional.”

Este cambio tiene su origen en la necesidad de reforzar las disposiciones legales existentes para una mejor comprensión y funcionamiento del SINAFOR.

2.2 Normativa Externa

Para la Gestión Rectora del SINAFOR, la normativa a considerar con mayor relevancia es aquella de índole presupuestaria y la relativa al Plan Operativo Institucional Anual. Esta es cambiante, por ello año con año debe analizarse las nuevas circulares emitidas y proceder a ajustar lo que corresponda. Así mismo para otras actividades de la Gestión existe una gran cantidad de normas jurídicas que deben ser atendidas, entre ellas las más relevantes y asociadas a su quehacer son las siguientes:

Normativa Aplicabilidad en la Gestión

Manual de Normas Técnicas sobre Presupuesto que deben observar las Entidades, Órganos Descentralizados, Unidades Desconcentradas y Municipalidades Sujeto a la Fiscalización de la Contraloría General de la República.

Se acogieron los conceptos básicos para mejorar y modernizar el proceso presupuestario en sus etapas de formulación y control, de los planes operativos anuales y de sus correspondientes presupuestos ordinarios de la Gestión y de sus unidades adscritas, vistas estas etapas como un proceso continúo en donde una alimenta a la otra.

Circulares: Resumen de Algunas Disposiciones Legales y Técnicas que deben observarse en el Proceso Presupuestario. Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N°1-2012-DC-DFOE

Se observan las disposiciones legales y técnicas para ser incorporadas en las distintas fases del proceso presupuestaria, se acoge el Clasificador del Gasto del Sector Público y el Diccionario de Imputaciones y los lineamientos emitidos por las Autoridades Superiores y la Unidad de

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Normativa Aplicabilidad en la GestiónPlanificación y Evaluación.

Políticas Institucionales.

Se definen cada cuatro años para la Gestión y las unidades adscritas y rigen la planificación a mediano plazo, para su elaboración se considera como insumo el Plan Nacional de Desarrollo vigente.

Ley Creación de la Autoridad Presupuestaria N° 6821.

Se admiten de la Autoridad Presupuestaria las directrices de la política presupuestaria del Sector Público, se acatan las observaciones que se formulan al amparo del Plan Operativo Institucional Anual y el Presupuesto Ordinario de la Gestión y Unidades adscritas.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428

Respeta en todos sus alcances el ordenamiento jurídico emitido por la Contraloría General de la República, respecto de: la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos.

Ley N° 8131 Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos

La presente Ley regula el régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores o custodios de los fondos públicos y es aplicable a la Gestión y a las unidades adscritas, en la formulación y control del presupuesto ordinario.

Ley 8292 General de Control Interno del 31 de julio 2002

De acuerdo con la Ley N° 8292 de Control Interno y Las Normas de Control Interno para el Sector Público, de la Contraloría General de la República, las dependencias del INA deben realizar una evaluación anual del sistema de control interno, como se indica en el artículo 17 de la citada ley.

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Ley 7600 Igualdad de Oportunidades para Personas Discapacitadas en Costa Rica

En el caso de esta Gestión se debe velar por la participación de las personas con discapacidad en los servicios de apoyo y las ayudas técnicas, requeridos para garantizar el ejercicio de sus derechos y deberes, en la participación de los servicios de capacitación y formación profesional, desarrollados al amparo de la figura legal del convenio de centros colaboradores. Asimismo en el caso de Servicio de Acreditación, éste en la verificación de condiciones técnicas debe propiciar las facilidades necesarias para la incorporación de este tipo de población en los servicios de capacitación y formación profesional acreditados a entes públicos y privados.

Ley 8634 Sistema de Banca para el Desarrollo

La Gestión debe atender lo dispuesto en esta Ley, concretamente lo señalado en los artículos que se citan a continuación:

ARTÍCULO 40.- Colaboradores del Sistema de Banca para el Desarrollo

Como colaboradores del SBD, se determinará al Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), Institución que para este fin deberá incluir, dentro de sus programas, actividades de capacitación y de apoyo empresarial para los proyectos financiados dentro del SBD. Para esto, deberá destinar una suma mínima del quince por ciento (15%) de sus presupuestos ordinarios y extraordinarios. Estos programas se ejecutarán en coordinación con el Consejo Rector.

La Gestión colabora en el aporte que debe realizar el Instituto con el Servicio de Acreditación.

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Ley 7914, Ley Nacional de Emergencias.

La Gestión colabora con el Instituto en el cumplimiento del artículo 36: “establece que todos los organismos de la administración central o descentralizada y los gobiernos locales incluirán, en sus presupuestos, una partida presupuestaria destinada a prevenir situaciones de riesgo inminente de emergencia y atención de emergencias”. Por ello se prevé en presupuesto: servicios, materiales y equipos necesarios en la prevención de riesgos y atención de emergencias.

Ley 8422 Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícit0.

Los fines de la presente Ley son prevenir, detectar y sancionar la corrupción en el ejercicio de la función pública. Para ello la Gestión y las jefaturas de unidad deben velar por que los funcionarios adscritos cumplan los preceptos de la citada Ley, los cuales van orientados hacia la satisfacción del interés público. Asimismo deben demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de sus actividades; asegurando de que las decisiones que se adopten sean en el cumplimiento de sus atribuciones y se ajusten a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente.

Aunado a lo anterior se deben tener en cuenta aquellos decretos ejecutivos que sean firmados y tengan relación directa con el quehacer de la GR-SINAFOR, como por ejemplo el “Decreto N°36666-s de la Presidencia de la República y el Ministerio de Salud”.

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3 ESTADO DE LA AUTO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL SEGÚN CORRESPONDA AL JERARCA.

Esta Gestión ha puesto especial énfasis en la aplicación eficiente y oportuna de la normativa de Control Interno, a partir del momento en que entró en vigencia la Ley General de Control Interno. En ese entonces se conformó una Comisión Institucional presidida por la Gerencia General, responsable de desarrollar las acciones necesarias para el cumplimiento y mejoramiento del Sistema de Control Interno en el INA, como parte de esta Comisión, la Gestión estuvo representada en el periodo 2005-2010.

De esta manera se participo en las actividades realizadas por la Comisión, la cual se avoco a la revisión y ajuste de las metodologías e instrumentos utilizados para llevar a cabo los procesos de autoevaluación a fin de simplificarlos y de adaptarlos a la cultura organizacional, de tal forma que se agilizaron los procesos de Seguimiento y Control para el cumplimiento de la Ley. Estos aspectos fueron transmitidos por la representante de la Gestión Rectora del SINAFOR, ante los encargados de las cuatro unidades adscritas a la Gestión.

Además se ha dado seguimiento a todas las evaluaciones que se han producido, mediante el consolidado de los planes presentados por las unidades adscritas y la Gestión, de igual manera se da monitoreo mensual al cumplimiento de dichos planes, mejorándose el sistema de control en cada una de ellas.

Con respecto al seguimiento desarrollado por mi persona se inicia a partir del 2007, a continuación se puede observar los resultados obtenidos:

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DE CONTROL INTERNO 2007

Gestión Compartida Resultados Iniciales Primer Seguimiento Informe Final

Unidad Total de preguntas SI NO Parcia

l SI NO Parcial SI NO Parcial

Unidad de Certificación 185 183 0 2 183 0 2 185 0 0

Unidad de Contratación 185 183 0 2 183 0 2 184 0 1

Formación Dual y Centros Colaboradores

185 176 0 9 176 0 9 178 0 7

Unidad de Acreditación 185 174 0 11 175 0 10 184 0 1

Unidad Coordinadora 185 183 0 2 185 0 0 185 0 0

TOTAL 925 899 0 26 902 0 23 916 0 9PORCENTAJE 100,00% 97,19% 0,00% 2,81% 97,51% 0,00% 2,49% 99,03% 0,00% 1,52%

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A continuación se presentan los resultados obtenidos en el año2008.

Gestión Compartida Resultados Iniciales Autoevaluación 2008 Primer seguimiento Informe Final

Unidad Total de preguntas SI NO Parcial SI NO Parcial SI NO Parcial

Unidad de Certificación 187 187 0 0 187 0 0 187 0 0

Unidad de Contratación 187 181 4 2 183 3 1 183 3 1

Formación Dual y Centros Colaboradores

187 180 0 7 180 0 7 181 0 6

Unidad de Acreditación 187 186 0 1 186 0 1 186 0 1

Unidad Coordinadora 187 185 0 2 185 0 2 185 0 2


Se muestran a continuación los resultados parciales del Estado del Sistema de Control Interno para el año 2009.

Gestión Compartida Resultados Iniciales Autoevaluación 2009

Primer Seguimiento Resultados finales

Unidad Total de pregunta

s

SI NO Parcial SI NO Parcial SI NO Parcial

Unidad de Certificación

186 186 0 0 186 0 0 186 0 0

Unidad de Contratación

186 185 0 1 185 0 1 185 0 1

Unidad de Centros Colaboradores

186 183 0 3 183 0 3 185 0 1

Unidad de Acreditación

186 184 0 2 184 0 2 186 0 0

Unidad Coordinadora

186 180 0 6 183 0 3 186 0 0


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SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓNDE CONTROL INTERNO 2008

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DE CONTROL INTERNO 2009


Seguidamente los resultados parciales del Estado del Sistema de Control Interno para el año 2010.

Gestión Rectora del SINAFOR Resultados Iniciales Autoevaluación 2010

Primer Seguimiento Resultados finales

Unidad Total de preguntas SI NO Parcial PSI NO Parcial SI NO Parcial

Acreditación 171 169 1 1 169 1 1 171 0 0Centros

Colaboradores 171 167 0 4 167 0 4 171 0 0Articulación 171 160 8 3 160 8 3 171 0 0Certificación 171 171 0 0 171 0 0 171 0 0

Coordinadora 171 167 2 2 169 0 2 171 0 0TOTAL 855 834 11 10 836 9 10 855 0 0

PORCENTAJE 100,00% 97,54% 1,29% 1,17% 97,78% 1,05% 1,17% 100,00% 0,00% 0,00%

A nivel global de la Gestión Rectora SINAFOR se observa que el Sistema de Control Interno está controlado en un 100%

Además el personal de la Gestión ha participado en las actividades de capacitación que se han desarrollado en esta temática, en la aplicación de nuevas y mejores metodologías, dirigidas éstas a generar un impacto positivo en el cumplimiento de los planes de medidas y en directrices emanadas por Gerencia General.

Asimismo, la Gestión como sus unidades adscritas han venido realizando las autoevaluaciones al menos una vez al año, tal como lo dispone el artículo 17 de la Ley General de Control Interno.

4 ACCIONES EMPRENDIDAS PARA ESTABLECER, MANTENER, PERFECCIONAR Y EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL.

El proceso de valoración del riesgo cobra gran importancia con la promulgación de la Ley General de Control Interno No. 8292 de fecha 18 de julio del 2002 y uno de los objetivos descritos en la citada ley, el cual consiste en la protección de los recursos de la organización, buscando la adecuada administración frente a los posibles riesgos que esta enfrenta.

Es así que en esta Gestión ha puesto gran atención al el proceso de Valoración de Riesgos, como componente funcional del Sistema de Control Interno, sobre el cual la Contraloría General de la República ha establecido sus directrices generales mediante la resolución R-CO-64-2005 del 1 de julio del 2005 y que constituye el marco de referencia para la administración de los riesgos.

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Las autoridades superiores buscando la adecuada administración de los riesgos, asigna en primer instancia a la Comisión de Control Interno, la tarea de establecer una Metodología para la Valoración del Riesgo en el Ámbito Institucional.

En virtud de lo anterior esta Gestión ha dado seguimiento a todos los procesos de valoración de riesgos que se ha aplicado, mediante el consolidado de los planes presentados por las unidades adscritas y la Gestión Coordinadora, de igual manera se da monitoreo mensual al cumplimiento de dichos planes, mejorándose el sistema de control interno en cada una de ellas.

Con respecto a mi gestión que dio inicio a partir del 2007, a continuación se presentan los resultados obtenidos:

4.1 Años: 2007-2008

A la Gestión le afectaron 52 riesgos, de los cuales 34 fueron leves y 18 se consideraron medios, tal y como se observa a continuación:

Leves Moderado Críticos TotalCantidad 34 18 0 52Porcentaje 65,38% 34,62% 0,00%

Leves Moderado Críticos0

5

10

15

20

25

30

35 3418

0

Cantidad de Riesgos - Gestión Compartida 2007-2008

Lo anterior representa un 65.38% de riesgos leves y un 34.62% de riesgos moderados, no se presentan riesgos críticos, tal y como se concluye de la siguiente gráfica:

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En el año 2009 no se realizó en la Institución el proceso de valoración de riesgos.

4.2 Año: 2010A continuación se señalan los resultados obtenidos a nivel de la Gestión y que es importante resaltar que se definieron en total 79 medidas para mitigar el impacto de los riesgos. Seguidamente se muestra un cuadro donde se resume el estado de cumplimiento a la fecha de las medidas propuestas:

UnidadEstado

En proceso Cumplida Trasladada Total General

Acreditación 2 0 0 2Certificación 3 5 0 8Contratación 0 3 1 4Centros Colaboradores 19 36 6 61Coordinadora 3 1 0 4

Total General 27 45 7 79

En virtud de lo indicado en el documento titulado “Estudio Técnico de la Reorganización Estructural Integral del INA”: se solicitó el traslado de medidas pendientes de cumplimiento al mes de julio del 2010, correspondientes a las Unidades de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, el programa de Articulación de la Educación con la Formación Profesional y la modalidad de formación dual. Es así que para la Gestión Rectora al a fecha se tiene un total de 68 medidas, de las cuales 64 fueron implementadas y cuatro se eliminaron, tal y como se detalla a continuación:

Unidad EstadoCumplida Eliminada Total general

Acreditación 2 2Articulación 18 2 20Centros Colaboradores 29 2 31Certificación 8 8Contratación 3 3Coordinadora 4 4

Total general 64 4 68

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Lo anterior se observa gráficamente de la siguiente manera:

94%

6%

Porcentaje de Cumplimiento del Plan de Medidas-SEVRI

Al 31/12/2010

CumplidaEliminada

Fuente: Sistema de Control Interno (SICOI)

En total a nivel de toda la gestión a la fecha, se enfrentaron 23 riesgos, distribuidos de la siguiente manera:

TIPO, FRECUENCIA Y PORCENTAJE DE RIESGOSEXISTENTES EN LA GESTION RECTORA SINAFOR

UnidadTipo de Riesgo Total

General

Leve

Medio

Crítico

Acreditación 3 0 0 3Articulación 7 0 0 7Centros Colaboradores 5 2 0 7Certificación 3 0 0 3Coordinadora 3 0 0 3

Total general 21 2 0 23 Fuente: Sistema de Control Interno (SICOI)

A continuación se muestra de forma gráfica la cantidad de riesgos por frecuencia que administró la Gestión Rectora SINAFOR en el año 2010:

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Acreditación Certificación Centros Colaboradores Coordinadora Articulación

3 3

5

3

7

0 0

2

0 00 0 0 0 0

TIPO, FRECUENCIA DE LOS RIESGOS ADMINISTRADOS EN LA GESTIÓN RECTORA SINAFOR

Leve Medio Crítico

Frecuencia


Leve Medio Crítico

212 0

Distribución de los riesgos que se administraron en el 2010 en la Gestión Rectora SINAFOR

Series1

Tipo de Riesgo

Cantidad


Seguidamente se muestra el mapa de de los riesgos que administró la Gestión Rectora SINAFOR en el año 2010:

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Riesgo Unidad Nivel de riesgo actual

Satisfacción al ClienteCoordinadora LeveAcreditación Leve

Recurso Humano

Coordinadora LeveCertificación LeveCentros Colaboradores LeveArticulación Leve

Disponibilidad Coordinadora LeveRequerimientos de Clientes Acreditación Leve

EficienciaAcreditación LeveCentros Colaboradores MedioArticulación Leve

InfraestructuraCertificación LeveCentros Colaboradores LeveArticulación Leve

Credibilidad Certificación Leve

Desastres NaturalesCentros Colaboradores LeveArticulación Leve

Tiempo de respuestaCentros Colaboradores MedioArticulación Leve

Cambio de direcciónCentros colaboradores LeveArticulación Leve

Infraestructura tecnológicaCentros Colaboradores LeveArticulación Leve

De los cuadros y gráficas anteriores, podemos determinar que durante los años 2007-2008-2009-2010, la Gestión ha logrado disminuir el impacto de los riesgos que enfrenta, mediante la ejecución de los Planes de Medidas.

Además el personal de la Gestión ha participado en las actividades de capacitación que se desarrollado en esta temática, en la aplicación de nuevas y mejores metodologías, en generar un impacto positivo en el cumplimiento de los planes de medidas y se ha dado cumplimiento a las directrices emanadas por Gerencia General

Asimismo, la Gestión como sus unidades adscritas han venido realizando los procesos de valoración de riesgos, de acuerdo a lo indicado en la resolución RCO-64-2005.

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5 PRINCIPALES LOGROS ALCANZADOS DURANTE SU GESTIÓN DE CONFORMIDAD CON LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL SEGÚN CORRESPONDA AL JERARCA.

5.1 Resultados obtenidos en la planificación de corto plazo:

En los años 2007, 2008, 2009 2010 y 2011 los resultados han sido sumamente

satisfactorios, los programas que tuvieron problemas para el cumplimiento de las metas

en el 2007, por ejemplo fue el de PYMES, sin embargo, es preciso aclarar que la

incorporación de las micro, pequeñas y medianas empresas a los servicios de capacitación

y formación profesional dependía también de las Unidades Regionales.

En el año 2008 el problema se presentó con el Programa de Formación Dual, conviene

resaltar que no en todos sus indicadores, pero sí en lo atinente a la asesoría que debían

prestar los funcionarios de los núcleos, a la capacitación de personas instructoras

acompañantes de la modalidad de formación dual. Con la administración del programa de

Articulación, también se presentaron problemas por falta de personal.

En el año 2009 reaparecen problemas para la capacitación de personas instructoras

acompañantes de la modalidad de formación dual. Con respecto al programa de MIPYMES

conviene aclarar que la meta fue trasladada a la Presidencia Ejecutiva. Por otra parte al no

contar con personal en el programa de Articulación de la Educación con la Formación

Profesional, esta meta fue eliminada; las restantes unidades superaron las expectativas

previstas.

En los años 2010 y 2011 el cumplimiento de las metas se dio en forma satisfactoria, con

excepción de los servicios de capacitación y formación profesional que no fueron

acreditados por la no asignación del personal técnico docente para llevar a cabo esta

labor.

A continuación se detalla lo planeado y el porcentaje de logro para cada una de las metas

e indicadores propuestos:

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5.1.1 Año: 2007

Meta o productoProgramado Realizado % logro

Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores Divulgación del programa de Centros Colaboradores a empresas 30 44

131,3Gestar nuevos convenios con Centros Colaboradores 8 10Dar seguimiento a Centros Colaboradores 65 80Incorporación de micro, pequeñas y medianas empresas en los SCFP 600 266 44,0

La asesoría de personas funcionarias de núcleos de formación y servicios tecnológicos. 20 45

121,1La formación de personas monitoras en la atención de la formación dual. 20 13

La capacitación de personas instructoras acompañantes 15 11Unidad de Certificación

El asesoramiento del 100% de las personas docentes que elaboran y/o aplican pruebas. La fiscalización del 10%)de las pruebas aplicadas por los entes contratados y el 5% por los docentes de planta., para el fortalecimiento del sistema

100,0244 docentes

288 fiscalizaciones 100,0

Realizar investigaciones 2 2 100,0Unidad de Acreditación

Investigaciones 3 3 100,0

Resolución de servicios sometidos al proceso de acreditación 80% de servicios 182 servicios

108.9%Fiscalización de contratos 35 52

Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional

Realizar investigaciones referidas a la efectividad del trámite de contratación de servicios. 3 3 100,0

La gestión de trámites de “Llave en Mano”: 100 7

La fiscalización de los contratos de instrucción técnica que se ejecutan a nivel nacional: de los contratos “Llave en Mano”:

30 7

6 41 394,7

Y de los contratos de compra directa de SCFP que se ejecutan a nivel nacional, mediante la aplicación de técnicas de investigación

9 34

Unidad Coordinadora de la Gestión Realización de sesiones de trabajo 8 9Lineamientos dirigidos a las unidades sobre la administración de los sistemas y programas adscritos. 10 16 125,0

Evaluaciones 2 3Informes de control 10 26

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5.1.2 Año: 2008

Meta o productoProgramado Realizado %

logroUnidad de Formación Dual y Centros Colaboradores

Divulgación del programa de Centros Colaboradores a empresas

25 32 128,0

Gestar nuevos convenios con Centros Colaboradores 12 12 100,0Dar seguimiento a Centros Colaboradores 72 81 128,0Incorporación de micro, pequeñas y medianas empresas en los SCFP 620 620 100,0

Controlar el desarrollo de programas bajo la modalidad de formación dual, para normalizarla e implementarla en el ámbito institucional, mediante:

3 3 100,0

La asesoría de personas funcionarias de núcleos de formación y servicios tecnológicos.

20 5 25,0

La formación de personas monitoras en la atención de la formación dual. 20 22 110,0

La capacitación de personas instructoras acompañantes 15 4 27,0Cartas de entendimiento 3 0 0,0Revisión de Programas 2 1 50,0

Unidad de Certificación Asesorar a técnicos para la elaboración de pruebas de certificación 30 30 100,0

Fiscalización del Servicio de Certificación en el ámbito nacional, mediante monitoreo trimestral. 4 4 100,0


Fiscalización de contratos 60 60 100,0Evaluación 1 1 100,0

Incrementar en nuevos servicios de capacitación y formación profesional acreditados. 187 SCFP 268 SCFP 143,3

SCFP de entidades públicas y privadas sometidas al proceso de acreditación, con el especialista asignado 398 495 124,3

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La gestión de trámites de “Llave en Mano”: 15 15 100,0


23 42 183,0

Unidad Coordinadora de la Gestión Establecer estrategias para el óptimo funcionamiento de los sistemas que operan en las unidades adscritas, así como de aquellos instaurados a nivel institucional, a saber: presupuesto plan anual operativo, control interno, seguimiento de recomendaciones de auditoría, gestión de la calidad.

4 4 100,0

5.1.3 Año 2009

Meta o productoAño 2009

Programado Realizado % logro

Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores

La asesoría de personas funcionarias de núcleos de formación y servicios tecnológicos. 20 27 135,0

La formación de personas monitoras en la atención de la formación dual. 20 17 85,0

La capacitación de personas instructoras acompañantes 15 6 40,0Convenios con Centros Colaboradores vigentes 100 108 108,0Centros colaboradores gestados por persona asignada al programa. 2 7,25 362,5

Programas de Formación Dual desarrollados. 3 3 100,0

Fiscalizaciones realizadas en la atención de las MIPYMES en los servicios de capacitación y formación profesional. 4 1 25,0

Unidad de Certificación Asesorar a técnicos para la elaboración de pruebas de certificación 45 46 102,2

Fiscalización del Servicio de Certificación en el ámbito nacional, mediante monitoreo trimestral. 4 4 100,0

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Fiscalización de contratos 265 266 100,3Incrementar en nuevos servicios de capacitación y formación profesional acreditados. 6% (193) 431 223,3

SCFP de entidades públicas y privadas sometidas al proceso de acreditación, con el especialista asignado 616 661 107,3

Cantidad de servicios acreditados por funcionario 110,6 314,7


La gestión de trámites de “Llave en Mano”: 1 1 100,0


185 161 87,0

Unidad Coordinadora de la Gestión Lineamientos dirigidos a las unidades sobre la administración de los sistemas y programas adscritos a cada una de ellas así como de aquellos instaurados a nivel institucional, a saber presupuesto, plan operativo institucional, control interno, seguimiento de recomendaciones de auditoría y gestión de la calidad.

15 15 100,0

Un Modelo propuesto para la normalización de los procesos de verificación de condiciones 1 1 100,0

5.1.4 Año 2010

UNIDAD COORDINADORARESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

(Cifras porcentuales)

Meta Resultados CumplimientoMeta %

Cumplimiento Promedio 100.0

15 Directrices emitidas por la Unidad Coordinadora a las Unidades adscritas a la Gestión. 15 100.0

UNIDAD DE ARTICULACIÓN

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RESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS(Cifras porcentuales)


Cumplimiento Promedio 100,0

Cantidad de cartas de entendimiento suscritas (1). 1 100,0

Programas revisados (1). 1 100,0

Esta meta se cumplió, a pesar del poco tiempo de creación de la unidad, debido al esfuerzo realizado por el personal que fue designado en el mes de agosto del 2010.

Los logros realizados por esta unidad, son los siguientes:

Carta de entendimiento N° 5 con el Colegio Universitario de Limón (CUN-LIMÓN) en el área de Guía Naturalista. Se revisó un programa con el CUN-LIMÓN en el área de inglés como segunda lengua, además se generó el adenda N° 3 de la carta N° 2 de la misma área.

Se firma un convenio con la Universidad FIDÉLITAS

Se realizó una labor dirigida al cliente externo, para lo cual se desarrollaron una serie de talleres de trabajo, en los siguientes entes: Universidad Latina Sede Heredia, Universidad Nacional, Sede Heredia, UNED, Sede Sabanilla, Montes de Oca, ITCR, Sede Cartago, Universidad Santa Paula, Sede Curridabat, Unidad Técnica de Articulación (UTA), Sede CONARE, Pavas.

UNIDAD DE ACREDITACIÓNRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

El

segundo indicador se sobre ejecutó en un 5,7%. Los datos fueron obtenidos del Estudio de Evaluación de Impacto del Servicio de Acreditación, de las 78 entidades consultadas, 66 manifestaron su satisfacción con el servicio prestado por la Unidad de Acreditación.

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(70%) Nº de SCFP acreditados / Nº de Solicitudes de Acreditación con especialista asignado.

560/642 124,4

(80%) Nº de entidades usuarias que declaran satisfacción / Nº de entidades usuarias entrevistadas.

66/78 105.7

(100%) Nº de contratos fiscalizados / el Nº. de contratos vigentes. 101/106 95,2


Con respecto al nivel de cumplimiento del indicador de los contratos fiscalizados, este muestra un 95,2%. Esta labor permite mantener un sistema de vigilancia y monitoreo permanente de los estándares de calidad de las entidades con servicios acreditados. La cantidad de contratos vigentes son 106 y se fiscalizaron 101, de ahí el no cumplimiento total de la meta.

UNIDAD DE CERTIFICACIÓNRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

UNIDAD DE CENTROS COLABORADORESRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

Para la Unidad de Centros Colaboradores, la meta se sobrepasó en un 9%, como producto de las labores de coordinación realizadas por las personas Encargadas de los Centros Colaboradores, quienes lograron efectuar los trámites para concretar los convenios.

Las metas relacionadas con la Formación Dual, a consecuencia de la reorganización de la Estructura Organizativa del Instituto Nacional de Aprendizaje, se trasladaron a partir del segundo semestre a otras dependencias (UDIPE y la Unidad de Articulación). Los resultados finales de los resultados de esta meta, se presentan en estas últimas unidades. Sin embargo, para el primer semestre del año 2010, la Unidad de Centros Colaboradores presentó un avance en el cumplimiento de las mismas, el cual se muestra a continuación:


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(90%) No. de docentes asesorados en el diseño y aplicación de pruebas / No. de docentes asignados por los NFST y las UR.

366 docentes 111,2

4 Estudios de fiscalización en la prestación del servicio de certificación por competencias. 4 100,0

(100%) No. de recomendaciones cumplidas / No. de recomendaciones emitidas y atinentes a la Unidad Certificación.

11/12 91,6



110 Centros Colaboradores vigentes. 120 109,0


Cumplimiento Promedio 32.0

3 programas de Formación Dual desarrollados. 1 33,3

20 personas funcionarias asesoradas de los NFST. 3 15,0

20 personas monitoras formadas. 4 20,0

15 personas instructoras acompañantes capacitadas. 9 60,0

El avance en el cumplimiento de estas metas en términos generales fue el siguiente:

Se desarrolla el programa de formación dual “Teoría de Montaje de Planchas de Fotopolímeros” (IGIR0002), con una duración de 25 horas.

Se efectuó asesoría a 3 personas funcionarias del Núcleo de Industria Gráfica para la revisión y mantenimiento de los módulos que se aplican bajo la modalidad de Formación Dual.

Se capacitó a 4 personas monitoras del Centro Colaborador JASEC, como una iniciativa para ejecutar Servicios de Capacitación y Formación Profesional bajo la modalidad de Formación Dual.

Se efectuó un proceso de formación de 9 instructores acompañantes, mediante entrega de documentación escrita y un seguimiento directo para el cumplimiento de objetivos.

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5.1.5 Año 2011

GESTIÓN RECTORA SINAFORRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

Objetivo Operativo Indicadores

Meta Programada y Resultado Cálculo de resultado de

la meta Anual Resultados Alcanzados

Nivel de Cumplimiento

Desarrollar una herramienta que permita la planificación prospectiva de los pilares del SINAFOR adscritos a la Gestión Rectora, para la optimización en el uso de los recursos y por consiguiente, al mejoramiento en la prestación de los servicios ofrecidos a las personas usuarias.

Plan prospectivo de los pilares del SINAFOR adscritos a la Gestión Rectora.

100% 1 100%

Avance del Plan

elaborado / Plan

propuesto.

Gestionar estratégicamente la administración de los pilares del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional que tienen bajo su responsabilidad las unidades adscritas a esta Gestión, a fin de contribuir a la realización oportuna, innovadora y eficiente de los diversos servicios que se ofrecen.

Lineamientos estratégicos y operativos dirigidos a las Unidades adscritas a la Gestión Rectora del SINAFOR.

15 17 113%

Número de lineamientos estratégicos y operativos dirigidos a las Unidades adscritas a la Gestión Rectora del SINAFOR.

UNIDAD DE CENTROS COLABORADORESRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

Objetivo Operativo Indicadores Meta Programada y Resultado Cálculo de

resultado de la metaAnual Resultados

AlcanzadosNivel de

Cumplimiento

Establecer convenios de Centro Colaborador con unidades productivas que permita la ejecución de servicios de capacitación y formación profesional amparados a dicha figura legal y con sustento en el Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional.

Centros Colaboradores vigentes.

120 120 100%

Número de Centros Colaboradores vigentes.

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AlcanzadosNivel de

Cumplimiento

Fiscalizar los convenios de Centros Colaboradores con el fin de que se mantengan dentro de los términos definidos en el convenio.

Fiscalizaciones de Centros Colaboradores aplicadas

240 323 135%

Cantidad de fiscalizaciones de Centros Colaboradores aplicadas

UNIDAD DE ACREDITACIÓNRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS


Meta Programada y ResultadoCálculo de


AlcanzadosNivel de

Cumplimiento

Facilitar a las personas físicas y jurídicas interesadas en ofrecer servicios de capacitación y formación profesional, los elementos-técnicos docentes que le permitan alcanzar los estándares establecidos por el INA.

Porcentaje de SCFP acreditados 85% 82,3% 97%

Número de SCFP acreditados entre Número de SCFP con especialista asignado (743/906*100)

Garantizar que los servicios de capacitación y formación profesional acreditados se mantengan dentro de los parámetros de calidad establecidos en el contrato.

Fiscalizaciones de Contratos de Servicios de Acreditación aplicadas

190 177 93,1%

Cantidad de fiscalizaciones de Contratos de Servicios de Acreditación

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UNIDAD DE CERTIFICACIÓNRESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS

Indicadores

Meta Programada y Resultado

Cálculo del resultado de la metaAnual Resultados

AlcanzadosNivel de

Cumplimiento

Porcentaje de docentes asesorados en el diseño y ejecución de pruebas de certificación por competencias

95% 100% 105%

No. de docentes asesorados en el diseño y aplicación de pruebas / No. de docentes asignados por los NFST y las UR para los procesos de certificación por competencias.

Estudios de fiscalización en la prestación del servicio de certificación por competencias.

4 4 100%No. de estudios de fiscalización en la prestación del servicio de certificación por competencias.

UNIDAD DE ARTICULACIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL CON LA EDUCACIÓN RESUMEN CUMPLIMIENTO DE METAS


Meta Programada y ResultadoCálculo del resultado de la

metaAnual Resultados Alcanzados

Nivel de Cumplimiento

Garantizar que los procesos de articulación de la educación con la formación profesional realizados por el INA cuenten con la normalización del proceso a nivel institucional, con el fin de que las personas que intervienen en dicho proceso dispongan elementos para ejecutar su trabajo.

Plataforma documental para la Articulación de la Educación con la Formación Profesional.

100% 1 100%

Número de documentos incorporados al SICA entre el Número de documentos requeridos para el proceso de Articulación de la Educación con la Formación Profesional.

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AlcanzadosNivel de

Cumplimiento

Articular servicios de capacitación y formación profesional con la educación, ejecutando proceso de reconocimientos de esquemas de estudios con entidades públicas y privadas, para facilitar a las personas usuarias su proceso educativo a lo largo de la vida.

Servicios de capacitación y formación profesional articulados

3 0 0%

Número de servicios de capacitación y formación profesional articulados.

5.2 Resultados obtenidos en el cumplimiento del Plan estratégico Institucional (2008-2010)

De las metas descritas en el Plan Estratégico Institucional (2008-2010) (PEI), me permito mostrar el avance mostrado por la Gestión Rectora SINAFOR, en el orden en que éstas se ubicaron en dicho documento. Deseo reiterar los resultados están al 2010 en razón de que el plan se estableció hasta este periodo:

Objetivo Estratégico

Acceso a la Población en Riesgo SocialFomento Productividad y Competitividad del sector productivo

Objetivo Operativo Indicador Meta Responsabl

e Acciones

Diferenciación de Servicios

Aumento de personas en el Servicio de Certificación

Incrementar en un 90% del período(2008-2010)

Gestor Regional

Jefaturas de Unidades

RegionalesJefatura Unidad

Certificación

Promoción Especializada del Servicios

Registro en el Sistema

Priorización de las Necesidades

Con respecto al indicador señalado en el cuadro anterior, conviene mencionar que el Servicio de Certificación mejoró sustancialmente el número de solicitudes de personas atendidas, como se observa a continuación:

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Ello obedeció al trabajo conjunto de las distintas unidades regionales con la Unidad de Certificación y sobre todo al desarrollo de la “Propuesta Programación de los Días Sábados para la Aplicación de Pruebas de Certificación en las Unidades Regionales del INA”, así como la decisión de aplicar pruebas a grupos de personas. Todo ello influyó en el resultado alcanzado. Sin embargo es importante destacar que la demanda por este servicio ha crecido de forma excesiva, con respecto al recurso humano con que cuenta la Institución para la prestación del mismo.


Acceso a la Población en Riesgo SocialFomento Productividad y Competitividad del sector

productivoObjetivo

OperativoIndicad

or Meta Responsable Acciones

Segmentación(Focalización)

MIPYMESAtendidas

Incremento en 10% del año

base


RegionalesJefatura Unidad de Formación Dual y

Centros Colaboradores

Diagnóstico particular por unidad productiva

Solicitud de atención

Priorización de la atención

Ejecución de la atención

En atención a este indicador la Unidad de Centros Colaboradores no participó directamente en la ejecución del mismo, sino en la preparación de la estructura requerida para registrar la información.

En el año 2008 se trabajó en la revisión del registro de información de MIPYMES atendidas por las unidades regionales y los núcleos tecnológicos e incorporadas en el SEMS, en coordinación con la Unidad de Planificación. En el año 2009 se ofreció un proceso de capacitación a los funcionarios del Programa MIPYMES, con el fin de ejecutar consultas en el SEMS, con el propósito de validar los registros emitidos por las unidades ejecutoras.

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Objetivo Estratégi

co


Objetivo Operativ

oIndicador Meta Responsable Acciones

Incremento satisfacción del cliente

Nivel de Satisfacción del Cliente

Al menos el 80%

Lo califique de

“Bueno”

Gestor RegionalGestor

CompartidoGestor de

Formación y Servicios

Tecnológico

Diseño del estudio Levantamiento

del marco poblacional

Recolección de Información

Documento elaborado

En lo respecta a la Gestión que represento, este objetivo fue abordado por medio de: la Contraloría de Servicios que realizo varios estudios de satisfacción del cliente, en el año 2005 se obtuvo un 76.96% de calificación para el servicio como muy bueno y un 13.73% de bueno, para un total de un 90.69% , en el año 2006 el servicio fue calificado con 81.31% de muy bueno y 13.13% de bueno, en el año 2007 se califica como 80.56% de muy bueno y 16.11% de bueno y en el año 2008, se obtiene un 76.39% de muy bueno y un 17.59% de bueno. Asimismo, la Unidad de Acreditación realizó un trabajo titulado “Evaluación de Impacto de los Servicios de Formación y Capacitación Acreditados a Entes Públicos y Privados por el Instituto Nacional de Aprendizaje, período 2005-2006”, en el mismo se señaló un 87.5% de satisfacción con el servicio recibido. Con base en las evaluaciones descritas con anterioridad se concluyó que el servicio ofrecido por la Unidad de Acreditación venía superando las expectativas previstas para el período. A su vez en el año 2010 se planeo como meta en el POIA la realización de un estudio del grado de satisfacción de las entidades con servicios de capacitación acreditados el cual mostró nuevamente resultados positivos obteniéndose una calificación del servicio de un 93, los clientes aducen estar muy satisfechos.

A nivel de otras unidades de la Gestión se realizaron algunos estudios de satisfacción de los servicios brindados. Es así que la Unidad de Certificación elaboró el documento denominado “Fiscalización del Servicio de Certificación en Cuanto a la Aplicación de Pruebas”. Igualmente se desarrollo otro informe que mide el nivel de satisfacción del cliente interno, a saber: “Evaluación del Sistema de Contratación de Servicios de Capacitación Llave en Mano, con Entes de Derecho Privado”. Si bien en todos los estudios realizados encontramos oportunidades de mejora al trabajo desarrollado, en sí la prestación del servicio ha sido reconocida.

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ObjetivoEstratégi

co


Objetivo Operativ

oIndicador Meta Responsable Acciones

Incremento Satisfacción del cliente

Disminución de listas de

clientes en espera de ser

atendidos en el Servicio de

Certificación

90% en período(2008-2010)


RegionalesJefatura Unidad de Certificación

Base de datos actualizada de solicitudes

Aplicación de pruebas diagnósticas

Certificación

Para contribuir al cumplimiento de esta meta la Unidad de Certificación llevó a cabo procesos de fiscalización del Servicio de Certificación en el ámbito nacional. Es así que se efectuaron cuatro monitoreos por año, utilizando como base el Sistema de Información de la Gestión Compartida (SIGC), módulo Certificación. Para ello se efectuaron análisis estadísticos de las solicitudes del servicio por unidad regional y sector productivo, en el cual se observó que existen un número importante de solicitudes en listas de espera. Ello en razón del crecimiento vertiginoso a nivel del número de solicitudes de certificación. Es importante rescatar que las cifras demuestran por año un importante número de solicitudes de certificación atendidas a nivel de las unidades regionales, sin embargo no menos cierto es lo descrito con anterioridad y que se refiere al incremento en la demanda del servicio. En este sentido la meta no tuvo el resultado esperado.


Acceso a la Población en Riesgo SocialFomento Productividad y Competitividad del sector

productivoObjetivo

Operativo Indicador Meta Responsable Acciones

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Reposicionamiento en el mercado

(Priorización del Cliente)

Mayores facilidades

para el acceso de

información

Un plan integral de mercadeo

de los servicios

con cobertura nacional

Gestor RegionalGestor

CompartidoGestor de


Tecnológicos

Identificar los nichos de mercado para cada uno de los servicios

Definir las estrategias y los medios de promoción

Implementación del plan integral

En el caso de la Gestión y siendo la acreditación un producto final, se consideró inoportuno la realización de un plan de mercadeo de estos servicios con cobertura nacional. Ello en razón de la cantidad de clientes en lista en de espera.En lo referente al Programa de Centros Colaboradores se presentó a la Gerencia, mediante el oficio UFDCC-0329-09 el proyecto Plan de Mercadeo del Programa de Centros Colaboradores.Por otra parte el Servicio de Certificación fue promocionado mediante una campaña publicitaria y se participó en ferias organizadas por la Institución.

Objetivo Estratégi

coPropuesta SINAFOR

Objetivo Operativ

oIndicad

or Meta Responsables Acciones

Desarrollar la propuesta del SINAFOR

Proyecto para el modelo del sistema

Un proyecto diseñadoen el 2008

Gerencia General (Comisión)Jefatura de la Asesoría Legal

Estudio del marco legal de cada uno de los actores

Delimitación del marco legal bajo el cual funcionará el sistema

Definición del ámbito de gestión de cada uno de los actores

Identificación de la instancia responsable

La Gestión participó en la Comisión constituida por la Presidencia Ejecutiva para la elaboración del documento, éste se titula “Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (SINAFOR)”.

Objetivo Estratégico Propuesta SINAFOR

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Objetivo Operativo Indicador Meta Responsables Acciones

Fortalecimientode los

componentesvinculados al

SINAFOR

Aumento en los

programas de

formación equiparado

s con colegios

universitarios

5 % en el períodorespecto

al año base: 2007

(2008-2010)

Subgerente Técnico

Jefaturas de Núcleos de


TecnológicosJefatura Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores

Diagnóstico de la oferta disponible Toma de decisiones Planificación del plan de trabajo Ejecución del plan de trabajo

En lo atinente al Programa de la Articulación de la Educación con la Formación Profesional, en el año 2007 se tenían articulados 31 programas. Sin embargo con la creación de la Universidad Técnica, la personería jurídica de los entes que conforman dicha universidad y que contaban con cartas de entendimiento para la homologación de programas, queda sin efecto, lo cual provocó una disminución en los programas equiparados. Aunado a esto la carencia de recurso humano que ha caracterizado este programa desde su traslado a la Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores, aspecto que fue comunicado en ese periodo por escrito en varias ocasiones. Lo cual produjo el no cumplimiento de la meta.

Indicador Fuente

2007(año

base)

Metal defini

da

Meta del

período

2008 2009 2010

Avance del

período

Aumento en los programas de formación equiparados con colegios universitarios

Datos UFDCC 31 5% 33 8 8 2 54.5%

En lo atinente al Programa de Centros Colaboradores.


Objetivo Operativo Indicador Meta Responsable

s Acciones

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Fortalecimiento

de los

componentes

vinculados al

SINAFOR

Incremento de Centros Colaboradores

10% en el período

(2008-2010)

Jefatura Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores

Jefaturas de Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos

Diagnóstico de la oferta disponible

Toma de decisiones

Planificación del plan de trabajo

Ejecución del plan de trabajo

Esta meta fue superada, dado el interés de las empresas en participar en este tipo de programa y en razón de los beneficios que el mismo les ofrece en la atención de sus necesidades puntuales.

Indicador Fuente2007(a

ño base)

Metal defini

da

Meta del

período

2008 2009 2010

Avance del

período

Incremento de Centros Colaboradores

Datos UFDCC 70 10% 77 85 108 120 155%


Objetivo Operativo Indicador Meta Responsables Acciones

Fortalecimiento de los

componentes vinculados al

SINAFOR

Aumento de servicios

de formación

acreditados

10% en el

período(2008-2010)

Jefatura Unidad de Acreditación

Jefaturas de Núcleos de


Tecnológicos

Ajuste de la normativa vigente

Ampliación de los ámbitos de acción

Diagnóstico de la oferta disponible

Toma de decisiones

Esta meta se logró sobrepasar con el apoyo de los núcleos de formación y servicios tecnológicos, quienes asignaron una mayor cantidad de especialistas a partir del II semestre del año 2008, además se aprobó el nuevo Reglamento de Acreditación, el cual definió la nueva integración del Consejo de Acreditación, participando en él únicamente funcionarios INA, lo que condujo a una frecuencia mayor en el número de sesiones del mismo.

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En el año 2009 la Unidad de Acreditación ha mantenido a tiempo completo dos especialistas para la atención de servicios de capacitación y formación profesional en los subsectores de informática e inglés, asimismo se contó con una especialista en estética, tres días por semana. Otras variables a tomar en consideración son la modificación de los procedimientos, la dotación de equipo portátil a los funcionarios y el pago de Kilometraje. Lo anterior descrito facilitó el alcance de la meta.

Indicador Fuente

2007 (año base)

Metal defini

da

Meta del

período

2008 2009 2010

Aumento de servicios de formación

acreditados

Datos UA 182 10% 200 268 431 484.

Objetivo Estratégico Servicio al cliente de alto nivel

Objetivo Operativo

Indicador Meta Responsa

bles Acciones

Mejorar la dotación y

administración del recurso

humano

Banco de Docentesde planta

Desarrollar un banco

de docentes a nivel

institucional al 2008

Gerente General (comité)

Inventario institucional del recurso humano docente

Relación de puesto actualizada

Ubicación del recurso humano según competencias profesionales

Implementación del Banco

Con respecto a este objetivo conviene mencionar que la Gestión participó en la elaboración de los documentos denominados: “Proyecto Constitución y Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnicos Docentes 2008-2010” y el de “Acciones a Desarrollar para Operativizar el Comité Gerencial para la Administración del Banco de Recursos Humanos Docente y Técnico Docente del INA”.

Objetivo Estratégico Gestión de Recursos Humanos

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Objetivo Operativo

Indicador Meta Responsabl

es Acciones

Estructura Orgánica

Alineada hacia los procesos sustantivos (funciones, perfiles y tareas)

Estructura orgánica

institucional alineada

Un Proyecto

de la estructura orgánica alineada(Para el

año 2008)

Gerencia General (Comité)

Elaboración de un plan de trabajo

Desarrollo de actividades

Elaboración de la propuesta

Aprobación de la propuesta

Implementación

La Gestión participó en la comisión constituida por la Gerencia General llamada “Oportunidades de Mejora a la Estructura Orgánica Institucional”, como secretaría técnica de la misma. A partir de la información contenida en las actas se elaboró documento titulado “Reorganización Estructural Integral del INA”, mismo que fue aprobado por la Junta Directiva del INA mediante acuerdo 135-2009-JD de la sesión N° 4417 de fecha 30 de noviembre del 2009.

5.3 PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL 2012-2016

En el esfuerzo institucional emprendido para concretar el Plan Estratégico Institucional, la GR-SINAFOR participó activamente en la definición de objetivos estratégicos y operativos, así como en la formulación de las metas y en la forma en se van a ser medidos en el periodo para el cual el plan fue concebido. De esta forma sus compromisos quedaron definidos según se detalla en el cuadro que se muestra a continuación.

OBJETIVO ESTRATÉGICO

OBJETIVO OPERATIVO INDICADOR FÓRMULA RESPON-

SABLESMETA DEL PERÍODO META ANUAL

Ejecutar el presupuesto según prioridades, objetivos y metas definidas.

Monitorear y controlar la ejecución de las metas y su respectivo presupuesto en los diferentes niveles de decisión.

Porcentaje de avance de ejecución presupuestaria según meta asignada.

Presupuesto ejecutado /Presupuesto asignado *100. Gestora /

Jefaturas de Unidad

100%

2011 2012 100%2013 100%2014 100%

Meta alcanzada/ Meta programada *100

2015 100%

2016 100%

Ejecutar el presupuesto según prioridades, objetivos y metas definidas.

Re direccionar oportunamente los recursos financieros que las unidades no ejecutarán según sus metas, a otras prioridades.

Porcentaje de recursos financieros ociosos re direccionados oportunamente.

Recursos financieros ociosos re direccionados oportunamente / Total Recursos financieros ociosos *100.

Gestora / Jefaturas

de Unidad100%

2011

2012201320142015

2016

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Administrar eficientemente el capital humano para atender las diversas necesidades institucionales priorizando las áreas estratégicas del país.

Implementar el proyecto de banco de docentes.

Porcentaje de docentes asignados según solicitud de la GR SINAFOR al banco de docentes.

Cantidad de docentes asignados según solicitud de la GR SINAFOR al banco de docentes / Total de docentes solicitados por la GR SINAFOR al banco de docentes *100.

Subgerencia Técnica /Gestora

85%

2011 2012 85%2013 85%2014 85%2015 85%

2016 85%

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Mejorar la eficiencia en los procesos técnicos y administrativos institucionales.

Medir el desempeño de los procesos.

Relación de la calificación del desempeño de los funcionarios Vrs Calificación obtenida por la Unidad en la evaluación anual.

Promedio de las calificaciones del desempeño individual.

Gestora / Jefaturas

de Unidad90%

2011

2012Mayor o Igual a

90%

2013Mayor o Igual a

90%Calificación obtenida por la Unidad en la Evaluación anual.

2014Mayor o Igual a

90%

2015Mayor o Igual a

90%

2016Mayor o Igual a

90%

2012 2013 2014 2015 1

2016 1

Desarrollar el SINAFOR para lograr el posicionamiento del INA, como ente rector de la capacitación y la formación profesional.

Establecer alianzas para ampliar la ejecución de SCFP, regulados por el INA.

Cantidad de Centros colaboradores vigentes.

Número de Centros colaboradores vigentes.

Gestora / Jefatura de

Unidad5% anual

2011

2012 5%2013 5%2014 5%2015 2016

Desarrollar el SINAFOR para lograr el posicionamiento del INA, como ente rector de la capacitación y la formación profesional.

Establecer alianzas para ampliar la ejecución de SCFP, regulados por el INA.

Tasa de crecimiento anual de los SCFP acreditados y renovados que prestan las empresas privadas.

Cantidad de SCFP acreditados y renovados en año actual- Cantidad de SCFP acreditados y renovados en el año anterior / Cantidad de SCFP acreditados y renovados en el año actual *100

Gestora / Jefatura de

Unidad10%

2011

2012 10%

2013 10%

2014 10%

2015

2016

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Desarrollar el SINAFOR para lograr el posicionamiento del INA como ente rector de la capacitación y la formación profesional.

Desarrollar, validar e implementar el Sistema de Información de la Gestión Rectora del SINAFOR.

Cantidad de etapas finalizadas del Sistema de Información de la Gestión Rectora del SINAFOR (SIGR SINAFOR).

Número de etapas finalizadas del Sistema de Información de la Gestión Rectora del SINAFOR.

Gestora / Jefaturas

de Unidad3

2011

2012 Desarrollo

2013 Validación

2014 Implementación

2015

2016

Desarrollar el SINAFOR para

lograr el posicionamiento del INA como ente rector de la capacitación y la formación

profesional.

Desarrollar eventos para

transferir competencias

técnicas y pedagógicas a docentes de

entes públicos y privados, que

prestan servicios de

capacitación y formación

profesional con y sin fines de

lucro.

Cantidad de eventos de

transferencias técnicas y

pedagógicas dirigidos a

docentes de entes públicos y

privados, que prestan servicios de capacitación y

formación profesional con y sin fines de lucro.

Número de eventos de

transferencias técnicas y

pedagógicas dirigidos a

docentes de entes públicos y privados, que

prestan servicios de

capacitación y formación

profesional con y sin fines de

lucro.

Gestora / Jefaturas

de Unidad10

2011

2012 2

2013 2

2014 2

2015 2

2016 2

Desarrollar el SINAFOR para lograr el posicionamiento del INA como ente rector de la capacitación y la formación

Establecer un sistema de equivalencias y homologaciones entre los servicios INA y los servicios de los entes

Cantidad de etapas realizadas del Sistema de equivalencias y homologaciones entre el INA y entidades públicas y privadas.

Número de etapas realizadas del Sistema de equivalencias y homologaciones entre el INA y entidades

Gestora / Jefaturas

de Unidad /

USU

3

2011

2012 Desarrollo

2013 Validación

2014 Implementación

2015

2016

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Desarrollar el SINAFOR para lograr el posicionamien-to del INA como ente rector de la capacitación y la formación profesional.

Implementar el proyecto "Estructura y Plan para la Operacionali-zación del SINAFOR".

Cantidad de fases del proyecto "Estructura y Plan para la operacionalización del SINAFOR" finalizadas.

Número de fases del proyecto "Estructura y Plan para la operacionali-zación del SINAFOR" finalizadas.

Subgerencia Técnica/

UCG (SINAFOR, GFST, GR)

4

2011 Diseño y Aproba-

ción

2012 Divulga-ción

2013 Ejecución

2014 2015 2016

Impactar con los SCFP en el mercado laboral.

Aplicar las recomendaciones derivadas de los estudios de impacto.

Porcentaje de recomendaciones aplicadas derivadas de los estudios de impacto de la UPE.

Cantidad de recomendaciones aplicadas derivadas de los estudios de impacto de la UPE / Total de recomendaciones derivadas de los estudios de impacto de la UPE*100.

Gestora / Jefaturas

de Unidad100%

2011 2012 100%2013 100%2014 100%2015 100%

2016 100%

Lograr la satisfacción de la población que ha recibido SCFP.

Aplicar las acciones correctivas derivadas de los estudios de evaluación.

Porcentaje de acciones correctivas implementadas derivadas de los estudios de evaluación de la UPE.

Cantidad de acciones correctivas implementadas derivadas de los estudios de evaluación de la UPE / Total de acciones correctivas derivadas de los estudios de evaluación de la UPE.

Gestora / Jefaturas

de Unidad100%

2011 2012 100%2013 100%2014 100%2015 100%

2016 100%

Lograr la satisfacción de la población que ha recibido SCFP.

Medir en forma rotativa, el grado de satisfacción de la población atendida por los servicios técnicos ofrecidos por las unidades adscritas a la Gestión Rectora del SINAFOR.

Cantidad de estudios de satisfacción de la población atendida por las unidades adscritas a la Gestión Rectora del SINAFOR realizados.

Número de estudios de satisfacción de la población atendida por las unidades adscritas a la Gestión Rectora del SINAFOR realizados.

Gestora / Jefaturas

de Unidad5

2011 2012 1

2013 12014 12015 1

2016 1

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5.4 Otros indicadores inherentes al periodo:

En este apartado se resume la labor desplegada por cada una de las unidades adscritas en la atención de los usuarios de los servicios y se muestran los logros alcanzados.

5.4.1 Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional:Durante el período 2007-2010 la Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional (UCSC) experimentó una serie de cambios trascendentales en su quehacer cotidiano, lo que implicó modificar las actividades sustanciales realizadas por esta unidad. Es así como se pasó de la contratación de servicios, definición de procedimientos e instrumentos para ejecutar la actividad de contratación, estimación de costos y fiscalización de la ejecución de los contratos, a la fiscalización de los servicios y definición de costos de referencia. El cambio se gestó paulatinamente a partir de la modificación del Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, en setiembre de 2007, que propició el marco jurídico para que se pudiera contratar en forma directa, no solo a ente de derecho público sino también a entes de derecho privado, esto con la introducción del Artículo 15 en el citado reglamento, adicionalmente se habilitó a las Unidades Regionales del INA para gestionar dichas compras, las cuales hasta ese entonces se realizaban en forma centralizada en la Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.

También durante este período se atendieron otras actividades remanentes del anterior modelo y otras que surgen en el nuevo contexto, a saber:

Contratación de servicios de capacitación y formación profesional.

Fiscalización de los contratos de servicios de capacitación y formación profesional realizados en las diferentes Unidades Regionales.

Calculo de revisiones de precios: es importante destacar la labor realizada por la UCSC, particularmente en el año 2007 (209 revisiones de precios realizadas) cuando se debió atender una gran cantidad de solicitudes de revisión de precios de contratos de servicios de instrucción técnica, labor que hasta ese año no había sido atendida por la institución lo que provocó un cuello de botella que afectó el funcionamiento normal de la Unidad. Esa acumulación de solicitudes continuó siendo atendida en los años posteriores y para el 2009 prácticamente se concluyó dicha labor.

Elaboración de pliegos de condiciones: documentos con los requerimientos técnicos, administrativos y legales necesarios para las unidades regionales efectuaran los procesos de compra de servicios.

Estimación de costos INA: costos definidos por la institución para contratar servicios de capacitación y formación profesional, a oferentes que se sometan a los mismos.

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Elaboración de las descripciones técnicas de los servicios a contratar: esta actividad tiene una similitud con la elaboración de pliegos de condiciones, solo que ahora cada unidad tramitadora deberá elaborar sus propios pliegos de condiciones, utilizando como insumo esta información preparada por la UCSC.

Calculo de costos de referencia: estos costos servirán de base comparativa para la toma de decisiones a nivel regional.

Elaboración, mantenimiento y actualización de los procedimientos, instructivos, formularios y registros, contenidos en el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SICA), necesarios para desarrollar los procesos de contratación a nivel institucional.

Asesoramientos en temas específicos relacionados con la contratación de servicios de capacitación y formación profesional, mediante reuniones mensuales, atención individualizada en las diferentes regionales, atención de consultas telefónicas y mediante de correo electrónico.

Algunas estadísticas importantes a rescatar:

UNIDAD DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN PROFESIONAL: CANTIDAD DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL PERÍODO 2007-

2010

Cantidad realizada por año

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 2007 2008 2009 2010*Contratos formalizados por la UCSC 3 8 1 0

Contratos fiscalizados 53** 49** 162** 77**

Revisiones de precios concluidas y tramitadas

209 119 28 0

Pliegos de condiciones elaborados 12 50 40 0

Estimaciones de costos elaboradas 58 379 354 0

Descripciones técnicas de servicios elaboradas

na na na 5

Costos de referencia elaborados na na na 44

Atender solicitudes de Servicios de Instrucción técnica

na na na na

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Documentos revisados del Sistema Institucional de Calidad (procedimientos, formularios, instructivos, registros)

46 50 50 79

Asesoramientos realizados a la UR en materia de contratación de servicios de capacitación y formación profesional

12 46 66 80

*Corte al 31 de julio de 2010

** Incluye los contratos formalizados por las diferentes unidades regionales, tanto con entes públicos como privados.

***El Reglamento de Instrucción Técnica se venció en diciembre de 2006. A partir de esa fecha no se contrataron en la UCSC más servicios de ese tipo.

Nd: No hay datos de esta actividad para ese año

Na. No aplica para ese año

Fuente: PCSC

La información de los contratos fiscalizados en el período 2007-2010 se resume a continuación:

DISTRIBUCIÓN DE LOS CONTRATOS FISCALIZADOS POR UNIDAD CONTRATANTEPeriodo 2007-2010

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El año 2006 se toma como referencia con el fin de explicar que la contratación de servicios de capacitación y formación profesional, mediante el trámite de compra directa, fue trasladada a las Unidades Regionales, la UCSC únicamente asume las contrataciones concursadas.


Unidad Contratante 2007 2008 2009 2010**

Total* 56 49 162 77

Brunca 9 3 6 1

Cartago 3 4 13 13

Central Occidental 9 6 29 11

Central Oriental 0 7 26 12

Chorotega 12 4 17 12

Heredia 7 4 17 2

Huetar Atlántica 0 1 12 1

Huetar Norte 9 5 26 22

Pacífico Central 4 7 10 3

UCSC 3 8 6 0Fuente: PCSC*Se consideran en el total los contratos que abarcan varios periodos**Fecha corte: 31 de julio de 2010

Se realizaron también en el periodo, otras actividades secundarias pero que demandaron la atención del recurso humano asignado a la UCSC, éstas se enlistan a continuación:

Mantenimiento y administración del Sistema Informático de Contratación de Servicios de Instrucción Técnica (SCIT).

Actualización y mantenimiento de la base datos del Sistema de Información de la Gestión Compartida (SIGC), módulo de contratación.

Cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna del Instituto.

Atención de los asunto relacionados con la Comisión Central de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, preparación de agendas, redacción de actas, convocatorias, entre otras funciones.

Implementación de un Buzón Virtual dedicado a los temas de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.

Proyecto de digitalización de todos los expedientes de los docentes pertenecientes al banco de instructores de servicios de instrucción técnica.

Definición de requerimientos para el proyecto de cubos de información.

Elaboración de una propuesta de procedimiento para la contratación de servicios técnicos de capacitación y formación profesional.

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Administración y mantenimiento del módulo de contratación de servicios de capacitación y formación profesional del Sistema de Información de la Gestión Compartida (SIGC).

Creación, mantenimiento y administración de la base de datos de los servicios de capacitación y formación profesional contratados por las unidades regionales de la institución.

CANTIDAD Y MONTO DE SCFP CONTRATADOS POR AÑOPERIODO 2007-2010

Concepto Año2007 2008 2009 2010*

SCFP 81 9810 1881 255

MONTO ¢91.189.639,0 ¢13.252.087.966,0 ¢2.675.496.240,0 ¢216.851.510,0

5.4.2 Acreditación de Servicios de Capacitación y Formación ProfesionalLa prestación del Servicio de Acreditación se sustenta en el Reglamento de Acreditación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, aprobado en la sesión de Junta Directiva N° 4354, celebrada el 25 de agosto del 2008 y publicado en el diario oficial La Gaceta N° 189 del 1° de octubre del 2008.

Fuente: INA. Unidad de Acreditación.

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En el año 2006 la unidad obtuvo como resultado 19 entes con 387 servicios acreditados, se logró finalizar el año 2011 con un incremento importante de esta cifra 136 entes con 1609 servicios acreditados. Conviene destacar que la mayoría de los servicios acreditados concuerdan plenamente con las prioridades definidas por la Administración.

Dentro de las actividades que se implementaron en el período y que coadyuvaron a un mejor desempeño están:

- Creación de bases de datos donde se registren tiempos y productos logrados en los distintos periodos.

- Aprobación del actual Reglamento de Acreditación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional.

- Actualización de procedimientos y formularios.

- Creación del logo del Sistema de Acreditación.

- Capacitación del personal en la temática de diseño curricular.

- Estandarización de los certificados que se emiten para las personas participantes en los servicios de capacitación y formación profesional acreditados.

- Funcionamiento de la página WEB del INA.

- Elaboración de estudios de satisfacción del cliente.

- Proyección de los requerimientos de los tiempos de las personas docentes que intervienen en los procesos de acreditación.

- Se logró la capacitación y certificación de un grupo de 15 docentes de entidades con servicios de capacitación y formación profesional acreditados, en el tema Formación de Formadores por Competencias.

- Se logro implementar el Sistema de Correspondencia Institucional.

- Se incluyeron objetivos de calidad tendientes a reducir los tiempos de respuesta a los a clientes del servicio de acreditación.

- Se diseño y se implementaron los cubos de información, los cuales permiten contar con datos de manera oportuna.

- Se enlazaron esfuerzos con la Unidad de Certificación, en beneficio de las entidades y de los usuarios de éstas, tales como: aplicación de pruebas de certificación a estudiantes de entidades con servicios acreditados.

- Promoción interna y externa del Servicio de Acreditación.

- Mejoras al módulo de Acreditación del Sistema de Información de la Gestión Compartida (SIGC).

- Capacitación en formación de formadores para las personas docentes con entes con servicios acreditados.

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5.4.3 Certificación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional:La unidad ha procurado ofrecer un servicio de calidad que garantice el reconocimiento formal de las competencias laborales de las personas que accedan al mismo, para ello ha hecho hincapié en los procesos supervisión. Los resultados obtenidos se muestran a continuación:

Docentes Asesorados para el Diseño de Pruebas y Cantidad de Pruebas Elaboradas, Periodo 2008-2011

Año Docentes Asesorados Pruebas Elaboradas

2008 29 69

2009 47 85

2010 23 38

2011 25 49

Total 124 241

Fuente: Registros documentales de la Unidad de Certificación.

El 2009 fue el año en el cual se atendió mayor número de personas docentes con el fin de asesorarlos en la metodología utilizada para el diseño de pruebas. Así mismo, se observa que en este mismo año se elaboró la mayor cantidad de pruebas, a saber 85 instrumentos de evaluación en los diferentes sectores productivos que atiende el INA.

Docentes Asesorados para la Aplicación de Pruebas y Cantidad de Pruebas Aplicadas, Periodo 2008-2011

Año Pruebas

Aplicadas

Docentes

2008 9.389 201

2009 10.598 195

2010 13.686 344

2011 13.143 337

Total 46.816 1.077

Fuente: Registros documentales de Unidad de Certificación y FR UC 21 “Autorización para la Emisión del Certificado o Titulo”

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El 2010 fue el año en el cual se asesoró mayor número de personas docentes y a su vez, se aplicó la mayor cantidad de pruebas, observándose un leve descenso durante el 2011.

El Servicio de Certificación se prestó a nivel nacional y los resultados demuestran el empeño desplegado en la aplicación de pruebas teóricas y prácticas; reconociéndose así las competencias laborales que posee una persona indistintamente de la forma en que las haya adquirido.


- Investigación de la demanda para el servicio de certificación.

- Determinación del tiempo real de respuesta institucional al cliente del servicio de certificación.

- Seguimiento a pre-matriculas del servicio de certificación.

- Estudios de satisfacción del cliente interno y de opinión de los usuarios.

- Proyectos para programar días sábados en la aplicación de pruebas de certificación a nivel de las unidades regionales.

- Monitoreos trimestrales del servicio de Certificación.

- Proyecto piloto de la Red de Instituciones de Formación Profesional, Certificación de la Competencia Laboral “Facilitador de la Formación”.

- Campaña interna promocional del servicio de certificación.

- Definición de estrategias para la reducción de las listas de espera (por ejemplo -aplicación de pruebas grupales).

- Mejoras al módulo de certificación del Sistema de Información de la Gestión Compartida.

- Optimizar la captura de la demanda del servicio de acreditación, por medio del incremento en el número de personas con acceso al módulo de certificación del SIGC.

- Se realizó un estudio que permitiera determinar si las pruebas existentes pueden llegar al nivel de programa.

- Se solicitó a la Unidad de Planificación y Evaluación, que incorpore un apartado en los estudios de demanda, a fin de recopilar información sobre los requerimientos de necesidades de certificación.


- Se solicito a la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos, analizar si se puede confeccionar una lista de materiales requeridos para la aplicación de las pruebas.

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- Se realizó un inventario de las pruebas existentes con la fecha en que fue confeccionada o actualizado su diseño, con el fin de motivar a los núcleos para mantener actualizada su oferta.

5.4.4 Centros ColaboradoresConscientes de la necesidad de flexibilizar y ampliar la cobertura en el desarrollo de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, se estableció el desafío de incrementar la cantidad de Centros Colaboradores como una alternativa para mejorar el servicio ofrecido a las empresas usuarias. Los resultados fueron satisfactorios según se observa.

Fuente: INA. Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores.

Fuente: INA. Unidad de Formación Dual y Centros Colaboradores.

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- Evaluaciones del Programa de Centros Colaboradores.

- Digitalización de los expedientes de Centros Colaboradores.

- Capacitación técnico metodológica para las personas docentes de los Centros Colaboradores.

- Disminución del tiempo requerido para gestar un Centro Colaborador.

- Actualización de la información del módulo de Centros Colaboradores del SIGC.

- Promoción interna y externa del programa de Centros Colaboradores.

5.4.5 Articulación de la Educación Formal con la Formación Profesional

La Unidad de Articulación de la Educación Formal con la Formación Profesional responde a las acciones emprendidas para desarrollar la Reorganización Estructural Integral del INA, según se deriva del acuerdo de Junta Directiva N° 135-2009-JD, de la sesión N° 4417 de fecha 30 de Noviembre de 2009 y acuerdo N° 009-2010-JD de la sesión 4425 con fecha 1° de febrero de 2010, donde consta la aprobación y visto bueno para implementar las acciones necesarias y poner en operación la nueva dependencia.

En este sentido la participación se concreta en:

- Definición de funciones de la Unidad de Articulación.

- Actualización del inventario de entidades públicas y privadas que ofrecen servicios de educación, capacitación y formación profesional, con las cuales el Instituto puede desarrollar convenios marco para la articulación.

- Desarrollo de los procedimientos, instrucciones y formularios del servicio de articulación en el Sistema de Calidad Institucional.

- Distribución de actividades para el cumplimiento de las metas, administración del presupuesto, auto-evaluación de control interno y del Sistema de Valoración de Riesgos.

- Definición de requerimientos para el nuevo sistema de información.

- Base de datos de convenios de articulación y de cartas de entendimiento suscritas.

- Se implemento el Sistema de Correspondencia Institucional y se instauró el archivo físico de la unidad.

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- Investigación de modelos similares en otros entes de formación y capacitación similares al INA.

Procesos de promoción internos y externos del servicio de articulación (diseño de presentación) Se realizaron visitas de promoción a entes públicos y privados, en los cuales se llevó a cabo una presentación multimedia, sobre el quehacer de la Unidad de Articulación, el interés de la misma en articular con cada uno de ellos, los beneficios para los participantes y para las Universidades, así como del proceso para llevar a cabo dicho trámite.

Durante las visitas se hizo entrega de CD`s con información de la Oferta Formativa del 2011, con el fin de que los mismos analizaran las áreas en las cuales podrían efectuarse Convenios y Cartas de Entendimiento.

A continuación se mencionan los entes visitados durante los meses de agosto a noviembre del 2010:

Universidad Latina, Sede Heredia;

Universidad Nacional, Sede Heredia;

UNED, Sede Sabanilla, Montes de Oca;

ITCR, Sede Cartago;

Universidad Santa Paula, Sede Curridabat;

Unidad Técnica de Articulación (UTA), Sede CONARE, Pavas.

En lo atinente a las acciones implementadas respecto a los Convenios y Cartas de Entendimiento suscritas:

Para el período 2010, se realizaron las siguientes gestiones:

Carta de Entendimiento No.05 con el CUNLIMÓN. Addendum No.03 a la Carta de Entendimiento No.02, con el CUNLIMÓN.

Núcleo Sector Comercio y Servicios, Subsector Idiomas.

Se realizó la firma del Convenio Marco con la Universidad Fidélitas.

Para el período 2011 se realizaron las siguientes gestiones:

o Se contactaron funcionarios del Instituto de Tecnologías Emergentes (INVENIO), y se iniciaron las negociaciones para la firma del Convenio entre ambas instituciones, convenio que fue firmado a principios del presente año.

Paralelamente se han seguido las negociaciones con los Núcleos de Metalmecánica y Eléctrico, en aras de gestar una carta de entendimiento entre ambas instituciones, es así que ambos núcleos analizan una propuesta elaborada por la Gestión Rectora SINAFOR.

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o Con la Universidad Técnica Nacional (UTN) desde el mes de marzo del 2011 se realizaron varias gestiones, se llevó a cabo una primera reunión el 05 de abril del 2011, en las instalaciones de la UTN y se acuerdo la firma del Convenio entre el INA y la UTN.

El 8 de abril del 2011, mediante oficio UAE-44-2011, es enviado a la Asesoría Legal el borrador del Convenio Marco, para la revisión y aprobación.

En fecha 14 de abril del 2011, se realizó una nueva reunión en la sede de la Universidad Técnica Nacional, con el objetivo de llevar a cabo la revisión del borrador del Convenio Marco, realizando la modificación e inclusión de artículos indicados por la UTN. El 05 de mayo del 2011, mediante traslado AL-TD-0068-2011, la Asesoría Legal, envía a la Presidencia Ejecutiva el documento del Convenio Marco de Cooperación entre el INA y la UTN y se firma en este mismo mes.

Con respecto a lo anterior, se inició la coordinación con el Núcleo Comercio y Servicios, mediante el oficio UAE-58-2011, de fecha 13 de mayo.

El 14 de junio del 2011, mediante oficio UAE-072-2011, se envío a la UTN el disco compacto con la información de los planes y programas del INA.

El 23 de agosto del 2011, mediante oficio UAE-111-2011, se solicito la asignación de los técnicos, con fin de iniciar el proceso de revisión y análisis de los programas con la UTN. En noviembre la Unidad de Articulación realizó una inducción a los técnicos de los núcleos.

o En lo respecta al Instituto Politécnico Internacional el día 25 de enero del 2011, se realizó la visita. El 26 de enero, se recibió correo electrónico de la Directora Ejecutiva, indicando estar de acuerdo con el borrador del convenio El 28 de enero del presente año, mediante oficio UAE-05-2011, se envío el Convenio Marco a la Asesoría Legal del INA, con el fin de que fuera revisado y aprobado posteriormente enviado a la Presidencia Ejecutiva.

El 13 de abril del 2011 la Asesoría Legal, en oficio AL-485-2011 (SCC-227-2011), solicita se realicen algunas correcciones al convenio, lo cual fue atendido de inmediato.

El 25 de mayo del 2011, mediante AL-TD-0096-2011 se envía propuesta del convenio a la Subgerente Técnico, para consideración y eventual aprobación. El 30 de junio del 2011, a través del oficio SGT-526-2011, el Sugerente Técnico, solicita a la Asesoría Legal del INA el criterio jurídico, mismo que fue dado mediante el oficio AL-1665-2011 (SCC-1602-2011), de fecha 26 de setiembre del 2011, indicándose que la propuesta del convenio se encuentra a derecho. Mediante oficio SGT-030-2012, de fecha 25 de enero del 2012, se otorga visto bueno para la suscripción del Convenio. Este convenio se espera suscribir el 24 de abril del presente año.

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6 ESTADO DE LOS PROYECTOS MÁS RELEVANTES EN EL ÁMBITO DE LA GESTIÓN O DE LA INSTITUCIÓN, EXISTENTES AL INICIO DE SU GESTIÓN Y LOS QUE DEJÓ PENDIENTES DE CONCLUIR

6.1 Propuesta de Modificación de los Requisitos Vigentes de los Servicios de Capacitación y Formación Profesional, según Criterio Técnico de los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos.

La Administración promovió realizar un análisis concienzudo sobre la oferta institucional, con el fin de flexibilizar el acceso a la oferta formativa en razón de la problemática existente por los altos requisitos estipulados, para el ingreso de la población costarricense a los servicios de capacitación y formación profesional que ofrece el Instituto. Partiendo de que los requisitos curriculares deben entenderse como el conjunto de todos aquellos aspectos que debe tener una persona para incorporarse a una acción formativa y poder cumplir con los objetivos que se establecen en el diseño curricular; es que se decide compilar la información existente a nivel de los doce sectores productivos existentes en el año 2007-2011, a saber: Industria Gráfica, Náutico Pesquero, Mecánica de Vehículos, Metal Mecánica, Textil, Turismo, Comercio y Servicios, Industria Alimentaria, Agropecuario, Tecnología de Materiales, Procesos Artesanales y Eléctrico.

Para efectuar el presente trabajo la administración nombró una comisión que fue coordinada por mi persona y efectivamente después de una revisión exhaustiva de los requisitos que habían sido consignados, se concluye que una parte importante de los mismos obedecían a requerimientos propios del mercado, más que a necesidades del diseño curricular elaborado por el INA. Con lo cual estábamos en alguna medida restringiendo el ingreso de muchos posibles usuarios a los servicios que se prestan.

El trabajo desarrollado permitió establecer los requisitos académicos, técnicos y aptitudinales indispensables para matricularse en una acción formativa, con lo cual se logra aminorar estos en procura de ofrecer un mayor acceso a los usuarios. Este esfuerzo culmina con el documento de proyecto titulado “SERVICIOS DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN PROFESIONAL REQUISITOS VIGENTES Y PROPUESTA DE MODIFICACIÓN SEGÚN CRITERIO TÉCNICO DE LOS NÚCLEOS DE FORMACIÓN”.

6.2 Elaboración del Plan Estratégico Institucional, periodo (2008-2010).

En el mes de julio del 2007, la administración superior integra una comisión para la elaboración del Plan Estratégico Institucional, ello en razón de que para el Instituto Nacional de Aprendizaje, era importantísimo el disponer de una herramienta para la reorientación de su quehacer, de cara a los nuevos rumbos que debían fijarse. En años anteriores se habían venido dilucidando proyectos de desafíos

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envergadura para nuestro país. La apertura comercial, el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación, y la conformación de un mercado productivo altamente competitivo, obligaron a los entes de formación profesional, a formar un recurso humano capaz de afrontar las exigencias de ese mundo cambiante y proactivo. Paralelo a lo anterior, la incursión de las nuevas tendencias tecnológicas y la necesidad de competir a nivel del mercado internacional, exigían en ese momento y hoy en día un recurso humano altamente calificado y con las competencias transversales, que le permitan insertarse en el mercado productivo y atender los requerimientos y necesidades de éste.

El modelo seleccionado para elaborar el plan estratégico institucional, es el denominado Cuadro de Mando Integral. Este ayuda a las organizaciones a: comunicar la estrategia y traducirla en objetivos, enfocar los esfuerzos y los recursos hacia la creación de valor y permite controlar y diagnosticar el desempeño y el comportamiento de la organización y sus miembros. Las fases del modelo fueron:

Análisis del marco lógico para la elaboración de un plan estratégico basado en un sistema de gestión.

Desarrollo del diagnóstico institucional basado en el Análisis FODA.

Servicios que presta la institución al cliente externo e interno.

Definición del Mercado Meta de la institución.

Definición de los factores críticos.

Definición de las Perspectivas.

Definición de la Estrategia Genérica.

Planteamiento de los objetivos estratégicos, metas e indicadores.

Diseño de los mapas estratégicos.

Este plan estratégico permitió así identificar las áreas, usuarios y clientes a atender como prioritarios, así como las estrategias y acciones relevantes para alcanzar con éxito la respuesta que en ese momento ameritaba nuestro país. Las metas definidas a alcanzar con este plan conllevaban a implementar servicios de capacitación y formación profesional altamente oportunos, dinámicos, flexibles y eficientes, en busca de consolidar el liderazgo en la preparación del capital humano.

En las cuatro perspectivas que se estipularon, a saber: Cliente, Procesos Internos, Aprendizaje y Crecimiento Financiero se definieron las siguientes estrategias:

Perspectiva del Cliente Diferenciación de servicios

Perspectiva de Procesos Internos

Desarrollo de Proyectos Tecnológicos

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Segmentación (Focalización) Incremento Satisfacción del Cliente Oferta de servicios alineada al cliente Reposicionamiento en el mercado

(Priorización del Cliente) Servicio de intermediación de empleo con

cobertura nacional Oferta de servicios orientada a la

sostenibilidad ambiental Proyectos de capacitación plurisectorial para

encadenamientos productivos Desarrollar la propuesta del SINAFOP Fortalecimiento de los componentes

vinculados al SINAFOP

Vigilancia Tecnológica Investigación de Mercados Diversificación y actualización de la

Oferta Ampliación en el uso de las Tecnologías

de la Información y Comunicación (Tics) Implementación de Estrategias para la

validación curricular de los Programas de Formación Profesional

Innovación de diseño de nuevos programas de formación

Aprovisionamiento de bienes y servicios Oportunidad en la atención al cliente

interno Desarrollo y mantenimiento del PETIC Flexibilidad Gestión de Riesgos Mejorar la dotación y administración del

recurso humano Mejorar la utilización de la capacidad

instalada para la prestación de los servicios

Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

Incremento de las competencias técnicas y tecnológicas (Capital humano)

Aumento de Incentivos y motivación de personal

Asegurar la habilidad de acercarse al cliente Personal identificado con Objetivos

Estratégicos Estructura Orgánica Alineada hacia los

Procesos sustantivos (funciones, perfiles y tareas)

Perspectiva Financiera

Utilización del Superávit Crecimiento de Ingresos Uso Pleno de los Recursos Económicos y

Financieros Desarrollar un modelo de Costos Directos

Así mismo se participa activamente con la Unidad de Planificación y Evaluación en el desarrollo del plan estratégico para el periodo 2012-2016, en lo atinente a la Gestión Rectora del SINAFOR, proponiendo los compromisos que serán asumidos en el periodo descrito., aspecto que fue ampliamente abordado en párrafos precedentes.

6.3 Propuesta “Fundamentación del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (SINAFOR)”.

De especial relevancia se destaca el esfuerzo desarrollado para presentar la propuesta: “Fundamentación del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional (SINAFOR)”. Con esta iniciativa se promueve el desarrollo de una serie de vinculaciones efectivas y necesarias, a fin de asegurarse una labor articulada

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en pro del máximo aprovechamiento de la infraestructura y recursos educativos existentes a nivel de país, por medio de relaciones mutuas entre los sectores educación, trabajo y todos los entes de formación profesional.

Es preciso señalar que en este momento el INA siente que posee la madurez suficiente, para encarar este liderazgo y la rectoría que su Ley Orgánica N° 6868, le propinó al momento de su aprobación. Es así que se presentó una propuesta técnica, complementada con la respectiva base jurídica, (diario oficial La Gaceta, 11 de febrero 2010, Decreto N|°35731- MTSS “Reforma al Decreto Ejecutivo N° 15135-TSS, del 5 de enero de 1984, “Reglamento a la Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje”, mediante el cual se reforman los Artículos 4 y 5), que respaldará el funcionamiento de todo un conjunto de elementos humanos y técnicos, públicos y privados, encaminados hacia la consolidación del SINAFOR.

El sistema pretende cimentarse en 8 pilares fundamentales, a saber:

Acreditación,

Articulación,

Centros Colaboradores,

Certificación de Competencias,

Ejecución y Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional,

Formación de Docentes por Competencias,

Intermediación de Empleo y

Portal de Empleo y Formación.

Estos pilares contribuirán de manera significativa a promover los intereses de las personas a lo largo de su vida productiva, las empresas, la economía y la sociedad en su conjunto, en razón de que permitirán la integración y la racionalización de los recursos de que dispone el país en beneficio de la calificación del capital humano que demanda el aparato productivo en sus diferentes sectores en forma sostenida, estimulando y fortaleciendo la demanda y oferta de la formación profesional.

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6.4 Propuesta de Proyecto “Constitución y Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnico Docentes” y Acciones a Desarrollar para Operativizar el Comité Gerencial para la Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnico Docentes del INA (noviembre 2007).

En una primera iniciativa se desarrollaron dos documentos, con los cuales se pretendía optimizar la asignación del personal docente y técnico docente, en función del desarrollo económico de los sectores productivos, a nivel de cada una de las regiones del país en concordancia con las prioridades establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo y las definidas por la institución. Además se buscaba: a) lograr que las políticas y lineamientos emitidos se plasmen en los Planes Anuales de Servicios de Capacitación y Formación Profesional; b) maximizar la utilización del personal docente y técnico docente en las labores propias de la prestación y el desarrollo de los servicios de capacitación y formación profesional; c) focalizar la atención del instituto en los sectores productivos de mayor demanda de recurso humano calificado y d) acortar tiempos de respuestas ante las demandas provenientes de las empresas de producción de bienes y servicios.

Para ello se constituyo, por parte de la administración anterior, el Comité Gerencial para la Administración del Banco de Recursos Humanos Docentes y Técnico Docentes del INA, el cual fue constituido por:

Gerencia General (coordina el proyecto)

Comité Gerencial para la Administración del Banco de Recursos Humanos Docente y Técnico Docente del INA:

Integrado por las jefaturas de las siguientes dependencias:

o Gerencia General (Preside)

o Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos

o Gestión Regional

o Gestión Compartida (Secretaria Técnica)

o Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo

o Un representante de las unidades regionales (nombrado por los 9 Directores Regionales)

o Un representante de los núcleos de formación y servicios tecnológicos (nombrado por las 12 jefaturas de núcleos)

o Unidad de Desarrollo y Estadística

o Unidad de Recursos Humanos

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En estos documentos quedaron plasmados los compromisos y responsabilidades de cada uno de los integrantes, así mismo la forma de trabajo del Comité Gerencial. Posteriormente la presente administración plantea la necesidad de desarrollar un tercer documento titulado “Proyecto banco de Docentes para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Formación Profesional”, en el cual se participa activamente. En la actualidad se encuentra en la fase de aprobación por parte de las Autoridades Superiores.

6.5 Preparación del documento “Reorganización Estructural Integral del INA”

La administración 2006-2010 consideró ineludible un proceso de reforma institucional. Los objetivos que motivaron esta gestión fue acercar los servicios de capacitación y formación profesional a los potenciales usuarios, además de propiciar un proceso continuo y sistemático de modernización con visión de futuro, que condujera ha:

Evitar la duplicidad de funciones y definir apropiadamente los ámbitos de acción de cada dependencia, a fin de tener claridad absoluta de las responsabilidades de cada unidad y así poder garantizar una efectiva labor interna que permita cumplir con los objetivos establecidos en la normativa de control interno.

Utilizar la plataforma tecnológica en pro de su gestión.

Optimizar los recursos del Estado, condición que se garantiza con una estructura orgánica clara, funcional y que permita una mayor flexibilización y oportunidad en la atención de la población meta que según la legislación vigente debe atender el Instituto.

Propiciar la utilización del recurso humano disponible considerando las competencias adquiridas, por cada uno de ellos, en beneficio de la propuesta de reorganización planteada.

Responder a la población meta con servicios ágiles y oportunos hechos a la medida de sus necesidades y conducentes a la superación económica y social, aspiraciones de todo individuo al incorporarse a la formación profesional que presta el Instituto.

Considerando que la Institución estaba facultada para proponer una reorganización (parcial o total) de su estructura orgánica, según Decreto No. 33713-MP-PLAN-MTSS. La administración dispuso llevar a cabo esa revisión integral a la organización formal, las relaciones de subordinación existentes jerárquicamente y las líneas de dependencia de todas las unidades, que conforman el Instituto.

La elaboración de ese documento nació de la iniciativa de una serie de sesiones de trabajo con las Autoridades Superiores, decidiéndose la conformación de una Comisión denominada “Oportunidades de Mejora a la Estructura Orgánica Institucional”, la cual quedó integrada por las siguientes personas:Lic. Ricardo Arroyo Yannarella, Gerente General, quien presidió la Comisión, Lic. Luis Fernando Ramírez Arguedas, Subgerente Técnico, Lic. Erick Román Sánchez, Subgerente Administrativo, Lic. Francisco Flores, Asesor

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Presidencia Ejecutiva, Licda. Lorena Alvarado López, Gestora, Gestión Compartida, quien fungió como Secretaria Técnica de la Comisión y producto de las actas se elaboró el documento que sustentó la nueva propuesta, Msc. Omar Argüello Fonseca, Gestor, Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos, Ing. Rolando Morales Aguilera, Gestor, Gestión Regional, Lic. Norberth García Céspedes, Gestor, Gestión de Normalización y Servicios de Apoyo., Lic. Roberto Mora Rodríguez, Encargado, Unidad de Desarrollo y Estadística, quien funge como responsable de rendir el informe técnico en el que se establezca el cumplimiento de las disposiciones emitidas por MIDEPLAN, en materia de reforma institucional y el Lic. Jaime Campos Campos, Funcionario de la Unidad de Desarrollo y Estadística, quien participa directamente con la Secretaría Técnica y colaborará en la verificación de los requisitos que se deben acatar para este tipo de proceso, según las disposiciones de MIDEPLAN.

Los pasos que se siguieron a lo interno de la Comisión son los siguientes:

Lectura y análisis de documentos emitidos por MIDEPLAN que sustentan la forma de operar.

Investigación documental: En esta fase se realizó una recopilación de documentos sobre lo actuado desde el Proyecto de Transformación Institucional a la fecha.

Creación de un instrumento para comparar las funciones definidas en diferentes documentos emitidos a lo interno del INA. Es así que para cada dependencia se debió llenar el formato pre-establecido, en él se solicitaba información incorporada a los documentos que se indican a continuación: Proyecto de Transformación Institucional, Manual de Organización del INA, Reorganización Estructural Integral de la Estructura Orgánica Institucional.

Además, se consideró importante rescatar el criterio de cada dependencia respecto de las funciones que ellos consideraban determinantes en el quehacer de las mismas. Asimismo, se solicitó la revisión de los aspectos donde pudieran estarse presentando problemas tales como: dualidad de funciones, actividades no desarrolladas en la actualidad, entre otras situaciones. También se incluyó en el instrumento una columna de observaciones, con el fin de que aquellas funciones que ameritaran un comentario o una aclaración, éstas se hicieran efectivas con fines de enriquecer el trabajo por desarrollar. En esta columna también podían informar sobre aquellas funciones que están amparadas a algún marco legal externo o interno de la institución.

Con toda la información disponible, la Comisión inició sesiones de trabajo, con el fin de ir revisando la información proporcionada por cada una de las dependencias, en el marco del Plan Estratégico y los compromisos que en él se vislumbran, a la vez se analizan las funciones dentro del ámbito de las interacciones entre las diferentes unidades. Ello con el propósito de optimizar la prestación de los servicios y responder así con plazos oportunos a las solicitudes que demanda la clientela institucional.

Conviene destacar que una vez recopilada la información y producto del análisis de la misma, se concluye que el trabajo desarrollado correspondía a una “Reorganización Estructural Integral.

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La Comisión define para cada dependencia las funciones, que en definitiva se propone que desarrollen una vez aprobado el presente documento. Una vez desarrollado este trabajo se elevó a las Autoridades Superiores, quienes en última instancia revisaron y tomaron las decisiones correspondientes en torno al trabajo propuesto por la Comisión y elevaron el documento a la Junta Directiva y entes reguladores encargados de su aprobación.

6.6 Propuesta de Políticas y Estrategias Institucionales Periodo 2010-2014.

Desde el año 1965 el Instituto Nacional de Aprendizaje se ha caracterizado por diseñar y ejecutar programas de capacitación y formación profesional. A través de los años los logros se pueden medir, en razón de la cantidad de personas que han sido formadas. Sin embargo no menos cierto, es que a pesar de este gran esfuerzo y al caracterizarse la formación profesional como una fuente inagotable de conocimientos permanentes a lo largo de la vida de un individuo, es que la labor desarrollada debe multiplicarse y para ello el Instituto debe hacer valer el derecho que le confiere su Ley Orgánica, en el artículo 3, inciso a), a saber:

“Organizar y coordinar el sistema nacional de capacitación y formación profesional de todos los sectores de la actividad económica, de conformidad con las directrices del Poder Ejecutivo y con las disposiciones legales correspondientes”.

En este sentido la Gestión rectora del SINAFOR y las Unidades Adscritas decidieron presentar un documento que si bien tenía el carácter de borrador, fue diseñado con el fin de usarse como base de discusión interna. Con el mismo se pretendía aprovechar la normativa existente y buscar las acciones que nos llevaran al desarrollo de una serie de vinculaciones efectivas con el sistema educativo nacional. Ello a fin de asegurar una labor articulada en pro del máximo aprovechamiento de la infraestructura y de los recursos existentes en el país, por medio de relaciones mutuas entre los sectores de educación, trabajo y todos los entes de formación profesional. Creemos firmemente que es el momento de emprender una nueva fase, tendiente a consolidar un esquema integral de formación profesional y trabajo que permita la generación del recurso humano calificado que demanda el aparato productivo en los diferentes sectores en forma sostenida.

Es así que en este marco se plantea una serie de políticas y estrategias en dos niveles diferentes, INA EJECUTOR E INA RECTOR, procurando en todo momento elevar los niveles de oportunidad, en respuesta a la creciente demanda de servicios de capacitación y formación profesional. Asimismo, pensando en que el país necesita encauzar los recursos existentes en materia de capacitación y formación profesional, de forma planificada y elevar los estándares de calidad, a fin de conseguir que el trabajador del mundo de hoy este bien calificado, para enfrentar las exigencias de la economía globalizada y atender las demandas de los nuevos procesos de reconversión productiva.

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En este contexto se sometió a consideración de las Autoridades Superiores el documento denominado: “PROPUESTA DE POLITICAS Y ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES PERÍODO 2010 – 2014”, utilizando como marco de referencia los procesos definidos en el “Modelo del Sistema de Gestión de la Calidad del INA”

6.7 Proyectos sin concluir: Coordinación anticipada y seguimiento a la contratación del Sistema de información de la GR-SINAFOR:

El proyecto ha demandado una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en razón de que se ha acogido a la metodología propuesta por la Unidad de Administración de Proyectos, en este sentido todo está perfectamente bien documentado en dos ampos que contienen: “Carta Constitutiva del Proyecto”, “Plan del Proyecto”, “Control de Cambios del Proyecto”, “Informes de Reunión”, “Informes de seguimiento” y correspondencia varia.

Las actividades desplegadas son las siguientes:

ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHASSolicitud del diseño del sistema de información a la GTIC’s. GR-SINAFOR 13/04/2010

Proyección del gasto preliminar. GR-SINAFOR 25/06/2010Solicitud de autorización para el diseño del sistema. GR-SINAFOR 01/07/2010Autorización por la GTIC’s. GTIC’s 14/07/2010Asignación de presupuesto 2011. Gerencia General 02/07/2010Valoración y aprobación del presupuesto ordinario. Subgerencia Técnica 19/07/2010Remisión a GTIC’s de “Estudio de Requerimientos para el Sistema de Información de la Gestión Rectora –SINAFOR.

GR-SINAFOR 31/08/2010

Presentación del proyecto “Desarrollo del Sistema de Información de la Gestión Rectora del SINAFOR, por parte del Proceso de Sistemas de la GTIC ‘s.

Proceso de Sistemas de la GTIC ‘s 23/08/2010

Constitución de Comisión de trabajo y elaboración de flujo-gramas de proceso para la prestación de los servicios técnicos de la GR-SINAFOR.

GR- SINAFOR-Comisión 04/10/2010

Solicitud de compra N°152069. GR- SINAFOR 15/11/2010Justificación del Sistema de Información de la GR-SINAFOR a la GTIC’s. GR-SINAFOR 01/02/2011

Definición de elementos técnicos del cartel. GTIC ‘s 28 de enero al 4 de febrero

Revisión del cartel del Sistema de Información de la GR-SINAFOR.

GR-SINAFOR y unidades adscritas

7 al 11 de Febrero 2011

Revisión y aval técnico del cartel por parte de la GTIC’s. GTIC´s 18 al 25 de Marzo

2011

Aprobación del cartel de contratación. Comisión Institucional de Licitaciones

26 de marzo al 7 de junio del 2011

Elaboración y firma de decisión inicial. Unidad de Compras 8 de junio del 2011Definición de fecha y hora de apertura. Unidad de Compras 8 de junio del 2011Elaboración de invitación. Unidad de Compras 11 de junio del 2011Publicación del cartel de licitación. Unidad de Compras 16 de junio del 2011

Apertura de ofertas. Unidad de Compras 16 de junio al 14 de julio del 2011

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ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHASActa de apertura de ofertas. Unidad de Compras 14/07/2011Foliar expediente. Unidad de Compras 14/07/2011Ingreso de ofertas al SIREMA. Unidad de Compras 14/07/2011Remisión de ofertas para elaboración de estudio técnico y legal. Unidad de Compras 14/07/2011

Revisión técnica de ofertas.Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación

15 de julio al 8 de agosto del 2011

Revisión legal de ofertas. Asesoría Legal 15 de julio al 28 de julio del 2011

Elaboración de informe de recomendaciones Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación


Elaboración de acta Órgano Competente (Acta 35-2011 de Comisión de Licitaciones Institucional)

Unidad de Compras 16/08/2011

Plazo sesión de Órgano competente (Acta 35-2011) Acta 35-2011 de Comisión de Licitaciones Institucional)

Unidad de Compras 17/08/2011

Adjudicar ofertas en SIREMA. Unidad de Compras 18/08/2011

Publicación de la adjudicación. Unidad de Compras 24/08/2011

Apelación interpuesta ante la Contraloría. S.R ATESA SOFTWARE, S. A.


Entrega de expediente a la Contraloría. Asesoría Legal 7 de setiembre del 2011

Notificación a Asesoría Legal de la apelación. Contraloría General de la República

13 de setiembre del 2011

Asesoría Legal solicita criterio técnico GTIC’s 14 al 20 de setiembre del 2011

Respuesta de Asesoría Legal a la Contraloría. Asesoría Legal 21 de setiembre del 2011

Resolución de la apelación por parte de la Contraloría.

Contraloría General de la República

31 de agosto al 1 de noviembre

Asesoría Legal comunica la resolución. (estimado dos días hábiles) Asesoría Legal 3 de noviembre del

2011)Firmeza de la adjudicación (5 días hábiles) Unidad de compras 3 de noviembre Solicitar garantía de cumplimiento (2 días hábiles) Unidad de Compras 3 de noviembrePlazo para presentar garantía. (5 días hábiles) Empresa Adjudicada 23 de noviembreElaborar contrato o aprobación interna. (20 días hábiles) Asesoría Legal 14 de diciembre

Suscripción de addendum al contrato Asesoría Legal 24 de enero del 2012

Notificación de orden de inicio. (1 día hábil) Unidad de Compras 01 de febrero del 2012

Elaboración de Cronograma Empresa contratada 23 de febrero del 2012

Elaboración de Diagnóstico Empresa contratada 28 de marzo del 2012

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ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHAS

Definición de requerimientos e interfaces GR-SINAFOR y unidades adscritas

12 de marzo del 2012

Sesiones de trabajo para el diseño del sistema GR-SINAFOR y unidades adscritas

19 de marzo del 2012

El proyecto está previsto para ser concluido el 30 de octubre del 2013

7 ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ASIGNADOS A LA GESTIÓN.

AÑO 2007

La ejecución presupuestaria alcanzada por la Unidad Coordinadora de la Gestión Compartida en el año 2007 fue de un 94.59%. Es importante indicar que para el cálculo del porcentaje indicado se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0: Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos.

A nivel global de toda la Gestión fue de un 92.70%, porcentaje que se considera satisfactorio. Para el cálculo respectivo se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0 de Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos.

AÑO 2008

La ejecución presupuestaria alcanzada en el año 2008 por la Unidad Coordinadora de la Gestión Compartida es satisfactoria. Los resultados obtenidos son los siguientes:

Descripción de la meta%

cumplimiento meta

% ejecución presupuestaria (1)

Establecer estrategias para el óptimo funcionamiento de los sistemas que operan en las unidades adscritas, así como de aquellos instaurados a nivel institucional, a saber: presupuesto, plan anual operativo, control interno, seguimiento de recomendaciones de Auditoría, gestión de la calidad

100,00% 81.13%

(1). Se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0 de Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos.

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Es importante indicar que en el segundo semestre se realizó una modificación presupuestaria para contar con los recursos para el Proyecto de Remodelación del Edificio de Docencia. La administración de la Sub-partida 150201 corresponde a la Unidad de Arquitectura e Ingeniería, entonces si no se contempla los movimientos de dicha Sub-partida, la ejecución presupuestaria de esta Unidad quedaría de la siguiente manera:


cumplimiento meta

% ejecución presupuestaria (1)

Establecer estrategias para el óptimo funcionamiento de los sistemas que operan en las unidades adscritas, así como de aquellos instaurados a nivel institucional, a saber: presupuesto, plan anual operativo, control interno, seguimiento de recomendaciones de Auditoría, gestión de la calidad

100,00% 87.34%

(1). Se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0 de Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos

A nivel global de toda la gestión fue de un 92.70%, porcentaje que se considera satisfactorio. Para el cálculo respectivo se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0 de Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos.

AÑO 2009

La ejecución presupuestaria alcanzó un 98.69% (contempla partidas 1, 2 y 5), porcentaje que a nuestro criterio es bastante satisfactorio, considerando que las partidas con mayores remanentes fueron:

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Sub-partida Disponible (*) % de ejecución presupuestaria (*)

110406 ¢230.000,00 48.78%

110501 ¢17.385,00 100,00%

110502 ¢32.562,00 13,08%

110807 ¢41.000,00 78,29%

150104 ¢29.000,00 80,67%

150201 ¢137.175,65 99,67%

(*). Corte al 30 de octubre del 2009

A continuación se presenta cuadros resumen, en donde se indica el porcentaje de ejecución presupuestaria por meta:


cumplimiento meta

% ejecución presupuestaria

(1)15 lineamientos dirigidos a las unidades sobre la administración de los sistemas y programas adscritos a cada una de ellas así como de aquellos instaurados a nivel institucional, a saber presupuesto, plan operativo institucional, control interno, seguimiento de recomendaciones de auditoría y gestión de la calidad.

100,00% 98,81%

Un Modelo propuesto para la normalización de los procesos de verificación de condiciones 100,00% 62,75%

(1). Se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0 de Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos. Corte al 30/10/2009

Es importante indicar que en el primer semestre se ejecutó el Proyecto de Remodelación del Edificio de Docencia. La administración de la Sub-partida 150201, le corresponde a la Unidad de Arquitectura e Ingeniería.

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A nivel global de toda la gestión fue de un 87.23%, porcentaje que se considera satisfactorio. Para el cálculo respectivo se contempla solamente las partidas 1, 2 y 5, por cuanto la partida 0 de Remuneraciones es administrada por la Unidad de Recursos Humanos.

AÑO 2010

La ejecución presupuestaria alcanzó un 43.44% y contempla las partidas 1, 2 y 5, tal y como se muestra a continuación:

CUEN-TA

PRESUP. ORDINARIO

MODIFICACIONES + -

TOTAL PRESUPUESTO

GIRADO ACUMULADO

DISP. POR EJECUTAR

% EJECUCION PRESUUES-

TARIA110406 ¢400.000,00 0,00 ¢400.000,00 ¢286.000,00 ¢114.000,00 71,50%110501 ¢20.000,00 (¢20.000,00) 0,00 0,00 0,00 -110502 ¢100.000,00 ¢ (32.440,00) ¢67.560,00 ¢67.560,00 ¢0,00 100,00%110808 ¢135.000,00 ¢305.000,00 ¢440.000,00 ¢439.772,22 ¢227,78 99,95%120104 ¢6.645.000,00 ¢0,00 ¢6.645.000,00 ¢6.106.160,45 ¢538.839,55 91,89%120304 ¢0,00 ¢30.000,00 ¢30.000,00 ¢29.599,00 ¢401,00 98,66%120402 ¢1.000.000,00 (¢1.000.000,00) ¢0,00 ¢0,00 ¢0,00 -129901 ¢300.000,00 (¢10.000,00) ¢290.000,00 ¢270.573,31 ¢19.426,69 93,30%129903 ¢475.000,00 (¢1.000,00) ¢474.000,00 ¢416.268,25 ¢57.731,75 87,82%129999 ¢0,00 ¢11.000,00 ¢11.000,00 ¢4.380,00 ¢6.620,00 39,82%150104 ¢0,00 ¢15.613.834,00 ¢15.613.834,00 ¢2.663.403,99 ¢12.950.430,01 17,06%150105 ¢0,00 ¢252.000,00 ¢252.000,00 ¢231.000,00 ¢21.000,00 91,67%150107 ¢0,00 ¢20.000,00 ¢20.000,00 ¢16.000,00 ¢4.000,00 80,00%Total general ¢9.075.000,00 ¢15.168.394,00 ¢24.243.394,00 ¢10.530.717,22 ¢13.712.676,78 43,44%

Este porcentaje es bajo, primordialmente por una sub-partida, las cual se detalla a continuación y se entregan las evidencias de lo actuado por la Gestión:

Sub-partida 150104 “Mobiliario y Equipo de Oficina”

Desde el mes de agosto 2010 se inició el trámite para adquirir el mobiliario requerido para la Gestión Rectora del SINAFOR y del personal que fuera asignado a la Unidad de Articulación, para ello se contó con la colaboración de la arquitecta Ruth Campos Zarate, del Proceso de Arquitectura y Mantenimiento, contándose con los recursos presupuestarios requeridos, la solicitud de compra No. 150922 (código 50104-3600-0154), se remitió al Proceso de Adquisiciones la justificación respectiva, con el propósito de complementar el trámite que se estaba gestando.

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Mediante el oficio GR-SINAFOR-248-2010 se le solicitó a la unidad de Compras y al Proceso de Adquisiciones su colaboración, con el fin de llevar a buen término el proyecto de compra del mobiliario respectivo.

Adicionalmente hay que indicar que se le solicitó criterio a la señora Campos Zárate referente a que el proyecto se concretaría en el presente año, la cual indicó que si era factible que concluyera este año.

Posteriormente se recibió el oficio UCI-PA-1064-2010 en donde se indicó que el trámite de compra no se iba a realizar por motivo que según las rutas críticas del proyecto, este no podría entregarse ese año, en razón de diferentes atrasos ajenos a este proceso, por lo que se procedió a anular la solicitud de compra del sistema.

Entonces se le preguntó mediante el oficio GR-SINAFOR-0256-2010, ¿cuáles son los diferentes atrasos ajenos a este proceso (según lo indicado en el oficio UCI-PA-1064-2010), los cuales conllevaron a la anulación de la solicitud de compra respectiva?, del cual no se recibió respuesta

Adicionalmente ésta sub-partida se vio afectada en su ejecución por la no concreción del trámite de compra de un aire acondicionado, solicitud No. 144361 (código 50104-1600-0500) esta fue anulada por el Proceso de Programación y Control, en donde el motivo de anulación fue que por el monto de la solicitud, debía hacerse por vale de caja chica, se hicieron diversas gestiones para la cotización de este equipo, no lográndose obtener las mismas a un costo menor a ¢590.000,00, por lo que se toma la decisión de volver a realizar la solicitud de compra en el SIREMA, con ello se inicia nuevamente el trámite de compra (solicitud No. 150931 (código 50104-1600-0500), mediante correo electrónico se nos comunica que este trámite no iniciará de acuerdo a la ruta crítica de este trámite y al criterio técnico en donde en el cartel correspondiente, se pone un plazo de entrega de 15 días hábiles, y que con este plazo no da para entregar este año, por lo que se pasaría para el otro año. Por lo anterior, se le solicitó que coordinarán con el Núcleo para disminuir el tiempo de entrega del equipo y se nos respondió que solo la podría analizar, revisar y ver si es factible la parte técnica, ya que ellos son los que saben y tienen la experiencia y conocimiento real de cómo y cuándo podría ser lo mínimo que duraría en entregar el proveedor. Ahora si lo vemos desde el punto de vista de ruta crítica para este trámite, ya estaríamos fuera de tiempo.

Además hay que mencionar que la ejecución presupuestaria hubiera sido mayor si se hubiera concretado la totalidad de la proyección de los tóner requeridos para el presente año (sub-partidas 120104), dado que el Encargado del Proceso de Adquisiciones, informó sobre e la imposibilidad de tramitar los carteles por demanda en la partida de materiales y suministros de oficina, a saber las sub-partidas 120104, 129901, 129903 y 129999).

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Entonces, si se hubieran concretado estos dos trámites, la ejecución hubiera sido de un 96.86%, tal y como se muestra a continuación:

CUENTA PRESUP. ORDINARIO

MODIFICACIONES + -

TOTAL PRESUPUESTO

GIRADO ACUMULADO

DISP. POR EJECUTAR

% EJECUCION PRESUUESTARI

A

110406 ¢400.000,00 ¢0,00 ¢400.000,00 ¢286.000,00 ¢114.000,00 71,50%

110501 ¢20.000,00 (¢20.000,00) ¢0,00 ¢0,00 ¢0,00 -110502 ¢100.000,00 (¢32.440,00) ¢67.560,00 ¢67.560,00 ¢0,00 100,00%110808 ¢135.000,00 ¢305.000,00 ¢440.000,00 ¢439.772,22 ¢227,78 99,95%

120104 ¢6.645.000,00 ¢0,00 ¢6.645.000,00 ¢6.106.160,45 ¢538.839,5

5 91,89%

120304 ¢0,00 ¢30.000,00 ¢30.000,00 ¢29.599,00 ¢401,00 98,66%

120402 ¢1.000.000,00 (¢1.000.000,00) ¢0,00 ¢0,00 ¢0,00 -

129901 ¢300.000,00 (¢10.000,00) ¢290.000,00 ¢270.573,31 ¢19.426,69 93,30%129903 ¢475.000,00 (¢1.000,00) ¢474.000,00 ¢416.268,25 ¢57.731,75 87,82%129999 ¢0,00 ¢11.000,00 ¢11.000,00 ₡4.380,00 ¢6.620,00 39,82%

150104 ¢0,00 ¢15.613.834,00 ¢15.613.834,00

¢15.613.834,00 ¢0,00 100,00%

150105 ¢0,00 ¢252.000,00 ¢252.000,00 ¢231.000,00 ¢21.000,00 91,67%150107 ¢0,00 ¢20.000,00 ¢20.000,00 ¢16.000,00 ¢4.000,00 80,00%

Total general

¢9.075.000,00 ¢15.168.394,00 ¢24.243.394,0

0 ¢23.481.147,2

3 ¢762.246,7

7 96,86%

Referente al comportamiento de la ejecución presupuestaria en las partidas 1, 2 y 5, a nivel de toda la Gestión Rectora SINAFOR, se obtuvo un 76.28%. A continuación se muestra el porcentaje de ejecución presupuestaria obtenido por cada una de las unidades adscritas:

Unidad % ObtenidoAcreditación 57.29%Centros Colaboradores 89.36%Certificación 96.59%Articulación 94.72%Unidad Coordinadora 43.44%

Promedio General 76.28%

Asimismo es importante señalar que no se contempló el presupuesto asignado a la Unidad de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, ya que ésta unidad fue reubicada en la Unidad de Compras Institucionales.

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Por otra parte se debe rescatar que el porcentaje de ejecución presupuestaria de la sub-partida 150104 induce en el porcentaje obtenido de forma global, en razón de que no lograron concretar los trámites de compra que se plantearon en el presente año.

8 SUGERENCIAS PARA LA BUENA MARCHA DE LA GESTIÓN

Me permito señalar algunas de las sugerencias y retos que a nuestro criterio deben ser considerados en un futuro inmediato, para que el Gestión asuma los nuevos desafíos provenientes del entorno nacional e internacional en el marco del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional y así cumplir con lo dispuesto en los incisos a), ch), d), f) y h) del Artículo 3 de la ley No. 6868 Ley Orgánica del Instituto Nacional de Aprendizaje.

Implementación del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional, sobre todo proceder a su consolidación, de forma que se fortalezcan todos los elementos que lo componen, en especial la Unidad de Articulación de la Educación Formal con la Formación Profesional, la cual no se encuentra debidamente constituida. Asimismo solicitar el apoyo para que se refuerce el personal en la Unidad Coordinadora de la Gestión Rectora del SINAFOR.

Analizar la posibilidad del pago de horas extras para el personal técnico especializado que diseña y aplica pruebas de certificación

Ampliación de infraestructura actual con el propósito de mejorar los servicios prestados a los usuarios.

Tener presente los requerimientos generados por la Contraloría General de la República, sobre todo a aquellos aspectos que tienen relación directa con el Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional.

Implementación el Plan Prospectivo de la Gestión Rectora SINAFOR.

Estandarización los procesos que involucran la participación de uno o más pilares del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional.

Buscar estrategias para disminuir el tiempo de atención en los servicios adscritos a las unidades de la Gestión Rectora del SINAFOR.

Determinar metodologías para la estimación de costos de los servicios adscritos a las unidades de la Gestión Rectora del SINAFOR.

Diseño de tabla de equivalencias para los certificados emitidos por parte de las entidades con servicios de capacitación y formación profesional acreditados, articulados o certificados, respecto a la oferta institucional.

Determinar la viabilidad de que los procesos de certificación puedan ser aplicados por terceros, de ser factible efectuar la normalización correspondiente.

Diseño e implementación del Sistema de Información de los Pilares Adscritos a la Gestión Rectora del Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional.

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Implementar el proyecto de Banco de Docentes o en su defecto gestar reuniones de coordinación previas al proceso de planificación de cada una de las dependencias adscritas a la GR-SINAFOR, a fin de programar las metas con un nivel de certeza apropiado.

Continuar con el diseño del Sistema de Información de la Gestión Rectora SINAFOR y ponerlo en operación.

Integrar en el documento PASER la totalidad de los servicios que presta la Institución.

9 OBSERVACIONES SOBRE OTROS ASUNTOS DE ACTUALIDAD

Romper con el paradigma y observar las dos grandes aristas en que se debe enmarcar la labor a desplegar: el INA –EJECUTOR y el INA- COORDINADOR DEL SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACIÓN y FORMACIÓN PROFESIONAL. En la actualidad la atención se concentra en un alto porcentaje en el INA EJECUTOR, quizá por estar ahí concentrado en igual medida un monto relevante de los recursos presupuestarios de la Institución. Sin embargo no menos cierto es que en igualdad de importancia debe estar el trabajo que se despliega hacia afuera y con recursos de las entidades que pertenecen al Sistema Nacional de Capacitación y Formación Profesional, cometido que en gran medida está a cargo de la Gestión Rectora del SINAFOR, con sus cuatro pilares adscritos y las otras dos gestiones técnicas, en razón de los otros pilares que administran.

En este sentido creemos que se debe prestar igual atención a este INA- COORDINADOR DEL SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACIÓN y FORMACIÓN PROFESIONAL, que en última instancia propicia el cumplimiento de la mayoría de las atribuciones del artículo tres de la Ley Orgánica de INA N°6868.

A nivel institucional es preciso además concientizar al personal de la Institución de que estas dos grandes aristas no compiten entre sí, sino más bien son procesos que se complementan y que deben desarrollarse en función no solo de la normativa vigente, sino además porque ambos conducen con mayor fuerza a propiciar el desarrollo económico y social del país.

10 ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES QUE DURANTE SU GESTIÓN LE HUBIERA GIRADO LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

No existen disposiciones pendientes de cumplir ante la Contraloría General de la República

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11 ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES QUE DURANTE SU GESTIÓN LE HUBIERA GIRADO ALGÚN OTRO ÓRGANO DE CONTROL EXTERNO, SEGÚN LA ACTIVIDAD PROPIA.

No existen disposiciones pendientes de cumplir ante la Autoridad presupuestaria, ni ningún otro órgano contralor.

12 ESTADO ACTUAL DEL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES QUE DURANTE SU GESTIÓN LE HUBIERA FORMULADO LA AUDITORÍA INTERNA.

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ESTADO DE RECOMENDACIONES GIRADAS POR LA AUDITORIA INTERNA A LAS UNIDADES DE GESTION COMPARTIDAAL 13/12/2007

NúmeroResponsable Detalle de la Recomendación

Fecha máxima de

cumplimiento

Estado

Informe Recomendación Cumplida Pendiente

50-2005 1 Contratación

Coordinar con la Gestión de Formación y servicios Tecnológicos la normalización de las especificaciones y los requerimientos técnicos metodológicos que deben aparecer en los carteles para la contratación de otros servicios de capacitación

29/02/2008 X


Establecer los parámetros que han de aplicarse, a nivel institucional, en relación con la sustitución de instructores, o consultores para las contrataciones de otros servicios de capacitación

31/12/2007 X

50-2005 3 Contratación Diseñar instrumentos de control que garanticen la administración y normalización del recibo de otros servicios de capacitación

31/12/2007 X


Elaborar y presentar ante la Subgerencia Técnica una propuesta que contemple cuáles servicios de formación profesional y otras modalidades de entrega que señala el nuevo modelo de planeamiento curricular, pueden ser considerados bajo el sistema de servicios de Instrucción Técnica.

31/12/2007 X

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Fecha máxima de

cumplimiento

Estado



Considerar lo expuesto en los hallazgos de este informe en la normalización del sistema de contratación de los servicios de capacitación y formación, de modo tal que permita corregir las debilidades de control interno.

30/06/2007 X


Coordinar con la Asesoría de Comunicación, la posibilidad de flexibilizar el programa de publicaciones referente a la contratación de servicios de instrucción técnica y así evitar que se presenten las situaciones como la comentada en el resultado.

30/03/2007 X


Analizar y valorar si los factores de calificación establecidos en el Reglamento de Contratación de Servicios de Instrucción Técnica son los idóneos para seleccionar a las empresas que ofrezcan calidad en los servicios de capacitación

30/03/2007 X


Excluir como elemento componente de la calificación de proveedores de servicios de instrucción técnica, la Evaluación Técnico Metodológica a Personas Formadoras, por el período que resta de las contrataciones adjudicadas

30/04/2007 X

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Fecha máxima de

cumplimiento

Estado


13-2007

6 ContrataciónEstablecer por escrito los documentos que debe conservar dicha Unidad en el expediente de cada persona docente avalada

31/05/2007 X

7 Contratación

Revisar en coordinación con la Gestión de Servicios Tecnológicos los procedimientos e instrucciones relacionados con la materia de avales con el fin de que contenga la terminología técnica que corresponde.

30/06/2007 X

8 Contratación

Coordinar con la USIT para crear en el SCIT los correspondientes espacios para digitar y guardar los datos obtenidos por la persona docente en las diferentes pruebas técnicas metodológicas

30/06/2007 X

58-2007

1 Contratación

Analizar las debilidades de control presentes en el resultado 2.1 de este informe, con el fin de considerarlas en el análisis de riesgos para el nuevo sistema de contratación y así fortalecer la correspondiente estructura de control interno

30/06/2008 X

2 Contratación

Coordinar con la Subgerencia Técnica las funciones de las Unidades Regionales para llevar a cabo las labores correspondientes a la contratación de servicios de capacitación

30/06/2008 X

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Fecha máxima de

cumplimiento

Estado


48-2005 3 Dual

Establecer los mecanismos necesarios para mantener actualizada la información que se genere en relación con el Programa Universidad para el Trabajo, y socializar la misma, de manera oportuna y pertinente entre los usuarios internos y externos del instrumento de gestión

31/12/2007 X

27-2006 7 Acreditación Aplicar de manera uniforme la ponderación de la guía de evaluación 30/03/2007 X

27-2006 8 Acreditación

Revisar en conjunto con la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos, la Guía de Evaluación para que la misma sea coincidente en todos sus extremos con los criterios de diseño definidos internamente

30/03/2007 X

60-2007 10 Certificación

Revisar la documentación que contiene la normativa técnica que rige el proceso de certificación profesional, con la finalidad de establecer si ésta debe ser ajustada a las estructuras, forma y contenidos del resto de normativa contenida en el SICA

30/04/2008 X

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RECOMENDACIONES GIRADAS POR LA AUDITORIA INTERNA PENDIENTES DE CUMPLIMIENTO POR PARTE DE LAS UNIDADES DE GESTION COMPARTIDAAL 19/10/2009

NúmeroResponsable Detalle de la Recomendación Fecha máxima de

cumplimiento

Estado


01-2009

1 Certificación

Coordinar con la Gestión de Formación y Servicios Tecnológicos para que los Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos realicen los ajustes a la información de las pruebas de certificación que se encuentran en el SISER.

30/04/2009 X

2 Certificación

Realizar los trámites correspondientes para que se establezcan controles en el Sistema de Gestión Compartida (SIGC), que eliminen la práctica de ingresar solicitudes de servicios de certificación, que no cuentan con código de prueba.

28/02/2009 X

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cumplimiento

Estado


07-2009 1 (*) Contratación

Realizar la capacitación para las personas funcionarias que tramitan contrataciones directas de servicios de capacitación con entes de derecho privado en la Unidad Regional de Heredia, una vez que se ajuste el Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional y los procedimientos relacionados

30/08/2009 X


Definir por escrito y claramente las instrucciones relacionadas con las listas de corte de matrícula para efectos de pago y quiénes son los responsables, e incluirlo en el procedimiento de Ejecución de Contratos de Servicios de Capacitación y Formación Profesional

16/02/2009 X

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Fecha máxima de

cumplimiento

Estado


09-2009

1 Contratación

Elaborar y aplicar un plan de acción que permita dar seguimiento a las unidades tramitadoras de las contrataciones directas de servicios de capacitación con entes de derecho privado, con el fin de asegurar un monitoreo oportuno de los controles y que garantice el cumplimiento de la normativa, por parte de las personas funcionarias que intervengan en el proceso de contratación.

31/03/2009 X

2 Contratación

Revisar y ajustar en coordinación con la Unidad de Recursos Financieros, las instrucciones relacionadas con la elaboración de reserva presupuestaria y compromiso directo para las contrataciones de servicios de capacitación.

30/09/2009 X

3 Contratación

Realizar en coordinación con la Unidad de Servicios de Informática y Telemática, las mejoras al Sistema de Información de la Gestión Compartida (SIGC), para que incluya el trámite completo de las contrataciones de servicios de capacitación y formación profesional, que contemple desde el inicio del proceso de contratación hasta el finiquito del contrato

30/092009 X

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cumplimiento

Estado


10-2009

2 (*) Contratación

Ajustar el procedimiento de contratación de servicios de capacitación y formación profesional, una vez que se ajuste y modifique el Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional

30/08/2009 X

3 Contratación

Modificar el pliego de condiciones con el fin de adecuarlo a cada contratación de acuerdo con el servicio a adquirir, estipulando claramente el objeto de contratación.

30/09/2009 X

4 (*) Contratación

Evaluar la posibilidad de implementar un sistema que permita la selección de un proveedor idóneo, una vez que se ajuste y modifique el Reglamento de Contratación de Servicios de Capacitación y Formación Profesional, con el fin de evitar tratos preferenciales y logrando mejores condiciones técnicas y económicas que garanticen la igualdad de oportunidad y promover la más amplia competencia

30/09/2009 X

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Fecha máxima de

cumplimiento

Estado


77-2009 1Sergio

Bermúdez Vives

Elaborar un plan de acción que permita a la Unidad actualizar la información sobre Centros Colaboradores en el Sistema de Información de Gestión Compartida (SIGC)

30/03/2010 X

(*). Se solicitó dejar sin efecto las recomendaciones, de acuerdo a lo indicado en el oficio UCSC-0598-2009

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RECOMENDACIONES GIRADAS POR LA AUDITORIA INTERNA PENDIENTES DE CUMPLIMIENTO POR PARTE DE LAS UNIDADES ADSCRITAS A LA GESTIÓN RECTORA SINAFOR

AL 31/08/2011

Número de Informe y Recomendación Responsable

Detalle de la Recomendación

Fecha máxima de cumplimiento

Estado


007-2011 2 Felix Espinal Araica

Tomar las acciones necesarias para planificar de una manera más acertada los indicadores de las metas cuyos resultados finales no sobrepasen tan del 100% y cuya ejecución presupuestaria tenga relación con los resultados finales de cumplimiento

30/04/2011 X

007-2011 3 Félix Espinal Araica

Coordinar con la Unidad de Recursos Humanos, la rendición de cuentas sobre el monto no ejecutado en el período 2009, en la partida 0 “Remuneraciones”, la cual afectó la ejecución presupuestaria del a Unidad de Acreditación.

30/04/2011 X

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Número de Informe y Recomendación Responsable

Detalle de la Recomendación

Fecha máxima de cumplimiento

Estado



Validar ante quien corresponda, la propuesta de mejora de los controles y formularios para los servicios de capacitación acreditados y tomar las acciones correspondientes para ejecutarla.

30/06/2011 X


Registrar en forma oportuna y completa la información en el Sistema de la Gestión Compartida (SIGC) en el módulo de acreditación

30/04/2011 X

008-2011 1 Lilliana Zamora Arias

Coordinar con las Unidades Organizacionales correspondientes a fin de que se determinen con claridad los controles necesarios a establecer en el SISER para que la información que se registre, almacene y procese cumpla con los requerimientos necesarios, y se impida el registro de información incompleta o incorrecta.

30/11/2011 X

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