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AUDITORIA INTERNAS DE CALIDADAUDITORIA INTERNAS DE CALIDADSONOCO de Colombia Ltda.SONOCO de Colombia Ltda.

Curso de Curso de Entrenamiento de Entrenamiento de Auditores Internos Auditores Internos de Calidadde Calidad


OBJETIVOSOBJETIVOS

Desarrollar habilidades de auditores para Desarrollar habilidades de auditores para la desarrollo entrevistas y preparación la desarrollo entrevistas y preparación de documentos de auditoriade documentos de auditoria

Desarrollar actividades y documentos Desarrollar actividades y documentos para la planeación, ejecución, para la planeación, ejecución, verificación y control de auditorias verificación y control de auditorias internasinternas

Conocer y manejar el proceso de Conocer y manejar el proceso de calificación de auditores internos de calificación de auditores internos de calidad.calidad.


Conceptos y definiciones Conceptos y definiciones relativos a relativos a AUDITORIASAUDITORIAS


Conceptos y definiciones Conceptos y definiciones relativos a AUDITORIASrelativos a AUDITORIAS

AuditoriaAuditoria

Proceso sistemático, independiente y Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener documentado para obtener evidencias evidencias de auditoriade auditoria y y evaluarlas de manera evaluarlas de manera objetivaobjetiva con el fin de con el fin de determinar la determinar la extensión en que se cumplenextensión en que se cumplen los los criterios de auditoriacriterios de auditoria..


AUDITORIAS INTERNASAUDITORIAS INTERNAS

Programa de auditoriaPrograma de auditoria

Conjunto de una o mas de auditorias Conjunto de una o mas de auditorias planificadas para un periodo de tiempo planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un determinado y dirigidas hacia un propósito específico.propósito específico.

Criterios de AuditoriaCriterios de Auditoria

Conjunto de políticas, Conjunto de políticas, procedimientos procedimientos o o requisitos utilizados como referenciarequisitos utilizados como referencia..


AUDITORIAS INTERNASAUDITORIAS INTERNAS

EVIDENCIAEVIDENCIA

REGISTRO, DECLARACIONES DE REGISTRO, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER HECHOS O CUALQUIER INFORMACIONINFORMACION QUE SON QUE SON PERTINENTES PERTINENTES PARA LOS PARA LOS CRITERIOSCRITERIOS DE AUDITORIA Y QUE DE AUDITORIA Y QUE SON VERIFICABLES.SON VERIFICABLES.


HALLAZGOS DE AUDITORIASHALLAZGOS DE AUDITORIAS

RResultadosesultados de la de la evaluación de la evaluación de la evidenciaevidencia de la auditoria recopilada de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.frente a los criterios de auditoria.


DECLARACION HALLAZGODECLARACION HALLAZGO NO CONFORMIDADNO CONFORMIDADEl no cumplimiento de un requisito El no cumplimiento de un requisito

especifico, especifico, No conformidad mayor. No conformidad mayor. es la ausencia o la no aplicación de un es la ausencia o la no aplicación de un

elemento del sistema de calidad en toda elemento del sistema de calidad en toda la empresa. la empresa.

Suma de no conformidades menores = Suma de no conformidades menores = mayormayor

No conformidad menorNo conformidad menor Es el incumplimiento puntual de parte de Es el incumplimiento puntual de parte de

un elemento del sistema de calidadun elemento del sistema de calidad


TRIANGULO DE TRIANGULO DE AUDITORIAAUDITORIA

LA REALIDAD--------------Procesos

Evidencias-------------

LO QUE SE HACE

OBJETIVO________

Satisfacción del clienteSelección de un PROVEEDOR

ISO 9001Mejoramiento--------------------

LO QUE SE DEBE HACER

CRITERIOS-----------------

Manual de CalidadProcedimientosInstrucciones

EspecificacionesNormas INTERNAS

----------------LO QUE SE PLANEA HACER


REQUISITOS DE AUDITORIASREQUISITOS DE AUDITORIAS


Justificación de Auditorias Justificación de Auditorias internasinternas

Establecer si se cumplieron los objetivos Establecer si se cumplieron los objetivos de los procesosde los procesos

Detectar oportunidades de mejoraDetectar oportunidades de mejora Asegurar la implementación efectiva de Asegurar la implementación efectiva de

los procesos de la organizaciónlos procesos de la organización Verificar la capacidad de los proceso Verificar la capacidad de los proceso

para el logro de los objetivos de calidadpara el logro de los objetivos de calidad Evaluar las fortalezas y debilidades del Evaluar las fortalezas y debilidades del

SGCSGC


Auditoria interna: Auditoria interna: Herramienta de Gestión Herramienta de Gestión

Alta dirección Auditoria interna de Calidad

FORTALEZAS Y DEBILIDADES EFICAZ Y EFICIENTE

SGC


PROPOSITO PROPOSITO

Herramienta confiable

APOYAR POLITICASAPOYAR CONTROLES DE

GESTION

CONCLUSIONES

PERTINENTES SUFICIENTES

FORMA DE ACTUAR PARA MEJORAR

DESEMPEÑO


TIPOS DE AUDITORIASTIPOS DE AUDITORIAS

PRIMERA PARTEPRIMERA PARTE

OrganizaciónOrganización

SEGUNDA PARTESEGUNDA PARTE

CompradorComprador

AUDITORIA EXTERNAAUDITORIA EXTERNA

TERCERA PARTETERCERA PARTE

OrganizaciónOrganización

OBJETIVOSOBJETIVOS

Determinar si el SGC:Determinar si el SGC:

Es conforme con los requisitos Es conforme con los requisitos planificadosplanificados

Se ha implementado y se Se ha implementado y se mantiene de manera eficazmantiene de manera eficaz

OBJETIVOSOBJETIVOS

Evaluar la adecuación para Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestión de calidad del sistema de gestión de calidad mediante desarrollo del proveedormediante desarrollo del proveedor

Verificar la aplicación de Verificar la aplicación de disposiciones contractualesdisposiciones contractuales

OBJETIVOSOBJETIVOS

Evaluar la capacidad para cumplir Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos minimos frente al los requisitos minimos frente al modelo iso 9001modelo iso 9001

Disminuir la necesidad de efectuar Disminuir la necesidad de efectuar auditoria por los clientesauditoria por los clientes

Para:Para:

Evaluar la eficacia del SGCEvaluar la eficacia del SGC

Identificar oportunidades de Identificar oportunidades de mejoramientomejoramiento

Para:Para:

Evaluar y seleccionar proveedoresEvaluar y seleccionar proveedores

Ejecutar reevaluación a Ejecutar reevaluación a proveedoresproveedores

Mantener relaciones gana-ganaMantener relaciones gana-gana

ParaPara

Certificación o Reconocimiento Certificación o Reconocimiento por un tercero.por un tercero.


TIPOS AUDITORIATIPOS AUDITORIA

NotaNota: Las auditorias internas, : Las auditorias internas, denominadas en algunos casos denominadas en algunos casos como como auditoria de primer parteauditoria de primer parte, se , se realizan por, o en nombre de la realizan por, o en nombre de la propia organización para fines propia organización para fines internos y puede constituir la base internos y puede constituir la base para la para la auto declaración de auto declaración de conformidad de una organizaciónconformidad de una organización..


PRINCIPIOS DE LA PRINCIPIOS DE LA AUDITORIAAUDITORIA

AUDITORES

PROCESO DE AUDITORIA

•PRESENTACION CONFIABLE

•CUIDADO PROFESIONAL •CONDUCTA ETICA

• ETICA • EVIDENCIA


CONDUCTA ETICACONDUCTA ETICA

El Fundamento de la El Fundamento de la ProfesionalidadProfesionalidad La confianza, integridad, La confianza, integridad,

confidencialidad y discreción son confidencialidad y discreción son esenciales para auditar. El Auditor se esenciales para auditar. El Auditor se encuentra sujeto a estrictos códigos encuentra sujeto a estrictos códigos de ética.de ética.


PRESENTACION ECUANIMEPRESENTACION ECUANIME

“ “ La obligación de informar con La obligación de informar con veracidad y exactitud”veracidad y exactitud”

Los hallazgos, conclusiones e Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los de la auditoria. Se informa de los obstáculos significativos encontrados obstáculos significativos encontrados durante la auditoria y de las durante la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.entre el equipo auditor y el auditado.


DEBIDO CUIDADO DEBIDO CUIDADO PROFESIONALPROFESIONAL

““La aplicación de diligencia y juicio al La aplicación de diligencia y juicio al auditar”auditar”

Los auditores proceden con el debido Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria. Un factor cliente de la auditoria. Un factor importante es tener la importante es tener la competenciacompetencia necesaria.necesaria.


INDEPENDENCIAINDEPENDENCIA

“ “ La base para la imparcialidad de la La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria”conclusiones de la auditoria”

Los auditores son independientes de Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de libres de sesgo y conflicto de intereses. intereses.


ENFOQUE BASADO EN LA ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIAEVIDENCIA

““El método racional para alcanzar El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático”auditoria sistemático”

los hallazgos y conclusiones de la los hallazgos y conclusiones de la auditoria estarán basados solo en la auditoria estarán basados solo en la evidencia de la auditoriaevidencia de la auditoria


PROCESO DE AUDITORIA: PROCESO DE AUDITORIA: PLANEACION DE AUDITORIAPLANEACION DE AUDITORIA


GESTION DE UN PROGRAMA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIA

Autoridad para programar

Establecer el PROGRAMA:1. Objetivos/ Extensión2. Procedimientos3. Recursos4. Responsabilidades

Implementar el PROGRAMA:1. Calendarizar las Auditorias2. Evaluar Auditores3. Seleccionar equipo de Auditoria4. Dirigir Actividades de auditoria5. Mantener Registros

Monitoreo y Revisión del Programa

Mejora del Programa


PROTAGONISTAS DE LA PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA

AUDITOR AUDITADO

CLIENTE


Etapas de la auditoriaEtapas de la auditoria

Seguimiento

Planeación

EjecuciónActividades posteriores


PLANEACION Y EJECUCIONPLANEACION Y EJECUCION

AUDITORIA DE CALIDAD

PLANEACION

EJECUCION

REPORTEEJECUCION

REUNION DE APERTURA

ENTREVISTASREUNION DE CIERRE

PLANEACION

DEFINICION DEL ALCANCEDEFINICION DEL OBJETIVO

ESTUDIO DE DOCUMENTOSDEFINIR LOS RECURSOS

COMUNICAR

REPORTE

CONTENIDO DEL INFORMELISTA DE DISTRIBUCION

COMENTARIOS DE AUDITORIAANEXOS

LISTAS DE VERIFICACION


AUDITORIA EN FUNCION DEL AUDITORIA EN FUNCION DEL OBJETOOBJETO

AUDITORIA DEL SISTEMA DE AUDITORIA DEL SISTEMA DE CALIDAD CALIDAD

AUDITORIA DE LOS PROCESOSAUDITORIA DE LOS PROCESOS AUDITORIA DE LOS SERVICIO AUDITORIA DE LOS SERVICIO

(SELLOS DE CALIDAD)(SELLOS DE CALIDAD)OTROSOTROS AUDITORIA DE PROVEEDORESAUDITORIA DE PROVEEDORES AUDITORIA DE PLANES DE CALIDADAUDITORIA DE PLANES DE CALIDAD


OBJETIVOS DEL PROGRAMA OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIA

BASADO EN:BASADO EN: Prioridades de la GerenciaPrioridades de la Gerencia Intenciones ComercialesIntenciones Comerciales Requisitos del sistema de gestiónRequisitos del sistema de gestión Requisitos Regulatorios, contractuales y Requisitos Regulatorios, contractuales y

legales aplicables a productos, sus riesgos y legales aplicables a productos, sus riesgos y peligros.peligros.

Necesidad de Evaluación de proveedores.Necesidad de Evaluación de proveedores. Riesgos del NegocioRiesgos del Negocio Otras Partes interesadas.Otras Partes interesadas.


OBJETIVOS DE UN PROGRAMA OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIA

Siempre debe determinarse cual es el Siempre debe determinarse cual es el objetivo de la auditoria.objetivo de la auditoria.

Ejemplo:Ejemplo:Verificar la conformidad con los requisitos Verificar la conformidad con los requisitos

contractuales del cliente XYZcontractuales del cliente XYZObtener y mantener la confianza en la Obtener y mantener la confianza en la

capacidad del proveedor XXX.capacidad del proveedor XXX.Contribuir a la mejora continua de los Contribuir a la mejora continua de los

sistemas de gestión.sistemas de gestión.Verificar el cumplimiento de los requisitos Verificar el cumplimiento de los requisitos

de las normas NTC 23-42, ASTM 234de las normas NTC 23-42, ASTM 234


Planeación la auditoriaPlaneación la auditoria

Objetivos y AlcanceObjetivos y Alcance Personas responsables Personas responsables Documentos de Referencia o criteriosDocumentos de Referencia o criterios Equipos AuditorEquipos Auditor Fecha y lugar donde se realizaraFecha y lugar donde se realizara Procesos a auditarProcesos a auditar Tiempo duración de cada auditoriaTiempo duración de cada auditoria Programa de reunionesPrograma de reuniones Requisitos de confidencialidadRequisitos de confidencialidad


VIABILIDAD DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORIAAUDITORIA

Consideraciones a realizar:Consideraciones a realizar:Información suficiente y

apropiada para planificar la auditoria

Cooperación del Auditado

Tiempo y Recursos Adecuados


SELECCIÓN EQUIPO SELECCIÓN EQUIPO AUDITORAUDITOR

CONSIDERACIONESCONSIDERACIONES La competencia global del equipo La competencia global del equipo

necesaria para conseguir los objetivos necesaria para conseguir los objetivos de auditoriade auditoria

Los requisitos legales, reglamentarios, Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales según sea aplicable.contractuales según sea aplicable.

Capacidad de miembros del equipo para Capacidad de miembros del equipo para interactuar eficazmente con el auditado.interactuar eficazmente con el auditado.

Idioma y comprensión de características Idioma y comprensión de características sociales y culturares del auditado.sociales y culturares del auditado.


COMPETENCIA GLOBALCOMPETENCIA GLOBAL

Identificación de conocimientos y Identificación de conocimientos y habilidades necesarias para habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la alcanzar los objetivos de la auditoria.auditoria.

Si no es posible cubrir las Si no es posible cubrir las competencias se debe incluir a un competencias se debe incluir a un Experto Técnico.Experto Técnico.


REVISION DOCUMENTALREVISION DOCUMENTAL

Familiarizar a los auditores con los Familiarizar a los auditores con los procesos a ser auditados.procesos a ser auditados.

Trazar un plan de auditoriaTrazar un plan de auditoria Desarrollar una lista de verificaciónDesarrollar una lista de verificación


LIDER DEL EQUIPO LIDER DEL EQUIPO AUDITORAUDITOR

Establecerlo en cada auditoriaEstablecerlo en cada auditoria

Canal de comunicación de los Canal de comunicación de los auditadosauditados

Tiene la máxima autoridad entre los Tiene la máxima autoridad entre los miembros de la auditoria.miembros de la auditoria.


REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA REQUISITOS DE AUDITORIA INTERNA 8.2.2 ISO 90018.2.2 ISO 9001

EL SGC es•Conforme a disposiciones •Eficaz

Registrar resultados de

Auditorias

Actividad por auditar

Registro

Criterio y Método

SelecciónOBJETIVIDADIMPARCIALIDAD

EstadoImportanciaOtras Auditorías

Plan

Acciones correctivas

Aplicación y eficacia de acciones

correctivas


LISTAS DE VERIFICACIONLISTAS DE VERIFICACION


LISTAS DE VERIFICACIONLISTAS DE VERIFICACION

VENTAJASVENTAJAS Ayuda a la PreparaciónAyuda a la Preparación Indica la duración de la auditoriaIndica la duración de la auditoria Controla la profundidad y ritmo de la Controla la profundidad y ritmo de la

auditoriaauditoria Ayuda a asegurar que todos los puntos Ayuda a asegurar que todos los puntos

planeados son cubiertosplaneados son cubiertos Medio para registrar las respuestas de Medio para registrar las respuestas de

auditados.auditados.


LISTA DE VERIFICACIONLISTA DE VERIFICACION

Puede limitar la iniciativa y análisisPuede limitar la iniciativa y análisis Areas importantes pueden ser Areas importantes pueden ser

omitidasomitidas


AUDITORIA proceso PHVAAUDITORIA proceso PHVA

Identificar los procesos Identificar las

interrelaciones de procesos

Planear actividades siguiendo

PHVA

Ejecutar auditoria

siguiendo el ciclo phva

Verificar Procesos

Auditados (reunionesAuditores)

Ajustar Agenda

Auditoria


ASPECTOS POR VERIFICARASPECTOS POR VERIFICAR

Adecuación de la documentación que describe la

operación de los procesos

Disponibilidad documental y de registros

Aplicación de las acciones correctivas y preventivas

Indicadores de control

de procesos



Seguimiento del desempeño del proceso

y control de no conformidades

Identificación y comunicación de los requisitos del

cliente interno

Satisfacción del cliente interno y mejoramiento

continuo

Suficiencia del personal

competente



Identificación de los objetivos del

proceso

Despliegue de directrices y

objetivos

Evidencia de planificación del

procesoSuficiencia de los

recursos y ambiente de

trabajo


TAREAS TAREAS

1.1. Realización plan de Auditoria Realización plan de Auditoria SONOCO 2008.SONOCO 2008.

2.2. Elaboración de listas de Elaboración de listas de verificación (chequeo) de cada verificación (chequeo) de cada proceso a auditar x equipo proceso a auditar x equipo auditor.auditor.

3.3. Repasar conceptos sistema de Repasar conceptos sistema de gestión de calidad.gestión de calidad.

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