ZONA ESPECIAL DE DESARROLLO PAITA – ZED … · Arqueo periódico de Fondo Fijo de Caja Chica ,...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

CONTABILIDAD

Código MP – CONTA - 01 Página

Elaborado por Contabilidad 1

Versión 1 de

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Revisado Jorge Aponte M 100

VºBº Oficina General de

Administración Revisó

VºBº Asesoría Legal

Reviso VºBº Gerente General

Aprobó

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN – CONTABILIDAD ZONA ESPECIAL DE DESARROLLO PAITA – ZED PAITA


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I. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al documentar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de la Unidad de Contabilidad; permitiendo cumplir la meta y objetivos de la entidad. Se ha tratado de optimizar las operaciones, de tal forma que garanticen el normal desarrollo de las diversas funciones que competen a la Unidad De Contabilidad; tratando de que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la entidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. DATOS GENERALES A. NATURALEZA Y FINALIDAD

Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Contabilidad cumplir los objetivos de la entidad.

B. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma

documentada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y

direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los

resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la entidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y el personal que intervienen durante su ejecución.

C. BASE LEGAL

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Contraloría N° 067-97-EF Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de

Pago de la SUNAT Normas Internacionales de Contabilidad (NIC'S). Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución

de Contraloría N° 320-2006-CG


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Normatividad de CETICOS PAITA

D. CONTENIDO Y ALCANCE Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Contabilidad de ZED PAITA.

E. APROBACION DEL MANUAL Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Gerencia General N° ……………………………

F. REVISION Y ACTUALIZACION Para la Revisión, Modificación y/o actualización del presente manual, se debe proceder de la siguiente manera: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica concerniente a la unidad de Contabilidad, la Jefatura de la Oficina General de Administración por medio de su unidad de Contabilidad, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del procedimiento, la Gerencia General emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Oficina General de Administración.

G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:


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Símbolo

Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad (datos para realizarla)

Decisión: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no.

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.

Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra


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III. LISTADO DE PROCESOS

1. Contabilización de provisiones de ingresos y gastos mensuales para el proceso de Formular el Balance General y los demás Estados Financieros

1.1. Contabilización de asiento de provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades Ej Transferencias ZOFRATACNA

1.2. Contabilización de asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente (Sueldos y Salarios), planilla de dietas entre otros

1.3. Contabilización de asiento de provisión de Provisiones y Beneficios Sociales de los Empleados , como Vacaciones, Gratificación y Compensación de Servicios CTS

1.4. Contabilización de asiento de provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores conforme a la planilla de pago

1.5. Contabilización de asiento de provisión mensual de los seguros contratados por ZED PAITA, conforme a las primas de seguros recibidas

1.6. Contabilización de asiento de provisión mensual de los ingresos diferidos y/o pagados por anticipado de parte de nuestros clientes.

1.7. Contabilización mensual en cuentas de orden de las especies valoradas, se llevara un control y actualización de las cartas fianzas en garantía de parte de nuestros clientes , de corresponderlas emitidas en dólares se actualiza con el tipo de cambio SBS , para efectos de registro de las cuentas de orden del balance General (Formato F1) para la Contaduría Publica de la Nación

1.8. Contabilización de asiento de ajuste mensual de los depósitos recibidos en garantía de parte de nuestros clientes ( Ej Garantía por módulos y otros), actualizando de acuerdo al tipo de cambio de SBS.

1.9. Contabilización de asiento de la provisión mensual de la Depreciación y Amortización del Activo Fijo e Intangibles

2. Integración Contable y Emisión del Balance de Comprobación, este proceso se

ejecutara previa coordinación con personal del área de informática y/o quienes brindan soporte técnico para la emisión del balance de Comprobación

3. Análisis de Cuentas Financieras y Notas de Ajuste.

4. Liquidación del IGV mensual, para determinar el importe que será declarado y pagado en el PDT 621 – IGV, Renta Mensual, dentro de los plazos establecidos por la SUNAT

5. Verificación de las contribuciones mensuales , e incluir la Renta de 4ta Categoría, para

determinar los importes declarados y pagados en la Planilla Electrónica – PLAME mensual dentro de los plazos establecidos por SUNAT

6. Verificación de las validaciones, conforme el reporte de información consistente de los

libros y registros electrónicos, emitido del programa de Libros Electrónicos (PLE – SUNAT) referente a los Registro de Ventas, Registro de Compras Libro Diario y Libro Mayor y otros que este obligado a presentar la entidad, este procedimiento se realizara previa solicitud y coordinación de Soporte Técnico Informático de personal de Oficina de informática o quien haga sus veces; así como la aprobación del Jefe de Oficina General de Administración.


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7. Emisión de los Estados Financieros Mensual , para la junta de directorio de ZED Paita ;

Estados Financieros Mensual , Trimestral Semestral y Mensual para la Contaduría Pública de la Nación

8. Inventario Anual Físico de Bienes de ZED PAITA , en coordinación con la oficina de

Logísticas – Control Patrimonial, Informática , comité de inventario, Comité de Saneamiento Contable y/o quienes hagan sus veces

9. Verificación y validación de la información financiera , presupuestaria

complementarias y de metas de inversión trimestral y Anual, previa remisión a la Contaduría Pública de la Nación.

10. Revisar y visar la facturación mensual emitida por ZED Paita , a sus clientes.

11. Revisar y visar los comprobantes de pago conforme con su documentación

sustentatoria , previo pago a proveedores y terceros de ZED Paita

12. Verificación de la rendición de Viáticos en Comisión de Servicios : revisar y visar las rendiciones de viáticos otorgados al personal y directores.

13. Verificación de la Rendición de Otorgamiento de Anticipos con Recibos de Egresos :

Revisar y visar las rendiciones de Anticipos otorgadas al personal y Directores.

14. Verificación de la rendición de caja Chica : Revisar y visar el sustento documentario de la rendición de Fondo Fijo – Caja Chica.

15. Arqueo periódico de Fondo Fijo de Caja Chica , los arqueos son sorpresivos en forma

mensual o trimestral , como mínimo posterior al cierre del ejercicio para verificar el saldo físico real al termino del ejercicio.


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IV. DESARROLLO DE LOS PROCESOS

PROCESO: 01 A. Nombre del Proceso

CONTABILIZACIÓN DE PROVISIONES DE INGRESOS Y GASTOS MENSUALES ,PARA EL PROCESO DE FORMULAR EL BALANCE Y LOS DEMAS ESTADOS FINANCIEROS. SUB PROCESO : 01.1 A. Nombre del Sub Proceso

CONTABILIZACION DE ASIENTO DE PROVISIÓN MENSUAL DE INGRESOS, POR TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE OTRAS ENTIDADES EJ. TRANSFERENCIA ZOFRATACNA

B. Finalidad Efectuar el registro contable proveniente de Ingresos mensual Transferencias recibida de

ZOFRATACNA, realizado de conformidad con las disposiciones Legales y Normas Contables establecidas

C. Requisitos

El encargado de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes: Notas de Cargo Comprobantes de ingresos : Recibo y/o recibos de ingresos Copia del Estado de Cuenta , donde fuere la o las transferencias bancarias recibidas Copia de Boucher del depósitos o depósitos recibidos Diferencia de Cambio

D. Etapas del Proceso

1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes:

Comprobante de Ingresos Recibos de ingresos Notas de Abono, Transferencias Bancarias, Depósitos realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses si las hubiera

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona Informe Financiero del mes. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que

sea revisada, con el asiento correspondiente. De estar completa Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e

importes estén bien aplicados de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes, Transferencias de ZOFRATACNA, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses

Evalúa si hay codificación contable que no corresponde Existe codificación contables que no corresponda Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza.


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Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso. No Existe codificación contables que no corresponda, es decir esta conforme Registra el asiento contable y elabora las notas contables del mes : Recibo

de Ingresos, Mantenimiento De Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio

En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por la Nota de Cargo

Imprime las Notas Contables. Adjunta documentación sustentatoria según el caso. Firma , previa verificación del registro en el sistema de contabilidad Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa Notas Contables Ordena el archivamiento de las Notas Contables

De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su

corrección.

(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva las notas contables.

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Notas contables. Recibos de Ingresos. Notas de Cargo, de ser le caso Transferencias Bancarias Depósitos realizados. Diferencias de Cambio Nota de Abonos por intereses de ser el caso,


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Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes: Recibos

de Ingresos, Notas de Cargo, Transferencias Bancarias, Depósitos

realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses

Remite a la Unidad de Contabilidad la información financiera del mes: Recibos

de Ingresos, Notas de Cargo, Transferencias Bancarias, Depósitos

realizados, Diferencias de Cambio y Nota de Abonos por intereses

InicioInicio

Página 1

1.1 Contabilización de asiento de Provisión mensual de ingresos, por transferencias recibidas de otras entidades

Jefe de la Unidad de Tesorería

Jefe de la Unidad de Contabilidad

Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e importes estén bien aplicados

de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes,

Transferencias de ZofraTacana, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses

Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contable e importes estén bien aplicados

de: Recibo de Ingresos (en forma diaria), Notas de Cargo, Mantenimiento De Cuentas, Cartas Ordenes,

Transferencias de ZofraTacana, Diferencia de Cambio y Notas de Abono por intereses

Evalúa si la documentación está

completa


completaSi

1

Recepciona y registra el Informe Financiero del mes

Recepciona y registra el Informe Financiero del mes

Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que sea

revisado y corregido



No

Evalúa si hay codificación contable que no corresponde

Evalúa si hay codificación contable que no corresponde

Imprime Registro Auxiliar y analizaImprime Registro Auxiliar y analiza

Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso

Coordina con el responsable de Tesorería para corregir el ingreso

Si

Elabora las notas Contables del mes por: Recibo de Ingresos, Mantenimiento De

Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio

Elabora las notas Contables del mes por: Recibo de Ingresos, Mantenimiento De

Cuenta, Intereses, Devoluciones y Diferencia de cambio

En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por

la Nota de Cargo

En el caso de Notas de Cargo, agrupa las Notas de Cargo, luego verifica el número de cuenta y elabora la Nota Contable por

la Nota de Cargo

No

2


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Aprobó

1

Adjunta documentación sustentatoria según el caso

Adjunta documentación sustentatoria según el caso

FirmaFirma

Imprime las Notas ContablesImprime las Notas Contables

Visa Notas ContablesVisa Notas Contables

¿Es correcta?¿Es correcta? Si

Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección


No

2

Página 1


Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos

Entrega las Notas de Contabilidad de Ingresos

Jefe de la OficinaGeneral de Administración

Recepciona y registra las Notas de Contabilidad de Ingresos


Ordena el archivamiento de las Notas Contables

Ordena el archivamiento de las Notas Contables

3


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Página 1


3


Archiva la informaciónArchiva la información

FinFin

Recepciona y registra la informaciónRecepciona y registra la información


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SUB PROCESO: 01.2 A. Nombre del Proceso

CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PLANILLA DE HABERES DEL PERSONAL PERMANENTE (SUELDOS Y SALARIOS) PLANILLA DE DIETAS ENTRE OTROS.

B. Finalidad Efectuar el registro contable y financieros de la planilla de haberes, Pensiones y Salarios

del mes , realizado de conformidad con las disposiciones legales y Normas de Contabilidad establecidas.

C. Requisitos

El Jefe de recursos Humanos deberá remitir la siguiente información: Copia de Planillas de Haberes , Sueldos , Salarios, Dietas , Pensionistas de ser el caso

Etapas del Proceso

1. Oficina General de Administración (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes del

Personal Permanente (Sueldos, Salarios), planilla de dietas entre otros (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra el asiento contable correspondiente con la información de las

planillas file de las boletas de los empleados. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada.

De estar completa Contabiliza las planillas de Haberes, Sueldos, Salarios y dietas. Verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales.

Si no enlaza Coordina con el jefe de la unidad de recursos humanos para su

corrección Si se enlaza coordina con

Da el visto bueno Envía la información al jefe de la oficina de administración

(5) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información Devuelve la información al jefe de la Unidad de Contabilidad para su

corrección.

(6) Jefe de la Unidad de Contabilidad


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Recepciona y realiza el asiento contable con el sustento de la información recibida. Archiva la información

E. Duración 5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Planilla de Haberes ,Pensiones y Salarios , planilla de dietas


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completa


completa

1


Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida


No

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes,

Pensiones y Salarios

Remite a la Unidad de Contabilidad la información Planillas de Haberes,

Pensiones y Salarios

Si

Contabiliza las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios

Contabiliza las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios

Página 1

01.2 Asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente (Sueldo y Salario), Planilla de Dietas entre otros

Jefe de Recursos Humanos

Evalúa si la partida presupuestal no enlaza con

cuenta contable

Evalúa si la partida presupuestal no enlaza con

cuenta contable

Coordina con el Jefe de Recursos humanos para su corrección

Coordina con el Jefe de Recursos humanos para su corrección

No

verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del

orden

verifica partidas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del

orden

Si

2


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Aprobó

Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración


Visa la documentaciónVisa la documentación


Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección


No

2


Recepciona y registra la información recibida

Recepciona y registra la información recibida

Entrega la información para que sea debidamente archivada


FinFin




Página 1

01.2 Asiento de Planilla de Haberes del Personal Permanente ( Sueldos y Salarios), Planilla de Dietas entre otros

1

Da el visto buenoDa el visto bueno


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SUB PROCESO: 01.3 A. Nombre del Sub Proceso

CONTABILIZACIÓN DE LA PROVISIÓN DE BENEFICIOS SOCIALES DE EMPLEADOS: como son vacaciones, Gratificaciones y Compensación por tiempo de servicios – CTS.

B. Finalidad Permitir efectuar el registro contable y financiero por la provisión de beneficios sociales

de empleados emitidos por la Unidad de Personal, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

C. Requisitos

El Jefe de Recursos Humanos deberá remitir la siguiente información: Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de los Empleados


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados,

adjuntando las planillas y hojas de trabajo que sirvan de sustento para el asiento contable correspondiente.

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de responsables,

montos, fechas y cuentas contables y presupuestales. Evalúa si la documentación está completa De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.

De estar completa Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de

Empleados generando el asiento contable por el compromiso de Gasto. Imprime Nota Contable. Adjunta Copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de

empleados al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección.

(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad


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Recepciona y registra la información. Archiva la información


F. Formatos y Formularios Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de los Empleados


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Aprobó



completa


completa

1

Verifica los documentos fuentes, autorizaciones de gastos, firmas de

responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales



Devuelve la documentación para que sea revisada y completada


No

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados

Remite a la Unidad de Contabilidad los Beneficios Sociales de los empleados

Si

Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de Empleados generando el asiento contable por el

compromiso de Gasto

Elabora la Nota Contable por la provisión de Beneficios Sociales de Empleados generando el asiento contable por el

compromiso de Gasto

Página 1

01.3 Contabilización de la provisión de beneficios sociales de empleados


Adjunta Copia de la documentación sustentatoria


Imprime Nota ContableImprime Nota Contable


2


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Aprobó



Visa las Notas ContablesVisa las Notas Contables

¿Es correcta?¿Es correcta?

Si

Devuelve las Notas Contables por la provisión de beneficios sociales de empleados al Jefe de la Unidad de

Contabilidad para su corrección



No

2


Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación recibida




FinFin




Página 1

01.3. Contabilización de la provisión de beneficios sociales de empleados

1

Firma la documentaciónFirma la documentación


CONTABILIDAD



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Aprobó


CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS DESCUENTOS AL PERSONAL POR PRÉSTAMOS Y TARDANZAS DE LOS TRABAJADORES, CONFORM AQ LA PLANILLA DE PAGO.

B. Finalidad Permitir efectuar el registro contable y financiero por la provisión mensual de los

descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores, conforme a las planillas de pago empleados emitidos por la unidad de Personal, generando las notas Contables, así como conciliar las cuentas 14190000 OTRAS CUENTAS POR COBRAR – PERSONAL, con la cuenta 41 REMUNERACIONES DEL PERSONAL para la elaboración del balance y EEFF.

C. Requisitos

El Jefe de Recursos Humanos Las planillas de los empleados y file de boletas de pago, donde figura los descuentos

correspondientes D. Etapas del Proceso

1. Oficina General de Administración (1) Jefe de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando

las planillas , file de boletas de pago que sirven de sustento para el asiento contable correspondiente.

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Revisa los documentos fuentes ,autorizaciones de gastos, firmas de responsables,

montos, fechas y cuentas contables y presupuestales De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.

De estar completa Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de

empleados generando asiento contable por el compromiso de gasto. Imprime Nota Contable. Adjunta Copia de la documentación sustentatoria Firma la documentación

Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Entrega la información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información


CONTABILIDAD



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Aprobó

Devuelve las Notas Contables por descuentos al personal por prestamos y tardanzas al jefe de la unidad de Contabilidad para su corrección.

(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Rendición de caja chica.


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Aprobó


Evalúa si la documentación está completa

Evalúa si la documentación está completa

1







No

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando

planilla, file de boletas de pago del personal

Remite a la Unidad de Contabilidad los descuentos de los empleados, adjuntando

planilla, file de boletas de pago del personal

Si

Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de Empleados generando el asiento

Contable por el compromiso del gasto

Elabora la Nota Contable por el descuento por concepto de tardanza de Empleados generando el asiento

Contable por el compromiso del gasto

Página 1

01.4. Contabilización de la provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanza de los trabajadores






2


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Aprobó









No

2






FinFin




Página 1

01.4 Provisión mensual de los descuentos al personal por prestamos y tardanzas de los trabajadores

1



CONTABILIDAD



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Aprobó


CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS SEGUROS CONTRATADOS POR ZED PAITA, CONFORME A LAS PRIMAS DE SEGUROS RECIBIDAS.

B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de los seguros contratados por ZED PAITA,

conforme a las primas de seguros recibidas como medida de conciliación de saldos de la cuenta 18 SERVICIOS Y OTROS CONTRATADOS , para la elaboración del balance general y EEFF

C. Requisitos

La documentación de las pólizas de seguros, formalmente son recibidas en ZED PAITA por la recepcionista de mesa de partes de esta entidad, quien a su vez remite la documentación a la secretaria quien haga sus veces de la Oficina General de Administración , quien deberá remitir la siguiente información : Pólizas de prima de Seguros emitidos a nombre de ZED PAITA


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Oficina General de Administración Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro correspondiente.

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.

De estar completa Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser caso registra la parte

deferida o pagada por adelantado según las cuentas contables correspondientes.

Realiza la verificación contable con los importe que figuran en las primas de seguro , comparando los montos por cuenta contables en el sistema contable SIFTCONT.

Si hay diferencias de los saldos Elabora una Nota de Ajuste

Si no hay diferencia de los saldos Elabora, el a los asientos contables correspondientes. Adjunta copia de la documentación sustitutoria Firma la documentación


(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la información recibidas


CONTABILIDAD



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Aprobó

Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su

corrección.


E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Nota contable y/o registro o asiento contable correspondiente.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


Verifica si los documentos fuentes

están completos


están completos

1



No

InicioInicio

Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro

correspondiente


correspondiente

Si

Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser el caso registra la

parte diferida o pagada por adelantado según las cuentas contables

correspondientes

Registra la provisión del gasto correspondiente, de ser el caso registra la

parte diferida o pagada por adelantado según las cuentas contables

correspondientes

Página 1

01.5 Provisión mensual de los seguros contratados , conforme a las primas

Si hay diferencia : elabora una nota contable

Si no hay diferencia de los saldos : Elabora los asientos contables ,

adjunta copia de la documentacion




Realiza la verificacion contable con los importes que figuran en las primas de seguro comparando los montos por

cuenta contable en el sistema contable SIFTCONT

Realiza la verificacion contable con los importes que figuran en las primas de seguro comparando los montos por



2

Jefe de la Unidad Responsable


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



Visa la información recibidaVisa la información recibida




No

2


Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y la documentación




FinFin




Página 1

01.5 Provision mensual de los seguros contratados conforme a las primas

1



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


CONTABILIZACIÓN DE ASIENTO DE PROVISION MENSUAL DE LOS INGRESOS DIFERIDOS Y/O PAGADOS POR ANTICIPADO, RECIBIDOS DE PARTE DE NUESTROS CLIENTES

B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de la provisión mensual de los ingresos

diferidos y/o pagados por anticipados de parte de nuestros clientes, a efectos de conciliar y actualizar saldos de la cuenta 49 PASIVOS DIFERIDOS, para la elaboración del Balance General y EEFF .

C. Requisitos

La encargada de Tesorería, mediante reporte de los depósitos efectuados por clientes en cuentas corrientes a nombre de ZED PAITA, correspondientes a pagos a cuentas o por pagos adelantados que será facturado por ZED PAITA , quien deberá remitir la siguiente información: Reporte de la Caja y Bancos , correspondientes a abonos en cuenta o en efectivo

ingresados a Tesorería , por concepto de pagos recibidos por adelantado de parte de clientes .


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Oficina General de Administración Visa los documentos y remite a contabilidad para su registro correspondiente

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y completada.

De estar completa Registra el asiento para aplicar el ingreso en el mes correspondiente

utilizando la cuenta 49600000 con abono a cta 75 con sub partida correspondiente.

Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar al ingreso al mes correspondiente , comparando los montos por cuentas contables en el sistema contable SIFTCONT

Si hay diferencia de los saldos Elabora una Nota Contable de Ajuste

Si no hay diferencia de los saldos Elabora , el a los asientos contables correspondientes Adjunta copia de la documentación sustentatoria

Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada.


corrección.



F. Formatos y Formularios Nota contable y/o registro o asiento contable correspondiente.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



están completos


están completos

1



No

InicioInicio


correspondiente


correspondiente

Si

Registra el asientopara aplicar el ingreso en el mes correspondiente utilizando la

cuenta 49600000 con el abono a la cuenta 75 con sub partida

Registra el asientopara aplicar el ingreso en el mes correspondiente utilizando la

cuenta 49600000 con el abono a la cuenta 75 con sub partida

Página 1

01.6 Provisión mensual de ingresos deferidos y/o pagados por anticipado







Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar los ingresos comparando los montos por


Realiza la verificación contable con los importes que corresponde aplicar los ingresos comparando los montos por



2

Jefe de la Unidad Responsable


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó







No

2






FinFin




Página 1

01.6 Provisión mensual de ingresos diferidos y/o pagados por anticipado

1



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


CONTABILIZACION MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS, SE LLEVARA UN CONTROL Y ACTUALIZACION DE LAS CARTAS FIANZAS RECIBIDAS EN GARANTIA DE PARTE DE NUESTROS CLIENTES, DE CORRESPONDER LAS EMITIDAS EN DOLARES SE ACTUALIZA CON EL TIPO DE CAMBIO DE SBS,PARA EFECTOS DE REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN DEL BALANCE GENERAL (FORMATO F1) PARA LA CONTADURIA PUBLICA DE LA NACION.

B. Finalidad Efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas

específicamente de las CARTAS FINZAS recibidas , realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad Establecidas

C. Requisitos La persona encargada del control de ingresos , renovaciones , devoluciones de CARTAS FIANZAS deberá remitir la siguiente información: Copia de los documentos que tenga en custodia , devolución de CARTAS FIANZAS,

control respectivo Conciliaciones Bancarias , de ser el caso para corroborar la información Cartas Fianzas Depósitos Administrativos Bienes muebles embargados Contrato con clientes


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación

Financiera (Reporte de Cartas Fianzas). (2) Jefe de la Unidad de Logística – Control Patrimonial, quien lleva el control de las cartas fianzas Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual : Documentación Financiera (Reporte de Carta Fianzas ).

(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Evalúa si la documentación esta completa.

o De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.

o De estar completa Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones Imprime las Notas Contables Adjunta documentación sustentatoria. Firma


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


(4) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra las Notas de Contabilidad y a Documentación recibida. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables. Entrega la información para que sea debidamente archivada.


corrección.

(5) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva la información.


F. Formatos y Formularios Reporte de Bancos Cartas Fianzas Depósitos Notas Contables Reporte de control de Carta Fianzas.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Página 1

01.7 Contabilización de Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, control y actualización de Cartas Fianzas




completa


completaSi

1




No

Imprime las Notas ContablesImprime las Notas Contables

Adjunta documentación sustentatoriaAdjunta documentación sustentatoria

2

InicioInicio

Remite a la unidad de Logistica la información mensual documentación financiera- Reporte de Carta Fianzas

Remite a la unidad de Logistica la información mensual documentación financiera- Reporte de Carta Fianzas

Encargado de Control Patrimonial

Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación

Financiera Cartas Fianzas

Remite a la Unidad de Contabilidad la información mensual: Documentación

Financiera Cartas Fianzas

1 2

Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones

Elabora las Notas Contables por cada una de las operaciones

FimraFimra

3


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1



Visa Notas ContablesVisa Notas Contables




No

3






Página 1

01.7 Contabilización Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, Control y actualización de Cartas Fianzas

FinFin



Archiva las informaciónArchiva las información


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


CONTABILIZACION DE ASIENTO DE AJUSTE MENSUAL DE LOS DEPOSITOS RECIBIDOS EN GARANTIA DE PARTE DE NUESTRO CLIENTES EJM GARANTIA POR MODULOS Y OTROS, ACTUALIZANDO DE ACUERDO AL TIPO DE CAMBIO DE SBS.

B. Finalidad Efectuar la verificación y registro contable de ajuste mensual de los depósitos recibidos

en garantía de parte de nuestros clientes Ej Garantía por módulos y otros, actualizando de acuerdo al tipo de cambio de SBS, a efectos de conciliar y actualizar de saldos de la cuenta 46,sub Cuenta 46700000 DEPOSITOS EN GARANTIA, para la elaboración del Balance General y EEFF.

C.Requisitos El encargado de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:

Nota o Notas de Abono y/o reporte de los depósitos por conceptos de garantías recibidas.

Comprobantes de Ingreso: Recibo y/o recibos de ingresos Copia del Estado de Cuentas, donde figure el o los Depósitos en Garantía recibidas Copia de Boucher del Deposito o Depósitos recibidos Diferencia de Cambios


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la información del mes: Reporte de Notas de

Abono, Transferencias Bancarias, por concepto de Depósitos Garantías recibidas. (2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona Informe Financiero del mes. Evalúa si la documentación esta completa De no estar completa Devuelve el informe financiero al Jefe de la Unidad de Tesorería para que

sea revisada, con el asiento correspondiente. De estar completa Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación contables e

importes estén bien aplicados de :Reporte de Notas de Abono, Transferencias Bancarias, por concepto de depósitos Garantías recibidas

Evalúa si hay codificación y registro contable que no corresponde Existe codificación contable que no corresponda

• Imprime Registro Auxiliar – LIBRO BANCOS y analiza • Coordina con el responsable de tesorería para corregir el ingreso

No Existe codificación contable que no corresponda, es decir ESTA CONFORME


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

• Registra el asiento contable y elabora las notas contables del mes po: Recibo de Ingresos, Reporte de Depósitos de Garantía y Diferencia de Cambios

• Imprime las Notas Contables • Adjunta documentación sustentatoria según el caso • Firma, previa verificación del registro en el sistema de contabilidad • Entrega las NOTAS DE Contabilidad y/o registro contable

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa las Notas Contables Ordena el registro contable en la correspondiente cuenta en el sistema

contable. De no ser correcta la información Devuelve las Notas Contables al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su

corrección.

(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Archiva las Notas Contables

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Reporte del Sistema Contable de Complementario Bancos, para verificar los depósitos

recibidos en cuentas de ZED PAITA. Depósitos realizados. Diferencia de cambio.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



están completos


están completos

1



No

InicioInicio

Remite la información financiera del mes : reporte de notas de abono, transferencias

bancarias, por concepto de deposito en garantias

Remite la información financiera del mes : reporte de notas de abono, transferencias

bancarias, por concepto de deposito en garantias

Si

Página 1

01.8contabilizacion Depósitos recibidos en garantía de parte de los clientes

Genera el asiento contable por la operación realizada



2

Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación

contable importes que estén bien aplicados Reposte de notas de

abono, transferencias

Verifica la asignación de partidas presupuestales y codificación

contable importes que estén bien aplicados Reposte de notas de

abono, transferencias

Si existe igualdad de saldoEsta conforme Esta conforme

Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza, coordina con el responsable de

tesorería para corregir el ingreso

Imprime Registro Auxiliar LIBRO BANCOS y analiza, coordina con el responsable de

tesorería para corregir el ingreso

Si existe codificacion que no corresponda No existe codificación contable que no corresponde



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó







No

2


Recepciona y registra la información y la documentación




FinFin




Página 1

01.8Contabilizacion Depósitos recibidos en garantía de parte de los clientes

1


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


CONTABILIZACION DE ASIENTO DE LA PROVISION MENSUAL DE LA DEPRECIACION Y AMORTIZACION DEL ACTIVO FIJO E INTANGIBLE RESPECTIVAMENTE

B. Finalidad Permitir establecer el procedimiento para una adecuada depreciación de Bienes de la

entidad. C. Requisitos Que el Bien Mueble pertenezca a la entidad Tarjetas de Control de Activos Tasas de Depreciación vigente sustentado en el marco legal correspondiente


1. Oficina General de Administración (1) Responsable de patrimonio Determina la Pérdida gradual del bien (Depreciación) mensual para Bienes de

acuerdo a tabla de porcentajes de depreciación. Elabora el cuadro de depreciaciones del mes. Entrega al Jefe de la Unidad de Contabilidad el cuadro de depreciaciones del mes.

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Evalúa la documentación. Si no es conforme. Devuelve la información para que sea corregida.

Si es conforme. Da el visto bueno a la información. Elabora las Notas Contables de depreciación en base al cuadro de

depreciaciones del mes generando el asiento contable respectivo. Imprime Nota Contable. Visa la nota contable Remite la información elaborada.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona la documentación. Evalúa la documentación. Si no es conforme. Devuelve la información para que sea corregida.

Si es conforme. Da el visto bueno a la información. Entrega la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad

(4) Jefe de la Unidad de Contabilidad Archiva la información.

E. Duración


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Cuadro de depreciaciones mensual Notas contables


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

InicioInicio

Página 1

01.9 Provisión de Depreciación y amortización del activo fijo e intangible

Determina la Pérdida gradual del bien (Depreciación) mensual para Bienes de

acuerdo a tabla de porcentajes de depreciación

Determina la Pérdida gradual del bien (Depreciación) mensual para Bienes de

acuerdo a tabla de porcentajes de depreciación

1

Elabora el cuadro de depreciaciones del mes

Elabora el cuadro de depreciaciones del mes

Responsable de Patrimonio

Entrega al Jefe de la Unidad de Contabilidad el cuadro de depreciaciones

del mes

Entrega al Jefe de la Unidad de Contabilidad el cuadro de depreciaciones

del mes


Evalúa la documentación


Da el visto bueno a la informaciónDa el visto bueno a la informaciónDevuelve la información para que sea corregida

Devuelve la información para que sea corregida

Si no esconforme

Si esconforme

Elabora las Notas Contables de depreciación en base al cuadro de depreciaciones del mes generando el asiento contable respectivo

Elabora las Notas Contables de depreciación en base al cuadro de depreciaciones del mes generando el asiento contable respectivo


Visa la nota contableVisa la nota contable

2


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

Página 1

01.9 Provisión de la Depreciación y amortización del activo fijo e intangible



Da el visto bueno a la informaciónDa el visto bueno a la informaciónDevuelve la información para que sea corregida


Si no esconforme

Si esconforme

2

Entrega la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad

Entrega la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad

Remite la información elaboradaRemite la información elaborada


Recepciona la documentaciónRecepciona la documentación

FinFin




CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

SUB PROCESO: 02 A. Nombre del Proceso

INTEGRACIÓN CONTABLE Y EMISIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

B. Finalidad Permitir efectuar el cierre contable del mes, generando el asiento resumen de las Unidad

de Tesorería, Logística, Recursos Humanos, Gestión Presupuestal, pasando el movimiento a las cuentas del Libro Mayor, para luego generar el Balance de Comprobación, el cual contendrá los movimientos acumulados del Libro Mayor y los respectivos saldos actuales, además distribuye las cuentas para su análisis. Para ejecutar este proceso Contabilidad requiere el apoyo del soporte informático de los sistemas contables del área de informática y/o quien haga sus veces

Se recomienda que el Jefe de la Oficina General de Administración, disponga que en el área de Tesorería se efectué el cierre de los registros de compra y ventas , y el área de Recursos Humanos , se efectué el cierre contable, estableciendo como fecha máxima cuatro (04) días hábiles posteriores al mes de cierre de operaciones contables

C. Requisitos

Las Unidades Generadoras de Ingresos deberán remitir la información financiera del mes, contable – financiero como fecha máximo cuatro (04) días hábiles posteriores al mes de cierre de operaciones contables.


1. Oficina General de Administración (1) Unidades Generadoras de ingresos Registra y procesa los Comprobantes emitidas en el mes.

(2) Jefe de la unidad de contabilidad Coordina con los Responsables sobre el cierre de información emitida en el mes

para que realicen la transferencia Genera el asiento resumen. Se procesa los movimientos del mes Realiza la operación de integración contable del mes Procesa los Reportes del Balance de comprobación Evalúa si es correcto. Sí es correcto Imprime el Balance de Comprobación. Visa la información. Entrega el Balance de Comprobación al Jefe de la Oficina General de

Administración. No es correcto. Se revierte el procesamiento de los movimientos del mes.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información está correcta


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.

Sí está correcta Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada.


E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Balance de Comprobación.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

InicioInicio

Registra y procesa los Comprobantes emitidas en el mes

Registra y procesa los Comprobantes emitidas en el mes

Página 1

2. Integración contable y emisión del balance de comprobación

Se procesa los movimientos del mesSe procesa los movimientos del mes

Genera el asiento resumenGenera el asiento resumen

Coordina con los Responsables sobre el cierre de información emitida en el mes

para que realicen la transferencia

Coordina con los Responsables sobre el cierre de información emitida en el mes

para que realicen la transferencia


Evalúa si es correcto

Evalúa si es correcto

Se revierte el procesamiento de los movimientos del mes

Se revierte el procesamiento de los movimientos del mes Imprime el Balance de ComprobaciónImprime el Balance de Comprobación

No Si

Visa la informaciónVisa la información

2

Unidades Generadorasde ingreso

Realiza la operación de integración contable del mes

Realiza la operación de integración contable del mes

Procesa los Reportes del Balance de comprobación

Procesa los Reportes del Balance de comprobación

Coordina la correcciónCoordina la corrección


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Entrega el Balance de Comprobación al Jefe de la Oficina General de

Administración

Entrega el Balance de Comprobación al Jefe de la Oficina General de

Administración

Página 1

2. Integración contable y emisión del balance de comprobación

1

FinFin


Evalúa si la información está

correcta


correcta



Devuelve la documentación para que sea corregida

Devuelve la documentación para que sea corregida Visa la documentaciónVisa la documentación

Si No



2





CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


ANÁLISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE

B. Finalidad Permitir establecer los componentes del saldo de cada cuenta a nivel del último dígito del

Plan de Cuentas que tenga implementado la entidad y generar la nota de ajuste correspondiente.

C. Requisitos

Registros Auxiliares por Cuentas Contables. D. Etapas del Proceso

1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la unidad de contabilidad Emite el Registro Auxiliar Cuentas Contables Realiza la conciliación de saldos por cuentas y sub cuentas contables Determinan los nuevos saldos de las cuentas analizadas Evalúa si existen diferencias. Sí existen diferencias Emite Nota Contable de Ajuste. Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes.

No existen diferencias. Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes. Visa la información. Entrega el análisis de cuentas financieras y de ser el caso notas de ajuste al

Jefe de la Oficina General de Administración.

(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información está correcta No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.

Sí está correcta Visa la documentación Entrega la información para que sea debidamente archivada.



F. Formatos y Formularios Registros auxiliares. Nota contable.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

InicioInicio

Emite el Registro Auxiliar Cuentas Contables

Emite el Registro Auxiliar Cuentas Contables

Página 1

03. Análisis de cuentas financieras y notas de ajuste

Determinan los nuevos saldos de las cuentas analizadas

Determinan los nuevos saldos de las cuentas analizadas

Realiza la conciliación de saldos por cuentas y sub cuentas contables

Realiza la conciliación de saldos por cuentas y sub cuentas contables

Evalúa si existen diferencias


Emite Nota Contable de AjusteEmite Nota Contable de Ajuste Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes

Imprime el Análisis de Cuentas correspondientes al mes

Si No



Entrega el análisis de cuentas financieras y de ser el caso notas de ajuste al Jefe de la Oficina

General de Administración

Entrega el análisis de cuentas financieras y de ser el caso notas de ajuste al Jefe de la Oficina






CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Página 2

03. Análisis de cuentas financieras y notas de ajuste

1

FinFin


correcta


correcta



Si No



2





CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


LIQUIDACIÓN DEL IGV MENSUAL

B. Finalidad Permitir establecer mensualmente el monto a pagar al estado por el Impuesto General a

las Ventas o determinar el crédito a favor de la entidad, para cual se tomará el monto del impuesto cobrado en las ventas del mes, se deduce el impuesto pagado en compras del mes y el crédito del mes anterior. Se tendrá en cuenta si son operaciones gravadas, exoneradas y si las operaciones gravadas son plenamente identificables.

C. Requisitos

El responsable de Tesorería presenta a la Unidad de Contabilidad estableciendo un plazo de cuatro (04) días hábiles , posteriores al mes anterior que se está cerrando, teniendo en cuenta el cronograma de pago de impuestos mensual establecido por SUNAT, debiendo presentar siguiente: Reporte del Registro de Compras mensual , impreso y visado por el jefe del área de

tesorería o quien haga sus veces , adjuntando el file de los documentos que sustente las compras y servicios del mes

Reporte del Registro de Ventas mensual , impreso y visado por el jefe del área de Tesorería o quien haga sus veces, adjuntando el file de los documentos que sustente las ventas del mes


1. Oficina General de Administración (1) El responsable de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Compras. Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Ventas.

(2) Jefe de la unidad de contabilidad Imprime el Registro Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas Verifica el importe de las Facturas y otros comprobantes de pago y exoneradas al

IGV, emitidos por ZED PAITA , comparando el Registro de Ventas vs importe contabilizado de la cuenta 40 Impuesto General a las Ventas – IGV por Cobrar

Verifica el importe de las Facturas y otros comprobantes de pago y exoneradas al IGV, recibidos de los proveedores de bienes y servicios , a fin de comparar los registros de compras vs importe contabilizado de la cuenta 40 Impuesto General a las Ventas – IGV por Pagar

Analiza las cuentas contables, que tienen relación e incidencia con las ventas y compars.

Evalúa si existen diferencias. Sí existen diferencias realiza rectificación de los impuestos. Elabora la Liquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV

y la percepción. No existen diferencias. Elabora la Liquidación Mensual del IGV determinación del coeficiente a

aplicar que determina el Crédito Fiscal Tributario de IGV mensual, el mismo


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

que se obtiene del prorrateo de las ventas afectas y exoneradas del periodo de 12 meses incluyendo el mes presente, de conformidad con lo indicado en el PDT 621 IGV VENTAS de SUNAT

Elabora la Nota Contable por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref., Fuente de Financiamiento, Partida Presupuestal, Glosa, asiento contable por la operación.

Imprime la Nota Contable por la percepción del IGV, si lo hubiera. Visa la información. Entrega la Nota Contable por la percepción del IGV al Jefe de la Oficina General de

Administración.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información está correcta No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.

Sí está correcta Visa la documentación Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería para que inicie el trámite

correspondiente Archiva la liquidación del IGV.

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Nota contable Liquidación del IGV mensual PDT 621- IGV VENTAS mensual


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Compras

Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Compras

Página 1

04. Liquidación del IGV mensual

Analiza las cuentas contablesAnaliza las cuentas contables

Verifica el importe de las Facturas afectas al IGV, comparando el Registro de Compras vs. el Registro

Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas y la percepción por pagar

Verifica el importe de las Facturas afectas al IGV, comparando el Registro de Compras vs. el Registro

Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas y la percepción por pagar

Imprime el Registro Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas

Imprime el Registro Auxiliar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas


Jefe de la Unidadde Logística

Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Ventas

Remite a la Unidad de Contabilidad el Registro de Ventas



realiza rectificación de los impuestosrealiza rectificación de los impuestosElabora la Liquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV y la

percepción

Elabora la Liquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV y la

percepción

Si No

Elabora la Nota Contable por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref., Fuente de

Financiamiento, Partida Presupuestal, Glosa, asiento contable por la operación

Elabora la Nota Contable por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref., Fuente de

Financiamiento, Partida Presupuestal, Glosa, asiento contable por la operación

2


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Imprime la Nota Contable por la percepción del IGV

Imprime la Nota Contable por la percepción del IGV

Entrega la Nota Contable por la percepción del IGV al Jefe de la Oficina


Entrega la Nota Contable por la percepción del IGV al Jefe de la Oficina


Página 1

04 Liquidación del IGV mensual

1


FinFin



correcta


correcta





Si No

Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería para que inicie el trámite

correspondiente

Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería para que inicie el trámite

correspondiente

2

Archiva la liquidación del IGVArchiva la liquidación del IGV


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


VERIFICACION DE LAS CONTRIBUCIONES MENSUALES , E INCLUIR RENTA DE 4TA CATEGORIA, PARA DETERMINAR LOS IMPORTES DECLARADOS Y PAGADOS EN LA PLANILLA ELECTRONICA

B. Finalidad Permitir establecer mensualmente las contribuciones mensuales, e incluir el importe de

Renta de 4ta categoría, declaradas y pagadas en la Planilla Electrónica – PLAME mensual. C. Requisitos

El responsable de Recursos Humanos alcanza a la Unidad de Contabilidad, el BACKUP previo de la Planilla Electrónica – PLAME mensual que incluye las contribuciones generadas en el mes al que corresponde la declaración, estableciendo un plazo de cuatro (04) días hábiles, posteriores al mes anterior que se está cerrando, teniendo en cuenta el cronograma de pago de impuestos mensual establecido por SUNAT , debiendo presentar lo siguiente: BACKUP previo de la planilla Electrónica – PLAME mensual Planillas de Personal del mes, impreso y visado por el jefe del área de Recursos Humanos

o quien haga sus veces adjuntando el file de las boletas de pago del personal. El responsable de Tesorería alcanza a la Unidad de Contabilidad, la información de renta de 4ta categoría, estableciendo un plazo de cuatro (04) días hábiles, posteriores al mes anterior que se está cerrando, teniendo en cuenta el cronograma de pago de impuestos mensual establecido por SUNAT , debiendo presentar lo siguiente: Reporte, impreso y visado por el jefe de Tesorería, adjuntando el file de los recibos de

Honorarios cancelados en el mes que se esta declarando en el PLAME


1. Oficina General de Administración (1) El responsable de la Oficina de Recursos Humanos Remite a la Unidad de Contabilidad el BACKUP previo de la Planilla Electrónica –

PLAME mensual. Remite a la Unidad de Contabilidad, planillas y boletas del Personal del mes que se

esta declarando

(2) El responsable de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad el Reporte y file de los recibos de honorarios,

pagados en el mes que se va declarar en el PLAME.

(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona la documentación, enviada por recursos humanos y tesorería, y lo

compara con lo registrado en la cuenta 40 TRIBUTOS POR PAGAR, específicamente las Sub Cuentas de Contribuciones, Renta de 4ta categoría del sistema contable SOFTCONT.

Verifica el importe de las planillas , boletas de pagos del personal, pago de dietas y los Recibos de Honorarios del mes que se esta declarando, a fin de comparar el Reporte de Honorarios con la documentación física vs los importes contabilizado en


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

la Cuenta 40 TRIBUTOS POR PAGAR , específicamente con concepto que se están declarando en el PLAME.

Analiza las cuentas contables, que tiene relación e incidencia con las ventas y compras.

Evalúa si existen diferencias Si existen diferencias Realiza rectificación de los impuestos. Elabora la Liquidación de los importes que van a declarar y pagar PLAME

No existen diferencias Adiciona la información recibida de TESORERIA referente a Renta de 4ta

categoría a la planilla electrónica – PLAME , según el BACKUP que fue recibido de parte de la oficina de Recursos Humanos

Labora la Nota Contable por conceptos declarados en el PLAME mensual, verificando que coincida con lo registrado contablemente en el sistema

Imprime la Nota Contable Visa la Información Entrega la Nota Contable al Jefe de la Oficina General de Administración

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la documentación recibida. Evalúa si la información esta correcta No está correcta Devuelve la documentación para que sea corregida.

Si esta correcta Visa la documentación Remite a TESORERIA el reporte de que determina el importe total a pagar

en la planilla Electrónica – PLAME mensual para efectos de pago, indicando que sea dentro del plazo establecido por SUNAT

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Balance de comprobación. Nota contable.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

InicioInicio

Página 1

05.Verificacion de las contribuciones mensuales pagados en planilla electrónica

Recibe la documentación de recursos humanos y lo compara con lo registrado

en el sistema softcont , verifica de las planillas , boletas de pagodel personal,

dietas , recibos de honorarios con lo registrado en el sistema

Recibe la documentación de recursos humanos y lo compara con lo registrado

en el sistema softcont , verifica de las planillas , boletas de pagodel personal,

dietas , recibos de honorarios con lo registrado en el sistema


Analiza y evalua las diferencias

Analiza y evalua las diferencias

Realiza rectificación de los impuestos, elabora la liquidación los importes que

van a declarar y pagar el PLAME

Realiza rectificación de los impuestos, elabora la liquidación los importes que

van a declarar y pagar el PLAME

Si No

Labora la Nota Contable por concepto declrardo en el PLAME mensual

verificando que coincida con lo registrado

Labora la Nota Contable por concepto declrardo en el PLAME mensual

verificando que coincida con lo registrado

Remite a la Unidad de contabilidad el Backup previo de la Planilla Electrónica –

PLAME mensual

Remite a la Unidad de contabilidad el Backup previo de la Planilla Electrónica –

PLAME mensual

Imprime la Nota ContableImprime la Nota Contable

Responsable de Recursos Humanos Responsable de Tesoreria

Remite a la Unidad de Contabilidad el reporte y file de los recibos de honorarios , pagados en el mes que se va a declarar

en el PLAME

Remite a la Unidad de Contabilidad el reporte y file de los recibos de honorarios , pagados en el mes que se va a declarar

en el PLAME

Adiciona la informacion de tesoreria refernte a la renta de cuarta a la planilla electronica – PLAME según backup que

fue recibido de recursos Humanos

Adiciona la informacion de tesoreria refernte a la renta de cuarta a la planilla electronica – PLAME según backup que

fue recibido de recursos Humanos


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Página 2

05 Verificacion de las contribuciones mensuales en la planilla electronica

1

FinFin




Visa la InformacionVisa la Informacion

Entrega la Nota Contable al Jefe de la Oficina General de Administracion

Evalúa si La información es

correcta

Evalúa si La información es

correcta

Visa la documentacionRemite a TESORERIA ,el reporte de que

determina el importe total a pagaren la planilla electronica – PLAME según

pazo establecido por SUNAT

Visa la documentacionRemite a TESORERIA ,el reporte de que

determina el importe total a pagaren la planilla electronica – PLAME según

pazo establecido por SUNAT

Devuelve la documentacion para que sea corregida

Devuelve la documentacion para que sea corregida

Noi Si


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

PROCESO:06 A. Nombre del Proceso VERIFICACIÓN DE LAS VALIDACIONES, CONFORME AL REPORTE DE INFORMACIÓN CONSISTENTE DE LOS LIBROS Y REGISTRO ELECTRÓNICOS, EMITIDO DEL PROGRAMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS DE SUNAT (PLE-SÜNAT). B. Finalidad Permitir verificar los reportes de Información consistente, previo a su envió de los

Registros y Libros Electrónicos, dentro de los plazos establecidos por SUNAT. C.Requisitos El responsable brindar soporte técnico informático del Sistema Contable o quien haga sus veces, alcanza a CONTABILIDAD lo siguiente: Reporte de información Consistente de los Libros y Registro Electrónicos, emitido del

Programa de Libros Electrónicos de SUNAT (PLE-SUNAT). D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de Administración (1) El responsable brindar soporte técnico informático del Sistema Contable o quien haga sus veces Remite a la Unidad de Contabilidad el reporte de información Consistente de los Libros

y Registro Electrónicos.

(2) Jefe de la unidad de Contabilidad Verifica el importe el reporte de información Consistente de los Libros y Registro

Electrónicos, comparando dicho reporte vs. Lo registrado en los registros auxiliares de compras y Ventas y la información proporcionada de! Sistema Contable SOFTCONT.

Analiza las cuentas contables, que tienes relación e incidencia con las ventas y Compras, Consolidados de los Libros Contables DIARIO y MAYOR de la información registrada en el Sistema Contable SOFTCONT de CETECOS PAITA.

Sí existen diferencias • Realiza las coordinaciones con el encargado del soporte informático, para efectuar la rectificación de los Registros y Libros Electrónicos en el caso de que sea necesario.

No existen diferencias. • Coordina con el encargado de soporte informático, y previa autorización del Jefe de la Oficina General de Administración, gestiona el envió de los registro y Libros electrónicos que ha sido revisados y aprobados. • Archiva los reportes de los Libros electrónicos aprobados por el jefe de OGA. Imprime los reporte de envió de los registros y Libros Electrónicos enviados a SUNAT.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida, Evalúa si la información está correcta No está correcta

•Devuelve la documentación para que sea corregida. Sí está correcta

• Visa la documentación


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

• Remite los reportes previos verificados y aprobados, con su visto, autorizando su Envíos a SUNAT E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte de información consiste de los Registro y Libros Electrónicos.

Reporte de Envió de los Registro y Libros Electrónicos


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Remite a la unidad de Contabilidad el reporte de información consistente de los

libros y registros electronicos

Remite a la unidad de Contabilidad el reporte de información consistente de los

libros y registros electronicos

InicioInicio

Página 1

6. Validación conforme al reporte de los libros y registros electrónicos emitidos por la SUNAT (PLE-SUNAT)

Soporte Técnico Informático


Coordina con el encargado del soporte informático previa autorización del jefe de la oficina General

Administración, gestiona el envío de los registros y libros electrónicos que han sido revisados y aprobados ,

archiva los reportes de los libros electrónicos aprobados por el jefe OGA

Coordina con el encargado del soporte informático previa autorización del jefe de la oficina General

Administración, gestiona el envío de los registros y libros electrónicos que han sido revisados y aprobados ,

archiva los reportes de los libros electrónicos aprobados por el jefe OGA


completa


completaNo

1

Verifica el importe el reporte de información consistente de los libros y Registros comparando dicho reporte

compras y ventas, Analiza las cuentas que tienen incidencia con el sistema contable

SOFTCONT

Verifica el importe el reporte de información consistente de los libros y Registros comparando dicho reporte

compras y ventas, Analiza las cuentas que tienen incidencia con el sistema contable

SOFTCONT

Realiza las coordinaciones con el encargado del soporte informático, para efectuar la rectificación de los registros y

libros en caso que sea necesario

Realiza las coordinaciones con el encargado del soporte informático, para efectuar la rectificación de los registros y

libros en caso que sea necesario

Si

Imprime los reportes de los registros

electrónicos enviados a SUNAT

Imprime los reportes de los registros

electrónicos enviados a SUNAT

2


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

Visa DocumentaciónVisa Documentación

¿Es correcta?¿Es correcta?

Si



No

2

Página 1

6 Validación conforme al reporte de los libros y registros electrónicos emitidos por la SUNAT (PLE – SUNAT)




Remite los reportes previos verificados y aprobados con su visto autorizados su

envío a SUNAT

Remite los reportes previos verificados y aprobados con su visto autorizados su

envío a SUNAT

FinFin


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


EMISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL

B. Finalidad Permitir establecer el procedimiento para emitir en el plazo establecido los Estados

Financieros de la entidad en forma mensual. C. Requisitos Balance de Comprobación de 5 dígitos. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. Conciliaciones varias. Registros Auxiliares cerrados. Libros Principales Cerrados.


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Procesa la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el

mes. Emite el Balance General y los Estados Financieros del mes. Elabora las notas explicativas a los estados financieros con apoyo del balance

comprobación y análisis de cuentas financieras. Elabora el informe de los estados financieros del mes. Entrega el informe de los estados financieros del mes al jefe de la oficina general

de administración.

(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la documentación recibida. Evalúa si está correcta la información La información es incorrecta Devuelve la información para que sea corregida.

La información es correcta Visa la información recibida Archiva la información realizada. Procede a la distribución de los estados financieros a los órganos

autorizados.


F. Formatos y Formularios Balance General. Estados financieros.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

InicioInicio

Página 1

07. Emisión de los estados financieros mensual

Elabora el informe de los estados financieros del mes

Elabora el informe de los estados financieros del mes

Procesa la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el

mes

Procesa la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el

mes


Emite el Balance General y los Estados Financieros del mes

Emite el Balance General y los Estados Financieros del mes

Elabora las notas explicativas a los estados financieros con apoyo del balance

comprobación y análisis de cuentas financieras

Elabora las notas explicativas a los estados financieros con apoyo del balance

comprobación y análisis de cuentas financieras

Entrega el informe de los estados financieros del mes al jefe de la oficina

general de administración

Entrega el informe de los estados financieros del mes al jefe de la oficina

general de administración


FinFin



Evalúa si está correcta la

información


información

Visa la información recibidaVisa la información recibidaDevuelve la información para que sea corregida


Si No

Archiva la información realizadaArchiva la información realizada

Procede a la distribución de los estados financieros a los órganos autorizados

Procede a la distribución de los estados financieros a los órganos autorizados


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE ZED PAITA

B. Finalidad Permitir efectuar la constatación física de los bienes de la entidad, etiquetado, registro y

actualización de los mismos por cada dependencia en forma anual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General, determinando los faltantes y sobrantes así como el patrimonio de la entidad.

C. Requisitos Resolución que designa la comisión de Toma de Inventarios Aprobación del Programa de Inventario Anual de Bines de la entidad mediante

Resolución. Reporte bienes de Contabilidad


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Elabora y propone el Programa de Inventario Anual de Bienes de la entidad. Propone la comisión de trabajo para la toma de inventario de existencias físicas de

la entidad, siendo el jefe de la unidad de contabilidad el presidente de dicha comisión.

Entrega la documentación para la toma de inventario anual de bienes de la entidad.

(2) Jefe de la Oficina General de Administración Evalúa la documentación de toma de Inventario Anual Físico de Bienes de la

entidad Si no es correcto Devuelve el programa para su corrección.

Si es correcto Visa la documentación para la toma de inventario anual físico de bienes de

la entidad Entrega a Gerencia General el programa y la propuesta de la comisión de

trabajo

2. Gerencia General (1) Secretaría General Recepciona y registra la documentación Traslada la documentación al Gerente General

(2) Gerencia General Evalúa la documentación. Si la rechaza. Devuelve la documentación para que sea corregida

Si la aprueba. Emite la resolución para el proceso de toma de inventario


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

(3) Secretaría General Entrega la resolución al Jefe de la Oficina General de Administración

3. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Oficina General de Administración Notifica al personal la toma de inventario de existencias físicas de la entidad. Notifica a la comisión de trabajo la toma de inventario de existencias físicas de la

entidad. Solicita al Jefe de la Unidad de Contabilidad el reporte de bienes por dependencia

para que sea alcanzado a la comisión de trabajo

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Imprime el reporte de bienes por dependencia. Entrega a la comisión de trabajo el reporte de bienes por dependencia.

4. Comisión de trabajo (1) Comisión de trabajo Realiza y verifica el levantamiento y la constatación física de bienes por cada

dependencia. Realiza el etiquetado de los bienes Elabora la relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes Elabora el listado de Bienes Propuestos para baja Realiza la actualización de los Bienes Patrimoniales Solicita a quien corresponda se elabore las notas contables de los bienes faltantes

y/o sobrantes Imprime Inventario de Bienes Patrimoniales de entidad Redacta el Acta de toma de inventarios de bienes patrimoniales de la entidad,

consignando la conformidad o disconformidad, fecha y hora de inicio y de término y se detalla las ítems que la comisión crea necesaria.

Elabora el informe de resultados de inventario Entrega el informe de resultados de inventario a la Gerencia General

5. Gerencia General

(1) Secretaria General Recepciona y registra el documento Traslada la documentación a Gerencia General

(2) Gerencia General Revisa el informe de la toma de inventario Evalúa si en el informe de la toma de Inventario se registra faltantes, sobrantes o

hay bienes para dar de baja Si existen Adopta medidas para ejecución. Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la

entidad. No existen


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la entidad.

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Etiquetas Acta de inventario de existencias físicas del almacén de la entidad.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

InicioInicio

Página 1

08. Inventario anual físico de ZED Paita

Recepciona y registra la documentaciónRecepciona y registra la documentación

Traslada la documentación al Gerente General


1


Secretaria General

Gerente General

Evalúa La propuestaEvalúa La propuesta

Devuelve la propuesta para que sea corregida

Devuelve la propuesta para que sea corregida

Emite la resolución para el proceso de toma de inventario

Emite la resolución para el proceso de toma de inventario

Si la aprueba

Si larechaza


Elabora y propone el Programa de Inventario Anual de Bienes de la entidad

Elabora y propone el Programa de Inventario Anual de Bienes de la entidad

Entrega la documentación para la toma de inventario anual de bienes de la

entidad

Entrega la documentación para la toma de inventario anual de bienes de la

entidad

Propone la comisión de trabajo para la toma de inventario de existencias físicas de la entidad, siendo el jefe de la unidad de contabilidad el presidente de dicha

comisión

Propone la comisión de trabajo para la toma de inventario de existencias físicas de la entidad, siendo el jefe de la unidad de contabilidad el presidente de dicha

comisión



Devuelve el programa para su correcciónDevuelve el programa para su corrección

No escorrecta

Visa la documentación para la toma de inventario anual físico de bienes de la

entidad

Visa la documentación para la toma de inventario anual físico de bienes de la

entidad

Si escorrecta

Entrega a Gerencia General la documentación para la toma de inventario anual físico de

bienes de la entidad

Entrega a Gerencia General la documentación para la toma de inventario anual físico de

bienes de la entidad


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

Página 1

08. Inventario anual físico de bienes de ZED Paita

Entrega la resolución al Jefe de la Oficina General de Administración

Entrega la resolución al Jefe de la Oficina General de Administración

3

Secretaria General


Notifica a la comisión de trabajo la toma de inventario de existencias físicas de la

entidad

Notifica a la comisión de trabajo la toma de inventario de existencias físicas de la

entidad

Comisión de Trabajo

Realiza y verifica el levantamiento y la constatación física de bienes por cada

dependencia

Realiza y verifica el levantamiento y la constatación física de bienes por cada

dependencia

Elabora la relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes

Elabora la relación de Bienes sobrantes y/o Faltantes

Realiza el etiquetado de los bienesRealiza el etiquetado de los bienes

Elabora el listado de Bienes Propuestos para baja

Elabora el listado de Bienes Propuestos para baja

Personal

Solicita al Jefe de la Unidad de Contabilidad el reporte de bienes por

dependencia para que sea alcanzado a la comisión de trabajo

Solicita al Jefe de la Unidad de Contabilidad el reporte de bienes por

dependencia para que sea alcanzado a la comisión de trabajo

Notifica al personal la toma de inventario de existencias físicas de la entidad.

Notifica al personal la toma de inventario de existencias físicas de la entidad.


Imprime el reporte de bienes por dependencia

Imprime el reporte de bienes por dependencia

Entrega a la comisión de trabajo el reporte de bienes por dependencia

Entrega a la comisión de trabajo el reporte de bienes por dependencia


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

3

Página 1

08. Inventario anual físico de bienes de Zed Paita

Solicita a quien corresponda se elabore las notas contables de los bienes faltantes y/o

sobrantes

Solicita a quien corresponda se elabore las notas contables de los bienes faltantes y/o

sobrantes

Realiza la actualización de los Bienes Patrimoniales

Realiza la actualización de los Bienes Patrimoniales

Imprime Inventario de Bienes Patrimoniales de entidad

Imprime Inventario de Bienes Patrimoniales de entidad

Redacta el Acta de toma de inventarios de bienes patrimoniales de la entidad, consignando la conformidad o disconformidad, fecha y hora de inicio y de término y se detalla las ítems que la comisión

crea necesaria

Redacta el Acta de toma de inventarios de bienes patrimoniales de la entidad, consignando la conformidad o disconformidad, fecha y hora de inicio y de término y se detalla las ítems que la comisión

crea necesaria

Elabora el informe de resultados de inventario

Elabora el informe de resultados de inventario

Entrega el informe de resultados de inventario a la Gerencia General

Entrega el informe de resultados de inventario a la Gerencia General

Secretaria General

Recepciona y registra la documentaciónRecepciona y registra la documentación



Gerente General

Revisa el informe de la toma de inventarioRevisa el informe de la toma de inventario

4


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Evalúa si en el informe de la toma de Inventario se registra faltantes, sobrantes o hay

bienes para dar de baja

Evalúa si en el informe de la toma de Inventario se registra faltantes, sobrantes o hay

bienes para dar de baja

Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la entidad

Aprueba y Visa el informe de inventario anual físico de bienes de la entidad

Adopta medidas para ejecuciónAdopta medidas para ejecución

Si

No

FinFin

Página 1

08. Inventario anual físico de bienes de Zed Paita

4


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


VERIFICACION Y VALIDACION DE LA INFORMACION FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, COMPLEMENTARIA Y DE METAS DE INVERSIÓN TRIMESTRAL Y ANUAL

B. Finalidad Permitir establecer el procedimiento para emitir la información financiera, presupuestaria,

complementaria y de metas de inversión de la entidad de manera mensual, trimestral , semestral y anual, información que se ingresa a la pagina del Ministerio de Economía y Finanzas, siguiente: http://apps2.mef.gob.pe/siafmef/index.jsp

C. Requisitos Balance de Comprobación de 08 columnas. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. Conciliaciones varias. Registros Auxiliares cerrados. Libros Principales Cerrados.


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad

Elabora la información Financiera Mensual, verifica la Información Presupuestal

Mensual, según Resolución Directoral N° 002-2013-EF/51.01 del 01 de Febrero 2013. Elabora la información Financiera Trimestral y Semestral, verifica la Información Presupuestal Trimestral y Semestral, según Resolución Directoral N° 006-2013-EF/51.01 del 24 de Abril 2013. Elabora los anexos a los Estados Financieros solicitados en la Directiva N° 006-

2013- EF/51.01 del 24 de Abril 2013. Anexa las informaciones presupuestarias y anexas solicitadas en la Directiva N°

006-2013- EF/51.01 de! 24 de Abril 2013. Realiza el proceso de conciliar la operaciones reciprocas entre la entidad con

otras entidades, en la página web siguienthttp://apps2.mef.Qob.De/appconciHacion/index.isp

Realiza el proceso de conciliar las transferencia recibidas de otras entidades, en la página web siguiente, http://apps2.mef.gob.pe/empresa/index.jsp

Envía la información Financiera y Presupuestal vía pagina web de la contaduría Pública de la Nación: http://apps2.mef.gob.pe/siafmef/index.jsp

Anexa la información de proyectos de inversión y metas físicas solicitados según directiva vigente.

Anexa las informaciones complementarias solicitadas en la Directoral N° 006-2013- EF/51.01 del 24 de Abril 2013.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Revisa la información Financiera, Presupuestaria, complementaria y de metas de inversión de la entidad.

Visa la información Financiera, Presupuestaria, complementaria y de metas de inversión de la entidad

Elabora informe de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión de la entidad.

Entrega el forme elaborado al Jefe de la Oficina General de Administración

(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la documentación, los EEFF Y presupuestarios en la página

web de la Contaduría, http://apps2.mef.gob.pe/siafmef/index.jsp. Evalúa si está correcta la información La información es incorrecta Devuelve la información para que sea corregida.

La información es correcta Visa la información recibida Entrega el informe elaborado al Gerente General

2. Gerencia General (1) Secretaria General Recepciona, registra y entrega la documentación recibida.

(2) Gerencia General Evalúa si está correcta la información La información es incorrecta Devuelve la información para que sea corregida.

La información es correcta Visa la información recibida Entrega y expone la información financiera en la junta de administración

3. Junta de administración

(1) Junta de administración Recepciona y registra la documentación. Evalúa si está conforme con la información No hay conformidad Devuelve la información para que sea corregida.

Si hay conformidad Aprueba la información Financiera Entrega la información a Gerencia General para que se le dé el trámite

correspondiente.

4. Gerencia General (1) Gerencia General Redacta el Oficio para remitir la información a la Dirección Nacional de

Contabilidad Pública. Suscribe Oficio con la información financiera, presupuestaria, complementaria y de

metas de inversión de la entidad


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

De requerir que la información sea sustentada se designa a los representantes de la entidad para que sustente la información ante Contaduría General de la República.

(2) Secretaria General Comunica al personal que ha sido designado para que sustente la información ante

Contaduría General de la República en la ciudad de Lima. Remite documentación a la Contaduría General de la República.


F. Formatos y Formularios Balance General. Información financiera, con Notas y Anexos. Información presupuestaria. Información de proyectos de inversión y metas físicas. Información complementaria.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

InicioInicio

Página 1

09 Verificación y validación de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión trimestral y anual

Anexa la información presupuestaria y anexos solicitados en la directiva Nº 001 -

2008 – EF/93.01

Anexa la información presupuestaria y anexos solicitados en la directiva Nº 001 -

2008 – EF/93.01


Genera la información FinancieraGenera la información Financiera

Elabora los anexos a los estados financieros solicitados en la directiva Nº

001 -2008 – EF/93.01

Elabora los anexos a los estados financieros solicitados en la directiva Nº

001 -2008 – EF/93.01

Anexa la información de proyectos de inversión y metas físicas solicitados en la

directiva Nº 001 -2008 – EF/93.01

Anexa la información de proyectos de inversión y metas físicas solicitados en la

directiva Nº 001 -2008 – EF/93.01

Anexa la información complementaria solicitados en la directiva Nº 001 -2008 –

EF/93.01

Anexa la información complementaria solicitados en la directiva Nº 001 -2008 –

EF/93.01

Revisa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de


Revisa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de


Visa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de


Visa la información financiera, presupuestaria, complementaria y de


Elabora informe de la información financiera, presupuestaria,

complementaria y de metas de inversión de la entidad

Elabora informe de la información financiera, presupuestaria,


Entrega el informe elaborado al Jefe de la Oficina General de Administración

Entrega el informe elaborado al Jefe de la Oficina General de Administración

1

2


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

Página 1

09.Verificacion y validacion de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión trimestral y anual





información


información



No Si

2

Entrega el informe elaborado al Gerente General

Entrega el informe elaborado al Gerente General

Gerente General


información


información



No Si

Entrega y expone la información financiera en la junta de administración

Entrega y expone la información financiera en la junta de administración

3

4

Secretaria General




CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

3

Página 1

09. Verificación y validación de la información financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversión trimestral y anual

Junta de Administración




información


información

Aprueba la información FinancieraAprueba la información FinancieraDevuelve la información para que sea corregida


No Si

Entrega la información a Gerencia General para que se le de el trámite

correspondiente

Entrega la información a Gerencia General para que se le de el trámite

correspondiente

4

Gerente General

Redacta el Oficio para remitir la información a la Contaduría General de la

República

Redacta el Oficio para remitir la información a la Contaduría General de la

República

Suscribe Oficio con la información financiera, presupuestaria,


Suscribe Oficio con la información financiera, presupuestaria,


De requerir que la información sea sustentada se designa a los representantes de la entidad para que

sustente la información ante Contaduría General de la República

De requerir que la información sea sustentada se designa a los representantes de la entidad para que

sustente la información ante Contaduría General de la República

Secretaria General

Comunica al personal que ha sido designado para que sustente la información ante Contaduría General de la

República en la ciudad de Lima

Comunica al personal que ha sido designado para que sustente la información ante Contaduría General de la

República en la ciudad de Lima

Remite documentación a la Contaduría General de la República

Remite documentación a la Contaduría General de la República FinFin


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


REVISAR Y VISAR LA FACTURACION MENSUAL EMITIDA POR ZED PAITA A SUS CLIENTES. B. Finalidad

Revisión y verificación de las Facturación mensual, emitida por ZED PAITA a sus clientes, control previo al registro Contable.

C. Requisitos La TESORERA, presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente:

Reporte de facturación mensual a los Clientes y Usuario de la entidad. Facturas emitida a los dientes de la entidad.

D. Etapas del Proceso 1. TESORERIA (1) La Jefa de Tesorería de la entidad. Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de Facturación mensual emitida por ZED PAITA a sus clientes 2. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información, Verifica si los documentos de facturación esta completa

De no estar completa • Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.

De estar completa y Conforme Pasa las facturas al Jefe de la oficina General de Administración para que siga

el trámite correspondiente. Luego la TESORERA entregara las facturas a los respectivo Clientes.

(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información es correcta

De ser correcta la información • Visa la información recibida y entrega a la TESORERA para que esta a su vez haga llegar las facturas a los dientes correspondientes. • Entrega !a información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información • Devuelve la información a! Jefe de TESORERIA para su corrección. E. Duración 5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte previo de facturación. Facturas emitidas a los Clientes.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Remite a la Unidad de Contabilidad la Documentación de facturación mensual

emitidas por ZED Paita

Remite a la Unidad de Contabilidad la Documentación de facturación mensual

emitidas por ZED Paita

InicioInicio

Página 1

10. Revisar y visar la facturacion mensual emitida por ZED Paita



De esta completa y conformeDe esta completa y conforme


completa


completaSi

11

1

Recepciona y registra la informacionRecepciona y registra la informacion





No

Pasa las facturas al jefe de OGA para que

siga el tramite

Pasa las facturas al jefe de OGA para que

siga el tramite

2


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

Visa la información recibida y entrega a Tesorería para que ha su vez haga llegar

llegar la factura a los clientes



¿Es correcta?¿Es correcta?Si

Devuelve la informacion al Jefe de TESORERIA para su correccion


No

2

Página 1

10.Revisar y visar la facturación mensual emitida por ZED Paita




Ordena el archivamiento de las Facturas por Tesoreria


FinFin


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

PROCESO: 11 A. Nombre del Proceso REVISAR Y VISAR LOS COMPROBANTES DE PAGO QUE ESTE CONFORME CON SU DOCUMENTACION SUSTENTADORA PREVIO AL PAGO A LOS PROVEEDORES Y TERCERROS. B. Finalidad Revisar y luego visar, teniendo en cuenta que los Comprobantes de pago cuenten con la documentación sustentatoria, para el caso de los servicios se debe adjuntar la conformidad del área usuaria, para las compra de bienes y servicios por mayor cuantía se debe verificar que cumpla con los requisitos establecidos en la ley de Contracciones y Adquisiciones del Estado. C. Requisitos La TESORERA, presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Los Comprobantes de pago adjuntando la documentación sustentatoria. Imprime los Cheques para el pago adjuntando a los comprobantes de pago.

D. Etapas del Proceso 1. TESORERIA (1) La Jefa de Tesorería de la entidad. Remite a la Unidad de Contabilidad los comprobantes de pago para ser cancelados a Proveedores y Terceros. 2. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad

Recepciona y registra la información. Verifica sí los comprobantes de pago cuenten con la documentación

sustentatoria y conforme a los requisitos exigidos por la ley de Contracciones y adquisiciones de! estado de ser el caso.

De no estar completa • Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.

De estar completa y Conforme Visa los comprobantes de pago y deriva el expediente al Jefe de la Oficina

General de Admistración para su autorización y tramite correspondiente. (2) Jefe de la Oficina General de Administración

Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información

• Visa la información recibida y entrega a la TESORERA para que esta a su vez proceda a ejecutar la cancelación o pago a los Proveedores y Terceros.

• Entrega la información para que sea debidamente archivada. De no ser correcta la información

• Devuelve la información al Jefe de TESORERIA para su corrección. E. Duración


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

5 días útiles. F. Formatos y Formularios Reporte previo de Presupuesto de pagos a Proveedores y Terceros. Reporte de cheques girados a Proveedores y Terceros.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Remite a la Unidad de Contabilidad Los comprobantes de pago para ser

cancelados a proveedores y terceros

Remite a la Unidad de Contabilidad Los comprobantes de pago para ser

cancelados a proveedores y terceros

InicioInicio

Página 1

11. Revisar y visar los comprobantes de pago que este conforme con su documentación sustentatoria



De esta completa y conformeDe esta completa y conforme


completa


completaSi

11

1

Recepciona y registra la información verifica si los comprobantes de pago

cuenten con la documentación sustentatoria y conforme a los requisitos

exigidos

Recepciona y registra la información verifica si los comprobantes de pago

cuenten con la documentación sustentatoria y conforme a los requisitos

exigidos



No

Visa los comprobantes y

deriva jefe de OGA para que siga el

tramite

Visa los comprobantes y

deriva jefe de OGA para que siga el

tramite

2


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1





¿Es correcta?¿Es correcta?Si



No

2

Página 1

11. Revisar y visar los comprobantes de pago que este conforme con su documentación sustentatoria


Recepciona y registra La información y la documentación

Recepciona y registra La información y la documentación



FinFin


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


VERIFICACION DE LA RENDICION DE VIÁTICOS EN COMISIÓN DE SERVICIOS.

B. Finalidad Efectuar las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio,

generando la Rendición Planilla de viáticos, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

C. Requisitos

El Comisionado presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Copia de la Planilla de Anticipo de viáticos Declaración Jurada de Pagos Original de Factura, Boleta de Venta, Tickets Informe de Viaje del a Comisión efectuada con el V° B° Jefe que autorizó el viaje


1. Comisionado (1) Comisionado Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de la rendición de viáticos:

Copia de la Planilla de anticipo de viáticos, Declaración Jurada de Pagos, Original de Factura, Boletas de Venta, Tickets, Informe de viaje de la Comisión efectuada con el V°B° Jefe que autorizó el viaje.

2. Oficina General de Administración

(1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes están completos De no estar completa Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.

De estar completa Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que rinde el Comisionado

detallando igualdad o diferencia de saldo a favor o en contra de la entidad. Si existe igualdad de saldo

o Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos. o Imprime Nota Contable.

Si existe devolución

o El Comisionado adjunta el Boucher de depósito por la diferencia, previamente efectuado en la entidad.


Si existe Reembolso

o El Responsable revisa la autorización del Reembolso por el Jefe inmediato consignado en el informe de Rendición de la Planilla de Viáticos.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa si la información es correcta De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su

corrección.


E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Formato de declaración jurada. Planilla de Anticipo de viáticos. Nota contable.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



están completos


están completos

1



No

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de la rendición de viáticos: Copia de la Planilla de anticipo de viáticos,

Declaración Jurada de Pagos, Original de Factura, Boletas de Venta, Tickets, Informe de viaje de la Comisión efectuada con el V°B° Jefe

que autorizó el viaje

Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de la rendición de viáticos: Copia de la Planilla de anticipo de viáticos,

Declaración Jurada de Pagos, Original de Factura, Boletas de Venta, Tickets, Informe de viaje de la Comisión efectuada con el V°B° Jefe

que autorizó el viaje

Si

Página 1

12. Verificación de la rendición de viáticos en comisión de servicios

Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos

Genera el asiento contable por la Rendición de la Planilla de Viáticos


2

Comisionado

Analizará lo que se le otorgó como anticipo

y lo que rinde el Comisionado detallando igualdad o diferencia de

saldo a favor o en contra de la entidad

Analizará lo que se le otorgó como anticipo

y lo que rinde el Comisionado detallando igualdad o diferencia de

saldo a favor o en contra de la entidad

Si existe igualdad de saldo

El Comisionado adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente

efectuado en la entidad

El Comisionado adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente

efectuado en la entidad


Si existe Reembolso



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó







No

2






FinFin




Página 1

12. Verificación de la rendición de viáticos en comisión de servicios

1


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


VERIFICACION DE RENDICIÓN DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DE EGRESOS.

B. Finalidad Verificar que las rendiciones de anticipos asignados, cuente con la documentación

sustentatoria. C. Requisitos

El Gerente General, Funcionario o Servidor presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Informe de la Rendición del anticipo visado por el Jefe Inmediato Original de Factura, Boleta, Recibos Copia del Recibo de Egresos Declaración Jurada de gastos sólo en el caso de movilidad


1. Gerente General, Funcionario o Servidor (1) Funcionario o Servidor Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de rendición del anticipo.

2. Oficina General de Administración

(1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si la documentación es conforme De no ser conforme Devuelve la documentación para que sea revisada y corregida.

De estar conforme Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que se rinde detallando

igualdad o diferencia de saldo a favor o en contra de la entidad. Si existe igualdad de saldo

o Genera el asiento contable por la operación realizada. o Imprime Nota Contable.

Si existe devolución o El Funcionario o servidor adjunta el Boucher de depósito por la

diferencia, previamente efectuado en la entidad. o Genera el asiento contable por la operación realizada. o Imprime Nota Contable.

Si existe Reembolso o El Responsable revisa la autorización del Reembolso por el Jefe

inmediato consignado en el informe de Rendición de anticipo. o Genera el asiento contable por la operación realizada. o Imprime Nota Contable.


(2) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación recibida. Evalúa si la información es correcta


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

De ser correcta la información Visa la información recibida Entrega la información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información Devuelve la información al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su

corrección.


E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Formato de declaración jurada. Planilla de Anticipo de viáticos. Nota contable.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



están completos


están completos

1



No

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de rendición del anticipo

Remite a la Unidad de Contabilidad la documentación de rendición del anticipo

Si

Página 1

13. Rendición de otorgamiento de anticipos con recibo de egresos




2

Funcionario o Servidor

Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que se

rinde detallando igualdad o diferencia de saldo a favor o en

contra de la entidad

Analizará lo que se le otorgó como anticipo y lo que se

rinde detallando igualdad o diferencia de saldo a favor o en

contra de la entidad

Si existe igualdad de saldo

El Funcionario o servidor adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente efectuado en la entidad

El Funcionario o servidor adjunta el voucher de depósito por la diferencia, previamente efectuado en la entidad


Si existe Reembolso



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó







No

2






FinFin


Recepciona y registra la información



Página 1

13. Rendición de otorgamiento de anticipos con recibo de egresos

1


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

PROCESO: 14 A. Nombre del Proceso VERIFICACION DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA B. Finalidad Permitir efectuar el adecuado registro contable y financiero de la rendición de Caja

Chica, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

C. Requisitos El Jefe de la unidad de Tesorería deberá remitir la siguiente información: Facturas o Boletas de Ventas debidamente autorizadas

D. Etapas del Proceso 1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la unidad de Tesorería Remite a la Unidad de Contabilidad la rendición de caja chica.

(2) Jefe de la Unidad de Contabilidad Recepciona y registra la información. Verifica si los documentos fuentes cuentan con autorizaciones de gastos, firmas de

responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuéstales De no estar completa

• Devuelve la documentación para que sea revisada y completada. De estar completa

• Elabora la Nota Contable por caja chica generando el asiento contable. • Imprime Nota Contable. • Adjunta Copia de la documentación sustentatoria • Firma la documentación Envía la información al Jefe de la Oficina General de Administración.

(3) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación. Evalúa si la información es correcta

De ser correcta la información • Visa las Notas Contables • Entrega la información para que sea debidamente archivada.

De no ser correcta la información • Devuelve las Notas Contables por caja chica al Jefe de la Unidad de Contabilidad para su corrección. (4) Jefe de la Unidad de Contabilidad

Recepciona y registra la información. Archiva la información



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

F. Formatos y Formularios

Rendición de Caja Chica.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó



cuentan con autorizaciones de gastos, firmas de

responsables, montos, fechas y cuentas

contables y presupuestales


cuentan con autorizaciones de gastos, firmas de

responsables, montos, fechas y cuentas

contables y presupuestales

1



No

InicioInicio

Remite a la Unidad de Contabilidad la rendición de caja chica

Remite a la Unidad de Contabilidad la rendición de caja chica

Si

Elabora la Nota Contable por caja chica generando el asiento contable

Elabora la Nota Contable por caja chica generando el asiento contable

Página 1

14. Verificacion de la rendición de caja chica





2



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó





Devuelve las Notas Contables por caja chica al Jefe de la Unidad de Contabilidad

para su corrección

Devuelve las Notas Contables por caja chica al Jefe de la Unidad de Contabilidad

para su corrección

No

2


Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación

Recepciona las Notas de Contabilidad y la documentación



FinFin





Página 1

14. Verificacion de la rendición de caja chica

1



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó


ARQUEO PERIÓDICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA Y CAJA CHICA

B. Finalidad Permitir efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de Caja: Caja y Caja Chica,

como medida de control interno C. Requisitos El responsable de caja presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: Resolución con la cuál se designa a los responsables del fondo de Caja: Caja y Caja

Chica. Comprobante de Pago y Cheque con el cuál se ha aperturado el fondo. Documentos de Ingresos Planillas de Recaudación Documentación de gastos realizados con el fondo Vales de anticipo otorgado


1. Oficina General de Administración (1) Jefe de la Unidad de Contabilidad Notifica al responsable de caja el arqueo sorpresivo de Caja.

(2) Responsable de caja Entrega los reportes de saldos.

(3) Jefe de la Unidad de Contabilidad Arquea el efectivo contando monedas, billetes y cheques Verifica los reportes de saldos estén de acuerdo a la existencia de fondos y

valores. Verifica la documentación sustentatoria. Evalúa la existencia de sobrantes o faltantes. Sí existen sobrantes o faltantes. Anota las observaciones. Visa la documentación sustentatoria.

No existen sobrantes o faltantes. Visa la documentación sustentatoria.

Redacta el Acta de Arqueo, consignando la conformidad o disconformidad, fecha, hora de inicio y término y detallando el efectivo y documentación encontrada en caja y otras que considere necesarios

El jefe de la unidad de contabilidad y el responsable de caja proceden a firmar el acta de arqueo.

Envía al acta del arqueo al Jefe de la Oficina General de Administración.

(4) Jefe de la Oficina General de Administración Recepciona y registra la información y la documentación. Evalúa la existencia de sobrantes o faltantes Sí existen sobrantes o faltantes


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Solicita sustento del sobrante o faltante De ser el caso inicia proceso de sanción. Archiva los datos del arqueo realizado.

No existen sobrantes o faltantes Archiva los datos del arqueo realizado.

E. Duración

5 días útiles.

F. Formatos y Formularios Acta de arqueo de caja.


CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

1

InicioInicio

Notifica al responsable de caja el arqueo sorpresivo de Caja

Notifica al responsable de caja el arqueo sorpresivo de Caja

Página 1

15. Arqueo periódico de fondos de caja: caja y caja chica

Verifica la documentación sustentatoriaVerifica la documentación sustentatoria

Entrega los reportes de saldosEntrega los reportes de saldos

Verifica los reportes de saldos estén de acuerdo a la existencia de fondos y valores

Verifica los reportes de saldos estén de acuerdo a la existencia de fondos y valores

Arquea el efectivo contando monedas, billetes y cheques

Arquea el efectivo contando monedas, billetes y cheques


Responsablede Caja



CONTABILIDAD



Versión 1 de






Aprobó

Visa la documentación sustentatoriaVisa la documentación sustentatoria

Evalúa la existencia de

sobrantes o faltantes


sobrantes o faltantesNo

Anota las observacionesAnota las observaciones

Si

El jefe de la unidad de contabilidad y el responsable de caja proceden a firmar el

acta de arqueo

El jefe de la unidad de contabilidad y el responsable de caja proceden a firmar el

acta de arqueo

Envía al acta del arqueo al Jefe de la Oficina General de Administración

Envía al acta del arqueo al Jefe de la Oficina General de Administración

Página 1

15. Arqueo periódico de fondos de caja: caja y caja chica

1

Redacta el Acta de Arqueo, consignando la conformidad o disconformidad, fecha, hora de

inicio y término y detallando el efectivo y documentación encontrada en caja y otras que

considere necesarios

Redacta el Acta de Arqueo, consignando la conformidad o disconformidad, fecha, hora de

inicio y término y detallando el efectivo y documentación encontrada en caja y otras que

considere necesarios

FinFin








Solicita sustento del sobrante o faltanteSolicita sustento del sobrante o faltante Recepciona y registra la información y la documentación


Si No

De ser el caso inicia proceso de sanciónDe ser el caso inicia proceso de sanción Archiva los datos del arqueo realizadoArchiva los datos del arqueo realizado

ZONA ESPECIAL DE DESARROLLO PAITA – ZED … · Arqueo periódico de Fondo Fijo de Caja Chica ,...

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