Guía de actualización y uso de Ficha de Empleado, Manual de Gestión del Empleo,
2da. Edición, Acuerdo D-2015-104 Noviembre 2015
FICHA de
EMPLEADO
Guía de actualización y uso de
Ficha de Empleado Manual de Gestión del Empleo del
Organismo Ejecutivo
Guatemala Noviembre 2015
ONSEC-GE-Guía 06
Guía de actualización y uso de Ficha de Empleado, Manual de Gestión del Empleo,
2da. Edición, Acuerdo D-2015-104 Noviembre 2015
Contenido
Página
Presentación 1
1. Objetivo 2
2. Ámbito de aplicación 2
3. Ficha de Empleado 3
4. Requerimientos técnicos de la herramienta 4
5. Pasos para ingresar al sistema 5
6. Pasos para ingreso de datos a Ficha de Empleado 10
7. Pasos para la actualización de Ficha de Empleado 30
8. Flujograma de actualización de Ficha de Empleado 35
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Presentación
La Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- pone a disposición de las
instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil la Segunda Edición de la Guía
del Proceso de Ficha de Empleado, instrumento técnico que conforma el Manual
de Gestión del Empleo de las instituciones regidas por la Ley de Servicio Civil,
autorizado mediante Acuerdo D-2015-104.
El documento busca orientar al personal de recursos humanos de las
instituciones, en cuanto al procedimiento de actualización de datos y uso de la
aplicación del Sistema informático de Administración de Recursos Humanos -
SiARH- denominada Ficha de Empleado.
Está diseñada para que el personal responsable de los registros laborales pueda
utilizarla para aclarar y apoyar el proceso de ingreso de datos al sistema que
permita contar con información completa y actualizada de cada servidor público
para generar los reportes necesarios para la efectiva toma de decisiones, en el
marco de una gestión estratégica de recursos humanos.
Su contenido fue sometido a un proceso de revisión y mejora a la luz de la
funcionalidad del sistema, con el fin de que responda de mejor manera a las
necesidades de la gestión.
El procedimiento de actualización de datos tiene carácter de orientación, de
ninguna manera es limitativo, el personal responsable del proceso de
actualización de datos de los servidores públicos puede adaptarlos a la
naturaleza de las instituciones, según sus disposiciones internas para obtener los
mejores resultados en la adecuada administración de la información, siempre que
se cumpla con las normas establecidas para contar con información actualizada y
veraz.
Con estas acciones se da continuidad al programa de modernización de la
gestión de recursos humanos que la ONSEC impulsa, con el fin de desconcentrar
los procesos de gestión, transfiriendo poder de decisión a las instituciones, en la
medida que la Ley lo permite y con ello atender, en forma inmediata y eficiente, la
demanda de recursos humanos para ocupar vacantes y así ofrecer un servicio
oportuno y de calidad al usuario.
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1. Objetivo
Orientar al usuario en el uso y administración de la aplicación del SiARH Ficha de
Empleado para su correcta utilización en todas las Instituciones del Organismo
Ejecutivo.
2. Ámbito de Aplicación
La presente Guía es aplicable para la administración de información de los
Servidores Públicos de las Instituciones del Organismo Ejecutivo que se rigen
por la Ley de Servicio Civil.
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3. Ficha de Empleado
Consolidación de información de los empleados de las Instituciones del
Organismo Ejecutivo en el Sistema informático de Administración de Recursos
Humanos, que conforman su expediente electrónico, actualmente se tiene la
posibilidad de registrar información relacionada con lo siguiente:
a) Datos personales
b) Formación y capacitación
c) Datos familiares
d) Datos de salud
e) Datos laborales y salariales
f) Archivo Digital
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4. Requerimientos Técnicos para el Uso de la Aplicación
Para que el funcionamiento del Sistema informático de Administración de Recursos
Humanos sea el adecuado para el usuario la computadora en donde se utilice debe
contar como mínimo con lo siguiente:
Con cualquier sistema operativo en el cual se pueda instalar
Google Chrome.
Como mínimo 1 Gigabyte de Ram.
Acceso a Internet o Red privada de datos del Gobierno (Red
Metro).
Contar con mínimo de velocidad de 1 Megabyte
por Segundo.
Navegador de Internet Google Chrome.
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5. Pasos para Ingresar al Sistema
Para actualizar o ingresar los datos a la Ficha de Empleado, se recomienda
seguir los siguientes pasos.
5.1 Ingresa a
https://siarh.minfin.gob.gt
5.2 Ingresa tu usuario que es el
Número de Identificación
Tributaria -NIT- sin guión y la
contraseña asignada por el
administrador.
5.3 Selecciona la opción SiARH
para ingresar al Sistema
informático de Administración
de Recursos Humanos y
observa las opciones del
mismo.
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De las opciones que te aparecen
selecciona la opción Ficha de Empleado para ingresar y poder observar
información de los trabajadores de tú institución.
Al seleccionar la opción Ficha
de Empleado, te aparecerá un
buscador inteligente en el cual
podrás ubicar a los empleados a
través de código de empleado,
NIT, nombre o DPI.
Para localizar al empleado se debe ingresar
el dato por medio del cual se desea realizar
la búsqueda, luego presiona la tecla Enter o
selecciona el ícono.
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Al realizar una búsqueda desplegará todas las coincidencias encontradas
con el dato consultado.
Entre los resultados resaltará aquellos que no han tenido una actualización
en los últimos 6 meses.
Para observar los datos de un trabajador se debe presionar el nombre para
abrir la información.
En la parte superior izquierda del sistema te aparecerá el nombre de la
Institución a la cual ha sido asignado tu usuario. Verifica que estés
asignado a la institución correcta antes de continuar.
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Luego de seleccionar el nombre del trabajador desplegará la información
relacionada con el mismo. Inicialmente se contará con información que se
obtiene del Sistema Guatenóminas.
Dicha información deberá ser ACTUALIZADA con los datos
proporcionados por los trabajadores.
Los pasos a seguir son los siguientes:
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Ingreso de datos a
Ficha de Empleado
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6. Pasos para el Ingreso de Datos a Ficha de Empleado
6.1 Descripción de Íconos
Editar datos precargados en apartados generales.
Agregar nuevos datos a la Ficha de empleado.
Guardar datos ingresados al editar o agregar información.
Cerrar ventana de edición o de creación de registro sin guardar
cambios.
Observar detalle de información agregada.
Editar información agregada.
Eliminar registro de información agregada.
Agregar una fotografía a la Ficha de Empleado.
Guardar
x Cerrar
.
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6.2.
Actualmente la Ficha de Empleado cuenta con opción para almacenar
información de los trabajadores de la institución, relacionada con:
a) Datos personales
b) Formación y capacitación
c) Datos familiares
d) Datos de salud
e) Datos laborales y salariales
f) Archivo Digital
Para ingresarlos debes seleccionar el ícono de color azul que se
encuentra en la parte superior izquierda de los datos del trabajador.
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6.3 Para modificar o agregar información que se requiera se debe ubicar los
siguientes íconos.
Al presionar los íconos desplegará una pantalla emergente en donde se
podrá visualizar los datos actuales y al mismo tiempo se pueden modificar.
.
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Al presionar el ícono de edición
que se encuentra al lado
derecho de la información general, aparecerá una ventana
emergente en donde se podrá
modificar algunos datos
personales del trabajador.
El nombre, NIT y el código de
empleado no se pueden
modificar en la herramienta,
por el momento se debe
modificar a través de
Guatenóminas.
. Al finalizar con la edición debes presionar el ícono guardar y los datos que fueron modificados
quedarán guardados.
Guardar
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La Ficha de Empleado cuenta con la
opción de agregar la
fotografía del trabajador para
una mejor identificación.
Para agregarla es necesario
presionar el ícono que se
encuentra al lado izquierdo de
los datos personales en donde
se abrirá una ventana
emergente para ubicar el
archivo en formato JPG O
JPEG.
Posteriormente la imagen estará
cargada a la Ficha de Empleado
del trabajador seleccionado, tanto
al consultar los datos como en los
resultados de búsqueda.
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Para modificar los datos de dirección y contacto se debe presionar el ícono
ubicado en la parte superior derecha de los datos, para que aparezca la ventana
emergente de modificación en donde se podrá modificar o agregar los datos que
se requiera. Al finalizar con la edición debes presionar el ícono guardar y los datos que fueron
modificados quedarán almacenados.
Guardar
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Íconos que se deben
presionar para agregar
información
En el apartado Identificación se puede modificar los datos del documento
Personal de Identificación, Número de afiliación al IGSS, Pasaporte, Registro
de perito contador, datos de Licencias de conducir y los datos de registro en la
Contraloría General de Cuenta.
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Para modificar los datos de formación académica se presiona el ícono
señalado, aparecerá una ventana emergente en donde es necesario
completar los campos marcados con el asterisco rojo, los cuales son
obligatorios por lo que no se pueden quedar en blanco. Al finalizar con la edición se debe presionar el botón guardar para almacenar
la información agregada o modificada.
Guardar
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Descripción de
íconos que
aparecen Ver detalle Modificar Eliminar
Para agregar o modificar los datos
de las capacitaciones se presiona los
íconos señalados, se desplegarán
ventanas emergentes dependiendo
del seleccionado, en donde se deben
completar los datos marcados con
asterisco rojo (*).
Al finalizar con la edición o
modificación se presiona el botón
guardar para almacenar la
información.
.
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profesionales, para ello se debe presionar el botón señalado.
En ésta se deben agregar los datos señalados con (*) asterisco
rojo, y al finalizar se presiona el botón guardar para almacenar la
información agregada o modificada.
6.10 Dentro del apartado de formación y capacitación se encuentran la
opción para registrar y controlar el colegiado activo de los
Guardar
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Para completar este apartado se
debe seleccionar el idioma a
registrar y colocar el porcentaje en el
que el trabajador habla, escribe y lee
el mismo.
Al concluir con el ingreso de la
información se debe presionar el
botón guardar para almacenar la
información.
Guardar
6.11 Al final del apartado de Formación y
capacitación se encuentra la opción
para agregar o modificar los datos
del conocimiento de otros idiomas.
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El tercer apartado de Ficha de
empleado es Datos familiares,
en donde se puede registrar
información sobre los padres,
conyugue, hijos y hermanos del
trabajador.
Al finalizar de agregar o modificar la
información se debe presionar el botón
guardar para almacenar la información.
Guardar
Es necesario resaltar la importancia que tiene el registro del DPI, debido que a
través del mismo se podrán buscar coincidencias de parentescos y detectarlos
oportunamente.
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El cuarto apartado de Ficha de empleado
es Datos salud, en donde se puede
registrar información sobre el tipo de
sangre, la tarjeta de salud y tarjeta de
pulmones de los trabajadores.
Adicional la Ficha de Empleado cuenta
con la opción de registrar y controlar las
suspensiones médicas de los
trabajadores, permitiendo así contar con
un histórico de las mismas.
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El quinto apartado de Ficha de empleado es Datos laborales y
salariales, en donde se pueden consultar la información
nominal del puesto asignado al trabajador y ubicación
presupuestaria. Adicional se puede tener un registro
actualizado del puesto funcional desempeñado por el
trabajador.
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En ésta opción también se puede tener un registro actualizado del salario
devengado por los trabajadores, se muestra el detalle de ingresos y descuentos
que dan como resultado el salario líquido.
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La Ficha de Empleado muestra el detalle de bonos y descuentos aplicados al
salario de los trabajadores.
Se muestra un detalle de los puestos desempeñados por el trabajador en el
Organismo Ejecutivo, éstos no se pueden modificar y solo muestran información
ingresada desde la implementación del sistema informático Guatenóminas.
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La Ficha de Empleado cuenta con la opción de
tener un expediente digital de los documentos
personales de los trabajadores. En ésta se puede
registrar la información siguiente:
a) Datos personales
b) Datos Laborales
c) Datos familiares
d) Formación y Capacitación
e) Relaciones Laborales
f) Evaluaciones del Desempeño
g) Datos de Salud
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En la parte superior Derecha se
encuentra la opción para cerrar el
Archivo digital.
Descripción de Íconos
Este ícono te permite Agregar
documentos digitalizados.
Este ícono te permite Reordenar los
documentos digitalizados.
Este ícono te permite Descargar la
página seleccionada de los
documentos digitalizados.
Este ícono te permite Descargar
todos los documentos digitalizados
guardados en la sección
seleccionada.
Este ícono te permite Eliminar las
páginas seleccionadas que se
encuentren guardados en la sección
seleccionada.
Conforme se van agregando documentos digitalizados irán apareciendo
al lado izquierdo del expediente digital.
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Al presionar el botón cargar páginas aparecerá una
ventana para seleccionar el archivo digitalizado para
agregarlo al expediente digital. Es necesario mencionar
que solo se pueden cargar archivos en formato PDF.
Al presionar el botón Seleccionar archivo
desplegará una ventana para buscar el archivo
digitalizado a agregar.
La opción Posición permite seleccionar el lugar
en donde se desea ubicar el documento
digitalizado. Al inicio del Archivo digital, al final o
después de una página en específico.
Al tener listo el archivo que se desea cargar al
archivo digital se debe presionar el botón
Guardar. Si en algún momento se desea
cancelar el proceso se debe presionar el botón
Cancelar para salir sin guardar.
Una vez se cargue los documentos deseados
aparecerá una vista previa al lado izquierdo del
Archivo Digital.
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Para salir de los datos consultados se presiona la
opción “Regresar”, que le mostrará nuevamente la
opción de búsqueda avanzada, para que se pueda
consultar la información de otro trabajador.
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Actualización
Ficha de Empleado
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7. Pasos para la Actualización de Ficha de Empleado
7.1
7.2
Para iniciar, busca los expedientes de los trabajadores. Esto puede ser
por medio de registros físicos con los que cuente la Institución o bien
alguna herramienta informática, para trasladar la información a la Ficha
Verifica y analiza la información con la que se cuenta para iniciar con la
digitación de la misma a la Ficha de Empleado.
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de Empleado.
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7.3
7.4
Inicia con la publicación de información relacionada con la actualización
de datos y la importancia que tiene para la Institución el contar con
registros actualizados en los lugares de mayor afluencia de personal.
Ingresa o actualiza los datos por defecto que se encuentran cargados a la
Ficha de Empleado de acuerdo con los registros con los que se cuente.
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7.5
Al finalizar con la digitación de la
información, obtén un reporte de la
información que fue almacenada en el
sistema y trasládala al personal de tu
Institución para que verifiquen la
veracidad y actualización de
7.6
Se recomienda imprimir en hojas
recicladas.
Establece un período de tiempo y publícalo en los lugares de más afluencia
de personal, para que se acerquen a tu unidad administrativa a modificar o
agregar alguna información pendiente.
información.
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7.7 Recibe a los trabajadores con los documentos que respalden las
modificaciones o actualizaciones que requiere su información e ingresa la
información al sistema.
7.8
Obtén un nuevo reporte sobre la
información que ha sido almacenada en
la Ficha de empleado, y solicita al
empleado o funcionario que firme como
respaldo de la información que fue
registrada.
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7.9 Añade los nuevos documentos o los documentos
actualizados al archivo físico del trabajador.
Una vez se tenga integrado el
expediente completo se puede
digitalizar para agregar los
documentos al Archivo Digital en la
Ficha de Empleado.
Al finalizar con la digitación de los documentos se
puede regresar los expedientes a los archivos físicos
de la Institución.
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