UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
Previa la obtención del título de
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.
TEMA:
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR
EL CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “ LA CASA
DEL FARO" SANTO DOMINGO 2013.
PORTADA
AUTORA:
NUBIA ADELINDA LUNA QUIÑÓNEZ
DIRECTOR DE TESIS:
MSc. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
Santo Domingo – Ecuador
Agosto - 2014
ii
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2.013
Msc. Alexandra Gutiérrez
DIRECTORA DE TESIS
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL
Santo Domingo …..de………………………del 2014
Hoja del tribunal
iii
Autor: NUBIA ADELINDA LUNA QUIÑÓNEZ
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Título de Tesis: DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS,
PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO Y ESTABLECER
SALDOS REALES EN “LA CASA DEL FARO” SANTO
DOMINGO 2.013.
Año: 2014
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad del autora.
Nubia Adelinda Luna Quiñónez
C.C. 0800751620
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
EXTENSIÓN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Santo Domingo de………………………….del 2.014
Msc. Alexandra Gutiérrez
COORDINADORA DE LA CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.
Presente:
De mis consideraciones:
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por (el) o
(la)(señor) o (señorita): Nubia Adelinda Luna Quiñónez, cuyo tema es: DISEÑO DE UN
SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL CONTROL
INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL FARO” SANTO
DOMINGO 2.013, ha sido elaborado bajo mí supervisión y revisado en todas sus partes, por
lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes.
Atentamente.
Msc. Alexandra Gutiérrez
DIRECTORA DE TESIS
v
DEDICATORIA
A Dios por ser mi amigo incondicional, por darme sabiduría y fortaleza a mi espíritu de lucha
para poder concluir el presente trabajo.
A mí familia conformada por esposo e hijos, a mis padres y hermanos; en especial a mi
hermano Salvador, todos han sido el puntal fundamental de apoyo, motivación y confianza, en
éste objetivo deseado.
Autora:
NUBIA ADELINDA LUNA QUIÑÓNEZ
vi
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por ser generoso con migo fortaleciendo mis ideas y decisiones tomadas.
A mis padres y hermanos que depositaron en mí apoyo, amor y confianza, en especial a mi
hermano Salvador.
Agradezco a la prestigiosa Universidad Tecnológica Equinoccial sede Santo Domingo de los
Tsáchilas, por permitir realizar mis estudios superiores a través de la Educación a Distancia
dándome la oportunidad de crecer como persona y profesional; y a todos mis profesores que
han impartido en mí sabiduría, paciencia, dedicación y entusiasmo.
Al señor Gerente Propietario de la Empresa Comercial “La Casa del Faro” Iván Aguirre
Villavicencio, por abrirme las puertas de su empresa y brindarme su gentil colaboración al
proporcionarme la información necesaria para llevar a cabo el desarrollo de la investigación.
De manera especial a mí Directora de tesis MSc Alexandra Gutiérrez por haber guiado y
orientado acertadamente con sabiduría e inteligencia el proceso de la elaboración de mi tesis.
Finalmente agradezco a mis compañeras de estudio y a todas las personas que de una u otra
manera colaboraron con migo hasta la culminación de mi trabajo.
Autora:
NUBIA ADELINDA LUNA QUIÑÓNEZ
vii
ÍNDICE DE CONTENIDO
Portada ......................................................................................................................................... i
Hoja del tribunal ......................................................................................................................... ii
Responsabilidad del autora. ....................................................................................................... iii
Informe del Director de Tesis .................................................................................................... iv
Dedicatoria.................................................................................................................................. v
Agradecimiento ......................................................................................................................... vi
Índice de Contenido .................................................................................................................. vii
Índice de Cuadros ..................................................................................................................... xv
Índice de Gráficos .................................................................................................................... xvi
Índice de Tablas ...................................................................................................................... xvii
Índice de Anexos ................................................................................................................... xviii
Resumen Ejecutivo .................................................................................................................. xix
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 El problema .......................................................................................................................... 1
1.1.1 Antecedentes históricos ..................................................................................................... 1
1.1.2 Planteamiento del problema .............................................................................................. 2
1.1.2.1 Diagnóstico ..................................................................................................................... 2
1.1.3 Pronóstico .......................................................................................................................... 3
1.1.4 Control del Pronóstico ....................................................................................................... 3
1.1.5 Formulación del problema ................................................................................................. 4
1.1.6 Sistematización del problema ............................................................................................ 4
1.2 Justificación .......................................................................................................................... 4
1.2.1 Conveniencia ..................................................................................................................... 4
1.2.2 Impacto Teórico ................................................................................................................. 5
1.2.3 Impacto Práctico ................................................................................................................ 5
1.2.4 Impacto Metodológico ....................................................................................................... 5
1.2.5 Impacto Social ................................................................................................................... 5
1.2.6 Impacto Económico ........................................................................................................... 6
1.2.7 Impacto Ecológico ............................................................................................................. 6
1.2.8 Viabilidad de la Propuesta ................................................................................................. 6
viii
1.3 Objetivos: ............................................................................................................................. 6
1.3.1 Objetivo General................................................................................................................ 6
1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................ 6
1.4 Hipótesis ............................................................................................................................... 7
1.5 Variables ............................................................................................................................... 7
1.5.1 Independiente..................................................................................................................... 7
1.5.2 Dependiente ....................................................................................................................... 7
1.6 Indicadores ........................................................................................................................... 8
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Generalidades ..................................................................................................................... 10
2.1.1 Organizaciones económicas ............................................................................................ 10
2.1.1.1 Objetivos de las organizaciones económicas............................................................... 10
2.1.1.2 Tipos de organizaciones económicas .......................................................................... 11
2.1.1.2.1 Organizaciones lucrativas ........................................................................................ 11
2.1.1.2.2 Organizaciones no lucrativas ..................................................................................... 11
2.1.1.2.3 Organizaciones gubernamentales ............................................................................. 12
2.1.1.3 Tipos de organizaciones económicas lucrativa ............................................................ 12
2.1.1.3.1 Empresas de servicios ................................................................................................ 12
2.1.1.3.2 Empresas de Comercialización de bienes o mercancías ............................................ 12
2.1.1.3.3 Empresas manufactureras o de transformación ......................................................... 13
2.1.1.3.4 Empresas de giros especializados .............................................................................. 13
2.1.1.4 Formas de ordenar las organizaciones económicas lucrativas ..................................... 14
2.1.1.4.1 Persona física ............................................................................................................. 14
2.1.2 Empresa ........................................................................................................................... 15
2.1.2.1 Conceptos ..................................................................................................................... 15
2.1.2.2 Clasificación de empresa ............................................................................................. 15
2.1.2.3 Especies de Compañías ................................................................................................ 16
2.1.3 El Comercio ..................................................................................................................... 17
2.1.3.1 Concepto ....................................................................................................................... 17
2.1.3.2 Importancia ................................................................................................................... 17
2.1.3.3 Finalidad ....................................................................................................................... 17
2.1.4 Comerciante ..................................................................................................................... 18
ix
2.1.4.1 Concepto ....................................................................................................................... 18
2.1.4.2 Requisitos legales para ser comerciante ....................................................................... 18
2.1.5 Contabilidad .................................................................................................................... 19
2.1.5.1 Definición de contabilidad............................................................................................ 19
2.1.5.2 Funciones de la contabilidad ........................................................................................ 19
2.1.5.3 Importancia ................................................................................................................... 20
2.1.5.4 Objetivos ....................................................................................................................... 21
2.1.6 Sistema Contable ............................................................................................................. 21
2.1.7 Cuenta contable ............................................................................................................... 22
2.1.7.1 Concepto ....................................................................................................................... 22
2.1.7.2 Características Fundamentales: .................................................................................... 22
2.1.7.3 Importancia .................................................................................................................. 22
2.1.7.4 Partes de una cuenta contable ....................................................................................... 23
2.1.7.4.1 Clases de saldos: ........................................................................................................ 23
2.1.7.5 Tipos de cuenta ............................................................................................................. 24
2.1.7.6 Clasificación de las cuentas .......................................................................................... 24
2.1.7.7 Personificación de cuentas........................................................................................... 25
2.1.7.8 Codificación de cuentas ................................................................................................ 25
2.1.7.8.1 Concepto .................................................................................................................... 25
2.1.7.8.2 Importancia ................................................................................................................ 26
2.1.7.8.3 Sistema de codificación ............................................................................................. 26
2.1.7.8.4 Característica ............................................................................................................. 26
2.1.7.8.5 Ventajas ..................................................................................................................... 27
2.1.7.9 Plan General de Cuentas ............................................................................................... 27
2.1.7.9.1 Estructura ................................................................................................................... 27
2.1.7.9.2 Características ............................................................................................................ 28
2.1.8 Naturaleza del control interno ......................................................................................... 28
2.1.8.1 Definición del control interno....................................................................................... 28
2.1.8.2 Importancia ................................................................................................................... 29
2.1.8.3 Propósitos del control interno ....................................................................................... 29
2.1.8.4 Áreas principales del control interno ............................................................................ 30
2.1.8.4.1 Control Administrativo .............................................................................................. 30
2.1.8.4.2 El control Contable .................................................................................................... 31
2.1.8.5 Elementos esenciales de un sistema de control ............................................................ 31
x
2.1.8.6 Control interno para inventario .................................................................................... 32
2.1.9 Inventario ......................................................................................................................... 32
2.1.9.1 Importancia de los inventarios ...................................................................................... 33
2.1.9.2 Procedimientos de control interno de inventarios ........................................................ 33
2.1.9.3 Mercaderías (artículos para la venta)........................................................................... 34
2.1.9.4 La cuenta mercaderías: ................................................................................................. 35
2.1.9.5 Inventario de mercaderías o mercancías ....................................................................... 36
2.1.9.6 Sistemas de registros de inventario .............................................................................. 36
2.1.9.7 Sistemas de registros y control de inventarios.............................................................. 36
2.1.9.7.1 Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico. ................................................... 37
2.1.9.7.1.1 Características ......................................................................................................... 37
2.1.9.7.1.2 Cuentas que intervienen.......................................................................................... 38
2.1.9.8 Regulación de la cuenta mercaderías mediante el sistema de cuenta múltiple ............ 42
2.1.9.8.1 Objetivos .................................................................................................................... 42
2.1.9.8.2 Fórmulas para la regulación de la cuenta mercaderías, determinar el costo de ventas
y utilidad bruta en ventas. ........................................................................................ 42
2.1.9.8.3 Métodos de Regulación ............................................................................................. 44
2.1.9.9 Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo .................................................. 44
2.1.9.9.1 Características:........................................................................................................... 44
2.1.9.9.2 Cuentas que intervienen............................................................................................. 45
2.1.9.10 Regulación de la cuenta mercaderías mediante el sistema de cuenta permanente o
inventario perpetuo ..................................................................................................... 47
2.1.9.11 Métodos de valoración de inventarios ........................................................................ 48
2.1.9.11.1 Método P.E.P.S o FIFO ......................................................................................... 48
2.1.9.11.2 Método Promedio Ponderado ................................................................................. 49
2.1.10 Tarjetas de control de inventario - KÁRDEX ............................................................. 50
2.1.10.1 Contenido de la tarjeta KÁRDEX .............................................................................. 51
2.1.11 Control de Existencias (Inventarios) ............................................................................. 51
2.1.11.1 Existencia de cantidad Máxima. ................................................................................. 52
2.1.11.2 Existencia de cantidad mínima ................................................................................... 53
2.1.11.3 Existencia de cantidad crítica ..................................................................................... 53
2.1.11.4 Lote económico de pedido .......................................................................................... 54
2.1.11.5 Factores, elementos o aspectos condicionadores del volumen ................................... 54
2.2 Marco conceptual ............................................................................................................... 55
xi
2.2.1 La Administración ........................................................................................................... 55
2.2.2 La Planeación .................................................................................................................. 55
2.2.3 Organización .................................................................................................................... 55
2.2.4 Sistema ............................................................................................................................ 56
2.2.5 Organizaciones Económica ............................................................................................. 56
2.2.6 Organizaciones lucrativas ................................................................................................ 56
2.2.7 Necesidad ........................................................................................................................ 56
2.2.8 Bienes .............................................................................................................................. 56
2.2.9 Control ............................................................................................................................. 57
2.2.10 Control Interno .............................................................................................................. 57
2.2.11 Control Contable ........................................................................................................... 57
2.2.12 Política ........................................................................................................................... 57
2.2.13 Procedimientos .............................................................................................................. 57
2.2.14 Reglamentos .................................................................................................................. 58
2.2.15 Proceso .......................................................................................................................... 58
2.2.16 Mercaderías ................................................................................................................... 58
2.2.17 Inventarios de Mercaderías ............................................................................................ 58
2.2.18 Compras ......................................................................................................................... 59
2.2.19 Ventas ............................................................................................................................ 59
2.2.20 Costos de Ventas ........................................................................................................... 59
2.2.21 Ganancia Bruta en ventas .............................................................................................. 59
2.2.22 Pérdida en Ventas .......................................................................................................... 59
2.2.23 Renta .............................................................................................................................. 60
2.2.24 Óptimo ........................................................................................................................... 60
2.2.25 Técnica........................................................................................................................... 60
2.2.26 Abastecer ....................................................................................................................... 60
2.2.27 Stock .............................................................................................................................. 60
2.2.28 Proveedores ................................................................................................................... 61
2.3 Marco legal ......................................................................................................................... 61
2.3.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) ....................................... 61
2.3.1.1 Conceptos básicos ....................................................................................................... 61
2.3.2 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ............................................ 63
2.3.3 NormasInternacionales de Contabilidad NIC 2 (Inventarios) ....................................... 63
2.3.4 Normas Internacionales de Auditoría – NIAs ................................................................. 64
xii
2.3.4.1 Informes financieros ..................................................................................................... 64
2.3.4.2 Sistema de contabilidad y de control interno ............................................................... 65
2.3.5 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno - LORTI .................................................. 65
2.3.5.1 Obtención del registro único de contribuyentes (ruc) .................................................. 65
2.3.5.2 Impuesto al valor agregado (IVA) ................................................................................ 66
2.3.5.3 El impuesto a la renta ................................................................................................... 69
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Tipo de investigación ......................................................................................................... 71
3.2 Métodos de Investigación ................................................................................................... 71
3.2.1 Método de observación científica .................................................................................... 71
3.2.1.1 Método inductivo ......................................................................................................... 71
3.2.1.2 Método deductivo ......................................................................................................... 72
3.2.1.3 Método de síntesis ........................................................................................................ 72
3.2.2 Fuentes de Investigación ................................................................................................. 72
3.2.3 Población y Muestra ........................................................................................................ 72
3.3 Técnicas de investigación ................................................................................................... 73
3.4 Situación actual de la empresa comercial “La Casa del Faro” ........................................... 74
3.4.1 Estructura interna ............................................................................................................ 74
3.4.2 Ubicación Actual de la empresa comercial “Casa del Faro” .......................................... 75
3.5 Análisis FODA ................................................................................................................... 76
3.6 Ficha de entrevista Nº 1 ...................................................................................................... 78
3.6.1 Análisis de los resultados de la entrevista aplicada al Gerente Propietario de la empresa
“La Casa del Faro” ............................................................................................................ 80
3.7 Ficha de entrevista Nº2 ....................................................................................................... 82
3.8 Ficha de entrevista Nº 3 ..................................................................................................... 86
3.9 Cuestionario de encuesta .................................................................................................... 95
3.9.1 Análisis de los resultados de las encuestas realizadas a clientes de la empresa “La Casa
del Faro”, he tomado las más relevantes .................................................................................. 97
3.10 Evaluación del control interno ........................................................................................ 102
3.10.1 Cuestionario de Control Interno del Sistema de Control de Inventarios en la Empresa
Comercial de autopartes y accesorios para vehículos “ La Casa del Faro” ................ 102
3.10.2 Resultados del cuestionario del Control Interno.......................................................... 104
xiii
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 Diseño de un sistema integral de inventarios, para mejorar el control interno y establecer
saldos reales. .................................................................................................................... 107
4.1.1 Antecedentes .................................................................................................................. 107
4.1.2 Misión ............................................................................................................................ 108
4.1.3 Visión ............................................................................................................................ 108
4.1.4 Estructura orgánica para “La Casa del Faro” ............................................................... 109
4.1.5 Objetivo ......................................................................................................................... 109
4.1.5.1 Objetivo general ......................................................................................................... 109
4.1.5.2 Objetivos específicos ................................................................................................. 109
4.2 Importancia de la propuesta .............................................................................................. 110
4.3 Propósito ........................................................................................................................... 110
4.4 Alcance ............................................................................................................................. 110
4.5 Misión ............................................................................................................................... 110
4.6 Políticas ............................................................................................................................ 111
4.7 Procedimientos de control interno de inventarios ............................................................ 111
4.8 Inventarios ........................................................................................................................ 113
4.8.1 Cuentas que intervienen ................................................................................................ 113
4.8.2 Políticas de inventario ................................................................................................... 115
4.8.3 Flujo-grama de Inventario ............................................................................................. 116
4.8.4 Formatos de Inventarios físico ...................................................................................... 117
4.8.5 Tarjetas Kárdex.............................................................................................................. 118
4.8.5.1 Contenido de la tarjeta kárdex .................................................................................... 118
4.9 Control de compras ........................................................................................................... 119
4.9.1 Políticas de comparas .................................................................................................... 120
4.9.2 Procedimientos de compras ........................................................................................... 120
4.9.3 Orden de compra ........................................................................................................... 121
4.9.4 Tratamiento contable de la compra realizada de mercadería ........................................ 122
4.9.5 Flujograma del procedimiento de compras ................................................................... 125
4.10 Control de ventas ............................................................................................................ 126
4.10.1 Políticas de ventas ....................................................................................................... 126
4.10.2 Políticas de la empresa ................................................................................................ 126
4.10.3 Procedimientos de egreso de mercaderías por ventas ................................................ 127
xiv
4.10.4 La factura ..................................................................................................................... 127
4.10.4.1 ¿Cómo se obtiene la factura? .................................................................................... 128
4.10.4.2 Tratamiento contable de la venta realizada .............................................................. 129
4.10.4.3 Flujograma del procedimientos de ventas ................................................................ 131
4.11 Administración de bodega .............................................................................................. 132
4.11.1 Objetivos de la bodega ................................................................................................ 132
4.11.2 Políticas de control de bodega ..................................................................................... 132
4.11.3 Procedimientos de las entradas y salidas de mercaderías de la bodega....................... 133
4.11.4 Flujograma de la bodega ............................................................................................. 134
4.11.5 Formato de Registro de control de entrada y salida de mercaderías de la Bodega ..... 135
4.12 Estados Financieros ....................................................................................................... 138
4.13 Análisis e interpretación de estados financieros ............................................................. 141
4.13.1 Cálculos e interpretación al 31 de Mayo del 2.014 ..................................................... 141
4.14 Control cuantitativo de existencias. ................................................................................ 144
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones ..................................................................................................................... 146
5.2 Recomendaciones ............................................................................................................. 147
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 148
ANEXOS ................................................................................................................................ 151
xv
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1. Indicadores ............................................................................................................ 8
Cuadro Nº 2. Población y muestra ............................................................................................ 73
Cuadro Nº 3. Análisis de los resultados de la entrevista al Gerente Propietario ...................... 80
Cuadro Nº 4. Análisis de los resultados de la entrevista aplicada a la secretaria .................... 84
Cuadro Nº 5. Tener claro de cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro ................ 88
de la empresa ..................................................................................................... 88
Cuadro Nº 6. Lo que se debe brindar primero, al cliente que llegue a la empresa .................. 89
Cuadro Nº 7. Lo que debe proyectar al cliente al saludar ....................................................... 89
Cuadro Nº 8. Fracaso de la empresa por brindar mal servicios ............................................... 90
Cuadro Nº 9. Que pierde la empresa al perder clientes ........................................................... 91
Cuadro Nº 10. Donde se va el cliente cuando solicita un producto y no hay en stock ............ 92
Cuadro Nº 11. Cuenta la empresa con un sistema de control de inventarios de...................... 92
mercaderías ...................................................................................................... 92
Cuadro Nº 12. Realizan constataciones físicas de inventario .................................................. 93
Cuadro Nº 13. Evitar el desabastecimientos de productos ...................................................... 93
Cuadro Nº 14. Opinión personal de los vendedores de la empresa sobre la importancia de
llevar un control interno de inventarios de mercaderías en la empresa ............ 94
Cuadro Nº 15. Conocimiento sobre el control de inventarios de mercaderías ........................ 97
Cuadro Nº 16. Importancia de un sistema integral de control de inventarios ......................... 98
Cuadro Nº 17. Que hace el cliente al no encontrar la mercadería que busca .......................... 99
Cuadro Nº 18. Le han ofrecido mercaderías de baja calidad en “La Casa del Faro” ............ 100
Cuadro Nº 19. Cite dos sugerencias para contrarrestar el desabastecimiento de mercaderías
por falta de un sistema de control de inventario de mercaderías .................... 101
Cuadro Nº 20. Cuestionario de Control Interno del Sistema de Control de Inventarios ........ 102
Cuadro Nº 21. Resultados del control interno ........................................................................ 104
xvi
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1. Croquis de la ubicación ....................................................................................................75
Gráfico Nº 2 Estructura orgánica .........................................................................................................109
Gráfico Nº 3 Flujo de Inventario ..........................................................................................................116
Gráfico Nº 4. Flujograma de compras ..................................................................................................125
Gráfico Nº 5. Flujograma del procedimientos de ventas ......................................................................131
Gráfico Nº 6. Flujograma de la bodega ................................................................................................134
xvii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1. Formato de inventario físico ............................................................................... 117
Tabla Nº 2. Modelo de tarjeta kárdex ..................................................................................... 119
Tabla Nº 3 Modelo de orden de compra ................................................................................. 122
Tabla Nº 4. Tarjeta kárdex registro de la compra realizada ................................................... 123
Tabla Nº 5. Libro Diario General registro contable de la compra realizada .......................... 124
Tabla Nº 6. La factura ............................................................................................................. 128
Tabla Nº 7. Tarjeta kárdex registro de la venta realizada ...................................................... 129
Tabla Nº 8. Libro Diario General registro contable de la venta realizada de ......................... 130
Mercaderías ......................................................................................................... 130
Tabla Nº 9. Formato de Registro de control de entrada y salida de mercaderías ................... 135
xviii
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1. Empresa Comercial “La Casa del Faro” ............................................................ 152
Anexo Nº 2. Inventario de mercaderías almacén ................................................................... 153
Anexo Nº 3. Bodega ............................................................................................................... 155
Anexo Nº 4. Ficha de Entrevista ............................................................................................ 156
Anexo Nº 5. Ficha de Entrevista ............................................................................................ 158
Anexo Nº 6. Ficha de Entrevista ............................................................................................ 160
Anexo Nº 7. Cuestionario de Encuesta ................................................................................... 162
Anexo Nº 8. Factura de compra .............................................................................................. 164
Anexo Nº 9. Factura de compra .............................................................................................. 165
Anexo Nº 10. Factura de venta ............................................................................................... 166
Anexo Nº 11. Leyes que rigen a la empresa ........................................................................... 167
xix
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se constituye en una herramienta de apoyo encaminada a contribuir al
desarrollo, eficiencia y eficacia de la empresa comercial de autopartes y accesorios para
vehículos “La Casa del Faro”; en la contabilización de la cuenta Inventario de Mercaderías,
porque a través de la aplicación de los procedimientos y políticas documentados se obtendrá
excelentes y oportuna información para la toma de decisiones.
Se aplicó una metodología bibliográfica y de campo; con el uso del método observacional,
inductivo, deductivo, análisis , descriptivo; así como las técnicas de recopilación de información
de primera mano cómo observación, documentos originales, entrevistas, encuestas, fotografías, y
a través de las fuentes secundarias se interpretó y se analizó la información obtenida en las
fuentes primarias utilizando libros bibliográficos, enciclopedias , diccionarios y otros; cuyo
resultado comprobaron la hipótesis , porque el gerente propietario y los empleados están de
acuerdo de adoptar un sistema de control de inventarios basados en procedimientos establecidos
en la empresa los cuales se fundamentan en la Normativa Legal, en los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.), Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) y la Ley de Régimen Tributario Interno. Para optimizar el control interno y la
contabilización de la cuenta Inventario de Mercaderías de auto partes y accesorios para
vehículos, sugiero el uso del Sistema de Control Permanencia de Inventarios denominado
también Sistema de Inventario Perpetuo o Inventario Permanente, mediante la utilización de la
tarjeta Kárdex a través del método de valorización de inventarios Método de Promedio
Ponderado porque procura dar un valor más exactos a la mercadería que ingresa para la venta
estableciendo un costo promedio cada movimiento de mercaderías, conociendo de forma
inmediata la existencia física y los saldos reales, beneficiando a los clientes, trabajadores y a la
empresa.
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 EL PROBLEMA
1.1.1 Antecedentes históricos
Santo Domingo, es una ciudad de Ecuador, capital de la provincia Santo Domingo de los
Tsáchilas. Tiene una población de 270.875 habitantes siendo la cuarta ciudad más poblada
del país. Se ubica en la Región Costa en una zona climática lluviosa y tropical. Es punto de
enlace entre Quito. Guayaquil, Portoviejo, Chone, Esmeraldas, Manta, Ambato, Quevedo y
otras ciudades importantes, por lo que convierte a la urbe en un puerto terrestre de
intercambio comercial entre sierra y costa. La ciudad es el centro político- administrativo
de la provincia y uno de los principales del país. Alberga grandes organismos culturales,
financieros, administrativos y comerciales.
Santo Domingo, el crecimiento económico es muy notable en la actividad comercial en la
que está incluida La empresa comercial de autopartes y accesorios multimarcas para
vehículos “La Casa del Faro” es una empresa en desarrollo, se dedica a la compra y venta
de autopartes y accesorios para vehículos, Iván Aguirre Villavicencio, cimentó en el año
2005, las base de un negocio que actualmente se encuentra localizado en la ciudad de
Santo Domingo capital de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en la vía
Esmeraldas y calle Guayaquil.
La empresa comercial de autopartes y accesorios multimarcas para vehículos, “La Casa del
Faro“al principio funcionaba como un pequeño almacén con el pasar del tiempo la
clientela se incrementó razón por la cual surgieron nuevas necesidades, una de ellas, la de
constituirse como un comercial, para brindar mejor servicio a los clientes e incrementar sus
productos y variedades.
La constante evolución tecnológica comercial obliga a la empresa a buscar un nivel de
competencia que permita volverse menos vulnerable dentro del mercado y a la vez
conseguir cada uno de los propósitos planteados y réditos esperados.
2
La empresa cuenta para su gestión con una serie de datos mediante los cuales puede
realizar previsiones y planificar respuestas adecuadas antelas eventualidades que debe
enfrentarse, para su equilibrio y evolución.
En vista que las filosofías gerenciales que guían las organizaciones van cambiando
gradualmente la orientación del consumidor, en la empresa comercial de autopartes y
accesorios para vehículos “La Casa del Faro” ha tenido problemas tales como es el
desconocimiento del manejo del sistema contable y financiero, la falta de control en el
movimiento de la mercadería, el desconocimiento del proceso contable, la falta de políticas
contables, la ausencia de personal capacitado en procedimientos contables, la deficiencia
de tecnología en el cobro y despacho de la mercadería, ha hecho que ésta empresa se limite
llevar solamente un registro de ingresos y egresos lo cual no genera Estados Financieros de
ningún tipo, provocando incertidumbre al no conocer a ciencia cierta el grado de gestión, la
posición financiera y la evaluación de los logros alcanzados .
Los inventarios en una organización forman parte importante de su capital de trabajo, su
manejo se constituye en elemento de trascendental importancia para el funcionamiento de
la empresa, por lo tanto asignaran recursos humanos y económicos para obtener éxito en la
ejecución de las actividades relacionadas con el control de los inventarios en el negocio.
1.1.2 Planteamiento del problema
1.1.2.1 Diagnóstico
De lo anterior se deduce que la empresa comercial de autopartes de vehículos “La Casa
del Faro” ha manejado el control interno de inventarios con conocimientos empíricos, la
misma que enfrenta problemas con consecuencias impredecibles como: Falta de control de
existencias de mercaderías, inexistencia de políticas de compras, no existen procedimientos
definidos para el almacenamiento, no cuenta con una persona destinada exclusivamente
para la entrada y salida de los inventarios, no existe un adecuado manejo físico en las
perchas; por lo que no se puede cruzar de brazos y esperar su desenlace, sino que se debe
tomar medidas basadas en el rigor científico y las necesidades técnicas que eviten
desastres de consideración, como el no saber cuánto tiene en inventarios, cuál es el estado
de los mismos, cuál es su ubicación exacta, cuáles son sus saldos reales, entre otros.
3
1.1.3 Pronóstico
De no aplicarse un adecuado sistema integral de inventarios, para mejorar el control
interno y establecer saldos reales puede ocurrir lo siguiente:
• La ausencia de controles internos de inventario seguirá afectando los niveles de
ingresos de la empresa comercial de autopartes de vehículos “La Casa del Faro”,
incluso podrá llegar a un período en que se ponga en riesgo los niveles de existencias
de mercaderías que están destinadas a las ventas, generándose faltantes y la no atención
oportuna o justo a tiempo a los requerimientos de los clientes.
• La empresa se vería obligada a enfrentar altos costos financieros ocasionados por
mantener cantidades excesivas de inventarios.
• Aumentaría el riesgo de fraude, robos o daño físico de la mercancía.
• provocaría que dejen realizarse ventas por falta de mercancías, la empresa perdería
cliente y dinero.
• La empresa soportaría el aumento de pérdidas resultantes de baja de precio de las
mercancías.
1.1.4 Control del Pronóstico
La empresa comercial de autopartes y accesorios multimarcas para vehículos “La Casa del Faro”
podrá encontrar mejoras en sus ingresos en el momento en que se diseñe y posteriormente se
implemente un sistema integral de inventarios, para mejorar el control interno y establecer saldos
reales, así se dispondrá de mercaderías en los momentos que los clientes la requieran, se evitará el
deterioro y pérdidas de las mismas y se conocerá la rentabilidad real de la empresa.
4
1.1.5 Formulación del problema
¿Cómo afecta la falta de un sistema integral de inventarios para el control interno y
establecimientos de saldos reales en la empresa comercial “La Casa del Faro”, Santo
Domingo 2013?
1.1.6 Sistematización del problema
• ¿Qué efecto provoca la ausencia de controles en bodega, a los niveles de existencias de
mercaderías disponibles para la venta?
• ¿Cómo incide en los niveles de satisfacción de los clientes el no contar con existencias
de mercaderías requeridas por ellos?
• ¿De qué forma los errores en los despachos de mercaderías afectan a las relaciones
entre ésta empresa y sus clientes?
• ¿Qué nivel de incidencia tiene el que la existencia de productos en bodega no
corresponda a la establecida en los catálogos usados para promocionar los productos?
• Cuáles son los principales indicadores para la aplicación de un sistema integral de
inventarios para mejorar el control interno y establecer saldos reales en la empresa
comercial “La Casa del Faro “.
1.2 JUSTIFICACIÓN
1.2.1 Conveniencia
A la empresa comercial de compra y venta de autopartes y accesorios multimarcas para
vehículos “La casa del Faro” le conviene fortalecer la ponencia de desarrollo sustentable,
que defiende la necesidad del manejo de un sistema integral de inventarios para mejorar el
control interno y establecer saldos reales para la evaluación de resultados y tomar
decisiones.
5
1.2.2 Impacto Teórico
La investigación propuesta, busca en los conocimientos científicos teóricos necesarios así
como de las Leyes y Reglamentos que norman la contabilidad encontrar respuestas a
situaciones económicas, financieras y administrativas que afectan el desarrollo de un
control interno en el área de inventarios, para alcanzar mejoramiento, eficiencia y
establecer saldos reales en la empresa comercial “La Casa del Faro”.
1.2.3 Impacto Práctico
La aplicación práctica de un sistema contable para el control interno de inventarios claros
y concretos nos permitirá mejorar la situación económica, financiera y administrativa de
los recursos de la empresa a una fecha determinada.
1.2.4 Impacto Metodológico
El presente trabajo investigativo se utilizará métodos y técnicas como de observación,
inductivo, deductivo, de análisis, de síntesis; así como técnicas recolección de datos como
son: encuesta, entrevista, también nos apoyamos en obras y trabajos de otros
investigadores que hayan realizado algún aporte significativo en el tratamiento del tema de
nuestra investigación.
1.2.5 Impacto Social
Espero que mi trabajo cumpla con el objetivo de orientar a la empresa comercial “La Casa
del Faro” o cualquier otra empresa en desarrollo y a estudiantes en el tratamiento de un
sistema integral de inventarios, para mejorar el control interno y establecer saldos reales
sirviendo como estímulo para que ésta empresa o cualquier otra, en un futuro mediato
pueda constituirse en un ente positivo para la sociedad.
Se aspira a que este estudio sea una contribución al desarrollo económico, financiero y
administrativo de ésta empresa y de otras empresas más que están viviendo el mismo
problema.
6
1.2.6 Impacto Económico
Mediante el adecuado control del inventario, la empresa “La Casa del Faro” podrá obtener
información veraz y oportuna a través de los estados financieros, así podrá optimizar
recursos económicos que le generará eficiencia, eficacia y buenos resultados.
1.2.7 Impacto Ecológico
La investigación a realizarse no afecta a la ecología ni a los habitantes que viven en sus
alrededores.
1.2.8 Viabilidad de la Propuesta
La investigación propuesta es viable porque cuento con la facilidad para obtener
información y recursos en el tratamiento de la investigación.
1.3 OBJETIVOS:
1.3.1 Objetivo General
Diseñar un sistema integral de inventarios para mejorar el control interno y establecer
saldos reales optimizando los recursos de la empresa comercial de autopartes y accesorios
multimarcas para vehículos “La Casa del Faro”, Santo Domingo 2013333333.
1.3.2 Objetivos Específicos
• Proponer los efectos que producen la ausencia de controles en bodega, a los niveles de
existencias de mercaderías disponible para la venta.
• Revisar los aspectos teóricos y legales que van a sustentar la elaboración del sistema
integral de inventario.
• Determinar el nivel de incidencia del mal manejo de los inventarios a través de la
aplicación de encuestas y entrevistas al personal de la empresa.
7
• Proponer un sistema integral de inventarios para mejorar el control interno y establecer
saldos reales, en la empresa comercial de autopartes para vehículos “La Casa del Faro”.
1.4 HIPÓTESIS
Hipótesis o Idea a defender
Con el sistema integral de inventarios, permitirá mejorar el control interno y establecer
saldos reales, contribuyendo al desarrollo, eficiencia y eficacia de la empresa “La Casa
del Faro”.
1.5 VARIABLES
1.5.1 Independiente
El sistema integral de inventarios, para “La Casa del Faro”.
1.5.2 Dependiente
Para mejorar:
• La precisión del inventario.
• El nivel de inventario óptimo.
• Evitar el desabastecimiento o en quedarse sin existencia.
• Evitar inversión excesiva en inventario.
• Éxito en los ingresos económicos de la empresa
8
1.6 INDICADORES
Cuadro Nº 1. Indicadores
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
VARIABLE
DEPENDIE
NTE
UNIDAD
DE
MEDIDA
TÉCNICA
DE
MEDIDA
TIEMPO
DE
MEDIDA
Interpretar la
información por medio
de la aplicación de las
técnicas de investigación
Interpretar la
información
Entrevista Al inicio
de la
operación
Diagnosticar los efectos
que producen la ausencia
de controles en bodega, a
los niveles de existencias
de mercaderías
disponibles para la venta.
Control en
bodega
Veces Control
Al inicio
de la
operación
Revisar los aspectos
teóricos y legales que
van a sustentar la
elaboración del sistema
integral de inventario
Revisión Porcentaje Control En el
transcurso
de la
operación
Determinar el nivel de
incidencia del mal
manejo de los inventarios
a través de la aplicación
de encuestas y entrevistas
al personal de la
empresa.
Mal manejo
de inventario.
Porcentaje
Control
En el
transcurso
de la
operación
Durante el
período de
la
operación
9
Diseñar un sistema
integral de inventarios
para mejorar el control
interno y establecer
saldos reales, en la
empresa comercial de
autopartes para vehículos
“La Casa del Faro”
Establecer
saldos reales
Dólares Mesa
redonda
Durante el
período de
la
operación
Elaborado por: Nubia Luna Q.
10
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 GENERALIDADES
Acerca del Control de Inventarios existen varios estudios con la suficiente profundidad
para delinear las normas y procedimientos de contabilidad aceptados.
2.1.1 Organizaciones económicas
Generalmente, las grandes organizaciones económicas han comenzado en forma modesta,
y crecido gracias a la persistencia y visión de quienes la manejan.
Las personas que inician dichas organizaciones son emprendedoras, ya que deciden
recorrer el largo camino del éxito. .
2.1.1.1 Objetivos de las organizaciones económicas
“Una organización económica tiene como objetivo servir a sus clientes, a segmentos
importantes de la sociedad o a la sociedad en su conjunto. En la medida en que se satisfaga
las necesidades de la clientela, dicha entidad maximizará su valor”(Guajardo & Andrade,
2014, pág. 6). De lo anterior se desprende, que el objetivo de una organización económica
es servir a sus clientes en las medidas que se presente sus necesidades, para así maximizar
su rentabilidad mediante la realización.
Es preciso aclarar que el objetivo principal de los administradores de una organización
económica no es solamente maximizar el valor de su patrimonio, sino procurarla
satisfacción de sus clientes, que es una condición necesaria para el logro del objetivo de
rentabilidad.
Por lo regularlas organizaciones económicas especifican este tipo de definiciones al
formalizar su misión y acompañarla con alguna declaración de principios que da guía y
sustento a las actividades de todo el personal.
11
2.1.1.2 Tipos de organizaciones económicas
Expondremos las características de tres tipos de organizaciones económicas que tienen una
función relevante dentro de la actividad económica de un país.
• Organizaciones lucrativas
• Organizaciones no lucrativas
• Organizaciones Gubernamentales
2.1.1.2.1 Organizaciones lucrativas
Su objetivo es la prestación de servicios o la manufactura y / o comercialización de
mercancías a sus clientes, actividad que les proporciona un beneficio conocido como
utilidad. Estas organizaciones económicas son muy conocidas porque son las más
numerosas.
Características.
• Son las más numerosas.
• Obtienen un beneficio económico llamado utilidad.
• Prestan servicios, comercializan o manufacturan bienes y /o servicios.
2.1.1.2.2 Organizaciones no lucrativas
Su característica principal es que no persiguen fines de lucro. En este punto es necesario
aclarar que lo anterior significa quela organización que se ostente como tal, como resultado
de su operación, sí puede obtener utilidades; sin embargo, a diferencia de las
organizaciones lucrativas, las utilidades obtenidas no son destinada al provecho personal,
sino que se reinvierten a fin de seguir cumpliendo con el objetivo para el cual fueron
diseñadas, ya sea la prestación de un servicio o la comercialización de un bien. Por lo
regular éste tipo de organizaciones se relacionan con las industrias de la salud, educación
beneficencia y otras.
Características.
• No persiguen fines de lucro.
12
• Pueden obtener utilidades que se reinvierten para cumplir con su objetivo.
• Prestan servicios y/o comercializan bienes.
2.1.1.2.3 Organizaciones gubernamentales
Todos conocemos los diferentes órdenes de gobierno, ya sea nacionales o subnacionales
(estatal, provincial, departamental, municipal, etc.) Los impuestos que pagamos
representan una de las formas en que el gobierno recauda sus ingresos y por la cual tiene la
responsabilidad de proporcionar los servicios que demanda la sociedad.
Características
• Se refieren a los gobiernos de nivel federal, estatal y municipal.
• Requieren información financiera que facilite la toma de decisiones.
2.1.1.3 Tipos de organizaciones económicas lucrativa
Cuando se habla de negocios u organizaciones que tienen un fin lucrativo se pueden
identificar cuatro diferentes esquemas de operación:
• Empresas de servicios.
• Empresas de comercialización de bienes o mercancías.
• Empresas manufactureras o de transformación.
• Empresas de giros especializados.
2.1.1.3.1 Empresas de servicios
Las empresas de servicios tienen como objetivo la prestación de alguna actividad
intangible; comercializan servicios profesionales o de cualquier otro tipo. Ejemplo:
Despachos de abogados, arquitectos, contadores, salas de belleza, escuela y otros.
2.1.1.3.2 Empresas de Comercialización de bienes o mercancías
“Este tipo de compañía se dedica a la compra de bienes o mercancías para su
posterior venta” (Guajardo & Andrade, 2014, pág. 9).De ésta manera es como se traduce
13
la necesidad de comprender a lo que se dedican las empresas comercializadoras de bienes y
mercancías.
A diferencia de las empresas de servicios, en éste tipo de organizaciones se debe costear la
mercancía vendida, utilizando el concepto de inventarios o mercaderías que representa la
mercancía que comercializa la empresa. Ejm. Supermercados, joyerías, autopartes de
vehículos, librerías, bazares, etc.
2.1.1.3.3 Empresas manufactureras o de transformación
Este tipo de empresas se dedica a la compra de materias primas para que, mediante la
utilización de mano de obra y tecnología, sean transformadas en un producto terminado
para su posterior venta. Ej. Plantas ensambladoras de automóviles, constructoras, y otros.
2.1.1.3.4 Empresas de giros especializados
Su actividad preponderante puede ser la prestación de un servicio, la manufactura y/o
comercialización de bienes o una conjugación de esas tres actividades. Sin embargo,
cubren las necesidades de un sector específico y por ello es importante su estudio y su
comprensión, dado que su contabilidad tiene algunas variantes. Ejm: Las empresas de
servicios financieros, de comercio electrónico, del sector primario, de extracción, de
construcción y mineras.
- Las empresas de servicios financieros.- Son aquellas que brindan servicios de
inversión, financiamiento, ahorro almacenamiento y resguardo de valores, bienes y
patrimonio. Tales empresas son las instituciones de banca múltiple, aseguradoras, empresa
de factoraje financiero, casa de cambio, arrendadoras, sociedades de inversión
administradora de fondo para el retiro, casas de bolsa, entre otras.
- Las empresas de comercio electrónico.- Ofrecen sus servicios a través de la red
informática de internet.
14
- Las empresas del sector primario.- Son aquellas cuya finalidad es proveer de insumos
alimenticios a los consumidores, por ejemplo, empresas agrícolas, ganaderas, silvícolas,
pesqueras y otras.
- Las empresas de la construcción, extracción y minerías.- Se dedican a la edificación de
obras civiles o a la explotación de productos y minerales que se encuentran en el subsuelo,
por ejemplo constructoras, metalúrgicas, de extracción de petróleo y gas natural entre,
otras.
2.1.1.4 Formas de ordenar las organizaciones económicas lucrativas
Existen dos formas de organizaciones lucrativas, mejor conocidas como negocio:
• Persona física.
• Sociedad.
2.1.1.4.1 Persona física
Según (Guajardo & Andrade, 2014).“Una sola persona puede constituirse en una
organización económica y comenzar a realizar el objetivo planeado.”(pág. 10).
Por consiguiente, el que denomina persona física es el espíritu de personas emprendedoras,
enriquecido con características necesarias para que el negocio subsista, e infundiendo vida
a la organización.
De hecho, para efectos fiscales, esta forma de organizarse ha sido ampliamente reconocida
como persona física con actividades empresariales; sin embargo, no es la única manera de
organizarse para desarrollar una actividad económica. En efecto cualquier persona puede
iniciar un negocio propio, sin requerir de socios.
Cuando una persona constituye un negocio propio, se considera que desempeñará la
función de administrador único o bien confiará a otra persona dicha responsabilidad.
15
2.1.2 Empresa
2.1.2.1 Conceptos
Para (Zapata, 2003). “La empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a
ofrecer bienes y/ o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta”
(pág. 13). De ésta manera es como se traduce el significado de lo que es una empresa o
ente económico.
También se denomina empresa a la unión de recursos humanos, capital de trabajo y
tecnología para satisfacer necesidades de la sociedad y obtener rentas.
2.1.2.2 Clasificación de empresa
Las formas de organización, según nuestra Legislación Ecuatoriana se clasifican en:
1.- De acuerdo a la organización del capital:
• Compañía de Responsabilidad Limitada (Cía. Ltda.)
• Compañía de Economía Mixta (CEM)
• Compañía en Nombre Colectivo
• Compañía Anónima (S.A.)
• Compañía en Comandita Simple y dividida por acciones
1.- De acuerdo al tamaño:
• Empresas pequeñas
• Empresas medianas
• Empresas Grandes
2.- De acuerdo al sector que pertenecen:
• Empresas Privadas.- Cuyo capital pertenece al sector privado.
• Empresas públicas.-Cuyo capital pertenece al Estado.
• Empresas Mixtas.- Cuyo capital pertenece al Estado y al sector privado.
16
3.- De acuerdo a la actividad que realizan:
• Empresas de Servicios.- Prestan servicios a la sociedad.
• Empresas Comerciales.- Se dedican a la compra y ventas de productos.
• Empresas industriales.- Se dedican a la elaboración o producción de bienes o
productos.
Según la integración del capital:
Se clasifican en:
• Unipersonales: aquellas en las cuales el capital se conforman con el aporte de una sola
persona.
• Sociedades o compañías: Aquellas en las cuales el capital (propiedad) se conforma
mediante el aporte de varias personas naturales o jurídicas.
2.1.2.3 Especies de Compañías
De acuerdo a la organización del capital hay las siguientes especies de compañía:
“1.-Compañía en nombre Colectivo.- Art. 36 La Compañía en nombre Colectivo se
contrae entre dos o más personas que hacen el comercio bajo una razón social
2.- Compañía en Comandita Simple y dividida por acciones.- “Art. 59 La Compañía en
Comandita Simple existe bajo una razón social y se contrae entre uno o varios socios
solidarios e ilimitadamente responsables y otros u otros, simples suministradores de fondos
llamados socios comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes.”
3.- Compañía de Responsabilidad Limitada.- “ Art. 92. La Compañía de
Responsabilidad Limitada es la que se contrae entre tres o más personas, que solamente
responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales y
hacen del comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que añadirá, en
todo caso las palabras “Compañía Limitada” o su correspondientes abreviatura”.
17
4.- Compañía Anónima.- “Art. 93 La Compañía Anónima es una sociedad cuyo capital,
dividido en acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que
responden únicamente por el monto de sus acciones. Las sociedades o compañías civiles
anónimas están sujetas a todas la reglas de las sociedades o compañías mercantiles
anónimas”
5.- Compañía de Economía Mixta.- “Art. 308 El Estado, las municipalidades, los
consejos provinciales y las entidades u organismos del sector público, podrán participar,
conjuntamente, con el capital privado, en el capital y en la gestión social de esta
compañía”(Msc Ramo Loyola, 2003, págs. 39-47-58-74-124).
2.1.3 El Comercio
2.1.3.1 Concepto
Etimológicamente la palabra comercio proviene de la raíces latinas: cum que significa
juntamente y merx, mercancía, derivado de mercor, comprar y vender. Para (Vásconez,
2004). El comercio “Equivale al traspaso de cosas materiales, de persona a
persona“(pág. 4).De ésta manera es como se traduce la necesidad de comprender cuán
atractivo representa el comercio para la empresa y al país en general y qué oportunidades
aprovechar.
Ampliando el concepto diremos que el comercio trata del intercambio de bienes, servicios
o conocimientos entre dos o más personas en una sociedad donde se compra, se vende o se
cambia mercaderías que han sido producidas para el consumo.
2.1.3.2 Importancia
El comercio es importante porque relaciona dos sectores fundamentales dentro de la
actividad económica universal es decir: Producción y Consumo ya que son de vital
importancia para el desarrollo socio económico de los países.
2.1.3.3 Finalidad
El comercio persigue dos finalidades fundamentales:
18
• Satisfacción de las necesidades del consumidor.
• Generar utilidades económicas para el comerciante.
2.1.4 Comerciante
2.1.4.1 Concepto
(Vásconez, 2004). Dice que “Llámese comerciante a la persona natural o jurídica que
teniendo capacidad para contratar, hace del comercio su profesión habitual”(pág. 5)
De ésta manera afirma que en un sistema de libre empresa como el nuestro, todos podemos
comprar o vender en el mercado.
2.1.4.2 Requisitos legales para ser comerciante
Básicamente los requisitos para ser comerciante son tres:
• Capacidad para contraer obligaciones.
• Hacer del comercio su profesión habitual.
• Obtener el Registro Único de Contribuyentes.
La norma general es que toda persona es capaz para comerciar. Solo se considera como
excepciones las que el Código Civil determina como incapaces, los mismos que son de dos
clases: Absolutos y Relativos.
• Son incapaces absolutos los que por ningún concepto pueden efectuar actos de
comercio.
Los impúberes, sordos - mudos que no se dan a entender por escrito; y los no están en goce
de sus facultades mentales.
• Son incapaces relativos son los que requieren del cumplimiento de ciertas normas
legales para convertirse en comerciantes, como los clérigos, los menores de edad, etc.
19
2.1.5 Contabilidad
2.1.5.1 Definición de contabilidad
(Bravo Valdivieso, 2005).Define a la contabilidad así: “Es la ciencia, el arte y la técnica
que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que
se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y
financiera al término de un ejercicio económico o período contable”. (pág. 1)
(Zapata, 2003). Define “La contabilidad es un elemento del sistema de información de
un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo
destinado a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que
interactúan con él en cuanto se refieren a su relación actual o potencial con el
mismo”. (pág. 16)
(Vásconez, 2004).Contabilidad es el conjunto de conocimientos y funciones referentes
a la sistemática iniciación, la comprobación de autenticidad, el registro la
clasificación, el procesamiento, el resumen, el análisis, la interpretación y el
suministro de información contable y significativa, relativas a las transacciones y a los
acontecimientos que son, al menos en parte, de índole financiera, requeridos para la
administración y la operación de una empresa y para la preparación de informes que
deben rendirse para cumplir con las responsabilidades derivadas de mandatos
encomendados y de índole diversa.(pág. 25)
De acuerdo a las definiciones anteriores, la contabilidad surge como respuesta a la
necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues ésta proporciona suficiente
material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite
tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio.
2.1.5.2 Funciones de la contabilidad
Las funciones de contabilidad son las siguientes:
20
1. Función histórica.- Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van
apareciendo en la vida de la empresa.
2. Función Estadística.- Es el reflejo de los hechos económicos, en cantidades que dan
una visión real de la forma como queda afectada por ello la situación del negocio.
3. función Económica.- Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto.
4. Función Financiera.- Analiza la obtención de los recursos monetarios para hacer frente
a los compromisos de la empresa.
5. Función Fiscal.- Es saber cómo afectan a la empresa las disposiciones fiscales
mediante las cuales se fija la contribución por impuestos.
6. Función Legal.- Conocer los Artículos del código de comercio, Ley de Régimen
Tributario Interno, Ley de Compañías y otras leyes que puedan afectar a la empresa,
para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido jurídico de sus
actividades.
2.1.5.3 Importancia
El mundo de los negocios ha evolucionado tan vertiginosamente, que hoy en día sería
imposible tener una información económica, financiera y administrativa de los mismos, sin
los registros y las técnicas adecuadas y actualizadas que permita obtener información
confiable de la contabilidad.(Bolaños & Álvarez, 1981).
El propio Estado, los acreedores, los inversionistas y los hombres de empresa no tendrían
los elementos de juicio óptimos para tomar sus decisiones, si no hay un principio de
organización contable acorde con las necesidades de la industria, el comercio las
instituciones de derecho público en fin, de la economía general.
21
2.1.5.4 Objetivos
Registrar sistemáticamente todas las transacciones u operaciones de la empresa o
negocio.
Controlar en forma efectiva todos los bienes o recursos y las obligaciones de la
empresa o negocio.
Presentar en un momento determinad la situación financiera de la empresa o negocio.
Analizar e interpretar cada uno de los hechos económicos, lo que permite conocer el
desarrollo o retroceso de la actividad de la empresa o negocio.
Proyectar con anticipación las actividades económicas de la empresa o negocio.
Proyectar y comprobar que los recursos, obligaciones y todas las transacciones de la
empresa o negocio son de carácter confiable ante el estado y antes terceras personas.
Determinar las utilidades o las pérdidas obtenidas en cada período.
2.1.6 Sistema Contable
El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes
propósitos:
• Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y control de las
operaciones que se llevan a cabo.
• Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de
decisiones, y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
• Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.
(Horngren & Harrison, citado por Mercedes, 2005), explica que:“El sistema de
información contable es la combinación del personal, los registros y los
procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de
información financiera”. (pág. 33). Estoy de acuerdo con lo que afirma éste autor que el
sistema de información contable; es la combinación y coordinación de las funciones del
22
personal, la contabilidad y las disposiciones establecidas que sirven de base para la
administración de la empresa, en tal virtud todo sistema contable debe estar dotado de
suficiente elementos de control y verificación ya que es unos de los objetivos esenciales de
la contabilidad.
El sistema contable contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad,
formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo,
pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones.
2.1.7 Cuenta contable
2.1.7.1 Concepto
Para (Zapata, 2003).“Cuenta es un término (nombre o denominación objetiva) usado
en contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y disminuciones
de naturaleza similar (originados en las transacciones comerciales) que corresponden
al diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los
Gastos y los Costos.”(pág. 26). De ésta manera se considera qué cuenta es el título
genérico que se da a un grupo homogéneo de bienes, valores o servicios.
2.1.7.2 Características Fundamentales:
El nombre de la cuenta debe ser explícito; es decir, su sola denominación debe permitir
entender y apreciar la naturaleza y alcance de la cuenta.
El nombre debe ser completo; con el fin de evitar dudas o malas interpretaciones.
2.1.7.3 Importancia
El uso de las cuentas contables es de gran importancia porque permite al contador que
registre un término para poder designar bienes, obligaciones y resultados. En la cuenta se
realiza registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones
de una empresa o negocio.
23
2.1.7.4 Partes de una cuenta contable
Toda cuenta contable tiene cuatro partes:
• Nombre
• Debe
• Haber
• Saldo
TÍTULO O NOMBRE DE LA CUENTA
- recibe - entrega
- ingresa - egresa
- entra - sale
SALDO O BALANCE
Nombre.- El nombre de la cuenta debe ser explícito y completo, con el fin de evitar dudas
o malas interpretaciones, puede ser de bienes, valores o servicios.
Debe. – En él debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a cada una
de las cuentas (lado izquierdo)
Haber.- En el haber se registran todos los valores que entregan, egresan o salen de cada
una de las cuentas (lado derecho).
Saldo.- El saldo es la diferencia entre él debe y haber de la misma cuenta.(Bravo
Valdivieso, 2005, pág. 33)
2.1.7.4.1 Clases de saldos:
“Los saldos se clasifican en:
• Saldo deudor o Débito.
• Saldo Acreedor o Crédito
Saldo Deudor.- Se obtiene cuando la sumatoria del Debe es mayor que la sumatoria del
haber de la misma cuenta.
DEBE HABER
24
SD = ∑ D > H
Saldo Acreedor.- Se obtiene cuando la sumatoria del haber es mayor que la sumatoria del
debe de la misma cuenta.
SA = ∑ H > D(Bravo Valdivieso, 2005, pág. 34)
2.1.7.5 Tipos de cuenta
Tenemos los siguientes tipos de cuentas:
• Cuentas reales.- Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no se
cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del período se
constituye en saldo inicial para el siguiente período económico. Aquí se encuentran
cuentas como Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por Pagar, etc.
• Cuentas temporales.- En éste grupo se encuentran cuentas que representan rentas y
gastos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de
incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se
encuentran cuentas como Ventas, Ingresos por servicios prestados, Gastos generales,
etc.
• “Cuentas mixtas.- Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el
caso de los pagos y cobros anticipados cuyo valor inicial (REAL) será modificado por
efectos de los ajustes que muestren el gasto o renta devengados al final de un ejercicio
económico.(Zapata, 2003, págs. 36-37).
2.1.7.6 Clasificación de las cuentas
1.- Según su naturaleza:
• Personales. Ejemplo: Cuentas por Cobrar
• Impersonales. Ejemplo. : Caja
25
2.- Según el grupo al cual pertenecen:
• Activo. Ejemplo: Bancos
• Pasivo. Ejemplo: Cuentas por pagar
• Capital. Ejemplo: Aportes de capital
• Gastos. Ejemplo: Sueldos
• Rentas. Ejemplo: Intereses ganados
3.- Por el estado financiero:
• Balance general. Ejemplo: Muebles de oficina
• Resultados. Ejemplo: Beneficios Sociales
4.- Por el saldo.
• Deudoras. Ejemplo: Sueldos
• Acreedoras. Ejemplo: Intereses ganados (Zapata, 2003, pág. 37).
2.1.7.7 Personificación de cuentas
Se basa en el enunciado de la partida doble que nos indica: Dar nombre a un grupo de
bienes valores y servicios. Toda cuenta sin excepción debe considerarse de manera
personificada.
Es recomendable que la denominación de las cuentas identificada dentro de un negocio se
mantenga inalterable, por lo menos un período económico, a fin de que un mismo tipo de
operación o transacción comercial no se registre en cuentas diferentes, lo que daría lugar a
confusión, información errada y falta de control.
2.1.7.8 Codificación de cuentas
2.1.7.8.1 Concepto
Para (Zapata, 2003). “El código de cuentas es la expresión resumida de una idea a
través de la utilización de números, letras y/o símbolos; en consecuencia, el código
26
viene a ser el equivalente al nombre. (pág. 29). Considerando lo que dice Zapata en su
obra maestra; código es el equivalente del nombre.
2.1.7.8.2 Importancia
La importancia de la codificación radica en el hecho de simplificar el manejo y el proceso
de la información, principalmente en la aplicación del registro contable computarizado ya
que, este trabaja en base a la aplicación de codificación en el plan de cuentas.
2.1.7.8.3 Sistema de codificación
En función de su naturaleza, los datos pueden codificarse mediante los siguientes sistemas:
Numéricos.- cuando se codifica utilizando exclusivamente números.
Alfabético.- Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras.
Mixto.- Cuando se codifica utilizan simultáneamente números y letras.(Bravo Valdivieso,
2005, pág. 40)
2.1.7.8.4 Característica
“Todo código de cuenta para que sea eficiente debe reunir ciertas características
entre las cuales tenemos:
Sencillez
Claridad
Flexibilidad
Amplitud
Identificación o traducción
Viabilidad
Lógico
Auto verificable”(Albuja Montalvo, citado por Bravo Valdivieso 2005). Por consiguiente
el código de cuenta es esencial para cualquier negocio a través de él se simplifica el
manejo y el proceso de la información, especialmente en la aplicación de sistemas
computarizados, reuniendo todas esas características y cualidades mencionadas
anteriormente.
27
2.1.7.8.5 Ventajas
• La codificación facilita el archivo de las fichas y hojas que representan cuentas,
contables para así evitar futuros contratiempos y demora en su localización.
• Permite acceder con relativa facilidad y certeza al proceso automático de datos.
• Facilita la intercalación de las cuentas contables que se vayan produciendo como
consecuencia de nuevas operaciones realizadas por la empresa.
• Permite mediante la lectura del código el reconocimiento del carácter de la cuenta
contable.
2.1.7.9 Plan General de Cuentas
“Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, ideada de manera específica para
una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el
logro de sus fines”(Aguayo Caballero, 1996, citado por Zapata, 2003).Por consiguiente el
plan de cuentas denominado también catálogo de cuentas,es la lista de cuentas ordenadas
sistemáticamente aplicable a un negocio concreto sea éste comercial, industrial, de
servicios, etc. Ésta lista de cuenta facilita al contador la aplicación de los registros
contables dependiendo de las características de la empresa.
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia
estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y
posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los principios de
contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.
2.1.7.9.1 Estructura
El plan de cuenta se debe estructurar de acuerdo con las características y necesidades de
información presente y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que
permita conocer sus metas, particularidades, políticas, económicas etc. durante el tiempo
de vida útil estimado de la empresa.(Zapata, 2003, pág. 28).
28
2.1.7.9.2 Características
El plan de cuentas debe reunir las siguientes características:
• Sistemático en el ordenamiento y presentación
• Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas
• Homogéneo en los agrupamientos practicados
• Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas(Zapata, 2003, pág. 28)
2.1.8 Naturaleza del control interno
2.1.8.1 Definición del control interno
El Comité de Procedimientos del AICPA (1949), citado por (Brennan, 2003)definía el
control interno de la siguiente forma:
El control interno abarca el plan de organización, procedimientos, registros y los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar
sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad,
promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas
de dirección. (Normas Profesionales del AICPA), pág.278
Hay diferentes opiniones en torno al significado y objetivos del control interno:Para (O.
Ray Whittington, 2004).“Son los pasos que toma una compañía o empresa para
prevenir fraude, tanto la malversación de activos como los informes financieros
fraudulentos.(pág. 212)
El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones
de los empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la
administración de una entidad pueda depender de éstos elementos para obtener una
información segura, proteger adecuadamente los bienes, prevenir fraudes de la
misma, así como promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a la política
administrativa prescrita.(Gómez & Block, 1985, pág. 146).
29
En mi opinión, combinando las tres definiciones expresadas anteriormente, es posible
formular un enunciado que nos muestra en pocas palabras; Control interno es un plan
coordinado entre la contabilidad, las funciones de los trabajadores y los procedimientos
establecidos que sirvan de base a la administración para la toma de decisiones.
2.1.8.2 Importancia
El control interno en una entidad es importante por cuanto está orientado a prevenir o
detectar errores e irregularidades en la intencionalidad del hecho, ya que consiste en un
plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos
establecidos de tal manera que la administración de la empresa pueda depender de éstos
elementos para obtener una información segura, confiable y proteger los bienes de la
misma.
2.1.8.3 Propósitos del control interno
Los propósitos del control interno son:
• Comprobación de la veracidad de los informes y estados financieros, así como de
cualquier otro dato que proceda de la contabilidad.
• Prevención de fraudes y, en caso de que sucedan, posibilidad de descubrirlos y
determinar su monto.
• Localización de errores y desperdicios innecesarios, promoviendo al mismo
tiempo la uniformidad y la corrección al registrar las operaciones.
• Estimular la eficiencia del personal mediante la vigilancia que se ejerce a través
de los informes de contabilidad relativos.
• En general para salvaguardar los bienes y obtener un control efectivo sobre todos
los aspectos vitales de una entidad.(Gómez & Block, 1985, pág. 146).Por
consiguiente el propósito del control interno, es comprobar, prevenir, localizar,
30
estimular y salvaguardar y obtener un control efectivo sobre todos los aspectos
vitales de una organización.
2.1.8.4 Áreas principales del control interno
El control interno es divido en dos áreas principales. Los controles de contabilidad y los
administrativos.
2.1.8.4.1 Control Administrativo
Este control consiste cuidar que las actuaciones de una organización las lleven a alcanzar
sus objetivos predeterminados.
Características:
• Directo.- Mientras más directo y sencillo, mejor resulta frecuente encontrar
procedimientos burocráticos que anulan, por su complejidad, su contenido de
control.
• Flexible.- La dinámica organizacional requiere que se actualice el control
periódicamente.
• Estratégico.- Precisan que se establezcan puntos de control estratégicos que
faciliten las medidas correctivas, oportunamente y a un costo mínimo. Un buen
ejemplo de ellos lo encontraremos en las casetas de cobro en las autopistas.
• Integrado a la Organización.- Para que funcione con éxito, debe adecuarse a las
necesidades específicas a la organización y del medio en que va a funcionar.
• Retroalimentable.- Requiere un mecanismo que le permita, oportuna y
regularmente, tomar medidas correctivas y actualizarse.(Gómez & Block, 1985,
pág. 148)
31
2.1.8.4.2 El control Contable
El control contable consiste en el plan de organización, procedimientos y registros
referentes a la salvaguarda de los activos, prevenir fraudes y a la fiabilidad de los
registros financieros y, en consecuencia, está diseñado para proporcionar una razonable
seguridad de que:
• Las transacciones se efectúen de acuerdo con la autorización general o específica
de la dirección.
• Las transacciones se registran, según sea necesario: 1) Para permitir la
preparación de estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados o cuales quiera otros criterios aplicables a tales estados.
2) Para mantener el control de los activos.
• El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la
dirección.
• El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo
razonables y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que existan
diferencias ( Normas Profesionales del AICPA.(Brennan, 2003, pág. 278). De ésta
manera es como se traduce el control contable que abarca los métodos
procedimientos, y registros que se sustentan en la información que
proporcionan los libros y comprobantes de contabilidad referentes a la
salvaguarda de los activos y a la fiabilidad a los registros financieros, ya que
está diseñado para proporcionar seguridad.
2.1.8.5 Elementos esenciales de un sistema de control
En términos generales, un sistema de control requiere cuatro elementos:
• Un objetivo o meta predeterminada, por alcanzar.
32
• Un medio que permita medir el esfuerzo desarrollado o el avance logrado hacia el
objetivo predeterminado. Aquí se definen los métodos e instrumento de medición
a emplearse, mismos que pueden ser índices de la eficiencia de la calidad, del
tiempo, del costo y del volumen o intensidad.
• Un procedimiento para comparar los resultados logrados con los estándares o
criterios establecidos en el punto anterior.
• Un mecanismo que permita corregir la situación vigente, a fin de alcanzar el
objetivo deseado.(Gómez & Block, 1985, pág. 148).Estos autores señalaron, a la vista
de la expansión en forma específica los elementos esenciales de un sistema de control
para alcanzar los objetivos trazados por la empresa.
2.1.8.6 Control interno para inventario
El concepto de control interno, tal como se aplica a las existencias, requiere la separación
de las responsabilidades de custodia y contabilidad. “Para (Bremser, 2003).Deben
aplicarse unos buenos métodos de dirección de empresas y de almacenamiento para
impedir acumulaciones de existencias, deterioros y caída en desuso de artículos,
desabastecimientos de existencias, de pérdidas de ventas debidas a tiempo muerto o
deficiencias y pérdidas fraudulentas por hurto o malversación”(pág. 575). Se deben
adoptar buenos métodos de aplicación en el control interno para inventarios ya que los
inventarios es el activo más importante de la empresa, y de él depende el grado de
rentabilidad que se obtenga.
2.1.9 Inventario
(Bremser, 2003).Explica que: “Los inventarios puede decirse que son el alma de la
empresa. Constituyen el centro de todo el esfuerzo productivo y la principal fuente de
ingresos. Sin embargo, son susceptibles de acumular errores de criterios en área tan
importante como: ¿Qué se ha de vender?, ¿Cuál será el costo?, ¿Qué nivel de
inventario debe mantenerse para satisfacer las entregas de ventas? y ¿Qué riesgo de
caída en desuso y de costos elevados de mantenimiento debe asumirse? “(pág. 572). De
ésta manera es como se traduce la necesidad de comprender cuán importante es, el
33
inventario para la empresa. Sin embargo son susceptibles a errores por lo que hay
que estar siempre controlando su movimiento.
Con base a lo dicho anteriormente, inventario constituye todos los bienes y servicios de
una empresa que se disponen para la venta, y pertenecen al grupo de bienes (activos) y
tienen por objetos satisfacer necesidades de la sociedad y obtener lucro.
2.1.9.1 Importancia de los inventarios
La única partida de activo en el balance de situación de una empresa que generalmente es
más característica del negocio que las demás es la formada por los inventarios. Casi todas
las empresas, incluso las que pertenecen al sector servicio, tienen inventarios. En el caso
de las empresas manufactureras, presentan problemas de gestión y contabilización muy
complejos. “La continuación o fracaso de una empresa depende del tratamiento que se
le dé a estos problemas que presenta el inventario”.(Bremser, 2003, pág. 572).Los
beneficios pueden presentarse oscilaciones muy fuertes dependiendo del proceso de
estimación y valoración de los inventarios.
En mi opinión y en pocas palabras, inventario es el área más importante de la empresa; del
tratamiento y cuidado que se le dé será el éxito o fracaso de la organización.
2.1.9.2 Procedimientos de control interno de inventarios
Para manejar correctamente los inventarios, es importante que en la empresa se pongan en
vigencia algunos procedimientos de control interno como los siguientes:
• Llevar los Kárdex para el control obligación para la bodega).
• Separación adecuada de funciones (compras, contabilización, bodega, entrega,
etc.).
• Realizar inventarios físicos periódicos.
• Utilizar adecuadamente comprobantes de venta.
34
• Contratar una póliza de fidelidad para el bodeguero.
• Disponer de una ubicación e identificación adecuadas para las mercaderías.
• Determinar una persona responsable de la supervisión y control de calidad de la
mercadería.
• Determinar, de manera periódica, los inventarios obsoletos o dañados.
• Realizar una provisión adecuada para una posible baja de inventarios.
• Contratar un seguro para proteger la mercadería.
• Escoger el método de registro de la cuenta Mercaderías.
2.1.9.3 Mercaderías (artículos para la venta)
Para(Robles & Robles, 2007).“Las mercancías son aquellos bienes que satisfacen una
determinada necesidad y que son producidos por el hombre exclusivamente para la
venta”(pág. 55)Se puede observar que ésta definición es más amplia y abarca algo más
que solo mercaderías son artículos para la venta.
De la definición se desprende que no todos los bienes pueden ser considerados como
mercancías. Existen bienes útiles como el aire y el agua, que pese a que satisfacen una
determinada necesidad, no son considerados como mercancía, debido a que no fueron
elaborados por el trabajo humano y por no estar destinados a la venta.
Otros bienes que son útiles y son empleados por el hombre tampoco son mercancías,
cuando se producen para el consumo personal y no para la venta. Como por ejemplo,
podemos mencionar la producción agrícola del pequeño productor campesino, que es
utilizada para satisfacer la necesidad de alimentación de su familia.
Un producto para convertirse en mercancía debe reunir a la vez tres requisitos:
� Ser producido por el trabajo humano.
� Ser útiles, es decir, tener la capacidad de satisfacer las necesidades del hombre.
� Producirse para la venta.
35
Características.- Las mercancías poseen dos propiedades o características que están
estrechamente relacionados entre sí:
• El valor de uso: Es la cualidad que posee un objeto para satisfacer una determinada
necesidad. El valor de uso de un bien, sólo se manifiesta o se hace evidente en el
consumo.
• El valor de cambio: Es la propiedad que posee un bien para ser vendido o
intercambiado en el mercado.
El valor de las mercancías.- En la ciencia económica existen dos teorías que explican el
origen y la magnitud del valor de las mercancías. Estas teorías son:
• La teoría del valor trabajo.
• La teoría del valor utilidad.
La primera teoría fue desarrollada por la Escuela Marxista y la segunda por la escuela
Neoclásica.
Según (Zapata, 2003).“Se consideran mercaderías aquellos artículos de comercio
adquiridos que se disponen para la venta”(pág. 93)Por lo tanto mercaderías son bienes
disponibles para la venta
2.1.9.4 La cuenta mercaderías:
“Esta cuenta pertenece al activo corriente en el rubro inventarios, por constituir
bienes disponibles, al iniciar un período contable”.(Vásconez, 2004, pág. 197). De ésta
definición se desprende que; mercaderías es una cuenta que le pertenece al activo corriente
de la empresa utilizando el concepto de inventarios.
36
Aparece con un saldo deudor, como los demás activos, y así permanece esa cuenta
invariable durante todo el proceso del ciclo contable.
2.1.9.5 Inventario de mercaderías o mercancías
Cuando una empresa se dedica a la compraventa de mercancías, por lo general sucede
que al final del período contable queda una parte de los artículos sin venderse, la cual
se conoce como inventario final de mercancías. El inventario final de un período
contable se convertirá en el inventario inicial del siguiente período contable. La
cuenta de inventario de mercancías está clasificada como un activo circulante y
aparecerá en el balance general en éste rubro; sin embargo, en éste punto es
importante resaltar que existen dos sistemas de registros para la contabilización de las
mercancías: El periódico y el perpetuo.(Guajardo & Andrade, 2014, pág. 197).
2.1.9.6 Sistemas de registros de inventario
(Guajardo & Andrade, 2014) “Uno de los principales objetivos de un sistema contable
es facilitar información económica y financiera para que accionistas, acreedores y
demás usuarios puedan analizar los resultados del negocio y evaluar el potencial
futuro de la compañía”. (pág. 197)Esta información se presenta al final de cada período
en los estados financieros, por lo cual todos procedimientos de generación de información
contable para la elaboración de dichos estados deben hacerse de manera confiable y
oportuna.
2.1.9.7 Sistemas de registros y control de inventarios
Los sistemas de control de inventarios para la venta (mercaderías) reconocidos por la Ley
Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI), y avalados por las normas contables,
son:
• Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico.
• Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.
37
2.1.9.7.1 Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Según (Bravo Valdivieso, 2005). el Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
“Consiste en controlar el movimiento de la Cuenta Mercadería en varias o múltiples
cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas, además se
requiere la elaboración de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen
mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en
momento determinado.”(pág. 117).
El Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico para (Gómez & Block, 1985).“No
mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia”(pág. 198)
Como consecuencia de lo dicho de las definiciones anteriores el uso de éste sistema es
cada vez más limitado, porque es necesario hacer un conteo físico para determinar la
existencia de mercancías al finalizar el período contable. El inventario final se obtiene de
la bodega, tomando físicamente el inventario pesando, midiendo y valorando al último
precio de costo; no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectúa una
venta, sino hasta el fin del período contable.
2.1.9.7.1.1 Características
“El control de mercaderías mediante el sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
se caracteriza por:
� La utilización de varias cuentas de apoyo.
� El inventario final se obtendrá de la bodega, tomando físicamente el inventario
(contando, pesando, midiendo) valorando el costo de las mercaderías o artículos
destinados para la venta.
� Es necesario realizar asientos de regulación para poder determinar el valor de la
utilidad en ventas o introducir a los registros contables el valor del inventario
final”.(Zapata Sanchez, 2008, pág. 90).
38
2.1.9.7.1.2 Cuentas que intervienen
En este sistema se utiliza varias cuentas:
Para su funcionamiento, este sistema se apoya en cuentas que al cierre del ejercicio serán
reguladas.
• Cuenta Inventarios o Mercaderías
• Cuenta Compras
• Cuenta Descuento en Compras
• Cuenta Devolución en Compras
• Cuenta Transporte en Compras
• Cuenta Ventas
• Cuenta Descuento en Ventas
• Cuenta Devolución en Ventas
• Cuenta Transporte en Ventas
• Cuenta Costo en Ventas
• Cuenta Utilidad Bruta en Ventas
• Cuenta Pérdida en Ventas.
Cuenta Inventario o Mercaderías.- En esta cuenta se registran el valor del inventario
inicial de mercaderías el que permanece invariable durante todo el período; el finalizar el
mismo se registra el valor del inventario final (extracontable).
Cuenta Compras.- En ésta cuenta se registran los valores de todas las adquisiciones de
mercaderías que realiza la empresa (costo).
Cuenta Descuento en Compras.- En esta cuenta se registran los valores por descuento o
rebajas que los proveedores conceden a la empresa sobre la mercadería comprada.
Generalmente los descuentos se presentan en las compras al contado.(Bravo Valdivieso,
2005, págs. 117-119).
39
Cuenta Devolución en compras.- Registra la acción contraria de la compra. Es la entrega
de mercaderías al proveedor.
Cuenta Transporte en compras.- Es una cuenta que influye en el costo por los pagos u
obligaciones adquiridas por concepto de traslado de mercaderías desde la bodega del
proveedor hasta la del comprador.
Cuenta Ventas.- La venta es una transacción mercantil por medio de la cual las
mercaderías se traspasan a la propiedad de otro, recibiendo a cambio una promesa de pago
posterior o el equivalente en dinero, o la combinación de éstos. Es cuenta acreedora esta
cuenta de resultados operacional debita por el cierre del ejercicio y acredita cada vez que
se repita la facturación. Las ventas de mercaderías se pueden clasificar por su cuantía o por
las condiciones de pago.
Por su cuantía: Al por menor (detalle o menudeo), y al por mayor ( mayoreo)
• Ventas al por menor: Venta que se hace generalmente al consumidor final, quién
utiliza el bien. Casi siempre las ventas al detalle se realizan al contado.
• Ventas al por mayor: Ventas que se hace generalmente a comerciantes, quienes
adquieren los bienes con el de transformarlos o volverlos a vender. Pueden ser
pagados a créditos, de contado, o una combinación de éstos.
Por las condiciones de pago; de contado o en efectivo, y a crédito o a plazos.
• Ventas de contado: Venta de mercaderías que se hace con la condición de recibir
el dinero como contra entrega de los artículos, el detalle consta en la respectiva
factura.
40
• Ventas a crédito: Es la entrega de mercaderías, a cambio de las cuales se recibe
una promesa de pago futuro. La promesa de pago consiste en realizar un solo pago
o varios abonos (semanales, mensuales, etc.) hasta cubrir el valor total de la
mercancía. En el precio de ésta venta se puede incluir ciertos recargos por
conceptos de intereses, y generalmente se exige el pago de una cuota de entrada o
inicial; en caso de que se haya cargado intereses al precio de venta éstos serán
registrados como rendimiento financiero; el detalle consta es la respectiva factura-
pagaré.
Cuenta Devolución en Ventas.- Son aquellos retornos de mercaderías que el clientes
realiza por diversos motivos, y que se registra el valor de la devolución. Dichos motivos
son:
• No está de acuerdo con el pedido.
• Las mercaderías no están en buenas condiciones.
• Cambia de parecer.
El reintegro de mercaderías debe estar respaldado por una nota de crédito comercial, la
cual es emitida por el vendedor.
Si por acuerdo de las partes se decidiera que a cambio de las mercaderías devueltas se han
de entregar otras con las mismas características e identidad, entonces no hará falta emitir
una nota de crédito. Si se concreta una rebaja en el precio se debe emitir la nota de crédito
mercantil, por el monto de ésta.
Cuenta Descuento en Ventas.-En esta cuenta se registran los valores por descuentos o
rebajas en ventas que la empresa concede a terceras personas sobre la mercadería vendida,
generalmente cuando las ventas son al contado.
41
Cuenta Transporte en ventas
En algunos casos la empresa vendedoras para complacer el servicio hacia la clientela,
envía las mercaderías desde su bodega hasta la del cliente, absorbiendo el valor del
transporte. Es una cuenta deudora.
Cuenta Costo de ventas.- El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo
de Ventas. Es una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisición, de
mercaderías vendidas en período determinado. Comprende el monto asignado por el ente
económico a los artículos y productos vendidos o servicios prestados
Cuenta Utilidad Bruta en ventas.-En ésta cuenta se registra el valor establecido mediante
diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Cuando las ventas son mayores que el
costo de ventas la empresa obtiene utilidad.
Cuenta Pérdida en ventas.- En esta cuenta se registra el valor establecido cuando el costo
de ventas es mayor que las ventas netas, en este caso el resultado es pérdida en ventas.
“La utilización del Sistema de Cuenta Múltiple o inventario periódico presenta las
siguientes ventajas y desventajas.
Ventajas:
• Permite información detallada de cada cuenta
• Es de fácil aplicación y comprensión
• Proporciona un ahorro en cuanto al costo de su mantenimiento
Desventajas:
• No permite un control adecuado de la bodega, debido a la ausencia de control
minucioso del movimiento de entradas y salidas de mercaderías, por lo cual el
inventario sólo se puede obtener extracontablemente.
42
• Se podría complicar si el número de cuentas de apoyo se extiende más allá de lo
indispensable.
• No informa oportunamente ni proporciona datos sobre el costo de ventas en un
momento determinado.
2.1.9.8 Regulación de la cuenta mercaderías mediante el sistema de cuenta múltiple
Cuando se controla el movimiento de la cuenta Mercaderías mediante el sistema de cuenta
Múltiple o Inventario Periódico, al finalizar el período contable es necesario realizar la
Regulación o Ajuste de mercaderías.
2.1.9.8.1 Objetivos
Los objetivos de la regulación de la cuenta mercaderías son:
� Cerrar las cuentas de apoyo.
� Obtener compras netas
� Obtener ventas netas
� Determinar el valor mercaderías disponibles para la venta
� Registrar contablemente el valor del inventario final o extra contable.
� Determinar el valor de costo de ventas
� Determinar la utilidad bruta en ventas o pérdida en ventas (Zapata Sanchez, 2008,
págs. 90-95).
2.1.9.8.2 Fórmulas para la regulación de la cuenta mercaderías, determinar el costo
de ventas y utilidad bruta en ventas
Determinación de compras Netas
Compras Brutas + Transporte en compras – Descuentos en compras – Devoluciones en
compras = Compras netas.
43
Determinación de Ventas Netas
Ventas Brutas – Descuentos en Ventas – Devoluciones en Ventas – Transporte en Ventas =
Ventas Netas.
Determinación de la Mercaderías Disponible para la venta
Inventario Inicial de Mercaderías + Compras Netas = Mercaderías Disponible para la
Venta.
Determinación del Costo de Venta
Mercaderías Disponible para la Venta – Inventario Final = Costo de venta.
El Precio de venta
Es preciso diferenciar el Costo de Venta con el Precio de Venta, y tenemos que mientras el
Costo de Venta se refiere al valor invertido por parte de la organización en la adquisición
de mercaderías, el Precio de Venta se compone del costo de compra de la mercadería, más
margen de utilidad que estamos agregando así:
Costo de venta + Utilidad en Venta = Precio de Ventas
Determinación de la Utilidad Bruta en ventas
Ventas Netas – Costo de Ventas = Utilidad Bruta en Ventas
Determinación de Pérdidas en ventas
Costo de Ventas – Ventas Neta = Pérdida en Ventas
44
Determinación del Inventario Final
Mercaderías Disponible para la Venta - Costo de Ventas = Inventario Final de mercaderías
2.1.9.8.3 Métodos de Regulación
“Los métodos más usuales para regular las cuentas relacionadas con mercaderías son:
• Método de diferencia de Inventarios
• Método de Costo de Ventas”(Bravo Valdivieso, 2005, págs. 118-124)
2.1.9.9 Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo
Para (Bravo Valdivieso, 2005).El Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo
“Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la
utilización de tarjetas Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la
existencia física de mercaderías en forma permanente”(pág. 125). Por consiguiente
este sistema es el más utilizado en su mayoría, por cuanto se utiliza los sistema
computarizados, cuya ventaja en comparación al anterior sistema es de la actualización de
los inventarios y conocer las utilidades en cuestiones de segundos es decir en forma
general existe un control adecuado y seguro.
Este sistema permite determinar en cualquier momento, cuál es el inventario de
mercaderías disponible, a través del uso de Kárdex que son tarjetas de control de
inventarios.
2.1.9.9.1 Características:
“Éste es el sistema apropiado a las necesidades de control e información, que por sus
ventajas se ha posicionado en empresas comerciales, industriales y de servicios”.
(Zapata, 2003, pág. 101). Este sistema se caracteriza porque al registrar las operaciones
de mercaderías se conoce inmediatamente el costo de la mercadería vendida y también cual
es el costo del inventario final. Sin necesidad de cerrar el negocio para realizar el recuento
45
de las existencias. Con éste sistema hay un mayor control, para evitar robos pérdidas y
errores que pueden presentarse en el manejo del inventario.
Sus características son:
• Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas y Costos de ventas.
• Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artículo (Kárdex). Por lo tanto, el
inventario se puede determinar en cualquier momento. Solo por control se deberán
efectuar constataciones físicas periódicas sobre bases de rotación muestreo.
• Por cada asiento de venta o devolución en venta, es necesario realizar otro que registre
dicho movimiento al precio de costo. Debido a la dificultad inicial, su aplicación obliga
a contar con personal contable idóneo, capacitado y entrenado adecuadamente.
2.1.9.9.2 Cuentas que intervienen
En este sistema se controla el movimiento de la cuenta mercaderías a través de las
siguientes cuentas:
• Cuenta Inventarios de Mercaderías
• Cuenta Ventas
• Cuenta Costo de Ventas
• Cuenta Utilidad Bruta en ventas o Pérdidas en Ventas
Cuenta Inventario de Mercaderías
Llamada también Almacén o Inventario, en esta cuenta se registran los valores del
inventario inicial de mercaderías, de las adquisiciones o compras de mercaderías y el valor
de las ventas al costo, por lo que estará en constante actividad, ya que cada instante
mostrará el valor del inventario final.
46
• El saldo de esta cuenta es (DEUDOR) demuestra el valor del inventario final de
mercaderías.
• Es cuenta de Balance. (ACTIVOS)
Cuenta Ventas
En éstas cuentas se registran todas las ventas de mercaderías, sean éstas al contado o a
crédito y las devoluciones en ventas a precio de venta.
• El saldo de ésta cuenta (ACREEDOR) denota el valor de las ventas netas.
• Es cuenta de resultados (INGRESO)
Cuenta Costo de venta
En esta cuenta se registran las ventas de mercaderías y las devoluciones en ventas, al costo.
• El saldo de esta cuenta (DEUDOR) representa el costo de ventas neto.
• Es cuenta de resultados (COSTO).
Cuenta Ganancia Bruta en Ventas
En esta cuenta se registra el valor de la utilidad bruta en ventas (sin restar gastos o egresos)
obtenida durante el ejercicio.
• El saldo de esta cuenta (ACREEDOR) representa la utilidad obtenida en el ejercicio.
• Es cuenta de resultados (INGRESO).
Cuenta Pérdida en Ventas
En esta cuenta se registra el valor de la pérdida establecida en el ejercicio, cuando el costo
de ventas es mayor que las ventas netas.
• El saldo de esta cuenta (DEUDOR) representa la pérdida obtenida en el ejercicio.
• Es cuenta de resultados (GASTOS).(Bravo Valdivieso, 2005, págs. 125-127)
47
2.1.9.10 Regulación de la cuenta mercaderías mediante el sistema de cuenta
permanente o inventario perpetuo
Cuando se controla el movimiento de Mercaderías mediante el Sistema de Inventario
Permanente, al finalizar el ejercicio o período contable se requiere de un solo asiento de
regulación para determinar la utilidad bruta en ventas o la pérdida en ventas.(Bravo
Valdivieso, 2005, pág. 131).
DIARIO GENERAL
FECHA
2013
DETALLE DEBE HABER
Dic…. - X -
Ventas xxx
Costo de Ventas xxx
Ganancia Bruta en Ventas xxx
V/ para registrar la utilidad bru-
ta en ventas, obtenida en el
ejercicio.
Fuente : Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
48
DIARIO GENERAL
FECHA
2013
DETALLE DEBE HABER
Dic…. - X -
Ventas xxx
Pérdida en ventas xxx
Costo de Ventas xxx
V/ para cerrar ventas y costo de
Ventas y registrar la Pérdida. en
V.
Fuente : Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
2.1.9.11 Métodos de valoración de inventarios
El Sistema de Inventario Permanente funciona adecuadamente a través de un minucioso
control contable del movimiento que se produce en la bodega.
Los métodos de valuación reconocidos por las NIIF, son los siguientes:
• Método P.E.P.S o FIFO
• Método de Promedio Ponderado(Zapata Sanchez, 2008, pág. 98)
2.1.9.11.1 Método P.E.P.S o FIFO
Significa :
Primeras First
Entradas In
49
Primeras First
Salidas Out
Este método permite valorar las existencias al mismo precio de adquisición de los bienes y
en el orden cronológico de las compras de mercaderías.
El método FIFO (en inglés) o PEPS. Siglas que significan lo primero en entrar, lo primero
en salir. De acuerdo con la filosofía del método, el precio de valoración de los despachos
se determina en éste orden:
• Inventario Inicial
• Inventario de las compras que , en su orden, han sido registradas
Sería ideal que el movimiento físico coincidiera con el de los valores; sin embargo, resulta
difícil mantener esta relación, por tanto, lo importante es que se respete el movimiento de
los precios en el sentido indicado. Las mercancías cuyo precio están incrementándose
consistentemente deben ser valoradas por método PEPS.(Zapata Sanchez, 2008, pág. 99)
2.1.9.11.2 Método Promedio Ponderado
Este método procura dar un valor más exacto a la mercadería que ingresa para la venta.
Forma de valoración utilizada por la relativa facilidad de cálculo y por considerar que se
ajusta adecuadamente a la tendencia voluble del mercado, es decir, unas veces suben los
precios y otras veces bajan, es conveniente que las mercaderías que estén en este vaivén
sean valoradas al P.P.
Valor Total Costo Promedio Ponderado = Nº de Unidades
50
La fórmula anterior debemos aplicarla luego de cada transacción de compras de
mercaderías de devoluciones en compras de mercaderías y de devoluciones en ventas de
mercaderías.
Los métodos de valoración se evidencian mediante tarjetas de control de existencias
(Kárdex), permitiendo mantener un control individualizado y actualizado de todos los
ítems que conforman la cuenta Mercaderías.
La utilización del Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo presenta las
siguientes ventajas y desventajas:
Ventajas:
• Permite ejercer un eficaz control sobre bodega y los encargados de la custodia.
• Deficientemente se podrá caer en el desabastecimiento o sobre carga de Stock (saldo).
• El saldo final se determina en cualquier momento, de manera contable.
• En cualquier instante, se puede conocer la Utilidad Bruta en Ventas.
Desventajas:
• Requiere de una mayor inversión monetaria para su operación.(Zapata Sanchez, 2008,
pág. 99).
2.1.10 Tarjetas de control de inventario - KÁRDEX
En el sistema de Inventario Permanente se registra en tarjeta de control abiertas por
cada grupo de ítems o artículos similares, los mismos que se valoran al costo.(Bravo
Valdivieso, 2005, pág. 145).
51
2.1.10.1 Contenido de la tarjeta KÁRDEX
Una tarjeta Kárdex deberá contener la siguiente información.
1. Razón Social
2. Denominación del artículo o mercadería
3. Código del artículo
4. Código de elaboración
5. Existencia máxima
6. Existencia mínima
7. Método de valoración
8. Unidad de medida
9. Fecha de la transacción
10. Ingresos o entradas
a. Cantidad
b. Valor unitario
c. Valor total
11. Egresos salidas
11.1 Cantidad
11.2 Valor unitario
11.3 Valor total
12. Existencias o saldos
12.1 Cantidad
12.2 Valor unitario
12.3 Valor total (Bravo Valdivieso, 2005, pág. 146).
2.1.11 Control de Existencias (Inventarios)
Es de gran importancia el control de las existencias (Mercadería, Materias Primas,
Materiales Indirectos, etc.) de tal manera que la empresa pueda satisfacer adecuada y
52
oportunamente sus necesidades y especialmente los requeridos por los clientes.(Bravo
Valdivieso, 2005, pág. 159)
Este control comprende:
• Existencia de cantidad Máxima
• Existencia de cantidad Mínima
• Existencia de cantidad Crítica
2.1.11.1 Existencia de cantidad Máxima
Es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en Stock por cada ítems con el fin de
cubrir eventuales deficiencias en los suministro. Se determina considerando la demanda,
consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo. (Bravo Valdivieso,
2005, pág. 159)
Ventas máxima mensual EMx = X Tiempo mínimo de reemplazo. 30 días
El exceso de existencia ocasiona:
• Dinero sin movimiento
• Capital de trabajo sin retorno
• Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registros, control, etc.
• La mercadería se puede volver obsoleta pierde actualidad
• Se corre el riesgo de prescripción vencimiento, caducidad
• Por la naturaleza de la mercadería, ésta puede cambiar: solidificarse, licuarse,
evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
• Se pierde la oportunidad de mercadería nueva, mejores diseños; de tal forma que
algunos artículos se convierten en objetos de difícil comercialización o expendio.
53
2.1.11.2 Existencia de cantidad mínima
Es el nivel mínimo de Stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los
clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan en
el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo
o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo.(Bravo
Valdivieso, 2005, pág. 159)
Venta mínima mensual EMn = X Tiempo mínimo de reemplazo 30 días
Las insuficiencias de existencias, ocasiona:
• Pérdida de clientes
• Disminución de las Ventas
• Disminución de las actividades
• Pérdida de la imagen de la empresa
• Atenta a su liquidez
2.1.11.3 Existencia de cantidad crítica
Es el nivel más bajo al que puede llegar el Stock o inventario en el caso que fallen los
suministros normales de los proveedores, si se llega a este nivel la empresa debe establecer
mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente a los
clientes (comercial) o para no suspender las actividades de producción (manufactura). Se
determina considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo crítico de
reemplazo o reposición.(Bravo Valdivieso, 2005, pág. 159).
Venta mínima mensual ECr = X Tiempo crítico de reemplazo 30 días
54
La existencia crítica ocasiona:
• Problema
• Riesgo declarado
• Peligro
2.1.11.4 Lote económico de pedido
(Orosco Cadena, 1994), con criterio relativo dice que el Lote Económico de Pedido
“constituye cualquier cantidad intermedia entre las existencias mínima y
máxima”(pág. 177).
Lo importante del Lote Económico de Pedido radica en la cotización de cantidades
escalares comprendidas entre las existencia mínima y máxima, observando intervalos
proporcionales.
La cotización por cantidades escalares posibilita la determinación del lote económico más
conveniente y menor costo unitario para la empresa. Esto se consigue mediante concurso
de ofertas requerido a varios proveedores, en función de precios unitarios y de costos
adicionales de carácter fijo como impuestos, tasas u otros; o de comportamiento variables
como gastos de transporte seguros, carga, descarga, y otros de manipulación de las
mercaderías hasta la ubicación en el almacén o bodega.
2.1.11.5 Factores, elementos o aspectos condicionadores del volumen
• “Demanda, salida, consumo o venta
• Tiempo o plazo de retorno, reposición, reemplazo compra o abastecimiento
- Si el proveedor está dentro de la ciudad (local)
- Si el proveedor está dentro del país (nacional)
- Si el proveedor está fuera del país (importaciones)(Bravo Valdivieso, 2005, pág.
160).
55
2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 La Administración
“La administración es la conducción racional de las actividades humana y de una
organización, por lo tanto la administración, es imprescindible para la existencia, la
supervivencia y el éxito de las organizaciones, sin ella las organizaciones jamás
encontrarían condiciones básicas para existir y crecer individualmente”(Chiabenato,
1999, pág. 1). Por consiguiente la administración es el pilar fundamental para tener éxito
en un proyecto, dentro del hogar, empresa o país; de tal manera se prioriza el estudio de la
misma.
2.2.2 La Planeación
“A la Planeación se la considera una función administrativa básica de operación, ya
que establece el marco y el rumbo de las funciones de organización, dirección y
control y es factible definirla a partir de la identificación de los objetivos
organizacionales y el desarrollo de las formas para lograrlos”(Hellriegel, Jackdon, &
Slocum, 2002, pág. 192). Hay que reconocer que la planeación es el proceso por el cual se
obtiene una visión al futuro para lograr los objetivos trazados por la organización,
mediante la elección de un curso de acción.
2.2.3 Organización
“Supone el establecimiento de una estructura intencionada perfectamente clara de los
papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa”(koontz & Weihrich,
2003, pág. 31).Por consiguiente una organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente clara para todos, ya que se dice que con buen personal cualquier
organización funciona.
56
2.2.4 Sistema
“Es un conjunto ordenado de elementos interdependientes y relacionados entre sí, que bajo
ciertas condiciones y de acuerdo a sus atributos, constituyen a lograr uno o más objetivos
previstos en un plan de acción” (Dávalos A & Córdova J, Geovanny , 2003, pág. 372)
2.2.5 Organizaciones Económica
Las organizaciones económicas, son organizaciones que se han formado en forma modesta,
y crecido gracias a la persistencia y visión de quienes la manejan. “Los emprendedores
perciben una necesidad insatisfecha en el mercado y se dan a la tarea de desarrollar
una solución que además les genere un beneficio”(Guajardo & Andrade, 2014, pág. 6).
2.2.6 Organizaciones lucrativas
Son las más numerosas
Obtienen un beneficio económico llamado utilidad
Prestan servicios, comercializan o manufacturan bienes y/ o servicios.(Guajardo &
Andrade, 2014, pág. 7).
2.2.7 Necesidad
“Es un deseo, el mismo que está destinado a satisfacer los requerimientos de las personas
para conservar la vida”(Beltrán & Hurtado, 2006, pág. 33).
2.2.8 Bienes
“Son todas aquellas cosas o materiales que satisfacen las necesidades, denominadas
también mercancías o mercaderías”(Beltrán & Hurtado, 2006, pág. 43)
57
2.2.9 Control
“El control es el proceso de medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que
se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos.”(koontz
& Weihrich, 2003, pág. 640).
2.2.10 Control Interno
“El control interno se refiere a los métodos y práctica de cualquier clase, por medio de las
cuales se coordina y operan los registros y comprobantes de contabilidad y los
procedimientos que afectan su uso, de manera que la administración de un negocio obtiene
de la función contable la utilidad máxima para su objeto de información, protección y
control”(Gómez & Block, 1985, pág. 146).
2.2.11 Control Contable
“El control contable consiste en el plan de organización, procedimientos y registros
referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros
financieros.”(Brennan, 2003, pág. 278).
2.2.12 Política
“Norma General que constituye declaraciones e interpretaciones que guían o encausan la
conducta y el pensamiento para la toma de decisiones“ (Benjamín, 2000, pág. 554)
2.2.13 Procedimientos
“Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que constituyen una
unidad dentro de un ámbito predeterminado de aplicación” (Benjamín, 2000, pág. 554)
58
Constituyen una secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con rigurosidad para
ejecutar los planes.
Constituyen guías de acción y son más específicos que las políticas. (políticas: son guías
para pensar y decidir y procedimientos es guía para actuar.
2.2.14 Reglamentos
Disposición expedida para ser cumplir los fines de una organización. Traducción funcional
de una ley para efectos prácticos. (Benjamín, 2000, pág. 555).
Especifican como deben comportarse las personas en determinadas situaciones y
generalmente destacan lo que las personas deben o no hacer y lo que pueden hacer.
2.2.15 Proceso
“Conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y rendimientos prescrito, que
atraviesan los límites funcionales de unas transacción” (Benjamín, 2000, pág. 554)
2.2.16 Mercaderías
“El término mercaderías, significa los artículos que el comerciante adquiere con el fin de
revenderlos a sus clientes.”(Vásconez, 2004, pág. 195).
2.2.17 Inventarios de Mercaderías
“Mercancías no vendidas que una empresa comercializadora conserva al final de un
período contable.”(Guajardo & Andrade, 2014, pág. 197).
59
2.2.18 Compras
“Las compras son transacciones mercantiles por medio de las cuales se adquiere la
propiedad de determinados artículos dispuesto para la venta; a cambio se entrega un valor
monetario o el equivalente, en una obligación futura.”(Zapata, 2003, pág. 96).
2.2.19 Ventas
“La venta es una transacción mercantil por medio de la cual ciertos bienes (mercaderías) se
traspasan a la propiedad de otro, recibiendo a cambio una promesa de pago posterior o el
equivalente en dinero o la combinación de éstos.”(Zapata, 2003, pág. 94).
2.2.20 Costos de Ventas
“El costo de ventas es el valor de las ventas valorada al precio de costo, es el valor que
gastó la empresa para adquirir una mercadería y venderla con un incremento denominado
utilidad.”(Vásconez, 2004, pág. 209).
2.2.21 Ganancia Bruta en ventas
“Diferencia obtenida por la compra y venta de mercaderías, durante un período
determinado. Esta primera representación de la renta empresarial es la más significativa y
decisiva dentro de los resultados económicos de la empresa.”(Zapata, 2003, pág. 98)
2.2.22 Pérdida en Ventas
“En ésta cuenta se registra el valor de la pérdida en ventas, establecida en el ejercicio,
cuando el costo de venta es mayor que las ventas neta”(Bravo Valdivieso, 2005, pág. 127)
60
2.2.23 Renta
“Utilidad o beneficio que rinde anualmente algo, o lo que de ello se cobra”(Beltrán &
Hurtado, 2006, pág. 107).
2.2.24 Óptimo
“Sumamente bueno, que no puede ser mejor”(Beltrán & Hurtado, 2006, pág. 107)
2.2.25 Técnica
“Elabora un conjunto de normas, métodos y procedimientos operativos; basados en la
experiencias y en el desarrollo de ciertos conocimientos específicos de administración o
producción, se origina la técnica que permite obtener los mejores resultados de los
objetivos trazados, o mayores beneficios con el menor esfuerzos y tiempos
posibles.”(Dávalos A & Córdova J, Geovanny , 2003, pág. 448).
2.2.26 Abastecer
“Proveer de los elementos necesario para llevar a cabo una operación, función o proceso
determinado”(Benjamín, 2000, pág. 543).
2.2.27 Stock
“El stock o existencia es la cantidad de materia prima productos intermediarios y bienes
finales que mantienen los productores u organizaciones en el mercado.(Beker, 2000, pág.
389).
61
2.2.28 Proveedores
"Personas u organizaciones que se encargan del suministro o abastecimientos a las
instituciones públicas y privadas de todo de lo que necesitan para su funcionamiento”
(Benjamín, 2000, pág. 555).
2.3 MARCO LEGAL
Para lograr el propósito del siguiente trabajo, se debe vincular el aspecto legal, las Leyes,
Reglamentos y Estatutos determinados en el Código Tributario, En la Ley Orgánica de
Régimen Tributario Interno (LORTI), Reglamento de Facturación, así mismo se hace
referencia a las disposiciones establecidas en los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (PCGA) o Normas Ecuatoriana de Contabilidad (NIIFs)
2.3.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Se entiende por principios o Normas Internacionales de Información Financieras (NIIFs),
el conjunto de conceptos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar
contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
2.3.1.1 Conceptos básicos
Según las Normas Internacionales de Información Financieras NIIFs , “ Los conceptos
básicos son aquellos que se consideran fundamentales y esenciales por cuanto orientan la
acción de la profesión contable y deben considerarse en la aplicación de los principios
contables”.(Vásconez, 2004, pág. 18).
A continuación se explicará algunos conceptos básicos necesarios para la aplicación de la
contabilidad.
62
Ente contable: El ente contable lo constituye la misma empresa que desarrolla su
actividad económica. La contabilidad controla dicha actividad, entregando los resultados
esperados.
Período de Tiempo: Los períodos de tiempo o ciclo contables, pueden ser de un mes, un
trimestre, un semestre o un año. Los resultados contables se presentan periódicamente para
poder determinar una base cierta de comparación. Las actividades de la empresa son
continuas y es necesario segmentarlas en el tiempo para poder entregar la correspondiente
información contable y financiera.
Medición en términos monetarios
La moneda, como unidad de cambio, sirve para el registro contable de las transacciones
realizadas por la empresa; y en esos términos monetarios se presentan los estados
financieros y todos los informes y análisis correlativos requeridos por el negocio.
Juicio o criterio
El juicio o criterio del personal contable es importante para la toma d decisiones;
especialmente, en aquellas relacionadas con estimaciones en donde el criterio profesional
es importante para evitar errores en el futuro.
Uniformidad
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Técnicas de
Contabilidad y los métodos utilizados en la aplicación de los procedimientos contables,
deben mantenerse uniformes de un período a otro.
Clasificación y Contabilización
Las transacciones realizadas por la empresa, con sus respectivos documentos de soporte,
deben ser debidamente clasificadas y ordenadas para el registro contable, capaz de obtener
información fácil en un momento determinado.
Significatividad
Los informes financieros se interesan únicamente en la información suficiente significativa
que pueda afectar las evaluaciones o decisiones sobre los datos presentados.
63
2.3.2 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), también conocidas por sus
siglas en inglés como IFRS (International Financial Reporting Standard), son unas normas
contables adoptadas por el IASB ”International Accounting Standards Board” . Institución
privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o normas
internacionales en el desarrollo de la actividad contable, ya que en ellas la contabilidad de
la forma como es aceptable en el mundo.
(http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Informaci%C3%B3n_Financiera
, 2014)
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales
de Contabilidad (NIC) son consideradas “basadas en principios” como un conjunto de
normas en el sentido que establecen normas generales de carácter global ,así como dictar
tratamientos específicos para generar información financiera de calidad, que sea útil para la
toma de decisiones. El objetivo de estas Normas es reflejar la imagen fiel de la empresa,
tanto en el aspecto operacional como en su situación financiera.
2.3.3 Normas Internacionales de Contabilidad NIC 2 (Inventarios)
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe
reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes
sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de este
costo así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del período, incluyendo
también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos
a los inventarios.
(http://investigacion.contabilidad.unmsm.edu.pe/archivospdf/NIC/NIC02_04.pdf, 2005)
Los inventarios se medirán al costo neto realizable, según cuál sea menor. Valor neto
realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operación
menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo
la venta
64
El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en lo que se haya incurrido para darles su condición
y ubicación actuales.
El costo de los inventarios se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera
salida (FIFO) o costo Promedio Ponderado.
2.3.4 Normas Internacionales de Auditoría – NIAs
El Comité Internacional de Prácticas de Auditoría ha sido autorizado a emitir Normas
Internacionales de Auditoría (NIAs). El propósito de esta Norma es describir el marco de
referencia dentro del cual se emiten las NIAs en relación a los servicios que pueden ser
desempeñados por los auditores.
Para fácil referencia, excepto donde se indique, el término “Auditor” se usa a lo largo de
las NIAs cuando se describe tanto la auditoría como los servicios relacionados que pueden
ser desempeñados. Tal referencia no tiene la intención de implicar que una persona que
desempeñe servicios relacionados necesite ser el auditor de los estados financieros de la
entidad.(http://fccea.unicauca.edu.co/old/niascontrolinterno.htm)
2.3.4.1 Informes financieros
Los estados financieros ordinariamente son preparados y presentados anualmente y están
dirigidos hacia las necesidades comunes de información de un amplio rango de usuarios,
muchos de esos usuarios confían en los estados financieros como su fuente principal de
información porque no tienen el poder de obtener información adicional para satisfacer sus
necesidades específicas de información. Así, los estados financieros necesitan ser
preparados de acuerdo con una o la combinación de:
a.- Normas Internacionales de Contabilidad;
b.- Normas Nacionales de Contabilidad;
c.- Algún otro marco conceptual para informes financieros integral y con autoridad que
haya sido diseñado para uso en los informes financieros y que es identificado en los
estados financieros.(http://fccea.unicauca.edu.co/old/niascontrolinterno.htm)
65
2.3.4.2 Sistema de contabilidad y de control interno
El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría es establecer normas y
proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y
de control interno sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo
de control y riesgo de detección.(http://fccea.unicauca.edu.co/old/niascontrolinterno.htm)
Los controles internos relacionados con la contabilidad están dirigidos a lograr objetivos
como:
• Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de
la administración.
• Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto
correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado.
• El acceso a activos y registros es permitidos sólo de acuerdo con la autorización de la
administración.
• Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia.
2.3.5 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno - LORTI
2.3.5.1 Obtención del registro único de contribuyentes (ruc)
“El Registro Único de Contribuyentes (RUC) es el punto de partida en el
funcionamiento de la administración tributaria, es un instrumento que sirve para
registrar e identificar a los sujetos pasivos: personas naturales y sociedades”(SRI,
2008, págs. 52-53).Todos sabemos que el RUC es un número como el de la cédula de
identidad que sirve para identificar a las personas que tienen sus propios negocios,
Cédula de Identidad 0800751620
R.U.C. 0800751620001
Como podemos notar los dígitos 001 sirven para identificar que es un número de R.U.C.
66
El Registro Único de Contribuyentes permite a la administración tributaria configurar una
base de datos en donde se encuentra la información necesaria sobre las personas naturales
o sociedades que ejercen actividades económicas en el territorio ecuatoriano y son sujetos
a imposición.
Están obligados a obtener el RUC todas las personas naturales o jurídicas y los entes sin
personalidad jurídica, nacionales y extranjeros, que inciden o realicen actividades
económica en el país en forma permanente u ocasional, o quienes sean titulares de bienes o
derechos que generen ganancias, beneficios, remuneraciones, honorarios y otras rentas
sujetas a tributación en el Ecuador, están obligados a inscribirse, por una sola vez, en el
Registro Único de Contribuyentes.
También están obligados a inscribirse en él, las entidades de sector público, las Fuerzas
Armadas, la Policía Nacional y toda entidad, fundación, cooperativa, corporación o ente
similar, cualquiera sea su denominación, tengan o no fines de lucro.
2.3.5.2 Impuesto al valor agregado (IVA)
“El IVA es un impuesto que grava la transferencia de bienes y servicios entre las
personas que están bajo régimen tributario ecuatoriano”(SRI, 2008, pág. 79).El IVA
es uno de los impuesto que administra el S.R.I. De ésta manera es como se relaciona
el impuesto al valor agregado con la transferencia de dominio.
Se impone sobre todas las etapas de comercialización de productos y de prestación de
servicios. Este impuesto como todos los demás tiene una base, sobre la cual se calcula su
valor un hecho o actividad que lo genera y, por supuesto una tarifa.
Art. 52.- Objeto del impuesto.- Se establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que
grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de
naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos de
67
autor, de propiedad industrial derechos conexos; y al valor de los servicios prestados, en la
forma y en las condiciones que prevé esta Ley.
Art. 53.- Concepto de transferencia.- Para efectos de este impuesto, se considera
transferencia:
1. Todo acto o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tenga por
objeto transferir el dominio de bienes muebles de naturaleza corporal, así como los
derechos de autor, propiedad industrial y derechos conexos, aun cuando la
transferencia se efectúe a título gratuito, independientemente de la designación que se
dé a los contratos o negociaciones que originen dicha transferencia y de las condiciones
que pacten las partes.
2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en
consignación y el arrendamiento de éstos con opción de compraventa, incluido el
arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades; y,
3. El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de los bienes
muebles de naturaleza corporal que sean objeto de su producción o venta.
Art. 58.- Base imponible general.- La base imponible del IVA es el valor total de los
bienes muebles de naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten,
calculado a base de sus precios de venta o de prestación del servicio, que incluyen
impuestos, tasas por servicios y demás gastos legalmente imputables al precio.
Del precio en así establecido solo podrán deducirse los valores correspondientes a:
1. Los descuentos y bonificaciones normales concedidas a los compradores según los
usos o costumbres mercantiles y que consten en la correspondiente factura;
2. El valor de los bienes y envases devueltos por el comprador; y,
68
3. Los intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos.
https://www.google.com.ec/?gfe_rd=cr&ei=kfXvU9T0DozJgATJqYGgBA#q=CODIFICA
CI%C3%93N+DE+LA+LEY+DE+R%C3%89GIMEN+TRIBUTARIO+INTERNO+COD
IFICACI%C3%93N+26-+2004 PDF (Ley de Régimen Tributario Interno –Codificación).
Hecho generador del IVA
“El IVA se causa u origina en el momento en que se realiza un acto o se suscribe un
contrato que tenga por objeto transferir el dominio de bienes o la prestación de servicios.
Por estos hechos se debe emitir obligatoriamente el respectivo comprobante de
venta.”(SRI, 2008, pág. 81).
Los sujetos que intervienen en el IVA
Art. 62.- Sujeto activo.- El sujeto activo del impuesto al valor agregado es el Estado. Lo
administrará el Servicio de Rentas Internas (SRI).
El producto de las recaudaciones por el impuesto al valor agregado se depositará en la
cuenta del Servicio de Rentas Internas que, para el efecto, se abrirá en el Banco Central del
Ecuador. Luego de efectuados los respectivos registros contables, lo valores se transferirán
en el plazo máximo de 24 horas a la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional para su
distribución a los partícipes.
Art. 63.- Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA:
1) En calidad de agentes de percepción:
• Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúan transferencia de
bienes gravados con una tarifa.
69
• Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten servicios gravados
con una tarifa.
Art. 64.- Facturación del impuesto al valor agregado
Los sujetos pasivos del IVA tienen la obligación de emitir y entregar al adquiriente del
bien o al beneficiario del servicio facturas, boletas o notas de venta, según el caso, por las
operaciones que efectúe, en conformidad con el reglamento. Esta obligación regirá aun
cuando la venta o prestación de servicios no se encuentren gravados o tengan tarifa cero.
En las facturas, notas o boleta de venta deberá hacerse constar por separado el valor de las
mercancías transferidas y el precio de los servicios prestados y la tarifa del impuesto; y el
IVA cobrado.
El no otorgamiento de facturas, boletas, notas o comprobantes de venta constituirá un caso
especial de defraudación que será sancionado de conformidad con el Código Tributario.
https://www.google.com.ec/?gfe_rd=cr&ei=kfXvU9T0DozJgATJqYGgBA#q=CODIFICA
CI%C3%93N+DE+LA+LEY+DE+R%C3%89GIMEN+TRIBUTARIO+INTERNO+COD
IFICACI%C3%93N+26-+2004 PDF (Ley de Régimen Tributario Interno –Codificación).
2.3.5.3 El impuesto a la renta
Art. 1.- Objeto del impuesto.- Establécese el impuesto a la renta global que obtengan las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de
acuerdo con las disposiciones de la presente Ley.
Art. 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta:
1.- “Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título provenientes
del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios; y,
2.- Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el país o
por sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 98 de esta Ley.
70
“Es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos o rentas, producto de actividades
personales, comerciales, industriales, agrícolas, en general, actividades económicas y aún
sobre ingresos gratuitos, percibidos durante un año, luego de descontar los costos y gastos
incurridos para obtener o conservar dichas rentas”
Art. 3.- Sujeto activo.- El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrará a
través del Servicio de Rentas Internas.
Art. 4.- Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas
naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas
o no en el país, que obtengan ingresos grabados de conformidad con las disposiciones de
esta Ley.
Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarán el impuesto a la renta en base
de los resultados que arroje la misma.
https://www.google.com.ec/?gfe_rd=cr&ei=kfXvU9T0DozJgATJqYGgBA#q=CODIFICA
CI%C3%93N+DE+LA+LEY+DE+R%C3%89GIMEN+TRIBUTARIO+INTERNO+COD
IFICACI%C3%93N+26-+2004 PDF (Ley de Régimen Tributario Interno –Codificación).
71
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación que se aplicó en el presente trabajo de acuerdo con la profundidad
del estudio es una investigación descriptiva; por la intervención del investigador es una
investigación observacional porque se realizó una exhaustiva observación del mayor
número posible de hechos particulares con la finalidad de mejorar el control interno de
inventarios y establecer saldos reales; de acuerdo con las fuentes de consulta es una
investigación bibliográfica y de campo.
3.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
3.2.1 Método de observación científica
En la investigación se aplicó el método de investigación científica porque se sustenta en la
observación de los problemas existentes por la falta de un sistema integral de inventarios,
para mejorar el control interno y establecer saldos reales en la empresa comercial de
autopartes para vehículos “La Casa del Faro”.
3.2.1.1 Método inductivo
Este método se aplicó con la observación del problema con el propósito de llegar al
conocimiento para determinar la necesidad de un sistema integral de inventarios, para
mejorar el control interno y establecer saldos reales por medio de razonamientos lógicos.
72
3.2.1.2 Método deductivo
Se inició con el análisis del conocimiento de la necesidad que tiene la empresa de un
sistema integral de inventarios para mejor el control interno y establecer saldos reales,
permitiendo evaluar la situación actual de la empresa.
3.2.1.3 Método de síntesis
En esta investigación fue indispensable aplicar este método, porque permitió conocer y
resumir de manera oportuna y eficaz el problema que radica en la empresa sobre el control
interno de sus inventarios partiendo de lo simple a lo complejo.
3.2.2 Fuentes de Investigación
Se clasifican en primarias y secundarias:
• Fuentes Primarias: Estas proporcionan datos de primera mano, las cuales se las ha
encontrado en las encuestas y entrevistas aplicadas a toda la población de la empresa.
• Fuentes Secundarias: Son aquellas que han sido procesadas por otro autor o
investigador, proporcionan datos acerca de cómo y dónde encontrar las fuentes
primarias de información, entre ellas cito las siguientes que apliqué en ésta
investigación: Libros de textos, enciclopedias, diccionarios, unidades didácticas de
estudios, internet y otros.
3.2.3 Población y Muestra
Por el tamaño muy reducido de trabajadores con la que cuenta la empresa no se requiere
establecer población y muestra. Sin embargo a fin de conocer el entorno de la empresa
realicé encuestas en forma aleatorias a clientes, y entrevistas al gerente propietario y a
73
trabajadores de la misma. Que para el análisis de la investigación he tomado en cuenta las
respuestas de mayor relevancia.
Cuadro Nº 2. Población y muestra
DESCRIPCIÓN POBLACIÓN
Gerente 1
Contador 1
Secretaria 1
Vendedores 3
TOTAL 6
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Nubia Luna Q.
3.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
En éste trabajo se utilizó las siguientes técnicas de: observación, entrevista y encuesta.
Observación
Esta técnica se empleó en el área contable, con la finalidad de conocer la problemática
existente con el control interno de inventarios de la empresa comercial de autopartes para
vehículos “La Casa del Faro”
Encuestas
A través de las encuestas obtuve información de la población definida de clientes de la
empresa comercial de autopartes de vehículos la “La Casa del Faro”;realizándose un
cuestionario, expresando el motivo de su preparación, procurando que las preguntas sean
claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuestas.
74
Entrevistas
En éste tipo de investigación donde la población es pequeña entrevisté directamente a cada
uno de los empleados, para así recolectar información verbal a través de preguntas
enfocadas a la problemática de la empresa, obteniendo información completa y precisa al
tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas pude percibir actitudes y
recibir comentarios
3.4 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL
FARO”
La empresa comercial de autopartes para vehículos “La Casa del Faro” es una empresa en
desarrollo, se dedica a la compra y venta de accesorios para vehículos, Iván Aguirre
Villavicencio, cimentó en el año 2006, las base de un negocio que actualmente se
encuentra localizado en la ciudad de Santo Domingo capital de la provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas en la Vía Esmeraldas y Calle Guayaquil.
“La Casa del Faro” al principio funcionaba como un pequeño almacén, con el pasar del
tiempo la clientela se incrementó razón por la cual surgieron nuevas necesidades, las
mismas que impulsaron ampliar el inventario de mercaderías (accesorios para vehículos).
Mediante el trabajo de investigación se puede decir que la empresa no cuenta con un
sistema de control de inventarios. Lo que ha dado lugar a falencias y deficiencia en el
control interno de inventarios y el desconocimiento de saldos reales del mismo.
3.4.1 Estructura interna
La estructura interna de la empresa comercial de autopartes para vehículos “La Casa del Faro” está
básicamente dirigida por el Gerente Propietario de la misma, él decide y delega funciones a sus
empleados en las diferentes áreas administrativa y operativa de la empresa, con el fin de alcanzar
sus objetivos predeterminados.
75
Actualmente la organización de la empresa se basa en esquemas básicos, no tiene una
estructura organizacional definida que permita designar funciones específicas para cada
uno de sus empleados.
El Gerente Propietario se involucra en todas las funciones administrativas y operativas de
la empresa, hace de administrador, realiza el proceso de adquisición de mercaderías,
recepción de mercaderías, verificación de facturas, almacenamiento, en las ventas de
mercaderías, cajero, chofer, recaudador y otros.
En las ventas de mercaderías aparte de los vendedores también la realiza la secretaria; y
por ende la empresa no cuenta con un debido control de inventarios, provocando falencias,
deficiencias y desconocimiento de saldos reales del mismo
3.4.2 Ubicación Actual de la empresa comercial “Casa del Faro”
CROQUIS DE LA UBICACIÓN DE LA EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL
FARO”
Gráfico Nº 1. Croquis de la ubicación
LA CASA DEL FARO
Fuente: Investigación de Campo Elaborado por: Nubia Luna Q.
76
3.5 ANÁLISIS FODA
“La combinación de los análisis externo e interno, se llama análisis porque es un
examen de las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de la
organización”(Coulter, 2005, pág. 184) Al finalizar el análisis FODA el gerente de la
empresa debe tomar decisiones y alternativas estratégicas relacionadas con el futuro de la
empresa.
Fortaleza o Fuerza
• Ubicación de la empresa con excelente visibilidad comercial
• Localización accesible y cómoda para los clientes
• Buena disposición y amor al trabajo por parte del personal.
• La variedad y calidad de sus productos.
• Productos atractivos innovadores y rentables
• Ofrece precios razonables y competitivos
• Comprende las necesidades actuales y futuras del cliente, satisface sus requisitos y se
esfuerza en exceder sus expectativas.
• Respuesta ágil a sus requerimientos.
Oportunidades
• La zona comercial, donde se encuentra ubicada la empresa existe gran demanda de sus
productos que distribuye.
• Contactos con talleres automotrices y concesionario de automóviles.
• Evolución favorable por el consumo vehicular.
• Fidelidad de los clientes y la posibilidad de captar otros.
• Tener lo que los clientes necesita, para que no se vaya a la competencia.
Debilidades
• Falta de estructura organizacional
77
• La falta de disponibilidad de un sistema de control de inventarios.
• No tiene políticas y procedimientos para el control de inventarios.
• No existe una base de datos de los clientes con su historial.
• Falta de conocimientos sobre las estrategias y precios de la competencia.
• Escaso esfuerzo publicitario
• Capacidades de gestión deficiente.
Amenazas
• Nuevas competencias del mismo género con mayor poder en el mercado.
• La aparición de nuevas tecnologías.
• Introducción de nuevos métodos de compra íntimamente relacionados con el desarrollo
tecnológico.
• La situación económica del país, afecta los intereses de la empresa
• Bajo precio en la competencia
78
3.6 FICHA DE ENTREVISTA Nº 1
FICHA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
OBJETIVOS:
1.- Conocer el tipo de actividad económica que desarrolla la empresa y el tratamiento que
utiliza sobre el control interno de inventarios.
2. Valorar la importancia de llevar un adecuado sistema de control interno de inventario de
mercaderías en la empresa.
DATOS INFORMATIVOS:
Tipo de entrevista: Estructurada.
Lugar: Santo domingo
Fecha: 29 de Enero/2.014 Hora: 4 pm
Entrevistador: Nubia Luna Q.
Entrevistado: Gerente Propietario
79
PREGUNTAS:
1.- Refiera los principales antecedentes históricos de su empresa.
2.- ¿Su empresa lleva un sistema de control para el manejo de las operaciones económicas
y financieras de la misma?
3.- ¿Realizan algún control en el manejo de las compras de inventarios de mercaderías en
su empresa?
4.- ¿Tiene usted conocimientos en cuanto al sistema de control de inventarios?
5.- ¿Realizan constataciones físicas de inventarios de mercaderías?
6.- ¿Sabe usted que la cuenta más importante en los activos corrientes de su empresa es el
inventario de mercaderías?
7.- ¿Conoce usted que la alteración del inventario de mercaderías tiene efecto directo
sobre la utilidad de la empresa?
8.- ¿Le gustaría aplicar un adecuado sistema integral de inventarios, para mejorar el
control interno y conocer saldos reales?
9.- ¿Cómo controla la entrada y salida de mercaderías de la bodega o almacén?
10.- ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de control interno
de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la empresa?.
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
80
3.6.1 Análisis de los resultados de la entrevista aplicada al Gerente Propietario de la
empresa “La Casa del Faro”
Cuadro Nº 3. Análisis de los resultados de la entrevista al Gerente Propietario
PREGUNTAS ANÁLISIS
1.-Refiera los principales antecedentes
histórico de su empresa.
El señor Iván, propietario y representante
legal de la empresa afirma que el éxito de su
empresa radica en las necesidades que se
presentan de cada cliente.
2.-¿Su empresa lleva un sistema de
control para el manejo de las
operaciones económicas y financieras
de la misma?
La empresa no cuenta con un sistema de
control para el manejo de las operaciones
económicas y financieras esto quiere decir
que ha administrado la empresa en forma
empírica.
3.- ¿Realizan algún control en el
manejo de las compras de inventarios de
mercaderías en su empresa?
No existe control en el manejo de las compras
de mercaderías, esto quiere decir que pierde el
rastro del inventario disponible.
4.- ¿Tiene usted conocimientos en
cuanto al sistema de control de
inventario?
Al no tener conocimientos sobre un sistema
de control de inventarios, tampoco tiene
conocimientos, qué cantidad de artículos tiene
en bodega y almacén
5.-¿Realizan constataciones físicas de
inventario de mercaderías?
No realizan constataciones físicas de
inventario de mercaderías y esta es una gran
deficiencia en cualquier empresa de tal
manera que no se tiene una información veraz
para proteger adecuadamente los bienes de la
empresa.
81
6.- ¿Sabe usted que la cuenta más
importan te de los activos corrientes de
su empresa es el inventario de
mercaderías?
Si tiene conocimientos, por esa razón está
interesado llevar un sistema de control de
inventarios para optimizar el desarrollo,
eficiencia y eficacia de la empresa.
7.-¿Conoce usted que la alteración del
inventario de mercaderías tiene efecto
directo sobre la utilidad de la empresa?
Si tiene conocimientos, pero cabe recalcar que
la alteración del inventario de mercadería
tiene efecto directo sobre la utilidad de la
empresa.
8.-¿Le gustaría aplicar un adecuado
sistema integral de inventarios para
mejorar el control interno y conocer
saldos reales?
Si está interesado porque quiere saber cuáles
son los saldos reales que tiene en el inventario
de mercaderías.
9.- ¿Cómo controla la entrada y salida
de mercaderías de la bodega.
No lleva un control adecuado de la entrada y
salida de mercaderías, el control lo hace en
forma empírica.
10.-¿Cuál es su opinión personal de la
importancia de llevar un sistema de
control de inventario de mercaderías
para el desarrollo, eficacia y eficiencia
de la empresa?
Él siempre ha sabido que un sistema de
control de inventarios de mercaderías es de
suma importancia en cualquier empresa
comercial pero la falta de capacitación y
asesoramiento en el tema ha hecho llevar el
control de inventarios empíricamente.
Fuente: Entrevistas aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
82
3.7 FICHA DE ENTREVISTA Nº 2
FICHA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
Entrevista para trabajadores de la Empresa Comercial de autopartes y accesorios para
vehículos ”La Casa del Faro”
OBJETIVOS:
1.- Conocer el tipo de actividad económica que desarrolla la empresa y el tratamiento que
utiliza sobre el control interno de inventarios.
2. Valorar la importancia de llevar un adecuado sistema de control interno de inventario de
mercaderías en la empresa.
DATOS INFORMATIVOS:
Tipo de entrevista: Estructurada.
Lugar: Santo domingo
Fecha: 29 de Enero /2.014 Hora: 4pm.
Entrevistador: Nubia Luna Q.
Entrevistado: Secretaria
83
PREGUNTAS:
1.- ¿Tiene claro de cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa?
2.- ¿Conoce usted las Normas, Procedimientos y leyes a la que debe regirse empresa?
3.- ¿Cuenta la empresa con algún sistema de control de inventarios de mercaderías?
4.- ¿La empresa realiza constataciones físicas de inventarios de mercaderías?
5.- ¿Se han perdido clientes por causa de no disponer de inventarios de mercaderías?
6.- ¿Sabe usted que la cuenta más importante en los activos corrientes de la empresa es el
inventario de mercaderías?
7.- ¿Conoce usted que la alteración del inventario de mercaderías tiene efecto directo
sobre la utilidad de la empresa?
8.- ¿Le gustaría que el dueño de la empresa aplicara un adecuado sistema integral de
inventarios, para mejorar el control interno y conocer saldos reales?
9.- ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de control interno
de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la empresa.
10.- ¿Cómo es la relación de su jefe con los trabajadores que laboran en la empresa?
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
84
3.7.1 Análisis de los resultados de la entrevista aplicada a la secretaria de la empresa
“La Casa del Faro”.
Cuadro Nº 4. Análisis de los resultados de la entrevista aplicada a la secretaria
PREGUNTAS ANÁLISIS
1.- ¿Tiene claro de cuáles son sus
funciones y responsabilidades dentro
de la empresa?
Si tiene claro de cuáles son sus funciones a
realizar dentro de la empresa, porque cuando se
realizó la contratación hablaron de todos éstos
puntos.
2.- ¿Conoce usted, Normas,
Procedimientos y Leyes a que debe
regirse la empresa?
Asegura que conoce algunas leyes, en especial
la obligación tributaria.
3.- ¿Cuenta la empresa con algún
sistema de control de inventarios de
mercaderías?
No cuenta la empresa con un sistema de control
de inventarios de mercaderías.
4.- ¿La empresa realiza constataciones
físicas de inventarios de mercaderías?
No realizan constataciones físicas de
inventarios de mercaderías.
5.-¿Se han perdido clientes por causa
de no disponer de un control de
inventarios de mercaderías?
Asegura que al perder clientes también se
pierde ingresos para la empresa.
6.- ¿Sabe usted que la cuenta más
importante de los activos corrientes de
la empresa es el inventario de
mercaderías?
Si tiene conocimientos de que el inventario de
mercaderías es el activo corriente más
importante de la de la empresa.
7.- ¿Conoce usted que la alteración del
inventario de mercaderías tiene efecto
directo sobre la utilidad de la
empresa?
Si tiene conocimientos sobre el efecto que
causa la alteración del inventario de
mercaderías sobre las utilidades de la empresa.
85
8.- ¿Le gustaría que el dueño de la
empresa aplicara un adecuado sistema
integral de inventarios, para mejorar
el control interno y conocer saldos
reales?
Dice, que el control de inventario en una
empresa comercial, es elemental porque de él
depende conocer con exactitud los saldos
reales de mercaderías y las utilidades al final de
un ejercicio económico.
9.- ¿Cuál es su opinión personal de la
importancia de llevar un sistema de
control interno de inventario de
mercadería para el desarrollo,
eficiencia y eficacia de la empresa?
Asegura que la aplicación de un sistema de
control de inventarios de mercaderías es de
vital importancia en una empresa comercial
para su desarrollo económico.
10.- ¿Cómo es la relación de su jefe
con los trabajadores de la empresa?
Asegura que la relación con el jefe o dueño de
la empresa es muy buena.
Fuente: Entrevistas aplicada a los vendedores. Elaborado por: Nubia Luna Q.
86
3.8 FICHA DE ENTREVISTA Nº 3
FICHA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
Entrevista para los vendedores de la Empresa Comercial de autopartes y accesorios para
vehículos “La Casa del Faro”
OBJETIVOS:
1.- Conocer el tipo de actividad económica que desarrolla la empresa y el tratamiento que
utiliza sobre el control interno de inventarios.
2. Valorar la importancia de llevar un adecuado sistema de control interno de inventario de
mercaderías en la empresa.
DATOS INFORMATIVOS:
Tipo de entrevista: Estructurada.
Lugar: Santo domingo
Fecha: 29 de Enero /2.014 Hora: 4pm.
Entrevistador: Nubia Luna Q.
Entrevistados: Vendedores
87
PREGUNTAS:
1.- ¿Tiene claro cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa?
2.- ¿Qué se le debe brindar primero al cliente que llegue a la empresa?
3.-El vendedor, ¿ Que debe de proyectar al cliente al saludar?
4.- ¿Por qué las empresas fracasan cuando brindan un mal servicios?
5.- ¿Qué pierde la empresa al perder clientes?
6.- ¿Dónde se dirige el cliente cuando solicitan un producto y no hay en stock ni en
bodega?
7.- ¿Cuenta la empresa con un sistema de control de inventarios de mercaderías?
8.- ¿Realizan constataciones físicas de inventarios de mercaderías?
9.- ¿Cree usted que con un adecuado sistema de control de inventarios de mercaderías se
evitaría el desabastecimiento de productos?
10.- ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de control interno
de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la empresa.
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
88
3.8.1 Análisis de las entrevistas aplicada a los vendedores de la empresa “La Casa del
Faro”
Cuadro Nº 5. Tener claro de cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de
la empresa
Pregunta Nº 1 ¿Tiene claro cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de la
empresa?
VENDEDORES
1 2 3
Si tengo claro cuál es mi
función en ésta o cualquier
otra empresa, atender a los
clientes con respeto y
educación.
Si tengo claro, lo que tengo
que hacer como vendedor
darle al cliente una buena
atención para que el cliente
quede satisfecho y regrese de
nuevo.
.
Si tengo bien claro cuál
es mi función y
responsabilidad que
debo tener como
vendedor.
Análisis: Todos los vendedores tienen claro cuáles son sus funciones dentro de la
empresa, eso significa que tienen conocimientos sobre lo que es atención a clientes.
Fuente: Entrevistas aplicada a los vendedores. Elaborado por: Nubia Luna Q.
89
Cuadro Nº 6. Lo que se debe brindar primero, al cliente que llegue a la empresa
Pregunta Nº 2 ¿Qué se le debe brindar primero al cliente que llegue a la empresa?
VENDEDOR
1 2 3
Primero se debe brindar buena
atención y segundo brindarle
un buen producto, sólo de ésta
manera quedará totalmente
satisfecho.
Se le brinda entusiasmo y
confianza al cliente.
Se le debe saludar
amablemente y luego
ofrecerle un buen
servicio.
Análisis: Todos están de acuerdo que al cliente hay que brindarle amabilidad,
entusiasmo, confianza y un buen producto.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
Cuadro Nº 7. Lo que debe proyectar al cliente al saludar
Pregunta Nº 3 El vendedor, ¿Qué debe de proyectar al cliente al saludar?
VENDEDOR
1 2 3
Al saludarlo al cliente debo
proyectarle carisma y
confianza.
Se le debe proyectar carisma y
mucho deseo de atenderlo.
Se le debe proyectar
carisma confianza y
hasta un espíritu crítico,
aceptando las críticas de
parte del cliente.
Análisis: Todos concuerdan en una sola forma de pensar, que al cliente hay que
proyectarle carisma, confianza y aceptarle hasta un espíritu crítico de parte del cliente.
Fuente: Entrevista aplicada a los vendedores de la empresa Elaborado por: Nubia Luna Q.
90
Cuadro Nº 8. Fracaso de la empresa por brindar mal servicios
Pregunta Nº 4 ¿Porqué las empresas fracasan cuando brindan un mal servicios?
VENDEDOR
1 2 3
Porque todo vendedor tiene
como objetivo atender al
cliente en sus demandas y
necesidades más importantes,
y no lo ponen en práctica.
Porque las personas que
trabajan en ellas no tienen
normas de conductas para
atender al cliente.
Porque el vendedor no
trata de llegar al cliente
que se dirige y pretender
captar, impresionar y
convencer al cliente.
Análisis: Según las respuestas de los vendedores, las empresas fracasan porque los
trabajadores que la integran no saben llegar al cliente que se dirige, agradar con la
expresión correcta, ideas claras, símbolos adecuados, inventiva y fantasía creadora para
que la aceptación produzca el efecto de lo que se ve y se ofrece.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
91
Cuadro Nº 9. Que pierde la empresa al perder clientes
Pregunta Nº 5 ¿Qué pierde la empresa al perder clientes?
VENDEDOR
1 2 3
La empresa pierde mucho
dinero y al perder la empresa
dinero perdemos nosotros
también porque puede haber
recorte de personal.
La empresa al perder clientes
pierde ingresos económicos.
La empresa al perder
clientes pierden dinero,
prestigio, e imagen, etc.
Análisis: Analizando las respuestas de los vendedores se ve que deben darse
capacitaciones sobre atención al cliente ( Relaciones Públicas ) desde el que ocupa el
puesto más alto hasta el más bajo para dirigir favorablemente la opinión de los clientes a
crear una óptima imagen del producto que se ofrece o servicio que se presta.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
92
Cuadro Nº 10. Donde se va el cliente cuando solicita un producto y no hay en stock
Pregunta Nº 6 ¿Dónde se dirige el cliente cuando solicitan un producto y no hay en stock
ni en bodega?
VENDEDORES
1 2 3
El cliente se dirige a otra
empresa en busca del
producto que no encontró.
El cliente se dirige a comprar
a la competencia, y eso a
veces me incomoda
Los clientes se van a la
competencia a buscar lo
que no encontró en ésta
empresa.
Análisis: Esto da entender que por la falta de un control interno de inventarios de
mercadería surgen éstas falencias que hacen perder clientes y dinero a la empresa.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
Cuadro Nº 11. Cuenta la empresa con un sistema de control de inventarios de
mercaderías
Pregunta Nº 7 ¿Cuenta la empresa con un sistema de control de inventarios de
mercaderías?
VENDEDOR
1 2 3
No No No
Análisis: No cuenta la empresa con un control de inventarios de mercaderías.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
93
Cuadro Nº 12. Realizan constataciones físicas de inventario
Pregunta Nº 8 ¿Realizan constataciones físicas de mercaderías?
VENDEDOR
1 2 3
No No No
Análisis: No realizan constataciones físicas de mercaderías.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
Cuadro Nº 13. Evitar el desabastecimiento de productos
Pregunta Nº 9 ¿Cree usted que con un adecuado sistema de control de inventarios de
mercaderías se evitaría el desabastecimientos de productos?
VENDEDOR
1 2 3
Si se evitaría y conoceríamos
los saldos reales de
mercaderías en existencia.
Si se evitaría el
desabastecimiento de
mercaderías con el sistema de
control de inventarios porque
nos daríamos cuenta de
inmediato cuánto artículos
“X” hay en stock y en bodega.
Si se evitaría el
desabastecimiento de
mercaderías con el
sistema de control de
inventarios
manejaríamos de mejor
formas las ventas.
Análisis: Todos los vendedores dicen lo mismo que con un sistema de control de
inventarios de mercaderías conocerían de inmediato cuánto artículos hay en existencia y
manejarían de mejor formas las ventas.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
94
Cuadro Nº 14. Opinión personal de los vendedores de la empresa sobre la
importancia de llevar un control interno de inventarios de mercaderías
en la empresa
Pregunta Nº 10 ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de
control interno de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la
empresa.
VENDEDOR
1 2 3
Es muy importante de que
una empresa lleve un sistema
de control de inventarios de
mercaderías, porque como
vendedor tengo la necesidad
de saber con exactitud qué
cantidad hay de un producto
“X”, para así ofrecerle al
cliente con seguridad.
Para mí es esencial que una
empresa tenga un sistema de
control de mercaderías para
que no existan ciertas
irregularidades y poder
brindarle un buen servicio al
cliente.
En una empresa comercial
es muy importante tener
un sistema de control de
inventario para poder
evaluar con exactitud la
utilidad que arroja cada
venta que realizamos.
Análisis: Para los vendedores es elemental que se aplique en la empresa un sistema de
control de inventarios de mercaderías para poder tener éxitos en sus ventas.
Fuente: Entrevista Aplicada a los vendedores Elaborado por: Nubia Luna Q.
95
3.9 CUESTIONARIO DE ENCUESTA
CUESTIONARIO DE ENCUESTA
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
Encuesta para los clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios
multimarcas para vehículos “La Casa del Faro”
Objetivos
1.- Establecer el nivel de conocimientos sobre el control interno de inventario de
mercaderías en “La casa del Faro”
2.- Identificar los efectos, que la falta de un adecuado sistema de control de inventario de
mercaderías en la empresa, ocasiona desconocimiento de saldos reales.
Datos informativos
Lugar: Santo Domingo
Fecha: 30 de Enero / Hora: 10 am.
Encuestador: Nubia Luna Q.
96
INSTRUCCIONES
- No escriba su nombre, la encuesta es anónima.
- Para responder use letra de imprenta.
- La información es confidencial.
PREGUNTAS:
1.- ¿ Cómo califica sus conocimientos sobre el control de inventarios de mercaderías?
( ) Muy Buenos ( ) Aceptables ( ) Escasos
2.- ¿Considera usted importante la necesidad de contar con un sistema integral de inventarios para mejorar el control interno del movimiento de las mercaderías? Si es importante ( ) No es importante ( )
3.- Que hace usted al no encontrar la mercadería que necesita?.
Espera que le traigan bajo pedido ( ) Se dirige a comprar en la competencia ( )
4.- ¿ Le han ofrecido mercaderías de baja calidad en “La Casa del Faro que lo han dejado insatisfecho?.
( ) Si ( ) No
5.- Cite dos sugerencias para contrarrestar el desabastecimiento de mercaderías por falta de un sistema de control de inventarios de mercaderías.
1.…………………………………………………………………………………………
2.-……………………………………………………………………………………….
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
97
3.9.1 Análisis de los resultados de las encuestas realizadas a clientes de la empresa
“La Casa del Faro”, he tomado las más relevantes
Cuadro Nº 15. Conocimiento sobre el control de inventarios de mercaderías
PREGUNTAS CLIENTES
RESPUESTAS
Muy Bueno Aceptable Escasos
Pregunta Nº 1 ¿Cómo
califica sus conocimientos
sobre el control de
inventarios de mercaderías.
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
Cliente 4
X
X
X
X
Cliente 5 X
Análisis: Se nota claramente que la mayoría de clientes que adquieren mercadería en la
“La Casa del Faro tienen conocimientos aceptables sobre el control de inventarios de
mercaderías.
Fuente: Encuesta aplicada a clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas “La Casa del Faro” Elaborado por: Nubia Luna Q.
98
Cuadro Nº 16. Importancia de un sistema integral de control de inventarios
PREGUNTAS CLIENTES
RESPUESTAS
No es importante
Si es importante
Pregunta Nº 2 ¿Considera
usted importante la
necesidad de contar con un
sistema integral de
inventarios para mejorar el
control interno del
movimiento de las
mercaderías?
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
Cliente 4
Cliente 5
X
X
X
X
X
Análisis: Los clientes de la empresa comercial “La Casa del Faro” consideran que si es
importante la necesidad de contar con un sistema integral para mejorar el control interno
del movimiento de las mercaderías.
Fuente: Encuesta aplicada a clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas “La Casa del Faro” Elaborado por: Nubia Luna Q.
99
Cuadro Nº 17. Que hace el cliente al no encontrar la mercadería que busca
RESPUESTAS
PREGUNTAS CLIENTES
Espera que traiga
bajo pedido.
Se dirige a
comprar en la
competencia
Pregunta Nº 3 ¿Qué hace
usted al no encontrar la
mercadería que busca?
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
X
X
X
Cliente 4 X
Cliente 5 X
Análisis: La mayoría de los clientes se dirigen a comprar en la competencia, por tanto la
empresa pierde dinero y clientes. Esta situación puede evitarse si se aplicara un sistema
de control de inventarios de mercaderías, se conociera con exactitud los saldos reales.
Fuente: Encuesta aplicada a clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas “La Casa del Faro” Elaborado por: Nubia Luna Q.
100
Cuadro Nº 18. Le han ofrecido mercaderías de baja calidad en “La Casa del Faro”
PREGUNTAS CLIENTES
RESPUESTAS
Si No
Pregunta Nº 4 ¿Le han
ofrecido mercaderías de
baja calidad en “La Casa
del Faro” que lo han dejado
insatisfecho?
Cliente 1
Cliente 2
Cliente 3
Cliente 4 X
X
X
X
Cliente 5 X
Análisis: cómo podemos ver, casi todas las mercaderías que vende “La Casa del Faro” es
de buena calidad que dejan satisfechos a los clientes.
Fuente: Encuesta aplicada a clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas “La Casa del Faro” Elaborado por: Nubia Luna Q.
101
Cuadro Nº 19. Cite dos sugerencias para contrarrestar el desabastecimiento de mercaderías por falta de un sistema de control de inventario de mercaderías
PREGUNTAS CLIENTES RESPUESTAS SUGERENCIAS
Pregunta Nº 5 Cite dos sugerencias
para contrarrestar el
desabastecimientos de mercaderías,
por falta de un sistema de control de
inventarios de mercaderías.
Cliente 1 1-.Estar pendiente de los ítems que
tienen mayor rotación.
2.-Hacer revisión periódica para saber
que producto se está agotando o hace
falta.
Cliente 2 1.-Llevar control de las ventas de
mercaderías.
2.-Hacer revisión periódica para saber
que producto se está agotando o hace
falta.
Cliente 3 1.-Hacer revisión periódica para saber
que producto se está agotando o hace
falta.
2.-Llevar control de las ventas de
mercaderías, para así poder realizar las
compras.
Cliente 4 1-.Estar pendiente de los ítems que
tienen mayor rotación.
2.-Hacer revisión periódica para saber
que producto se está agotando o hace
falta.
Cliente 5 1.-Hacer inventarios físicos
2.-Hacer revisión periódica para saber
que producto se está agotando o hace
falta.
Análisis: Como podemos ver todas estas sugerencias complementan al contenido de lo que es llevar un sistema de control de inventarios.
Fuente: Encuesta aplicada a clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas “La Casa del Faro” Elaborado por: Nubia Luna Q.
102
3.10 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
3.10.1 Cuestionario de Control Interno del Sistema de Control de Inventarios en la
Empresa Comercial de autopartes y accesorios para vehículos “ La Casa del Faro”
Cuadro Nº 20. Cuestionario de Control Interno del Sistema de Control de Inventarios
Aplicado a:
Preguntas:
1.- ¿Dispone la empresa de un manual de funciones que defina las responsabilidades del
personal involucrado en el sistema de control de inventarios?
2.- ¿Dispone la empresa de un manual de procedimientos que sirva de guía para el
personal involucrado en el sistema de control de inventarios?
3.- ¿Tienen asignadas tareas y responsabilidades definidas el personal involucrado en el
sistema de control de inventarios?
4.- ¿Se han dado cursos sobre Educación y Capacitación Tributaria para el personal
involucrado en el sistema de control de inventarios?
5.- ¿Se han determinado políticas internas para mejorar el sistema de control de
inventarios?
EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL FARO”
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
103
6.- ¿Se han implementado los controles adecuados para evitar irregularidades en el
sistema de control de inventarios?
7.-¿Dispone la empresa de registros necesarios para mejorar los procedimientos del
sistema de control de inventarios?
8.-¿Se han reunido los directivos y el personal para hablar sobre los problemas del
sistema de control de inventarios?
9.-¿Se presentan informes periódicos correspondientes a las actividades de control y
contabilización de inventarios?
10.- ¿Los Directivos de la empresa han evaluado el sistema de control de inventarios?
11.-¿Se ha tomado medidas correctivas para dar solución a las irregularidades que
presente el sistema de control de inventarios?
12.-¿Han tomado medidas preventivas para dar solución a las irregularidades que
presente el sistema de control de inventarios?
Fuente: Entrevista aplicada a los directivos de la empresa Elaborado por: Nubia Luna Q
104
3.10.2 Resultados del cuestionario del Control Interno
Resultados del control interno del sistema del control de inventarios en la Empresa
Comercial de autopartes y accesorios para vehículos “La Casa del Faro”
Cuadro Nº 21. Resultados del control interno
Aplicado a:
PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
1.-¿Dispone la empresa de un
manual de funciones que defina
las responsabilidades del
personal involucrado en el
sistema de control de
inventarios?
X
La empresa no dispone de un
manual de funciones que define
las responsabilidades del
personal que participa en el
sistema de control de
inventarios.
2.- ¿Dispone la empresa de un
manual de procedimientos que
sirva de guía para el personal
involucrado en el sistema de
control de inventarios?
X
La empresa no dispone de un
manual de procedimientos que
sirva de guía para el personal
que participa en el sistema de
control de inventarios.
EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL FARO”
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
105
3.- ¿Tienen asignados tareas
definidas y responsabilidad el
personal involucrado en el
sistema de control de
inventarios?
X
El personal no tiene asignadas
tareas y responsabilidades
definidas en el sistema de
control de inventarios.
4.-¿Se han dado cursos sobre
Educación y capacitación
Tributaria para el personal
involucrado en el sistema de
control de inventarios?.
X
La empresa no ha establecido
planes para capacitación del
personal.
5.- ¿Se han determinado políticas
internas para mejorar el sistema
de control de inventarios?
X
Al no haber manual de control,
tampoco hay políticas
documentadas.
6-. ¿Se han implementado los
controles adecuados para evitar
irregularidades en el sistema de
control de inventarios?
X
Unos que otros controles sin
documentos.
7.- ¿Dispone la empresa de
registros necesarios para mejorar
los procedimientos de control de
inventarios
X
La empresa no dispone de un
registro riguroso para mejorar
los procedimientos del sistema
del control de inventarios,
algunos documentos se han
extraviados o no se han
contabilizado.
8.- ¿Se han reunido los directivos
y el personal para hablar sobre
los problemas del sistema de
control de inventarios?
X
Reducidas son las reuniones para
hablar del sistema de control de
inventarios.
106
9.- ¿Se presentan informes
periódicos correspondientes a las
actividades de control y
contabilización de inventarios?
X
El contador si presenta informes
periódicos sobre las actividades
de control de inventarios.
10.- ¿Los Directivos de la
empresa han evaluado el sistema
de control de inventarios?
X
En la empresa no se han hecho
auditorías sobre los inventarios.
11.- ¿Se ha tomado medidas
correctivas para dar solución a las
irregularidades que presente el
sistema de control de
inventarios?
X
No se han tomado medidas
correctivas, a lo que se refieren
al levantamiento parcial de
inventarios.
12.-¿ Han tomado medidas
preventivas para dar solución a
las irregularidades que presente
el sistema de control de
inventarios?
X
No se han tomado medidas
preventivas
para evitar irregularidades en el
control de inventarios.
TOTALES 1 7 4
Fuente: Entrevista aplicada a los directivos de la empresa Elaborado por: Nubia Luna Q
107
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR
EL CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES.
4.1.1 Antecedentes
La empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas “La Casa del
Faro” es una empresa en desarrollo, se dedica a la compra y venta de autopartes y
accesorios para vehículos, Iván Aguirre Villavicencio, cimentó en el año 2.005 las base de
un negocio con un capital de $ 10.000,00 dólares, actualmente se encuentra localizado en
la ciudad de Santo Domingo capital de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en
la vía Esmeraldas y calle Guayaquil.
Con el pasar del tiempo el negocio fue creciendo de tal manera que, hoy en día tiene una
gama de productos en la línea de autopartes y accesorios para vehículos multimarcas,
pero pese al crecimiento del negocio la empresa viene funcionando de manera empírica.
Tiene un volumen de venta anual que pasa de los $ 100.000,00 es por eso que necesita un
control técnico surgiendo la necesidad de diseñar un sistema integral de inventarios, para
mejorar el control interno y establecer saldos reales, que le permita a la empresa tener un
funcionamiento organizado, un mejor control de inventarios y una visión a futuro de
desarrollo, fundamentados en las normativas legales vigente.
Esta propuesta se constituye en una herramienta de apoyo, con el fin de contribuir con el
desarrollo, eficiencia y eficacia de la empresa dedicada a la comercialización de autopartes
y accesorios para vehículos multimarcas, la misma que necesita un sistema de control
interno de inventarios para que, con exactitud obtener información precisa para la toma de
decisiones. Los inventarios puede decirse que son el alma de la empresa, constituye el
centro de todo el esfuerzo productivo y la principal fuente de ingreso.
108
4.1.2 Misión
Desarrollar un control oportuno de los inventarios para tener un manejo eficiente y eficaz
mediante la aplicación de procedimientos y técnicas establecidas, con el fin de conocer en
cualquier momento la veracidad de los saldos de todos los ítems que conforman el
inventario de la empresa; permitiendo crecer permanentemente en el tiempo y reafirmar la
permanencia de la empresa en el mercado, generando un adecuado retorno de la inversión.
4.1.3 Visión
Consolidarse como una empresa comercializadora de alto nivel, logrando la plena
satisfacción del cliente teniendo a disposición en su inventario una gama de productos de
alta calidad y con precio razonable, usando tecnología de punta para un mejor servicio. Y
para su cumplimiento “La Casa del Faro” cuenta con un personal comprometido con el
trabajo que hace posible que se optimice los recursos que se encuentran dentro del
desarrollo de la empresa, participando en el adelanto del país.
109
4.1.4 Estructura orgánica para “La Casa del Faro”
Gráfico Nº 2 Estructura orgánica
Ilustración 1: Estructura Orgánica Fuente: Autor
4.1.5 Objetivo
4.1.5.1 Objetivo general
Contar con un sistema integral de inventarios para el correcto control y registro de las
mercaderías existentes en la empresa, con herramientas y procedimientos básicos de
control de inventarios tomando las medidas correctivas que se requieren cuando el caso lo
amerite, que nos permita tener información oportuna de los saldos reales para la toma de
decisiones.
4.1.5.2 Objetivos específicos
• Establecer un correcto control interno de inventarios.
• Organizar registros de compras, ventas y devoluciones de mercaderías.
GERENCIA
SECRETARíA
DEPARTAMENTO FINANCIERO
VENTAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
JEFE DE BODEGA CAJERO
AUXILIAR DE BODEGA
CONTABILIDAD
AUXILIAR CONTABLE
110
• Determinar políticas de entrega y recepción e inspección de mercaderías.
• Proponer la aplicación de un sistema integral para el control interno de inventarios.
4.2 IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
Un óptimo sistema integral de inventarios, para mejorar el control interno y establecer
saldos reales, revisten una vital importancia porque la exactitud que se dé al valor de ellos
va a depender, en gran parte, la exactitud de la utilidad o pérdida obtenida por la empresa.
4.3 PROPÓSITO
Aplicar el sistema integral de inventarios, para mejorar el control interno y establecer
saldos reales en la empresa comercial de autopartes y accesorios para vehículos
multimarcas “La Casa del Faro”, optimizando el desarrollo, eficiencia y eficacia,
fundamentados en Normas, Leyes y en los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
4.4 ALCANCE
Este sistema será de utilidad para las actividades de contabilización de inventarios,
facilitando información financiera para que la empresa pueda analizar los resultados del
negocio y evaluar el potencial futuro de la misma.
4.5 MISIÓN
Dotar a la empresa “La Casa del Faro” de un sistema de procedimientos de que oriente a
los trabajadores de la empresa en el proceso de control y contabilización de inventarios de
mercaderías.
111
4.6 POLÍTICAS
• Mantener un nivel óptimo de los inventarios.
• Se aplicará el Sistema de Control Permanencia de Inventario denominado también,
Sistema de Inventario Perpetuo o Inventario Permanente.
• El control valorativo de existencias se escogió el Método Promedio Ponderado, porque
éste método procura dar un valor más exacto a la mercadería que ingresa para la venta.
• Cada costeo físico de los inventarios se lo realizará semestralmente para verificar
saldos reales de las mercaderías existentes.
• Se realizará el levantamiento del inventario físico anualmente en los primeros días de
Enero, con el propósito de comprobarlo con el control de tarjetas Kardex y determinar
excedentes o faltantes que permitan efectuar compensaciones en ítems similares, así
como determinar responsabilidades en los casos de faltantes no justificado.
4.7 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
El sistema de control interno es importante, porque comprende en un plan de la
organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verifica la contabilidad de los datos
contables.
El control interno sobre los inventarios es importante, porque se puede decir que los
inventarios son el alma de la empresa. Constituye el centro de todo el esfuerzo productivo
y la principal fuente de ingresos.
• Realizar conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año.
• Procurar que el control de inventarios se realice por medio de sistema computarizado.
112
• Efectuarse conteos físicos periódicos del 10% de los productos almacenados y cotejar
los resultados.
• Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercaderías al almacén cono
informe de recepción para las mercaderías compradas.
• Las mercaderías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de
despacho o de requisiciones debidamente autorizadas.
• Ubicar los inventarios en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos
y procurar que solo tengan acceso a los mismos el personal del almacén.
• Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
• Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tengan acceso a los
registros contables.
• Comprar el inventario en cantidades económicas.
• Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce pérdidas en ventas.
• No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero amortizado en artículos innecesarios.
• Involucrar al personal en el control de los inventarios; concientizarlos con charlas sobre
el problema, aceptar sugerencias, informarles sobre los resultados de los inventarios en
lo que a pérdidas se refiere y sobre todo hacerlos sentir parte de la organización.
• Comparar los inventarios físicos con los registros contables.
• Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
• Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente el cuadre en valores
entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por
contabilidad.
• El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas
a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a
solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
• Determinar la cantidad mínima de existencia de un artículo para poder servir con
regularidad los pedidos que realicen los clientes.
• Determinar la cantidad máxima, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar
con su inversión al capital de trabajo.
113
4.8 INVENTARIOS
El inventario que tiene la empresa comercial “La Casa del Faro” son autopartes y
accesorios para vehículos multimarcas y están catalogados como mercaderías. Por la
naturaleza del inventario el sistema de control más adecuado es Permanencia de Inventario
denominado también Sistema de Inventario Perpetuo o inventario permanente consiste en
controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la utilización de tarjetas
Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en
forma permanente.
Se caracteriza porque al registrar las operaciones de mercaderías se conoce
inmediatamente el costo de las mercaderías vendidas y también el costo del inventario
final, sin necesidad de cerrar el negocio para realizar el recuento de las existencias .Con
este sistema hay un mayor control para evitar robos, pérdidas y errores que puedan
presentarse en el manejo de las mercaderías.
4.8.1 Cuentas que intervienen
En éste sistema se controla el movimiento de la cuenta mercaderías a través de las
siguientes cuentas:
• Inventario de Mercaderías
• Ventas
• Costo de ventas
• Utilidad Bruta en ventas o Pérdidas en ventas
Inventario de mercaderías.- En ésta cuenta se registran los valores del inventario inicial
de mercaderías de las adquisiciones o compras de mercaderías y el valor de las ventas al
costo, por lo que está en constante actividad ya que cada instante muestra el valor del
inventario final.
114
Ventas.- En ésta cuenta se registran todas las ventas de mercaderías de la empresa, sean al
contado o a crédito y las devoluciones en ventas a precio de venta.
Costo de Ventas
En ésta cuenta se registran las ventas de mercaderías y las devoluciones en ventas, al costo.
Utilidad bruta en Ventas
En ésta cuenta se registra el valor de la utilidad bruta en ventas (sin restar los gastos o
egresos) obtenida durante el ejercicio.
Pérdida en Ventas
En ésta cuenta se registra el valor de la pérdida establecida en el ejercicio, cuando el costo
de ventas es mayor que las cuentas netas.
Método de valoración Promedio Ponderado.
Toda empresa debe elegir el sistema de valuación y el método de valoración de acuerdo a
la característica de su inventario. El sistema de control o valuación Permanencia de
Inventario y el método de valoración Promedio Ponderado es seleccionado para “la Casa
del Faro” porque responde por igual a las necesidades de control e información
empresarial y a las tendencias nacionales de precios de los bienes.
Esta forma de valoración se ha seleccionado por la relativa facilidad de cálculo y por
considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia voluble del mercado, ya que se
evidencia mediante tarjetas de control de existencia (Kárdex), permitiendo mantener un
control individualizado y actualizado de todos los ítems que conforman el inventario.
115
4.8.2 Políticas de inventario
• Planificar el nivel óptimo de la inversión en inventarios
• Mantener el nivel óptimo de los inventarios
• A través del control, mantener de manera razonable estos niveles óptimos.
• Un buen manejo o administración de un sistema de inventarios
• El conteo físico de los inventarios se lo realizará semestralmente para verificar saldos
reales de las existencias.
• El control contable de los inventarios se maneja en base del sistema de control
Permanencia de Inventarios y el método de valoración Promedio Ponderado.
116
4.8.3 Flujo-grama de Inventario
Gráfico Nº 3 Flujo de Inventario
Ilustración 2: Flujo grama de Inventario Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
Inicio
RECEPCIÓN Entrada física de mercaderías al almacén amparado con documentación correspondientes
ALMACENAMIENTO Protección, Conservación Clasificación Colocación Localización
DESPACHO Entrega de mercaderías solicitadas, o devoluciones amparadas por la documentación correspondiente.
REGISTRO Anotaciones diarias para obtener información sobre: Recepción, existencia, despachos, costo o cualquier otro dato que pudiera ser necesario.
Fin
117
4.8.4 Formatos de Inventarios físico
Tabla Nº 1. Formato de inventario físico
FORMATO DE INVENTARIO
“LA CASA DEL FARO”
AUTOPARTES
FECHA DE
ENTRADA
CÓDIGO MODELO DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
OBSERVACIONES
5/Marzo/2014 01-015-10-03
8 CV20080A
AVEO/CHEV
YTAXI 05
CAPOT CHEVROLET/AVEO 3 57,56
172,68
Sin novedad
5/Marzo/2014 01-015-10-03
3 GD5747
LUV DMAX
05-08
CAPOT CHEVROLET /LUV 5 61,62
308,10
Sin novedad
5/Marzo/2014
01-015-10-02
2 SZ8100150
VITARA 90-
12
CAPOT CHEVROLET
/VITARA
3
108,52
325,56
Sin novedad
6/Marzo/2014 01-015-42-
089
MITSUBISHI
MONTERO
CAPOT MITSUBISHI
MONTERO
1 75,89 75,8 Sin novedad
ELABORADO POR: REVISADO POR:
FECHA:
Ilustración 3: Formatos de Inventarios
Fuente: Investigación de campo
Autor: Nubia Luna Q.
118
4.8.5 Tarjetas Kárdex
En el sistema de inventario permanente, se registran en tarjetas de control abiertas por cada
ítems o artículos, los mimos que se valoran al costo.
4.8.5.1 Contenido de la tarjeta kárdex
Una tarjeta Kárdex deberá contener la siguiente información.
1. Razón Social
2. Denominación del artículo o mercadería
3. Código del artículo Código de elaboración
4. Existencia máxima
5. Existencia mínima
6. Método de valoración
7. Unidad de medida
8. Fecha de la transacción
9. Ingresos o entradas
10. Cantidad
11. Valor unitario Valor total
12. Egresos o salidas
13. Cantidad
14. Valor unitario
15. Valor total
16. Existencias o saldos
17. Cantidad
18. Valor unitario
19. Valor total
119
4.8.5.2 Modelo de tarjeta kárdex
Tabla Nº 2. Modelo de tarjeta kárdex
EMPRESA: LA CASA DEL FARO”
AUTOPARTES
TARJETA KÁRDEX
Artículo:………………………… Existencia Máxima:………….
Unidad de Medida:…………….. Existencia Mínima:………….
Método:………………………….. Valor Unitario:………………
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Cantidad
Valor
Total
Valor
Total
Ilustración 4: Modelo de tarjeta Kárdex Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
4.9 CONTROL DE COMPRAS
El objetivo de las compras es, comprar la mercadería adecuada con la calidad y en la
cantidad apropiada, en la fecha oportuna, en el lugar exacto y a precio justo e indagar sobre
nuevos productos, nuevas líneas, estabilidad de precio, y aumento de crédito para la
empresa.
120
En cuanto a las compras se debe fijar el efecto que tiene el costo y la cantidad sobre las
mercaderías que se va adquirir.
Costo.- Debe ser proporcionado al que obtienen los competidores.
Cantidad.-Ésta debe fijarse considerando que las inversiones no deben ir más allá de las
necesidades.
4.9.1 Políticas de comparas
Para que ésta función se desarrolle es necesario especificar:
• Presupuestos de compras y su comprobación.
• Métodos de compras a usar.
• Cantidades a comprar (lotes económicos).
• Calidad a exigir.
• Contratos de compras y garantías.
• Registros de compras.
• Informes de compras.
4.9.2 Procedimientos de compras
• Recibir solicitud de compra del departamento interesado, originada por una demanda
de artículos o por la renovación normal de artículos en existencia.
• Revisar catálogos o muestras físicas originadas por la empresa interesada.
• Determinar qué debe comprarse y cuándo.
• Estudiar el mercado para determinar si el momento para comprar es favorable o no.
• Determinar fuentes de abastecimientos y solicitar cotizaciones.
• Elegir al proveedor por análisis.
• Contratar con proveedores confiables, hacer pedidos.
• Controlar el cumplimiento del pedido, comprobando periódicamente si el proveedor ha
cumplido.
• Recepción e inspección de mercaderías (aprobar remisión del proveedor y factura).
121
• Completar la transacción o sea vigilar que la mercadería vaya al departamento que lo
necesita y que la factura sea pagada al proveedor.
4.9.3 Orden de compra
La orden de compra es un documento similar a la nota de pedido, que se utiliza para
solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma
localidad.
La orden de compra o pedido debe hacerse en alguna forma impresa, numerada
consecutivamente y con el número de copias requeridos. Se tendrá cuidado de detallar, de
manera que no preste lugar a dudas, la cantidad, clase y calidad de la mercaderías que se
solicita, así como otras estipulaciones y condiciones que garanticen, en todo tiempo los
intereses de la empresa.
122
Tabla Nº 3 Modelo de orden de compra
LA CASA DEL FARO
AUTOPARTES
Dirección.: Av. Esmeraldas 237 y Guayaquil Telf.: 2745-468
Email: [email protected]
Santo Domingo –Ecuador
ORDEN DE COMPRA
Proveedor: …………………………………… Nº………………………………….
Fecha de pedido: ……………..……………… Fecha de entrega:………………….
Lugar de entrega:……………….……………. Forma de pago……………………..
CANTIDAD CÓDIGO DESCRIPCIÓN
Aprobado por: Firmado por:
Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
4.9.4 Tratamiento contable de la compra realizada de mercadería
El registro de compras consiste en contabilizar la factura de la adquisición de mercaderías
en la cuenta correspondiente inventario de mercaderías; ya que en ésta cuenta se registran
los valores del inventario inicial de mercaderías de las adquisiciones o compras realizadas
y el valor de las ventas al costo, por lo que estará en constante actividad, mostrando cada
instante el valor del inventario final.
123
Ejemplo:
Transacción.
Febrero 6. La Empresa Comercial “La Casa del Faro” compra a la Importadora Alvarado
un Capot Mitsubishi Montero 92 según factura 0106814, en un valor de $ 75,89 al contado
más el IVA.
Tabla Nº 4. Tarjeta kárdex registro de la compra realizada
EMPRESA: LA CASA DEL FARO”
AUTOPARTES
TARJETA KÁRDEX
Artículo: Capot Mitsubishi Montero Existencia Máxima: 25
Existencia Mínima: 10 Unidad de Medida:……………..
Método: Promedio Ponderado Valor Unitario:…………………
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Cantidad Valor
Unitario
Valor
Total
1/2/14 Inv. Inicial
20
75,89
1.517,80
6/2/14 Compra 1 75,89 75,89 21 75,89 1.593,69
Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
124
Tabla Nº 5. Libro Diario General registro contable de la compra realizada
EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL FARO” P.N.C.C
Nº R.U.C 1706702121001
LIBRO DIARIO GENERAL
FECHA DETALLE REF PARCIAL DEBE HABER
2014
Febrero
6
X
Inventario de Mercaderías
12% IVA en compras
Caja
1% Retención en la fuente
V/. Por la compra realizada en la Imp.
Alvarado según factura Nº 0106814.
75
9
89
11
84
0
24
76
Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
125
4.9.5 Flujograma del procedimiento de compras
Gráfico Nº 4. Flujograma de compras
Ilustración 5: Flujograma de procedimientos de compras Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
INICIO
SOLICITUD DE COMPRA -Determinación de necesidades -Presupuesto de Ventas -Requerimiento del almacén
AUTORIZACIÓN DE LA COMPRA Gerente autoriza la compra -Presupuesto establecido
COTIZACIÓN DE PRECIOS -Toda la información necesaria (Proformas)
SELECCIÓN DE PROVEEDORES -Hacer pedidos
RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS -Revisión -Inspección
Verificación de facturas y remisión del proveedor.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD -Registro en Libros
Documentos -Facturas, orden De compra
EFECTUAR EL PAGO -Efectivo -Cheque
FIN
126
4.10 CONTROL DE VENTAS
Se puede afirmar que el control sobre la fuerza de ventas se convierte en un factor clave
del éxito comercial; y ello como consecuencia de la necesidad de las empresas de poder
contar con un equipo comercial que garantice ventas crecientes, adecuadas, confiables y
que consigan un alto grado de satisfacción del cliente.
Frente a éste panorama, se puede decir que para que la fuerza de ventas tenga éxito, ésta
deberá trabajar de forma coordinada con los miembros que forman la organización,
mantener relaciones estrechas con los clientes, desarrollar habilidades que le permitan
obtener información de sus clientes y poder crear ventajas competitivas.
4.10.1 Políticas de ventas
• Inventarios óptimos.
• Coordinación entre los trabajadores que conforman la empresa
• Métodos de ventas a usar
• Contratos de ventas y garantías
• Registros de ventas
• Informes de ventas
4.10.2 Políticas de la empresa
• La Casa del Faro” vende exclusivamente a consumidor final.
• El horario de atención es de Lunes a Viernes 8:00 de la mañana hasta las 6:00 de la
tarde, los días Sábados desde las 8:00 hasta la 1:00 de la tarde.
• Las ventas de mercaderías se realizan al contado y a crédito.
• No realizar descuentos en venta a crédito
• Las ventas a créditos de las mercaderías deben ser autorizadas por el gerente
propietario.
• Las ventas a créditos deben sujetarse a la política de crédito y cobranza.
127
• En caso de aprobarse el crédito el cliente se compromete a leer, comprender, y a firmar
aceptando el contenido de dichas políticas.
• Sólo se aceptan devoluciones por concepto de mercaderías con defecto de fábrica y con
no más de 5 días de entregado.
• “La Casa del Faro” se limita a reemplazar el producto defectuoso devuelto.
• Las cotizaciones tienen vigencia en el día en que se genera el precio.
• El tiempo máximo es de 30 días plazo desde el día que se genera la venta a crédito.
• Se entregará la factura correspondiente a cada venta de mercaderías que se realice.
• Se receptarán pedidos por vía telefónica.
• Los gastos generados por envíos de pedidos van a cuenta del cliente.
• Al final del día se realizará el cierre de caja, el mismo que será depositado al Banco el
día siguiente.
• Se entregará un detalle completo de las ventas diarias realizadas al departamento de
contabilidad.
4.10.3 Procedimientos de egreso de mercaderías por ventas
• El cliente solicita al vendedor si hay la mercadería que desea.
• El vendedor verifica el stock a través del sistema de inventarios
• El vendedor emite el pedido del cliente.
• Orden de pedido pasa a facturación- Caja
• El cliente cancela y recibe la factura original
• Se procede al despacho de la mercadería (Vendedor que atendió al cliente)
• Las facturas de las ventas realizadas son entregadas al auxiliar contable.
4.10.4 La factura
La factura es un documento que emiten y entregan los comerciantes por la venta de bienes
y por la prestación de servicios, para garantizar la transferencia de dominio.
Este documento es impreso y debe ser elaborado por las imprentas autorizadas por el S.R.I.
128
4.10.4.1 ¿Cómo se obtiene la factura?
Las imprentas a través del Internet solicita al S.R.I. la autorización para imprimir las
facturas, El S.R.I. revisa la base de datos del contribuyente y autoriza la impresión de las
facturas.
• Para un año si el contribuyente se encuentra al día en sus obligaciones tributarias.
• Para tres meses, si el contribuyente tiene obligaciones pendientes
Tabla Nº 6. La factura
Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
La Casa del Faro
AUTOPARTES
Aguirre Villavicencio Iván Eduardo Dirección..: Av. Esmeraldas 237 y Guayaquil Telf.: 2745-468 Email: [email protected] Santo Domingo –Ecuador FECHA DE AUTORIZACIÓN: 12 – JUNIO- 2013
OBLIGADO A LLEVAR CONTABILIDAD
Cliente: Hispano de Seguros AÑO MES DÍA
R.U.C.: 0991295542001
Dirección: Av. QUITO Telf:
CANT. DESCRIPCIÓN V. UNIT. V.TOTAL
1 Guarda choque del Suzuki Grand Vitara 2013 390,00 390,00
VÁLIDO PARA SU EMISIÓN HASTA EL 12-JUNIO-2014 SUBTOTAL $
TRANS. TARIFA 0%
I.V.A. 12%
FIRMA AUTORIZADA FIRMA CLIENTE TOTAL USD $
390,00
46,80
436,80
R.U.C. 1706702121001
FACTURA
002-001-000014797
Aut. Nº 1112881495
14 02 18
129
4.10.4.2 Tratamiento contable de la venta realizada
Realizada la venta se debe registrar en el control de existencias la salida de mercaderías
por venta, y al mismo tiempo se realiza el registro de la transacción en el Libro Diario
General en forma de asientos contables; en ésta cuenta se registran todas las ventas de
mercaderías, sean estas al contado o a crédito ya que es una cuenta de ingreso y a la vez se
contabiliza el costo de venta dando a conocer el valor y la existencia física de mercaderías
en forma permanente.
Ejemplo:
Transacción.
Febrero 18. La Empresa Comercial “La Casa del Faro” C. C vende un Guarda choque del
Suzuki Grand Vitara según factura 0014797 a un valor de $ 390,00 al contado, más el IVA.
Registro en el Control de Existencias o tarjeta Kárdex.
Tabla Nº 7. Tarjeta kárdex registro de la venta realizada
EMPRESA: LA CASA DEL FARO”
AUTOPARTES
TARJETA KÁRDEX
Artículo: Guarda Choque S.G.V. Existencia Máxima: 20
U Unidad de Medida:…….………….. Existencia Mínima: 5
Método: Promedio Ponderado Valor Unitario:……………….
FEC
HA
DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
Cantidad
Valor
Unitario
Valor
Total
14/2/14 Inv. Inicial 10 350,00 3.500,00
18/2/14 Venta 1 350,00 350,00 9 350,00 3.150,00
Fuente: Investigación de campo
Autor: Nubia Luna Q.
130
Registro contable de la Venta
Tabla Nº 8. Libro Diario General registro contable de la venta realizada de
Mercaderías
EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL FARO” P.N.C.C
Nº R.U.C 1706702121001
LIBRO DIARIO GENERAL
FECHA DETALLE REF PARCIAL DEBE HABER
2014
Febrero
Febrero
18
18
X
Caja
Venta
12% IVA en Ventas
V/. Por la venta realizada según
factura Nº 0014797.
X
Costo de Venta
Inventarios de Mercaderías
V/. Para determinar el Costo de
Venta.
436
350
80
00
390
46
350
00
80
00
Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
131
4.10.4.3 Flujograma del procedimiento de ventas
Gráfico Nº 5. Flujograma del procedimiento de ventas
Si
No
de Ventas
Ilustración 6: Flujograma de procedimientos de Ventas Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
SALUDO Y BIENVENIDA
El cliente solicita la mercadería.
Se verifica en el sistema de Inventarios
El vendedor emite la orden de pedido del cliente.
Orden de pedido pasa a facturación – Caja.
El cliente cancela y recibe la factura original.
El vendedor entrega la mercadería al cliente.
-Orden de pedidos -facturas
INICIO
El cliente se retira satisfecho de la excelente atención que se le ha dado.
Aprobación de las ventas a crédito (GERENTE)
Departamento Contable *Auxiliar contable Registro en Libros
DOCUMENTOS -Facturas -orden de ventas -Letras de cambio -Notas de ventas ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
Al finalizar el día se cuadra caja y se reporta el efectivo al departamento de contabilidad
132
4.11 ADMINISTRACIÓN DE BODEGA
¿Qué es una bodega? Una bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que
allí se guardan o se almacenan, se utiliza para la recepción, almacenamiento y despacho de
la mercadería.
Para el cumplimiento de éstos objetivos, debe tenerse una persona encargada al cuidado de
las mercaderías o inventarios, a la vez responsable de su vigilancia y control; persona
denominada bodeguero. O sea que en principio es necesario establecer su unidad de
mando para dirigir y coordinar todas sus operaciones
En las operaciones de una bodega, el bodeguero debe realizar las siguientes funciones
básicas:
• Recepción
• Almacenamiento
• Despacho
• Registro
4.11.1 Objetivos de la bodega
• Tener registros establecidos (Sistemas)
• Procedimientos de ingreso y salida
• Métodos de distribución
• Conocimientos técnicos de prevención de riesgo y seguridad
• Conciencia de la responsabilidad del trabajo
4.11.2 Políticas de control de bodega
• Organización de la bodega.
133
• Información de los artículos que hay que almacenar.
• Dimensión y peso de los artículos a almacenar.
• Cantidad a solicitar en cada pedido y frecuencia de las solicitudes.
• Lugar de recepción.
• Número máximo de unidades que se almacena al mismo tiempo.
• Espacio necesario para la manipulación de la mercadería.
• Precaución de transporte y manipulación de la mercadería.
• Áreas disponibles y adecuadas (altura, techos, dimensiones, buena instalación
eléctrica, etc.)
• Disposición de los equipos de seguridad (grifos, extintores, etc.)
• Mantener la bodega limpia y ordenada.
4.11.3 Procedimientos de las entradas y salidas de mercaderías de la bodega
• Recibir únicamente productos en buen estado, verificando cantidad, unidad,
características, dimensiones, etc., por medio de facturas, orden de remisión, o formas
de devolución.
• Almacenar la mercadería siguiendo una aplicación establecida según cada producto.
• Destinar espacios de reservas para los productos de mayor rotación en forma
ordenada.
• Exhibir en el almacén un stock con gran variedad de mercaderías en perchas y vitrinas
para que llame la atención al cliente.
• Cada salida de mercaderías de bodega debe ser autorizada por medio de vale
debidamente firmadas por el Gerente propietario de la empresa.
• Los envíos de mercaderías a clientes nacionales se la realiza por medio de transportes
expreso con garantía de su tratamiento.
• No haber errores en el proceso de ventas y despachos.
• El conteo físico del inventario deberá realizarse cada seis meses para verificar los
saldos reales de la existencia de mercaderías y al mismo tiempo nos refleja
información sobre los productos de mayor y menor rotación en el mercado, para así
tomar decisiones.
• Mantener un nivel óptimo de los inventarios.
134
4.11.4 Flujograma de la bodega
Gráfico Nº 6. Flujograma de la bodega
Ilustración 7: Flujograma de la Bodega o Almacén Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q
-RECEPCIÓN .Mercaderías (Autopartes y accesorios para vehículos) -Registro
BODEGA Almacenamiento .Inventarios .Stock .Espacio
ALMACÉN .Exhibición de mercaderías .Clientes . Registro
DOCUMENTOS
Facturas Remisiones, etc.
ENTRADAS
SALIDAS
DESPACHOS . Autorización firmada por el Gerente .Clientes .Registro
DEVOLUCIONES .Proveedores .Registro
DOCUMENTOS
-Facturas -Remisiones, Vale, etc.
135
4.11.5 Formato de Registro de control de entrada y salida de mercaderías de la
Bodega
Tabla Nº 9 Formato de Registro de control de entrada y salida de mercaderías
EMPRESA: LA CASA DEL FARO”
AUTOPARTES
REGISTRO DE CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE MERCADERÍAS DE LA BODEGA
Artículo:……………………………………Casillero:……………Unidad de medidas:………….
Máximo:………………………………..Mínimo:…………………………………
Fecha
Factura
Remisión
vale
Unidades
Costo
Unitario
Valores
Observa
ciones Entrada Salida Existencias
Debe Haber Saldos
Ilustración 8: Registro de Control de entrada y salida de mercaderías de la Bodega Fuente: Investigación de campo Autor: Nubia Luna Q.
Con base en los datos que contiene dicho registro, la aplicación para su uso es la siguiente:
Artículo. Se anota el nombre del artículo.
Casillero. Se anota el número de la división en que se encuentra ubicado el artículo.
136
Unidad de medida: Se anota la singularidad del artículo,(pieza, kilogramos, metros etc.).
Máximo. Es la cantidad límite mayor de un artículo que debe tener la bodega.
Mínimo. Es la cantidad mínima de un artículo que debe considerarse en la bodega.
Fecha. Se anota el día, mes y año, en que ingrese o egrese un artículo.
Factura, Remisión, Vale. En ésta columna se anota el número según el caso con que
ingresen los artículos.
Unidades. Está formada por tres columnas que son: entradas, salidas, existencia.
1.-Entradas. Columna para anotar la cantidad de artículo en unidades especifique la
factura o remisión, que ingrese al almacén.
2.-Salidas. Columna para anotar la cantidad en unidades que especifique la salida del
artículo por medio de vale firmado por el gerente.
3.-Existencia. En ésta columna aparece la diferencia entre entradas y salidas de artículos
de la bodega.
-Costo Unitario. Está constituido por el precio de cada unidad de cada artículo.
-Valores . Se compone de tres columnas que son: debe, haber y saldo.
1.- Debe. Columna en que se anotará el valor que resulte de multiplicar el número de
unidades que entran por el precio unitario que señale la factura
137
2.- Haber. Columna en que se anotará el valor que resulte de multiplicar el número de
unidades que salen por medio de vales al mismo precio unitario.
3.- Saldo. En ésta columna se anotará la diferencia que resulte de las columnas debe y
haber.
-Observaciones. Servirá para anotar datos que se presenten en forma imprevistas
138
4.12 ESTADOS FINANCIEROS
EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL FARO” P.N.C.C
Nº R.U.C 1706702121001 ESTADO DE RESULTADOS – US $
DEL 1 DE MAYO AL 31 DE MAYO DEL 2014 VENTAS 56.882,00 (-) COSTO DE VENTAS 49.583,90 = UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 7.298,10 (-) GASTOS DE OPERACIÓN GASTOS DE ARRIENDOS 500,00 GASTOS SUMINISTROS DE OFICINA 30,00 GASTOS DE SEGUROS 96,30 GASTOS DE DEPRECIACIÓN EDIFICIO 158,33 GASTOS DEPRECIACIÓN VEHÍCULO 200,00 GASTOS DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES 30,00 GASTOS DEPRECIACIÓN EQUIPO DE CÓMPUTO 55,28 GASTOS SERVICIOS PROFESIONALES 1.200,00 GASTOS DE SERVICIOS DE INTERNET 40,00 GASTOS DE SERVICIOS BÁSICOS 105,00 GASTOS DE SUELDOS Y SALARIOS 3.200,00 FONDOS DE RESERVAS 266,56 APORTE PATRONAL DE LEY 388,80 GASTOS PROVISIONES SOCIALES 541,65 TOTAL GASTOS OPERACIONALES 6.811,92 = UTILIDAD DE OPERACIÓN 486,18 + ORTOS INGRESOS 466,67 INTERESES GANADOS 466,67 = UTILIDAD ANTES DE PARTICIPACIÓN DE TRABAJADORES 952,85 (-) 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES 1 42,93 = UTILIDAD ANTES DEL IMPUESTO A LA RENTA 809,92 (-) 22% IMPUESTO A LA RENTA 178,18 = UTILIDAD ANTES DE RESERVAS 631,74 (-) 5% RESERVA LEGAL 31,59 = UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 600,15 Iván Aguirre V. Jorge Cepeda Z. GERENTE CONTADOR
139
EMPRESA COMERCIAL “LA CASA DEL FARO” P.N.C.C
Nº R.U.C 1706702121001 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA – US $
AL 31 DE MAYO DEL 2014 ACTIVO CORRIENTE: CAJA 38.342,96 CAJA CHICA 200.00 BANCOS 27.783,86 CUENTAS POR COBRAR 4.099,97 DOCUMENTOS POR COBRAR < A UN AÑO 8.466,67 INVENTARIOS DE MERCADERÍAS 10.339,10 INVENTARIO SUMINISTROS DE OFICINA 300,00 270,00 (-) SUMINISTROS DE OFICINA 30,00 12% IVA EN COMPRAS DE BIENES 842,76 12% IVA EN COMPRAS DE SERVICIOS 388,80 1% ANTICIPO RETENCIÓN EN LA FUENTE 518,62 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.500,00 1.000,00 (-) ARRIENDOS PAGADOS POR ADELANTADO 500,00 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO 2.000,00 1.903,70 (-) SEGUROS PAGADOS POR ADELANTADO 96,30 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 94.156,44 FIJOS: DEPRECIABLES: EDIFICIO 40.000,00 39.841,67 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIO 158,33 VEHÍCULO 15.000,00 14.800,00 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULO 200,00 MUEBLES Y ENCERES 4.000,00 3.970,00 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y E. 30,00 AEQUIPO DE CÓMPUTO 3.000,00 2.944,72 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE COMP. 55,28 NO DEPRECIAFLES: TERRENO 20.000,00 TOTAL ACTIVOS FIJOS 81.556,39 TOTAL ACTIVO 175.712,83 PASIVO: CORRIENTE: CUENTA POR PAGAR 5.815,45 12% IVA EN VENTAS DE BIENES 6.825,84 1*1000 RETENCIÓN A LA FUENTE POR PAGAR 2,00 100% IVA RETENIDO EN COMPRA DE SERVICIOS 144,00 10% RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR EN C.S. 120,00 2% RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR EN C.S. 0,80 1% RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR EN C.B. 73,93 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR 541,65 FONDOS A TERCEROS POR PAGAR 736,31 15% PARTICIPACIÓN EMPLEADOS 142,93 22% IMPUESTO A LA RENTA 178,18 TOTAL PASIVO CORRIENTE 14.581,09 LARGO PLAZO: HIPOTECA POR PAGAR 3.500,00 TOTAL PASIVO 18.081,09
140
PATRIMONIO: CAPITAL SOCIAL 157.000,00 + 5% RESERVA LEGAL 31,59 + UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 600,15 TOTAL PATRIMONIO 157.631,74 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 175.712,83 Iván Aguirre V. Jorge Cepeda Z. GERENTE CONTADOR
141
4.13 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
4.13.1 Cálculos e interpretación al 31 de Mayo del 2.014
Razones de liquidez.
Activo corriente 1.- Índice de solvencia = Pasivo corriente 94.156,44 Índice de solvencia = = 5,20 18.105,39
Análisis.- Indica que la empresa “La Casa del Faro” cuenta en el mes de Mayo del 2014
con $ 5,20 para cubrir cada $ 1,00 de sus deudas corrientes.
Activo Corriente disponible + Inversiones inmediatas 2.- Prueba ácida = Pasivo Corriente 66.326,66 Prueba ácida = = 3.66 18.105,39
Análisis.- Denota que la empresa “La Casa del Faro” para cubrir $ 1,00 de sus
obligaciones cuenta con $ 3.66 en dinero en efectivo al momento.
3.-Capital de trabajo = Activos corrientes – Pasivos corrientes
Capital de trabajo = 94.156,44 -18.105,39 =76.051,05
Análisis.- Infiere que la empresa “La Casa del Faro” cuenta con un capital de trabajo
positivo de $ 76.051,05 que es suficientemente amplio.
Razones de actividad
Ventas anuales a crédito 1.- Rotación de cuentas por cobrar = Promedio de cuentas por cobrar
142
56.882,00 Rotación de cuentas por cobrar = = 4,53 12.566,64 Análisis.- Las ventas a crédito se han hecho efectivo cinco veces en el mes de Mayo del
2.014
360 días 2.- Plazo promedio de cobranza = Rotación de cuentas por cobrar 30 días Mayo Plazo promedio de cobranza = = 6,62 días 4,53
Análisis.- Las cuentas de los clientes en el mes de Mayo del 2.014 se vienen recuperando
aproximadamente cada 7 días.
Costo de ventas 3.- Rotación de inventarios = Promedio de inventarios 49.583,90 Rotación de inventarios = = 4,80 10.339,10
Análisis.- Los inventarios han rotado cinco veces en el período del mes de Mayo 2.014, es
decir, que el inventario está rotando exitosamente, lo que suma posibilidades de obtener
buenas utilidades
360 días 4.-Plazo de reposición de inventarios = Rotación de inventarios 30 días Mayo Plazo de reposición de inventarios = = 6,25 días 4,80
143
Análisis.- Comprueba lo aseverado, en el sentido de que el inventario de mercaderías rotó
rápidamente en el mes de Mayo 2014.
Ventas 8.- Rotación de activos totales = Activos totales 56.882,00 Rotación de activos totales = = 0,32 175.712,83
Análisis.- Indica que por cada $ 1,00 de activo se facturan 0,32 (en ventas).
Razones de rentabilidad
Utilidad neta * 100% 1.- Margen neto de utilidad = Ventas netas 600,15 2.- Margen neto de utilidad = X 100 = 1.06% 56.882,00
Análisis.-Indica que la utilidad que queda luego de deducir costos y gastos en el mes de
Mayo del 2.014 es de 1.06% respecto a las ventas.
Utilidad bruta en ventas 3.- Margen bruto de utilidad sobre ventas = * 100% Ventas netas 7.298,10 4.- Margen bruto de utilidad sobre ventas= X 100 = 12,83 % 56.882,00
144
Análisis.- La utilidad bruta del mes de Mayo de 2.014 representa 12,83%, es decir el costo
de las mercaderías asciende al 87,17%
Utilidad neta 4.- Rentabilidad sobre el patrimonio = *100% Patrimonio 600,15 Rentabilidad sobre el patrimonio = X 100 = 0,38% 157.030,37
Análisis.- Si la utilidad se relaciona con el total del patrimonio, se observa una disminución
del margen de rendimiento.
4.14 CONTROL CUANTITATIVO DE EXISTENCIAS
Ejemplo:
En la realidad se puede observar que en las empresas grandes y medianas en su mayoría se
ven obligados a ejercer éstos tipos de controles, que tiene que ver con las cantidades
apropiadas en el inventario para evitar exceso de inventarios o falta de provisión.
Tomaré el Item de mayor venta en el mes de Mayo.
Venta máxima 84 pares de Faros delanteros de Carrocerías; y el pedido de reposición tarda
15 días hábiles para la máxima, 10 días hábiles para la mínima con una venta promedio
mensual de 50 pares de faros delanteros de carrocería y; 5 días hábiles para la crítica.
Venta mínima mensual Existencia Mínima = X Tiempo mínimo de reemplazo. 30 días 50p. x 10 días
EMn= = 17 pares de faros delanteros de carrocerías 30 días
145
Análisis: La existencia mínima antes de realizar el pedido debe ser de 17 pares de Faros
delanteros de carrocerías.
Venta Máxima mensual Existencia Máxima = X Tiempo máximo de reemplazo 30 días 84p. x 15 días EMx = = 42 pares 30 días
EMx. = 42 pares de Faros delanteros de carrocería.
Análisis: La existencia máxima antes de realizar un pedido debe ser de 42 pares de faros
delanteros de carrocerías, a efectos de que no constituya un exceso de inversión del dinero
en mercaderías, por los costos de almacenamiento, control y riesgo que ello significa.
Venta Mínima mensual Existencia de cantidad Crítica = X Tiempo crítico de reemplazo 30m días 50p. x 5 días ECr.= = 8.33 pares de faros delanteros de carrocerías 30 días
Análisis: Se considera como tal, cualquier cantidad menor a la existencia mínima; la
cantidad crítica de éste ítem es de 8 faros delanteros de carrocerías la empresa debe
adquirir con urgencia la reposición de éste ítem donde más pronto se obtenga así sea a
mayor precio con el fin de no alejar a los clientes compradores permanentes.
Lote Económico de Pedido : Con criterio relativo constituye cualquier cantidad intermedia
entre la existencia mínima y la máxima; por ejemplo se ubicaría entre 17 y 42, pudiendo
ser 20, 25 ,30 o cualquier otra cantidad hasta llegar a 42.
146
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
1. La empresa “La Casa del Faro” en la actualidad se desempeña adecuadamente en
términos generales; sin embargo desperdicia un potencial altamente significativo como
la aplicación de un sistema integral de control interno de inventarios.
2. El personal de la empresa conoce la visión del control de inventario de mercaderías,
pero no está interiorizado con su significado, por lo cual la visión no ha trascendido en
la medida adecuada, se conoce conceptualmente mas no se le comparte.
3. La empresa no cuenta con políticas y procedimientos apropiados y claros para el
manejo de inventario de mercaderías, y por ende inciden en la posición del control
interno del inventario de mercaderías de la empresa.
4. La empresa no tiene una política de capacitación de control de inventarios que les
permita a los empleados desempeñarse de manera eficiente.
5. En la empresa no hay una correcta estructura de organización sobre la documentación
que sustenta la entrada y salida del inventario de mercaderías.
6. En la empresa, se está consciente de que existe un gerente propietario, pero lo
consideran más un funcionario que un líder.
147
5.2 RECOMENDACIONES
1. Es aconsejable que el manejo de los recursos, de la empresa en especial el inventario de
mercaderías se someta a un control más estricto, aplicando un sistema integral de
control interno de inventarios, propuesta que le permitirá a la empresa llevar un
inventario óptimo y eficiente dando a conocer en cualquier instante saldos reales para
la toma de decisiones.
2. La Dirección general debe promover una reunión general y hacer una presentación de
la visión del control de inventario de mercaderías de la empresa, destacando la
importancia y las bondades que genera la aplicación de un sistema integral de control
interno de inventarios. Así mismo, en forma periódica, debe evaluar a través de una
comunicación directa, si el significado ha sido asimilado.
3. La aplicación de políticas y procedimientos apropiados contribuirá al desarrollo
eficiente del control de inventarios, tanto en la recepción, almacenamiento, despacho y
registro de la mercadería, amparada con documentación correspondiente.
4. Es indispensable que el personal de la empresa reciba capacitaciones para que tengan
una perspectiva de sus acciones, especialmente en cuanto a los procesos y funciones
sobre el control interno de inventario de mercaderías.
5. Es fundamental que la empresa aplique el sistema integral de control interno
propuesto a fin de llevar una correcta organización de la documentación que ampara las
transacciones que realiza la empresa.
6. El gerente propietario asuma el papel de líder, dedicándose más a los asuntos
estratégicos que a los operativos, descentralizando las decisiones y concediendo
mayores facultades a su nivel inmediato inferior.
148
BIBLIOGRAFÍA
Aguayo Caballero, P. (1996). Contabilidad 1. Asunción, Paraguay.
Albuja Montalvo, C. (s.f.). Introducción a la Codificación. Quito, Ecuador.
Beltrán, E., & Hurtado, Í. (2006). Elementos de Economía (1 ed.). Quito, Ecuador: HB&E.
Benjamín, F. F. (2000). Auditoría Administrativa. México: McGraw-Hill Interamericana,
S.A.
Bolaños, C., & Ávarezl, J. (1981). Contabilidad Comercial. Bogotá: Norma.
Bravo Valdivieso, M. (2005). Contabilidad General (6 ed.). Quito: Nuevodía.
Bremser, W. G. (2003). Enciclopedia de Auditoría. España: Océano.
Brennan, P. J. (2003). Enciclopedia de Auditoría. Barcelona, España: OCEANO.
Chiabenato, I. (1999). Introducción a la Teoría General de la Administración (2 ed.).
Bogotá, Colombia: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
Coulter, R. (2005). Administración (8 ed.). México: Pearson-Pretice hall.
Dávalos, & Geovanny , C. (s.f.). Diccionario Contable y Mas.
Gómez, M. E., & Block, A. (1985). Contabilidad, Presupuesto y Control Interno (2
Reimpresión ed.). (B. Alberto, Ed.) Trillas S A. de C. V.
Guajardo, G. e., & Andrade, N. (2014). Contabilidad Financiera (6 ed.). Perú: Mcgraw-
hill Interamericana S:A:.
Hellriegel, Jackdon, & Slocum. (2002). Administración- Un enfoque basados en
competencias (9 ed.). Colombia.
Horngren, & Harrison. (s.f.). Contabilidad. D.F., México: Prentice-Hall
Hispanoamericana, S.A.
149
koontz, H., & Weihrich, H. (2003). Administración - Una perspectiva Global (12 ed.).
México: McGraw-Hill Interamericana, S.A.
Ley de Régimen Tributario Interno actualizada a diciembre 2012[1]. (s.f.). Recuperado el
25 de Mayo de 2014
Msc Ramo Loyola, J. (2003). Manual de Derecho Empresarial (Abya-Yala ed.). Quito,
Pichincha, Ecuador.
O. Ray Whittington. (2004). Principios de Auditoría (14 ed.). D. F, México: McGraw-Hill
Interamericana S.A.
Orosco Cadena, J. (1994). Contabilidad General (2 ed.). Quito: Artes Gráfico Señal-
Impreseñal Cia. Ltda.
Robles, J., & Robles, W. (2007). Elementos de Economía 2 (1 ed.). Quito, Ecuador:
Compugraf.
SRI. (2008). Equidad y Desarrollo, Libro del Furo Contribuyente. Quito, Ecuador.
Vásconez, A. j. (2004). Contabilidad General para el Siglo XXI (3 ed.). Quito: Imprenta
Mariscal.
Zapata Sanchez, p. (2008). Contabilidad General con base en las Normas Internacionales
de Información Financiera (NIIF) (7 ed.). Bogotá: McGraw -Hill Interamericana,
S.A.
Zapata, P. (2003). Contabilidad General (4 ed.). Bogotá: Mcgraw-hill Interamericana, S.A.
150
s.f.).
http://investigacion.contabilidad.unmsm.edu.pe/archivospdf/NIC/NIC02_04.pdf. (1 de
Enero de 2005). Recuperado el 24 de Mayo de 2014
http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Informaci%C3%B3n_Financi
era. (12 de Mayo de 2014). Recuperado el 24 de Mayo de 201
http://es.wikipedia.org/wiki/Normas_Internacionales_de_Informaci%C3%B3n_Financi
era. (12 de Mayo de 2014). Recuperado el 24 de Mayo de 2014
http://fccea.unicauca.edu.co/old/niascontrolinterno.htm. (s.f.). Recuperado el 24 de
Mayo de 2014
151
ANEXOS
152
Anexo Nº 1.
Empresa Comercial “La Casa del Faro”
153
Anexo Nº 2.
Inventario de mercaderías almacén
154
ALMACÉN ALMACÉN
ALMACÉN ALMACÉN
155
Anexo Nº 3.
Bodega
156
Anexo Nº 4.
Ficha de Entrevista
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
OBJETIVOS:
1.- Conocer el tipo de actividad económica que desarrolla la empresa y el tratamiento que
utiliza sobre el control interno de inventarios.
2. Valorar la importancia de llevar un adecuado sistema de control interno de inventario de
mercaderías en la empresa.
DATOS INFORMATIVOS:
Tipo de entrevista: Estructurada.
Lugar: Santo Domingo
Fecha: 29 de Enero/2.0 14
Hora: 4 pm
Entrevistador: Nubia Luna Q.
Entrevistado: Gerente Propietario
157
PREGUNTAS:
1.- Refiera los principales antecedentes históricos de su empresa.
2.- ¿Su empresa lleva un sistema de control para el manejo de las operaciones económicas
y financieras de la misma?
3.- ¿Conoce usted sobre si se realiza algún control en el manejo de las compras de
inventarios de mercaderías en su empresa?
4.- ¿Tiene usted conocimientos en cuanto al sistema de control de inventarios?
5.- ¿Realizan constataciones físicas de inventarios de mercaderías?
6.- ¿Sabe usted que la cuenta más importante en los activos corrientes de su empresa es el
inventario de mercaderías?
7.- ¿Conoce usted que la alteración del inventario de mercaderías tiene efecto directo
sobre la utilidad de la empresa?
8.- ¿Le gustaría aplicar un adecuado sistema integral de inventarios, para mejorar el control
interno y conocer saldos reales?
9.-¿Cómo controla la entrada y salida de mercaderías de la bodega o almacén?
10.- ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de control interno
de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la empresa.
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
158
Anexo Nº 5.
Ficha de Entrevista
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
Entrevista para trabajadores de la Empresa Comercial de autopartes y accesorios para
vehículos "La Casa del Faro"
OBJETIVOS:
1.- Conocer el tipo de actividad económica que desarrolla la empresa y el tratamiento que
utiliza sobre el control interno de inventarios.
2. Valorar la importancia de llevar un adecuado sistema de control interno de inventario de
mercaderías en la empresa.
DATOS INFORMATIVOS:
Tipo de entrevista: Estructurada.
Lugar: Santo Domingo
Fecha: 29 de Enero /2.014/ Hora: 4pm.
Entrevistador: Nubia Luna Q.
Entrevistado: Secretaria
159
PREGUNTAS:
1.- ¿Tiene claro de cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa?
2.- ¿Conoce usted las Normas, Procedimientos y leyes a la que debe regirse empresa?
3.- ¿Cuenta la empresa con algún sistema de control de inventarios de mercaderías?
4.- ¿La empresa realiza constataciones físicas de inventarios de mercaderías?
5.- ¿Se han perdido clientes por causa de no disponer de inventarios de mercaderías?
6.- ¿Sabe usted que la cuenta más importante en los activos corrientes de la empresa es el
inventario de mercaderías?
7.- ¿Conoce usted que la alteración del inventario de mercaderías tiene efecto directo
sobre la utilidad de la empresa?
8.- ¿Le gustaría que el dueño de la empresa aplicara un adecuado sistema integral de
inventarios, para mejorar el control interno y conocer saldos reales?
9.- ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de control interno
de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la empresa.
10.- ¿Cómo es la relación de su jefe con los trabajadores que laboran en la empresa
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
160
Anexo Nº 6.
Ficha de Entrevista
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL
CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL
FARO” SANTO DOMINGO 2013
Entrevista para los vendedores de la Empresa Comercial de autopartes y accesorios para
vehículos “La Casa del Faro”
OBJETIVOS:
1.- Conocer el tipo de actividad económica que desarrolla la empresa y el tratamiento que
utiliza sobre el control interno de inventarios.
2. Valorar la importancia de llevar un adecuado sistema de control interno de inventario de
mercaderías en la empresa.
DATOS INFORMATIVOS:
Tipo de entrevista: Estructurada.
Lugar: Santo Domingo
Fecha: 29 de Enero /2.014/Hora: 4pm.
Entrevistador: Nubia Luna Q.
Entrevistados: Vendedores
161
PREGUNTAS:
1.- ¿Tiene claro cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa?
2.- ¿Qué se le debe brindar primero al cliente que llegue a la empresa?
3.-El vendedor, ¿ Que debe de proyectar al cliente al saludar?
4.- ¿Por qué las empresas fracasan cuando brindan un mal servicios?
5.- ¿Qué pierde la empresa al perder clientes?
6.- ¿Dónde se dirige el cliente cuando solicitan un producto y no hay en stock ni en
bodega?
7.- ¿Cuenta la empresa con un sistema de control de inventarios de mercaderías?
8.- ¿Realizan constataciones físicas de inventarios de mercaderías?
9.- ¿Cree usted que con un adecuado sistema de control de inventarios de mercaderías se
evitaría el desabastecimiento de productos?
10.- ¿Cuál es su opinión personal de la importancia de llevar un sistema de control interno
de inventarios de mercaderías para el desarrollo, eficacia y eficiencia de la empresa.
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
162
Anexo Nº 7.
Cuestionario de Encuesta
UNIVERSIDAD: TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
CAMPUS SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS.
DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INVENTARIOS, PARA MEJORAR EL CONTROL INTERNO Y ESTABLECER SALDOS REALES EN “LA CASA DEL FARO” SANTO DOMINGO 2013
Encuesta para los clientes de la empresa comercial de autopartes y accesorios multimarcas para vehículos “La Casa del Faro”
OBJETIVOS
1.- Establecer el nivel de conocimientos sobre el control interno de inventario de mercaderías en “La casa del Faro”
2.- Identificar los efectos, que la falta de un adecuado sistema de control de inventario de mercaderías en la empresa, ocasiona desconocimiento de saldos reales.
DATOS INFORMATIVOS
Lugar: Santo Domingo
Fecha: 30 de Enero / Hora:10 am.
Encuestador: Nubia Luna Q.
INSTRUCCIONES
-No escriba su nombre, la encuesta es anónima.
-Para responder use letra de imprenta.
-La información es confidencial.
163
PREGUNTAS:
1.- ¿ Cómo califica sus conocimientos sobre el control de inventarios de mercaderías?.
( ) Muy Buenos ( ) Aceptables ( ) Escasos
2.- ¿Considera usted importante la necesidad de contar con un sistema integral de inventarios para mejorar el control interno del movimiento de las mercaderías? Si es importante ( ) No es importante ( )
3.- Que hace usted al no encontrar la mercadería que necesita?.
Espera que le traigan bajo pedido ( ) Se dirige a comprar en la competencia ( )
4.- ¿ Le han ofrecido mercaderías de baja calidad en “La Casa del Faro que lo han dejado insatisfecho?.
( ) Si ( ) No
5.- Cite dos sugerencias para contrarrestar el desabastecimiento de mercaderías por falta de un sistema de control de inventarios de mercaderías.
1.- ………………………………………………………………………………………………..
2.- ……………………………………………………………………………………………….
GRACIAS POR SU VALIOSA COLABORACIÓN
164
Anexo Nº 8.
Factura de compra
165
Anexo Nº 9
Factura de compra
166
Anexo Nº 10.
Factura de venta
167
Anexo Nº 11.
Leyes que rigen a la empresa
Ley de Compañía
La Ley de Compañías es el marco jurídico bajo el cual funcionan las empresas legalmente
constituidas en el Ecuador. Se expidió el 5 de Noviembre de 1999 por el Congreso
Nacional y consta de 457 artículos donde se norma y regula la actividad empresarial dentro
del país. A lo largo de los años sólo unos pocos artículos han sido reformados o mejorados,
pero básicamente continúa siendo la misma ley. Es importante mencionar que el ente que
vigila que se cumplan con todas las disposiciones exigidas en la ley es la Superintendencia
de Compañías. Además, es en la misma Superintendencia de Compañías donde están
registradas todas las empresas que funcionan legalmente en el Ecuador.
Disposiciones generales
Art. 1.- Contrato de compañía es aquel por el cual dos o más personas unen sus capitales
o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades.
Este contrato se rige por las disposiciones de esta Ley, por las del Código de Comercio, por
los convenios de las partes y por las disposiciones del Código Civil.
Art. 2.- Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber:
� La compañía en nombre colectivo;
� La compañía en comandita simple y dividida por acciones;
� La compañía de responsabilidad limitada;
� La compañía anónima; y,
� La compañía de economía mixta.
Estas cinco especies de compañías constituyen personas jurídicas.
168
La Ley reconoce, además, la compañía accidental o cuentas en participación.
Art. 3.- Se prohíbe la formación y funcionamiento de compañías contrarias al orden
público, a las leyes mercantiles y a las buenas costumbres; de las que no tengan un objeto
real y de lícita negociación y de las que tienden al monopolio de las subsistencias o de
algún ramo de cualquier industria, mediante prácticas comerciales orientadas a esa
finalidad.
Art. 4.- El domicilio de la compañía estará en el lugar que se determine en el contrato
constitutivo de la misma.
Si las compañías tuvieren sucursales o establecimientos administrados por un factor, los
lugares en que funcionen éstas o éstos se considerarán como domicilio de tales compañías
para los efectos judiciales o extrajudiciales derivados de los actos o contratos realizados
por los mismos.
Art. 5.- Toda compañía que se constituya en el Ecuador tendrá su domicilio principal
dentro del territorio nacional.
Art. 6.- Toda compañía nacional o extranjera que negociare o contrajere obligaciones en
el Ecuador deberá tener en la República un apoderado o representante que pueda contestar
las demandas y cumplir las obligaciones respectivas.
Empresa Unipersonal de Responsabilidad Limitada
El día 26 de Enero del 2006, en el Registro Oficial Nro. 196, se publicó la Ley de
Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada, la misma que tenía como objetivo
promover el desarrollo de actividades económicas.
169
Definición de Empresas de Responsabilidad Limitada
Cualquier persona natural que tenga capacidad legal para realizar actos de comercio, a
través de una empresa Unipersonal de Responsabilidad Limitada, podrá desarrollar
cualquier actividad económica que no estuviere prohibida por la Ley, limitando su
responsabilidad civil por las operaciones de la misma al monto del capital que hubiere
destinado para ello.
Requisitos:
- Debe pertenecer siempre a una sola persona.
- Pueden constituirla sólo personas naturales que tengan capacidad para ejercer el
comercio.
- Tiene siempre carácter mercantil, cualquiera que sea su objeto empresarial.
- Es administrada por su gerente-propietario, quien a su vez, será su representante legal.
- Su gerente-propietario es considerado comerciante.
- Debe llevar contabilidad.
- Debe tener una denominación específica que la identifique como tal; esto es, debe estar
integrada por el nombre y/o iniciales de su gerente-propietario, al que se le agregará la
denominación “Empresa Unipersonal de Responsabilidad Limitada” o las iniciales EURL.
- Debe constituirse por un plazo determinado.
- Dentro de los noventa días posteriores a la terminación de cada ejercicio económico, la
empresa debe cerrar sus cuentas y preparar su balance general y su cuenta de pérdidas y
ganancias, siguiendo las normas establecidas en la Ley de Compañías.
- Este tipo de empresas pueden afiliarse al respectivo gremio y/o cámara, según su rama de
actividad.
170
Constitución de la empresa unipersonal:
Para la creación de la empresa unipersonal es necesario iniciar el trámite con la apertura
de una cuenta especial en un banco bajo la denominación de “Cuenta de Integración de
Capital”, en la que el gerente- propietario hará su aporte en dinero. El banco debe conferir
un certificado que acredite el depósito antedicho, el mismo que debe agregarse como
documento habilitante a la escritura pública de constitución de la empresa
La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, se constituye mediante escritura
pública otorgada por ante cualquier Notario del Cantón en la que la empresa vaya a tener
su domicilio principal.
La escritura pública debe contener:
1.- El nombre, apellidos, nacionalidad, domicilio y estado civil del gerente propietario;
2.- La denominación específica de la empresa;
3.- El domicilio fijado como sede de la empresa y las sucursales que la misma tuviere;
4.- El objeto a que se dedicará la empresa;
5.- Plazo de duración de la misma;
6.- E l monto del capital asignado a la empresa. Al respecto el artículo 21 de la Ley de
Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada establece que el capital asignado a
la empresa unipersonal de responsabilidad limitada, no podrá ser inferior al producto de la
multiplicación de la remuneración básica mínima unificada del trabajado en general, por
diez.
7.- La determinación del aporte del gerente – propietario;
8.- La determinación de la asignación mensual que percibirá de la empresa el gerente -
propietario por el desempeño de sus labores dentro de la misma; y,
9.- Cualquier otra disposición lícita que el gerente – propietario de la empresa deseare
incluir.
171
Código de Comercio
Artículo 1 El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus
operaciones mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por
no comerciantes.
Artículo 2 Se considerarán comerciantes a las personas naturales y jurídicas, nacionales y
extranjeras, domiciliadas en el Ecuador, que intervengan en el comercio de muebles e
inmuebles, que realicen servicios relacionados con actividades comerciales, y que,
teniendo capacidad para contratar, hagan del comercio su profesión habitual.
Artículo 6A las personas que de acuerdo con lo dispuesto en los Arts. 4 y 6 de la Ley de
Comercio deban afiliarse a las Cámaras de Comercio, probarán su condición de
comerciantes con la presentación de la matrícula de comercio y la cédula de afiliación a la
Cámara y si no hubieren cumplido con estos requisitos no podrán ejercer el comercio,
considerándose como ilícita cualquier actividad mercantil.
Nota: Artículo agregado por Decreto Supremo No. 995, publicado en Registro Oficial 114 de 26
Ley de Régimen Municipal
Art. 363.- Establécese el impuesto de patentes municipales que se aplicará de conformidad
con lo que se determina en los artículos siguientes.
Art. 364.- Están obligados a obtener la patente y, por ende, el pago del impuesto de que
trata el artículo anterior, todos los comerciantes e industriales que operen en cada cantón,
así como los que ejerzan cualquier actividad de orden económico.
Art. 365.- Para ejercer una actividad económica de carácter comercial o industrial se
deberá obtener una patente anual, previa inscripción en el registro que mantendrá, para
estos efectos, cada municipalidad. Dicha patente se deberá obtener dentro de los treinta
172
días siguientes al día final del mes en el que se inician esas actividades, o de los treinta días
siguientes al día final del mes en que termina el año.
Art. 1.- Objeto del Impuesto.- Está obligada a obtener la patente y, por ende, al pago del
impuesto anual de patente, toda persona que realice actividad comercial, industrial,
financiera y de servicio, que operan habitualmente en el cantón, así como la que ejerzan
cualquier actividad de orden económico.
Art. 2.- Hecho Generador.- El ejercicio habitual de las actividades económicas que se
realizan dentro de la Jurisdicción cantonal por el sujeto pasivo constituye el hecho
generador del impuesto de patente municipal.
La actividad se considera habitual, cuando el sujeto pasivo la realice de manera usual,
frecuente, o periódicamente en forma regular.
Art. 3.- Sujeto Activo del Impuesto de Patente.- El sujeto activo del impuesto anual de
patente, es la Municipalidad de Santo Domingo, dentro de los límites de su jurisdicción
territorial.
Art 4.- Sujeto Pasivo del Impuesto de Patente.- El sujeto pasivo del impuesto anual de
patente, es toda persona natural o jurídica que realicen actividades económicas dentro de la
jurisdicción cantonal.
Código Orgánico de Trabajo
Art. 1.- Ámbito de Aplicación. Las disposiciones de este Código regulan las relaciones
entre trabajadores y empleadores, en las diversas formas de organización de la producción
en la economía, sean empresas públicas o privadas, asociativas, comunitarias o
cooperativas, domésticas, autónomas o mixtas y, en general toda actividad humana, sea
material o intelectual, permanente o transitoria, y se aplican a las diversas modalidades de
relación laboral o de trabajo en relación de dependencia.
173
Ley de Seguridad Social
Naturaleza Jurídica del IESS
Art. 1.- El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), Organismo de aplicación del
Seguro Social, es entidad autónoma con personería jurídica y fondos propios distintos de
los del Fisco; no está sujeto a la intervención de la Contraloría General del Estado; se halla
exento de todo impuesto fiscal, provincial, municipal y especial y sus ingresos por aportes,
fondos de reserva, descuento, multas y utilidades de inversiones no podrán grabarse por
ningún concepto ni destinarse a otros fines que a los de su creación y funciones.
Normas que rigen al IESS
E Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social se regirá: por la Constitución Política de la
República, por la Ley del Seguro Social Obligatorio, que en texto de éste Estatuto se
llamará simplemente “La Ley”, por el presente Estatutos, reglamentos, ordenanzas,
resoluciones y decisiones del Consejo Superior y de sus propios organismos directivos.
Fines
Art. 3.- Son fines del IESS:
1.- Aplicar los regímenes del Seguro Social Obligatorio, de los seguros especiales, del
Voluntario y del Adicional a que se refieren la Ley y el Estatuto;
2.- Administrar los Fondos de Ahorro y el Seguro de Desgravamen Hipotecario;
3.- Recaudar y Administrar los fondos destinados a las Cajas Militar y Policial, y los
fondos provenientes del Ahorro Militar Obligatorio hasta que se organicen.
Art. 2.- Sujetos de protección.- Son sujetos "obligados a solicitar la protección” del
Seguro General Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las personas que perciben
174
ingresos por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio físico o intelectual, con
relación laboral o sin ella; en particular:
a. El trabajador en relación de dependencia;
b. El trabajador autónomo;
c. El profesional en libre ejercicio;
d. El administrador o patrono de un negocio;
e. El dueño de una empresa unipersonal;
f. El menor trabajador independiente; y,
g. Los demás asegurados obligados al régimen del Seguro General Obligatorio en virtud de
leyes y decretos especiales.
Son sujetos obligados a solicitar la protección del régimen especial del Seguro Social
Campesino, los trabajadores que se dedican a la pesca artesanal y el habitante rural que
labora "habitualmente" en el campo, por cuenta propia o de la comunidad a la que
pertenece, que no recibe remuneraciones de un empleador público o privado y tampoco
contrata apersonas extrañas a la comunidad o a terceros para que realicen actividades
económicas bajo su dependencia.
Nota: Las frases entre comillas Declaradas Inconstitucionales de Fondo por Resolución del
Tribunal Constitucional No. 052-2001-RA, publicada en Registro Oficial Suplemento 525
de 16 de Febrero del 2005.
Art. 3.- Riesgos cubiertos.- El Seguro General Obligatorio protegerá a sus afiliados
obligados contra las contingencias que afecten su capacidad de trabajo y la obtención de un
ingreso acorde con su actividad habitual, en casos de:
a. Enfermedad;
b. Maternidad;
c. Riesgos del trabajo;
d. Vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y,
e. Cesantía.
175
El Seguro Social Campesino ofrecerá prestaciones de salud y, que incluye maternidad, a
sus afiliados, y protegerá al Jefe de familia contra las contingencias de vejez, muerte, e
invalidez, que incluye discapacidad.
Para los efectos del Seguro General Obligatorio, la protección contra la contingencia de
discapacidad se cumplirá a través del seguro de invalidez.
Art. 4.- Recursos del seguro general obligatorio: Las prestaciones del Seguro
General Obligatorio se financiarán con los siguientes recursos:
a. La aportación individual obligatoria de los afiliados, para cada seguro;
b. La aportación patronal obligatoria de los empleadores, privados y públicos, para cada
seguro, cuando los afiliados sean trabajadores sujetos al Código del Trabajo;
c. La aportación patronal obligatoria de los empleadores públicos, para cada seguro,
cuando los afiliados sean servidores sujetos a la Ley de Servicio Civil y Carrera
Administrativa;
d. La contribución financiera obligatoria del Estado, para cada seguro, en los casos que
señala esta Ley;
e. Las reservas técnicas del régimen de jubilación por solidaridad intergeneracional;
f. Los saldos de las cuentas individuales de los afiliados al régimen de jubilación por
ahorro individual obligatorio;
g. Los ingresos provenientes del pago de los dividendos de la deuda pública y privada con
el IESS, por concepto de obligaciones patronales.
h. Los ingresos provenientes del pago de dividendos de la deuda del Gobierno Nacional
con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social;
i. Las rentas de cualquier clase que produzcan las propiedades, los activos fijos, y las
acciones y participaciones en empresas, administrados por el IESS;
j. Los ingresos por enajenación de los activos de cada Seguro, administrados por el IESS;
k. Los ingresos por servicios de salud prestados por las unidades médicas del IESS, que
entregarán al Fondo Presupuestario del Seguro General de Salud;
176
l. Los recursos de cualquier clase que fueren asignados a cada seguro en virtud de leyes
especiales para el cumplimiento de sus fines; y,
m. Las herencias, legados y donaciones.
Ley de Contadores
“El contador público es la persona que puede cumplir papeles trascendentales en la gestión
empresarial y en la sociedad civil. Su profesión está regida por el Código de ética
profesional, la Ley de Contadores y su reglamento.(Zapata, 2003, pág. 15).
Requisitos formativos. Son contadores públicos
• Los nacionales y extranjeros que obtuviesen su título de contadores en universidades
del país.
• Los nacionales y extranjeros que, habiendo estudiado en universidades o institutos
superiores de países extranjeros , obtuviesen el título de contador público y lo
revalidasen en el país, en conformidad con las regulaciones establecidas por las leyes
o por convenios internacionales para el ejercicio profesional
Fuentes:
http://www.forosecuador.ec/forum/ecuador/econom%C3%ADa-y-finanzas/2283-ley-de-compa%C3%B1%C3%ADas-vigente-en-el-ecuador ( Ley de Compañía).
http://www.lacamaradequito.com/uploads/tx_documents/consoc0510.pdf
http://rem.gmtulcan.gob.ec/Leyes/CODIGO%20DE%20COMERCIO.pdf
http://slegal.mundobvg.com/ (Ley de Régimen Municipal)
177
file:///C:/Documents%20and%20Settings/Usuario/Mis%20documentos/Downloads/ANALISIS-
DE-CODIGO1.pdf
http://guiaosc.org/wp-content/uploads/2013/08/EstatutoCodificadoIESS.pdf
http://www.biess.fin.ec/files/ley-transaparencia/base-legal/LEY-SEGURIDAD-SOCIAL.pdf
Top Related