5/7/2018 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO - slidepdf.com
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U.T. 14 ANÁLISIS Y DISEÑO DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
TRABAJO� Concepto.
� Alcance de la Técnica.
� Ventajas de su utilización.
� Aplicación de la Técnica.
� Sistemas de graficación de cursogramas.
� Características.
� Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficación más usuales.� Tendencias modernas para la mejora de procesos.
� Metodología de análisis.
� Manual de procedimeintos.
� Elaboración y presentación.
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INTRODUCCION
� Dos conceptos de organización:
Organización como función o proceso.
Organización como el resultado de esa función o
proceso:Organización como estructura formal.
Organización como estructura y sistemas administrativos.
� Organización como estructura y sistemas adminitrativos.
� Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos
� Sistema Administrativo: Conjunto ordenado deprocedimientos relacionados entre sí que sirven de base para elcumplimiento de una función o actividad, acompañados confrecuencia de políticas.
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CONCEPTO
� Procedimiento: es una sucesión cronológicay secuencial de operaciones. Medianteprocedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organización.
� Procedimiento: que es un conjunto deoperaciones generalmente secuencialmente
vinculadas y su método o forma de ejecución.
� Procedimiento: que es un conjunto deoperaciones relacionadas entre sí y
ejecutadas en base a determinado método.
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Estructura y
Procedimientos� Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.
� Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos
a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organización (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).
� Los procedimientos administrativos ³transitan´, a través de
las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
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Estructura y
Procedimientos� Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen
una función.
� Un grupo de funciones afines y la gente
involucrada en su cumplimiento conforman un
órgano.
� Los órganos y sus relaciones formales
constituyen la estructura formal. Las estructura
junto con los sistemas administrativos componen la
organización formal.
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ALCANCE DE LA TÉCNICA yVENTAJAS
Alcance:
� En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M esmuy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones
ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover unaeficaz delegación, lograr unificación.
Ventajas:
� maximización de la eficiencia de los circuitosadministrativos, para una buena toma de decisiones.
� sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,
comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de
información..
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APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA� Descripción de Procedimientos:Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.
� Forma Narrativa, fallas:Lectura extensa: complica interpretación,
Relación entre la información: dificil visión delprocedimiento en su conjunto,
Narración subjetiva: dificulta ver omisión deinformación,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboración sotware.
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APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA� Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
� Definición: es la representación gráfica delos procesos y procedimientos de trabajo.
� Pueden aplicarse para procedimientosindustriales y administrativos. Losprocedimientos administrativos procesaninformación, representada en documentos o
soportes de información.
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APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA� Ventajas del Diagrama de
Procedimientos:
Aplica a cada actividad administrativa un
nombre el cual se repetirá: elimina
ambigüedad,Facilita apreciación en conjunto del
procedimiento,
Evita diferencias de interpretación.
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� Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar información o sistematizar información
relevada ³actual o vigente´,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Diseñar propuestas de cambio ³propuesto´,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos históricos.
APLICACIÓN DE LA
TÉCNICA
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN
DE CURSOGRAMAS
� No existe universalidad de criterios
respecto a los sistemas de graficación yexiste gran diversidad de lenguajes.
� Todos los sistemas tienen: símbolos y un
conjunto de reglas. El símbolo es elelemento o figura que sirve para representar
los hechos que suceden en los
procedimientos.
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Código ASME� Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de
Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipoindustrial.
� Cinco operaciones:
Operación
Transporte o traslado
Inspección o control
Demora o espera
Almacenamiento o archivo.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
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� Ventajas:Noción clara y precisa de la sucesión de etapas,
Frecuencia relativa de cada operación,
Cantidad de pasos del trámite,
Demoras,
Cantidad de traslados,
Oportunidad de controles.
� Desventajas:No muestra los documentos utilizados
No muestra los puestos de trabajo donde se
realizan las operaciones.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASME
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Reglas de diagramación:
Presenta cinco columnas, una para cada operación. Loscódigos se relacionan mediante líneas.
� Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si
desviaciones.
� Describir cada paso: breve en columna descripción.
� Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.� Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de
líneas rectas.
� Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles,
demoras y archivos, y también tiempos y distancias
establecidas.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASME
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
� La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamientode información.
� Resalta la importancia de la información dentro de losprocesos administrativos.
� Con la información se pueden hacer cinco operaciones:
Registrar : anotar un dato en un portador de información;
Comunicar : transferir un dato de un punto a otro;
Controlar : cotejar un dato para establecer coincidencio ono;
Computar : obtener un nuevo conocimiento;
Archivar : guardar información para recuperarla en otro
momento.
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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
Símbolos
REGISTRACI N
Grabación de información en un portador
COMUNICACI N
Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas
Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)
CONTROL
Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida
ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificación.
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Símbolos referidos a los portadores de información
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
FORMULARIO
Todo portador de información sea en papel o cartulina.Donde se registran datos en forma manual, mecánica oeléctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrónico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.
( )CONECTOR "DENTRO DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enla misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en
otra hoja.
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Reglas de diagramación:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndoseen el encabezamiento nombre de unidad o puesto.
� Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.
� No se representan hechos físicos, sino operaciones con lainformación.
� El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda aderecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas nidiagonales.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
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Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
�Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debeformar un codo.
�Las operaciones deben numerarse con n meros dentro de círculos
graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.
�Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior
del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del símbolo siguiente.
� Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentrodel símbolo de registración, los datos que se registran.
�Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo delsímbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicaciónsin portador.
1
o m b r e ,
a p e l l i d o
d o m i c i l i o
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Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
�Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."
�Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario
y las copias que circulan por la línea del flujo.F 32/0/1
�Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en elángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.
�Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la
parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).
0: CAJA�Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
1: CONTADURÍ A
TODO
F 23
RECIBO
0 1
0 1
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Reglas de diagramación:
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código ASA
�Destrucción de un formulario.
� Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina
la selección.
�Cuando de un control más de dos opciones.
�Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.
�Proceso predefinido, se pone la denominación y si es
necesario los pasos comprendidos.
�Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación
A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético
Precio Total
Precio unitario x
cantidad
¿Cuál es el monto?
Rutina 3
Deudores
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El Instituto Argentino de Racionalización de
Materiales (IR AM) desarrolló normas que regulan la
representación gráfica de los procedimientos
administrativos
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
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Símbolos
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
OPERACI NToda acción de elaboración, modificación o incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).CONTROL
Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.DEMORA
Detención transitoria del procedimiento en espera de unacontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHI
VO
TR
AN
SIT
ORIO
Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementosde portadores información (formulario y archivos magnéticos).Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementosportadores de información.DESTRUCCI N
Eliminación de la información, ya sea que se destruya o noel elemento portador de la misma.
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Símbolos
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
ALTERNATIVAFrente a una consulta, pueden originarsedistintos cursos de acción.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN
Elemento portador de información que se traslada a trávesde las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADOConjunto de acciones que se desconocen o que, no interesarepresentar.
TRASLADODesplazamiento físico del elemento portador de información.
La flecha indica el sentido de la circulación.
TOMA DE INFORMACIÓNDesplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de loselementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de información" significa la incorporación de datos alprocedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTORNexo entre procedimientos o procesos.
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Reglas de diagramación:
� Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a
derecha.� Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una
unidad funcional.
� Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectascontinuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de
líneas ³puentes´. Entrada de líneas por parte superior o lateraldel símbolo, salida por parte inferior o lateral.
� Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.
� Generación de información impresa: emisión de documentose informes: símbolo operación a continuación de símbolo deformulario.
� Etc.
SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS
Código IRAM
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Metodología de Análisis
� Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón,el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodosutilizados.
� Preguntas:
Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por quése hace?, qué sucedería si no se hace?, ...
Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,
por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia
adecuadas?,....
Referidas al lugar : dónde se hace?, por qué se hace en ese
lugar?,....
Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en
ese momento?, es correcto el orden en que se efect a?,...
Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de
esa manera?,....
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Metodología de Análisis
� Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y
ver las posibilidades de mejorarlo.
� Alternativas del análisis:
Eliminar el trabajo innecesarioCombinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.
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Metodología de Análisis
� Algunas deficiencias:N mero excesivo de etapas,
³desandar lo andado´,
falta de unificación,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o
anotación,
elevada cantidad de documentos.
Dovey
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Manual de Procedimientos
� Se establecen y describen en detalle las operaciones que sedeben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.
� Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones,los órganos y puestos que intervienen y los portadores deinformación que se utilizan.
� Ventajas:normatizan y estandarizan la ejecución,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
� Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difícil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamaño, rotación del personal.
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Manual de Procedimientos� El manual debe contener una relación ordenada y
sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientosaccesorios.
� Contenido:
IDENTIFICACI N: nombre del órgano, nombre delprocedimiento, n mero y/o código del procedimiento,fecha de elaboración, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué sedesarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera lasoperaciones en orden cronológico, en qué consiste cadaoperación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando ydónde.
PORTADORES DE INFORMACI N: dibujo de unejemplar del portador y las instrucciones del método de
llenado.CURSOGRAMA.
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Tendencias modernas para lamejora de procesos
� Los manuales en el marco de los procesos demejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de análisis ytambién el producto final de un trabajo demejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero suforma evolucionó hacia medios informáticos,
permitiendo actualización permanente, y consultasinteractivas del usuario.
La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otrosprocesos de mejoramiento administrativo como: laMejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y laReingeniería.
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Procesos
CONCEPTO
1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadaso que interactúan, las cuales transforman entradasen salidas (ISO 9000:2000).
2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, que tienen el propósito de agregarvalor a los inputs (elementos de entrada),
transformándolos en un grupo de outputs (elementos de
salida; resultados) valiosos para un cliente.
Tendencia modernas para la mejora de procesos
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� Las organizaciones tradicionales se gestionan por
funciones
� Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
� Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopción del enfoque basado en procesos
Procesos
Tendencia modernas para la mejora de procesos
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ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO
9001:2000
� Identificar los procesos
� Determinar su secuencia e interacción
� Comprensión y cumplimiento de
requisitos
� Consideración de procesos en términos
de agregado de valor
� Obtención de resultados de desempeño y
eficacia
� Mejora continua en base a mediciones
objetivas
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CLASIFICACI N DE LOS
PROCES
OS
Clasificación
� Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,principales: constituyen la razón de ser de la organización,asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para elcliente. Varían por tipo de industria.
Ej: Ventas, Producción.
� Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los quesustentan los procesos centrales del negocio. Generalmenteson los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad,RRHH, Finanzas.
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Orientación a procesos
FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras
Adm. y Fin.ComercialProducción
Gerencia General
Ventas
Interior MontevideoEnsamblado Envasado
Dirección
Depart amentos
Sección
Proceso Comercial
Proceso de Producción
OrientarseOrientarse hacia el clientehacia el cliente y no hacia el producto.y no hacia el producto.
Gerencia
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Actividad 1.1.1
Sub-proceso 1.1
Sub-proceso 1.n
Actividad 1.1.n
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Proceso 1
Mapa de Procesos ± Diferencia entre proceso y procedimiento
�Proceso: ³¿Qué se hace?´
�Procedimiento: ³¿Cómo se hace?´
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GESTI N POR PROCESOS
� Toda la organización tiene identificados, clasificados einterrelacionados, a través de la red operativa, todos losprocesos que se ejecutan .
� La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesospara lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de susclientes.
PERMITE
� Optimización de los procesos
� Simplificación de los procesos
� Mejora continua de los procesos
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LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...
Un proceso sistemático y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinión de los clientes y con el
mínimo costo de recursos.
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MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
1 . IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas
2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos
estándar de diagramación que permitan emplear
un lenguaje com n y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO 41
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DOCUMENTACI N DE LOS
PROCES
OSAYUDA A:
� Identificar y comunicar las características de los
procesos.
� Formar al personal.
� Compartir conocimiento y experiencia.
� Efectuar la medición de los procesos.
� Llevar a cabo auditorías.
� Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de laempresa, observando la totalidad de las actividades delproceso desde la óptica del cliente, con independencia de loslímites funcionales y organizativos de las unidades queintervienen en el mismo
PERMITE:� Ver un proceso o parte de él
� Detectar ³cuellos de botella´
� Detectar ausencia o duplicación de controles
� Racionalizar la documentación
� Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
� Determinar la secuencia de los procesos de realización
� Facilitar la elaboración de la documentación
� Otros.
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Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos� WIZSPRO: es una herramienta de documentación de
información empresarial en línea, especialmente desarrolladapara diseñar y documentar procesos de negocios, en formalógica, estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficación automática de procesos (Flow Charts).
Descripción resumida de tareas y acceso a documentaciónampliada.
Designación de responsables de tareas y tiempos deejecución.
Simulación automática de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS� MetoCube: Es un sistema de documentación de
Procesos, que permite describir los mismos en unformato , uniforme y fácilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (procesobase) dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos HumanosSubproceso: Selección de personal
http://www.nevant.com/en/metocube.php
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