ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

5/7/2018 ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO - slidepdf.com

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U.T. 14 ANÁLISIS Y DISEÑO DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE

TRABAJO� Concepto.

� Alcance de la Técnica.

� Ventajas de su utilización.

� Aplicación de la Técnica.

� Sistemas de graficación de cursogramas.

� Características.

� Ventajas y limitaciones de los sistemas de

graficación más usuales.� Tendencias modernas para la mejora de procesos.

� Metodología de análisis.

� Manual de procedimeintos.

� Elaboración y presentación.



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INTRODUCCION

� Dos conceptos de organización:

Organización como función o proceso.

Organización como el resultado de esa función o

proceso:Organización como estructura formal.

Organización como estructura y sistemas administrativos.

� Organización como estructura y sistemas adminitrativos.

� Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

� Sistema Administrativo: Conjunto ordenado deprocedimientos relacionados entre sí que sirven de base para elcumplimiento de una función o actividad, acompañados confrecuencia de políticas.



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CONCEPTO

� Procedimiento: es una sucesión cronológicay secuencial de operaciones. Medianteprocedimientos se cumplen las tareas que se

llevan a cabo en una organización.

� Procedimiento: que es un conjunto deoperaciones generalmente secuencialmente

vinculadas y su método o forma de ejecución.

� Procedimiento: que es un conjunto deoperaciones relacionadas entre sí y

ejecutadas en base a determinado método.



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Estructura y

Procedimientos� Estructura y procedimientos administrativos son elementos

estrechamente interrelacionados.

� Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos

a partir de los cuales se integran tanto el aspecto

estructural de la organización (funciones y relaciones) como el

aspecto operativos (sistemas administrativos).

� Los procedimientos administrativos ³transitan´, a través de

las estructuras. Por eso cualquier modificación en los

aspectos estructurales puede aparejar cambios en los

procedimientos y viceversa.



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Estructura y

Procedimientos� Un conjunto de procedimientos afines conforman

una actividad y actividades afines constituyen

una función.

� Un grupo de funciones afines y la gente

involucrada en su cumplimiento conforman un

órgano.

� Los órganos y sus relaciones formales

constituyen la estructura formal. Las estructura

junto con los sistemas administrativos componen la

organización formal.



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ALCANCE DE LA TÉCNICA yVENTAJAS

Alcance:

� En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M esmuy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones

ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover unaeficaz delegación, lograr unificación.

Ventajas:

� maximización de la eficiencia de los circuitosadministrativos, para una buena toma de decisiones.

� sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,

comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de

información..



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APLICACIÓN DE LA

TÉCNICA� Descripción de Procedimientos:Forma narrativa.

Diagrama de Procedimientos.

� Forma Narrativa, fallas:Lectura extensa: complica interpretación,

Relación entre la información: dificil visión delprocedimiento en su conjunto,

Narración subjetiva: dificulta ver omisión deinformación,

Distintas interpretaciones,

Complica elaboración sotware.



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APLICACIÓN DE LA

TÉCNICA� Diagrama de Procedimientos: Cursograma,

flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.

� Definición: es la representación gráfica delos procesos y procedimientos de trabajo.

� Pueden aplicarse para procedimientosindustriales y administrativos. Losprocedimientos administrativos procesaninformación, representada en documentos o

soportes de información.



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APLICACIÓN DE LA

TÉCNICA� Ventajas del Diagrama de

Procedimientos:

Aplica a cada actividad administrativa un

nombre el cual se repetirá: elimina

ambigüedad,Facilita apreciación en conjunto del

procedimiento,

Evita diferencias de interpretación.



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� Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar información o sistematizar información

relevada ³actual o vigente´,

Analizar un procedimiento y detectar problemas,

Diseñar propuestas de cambio ³propuesto´,

Comparar realidades administrativas en diferentes

momentos históricos.

APLICACIÓN DE LA

TÉCNICA



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SISTEMAS DE GRAFICACIÓN

DE CURSOGRAMAS

� No existe universalidad de criterios

respecto a los sistemas de graficación yexiste gran diversidad de lenguajes.

� Todos los sistemas tienen: símbolos y un

conjunto de reglas. El símbolo es elelemento o figura que sirve para representar

los hechos que suceden en los

procedimientos.



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Código ASME� Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de

Ingenieros Mecánicos, para procedimientos de tipoindustrial.

� Cinco operaciones:

Operación

Transporte o traslado

Inspección o control

Demora o espera

Almacenamiento o archivo.

SISTEMAS DE GRAFICACIÓN DE CURSOGRAMAS



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� Ventajas:Noción clara y precisa de la sucesión de etapas,

Frecuencia relativa de cada operación,

Cantidad de pasos del trámite,

Demoras,

Cantidad de traslados,

Oportunidad de controles.

� Desventajas:No muestra los documentos utilizados

No muestra los puestos de trabajo donde se

realizan las operaciones.


Código ASME



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Reglas de diagramación:

Presenta cinco columnas, una para cada operación. Loscódigos se relacionan mediante líneas.

� Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si

desviaciones.

� Describir cada paso: breve en columna descripción.

� Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.� Seleccionar el símbolo: se relacionan entre sí a través de

líneas rectas.

� Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles,

demoras y archivos, y también tiempos y distancias

establecidas.


Código ASME



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Código ASA

� La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas de procesamientode información.

� Resalta la importancia de la información dentro de losprocesos administrativos.

� Con la información se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar : anotar un dato en un portador de información;

Comunicar : transferir un dato de un punto a otro;

Controlar : cotejar un dato para establecer coincidencio ono;

Computar : obtener un nuevo conocimiento;

Archivar : guardar información para recuperarla en otro

momento.



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Código ASA

Símbolos

REGISTRACI N

Grabación de información en un portador

COMUNICACI N

Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas

Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica)

CONTROL

Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO

Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida

ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a

determinado criterio de clasificación.



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Símbolos referidos a los portadores de información


Código ASA

FORMULARIO

Todo portador de información sea en papel o cartulina.Donde se registran datos en forma manual, mecánica oeléctrica.

LISTADO o INFORME

Listados producto del procesamiento electrónico de datos y

los informes producto de elaboraciones humanas.

PROCESO PREDEFINIDO

Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente.

( )CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación enla misma hoja.

CONECTOR "FUERA DE HOJA"

Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en

otra hoja.



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Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, poniéndoseen el encabezamiento nombre de unidad o puesto.

� Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.

� No se representan hechos físicos, sino operaciones con lainformación.

� El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda aderecha y de arriba hacia abajo. No líneas quebradas nidiagonales.


Código ASA



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Código ASA

�Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debeformar un codo.

�Las operaciones deben numerarse con n meros dentro de círculos

graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.

�Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior

del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior

del símbolo siguiente.

� Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentrodel símbolo de registración, los datos que se registran.

�Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo delsímbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicaciónsin portador.

1

o m b r e ,

a p e l l i d o

d o m i c i l i o



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Código ASA

�Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte

de los datos de un formulario "TODO menos..."

�Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario

y las copias que circulan por la línea del flujo.F 32/0/1

�Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en elángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

�Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la

parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....

Si se desconoce la cantidad de copias (n).

0: CAJA�Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.

1: CONTADURÍ A

TODO

F 23

RECIBO

0 1

0 1



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Código ASA

�Destrucción de un formulario.

� Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina

la selección.

�Cuando de un control más de dos opciones.

�Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.

�Proceso predefinido, se pone la denominación y si es

necesario los pasos comprendidos.

�Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación

A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.alfabético

Precio Total

Precio unitario x

cantidad

¿Cuál es el monto?

Rutina 3

Deudores



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El Instituto Argentino de Racionalización de

Materiales (IR AM) desarrolló normas que regulan la

representación gráfica de los procedimientos

administrativos


Código IRAM



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Símbolos


Código IRAM

OPERACI NToda acción de elaboración, modificación o incorporación de

información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).CONTROL

Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.DEMORA

Detención transitoria del procedimiento en espera de unacontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.

ARCHI

VO

TR

AN

SIT

ORIO

Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementosde portadores información (formulario y archivos magnéticos).Debe existir un criterio de ordenamiento.

ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementosportadores de información.DESTRUCCI N

Eliminación de la información, ya sea que se destruya o noel elemento portador de la misma.



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Símbolos


Código IRAM

ALTERNATIVAFrente a una consulta, pueden originarsedistintos cursos de acción.

FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN

Elemento portador de información que se traslada a trávesde las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).

PROCESO NO REPRESENTADOConjunto de acciones que se desconocen o que, no interesarepresentar.

TRASLADODesplazamiento físico del elemento portador de información.

La flecha indica el sentido de la circulación.

TOMA DE INFORMACIÓNDesplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de loselementos que intervienen en el procedimiento.

La "toma de información" significa la incorporación de datos alprocedimiento que se extraen de archivos o listados.

CONECTORNexo entre procedimientos o procesos.



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� Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a

derecha.� Ubicación de los símbolos: multicolumnar, cada columna una

unidad funcional.

� Traslado de Información o comunicaciones: líneas rectascontinuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de

líneas ³puentes´. Entrada de líneas por parte superior o lateraldel símbolo, salida por parte inferior o lateral.

� Ubicación de los símbolos: posición inicial, media o final.

� Generación de información impresa: emisión de documentose informes: símbolo operación a continuación de símbolo deformulario.

� Etc.


Código IRAM



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Metodología de Análisis

� Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón,el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodosutilizados.

� Preguntas:

Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por quése hace?, qué sucedería si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?,

por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia

adecuadas?,....

Referidas al lugar : dónde se hace?, por qué se hace en ese

lugar?,....

Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en

ese momento?, es correcto el orden en que se efect a?,...

Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de

esa manera?,....



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� Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y

ver las posibilidades de mejorarlo.

� Alternativas del análisis:

Eliminar el trabajo innecesarioCombinar o reordenar operaciones

Simplificar las operaciones.



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� Algunas deficiencias:N mero excesivo de etapas,

³desandar lo andado´,

falta de unificación,

demasiado movimiento de personas,

exceso de registros para fines de referencia o

anotación,

elevada cantidad de documentos.

Dovey



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Manual de Procedimientos

� Se establecen y describen en detalle las operaciones que sedeben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea.

� Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones,los órganos y puestos que intervienen y los portadores deinformación que se utilizan.

� Ventajas:normatizan y estandarizan la ejecución,

facilitan la toma de decisiones programadas,

capacitan al nuevo personal,

elementos de consulta en caso de duda,

jefes no participan en decisiones programadas.

� Desventajas:

enlentecen el trabajo,

difícil mantenimiento actualizado,

pueden limitar la iniciativa del personal.

Recomendable. Tamaño, rotación del personal.



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Manual de Procedimientos� El manual debe contener una relación ordenada y

sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientosaccesorios.

� Contenido:

IDENTIFICACI N: nombre del órgano, nombre delprocedimiento, n mero y/o código del procedimiento,fecha de elaboración, fecha de vigencia.

OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué sedesarrolla.

TEXTO: es la forma narrativa donde enumera lasoperaciones en orden cronológico, en qué consiste cadaoperación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando ydónde.

PORTADORES DE INFORMACI N: dibujo de unejemplar del portador y las instrucciones del método de

llenado.CURSOGRAMA.



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Tendencias modernas para lamejora de procesos

� Los manuales en el marco de los procesos demejoramiento administrativo:

Los manuales son un instrumento de análisis ytambién el producto final de un trabajo demejoramiento administrativo.

No han perdido vigencia como instrumento, pero suforma evolucionó hacia medios informáticos,

permitiendo actualización permanente, y consultasinteractivas del usuario.

La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otrosprocesos de mejoramiento administrativo como: laMejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y laReingeniería.



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Procesos

CONCEPTO

1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadaso que interactúan, las cuales transforman entradasen salidas (ISO 9000:2000).

2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o

que interactúan, que tienen el propósito de agregarvalor a los inputs (elementos de entrada),

transformándolos en un grupo de outputs (elementos de

salida; resultados) valiosos para un cliente.

Tendencia modernas para la mejora de procesos



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� Las organizaciones tradicionales se gestionan por

funciones

� Las concepciones administrativas modernas indican

que la eficacia aumenta cuando se identifican los

procesos

� Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la

adopción del enfoque basado en procesos

Procesos

Tendencia modernas para la mejora de procesos



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ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO

9001:2000

� Identificar los procesos

� Determinar su secuencia e interacción

� Comprensión y cumplimiento de

requisitos

� Consideración de procesos en términos

de agregado de valor

� Obtención de resultados de desempeño y

eficacia

� Mejora continua en base a mediciones

objetivas



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CLASIFICACI N DE LOS

PROCES

OS

Clasificación

� Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,principales: constituyen la razón de ser de la organización,asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para elcliente. Varían por tipo de industria.

Ej: Ventas, Producción.

� Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los quesustentan los procesos centrales del negocio. Generalmenteson los mismos para todas las empresas.

Ej: Contabilidad,RRHH, Finanzas.



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Orientación a procesos

FinanzasContabilidadMkingCalidadFabricaciónCompras

Adm. y Fin.ComercialProducción

Gerencia General

Ventas

Interior MontevideoEnsamblado Envasado

Dirección

Depart amentos

Sección

Proceso Comercial

Proceso de Producción

OrientarseOrientarse hacia el clientehacia el cliente y no hacia el producto.y no hacia el producto.

Gerencia



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Actividad 1.1.1

Sub-proceso 1.1

Sub-proceso 1.n

Actividad 1.1.n

Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

rea 1.1.1.n

Proceso 1

Mapa de Procesos ± Diferencia entre proceso y procedimiento

�Proceso: ³¿Qué se hace?´

�Procedimiento: ³¿Cómo se hace?´



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GESTI N POR PROCESOS

� Toda la organización tiene identificados, clasificados einterrelacionados, a través de la red operativa, todos losprocesos que se ejecutan .

� La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los

procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesospara lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de susclientes.

PERMITE

� Optimización de los procesos

� Simplificación de los procesos

� Mejora continua de los procesos



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LA MEJORA CONTINUA DE

PROCESOS ES...

Un proceso sistemático y continuo para

conseguir el mejor producto (bien o

servicio) en opinión de los clientes y con el

mínimo costo de recursos.



MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

PAUTAS A SEGUIR:

1 . IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE

Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el

fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y

proveedores del proceso. Identificar problemas

2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos

estándar de diagramación que permitan emplear

un lenguaje com n y realizar comparaciones;

3. ANALIZAR EL PROCESO

4. MEJORAR EL PROCESO 41



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DOCUMENTACI N DE LOS

PROCES

OSAYUDA A:

� Identificar y comunicar las características de los

procesos.

� Formar al personal.

� Compartir conocimiento y experiencia.

� Efectuar la medición de los procesos.

� Llevar a cabo auditorías.

� Analizar, revisar y mejorar los procesos.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Es la herramienta que permite representar la operativa de laempresa, observando la totalidad de las actividades delproceso desde la óptica del cliente, con independencia de loslímites funcionales y organizativos de las unidades queintervienen en el mismo

PERMITE:� Ver un proceso o parte de él

� Detectar ³cuellos de botella´

� Detectar ausencia o duplicación de controles

� Racionalizar la documentación

� Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor

� Determinar la secuencia de los procesos de realización

� Facilitar la elaboración de la documentación

� Otros.



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Ejemplos de Software de

Procedimientos y Procesos� WIZSPRO: es una herramienta de documentación de

información empresarial en línea, especialmente desarrolladapara diseñar y documentar procesos de negocios, en formalógica, estructurada, y secuencial.

Utilidades:

Graficación automática de procesos (Flow Charts).

Descripción resumida de tareas y acceso a documentaciónampliada.

Designación de responsables de tareas y tiempos deejecución.

Simulación automática de procesos.

Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.

http://www.wizspro.com/



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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE

PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS� MetoCube: Es un sistema de documentación de

Procesos, que permite describir los mismos en unformato , uniforme y fácilmente actualizable

Un subproceso sirve para incluir un proceso (procesobase) dentro de otro proceso (proceso padre).

Ejemplo:

Proceso padre: Recursos HumanosSubproceso: Selección de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php

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