7/26/2019 Boletn Informativo SGC - Volumen 25
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NUESTRA FRMULA
SGC MEDICAL
EFICIENCIA Y EFICACIA EN LA COMUNICACIN(Elaborado por: Ricardo Rendon)
El trmino eficacia deriva de la voz latina efficaca, la cual quiere decir cualidad de h acer lo que est destinad
ser. El diccionario de la real academia espaola define la palabra eficacia como la capacidad de lograr elefec
que se desea o se espera. Por lo tanto se puede decir que la eficacia es aquella capacidad o cualidad par
lograr, obrar o conseguir algn resultado en particular, gozando de la virtud de producir el efecto deseado.
En el mbito empresarial y la economa, eficacia es un trmino muy utilizado, donde muchos acuerdan qu
eficacia es la adquisicin de los objetivos trazados previamente; por su lado otros manifiestan que el trmino e
simplemente la realizacin de las cosas correctamente, con el simple propsito de lograr o alcanzar las meta
previstas.
Nunca debe confundirse la nocin de eficacia con la idea de eficiencia, que deriva de races latina
especficamente de efficienta, aludiendo a la uti lizacin racional de los recursos con los que se cuenta, para a
lograr alcanzar un objetivo previamente propuesto. En otras palabras es consumar o efectuar las metas
objetivos con la menor cantidad de recursos disponibles
tiempo; lo que es un requisito para evitar o cancelar errore
o derroche. Idea que se diferencia de la eficacia dado qu
esta simplemente hace
referencia a lograr los
objetivos y metas
programadas con los
recursos disponibles en un
tiempo dado.
La comunicacin en las empresas es uno de los puntos m
importantes y crticos, pues de esta depende el desarro
de todas las actividades y proyectos. Si esta no es efectiva
no cuenta con los mtodos correctos y eficientes se corre
riesgo de llegar a puntos crticos como: malos entendidonotificaciones inadecuadas de las prioridades, ordene
confusas o aplicacin de criterios personales m
interpretados (yo pens que. A m me dijeron que. Y
no saba que), todo esto genera un clima organizacion
tenso y poco productivo. Uno de los principales obstculo
es no reconocer que existen barreras. Lo cual va de la man
con la falta de consciencia con relacin a la complejidad d
la comunicacin interpersonal y organizacional.
Volumen No. 25
Junio 2016
CONTENIDO
1. DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Eficiencia y eficacia en la
comunicacin
2. HABLANDO DE CALIDAD
Herramientas de la
comunicacin en M&D.
3. QUE SABES DE
Multitasking Multi-
Tareas.
Blog
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HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIN EN M&D(Elaborado por: Andrea Martnez)
Actualmente en nuestro Sistema de Gestin de Calidadcontamos con el documento GG-OOO-007 MATRIZ DECOMUNICAC IN que tiene como objetivo dar a conocer
todas las disposiciones, mtodos y documentos definidosy establecidos por Medical Distribution, con el propsitode mejorar nuestros mtodos internos de trabajo, laproductividad y el bienestar basado en una buenacomunicacin.
Para Medical es importante la generacin de distintossoportes de comunicacin interna; pueden ser orales,escritos, audiovisuales, digitales, etc. Las nuevastecnologas de la informacin y comunicacin abren elabanico de posibilidades a las que no debemos serindiferentes.
A continuacin nombrare brevemente las herramientas decomunicacin que internamente hemos venidodesarrollando las cuales se mencionan en nuestra matrizde comunicacin:
O R A L E S
Reuniones:
Las reuniones son un espacio de comunicacin para:informar, capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo
importante es contar con espacio acorde para convocar alos participantes con la debida antelacin.
Video Conferencias:
Es un sistema interactivo que permite a varios usuariosmantener una conversacin virtual por medio de latransmisin en tiempo real de video, sonido y texto atravs de internet.
Estos sistemas estn especialmente diseados para llevara cabo sesiones de capacitacin, reuniones de trabajo,demostraciones de productos, entrenamiento, soporte,atencin a clientes, marketing de productos, etc.
Poltica de Puertas Abiertas
Bsicamente es abrir la comunicacin para que cualqu
persona, no se sienta intimidada para escribir, hablarsus directores y gerentes y si lo desea pueda concertuna reunin con ellos. La idea es que fluya en formascendente el conocimiento y la opinin de la gente.
Cabe sealar que una poltica de puertas abiertas, no eun reglamento, no est escrita, ni hay un plan que respalde. Ms bien forma parte de una decisiorganizacional de llevar un trato de manera ms humancordial y amigable las relaciones en la oficina, coentendimiento tcito.
E S C R I T O S
Publicacin Institucional Boletn InformativNuestra FormulaSGC Medical
Una revista interna informa, motiva y cohesiona personal. Su importancia es que en ella confluyeinformaciones de diferentes reas. Estas publicaciones adecuan a los hbitos de lectura de cada cual y crea uncita peridica entre la redaccin y el personal.
Medios Electrnicos:
Las relaciones hombre-espacio / hombre-hombre, en contexto de la Revolucin Cientfico Tecnolgico, cadvez se producen menos frente a frente. Un nmecreciente de redes se intercalan y organizan interaccin. A partir de ello resulta necesario suscitnuevas relaciones de intercambio, no slo de individuoindividuo, sino tambin de los individuos con organizacin como espacio de pertenencia.
Sus ventajas son rapidez, interactividad, multidifusifacilidad de fijacin del destinatario.
Blogs Corporativos y organizacionales
Se usan internamente para mejorar la comunicacin y cultura de una sociedad o externamente para lrelaciones de marketing.
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MULTITASKING MULTI-TAREAS
(Elaborado por: Catalina Martnez)
En los ltimos aos se ha empezado a escucharsobre el trmino Multitaskingque se traduce como
Multitareas, asociado a los procesos realizados por
las personas, el Multitasking pertenece al rea de
sistemas operativos, que se suponen sistemas
capaces de ejecutar varios programas a la vez e
intercambiar informacin entre ellos. El mismo uso
de los ordenadores, computadores personales,
tablet, etc., ha hecho que el efecto Multitasking
toque a los seres humanos, hoy da muchas de las
tareas que se realizan requieren de un equipo de
computo cualquiera que ste sea, especialmente enlas empresas; aadindole la Internet como
herramienta principal para la conexin y desarrollo
de actividades propias de cada compaa y por
supuesto, de cada puesto de trabajo.
Dicho mundo de los computadores asoci una
cantidad de funciones que alguna vez hicieron parte
de la cotidianidad de los puestos de trabajo, tales
como escritorio, carpetas, archivo papelera
reciclable, adems de permitir el uso simultaneo de
varias ventanas y pestaas, escuchar msica entre
otras mltiples aplicaciones ms; pero entonces, son
los seres humanos tambin Multitasking?
Las personas multitarea se pueden describir como
individuos capaces de realizar ms de una tarea a la
vez, con la finalidad de presentarse con una imagen
de trabajador productivo o el miembro ms eficiente
del equipo. De hecho se crey que aquellas
personas con habilidad Multitasking podan
desarrollar otras habilidades entre ellas buena
memoria, con el paso del tiempo esto parece ser nmuy cierto pues el tratar de realizar varias tareas a
vez desmejora la calidad del trabajo de una person
Adems de esto se evidencio que el Multitaskings
convirti en una accin contagiosa, pues al parec
ms productivo, los dems compaeros busca
imitar esta capacidad poniendo en riesgo
habilidad de resolver tareas complejas en un equip
de trabajo.
Sin embargo, dicha capacidad debe s
reconsiderada pues los estudios muestran que cerebro humano si bien es un universo infinito d
funciones el mismo no puede ser tan productivo
eficiente en la elaboracin de ms de una tarea a
vez, al contrario, estas actividades pueden gener
caos en el proceso de generacin de ideas, desd
este punto de vista el Multitasking no es alg
positivo.
Cmo abandonar la Multi-tarea?
Entendiendo que el hbito de multitaskeres nocivpor estar pasando de una tarea a la otra sin termin
de manera eficiente la totalidad de ellas y gener
estrs y afectar la concentracin de
verdaderamente importante.
Los siguientes consejos pueden ayudar a super
este efecto multitasker, pues si bien es cierto qu
no es muy productivo adoptarlo, tambin es cier
que definitivamente siempre tenemos ms de un
tarea por hacer:
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1. PRIORIZAR: Cada trabajo requiere de tareas
que deben cumplirse a diario, es importante
identificar que tarea debe desarrollarse
primero, una vez identificada o tomado la
decisin de cual efectuar primero, si ella
requiere de la ayuda de un computador u
ordenador, deje abierta solamente las
ventanas y/o pestaas alusivas a dicha tarea.
2. PLANEAR EL DIA ANTERIOR: Reserve 15
minutos al final de la tarde cada da y planee
las actividades del da siguiente, realizar un
listado y tener en cuenta el tiempo que puede
gastar en cada una de ellas. Aqu debe poner
en prctica el punto anterior, priorizando de
acuerdo a la necesidad cada tarea y
asignando tiempos para la ejecucin de las
mismas.
3. CAMBIE DE LUGAR AL MENOS UNA VEZ
AL DIA: Es recomendable despus de
terminar cada tarea y antes de iniciar una
nueva destinar 5 minutos de descanso y
realizar una pausa activa, tomar un caf, un
agua aromtica; adicionalmente, expertos
recomiendan cambiar de lugar y as refrescar
el cerebro, con el fin de despejarse y aclara
la mente para la nueva actividad.
No est dems echar un vistazo a los anteriores
recomendaciones y reflexionar cual es el estilo d
trabajo que ms conviene, pero principalmente cu
es ms el productivo.
El trabajo a tiempo y bien hecho es sinnimo d
tranquilidad.
Fuente: The Multitasking ARL Colpatria
Qu es un blog?(Elaborado por: Alejandro Rozo)
Un blog es una pgina web dinmica en la que s
publican regularmente artculos cortos con contenid
actualizado y novedoso sobre temas especficos
libres. Estos artculos se conocen en ingls com
"post" o publicaciones en espaol, Las cuales
medida que se van publicando se van ordenando p
orden cronolgico.
La principal diferencia entre los blogs y sitios we
estticos es que estos incorporan elemento
sociales y ofrecen contenidos de valor a los lectore
incluyendo fotos, eventos, promociones, vdeos, et
invitndolos a la interaccin entre los usuarios.
Blog Medical Distribution C.I S.A.S
https://medicaldistributioncisas.blogspot.com
En medical creamos nuestro blog interno (privadoles enviaremos la invitacin para que acepten puedan visitar nuestro blog.
Importante tener en cuenta:
Utilizar cuenta Gmail, esto debido a que es u
servicio gratuito de Google y la plataforma es dBlogger.
Es muy grato para Medical Distribution CI
SAS darle un cordial saludo de bienvenida a
ANDRES HERRERAquien a partir de este
mes nuevamente hace parte de nuestro
grupo de trabajo, desempendose en el rea
de ventas en la ciudad de Bogot.
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