DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado a todas las
personas que desarrollan la comunicación
como medio versátil para resolver problemas,
ya que es una forma inteligente de evitar
conflictos.
PRESENTACIÓN
COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS Página 2
El presente trabajo de investigación tiene como título COMUNICACIÓN EN
LAS EMPRESAS, y se ha desarrollado teniendo en cuenta la revisión de
diversas fuentes de información, tanto virtuales como escritas, es así que se ha
estructurado el presente trabajo teniendo en cuenta que el tema debe
expresarse de forma sencilla y coherente.
Es importante mencionar que el trabajo da a conocer las principales
características de la comunicación, así como la importancia para las empresas
y también temas como los tipos de comunicación que existen.
Espero haber contribuido con un pequeño aporte bibliográfico al presentar este
trabajo.
INDICE
Pág.
Dedicatoria ………………………………………………………………. 02
Presentación………………………………………………………………. 03
Índice ………………………………………………………………………. 04
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Introducción ………………………………………………………………. 05
TEMA: COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS
1. Funciones de la comunicación dentro de las organizaciones …. 06
2. La función de la dirección: Información y comunicación ….. 06
3. Conflicto y negociación en la comunicación ………………….. 07
4. Fases de la negociación …………………………………………. 07
5. Tipos de comunicación …………………………………………. 08
6. Tipos de comunicación en las empresas …………………………. 08
7. Importancia de la comunicación en la empresa …………………. 09
8. Barreras de la comunicación …………………………………. 10
9. Factores esenciales en las comunicaciones y su
Incidencia en la empresa …………………………………………. 11
10. Relación entre organización y comunicación de la empresa …… 11
Conclusiones ………………………………………………………… 13
Bibliografía ………………………………………………………… 14
INTRODUCCION
La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación
organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una
buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación,
mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden
y conflictos internos.
La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y
comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al
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receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos
lingüísticos ni información innecesaria.
Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos:
comunicación externa y comunicación interna y las dos se presentan en
diferentes situaciones de la vida empresarial.
COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS
1. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
Esta tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización:
Control: actúa para controlar el comportamiento de los miembros en
varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y
lineamientos formales que requieren el comportamiento por parte de los
empleados. Pero la comunicación informal también controla el
comportamiento.
Cuando los grupos del trabajo gastan bromas se están comunicando
informalmente con los otros individuos del grupo y así controlan su
comportamiento.
Motivación: La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los
empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc.
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La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance
hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado; estimula a
la motivación y es necesaria la comunicación.
Expresión emocional: La comunicación es fundamental dentro del grupo,
así los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de
satisfacción.
Información: La comunicación proporciona información que los individuos
y grupos necesitan para tomar decisiones así transmiten datos y evalúan
opciones alternativas.
2. LA FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
Según H- Mintzberg (1983) los directivos desempeñan diez roles básicamente, y
los clasifica en 3 grupos:
PRIMER GRUPO: roles de autoridad y de su escala de mando:
Rol de representante (cabeza visible de la empresa, representa)
Rol de líder (estimula al personal)
Rol de enlace (empresa - exterior)
SEGUNDO GRUPO: roles informativos, es receptor y emisor de información:
Rol de receptor de información.
Rol e difusor de información.
Rol de portavoz (de la información de la empresa al entorno)
TERCER GRUPO: roles de tomas de decisiones, logro de objetivos,
estrategias
Rol de empresario: organiza según su propia voluntad, soluciona
problemas.
Rol de gestor de anomalías: situaciones que deben ser solucionadas.
Rol de asignador de recursos: programa, tiempo y autorización de
actuación.
Rol de negociador.
3. CONFLICTO Y NEGOCIACIÓN EN LA COMUNICACIÓN.
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Conflicto: situación de enfrentamiento entre dos partes, originada porque
una de las partes cree que la otra le perjudica. No todo conflicto es malo o
negativo para la empresa. De lo contrario podía originarse un conflicto de
conformismo que desmotive. El nivel ideal sería el que impide el
estancamiento, estimula la creatividad y promueve cambios.
Negociación: es la situación donde dos partes con divergencias llegan a un
acuerdo que es más beneficioso que romper la relación. Por medio de la
comunicación se intenta llegar al acuerdo, con un lenguaje claro y preciso,
sin ambigüedades. El medio para la negociación es el lenguaje oral.
4. FASES DE LA NEGOCIACIÓN:
Preparación de la negociación: llevar el proceso bien preparado y
previsto, sin dejar nada al azar
División de tareas.
Elaboración de la zona de negociación (ceder algo a cambio de algo)
Establecimiento de objetivos.
Previsión del desarrollo de la negociación.
Gestión de la negociación: los negociadores se encuentran cara a cara
para negociar. Se pueden utilizar diferentes técnicas para aproximar
intereses sin atacar ni añadir tensión al conflicto.
Cierre de la negociación: cuando se redacte o se firme el acuerdo.
5. TIPOS DE COMUNICACIÓN
5.1. Comunicación externa
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la
empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general,
grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de
un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o
características, informar sobre las actividades en que participa la empresa,
etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la
televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-
mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de
presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.
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5.2. Comunicación interna
Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la
empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo
informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar
tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como
murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos,
cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
6. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS.
Según el medio que se emplea.
VERBALES: mediante la emisión de palabras. Permite la interacción directa
entre emisor y receptor. Y esto se traduce en ahorro de tiempo. Evita mal
entendidos y permite aclaraciones inmediatas. Pueden ser:
Individuales: entre dos personas (bidireccional y con feedback)
Colectivas: a un grupo de personas. Son inmediatas y
multidireccionales. (se da en forma de reunión que permite el
intercambio de ideas y opiniones)
ESCRITAS: plasmadas directamente en un soporte de papel o un soporte
magnético (correo electrónico) Se dividen en:
Internas: comunicaciones que quedan reflejadas en documentos tales
como una nota interior enviada por correo o e-mail.
Externas: carta comercial, solicitud de pedido.
NO VERBALES: manifestaciones corporales
Según la dirección.
VERTICALES: estas se subdividen en:
Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a un
subordinado. Consiste en dar información sobre objetivos y tareas dentro de
la empresa. Pueden ser escritas, orales u orales, pero de este último modo
la información puede desvirtuarse inconscientemente. El escrito es más
preciso.
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Ascendentes: su finalidad es la de informar a niveles superiores de los
logros alcanzados, estado del trabajo en ejecución, propuestas.
HORIZONTALES: se establecen entre dos departamentos del mismo nivel
jerárquico. Se dividen en:
Formales: información entre diferentes departamentos como medio de
coordinación entre ellos. Pueden ser orales en reuniones, o al teléfono y
escritas en forma de notas internas.
Informales: las que se establecen fuera del ámbito empresarial.
7. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.
Es importante que la información fluya por los diferentes niveles jerárquicos de la
empresa. Puede tratarse de comunicaciones INTERNAS (se dan entre los
miembros de la organización) o bien comunicaciones EXTERNAS (se dan con
otras empresas, si estas comunicaciones la empresa no podría vivir)
8. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
8.1. Barrera psicológica. Constituyen el resultado de la diferencia de
personalidades entre el emisor y el receptor, puesto que cada persona
emite e interpreta los mensajes según su conveniencia, valores, juicios,
hábito, costumbres, etc. Existen factores fundamentales en la mente que
obstaculizan la comunicación, entre los cuales destacan el hecho de
adoptar una posición sarcástica, déspota... No poder dominar las pasiones,
hacer caso omiso del punto de vista de los demás, valorar a la gente por
sus conocimientos y el uso del lenguaje. Aceptar la influencia sobre ciertos
hechos, palabras, personajes, jerarquías, etc. Sospechar de los demás y
tenerles una constante aversión. Interpretar los mensajes basándose en lo
moral y lo social. Inclinarse o voltearse para no registrar lo desagradable.
Timidez. Emociones o preocupaciones ajenas a mi persona.
Sobrevalorarse o infravalorarse a sí mismos.
8.2. Barrera semántica. Es aquella barrera que se ejerce debido al lugar en el
cuál se desarrolla el individuo, ya que el significante y significado pueden
variar dependiendo el habla, idioma y lenguaje mímico que utilicemos. En
el mismo español las palabras pueden variar.
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8.3. Barreras fisiológicas. Estas se atribuyen a las deficiencias orgánicas de
la persona emisora o receptora. Ejemplo: Alteración de aquellos órganos
que constituyen los sentidos, deficiencia en la escritura, lectura, escuchar a
través de la música o sonidos fuertes.
8.4. Barreras físicas: La distancia y el exceso de ruido dificultan la
comunicación, así como las interferencias en el radio o el teléfono. Estos
son ejemplos de barreras físicas que debemos tomar en cuenta al
comunicarnos, a fin de eliminarlas lo más posibles.
8.5. Barreras administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras
organizacionales, como mala planeación y deficiente operación de los
canales. Las siguientes recomendaciones podrían ayudar al administrador
a salvar algunos de los tipos de barreras administrativas. Aclaración
anticipada de toda idea, antes de comunicarla. Interés en
retroalimentación; o sea, verificar si el mensaje se recibió bien o no, o si la
reacción del receptor es la deseada. Precisar la verdadera finalidad de la
información a comunicar. Conocimiento del significado preciso de los
conceptos, para eliminar malos entendidos. Utilización de lenguaje sencillo
y directo. Empleo de múltiples canales de comunicación a fin de
asegurarse de que la información llegue hasta donde nos hemos
propuesto. Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el
mensaje, pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el
receptor pueden alterar el contenido del mensaje. Reforzar las palabras
con hechos, por lo general, este punto se descuida.
9. FACTORES ESENCIALES EN LAS COMUNICACINES Y SU INCIDENCIA EN
LA EMPRESA.
El primer paso para desarrollar un sistema de comunicaciones óptimo va a ser
determinar las exigencias de cada empresa. Determinadas por le estructura de la
empresa (si la empresa se encuentra geográficamente dispersa...). entre los
factores sobresalen los siguientes:
LOS PLAZOS: hay que establecer periodos de tiempo en los que obtener cada
información. Es valiosa en cuanto a que sirve para tomar una decisión, por
ello es necesaria la agilidad.
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EL COSTE: siempre hay gasto (tiempo empleado en elaborar un documento,
llamada telefónica, material que se consume...) hay que valorar coste-
eficacia.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: es un deber de cualquier
empleado mantener en secreto sobre toda información relacionada con la
empresa o sus trabajadores. No se duplicará información confidencial ni se
mantendrá fuera del archivo más de lo preciso.
10. RELACION ENTRE ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA.
Una empresa centralizada es aquella en la que la labor de dirección y producción
recae sobre la misma persona, es la organización típica de las empresas
tradicionales.
En una empresa descentralizada. La descentralización se dará en mayor o
menor medida y se produce cuando las actividades se han delegado a los
subordinados. Ellos agravan el problema de comunicaciones en la empresa,
debido a que:
Hay una rígida división de responsabilidades.
La comunicación entre diferentes secciones se ve dificultado siempre que haya
una circunstancia anómala.
La descentralización no es buena ni mala por si sola. Tiene ventajas e
inconvenientes:
Reglas y procedimientos: formas homogéneas para afrontar situaciones
rutinarias y repetitivas.
Políticas y planes de uso: líneas generales de actuación comunes.
Jerarquía: cuando hay alguna discrepancia entre dos o más personas se acude
al superior.
Reuniones oficiales: de carácter periódico para coordinar las respectivas
operaciones.
Reuniones no oficiales: no son de carácter periódico, surgen para encontrar
soluciones a problemas repentinos.
Para que una empresa tenga éxito necesita mecanismos de coordinación,
sistemas de información y acciones de comunicación coherentes.
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CONCLUSIONES
.Aún en un mundo informatizado, sea por E-mail, internet, fax, teléfono,
alrededor de un escritorio, frente a una mesa de reuniones, en un pasillo, la
comunicación (el compartir con) entre las personas es el corazón de cualquier
empresa u organización.
Una comunicación eficaz es una exigencia de primer orden para mantener la
excelencia en una persona o empresa. Una adecuada comunicación favorece un
buen entendimiento, lo cual es un factor de motivación y una inagotable fuente
de energía.
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La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo,
mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un
contexto determinado. Es un proceso que progresa en el espacio y en el tiempo,
es irrepetible e irreversible.
La comunicación es una función de carácter estratégico y un elemento de
progreso y de eficacia en el marco de la vida institucional, económica y política,
por lo que constituye un valor social, ya que fomenta la participación en nuestras
sociedades democráticas.
BIBLIOGRAFÍA
Ariana, S. (1995) La comunicación, un compromiso de educación. Evento
Internacional Pedagogía'95. Palacio de las Convenciones, La Habana.
Asensio, J. (1991) La comunicación como medio educativo, p. 41-52. Revista
Educar, No. 18, España.
http://html.rincondelvago.com/funciones-de-la-comunicacion.html
http://html.rincondelvago.com/comunicacion-en-la-empresa_6.html
COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS Página 13
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/66/comunicaherr.htm
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/221-la-comunicacion-en-la-
empresa.html
http://balcazarvaldezkarlalibier.blogspot.com/2010/02/barreras.html
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