SISTEMA DE INFORMACION PARA LA AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DEL ALMACEN DE SOPTEC.EIRL
Asignatura: Laboratório V
Docente: Ing Rony Villafuerte Serna
Alumnos: Huallpa carmona Luis Alberto 121452
Obando Kcancha Luzmar 090224
Pumachara Cutipa Dora 081571
Cusco – Peru
2015-I
2. FASE DE PLANEACION
Conocimiento de los requisitos:
Nuestro sistema contara con una base de datos adecuada y correctamente
estructurada, para almacenar información de los productos que entran y salen del
almacén.
Para acceder al sistema el almacenista contara con una contraseña.
Se registrara al cliente cuando realice alguna compra.
Panorama general:
Cliente:
La atención al cliente será más rápido con la utilización del sistema.
El proceso de recepción y distribución de bienes será más rápida.
El ingreso de los datos del cliente al sistema será más fácil.
Metas:
La meta de la empresa es brindar una rápida y mejor atención a cada
una de sus clientes.
La venta de sus productos es ofrecida de manera estratégica para
obtener más ventas.
También una de las metas de la empresa es ofrecer buenos y mejores
productos.
Funciones:
Ofrecer un buen servicio.
Brindar buenos productos a precios cómodos que sean al alcance de las
personas.
Atributos:
Rendimiento.- el rendimiento y el almacenamiento de información del
sistema es rápida y eficaz.
Confiabilidad.- La probabilidad de falla del sistema está en un 30%.
Seguridad.- La empresa evita el acceso accidental de usuarios.
Uso.- el sistema puede ser usado de manera efectiva por cualquier
usuario que desee utilizarlo.
Eficiencia.- los recursos del sistema serán utilizados eficazmente.
Mantenimiento.- el sistema tiene la capacidad de corregir y modificar
los errores que se produzcan durante el funcionamiento.
3. MARCO CONCEPTUAL 3.1. Glosario de términos generales Almacén Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes y, en su caso, su venta al por mayor.
Mercadería: Bien material que se adquiere el cliente o se adquiere del proveedor.
Comprobante: Documento que acredita un proceso administrativo de compra, venta, pedido o devolución.
Inventario: Por inventario se define al registro total de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
Reporte: Es un documento, generado por el Sistema, que nos presenta de manera estructurada y/o resumida, datos relevantes guardados o generados por la misma aplicación.
Proceso: Se entiende como un programa en ejecución, formalmente un proceso es una unidad de actividad que se caracteriza por la ejecución de una secuencia de instrucciones.
Pedido: Requerimiento de mercadería que solicita un cliente o la empresa.
Automatización: Es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.
Cliente: Persona que adquiere un bien o producto de la empresa.
Director: Persona responsable del funcionamiento del sistema y encargado de aprobar pedidos de los clientes.
Proveedor: Persona encargada de abastecer de mercadería a la empresa.
Jefe de almacén: Persona encargada de realizar los procesos administrativos del almacén 3.2. Glosario de términos informáticos Sistema: Un sistema es un conjunto de "elementos “relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema que vamos a estudiar.
Sistemas de información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. Gestor de Base de Datos: Es un computador donde se almacena nuestra base de datos y acceder a él desde internet. Software: Al equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas.
PUDS: El Proceso Unificado de Desarrollo Software es un marco de desarrollo de software que se caracteriza por estar dirigido por casos de uso, centrado en la arquitectura y por ser iterativo e incremental.
UML: Lenguaje Unificado de Modelado Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo). 4.1.2. Lista de Requerimientos 4.1.2.1. Requerimientos Generales Por cuestiones de seguridad el sistema de información para la automatización de los procesos administrativos del almacén de SOPTEC.EIRL contará con una base de datos adecuada, que almacene información de productos existentes y no existentes en el almacén, esta información será migrada de la base de datos de control académico. A inicios de cada mes debe migrarse datos del sistema de información para la automatización de los procesos administrativos del almacén de SOPTEC.EIRL a la base de datos del sistema guardando previamente los datos del mes anterior Cuando finalice el año se precederá al inventario del almacén migración datos de la base de datos del sistema El acceso para cualquier usuario del sistema debe ser autenticado
Los reportes q genere el sistema de información para la automatización de los procesos administrativos del almacén de SOPTEC.EIRL deberá exportarse formato"pdf","excel","word", de los reportes deberá ser verificado, sellado y firmado por la institución. Requerimientos del Director:
Aprobación del producto que se hace al proveedor
Rechazo del producto q se hace al proveedor
Administrar cuentas de usuario
Habilitar/Deshabilitar Cuentas de usuario
Crear cuentas de usuario
Eliminar cuentas de usuario Requerimientos del Jefe Almacén:
Verificación la Mercadería que existe en la empresa
Generar Inventario de los productos que se encuentran dentro de la empresa
Solicitar pedido al proveedor de productos
Registrar el ingreso del producto a la empresa
Registrar la salida del producto de la empresa
Registrar el pedido que se hizo al proveedor Requerimientos del administrador:
Generar Comprobantes de venta de productos
Generar una copia de seguridad en un disco
Generar Reportes de los movimientos que se hace en la empresa
Generar reporte stock
Generar reportes de salidas
Generar reporte de ingresos
Generar reporte de inventario
4.1.3. Casos de Uso del Sistema
4.2.3.1. Casos de Uso de Alto Nivel Verificar Cuentas de Usuario.
Iniciar Sesión (Jefe de Almacén, Administrador, Director).
Aprovechar o Rechazar Pedido.
Administrar Cuentas de Usuario.
Habilitar o Deshabilitar Cuentas de Usuario.
Crear Cuentas de Usuario.
Eliminar Cuentas de Usuario.
Verificar Mercadería.
Generar Inventario.
Solicitar Pedido.
Registrar Ingreso.
Registrar Pedido.
Registrar Salida.
Generar Reportes.
Pedidos.
Stock
Salidas.
Ingresos.
Inventario.
Generar Comprobante.
Generar Copia de Seguridad
4.2.3.2. Diagrama de Casos de Uso
AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL ALMACEN DE SOPTEC.EIRL
4.2.3.3. Casos de Uso Expandido
CASO DE USO INICIAR SESIÓN
ACTORES Director, Jefe de Almacén, Administrador
PROPOSITO Ingresar al sistema
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Director, Jefe de Almacén, Administrador
inicia sesión con su usuario y contraseña
para registrar al sistema
REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Director, Jefe de Almacén o administrador cuenta con un
usuario y contraseña y decide ingresar al sistema
2. El Director, Jefe de Almacén o administrador
ingresa con un usuario y contraseña
3. El sistema verifica el usuario y la
contraseña veces luego verifica si son
correctos , si estos son incorrectos más de
tres veces la oportunidad de entrar al
sistema bloqueara
4. Si todo esta correcto El Director, Jefe de Almacén
o administrador ingresa al sistema
5. El sistema muestra la interfaz del
Director, Jefe de Almacén o administrador
según sea el caso
CASO DE USO GENERAR REPORTES
ACTORES Administrador
PROPOSITO Mostrar los reportes al Administrador
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El administrador únicamente puede realizar Consultas de los reportes como notas, stock etc.
REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza Cuando el administrador decide Consultar los reportes
2. El sistema muestra la interfaz del Administrador con la lista de opciones como: pedido, ingresos, salida, stock, inventario
3. El administrador accede a una opción 4. El sistema muestra el reporte deseado
5. El administrador visualiza los datos del reporte
CASO DE USO GENERAR COMPROBANTE
ACTORES Administrador
PROPOSITO Generar comprobantes
TIPO Primario esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén genera el comprobante del proceso que realizo
REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza Cuando el administrador decide Generar un comprobante
2. El sistema muestra la interfaz del Administrador con la lista de opciones como: comprobante de pedido de mercadería, comprobante de ingreso de mercadería, comprobante de salida de mercadería, comprobante de devolución de Mercadería.
3. El administrador accede a una opción 4. El sistema muestra el comprobante Deseado
5. El administrador verifica el comprobante 6. El sistema imprime el comprobante
CASO DE USO GENERAR COPIA DE SEGURIDAD
ACTORES Administrador
PROPOSITO Generar copias de respaldo del sistema
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Administrador genera copias de seguridad de cada procesos que se realizan en el sistema
REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso comienza cuando el Administrador desea hacer una copia de seguridad
2. El sistema muestra la interfaz del proceso que se realizo
3. El administrador verifica el proceso
4. El sistema imprime o guarda el proceso
CASOS DE USO HABILITAR O DESHABILITAR CUENTAS DE USUARIO
ACTORES Director
PROPOSITO Deshabilitar/habilitar a los usuarios para impedir/permitir que ingresen al sistema.
TIPO Primario Esencial.
RESUMEN El director cuenta con una lista de usuarios para deshabilitarlos/habilitarlos y procede a modificarlos.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso empieza cuando el Director elije la opción de deshabilitar/ habilitar usuarios en su interfaz.
2. El sistema muestra una lista de usuarios cada uno con la opción de habilitarlos en el caso de que estén deshabilitados o deshabilitarlos en el caso de que estén habilitados.
3. El Director deshabilita o habilita a uno o varios usuarios.
4. El sistema habilita o deshabilita al usuario o los usuarios y muestra el mensaje de confirmación.
CASOS DE USO CREAR CUENTAS DE USUARIOS
ACTORES Director
PROPOSITO Crear cuentas de usuario en el sistema.
TIPO Primario Esencial.
RESUMEN El Director es el único que puede crear cuentas de usuario, el elije el nombre y la contraseña de los respectivas cuentas de usuario a crear.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso comienza cuando el Director elije la opción crear cuenta de usuario en su interfaz.
2. El sistema muestra una interfaz con un formato para completar los datos del nuevo usuario .
3. El Director simplemente crea la cuenta con los datos respectivos y su nivel de acceso.
4. El sistema admite este nuevo usuario como nuevo y reconoce todos los permisos que se otorgó.
CASOS DE USO ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO.
ACTORES Director
PROPOSITO Eliminar cuentas de usuario existentes.
TIPO Primario Esencial.
RESUMEN El Director es el único que puede eliminar cuentas de usuario, el elije el nombre de la cuenta a ser eliminada entre la lista de cuentas creadas.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso comienza cuando el Director elije la opción eliminar cuenta de usuario en su interfaz.
2. El sistema muestra una interfaz con una lista de todos los usuarios.
3. El Director selecciona un usuario del sistema luego selecciona la opción eliminar.
4. El sistema borra de su base de datos al usuario y muestra un mensaje de confirmación.
5. El Director acepta el mensaje.
CASOS DE USO APROBAR O RECHASAR PEDIDO.
ACTORES Director
PROPOSITO Aprobar/ rechazar pedidos realizados.
TIPO Primario Esencial.
RESUMEN El Director aprueba o rechaza todos o algunos de los pedidos de la lista de pedidos que tiene un cliente.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso comienza cuando el Director elije la opción pedidos pendientes dentro del cual están implementadas las opciones para aprobar o rechazar los pedidos después de haberlos revisado.
2. El sistema muestra la lista de pedidos con todos sus detalles para aprobar o rechazar después de ser revisados.
3. El Director aprueba o rechaza algunos o todos los pedidos.
4. El sistema aprueba o rechaza los pedidos existentes y manda el mensaje de confirmación.
5. El Director acepta en mensaje.
CASOS DE USO ADMINISTRAR CUENTAS DE USUARIO.
ACTORES Director
PROPOSITO Administrar cuentas de usuarios.
TIPO Primario Esencial.
RESUMEN Administrar las cuentas de usuario existentes.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso comienza cuando el Director elije la opción administrar cuentas de usuario.
2. El sistema muestra las opciones de habilitar, deshabilitar, crear cuenta de usuario y eliminar cuanta de usuario.
3. El Director selecciona una de las opciones.
4. El sistema muestra la interfaz respectiva que el Director eligió.
CASOS DE USO VERIFICAR MERCADERIA
ACTORES Jefe de Almacén
PROPOSITO Registrar el estado de la mercadería que se encuentra en el almacén.
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén verifica y registra la mercadería (cantidad, estado y características).
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe de Almacén selecciona la opción verificar mercadería.
2. El sistema muestra una interfaz para verificar la mercadería que se encuentra en el almacén, y opciones para verificar mercadería.
3. El Jefe de Almacén selecciona la mercadería a verificar.
4. El sistema muestra los datos de la mercadería.
5. El jefe de Almacén verifica los datos y los actualiza.
6. El sistema muestra un mensaje de confirmación.
CASOS DE USO GENERAR INVENTARIO
ACTORES Jefe de Almacén
PROPOSITO Generar Inventario que se requiera
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén ingresa al sistema para generar el inventario que se requiera como por ejemplo: las salidas, ingresos, pedidos o devoluciones de mercadería, también la mercadería en almacén.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe de Almacén decide generar un inventario.
2. El sistema muestra la interfaz para generar inventario con la lista de opciones como : Pedidos, Stock, Salidas, Ingresos, etc.
3. El Jefe de Almacén elige una opción y los parámetros como: fecha, etc., con los cuales se quiere realizar el inventario.
4. El sistema muestra el inventario.
5. El Jefe de Almacén visualiza el inventario.
CASOS DE USO SOLICITAR PEDIDO
ACTORES Jefe de Almacén
PROPOSITO Registrar el pedido que se realiza al Proveedor.
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén realiza el pedido de mercadería al Proveedor.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe de Almacén selecciona la opción solicitar pedido al Proveedor.
2. El sistema muestra una interfaz con un formato para llenar datos de la mercadería que se solicitara al Proveedor.
3. El Jefe de Almacén llena los campos vacíos con los datos de la mercadería que se solicitara al Proveedor y elige la opción de guardar.
4. El sistema verifica si los campos vacíos fueron llenados correctamente, luego los guarda y finalmente muestra un mensaje de satisfacción.
5. El Jefe de Almacén acepta el mensaje y termina el proceso.
CASOS DE USO REGISTRAR INGRESO
ACTORES Jefe de Almacén
PROPOSITO Registrar el ingreso de mercadería al almacén.
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén registra y verifica la mercadería (cantidad, estado y características) que está ingresando.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe de Almacén selecciona la opción registrar ingreso.
2. El sistema muestra una interfaz con un formato para llenar datos de la mercadería que está ingresando al almacén.
3. El Jefe de Almacén llena los campos vacíos con los datos de la mercadería que está ingresando al almacén y elige la opción de guardar.
4. El sistema verifica si los campos vacíos fueron llenados correctamente, luego los guarda y finalmente muestra un mensaje de satisfacción.
5. El Jefe de Almacén acepta el mensaje y termina el proceso.
CASOS DE USO REGISTRAR PEDIDO
ACTORES Jefe de Almacén
PROPOSITO Registrar el pedido que realiza un Cliente.
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén realiza el registro de pedido de mercadería que el Cliente realiza al almacén.
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe de Almacén selecciona la opción registrar pedido del Cliente.
2. El sistema muestra una interfaz con un formato para llenar datos de la mercadería que solicita el Cliente.
3. El Jefe de Almacén llena los campos vacíos con los datos de la mercadería que solicita el Cliente y elige la opción de guardar.
4. El sistema verifica si los campos vacíos fueron llenados correctamente, luego los guarda y finalmente muestra un mensaje de satisfacción.
5. El Jefe de Almacén acepta el mensaje y termina el proceso.
CASOS DE USO REGISTRAR SALIDA
ACTORES Jefe de Almacén
PROPOSITO Registrar la salida de mercadería al almacén.
TIPO Primario Esencial
RESUMEN El Jefe de Almacén registra la mercadería que está saliendo (vendiéndose).
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR RESPUESTA DEL SISTEMA
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe de Almacén selecciona la opción registrar salida.
2. El sistema muestra una interfaz con un formato para llenar datos de la mercadería que está saliendo (vendiéndose).
3. El Jefe de Almacén llena los campos vacíos con los datos de la mercadería que está saliendo y elige la opción de guardar.
4. El sistema verifica si los campos vacíos fueron llenados correctamente, luego los guarda y finalmente muestra un mensaje de satisfacción.
5. El Jefe de Almacén acepta el mensaje y termina el proceso.
4.1.6. Análisis de Riesgo
La forma en la cual se planifica el desarrollo de un Sistema de Información, está afectado por riesgos que se perciben en el entorno de trabajo. Cambio de Gestión.-Este aspecto se toma como un riesgo y una limitación desde el punto que exista un cambio de Director o Gerente, ya que este personal puede que no esté de acuerdo con el plan de trabajo para implantar un nuevo sistema, también que su política e ideología sea distinta. Cálculo erróneo de la factibilidad económica.- Calcular la factibilidad económica Resulta un proceso complicado ya que los cálculos que se realizaran son futuros y no se precisan con exactitud, se toma en cuenta como otro riesgo y limitación por lo que condiciona a los implantadores del sistema además podría frustrar la conclusión del sistema. Gestión de Riesgos.- La forma que se planifica el desarrollo de un Sistema de Información, está afectado por riesgos que se perciben en el entorno de trabajo. Por tanto, uno de los primeros pasos, al realizar el sistema de información es tener en cuenta una lista de riesgos, los cuales son los siguen.
RIESGOS RELACIONADOS CON RESPECTO A LA TEGNOLOGIA A USAR RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ESTRATEGIA
Poco conocimiento
acerca del Proceso
Unificado de Desarrollo
de Software
75% GRAVE A
Poco conocimiento
acerca del lenguaje de
Programación java
75% GRAVE A
Poco conocimiento del
gestor de base de datos.
75% GRAVE A
Poco conocimiento del
uso del sistema.
75% GRAVE A
Lesión a los ojos 25% MEDIO G
La ubicación de la PC
puede constituirse en un
obstáculo para las tareas
del personal.
25% BAJO H
RIESGO RELACIONADO CON LA ARQUITECTURA RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ESTRATEGIA
Entrada de Virus a la Red.
15% GRAVE D
Incendio en el almacen después de implantar el sistema
60% GRAVE E
Violación de las
medidas de Seguridad
Informática.
20% MEDIO F
Sistema de reservación
y control obsoleto.
40% BAJO C
Elección errónea de
Casos de Uso para la
estructura del Sistema.
35% GRAVE B
RIESGOS RELACIONADOS A LA CONSTRUCCION DEL SISTEMA APROPIADO RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ESTRATEGIA
Falta de conocimientos
de computación por
parte del usuario.
75% GRAVE C
Rechazo a las
interfaces del sistema.
25 GRAVE C
ESTRATEGIA DE PREVENCION DE RIESGOS
ESTRATEGIA
PASOS DETERMINADOS
A Búsqueda de Información en Internet.
Elección de bibliografía a estudiar sobre el
UML, PUDS.
Búsqueda de información sobre Visual
Studio.Net
Búsqueda de Información de Manuales.
Búsqueda de información de uso.
B Realización de entrevistas, encuestas con el
personal que labora en el área de almacen del ALMACEN DE SOPTEC.EIRL
Documentar Información de proceso
observado.
C Establecimiento de Métodos de capacitación
al usuario.
Permanente comunicación con los usuarios
que utilizarán el sistema.
Motivación al usuario sobre las bondades del
sistema.
Establecimiento de un Manual de Usuario.
D Actualizar periódicamente los programas
anti-virus.
Prepara al personal en la prevención.
E Ubicación y uso de materiales de extinción
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