Objetivos • Procesar y clasificar la correspondencia entrante. • Preparar un registro de la correspondencia entrante para uso
interno y para el ejecutivo viajero. • Enumerar los servicios ofrecidos por USPS (United States
Postal Service). • Explicar los servicios ofrecidos por USPS. • Explicar el servicio correspondencia gubernamental (Penalty
Mail/Franked Mail). • Evaluar el servicio express mail. • Reconocer las abreviaturas de dos letras para EU, provincias
canadienses y otros países. • Explicar el uso de ZIP Codes. • Explicar el uso de las máquinas de sellos.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 2
Procesar la Correspondencia Entrante: Entrega • En compañías pequeñas le corresponden al asistente
administrativo procesar la correspondencia entrante. • Inicialmente la correspondencia la entrega USPS al
asistente o al correo central de la compañía. • A base del volumen y del tipo de empresa es la rapidez
con que se procesa. • Si va al correo central de una compañía, podría significar
una demora de medio día. • Algunas agencias de gobierno o empresas privadas
escanean la correspondencia para detectar explosivos, sustancias peligrosas u otro tipo de actividad ilegal.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 3
Procesar la Correspondencia Entrante: Clasificar y Distribuir • Usualmente se abre y se estampa como recibida (fecha,
hora y firma del recipiente). • Si la oficina o compañía es grande, después de estam-
parla, se prepara un registro donde se entra: • el departamento y nombre de la persona a quien se refiere • la acción a tomar • si el asunto de que trata requiere seguimiento • si hay que tomar acción para una fecha determinada, se registra la
fecha para dar seguimiento • La correspondencia regular se coloca en apartados
individuales. • El correo expreso se entrega directamente al ejecutivo.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 4
Procesar la Correspondencia Entrante: Clasificar y Distribuir
• La correspondencia individual se clasifica a base de las siguientes categorías: • correo certificado o registrado • entregas al día siguiente (overnight) – Express Mail, FedEx, DHL, UPS
• primera clase o correspondencia personal • periódicos, revistas, anuncios y catálogos • paquetes
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 5
Procesar la Correspondencia Entrante: Codificar
• La codificación consiste en escribir anotaciones, como por ejemplo, la acción a tomar: • archivar • contestar para la firma de algún ejecutivo • circular • para información
• En algunas oficinas tienen libretitas (transmittal slips) para referir la correspondencia en donde se indica la acción a tomar.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 6
Faxes • Aunque esta tecnología ha entrado en desuso por el
advenimiento de la Internet, todavía hay oficinas en las cuales se utiliza.
• Enviamos imágenes de informes, cartas, gráficas o cualquier otro documento que se genera en las oficinas por estas máquinas.
• La trasmisión de documentos es a través de líneas telefónicas.
• Es importante destacar que no debemos enviar corres-pondencia confidencial o sensitiva por este medio.
• Los correspondencia recibida por medio de faxes se canaliza igual que la correspondencia regular.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 7
Preparar Correspondencia de Primera Clase • La correspondencia de primera clase debe tener un
tamaño y forma específico: • forma rectangular • alto: mínimo 3 ½ “; máximo 6 ⅛” • largo: mínimo 5”; máximo 11 ½” • grosor: mínimo .007”; máximo ¼” • peso: menos de 13 oz.
• La correspondencia regular se envía en sobres Núm. 10 (4 ⅛” x 9 ½”).
• Se hacen dos dobleces y se deja una pestaña para que se haga mas fácil abrir la correspondencia.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 8
Preparar Correspondencia de Primera Clase • Los sobres se hacen más fácilmente con la función de Word, la
cual inserta la dirección del destinatario automáticamente. Si se configuró Outlook con el nombre y dirección de la compa-ñía, esta información aparecerá también en el área del remitente.
• El Correo de Estados Unidos pide el siguiente formato en la dirección:
NOMBRE DE DESTINATARIO URBANIZACIÓN NÚM. DE CASA Y NOMBRE DE CALLE CIUDAD PAÍS (abreviatura de dos letras) ZIP CODE-CODIGO EXTENDIDO (cuatro dígitos) • Aunque en Word salgan las direcciones en mayúscula y
minúscula, se le aplica mayúsculas sólidas (Change Case, UPPERCASE).
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 9
Preparar Correspondencia de Primera Clase • Las abreviaturas de dos letras
para los países del mundo, EU y Canadá agilizan la entrega de correspondencia.
• Además del ZIP Code, se utiliza el ZIP + 4 y el código de barra para la entrega mas rápida de la correspondencia.
• Los cuatro dígitos adicionales se escriben después del ZIP Code regular y el código de barra lo genera el programa de procesamiento de textos que utilicemos.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 10
Otros Servicios de Correo • Certificado de entrega:
Es un modo barato de obtener prueba de que la correspondencia la recibió un empleado de un correo en particular.
• Correo certificado: • Provee un recibo sellado y con un número de seguimiento que
permite verificar en línea la fecha de entrega. • No provee seguridad adicional, ni se entrega más rápido que la
correspondencia de primera clase. • COD (Collect on Delivery)
• Se utiliza para suministro de mercancía ordenada por el destinatario.
• Cuando el artículo se entrega, el destinatario paga el costo de éste, el franqueo y la tarifa COD.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 11
Otros Servicios de Correo
• Confirmación de entrega y confirmación de firma • El primer servicio provee la fecha, ZIP Code y hora en que la carta
se entregó. • La confirmación agrega el nombre de la persona que aceptó la
entrega. • La información sobre estos servicios se puede ver a través de la
Internet. • Correo asegurado
La correspondencia enviada a través de primera clase, correo prioritario y paquetes pueden asegurarse por el valor del con-tenido hasta $5,000.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 12
Otros Servicios de Correo
• Correo registrado • Es la manera mas segura de enviar artículos valiosos a través del
correo. • Al enviar el artículo, hay que declarar el valor total. • Se puede asegurar hasta un valor de $25,000 para entregas
domésticas. • Los envíos a Canadá tienen un límite de seguro de $1,000; el del
resto de los países es de $40.45. • Entrega restringida
• El remitente establece a quién específicamente debe entregarse el artículo enviado.
• El destinatario puede autorizar por escrito a otra persona a recibirlo.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 13
Otros Servicios de Correo
• Return receipt • Provee evidencia de entrega por medio de una tarjeta con la firma
de la persona que recibió el artículo y la fecha que fue recibido. • Se puede adquirir para: primera clase, Express Mail, combinado
con COD, asegurado por más de $50, registrado o certificado. • Return receipt para mercancía
Para la mercancía se recibe un recibo de envío y la tarjeta firmada.
• Manejo especial Se requiere en paquetes con contenido inusual, como, animales o insectos vivos (ganado, abejas, etc.) que requieren cuidado espe-cial por los empleados de correo.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 14
Otros Servicios de Correo y clases postales • Correo prioritario (Priority Mail)
• Consiste en el envío de paquetes de hasta 70# con un tamaño máximo de 108”.
• La entrega se tarda de dos a tres días en los EU. • Se pueden enviar de esta forma cartas que pesen más de 13 oz. • El correo provee gratuitamente sobres, tubos y cajas para este
servicio. • Se puede enviar cualquier cantidad de material que quepa en uno
de estos envases por una tarifa fija. • Paquetes (Parcel Post)
• Consiste en el envío de paquetes de hasta 70# con un tamaño máximo de 130”.
• La entrega es más lenta que priority, pero mucho más económica.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 15
Otros Servicios de Correo y clases postales • Periódicos y revistas
El Correo de EU tiene tarifas especiales para publicadores y agentes de noticias registrados.
• Correo estándar • Se usa para enviar impresos, hojas sueltas, circulares, anuncios,
boletines, catálogos y paquetes pequeños. • Es solo para un volumen alto de correspondencia, por ejemplo, un
mínimo de 200 piezas o con un peso de 50 libras. • Correspondencia gubernamental (Penalty Mail/Franked Mail)
• Los sobres para este tipo de correspondencia llevan impreso “Official Business, Penalty for Private Use”.
• Lo utilizan miembros del congreso y otros altos oficiales del gobierno de EU.
• Utilizan la firma original o de facsímil del remitente en lugar de un sello de correo como franqueo.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 16
Otros Servicios de Correo y clases postales • Correspondencia internacional
Las tarifas para este tipo de correspondencia varía a base del peso y el destino.
• Calcular franqueo desde la página de Internet de USPS: • El franqueo se calcula a base del peso, tamaño y destino de la
correspondencia. • En el enlace franqueo al comienzo de este ítem se puede
conseguir información sobre este tema. • Apartados de correo
Se alquilan por un precio módico anual en las oficinas de correo.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 17
Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes • USPS (United States Postal Service)
• El Correo de EU ofrece el servicio Express Mail los 365 días del año.
• Este es un servicio garantizado que incluye el rastreo, firma a la entrega (al solicitarlo) y seguro automático de $100, con la opción de comprar seguro adicional hasta $5,000.
• Está disponible para el servicio militar en Europa, Asia y Panamá con entrega a los dos o tres días.
• El correo provee cajas y sobres sin cargo para este servicio. • La tarifa dependerá del peso (máximo 70#) y el tipo de servicio. • Hay una tarifa fija de media libra para correspondencia que quepa
en el sobre expresamente para este servicio.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 18
Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes • DHL
• Provee servicio de entrega el mismo día para todo tipo de paquetes utilizando el próximo vuelo al destino.
• Provee entrega garanti-zada al día siguiente a las 10:30 a.m., mediodía o 3 p.m.
• Hay un servicio de entrega al segundo día en EU, a más tardar a las 3 p.m.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 19
Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes
• DHL • También dan servicio por tierra donde hacen entregas
de uno a cinco días laborables para paquetes de hasta 150# y 108” de largo.
• Dan servicio a 228 países. • El servicio Worldwide Priority Express entrega paquetes
alrededor del mundo. • International Document Service entrega documentos
puerta a puerta a cualquier lugar del mundo.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 20
Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes • FedEx
• Provee servicio de entrega el mismo día en EU de paquetes que no excedan 70# y las 48”.
• Provee entrega garantizada al día siguiente temprano en la mañana, a media mañana y a mediados de la tarde a base de diferentes opciones y costos.
• Hay un servicio de entrega al segundo y tercer día en EU, a más tardar a las 3 p.m.
• Dan servicio internacional a más de 200 países para entrega de paquetes de hasta 150#.
• También dan servicio de entregas a domicilio por tierra.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 21
Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes
• UPS (United Parcel Service) • Tienen servicio de entrega el mismo
día llamado SonicAir, el cual provee recogido en el negocio y entrega en más de 180 países alrededor del mundo.
• Provee entrega al día siguiente a las 8 a.m., 10:30 a.m. o 3 p.m.
• Hay un servicio de entrega al segundo día a mediodía o en la tarde.
• También hacen entregas al tercer día.
• Dan servicio que garantiza la entrega al día siguiente a muchas ciudades de Europa y Canadá.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 22
Utilizar el servicio de entrega al día siguiente • Verifique si hay entrega y recogida los fines de semana y
si aplica algún cargo por recogida. • Busque la ubicación de los buzones de envío. • Investigue si hay que llevar el paquete a la oficina que da
el servicio. • Indague si hay servicio al lugar que va a enviar el artículo. • Investigue si la entrega es a una hora en especifico. • Pregunte por el costo de entrega. • Averigüe si hay seguro disponible y el costo. • Verifique los servicios extra que brinden.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 23
Servicio de mensajería • En las áreas metropoli-tanas usualmente hay servicios de mensajería que recogen y entregan paquetes o documentos en cuestión de horas.
• Algunas líneas aéreas ofrecen el servicio de entrega de documentos y paquetes el mismo día.
• Este servicio requiere llevar y recoger el artículo al aeropuerto.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 24
Escalas postales • En algunos negocios tiene escalas que calculan con exactitud
el peso de cada pieza de correo para determinar el franqueo exacto.
• Estas escalas se utilizan mayormente en negocios que envían frecuentemente sobres grandes conteniendo informes, catá-logos, etc.
• Las escalas modernas muestran automáticamente el franqueo requerido para cada pieza de correspondencia.
• Las antiguas contaban con graficas que había que consultar para determinar la cantidad de sellos requeridos para cada clase, a base del peso.
• Algunas determinan también los cargos para FedEx o UPS. • Algunos correos tiene escalas conectadas a computadoras con
el mismo propósito.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 25
Máquinas de sellos • Estas máquinas emiten un sello o cinta adhesiva con el
total del franqueo de la correspondencia o paquetes a enviar.
• En algunos negocios tienen metros que imprimen el sello a base del peso de la correspondencia.
• Algunas máquinas lo pegan y sellan el sobre. • Estos metros no se pueden comprar, pero los renta USPS
o un vendedor autorizado por ellos. • El dinero de los sellos se transfiere electrónicamente por
teléfono o la Internet a www.postagebyphone.com. • Los vendedores de sellos autorizados cobran más por
recargas de última hora o de emergencia.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 26
Recogido de correspondencia saliente • Los edificios de oficina usualmente tienen buzones en
donde echar la correspondencia. • En otros edificios hay ranuras para depositar la
correspondencia. • En oficinas grandes las recoge un mensajero interno, las
lleva al correo central de la institución y de aquí van al correo general.
20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 27