CÉSAR AUGUSTO SALAMANCA BERNAL
Jefe de Control Interno
Mediante este informe, se pretende resaltar los avances y dificultades logrados
por la E.S.E. Hospital Departamental san Antonio de Pitalito, en los subsistemas
que conforman la estructura del Modelo Estándar de Control Interno –MECI-,
como resultado de las actuaciones de la oficina de Control Interno durante el
cuatrimestre comprendido del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de 2013; en
cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011. Aplicando las
normas de austeridad del gasto y evaluación de gestión por dependencias de
la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, de acuerdo a la
normatividad expedida por el Consejo Asesor en Materia de Control Interno,
Departamento de la Función Pública, Contaduría General de la Nación y
Contraloría Departamental Del Huila.
EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO
HOSPITAL
DEPARTAMENTAL
“SAN ANTONIO”
PITALITO HUILA
NIT.: 891.180.134-2
INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PERÍODO: DEL 12 DE MARZO DE 2013
AL 12 DE JULIO DE 2013
INF-05-13
Pitalito Huila, 12 de Julio de 2013
ÍNDICE INTRODUCCIÓN
OBJETIVO ALCANCE DEL INFORME METODOLOGÍA
1.1. INFORME EJECUTIVO PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO………… 5
1.2. GESTIÓN Y ACTIVIDADES ADELANTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO..…………………………………………………………………………………………………. 11
1.2.1 INFORMES Y SEGUIMIENTOS…………………………………………………………….. 11
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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INTRODUCCIÓN
OBJETIVO Evaluar de manera Integral e independiente, el Sistema de Control Interno (Institucional y Contable) en la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, para el período cuatrimestral comprendido del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de 2013; estableciendo el grado de avance en la implementación de este, frente a los lineamientos establecidos mediante el Decreto 1599 de 2005, referente al Modelo Estándar de Control Interno MECI, el Control Interno Contable (Resolución 357 de 2008), Evaluación por Dependencias (Ley 909 de 2004), Austeridad del Gasto (Decreto 26 de 1998), y en cumplimiento del Artículo 9 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011.
ALCANCE DEL INFORME El presente informe evaluativo del Sistema de Control Interno de la E.S.E. Hospital Departamental San Antonio de Pitalito, se realiza con base en las actividades desarrolladas por la Oficina de Control Interno en las diferentes dependencias durante el período comprendido del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de 2013. Igualmente, describe los resultados obtenidos en el avance de la implementación del Modelo de Control Interno MECI 1000:2005 en cada uno de sus subsistemas, componentes y elementos.
METODOLOGÍA Además, de la metodología establecida por el Consejo Asesor en materia de Control Interno mediante las Circulares 04 del 27 de septiembre de 2005, 01 del 21 de diciembre de 2007 y 04 de 2008; Contaduría General de la Nación, mediante la Resolución 357 del 23 de julio de 2008; Contraloría Departamental del Huila mediante Resolución Orgánica 230 de 6 de Agosto de 2012 y en cumplimiento de la circular 100-08-2010 expedida por el consejo asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y territorial, La Circular Externa No. 003-100 de 28 de Diciembre de 2012 del Departamento Administrativo de la Función Pública; y en cumplimiento de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 se optó por interactuar en forma personal con cada uno de los responsables de cada proceso.
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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La oficina de control Interno durante el período evaluado del presente informe, Realizó: Auditorías, evaluaciones, verificaciones, participación en las reuniones de los comités institucionales, visitas de seguimiento de las cuales emitió los respectivos informes con su correspondiente codificación, y se estructuraron de la siguiente manera: se definió el objetivo de la auditoria, los hallazgos, una descripción de las actividades desarrolladas para llevar a cabo la auditoria y por último las recomendaciones sugerencias con el fin de subsanar las deficiencias encontradas; así como la formulación de los Planes de Mejoramiento y su respectivo seguimiento. Estas actividades se enmarcaron dentro de las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, relacionadas con el empleo del buen juicio en el examen realizado, se aplicaron técnicas tales como: Identificación, verificación, análisis, inspección, observación, cálculo y tabulación de la información recolectada, con el propósito de obtener evidencia suficiente, para la emisión de concepto técnico al respecto.
CÉSAR AUGUSTO SALAMANCA BERNAL Jefe Control Interno
1.1. INFORME EJECUTIVO PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO
INFORME EJECUTIVO CUATRIMESTRAL, PERÍODO: DEL 12 DE MARZO DE 2013 AL 12 DE JULIO DE 2013 - MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO – MECI-
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces: CÉSAR AUGUSTO SALAMANCA BERNAL
Período evaluado: 12/MARZO/2013 A
12/JULIO/2013
Fecha de elaboración: 12/JULIO/2013
Subsistema de Control Estratégico
Avances
- COMPONENTE AMBIENTE CONTROL: Se realizaron los procesos de inducción y re
inducción programados en forma mensual, a los aspirantes a vincularse al Hospital por medio de
contratos y al personal de las escuelas de formación de enfermería. En estos espacios se da a conocer
el código de ética, código de buen gobierno, los valores institucionales (Son trabajados en forma
semanal, entre ellos: La responsabilidad, la honestidad, la creatividad, la tolerancia, el respeto, la
solidaridad, el trabajo en equipo, y la lealtad), a través de los diferentes medios de comunicación.
- La Oficina de Control Interno, ha participado en dichos procesos de inducción y reinducción,
capacitando sobre las Políticas Institucionales, la Plataforma Estratégica, el Plan de Gestión 2012-
2016, el funcionamiento del MECI aplicado en el Hospital, la armonización de MECI-CALIDAD, el
accionar de la Oficina de Control Interno, y el desarrollo de los macro procesos al interior de la
entidad, soportado en la normatividad vigente para ello.
- A través de los diferentes Comités Institucionales y de autocontrol, se han dado a conocer los logros
obtenidos, las estadísticas de producción de servicios, las acciones de mejora en cumplimiento de los
objetivos trazados; así como la nueva normatividad vigente para su aplicación; se han diseñado planes
de contingencia para afrontar problemáticas de tipo social y económico presentadas en la región,
como es el caso de la alerta amarilla por epidemia de Dengue e IRAG, coordinadas desde la
Secretaría de Salud Departamental Del Huila; así como el desarrollo de los planes de contingencia de
prevención y atención de emergencias, y preparación de calamidades por las festividades culturales y
patronales de la región Surcolombiana.
- Se realizaron 62 evaluaciones de desempeño laboral, de las cuales el 91,04% del personal obtuvo
calificación sobresaliente para la vigencia 2012.
- Se logró el 204% de ejecución del PIC, teniendo en cuenta que se convocaron 816 personas a las
capacitaciones y asistieron 1.667 personas.
- COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Se está dando cumplimiento a las
metas trazadas para el 2013 en el Plan de Gestión Gerencial 2012-2016, cuyo seguimiento se está
realizando por la Gerencia, La Revisoría Fiscal, y la Oficina de Control Interno en conjunto con las
respectivas áreas y/o dependencias.
- En el desarrollo de las metas de los diferentes planes de acción por dependencias, se han realizado
los respectivos ajustes, así como el diseño y reingeniería de algunos procesos misionales y
administrativos en cuanto a protocolos, guías, manuales y formatos de información y control.
- En el 2013 se ha dado continuidad a las fases básicas de la Estrategia Gobierno en Línea y del
Sistema de Seguridad en la Información, así como la implementación de la Estrategia Cero Papel
(Política y Plan de Acción) con la Resolución 073 de 26 de Marzo de 2013; y con la Resolución 100
de 25 de Abril de 2013 se aprobó y adoptó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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- Los resultados de los Comités Técnicos semanales de Gerencia y de Cartera, han sido muy positivos
por cuanto han contribuido a la solución de dificultades sobre la marcha de los procesos, a fomentar
el liderazgo y gerencia del servicio para cada uno de los coordinadores de los procesos asistenciales, y
tomar conciencia de la productividad del servicio y por ende el incremento de la facturación en pro de
las finanzas del Hospital. En cuanto al Comité de Cartera, se han tomado las decisiones de fondo para
avanzar en los respectivos cobros dependiendo de la etapa agotada (cobro, cobro pre jurídico,
conciliaciones, cobro jurídico, entre otros), obteniendo buenos resultados en el cobro de cartera de la
vigencia anterior y la vigencia actual.
- COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Se cuenta con la formulación del mapa de
riesgos, con los respectivos indicadores para su seguimiento y monitoreo.
- Ante la presencia e identificación de riesgos operacionales en la prestación de servicios, se han
tomado las decisiones objetivas para su minimización y mitigación, a nivel administrativo y
asistencial.
- A través de los comités de autocontrol y demás comités institucionales se realizan en forma
periódica su análisis y toma de correctivos necesarios.
- En los casos de identificación de riesgos potenciales se han elaborado planes de contingencia
(Servicios públicos, mantenimiento planta eléctrica, mantenimiento de cámaras de vigilancia,
mayores controles en la vigilancia, actualizaciones periódicas del software de Historias Clínicas,
mantenimiento de UPS, mejora en la logística de consecución de insumos, entre otros).
- La Oficina de Calidad, ha institucionalizado el desarrollo de capacitaciones semanales (Todos los
jueves) sobre los siguientes temas: Política de Seguridad del Paciente (Eventos Adversos, Mejorar la
Seguridad en la Utilización de los Medicamentos, Caídas de Pacientes, Infecciones Intrahospitalarias,
Seguridad del Paciente en Cirugía, Gestionar y Desarrollar la Adecuada Comunicación entre las
personas que atienden y cuidan a los pacientes), Humanización en los Servicios de Salud (Procesos
Asistenciales y Administrativos); y apoyando la organización de eventos públicos con el SENA, para
beneficios de los usuarios y pacientes del Hospital, en tema de derechos, deberes y calidad de los
servicios en salud.
- La Oficina de Control Interno, realizó seguimiento a las etapas contractuales de aquellos que se
elaboraron vía convocatoria pública (Contratación de Procesos Asistenciales, Procesos
Administrativos y Remodelación-Adecuación de la Unidad de Urgencias del Hospital Fase II).
- Los servidores públicos y en especial los jefes de área, reportan en forma oportuna los posibles
riesgos en el desarrollo de sus actividades, los cuales se analizan en los comités institucionales o por
su superior inmediato para su análisis y mitigación de los mismos.
Dificultades
- Se requiere un mayor compromiso de algunos líderes de procesos en la elaboración y ejecución de
planes de mejoramiento para fortalecer sus procesos.
- Es necesario continuar con las capacitaciones al personal en temas de diseño, construcción y
seguimiento de indicadores de gestión, planes de acción, planes de mejoramiento; para fortalecer el
trabajo en equipo y el cumplimiento de las metas establecidas a nivel institucional.
- Se debe agilizar el desarrollo de las fases de la estrategia Gobierno en Línea, con el fin de dar
oportunidad de una mayor participación de la comunidad con el Hospital, para poder desarrollar en
forma eficiente los lineamientos de políticas antitrámites, solicitudes, y las posibles denuncias contra
los servidores públicos (Como lo establece la Ley 1474 de 2011).
- Sigue pendiente la implementación por parte de los líderes del área del nuevo aplicativo del share
point, para que todos los reportes e informes de las áreas puedan fluir a través de la intranet,
contribuyendo en la eficiencia y efectividad de los informes para una mayor medición y control en los
planes de acción, contribuyendo con la austeridad en el gasto y la política de cero papel. Las
dificultades a la fecha son de tipo técnico (Aplicativos-software).
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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Subsistema de Control de Gestión
Avances
- COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Se está realizando por parte de la
Oficina de Control Interno, el seguimiento al cumplimiento de la implementación y
socialización a las doce (12) Políticas de Seguridad del Sistema General de Seguridad de la
Información (HSP-POL-09), las cuales están encaminadas a la protección de los activos de
información (los funcionarios, la información, los procesos, las tecnologías de información incluido el
hardware y el software), y al logro de la plataforma estratégica de la entidad. Realizando la revisión
de la migración al directorio activo de los equipos de cómputo, el inventario y los porcentajes de
cumplimiento de la firma de los Acuerdos de Confidencialidad (Código HSP-GI-F1, y el HSP-GI-
F2), revisión de las políticas y uso del servidor “X” las cuales a la fecha no han sido satisfactorias por
la falta de una mayor conciencia del uso de las herramientas tecnológicas por parte de los usuarios
administrativos y asistenciales.
- Se está dando cumplimiento a los informes y reporte de indicadores establecidos por los
Organismos de Inspección, Control y Vigilancia; así como a los establecidos en el Convenio de
Desempeño con el Ministerio de Salud.
- Se han realizado ajustes y actualizaciones permanentes a algunos procedimientos que requerían
algún cambio o actualización, a través de circulares de: La Gerencia, la subgerencia administrativa ó
por oficio de la Oficina de Calidad, y Subgerencia Técnico- Científica.
- Todos los procesos y procedimientos están debidamente documentados y se ejecutan por sus
responsables, aquellas modificaciones y/o actualizaciones requeridas son notificadas, revisadas y
aprobadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Garantía de la Calidad.
- La entidad sigue avanzando en el proceso de Acreditación en Salud, de acuerdo a la normatividad
expedida por el Ministerio de Salud.
- Con la entrada en vigencia de la Resolución 1441 de 06 de Mayo de 2013, expedida por el
Ministerio de Salud y Protección Social, en materia de Habilitación de los servicios de salud, por
lineamiento gerencial se está desarrollando por cada servicio asistencial las respectivas revisiones de
cumplimiento sobre el tema, articulando con la Oficina de Calidad las capacitaciones pertinentes.
- Existen los controles adecuados y de medición para el desarrollo de los procesos y procedimientos
institucionales.
- La Administración ha concentrando sus esfuerzos en brindar un servicio a la comunidad hospitalaria
en forma más humanizada, con calidez y calidad. Como soporte a la formación continuada el pasado
07 de Julio de 2013, terminamos y aprobamos con satisfacción el primer grupo de empleados el curso
virtual del SENA denominado “Humanización de los Servicios de la Salud”. El cual debe ser
realizado por el 100% de los empleados vinculados con el Hospital.
- La Oficina de Calidad y la Oficina de Control Interno, ha contribuido a la asesoría del diseño de
formatos y demás herramientas necesarias, para el manejo de la información y su posterior reporte ya
sea interna ó externa.
- La información contable, financiera, administrativa, como los indicadores de calidad, y los informes
de la Oficina de Control Interno; han reflejado la realidad de las operaciones de la Entidad.
- La Oficina de Control interno en conjunto con la administración ha realizado el seguimiento y
verificación de los planes de mejoramiento institucionales con la Contraloría Departamental Del
Huila y con la Contraloría General de la República. - COMPONENTE INFORMACIÓN: La Oficina de Control Interno, ha realizado el
seguimiento del cumplimiento y reporte de los informes gerenciales con destino a los entes de
control, como: Contraloría General de la República, Superintendencia Nacional de Salud, Contaduría
General de la Nación, la DIAN, Contraloría Departamental del Huila, Ministerio de la Protección
Social, Secretaría de Salud Departamental, Secretaría de Salud Municipal, entre otros.
- La Oficina de Control Interno, brindó la asesoría y apoyo necesario requerido por la Gerencia en el
análisis de los informes gerenciales con destino a la Honorable Junta Directiva, a la Secretaría de
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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Salud Departamental del Huila, a la Asamblea Departamental, entre otros.
- Se cuenta con los mecanismos para recibir las sugerencias, recomendaciones, peticiones,
necesidades, quejas, reclamos y felicitaciones por parte de la ciudadanía. Así mismo se realiza el
análisis dicha información a través de la Oficina de Atención al Usuario, y los Comités
Institucionales, con los cuales se ha retroalimentado las quejas de la comunidad con el fin de impactar
los indicadores de satisfacción y dar trámite a las solicitudes.
- La Oficina de Control Interno, a través del instrumento de publicación en la web de derechos de
petición ha realizado su seguimiento; así como a través de la medición de la satisfacción de los
usuarios con los informes gerenciales de RIPS que se presentan en forma trimestral.
- El Hospital, está cumplimiento con los tiempos de respuesta y calidad de las mismas en lo
relacionado con el manejo de la información interna y externa.
- Se ha avanzado significativamente en la implementación del Software de Historias Clínicas, con el
diseño de aplicativos informáticos conexos necesarios para el mejoramiento de procesos de
información institucional. Para la actual vigencia se tiene contratado con el proveedor el
mantenimiento y soporte de los módulos licenciados; con el valor agregado de atención de nuevos
procesos requeridos para optimizar las herramientas y recursos disponibles.
- Están establecidas las ventanillas especiales para ciertos usuarios por norma (gestantes, tercera edad,
discapacitados, infantes y población vulnerable).
- Está en uso herramientas para la intranet (Correos institucionales, SPARK, Microsoft Lync y el
servidor X).
- Se continúa con la modernizado la página web de la E.S.E. en cumplimiento de la fase básica de la
estrategia Gobierno en Línea. - Se está dando aplicabilidad a las políticas Antitrámites para beneficio de los usuarios (Ley 962 de
2005) con el apoyo de orientadoras en los procesos de facturación de servicios, y con el apoyo de
orientadores del SENA; así como las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) (Ley 594 de 2000).
- COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: A partir de Abril de 2013 se empezó a
aplicar las encuestas de satisfacción de los usuarios y la percepción de los servicios prestados
por medio de tablets, mejorando la oportunidad, facilitando su tabulación y eficiencia en los
resultados.
- El grado de satisfacción y percepción de los servicios prestados por los usuarios para el 1º
Trimestre fue de 95,42%, y para el 2º Trimestre fue de 96,33%.
- En el 1º Trimestre se atendió por parte del SIAU 14 quejas presentadas, y en el 2º Trimestre
17 quejas. En su totalidad fueron atendidas y tramitadas oportunamente por escrito o por
edicto según el caso.
- Se reportaron 24 derechos de petición en el 1º Trimestre y 38 para el 2º Trimestre, los
cuales fueron atendidos y tramitados en cumplimiento de la normatividad vigente. - Los procesos judiciales fueron contestados dentro de los términos legales (incluida las tutelas), de
acuerdo a los reportes de la Oficina Jurídica.
- La Administración logró dar solución en forma oportuna a los requerimientos y soportes necesarios
de los trámites de habilitación de los nuevos servicios.
- Se ha desarrollado el plan de comunicaciones, así como la utilización de programas radiales,
carteleras, página web, volante, y periódicos regionales, para informar a la comunidad en general
sobre nuevos servicios, brigadas, e información de interés general.
- Existen los respectivos controles para la comunicación verbal y escrita.
- Se dio estricto cumplimiento a los informes requeridos por los diferentes entes de control y
vigilancia.
- Se cuenta con el sistema de comunicación con amplificación de sonido para los diferentes servicios
asistenciales y procesos administrativos y uno especial para el área de urgencias que posee
características específicas. La Oficina de Audiovisuales ha brindado el soporte necesario de difusión
de comunicación al cliente interno y externo con el apoyo del área de Sistemas de Información.
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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- La implementación del nuevo canal dedicado uno a uno para el servicio de internet ha contribuido a
mejorar la conectividad con la internet, en los procesos de trámites administrativos y asistenciales.
Dificultades
- Se hace necesario diseñar nuevas herramientas tecnológicas y avanzar a través de la página web y
redes sociales, para optimizar la comunicación con los usuarios, retroalimentando eventos que
desarrolle el Hospital, agendas médicas, y soporte en línea de inquietudes, recomendaciones y
solicitudes entre otros.
- Hace falta una mayor difusión de todos los actos administrativos, toda la contratación, y demás
documentos de interés para que la comunidad esté 100% informada y actualizada sobre las
actuaciones del Hospital.
- Hay que mejorar y reforzar a través del desarrollo de software o aplicaciones prácticas que se
integren con el software Administrativo y/o Software Asistencial existentes, una gran base de datos
que permita elaborar cualquier tipo de informe solicitado. Ejemplo: Elaboración de Informes
Asistenciales de Gestión del Servicio, Informe específico sobre la productividad de un servicio,
Informes con variables de impacto social, informes que permitan medir la calidad ofertada, entre
otros. El diseño de ésta herramienta debe permitir el cruce de todas las variables posibles a nivel
asistencial y a nivel administrativo y financiero.
- Hay que reforzar la auto-medición y reporte de las metas alcanzadas y su respectivo avance por
dependencia con los respectivos planes de acción para cada dependencia.
Subsistema de Control de Evaluación
Avances
- COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN: Los líderes de apoyo al Sistema de Control Interno,
así como los jefes de áreas, cuentan con los instrumentos que permiten aplicación de controles,
mecanismos de verificación y medición; sobre los cuales se ejecutan acciones correctivas y de
mejora, sin embargo se hace necesario su fortalecimiento, específicamente en temas como los
indicadores, planes de acción, e identificación y manejo de riesgos.
- La entidad ha desarrollado todos los manuales, políticas, modelos, guías e indicadores de gestión y
de control para poder medir el sistema, teniendo en cuenta los instrumentos que para tal fin ha
establecido el DAFP.
- La Administración retroalimenta sus evaluaciones, aplicando los correctivos necesarios soportados
en evidencias y en desarrollo de las respectivas actas de comité institucionales.
- El Hospital aplicó la evaluación semestral relacionada con la Evaluaciones de Desempeño Laboral,
en cumplimiento de la normatividad exigida y los Acuerdos 137 y 138 de 2010 de la Comisión
Nacional del Servicio Civil.
- Se ha reforzado a través de la Política Gerencial el concepto de Autocontrol, austeridad en el gasto
público, y la gerencia de los diferentes servicios; por medio de reuniones constantes del personal para
las diferentes áreas del Hospital.
- El Comité de Control Interno y de Calidad, cumple con su fin, y se encuentra activo en la Entidad.
- La Actual Administración presentó y desarrolló con la comunidad el pasado 05 de Abril de 2013, la
“Jornada de Diálogo y Rendición de Cuentas a la Ciudadanía de la Vigencia 2012”. - COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE: El control independiente se realiza
con base en la programación anual, en la cual se han incluido las respectivas auditorías de control
interno y las de calidad; trabajando en armonización del MECI-CALIDAD. Los resultados de las
evaluaciones han permitido que el Hospital desarrolle planes de mejoramiento interno, contribuyendo
de esta forma a mejorar los procesos y contrarrestar las debilidades presentadas, para una mejora
continua de la gestión.
- La Oficina de Control Interno, ha cumplido con los informes pormenorizados de control interno
(Art. 9 Ley 1474 de 2011), dándolos a conocer a la Gerencia y siendo publicados en el web site del
Hospital.
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- El ejercicio de la funciones de Control Interno se ha realizado en forma dinámica, participativa
(como invitado) al interior de los comités establecidos institucionalmente.
- En respuesta a las observaciones de los diferentes Comités Institucionales se diseñaron y elaboraron
planes de mejoramiento para diferentes procesos asistenciales y administrativos.
- Las auditorías realizadas, los controles, los seguimientos y diferentes informes a los procesos son
dados a conocer en forma oficial a la Gerencia y a los respectivos líderes de los procesos. - COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO: Como resultado de las evaluaciones y
seguimientos y auditorias adelantadas por la Oficina de Control Interno se formularon en
coordinación con las áreas respectivas, los planes de mejoramiento para, los cuales han tenido
continuidad para la actual vigencia como es el caso de Oficina de Atención al Usuario (SIAU),
Asignación de Citas Médicas, Archivo de Historias Clínicas, Admisiones, Notificaciones y
Autorizaciones, Urgencias, Cartera, entre otros.
- Se ha dado seguimiento, revisión y cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional suscrito con
la Contraloría Departamental del Huila (el 30 de Abril de 2013), por la vigencia 2011. Los avances y
cumplimiento del mismo están siendo reportados a través de la Plataforma SINTERCADH.
- Se suscribió Plan de Mejoramiento Institucional con la Contraloría General de la República (el 15
de Abril de 2013) a través de la plataforma SIRECI, como resultado de la Auditoría de Control
Excepcional para el período 2008-2011.
Dificultades
- Se debe seguir fortaleciendo a nivel institucional las políticas de autocontrol y autorregulación, en el
desarrollo de sus actividades, generando un mayor sentido pertenencia por la entidad.
- Es necesario que todo plan de mejoramiento se realice en los formatos establecidos
institucionalmente con copia a la Oficina de Control Interno y la Oficina de Calidad, según los
procesos a retroalimentar para su respectivo apoyo y seguimiento.
Estado general del Sistema de Control Interno
- El Hospital ha podido dar el uso adecuado a los instrumentos y herramientas, concebidas en el
MECI, obteniendo resultados de avance y mejora en sus procesos administrativos y misionales.
- El Sistema de Control Interno se ha desarrollado en forma armonizada con el Sistema de Gestión de
Calidad, en cumplimiento de la normatividad vigente.
- El cumplimiento del Sistema de Control Interno, continúa en un rango óptimo de desempeño,
mitigando los posibles riesgos; para lo cual se debe continuar con actividades de mantenimiento para
su sostenimiento a corto, mediano y largo plazo.
- Es una Política Gerencial y se trabaja en forma permanente en la Austeridad del Gasto Público,
aplicando los controles adecuados para ello, como en el consumo de papel, uso de las impresoras, uso
del internet, correo institucional, servicio de acueducto, servicio de energía eléctrica, servicio de
fotocopias; entre otros.
Recomendaciones
- Coordinar a través de la Subgerencia Administrativa y Financiera, la Subgerencia Técnico
Científica y los coordinadores líderes de área, las diferentes actividades encaminadas a la mejora
continua para atender las dificultades identificadas en cada subsistema del presente informe, con la
finalidad de seguir con las actividades de mantenimiento permanente del MECI en la E.S.E.,
logrando sostener los resultados de la calificación obtenida.
- Se hace necesario diseñar nuevas herramientas tecnológicas y avanzar a través de la página web y
redes sociales, para optimizar la comunicación con los usuarios, retroalimentando eventos que
desarrolle el Hospital, agendas médicas, y soporte en línea de inquietudes, recomendaciones y
solicitudes entre otros.
_____________________________________ Firma
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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1.2. GESTIÓN Y ACTIVIDADES ADELANTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL
INTERNO.
La entidad cuenta con la estructura Instrumental para la implementación del
Sistema de Control Interno, en cabeza de la Gerencia, la cual le corresponde
establecer, desarrollar y mantener el SCI de la E.S.E. Hospital Departamental San
Antonio de Pitalito y la aplicación de las recomendaciones en materia de Control
Interno; al Jefe de la oficina de Control Interno le corresponde la verificación
posterior y selectiva de los elementos de control, apoyado en la organización de
estos, informando las deficiencias y generando recomendaciones, para el
seguimiento a planes de mejoramiento; el Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno, evalúa permanentemente el Sistema de Control Interno para
garantizar su efectividad, cumplimiento de objetivos y metas institucionales; los
Subcomités de Autocontrol, elaboran e implementan los planes operativos a nivel
de grupo y los Servidores Públicos son los responsables de la ejecución del control y
de la operatividad eficiente de procesos y procedimientos.
1.2.1 INFORMES Y SEGUIMIENTOS:
Para el período reportado (12 de Marzo de 2013 a 12 de Julio de 2013) del presente
informe, se emitieron los correspondientes informes sobre las auditorias y
seguimientos realizados, los cuales se dieron a conocer a la Gerencia, Subgerencia
Técnico Científica, Subgerencia Administrativa y Financiera, y demás oficinas
pertinentes de la entidad, y las tareas programadas en los diferentes Comités de la
entidad; así:
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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- Oficios remitidos a las diferentes dependencias dando a conocer informes, seguimientos y respuesta a solicitudes a la Oficina de Control Interno.
Fecha Oficio Presentado A Informe Presentado
INF 03 13 12/03/2013 CI-CI-018Diana Victoria Muñoz Muñoz
Gerente
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control
Interno, Periodo del 12 de noviembre de 2012 al 12 de
marzo de 2013 (INF-03-13)
INF 04 13 19/06/2013 CI-CI-034Diana Victoria Muñoz Muñoz
Gerente
Informe de Seguimiento y Verificación al Cumplimiento
de la Operatividad del Comité Interno de Conciliación
de la E.S.E. para las vigencias 2009 a 2012 (INF-04-
2013).
02/07/2013 CI-CI-041Diana Victoria Muñoz Muñoz
Gerente
Remisión de los resultados de la revisión de las
Políticas de Utilización de la Unidad compartida de
Archivos “X”
INFORMES Y SEGUIMIENTOS
Cod.
OFICIO
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
13
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
14
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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- Reuniones Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Garantía de la Calidad.
- Asistencia y Participación en la mayoría de los Comités Institucionales en forma periódica y seguimiento a las tareas programadas en los mismos: 1. Comité de Farmacia y Terapéutica. 2. Comité de Costos. 3. Comité Proceso de Facturación y Glosas. 4. Comité Técnico Científico.
Informe Ejecutivo Cuatrimestral del Sistema de Control Interno –Del 12 de Marzo de 2013 al 12 de Julio de
2013.
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