INSTRUCTIVO MODULO AUTORIZACIÓN LABORATORIOS TERCEROS
INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS INVIMA
BOGOTÁ D.C. - COLOMBIA Sede Principal: Carrera 10 No. 64-28
PBX 294 8700 www.invima.gov.co
Documento del INVIMA, prohibida su reproducción parcial o total
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 2 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
TABLA DE CONTENIDO
LISTA DE GRÁFICAS .................................................................................................................................................................. 3
LISTA DE TABLAS ...................................................................................................................................................................... 4
LISTA DE LISTADOS ................................................................................................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................................................... 5
CONSIDERACIONES .................................................................................................................................................................. 5
DEFINICIONES ................................................................................................................................................................. 5
COMPONENTES VISUALES COMUNES......................................................................................................................... 6
ESTRUCTURA DEL MODULO ..................................................................................................................................................... 7
TRAZABILIDAD DEL TRAMITE ........................................................................................................................................ 7
Menú Coordinador ............................................................................................................................ 8
Menú Coordinador Grupo.................................................................................................................. 9
Menú Analista Técnico ...................................................................................................................... 9
PROCESOS Y PASOS ...................................................................................................................................................... 9
RADICACION ............................................................................................................................................................... 9
RECIBIR REPARTO – CENTRO DOCUMENTACION- ENTREGA A LABORATORIO ............................................ 12
RECIBIR REPARTO – LABORATORIO ..................................................................................................................... 15
ASIGNACIÓN DE RADICADO A COORDINADOR DE GRUPO ............................................................................... 16
REPARTO A COORDINADOR DE GRUPO .............................................................................................................. 17
ASIGNACION DE RADICADO EN GRUPO TÉCNICO ............................................................................................. 19
ESTUDIO TECNICO ................................................................................................................................................... 21
COMPLETAR DATOS .................................................................................................................... 21
CERRAR EL PASO ESTUDIO TÉCNICO DE AUTORIZACIÓN ...................................................... 23
ELABORACION DE AUTORIZACIÓN APROBACIÓN .............................................................................................. 24
GENERAR RESOLUCIÓN .............................................................................................................. 24
EDITAR Y GUARDAR RESOLUCIÓN ........................................................................................... 26
VISTO BUENO COORDINADOR LABORATORIO ................................................................................................... 28
IMPRESIÓN DE AUTORIZACION DE APROBACION .............................................................................................. 31
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 3 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
LISTA DE GRÁFICAS
Gráfica 1. Radicar Autorización Laboratorios Externos ........................................................................................................ 10 Gráfica 2. Pestañas Radicar Autorización Laboratorios Externos ........................................................................................ 10 Gráfica 3. Consulta de la Radicación tramite Autorización para laboratorios externos – Radicación ................................ 12 Gráfica 4. Menú Reparto - Recibir Expediente y/o Folio ...................................................................................................... 13 Gráfica 5. Recibir el expediente ............................................................................................................................................ 13 Gráfica 6. Verificación si quiere completar el reparto de la radicación................................................................................. 14 Gráfica 7. Consulta radicación después de Reparto ............................................................................................................ 14 Gráfica 8. Recibir Radicado por parte del coordinador ........................................................................................................ 15 Gráfica 9. Consulta estado del tramite después de radicar ................................................................................................. 15 Gráfica 10. Coordinador asigna radicado a Laboratorio específico ................................................................................... 16 Gráfica 11. Usuario Técnico laboratorio_fq opción reparto ............................................................................................. 17 Gráfica 12. Menú reporte Asignación tramite Coordinador Grupo ........................................................................................... 18 Gráfica 13. Proceso recibir radicado coordinador de grupo ................................................................................................. 18 Gráfica 14. Consulta Radicado después de recibir coordinador de grupo ........................................................................... 19 Gráfica 15. Proceso Asignación tramite Coordinador Grupo ................................................................................................... 19 Gráfica 16. Asignando radicados al grupo técnico .............................................................................................................. 20 Gráfica 17. Consulta tramite después asignar al técnico ................................................................................................... 20 Gráfica 18. Proceso Completar Datos - Autorización Laboratorios Externos ..................................................................... 22 Gráfica 19. Ejemplo Proceso Completar Datos - Autorización Laboratorios Externos ....................................................... 22 Gráfica 20. Proceso efectuar el Estudio Técnico para Autorización Laboratorios Externos .............................................. 23 Gráfica 21. Proceso cerrar el paso “Estudio Técnico” Autorización Laboratorios Externos ............................................... 24 Gráfica 22. Generar Resolución de Autorización ................................................................................................................. 25 Gráfica 23. Generando el Documento ................................................................................................................................. 25 Gráfica 24. Resolución de Autorización en Word ................................................................................................................ 25 Gráfica 25. Editando la Resolución de Autorización generada .......................................................................................... 26 Gráfica 26. Mostrando la Resolución generada .................................................................................................................. 27 Gráfica 27. Consulta del tramite - Una vez editada la resolución ......................................................................................... 27 Gráfica 28. Área trabajo coordinador de grupo paso Visto Bueno ....................................................................................... 28 Gráfica 29. Completando paso Visto Bueno Coordinador Grupo......................................................................................... 28 Gráfica 30. Coordinador editando la autorización ................................................................................................................ 29 Gráfica 31. Completar Visto Bueno Coordinador Grupo después de ver documento.......................................................... 30 Gráfica 32. Paso generado al Completar Visto Bueno Coordinador Grupo ......................................................................... 30 Gráfica 33. Consulta tramite después dar VoBo Coordinador ........................................................................................... 30 Gráfica 34. Paso Analista Numera la Autorización ............................................................................................................... 31 Gráfica 35. Paso asignar consecutivo a la Resolución ........................................................................................................ 33 Gráfica 36. Paso impresión completa tarea ......................................................................................................................... 33 Gráfica 37. Paso Reparto del Documento desde el grupo técnico al firmante ..................................................................... 34 Gráfica 38. Consulta tramite después Numerar la Resolución ........................................................................................... 34
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 4 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Generalidades componentes comunes .................................................................................................................... 6 Tabla 2. Trazabilidad Tramite AUTORIZACIÓN LABORATORIO TERCEROS .................................................................... 8
LISTA DE LISTADOS
Listado 3. Stickers de la Radicación .................................................................................................................................... 12 Listado 4. Resolución de Autorización Numerada .............................................................................................................. 32 Listado 5. Resolucion en Firmante ...................................................................................................................................... 35
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 5 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
INTRODUCCIÓN
Se ha diseñado el tramite según solicitud de los directivos Laboratorios – Invima, para cumplir con la entrada en vigencia de la Resolución 1619 de 2015, en la cual establece que el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos — Invima, determina el procedimiento administrativo para la Autorización de terceros, lo cual se encuentra documentado en el Procedimiento de Autorización a Laboratorios que Ofrecen Servicios de Análisis o Pruebas de Vigilancia y Control Sanitario en la Red Nacional de Laboratorios e Instructivo Interno de Autorización a Laboratorios que Ofrecen Servicios de Análisis o Pruebas de Vigilancia y Control Sanitario en la Red Nacional de Laboratorios, y por solicitud de la Oficina de Laboratorios y control de calidad Invima, determinó el procedimiento administrativo para la Autorización de terceros, lo cual se encuentra documentado en el Procedimiento de Autorización a Laboratorios que Ofrecen Servicios de Análisis o Pruebas de Vigilancia y Control Sanitario en la Red Nacional de Laboratorios e Instructivo Interno de Autorización a Laboratorios que Ofrecen Servicios de Análisis o Pruebas de Vigilancia y Control Sanitario en la Red Nacional de Laboratorios. El Laboratorio Nacional de Referencia del INVIMA será responsable de otorgar la autorización a terceros para la realización de uno o varios análisis o ensayos de laboratorio de eventos de interés en salud pública y de análisis o ensayos de laboratorio para la vigilancia y control sanitario .Por lo anterior se automatizó el tramite para manejo del proceso Autorización a los Laboratorios que Ofrecen Servicios de Análisis o Pruebas de Vigilancia y Control Sanitario en la Red Nacional de Laboratorios El modulo permite tanto registrar los datos del laboratorio como los mas sobresalientes y frente a los tres tipos de laboratorios generando la resolución de autorización de laboratorios.
CONSIDERACIONES
DEFINICIONES Autorización de Laboratorios: procedimiento técnico administrativo mediante el cual se reconoce y autoriza a los laboratorios públicos o privados, previa verificación de idoneidad técnica, científica y administrativa, la realización de exámenes de interés en salud pública, cuyos resultados son de carácter confidencial y de uso exclusivo por la autoridad sanitaria para los fines de su competencia. APOYO A LA VIGILANCIA: Incluye las actividades que el laboratorio debe realizar en apoyo a la vigilancia de eventos de interés en salud pública, en el marco del Sistema de Vigilancia en Salud Pública, conforme al Decreto 3518 del 2006. BIOSEGURIDAD Y MANEJO DE RESIDUOS: Define la implementación de medidas, procedimientos básicos de bioseguridad y manejo de residuos de acuerdo con la normatividad vigente. ETS: Entidades Territoriales de Salud. INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos.
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 6 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
INFRAESTRUCTURA Y DOTACIÓN: Se refiere a los requisitos mínimos de las instalaciones físicas, en cuanto a organización de secciones y áreas funcionales del espacio físico, donde se desarrollan las actividades del laboratorio, con su respectiva dotación, mantenimiento y sistemas de comunicación y registro. LNR: Laboratorio Nacional de Referencia. LSP: Laboratorio de Salud Pública. MSPS: Ministerio de Salud y Protección Social. TERCERO: Toda Institución que ofrezca la realización de análisis o ensayos de laboratorio de eventos de interés en salud pública y de análisis o ensayos de laboratorio para la vigilancia y control sanitario, que se incorporen al Red Nacional de Laboratorios, tales como, Laboratorios clínicos, patológicos, de toxicología, de medicina reproductiva de genética, bromatológicos, de universidades y otros. Resolución 1619 de 2015
COMPONENTES VISUALES COMUNES Los componentes visuales que se describen en la siguiente tabla son comunes para los menús a los que tienen acceso los diferentes actores.
Tabla 1. Generalidades componentes comunes
NOMBRE IMAGEN DESCRIPCIÓN
Puntero
Es el rastro electrónico que aparece en la pantalla del computador y que obedece a los movimientos del ratón. Sirve para señalar o apuntar áreas de la pantalla.
Caja de texto
Es un campo que funciona de manera similar a un editor de texto muy sencillo en el que el usuario puede escribir.
Caja de lista Selección
Es un componente que provee a los usuarios de una lista de selección de campos específicos para marcar oprimiendo el mouse o u barra espaciadora.
Menús Selección
Es un componente tipo menú que provee a los usuarios una lista de opciones para escoger.
Advertencia del Sistema
Es un componente tipo cuadro informativo que provee a los usuarios un mensaje de advertencia.
Icono ejecución
Este icono permite los usuarios enviar ejecución de un proceso según el nombre del icono, oprimiendo clic con el mouse
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 7 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
ESTRUCTURA DEL MODULO
Para trabajar dentro del modulo se debe pertenecer a algún rol dentro de él, los roles ver columna tabla 2 columna Perfil
Cada uno de los perfiles pertenecientes al laboratorio en el momento que ingresa al aplicativo , puede ejecutar funciones así:
TRAZABILIDAD DEL TRAMITE La trazabilidad que es el recorrido o pasos del tramite con responsables y procesos , es la siguiente ( en un ejemplo) Y cumple exactamente con el procedimiento Laboratorios Terceros
Salir
Componente que provee a los usuarios la opción de salir del aplicativo
Buscar
Componente que provee a los usuarios de un buscador de registro escrito (por ejemplo buscar un numero de radicado)
Barra desplazamiento vertical (scroll) - Horizontal
Componente que provee a los usuarios la opción de navegar sobre la extensión del documento en relación a lo que se está visualizando
Convenciones en el Área de trabajo (biblioteca con estados de radicados )
Radicación - Tramite Tramite por Procesar Paso Activo Etapa Paso Terminado Vencimiento Términos Vencimiento Términos Legales
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 8 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Tabla 2. Trazabilidad Tramite AUTORIZACIÓN LABORATORIO TERCEROS
PROCESO Pasos Área para Perfil
Radicar Radicación Atención al Ciudadano Centro de Documentación
Grafico 1 y 2 Radicador
REPARTO DEL RADICADO DE CENTRO DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO
Centro de Documentación
Usuario Reparto
Recibir Expediente Reparto del radicado desde C. Documentación a la Oficina de Laboratorios
Centro de Documentación
Coordinadora Laboratorios
Grafica 4, 5 6 Coordinador
Asignación de Radicado a Coordinador de Grupo
Coordinadora Laboratorios
Coordinador de Grupo Grafico 10 Coordinador
Reparto Reparto Coordinador de Grupo Laboratorio Coordinador Grafico 12, 13 Coordinador Grupo
Asignación tramite Coordinado Grupo Laboratorios
Asignación del Radicado en grupo técnico
Laboratorio Coordinador de Grupo Grafica 15, 16 Técnico físico químico
Completar Datos Reporte
Deja datos de la radicación en la Base de Datos de Laboratorio
Laboratorio Usuario analista Grafica 18,19 Técnico Laboratorio
Área de trabajo Estudio técnico de autorización Y Completar datos del producto..
Laboratorio Coordinador Gráficas 20 al 26
Técnico laboratorio
Área de Trabajo VoBo Coordinador Coordinador Grupo Laboratorio
Usuario Analista Gráficas 28 al 32 Técnico Analista
Área de trabajo IMPRESIÓN DE AUTORIZACION DE APROBACION
Laboratorio Usuario analista
Firmante Director Grafica 36 Firmante Director
Los usuarios del modulo entran al sistema de Registro Sanitario, y según el perfil asignado pueden efectuar las opciones: Como se nota en el anterior cuadro los perfiles de coordinador , coordinador de grupo , técnicos son los correspondientes al Área correspondiente al manejo de la solicitud de autorización Laboratorios Terceros. A ellos pueden efectuar las opciones de sus menús, siguientes figuras:
Menú Coordinador
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 9 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Menú Coordinador Grupo
Menú Analista Técnico
PROCESOS Y PASOS
RADICACION
Ya recibidos los documentos, se radica (ver siguientes 2 gráficas). Este proceso genera dos pasos en el registro:
Paso de la radicación ( lo cierra , es decir le coloca fecha de finalización)
Paso Reparto del radicado de centro de documentación al Archivo
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 10 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 1. Radicar Autorización Laboratorios Externos
Gráfica 2. Pestañas Radicar Autorización Laboratorios Externos
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 11 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Listado 1. Factura de radicación
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 12 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Listado 2. Stickers de la Radicación La radicación genera : stickers, y factura para impresión , en la base de datos genera dos pasos, los podemos observar el la consulta del la radicación:
Gráfica 3. Consulta de la Radicación tramite Autorización para laboratorios externos – Radicación
RECIBIR REPARTO – CENTRO DOCUMENTACION- ENTREGA A LABORATORIO
El Usuario de Reparto completa su paso, ejecutando la opción Recibir reparto :
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 13 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 4. Menú Reparto - Recibir Expediente y/o Folio
Este proceso de recibir reparto lo ejecuta el funcionario usr_archendoque aparece en la consulta anterior .(Este
proceso recibir reparto muestra la siguiente pantalla, se digita el radicado y oprima buscar , verifique que
este marcado , de lo contrario márquelo y oprima el icono en la parte inferior :
Gráfica 5. Recibir el expediente
Se oprime Recibir Reparto : : El sistema verifica si la acción es correcta, y le pregunta para verificar la acción:
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 14 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 6. Verificación si quiere completar el reparto de la radicación
El sistema crea un nuevo paso del radicado, este paso le entregar a la oficina de laboratorio , al coordinador, veamos en la consulta (columna funcionario): Consulta Radicado después de recibir el expediente :
Gráfica 7. Consulta radicación después de Reparto
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 15 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
RECIBIR REPARTO – LABORATORIO
El coordinador(a) ejecuta el proceso con la opción del menú Reparto - Recibir Exp. y/o Fol. Con esta opción recibe el radicado (o sea completa el paso) . El coordinador completa su paso, ejecutando la opción Recibir reparto. se
digita el radicado y oprima buscar , verifique que este marcado , de lo contrario márquelo y oprima el
icono en la parte inferior : El sistema verifica si la acción es correcta, y le pregunta para verificar
la acción, conteste oprimiendo si . El sistema cierra el paso y crea un nuevo paso : Asignación de Radicado a Coordinador de Grupo.
Gráfica 8. Recibir Radicado por parte del coordinador
Consultemos nuevamente el radicado (Menú Registro Sanitario – Consultas y Listados – Tramites Radicados):
Gráfica 9. Consulta estado del tramite después de radicar
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 16 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
ASIGNACIÓN DE RADICADO A COORDINADOR DE GRUPO
Para completar este paso , Ahora la coordinadora debe repartirlo a coordinación específica: ejecuta a la opción
del Menú Reparto- Asignación trámites Coordinador Laboratorio : , se asigna a una coordinación en especial: en el ejemplo de Laboratorio Microbiológico. El proceso se llama Genera pasos , en esta pantalla aparecen los radicados en esta coordinación para asignar, coloque el cursor en el radicado que desea asignar y al lado derecho (en cantidad) digite 1 al lado del laboratorio
a quien se le asignará, y oprima el icono procesar . Este proceso crea un nuevo paso Reparto a coordinador de grupo .
Gráfica 10. Coordinador asigna radicado a Laboratorio específico
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 17 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Asignado el tramite al coordinador de Grupo especial. Consultemos el trámite una vez asignado:
Gráfica 11. Usuario Técnico laboratorio_fq opción reparto
REPARTO A COORDINADOR DE GRUPO
El coordinador(a) de grupo ejecuta el proceso con la opción del menú Reparto - Recibir Exp. y/o Fol. Con esta opción recibe el radicado (o sea completa el paso) . El coordinador completa su paso, ejecutando la opción Recibir
reparto. se digita el radicado y oprima buscar , verifique que este marcado , de lo contrario márquelo y
oprima el icono en la parte inferior : El sistema verifica si la acción es correcta, y le pregunta
para verificar la acción, conteste oprimiendo si . Este proceso creo el paso Asignación de Radicado en grupo Técnico: Veamos la ejecución : Recibir Expediente:
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 18 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 12. Menú reporte Asignación tramite Coordinador Grupo
Gráfica 13. Proceso recibir radicado coordinador de grupo
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 19 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 14. Consulta Radicado después de recibir coordinador de grupo
ASIGNACION DE RADICADO EN GRUPO TÉCNICO
El coordinador(a) de grupo ejecuta el proceso con la opción del menú Reparto - Asignación tramite Coordinador Grupo acá seleccione el radicado (o lo consulta escribiendo el radicado, marca uno y oprime buscar )
, marque el radicado , seleccione el técnico a quien le asignará el radicado para estudio de la
autorización , y oprime asignar
Gráfica 15. Proceso Asignación tramite Coordinador Grupo
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 20 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 16. Asignando radicados al grupo técnico
Consulta después de asignar al grupo técnico
Gráfica 17. Consulta tramite después asignar al técnico
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 21 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
ESTUDIO TECNICO
El profesional técnico efectuá la opción en dos pasos, primero ejecuta la opción completar datos del radicado y luego genera la resolución efectuando los cambios pertinentes. Para buscar el radicado puede entrar al Área de trabajo :
COMPLETAR DATOS
A este proceso u opción se llega desde el menú principal – Tramites – Laboratorio – Completar Datos Es el primer proceso que ejecuta el profesional analista Técnico para completar datos (que se guardan en una base de datos) , que llevara la Resolución de autorización de laboratorios terceros. Esta opción es efectuada por usuarios con el perfil Analista. Se llena el formato, según la radicación y los
resúmenes de los profesionales analistas , y se oprime guardar , tal como la siguiente figura.
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 22 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 18. Proceso Completar Datos - Autorización Laboratorios Externos
Gráfica 19. Ejemplo Proceso Completar Datos - Autorización Laboratorios Externos
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 23 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
CERRAR EL PASO ESTUDIO TÉCNICO DE AUTORIZACIÓN
Una vez efectuado este proceso complete el paso COMPLETAR DATOS, ejecute el proceso u opción se llega desde el menú principal – Tramites – Laboratorio – Área de trabajo. Muestra la siguiente pantalla, observe la parte inferior , pase el cursor sobre convenciones ( esta es una guia del estado del paso o del tramite ), otra opción es Refrescar oprima Click para refrescar ( actualizar la pantalla con los datos de los radicados ) . Puede buscar por numero de expediente o numero de radicado :
Gráfica 20. Proceso efectuar el Estudio Técnico para Autorización Laboratorios Externos
Una vez localizado el radicado , (punto anterior) nótese que al colocar el cursor y oprimir Click sobre estudio técnico; existen solo dos opciones (una vez llenados los datos del radicado en completar datos ): o Aprobar el tramite o sea aprobar la Autorización o negarla :
Para llevar a cabo el cierre de este paso marque en aprobar tramite si o no , marque
tarea completa y oprima Click sobre el icono que esta en la parte superior de la pantalla. Este proceso genera el paso Elaboración de autorización Aprobación (o Negación ), ver siguiente figura :
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 24 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 21. Proceso cerrar el paso “Estudio Técnico” Autorización Laboratorios Externos
ELABORACION DE AUTORIZACIÓN APROBACIÓN
GENERAR RESOLUCIÓN
Nótese que al haber efectuado lo anterior en el Área de trabajo , se genero otro paso: Elaboración de Autorización de Aprobación: Esta opción es responsabilidad del mismo usuario Analista . Oprima Clic sobre el paso (abierto ) icono amarillo del paso, en la parte inferior derecha aparece icono , marque
director técnico (verifique que tenga nombre de Firmante, cargo, etc. y después oprímalo:
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 25 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 22. Generar Resolución de Autorización
El sistema me muestra directamente el documento :
Gráfica 23. Generando el Documento
En la pestaña , oprima :
Gráfica 24. Resolución de Autorización en Word
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 26 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
EDITAR Y GUARDAR RESOLUCIÓN
La resolución es creada en base a una plantilla prediseñada ( se puede cambiar según solicitud con ticket ) Edite y cambie el documento según su necesidad :
Gráfica 25. Editando la Resolución de Autorización generada
Una vez terminada su edición : Devuélvase a la pantalla Área-de-trabajo a su radicado, verifique que en la pestaña
que este marcado tarea completa , y oprima el icono (salvar o guardar , este crea el próximo paso (En este instante el documento no generado no tiene numero:
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 27 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 26. Mostrando la Resolución generada
El sistema genera el paso VISTO BUENO COORDINADOR LABORATORIO , veamos la consulta del tramite nuevamente:
Gráfica 27. Consulta del tramite - Una vez editada la resolución
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 28 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
VISTO BUENO COORDINADOR LABORATORIO
Este paso es ejecutado por el coordinador de grupo , ejecutando Menú Registro Sanitario – Área de trabajo, localizar el radicado, puede visualizar la autorización generada, cambiarle, aprobarla o devolverla al Analista técnico:
Gráfica 28. Área trabajo coordinador de grupo paso Visto Bueno
Ubique el radicado, coloque el cursor en el paso a cumplir ”VISTO BUENO COORDINADOR LABORATORIO” :
Gráfica 29. Completando paso Visto Bueno Coordinador Grupo
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 29 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Ubíquese en la pestaña Formato Resolución y oprima Ver Documento para ver el
documento Autorización :
Gráfica 30. Coordinador editando la autorización
Lea, y si es necesario corregir un pequeño detalle corríjalo, devuélvase a la pantalla Área de trabajo y oprima el icono salvar si desea guardar este cambio , Una vez tomada la decisión de dar o no el visto bueno : en el área de trabajo , en su radicado , sobre el paso
“VISTO BUENO COORDINADOR LABORATORIO”, pestaña VoBo Coordinador , marque en
aprobado su decisión, marque tarea completa y oprima salvar :
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 30 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 31. Completar Visto Bueno Coordinador Grupo después de ver documento
Completar este paso , crea otro paso para el Analista técnico “IMPRESIÓN DE AUTORIZACION DE APROBACION” :
Gráfica 32. Paso generado al Completar Visto Bueno Coordinador Grupo
Gráfica 33. Consulta tramite después dar VoBo Coordinador
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 31 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
IMPRESIÓN DE AUTORIZACION DE APROBACION
Este paso es simplemente asignar numero al documento Resolución de Autorización. Analista Técnico entre al área de Trabajo (menú principal – Tramites – Laboratorio – Área de trabajo) Localice el radicado, oprima Clic sobre el paso IMPRESIÓN DE AUTORIZACIÓN,
, Click pestaña Formato Resolución ,
oprima el icono Imprimir .
Gráfica 34. Paso Analista Numera la Autorización
El sistema en este proceso le pregunta si quiere asignar el numero consecutivo a la Resolución de Autorización, conteste si :
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 32 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Listado 3. Resolución de Autorización Numerada
Devuélvase a la pantalla Área de datos radicado , marque completar tarea y salvar . Tal como en la pantalla Siguiente , el sistema le asigno numero a la resolución y le generó un siguiente paso :
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 33 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Gráfica 35. Paso asignar consecutivo a la Resolución
El sistema creo el paso REPARTO DEL DOCUMENTO DESDE EL GRUPO TÉCNICO AL FIRMANTE, donde el
documento entra al proceso de firma en el Rol firmante ( Director), ya establecido en el Sistema de Registros Sanitarios.
Gráfica 36. Paso impresión completa tarea
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 34 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
El sistema creo el paso REPARTO DEL DOCUMENTO DESDE EL GRUPO TÉCNICO AL FIRMANTE, donde el documento entra al proceso de firma en el Rol firmante ( Director), ya establecido en el Sistema de Registros Sanitarios.
Gráfica 37. Paso Reparto del Documento desde el grupo técnico al firmante
Gráfica 38. Consulta tramite después Numerar la Resolución
INSTRUCTIVO TRAMITE “TARIFA AUTORIZACIÓN Y/O RENOVACIÓN DE AUTORIZACIÓN LABORATORIOS
Página: 35 de 35 Fecha de Emisión: 2016/06
Listado 4. Resolucion en Firmante
Top Related