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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Facultad de Ciencias Económicas y Negocios
Escuela de Ingeniería en Finanzas y AuditorÍa, C.P.A.
TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO EN FINANZAS
Y AUDITORÍA, C.P.A.
Tema:
Propuesta de Implementación de un Sistema Contable Informático para el
Almacén “Electrhogar”
Autor:
Santiago Andrés Arias Saavedra
Director de Tesis:
CPA. DR. Jorge Guerrero M.C.A.
QUITO, OCTUBRE DEL 2010
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INDICE
Informe Ejecutivo 5
CAPÍTULO I: 1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN 7
1.1 Planteamiento del problema 7
1.2 Formulación del problema 8
1.3 Objetivo General 12
1.4 Objetivos Específicos 12
1.5 Justificación 12
1.6 Limitaciones 16
1.7 Idea a defender o Hipótesis 17
1.8 Variables de Investigación 18
1.9 Métodos de la investigación 19
1.9.1 Método de observación científica 19
1.9.2 Método Inductivo 23
1.9.3 Método Deductivo 24
1.9.4 Método de Síntesis 25
1.9.5 Método de Análisis 26
1.10 Tipo y diseño de la investigación 27
1.10.1 Explorativa 27
1.10.2 Descriptiva 27
CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO-CONCEPTUAL 30
2.1 Antecedentes 30
2.2 La Empresa 33
2.2.1 Concepto 33
2.2.2 Importancia de la empresa 34
2.2.3 Clasificación de las empresas 35
2.3 La contabilidad 41
2.4 Objetivos de la contabilidad 41
2.5 Importancia de la contabilidad 42
2.6 La Contabilidad también sirve para 42
2.7 La contabilidad es interdependiente 43
2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable 44
2.9 Funciones básicas de la contabilidad 45
2.10 La cuenta 46
2.11 Clasificación de las cuentas contables 46
2.12 Cuentas que conforman el balance general 51
2.13 El Plan de cuentas (diseño) 61
2.14 La Transacción 68
2.15 Transacciones Comerciales 68
2.16 Importancia de la transacción 69
2.17 El Proceso contable 69
3
2.18 Estados Financieros Básicos 72
2.19 Marco legal 76
2.19.1 Principios y procedimientos contables 76
2.19.2 Los Principios de Contabilidad 79
2.20 Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13 83
2.20.1 NEC 1: Presentación de Estados Financieros 83
2.20.2 NEC 3: Estados de Flujos de Efectivo 92
2.20.3 NEC7: Efectos de las Variaciones en Moneda Extranjera 95
2.20.4 NEC 9: Ingresos 96
2.20.5 NEC11: Inventarios 100
2.20.6 NEC 12: Propiedad, Planta y Equipo 104
2.20.7 NEC 13: Contabilización de la depreciación 108
2.21 Ley de Régimen Tributario Interno 114
2.22 Retención en la Fuente 123
2.23 La sistematización de la información contable financiera 129
2.24 Las ventajas de la sistematización de la información 130
CAPITULO III 133
3.1 Diagnóstico de la empresa en la parte contable y tributaria 133
3.2 Análisis FODA 147
3.3 Diagnóstico FODA 147
3.4 Análisis FODA 149
3.5 Otros Factores 151
3.6 Implementación del sistema contable en pasos 155
CAPÍTULO IV 188
4.1 Introducción 188
4.2 Objetivos: General y Específicos 189
4.3 Ámbito de Aplicación 190
4.4 Políticas de la empresa 190
4.5 Organigrama estructural 193
4.6 Control interno 196
4.7 Plan de cuentas 200
4.8 Proceso Contable 207
4.9 Proceso de compras 212
4.9.1 Procedimientos 213
4.9.2 Flujo grama de proceso de compras 214
4.9.3 Documentos a utilizar 215
4.9.4 Forma de llenar los documentos 216
4.9.5 Contabilización 219
4.9.6 Devolución en compras 228
4.10 Proceso de Ventas 229
4.10.1 Procedimientos 229
4.10.2 Flujo grama 236
4
4.10.3 Documentos a utilizar 237
4.10.4 Forma de llenar los documentos 238
4.10.5 Devolución en Ventas 244
4.11 Proceso Contable 245
4.11.1 Proceso de compras 258
4.11.2 Documentos a utilizar 259
4.11.3 Orden de compra 260
4.11.4 Cotización 264
4.11.5 Forma de llenar los documentos 265
4.11.6 Contabilización 269
4.11.7 Devolución en compras 273
4.11.8 Proceso de Ventas 277
4.11.9 Documentos a utilizar 278
4.11.10 Forma de llenar los documentos 278
4.11.11 Devolución en Ventas 284
CAPITULO V 286
5.1 Concluciones 286
5.2 Recomendaciones 286
5.3 Bibliografía 288
5.4 Glosario de términos 290
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Informe Ejecutivo
La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las
negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante
necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos.
La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que
obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y
recopila los procedimientos a seguir en función del control y del cumplimiento
de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la
empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente,
permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos bajo
control y supervisión del contador.
"El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratégicas con
proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de
calidad, los medios tecnológicos, las cualidades humanas etc., como elementos
generadores de valor han de ser tomados en consideración en el análisis, lo
que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificación
estratégica de la empresa."
Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentación de la
información es que hace que sobresalga en medio de otras empresas.
Los sistemas de información han desempeñado un importante lugar en el
mercado como elemento de control y organización; sin embargo, no debe
limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la necesidad de
buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el
comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se
busca un manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los
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componentes tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un
entorno que cada vez es más fuerte y más agresivo.
Una de las consecuencias en la desorganización del manejo financiero del
almacén es no tener en cuenta cuanto inventario tienen en stock en el día o al
día. También que los ingresos percibidos tanto diarios como semanales o
mensuales, no son del todo correctos porque al momento de no tener una
facturación sistemática la transacción suele demorarse y puede que haya algún
error humano y por ende una mala facturación que causa una pérdida a la
empresa.
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1 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del problema
En el Ecuador existe la necesidad de que las organizaciones como,
microempresa, locales comerciales entre otras, cuenten con sistemas contables
contemporáneas, que les permitan llevar a cabo una contabilidad más detallada
mejor organizada más rápida y eficiente.
La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las
negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante
necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos¹.
Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de
recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso
rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las
transacciones efectuadas por la empresa.
Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye
en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de
las organizaciones.
La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que
obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y
recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de
los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la
8
2 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas
empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente,
permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo
bajo control y supervisión del contador es parte esencial de las organizaciones.
El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican,
se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de
decisiones
En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad
económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro
de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en
todo lo referente a su actividad productiva2.
En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la
necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo
empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para
clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.
Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la
base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una
empresa.
1.2 Formulación del problema
La desorganización contable en el almacén genera la falta de rapidez en la
verificación de stock de mercaderías, la falta de eficiencia y eficacia en el
manejo del área contable por ende la falta de crecimiento de la empresa que
causa una falta de competitividad.
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3 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas
Hacer que un negocio sobreviva no es tarea sencilla hoy en día, y seguramente
será aún más difícil en el futuro próximo. Esta parece ser una verdad
incontrovertible.
La mayoría de los estudiosos de estas cuestiones aseguran que,
aproximadamente, de cada 100 empresas que se forman, 80 desaparecerán en
los dos años siguientes.
Aunque la suerte sin duda está presente, como en cualquier otra actividad de
nuestra vida, los errores y fallas de las empresas que dejan de operar, parecen
repetirse en la mayoría de los casos y tienen que ver con una mala
administración.
Factores adversos3
A) Recursos financieros insuficientes
B) Productos sin calidad
C) Mercados muy competidos por empresas mejor organizadas
D) Desorganización contable
E) Inconstancia impuntualidad o falta de interés del empresario
De todos estos factores interesa destacar la limitada capacidad administrativa y
la falta aguda de capital. Son pocos los que emprenden un negocio, sabiendo, a
ciencia cierta, cuánto dinero va a necesitar para cubrir las operaciones
indispensables por lo menos en un periodo de seis meses o un año3. Pero el
tiempo corre desde el primer día de operaciones y, habrá que pagar la renta, la
luz y los sueldos en una fecha fija. Por si esto fuera poco, al principio es natural
que se presenten gastos extra, por descomposturas de la maquinaria, porque la
producción es baja debido a la falta de experiencia y muchos otros problemas.
La empresa es la unión de personas, objetos físicos y recursos económicos con
el propósito de producir artículos o prestar servicios para obtener utilidades.
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4Arregui M. Jorge: Análisis para el desarrollo empresarial
La palabra empresa se identifica con el esfuerzo y el riesgo. Con el esfuerzo
porque el hecho de montar un negocio requiere de intenso trabajo y con
frecuencia de muchas más horas de lo que las normas dictan. Y con el riesgo
porque para poner en marcha una idea se arriesgan los recursos con que se
cuenta y en ocasiones el patrimonio familiar. La empresa representa por
naturaleza un riesgo permanente de perder la inversión. Mientras más grandes
son las empresas, mayores son los riesgos de una mala decisión y las
consecuencias de mayor amplitud.
Qué distingue a las empresas
Las características que la distinguen de entre otras cosas son:
El giro Actividad a que se dedica.
La ubicación Lugar donde se localiza.
El tamaño Consideración de medida.
Giro Comercial
Las empresas cuyo giro es el comercial se dedican a la compra y venta de
productos4. Se denominan de venta al público cuando los artículos van
directamente a los consumidores. El revendedor es aquel que compra en
grandes cantidades y vende a otros comerciantes. Se dice que vende al
mayoreo cuando por la cantidad de piezas vendidas se justifica dar un precio
más bajo y al menudeo cuando se vende pieza por pieza al consumidor.
La utilidad del comerciante se logra cuando compra al mayoreo y vende al
menudeo aumentando a su precio de compra sus gastos y algo de utilidad.
Una vez conocida la empresa se puede incorporar la función administrativa.
Todas sus etapas están interrelacionadas y cada una de ellas es importante en
cuanto a su participación para el logro de los objetivos.
Planeación: las actividades de planeación fijan los propósitos de la empresa, así
como los recursos materiales y humanos para lograrlos
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5Arregui M. Jorge: Análisis para el desarrollo empresarial
Control: Las actividades de control examinan si está siendo eficaz y eficiente en
el logro de los propósitos fijados en la planeación
Organización: Las actividades de organización establecen el orden de los
recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para
lograr los propósitos.
Dirección: Las actividades de dirección consisten en hacer que el personal
trabaje para que se logren los propósitos de la empresa.
Elementos indispensables para la promoción de la microempresa
Capacitación y asistencia técnica5
En la práctica, los empresarios de pequeños negocios requieren del
conocimiento de los factores que afectan el destino de la empresa.
La delicada situación económica que vivimos, exige de los empresarios una
administración actualizada y realista. Para lograrla es necesario que se capacite
en los temas relacionados con la planeación, organización y control de las
actividades internas de la empresa. En lo externo, requiere del conocimiento del
mercado, de las características y de los requerimientos locales para fortalecer
las ventas.
Asimismo, requiere de un seguimiento a través del cual se brinde asistencia
técnica que permita asegurar el sano desarrollo de la microindustria.
12
Objetivos:
1.3 General
Proponer la implementación de un sistema contable que genere orden y apoyo
a las personas que atienden en el almacén, adoptando el sistema llamado
Mónica 8.5, con el propósito de dar un tratamiento óptimo a la contabilidad que
se lleva en dicho almacén.
1.4 Específicos
Examinar la contabilidad llevada anteriormente, analizando todas las cuentas
que fueron usadas antes para volver a utilizarlas y las que no se consideren
necesarias desecharlas.
Estudiar al sistema contable, ver todas sus funciones y operaciones para
conocer mejor su funcionamiento y aplicación.
Dar orden a la contabilidad para eliminar las fallas de facturación.
Tener proyecciones más competentes por la facilidad de la información.
Dar a conocer de forma más detallada
Conocer con absoluta precisión cómo se maneja las cuentas por pagar y
cuentas por cobrar de la empresa.
1.5 Justificación
Es conveniente proponer esta investigación del sistema contable, sirve para dar
más control al almacén de manera que pueda desenvolverse de manera más
eficiente y sea más competitivo.
Mejor competitividad para los dueños y propietario del almacén comercial.
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En este caso la competitividad es un término importante por lo cual en esta tesis
muy utilizado en los medios empresariales, políticos y socioeconómicos en
general. A ello se debe la ampliación del marco de referencia de nuestros
agentes económicos que han pasado de una actitud auto protectora a un
planteamiento más abierto, expansivo y proactivo.
La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y desarrollar cualquier
iniciativa de negocios, lo que está provocando obviamente una evolución en el
modelo de empresa y empresario.
La ventaja comparativa de una empresa estaría en su habilidad, recursos,
conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos
de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida que
hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a los de aquellos.
El uso de estos conceptos supone una continua orientación hacia el entorno y
una actitud estratégica por parte de las empresas grandes como en las
pequeñas, en las de reciente creación o en las maduras y en general en
cualquier clase de organización. Por otra parte, el concepto de competitividad
nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con características de eficiencia
y eficacia de la organización.
a) La competitividad y la estrategia empresarial
La competitividad no es producto de una casualidad ni surge espontáneamente;
se crea y se logra a través de un largo proceso de aprendizaje y negociación
por grupos colectivos representativos que configuran la dinámica de conducta
organizativa, como los accionistas, directivos, empleados, acreedores, clientes,
por la competencia y el mercado, y por último, el gobierno y la sociedad en
general.
Una organización, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea
mantener un nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar antes
o después, unos procedimientos de análisis y decisiones formales, encuadrados
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en el marco del proceso de "planificación estratégica". La función de dicho
proceso es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que
integran la organización encaminados a maximizar la eficiencia global.
Para explicar mejor dicha eficiencia, consideremos los niveles de
competitividad, la competitividad interna y la competitividad externa. La
competitividad interna se refiere a la capacidad de organización para lograr el
máximo rendimiento de los recursos disponibles, como personal, capital,
materiales, ideas, etc., y los procesos de transformación. Al hablar de la
competitividad interna nos viene la idea de que la empresa ha de competir
contra sí misma, con expresión de su continuo esfuerzo de superación.
La competitividad externa está orientada a la elaboración de los logros de la
organización en el contexto del mercado, o el sector a que pertenece. Como el
sistema de referencia o modelo es ajeno a la empresa, ésta debe considerar
variables exógenas, como el grado de innovación, el dinamismo de la industria,
la estabilidad económica, para estimar su competitividad a largo plazo. La
empresa, una vez ha alcanzado un nivel de competitividad externa, deberá
disponerse a mantener su competitividad futura, basado en generar nuevas
ideas y productos y de buscar nuevas oportunidades de mercado.
Y también porque sirve para dar más estabilidad contable y financiera al
almacén de modo que pueda tener más control del mismo, la estabilidad y
solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las
ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda
conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que la
contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definición
universalmente aceptada.
Dar el servicio de venta de tecnología para la gente lo compre y tener una
ganancia moderada.
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Como se trata acerca de venta de artículos tecnológicos se puede decir que la
tecnología se propone mejorar u optimizar nuestro control del mundo real, para
que responda de manera rápida y predecible a la voluntad o el capricho de la
sociedad, aunque no siempre sea en su beneficio. La tecnología es también la
provincia de la industria y de la empresa comercial; para nada sirve si sus
productos no responden a las necesidades de los consumidores.
Tradicionalmente la tecnología ha progresado por el método empírico del
tanteo. La tecnología ha estado a la vanguardia en muchos campos que
posteriormente adquirieron una sólida base científica. Se dice que los efectos la
tecnología constituyen un "impacto". La tecnología derrama sobre la sociedad
sus efectos ramificadores sobre las prácticas sociales de la humanidad, así
como sobre las nuevas cualidades del conocimiento humano.
Podemos definir tecnología como el conjunto de reglas instrumentales que
prescriben un rumbo racional de actuación para lograr una meta previamente
determinada y que debe evaluarse en función de su utilidad y de su eficacia
practica.
La tecnología es creada por el hombre con el fin de satisfacer una necesidad,
esta necesidad es la causa de la evolución de la tecnología. La tecnología se
encuentra en una constante evolución y los objetos que no se adaptan
simplemente desaparecen, es decir, a medida que las necesidades son
mayores o digamos más complicadas se necesita crear un objeto que pueda
llenar el vació, el cual llega a reemplazar el anterior.
Como lo antes mencionado se trata de un local comercial en que vende
aparatos electrónicos y no tienen un sistema contable que los pueda ayudar a
manejar sus ingresos y egresos para tener una mejor utilidad y ser competitivo
en el mercado.
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1.6 Limitaciones
La empresa que llevara a cabo el estudio y la colocación del sistema contable.
La empresa está ubicada en Carcelén se dedica a la compra y venta de
electrodomésticos, y también audio y video.
Una limitación puede ser el tiempo que se demoraría en venir el programa a ser
instalado y verificado de más o menos de 15 a 20 días
También sería el precio que cuesta un programa desde 90 hasta 15000 y va a
niveles superiores, pero que el dueño está dispuesto a pagar para no tener algo
pirata y que rindiera para siempre y que pueda actualizado o cambiado a uno
mejor por menos precio.
El tiempo que tomaría realizar la investigación y la implementación puede variar
de 3 meses a 4 meses.
Limitaciones De La Información Contable:
Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender
del tipo de información que se está utilizando, ya que la información depende
del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las
limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sería muy
difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control,
relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.
Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra
persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y
exactas.
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1.7 Idea a defender o Hipótesis
La implementación del sistema contable Mónica 8.5 permitirá mejorar el manejo
contable de la empresa.
Un proyecto de computarización como Mónica 8.5 debería contar con la
participación de una participación de integrantes del personal y debería afectar
a los departamentos y niveles diferentes dentro de la organización. Se debe
formar un equipo del proyecto, determinar los objetivos, celebrar reuniones
regularmente, establecer los requisitos de rendición de informes, llevar a cabo
una evaluación (incluyendo un análisis de costos), elaborar un presupuesto
realista y desarrollar un cronograma susceptible de logro. La formación de un
equipo, integrado por miembros de todas las áreas de la organización, es
crucial para el éxito del proyecto¹. Esto reconoce el impacto que tendrá el
proyecto sobre toda la organización y aumenta el grado de compromiso del
personal con respecto al suministro de datos exactos y la utilización de los
informes que generará el nuevo sistema.
Los siguientes pasos para implementar el proyecto de computarización:
Formar el equipo del proyecto;
Preparar los documentos que servirán de guía;
Examinar el sistema actual;
Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
Seleccionar y comprar el software;
Instalar los equipos de computación, los dispositivos y el software, e ingresar la
información preliminar requerida;
Preparar y capacitar al personal;
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Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.El momento en que se tomen estos
pasos dependerá del tamaño y complejidad de su organización.
Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos
aspectos importantes referentes a la selección y compra del software para su
proyecto de computarización: la definición de las necesidades de software y la
evaluación del software y de los vendedores.
1.8 Variables de Investigación
Implementación del Sistema, para mejor aprovechamiento de tiempo, rapidez,
eficiencia, eficacia.
Controlar y elaborar la facturación para ventas e ingreso a inventario.
Controlar y elaborar facturas para devoluciones de ventas e ingresos a
inventario
Reportar los estados de inventarios, ventas, compras, Clientes, proveedores y
existencias.
Acezar rápidamente la información sobre los productos, proveedores, cliente,
ventas y compras.
Manejo del precio en función de márgenes de utilidad o valores absolutos.
Manejo de porcentajes de descuentos independientes en cada producto a
facturar.
Manejo del impuesto cargado a la facturación tanto de compras como de
ventas.
Control de códigos de productos, manteniendo la unicidad de los mismos.
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6 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
Mantenimiento de la base de datos directamente por parte del usuario.
Modificación y edición de los registros de la base de datos.
Manejo del sistema tanto con el teclado como con el Mouse.
Soluciones para el manejo Contable
Facturas – Ventas
Compras – Cobranzas
Pagos – Inventarios
Contabilidad – Sueldos
Estadísticas – Informes de gestión
Entre otros beneficios
1.9 Métodos de la investigación6
1.9.1 Método de observación científica: porque con el método de la
observación han aparecido nuevas ideas para ponerlos en práctica como es la
metodología de una adaptación de un sistema contable para el almacén.
Llamamos método a una serie ordenada de procedimientos de que hace uso la
investigación científica para observar la extensión de nuestros conocimientos.
Podemos concebir el método científico como una estructura, un armazón
formado por reglas y principios coherentemente concatenados.
El método científico es quizás uno de los más útil o adecuado, capaz de
proporcionarnos respuesta a nuestras interrogantes. Respuestas que no se
obtienen de inmediato de forma verdadera, pura y completa, sin antes haber
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7 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
pasado por el error. Esto significa que el método científico llega a nosotros
como un proceso, no como un acto donde se pasa de inmediato de la
ignorancia a la verdad. Este es quizás el método más útil o adecuado, ya que
es el único que posee las características y la capacidad para auto corregirse y
superarse, pero no el único.
El método científico es la conquista máxima obtenida por el intelecto para
descifrar y ordenar los conocimientos. Consta de 5 pasos fundamentales que
han sido desarrollados a través de muchas generaciones y con el concurso de
muchos sabios.
Cinco pasos del método científico7
Observación:
Consiste en la recopilación de hechos acerca de un problema o fenómeno
natural que despierta nuestra curiosidad. Las observaciones deben ser lo más
claras y numerosas posible, porque han de servir como base de partida para la
solución.
Hipótesis:
Es la explicación que nos damos ante el hecho observado. Su utilidad consiste
en que nos proporciona una interpretación de los hechos de que disponemos,
interpretación que debe ser puesta a prueba por observaciones y experimentos
posteriores. Las hipótesis no deben ser tomadas nunca como verdaderas,
debido a que un mismo hecho observado puede explicarse mediante
numerosas hipótesis. El objeto de una buena hipótesis consiste solamente en
darnos una explicación para estimularnos a hacer más experimentos y
observaciones.
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8 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
Experimentación:
Consiste en la verificación o comprobación de la hipótesis. La experimentación
determina la validez de las posibles explicaciones que nos hemos dado y
decide el que una hipótesis se acepte o se deseche8.
Teoría:
Es una hipótesis en cual se han relacionado una gran cantidad de hechos
acerca del mismo fenómeno que nos intriga. Algunos autores consideran que la
teoría no es otra cosa más que una hipótesis en la cual se consideran mayor
número de hechos y en la cual la explicación que nos hemos forjado tiene
mayor probabilidad de ser comprobada positivamente.
Ley:
Consiste en un conjunto de hechos derivados de observaciones y experimentos
debidamente reunidos, clasificados e interpretados que se consideran
demostrados. En otras palabras la ley no es otra cosa que una hipótesis que ha
sido demostrada mediante el experimento. La ley nos permite predecir el
desarrollo y evolución de cualquier fenómeno natural.
Objetividad:
Se intenta obtener un conocimiento que concuerde con la realidad del objeto,
que lo describa o explique tal cual es y no como desearíamos que fuese. Se
deja a un lado lo subjetivo, lo que se siente o presiente.
Racionalidad:
La ciencia utiliza la razón como arma esencial para llegar a sus resultados. Los
científicos trabajan en lo posible con conceptos, juicios y razonamientos, y no
con las sensaciones, imágenes o impresiones. La racionalidad aleja a la ciencia
de la religión y de todos los sistemas donde aparecen elementos no racionales
o donde se apela a principios explicativos extras o sobrenaturales; y la separa
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9 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
del arte donde cumple un papel secundario subordinado a los sentimientos y
sensaciones.
Inventividad:
Es inventivo porque requiere poner en juego la creatividad y la imaginación,
para plantear problemas, establecer hipótesis, resolverlas y comprobarlas.
Significa que para extender nuestros conocimientos se requiere descubrir
nuevas verdades. En cierto sentido, el método nos da reglas y orientaciones,
pero no son infalibles9.
Sistematicidad:
La ciencia es sistemática, organizada en sus búsquedas y en sus resultados.
Se preocupa por construir sistemas de ideas organizadas coherentemente y de
incluir todo conocimiento parcial en conjuntos más amplios.
Para lograr esta coherencia en las diversas ciencias se acude a operaciones
lógicas que garanticen este orden o sistematicidad. Estas operaciones lógicas
son: definición, división y clasificación, que nos proporcionan los lineamientos
para determinar con exactitud el contenido y la extensión de los conocimientos
científicos.
Generalidad:
La preocupación científica no es tanto ahondar y completar el conocimiento de
un solo objeto individual, sino lograr que cada conocimiento parcial sirva como
puente para alcanzar una comprensión de mayor alcance.
Falibilidad:
La ciencia es uno de los pocos sistemas elaborados por el hombre donde se
reconoce explícitamente la propia posibilidad de equivocación, de cometer
errores. En esta conciencia de sus limitaciones, en donde reside la verdadera
capacidad para auto corregirse y superarse.
23
10 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
Verificabilidad:
Es la confirmación o rechazo de la hipótesis. Se verifican o rechazan las
hipótesis por medio del método experimental. Se plantean hipótesis o
supuestas respuestas a nuestros problemas y esta confirma o se reestructura
de acuerdo a los resultados presentados durante la experimentación.
Perfectibilidad: significa que el método es susceptible de ser modificado,
mejorado o perfeccionado.
Normatividad:
Significa que el método es un procedimiento, es una guía y en cuanto tal nos
proporciona principios y técnicas para la investigación. La Técnica es un
conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia o arte.
No es un recetario: significa que el método no es una lista de recetas para dar
con las respuestas correctas a las preguntas que el científico se formula. Lejos
de esto, el método es el conjunto de procedimientos por los cuales:
- se plantean los problemas científicos y
- se ponen a prueba las hipótesis científicas.
1.9.2 Método Inductivo10: Se inicia con la observación de fenómenos
particulares con el propósito de llegar al conocimiento.
Un fenómeno puede ser cualquier cosa que cambia, aquello por lo que se ven
afectados los sentidos, y cualquier acontecimiento que produzca una
consecuencia.
24
11 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
Son ejemplos de fenómenos:
Si dejamos un cuerpo en el aire sin soporte alguno, cae al suelo.
Si sacamos aire de un globo sus paredes se hacen flácidas.
Al poner un plato de agua al sol, se observa que ésta desaparece.
Este método fue utilizado preferentemente por Aristóteles, y se basa en la
observación de los fenómenos. Pero “observar” no quiere decir mirar de forma
pasiva, sino hacerse preguntas, tomar notas, intentar explicar lo sucedido...
El método inductivo es pues, la observación del mundo exterior y los fenómenos
que en él se llevan a cabo, con el fin de formular reglas, leyes y teorías que
expliquen dichos fenómenos y nos permitan preverlos, tanto ésos como
similares.
1.9.3 Método Deductivo11: Se inicia con el análisis del conocimiento para
llegar a hechos particulares.
El método deductivo es un método científico que considera que la conclusión
está implícita en las premisas. Por lo tanto, supone que las conclusiones sigue
necesariamente a las premisas: si el razonamiento deductivo es válido y las
premisas son verdaderas, la conclusión sólo puede ser verdadera.
El método deductivo infiere los hechos observados basándose en la ley general
(a diferencia del inductivo, en el cual se formulan leyes a partir de hechos
observados).
El método deductivo puede dividirse en método deductivo directo de conclusión
inmediata (cuando se obtiene el juicio de una sola premisa, sin intermediarios) y
método deductivo indirecto o de conclusión mediata (cuando la premisa mayor
contiene la proposición universal y la premisa menor contiene la proposición
particular, la conclusión resulta de su comparación).
25
12 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
En todos los casos, los investigadores que siguen el método deductivo
comienzan con el planteamiento del conjunto axiomático de partida (donde los
supuestos deben incorporar sólo las características más importantes de los
fenómenos, con coherencia entre los postulados) y continúan con el proceso de
deducción lógica (partiendo siempre de los postulados iniciales). Así, pueden
enunciar leyes de carácter general, a las que se llegan partiendo del conjunto
axiomático y a través del proceso de deducción.
1.9.4 Método de Síntesis12: Proceso de conocimiento que procede de lo
simple a lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los
principios a las consecuencias.
Implica la síntesis (del griego síntesis, que significa reunión), esto es, unión de
elementos para formar un todo.
El juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes
constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación
totalizadora de un fenómeno en sus partes.
El juicio sintético, por lo contrario, consiste en unir sistemáticamente los
elementos heterogéneos de un fenómeno con el fin de reencontrar la
individualidad de la cosa observada. La síntesis significa la actividad unificante
de las partes dispersas de un fenómeno. Sin embargo, la síntesis no es la suma
de contenidos parciales de una realidad, la síntesis añade a las partes del
fenómeno algo que sólo se puede adquirir en el conjunto, en la singularidad.
El método sintético es el utilizado en todas las ciencias experimentales ya que
mediante ésta se extraen las leyes generalizadoras, y lo analítico es el proceso
derivado del conocimiento a partir de las leyes. La síntesis genera un saber
superior al añadir un nuevo conocimiento que no estaba en los conceptos
anteriores, pero el juicio sintético es algo difícil de adquirir al estar basado en la
26
13 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
intuición reflexiva y en el sentido común, componentes de la personalidad y que
no permiten gran cambio temporal.
1.9.5 Método de Análisis13: Es aquel que se preocupa de dividir el todo en
partes y revisar cuidadosamente cada una de las partes, identificando las partes
de interés.
El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la
desmembración de un todo, descomponiéndolo en sus partes o elementos para
observar las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y
examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del
fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia. Este método
nos permite conocer más del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar,
hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer nuevas
teorías.
Analizar significa desintegrar, descomponer un todo en sus partes para estudiar
en forma intensiva cada uno de sus elementos, así como las relaciones entre sí
y con el todo. La importancia del análisis reside en que para comprender la
esencia de un todo hay que conocer la naturaleza de sus partes. El todo puede
ser de diferente índole
El todo puede ser también racional, por ejemplo, los productos de la mente: las
hipótesis, leyes y teorías. Descomponemos una teoría según las leyes que la
integran; una ley o hipótesis, según las variables o fenómenos que vinculan y el
tipo de relaciones que establecen, por lo tanto, puede hablarse de análisis
empírico y análisis racional. El primer tipo de análisis conduce necesariamente
a la utilización del segundo tipo; por ello se le considera como un procedimiento
auxiliar del análisis racional.
El análisis va de Io concreto a lo abstracto ya que mantiene el recurso de la
abstracción puede separarse las partes (aislarse) del todo así como sus
27
14 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
relaciones básicas que interesan para su estudio intensivo (una hipótesis no es
un producto material, pero expresa relaciones entre fenómenos materiales;
luego, es un concreto de pensamiento).
1.10 Tipo y diseño de la investigación14
De acuerdo a la profundidad del estudio he escogido los métodos
1.10.1 Explorativa:
Porque el objetivo es examinar un problema del local comercial mediante la
investigación y además de eso ha sido poco estudiado, y del cual se tiene
dudas cual o posiblemente no se ha estudiado antes.
Si no existen investigaciones previas sobre nuestro objeto de estudio, y por lo
tanto se requiere explorar e indagar, con el fin de alcanzar el objetivo planteado,
se utilizará el tipo investigación exploratoria. Según esto se puede definir este
tipo de exploración de la siguiente manera:
Explorar significa incursionar en un territorio desconocido. Por lo tanto,
emprenderemos una investigación exploratoria cuando no conocemos el tema
por investigar, o cuando nuestro conocimiento es tan vago e impreciso que nos
impide sacar las más provisorias conclusiones sobre qué aspectos son
relevantes y cuáles no.
Se puede tener una gran voluntad y entusiasmo para estudiar o investigar
cualquier tema, pero si se desconoce el mismo se debe iniciar un estudio
exploratorio para empezar a conocerlo y familiarizarse con él, para precisar
mejor el problema que interesa resolver o para comenzar a dar forma a alguna
hipótesis previa que sobre la cuestión tengamos.
Para explorar un tema relativamente desconocido disponemos de un amplio
espectro de medios para recolectar datos en diferentes ciencias: bibliografía
especializada, entrevistas y cuestionarios hacia personas, observación
28
15 Dr. Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de la investigación
participante (y no participante) y seguimiento de casos. La investigación
exploratoria terminará cuando, a partir de los datos recolectados, adquirimos el
suficiente conocimiento como para saber qué factores son relevantes al
problema y cuáles no. Hasta ese momento, se está ya en condiciones de
encarar un análisis de los datos obtenidos de donde surgen las conclusiones y
recomendaciones sobre la investigación.
1.10.2 Descriptiva15:
Analizar la situación actual del sistema contable que tiene el almacén.
El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a
la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones
que existen entre dos o más variables. Los investigadores no son meros
tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hipótesis o teoría,
exponen y resumen la información de manera cuidadosa y luego analizan
minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas
que contribuyan al conocimiento.
29
Encuesta:
Es un conjunto de preguntas que se prepara y puede ser aplicado a muchas
personas: tiene cuestionario.
Encuesta a 2 personas
Ítems Excelente
Muy
Bueno Bueno Regular Malo
1 Como es el Trabajo en la empresa
2
Un computador podría ser de
ayuda a la empresa
3
Sería la empresa más solvente con
un sistema contable
4
La implementación de un sistema
contable ayudaría en el trabajo
diario
5
Se podría ser más competitivo este
local con un sistema contable
6
El Software a instalar debería
contener especificaciones y
manuales
30
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO-CONCEPTUAL
2.1 Antecedentes
La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los
primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el
registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar.
Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la
manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética,
que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado complejo para
poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular
la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La
organización de los ejércitos también requería un cálculo cuidadoso de las
armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y bajas en sus filas.
Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido escrito utilizaron, sin
embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus,
agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un
cordel, y cuya finalidad, aún no desvelada totalmente era, sin duda, la de
efectuar algún tipo de registro numérico.
En Mesopotamia el código de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el
año 1700 a de J.C. contenía, a la vez que leyes penales, normas civiles y de
comercio. Regulaba contratos como los de préstamo, venta, arrendamiento,
comisión, depósito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil. La
propia organización del estado, así como en adecuado funcionamiento de los
templos, exigían el registro de sus actividades económicas en cuentas
detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que
realizaban prestamos -el interés estaba cuidadosamente regulados y contratos
de depósito.
31
En Egipto la contabilidad entre los pueblos de Mesopotamia aun más necesario
fue su uso en una sociedad tan rígidamente centralizada como la del Egipto
faraónico. El instrumento material utilizado habitualmente por los egipcios para
realizar la escritura era el papiro. Las anotaciones de tipo contable, por su
carácter repetitivo, llegaron a conformar un tipo de escritura hierática que ha
resultado muy difícil de descifrar para los estudiosos. De cualquier forma, y
pese al papel decisivo que la contabilidad desempeño en el antiguo Egipto, no
puede decirse que la civilización faraónica haya contribuido a la historia de la
contabilidad con innovaciones o procedimientos que no hubieran sido ya
utilizados por los poderosos comerciantes caldeos.
En Grecia paso algo similar, en Roma se, presento en todos los aspectos de la
vida pública, se manifestó también en la minuciosidad con la que particulares,
altos cargos del estado, banqueros y comerciantes llevaban sus cuentas. Ya en
el siglo I antes de Cristo se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de
controlar contablemente su patrimonio. El libro mas empleado era el de
ingresos y gastos (codees accepti et expensi). Los grandes negociantes
llegaron a perfeccionar sus libros de contabilidad de tal manera que algunos
historiadores han creído ver en ellos un primer desarrollo del principio de la
partida doble. Aunque hay algunas citas de grandes autores, como Ciceron que
parecen sustentar tal hecho, son demasiado confusas como para establecer la
tesis de que el método de la partida doble era conocido en la antigüedad.
El surgimiento de una nueva ciencia:
En los primeros decenios del siglo XIX se advirtió la tendencia, más evidente en
los países nórdicos y del área anglosajona, a enfocar los problemas contables
como instrumental y terminología prestados por la floreciente ciencia de la
microeconomía. Se produjo una “invasión” reciproca entre el área económica y
del área contable: el cálculo microeconómico precisaba de una contabilidad
más perfecta que pudiera aportar los datos necesarios para el análisis
económico de la empresa. Y a su vez la contabilidad procuro perfeccionar la
32
obtención y manejo de los datos empleando técnicas propias de la
microeconomía². El desarrollo de las técnicas de contabilidad de costos,
constituye el más claro ejemplo de la penetración de los conceptos
microeconómicos en el campo contable. Por la misma razón, cuanto más se
perfecciona la contabilidad interna de la empresa más estrecha va quedando el
viejo corsé de la partida doble, que amenazaba en la primera mitad del siglo
quedar obsoleta sin haber encontrado una técnica capaz de sustituirlo con
ventaja.
Presente y perspectivas de la contabilidad
Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad propia
penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en préstamo del
análisis económico.
La aparición del ordenador electrónico ha reforzado el papel de la contabilidad
matricial, desarrollada rápidamente en los años transcurridos desde mediada la
década de los cincuenta, hasta hace pocos años. La contabilidad entendida en
su sentido tradicional constituía la única fuente de datos de que se disponía en
la empresa, fuente por otra parte muy limitada a causa de la imposibilidad de
llevar a cabo manualmente un número muy elevado de operaciones aritméticas.
El empleo del ordenador electrónico abre nuevos horizontes a la ciencia y a la
técnica contable, en pocos años van a transformarse radicalmente tanto en sus
objetivos como en sus procedimientos.
La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos
económicos que ocurren en un negocio¹. De tal manera que, se constituya en el
eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una
empresa determinada.
33
16 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos
económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el
eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una
empresa determinada.
2.2 La Empresa
2.2.1 Concepto16:
La empresa es la unidad económico-social con fines de lucro, en la que el
capital, el trabajo y la dirección se coordinan para llevar a cabo una producción
socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos
necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.
En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por
elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la
obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad,
coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para
la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con
este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
En Administración la empresa es el grupo social en el que a través de la
Administración de capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes
a la satisfacción de las necesidades de la sociedad.
En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al
Derecho mercantil.
En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de
satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos
34
17 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores
de producción, capital y trabajo.
2.2.2 Importancia de la empresa17:
Aspecto Económico
Unidad generadora de empleos
Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la
empresa y para un país.
Unidad productiva y que desplaza bienes y/o servicios a un mercado.
Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos
Unidad de crecimiento empresarial
Unidad de generación y aplicación tecnológica
Unidad distribuida de las riquezas
Aspecto Social
Unidad generadora de Empleos
Unidad satisfactoria de necesidades sociales.
Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e individuales
Unidad de agrupación de órganos e individuos que permite darle fuerza en la
toma de decisiones
Unidad que genera estatus
Aspecto Político
Unidad de progreso nacional al trabajar en forma conjunta o grupal, para aspirar
entrar a un mercado competitivo
35
18 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Unidad generadora de divisas par aun país
Unidad generadora de estabilidad económica de todo país
Unidad de intercambio comercial, al exportar e importar productos y/o servicios
Unidad de intercambio monetario
Unidad de intercambio de relaciones públicas y diplomáticas (relaciones
internacionales)
Unidad generadora de expansión empresarial
2.2.3 Clasificación de las empresas18
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo,
según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas.
Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos
disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos
y su producción.
Según la actividad o giro
Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen,
en:
Empresa Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la
producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de
materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea
renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las
pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
36
19 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos
terminados, y pueden ser:
De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las
necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles,
alimentos, aparatos eléctricos, etc.
De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria
ligera, productos químicos, etc.
Empresa Comerciales19. Son intermediarias entre productor y consumidor; su
función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden
clasificarse en:
Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
Servicios. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se
clasifican en:
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
Educación
Finanzas
Salubridad
37
20 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Según la forma jurídica
Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus
propietarios. Podemos distinguir:
Empresas individuales20: si sólo pertenece a una persona. Esta puede
responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad
ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de
las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más
sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de
carácter familiar.
Empresas societarias o sociedades¹: constituidas por varias personas.
Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva,
la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada
Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.
Según su dimensión
No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una
empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el
tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas,
el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele
ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las
empresas de la forma mostrada a continuación:
Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.
Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.
Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.
Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores.
Mega empresa: si posee ventas internacionales.
38
21 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Según su ámbito de actuación
En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad,
se pueden distinguir
Empresas locales
Regionales
Nacionales
Multinacionales
Transnacionales
Mundial
Según la titularidad del capital
Empresa privada21: si el capital está en manos de accionistas particulares
(empresa familiar si es la familia, empresa auto gestionada si son los
trabajadores, etc.)
Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado
Empresa mixta: si la propiedad es compartida
Según la cuota de mercado que poseen las empresas
Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota
frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos
que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.
Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas,
dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los
competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este
39
22 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea
rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.
Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,
publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el
mercado.
Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente
grande como para inquietar a la empresa líder.
Elementos de la empresa22
Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.
Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnología, conocimiento,
contratos financieros, etc.
Organización: coordinación y orden entre todos los factores y las áreas.
Factores activos
Personas físicas y/o jurídicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,
fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras,
aportación de capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual,
patentes, etc.). Estas "personas" se convierten en accionistas de la empresa.
Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:
Administradores.
Clientes.
Colaboradores y compañeros.
Fuente financiera.
Accionistas.
40
Suministradores y proveedores.
Trabajadores.
Factores pasivos
Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los
objetivos de la empresa. Como la tecnología, las materias primas utilizadas, los
contratos financieros de los que dispone, etc.
Áreas funcionales
Organización jerárquica y departamental de una empresa
Dentro de una empresa hay varios departamentos o áreas funcionales. Una
posible división es:
Producción y logística
Dirección y recursos humanos
Comercial (marketing)
Finanzas y administración
Sistemas de información
23 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general 38
Ventas
Pueden estar juntas o separadas en función del tamaño y modelo de empresa.
2.3 La contabilidad23
Definición
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las
operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos
y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad
financiera de la empresa.
2.4 Objetivos de la contabilidad
Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con
relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la
cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
42
24 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la
empresa.
Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se
le denomina contabilidad histórica.
2.5 Importancia de la contabilidad24
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra
parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener información de carácter legal.
2.6 La Contabilidad también sirve para:
Los cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para
registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:
Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad
organizacional.
43
Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y
rapidez.
Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de
decisiones.
Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien
en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de
activos.
Explicar y justificar la gestión de los recursos.
Preparar estados financieros.
2.7 La contabilidad es interdependiente y está interrelacionada con toda
la organización.
Existe una estrecha relación entre:
La operación de la organización
La contabilidad
La toma de decisiones
44
La actividad de la organización origina las operaciones administrativas.
Las operaciones tienen un reflejo documental.
Los documentos son la base de las inscripciones contables.
La contabilidad ofrece resúmenes de la situación actual y periódica.
El análisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia.
Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la organización.
2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable
El sistema contable en la administración
Es un conjunto específico de procedimientos y métodos aplicables a las
transacciones de una organización y relacionados entre sí por una serie de
principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad.
Entiéndase para ello "método" como la normal o regla, es decir, como un
enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer
algo para lograr un propósito.
45
25 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general
El "procedimiento" contempla uno o más métodos. Cuando las normas o reglas
se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se
construye un procedimiento concreto.
Sistema uniforme de contabilidad
Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite
las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante,
resulta bastante difícil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad
como actividades, servicios y administradores existan.
Partes fundamentales del sistema de contabilidad
Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su
contenido
Registros y formularios de contabilidad
Normas y procedimientos
Estados y Reportes
2.9 Funciones básicas de la contabilidad25
La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las
transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones
fundamentales:
Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán
las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo
determinan las leyes de cada país.
46
26 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general
Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización,
en un período determinado.
2.10 La cuenta26
Concepto:
La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y
comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto
del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones
realizadas por la entidad.
2.11 Clasificación de las cuentas contables:
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a
su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su
naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que
desempeñan en contabilidad. Así tendremos:
Reales o de valores de valuación transitorias de orden nominales o de
resultados de patrimonio.
Cuentas reales o de valores.
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su
patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como
tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles:
Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes,
Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos
por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo
47
27 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general
deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones
contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos:
Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben
tener saldo acreedor.
Cuentas de valuación27.
Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales
valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización
de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo
histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:
Provisión para cuentas incobrables
Depreciación acumulada
Amortización acumulada
Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a
contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las
cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada.
Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad
que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son:
Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso;
Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de US $ 50 en caja, hasta que
descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia
en Caja, por lo que el asiento sería el siguiente:
48
28 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general
Diferencia en Caja 50,
Caja 50,
Cuentas de orden28.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la
naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras
al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General
pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
Ejemplos:
Depósitos en prenda.
Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir
al cliente la entrega de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el
crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el
control de este tipo de información.
Mercancías en comisión.
Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir
de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio
denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es
llamado comitente. Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una
comisión, es conocido con el nombre de comisionista.
En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede
registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos
propios, sino del comitente.
49
29 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general
Documentos descontados y endosados.
El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este
crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o
pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar.
De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse
en situaciones tales, que también requieren de unos financiamientos para
cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes
fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los
derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas
posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisión cobrada
por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los
documentos recibidos29.
Avales otorgados.
Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se
presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y más directa el
cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra manera la cual consiste en
una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el
deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una
responsabilidad inmediata.
50
30 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
Juicios pendientes
Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún
empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso,
normalmente se sujeta a un trámite para estudia si carece de fundamento o
procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede
permanecer a la expectativa hasta su resolución final.
Seguros contratados.
El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como
finalidad de protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de
algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La
suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y
resultados de la entidad.
Activo depreciable.
El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en
cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o
incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria
correspondiente.
Cuentas nominales o de resultados30.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los
ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período
determinado.
Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las
ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado
51
31 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor
frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:
Capital social
Superávit
Reservas
2.12 Cuentas que conforman el balance general31.
Activo
Activo Circulante
Caja
En esta cuenta se registrará el dinero en efectivo, en cheque y boletos de
tarjetas de crédito que entren en la empresa. Se abonará al depositar en el
banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se
emplea para registrar los pequeños desembolsos en efectivo.
Bancos
Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las
denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar
diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que
controle esa operación deberá complementarse con un apellido.
Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.
Efectos por cobrar
52
32 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente
formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos
negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta
son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean
registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto
significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o
a la vista.
Cuentas por cobrar
Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de
la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas
emplearemos Cuentas por Cobrar32.
Inventario mercaderías
Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente
Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad
de la empresa adquirida o producida con la intención de venderlas.
Gastos pagados por anticipado
El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar
todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de
futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a
emplear esta cuenta. Por ejemplo las pólizas de seguros se suelen pagar por
adelantado y no será justo que carguemos como gastos del mes los
desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses
sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
Seguros Pagados por Anticipado
Intereses Pagados por Anticipado
Impuestos Pagados por Anticipado
53
33 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
Activos largo plazo
Inversiones largo plazo
Están constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de
carácter permanente, en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la
empresa) cuentas de participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en
empresas filiales o afiliadas.
Activo Fijo
Está constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente
destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más
importantes deben separarse por rubros, tales como33:
Terrenos
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde
tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones
(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el
valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para
rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.
Edificios
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción
de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados
por la empresa para la producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los
edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de
especular a corto o largo plazo.
54
34 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
Maquinaria
En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc.,
empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas
empleadas en la producción de bienes y servicios34.
Muebles y enseres
La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos
para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas
de la empresa.
Equipos de oficina
Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los
sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos
equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación,
tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su
tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que
controlará la inversión en computadoras, calculadoras, procesadores de
palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
Activo intangible
Patentes
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o
jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su
explotación o venta.
Marcas de fábrica
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los
productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de
exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.
55
35 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
Cargos diferidos
Gastos constitución diferidos35
En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie
de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los
ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos
para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se
realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la
empresa, generara ingresos.
Cuentas de orden
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas
que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos
u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran:
Acreedoras
Giros al cobro bancos
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe
su cobro, pero que aún no han sido cobrados.
Pasivo
Pasivo Circulante
Efectos y cuentas por cobrar
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por
supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas
cuentas controlarán deudas de la empresa.
56
36 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
Gastos acumulados
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas
por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
Impuestos pendientes de pago
Sueldos devengados por pagar
Gastos diversos por pagar
Pasivo largo plazo
Hipoteca por pagar
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien
inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el
bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por
intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian
hipotecas por cobrar, pero en este caso, y está de más decirlo, no se
presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una
Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a largo
plazo sino en el pasivo circulante.
Créditos diferidos
Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son los
Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las
utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y
cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios36.
57
37 José Rey Pombo: Contabilidad General, Año (2004)
Patrimonio37
Capital social
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede
formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se
le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
Superávit
El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte
sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.
El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas,
pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones
normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los
aumentos del capital – ganancias en la emisión de acciones – superávit de
capital-; c) por donaciones – superávit por donación-; d) por revalorizaciones de
activos – superávit por revalorización de activos.
Reservas
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico
de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si
obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas
ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de
esas utilidades.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que
regulan la vida de la sociedad.
58
Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte
de las ganancias para reservas con distintos fines.
Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más
describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales
como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,-
trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen
una mayor complejidad.
Gasto de ventas
Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios
realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos
deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos.
La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.
Gastos de administración
Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta
anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de
administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas
como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de
administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.
Gastos e ingresos diversos
En estas cuentas registraremos ciertos gastos e ingresos provenientes de
operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con
carácter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.
59
No sería correcto cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni
abonárselos a los productos de las ventas o servicios normales. Entre otras
tendremos: Gastos Empréstitos; Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de
edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.
Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble
Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)
Activo = Pasivo + Capital
(Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del
propietario)
Esta ecuación siempre está en equilibrio.
Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones.
Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en
equilibrio es necesario:
- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)
- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de
valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo
menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y
debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER).
El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.
Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la
ecuación
Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la
ecuación
60
El activo aumenta cargándole (Debe).
El activo disminuye abonándole (Haber).
El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber)
El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe)
Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.
Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.
Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus
elementos contables, Débitos y Créditos.
¿Cómo se representa una cuenta La forma habitual de representar una cuenta
cuando se estudia contabilidad es por medio de una T mayúscula.
La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que la rama derecha, es
el Haber.
A las anotaciones en el Debe se las denomina cargos, mientras que las
anotaciones en el Haber son abonos.
61
2.13 El Plan de cuentas (diseño)
Es un medio auxiliar del sistema de información contable del ente que indica las
cuentas que serán utilizadas.
Con respecto a los requisitos que debe reunir, podemos mencionar:
Debe ser ordenado, es decir que contemple un criterio racional planificado.
Debe ser completo, que contenga todas las cuentas necesarias para reflejar
todos los posibles hechos económicos a producirse, ya sean éstos de
naturaleza patrimonial ( de Activo, Pasivo y sus regularizadoras de valuación y
de Patrimonio Neto), de Resultados ( Positivos y Negativos), de Orden
(Activas y Pasivas).
Debe ser claro, que su terminología sea comprensible para cualquier persona
interesada en el funcionamiento del sistema de información contable del ente.
Para codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada
cuenta por símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos combinados.
El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo
utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su
identificación y localización dentro del plan de cuentas.
Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:
Debe ser sencillo, que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.
Debe ser preciso, cada símbolo debe representar un único significado, evitando
ambigüedades por semejanza con otros símbolos.
Debe ser flexible de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a
medida que las circunstancias lo exijan.
62
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO
4 INGRESOS
5 GASTOS
La codificación que normalmente se utiliza en la elaboración del plan de
cuentas contable puede ser: Numérico, Alfabético y Alfanumérico.
El plan de cuentas con codificación numérica que puede ser aplicado sin
dificultad alguna en el ejercicio práctico.
1 Activo. 1er nivel
11 Activo corriente 2do nivel
111 Disponible 3er nivel
11101 Caja 4to nivel
11102 Bancos 4to nivel
1110201 Banco Pichincha 5to nivel
1110202 Banco Pacifico 5to nivel
1110203 ....................
PLAN DE CUENTAS
EMPRESA:
SUCURSAL:
N° CUENTA DESCRIPCION
1 ACTIVOS
1 1 ACTIVO CORRIENTE
1 1 01 DISPONIBLE
63
1 1 01 01 CAJAS
1 1 01 01 001 Caja Chica
1 1 01 02 BANCOS
1 1 01 02 001 Pacifico
1 1 01 02 002 Banco del Pichincha
1 1 02 EXIGIBLE
1 1 02 01 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES LOCALES
1 1 02 02 DOCUMENTOS POR COBRAR
1 1 02 03 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1 1 02 03 001 Anticipos Sueldos
1 1 02 04 Pago Impuestos
1 1 02 04 001 12% Iva por Compras
1 1 02 04 002 12% Iva por Servicios
1 1 02 05 Anticipo Impuesto Renta
1 1 02 05 001 1% Impuesto retenido
1 1 02 05 002 2% Impuesto retenido
1 1 02 05 003 8% Impuesto retenido
1 1 02 05 004 10% Impuesto retenido
1 1 03 REALIZABLE
1 1 03 01 Inventario
1 1 04 TRANSITORIO
1 1 04 01 Anticipo Proveedores
1 2 ACTIVO FIJO
1 2 01 ACTIVO FIJO TANGIBLE
64
1 2 01 01 ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
1 2 01 01 001 Muebles y Enseres
1 2 01 01 002 Equipos de Oficina
1 2 01 01 003 Equipos de Computación
1 2 01 01 004 Vehículos
1 2 02 DEPRECIACIONES
1 2 02 01 DEPRECIACIONES ACUMULADAS
1 2 02 01 001 Deprec. Acumuladas Muebles y Enseres
1 2 02 01 002 Deprec. Acumuladas Equipos de Oficina
1 2 02 01 003 Deprec. Acumuladas Equipos de Computación
1 2 02 01 004 Depreac. Acumuladas Vehículos
1 3 OTROS ACTIVOS
1 3 01 PAGOS ANTICIPADOS
1 3 01 01 GARANTIAS
1 3 01 01 002 Arriendo Almacén
1 3 02 CARGOS DIFERIDOS
1 3 02 01 GASTOS CONSTITUCION
1 3 02 01 001 Gastos Constitución
2 PASIVOS
2 1 PASIVO CORRIENTE
2 1 01 CUENTAS POR PAGAR
2 1 01 01 Cuentas por pagar
2 1 01 02 Documentos por pagar
2 1 01 03 Proveedores
65
2 1 02 01 Iva por Ventas
2 1 02 01 001 12% Iva por Bienes
2 1 02 01 002 12% Iva por Servicios
2 1 03 01 RETENCIONES EN LA FUENTE
2 1 03 01 001 1% Retención en la Fuente
2 1 03 01 002 2% Retención en la Fuente
2 1 03 01 003 8% Retención en la Fuente
2 1 03 01 004 10% Retención en la Fuente
2 1 04 01 OTROS IMPUESTOS
2 1 04 01 001 Impuesto Renta Cía.
2 1 05 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
2 1 05 01 SUELDOS Y BENEFICIOS POR PAGAR
2 1 05 01 001 Rol Mensual
2 1 05 01 002 Decimo Tercer sueldo
2 1 05 01 003 Decimo Cuarto sueldo
2 1 05 01 004 Aportes IESS
2 1 05 01 005 Fondo Reserva Legal
2 1 05 01 006 Sri por pagar
2 2 PASIVOS A LARGO PLAZO
2 2 01 CUENTAS POR PAGAR
2 2 01 01 PRESTAMOS BANCARIOS
2 2 01 01 001 Produbanco
2 3 PROVISIONES
2 3 01 PROVISIONES VARIAS
66
2 3 01 01 001 Provisiones cuentas incobrables
3 PATRIMONIO
3 1 CAPITAL Y RESERVAS
3 1 01 CAPITAL SOCIAL
3 1 01 01 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
3 1 01 01 001 Capital Suscrito
3 1 02 UTILIDADES
3 1 02 01 UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
3 1 02 01 001 Utilidades años anteriores
3 1 02 01 002 Perdidas Años Anteriores
3 1 02 02 UTILIDADES DEL EJERCICIO
3 1 02 02 001 Utilidades del año
3 1 02 02 002 Utilidad del Ejercicio
3 1 02 02 003 Utilidad Neta del Ejercicio
3 1 02 02 002 Pérdidas del ejercicio
4 INGRESOS
4 1 INGRESOS OPERACIONALES
4 1 01 Comercio al por mayor y menor
4 1 01 02 Devoluciones
4 1 01 04 VENTAS VARIOS CLIENTES
4 2 Intereses
4 2 01 Intereses Ganados
5 GASTOS
5 1 Operacionales de administración
67
5 1 01 Gastos de personal
5 1 01 02 Salario Básico Unificado
5 1 01 02 001 Horas Suplementarias
5 1 01 02 002 Horas extras y recargos
5 1 01 02 003 Bonos
5 1 01 02 004 13 Sueldo
5 1 01 02 005 14 Sueldo
5 1 01 02 006 Fondos de Reserva
5 1 01 02 007 Aporte Patronal
5 1 01 02 008 Vacaciones
5 1 02 GENERALES
5 1 02 01 GENERALES DE ADMINISTRACION
5 1 02 01 001 Arriendo
5 1 02 01 002 Energía eléctrica
5 1 02 01 003 Agua
5 1 02 01 003 Teléfono
5 1 02 01 004 Honorarios
5 1 02 01 005 Suministros de oficina
5 1 02 01 006 Bancario
5 2 GASTOS DE VENTAS
5 2 02 01 PUBLICIDAD
5 3 COSTOS DE PRODUCCION
5 4 COSTO DE VENTAS
5 4 01 Costo de ventas
68
2.14 La Transacción
Concepto
La voz transacción de latín "transactio", designa dos operaciones distintas. En
sentido corriente o vulgar esta expresión significa todo acuerdo de voluntades
sobre un objeto cualquiera, o más concretamente, una operación mercantil o
bursátil. Se dice así, que se realiza una transacción, para referirse, por ejemplo,
a la venta o compra-venta de un bien, a operaciones efectuadas por una bolsa
de comercio etc.
Según el Novísimo Diccionario de la Lengua Castellana. En sentido gramatical,
en cambio "Acomodamiento amistoso sobre cualquier diferencia entre partes".
Según el código civil francés, Colin y Capitán "es un contrato por el que las
partes ponen término a un litigio ya nacido o previenen un litigio por nacer.
2.15 Transacciones Comerciales
Se entiende por transacción comercial todo acto que implique la adquisición de
bienes o servicios de forma onerosa con destino a enajenarlo en igual forma,
dicho de otra forma, una transacción comercial es todo aquello que ocurre
cuando hay un intercambio financiero correspondiente a la compra o venta de
un bien o servicio.
Las transacciones financieras producen documentos fuentes de información, los
cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe
destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.
La información contenida en estos documentos es trasladada a los libros
contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las
transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan
las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo,
caja, bancos, clientes, proveedores, etcétera; esto es lo que llamamos asientos
69
38 Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson
contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en
los comprobantes y libros de contabilidad.
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas,
pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más
cuentas deudoras y una acreedora.
2.16 Importancia de la transacción
La importancia de la transacción se basa en que la contabilidad se sostiene en
este parámetro de hecho no hay contabilidad sin transacción y por ende es
fundamental que la transacción sea hecha en base a información valedera y por
una persona entendida, o si no podría dar mala información contable a la
empresa y podría ocasionar mala toma de decisiones.
2.17 El Proceso contable38
La contabilidad es una técnica utilizada para registrar, clasificar y resumir en
términos monetarios las transacciones que realiza una empresa.
El Proceso Contable
Objetivos:
Informar sobre la situación financiera, el resultado de sus operaciones y los
cambios en su situación financiera.
Satisfacer a los usuarios de la misma.
Útil para la toma de decisiones (inversión y crédito): medir solvencia, liquidez y
capacidad de generación de recursos
70
39 Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson
Evaluar el trabajo de la administración.
El Proceso Contable
Principios:
Confiabilidad: creíble y fiable.
Equidad: justa y equitativa.
Comprensibilidad: fácil de entender
Utilidad: debe ser útil al usuario.
El Proceso Contable
Estados Financieros Básicos
Los Estados Financieros Básicos son el producto final del sistema contable y
están preparados con base en los principios de la contabilidad39.
Cada uno constituye un reporte especializado sobre ciertos aspectos de la
empresa.
Balance General o Est. de Situación Financiera
Estado de Resultados o de Rendimientos Económicos.
Estado de Cambios en la Posición Financiera.
Estado de Flujos de Efectivo.
Estado de Cambios al Patrimonio.
El Proceso Contable
Estados Financieros Básicos
71
40 Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson
1. Balance General
Informe contable que presenta en forma ordenada la situación financiera de una
empresa en un momento en el tiempo (estático)40.
Muestra la naturaleza y el valor de los recursos, bienes y derechos de la
empresa (activos).
Muestra el valor y la naturaleza de las deudas y obligaciones que gravan esos
activos y los derechos de los acreedores (pasivos).
El Proceso Contable
Estados Financieros Básicos
Muestra el valor y la naturaleza de los aportes y derechos de los accionistas o
propietarios.
Muestra el valor excedente o deficiente de la empresa en sus operaciones
(utilidad).
Su presentación se basa en el principio contable:
ACTIVO TOTAL= PASIVOS + PATRIMONIO
Estado de Resultados
Presenta los resultados económicos del ejercicio en un lapso de tiempo,
relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o pérdida).
Da una visión más real sobre la operación y acción de la empresa en su objeto
social a través del tiempo.
Complemento al Balance General.
El resultado se obtiene al compara los valores de ventas, ingresos con costos y
gastos, es decir, las cuentas de resultado.
72
41 Lopez, Arturo Elizondo: Contabilidad y Proceso Contable, Editorial: Thomson
2.18 Estados Financieros Básicos
Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al
terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los
resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo
de un período.
La información presentada en los estados financieros interesa a:
La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado41.
Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes.
Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de
cumplimiento de sus obligaciones.
El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta
correctamente liquidado.
Clasificación
Los estados financieros básicos son:
El balance general
El estado de resultados
El estado de cambios en el patrimonio
El estado de cambios en la situación financiera
El estado de flujos de efectivo
Responsabilidad
Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su
elaboración, revisión y elaboración
73
Balance General
Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación
financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus
propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados
de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben
corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros
auxiliares.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a
31 de diciembre, firmado por los responsables:
Contador y Gerente.
Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.
Su estructura se presenta a continuación:
74
BALANCE GENERAL (Esquema)
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
DEUDORES
INVENTARIOS
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INTANGIBLES
DIFERIDOS
VALORIZACIONES
TOTAL ACTIVO
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
PROVEEDORES
CUENTAS POR PAGAR
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS
OBLIGACIONES LABORALES
DIFERIDOS
PASIVOS NO CORRIENTE
OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
SUPERÁVIT DE CAPITAL
RESERVAS
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO
UTILIDAD DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
Estado de Pérdidas y Ganancias
Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente
como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable.
75
El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias
o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores
deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor
y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y
pérdidas de la hoja de trabajo.
ESTADO DE RESULTADOS (Esquema)
VENTAS
(-) Devoluciones y descuentos
INGRESOS OPERACIONALES
(-) Costo de ventas
UTILIDAD BRUTA OPERACIONAL
(-) Gastos operacionales de ventas
(-) Gastos Operacionales de administración
UTILIDAD OPERACIONAL
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
UTILIDAD NETA ANTES DE IMPUESTOS
(-) Impuesto de renta y complementarios
UTILIDAD LÍQUIDA
(-) Reservas
UTILIDAD DEL EJERCICIO
76
Los estados financieros son los informes sobre la situación financiera y
económica de una empresa en un periodo.
2.19 MARCO LEGAL
2.19.1 Principios y procedimientos contables
Principios Contables:
Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de
proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior.
Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las
bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la
información financiera.
Los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la
denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también
a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de
acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá
77
imponer sus propias regulaciones. La contabilidad financiera deberá planearse
para proporcionar información cuantitativa, comparativa y confiable a sus
usuarios externos.
Principios básicos de Contabilidad
En contabilidad hay que respetar ciertos principios básicos, que sustentan las
operaciones contables, comúnmente llamados principios de contabilidad y
generalmente aceptados, de los cuales se presentan los siguientes:
Moneda de denominador común: Por moneda de denominador común, se
conoce a la unidad monetaria en la que se llevará la contabilidad, pues todas
las operaciones comerciales tiene que demostrarse a través de una unidad
monetaria (en ecuador es el dólar); por tanto, los resultados de la contabilidad
representan el movimiento monetario de la organización.
La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades
separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su propia
identidad jurídica y comercial.
Partida doble: La partida doble indica que una operación causa efectos en dos
sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor.
Costo histórico-original: Todo recurso adquirido por la organización se
registrará al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia
entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.
Instrumentos básicos
Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le
permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos
instrumentos se les llama instrumentos básicos.
78
Procedimientos Contables:
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,
toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende
en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro "Curso de
Contabilidad" que los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobación
Relación de la contabilidad con otras disciplinas
La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa
los cuales son:
79
Diario
Inventario
Mayor
2.19.2 Los Principios de Contabilidad que identifican y delimitan al ente
económico:
Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la
delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de
las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por
medio de los estados financieros.
Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a
sus aspectos financieros son:
* Entidad.
* Realización.
* Período Contable.
Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las
operaciones del ente económico y su presentación son:
* El valor histórico original.
* El negocio en marcha.
* Dualidad económica.
El principio que se refiere a la información es el de:
* Revelación suficiente.
80
Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos
generales del sistema son:
* Importancia relativa.
* Consistencia.
Veamos cada uno de ellos:
Entidad: La actividad económica es realizada por entidades identificables las
que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y
capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la
consecución de los fines de la entidad.
A la contabilidad, le interesa identificar la entidad que persigue fines
económicos particulares y que es independiente de otras entidades.
Se utilizan para identificar una entidad dos criterios:
Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con
estructura y operación propias.
Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines específicos,
es decir, a la satisfacción de una necesidad social.
Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus
accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los
bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico
independiente. La entidad puede ser una persona física o una persona moral o
una combinación de varias de ellas.
Realización: La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones
que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y
ciertos eventos económicos que la afectan.
81
Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se
consideran por ella realizados:
* Cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos.
* Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la
estructura de recursos o de sus fuentes.
* Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados
de las operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente
en términos monetarios.
Período contable: La necesidad de conocer los resultados de operación y la
situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a
dividir su vida en períodos convencionales.
Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser
cuantificados, se identifican con el período en que ocurren, por tanto cualquier
información contable debe indicar claramente el período a que se refiere.
En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso
que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen.
Valor histórico original: Las transacciones y eventos económicos que la
contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se
afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al
momento en que se consideren realizados contablemente.
Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos
posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste
en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la
información contable.
Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a
todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados
financieros, se considerará que no ha habido violación de este principio, sin
embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información
que se produzca.
82
Negocio en marcha: La entidad se presume en existencia permanente salvo
especificación en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros
representarán valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente
obtenidos.
Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto deberá
especificarse claramente y solamente serán aceptables para información
general cuando la entidad esté en liquidación.
Dualidad económica: Se constituye de los recursos de los que dispone la
entidad para realización de sus fines y, las fuentes de dichos recursos, que a su
vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen,
considerados en sus conjuntos.
La doble dimensión de la representación contable de la entidad es fundamental
para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras
entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan
eliminar la necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos,
no afecta al aspecto dual del ente económico, considerado en su conjunto.
Revelación suficiente: La información contable presentada en los estados
financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para
juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.
Importancia relativa: La información que aparece en los estados financieros
debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser
cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que
entran al sistema de información contable como para la información resultante
de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los
requisitos de utilidad y finalidad de la información.
Consistencia: los usos de la información contable requieren que se sigan
procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo.
83
42 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
2.20 Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
2.20.1 NEC 1
Presentación de Estados Financieros42
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir las bases de presentación de los
estados financieros de propósito general, para asegurar la comparabilidad con
los estados financieros de períodos anteriores de la misma empresa y con los
estados financieros de otras empresas. Para lograr este objetivo, esta Norma
establece consideraciones generales para la presentación de los estados
financieros, orientación para su estructura y requerimientos mínimos para el
contenido de los estados financieros. El reconocimiento, medición y revelación
de transacciones y eventos específicos son tratados en otras Normas
Ecuatorianas de Contabilidad.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la presentación de todos los estados
financieros de propósito general preparados y presentados de acuerdo con las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Los estados financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo
de cumplir las necesidades de los usuarios que no están en posición de requerir
informes a la medida para cumplir sus necesidades de información específicas.
Los estados financieros de propósito general incluyen aquellos que son
presentados por separado o dentro de otro documento público tales como un
informe anual o un prospecto. Esta Norma no aplica a información financiera
interina condensada. Esta Norma aplica igualmente a los estados financieros
de una empresa individual y estados financieros consolidados para un grupo de
empresas.
84
Esta Norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y
compañías de seguro. Requerimientos adicionales para bancos e instituciones
financieras similares, consistentes con los requerimientos de esta Norma, están
establecidos en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a
Revelación en los Estados Financieros de Bancos y Otras Instituciones
Financieras Similares.
Esta Norma utiliza terminología apropiada para una empresa con un objetivo de
lucro. Las empresas comerciales del sector público pudieran por lo tanto aplicar
los requerimientos de esta Norma. Las entidades sin fines de lucro, del
gobierno y otras del sector público que procuren aplicar esta Norma pueden
necesitar modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas en los
estados financieros y para los estados financieros en sí mismos. Tales
entidades también pudieran presentar componentes adicionales de los estados
financieros.
Propósito de los Estados Financieros
Los estados financieros son una representación financiera estructurada de la
posición financiera y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo
de los estados financieros de propósito general es proveer información sobre la
posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una
empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de
sus decisiones económicas. Los estados financieros también presentan los
resultados de la administración de los recursos confiados a la gerencia. Para
cumplir con este objetivo, los estados financieros proveen información
relacionada a la empresa sobre:
a) activos;
b) pasivos;
c) patrimonio;
85
d) ingresos y gastos, incluyendo ganancias y pérdidas; y
e) flujos de efectivo.
Esta información, junto con otra información en las notas a los estados
financieros, ayuda a los usuarios a pronosticar los flujos de efectivo futuros de
la empresa y en particular la oportunidad y certeza de la generación de efectivo
y equivalentes de efectivo.
Responsabilidad de los Estados Financieros
La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa es
responsable de la preparación y presentación de sus estados financieros.
Componentes de los Estados Financieros
Un juego completo de estados financieros expresados en dólares ecuatorianos
incluye los siguientes componentes:
a) balance general;
b) estado de resultados;
c) un estado que presente todos los cambios en el patrimonio;
d) estado de flujos de efectivo; y
e) políticas contables y notas explicativas.
Se incentiva a las empresas a presentar, independiente de los estados
financieros, una revisión financiera realizada por la gerencia que describa y
explique las principales características del resultado financiero y posición
financiera de la empresa y las principales incertidumbres que ésta enfrenta. Tal
reporte pudiera incluir una revisión de:
a) los principales factores e influencias que determinan el resultado financiero,
incluyendo cambios en el ambiente en que la empresa opera, la respuesta de la
86
empresa a aquellos cambios y sus efectos, y la política de inversión de la
empresa para mantener y mejorar el desempeño, incluyendo su política de
dividendos.
b) las fuentes de financiamiento de la empresa, sus políticas de
apalancamiento y políticas de administración de riesgo; y
c) las fortalezas y recursos de la empresa cuyo valor no se refleja en el
balance general bajo las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Consistencia de Presentación
La presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros deben
mantenerse de un período al siguiente a menos que:
a) un cambio importante en la naturaleza de las operaciones de la empresa o
una revisión de la presentación de sus estados financieros demuestre que el
cambio resultará en una presentación más apropiada de los eventos o
transacciones; o
b) un cambio en presentación es requerido por una Norma Ecuatoriana de
Contabilidad o una interpretación del Comité de Pronunciamientos del Instituto
de Investigaciones Contables del Ecuador.
Una adquisición o venta importante, o una revisión de la presentación de los
estados financieros, pudiera sugerir que los estados financieros deben ser
presentados en forma diferente. Únicamente si es probable que la estructura
revisada continúe, o si el beneficio de una presentación alternativa es claro, una
empresa debe cambiar la presentación de sus estados financieros. Cuando se
hacen tales cambios en la presentación, una empresa reclasifica su
información.
87
Información a ser presentada en el Balance General
Como mínimo, el balance general debe incluir las partidas que presenten los
siguientes montos:
a) efectivo y equivalentes de efectivo;
b) inversiones temporales;
c) cuentas por cobrar comerciales y otras cuentas por cobrar debidamente
identificadas;
d) inventarios;
e) inversiones contabilizadas utilizando el método patrimonial;
f) activos financieros (excluyendo los montos presentados bajo (e), (c), (b) y
(a));
g) propiedad, planta y equipo;
h) activos intangibles;
i) préstamos a corto plazo;
j) cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por pagar;
k) pasivos y activos de impuestos;
l) provisiones;
m) pasivos no corrientes que devengan intereses;
n) interés minoritario; y
o) capital emitido y reservas.
Las partidas adicionales, encabezamientos y sub-totales deben ser presentadas
en el balance general cuando una Norma Ecuatoriana de Contabilidad así lo
88
requiera, o cuando tal presentación sea necesaria para presentar
razonablemente la posición financiera de la empresa.
Esta Norma no prescribe el orden o formato en que las partidas deben ser
presentadas. Se provee una lista de las partidas que son bastante diferentes
en naturaleza o función y que ameritan una presentación por separado en el
balance general. Formatos ilustrativos se presentan en el apéndice a esta
Norma. Las modificaciones a las líneas de partidas antes indicadas incluyen lo
siguiente:
las partidas son agregadas cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad
requiere presentación por separado en el balance general, o cuando el tamaño,
naturaleza o función de una partida es tal que la presentación por separado
ayudaría a la presentación razonable de la posición financiera de la empresa; y
las descripciones utilizadas y el orden de las partidas pudieran ser modificadas
de acuerdo a la naturaleza de la empresa y sus transacciones, para proveer
información que es necesaria para un entendimiento general de la posición
financiera de la empresa. Por ejemplo, un banco modificará las descripciones
anteriores para aplicar los requerimientos más específicos de la Norma
Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelaciones en los
Estados Financieros de Bancos e Instituciones Financieras Similares.
Las partidas indicadas son amplias en naturaleza y no necesitan ser limitadas a
las partidas que aplican dentro del alcance de otras Normas. Por ejemplo, la
línea de partida activos intangibles incluye plusvalía mercantil y activos que
resultan de gastos de desarrollo.
El juicio sobre si las partidas adicionales son presentadas por separado se basa
en una evaluación de:
a) la naturaleza y liquidez de los activos y su materialidad llevan en muchos
casos a la presentación por separado de la plusvalía mercantil y activos que
89
resultan de gastos de desarrollo, activos monetarios y no monetarios y activos
corrientes y no corrientes.
b) su función dentro de la empresa, lleva, por ejemplo, a la presentación por
separado de los activos operativos y financieros, inventarios, cuentas por cobrar
y efectivo y equivalentes de efectivo; y
c) los montos, naturaleza y tiempo de los pasivos, llevan, por ejemplo, a la
presentación por separado de los pasivos que devengan intereses y de aquellos
que no devengan intereses y provisiones, clasificados como corriente y no
corriente según sea apropiado.
Los activos y pasivos que difieren en naturaleza o función están algunas veces
sujetos a diferentes bases de medición. El uso de diferentes bases de medición
para diferentes clases de activos sugiere que su naturaleza o función difiera y
por lo tanto que estos deban ser presentados como partidas separadas.
Estado de Resultados
Información a ser presentada en el Estado de Resultados:
Como un mínimo, el cuerpo del estado de resultados debe incluir las partidas
que presentan los siguientes montos:
a) ingresos;
b) los resultados de las actividades operativas;
c) costos financieros;
d) participación en las utilidades y pérdidas de las asociadas y negocios
conjuntos contabilizados utilizando el método patrimonial;
e) gasto de impuesto;
f) utilidad o pérdida de actividades ordinarias;
90
g) partidas extraordinarias;
h) interés minoritario; y
i) utilidad o pérdida neta del período.
Las partidas adicionales, encabezamientos y sub-totales deben ser presentados
en el estado de resultados cuando sea requerido por una Norma Ecuatoriana de
Contabilidad, o cuando tal presentación sea necesaria para presentar
razonablemente los resultados de operaciones de la empresa.
Los efectos de las varias actividades, transacciones y eventos de una empresa,
difieren en estabilidad, riesgo y previsibilidad, y la revelación de los elementos
del desempeño ayudan al entendimiento del resultado logrado y determinación
de resultados futuros. Las partidas adicionales son incluidas en el estado de
resultados y las descripciones utilizadas y el orden de las partidas son
modificadas cuando es necesario explicar los elementos de desempeño. Los
factores a ser considerados incluyen la materialidad y la naturaleza y función de
los varios componentes de ingresos y gastos. Por ejemplo, un banco modifica
las descripciones para aplicar los requerimientos más específicos de la Norma
Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 2 referente a Revelación en los Estados
Financieros de Bancos y Otras Instituciones Financieras Similares. Las partidas
de ingreso y gasto son compensadas únicamente cuando se cumple el criterio.
Información a ser Presentada en el Estado de Resultados o en las Notas
Los gastos son presentados en el estado de resultados de acuerdo con su
naturaleza (por ejemplo, depreciación, compras de materiales, costos de
transporte, sueldos y salarios, costos de publicidad), y no son distribuidos entre
las varias funciones dentro de la empresa. Este método es simple de aplicar en
muchas de las compañías más pequeñas ya que no son necesarias las
distribuciones de gastos operativos entre clasificaciones funcionales. Un
ejemplo de una clasificación utilizando el método de la naturaleza del gasto es
como sigue:
91
Ventas X
Otros ingresos operativos x
Materias primas y materiales utilizados (x)
Variación en inventarios de productos terminados y en proceso (x)
Costos de personal (x)
Gastos de depreciación y amortización (x)
Otros gastos operativos (x)
Utilidad de actividades operativas X
La variación en productos terminados y en proceso durante el período
representa un ajuste al costo de producción para reflejar el hecho que la
producción ha incrementado los niveles de inventario o que las ventas en
exceso de producción han reducido los niveles de inventario. Algunas
empresas presentan un incremento en productos terminados y en proceso
durante el período inmediatamente a continuación del ingreso en el análisis
antes indicado. Sin embargo, la presentación utilizada no debe implicar que
tales montos representan ingresos.
El segundo análisis se refiere a la función del gasto o “costo de ventas” y
clasifica los gastos de acuerdo a su función como parte del costo de ventas,
distribución o actividades administrativas. Esta presentación a menudo provee
información más relevante a los usuarios que la clasificación de gastos por
naturaleza, pero la distribución de costos a funciones puede ser arbitraria e
involucra juicio considerable. Un ejemplo de una clasificación utilizando el
método de función del gasto es como sigue:
92
43 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
Ventas X
Costo de ventas (x)
Utilidad bruta x
Costos de distribución (x)
Gastos administrativos (x)
Otros ingresos operativos x
Otros gastos operativos (x)
Utilidad de actividades operativas X
Las empresas que clasifican gastos por función deben revelar información
adicional sobre la naturaleza de gastos, incluyendo gastos de depreciación y
amortización.
La elección entre el método de función del gasto y la naturaleza del gasto
depende de factores tanto históricos como de la industria y la naturaleza de la
organización. Ambos métodos proveen una indicación de aquellos costos que
podría esperarse varíen, directa o indirectamente, con el nivel de ventas o
producción de la empresa. Debido a que cada método de presentación aplica a
diferentes tipos de empresa, esta Norma requiere elegir el método que más
razonablemente presente los elementos de los resultados de operaciones de la
empresa.
2.20.2 NEC 3
Estados de Flujos de Efectivo43
Objetivo
La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para
proporcionar a los:
93
Usuarios de estados financieros una base para evaluar la habilidad de la
empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la
empresa en las que fueron utilizados dichos flujos de efectivo. Las decisiones
económicas que toman los usuarios requieren una evaluación de la habilidad de
una empresa para generar efectivo y sus equivalentes, así como la oportunidad
y certidumbre de su generación.
El objetivo de esta norma es requerir la presentación de información acerca de
los cambios históricos en el efectivo y sus equivalentes de una empresa, por
medio de un estado de flujos de efectivo que clasifica los flujos de efectivo por
las actividades operativas, de inversión y de financiamiento durante el período.
Alcance
Una empresa debe preparar un estado de flujos de efectivo de acuerdo con los
requisitos de esta Norma y debe presentarlo como parte integral de sus estados
financieros.
Los usuarios de estos estados financieros de unas empresas están interesados
en cómo la empresa genera y utiliza el efectivo y sus equivalentes. Las
empresas necesitan efectivo esencialmente para las mismas razones, a pesar
de lo diversas que pueden ser sus principales actividades que producen
ingresos. Necesitan efectivo para dirigir sus operaciones, pagar sus
obligaciones, y proporcionar rendimientos a sus inversiones. Por
consiguiente esta Norma requiere que todas las empresas pretenden un estado
de flujos de efectivo.
Beneficios de la información de Flujos de Efectivo
Cuando se usa conjuntamente con los demás estados financieros, un estado de
flujos de efectivo proporciona información que permite a los usuarios evaluar los
cambios en los activos netos de una empresa, su estructura financiera
94
(incluyendo su liquidez y solvencia) y su habilidad para generar efectivo y sus
equivalentes.
También acrecienta la comparabilidad de los informes sobre la actuación
operativas por diferentes empresas porque elimina los efectos de usar
diferentes tratamientos contables para las mismas transacciones y eventos.
La información histórica de flujos de efectivo se usa con frecuencia como
indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos futuros de efectivo.
También es útil para verificar la exactitud de las proyecciones pasadas de flujos
de efectivo y examinar la relación entre las utilidades y el flujo de efectivo neto y
el impacto de los precios cambiantes.
Presentación de un Estado de Flujos de Efectivo.
El estado de flujos de efectivo debe informar los flujos de efectivo durante el
periodo clasificado por las actividades operativas, de inversión y de
financiamiento.
Una empresa presenta sus flujos de efectivo por actividades operativas, de
inversión y de financiamiento de manera más apropiada para su negocio. La
clasificación por actividades proporciona información que permite a los usuarios
evaluar el impacto de esas actividades sobre la situación financiera de la
empresa y el monto de su efectivo y de los equivalentes de efectivo. Esta
información también puede usarse para evaluar las relaciones entre dichas
actividades.
Una sola transacción puede incluir flujos de efectivo que están clasificados de
manera diferente. Por ejemplo, cuando el reembolso de efectivo de un préstamo
incluye tanto intereses como capital, el elemento del capital se clasifica como
una actividad de financiamiento y los intereses como una actividad operativa.
95
44 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
2.20.3 NEC7
Efectos de las Variaciones en Tipo de
Cambios de Moneda Extranjera44
Objetivos
Una empresa puede llevar a cabo actividades extranjeras en dos formas.
Pueden tener transacciones en moneda extranjera o puede tener operaciones
extranjeras. Para incluir las transacciones en moneda extranjeras en los
estados financieros de una empresa, las transacciones deben ser expresadas
en la moneda en que informa la empresa y los estados financieros de las
operaciones extranjeras deben ser traducidos a la moneda en que informa la
empresa.
Los temas principales en la contabilidad de transacción en moneda extranjera y
de operaciones extranjeras son decidir que tasa de cambio usar y cómo
reconocer en los estados financieros el efecto de los cambios en las tasas de
cambio.
Alcance
Esta norma debe aplicarse:
a)al contabilizar las transacciones en monedas extranjeras, y
b) al traducir los estados financieros de operaciones extranjeras que se incluyen
en los estados financieros de la empresa por consolidación, consolidación
proporcional.
Esta Norma no trata de la contabilidad de coberturas para partidas en moneda
extranjera que no sean la clasificación de diferencias originados en un pasivo
en moneda extranjera contabilizado como una cobertura de una inversión neta
96
45 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
en una entidad extranjera. Otros aspectos de la contabilidad de coberturas, se
tratarán en una Norma referente a Instrumentos Financieros.
Esta Norma no especifica la moneda en que una empresa presenta sus estados
financieros. Sin embargo, una empresa normalmente usa la moneda del país en
que este su domicilio. Si usa una moneda diferente,
esta Norma requiere la revelación de la razón para usar esa moneda. Esta
Norma también requiere revelación de la razón para usar esta moneda. Esta
Norma también requiere revelación de la razón para cualquier cambio en la
moneda en que se informa Esta norma trata del restablecimiento de los estados
financieros de una empresa de la moneda en que se informa hacia otra moneda
para comodidad de los usuarios acostumbrados a esa moneda o por propósitos
similares.
Esta Norma no trata de la presentación en los estados de flujos de efectivo, de
los flujos de efectivo originados de transacciones en una operación extranjera
(vera Norma Ecuatoriana de Contabilidad Estado de Flujos de Efectivos).
2.20.4 NEC 9
Ingresos45
Objetivo
La utilidad se define en el Marco de Conceptos para la Preparación y
Presentación de los Estados Financieros como aumentos en los beneficios
económicos durante el período contable en la forma de entradas o incrementos
de activos o disminuciones de pasivos que resultan en aumentos de capital,
distintos a aquellos que se refieren a contribuciones de los participantes en el
capital. La utilidad abarca tanto a los ingresos como a las ganancias. Ingreso es
la utilidad que se origina en el curso de las actividades ordinarias de una
97
empresa y es llamado con una variedad de nombres diferentes incluyendo
ventas, comisiones, intereses, dividendos y regalías. El
objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento contable del
ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos.
El tema primordial en la contabilidad de ingresos es determinar cuándo
reconocer el ingreso. El ingreso es reconocido cuando es probable que habrá
un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa y que estos
beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente. Esta Norma
identifica las circunstancias en las que estos criterios se cumplirán, y por lo
tanto se reconocerá el ingreso. También proporciona guías prácticas para la
aplicación de estos criterios.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en el reconocimiento del
ingreso que se origina de las transacciones y eventos siguientes:
a)La venta de bienes o mercancías;
b)La prestación de servicios; y
c)El uso por parte de otros de los activos de la empresa que rinden interés,
regalías y dividendos.
Los bienes incluyen bienes producidos por la empresa con un propósito de
venta y bienes comprados para revender, tales como mercancía comprada por
un detallista o terrenos u otra propiedad que se tiene para su venta.
La presentación de servicios implica típicamente el desarrollo por parte de la
empresa de una tarea convenida contractualmente durante un período de
tiempo también convenido. Los servicios pueden ser prestados dentro de un
período único o durante más de un período. Algunos contratos para la
98
prestación de servicios están directamente relacionados con contratos de
construcción, por ejemplo los de servicios de administración de proyectos y
arquitectónicos. El ingreso que se origina por estos contratos no se trata en esta
Norma sino de acuerdo con los requisitos para los contratos de construcción
según se especifica en la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 15 que
trata sobre Contratos de Construcción.
El uso por parte de otros de los activos de una empresa da lugar a
ingresos en la forma de:
a)interés-cargos por el uso de efectivo o equivalentes de efectivos por
cantidades adeudadas a la empresa;
b)regalías-cargos por el uso de activos a largo plazo de la empresa, por
ejemplo patentes, marcas registradas, derechos de autor y programas de
computación; y
c)dividendos distribuciones de utilidades a los propietarios de inversiones de
capital en proporción a su tenencia en una clase particular de capital.
Intereses, Regalías y Dividendos
El ingreso originado por el uso por parte de terceros de activos de la empresa
que rinden intereses, regalías y dividendos
a)Es probable que los beneficios económicas asociados con la transacción
fluyan hacia la empresa; y
b)La cantidad del ingreso puede ser cuantificada confiablemente el ingreso
debe ser reconocido sobre las bases siguientes:
Los intereses deben ser reconocidos sobre una base de proporción de
99
tiempo que toma en cuenta el reconocimiento efectivo sobre el activo;
Las regalías deben ser reconocidas sobre una base de acumulación de
acuerdo con la sustancia del convenio pertinente; y
Los dividendos deben ser reconocidos cuando es reconocido el derecho
del accionista al recibir el pago.
El rendimiento efectivo sobre un activo es la tasa de interés que se requiere
descontar al flujo de entradas de efectivos futuras esperadas durante la vida del
activo para hacerlo equivalente a la cantidad inicial en libros del activo. El
ingreso por interés incluye la cantidad de amortización de cualquier descuento,
sobreprecio u otra diferencia entre la cantidad inicial en libros de una obligación
o bono y su cantidad al vencimiento.
Cuando el interés no pagado se ha acumulado antes de la adquisición de una
inversión sujeta a interés, la subsecuente entrada de interés se asigna entre
periodos de pre-adquisición; solo la porción de post-adquisición es reconocida
como ingreso. Cuando son declarados dividendos sobre valores patrimoniales
por la utilidad neta de pre-adquisición, esos dividendos son deducidos del costo
de los valores. Si es difícil hacer dicha asignación excepto sobre una base
arbitraria, los dividendos son reconocidos como ingreso a menos que
claramente representen una recuperación de parte del costo de los valores
patrimoniales.
Las regalías se acumulan de acuerdo con los términos del acuerdo pertinente y
son generalmente reconocidas sobre esa base, a no ser que al referirse a la
sustancia del convenio sea más apropiado reconocer el ingreso sobre alguna
otra base sistemática y racional.
100
46 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
El ingreso es reconocido sólo cuando es probable que los beneficios
económicos asociados con la transacción fluyan hacia la empresa. Sin embargo
cuando surge una incertidumbre sobre la posibilidad de cobro de una cantidad
ya incluida en el ingreso, la cantidad incobrable o la cantidad cuya recuperación
ha dejado de ser probable, es reconocida como un gasto y no como un ajuste
de la cantidad de ingreso originalmente reconocida
2.20.5 NEC11
Inventarios46
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para
inventarios bajo el sistema de costo histórico. Un tema primordial en la
contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida
como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos
relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guías prácticas sobre
la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto,
incluyendo cualquier disminución a su valor neto de realización.
También brinda lineamientos sobre las fórmulas de costeo que se usan para
asignar costos a inventarios.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados
financieros preparados en el contexto del sistema de costo histórico en la
contabilidad de inventarios que no sean:
a) el trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construcción
incluyendo contratos de servicios directamente relacionados (los que serán
tratados en una Norma específica sobre contratos de construcción);
101
b) instrumentos financieros.
Inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de agricultura,
y depósitos de mineral en la medida que son cuantificados a su valor neto de
realización de acuerdo con prácticas bien establecidas en ciertas industrias.
Los inventarios son cuantificados a su valor neto de realización en ciertas
etapas de producción. Esto ocurre, por ejemplo, cuando las cosechas en la
agricultura ya han sido levantadas o los depósitos de mineral han sido extraídos
y la venta está asegurada bajo un contrato a futuro o una garantía del gobierno,
o cuando existe un mercado homogéneo y hay un riesgo insignificante de dejar
de vender. Estos inventarios se excluyen del alcance de esta Norma.
Cuantificación de Inventarios
Los inventarios deben ser cuantificados al más bajo de su costo y su valor neto
de realización.
Costo de Inventarios
El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra, costos de
conversión y otros costos incurridos para traer los inventarios a su presente
ubicación y condición.
Costo de Compra
Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra,
derechos de importación y otros impuestos (distintos de los que son
recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte,
manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de productos
terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto pago,
bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la determinación de los
costos de compra.
102
Fórmulas de Costeo
El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables y
de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos específicos debe
ser asignado usando la identificación específica de los costos individuales.
La identificación específica de costos significa que se atribuyen costos
específicos a partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento
apropiado para partidas que son segregadas para un proyecto específico,
independientemente de si han sido compradas o producidas. Sin embargo
cuando hay grandes números de partidas de inventario que son ordinariamente
intercambiables, la identificación específica no es apropiada porque la selección
de partidas podría ser hecha para obtener efectos predeterminados sobre la
utilidad neta o pérdida por el período.
El costo de inventarios debe ser asignado usando la fórmula PEPS, (primeras
entradas, primeras salidas), la de costo promedio ponderado y UEPS, (últimas
entradas, primeras salidas).
La fórmula PEPS asume que las partidas del inventario que fueron compradas
primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en
inventario al final del período son aquellas compradas o producidas más
recientemente.
Bajo la fórmula de costo promedio ponderado, el costo de cada partida es
determinado a partir del promedio ponderado del costo de partidas similares al
principio de un período y el costo de partidas similares compradas o producidas
durante el período. El promedio puede ser calculado en una base periódica, o al
ser recibido cada embarque adicional, dependiendo de las circunstancias de la
empresa.
La fórmula UEPS, (últimas entradas, primeras salidas) asume que las partidas
de inventario que fueron compradas o producidas al último son vendidas
103
primero, y consecuentemente las partidas remanentes en inventario al final del
período son aquellas compradas o producidas primero.
Valor Neto Realizable
El costo de inventarios puede no ser recuperable si dichos inventarios están
dañados, si se han vuelto total o parcialmente obsoletos, o si sus precios de
venta han bajado. El costo de inventarios puede también no ser recuperable si
han aumentado los costos estimados de terminación o los costos estimados a
ser incurridos para efectuar la venta. La práctica de rebajar los inventarios por
debajo del costo al valor neto realizable, consistente con el punto de vista de
que los activos no deben ser asentados en libros en exceso de las cantidades
que se espera sea liquidada por su venta y uso.
Los inventarios generalmente son rebajados al valor neto realizable en una
base de partida por partida. En algunas circunstancias sin embargo puede ser
apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el caso con
partidas de inventario que se relacionen con la misma línea de productos que
tienen propósitos similares o usos finales parecidos, que son producidos y
mercadeados en la misma área geográfica, y no pueden ser evaluados en una
forma práctica por separado de otras partidas en esa línea de productos. No es
apropiado rebajar inventarios basados en una clasificación de inventario, por
ejemplo productos terminados o todos los inventarios en una industria particular
o en un segmento geográfico. Los proveedores de servicios generalmente
acumulan costos respecto de cada servicio por el que será cargado un precio
de venta separado. Por lo tanto cada uno de estos servicios es tratado como
una partida aparte.
Los estimados del valor neto realizable son basados en la evidencia más
confiable disponible al momento de hacer los estimados en cuanto a la cantidad
que se espera liquiden los inventarios. Estos estimados toman en consideración
las fluctuaciones de precio o costo relacionadas directamente con eventos que
104
47 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
ocurren después del final del período al grado en que tales eventos confirmen
las condiciones existentes al final del período.
Los estimados de valor neto realizable también toman en consideración el
propósito para el que se mantiene el inventario. Por ejemplo, el valor neto
realizable de la cantidad de inventario mantenido para satisfacer ventas firmes o
contratos de servicios, se basa en el precio del contrato. Si los contratos de
ventas son por menos que las cantidades mantenidas en inventario, el valor
neto realizable del exceso se basa en precios generales de venta. Las pérdidas
contingentes sobre contratos de ventas firmes en exceso de las cantidades
mantenidas en inventario y las pérdidas contingentes en contratos de compra
firmes son tratadas de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC
No. 4 referente a Contingencias y Sucesos que Ocurren después de la Fecha
del Balance.
Las cantidades normales de materiales y otros suministros mantenidas para uso
en la producción de inventarios no son rebajadas por debajo del costo si los
productos terminados en los que serán incorporados se espera sean vendidos
al costo o por encima de él. No obstante cuando una baja en el precio de
materiales es una indicación de que el costo de los productos terminados
excederá al valor neto realizable, los inventarios de materiales se rebajan. En
este caso el costo de reemplazo puede ser la mejor cuantificación disponible del
valor neto realizable de esos materiales.
2.20.6 NEC 12
Propiedad, Planta y Equipo47
Objetivo
El objetivo de esta Norma es señalar el tratamiento contable para las
propiedades, planta y equipo (también llamados activos fijos). Los temas
105
principales en la contabilidad de propiedades, planta y equipo, son: el momento
indicado de reconocimiento de los activos, la determinación de sus valores en
libros y los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación con
ellos, y la determinación y tratamiento contable de otras disminuciones en los
valores en libros.
El tratamiento en esta Norma requiere que una partida del tratamiento en esta
Norma requiere que una partida de propiedades, planta y equipo sea registrada
en libros a su costo de adquisición menos su depreciación, o la cantidad de
recuperación, cuando haya evidencia de un deterioro del valor.
Un tratamiento permitido en esta norma es la reevaluación al valor justo de
propiedades, planta y equipo, y el uso de esta cantidad revaluada como la base
para determinar el cargo por depreciación.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de propiedades, planta y
Equipo, excepto cuando otra Norma Ecuatoriana de Contabilidad exija o permita
un tratamiento contable diferente.
Esta Norma no aplica a:
a) bosques y recursos naturales renovables similares; y
b) derechos sobre minerales, la exploración y extracción de minerales,
petróleo, gas natural y recursos no renovables similares.
Sin embargo esta Norma sí aplica a las propiedades, planta y equipo usados
para desarrollar o mantener las actividades o los activos cubiertos en (a) o (b),
cuando son separables de esas actividades o activos.
106
Definiciones
Los siguientes términos se usan en esta Norma con el significado que se indica
en cada caso:
Propiedades, Planta y Equipo son activos tangibles que: son retenidos por
una empresa para ser usados en la producción o abastecimiento de bienes o
servicios, para rentar a terceros o para propósitos administrativos; y (b) se
espera sean usados durante más de un período.
Depreciación es la distribución sistemática de la cantidad depreciable de un
activo durante su vida útil.
Cantidad depreciable es el costo de un activo, u otra cantidad que sustituye al
costo en los estados financieros, menos el valor residual.
Vida útil es:
a) el período de tiempo durante el cual espera una empresa usar un activo; o
b) el número de unidades de producción o similares que una empresa espera
obtener de un activo.
Costo es la cantidad de efectivo o equivalentes de efectivo pagados o el valor
justo de otra compensación entregada para adquirir un activo en el momento de
su adquisición o construcción.
Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo
al final de su vida útil, después de deducir los costos esperados en su
disposición.
Valor justo es la cantidad por la que un activo podría ser intercambiado entre un
comprador informado y dispuesto y un vendedor informado y dispuesto, en una
transacción en libre competencia.
107
Valor en libros es la cantidad con la que un activo es incluido en el balance
general, después de la depreciación acumulada en ese momento.
Cantidad recuperable es la cantidad que la empresa espera recuperar del uso
futuro de un activo, incluyendo su valor residual en su disposición.
Reconocimiento de Propiedades, Planta y Equipo una partida de propiedades,
planta y equipo debe ser reconocida como un activo cuanto:
a) es probable que fluyan hacia la empresa beneficios económicos futuros
asociados con el activo; y
b) el costo del activo para la empresa puede ser cuantificado confiablemente.
Las propiedades, planta y equipo son a menudo una porción importante de los
activos totales de una empresa, y por lo tanto son significativos en la
presentación de su posición financiera. Aún más, la determinación de si una
erogación representa un activo o un gasto, puede tener un efecto importante en
los resultados de operación informados por una empresa similarmente si las
refacciones y el equipo de mantenimiento pueden ser usados solo con relación
a una partida de propiedades, planta y equipo y su uso se espera sea irregular,
son contabilizados como propiedades, planta y equipo y son depreciados
durante un período de tiempo que no exceda la vida útil del activo relacionado.
En ciertas circunstancias, es apropiado asignar la erogación total de un activo a
sus partes componentes y contabilizar cada componente por separado. Este es
el caso cuando los activos componentes tienen diferentes vidas útiles o dan
beneficios a la empresa en modo diferente, y por lo tanto se necesita el uso de
diferentes tasas y métodos de depreciación. Por ejemplo, una aeronave y sus
motores necesitan ser tratados como activos depreciables por separado, si
tienen diferentes vidas útiles.
108
48 Fuente: www.ccpp.org.ec y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
Una clase de propiedades, planta y equipo es un agrupamiento de activos de
naturaleza y uso similares en las operaciones de una empresa. Los siguientes
son ejemplos de clases separadas:
a) terreno,
b) terreno y edificios,
c) maquinarias y equipos
d) embarcaciones
e) aeronaves
f) vehículos de motor
g) muebles y enseres y
h) equipo de oficina
2.20.7 NEC 13:
Contabilización de la depreciación48
Alcance
Esta Norma debe aplicarse en la contabilización de la depreciación.
Esta Norma se aplica a todos los activos depreciables exceptuando:
a) propiedades, planta y equipo (ver Norma Ecuatoriana de Contabilidad
NEC No. 12 referente a Propiedades, Planta y Equipo);
b) bosques y recursos naturales renovables similares;
109
c) gastos de exploración y extracción de minerales, petróleo, gas natural
y recursos no renovables similares;
d) gastos de investigación y desarrollo (ver Norma Ecuatoriana de
Contabilidad NEC No. 14 referente a Costos de Investigación y
Desarrollo).
e) crédito mercantil (ver Norma referente a Combinaciones de
Negocios).
Los activos depreciables comprenden una parte integrante del activo de
muchas empresas. Por consiguiente, la depreciación puede tener un efecto
significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de
las operaciones de esas empresas.
Definiciones
Los siguientes términos se usan en esta Norma con el significado que se indica
en cada caso:
Depreciación.- Es la distribución del importe depreciable de un activo durante su
vida útil estimada. La depreciación en el período contable se carga a
resultados ya sea directa o indirectamente.
Activos depreciables.- Son los que:
a) se espera que serán usados durante más de un período contable;
b) tienen una vida útil limitada; y
c) los posee una empresa para usarlos en la producción o prestación de
bienes y servicios, para arrendarlos a otros para fines administrativos.
Vida útil.- Es:
a) el período durante el cual se espera que un activo depreciable sea
usado por la empresa; o
110
b) el número de unidades de producción u otras similares que la
empresa espera obtener del activo.
Importe depreciable.- De un activo depreciable es su costo histórico, y otra
suma que sustituya al costo histórico en los estados financieros, menos el valor
estimado residual.
(Esta Norma no trata sobre las diferencias que resultan cuando se sustituye el
costo histórico por devaluaciones).
Depreciación
El monto de la depreciación de un activo depreciable deberá ser asignado,
sobre una base sistemática, a cada uno de los períodos contables que alcance
la vida útil del activo.
Algunas veces se expresa el parecer de que si el valor de un activo se ha
incrementado por encima del importe al cual se lleva en los estados financieros,
no es necesario hacer provisión para su depreciación. Sin embargo se
considera que debe cargarse depreciación en cada período contable sobre la
base del importe depreciable independientemente de que el valor del activo
haya aumentado.
Vida Util
La vida útil de un activo depreciable debe estimarse después de considerar los
siguientes factores:
a) uso y desgaste físico esperado;
b) obsolescencia; y
c) límites legales o de otro tipo para el uso de un activo
Las vidas útiles de los principales activos depreciables, o de las clasificaciones
de los activos depreciables, deben revisarse periódicamente y las tasas de
111
depreciación deben ajustarse para el período en curso y para los futuros si las
expectativas son significativamente diferentes de las estimaciones anteriores.
El efecto del cambio debe revelarse en el período contable en el que ocurra.
La vida útil de un activo depreciable para una empresa puede ser más corta que
su vida física. Además del uso y desgaste físico, que depende de factores
operativos tales como el número de turnos en los cuales ha de usarse el activo
y el programa de reparaciones y mantenimiento de la empresa, es necesario
tomar otros factores en consideración. Estos incluyen la obsolescencia
originada por cambios tecnológicos o mejoras en la producción, la
obsolescencia resultante de un cambio en la demanda en el mercado para los
artículos o servicios que producen el activo, y límites legales tales como la
terminación de las fechas de arrendamientos relativos.
Valor Residual
El valor residual de un activo generalmente es insignificante y puede pasarse
por alto el calcular el importe depreciable. Si hay probabilidad de que el valor
residual sea importante, éste se estima a la fecha de adquisición del activo o la
fecha de cualquier revaluación posterior del activo, sobre la base del valor
realizable que prevalezca en esa fecha para activos similares que hayan
llegado al fin de sus vidas útiles habiendo operado en condiciones semejantes a
aquellas en las cuales el activo será usado. En todos los casos, del valor
residual total, se deducen los costos en que se espera incurrir al disponerse del
activo al fin de su vida útil.
Métodos de Depreciación
El método de depreciación elegido debe aplicarse consistentemente de un
período al otro a menos que circunstancias modificadas justifiquen un cambio.
En el período contable en el cual se modifique el método, el efecto del cambio
debe cuantificarse y revelarse y las razones para ello deben exponerse.
112
Hay varios métodos sistemáticos para distribuir los importes depreciables a
cada período contable durante la vida útil del activo. Cualquiera que sea el
método de depreciación elegido es necesario su uso consistente,
independientemente del nivel de rentabilidad de la empresa y de
consideraciones fiscales, para proporcionar comparabilidad en los resultados de
las operaciones de la empresa de un período a otro.
Métodos de Depreciación
Cuando analicemos los métodos de depreciación contables vamos a encontrar
los siguientes:
• Método uniforme o de línea recta
• Método de depreciación por unidad de producción
• Método fondo de amortización
• Método de la suma de los enteros que corresponden a los años de duración
del bien o de la suma de dígitos decreciente.
• Método de depreciación por porcentaje fijo, o más conocido como método
legal.
De estos métodos los de uso común son los métodos uniforme o de línea recta
y el método por porcentaje fijo o método legal.
Método Legal
También conocido con el nombre de método del porcentaje fijo del valor en
libros bajo este método el gasto por depreciación del primer año es igual al
doble del gasto calculado según el método de la línea recta, y en años
posteriores se aplicará este mismo porcentaje al valor restante en libros.
113
Método de línea recta
En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se
desgasta por igual durante cada periodo contable. Este método se usa con
frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular. EL método de la línea recta se
basa en el número de años de vida útil del activo.
Método de las unidades producidas
El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el
número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el
activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros
que recorrerá.
Método de la suma de los dígitos de los años
En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el
valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una
fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que
aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el
número de años de vida del activo.
Método del Fondo de Amortización
Este método considera los importes de depreciación se colocan en un fondo
que gana una tasa de interés y durante años con el objetivo de amortizar el
costo inicial del activo que se depreciará durante su vida útil.
114
49 Fuente: http://www.sri.gob.ec/web/guest/169@public y www.derechoecuador.com: Retención en la Fuente
2.21 Ley de Régimen Tributario Interno
DEL IMPUESTO A LA RENTA49
NORMAS GENERALES
Cuantificación de los ingresos.- Para efectos de la aplicación de la ley, los
ingresos obtenidos a título gratuito o a título oneroso, tanto de fuente
ecuatoriana como los obtenidos en el exterior por personas naturales residentes
en el país o por sociedades, se registrarán por el precio del bien transferido o
del servicio prestado o por el valor bruto de los ingresos generados por
rendimientos financieros o inversiones en sociedades. En el caso de ingresos
en especie o servicios, su valor se determinará sobre la base del valor de
mercado del bien o del servicio recibido.
La Administración Tributaria podrá establecer ajustes como resultado de la
aplicación de los principios del sistema de precios de transferencia establecidos
en la ley, este reglamento y las resoluciones que se dicten para el efecto.
Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de
contribuyentes: las personas naturales, las sucesiones indivisas, las sociedades
definidas como tales por la Ley de Régimen Tributario Interno y sucursales o
establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que obtengan
ingresos gravados.
Son sujetos pasivos del impuesto a la renta en calidad de agentes de retención:
las personas naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar
contabilidad, las sociedades definidas como tales por la Ley de Régimen
Tributario Interno, las instituciones del Estado y las empresas públicas
reguladas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas y las sucursales o
establecimientos permanentes de sociedades extranjeras, que realicen pagos o
acrediten en cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quienes lo
reciban.
115
DE LA CONTABILIDAD
CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades
definidas como tales en la Ley de Régimen Tributario Interno, están obligadas a
llevar contabilidad.
Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las
sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con
un capital propio que al inicio de sus actividades económicas o al 1o. de enero
de cada ejercicio impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos
brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan
sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a
la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido
superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los
activos menos pasivos que posea el contribuyente, relacionados con la
generación de la renta gravada.
En el caso de personas naturales que tengan como actividad económica
habitual la de exportación de bienes deberán obligatoriamente llevar
contabilidad, independientemente de los límites establecidos en el inciso
anterior.
La contabilidad deberá ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador legalmente autorizado.
Los documentos sustenta torios de la contabilidad deberán conservarse durante
el plazo mínimo de siete años de acuerdo a lo establecido en el Código
Tributario como plazo máximo para la prescripción de la obligación tributaria, sin
perjuicio de los plazos establecidos en otras disposiciones legales.
Contribuyentes obligados a llevar cuentas de ingresos y egresos.- Las personas
naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital,
116
obtengan ingresos y efectúen gastos inferiores a los previstos en el artículo
anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes,
representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de
ingresos y egresos para determinar su renta imponible.
BASE IMPONIBLE
Conciliación tributaria.- Para establecer la base imponible sobre la que se
aplicará la tarifa del impuesto a la renta, las sociedades y las personas
naturales obligadas a llevar contabilidad, procederán a realizar los ajustes
pertinentes dentro de la conciliación tributaria y que fundamentalmente
consistirán en que la utilidad o pérdida líquida del ejercicio será modificada con
las siguientes operaciones:
1. Se restará la participación laboral en las utilidades de las empresas, que
corresponda a los trabajadores de conformidad con lo previsto en el Código del
Trabajo.
2. Se restará el valor total de ingresos exentos o no gravados;
3. Se sumarán los gastos no deducibles de conformidad con la Ley de Régimen
Tributario Interno y este Reglamento, tanto aquellos efectuados en el país como
en el exterior.
4. Se sumará el ajuste a los gastos incurridos para la generación de ingresos
exentos, en la proporción prevista en este Reglamento.
5. Se sumará también el porcentaje de participación laboral en las utilidades de
las empresas atribuibles a los ingresos exentos; esto es, el 15% de tales
ingresos.
6. Se restará la amortización de las pérdidas establecidas con la conciliación
tributaria de años anteriores, de conformidad con lo previsto en la Ley de
Régimen Tributario Interno y este Reglamento.
7. Se restará cualquier otra deducción establecida por ley a la que tenga
derecho el contribuyente.
117
8. Se sumará, de haber lugar, el valor del ajuste practicado por la aplicación del
principio de plena competencia conforme a la metodología de precios de
transferencia, establecida en el presente Reglamento.
9. Se restará el incremento neto de empleos.
10. Se restará el pago a trabajadores discapacitados o que tengan cónyuge o
hijos con discapacidad.- El valor a deducir para el caso de pagos a trabajadores
discapacitados o que tengan cónyuge o hijos con discapacidad, corresponde al
resultado de multiplicar el valor de las remuneraciones y beneficios sociales de
estos trabajadores sobre los que se aporte al Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social por el 150%. Este beneficio será aplicable para el caso de trabajadores
discapacitados existentes y nuevos, durante el tiempo que dure la relación
laboral.
En el caso de trabajadores nuevos y que sean discapacitados o tengan
cónyuge o hijos con discapacidad, el empleador podrá hacer uso únicamente
del beneficio establecido en el párrafo precedente.
11. Los gastos personales en el caso de personas naturales.
El resultado que se obtenga luego de las operaciones antes mencionado
constituye la utilidad gravable.
Si la sociedad hubiere decidido reinvertir parte de estas utilidades, deberá
señalar este hecho, en el respectivo formulario de la declaración para efectos
de la aplicación de la correspondiente tarifa.
DECLARACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO A LA RENTA
Presentación de la Declaración.- La declaración del Impuesto a la Renta deberá
efectuarse en la forma y contenido que, mediante resolución de carácter
general, defina el Director General del Servicio de Rentas Internas.
Declaraciones de los cónyuges.- Para la declaración de los ingresos de la
sociedad conyugal, se observarán las siguientes normas:
1. Cuando cada uno de los cónyuges obtiene ingresos independientes,
presentarán las correspondientes declaraciones por separado.
2. Cuando un cónyuge administre una actividad empresarial y el otro obtenga
118
ingresos fruto de una actividad profesional, artesanal u otra, por la actividad
empresarial presentará la declaración el cónyuge que la administre y el otro
presentará su declaración por sus propios ingresos; y,
3. Si la sociedad obtiene ingresos exclusivamente de una sola actividad
empresarial, se presentará la declaración por parte del cónyuge que lo
administre y con su propio número de RUC, pero antes de determinar la base
imponible se deducirá la porción de la utilidad que corresponde al otro cónyuge
quien a su vez presentará su declaración exclusivamente por esa participación
en la utilidad.
RETENCIONES EN LA FUENTE
DISPOSICIONES GENERALES
Agentes de Retención.- Serán agentes de retención del Impuesto a la Renta:
a) Las entidades del sector público, según la definición de la Constitución
Política del Ecuador, las sociedades, las personas naturales y las sucesiones
indivisas obligadas a llevar contabilidad, que realicen pagos o acrediten en
cuenta valores que constituyan ingresos gravados para quien los perciba;
Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad solamente realizarán
retenciones en la fuente de Impuesto a la Renta por los pagos o acreditaciones
en cuenta que realicen por sus adquisiciones de bienes y servicios que sean
relacionados con la actividad generadora de renta.
b) Todos los empleadores, personas naturales o sociedades, por los pagos que
realicen en concepto de remuneraciones, bonificaciones, comisiones y más
emolumentos a favor de los contribuyentes en relación de dependencia; y,
c) Los contribuyentes dedicados a actividades de exportación por todos los
pagos que efectúen a sus proveedores de cualquier bien o producto exportable,
incluso aquellos de origen agropecuario. Siempre que dichos valores
constituyan renta gravada para quien los perciba.
d) Los contribuyentes que realicen pagos al exterior a través de la figura de
reembolso de gastos.
119
Obligación de llevar registros de retención.- Los agentes de retención están
obligadas a llevar los correspondientes registros contables por las retenciones
en la fuente realizadas y de los pagos por tales retenciones, además
mantendrán un archivo cronológico, de los comprobantes de retención emitidos
por ellos y de las respectivas declaraciones.
Declaraciones de las retenciones en la fuente.- Las declaraciones mensuales
de retenciones en la fuente se efectuarán en los formularios u otros medios, en
la forma y condiciones que, mediante Resolución defina el Director General del
Servicio de Rentas Internas.
RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGOS REALIZADOS DENTRO DEL
PAÍS
Pagos por transferencias gravadas con impuestos indirectos.- En los pagos por
transferencias de bienes o servicios gravados con tributos tales como el IVA o
el ICE, la retención debe hacerse exclusivamente sobre el valor del bien o
servicio, sin considerar tales tributos, siempre que se encuentren discriminados
o separados en la respectiva factura.
Pagos a profesionales.- En los pagos efectuados por honorarios y otros
emolumentos a profesionales sin relación de dependencia, la retención se hará
sobre el total pagado o acreditado en cuenta. No procederá retención sobre los
reembolsos de gastos directos realizados en razón del servicio prestado.
Pagos sujetos a diferentes porcentajes de retención.- Cuando un contribuyente
proveyere bienes o servicios sujetos a diferentes porcentajes de retención, la
retención se realizará sobre el valor del bien o servicio en el porcentaje que
corresponde a cada uno de ellos según la Resolución expedida por el Servicio
de Rentas Internas, aunque tales bienes o servicios se incluyan en una misma
factura. De no encontrarse separados los respectivos valores, se aplicará el
porcentaje de retención más alto.
Pagos por compras con tarjetas de crédito.- Los pagos que realicen los tarjeta-
habientes no están sujetos a retención en la fuente; tampoco lo estarán los
120
descuentos que por concepto de su comisión efectúen las empresas emisoras
de tarjetas de crédito de los pagos que realicen a sus establecimientos afiliados.
Las empresas emisoras de dichas tarjetas retendrán el impuesto en el
porcentaje que señale el Servicio de Rentas Internas, sobre los pagos o
créditos en cuenta que realicen a sus establecimientos afiliados. Los
comprobantes de retención podrán emitirse por cada pago o mensualmente por
todos los pagos parciales efectuados en el mismo período.
CRÉDITO TRIBUTARIO
Crédito tributario por retenciones en la fuente.- Las retenciones en la fuente dan
lugar a crédito tributario que será aplicado por el contribuyente a quien se le
practicaron tales retenciones en su declaración de Impuesto a la Renta.
Crédito tributario.- Para ejercer el derecho al crédito tributario por las
importaciones o adquisiciones locales de bienes, materias primas, insumos o
servicios, establecidos en la Ley de Régimen Tributario Interno y cumplidos los
demás requisitos establecidos en la misma ley, serán válidos exclusivamente
los documentos aduaneros de importación y demás comprobantes de venta
recibidos en las operaciones de importación con su respectivo comprobante de
pago del impuesto y aquellos comprobantes de venta expresamente
autorizados para el efecto por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de
Retención, en los cuales conste por separado el valor del Impuesto al Valor
Agregado pagado y que se refieran a costos y gastos que de acuerdo con la
Ley de Régimen Tributario Interno son deducibles hasta por los límites
establecidos para el efecto en dicha ley.
a) Darán derecho a crédito tributario total:
El IVA pagado en la adquisición local o importación de: bienes, materias primas,
insumos o servicios y bienes que pasen a formar parte del activo fijo, cuando
únicamente:
1. Se transfiera bienes o preste servicios, en su totalidad gravados con tarifa
doce por ciento.
121
2. Se empleen en la fabricación o comercialización de bienes que se exporten.
3. Se efectúen transferencias directas a exportadores gravadas con tarifa cero
por ciento.
4. Se comercialicen paquetes de turismo receptivo, facturados dentro o fuera
del país, brindados a personas naturales no residentes en el Ecuador.
DECLARACIÓN, LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IVA
Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del Impuesto al Valor Agregado
que efectúen transferencias de bienes o presten servicios gravados con tarifa
12% del Impuesto al Valor Agregado, y aquellos que realicen compras o pagos
por las que deban efectuar la retención en la fuente del Impuesto al Valor
Agregado, están obligados a presentar una declaración mensual de las
operaciones gravadas con este tributo, realizadas en el mes inmediato anterior
y a liquidar y pagar el Impuesto al Valor Agregado causado, en la forma y
dentro de los plazos que establece el presente reglamento.
Quienes transfieran bienes o presten servicios gravados únicamente con tarifa
0%, así como aquellos que estén sujetos a la retención total del IVA causado,
presentarán declaraciones semestrales; sin embargo, si tales sujetos pasivos
deben actuar también como agentes de retención del IVA, obligatoriamente sus
declaraciones serán mensuales.
Las declaraciones se efectuarán en los formularios o en los medios que
establezca el Servicio de Rentas Internas y se los presentará con el pago del
impuesto hasta las fechas previstas en este reglamento.
Los sujetos pasivos del IVA declararán el impuesto de las operaciones que
realicen mensualmente y pagarán los valores correspondientes a su liquidación
en el siguiente mes, hasta las fechas que se indican a continuación, atendiendo
al noveno dígito del número del Registro Único de Contribuyentes.
122
CASOS ESPECIALES DE DETERMINACIÓN, LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IVA
Permuta y otros contratos.- En los casos de permutas o de otros contratos por
los cuales las partes se obligan a transferirse recíprocamente el dominio de
bienes corporales muebles, se considerará que cada parte que efectúa la
transferencia, realiza una venta gravada con el Impuesto al Valor Agregado,
teniéndose como base imponible de la transacción el valor de los bienes
permutados a los precios comerciales. Lo dispuesto en este inciso será
igualmente aplicable a las ventas en las que parte del precio consista en un
bien corporal mueble.
Cuando se dieren en pago de un servicio bienes corporales muebles, se tendrá
como precio del servicio para los fines del Impuesto al Valor Agregado, el valor
de los bienes transferidos a precios comerciales. A efectos de la aplicación del
Impuesto al Valor Agregado, el beneficiario del servicio será considerado como
vendedor de los bienes. Igual tratamiento se aplicará en los casos de
transferencia de bienes corporales muebles que se paguen con servicios.
DEVOLUCIÓN DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Devolución del impuesto al valor agregado a exportadores de bienes.- Para que
los exportadores de bienes obtengan la devolución del Impuesto al Valor
Agregado pagado, y retenido en los casos previstos en la Ley de Régimen
Tributario Interno y este reglamento, en la importación o adquisición local de
bienes, materias primas, insumos, servicios y activos fijos, empleados en la
fabricación y comercialización de bienes que se exporten, que no haya sido
utilizado como crédito tributario o que no haya sido reembolsado de cualquier
forma, deberán estar inscritos previamente en el Registro Único de
Contribuyentes.
El valor que se devuelva por concepto de IVA a los exportadores en un período,
no podrá exceder del 12% del valor FOB de las exportaciones efectuadas en
ese período. El saldo al que tenga derecho y que no haya sido objeto de
devolución, será recuperado por el exportador en base a exportaciones futura.
123
50 Fuente: http://www.sri.gob.ec/web/guest/169@public y www.derechoecuador.com: Retención en la Fuente
2.22 Retención en la Fuente
Que es la retención en la fuente50
La retención en la fuente es un mecanismo de cobro anticipado del impuesto a
la renta, mediante el cual la Administración Tributaria obliga a retener una parte
del impuesto a la renta causado por el contribuyente, con cargo a los ingresos
que perciba por ventas de bienes y prestación de servicios, según corresponda.
Dicha retención hacen las entidades públicas, privadas, sociedades y personas
naturales obligadas a llevar Contabilidad, en cada pago al beneficiario cuyo
ingreso esté gravado con el impuesto a la renta. El impuesto retenido debe
declararse y pagarse mensualmente por parte de los compradores de bienes o
usuarios de servicios quienes asumen la función de ¨agentes de retención¨.
La retención en la fuente funciona en forma independiente del Impuesto al Valor
Agregado -IVA-; no tiene relación, y se aplica obligatoriamente durante el año
calendario.
Agentes de retención
Son agentes de retención en la fuente todas las entidades jurídicas o privadas
con o sin fines de lucro, las empresas o sociedades constituidas o de hecho, y
las personas naturales que ejerzan actividades empresariales y estén obligados
a llevar Contabilidad.
Estos agentes tiene la obligación de retener un porcentaje sobre el pago o
¨crédito en cuenta¨ (cuentas por pagar) - lo que ocurra primero. Asimismo, los
agentes de retención, en forma obligatoria deben entregar el comprobante de
retención a la persona o entidad a las que tuvieron el impuesto.
La retención del Impuesto a la Renta es la obligación que tiene el empleador o
quien adquiere bienes o servicios de no entregar todo el valor convenido (que
124
es el ingreso o la renta para quien recibe), sino que debe descontar por
Impuesto a la Renta, los porcentajes que determinen las normas vigentes.
¿Quién debe retener este impuesto?
Debe retener la persona natural, sucesiones indivisas, sociedad pública o
privada, que entregue rentas gravadas y que por disposición legal,
reglamentaria o por orden administrativa tenga la calidad de agente de
retención del Impuesto a la Renta.
¿En qué casos se retiene este impuesto?
Se retiene en los casos establecidos en las normas vigentes adjuntas. A
manera de ejemplos generales algunos casos de retención son:
1. Los empleadores cuando pagan las remuneraciones.
2. Toda persona cuando envíe rentas al exterior.
3. Las sociedades que paguen rendimientos financieros.
4. Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad
cuando paguen rentas gravadas.
¿Sobre qué se retiene?
Se retiene sobre el monto total de rentas pagadas, enviadas o acreditadas,
siempre que se trate de rentas gravadas. Para la retención no se considerará
los valores de IVA ni ICE.
¿Cuáles son los porcentajes de retención de este impuesto?
Los porcentajes de Retención de Impuesto a la Renta varían de acuerdo a la
transacción realizada, por compra de bienes o adquisición de servicios. Para
ver el detalle de porcentajes a retener revise el documento adjunto
125
126
¿Cuándo se debe declarar?
Los agentes de retención del Impuesto a la Renta deben declarar los valores
retenidos desde el primer día hábil del mes siguiente al que corresponde la
información hasta las fechas que se detallan a continuación:
127
Noveno Dígito Fecha máxima de
declaración
1 10 del mes siguiente
2 12 del mes siguiente
3 14 del mes siguiente
4 16 del mes siguiente
5 18 del mes siguiente
6 20 del mes siguiente
7 22 del mes siguiente
8 24 del mes siguiente
9 26 del mes siguiente
0 28 del mes siguiente
¿Qué debo hacer con los impuestos que me han retenido?
Las retenciones del Impuesto a la Renta que los agentes de retención me han
efectuado son consideradas como pago anticipado de mi propio impuesto, por
lo cual, dichos valores deberán constar mi declaración de Impuesto a la Renta
anual como crédito tributario, en el formulario 101 para sociedades o en el 102
ó 102A para el caso de personas naturales.
¿Cómo declara un agente de retención los impuestos que ha retenido?
En el formulario 103 se presentan las declaraciones de las retenciones
efectuadas. Para la declaración podrán utilizar las siguientes alternativas:
En las Instituciones del Sistema Financiero utilizando los formularios pre
impresos.
En las oficinas del SRI cuando se trata de declaraciones sin valor a
pagar, utilizando los formularios pre impresos.
En las oficinas del SRI en medio magnético, solo en el caso de
Contribuyentes Especiales.
128
A través de Internet, utilizando el DIMM para elaborar la declaración.
¿Cómo se debe pagar el impuesto retenido?
El total de los valores retenidos deben ser pagados en en efectivo,
cheque, Notas de Crédito y/o Compensaciones, a través de:
Ventanillas Instituciones Financieras (IFIs)
Convenio de Débito en las declaraciones presentadas a través de
Internet o en las Ventanillas del SRI
Otras Formas de Pago; en las declaraciones presentadas a través de
Internet
Deberán presentar anexos todos los contribuyentes que efectúen retenciones
en la fuente del impuesto a la renta en los plazos y condiciones especificadas
en el documento adjunto.
Casos especiales
Entre los casos especiales tenemos: En permutas y trueques, la retención la
realizan simultáneamente los dos contratantes de acuerdo al producto o servicio
en cuestión. En seguros y reaseguros se retiene el 1% del 10% de la prima, es
decir el uno por mil. En arrendamientos mercantiles la retención es el 1% de
cada cuota.
Infracciones y Sanciones
El retraso en la declaración se sanciona con el 3% mensual del impuesto
causado; la no retención o depósito, con el 100% del total que debía retener; la
129
51 Lic. Yuliesky Cristo Devora: Sistematización de la Información, www.monografias.com
52 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas , Ecuador, Segunda Edición
no entrega del comprobante con el 5% del impuesto causado. Además son
aplicables las sanciones detalladas en el documento adjunto.
2.23 La sistematización de la información contable financiera 51 y 52
La sistematización de la información financiera consiste en identificar y ordenar
todos los ítems de inversiones, costos e ingresos que pueden deducirse de los
estudios previos. Sin embargo, y debido a que no se ha proporcionado toda la
información necesaria para la evaluación, en esta etapa deben definirse todos
aquellos elementos que debe suministrar el propio estudio financiero. El caso
clásico es el cálculo del monto que debe invertirse en capital de trabajo o el
valor de desecho del proyecto.
Las inversiones del proyecto pueden clasificarse en función de los factores que
queramos considerar. Las más habituales son:
Físicas(Proyectos) Expansión(aumento de demanda)
Innovación(nuevos productos)
Reemplazo(en bienes productivos)
Estratégicas(posición futura de la
empresa)
Financieras(Derechos y
Obligaciones)
Los ingresos de operación se deducen de la información de precios y demanda
proyectada, calculados en el estudio de mercado, de las condiciones de ventas,
de las estimaciones de ventas de residuos y del cálculo de los ingresos por
venta de equipos cuyo reemplazo está previsto durante el periodo de
130
53 Lic. Yuliesky Cristo Devora: Sistematización de la Información, www.monografias.com
54 Víctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeñas , Ecuador, Segunda Edición
evaluación del proyecto, según antecedentes que pudieran derivarse de los
estudios técnicos (para el equipo de fábrica), organizacional (para el equipo de
oficinas) y de mercado (para el equipo de ventas).
Los costos de operación se calculan por información de prácticamente todos los
estudios anteriores. Existe, sin embargo un ítem de costo que debe calcularse
en esta etapa: el impuesto a las ganancias, porque este desembolso es
consecuencia directa de los resultados contables de la empresa, que pueden
ser diferentes de los resultados obtenidos de la proyección de los estados
contables de la empresa responsable del proyecto.
La evaluación del proyecto se realiza sobre la estimación del flujo de caja de los
costos y beneficios. El resultado de la evaluación se mide a través de distintos
criterios que más que independientes son complementarios entre sí. La
improbabilidad de tener certeza de la ocurrencia de los acontecimientos
considerados en la preparación del proyecto hace necesario considerar el
riesgo de invertir en él.
El estudio financiero hace referencia a la estimación de los costos, a las
inversiones y a los beneficios del proyecto, lo cual sin duda ayudará a la
sistematización de la información.
2.24 Las ventajas de la sistematización de la información 53 y 54
La tecnología nos ayudó en este caso a sistematizar la información del
reglamento generando una propuesta reflejada en un nuevo formato.
La información se obtiene desde cualquier lugar a través de una computadora
con conexión a internet, además de la gran ventaja que ofrecen las PDA‟S,
pues podrás traer esa información en la palma de tu mano, en cualquier lugar, a
cualquier hora, otra de las virtudes de sistematizar la información, es el tiempo
131
que se ahorra al momento de actualizar o modificar cualquier norma, sin
cambiar la lógica de la presentación, el usuario podrá actualizarse
prácticamente al día siguiente de su modificación.
No más información obsoleta o sin vigencia, traspapelada en montones de
hojas archivadas en tu oficina, con la sistematización no tendrás necesidad de
archivar nada, además tendrás garantía que lo que estás consultando son las
normas vigentes.
Una de las grandes ventajas de sistematizar la información, es la posibilidad de
mejorar la información con los datos obtenidos.
Además, la sistematización abarca el aprovechamiento al máximo exponente de
todos los recursos administrativos que pueda tener la empresa, reduciendo los
costos de los mismos, ya que por ejemplo, al tener un ordenamiento sistemático
de los datos, simplifica la tarea administrativa, pudiendo aprovechar el recurso
humano para otras necesidades, y el ahorro del abastecimiento de sus insumos
básicos.
Por otro lado, y como dato importante, cabe destacar que una empresa ya sea
pequeña o mediana, ingresa con ventaja al mercado, superando a aquellas
organizaciones que no poseen su propia sistematización, ya que estas no
encuentran sus datos ordenados y al alcance de cualquier necesidad.
Paquetes en el mercado.
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes
contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El
Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se
generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras,
ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances,
producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la
información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer
que el programa realice los cálculos necesarios.
132
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la
organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero,
existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un
paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
133
CAPITULO III
3.1 Diagnóstico general de la empresa en la parte contable y tributaria
El almacén se dedica a la compra y venta de electrodomésticos, la cual lleva la
contabilidad de una manera básica y normal, no muy diferente con la que se
haría en el sistema contable, utiliza el sistema de permanecía en inventarios
para las transacciones y el método promedio ponderado para valorar
mercadería, lleva un sistema de clientes y proveedores como también de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, así mismo la contabilidad la lleva en
libros o cuadernos u hojas volantes, lleva alrededor de 70 cuentas, también
emite facturas y notas de venta, y no compra al mayoreo sino a distribuidores o
mayoristas.
Se manejará la parte contable de la siguiente manera:
No fue tarea fácil organizar cientos de documentos que representan hechos
contables no muy claros, y confusos, para iniciar la contabilidad, se requiere
elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos
del empresario o dueño y sus obligaciones, el patrimonio saldrá por diferencia.
Este tipo de empresario o el dueño opera como persona natural, por lo que es
conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes
dedicados al negocio del almacén, lo mismo los gastos y los ingresos. Si el
dueño o empresario lleva varios años trabajando, será casi imposible armar un
balance inicial de hace cinco o más años que existe el almacén, por lo que este
se deberá hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos
los bienes, derechos y obligaciones del almacén.
Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificación y
clasificación de todas las actividades realizadas por el almacén, como compras
de mercadería, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y
cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.
134
En este punto se debió tener especial cuidado, puesto que por la
desorganización y por la misma cultura de nuestro dueño y del almacén, no es
fácil poder identificar con precisión las actividades desarrolladas por el dueño
del almacén.
Se debe lograr identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades
del almacén, porque la contabilidad resultante será también incompleta y de
poca utilidad.
Una vez identificado lo necesario para iniciar la contabilidad, hay que diseñar
los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el
empresario deben de seguir.
Los aspectos relacionados con el manejo del efectivo son muy importantes,
debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren, no se debe
mezclar los gastos personales con los del negocio, se debe informar todos y
cada uno de los gastos e ingresos que se realice, se debe tener soportes de
absolutamente todo lo que haga relacionado con el negocio.
Y por último, se deben fijar también procedimientos y políticas sobre compras,
manejo de cartera, selección de proveedores y clientes.
La organización de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificación
y clasificación de los bienes, obligaciones y actividades del almacén, lo demás
son procedimientos de control.
Los movimientos de la empresa, se hacen por estas cuentas que las creo el
dueño del almacén y estas cuentas se adhieren a la perspectiva del almacén,
las cuales son:
Activo: aquí se dispone de cuentas hechas para dar un movimiento adecuado al
almacén en el caso de ingreso o salida de dinero, y para ver las cuentas por
cobrar que tiene el almacén.
135
Activo Disponible
Caja Chica
Bancos Pacifico Cta Cte # 478628
Documento por Cobrar o L/c
Cuentas por Cobrar
Propiedades planta y equipo: son los bienes que tiene la empresa y los usa
para su beneficio.
Equipo de Oficina
Depreciación acumulada Equipo Oficina
Muebles y enseres
Depreciación acumulada Muebles y Enseres
Vehículos
Depreciación acumulada Vehículo
Inventario Mercadería: estas cuentas son hechas para dar mayor referencia de
el inventario que posee el almacén y se adhieren a la perspectiva del almacén,
y son cuentas que se usaran cada vez que ingrese mercadería y estarán
abiertas por todo el año.
Inventario Mercadería Mando Play station 2
Inv Mercadería Refrigeradora Indurama
Inv Mercadería Lavadora Samsung
Inv Mercadería Secadora Gen Electric
Inv Mercadería Grabadora Sony
136
Inv Mercadería Tv Sony Vega 29
Inv Mercadería Calculadora Casio
Inv Mercadería Mini Componente Hi Fi
Inv Mercadería Dvd Player Portable
Inv Mercadería Control Remoto
Inv Mercadería Soporte de Pared
Inv Mercadería Cable Hdmi
Inv Mercadería Adaptador Hdmi a Hdmi
Inv Mercadería Adaptador A/V
Inv Mercadería Adaptador cable RCA
Inv Mercadería Conector Americano
Inv Mercadería Conector Coaxial
Inv Mercadería Disecq Switch
Inv Mercadería Cable Video Componente
Inv Mercadería Cable Coaxial Rg6
Inv Mercadería Modulador Para Televiocio
Inv Mercadería Parlantes Plegables Ipod
Inv Mercaderías Audífonos foxmart Para I
Inv Mercadería Audífonos Profesionales G
Inv Mercadería Imation 16x DVD-R Media D
Inv Mercaderías MEMORIAS DE 4GB MICRO SD
137
Inv Mercaderia Flash Memory Pen Drive Me
Inv Mercadería Puntero laser
Inv Mercadería Cámara Fotográfica Olympuz
Inv Mercadería Pilas AAA SONY
Inv Mercadería Mp4 Titán De 4gb
Inv Mercadería Cargadores Universales Us
Inventario Mercadería General
Iva Pagado en Bienes y Servicios: son los impuestos que el almacén paga a fin
de mes en el formulario 104.
12% Iva Pagado Bienes
12% Iva Pagado Servicios
Pasivos: estas cuentas son para identificar las obligaciones financieras que
posee el almacén.
Obligaciones financieras
Cuentas por Pagar
Documento por Pagar
SRI por Pagar (IVA por Pagar)
Iva Cobrado bienes:
12% Iva Cobrado bienes
138
Retenciones: las retención en la fuente se uso la de compras de bienes
muebles de naturaleza corporal del 1%, que es un Pasivo y se declara
mensualmente, sin compensaciones, osea hay que enviar a cancelar todos los
valores retenidos a los proveedores de bienes y servicios. Para pagar este
impuesto se utiliza el formulario 103
1% Retención en la Fuente
Patrimonio:
Capital social
Capital autorizado
Resultados del ejercicio
Resultado total del ejercicio
Utilidad Neta del Ejercicio
Ingresos: aquí se hizo cuentas que demuestren más claramente como se
vendió cada uno de los productos del almacén.
Venta Baterías AAA
Ventas Mando Inalámbrico Play Station 2
Venta Refrigeradora Indurama
Ventas Lavadoras Samsung
Venta Secadora General Electric
Venta Grabadora Sony
Venta Cargadores Universales USB Sabrent
139
Intereses
Intereses Ganados
Costos de Ventas
Devoluciones
Devoluciones en ventas
Como se maneja la parte tributaria:
Según la ley de régimen tributario interno dice que el almacén debe cumplir con
ciertas disposiciones legales y tributarias en las cuales se encuentran.
Base imponible.- En general, la base imponible está constituida por la totalidad
de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos
las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales
ingresos.
La base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia está
constituida por el ingreso ordinario o extraordinario que se encuentre sometido
al impuesto, menos el valor de los aportes personales al IESS, excepto cuando
éstos sean pagados por el empleador, sin que pueda disminuirse con rebaja o
deducción alguna; en el caso de los miembros de la Fuerza Pública se
reducirán los aportes personales a las cajas Militar o Policial, para fines de retiro
o cesantía.
Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo con relación de dependencia.-
Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los
contribuyentes que trabajan con relación de dependencia, originados en dicha
relación, se sujetan a retención en la fuente con base en las tarifas
establecidas.
140
Retenciones en la fuente sobre rendimientos financieros.- Las instituciones,
entidades bancarias, financieras, de intermediación financiera y, en general las
sociedades que paguen o acrediten en cuentas intereses o cualquier tipo de
rendimientos financieros, actuarán como agentes de retención del impuesto a la
renta sobre los mismos.
Cuando se trate de intereses de cualquier tipo de rendimientos financieros,
generados por operaciones de mutuo y, en general, toda clase de colocaciones
de dinero, realizadas por personas que no sean bancos, compañías financieras
u otros intermediarios financieros, sujetos al control de la Superintendencia de
Bancos y Seguros, la entidad pagadora efectuará la retención sobre el valor
pagado o acreditado en cuenta. Los intereses y rendimientos financieros
pagados a instituciones bancarias o compañías financieras y otras entidades
sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Bancos y Seguros no están
sujetos a la retención prevista en los incisos anteriores.
Hecho generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o
se celebra el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o
la prestación de los servicios, hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente
la respectiva factura, nota o boleta de venta.
En el caso de los contratos en que se realice la transferencia de bienes o la
prestación de servicios por etapas, avance de obras o trabajos y en general
aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el impuesto al valor agregado
-IVA- se causará al cumplirse las condiciones para cada período, fase o etapa,
momento en el cual debe emitirse el correspondiente comprobante de venta.
La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%.
Los sujetos pasivos del IVA que se dediquen a la producción, comercialización
de bienes o a la prestación de servicios que en parte estén gravados con tarifa
cero por ciento (0%) y en parte con tarifa doce por ciento (12%) tendrán
derecho a un crédito tributario.
141
En el almacén se manejara la parte tributaria de esta manera: en este caso el
almacén está obligado a pagar el 12% del iva mensualmente, mediante el
formulario 104 a para personas naturales sin contabilidad, se marcara con una
X el casillero del mes al que corresponde la declaración, se escribirá el año del
periodo.
Se escribe la razón social los nombres completos de la misma forma como
constan en el documento del RUC otorgado por el SRI.
Después se suma las ventas netas gravadas con tarifa 12%, y este resultado se
divide para el total de ventas netas y el saldo del crédito tributario del mes
anterior corresponde al saldo de crédito tributario consignado en la declaración
del período anterior.
También se registra el valor del crédito tributario total cuando se tiene
identificado claramente en los registros contables gravados con tarifa 0% y
12%.
El formulario a utilizar será este:
142
Se sigue las instrucciones de cómo llenar este formulario:
Se registra el mes del período al que corresponde la declaración, el año del
período al que corresponde la declaración, la razón social, o apellidos y
143
nombres completos de la misma forma como constan en el documento del RUC
otorgado por el SRI, el trabajo en relación de dependencia es el valor
correspondiente a la base imponible y a la a la retención sobre las
remuneraciones efectuadas a sus trabajadores, en el trabajo por pagos a
honorarios, comisiones y dietas a personas naturales, se incluye las retenciones
efectuadas a profesionales, y así sucesivamente.
Para pagar el impuesto del 1% retención en la fuente se usa el formulario 103, y
se llenara todo el formulario de acuerdo a sus instrucciones.
Ejemplo de formulario 103:
144
145
Manejo de la parte patronal:
Según las políticas y normas de trabajo y empleo del ministerio de trabajo se
refiere a:
Política 1: alcanzar un salario digno con remuneraciones justas para los
trabajadores.
Realizar anualmente la fijación y revisión del salario básico con carácter
progresivo tendiente a alcanzar el salario digno, considerando las realidades
sectoriales y los componentes adicionales a la remuneración.
Verificar el cumplimiento del pago de horas extraordinarias y suplementarias a
los trabajadores por parte de los empleadores.
Reagrupar el número, la estructura y el funcionamiento de las comisiones
sectoriales y fomentar la asociatividad sindical por rama de trabajo
Prorratear y pagar mensualmente el décimo tercero y cuarto sueldos,
manteniendo el concepto de remuneraciones adicionales.
146
Política dos: combatir las malas prácticas empresariales en el ámbito laboral y
la seguridad social así como precautelar la seguridad y salud en el trabajo:
Emitir la normativa jurídica y automatizar este proceso para controlar y evitar
que se genere la firma de una renuncia de manera anticipada o previa a que el
trabajador sea contratado.
Elaborar un manual de procedimientos entre el SRI para agilitar las demandas
de los trabajadores, de ser el caso.
Emitir la normativa jurídica que permita incrementar las indemnizaciones ante el
despido de trabajadores.
Penalizar el incumplimiento de la afiliación al IESS de los trabajadores, así
como combatir las prácticas fraudulentas en el pago de los aportes y
remuneraciones a los trabajadores.
La adaptación de entorno laboral accesible y en condición seguras y saludables
para los trabajadores.
Difundir información de los derechos y deberes de trabajadores y empleadores
para evitar el incumplimiento de la normativa por su desconocimiento.
Controlar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores y las relaciones
laborales.
Política tres: Fomentar el ámbito laboral en el cumplimiento de los derechos del
buen vivir
Impulsar el control para garantizar el derecho al trabajo, a la libre elección de
trabajo, a condiciones equitativas y satisfactorias de trabajo, sin distinción de
etnia, sexo, condición socio económico, condición migratoria, estado de salud,
discapacidad, etc.
147
55 PYME: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa
La implementación de acciones que faciliten la inclusión laboral.
El manejo de la parte patronal en el almacén se lo hará mediante la utilización
del rol de pagos en el cual estará detallado que solo usara a una sola persona
como ayudante del almacén, el formato del rol de pagos que se utilizara será:
Y se le entregara un rol individual en el cual contendrá la información muy
parecida al rol de pagos.
3.2 Análisis FODA55
Se estableció la toda con la idea de que en la organización reconocer en
principio los elementos internos y externos que afecta tanto de manera positiva
como negativa al almacén que puede ayudarnos a definir los elementos que
pueden ayudar o retrasar el cumplimiento de metas.
3.3 Diagnóstico FODA
Con el diagnóstico FODA se identifica la situación actual del almacén que está
constituida por dos niveles; la situación interna y la situación externa.
La situación interna son elementos que forman parte de la misma organización
como son en este caso: Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos
recursos económicos, motivar al personal, un equipo de cómputo nuevo, la
fluidez de la información contable, y obviamente las decisiones correctas,
rápidas y eficientes tomadas por el gerente.
En tanto la parte externa se refiere a los elementos o factores que están fuera
de la organización; pero que se interrelacionan con ella y la afectan ya sea de
manera positiva o negativa, como por ejemplo en este caso son: estar a la
148
56 PYME: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa
altura de la competencia, agilidad en la atención al cliente, confianza reforzada
entre los actuales y potenciales clientes, mejorar el contacto con comerciantes y
proveedores, reducir tiempo en los trámites de compra y venta de proveedores
y con el cliente.
En el diagnóstico FODA, en él se analiza la situación interna y aquí se
desarrollan dos elementos principales que la conforman y se refiera a las
fortalezas y las debilidades, aspectos que detallaremos a continuación:
Las fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organización, estos
constituyen los recursos para la consecución de sus objetivos56.
Las debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son
internos constituyéndose en barreras u obstáculos para la obtención de las
metas u objetivos propuestos.
Dado que puede haber una lista muy larga se prioriza las situaciones y se
anotar aquellas que están actuando en este momento y que afectan nuestra
situación actual.
La situación externa: es el ambiente que rodea a la organización y que le
afecta. En este caso también se debe considerar dos elementos principales: las
oportunidades y las amenazas.
Las oportunidades: sirve para el logro efectivo de las metas y objetivos que son
de tipo social, económico, político, tecnológico.
Las amenazas: son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un
peligro para el logro de los objetivos.
Se contara con elementos positivos y elementos negativos, hay un elemento
positivo y uno negativo en cada una de las situaciones.
149
ASPECTOS POSITIVOS ASPECTOS NEGATIVOS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
INTERNAS EXTERNAS INTERNAS EXTERNAS
F O D A
El almacén se dedica a la compra y venta de electrodomésticos, el cual no tiene
mucha competencia en el sector, pero se espera estar a la par de la
competencia y tiene la posibilidad de seguir creciendo como negocio ya que se
tiene actualmente clientes antiguos y clientes potenciales que están ubicados
cerca del sector.
3.4 Análisis FODA:
Positivas Negativas
Exterior
Oportunidades
La empresa puede estar a la altura de
la competencia.
La empresa se vuelve ágil en la
atención al cliente.
Tendrá confianza reforzada entre los
actuales y potenciales clientes.
Mejorar el contacto con comerciantes
y proveedores.
Reducir tiempo en los trámites de
compra y venta de proveedores y con
el cliente.
Aprovechar las cercanías que tienen
Amenazas
La rápida obsolencia del hardware y
software, debido a su rápida
depreciación y a que algún
competidor puede utilizar programas
más actuales y sofisticados para
obtener beneficios mayores y en
menor tiempo.
Existen muchas otras empresas
competitivas del mismo género.
Competencia agresiva.
Consumidores pocos conscientes de
la nueva atención.
150
los clientes hacia la tecnología siendo
que están familiarizados con la
rapidez y eficiencia con facturas,
notas de venta etc.
Poseer una gran variedad de clientes.
Debido a las nuevas incursiones de
productos en el mercado se lograría la
consolidación.
Haber escogido una tecnología poco
apropiada para la estructura de la
empresa.
Que un competidor se adelante a los
movimientos realizados por la
empresa integrando mejor y mayor
tecnología para el acercamiento al
cliente.
Interior
Fortalezas
Aumentar el rendimiento de los cada
vez más escasos recursos
económicos.
Personal motivado.
Equipo de cómputo nuevo.
Ningún costo de alquiler.
Fluidez de la información contable
Decisiones correctas, rápidas y
eficientes tomadas por el gerente.
Utilizar bases de datos otorgadas por
otras empresas, para ejemplificar su
uso en esta empresa.
Es una tecnología avanzada en el
manejo de la contabilidad.
Produce un mejoramiento en la
motivación y el trabajo en equipo del
personal ya que ella es la resultante
Debilidades
Falta o mala capacitación profesional
del personal.
Errores en el uso del programa
contable.
La empresa esta propensa a fallos
tecnológicos provocando la pérdida
de la información.
Puede haber fuga de la información
ósea vender información a la
competencia.
Se requiere de gran esfuerzo y
tiempo para lograr el objetivo.
Se necesitan suficientes recursos.
Es costoso.
Enfrentar problemas de flujo de caja,
malgastar su dinero y desperdiciar
oportunidades de ampliación.
151
del esfuerzo colectivo de la empresa.
No poseer empleados capacitados
que sepan manejar o utilizar los
medios tecnológicos.
La empresa no se encuentra
preparada para adquirir un sistema
contable, ya que está acostumbrada
a estar sin el mismo.
No saber con claridad las funciones
del sistema contable.
Se puede observar que puede estar a la altura de la competencia y seguir
aumentando las expectativas del negocio a fin de hacerlo más competitivo con
continuo crecimiento y lo más importante cada vez más atractivo para el cliente.
3.5 Otros Factores
Es necesario revisar otro tipo de factores necesarios para la implementación del
sistema contable Mónica 8.5 como fueron, la selección del sistema contable, el
tipo de computador a usar, formación del equipo, los documentos que servirán
de guía, etc.
Para iniciar la sistematización del sistema contable fue necesario escogerlo de
algunos programas contables y de todos se escogió el programa contable
Mónica 8.5 por la razón de que este programa está diseñado en ventanas tipo
Windows y no en DOS como son la mayoría de programas contables, y
también se eligió por los procedimientos y métodos que recuerdo con las
circunstancias del almacén resulten más adecuadas. Para seleccionar con
acierto el sistema contable fue necesario conocer la naturaleza y características
152
del almacén como en este caso se dedica a la compra y venta
electrodomésticas.
Ahora para adecuar el sistema contable para el almacén se necesitara en
primer lugar un computador que contenga especificaciones como:
Descripción: Core 2 Duo E7400 Processor
Fabricante:Intel
Clase de Procesador: Intel Core 2 Duo
Procesador Dual Core: 2
Velocidad de Bus: 1066 MHz
Y después se instalara el sistema contable Mónica.
153
Ahora el vendedor cotizo a Mónica 8.5 de esta
manera:
Ahora Mónica también dispone de ayudas o documentos fuente que posee
Mónica que es el instrumento físico de carácter administrativo que capta,
comprueba, justifica y controla transacciones efectuadas por el almacén,
aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.
154
Ejemplos:
155
3.6 Ahora para implementar el sistema contable debemos seguir los
siguientes pasos:
Formación del Equipo del Proyecto
Se debería seleccionar un administrador del proyecto para que supervise todo
el proceso: la coordinación de las reuniones con los proveedores de equipos,
los asesores y el personal, y el seguimiento y el informe al personal gerencial
de mayor jerarquía con respecto al avance logrado. El equipo del proyecto
debería incluir un miembro clave del departamento de contabilidad, así como
personal y administradores del programa de otros departamentos que
emplearán los informes producidos por el nuevo sistema. Asegurándonos de
incluir al personal financiero que trabajará con el sistema en forma cotidiana. Si
la organización ya cuenta con un departamento de computación,
asegurándonos de incluir al administrador del sistema.
Preparación de los Documentos que Servirán de Guía
Invirtiendo tiempo al inicio del proyecto para preparar documentos formales
destinados a guiar el proceso de computarización. Tener estos documentos
listos para que sean usados por el equipo al seguir los pasos de la
implementación hará que el proceso sea más fluido en las etapas posteriores.
Los documentos que servirán de guía deberían incluir:
Justificación de la necesidad de la compra;
Definición de objetivos;
Marco referencial para la revisión de los sistemas existentes;
Presupuesto;
Términos de referencia para el proveedor y los asesores, si se requiriese;
Cronograma, detallando al personal responsable de las diferentes tareas;
156
57 Fuente: http://www.monografias.com/sistema-informacion-contable.
Plan de control y evaluación, incluyendo el seguimiento de los puntos de
referencia y los indicadores de éxito.
Presupuesto. Nos asegúrenos que el presupuesto sea comprensivo e incluya
los recursos para la capacitación, suministros y reimpresión de formularios.
Cronograma. Al desarrollar el cronograma, fijaremos plazos de tiempo
susceptibles de cumplimiento, poniendo atención especial a ciertas tareas que
dependen de la conclusión previa de otras tareas. Incluiremos el tiempo
suficiente para realizar pruebas y modificar el sistema. La falta de cumplimiento
de los plazos establecidos irreales podría afectar negativamente la moral del
personal. Siempre que sea posible, evitaremos implementar el proyecto en
épocas de mucho trabajo, como el cierre de fin de año, para amortiguar el
impacto del tiempo necesario para transferir los datos del sistema manual al
computarizado.
Examen del Sistema Actual 57
Antes de tomar cualquier decisión con respecto a la implementación de un
sistema nuevo, el equipo del proyecto debe realizar un examen exhaustivo de
los procedimientos internos y la documentación actual de la organización, sobre
los que se apoya el sistema contable computarizado. Usted se debe asegurar
que los libros del sistema manual estén conciliados y que la información sea
exacta. El equipo debe examinar:
Las necesidades del personal y de todos los usuarios finales;
Los procedimientos en todos los puntos de servicio y de ingreso de datos;
La lista de cuentas, la clasificación de las cuentas y los centros de costos;
Los diseños de informes y presupuestos;
Las estructuras de codificación para los diferentes ítems como medicamentos,
suministros para la planificación familiar y actividades del proyecto;
157
58 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.
Archivos maestros, como cuentas, costos, proveedores, vendedores y
expedientes de los pacientes;
Mecanismos de control para el ingreso de datos, como formularios y listas de
verificación.
Desarrollo de Propuestas para Efectuar Modificaciones58
Basándose en los resultados del examen del sistema, el equipo del proyecto
debe identificar las necesidades que no están cubiertas por el sistema actual y
desarrollar propuestas para efectuar modificaciones que ayudarán a la
organización a cubrir esas necesidades. Es importante documentar
procedimientos y requerimientos antes de seleccionar un software nuevo. Como
se indicó previamente, todos los miembros del personal cuyo trabajo estará
afectado por el nuevo sistema deberían participar en la formulación de estas
modificaciones. Es posible que tenga que repetir varias veces los
procedimientos antes de quedar satisfecho, pero éste es un tiempo muy bien
invertido. Considere la celebración de una serie de reuniones ya sea de medio
día o de un día completo en las cuales los representantes de todas las partes
interesadas examinarán las modificaciones propuestas. Para este paso, el
equipo debería:
Modificar los procedimientos y formularios financieros, de acuerdo a necesidad;
Examinar la lista de cuentas y el esquema de codificación relacionado con el
mismo;
Diseñar los informes administrativos.
Selección y Compra del Software
Este paso incluye la determinación de sus necesidades de software, la
evaluación de los módulos de software contable y la evaluación de los paquetes
de software y de los vendedores.
158
59 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.
Determinar las necesidades de software. Las necesidades de software
dependen de factores como el tamaño de la organización, el número y tipo de
transacciones que deben ser ingresadas, y sus requisitos de rendición de
informes. Un buen vendedor debería estar en condiciones de ayudarlo en la
determinación de estas necesidades. Por nuestra propia cuenta o con la ayuda
del vendedor, realizaremos una investigación preliminar a través del Internet y
en las revistas del rubro y otras publicaciones. Nos entrevistamos con
organizaciones y empresas de auditoría que han implementado un proyecto de
computarización, y consultamos con respecto a los nombres de los posibles
vendedores. Cuando se defina las necesidades de software, debería:
Desarrollar especificaciones para el software y el apoyo técnico;
Evaluar si usted necesita software especializado para organizaciones sin fines
de lucro.
Evaluar módulos de software contable. Los módulos de software contable
siguen los módulos de un sistema contable típico. El software simple contiene
todos los módulos en un solo paquete, en tanto que los paquetes más
complejos los vende por separado, y usted compra e instala solamente los
módulos que usted necesita. Al evaluar los módulos de software contable, usted
debería59:
Determinar que módulos de software contable cubren mejor nuestras
necesidades;
Determinar si necesitamos un paquete simple o complejo.
Examen del software y de los vendedores disponibles. Solicitamos que los
vendedores nos hagan una demostración de los paquetes de software.
Solicitándoles que solamente hagan las demostraciones de cuatro a seis
paquetes en total. Efectuamos un examen técnico de los paquetes de software,
159
negociamos los términos con el vendedor y compramos el software. Cuando se
realice la evaluación del software y de los vendedores, deberá:
Desarrollar criterios de evaluación tanto para el software como para los
vendedores;
Preparar una lista de preguntas a ser planteadas al vendedor;
Solicitar cotizaciones de los vendedores de software o de los asesores;
Seleccionar a los mejores candidatos para realizar un examen adicional;
Solicitar a los vendedores que hagan una demostración del software para el
personal;
Efectuar una revisión técnica del software seleccionado, empleando criterios de
evaluación;
Ponerse en contacto con las firmas y/o personas indicadas en las referencias y
con los clientes actuales de los vendedores potenciales;
Seleccionar el software basándose en los criterios de evaluación;
Negociar los términos con el vendedor;
Comprar el software.
Instalación de los Equipos y del Software e Ingreso de la Información
Preliminar
La implementación de un proyecto de computarización puede llevar un año o
más desde la instalación inicial hasta la transición gradual de los sistemas
manuales o computarizados obsoletos. El vendedor del software puede
prestarle asistencia en varios de los siguientes pasos:
Instalar los equipos, los dispositivos y otras mejoras tecnológicas de
informática, si fuere necesario;
160
Instalar software adicional como el software para red de usuarios;
Instalar el software contable;
Ingresar los balances de apertura y otra información preliminar requerida, como
la información referente a la organización, el vendedor y los clientes;
Hacer funcionar el sistema de computación en forma paralela con los sistemas
existentes (como el sistema manual);
Corregir cualquier problema que pudiera existir con el software o los
procedimientos de administración financiera;
Reducir el uso del sistema manual;
Eliminar gradualmente el sistema manual.
Instalar los equipos, los dispositivos y el software requiere de una preparación
constante de los recursos humanos, incluyendo la capacitación del personal
existente y, posiblemente, la contratación de personal nuevo. No esperar hasta
que el software esté instalado para iniciar la capacitación del personal que
utilizará el software. La eliminación gradual de los sistemas antiguos podría
funcionar mejor y con más celeridad si el personal adquiere confianza en el
sistema computarizado nuevo antes de concluir la instalación del mismo. Es
posible que desee evaluar el avance y reajustar periódicamente los
cronogramas.
Preparación y Capacitación del Personal
A menudo, una organización se concentra en el sistema en sí (equipos,
dispositivos y software) durante la computarización y deja de lado la
preparación y capacitación del personal que utilizará los resultados del sistema
para la toma de decisiones. Es crucial que su personal comprenda el sistema.
Las sesiones de orientación iniciales y periódicas les ayudarán a utilizar el
sistema en forma efectiva y reducirá su nivel de ansiedad con respecto a los
161
cambios que trae consigo el sistema nuevo. La capacitación se puede clasificar
en las siguientes categorías amplias: capacitación general en computación,
como el uso de procesadores de palabras, el uso del teclado, las hojas de
cálculo; capacitación en el sistema contable específico; e informes,
interpretación y toma de decisiones a nivel gerencial. Para este paso, la
organización debería:
Proporcionar una sesión de capacitación u orientación preliminar con respecto
al software antes de la implementación;
Contratar personal nuevo, como personal temporal para crear las bases de
datos y para ingresar las transacciones previas;
Capacitar al personal existente;
Examinar los tipos de cargos, las descripciones, roles y responsabilidades de
cada uno de ellos si fuere necesario;
Capacitar a un administrador de sistema en el mantenimiento del software,
incluyendo mejoras, cambios en el sistema y archivos de respaldo;
Capacitar al personal contable en el uso de los módulos del sistema;
Capacitar al personal administrativo y del programa en la interpretación de los
informes.
Control y Evaluación
Periódicamente comparemos el avance del proyecto con los puntos de
referencia establecidos al inicio del proyecto para mantener al equipo del
proyecto adecuadamente encaminado y mantener al personal informado y
entusiasta con respecto a los cambios que se están implementando. Las
reuniones periódicas proporcionarán una oportunidad para que el personal
plantee cualquier duda sobre los aspectos relativos a la implementación,
162
identificamos los obstáculos y soluciones, y reasignamos el tiempo y otros
recursos de acuerdo la necesidad.
Esté consciente de que es posible que se tenga que modificar el cronograma a
medida que las condiciones cambian y que se familiariza más con lo que
marcha bien y lo que marcha mal. Suministrar a todos los interesados
actualizaciones regulares para evitar sorpresas desagradables y para ayudar
desarrollar entusiasmo con respecto a los logros y avances. Durante la
evaluación final, examinar los indicadores originales de éxito para ver si se
lograron, y si no hubiera sido así, determinar la razón por la que no se lograron
y tomar nota de cualquier cambio que se hubiera hecho en el diseño original y
por qué.
Cronograma Ilustrativo para un Proyecto de Computarización Contable
Selección y Compra del Software
La selección y compra del software que se utilizará para computarizar el
sistema contable es la decisión más importante en el proceso de
computarización. Se necesita considerar cuidadosamente las características y
la capacidad del software en relación con las necesidades de computarización
de la organización. Se necesita evaluar los módulos del software contable y
determinar cuáles deberá instalar y utilizar. La evaluación de las opciones de
software y de vendedores constituye otra parte importante de este proceso.
Ser cuidadosos y metódicos en esta etapa mejorará las posibilidades de
conseguir un sistema contable computarizado eficaz y que cubra sus
necesidades. Muchas organizaciones compran software más poderosos y
complicados de lo que la organización requiere y puede manejar o solventar.
Recuerde que es posible que el sistema no pueda hacer todo lo que los
usuarios requieren sin que esto se torne demasiado complicado, requiera de
mucho trabajo, o sea demasiado caro. Cuidadosamente sopese los deseos
163
expresados por sus colegas y lo que su organización puede realmente
implementar, utilizar y solventar.
Determinación de las Necesidades de Software
Las necesidades de software dependen de diversos factores, como la cantidad
de monedas de curso legal que la organización debe manejar y su necesidad
de un sistema que pueda adecuar a la medida de las necesidades. Los
programas más simples están diseñados para los negocios pequeños. Están
generalmente diseñados para un solo usuario, como el administrador o el
contador. Los programas más complejos están diseñados para las empresas de
mayor envergadura que lleva la contabilidad de cada departamento. Los
programas más avanzados pueden tener múltiples usuarios a través de una red
local de gran magnitud, o pueden conectar múltiples sitios a través de una red
amplia. El número de empleados que trabajan en una organización no es un
factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida de la
necesidad es la complejidad de las actividades de la organización, como el
número de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, la
cantidad de monedas de curso legal que se manejan y los métodos de
adquisición. Algunos ejemplos de software simple incluyen Quickbooks,
DacEasy, Pegasus, Capital Lite, y Peachtree. Los ejemplos de software más
complejo incluyen a Sun Accounting, Solomon IV, Navision, SCALA y SAP.
Una guía para decidir si se debe comprar e instalar un paquete de software
simple o complejo consiste en escoger el paquete más simple que cubra
nuestras necesidades. Evitar usar un sistema más grande o complicado que el
requerido para cubrir nuestras necesidades. Cuando se tome la decisión, se
debería considerar lo siguiente:
El número de transacciones o asientos contables que deben registrarse;
El número de personas que ingresarán y utilizarán los datos;
El número de monedas de curso legal;
164
Consideraciones referentes a la seguridad;
Métodos de adquisición y costos;
Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de lucro.
Número de transacciones. A pesar de que los sistemas contables modernos
generalmente no establecen límites con respecto al número de transacciones
permitidas, los sistemas simples generalmente se volverán más lentos si tienen
que manejar grandes volúmenes de datos. Estos funcionan mejor cuando
manejan solamente unos cuantos centenares de transacciones al mes. (El
término transacciones se refiere a cheques, recibos, cargos y asientos
contables. Se puede determinar el número actual de transacciones de su
organización a partir del sistema manual existente.) Se tomara en cuenta los
incrementos futuros provenientes de expansión o nuevo financiamiento, que
podría aumentar su necesidad de estar informado de la nueva información.
También tomar en cuenta la complejidad de las transacciones que está
registrando. Por ejemplo, ¿carga una misma factura a varios proyectos,
donantes, o cuentas del libro mayor? Un sistema complejo, desarrollado para
bases de datos grandes, como Oracle, Informix o SQL Server, puede procesar
miles de transacciones por día sin volverse más lento.
Número de monedas de curso legal. Los programas simples generalmente
pueden manejar solamente una moneda. Los programas más complejos
normalmente permiten procesar transacciones en múltiples tipos de monedas.
Estos incluyen una tabla de conversión de monedas que permite efectuar
actualizaciones cada vez que ocurren cambios en las tasas de cambio, y
pueden cambiar a una sola moneda, a opción del usuario, para la rendición de
informes. Otra característica relacionada con el tipo de moneda podría ser
asignaciones automáticas a "Ganancias (y Pérdidas) en base a la tasa de
cambio". Algunos programas diseñados para manejar múltiples monedas en
realidad solamente le permiten mantener una sola tasa de cambio para las
165
diferentes monedas, y esto no es de mucha utilidad para la mayoría de las
organizaciones.
Seguridad. Los programas simples pueden tener una contraseña para restringir
el acceso al mismo, pero generalmente permitirán que el usuario modifique
datos ingresados previamente. Aunque esto hace que estos programas sean
útiles para las organizaciones que no están preocupadas por cuestiones de
seguridad, podría constituir una gran desventaja para las organizaciones más
grandes con personal contable múltiple. Los programas más complejos tienen
más mecanismos de seguridad. El administrador puede restringir las tareas que
cada usuario puede realizar. Por ejemplo, los empleados que ingresan datos y
los asistentes financieros podrían estar autorizados para ingresar comprobantes
y recibos, pero no para aumentar códigos nuevos o modificar los registros. En
los sistemas más complejos, el ingreso y registro de datos normalmente es un
proceso que se realiza en dos pasos, con controles en cada una de las etapas.
Una vez registradas, las transacciones no pueden modificarse, excepto si se
realizan ajustes en los diferentes asientos contables y el sistema crea extensas
pistas de auditoría que muestran que usuario ingresó un asiento contable en
particular y las modificaciones subsecuentes del mismo.
Métodos de compra y costos. Los programas simples normalmente se
venden como un solo producto, y es posible que usted tenga que comprar un
paquete separado para cada usuario. Los programas más complejos
normalmente se venden por módulos, y el precio podría variar de acuerdo al
número planificado de usuarios. Por ejemplo, un paquete para cinco usuarios
que contiene los módulos del libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por
cobrar podría costar cuatro veces más que el mismo paquete para un solo
usuario. Un paquete para diez usuarios, con módulos para múltiples tipos de
monedas, control de inventarios, adquisiciones y registro de activos fijos podría
costar 20 veces más que un producto simple. Los módulos de software contable
166
se presentan con mayor detalle en la siguiente sección denominada
"Comprensión de los Módulos de Software Contable".
Necesidad de software especializado para organizaciones sin fines de
lucro. Algunos programas de software fueron desarrollados específicamente
para las organizaciones sin fines de lucro. El punto fuerte de estos paquetes
generalmente tiene que ver con la recepción de donativos, la contabilidad de
fondos, y la rendición de informes a los donantes y generalmente permiten
muchos niveles de subclasificaciones de cuentas. Por ejemplo, el software para
organizaciones sin fines de lucro puede asignar un cierto cheque al código de
cuenta para vehículos, al código de la subcuenta para un cierto tipo de vehículo,
a una sucursal, y al donante que paga los vehículos.
La mayoría del software disponible en la actualidad fue desarrollado para
empresas comerciales, pero los mejores programas pueden adaptarse a las
necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, no gubernamentales o de
salud. Si su organización posee varias cuentas de donantes con requisitos
específicos y usted debe realizar un seguimiento de los gastos por fuente de
financiamiento o utilizar varios tipos de monedas, el software sin fines de lucro
podría ser apropiado para sus necesidades.
Comprensión de los Módulos de Software Contable
Los módulos de software contable son similares a los módulos de un sistema
contable típico. Los módulos más importantes del software contable son el
administrador del sistema, el libro mayor, las cuentas por cobrar, las cuentas
por pagar, el inventario, la planilla de sueldos y los activos fijos. La mayor parte
de los softwares de nivel medio o complejo cuenta con estos módulos
separados, y usted puede comprar solamente los módulos que se adecuan a
sus necesidades de computarización. La mayoría de los paquetes simples
167
contienen todos los módulos que usted requiere en un solo paquete, y usted
puede escoger los módulos que desea instalar y utilizar en su sistema.
Los módulos que usted instale dependerán de factores como el tamaño y la
complejidad de su organización, el sistema financiero existente y la experiencia
de su personal contable. Por ejemplo, muchas organizaciones contratan con
firmas externas ciertas funciones contables como el pago de sueldos. Si usted
decide contratar esta función con una empresa, probablemente no necesite el
módulo de software para planillas de sueldos. Organizaciones pequeñas que
tienen pocas transacciones para registrar puede que decidan ingresar
manualmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en libros diarios y
registrar solamente los resultados resumidos en un módulo de libro mayor cada
mes. Para este fin solamente sería necesario instalar el módulo de software del
libro mayor pero no los módulos de las cuentas por pagar o cuentas por cobrar.
Y el equipo deberá consultar con el personal del departamento de contabilidad y
los auditores y examinar las normas legales cuando decidan qué módulos se
computarizarán.
La instalación de módulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad de un
sistema financiero computarizado. Piense en buscar asesoría de expertos para
identificar sus necesidades con respecto a los diferentes módulos. Asegúrese
de tomar en consideración el crecimiento futuro, y evalúe si estará en
condiciones de modificar un paquete de software simplemente aumentando
módulos adicionales en el futuro, si la organización crece o si usted necesita
ampliar el sistema.
La tabla a continuación describe las funciones que realizan los módulos de
software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Tome en cuenta que los
nombres de los módulos podrían variar de un vendedor a otro, o que algunas
funciones relacionadas podrían estar vinculadas en el mismo módulo.
168
Módulos de Software Contable y Sus Funciones
Administrador de sistema
Controla el sistema contable computarizado
Podría definir los archivos maestros, tablas de referencia, equipos,
componentes instalados y descripciones de los departamentos y sus
ubicaciones.
Podría controlar la creación de informes:
Libro mayor
Es el centro del sistema contable computarizado
Recibe información de otros módulos, como las cuentas por pagar, las cuentas
por cobrar y las planillas de sueldos, sobre una base diaria, semanal o
mensualmente.
Crea documentos financieros clave, incluyendo el balance de comprobación, el
balance general y los estados de ganancias y pérdidas.
Permite que los usuarios enmienden la información registrada previamente.
Registra transacciones financieras que no están registradas en otros módulos.
Crea presupuestos, que permiten que la organización se mantenga informada
de las diferencias entre los resultados financieros planeados y los reales.
Crea pistas de auditoría detalladas.
Lista de cuentas
A través del uso de una serie de códigos, identifica y describe los activos,
ingresos, gastos y patrimonio que están siendo controlados por el sistema.
Influye sobre la calidad y complejidad de los informes generados por el sistema.
169
Debe ser capaz de crear códigos del tamaño necesario para las diferentes
cuentas y manejar la subcodificación a nivel departamental, de cada lugar, del
proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario.
Balance general
Informa sobre la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio.
Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los
presupuestos.
Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y
cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los
administradores.
Balance de comprobación
Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por
mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la información
que se ingresa está siendo registrada correctamente.
En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y
los gastos como números positivos (débitos) y el patrimonio, los ingresos y los
pasivos.
Cuentas por cobrar
Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organización
provenientes de las ventas a crédito, préstamos o donaciones prometidas.
Generalmente es responsable de la facturación a los clientes.
Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depósitos en las cuentas
bancarias.
Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes,
incluyendo sus nombres y direcciones.
170
Podría tener la capacidad de imprimir una lista de todo el dinero adeudado,
identificar la fuente y hacer notar durante cuánto tiempo no se ha cobrado la
deuda.
Cuentas por pagar
Maneja la información referente al dinero adeudado a otros (compras a crédito o
amortización de la deuda).
Podría tener la capacidad de imprimir cheques generados por computadora a
favor de los vendedores.
Mantiene registros maestros, como la información de los vendedores.
Debería ser capaz de registrar facturas de acuerdo con su fecha de vencimiento
y reconocer las condiciones de pago especiales, como descuentos por pago
anticipado.
Debería permitir el registro de los pagos inmediatos (cheques girados
manualmente) que no hubieran sido ingresados en las C/P anteriormente.
Permite que una organización reconozca los gastos y actualice los
presupuestos en la etapa de la orden de compra (costos de los gravámenes).
Reconoce los costos cuando se registran las facturas (no solamente cuando se
desembolsa el dinero en efectivo).
Ordenes de compras
Permite que la organización reconozca los productos que fueron pedidos, el
precio acordado y su efecto sobre el presupuesto.
Permite que la organización reconozca los costos cuando se emite una orden
de compra y concilia las facturas con las órdenes de compra.
171
Podría proporcionar las tasas de utilización de los suministros y bienes de
consumo, indicar cuándo se deben colocar los pedidos de los diferentes
productos y establecer las cantidades de los pedidos mínimos y máximos.
Podría actualizar automáticamente los archivos del inventario cuando se
reciben los productos
Cuentas bancarias
Se puede usar para preparar conciliaciones bancarias
Imprime una lista de los cheques girados por una organización y reconoce los
cheques que han sido cobrados (Nota: menos útil cuando se utilizan
transferencias de dinero en efectivo o transferencias cablegráficas para la
mayoría de las transacciones)
Inventario
Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los
productos.
Reduce los inventarios en el momento de la venta.
Podría vincularse con el sistema de órdenes de compra para mostrar los
productos que fueron pedidos.
Debería permitir el registro de las fechas de expiración de los bienes de
consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos.
Podría permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios físicos o
cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daños sufridos o a
su fecha de expiración.
Podría tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a
pedir los productos, en base al análisis de su utilización.
172
60 Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.
Consideraciones finales con respecto a los módulos. Los nombres de los
módulos de software contable individuales no son importantes. Algunos tipos de
software podrían reunir las funciones de diversos módulos en uno solo. Su
preocupación primordial es asegurarse que el sistema financiero de su
organización esté manejando todas sus funciones. En su evaluación de los
módulos de software, debería analizar la funcionalidad, el costo, la complejidad
y la velocidad del software. Esto le ayudará a comparar los beneficios y costos
de las diferentes opciones de software. Su meta es mantener su sistema lo más
simple posible y al mismo tiempo cubrir sus necesidades actuales y potenciales.
Los sistemas más complejos pueden aumentar el costo tanto de los equipos
como de la capacitación, y a su vez aumentar el potencial de corrupción de los
datos.
Herramienta de Evaluación del Software y del Vendedor60
Esta herramienta es para evaluar el sistema contable, que debe ser contestado
por el administrador o el dueño de la empresa, con el fin de verificar antes de la
compra si el sistema contable se adecua o no a las exigencias de la empresa.
173
Nombre del Software __________________________
Nombre del Vendedor __________________________
Capacidades del
Sistema
Disponibilidad
Paquete Básico Adiciones del
Vendedor
Adiciones
de
Terceros
Modifica
r el
Software
Capacidad General
1. ¿Cuenta con la
capacidad suficiente para
múltiples usuarios,
incluyendo acceso
simultáneo?
2. ¿Está realmente
programado para varios
tipos de monedas?
3. ¿Se puede ampliar para
cubrir las necesidades
futuras de la organización?
4. ¿Puede manejar el
número de transacciones
de la organización?
5. ¿Su velocidad de
ingreso y procesamiento
de datos es aceptable?
6. ¿Es adaptable a los
escenarios locales (por
ejemplo, formatos de
fecha/moneda)?
174
7. ¿Se pueden añadir
módulos con el transcurso
del tiempo?
8. ¿Funciona con el
software básico de la
organización?
Identificación de Cuentas
9. ¿Puede aceptar la
estructura de codificación de
su lista de cuentas?
10. ¿Puede aceptar las
subclasificaciones/los análisis
de sus cuentas?
11. ¿Número de cuentas y de
subclasificaciones de las
cuentas?
Metodologías del Sistema
12. ¿Se registran los asientos
contables inmediatamente en los
libros de cuentas (menos
seguridad), o se registran
temporalmente en otro lugar y
posteriormente se registran en
grupos después de haberlas
verificado (mayor seguridad)?
13. ¿Requiere que los asientos
contables previos sean
modificados a través de asientos
contables de ajuste?
175
14. ¿Cuenta con una integridad
referencial (es decir, si se modifica
o elimina un asiento contable, esto
afecta a todos los demás asientos
contables relacionados con el
mismo)?
15. ¿Cuenta con una herramienta
para volver al paso anterior (es
decir, si el sistema no logra
completar una transacción
compuesta, con más de una
acción, la operación se revierte a
la etapa en la que se encontraba
antes de iniciar la transacción
compuesta)?
16. ¿El sistema "cierra" los
períodos contables y no permite
modificaciones en los períodos
cerrados excepto cuando se
ajustan los asientos contables en
el mes actual, o se mantiene
"abierto" para cualquier
modificación?
Integración con Otros Sistemas
17. ¿Puede importar datos contables
de otros programas?
18. ¿Puede exportar datos contables
a otros sistemas?
19. ¿Puede importar listas (por
ejemplo, la lista de cuentas, las listas
de los vendedores)?
20. ¿Puede exportar listas (por
176
ejemplo, la lista de cuentas?)
21. ¿Puede vincularse con hojas de
cálculo?
Interfaz del Usuario
22. ¿La interfaz es de fácil uso y
amable para el usuario, tanto para
contadores como para no
contadores?
23. ¿Se puede programar la interfaz a
la medida del usuario?
24. ¿Los menús son lógicos e
intuitivos?
25. ¿Hay ayuda en el Internet?
26. ¿La ayuda es sensible al
contexto?
27. ¿Tutor interactivo?
28. ¿Manual del sistema?
Rendición de Informes
29. ¿Se pueden ver los informes en
pantalla?
30. ¿Se pueden imprimir los informes en
archivos para exportar?
31. ¿Se puede ver el detalle de los
diferentes ítems?
177
32. ¿Los informes estandarizados son
útiles?
33. ¿Se pueden adecuar los informes a la
medida del usuario (por ejemplo, cambiar
las fechas del informe, divisiones,
columnas)?
34. ¿Los informes pueden ser
programados por el usuario?
35. ¿Se pueden suministrar informes
basados en ciertas variables o criterios ?
36. ¿Se puede hacer una presentación
gráfica de ciertos informes, empleando
gráficas de barras o gráficas de
secciones?
37. ¿Se pueden adecuar los informes
impresos a la medida de las necesidades
(por ejemplo, estados de cuentas y
facturas)?
Seguridad
38. ¿Cuenta con protección de acceso al
sistema general a través del uso de
contraseñas?
39. ¿Hay restricciones al uso de
contraseñas para funciones específicas
del sistema?
40. ¿Se crean pistas de auditoría?
Capacitación
178
41. ¿Se incluye suficiente capacitación en
el costo del sistema?
42. ¿Hay un costo adicional de
capacitación una vez terminada la
instalación?
43. ¿La capacitación se adecua a la
medida de sus necesidades para ser
implementada en la organización?
44. ¿Se ofrece capacitación al personal
administrativo para la interpretación de
los informes?
Apoyo
45. ¿La documentación suministrada es
suficiente y comprensible?
46. ¿Hay apoyo técnico inmediato
disponible a través del teléfono?
47. ¿Hay apoyo técnico inmediato
disponible en el sitio?
48. ¿Hay apoyo técnico disponible vía
Internet?
49. ¿Se cobra una tarifa adicional por el
apoyo?
Reputación del Vendedor y del Producto
50. ¿El sistema se usa actualmente en
organizaciones similares?
51. Si es así, ¿las organizaciones están
179
satisfechas?
52. ¿El producto salió al mercado hace
por lo menos seis meses?
53. ¿Es probable que el vendedor se
mantenga en el negocio durante los
próximos cinco años?
54. ¿El representante del vendedor está
familiarizado con el software?
55. ¿El vendedor tiene una buena
reputación?
56. ¿Responde el vendedor a las
preguntas y solicitudes de información o
demostraciones?
57. ¿Posee el vendedor la capacidad y el
personal necesarios para proporcionar
apoyo técnico?
Licencias
58. ¿Está usted adquiriendo la titularidad
del sistema (incluyendo la habilidad para
modificar el código de origen y distribuir
el sistema a otros sitios en su
organización), o está usted comprando
solamente un permiso para usar el
sistema en una sola computadora?
59. ¿El proveedor está dispuesto a
nombrar un agente o custodio para que
mantenga el código de origen?
60. ¿Tiene que pagar usted una tarifa
anual por la licencia para seguir usando
180
el software?
Hacer que el Software Trabaje para Usted
Una vez que haya analizado sus necesidades de computarización actuales y
futuras, usted podrá identificar con mayor precisión los beneficios que busca y
en qué forma la implementación de un proyecto de computarización puede
ayudarle a lograr estas metas. El tratamiento de la computarización como un
proyecto mediante la formación de un equipo del proyecto, la conducción de
una evaluación comprensiva, la identificación de sus objetivos y actividades, la
fijación de plazos de tiempo realistas, la producción de informes regulares, el
desarrollo de un presupuesto completo y el establecimiento de indicadores de
logros sensibles le permitirá lograr los resultados deseados con mayor facilidad.
Si se desea que el proyecto de computarización nos brinde los beneficios
esperados, se deberá:
Ser realista con respecto a lo que se desea que el sistema haga. No
exagerar con la ingeniería del sistema. Un sistema que tiene una combinación
de módulos manuales y computarizados podría cubrir mejor las necesidades
que un sistema totalmente computarizado. Similarmente, podría ser más fácil
mantener algunos módulos contables computarizados separados, en lugar de
crear un sistema automatizado que esté conectado ininterrumpidamente. Divida
las tareas entre las computadoras y los seres humanos de acuerdo a lo que
cada uno de ellos sepa o pueda hacer mejor.
Asegurarse que el sistema financiero básico esté en orden antes de
computarizarlo. Automatizar un sistema de administración financiera deficiente
no ofrece ningún beneficio y trae consigo muchas frustraciones. Preste atención
181
a la documentación y los procedimientos de apoyo para asegurarse que los
datos no procesados que ingresa a su sistema contable sean de alta calidad.
Solamente ingresar la información que necesita. Si las sucursales y clínicas
mantienen sus propios registros contables, considere la posibilidad de ingresar
solamente información resumida a nivel central. Solicitar que el personal
recolecte e ingrese datos que usted no utilizará constituye una pérdida de
tiempo y dinero y puede afectar negativamente la moral del personal.
En cada paso y punto de toma de decisiones, pensar en los recursos
humanos las personas que utilizarán el sistema. Hacer que el personal
participe en el proceso de computarización y proporcionar la capacitación
necesaria a medida que ésta se requiera le ayudará a garantizar la existencia
de una mano de obra motivada y un sistema que funcione de manera eficiente.
Logre la participación de todas las partes involucradas en este proceso no
solamente de los contadores. Logre que todos se interesen en la administración
y asuman responsabilidad por el éxito de la misma.
Un sistema de administración financiera eficaz se basa en la disponibilidad de
datos financieros fidedignos, exactos y oportunos. Por lo general estos datos
son suministrados por el sistema contable de una organización. En respuesta a
factores como expansión, nuevos requerimientos de rendición de informes, la
necesidad de trabajar con miras a lograr una mayor autosuficiencia y la
disponibilidad de una tecnología de costo relativamente bajo, un número cada
vez mayor de organizaciones están adoptando sistemas de contabilidad
computarizados que les suministrarán los datos que necesitan, en el momento
que los necesitan. Planificar e adoptar un sistema de contabilidad
computarizado eficiente podría parecer una tarea muy difícil y compleja para
cualquier administrador. La intención de esta Guía es ayudarle a considerar
algunos de los factores relevantes para tomar la decisión de computarizar o
modernizar un sistema contable.
182
Los administradores requieren información oportuna y exacta para tomar
decisiones.
El sistema verifica automáticamente los números de las cuentas y rechaza los
datos que no se adecuan a los criterios establecidos.
Los cheques o comprobantes faltantes se ponen en evidencia inmediatamente.
Los procesos tediosos de registro se automatizan.
Se pueden generar diferentes informes rápidamente cuando se solicitan.
Los administradores pueden consultar el sistema para obtener información.
El procesamiento y análisis de datos son más rápidos y más exactos.
Los administradores deben identificar y resolver problemas.
Permite que los administradores reconozcan los problemas con mayor facilidad,
como la recaudación lenta de las cuentas por cobrar, la disminución de las
ventas o las necesidades de dinero en efectivo.
Elimina la necesidad de una investigación manual de las cuentas por cobrar,
que puede convertirse en una tarea tediosa y consumir demasiado tiempo,
especialmente cuando ocurren cambios en el personal.
Los administradores deben observar los datos a partir de una diversidad de
perspectivas diferentes para poder tomar buenas decisiones administrativas.
Los administradores pueden utilizar el sistema para observar los datos de
diferentes maneras; por ejemplo, los gastos pueden ser reportados por
proveedor, por ítem comprado, por unidad, o por período de tiempo.
El sistema puede generar informes que comparen los datos por período, como
por ejemplo año actual vs. año anterior, y proporcionar información referente a
las tendencias, como el crecimiento o las bajas.
183
La mejor capacidad para la preparación de informes permite a los
administradores controlar los gastos en comparación con los ítems
presupuestados, seguir con atención los saldos de las cuentas y pronosticar las
necesidades futuras de flujos de caja.
Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los
administradores financieros como los administradores del programa.
Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestación de
servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera más
coordinada y más consistente y pueden compartir la información entre los
diversos centros de costos.
Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendición de
informes y proporcionar información financiera en los formatos solicitados por
sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor
jerarquía.
Los formatos para la rendición de informes pueden ser modificados
simplemente presionando un botón o haciendo clic con un ratón.
Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayoría de los
informes pueden ser impresos cuando se solicitan.
El personal puede hacer consultas a través del Internet referentes a los datos
en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia
rápida y fácilmente.
Los requisitos de rendición de informes son satisfechos más rápidamente, con
menor esfuerzo.
Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las
transacciones, como el número de un cheque, el monto del mismo, el nombre
184
del beneficiario y la fecha. Esto ayuda a reducir el tiempo necesario para
suministrar este tipo de información y documentación durante una auditoría.
Los administradores deben ser más eficientes, es decir que deben hacer más
con menos recursos.
Permite que una organización maneje un mayor volumen de trabajo o satisfaga
las necesidades de rendiciones de informes más complejas con menor cantidad
de personal.
Utiliza las características y funcionalidad de la tecnología basada en el sistema
Windows, que permite que una diversidad de programas de software sean
compatibles y utilizados para varias aplicaciones.
Aumenta la capacidad de almacenamiento de datos, permitiendo que los
administradores mejoren los sistemas existentes o satisfagan nuevas
necesidades de la empresa o de la gerencia de manera eficiente en relación
con los costos.
Límites y Peligros Latentes Potenciales
A pesar de que se pueden derivar muchos beneficios de la computarización de
un sistema contable, se debería considerar cuidadosamente qué es lo que un
sistema computarizado puede hacer por usted y cómo le podría ayudar a
procesar los datos para tomar decisiones. Considerar lo siguiente:
Un sistema computarizado requiere de datos exactos y actualizados.
Simplemente por el hecho que su sistema esté computarizado esto no significa
que esté actualizado y libre de errores. Usted debería actualizar y verificar sus
datos regularmente.
Las computadoras no pueden resolver los problemas del sistema contable. Un
sistema computarizado, por sí solo, no puede conciliar sus libros, mejorar la
185
estructura de la organización, mejorar su eficiencia financiera, o mejorar la
administración de su programa. No resolverá problemas como el del personal
carente de aptitudes o de motivación, una capacidad administrativa deficiente,
políticas operativas inapropiadas, o condiciones externas desfavorables. La
computarización no mejorará un sistema contable problemático, pero sí puede
mejorar un sistema que funciona bien.
Computarizar el sistema contable podría requerir de nuevas aptitudes a nivel de
la organización. Es posible que necesite contratar personal nuevo o capacitar al
personal existente. Podría ser necesario que reorganice el departamento
contable. Es muy probable que el personal se resista a estos cambios. Se debe
invertir tiempo y recursos para orientar al personal y explicarle la necesidad y
los beneficios del nuevo sistema con el objeto de evitar retrasos o fallas en la
implementación.
La computarización implica riesgos. El personal debe mantenerse alerta ante
los ataques de virus y otras amenazas que podrían afectar la integridad de los
datos. La confidencialidad de cierta información podría constituir un problema
que debe considerar y el acceso a cierta información quizás deba limitarse a
algunas personas específicas. Errores de ingreso de datos podrían dar como
resultado cálculos inexactos y una representación inexacta de la posición
financiera de su organización. Estar consciente de estos tipos de riesgos le
ayudará a minimizarlos.
La computarización podría tener costos ocultos. Estos costos incluyen los
gastos de adquisición de equipo periférico (lectores de discos "Zip", impresoras
adicionales) y los suministros necesarios (tóner, tinta, papel). Los costos futuros
incluyen la modernización del sistema, la obtención de apoyo técnico y el
almacenamiento de datos.
Computarizar todo su sistema de golpe podría ser ineficiente. Intentar
automatizar todo de golpe podría dar como resultado un sistema difícil de
186
manejar, no confiable, ineficiente y con un efecto desmoralizador sobre el
personal. Un enfoque gradual podría funcionar mejor.
Tomar el tiempo y cuidado necesarios para considerar estos aspectos es una
parte importante de la decisión de computarizar el sistema contable por primera
vez o de modernizar su sistema actual. Una vez que haya tomado la decisión
de computarizar o modernizar su sistema, podrá prepararse para este proceso.
Una preparación cuidadosa puede reducir significativamente su necesidad de
asistencia técnica externa y los costos generales de la computarización.
También mejorará su habilidad para realizar cierto trabajo básico preparatorio a
nivel interno y le ayudará a limitar las intervenciones de vendedores o
contratistas a ocasiones en las que su intervención es crucial.
Es necesario implementar el sistema contable en esta empresa porque es muy
necesario una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose
de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la
gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc.
para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una
empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las
informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su
estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier
actividad importante de la misma.
Para implementar un sistema contable es muy necesario saber varias cosas
necesarias acerca de la empresa tales como:
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
187
Preparar una lista de chequeo.
Elaborar informes.
Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
Diseñar formularios para todas las operaciones.
Diseñar reportes
Preparar los libros. Balance inicial
188
CAPÍTULO IV
La propuesta de implementación de un sistema contable como Mónica 8.5
deberá contar con la participación de integrantes del personal. Se debe formar
un equipo del proyecto, determinar los objetivos, hacer reuniones regularmente,
establecer los requisitos de rendición de informes, llevar a cabo una evaluación
(incluyendo un análisis de costos), elaborar un presupuesto y desarrollar un
cronograma susceptible de logro.
4.1 Introducción
Esta empresa o almacén implementara un sistema contable llamado Mónica
8.5, el cual trabajara con la empresa en el área de la contabilidad, la
importancia que tiene el implementar un sistema contable en el almacén será
vital, para tener rapidez y agilidad en el manejo diario de la contabilidad, el
almacén podrá saber más rápidamente sus estados financieros, podrá agilitar
su cobro a clientes o proveedores, también podrá ver si tiene cuentas o
documentos por pagar de manera más rápida y efectiva, y podrá verificar en el
inventario si hay stock o desabastecimiento de productos con mucha rapidez y
agilidad.
Lo cual significa que la empresa podrá ir de manera más rápida en el manejo
interno de sus actividades diarias, por ende será más competitiva, dará mejor
atención al cliente y será más accesible con nuevas tecnologías, para su mejor
desempeño en el amito comercial.
189
4.2 Objetivos: General y Específicos
General
Implementar un sistema contable llamado Mónica 8.5, haciendo más rápido y
eficiente el uso de la contabilidad en la empresa, con el fin de que genere un
tratamiento ordenado y optimo en la contabilidad de la empresa, el cual se
manejaran actividades de comercialización, que serán llevadas a cabo con
mayor rapidez y agilidad y menos fallos en dicho almacén, y que también se
dará a conocer y familiarizar a los integrantes del almacén del este sistema
contable.
Específicos
Formar el equipo del proyecto;
Preparar los documentos que servirán de guía;
Examinar el sistema actual;
Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;
Seleccionar y comprar el software;
Instalar los equipos de computación, los dispositivos y el software, e ingresar la
información preliminar requerida;
Preparar y capacitar al personal;
Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.
El momento en que se tomen estos pasos dependerá del tamaño y complejidad
de la organización.
Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos
aspectos importantes referentes a la selección y compra del software para su
proyecto de computarización.
190
4.3 Ámbito de Aplicación:
En la empresa se utilizará el paquete contable Mónica 8.5, en el cual se llevará
la contabilidad de la empresa, fin de mantener una información, optima,
confiable y oportuna.
4.4 Políticas de la empresa
Se mantendrá el plan de cuentas acorde giro del negocio.
El almacén tiene como políticas contables aplicar el sistema de permanecía en
inventarios.
Aplicar un diagrama estructural acorde al negocio.
Los estados financieros deben ser hechos por el contador y firmados por el
mismo.
Para valorar mercaderías se usa el método promedio ponderado.
Políticas de compras:
Se elegirá el mejor proveedor para el almacén, todas las alternativas de
proveedores deberán ser evaluadas con dos meses de anticipación.
Las compras se hacen mediante un pedido por solicitud de compra de
mercadería, al proveedor por lo menos con 2 días de anticipación.
Comprar el producto con referencias del mercado.
Comprar por marca comercial.
191
Habrá requisitos para homologar o evaluar a los proveedores de mercadería,
por medio de un formulario, que valorará al proveedor en diferentes áreas como
financiera, de calidad y gama de producto.
Se pedirá reducción de precio de compra
Se determinara la cantidad y calidad y el tipo de producto a solicitarse.
Se controlara el presupuesto asignado para las compras.
Requisitos para recibir un producto en garantía:
-Boleta o factura canceladas
-Todos los accesorios, drivers, embalaje, etc. en original.
-Sellos intactos
Obligatoriamente se documentara todas las operaciones de compras para
satisfacer las necesidades fiscales y de auditoría.
Políticas de ventas:
Productos de buena calidad.
Precios razonables.
Servicio cordial con buena capacidad de respuesta.
Todos los precios incluyen IVA.
Los precios están sujetos a cambios sin previo aviso.
Los términos de la garantía están estipulados en la póliza de garantía del
producto.
Se aceptan devoluciones hasta 10 Días de la compra del producto. En donde se
puede cambiar por otros productos.
Para cualquier cambio o devolución es necesario mostrar la nota de compra
En ambos casos el cliente debe revisar el buen estado, orden y totalidad de los
productos en el momento de su recepción.
192
Despacho del producto con o sin recargo por flete según la promoción y
expreso en la factura de venta.
Proporcionar satisfacción al cliente
Igualarán o superarán la calidad de la competencia
Los descuentos pueden ser en efectivo o en unidades de compra.
Si el cliente desea un producto que no está en exhibición y es posible traerlo se
lo manda a pedir al proveedor con cargos extra bajo una orden de compra
especial.
El pago de la venta de los electrodomésticos se lo hace mediante efectivo y
solo se acepta cheques o cuentas por cobrar y documentos por cobrar a
clientes conocidos por el dueño o que sean de larga trayectoria como clientes.
En la venta de los mismos no se hace descuentos a menos que el artefacto
este más de 4 meses en el almacén sin haber sido vendido, lo cual raramente
pasa.
El precio de venta se obtiene agregando desde un 10% a un 100%
dependiendo del producto y como este su demanda en el mercado porque hay
productos que la competencia no tiene y nosotros lo mandamos a traer.
193
4.5 Organigrama estructural:
Puestos y funciones
194
Junta de Accionistas: La junta de accionistas del almacén es un órgano de
administración y fiscalización dentro de esta empresa, donde se toman las
decisiones clave para la marcha y funcionamiento del almacén.
Gerencia Administrativa: se encarga, planear, ejecutar y dirigir la gestión
administrativa de la empresa, del manejo con los diferentes proveedores y
desarrolla las estrategias de compras con desarrollo de proyecciones a nuevos
productos y coordinar la actividad de producción de la empresa.
Área de Personal: ahí trata de aplicar correctamente las disposiciones
establecidas en relación con el código laboral, la contratación y capacitación del
personal, todo problema de carácter laboral, y registra los movimientos de
personal y la detección de incompatibilidades salariales.
Cumplir con el procedimiento establecido para el pago de la nomina.
Área de Investigación de Nuevos Productos: Este departamento trata de
investigas nuevos productos o electrodomésticos que tengan aceptación
mercado y por ende se puedan vender sin problemas, este departamento es de
mucha importancia ya que sin él la empresa podría comprar nuevos productos
sin seguridad de que se vendan, pero aún así los nuevos productos son
cruciales para la supervivencia de la empresas, la introducción de nuevos
productos se ven limitados al principio porque la gente no los conoce y por
estas razones es indispensable el uso de la publicidad.
Área de Marketing: este departamento es creado para satisfacer las
necesidades de los clientes y obtener ganancias al mismo tiempo. El marketing
involucra estrategias de mercado, de ventas, estudio de mercado,
posicionamiento de mercado, etc.
Área de Ventas: el vendedor es un impulsor de los productos del almacén,
preparado para resolver problemas de sus clientes, vinculando la empresa en el
mercado.
195
Área de Contabilidad: las funciones de finanzas o contabilidad comprenden
decisiones de: la de inversión, de financiamiento y la decisión de dividendos.
Se determina el análisis de las razones financieras. Como las áreas funcionales
de la empresa están relacionadas en forma tan estrecha, las razones
financieras pueden señalar fuerzas y debilidades en las actividades en las áreas
de administración, marketing, investigación y desarrollo, así como de sistemas
de información computarizada.
Área de Tesorería: constituye un área importante en la empresa al financiar
todo el ciclo productivo empresarial, entre sus funciones están la revisar y
supervisar caja, negociación con proveedores, manejo de opciones crediticias,
líneas de financiamiento y de auditoría a la documentación utilizando la
información y control, se pueden establecer políticas coherentes respecto a sus
funciones administrativas.
Área de Cobranzas: esta debe ser puntual debe enviar recibos y
documentación necesaria para llevar el control de pagos de cada cliente,
tomando en cuenta las fechas de expedición.
Se puede hacer mediante vía telefónica, elaboración de cheques, Boucher, etc.
Mediante recordatorios de pago tanto telefónicamente como por escrito, con la
anticipación necesaria.
Área de Compras: se trata de obtener el producto de calidad correcta, al precio
correcto, en el tiempo correcto y en el lugar indicado, está conectado
directamente con bodega, y trata del aprovisionamiento de materiales, en fin
comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, luego
negociar sobre el precio y condiciones de pago.
Área Bodega: aquí se almacenan los productos en venta del almacén, esta
área trata el análisis de control de existencias con los movimientos de los
productos del almacén, utilizando bases de datos, para tratar de evitar la
pérdida por hurto o mal manejo del producto.
196
4.6 Control interno
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de
una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables,
frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la empresa y todos los
métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
Control interno del efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades, que puedan afectar el manejo del efectivo:
Ejemplo:
En la empresa el efectivo es el dinero de la cuenta caja, o depositando en un
banco comercial.
La receptara el efectivo:
Por ventas u operaciones en el mostrador
Ingresos ejecutados por cobradores
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores que
no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por
caja chica. Los que excedan el límite en efectivo, se deberán pagar con
cheques.
197
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La reposición del fondo se hará mediante cheque.
Control Interno Sobre Inventarios
El control interno sobre los inventarios es importante porque se debería hacer
mediante un conteo físico de los inventarios por lo menos una vez cada mes, no
importando cual sistema se utilice para valorarlos.
Mantenimiento eficiente de compras y recepción.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición
Permitir el acceso al inventario solamente al personal autorizado.
Mantener registros de inventarios para las mercaderías de todo costo.
Comprar el inventario en cantidades económicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
Utilizar el método Promedio ponderado para valorar mercaderías.
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas por cobrar debe ser conciliado periódicamente.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los
deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del gerente para:
198
1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores
Control interno de documentos por cobrar
Estos documentos deben ser revisados antes de aceptarlos, renovarlos o darlos
de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
Revisar el control de los pedidos de los clientes.
Revisar la aprobación del crédito.
Revisar el manejo de los libros mayores de los clientes.
Control interno propiedad planta y equipos
Uso de un archivo para los activos fijos.
Controles físicos sobre activos que puedan moverse con facilidad.
Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con contabilidad.
Control interno de cuentas por pagar y documentos por pagar
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, y los
documentos relativos a cada operación osea el original de cada factura.
Las cuentas y documentos por pagar deben controlarse por tarjetas de control.
Estos documentos por pagar deben ser registrados detalladamente.
199
Conciliar, cuando menos una vez al mes.
Revisar el control de los pagos para evitar confusiones.
Control interno de compras
Con el objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como
promover la eficiencia de adquisiciones o compras.
La función de compras será exclusiva del gerente con contabilidad.
Control y revisión en las funciones de adquisición, pago y registro de compra.
Prevenir fraudes en compras por favoritismo.
Localizar errores administrativos, contable y financieros en este proceso.
La auditoria:
La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus
objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control
interno.
200
4.7 Plan de cuentas:
PLAN DE CUENTAS
EMPRESA:
SUCURSAL:
N° CUENTA DESCRIPCION
1 ACTIVOS
1 1 ACTIVO CORRIENTE
1 1 01 DISPONIBLE
1 1 01 01 CAJAS
1 1 01 01 001 Caja
1 1 01 02 BANCOS
1 1 01 02 001 Banco Pacifico
1 1 01 02 002 Banco del Pichincha
1 1 02 EXIGIBLE
1 1 02 01
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
LOCALES
1 1 02 02 DOCUMENTOS POR COBRAR
1 1 02 03 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
201
1 1 02 03 001 Anticipos Sueldos
1 1 02 04 Pago Impuestos
1 1 02 04 001 12% Iva por Bienes
1 1 02 04 002 12% Iva por Servicios
1 1 02 05 Anticipo Impuesto Renta
1 1 02 05 001 1% Impuesto retenido
1 1 02 05 002 2% Impuesto retenido
1 1 02 05 003 8% Impuesto retenido
1 1 02 05 004 10% Impuesto retenido
1 1 03 REALIZABLE
1 1 03 01 Inventario Mercadería
1 1 04 TRANSITORIO
1 1 04 01 Anticipo Proveedores
1 2 ACTIVO FIJO
1 2 01 ACTIVO FIJO TANGIBLE
1 2 01 01 ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
1 2 01 01 001 Muebles y Enseres
1 2 01 01 002 Equipos de Oficina
1 2 01 01 003 Equipos de Computación
1 2 01 01 004 Vehículos
202
1 2 02 DEPRECIACIONES
1 2 02 01 DEPRECIACIONES ACUMULADAS
1 2 02 01 001 Deprec. Acumuladas Muebles y Enseres
1 2 02 01 002 Deprec. Acumuladas Equipos de Oficina
1 2 02 01 003
Deprec. Acumuladas Equipos de
Computación
1 2 02 01 004 Depreac. Acumuladas Vehículos
1 3 OTROS ACTIVOS
1 3 01 PAGOS ANTICIPADOS
1 3 01 01 GARANTIAS
1 3 01 01 002 Arriendo Almacén
1 3 02 CARGOS DIFERIDOS
1 3 02 01 GASTOS CONSTITUCION
1 3 02 01 001 Gastos Constitución
2 PASIVOS
2 1 PASIVO CORRIENTE
2 1 01 CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR
2 1 01 01 Proveedores
2 1 01 02 Letra o Documento por Pagar
2 1 02 01 Impuestos
203
2 1 02 01 001 12% Iva en Bienes
2 1 02 01 002 12% Iva en Servicios
2 1 03 01 RETENCIONES EN LA FUENTE
2 1 03 01 001 1% Retención en la Fuente
2 1 03 01 002 2% Retención en la Fuente
2 1 03 01 003 8% Retención en la Fuente
2 1 03 01 004 10% Retención en la Fuente
2 1 04 01 OTROS IMPUESTOS
2 1 04 01 001 Impuesto Renta Cía.
2 1 05 SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES
2 1 05 01 SUELDOS Y BENEFICIOS POR PAGAR
2 1 05 01 001 Rol Mensual por pagar
2 1 05 01 002 Decimo Tercer sueldo por pagar
2 1 05 01 003 Decimo Cuarto sueldo por pagar
2 1 05 01 004 Aportes IESS por pagar
2 1 05 01 005 Fondo Reserva Legal por pagar
2 1 05 01 006 SRI por pagar
2 1 06 01 Retención Iva Fuente
2 1 06 01 001 30% Retención Iva Bienes
2 1 06 01 002 70% Retención Iva Servicios
204
2 1 06 01 003 100% Retención Iva
2 2 PASIVOS A LARGO PLAZO
2 2 01 CUENTAS POR PAGAR
2 2 01 01 PRESTAMOS BANCARIOS
2 2 01 01 001 Produbanco
2 3 PROVISIONES
2 3 01 PROVISIONES VARIAS
2 3 01 01 001 Provisiones cuentas incobrables
3 PATRIMONIO
3 1 CAPITAL Y RESERVAS
3 1 01 CAPITAL SOCIAL
3 1 01 01 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
3 1 01 01 001 Capital Suscrito
3 1 02 RESERVAS
3 1 02 01 Reserva Legal
3 1 02 02 Reserva Facultativa
3 1 02 03 Reserva de Estatutaria
3 1 03 UTILIDADES
3 1 03 01 UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
3 1 03 01 001 Utilidades años anteriores
205
3 1 03 01 002 Perdidas Años Anteriores
3 1 03 02 UTILIDADES DEL EJERCICIO
3 1 03 02 001 Utilidades del año del ejercicio
3 1 03 02 002 Pérdidas del ejercicio
3 1 03 02 005 Utilidad Neta del Ejercicio
4 INGRESOS
4 1 INGRESOS OPERACIONALES
4 1 01 Comercio al por mayor y menor
4 1 01 04 VENTAS VARIAS
4 1 01 07 Devolución en Ventas
4 2 Intereses
4 2 01 Intereses Ganados
5 GASTOS
5 1 Operacionales de administración
5 1 01 Gastos de personal
5 1 01 02 Salario Básico Unificado
5 1 01 02 001 Horas Suplementarias
5 1 01 02 002 Horas extras y recargos
5 1 01 02 003 Bonos
5 1 01 02 004 13 Sueldo
206
5 1 01 02 005 14 Sueldo
5 1 01 02 006 Fondos de Reserva
5 1 01 02 007 Aporte Patronal
5 1 01 02 008 Vacaciones
5 1 02 GENERALES
5 1 02 01 GENERALES DE ADMINISTRACION
5 1 02 01 001 Arriendo
5 1 02 01 002 Energía eléctrica
5 1 02 01 003 Agua
5 1 02 01 003 Teléfono
5 1 02 01 004 Honorarios
5 1 02 01 005 Suministros de oficina
5 1 02 01 006 Gasto Bancario
5 2 GASTOS DE VENTAS
5 2 02 01 Publicidad
5 3 COSTOS DE PRODUCCION
5 4 COSTO DE VENTAS
5 4 01 Costo de Ventas General
5 4 01 01 Costo de Ventas por Mercadería
207
4.8 Proceso Contable
Documentos fuente: los documentos fuentes a utilizar son el libro diario,
mayores, kardex, rol de pagos, balance comprobación ajustado, balance
general, estado de resultados.
Libro Diario: aquí se registran las transacciones diarias del almacén.
208
Mayores:
A doble folio:
209
Control de inventarios
Kardex: para el mejor control de ingreso y salida de mercadería del almacén.
Rol de pagos: para pagar remuneraciones al personal y provisiones a los
empleados.
Rol de provisiones
210
Rol de pagos individual: para entregar a cada uno de los empleados un rol
individual.
Balance de comprobación ajustado:
211
Estado de resultados:
212
Balance general:
4.9 Proceso de compras:
Toda compra debe estar asociada a una Orden de Compra, bajo ninguna
circunstancia debe ejecutar trabajos y/o servicios o despachar material sin tener
una Orden de
Compra previa.
213
Cada uno de los elementos por comprar debe estar adecuadamente definido en
el presupuesto para que su precio sea real y pueda adquirirse en el local, con
especificaciones como las siguientes:
Materiales: nombre, referencia, color, unidad de medida, descuento, IVA,
proveedor, etc.
Conjuntos: Diseño, calidad de componentes, cantidad, valor unitario.
4.9.1 Procedimientos: son las etapas y actividades necesarias para adquirir
nuevos productos del almacén, donde están:
Pedido de adquisición o cotización
Recepción y análisis del pedido de adquisición o cotización
Evaluación del presupuesto del producto
Recepción y evaluación del producto
Verificación presupuestaria y la recepción de ingreso del producto
214
4.9.2 Para un mejor entendimiento el flujo grama de proceso de compras:
215
61 Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD
4.9.3 Documentos a utilizar
Orden de compra:
La orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por algún o
determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica
los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos
y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de obtener control
sobre su uso.
Orden de compra en Mónica61:
216
62 Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD
Cotización62:
Es prácticamente muy parecida a la orden de compra, pero esta permite realizar
estimación de precios sobre mercadería al proveedor.
4.9.4 Forma de llenar los documentos:
Orden de compra y o cotización
Nombre y dirección: del almacén de Electrhogar.
Número de orden de compra: este es un numero pre impreso secuencial.
Compra nro.: cada compra tiene un número asignado por el computador
sin embargo ya presenta un nro. el cual es consecutivo.
Ordenado a.- En este campo ingresar el nombre del suplidor, también el código
del proveedor y luego presionar enter, si el código del cliente no se encuentra
217
63 Fuente: www.monica-ecuador.blogspot.com: SOFTWARE DE CONTABILIDAD
se presiona buscar lo cual muestra una serie de selecciones, entre ellas la de
crear un nuevo cliente63.
Enviar a .- se ingresar otra dirección diferente a la de su proveedor, por si la
entrega de la mercadería se va a realizar en otra dirección se puede utilizar el
botón “buscar” para localizar una dirección en particular.
Ruc .- se ingresar el registro tributario del proveedor. Normalmente este se
extrae del registro del proveedor cuando fue creado.
Enviar.- Indica la forma de envió de la mercadería.
Pago.- es para ver las diferentes formas de pago que tiene el cliente para
cancelar la factura.
Vend.- es el vendedor que está realizando la venta de la mercadería, a veces
es necesario especificar el vendedor.
Su refer.- si el proveedor hizo un requerimiento por escrito y viene con una
referencia.
Fecha .- La fecha en que se realizo la orden o cotización.
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
„salve‟ la factura, ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta información se pierde).
Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo
de cuentas por cobrar.
Guardar .- se debe utilizarlo solamente para grabar la información en el
computador y posteriormente se desee imprimir.
218
Retornar .- permite salir de esta pantalla es cuando se desea retornar al menú
general de facturación.
Botones de orden de compra o cotización .- se muestra la columna de
botones en el lado izquierdo que nos pueden ayudar en la elaboración del
documento.
Crear producto .- También se activa presionando F2, permite crear un
producto en el inventario.
Ver producto.- Se activa presionando F3. Para seleccionar previamente un
producto que permite ver y comparar precios.
Lista de productos. - Se activa con F4 muestra una lista de productos la cual
es ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento .- Seleccionando un producto de los productos ingresados y luego
se presiona este botón para aplicar un descuento porcentual.
Comentario.- es el recuadro es para ingresar hasta 4 líneas de comentarios.
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan también con F8 y F9 se
usan para eliminar las líneas (o productos) que por error se han ingresado.
Nro. de serie.- permite ingresar el número de serie de algún producto.
Cliente.- También se activa presionando tecla F12
Creación rápida de productos .- Cuando no tiene el producto en su inventario,
solamente se ingresar el código del producto y luego "enter", si el producto no
se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el producto en
forma rápida.
Columnas de orden.- es para ordenar los productos por alguna columna, por
ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.
219
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida: fecha de la elaboración del
pedido, y la fecha en la que se va a llegar a bodega.
Términos de entrega del producto y términos de pago: de que manera, y en qué
tiempo va a llegar el producto, con los términos de pago del producto.
Cantidad de artículos solicitados: la información de cuantos productos van a
llagar a bodega.
Descripción: descripción detallada y minuciosa del producto.
- Precio unitario y total
- Costo total de la orden
- Costo de envío, o de seguro si existe: costo de la orden si el costo es con
envió o no.
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento
de contabilidad.
4.9.5 Contabilización:
Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:
Transacción de pago servicios profesionales:
Pago de servicios profesionales a Huber Arend persona natural sin contabilidad
por 150$
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
510201004 Gasto Honorarios Profesionales 150
110204002 12% Iva Pagado Servicios 18
110102002 Bancos 153
210301004 10% Rte fte 15
P/r pago honorarios profesionales
Suman 168 168
220
Transacción de compra de mercadería:
La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston
Dt Mini Slim 4gb
en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.
Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110301 Inventario Mercadería 228
Flash Memory Pen 144
Puntero laser 84
110204001 12% Iva Pagado Bienes 27,36
110102002 Bancos 253,08
210301001 1% Ret Fte 2,28
P/r Adquisición de mercadería
Suman 255,36 255,36
La empresa compra 2 unidades del articulo Cámara Fotográfica Olympus -
Modelo Fe-5010 - 12 Mega Pixels en 220 $ paga el 50 % con cheque N 001
y la diferencia y nos conceden crédito personal Almacenes la Ganga, SA Factura N 457
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110301 Inventario Mercadería 440
Cámara Fotográfica Olympus 440
11020401 12% Iva pagado Bienes 52,8
110102002 Bancos 268,4
210102 Doc por Pag 220
210301001 1% Ret en la Fte 4,4
P/r Adquisición de mercadería
Suman 492,8 492,8
221
Transacción de venta de mercadería:
Se vende 2 unidades del Articulo Palanca Play Statiom 2, a 15$ c/u, nos pagan con cheque
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110205002 2% Impuesto Retenido 0,6
110101001 Caja 33
410104 Ventas 30
Palanca Play Statiom 2 30
210201001 12% IvaCobrado bienes 3,6
P/r venta de mercaderías
Suman 33,6 33,6
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
540101 Costo de Ventas 26
110301 Inventario mercaderías 26 26
2 Palanca Play Stat 2
P/r venta al costo
Suman 26 26
222
Transacción de depósito de efectivo recibido:
Depositamos en la cuenta de la compañía todo el efectivo recibido hasta ahora
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110102002 Banco 718,48
110101001 Caja 718,48
P/r deposito en cta cte
Suman 718,48 718,48
Transacción de cancelación de documentos por cobrar:
Nos cancelan la totalidad de documentos por cobrar presentados en el estado de
situación inicial mediante un depósito bancario.
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110101001 Caja 444
110202 Doct por Cobrar 444
P/r: cancelación de documentos por
cobrar
Suman 444 444
223
Al siguiente día se deposita en bancos el efectivo de la transacción anterior
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110102002 Bancos 444
110101001 Caja 444
P/r:deposito en bancos
Suman 444 444
Cancelamos por teléfono 13$, pagamos mediante un cheque.
Ejemplo de transacción de cancelación de teléfono:
Cancelamos por teléfono 13$, pagamos mediante un cheque.
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
510201003 Gasto Teléfono 13
11020402 12% Iva Pagado servicios 1,56
110102002 Bancos 14,3
210301002 2% Ret Fte 0,26
P/r: teléfono del mes
Suman 14,56 14,56
224
Ejemplo transacción de cancelación de cuentas por cobrar:
Nos cancelan cuentas por cobrar correspondientes a la venta del 23 de mayo
del 2010, mediante un depósito bancario.
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110102002 Bancos 87,36
110202 Documentos por Cobrar 87,36
P/r: cancelación de documentos por
cobrar
Suman 87,36 87,36
Ejemplo transacción de deudas a proveedores:
Cancelamos 30% deuda a proveedores con cheque
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
210101 Proveedores 135
110102002 Bancos 135
P/r: Cancela deuda a
proveedores
Suman 135 135
225
Ejemplo transacción de extracto bancario:
Nos llega el extracto bancario donde encontramos que nos
debitaron 2 $ por concepto de certificación de cheque 5 $ por emisión de chequera y
nos acreditaron $ 12 por concepto de intereses.
Fecha Codigo Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110102 Bancos 12
51020106 Gasto Bancario 7
4201 Intereses Ganados 12
110102 Bancos 7
P/r extracto bancario
Suman 19 19
226
Ejemplo transacción de la liquidación del IVA:
Registramos la liquidación del IVA en el mes de julio
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
210201001 12% IVA Cobrado Bienes 115,44
110204001
12% IVA Pagado
Bienes 93,36
110204002
12% IVA Pagado
Servicios 1,56
210501006
SRI por Pagar (IVA
por Pagar) 20,52
P/r liquidación del IVA de julio
Suman 115,44 115,44
227
Ejemplo de transacción para liquidar retención en la fuente:
Se liquida la retención en la fuente del mes de julio
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
210301001 1% Retención en la Fuente 7,78
210501006
SRI por Pagar
(Rte por Pagar) 7,78
P/r liquidación de Retención en
la Fuente
Suman 7,78 7,78
Ejemplo transacción de cierre de cuentas:
Cerramos las cuentas de ingresos y gastos y establecemos la utilidad del ejercicio
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
410104 Ventas 1537
4201 Intereses Ganados 12
540101 Costo de Ventas 848
510201006 Gasto Bancario 7
410107 Devolución en Vts 590
510201003 Gasto Teléfono 13
3103020012 Utilidad del Ejercicio 91
P/cerrar las cuentas de ingresos y
gastos
y establecer la utilidad del ejercicio
Suman 1549 1549
228
Y el sistema contable cierra automáticamente los libros y hace la ultima
transacción ósea de la la utilidad del ejercicio y establecer la utilidad neta.
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
310302001 Utilidad del Ejercicio 91
310302005
Utilidad Neta del
Ejercicio 91
P/cerrar la utilidad del ejercicio y
y establecer la utilidad neta
Suman 91 91
4.9.6 Devolución en compras
Transacción de devolución de la compra de mercadería:
De la compra anterior de las cámaras fotográficas Olympus se devuelve 1 cámara Olympus
con cheque Factura N 484
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
210301001 1% Retención en la Fuente 2,2
210102 Doc por Pag 244,2
110301 Devoluc Compras 220
110204001
12% Iva Pagado
Bienes 26,4
P/r: devolución en compras
Suman 246,4 246,4
229
4.10 Proceso de Ventas
En el proceso de ventas hay pautas que se debe de seguir antes de vender el
producto, y son muy importantes ya que sin estas el almacén podría caer en el
comprar un producto que no se vendería, o adquirir pocas unidades de algún
producto que no alcanzaría a abastecer a los consumidores o compradores del
almacén.
4.10.1 Procedimientos
Pasos en el proceso de ventas:
Pre acercamiento.
Es el proceso de investigación y de recolección de información sobre el cliente
que precede a la presentación de ventas. Apariencia, Actitud y conociendo del
producto y cliente.
Cómo iniciar una venta:
Los primeros momentos en que un vendedor pasa con un posible cliente son
los más importantes de toda la presentación. Se tiene que lograr que ponga
atención en el producto -"captar al posible cliente"-. Debe transformar la
atención del cliente en interés positivo. Aquí están los pasos a seguir para
adquirir la atención y para pasar a la etapa de interés.
La entrevista comienza con un buen acercamiento, la cual el vendedor debe
preparar con mucho cuidado. Para tal objetivo debe hacer un estudio al detalle
del posible cliente, de modo que conozca:
230
Cuáles son sus necesidades, deseos, capacidad financiera y rasgos específicos
de carácter o de personalidad. También efectuando preguntas de averiguación
o escuchando sus comentarios.
Conocer el producto al detalle y el producto de la competencia.
Cómo lograr una buena impresión inicial:
El posible cliente debe convencerse de que el vendedor es una persona
inteligente, sincera y amigable. El vendedor debe venderse a si mismo antes de
esperar vender el producto.
Los factores básicos que ayudan a causar una buena impresión son:
- Apariencia: buen vestir, arreglado...
- Actitud: positiva, amigable, interés por el problema, deseo de servirle.
- Conocimiento del producto: ventajas, completa, precisa, responder a cualquier
pregunta, de la competencia -ventajas y desventajas-, saber comunicarlos.
El cliente empieza consciente o inconscientemente a juzgar al vendedor en el
momento en que aparece ante él. Los tres factores son para que el cliente
decida dedicarle unos minutos al vendedor, es decir, para que pueda presentar
en forma efectiva su presentación de ventas.
Es importante que el cliente vea que el vendedor cree en su producto, en su
compañía y en sí mismo.
Acercamiento
Tener un propósito, un ambiente cordial, una sólida declaración inicial, interesar
los 5 sentidos del cliente, escuchar con atención al cliente, determinar las
necesidades del cliente.
231
Pasos necesarios para lograr un buen acercamiento:
La visita debe tener un propósito: a los clientes les molesta perder su tiempo,
para eso tenemos que prepararnos y debemos visitar a los clientes y no esperar
que ellos vengan a nosotros.
Crear un ambiente cordial: que se inicie en forma amigable, así el cliente se
sentirá en predisposición a escuchar la presentación. Para esto debe tener:
- Sonrisa franca y amistosa.
- Una actitud alentadora y considera.
- Hablar con claridad y seguridad -apretón de manos-.
- Debe conocer los nombres de sus clientes.
Preparar una sólida declaración o discurso inicial: Las primeras 25 palabras
que el vendedor da son las más importantes de toda la presentación. Se tiene
que planear, dando declaraciones específicas, para lograr la atención y se tiene
que dar tiempo necesario para decir algo que capte el interés del cliente, como
son:
- Con una pregunta.
- Por la curiosidad.
- Por un interés especial.
- Con un obsequio.
- Con un servicio.
- Con una recomendación.
- Con una exhibición.
- Con algo sobre el producto.
232
Cómo preparar un acercamiento adecuado.
Esta es la etapa más importante en las ventas, por que el cliente ve si es que el
producto hace lo que el vendedor dice.
El objetivo o lo que vendedor precisa es poner en la mente del consumidor,
para eso el tiene que transformar el interés que se formó en la etapa de
acercamiento en deseo de adquirir el producto.
Presentación de ventas
Hay que hablar de ventas y demostración de las cualidades, prestaciones y
ventajas del producto.
Hay que hablar de ventas, presenta la proposición de ventas al oído del cliente.
En una demostración, presenta la proposición de ventas a la vista, al tacto, al
olfato y al gusto. Esta puede convencer al cliente del valor que puede tener su
compra.
Manejo de objeciones
Del punto máximo, de un tercero, de la explicación, de la demostración, del
boomerang, de preguntas, de la negación directa.
Ambas presentan obstáculos que pueden impedir al vendedor realizar la venta.
Las objeciones son puntos de diferencia honestos, son razones válidas para no
comprar. Las objeciones deben ser bien recibidas, pues estas nos dan la pauta
de que el cliente se está comprometiendo con la presentación de ventas.
Las excusas son falsas razones que no desea comprometerse con la compra.
Hay que anticiparse a las objeciones, así se intercalan las respuestas a esas
objeciones. Generalmente se utiliza el análisis de objeciones, en donde el
vendedor examinara el producto desde el punto de vista del cliente.
233
Cierre
Hacer un análisis de venta completa, relacionar las características de ventas
con los beneficios para el cliente, poner en relieve el beneficio clave, lograr
compromisos a lo largo de la presentación, estar atento a cualquier señal de
compras.
Hacer una conversación de venta completa. Hacer todos los pasos descritos
para una venta exitosa.
Relacionar las características de ventas con los beneficios para el cliente.
Poner en relieve el beneficio clave.
Lograr compromisos a lo largo de la presentación.
Estar atento a cualquier señal de compras.
Técnicas específicas para cerrar una venta.
Revisar los puntos de ventas -concentrar todas las características importantes
al cierre.
Comparar las ventajas con las desventajas -hacer una dualidad.
Asumir el cierre -estar convencido y tener una actitud de haber cerrado.
No ofrecer otra opción -decisión de compra favorable, no darle de decidir entre
comprar o no.
Sugerir la posesión como si ya fuese suyo.
Hacer un cierre con un obsequio -darle algo gratis.
234
Hacer un cierre de última oportunidad -deseo de ganar, aprovechar la
oportunidad y el miedo de perder la ocasión.
Hacer un cierre de "es lo último que tenemos" -tener lo mismo que los demás,
deseo de poseer algo y que está prohibido.
Hacer un cierre con narración se basa en el éxito del producto en otra persona.
Reducir las opciones -disminuyendo las opciones.
Hacer un cierre condicionado -mantener la factura, hoja de pedidos desde el
principio
Seguimiento
Comportamiento post-compra del cliente. Evaluación del grado de satisfacción
que mantiene. Valoración del producto y de la marca por parte del consumidor.
Pasos a seguir a la hora de hacer una venta
Primeramente tenemos que tener una imagen correcta.
Establecer un leve contacto físico es decir tratando de darle la mano al cliente
para predisponerlo a nuestro favor.
Utilizar el nombre del cliente pero no abusar de ello.
235
Tenemos que tener una actitud positiva frente al cliente.
Tener preparadas las "herramientas" para vender (folletos, carpetas, ofertas,
mapas, etc.).
Saber escuchar/ preguntar/ por el mismo orden.
Apoyarse en los compañeros si hay alguna duda.
El vendedor debe tener empatía (ponerse en el lugar del cliente).
Forzar el cierre, intentar que el cliente no salga sin haber hecho una reserva,
quedan pocas plazas, reserva condicional (se le guarda por 4 días y si no lo
quiere se le anula) facilidades de pago.
Despedirse amablemente.
Seguimiento de la venta
Dejar lo que se está haciendo cuando un cliente nos requiere si suena el
teléfono no contestar o contestarlo brevemente.
Actitud servicial incluso superando las propias competencias, es decir hacer
más de lo que nos toca aunque no nos corresponda.
Valorar la personalidad del cliente, dependiendo de la personalidad del cliente
lo trataremos de una manera o de otra.
Usar un lenguaje comprensible para el cliente no utilizar el argot de agencias.
236
4.10.2 Flujo grama
O también:
237
4.10.3 Documentos a utilizar:
Facturas:
238
4.10.4 Forma de llenar los documentos:
Facturas:
- Se puede llenar las facturas con impuesto, sin impuesto, o aplicar diferentes
impuestos para diferentes productos.
- Nombre y dirección del almacén de Electrhogar
Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya
le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se
puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la función de reenumerar facturas,
en opción de Parámetros esta opción puede ser nuevamente activada)
Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar
ENTER, si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo
239
cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción
ó presionar ENTER.
Enviado a .- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su
cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra
dirección. Ud. puede utilizar el botón de “Buscar” que se encuentra en dicho
recuadro para localizar una dirección en particular que pudiera pertenecer a otra
empresa (un embarcador por ejemplo).
Reg. Tribut.- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el
RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que
haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por
ejemplo RIF en España). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el
nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la
opción de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parámetros.
Enviar.- Indicar la forma de envió de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por
ejemplo „Por Correo‟, „Almacén‟, „Su Almacén‟, etc.
Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia „abajo‟ para ver las
diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,
normalmente la transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada a
cualquier otro tipo.
Vend.- Se refiere al vendedor que está realizando la venta de la mercadería, en
algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo en blanco.
Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el
requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.
Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de
240
compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en
este campo.
Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a
10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser
una fecha anterior a un período de cierre.
La mayoría de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos
merecen algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opción de
Parámetros) entonces éste se mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica
el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cód.
artículo y tipear el código del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo, Ud.
puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botón de Crea prod. (Crea producto) y llenar los
campos que se muestran en el computador.
Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior
izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad
a cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve
descripción del pago, ejemplo „Pago cheque nro. xxxx‟) , y la fecha de
vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).
Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de
estos botones
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
„salve‟ la factura, ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta información se pierde).
241
Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo
de cuentas por cobrar.
Guardar .- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la
factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el
computador y posteriormente quiera imprimir.
Retornar .- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea
ingresar más facturas y desea retornar al menú general de facturación.
Botones en facturación .- cuando está realizando una factura, se muestran la
columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla, que le pueden ayudar
en la elaboración del documento. Algunos de estos botones pueden ser
bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones
tienen el siguiente uso:
Crear producto .- También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite
crear un producto en el inventario, esta función es útil si no desea salir del
proceso de facturación. Esta función solamente puede estar activa si el
programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el capítulo de inventarios
Ver producto.- Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un
cliente en dicho producto.
Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la
cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento .- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y
luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento
solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser
impreso en la factura.
242
Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga
un clic en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la
opción de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un
comentario como Repuesto original después de cada línea, es preferible crear
el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan también con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto.
Nro. de serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún
producto. Por ejemplo si Ud. está vendiendo 5 unidades de un modelo de
teléfono celular, presione este botón para incluir una lista de los números de
serie de dichos productos. Esta función es útil para identificar más adelante si
un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea
retornar un teléfono celular algunas semanas después y no tiene la factura, con
el número de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes
necesarios. Para ubicar el producto por número de serie simplemente usar el
botón de buscar (ó ver)
Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de
facturas para el cliente que se ha seleccionado.
Pagos previos.- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan
realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que
están abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente
en cuatro pagos y al término de dichos pagos Ud. entrega la computadora y
hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en
“Cuentas por cobrar”. Al registrar el último pago, Ud. retorna a crear una factura
y al presionar este botón se muestran todos los pagos. De allí seleccionar el
243
pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También puede usar este
botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.
Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,
estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura
y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos
procedimientos son:
Creación rápida de productos .- Cuando se está facturando y Ud. no tiene el
producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y
luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rápida (se ingresa solamente
descripción, precio y costo).
Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.
búsqueda incremental.- Cuando está ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.
En Facturación tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:
ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,
ventas por productos, ventas por términos, etc.
244
4.10.5 Devolución en Ventas
Transacción de devolución en venta de mercadería:
De la venta anterior nos devuelven una Palanca Play Statiom 2, por defecto de fabricación.
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
410107 Devolución en Ventas 15
Palanca Play Station 2
210201001 12% Iva Cobrado bienes 1,8
110102002 Bancos 16,8
P/r: Devolución en venta
Suman 16,8 16,8
Y registramos la venta al costo:
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110301 Inventario Mercaderías 13
1 Palanca Play Station 2 13
540101 Costo Ventas 13
P/r venta al costo
Suman 13 13
245
4.11 Proceso Contable
En el sistema contable la contabilidad se puede planificar, analizar e interpretar
las actividades financieras para este negocio.
Módulo de contabilidad general en Mónica 8.5
246
Se ingresa en el modulo de contabilidad y tenemos las siguientes opciones
graficas:
Tenemos:
Plan de cuentas
Transacciones
Consultas
Reportes
Plan de cuentas
Diario general
Mayor general
Procesos
247
Memorización
Libro diario: aquí se ingresa las transacciones de la empresa
248
Lista de cuentas por código
Libro Mayor
249
Kardex
250
Creación de productos:
251
Ingresar mercaderia al
almacen:
252
Proceso de cierre de periodo
El Ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el
ingreso de información en los libros y culmina con la emisión de los reportes
financieros.
253
En la emisión de reportes escogemos los reportes colocamos de que queremos
admitir el reporte , colocamos los meses que queremos de reporte y elegimos
porque medio queremos que sea admitida el reporte puede ser:
Pantalla
Impresora
Disco
Integración Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Contabilidad. (Todos,
Egresos, Ingresos, Diarios).
Se pueden dar informes a todo momento en contabilidad (Estados Financieros),
diarios, mayores, balances, centro de Costos.
254
Balance general
255
Balance de Comprobación
256
257
Estado de Resultados
Presenta los resultados económicos del ejercicio en un lapso de tiempo,
relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o pérdida).
258
4.11.1 Proceso de compras:
Las órdenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se
confirma la compra de los productos.
Una orden de compra es un procedimiento donde se realiza una lista de
productos a comprar y se lo envía al suplidor.
Ahora lo primero que hace el almacén es buscar un distribuidor conocido el cual
dará a un precio razonable el electrodoméstico que deseamos adquirir para la
venta en el almacén, en este caso es Samsung:
Primero lo localizamos en su página web
259
Luego de escoger el producto contactamos al distribuidor para hacer el
respectivo intercambio:
4.11.2 Documentos a utilizar:
Primero se ingresa al inventario, después se escoge la opción de compras, se
hace clic en la opción crear, donde aparece la ventana de crear orden de
compra.
260
4.11.3 Orden de compra:
En esta ventana tenemos varias opciones como crear producto, listar producto,
descuentos, ordenado a, enviar a, y opción de ayuda:
261
262
Hay la opción de crear un nuevo producto en caso de que no exista
Y hay opción de agregar nuevo proveedor o nuevo cliente de ser necesario
En este caso aremos un ejercicio para probar lo supuesto:
263
Se escoge o se cree un producto que no hay en el almacén, como calculadora
casio fx – 570, se puede crear, modificar ó eliminar la orden de compra, las
ordenes de compras no afectan al inventario, a menos que se haga el
procedimiento de recibir la mercadería, es decir después de haber enviado la
orden de compra al proveedor, éste nos enviará el pedido con su respectiva
factura.
Al presionar el botón recibir, se recibe la compra y se verifica las cantidades y
precios recibidos, luego se presionar el botón de aceptar y también procesa
automáticamente los artículos del inventario.
Luego de hacer el pedido se presiona el botón recibir, y con eso la compra
estará ingresada al sistema y al almacén, esto afectara al inventario.
264
Este proceso siempre afectara al inventario:
4.11.4 Cotización:
La cotización es un método que permite realizar requerimientos al proveedor
para que estimen precios sobre mercadería que se intenta comprar.
265
La forma de llenar la cotización es la misma manera que orden de compra, se
pone el nombre y dirección del almacén de Electrhogar, el número de orden de
compra, nombre y dirección del proveedor, fecha del pedido y fecha de entrega
requerida, términos de entrega del producto y términos de pago, cantidad de
artículos solicitados, descripción, precio unitario y total, costo total de la orden,
costo de envío, o de seguro si existe, firma autorizada,
y si se quiere hacer de esta una orden de compra simplemente se da clic en
convertir y ya está.
4.11.5 Forma de llenar los documentos:
El significado de las funciones son:
Cotización u orden de compra numero: el numero, el cual es consecutivo
Requerido a: en este campo ingresar el código del proveedor y luego presionar
ENTER, si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo
cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
266
seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción
ó presionar ENTER.
Enviado a: en este campo puede ingresar otra dirección diferente a la del
proveedor en “Buscar” que se encuentra en dicho recuadro para localizar una
dirección en particular que pudiera pertenecer a otro almacén.
Registro Tributario: Aquí puede ingresar el registro tributario del proveedor
Fecha: la fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10
días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser una
fecha anterior a un período de cierre.
La mayoría de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos
merecen algún comentario, por ejemplo si ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo entonces éste se
mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica el porcentaje de incremento
sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de código
artículo y tipear el código del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo,
puede crear este nuevo ítem sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botón de Crea prod y llenar los campos que se
muestran en el computador.
Guarda, imprime: le permite salvar la factura en el disco duro, es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Cuando la factura ha sido salvada se
genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.
Guardar: es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la
factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el
computador y posteriormente quiera imprimir.
267
Retornar : le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea
ingresar más ordenes y desea retornar al menú
Crear producto: también se activa presionando F2 en su teclado. Le permite
crear un producto en el inventario, esta función es útil si no desea salir del
proceso de facturación. Esta función solamente puede estar activa si el
programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el capítulo de inventarios
Ver producto: se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un
cliente en dicho producto.
Lista de productos: se activa con F4. Le muestra una lista de productos la
cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento: seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego
presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento
solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser
impreso en la factura.
Comentario: seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga
un clic en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios.
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan también con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto.
Numero de serie: este botón permite ingresar el número de serie de algún
producto. Por ejemplo si está vendiendo 5 unidades de un modelo de teléfono
celular, presione este botón para incluir una lista de los números de serie de
dichos productos. Esta función es útil para identificar más adelante si un
268
producto ha sido vendido. Por ejemplo si el cliente desea retornar un teléfono
celular algunas semanas después y no tiene la factura, con el número de serie
puede identificar la factura y realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el
producto por número de serie simplemente usar el botón de buscar (ó ver)
Creación rápida de productos: Cuando se está facturando y no tiene el
producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y
luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rápida (se ingresa solamente
descripción, precio y costo).
Columnas de orden: en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.
Búsqueda incremental: Cuando se está ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.
269
4.11.6 Contabilización:
Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:
Transacción de compra de mercadería:
La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston Dt
Mini Slim 4gb
en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.
Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456
Fecha Código Descripción Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
110301 Inventario Mercadería 228
Flash Memory Pen 144
Puntero laser 84
110204001 12% Iva Pagado Bienes 27,36
110102002 Bancos 253,08
210301001 1% Ret en la Fte 2,28
P/r Adquisición de mercadería
Suman 255,36 255,36
270
Primero ingreso al modulo de contabilidad, ingreso a los asientos contables doy
clic,
271
Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra
ventana,
272
Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por código las cuales toca
escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.
Y una vez acabado de hacer el asiento contable se aplasta al diario que
significa que guarda la transacción.
273
Y el mismo proceso se hace para todas las transacciones
4.11.7 Devolución en compras
Ejemplo de una transacción de devolución en compras en el sistema Mónica:
Transacción de devolución de la compra de mercadería:
De la compra anterior de las cámaras fotográficas Olympus se devuelve 1 cámara Olympus
con cheque Factura N 484
Fecha Código
Descripción
Cuenta Parcial Debe Haber
29/07/2010
210301001 1% Retención en la Fuente 2,2
210102 Documento por Pagar 244,2
110301 Devoluc Compras 220
110204001 12% Iva Pag Bienes 26,4
P/r: devolución en compras
Suman 246,4 246,4
274
Primero ingreso al modulo de contabilidad, ingreso a los asientos contables doy
clic,
275
Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra
ventana,
276
Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por código las cuales toca
escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.
Esta es la transacción de la devolución en compra y se adiciona al libro diario.
277
4.11.8 Proceso de Ventas
Después de seguimiento al cliente y la investigación y de recolección de
información, cuando el cliente desea adquirir el producto se procede a hacer la
facturación de esta manera:
En Mónica accedemos a Facturación en lo cual se encuentra:
Registro e Impresión de Facturas, Notas de Crédito y Cotizaciones (Bienes y
Servicios con/sin IVA).
Definición de Plazos de Crédito por cada Factura.
Control de Inventarios Multibodega en línea.
Definición de Múltiples Formas de Pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito,
Afiliados, etc.)
Diferentes Diseños de Facturas.
Contabilización Automática Ventas y Caja.
Integración Inventarios, Cuentas por Cobrar, Tesorería.
278
4.11.9 Documentos a utilizar:
4.11.10 Forma de llenar los documentos:
Factura nro. . Tipear el nro. de la factura que desea, MONICA sin embargo ya
le presenta un nro. el cual es consecutivo (en algunos casos este nro. no se
puede cambiar ya que ha sido deshabilitada la función de reenumerar facturas,
en opción de Parámetros esta opción puede ser nuevamente activada)
Vendido a.- En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar
ENTER, si el código del cliente no se encuentra entonces presionar buscar lo
cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción
ó presionar ENTER.
Enviado a .- En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su
cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadería se va a realizar en otra
279
dirección. Ud. puede utilizar el botón de “Buscar” que se encuentra en dicho
recuadro para localizar una dirección en particular que pudiera pertenecer a otra
empresa (un embarcador por ejemplo).
Reg. Tribut.- Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el
RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.). De acuerdo al país que
haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por
ejemplo RIF en España). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el
nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la
opción de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parámetros.
Enviar.- Indicar la forma de envió de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por
ejemplo „Por Correo‟, „Almacén‟, „Su Almacén‟, etc.
Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia „abajo‟ para ver las
diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,
normalmente la transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada a
cualquier otro tipo.
Vend.- Se refiere al vendedor que está realizando la venta de la mercadería, en
algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo en blanco.
Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el
requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.
Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de
compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en
este campo.
Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a
10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser
una fecha anterior a un período de cierre.
280
La mayoría de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos
merecen algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opción de
Parámetros) entonces éste se mostrara sobre la columna de „%‟ el cual le indica
el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cód.
artículo y tipear el código del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripción. Si el artículo es nuevo, Ud.
puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botón de Crea prod. (Crea producto) y llenar los
campos que se muestran en el computador.
Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior
izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad
a cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve
descripción del pago, ejemplo „Pago cheque nro. xxxx‟) , y la fecha de
vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).
Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de
estos botones
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
„salve‟ la factura, ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta información se pierde).
Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo
de cuentas por cobrar.
Guardar .- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la
factura, utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el
computador y posteriormente quiera imprimir.
281
Retornar .- Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea
ingresar más facturas y desea retornar al menú general de facturación.
Botones en facturación .- cuando está realizando una factura, se muestran la
columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla, que le pueden ayudar
en la elaboración del documento. Algunos de estos botones pueden ser
bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones
tienen el siguiente uso:
Crear producto .- También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite
crear un producto en el inventario, esta función es útil si no desea salir del
proceso de facturación. Esta función solamente puede estar activa si el
programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el capítulo de inventarios
Ver producto.- Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un
cliente en dicho producto.
Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la
cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento .- Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y
luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento
solamente se aplica a un producto. Adicionalmente este descuento puede ser
impreso en la factura.
Comentario.- Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga
un clic en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la
opción de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un
comentario como Repuesto original después de cada línea, es preferible crear
el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
282
Insertar/Eliminar fila .- Estos botones, que se activan también con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar líneas (o productos) que por error se han
ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo producto.
Nro. de serie.- Este botón permite ingresar el número de serie de algún
producto. Por ejemplo si Ud. está vendiendo 5 unidades de un modelo de
teléfono celular, presione este botón para incluir una lista de los números de
serie de dichos productos. Esta función es útil para identificar más adelante si
un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea
retornar un teléfono celular algunas semanas después y no tiene la factura, con
el número de serie Ud. puede identificar la factura y realizar los ajustes
necesarios. Para ubicar el producto por número de serie simplemente usar el
botón de buscar (ó ver)
Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de
facturas para el cliente que se ha seleccionado.
Pagos previos.- Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan
realizado para un cliente determinado. Solamente se muestran los pagos que
están abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer una computadora a un cliente
en cuatro pagos y al término de dichos pagos Ud. entrega la computadora y
hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en
“Cuentas por cobrar”. Al registrar el último pago, Ud. retorna a crear una factura
y al presionar este botón se muestran todos los pagos. De allí seleccionar el
pago (ó pagos) que desea aplicar a dicha factura. También puede usar este
botón para aplicar créditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.
Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,
estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura
y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos
procedimientos son:
283
Creación rápida de productos .- Cuando se está facturando y Ud. no tiene el
producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del producto y
luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rápida (se ingresa solamente
descripción, precio y costo).
Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.
búsqueda incremental.- Cuando está ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.
En Facturación tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:
ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,
ventas por productos, ventas por términos, etc.
284
4.11.11 Devolución en Ventas
Cuando un cliente realiza una devolución de un producto, por alguna razón:
producto dañado, producto incompleto entonces se puede realizar una
devolución de mercadería.
Para ello simplemente hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones en la
pantalla general de la facturación y se muestra la pantalla con la lista de
devoluciones. El procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una
devolución es similar a realizar una factura.
Los productos pueden ser regresados al inventario MONICA pregunta si desea
retornar los productos a su almacén.
285
286
CAPITULO V
5.1 CONCLUSIONES
Analizando y examinando el sistema contable actual, se determina que el
mismo no es utilizado en toda su capacidad, porque el mismo no se adapta a la
operatividad de la empresa.
Revisando el plan de cuentas que la empresa usa para la jornalización, es decir
en el proceso contable, existen varias cuentas que no son utilizadas y otras que
no demuestran en realidad lo que sucedió en la transacción, porque su
denominación está mal realizada.
El sistema de facturación presenta muchas fallas de carácter técnico, en
algunos casos las ventas no fueron registradas, en otras hay confusión con la
codificación.
Las cuentas por cobrar presenta en su análisis, que existe un porcentaje muy
alto de cartera vencida que el sistema contable no lo detecta.
Del análisis de cuentas por pagar se demuestra que la empresa demora mas
del tiempo límite permitido por el proveedor para realizar los pagos.
5.2 RECOMENDACIONES
Se implementará el sistema contable Mónica 8.5 para el mejor manejo de la
contabilidad en el almacén.
Se capacitará al personal del área de contabilidad para que conozcan de mejor
manera el uso del sistema.
Formar un equipo de trabajo para actualizar la información del almacén y
procesarla al día.
287
Se prepararán documentos que servirán de guía para un manejo más rápido de
la información contable y financiera del almacén.
Se evaluará la implementación del sistema contable se evaluara el proyecto y
se lo seguirá paso a paso.
Se tomará en cuenta la complejidad y el tamaño del almacén para seguir estos
pasos.
Este sistema contable nos dará la oportunidad de ver cuentas claras y exactas,
para ello es imperativo contar con herramientas informáticas que desarrollen
efectivamente cuentas necesarias, inventarios y que la facturación siempre esté
canalizada dentro de la misma contabilidad.
288
5.3 Bibliografía
1. ÁVILA Baray Héctor Luis Ávila Baray: Introducción a la metodología de
la investigación
2. ACOSTA Altamirano F.: Análisis e
interpretación de la administración financiera, Ecuador, Primera Edición
año 2001
3. ARREGUI M. Jorge. Análisis para el desarrollo empresarial, Perú,
Primera Edición, Año 1988
4. ARREGUI M Patricia: Indicadores Comparativos, Perú, Primera Edición,
Año 1994
5. DEVORA Yuliesky Cristo: Sistematización de la Información,
www.monografias.com
6. GÓMEZ V . Giovanny: Administración Financiera, Ecuador, Segunda
Edición, Año 2003
7. EDITORIAL OCÉANO: Enciclopedia de Indicadores Financieros, 2004 I
edición.
8. GERENCIE.COM: Contabilización y presupuestos.
9. GITMAN Laurense P.: Fundamentos para la administración financiera,
Ecuador Primera Edición Año 1994
10. HANNINGTON Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su
empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
11. LOPEZ Arturo Elizondo: Proceso Contable, Editorial: Thomson
12. MONOGRAFIAS.COM: Sistemas de información contable.
13. PYME: Enciclopedia Practica de la Pequeña y Mediana Empresa
14. POMBO José Rey: Contabilidad General, Año (2004)
15. SANDOVAL R. Marco: Economía para empresa, Colombia, Primera
Edición, Año 2003
16. SEGOVIA J. Marlon Fabián .: Administración y dirección de empresas,
Ecuador, Segunda Edición, Año 2001.
289
17. VÍCTOR Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas,
y pequeñas , Ecuador, Primera Edición , Año 1999
18. VÍCTOR Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas,
y pequeñas , Ecuador , Segunda Edición , Año 2004
19. WALS C. Sergio: Contabilidad General, Colombia, Primera. Segunda, y
Tercera Edición.
20. WEBCACHE.GOOGLEUSERCONTENT.COM: anticipo impuesto renta
21. WWW.DERECHOECUADOR.COM: Retención en la Fuente
22. WWW.SRI.GOB.EC/web/guest/169@public y
www.derechoecuador.com: Retención en la Fuente
23. WWW.MONICA-ECUADOR.BLOGSPOT.COM: SOFTWARE DE
CONTABILIDAD
24. WWW.CCPP.ORG.EC y www.ccsuc.com.ec NEC 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13
25. ZAPATA Pedro Sanchez: Contabilidad general, Sexta Edición, año 2008.
290
5.4 Glosario de términos
Abono. Anotación registrada en el Haber de una cuenta.
Actividad de intercambio. Denominación genérica que se utiliza para englobar
en una definición todas las actividades objeto de regulación en el presente
procedimiento.
Actividades de Control. Son procedimientos que ayudan a asegurar que las
políticas de la dirección se lleven a cabo, y deben estar relacionadas con los
riesgos que ha determinado y asume la dirección. Las actividades de control se
ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de
la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, conociendo los
riesgos se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.
Activo. Un recurso económico propiedad del negocio que se espera produzca
beneficios en el futuro.
Activos a largo plazo. Un activo diferente al activo circulante. Cuentas cuyo
término se vence en un plazo mayor de 12 meses.
Activos Circulantes o corrientes. Un activo que se espera será convertido en
efectivo, vendido o consumido, durante los próximos doce meses, o dentro del
ciclo normal del negocio si este es mayor de un año, sin interferir la operación
normal del negocio..
Activos Intangibles. Aquellos activos usados en la operación de una empresa
pero que no tienen sustancia física y no son corrientes, Marcas, patentes,
software, etc. Un activo que no tiene forma física, un derecho especial sobre los
beneficios actuales y los que se esperan en el futuro.
Amortización. Un gasto que se aplica a los activos intangibles (y a los Activos
Diferidos llamados Gastos Diferidos) en la misma forma que se aplica la
depreciación a los activos de planta y el agotamiento a los recursos naturales.
El cálculo y registro contable de la amortización se efectuará mensualmente
291
como cancelación sistemática del costo de un activo intangible sobre el período
de su vida útil. También es la parte del valor de los gastos diferidos a largo
plazo o de los gastos de organización que pasa a formar parte del costo o gasto
de los ejercicios corrientes por concepto de la liquidación periódica de estos
importes. La amortización de estos gastos se efectuará en el término que
establezca la Ley Fiscal del ecuador donde radica la agencia, y cuando esto no
esté regulado por la Ley o ella conceda la potestad de fijar el plazo a la agencia.
Análisis DAFO. Caracterización del entorno y la empresa que analiza de
manera conjunta: amenazas, oportunidades, fortalezas y oportunidades.
Área de Responsabilidad. Se define como un centro de actividad que
desarrolla un conjunto de funciones, al frente de la cual se encuentra un
responsable facultado para desplegar acciones de control encaminadas a que
las tareas asignadas al área se desarrollen de forma eficiente. El área de
responsabilidad constituye la base del esquema de dirección de las empresas,
por lo cual deben estar bien definidas en cada entidad. Una premisa básica
para la determinación de un área de responsabilidad es que su jefe pueda
controlar y accionar sobre los gastos que en la misma se originan y
consecuentemente responder por su comportamiento.
Balance de comprobación o de prueba. Una relación de todas las cuentas del
mayor con sus saldos. Cuadro de dos columnas donde aparecen los nombres y
los saldos débito y crédito de todas las cuentas del mayor.
Balance de comprobación o de prueba ajustado. Una relación de todas las
cuentas del mayor con sus saldos, después de que los valores se han
modificado para incluir los asientos de ajuste hechos al final del período.
Balance de comprobación o de prueba posterior al cierre. Relación de las
cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, después de asentar en el
diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el último paso del ciclo
contable, posterior al cierre del período (cierre de las cuentas nominales),
292
asegura que el mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo
contable, consta únicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital.
Balance General o Estado de Situación. Estado detallado, conocido también
como Estado Financiero, Estado de Activos y Pasivos, Estado de Recursos y
Obligaciones, Estado de Situación o simplemente Estado, que muestra la
naturaleza e importe de los Activos, Pasivos, y Capital (activo neto) de un
negocio, en una fecha dada. Desde un punto de vista contable, el balance
general es una relación de los saldos de las cuentas reales tomadas del libro
mayor después del cierre de las cuentas nominales. Es una fotografía
instantánea de las operaciones de un negocio, que muestra los beneficios que
corresponden a las distintas clases de propietarios en el valor del activo neto o
líquido. Es un documento que muestra la situación financiera de una entidad del
Sector Público o Privado, en una fecha determinada.
Balanceo de los Mayores. Establecer la igualdad de: a)-los débitos totales y
los créditos totales en el mayor general, b)-el saldo de la cuenta de control de
las cuentas por cobrar en el mayor general y las sumas de las cuentas
individuales de clientes en el mayor auxiliar (Sub mayores) de cuentas por
cobrar y c)-el saldo de la cuenta de control de cuentas por pagar en el mayor
general y la suma de las cuentas individuales de acreedores en el mayor
auxiliar de cuentas por pagar.
Beneficio. Ganancia realizada por una empresa y que corresponde a la
diferencia entre los gastos requeridos para la producción de un bien o de un
servicio y los ingresos correspondientes a la venta de los bienes producidos en
el mercado. Es la diferencia entre el Margen Bruto y el Costo Fijo.
Caja Chica. Un fondo que contiene una pequeña cantidad de efectivo que se
utiliza para pagar los gastos menores.
Costo de facturación
293
Es más de facturación que se basa en costos más una cantidad adicional,
también conocido como el marcado.
Capital. En el sentido económico equivale a los bienes de capital, es decir, al
conjunto de bienes de producción (cantidad física más bien que valor
monetario) acumulados, o riqueza representada por el excedente de la
producción sobre el consumo. En otras palabras, es una abreviatura de los
bienes de capital o valor de capital, especialmente aquella porción de los
recursos que se ha separado con el fin de asegurar la continuidad de las
actividades productivas. En el sentido contable, el capital es sinónimo de valor
neto, y se mide por el exceso de los activos sobre los pasivos. Esto es cierto,
prescindiendo de la forma de organización del negocio. En los casos de
propiedad única, el capital está representado por la cuenta o cuentas que
señalan la responsabilidad del propietario hacia el negocio; en una sociedad,
por la suma de las cuentas de los socios; y en una corporación, por la suma de
las distintas cuentas de capital, superávit y utilidades no distribuidas. En los
negocios, se hace una distinción entre el capital circulante y el capital fijo. El
capital circulante también es conocido como activo líquido que en el curso usual
del negocio se convierte en dinero, es decir, mercancías, cuentas por cobrar,
etc. En cambio, el capital fijo corresponde más o menos al concepto de los
economistas en relación con los bienes de producción, y consiste en activos
que no se convierten en dinero en el curso usual del negocio, sino que se
utilizan para ocuparse del negocio. Está "inmovilizado" o "invertido" en activos
fijos, es decir, terrenos, edificios, maquinaria, equipos, etc. Derechos que tiene
el dueño del negocio sobre los activos (dinero o bienes), una vez cancelados
los pasivos.
Cartera. Conjunto de valores, efectos comerciales o pedidos de que dispone
una sociedad mercantil o industrial. Sociedad de cartera es una sociedad que
posee participaciones en valores mobiliarios. La Casa Matriz y las sociedades
de inversión son sociedades de cartera.
294
Cheque. Un cheque es «una letra de cambio girada contra un banco, pagadera
a la vista». Usualmente, los cheques se clasifican bajo el título general de letras
de cambio, pero éstos difieren de aquellas en que adicionalmente implican que
han sido girados contra un depósito, y que siempre son pagaderos a la vista. Un
cheque es «Un giro u orden contra un banco o establecimiento bancario que
significa que ha sido girado contra fondos depositados para el pago definitivo de
una cantidad determinada de dinero a la orden de una persona que aparece
mencionada en el mismo, a él o a su orden, o al portador, y pagadero a la
vista». Documento mercantil que representa una obligación de pago para quien
lo emite a favor de un beneficiario. Un documento que le ordena al banco pagar
a la persona o negocio señalado el importe de dinero especificado. Orden de
pago que sirve a una persona (librador) para retirar, en su provecho o en
provecho de un tercero (tomador, tenedor o beneficiario), todos o parte de los
fondos disponibles de su cuenta.
Ciclo Contable. La secuencia de procedimientos contables aplicados al
registro, clasificación y resumen de la información contable. El ciclo comienza
con el surgimiento de las transacciones comerciales y concluye con la
preparación de los estados financieros. La secuencia de procedimientos
contables, incluyen el registro de las transacciones en el diario, la
memorización, la preparación de una hoja de trabajo y Estados Financieros, el
ajuste y cierre de las cuentas y la preparación del Balance de Comprobación
después del cierre. En resumen, es el proceso mediante el cual los contadores
elaboran los estados financieros de una entidad para un periodo específico.
Clientes. Se le denomina en una entidad dada a una persona, establecimiento
comercial o entidad, que utiliza sus servicios, son los consumidores finales
Cobranza mediante el banco. Cobro de dinero realizado por el banco por
cuenta de un depositante.
Compras. El costo de las mercancías que compra una empresa para
revenderlas a los clientes en el curso normal de los negocios.
295
Compras netas. Las compras menos los descuentos y las devoluciones en
ventas.
Comprobantes. Modelos utilizados por las diferentes áreas de la Sociedad,
como evidencia del cobro de los servicios vendidos y de los depósitos de
valores efectuados en la Caja Central o en las territoriales.
Comprobantes de Venta. Comprobantes que se emiten al concluir la venta de
servicios a clientes como evidencia del cobro de éstos.
Consumo final. Representa el valor de los bienes y servicios destinados a la
satisfacción directa de las necesidades individuales y colectivas.
Contrato. Instrumento jurídico que ampara y regula las obligaciones que deben
cumplirse entre las personas jurídicas o naturales que lo suscriben. Acuerdo
entre dos o más personas que puede exigirse legalmente y mediante el cual las
partes adquieren derechos para determinadas acciones. Un contrato puede ser
escrito, oral o implícito, pero el contrato escrito no puede ser cambiado ni
impugnado por prueba verbal. Los elementos legales que se requieren para que
sea válido son: (1) oferta y aceptación; (2) consideración (causa), si la ley lo
exigiere; (3) capacidad legal de las partes para contratar; (4) legalidad del
propósito; (5) existencia del consentimiento y (6) formalidades requeridas por la
ley. Un contrato puede ser un documento formal bajo sello, como por ejemplo,
una escritura o título; un documento informal por escrito sin sello, por ejemplo,
un contrato simple, un pagaré o un cheque. Instrumento jurídico que ampara y
regula las obligaciones que deben cumplirse entre las personas jurídicas o
naturales que lo suscriben.
Control Administrativo. Procedimiento de Control Interno que no tiene relación
directa con la confiabilidad de los registros contables. Plan de organización,
métodos y procedimientos que ayudan a los gerentes a lograr la eficiencia
operacional y el cumplimiento de las políticas de la compañía.
296
Costo de las mercancías vendidas o Costo de ventas. El costo del inventario
que el negocio ha vendido a los clientes; en la mayor parte de los negocios
comercializadores es el mayor gasto individual. Cálculo que aparece de forma
separada en el estado de resultados para mostrar el costo de las mercancías
vendidas durante el período. Un método sencillo para calcularlo es sumar al
costo neto de las compras el inventario inicial obteniendo el costo de las
mercancías disponibles para la venta y luego deducir de éste el valor del
inventario final.
Crédito. Término derivado de la palabra latina credo, que significa creo, y que
generalmente se define como la posibilidad de comprar con una promesa de
pago, o la posibilidad de obtener la propiedad de y recibir mercancías para el
disfrute en el presente aun cuando el pago se difiera a una fecha futura. Por
consiguiente, constituye una transferencia real y entrega de mercancías a
cambio de una promesa de pago en el futuro.
Cuentas por cobrar. Un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes
a quienes el negocio les ha vendido mercancías o prestado un servicio,
documentado por escrito mediante una factura emitida.
Cuentas por Pagar. Un pasivo, una obligación de enviar efectivo por la compra
de una mercancía o el uso de un servicio, documentadas por escrito mediante
una factura recibida.
Dato. Es la personificación material de la información, su base y es el resultado
de la observación, representado en un lenguaje determinado y que es
independiente de la idea o efecto que pueda producir en utilizarlo.
Deber. Obligación que afecta a cada persona de obrar según los principios de
la moral, la justicia o su propia conciencia. Cuando en el texto de las normas se
utilicen las expresiones debe o deberá para referirse a la responsabilidad del
auditor o de la unidad de auditoría, deberá entenderse que están obligados a
observar las normas que sean aplicables a la auditoría y necesarias para
297
alcanzar sus objetivos. Cuando se hayan cumplido esas normas, el hecho
deberá revelarse en el informe de auditoría.
Débito. Un valor asentado en el lado izquierdo de una cuenta llamado Debe.
Término contable que significa un aumento del activo o una disminución del
pasivo o patrimonio. En la contabilidad de la balanza de pagos, un débito es
una partida de importación (o equivalente).
Declaración del impuesto estimado. Las personas independientes y otras
rentas no sujetas a retención deben elaborar cada año una declaración del
impuesto estimado para el año corriente y deben hacer pagos trimestrales del
mismo.
Depósitos. Saldos debidos a los depositantes de un banco; los fondos
acreditados a las cuentas de los depositantes. Los depósitos pueden
clasificarse de manera amplia en generales, específicos y especiales. Los
depósitos generales se componen de dinero o cheques y créditos bancarios.
Siempre que los depósitos sean de esta naturaleza, la relación entre el banco y
el depositante es la de deudor y acreedor. El banco se convierte en propietario
del depósito. El depositante tiene un crédito contra el banco por el importe
depositado. Los depósitos específicos son aquellos que se efectúan con un
propósito definido y por los cuales el banco actúa en calidad de depositario,
como por ejemplo, dinero dejado para cubrir un pagaré, o para adquirir valores.
Los depósitos especiales consisten en propiedades, excluido el dinero, por
ejemplo, bonos, acciones, pagarés, pólizas de seguro de vida y otros
documentos de valor, joyas, artículos de plata, vajillas, etc., que se entregan en
al establecer la relación.
Depreciación. Término contable que denota la disminución en el valor de un
Activo Fijo Tangible debido a (1) deterioro físico o desgaste natural; (2) el propio
tiempo desgasta gradualmente un bien de capital, independientemente de que
se utilice o no; y (3) las mejoras en la técnica pueden reducir el valor de las
existentes al quedar éstas obsoletas. El término también se refiere a un gasto
298
operativo efectuado para la reposición final de un Activo a la terminación de su
vida útil, o para compensar la disminución de su valor si no ha de reponerse.
Generalmente, la reducción del valor de un activo. Tanto en la contabilidad de
las empresas como en la nacional, la depreciación es la estimación en valor
monetario del grado en que se ha "agotado" o gastado el equipo de capital en
un período dado. En esencia, es la parte del valor de los activos fijos que pasa
a formar parte del costo o gasto del ejercicio corriente por concepto del uso a
que son sometidos, por su obsolescencia física y moral. La distribución
sistemática del costo de un activo como gasto durante los años de su vida útil
estimada.
Depreciación Acumulada. Contra cuenta o cuenta reguladora de activo que se
muestra como una deducción de la cuenta del Activo Fijo Tangible
correspondiente, en el Balance General. La depreciación que se hace a lo largo
de la vida útil de un activo se acumula en esta cuenta.
Devoluciones y descuentos en ventas. La disminución en el importe a recibir
por el vendedor por la devolución de mercancías por el cliente o por haber
concedido al mismo un descuento sobre el importe que le debe al vendedor. Es
una contra cuenta de ingresos por ventas.
Diario, Libro de Diario. Un registro contable cronológico de transacciones, que
muestra para cada transacción los débitos y créditos que se van a asentar en
las cuentas específicas del mayor. El tipo de diario más sencillo se denomina
diario general. Aquel en que se van asentando día por día y por su orden todas
las transacciones y operaciones de la empresa o negocio. Constituye el punto
de partida del sistema contable de doble entrada. Las cantidades reflejadas en
el libro diario se copian en el libro mayor.
Documento por cobrar. Un activo demostrado por la promesa por escrito de
otra parte que da el derecho de recibir efectivo en el futuro (Letras de Cambio
emitida o Pagaré recibido)
299
Documento por pagar a corto plazo. Un documento por pagar que vence en
el transcurso de un año, una forma normal de financiamiento.
Documento por pagar. Un pasivo demostrado, una obligación evidenciada por
la emisión de una promesa escrita formal para pagar una cierta cantidad de
dinero, usualmente con intereses, en una fecha futura (Letras de Cambio
aceptada o Pagaré emitido).
Eficacia. Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos,
metas y otros efectos que se había propuesto. Este aspecto tiene que ver con
los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe
comprobarse que la producción o el servicio se cumplimente con la cantidad y
calidad esperadas; y que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio
prestado.
Eficiencia. Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la
producción de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje,
comparando la relación insumo – producción con un estándar aceptable
(norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de
unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos. Trabajar con
eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades
siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado
o minimiza el insumo de un resultado dado.
Facturación. Acción y efecto de facturar. Conjunto de operaciones contables
que comprenden desde el simple registro de pedidos hasta la contabilización y
control estadístico de los elementos de la factura.
Formularios. Forma más usual de captar información, cuyo objetivo es
asegurar la transmisión efectiva de la información
Ganancia. Un aumento en el capital del propietario que no es resultado de un
ingreso o una inversión que realice el propietario de negocio.
300
Ganancia o pérdida de capital. La diferencia entre el costo de un bien capital y
el valor recibido de su venta.
Gasto: Representan el monto total, en términos monetarios, de los recursos
materiales, laborales y financieros utilizados durante un período cualquiera, en
el conjunto de la actividad empresarial. Por ejemplo: ocurre un gasto, en la
medida que utilizo el inventario almacenado, el pago del salario, depreciación
de activos fijos, etc. Refleja el consumo de cualquier recurso durante un
período de tiempo, con independencia de su destino dentro de la empresa, por
ello comúnmente se afirma que «el costo antes de ser costo fue gasto».
Mayor. El libro de las cuentas. Ver definición de Libro mayor
Mayor Auxiliar o Sub Mayor. Libro de cuentas que proporciona detalles que
respaldan los saldos individuales, el total de los cuales aparece en una cuenta
en el Mayor general. El total de las cuentas de un mayor auxiliar es igual al
saldo de la cuenta de control respectiva del mayor general o Libro Mayor.
Pagaré. Una promesa escrita formal de pagar un valor prestado más los
intereses en una fecha determinada. Documento por el cual una persona
(natural o Jurídica) se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha
a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden,
es decir, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.
Una promesa por escrito de pagar un importe de dinero especificado en una
fecha futura en particular.
Proceso de negocio de largo plazo
Se refiere a un conjunto de actividades necesarias para lograr un resultado
comercial. Each business process will have inputs, methods and outputs. Cada
proceso de negocio tendrá insumos, métodos y resultados.
301
Seguridad de la aplicación
Es el proceso de protección de la información y sus aplicaciones de datos
accidental o intencional de la modificación no autorizada, destrucción o
divulgación. La protección incluye la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de estas aplicaciones y sus datos.
Pasivos corrientes y a largo plazo. Los Pasivos corrientes y a largo plazo son
las deudas u obligaciones financieras de una entidad, cuyos compromisos de
pago excedan o no los doce meses, respectivamente. Pueden estar
constituidos por los siguientes conceptos: 1)-Obligaciones simples o
documentadas provenientes de la adquisición de bienes y servicios vinculados
con la actividad de la entidad, adquiridos para su consumo o venta sin
transformación, o para su procesamiento y posterior consumo o venta, 2)-
Préstamos recibidos de entidades financieras locales o extranjeras, de
organismos internacionales bilaterales o multilaterales de créditos,
documentados o no, que se emplean en la actividad de la entidad, ya sea con
fines específicos o para la adquisición de bienes, conforme lo determinen las
respectivas cláusulas contractuales para cada caso, 3)-Operaciones
provenientes de obligaciones laborales, provisionales, fiscales o de otra
naturaleza como son sueldos, comisiones, premios, impuestos, etc., 4)-Ingresos
anticipados por futuras ventas de bienes o servicios.
Patrimonio. El exceso de los activos sobre los pasivos. El valor de la inversión
neta del propietario en una empresa más las utilidades provenientes de
operaciones exitosas que se han retenido.
Sistema de contabilidad
El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar sobre las
transacciones de una entidad, así como mantener el registro del activo y pasivo
que le son relativos. El auditor debe obtener un entendimiento del sistema
302
contable de la entidad (incluyendo métodos y registros) para procesar y
elaborar información financiera, debiendo considerar, entre otros, lo siguiente:
· Las transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son
significativas para los estudios financieros;· El procesamiento contable, desde el
inicio de una transacción hasta su inclusión en los estados financieros; y,
· El proceso de información financiera empleado para preparar los estados
financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones contables y revelaciones
más importantes.
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