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7/24/2019 Manual de Gestion Historias Clinicas

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HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE E.S.E. ART MN 004TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTOMACROPROCESO: APOYO VER. 001

PROCESO: GESTION DE RECURSOSTECNOLGICOS Y ESTADSTICA30 de Junio de

2011NOMBRE: MANUAL DE GESTI N DEHISTORIAS CLNICAS PG. 1 DE 18

1. OBJETIVO Brindar las herramientas para el cumplimiento de las normas nacionales, distritales, en el

diligenciamiento, administracin, conservacin, archivo, custodia y confidencialidad de lashistorias clnicas en todos los procesos del hospital Rafael Uribe Uribe.

Definir y aprobar los procedimientos necesarios para la apertura, diligenciamiento, acceso(consulta, prstamo, devolucin, custodia de la Historia Clnica.)

Brindar los lineamientos requeridos para el manejo adecuado de los archivos de Gestin ycentral de las Historias Clnicas.

2. ALCANCEAplica desde la apertura de la Historia clnica hasta la disposicin en el archivo central.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4. NORMATIVIDAD RELACIONADA1. GESTIN DE ARCHIVO Y CUSTODIA DE

HISTORIAS CLNICAS (ART-PR-008)2. SOLICITUD Y ENTREGA DE COPIAS DE

HISTORIAS CLNICAS (ART-PR-018)3. CONSULTA DE HISTORIAS CLNICAS (ART-PR-017)4. FORMATO SOLICITUD DE COPIAS DEHISTORIA

CLNICA (ART FT 016)

1. Resolucin 1995 del julio 8 de 1999, por lacual se establecen normas para elmanejo de la Historia Clnica.

2. Ver Marco Legal de este documento (6.2).3. Ver Marco Conceptual (6.3.1 y 6.3.2).

5. GENERALIDADES CONTENIDO DEL DOCUMENTO

5.1. MARCO LEGAL

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de tica mdica. Articulo N33 Las prescripciones mdicas se harn por escrito, de conformidad con las normas

vigentes. Artculos N34 La historia clnica es el registro obligatorio de las condiciones de salud delpaciente. Es un documento privado, sometido a reserva, que nicamente puedeser conocido por terceros previa autorizacin del paciente o en los casosprevistos por la ley.

Articulo N35: En las entidades del Sistema Nacional de Salud la Historia Clnica estar ceidaa los modelos implantados por el Ministerio de Salud.

Ley 35 de 1989. Se reglamente la profesin del odontlogo. Artculo 25 Se establece la obligatoriedad de la historia clnica odontolgica.


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de 2002 entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula elInventario nico Documental y se desarrollan los artculo 21, 22, 23 y 26 de laLey General de Archivos 594 de 2000.

Ley 1122 del 9enero de 2007

Modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictanotras disposiciones.

5.2. MARCO CONCEPTUAL

5.2.1.DEFINICIONLa Historia Clnica es un documento privado, obligatorio cumplimiento y sometido a reserva, en el cse registran cronolgicamente las condiciones de salud del paciente, los actos mdicos y los demsprocedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atencin. Dicho documentonicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacin del paciente o en los casos previstospor la ley.

Es un documento privado , en la medida que corresponde a la vida privada o ntima del paciente.

*Es obligatorio, por cuanto, tiene trascendencias legales que implica el registro de todas lasactividades, procedimientos e intervenciones en salud desarrolladas al usuario.

Se encuentra sometido a reserva , ya que segn lo consagrado en el art 15 de la Constitucin Poltica,existe el derecho que tienen todas las personas a su intimidad personal y familiar, y a su buen nombre.

*Condiciones de salud : Es el estado de salud del paciente que se registra en los datos e informesacerca de la condicin somtica, psquica, social, cultural, econmica y medioambiental que puedenincidir en la salud del usuario.

*Equipo de Salud. Son los Profesionales, Tcnicos y Auxiliares del rea de la salud que realizan laatencin clnico asistencial directa del Usuario y los Auditores Mdicos de Aseguradoras y Prestadoreresponsables de la evaluacin de la calidad del servicio brindado.

*Terceros autorizados para conocer la historia clnica: Las autoridades judiciales y de control,cuando la requieran como medio probatorio para tomar decisiones en las investigaciones que adelantanen ejercicio de sus funciones constitucionales y legales (Art 34, Ley 23/81).

La Superintendencia Nacional de Salud, Distritales y locales de salud, en cumplimiento de su funci

pblica de Inspeccin, vigilancia y control de la calidad de la atencin en salud (Art 34, Ley 23 / 81).El equipo de salud, (Art 23, Decreto 3380/81 y Resolucin 1995/99).Los investigadores en ciencias de salud, para consulta y apoyo de trabajos mdicos, (Art 61, Ley 23/81 y Art 30 Decreto 3380/81).Ltribunales de tica Mdica (Ley 23/81). El paciente y los familiares que l expresamente autorice, (A38, Ley 23/81)

5.2.2. OBLIGATORIEDAD DEL REGISTRO. Los profesionales, tcnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atencin al usuario, tienen l


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obligacin de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en saluddesarrolladas, conforme a las caractersticas sealadas en la Resolucin 1995/1999.

5.3. OBJETIVOS DE LA HISTORIA CLINICA.

Obtener el registro de las condiciones de salud del usuario a travs del proceso de atencin ensalud.

Disponer de un documento nico de investigacin en salud, para evaluar la calidad de laatencin, la adherencia a guas, la pertinencia, anlisis de casos entre otros.

Brindar herramientas para las estadsticas, epidemiolgica y de facturacin en la institucin y eel Distrito Capital

5.4. CARACTERSTICAS DE LA HISTORIA CLNICA.

Integralidad: La historia clnica de un usuario debe reunir la informacin de los aspectocientficos, tcnicos y administrativos relativos a la atencin en salud en las fases de fomentopromocin de la salud, prevencin especfica, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de lenfermedad, abordndolo como un todo en sus aspectos biolgico, psicolgico y social, einterrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.

Secuencialidad : Los registros de la prestacin de los servicios en salud deben consignarse enla secuencia cronolgica en que ocurri la atencin. Desde el punto de vista archivstico lhistoria clnica es un expediente que de manera cronolgica debe acumular documentosrelativos a la prestacin de servicios de salud brindados al usuario.

Racionalidad cientfica : Para los efectos de la presente resolucin, es la aplicacin de criterioscientficos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario, dmodo que evidencie en forma lgica, clara y completa, el procedimiento que se realiz en linvestigacin de las condiciones de salud del paciente, diagnstico y plan de manejo.

Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la historia clnica en el momento en que se necesitacon las limitaciones que impone la Ley.

Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atencin de la historia clnicasimultnea o inmediatamente despus de que ocurre la prestacin del servicio.

5.5. AMBITO DE APLICACIN

La historia clnica es un documento de obligatorio cumplimiento para todos los prestadores dservicios de salud y dems personas naturales o jurdicas que se relacionen con la atencin ensalud y por tanto involucra a todo el personal que intervenga en dicha atencin, Los profesionales


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tcnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atencin a un usuario, tienen la obligacide registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados de las acciones en saluddesarrolladas.

5.6. COMPONENTES DE LA HISTORIA CLINICA

5.6.1. IDENTIFICACIN DEL USUARIO.Los siguientes contenidos mnimos se deben aplicar para la identificacin del usuario:

DATOS PERSONALES

Apellidos y nombres completos, Estado civil, N documento de identidad. (El nmero de la cdula

ciudadana para los mayores de edad; el nmero de la tarjeta de identidad para los menores deedad mayores de siete aos, y el nmero del registro civil para los menores de siete aos, en elcaso en que no exista documento de identidad de los menores de edad, se utilizar el nmero de lacdula de ciudadana de la madre, o el del padre en ausencia de sta, seguido de un nmeroconsecutivo de acuerdo al nmero de orden del menor en el grupo familiar). Fecha de nacimientoEdad. Sexo, Ocupacin, Direccin, Telfono del domicilio. Lugar de residencia, Nombre y telfodel acompaante, Nombre, telfono y parentesco de la persona responsable del usuario,Asegurador, Tipo de vinculacin.

Cuando se trate de Personas sin documento de identidad: El tipo de documento a utilizar es MS (mayosin identificacin o menor sin identificacin), en el archivo de gestin se realizara la apertura de

historia clnica con el consecutivo de indocumentado interno del centro asignado por facturacin en (libro de urgencias).

5.6.2. REGISTROSRegistros especficos son los documentos en los que se consignan los datos e informes de un tipodeterminado de atencin. El hospital Rafael Uribe Uribe, adopto los registros especficos qucorresponden a la naturaleza del servicio que presta, mediante acto administrativo, los cuales sonincluidos en el Sistema de Gestin de Calidad.

Los contenidos mnimos de informacin de la atencin prestada al usuario, que debe contener eregistro especfico son los mismos contemplados en la Resolucin 2546 de julio 2 de 1998 y lanormas que la modifiquen o adicionen y los generalmente aceptados en la prctica de las disciplina

del rea de la saludEl hospital podr definir los datos adicionales en la historia clnica, que resulten necesarios para ladecuada atencin del paciente, previa aprobacin del comit de historias clnicas.

5.6.2.1. REGISTROS GESTION SERVICIOS AMBULATORIOS: CONSULTA EXTERNA.REGISTROS GESTION SERVICIOS URGENCIAS Y HOSPITALIZACION. TERAPIAS, SALUPUBLICA


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FORMATOS CODIGOHistoria clnica de atencin ambulatoria primera vez MSA FT001

Historia de evolucin MSA FT002

Historia clnica de odontologa atencin de urgencias MSA FT006

Historia clnica psicologa MSA FT007

Hoja de evolucin salud mental MSA FT008

Redes sociales MSA FT009Historia clnica de optometra MSA FT010

Anexo 2 1 AIEPI. Atencin integrada al lactante menor de dos meses MSA FT012

Anexo 2 1 AIEPI. Atencin del nio de 2 meses a 5 aos MSA FT013

Articulacin plan de tratamiento trabajo social y psicologa MSA FT014

Instrucciones de salida MSA FT017

Historia clnica de odontologa atencin de endodoncia MSA FT018

Historia clnica de odontologa atencin ambulatoria MSA FT019

Historia clnica atencin prevencin en salud oral MSA FT020

Deteccin temprana de cncer de cuello uterino- entrega de laminas para lectura SDS MSA FT021

Plan aseo de la nevera de biolgicos PAI y lavado de elementos de transporte de biolgicos MSA FT022

Identificacin de causas de no atencin al usuario MSA FT023

Medicin de tiempos de espera MSA FT024

Orden de facturacin actividades del programa ampliado de inmunizacin MSA FT025

Deteccin temprana de cncer de cuello uterino -consolidado mensual MSA FT026

Orden de facturacin actividades de promocin y prevencin nutricionista, psiclogo,auxiliar de enfermera, terapeutas, optmetras

MSA FT032


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Orden de facturacin actividades de promocin y prevencin en el recin nacido y postparto MSA F033Remisin y contrarremision de usuarios MSA FT034

Orden de facturacin actividades de promocin y prevencin laboratorio MSA FT035

Historia clnica atencin en planificacin familiar hombres y mujeres MSA F036

Encuesta de satisfaccin a usuarios consulta promocin y prevencin MSA FT037

Suministro de medicamentos MSA FT038

Historia de crecimiento y desarrollo AIEPI menor de 10 aos MSA FT039Seguimiento llamadas telefnicas PAI MSA FT040

Seguimiento a curso de preparacin para la maternidad y paternidad MSA FT041

Curso de preparacin de la maternidad y paternidad planilla de facturacin MSA FT042

Encuesta de satisfaccin curso de preparacin para la maternidad y paternidad MSA FT043

Programa ampliado de inmunizaciones. Planilla de actividades educativas MSA FT044

Consolidado semanal IPS, PAI MSA FT045

Inscripcin y seguimiento a maternas MSA FT046

Formato seguimiento a ciclos de gestantes MSA FT047

Deteccin temprana de cncer de cuello uterino-laboratorio central de citohistopatologia-toma de citologa cervicouterina

MSA FT048

Relacin entrega de citologas para lectura y entrega de resultados MSA FT049

Deteccin temprana de cncer de cuello uterino registro diario de actividades MSA FT050

Deteccin temprana cncer de cuello uterino historia clnica toma y entrega de citologacervicouterina

MSA FT051

Krdex biolgicos grupo extramural MSA FT052

Deteccin temprana de cncer de cuello uterino formato de seguimiento pacientes concitologa positiva

MSA FT053

Seguimiento a usuarios MSA FT054

Programa visita domiciliaria usuarias de programa deteccin temprana de cncer de cuello MSA FT


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uterino 055Programa ampliado de inmunizaciones recursos fsicos almacn MSA FT056Deteccin temprana de cncer de cuello uterino registro mensual de entrega de citologasUBA- movil

MSA FT057

Consejera pre test para VIH MSA FT058

Consejera post test para VIH MSA FT059

Programa ampliado de inmunizaciones hoja de krdex MSA FT060

Registro y control del programa educativo de la persona mayor con enfermedad crnica MSA FT061

Inscripcin y seguimiento del programa de la persona mayor con enfermedad crnica MSA FT062Deteccin temprana de las alteraciones del desarrollo del joven 10 - 26 aos FFDS 10 - 29aos EPS-S (historia clnica)

MSA FT063

Deteccin temprana de las alteraciones del adulto (historia clnica) MSA FT064

Identificacin de causas de no adherencia a tratamiento de hipertensin arterial MSA FT065

Soporte social a la persona mayor con enfermedad crnica MSA FT066

Sesin educativa grupal extramural MSA FT067

Consulta de nutricin MSA FT068

Informe actividades por profesional MSA FT069

Registro individual de prestacin de servicios de salud RIPS - consulta - pyp MSA FT070

Programa deteccin temprana de hipotiroidismo congnito, prueba rpida VIH y suministrode vitamina a para gestantes informe mensual

MSA FT071

Deteccin temprana de las alteraciones de la agudeza visual MSA FT072

Planilla para actividades extramurales, educacin y demanda inducida MSA FT073

Historia clnica deteccin temprana alteraciones del embarazo (res.412/2000) MSA FT074

Encuesta de satisfaccin a gestantes MSA FT076

P. A. I.- estrategia extramural ficha de seguimiento menor de 1 ao y 1 ao MSA FT077

Planilla facturacin seguimiento a gestantes MSA FT078


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Renuncia a servicio de salud MSA FT079Reporte de complicaciones , lesiones o infecciones en procedimientos de promocin y

prevencinMSA FT080

Historia clnica atencin en implante subdermico anticonceptivo MSA FT082

Formato de constancia de entrega de carn de salud infantil y carpeta de gestantes MSA FT083

Formato de constancia de entrega y recibido listados para verificacin a facturacin grupoextramural pyp

MSA FT084

Seguimiento telefnico a gestantes MSA FT085

Agendamiento carrusel de los nios MSA FT086Socializacin de guas de manejo consulta resolutiva - banco de preguntas MSA FT087

5.6.2.2 Para los formatos de la historia clnica de urgencias y hospitalizacin, terapias, saludpblica. Para tener en cuenta la tabla de retencin documental.

ANEXOS

Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, tcnico, cientfico y/o administrativo dlas acciones realizadas al usuario en los procesos de atencin, tales como:

Anexos: Historia clnica ambulatoriaConsentimiento informado. Declaracin de retiro voluntario. Renuncia a servicio de salud ofrecido Formato Referencia y Contrarreferencia. Formato Recomendaciones de Egreso Hospitalario. Formato de seguimiento a gestantes.

Los reportes de exmenes para clnicos e imgenes diagnosticas deben ser entregados al pacienteluego que el resultado sea registrado en la historia clnica de forma obligatoria, explicndole importancia de ser conservadas para futuros anlisis, acto del cual deber dejarse constancia en lahistoria clnica con la firma del paciente.

Los profesionales autorizados para ordenar laboratorios en el proceso ambulatorio son los mdicos paraconsulta resolutiva y de promocin y prevencin, enfermeros para consulta de promocin y prevencisegn normatividad y matrices de contratacin vigente.

5.6.2.3. ORDENAMIENTO DE HISTORIAS CLINICASCon el fin de permitir mayor disponibilidad y facilitar el acceso a las historias clnicas, debe asignarse sistema que responda a las necesidades de recuperacin de la informacin tanto al interior de los


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procesos como de las entidades externas que demandan consulta y/o copias documentales.

Para facilitar el manejo y la localizacin de la informacin en la Historia Clnica, es preciso que sdocumentos estn ordenados de manera homognea para todo el hospital. Por tanto se defini lasiguiente estructura de la informacin y el orden de cada documento dentro de l:

Todos los documentos deben ir legajados con ganchos plsticos, para proteger ms ladocumentacin y evitar prdidas.

La organizacin al interior de las carpetas debe ser de forma cronolgica por fecha de atencin,el documento que gener la apertura del expediente ir al principio y el ms reciente al final. Desta manera se puede conocer perfectamente la evolucin y situacin del paciente al estar todaslas anotaciones seguidas, as como acceder fcilmente a datos obtenidos por otros servicios quepueden ser de utilidad.

Cada uno de los registros debe ir foliado en la parte superior derecha, siguiendo el ordencronolgico. Si el expediente genera ms de doscientos documentos, debe abrirse otra unidadde almacenamiento (carpeta) con la misma identificacin. Esto evitar el deterioro fsico y incomodidad para consultarlo Una vez organizados los documentos al interior de la unidad dconservacin (carpeta), debe ubicarse en el estante correspondiente de acuerdo a su estrictoorden numrico, el cual corresponde al documento de identidad.

5.7. MANEJO DE LA HISTORIA CLINICA

El Hospital Rafael Uribe Uribe define en la atencin por primera vez a un usuario que se debe cumpcon el procedimientoGESTIN DE ARCHIVO Y CUSTODIA DE HISTORIAS CLNICAS (ART-PR(Ver procedimiento).

5.7.1. DILIGENCIAMIENTO DE HISTORIA CLINICALa Historia Clnica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, sin enmendaduraintercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Diligenciamiento debe ser con esfernegro y se podr identificar los aspectos relevantes, crticos o de riesgo del usuario nicamente con unalnea subrayada con esfero negro esto debido a que en las normas archivistitas es prohibido usarcolores diferentes como resaltadores.

Cada anotacin debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma deautor de la misma.

Las normas de diligenciamiento de historia clnica trascienden a los registros clnicos y anexos a lhistoria.

El diligenciamiento de la historia, implica que a todo paciente al cual se le efecte ingreso hospitalarise le realice la respectiva Nota de ingreso.

La informacin bsica es obtenida directamente del paciente, a travs de un interrogatorio realizado poel profesional o tcnico.


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Todos los folios que componen la historia clnica deben numerarse en forma consecutiva descendentepor fecha de atencin, por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.

5.7.2. INGRESO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO.Para el caso del ingreso de historias clnicas y revisin de registros clnicos de atencin y/documentos anexos a la misma se realizar a travs de una lista de historias a solicitar segnprocedimiento, en el formato destinado para este fin.

5.8. ALMACENAMIENTO O ARCHIVO DE LA HISTORIA CLINICALa institucin dispone de un archivo de historias clnicas en las etapas de archivo de gestin y centrade la siguiente forma:

Archivo de Gestin: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios activos, y de losque no han utilizado el servicio durante los cinco aos siguientes a la ltima atencin.

Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios que no han vuelto ausar los servicios de atencin en salud del prestador, se conservar en el mismo 15 aos, para un totalde 20 aos despus de la ltima atencin.

5.9. CONDICIONES FSICAS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA.El archivo de historias clnicas se conserva en condiciones locativas, procedimentalesmedioambientales y materiales, propias para tal fin.

Las historias clnicas se encuentran agrupadas en carpetas legajadas con gancho plstico. Las

unidades de almacenamiento (carpetas) son elaboradas a base de cartn neutro que impida laacidificacin por contacto.Se utiliza estantera fija o mvil para la organizacin de las historias, garantizando la manipulacin dlas mismas.

5.10. RETENCIN Y TIEMPO DE CONSERVACINLa historia clnica debe conservarse por un periodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha dela ltima atencin. Cinco (5) aos en el archivo de gestin y Quince (15) aos en el archivo central.

Una vez transcurrido el trmino de conservacin, deber informarse al archivo de Bogot del volumede historias que cumplieron su tiempo de retencin para que se seleccione de acuerdo al valorsecundario de las mismas, las cuales podrn ser trasladadas al archivo histrico, mediante el

diligenciamiento del formato de inventario de traslado.Las historias clnicas que se determine que no poseen ningn valor secundario debern relacionarsecon volumen y nmero de Historias clnicas, incluyendo base de datos con documento del pacientenombre del paciente, fecha de la ltima atencin y debern eliminarse dejando constancia en acta,dicha acta debe ser firmada por el Comit de archivo de la institucin. La cual debe ser conservadatotalmente.


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5.11. SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIA CL NICA

En el Hospital Rafael Uribe debe asegurar las condiciones de los archivos de historias clnicaverificando que se garantice la integridad fsica y tcnica, sin adulteracin o alteracin de la informaciEl Hospital cuenta con personal idneo con valores ticos y sentido de pertenencia que garanticen laprestacin de un servicio eficiente y la seguridad de los documentos de la historia clnica.

Cada una de las reas de archivo se encuentra dotada de extintores.

5.12. CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD DE LA HISTORIA CLNICA.

5.12.1. CONFIDENCIALIDADEn el Hospital Rafael Uribe I Nivel de atencin E.S.E. la confidencialidad es vinculada con el secre

profesional, entendindose como la prohibicin moral de descubrir o revelar hechos ocultos, cuynaturaleza exige que no se divulgue informacin recibida por canales confidenciales como lo es lconsulta mdica. Los profesionales que atienden a los usuarios y quienes tienen acceso a la historiaclnica estn comprometidos con la prudencia y responsabilidad de proteger la intimidad del pacientencontrndose obligados a guardar confidencialidad del contenido de la historia clnica.

5.12.2. CUSTODIALa custodia de la historia clnica es responsabilidad del Hospital Rafael Uribe I Nivel de atencin comoPrestador de servicios de salud que la gener en el curso de la atencin, cumpliendo los procedimientosde archivo.El archivo de historias clnicas es un rea restringida, con acceso limitado al personal de saludautorizado, lo cual debe garantizar la custodia de la historia clnica.

El acceso a la historia clnica, se realiza en los trminos previstos en la Ley:

El usuario.El Equipo de Salud.Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.Las dems personas determinadas en la ley.

Custodia Historias Clnicas en el servicio .(centros de atencin y servicios)

El Hospital Rafael Uribe I Nivel de atencin E.S.E. cuenta con un procedimiento para la gestin darchivo y custodia de Historias Clnicas, ver el procedimiento.

5.13. COMIT DE HISTORIAS CLINICAS

5.13.1. DEFINICIONConjunto de personas que al interior del Hospital Rafael Uribe I Nivel de atencin E.S.E. se encarga dvelar por el cumplimiento de las normas establecidas para el correcto diligenciamiento y adecuadmanejo de la Historia Clnica.


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5.13.2. NORMATIVIDADEn la resolucin 154 del 27 de Abril 2001, se crean y conforman los comits del Hospital Rafael Uribe Nivel de atencin E.S.E.

ARTICULO PRIMERO: Crear como organismo de tipo consultivo y/o asesor el rea asistencial:Comit Tecnico Cientfico, el Comit de tica Hospitalaria, el Comit de Historias Clnicas, el comitInfecciones y Vigilancia Epidemiolgica, el comit de Farmacia, el comit docente Asistencial,Comit de Lactancia Materna , en el rea administrativa: el Comit de Adquisiciones y Suministros y Comit de Inventarios.

ARTICULO SEGUNDO: Los comits creados en el Artculo Anterior, tienen como funcin gendesarrollar actividades de asesora, coordinacin, integracin, evaluacin y control, que faciliten a gerencia la definicin de planes y polticas generales que permitan el cumplimiento de la misin y de lo

objetivos de la Empresa Social del Estado.5.13.3. FUNCIONES DEL COMIT DE HISTORIAS CLINICAS.

Promover en la Institucin la adopcin de las normas nacionales y distritales sobre historia clnica velar porque estas se cumplan.

Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registrclnicos, incluida la historia clnica.

Elevar a la Direccin y al Comit Primario las recomendaciones sobre los formatos de los registroespecficos y anexos que debe contener la historia clnica, as como los mecanismos para mejorar losregistros en ella consignados.

Comunicar a la gerencia y al Comit Primario cualquier cambio en los formatos de Historia clnica.

Vigilar que se provean los recursos necesarios para la administracin y funcionamiento del archivo dHistorias Clnicas.

Asegurar el uso de tcnicas eficientes para archivar, catalogar y conservar las historias clnicas, con efin de que estas se encuentren fcilmente disponibles.

5.13.4. REGLAMENTO INTERNO COMIT DE HISTORIAS CLINICAS El comit de Historias Clnicas del Hospital Rafael Uribe Uribe, con domicilio en Bogot D.C, siendosede principal en la Carrera 13 #26 a 34 sur, segn el acuerdo de sus participantes prescribe elsiguiente Reglamento Interno de Trabajo, que contiene las normas generales, legales y estatutarias,que regulan las relaciones entre el comit y sus miembros y por consiguiente cualquier modificacisustitucin o derogacin de dichas normas previa aprobacin de la entidad anteriormente nombrada. Seconsiderara en el mismo para los efectos a que hay lugar.

Dando cumplimiento a la Resolucin 1347 del Ministerios de Salud y a la Resolucin 154 de 2001 dHospital Rafael Uribe Uribe, por medio de la cual se crean los Comits del Hospital Rafael Uribe Urse:


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ACUERDA

Articulo 1. FinalidadAsesorar y Orientar a los profesionales de la salud del Hospital en el cumplimiento de las normaestablecidas tanto para el diligenciamiento como para el manejo de copiado de la Historia Clnica,debido a que es documento que facilita el control y la evaluacin de la calidad y eficacia de la Atencibrindada al paciente.

Articulo 2. PrincipiosLos Principios que re girar este ente son: Respeto, Lealtad, Calidez, Vocacin al Servicio.

Articulo 3. FuncionesEl comit de Historias Clnicas cumplir con las siguientes funciones segn la Resoluciones 154 de

2001 del Hospital Rafael Uribe Uribe, ms las que le sean asignadas de acuerdo a la normatividadvigente. Adoptar las normas nacionales sobre el contenido de la Historia Clnica, su forma de

diligenciamiento y velas porque estas se cumplan. Asegurar el uso de tcnicas eficientes para archivar, catalogar y conservar las Historias Clnicas

con el fin de que estas se encuentren fcilmente disponibles. Comunicar a la gerencia y al Comit Tcnico Cientfico cualquier cambio en los formatos de las

Historias Clnicas. Implantar y poner en funcionamiento un sistema de informacin para el manejo de registros

estadsticos que facilite el enlace con los niveles administrativos y permita la consolidacin delos datos individuales.

Articulo 4 . Integrantes.Subgerentes de Servicio de SaludProfesional responsable de Procesos MisionalesAuditor mdicoResponsable de Recursos Tecnolgicos y estadsticaTcnico de Estadstica - Secretario (a) Comit

Articulo 5. Deberes y Derechos de los Integrantes.Deberes:

Asistir puntualmente a las reuniones ordinarias y extraordinarias. Colaborar en la medida de sus capacidades en los planes y programas generales del comit. Cumplir con las funciones y compromisos acordados en las reuniones, dentro de los plazos

previstos. Presentar al secretario las excusas por inasistencia a las secciones, antes de las respectivas

reuniones. No tomar la vocera o desarrollar actividades a nombre del comit sin previa consulta y

aprobacin. Contribuir al desarrollo de os planes y objetivos propuestos en beneficio de la salud y bienestar

de la comunidad. Votar con responsabilidad


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Conocer, cumplir y hacer cumplir el reglamento interno. Los dems que establezcan la ley.Derechos: Elegir y ser elegido para desempear cargos en el comit o en representacin de este. Participar y Opinar en las deliberaciones. Informarse sobre las actividades desarrolladas por el comit Retirarse del comit voluntariamente en el tiempo que estime conveniente.

Articulo 6. Reuniones.Las reuniones del comit sern ordinarias y extraordinarias. Las primeras se efectuaran mensualmentede acuerdo al cronograma establecido y las segundas en cualquier momento en cuanto seanindispensables o convenientes. En las reuniones extraordinarias, solo se podr decidir sobre asuntossealados en la respectiva convocatoria.

Pargrafo 1. Las reuniones ordinarias se celebraran en el da, mes y hora acordados en el cronogramade reuniones, debidamente convocadas por la coordinacin.Pargrafo 2. El comit puede ser citado a reunin extraordinaria por el Secretario Tcnico o por solicitude un mnimo del 20 % de los miembros del comit.

Articulo 7. ActasDe lo actuado en las reuniones se dejara constancia en actas subscritas por los integrantes del comiten ella se dejaran consignados los principales aspectos tratados y las decisiones o compromisosadoptados. Las actas se enumeraran consecutivamente con la indicacin de da, mes, y ao en que seexpidan y sern responsabilidad del secretario Tcnico del Comit.

Paragrafo1: Estos documentos sern archivados en la carpeta del comit y disponibles para la consultade quien los solicite.

Articulo 8. QuorumEn las reuniones del comit se considerara construido el qurum para deliberacin con la asistencia depor lo menos tres asistentes, y para decidir, con la mitad mas uno de sus miembros.

Articulo 9. Funciones del Presidente del ComitEl presidente del comit tendr las siguientes funciones:

Presidir o delegar a un funcionario a las reuniones con el fin de que sean agiles, bien informadasy efectivas en su decisin.

Acordar con el secretario del comit el lugar, fecha, hora, y orden del da de las reuniones Velar y Propender porque el comit de Historias Clnicas desarrollen sus funciones atendiendo a

la misin, visin del plan de desarrollo previsto por el Hospital y particularmente por los planesde desarrollo de la Subgerencia de Servicios de Salud y la Subgerencia Administrativa.

Facilitar el uso de la palabra ordenadamente dentro de las reuniones del comit, procurando quese de la mxima participacin en los anlisis y en las decisiones.

Suscribir las actas del comit Evaluar Semestralmente dejando constancia en actas sobre el porcentaje de cumplimiento del


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plan de accin del comit.

Articulo 10. Funciones del Secretario Tcnico del Comit Asistir a cada una de las reuniones ordinarias y extraordinarias del comit, con la puntualidad

requerida. Rendir los informes que le sean solicitados por el comit, con oportunidad, idoneidad y

eficiencia. Presentar al comit con por lo menos ochos das de antelacin para su disucin, los planes,

programas y proyectos para discusin dentro del comit. Refrendar con su firma las actas del comit, en calidad de secretario del mismo. Gestionar con oportunidad la elaboracin de las actas, responder por su contenido ajustado a los

temas tratados, deliberados y decididos en la sesin a la que corresponda y presentarla en lasesin siguiente para su aprobacin y posterior firma por los asistentes.

Manejar, custodiar y conservar los archivos correspondientes al comit y suministrar lainformacin requerida por autoridad competente.

Mantener ordenada la carpeta del comit de acuerdo al siguiente: Separador de Normatividad,plan de accin de la vigencia y cronograma anual de reuniones, actas por vigencia, actassemestrales de evaluacin por vigencia.

Articulo 11. Motivos de Sancin y SancionesMotivos de Sancin

Inasistencia sin causa justificada Impuntualidad Constante Actos de mala conducta considerados por el comit en pleno que atentes contra los intereses del

comit de Historias clnicas del Hospital Rafael Uribe Uribe E.S.E.SancionesSegn la gravedad del hecho:

Llamados de atencin Exclusin del comit sin posibilidad de reeleccin del mismo y calificacin de falta grave por

cual se dar curso a indagacin preliminar de proceso disciplinario.

Pargrafo 1 : En caso de inasistencia sin causa justificada de alguno de los representantes del comit atres (3) reuniones consecutivas o cinco(5) en el ao, el Presidente y el Secretario Tcnico solicitaran poescrito al comit en pleno, el nombramiento de un nuevo representante al Comit, segn lo dispuestoen los artculos 4 y 5 del presente Reglamento y oficiara a la Subgerencia Administrativa para que seinicie el proceso disciplinario a que haya lugar.

Articulo 12. Recursos.En caso de que el comit obtenga recursos por donacin o actividades propias, estos se destinaran aapoyar las prioridades establecidas por el comit es su respectivo plan de actividades.

Articulo 13. Modificaciones al Reglamento InternoLas modificaciones y adiciones al presente Reglamento Interno debern ser adoptadas medianteacuerdo en reunin del Comit en pleno.


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Articulo 14Los casos no contemplados en el presente Reglamento Interno, sern resaltos segn su importanciapor el comit en pleno.

Segn el qurum descrito en el Artculo 8, discutidos y considerados los artculos del presentereglamento interno, El Comit los aprueba y declara que sern las carta Magna del Comit de HistoriasClnicas del Hospital Rafael Uribe Uribe E.S.E. y por lo cual entra en vigencia a partir de la fecha.

5.14. BIBLIOGRAFA1. Archivo General De La Nacin, Archivo de historias clnicas, Memorias seminario abril 26,27 y

de 2000.2. Archivo General De La Nacin, Manual de organizacin fondos acumulados Archivo General

La Nacin, Manual para Archivos Clnicos

3. Repblica de Colombia, Ministerio De Salud Pblica. Resolucin 1995 del 8 de julio de 1999, pla cual se establecen normas para el manejo de la historia clnica.

7. CONTROL DE CAMBIOSVERSI N FECHA CAMBIOS REALIZADOS

001 30/06/2011 Creacin del documento


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8. APROBACI N DEL DOCUMENTO:

ELABORO: REVISO: APROB :Nombre:MERCEDES ZAMORACORONADONombre:NOHORA ROSALIA CAONVERGARANombre:EDILBERTO MAHECHANombre:SOLEY MORENONombre:DIEGO PASCAGAZA

Nombre:COMITE DE HISTORIAS CLINICASNombre:MARTHA YOLIMA PASACHOANombre:VICTORIA EUGENIA MARTINEZNombre:WILLIAM GALEANONombre:RAUL ALEJANDRO MUOZGALINDO

Nombre:WALDETRUDES AGUIRRERAMIREZ

Cargo:PROFESIONALUNIVERSITARIOCargo:UNIVERSITARIOCargo:ODONTLOGOCargo:FISIOTERAPEUTACargo:PROFESIONALUNIVERSITARIO

Cargo:COMIT DE HISTORIAS CLINICASCargo:SUBGERENTE ADMINISTRATIVO YFINANCIEROCargo:SUBGERENTE DE SERVICIOS DESALUDCargo:RESPONSABLE PROCESOSAMBULATORIOSCargo:PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Cargo:GERENTE

Fecha:28 de junio de 2011 Fecha:30 de junio de 2011 Fecha:30 de junio de 2011Firma:

Firma:

Firma:

Firma:

Firma:

Firma:Acta del 30 de junio de 2011Firma:

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