MANUAL DEL PROCESO
DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional el 13/12/2017
[Versión 01]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN D E ADQUISICIONES
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Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 6
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 6
5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS .................................................................................................... 7
5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............... 7
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS .............................................................................................................................. 7
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ......................................................................................................................... 8
5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ......... 9
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS .............................................................................................................................. 9
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............................................................................................ 10
5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............. 10
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............................................................................................................................ 10
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS .................................................................................................................................... 11
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 11
7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES .................................................................. 12
8. ANEXOS ........................................................................................................................................ 12
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CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso: Contratación de consultorías
Código del Proceso: GA-ADM-ADQ-003
Descripción:
PROPÓSITO: Ejecutar las actividades relacionadas a la gestión administrativa de los
procesos de contratación de consultorías de conformidad con las Normativas vigentes.
DISPARADOR: Necesidad Institucional
ENTRADAS:
Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Formato de especificaciones técnicas del requerimiento de adquisiciones Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico
SUBPROCESOS:
1. Fase preparatoria de la contratación de consultorías 2. Fase precontractual de la contratación de consultorías 3. Fase contractual de la contratación de consultorías
Productos/Servicios del Proceso:
Oficio de requerimiento de la Gerencia Administrativa Resolución Reforma PAC Documento de cálculo presupuestario referencial Estudio de mercado Verificación de catálogo Plan Anual de Compras Certificación Presupuestaria Autorización de inicio del trámite Pliegos Términos de Referencia Resolución de inicio del proceso Acta de preguntas y aclaraciones Acta de convalidación de error Acta de errores convalidados Acta de apertura de oferta técnica Etapa de calificación, selección y negociación Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica
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Resolución de adjudicación o concurso declarado desierto Informe de adjudicación Acta de entrega recepción de productos conformes Factura Contrato Informe de cumplimiento de contrato
Tipo de Proceso: Adjetivo
Responsable del Proceso:
Jefe de Adquisiciones
Tipo de cliente: Interno y externo
Marco Legal: Ley Orgánica Reformatoria del Sistema Nacional de Contratación Pública, Registro Oficial No. 395 de fecha 04-agosto-2008.
Ley Orgánica para la eficiencia en la Contratación Pública, Registro Oficial No. 966 – Segundo Suplemento de fecha 20-marzo-2017
Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 588, de 12 de mayo de 2009), actualizado con la reforma de Registro Oficial No. 512, de fecha 15 de agosto de 2011.
Reglamento del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Decreto 489, Registro Oficial Suplemento 383 de fecha 26-noviembre-2014.
Constitución de la Republica, Registro Oficial No. 449 de fecha 20-octubre-2008 (Art 154 - 226 –285 -286)
Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 39, Registro Oficial Suplemento 87 de fecha 14-diciembre-2009.
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Adquisición requiere considerar las siguientes políticas: • El proceso deberá contar previamente con los elementos indicadores en la regla 408 Administración
de Proyectos de las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, a cargo y responsabilidad del área requirente.
• El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas. • El proceso de adquisiciones deberá cumplir los lineamientos de la Ley Orgánica del Sistema Nacional
de Contratación Pública (SERCOP). • Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser canalizado
únicamente por las Unidades Macro. • Llevar registro y control de los administradores y vencimientos de los contratos por consultorías. • Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser canalizado
únicamente por la Unidad Macro. • Toda actualización requerida por el Jefe de Adquisiciones al presente documento o a los formatos del
mismo deberán ser aprobados por el Director Administrativo y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente.
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3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Término Definición Área
Requirente Son todas las Unidades Administrativas y Académicas que requieran la Adquisiciones de bienes, servicios ejecución de obras incluidos los de consultoría.
Unidad Macro Son aquellas que agrupan los requerimientos de las unidades requirentes e inician el proceso de adquisición. Las unidades macro son: la Gerencia Administrativa y los Vicerrectorados conforme a sus competencias. Dirección de Gestión Tecnológica de la Información, Dirección de Obras universitarias, Dirección Administrativa, Dirección de Talento Humano, Coordinación de Relaciones públicas, Dirección de Gestión Social del Conocimiento, Dirección de Investigación.
Términos de Referencia
Condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará la contratación de servicio y consultorías
Especificaciones Técnicas
Son las características fundamentales que deberán cumplir los bienes o rubros requeridos y que se especificarán en formato establecido.
Disponibilidad Presupuestaria
Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras
Requerimiento Es la petición formal que estará conformada por la necesidad, justificativos, solicitud de compra y servicios, características y especificaciones técnicas o Términos de Referencias TDR
Máxima Autoridad
Quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad contratante (Rector).
Autorizador de Gasto
Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decidan la realización de gastos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior.
Autorizador de Pago
La autoridad competente de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida, y según el nivel previsto en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decida la realización de pagos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior
PAC Plan Anual de Contratación SERCOP Sistema Nacional de Contratación Pública
SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Directrices Normas para el desarrollo de una actividad o proyecto
eSigef Software de Uso del ministerio de Finanzas PIE Presupuesto inicial del estado
4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Adquisiciones:
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Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones Proceso: Contratación de Consultorías
Cont
rata
ción
de c
onsu
ltoría
s
Etapa preparatoria de la contratación de
consultorías
Etapa precontractual de la contratación de
consultorías
Etapa contractual de la contratación
de consultorías
Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC
Especificaciones TécnicasInforme técnico
Términos de referenciaPresupuesto referencial
Comprobante de Catálogo Electrónico
Certificación PAC Cálculo de presupuesto referencial
Certificación PresupuestariaPliegos
Resolución de inicio del proceso
Acta de preguntas y aclaracionesOfertas
Acta de apertura de oferta y convalidación de erroresActa de calificación de oferentes
Informe de comisión técnicaResolución de adjudicación o desierto
Contrato
Resolución de adjudicaciónResolución de inicio del proceso
Contrato
Informe entrega/ recepciónInforme de cumplimiento de contrato
Factura
Certificación PACVerificación Catálogo
Cálculo de presupuesto referencial o estudio de mercadoProformas
OfertasAutorización de inicio
Certificación PresupuestariaInforme de no disponibilidad de recursos
PliegosResolución de inicio del proceso y Convocatoria de pliegos
5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS
5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
Subproceso: Fase preparatoria de la contratación de consultorías
Código del Subproceso:
GA-ADM-ADQ-CC-001
Descripción:
PROPÓSITO: Gestionar la adecuada documentación para realizar el
requerimiento de contratación de consultorías
DISPARADOR: Recepción de requerimiento de las unidades académicas y
administrativas.
ENTRADAS: Oficio de requerimiento aprobado por Unidad Macro
Certificación POA
ACTIVIDADES PRINCIPALES: Emitir certificación PAC Solicitar certificación presupuestaria Realizar presupuesto referencial o estudio de mercado Seleccionar método de compra
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Elaborar pliegos Realizar resolución de inicio del proceso
Productos/Servicios del Subproceso:
Certificación PAC o Resolución reforma PAC Certificación y verificación del portal Estudio de mercado Verificación de catálogo Autorización del inicio del trámite Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso
Responsable del Subproceso:
Jefe de Adquisiciones
Tipo de cliente: Interno
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones
Jefe
de
Adqu
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eso
Proceso: Fase Preparatoria de la contratación de consultorías
Revisar documentación y
sumillar al analista responsable según el
requerimiento Recepción derequerimiento
Elaborar reporte de calculo de
presupuesto referencial, estudio
del mercado y certificación catálogo
Emitir certificación
Dispone de recursos
SI
NO
Emitir informe de no disponibilidad
de recursos
Recibir expediente,
autorización de inicio del proceso
y certificación presupuestaria y elaborar pliegos
Contratación directa
(Delegado)
<=0.000002*PIE
Lista corta(Comisión Técnica)
Realizar resolución de
inicio del proceso y solicitar firma d
pliegos para autorización
Entre (0.000002 - 0.000015) * PIE
Informe de no disponibilidad de recursos
y análisis financiero
Certificación Presupuestaria del contrato
Resolución de Inicio del Proceso
Resolución de inicio del proceso
>0.000015*PIEConcurso Público
(Comisión Técnica)
Solicitar a la máxima autoridad la
designación del administrador de
contrato, delegado o comisión técnica de
acuerdo al procedimiento de
contratación
RectorDesignar al
administrador de contrato, delegado o
comisión técnica
Recibir la designación del
administrador de contrato, comisión técnica o delegado según corresponda
Firmar De autorización de la
resolución Y pliegos para el
inicio del proceso
Imprimir certificación PAC
Solicitar autorización para inicio de proceso
y certificación presupuestaria
Autorizar inicio del proceso y
solicitar certificación
presupuestaria
Recibir autorizado para emisión certificación
presupuestaria e inicio del proceso
Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC
Especificaciones técnicas Términos de referencia
Informe técnicoPresupuesto referencial
Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico
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5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE
CONSULTORÍAS
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
Subproceso: Fase pre contractual de la contratación a de consultorías
Código del Subproceso: GA-ADM-ADQ-CC-002
Descripción:
PROPÓSITO: Realizar el proceso de adquisición o contratación de consultorías de
acuerdo a los requerimientos institucionales.
DISPARADOR: Recepción de resolución de inicio del proceso
ENTRADAS: Certificación PAC o Resolución reforma PAC Cálculo de presupuesto referencial Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso
ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar designación de administrador de contrato, delegado y comisión
técnica según corresponda. Crear proceso en el portal Interactuar entidad contratante – oferente Evaluar y adjudicar Elaborar resolución de adjudicación Elaborar contrato
Productos/Servicios del Subproceso:
Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o desierto Informe de adjudicación Contrato
Responsable del Subproceso:
Jefe de Adquisiciones
Comisión Técnica o Delegado
Tipo de cliente: Interno
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5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA
CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones
Anal
ista
de a
dqui
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Auto
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roce
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ocur
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Sínd
ica
Proceso: Fase Precontractual de la contratación de consultorías¿Adjudica contrato?
SI
Elaborar resolución de adjudicación
Firmar resolución de adjudicación y
remitir documentación a
Adquisiciones
Subir al portal documentación y
enviar a procuraduría sindica para elaboración de
contrato
Revisar documentación y Elaborar contrato
Remitir contrato a Máxima Atoridad
para firma
No
Elaborar resolución de declaración desierta e
Autorizador de Gasto y archiva
expediente
Recibir resolución y crear proceso en
portal
Analista/Comisión Técnica o Delgado
Interactuar entidad contratante en el sistema de
contratación pública
Analista/Comisión Técnica o DelegadoEvaluar y adjudicar
RectorFirmar contrato
Resolución de inicio del procesoPliegos
Certificación PAC y catalogoCertificación Presupuestaria
Reporte cálculo presupuestario , oferta técnica y económica y formularios
Acta de preguntas y aclaraciones
Ofertas
Resolución de adjudicación
Resolución de declaración desierta
Contrato
Contrato
Notificar a Adquisiciones y
administrador de contrato
Recepción de resolución de inicio
del proceso
Autorizar los pliegos y resolución del inicio
del proceso
Analista/Comisión Técnica o Delgado
Receptar ofertas de postulantes
Analista/Comisión Técnica o DelgadoApertura oferta y convalidación de
errores
Acta de convalidación de erroresActa de errores convalidados
Informe de evaluación de ofertasActa de calificación de oferentes
Informe de comisión técnica
5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
Subproceso: Fase contractual de la contratación de consultorías
Código del Subproceso:
GA-ADM-ADQ-CC-003
Descripción:
PROPÓSITO: Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato
hasta el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.
DISPARADOR: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento.
ENTRADAS: Resolución de adjudicación
Resolución de inicio del proceso
Orden de compra
Contrato
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ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar y firmar contrato Dar seguimiento al cumplimiento del contrato Finalizar el proceso en el portal
Productos/Servicios del Subproceso:
Informe de cumplimiento de contrato Factura CUR de pago Acta de entrega de recepción final o única
Responsable del Subproceso:
Jefe de Adquisiciones
Administrador de contrato
Tipo de cliente: Interno
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones
An
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A
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Con
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Sind
ica
Proceso: Fase contractual de la contratación de Consultorías
Recepción de notificación de
firma de contrato para seguimiento
Recibir y crear usuario al
administrador de contrato designado
para que tenga acceso al sistema de contratación pública
Recibir notificación y clave de usuario para el ingreso al sistema
de contratación pública
Seguimiento y ejecución del
contrato
Publicar en el sistema de contratación pública la
documentación generada dentro de la ejecución
del contrato
Dejar en el sistema de contratación pública el proceso en estado de recepción y remitir
copia de la documentación a adquisiciones con el informe de
satisfacción del servicio
Recibir copia de la documentación generada de la ejecución del
contrato
Finalizar proceso en el portal
Comunicar a adquisiciones y al administrador de
contrato
Informe de cumplimento y satisfacción del contrato
FacturaActa de entrega definitivaDocumentos habilitantes
Cuenta de usuario de sistema de contratación pública
Cuenta de usuario de sistema de contratación pública
Realizar la recepción final del producto/servicio
contratado
Memorando de comunicación
Acta de entregadefinitiva
6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías son los siguientes:
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Contratación de Consultorías Código: GA-ADM-ADQ-CC-001
Nombre del Subproceso: Fase preparatoria de la Contratación de Consultorías
Descripción:
Propósito del proceso
Gestionar la adecuada documentación para realizar el requerimiento de
contratación pública de consultorías.
Disparador: Recepción de requerimiento de las unidades académicas y
administrativas.
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Enviar requerimiento a la jefatura de
adquisiciones / Gerencia Administrativa.
Actividad Final/Responsable: Firmar autorización de la resolución /
Autorizador de Inicio del Proceso.
Productos/Servicios del
subproceso:
• Certificación PAC
• Estudio de mercado
• Verificación de catálogo
• Autorización del inicio del proceso
• Certificación Presupuestaria
• Pliegos
• Resolución de inicio del proceso
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Revisar
documentación y
sumillar al analista
responsable según el
requerimiento
Jefe de
Adquisiciones
Revisa que la documentación esté completa para
asignar proceso al analista, en caso de no contar
con la documentación completa devuelve el
expediente a Unidad Macro.
Oficio con necesidad
de requerimiento
Verificación POA y
PAC
Formato de
especificaciones
técnicas del
requerimiento de
adquisiciones
Informe técnico
Términos de
referencia
Presupuesto
referencial
Comprobante de
Catálogo Electrónico
2 Imprimir y sumillar
certificación PAC
Analista de
Adquisiciones
Imprime PAC que se encuentra publicado en el
portal de compras públicas, subraya donde
consta el requerimiento y sumilla documento.
Certificación PAC
3
Elaborar reporte de
estudio de mercado, y
certificación de
catalogo
Analista de
Adquisiciones
Elabora el reporte de estudio de mercado para
cuantificar el servicio a adquirir, e imprime
certificación de catálogo para confirmar su
existencia o no.
Presupuesto
referencial
Certificación
catálogo
P á g i n a 2 | 3
4
Solicitar autorización
para inicio de proceso
y certificación
presupuestaria
Analista de
Adquisiciones
Solicita la autorización del proceso para el inicio
del proceso al Autorizador de Inicio de Proceso y
la solicitud de certificación presupuestaria a
Dirección Financiera
5
Autorizar inicio del
proceso y solicitar
certificación
presupuestaria
Autorizador de
Inicio de Proceso
Autoriza proceso para inicio del proceso y solicita
mediante oficio la certificación presupuestaria
del proceso de adquisiciones a iniciar
6
Recibir autorizado
para emisión de
certificación
presupuestaria e inicio
del proceso
Dirección
Financiera
Recibe el autorizado del proceso y expediente del
proceso para la emisión de certificación
presupuestaria.
7 ¿Dispone de recursos? Dirección
Financiera
Si dispone de recursos financieros, continúa con
el paso 8.
Caso contrario continúa con el paso 9
8 Emitir certificación Dirección
Financiera
Elabora certificación presupuestaria donde
consta la disponibilidad de los recursos para
realizar la consultoría y comunicar a
Adquisiciones. Continúa con el paso 10
Certificación
presupuestaria
9
Emitir informe de no
disponibilidad de
recursos
Dirección
Financiera
Elabora informe de no disponibilidad de los
recursos para realizar la adquisición y comunicar
a Adquisiciones.
Informe de no
disponibilidad de
recursos
10
Recibir expediente,
autorización de inicio
del proceso y
certificación
presupuestaria y
elaborar pliegos
Analista de
Adquisiciones
Recepta el expediente del proceso de
adquisiciones, oficio de autorización de inicio del
proceso y certificación presupuestaria y elabora
pliegos.
Autorización de
inicio del proceso
Certificación
presupuestaria
Pliegos
Expediente
11 Confirmar montos de
adquisición
Analista de
Adquisiciones
Si monto es menor o igual a 0.000002* PIE
corresponde a adquisición por contratación
directa consultoría. (Delegado).
Si monto es inferior al valor que resulta de
multiplicar el coeficiente 0.000015 * PIE
corresponde a adquisición por lista corta
consultoría. (Comisión Técnica).
Si monto es mayor o igual al valor entre
(0.000015* PIE) corresponde a adquisición por
concurso público consultoría. (Comisión
Técnica).
12
Solicitar a la máxima
autoridad la
designación del
administrador de
contrato, delegado o
comisión técnica de
Autorizador de
inicio del
proceso
Solicita a la máxima autoridad la designación del
administrador de contrato, delegado o comisión
técnica de acuerdo al procedimiento de
contratación de consultoría.
P á g i n a 3 | 3
acuerdo al
procedimiento de
contratación
13
Designar al
administrador de
contrato, delegado o
comisión técnica
Rector
Designa al administrador de contrato, delegado o
comisión técnica, de acuerdo al monto de la
consultoría.
14
Recibir designación del
administrador de
contrato, comisión
técnica o delegado
según corresponda.
Analista de
Adquisiciones
Recibe designación del administrador de
contrato, comisión técnica o delegado según
monto de contratación.
Memorando de
comunicación
15 Elaborar resolución de
inicio del proceso
Analista de
Adquisiciones
Elabora resolución y pliegos del inicio del proceso
para enviar para la firma de autorización.
Resolución de Inicio
del Proceso
16
Firmar autorización de
la resolución y pliegos
del inicio del proceso
Autorizador de
Inicio del
Proceso
Firma autorización de la resolución de inicio de
proceso y convocatoria en los pliegos.
Resolución de Inicio
del Proceso
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Contratación de Consultorías Código: GA-ADM-ADQ-CC-002
Nombre del Subproceso: Fase precontractual de Consultorías
Descripción:
Propósito del
proceso Realizar el proceso de adquisición o contratación de consultorías de
acuerdo a los requerimientos institucionales.
Disparador: Recepción de resolución de inicio del proceso.
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Autorizar los pliegos y resolución del inicio
del proceso / Autorizador de Inicio del Proceso
Actividad Final/Responsable: Notificar a adquisiciones y al administrador
de contrato / Procuraduría Síndica
Productos/Servicios del
subproceso:
• Acta de preguntas y aclaraciones
• Ofertas
• Acta de apertura de oferta
• Acta de convalidación de errores
• Acta de errores convalidados
• Informe de evaluación de ofertas
• Acta de calificación de oferentes
• Informe de comisión técnica
• Resolución de adjudicación o desierto
• Informe de adjudicación
• Contrato
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Autorizar los pliegos y
resolución del inicio
del proceso
Autorizador del
inicio del proceso
Autoriza los pliegos y la resolución del inicio
del proceso de adquisición de consultorías
de acuerdo al Reglamento de delegación de
firmas en el ámbito de la contratación
pública y la autorización de gasto y pago de
la Universidad de Guayaquil.
Resolución de inicio
del proceso
Pliegos
Certificación PAC
Certificación
Presupuestaria
Reporte cálculo
2
Recibir resolución y
crear proceso en el
portal
Analista de
Adquisiciones
Recibe resolución del autorizador del inicio
del proceso para la creación del proceso en
el portal, subir los pliegos o términos de
referencia y toda la documentación soporte
Resolución de inicio
del proceso
Pliegos
Certificación PAC
P á g i n a 2 | 3
Certificación
Presupuestaria
Reporte cálculo
presupuestario
3
Interactuar entidad
contratante en el
sistema de
contratación pública
Analista de
Adquisiciones
Analista de Adquisiciones
Recibe preguntas del oferente en base a los
pliegos o términos de referencia publicados
para conocimiento y respuesta de la
Comisión Técnica o delegado.
Comisión Técnica o Delegado
Elabora acta de respuestas
Analista de Adquisiciones
Transcribe las respuestas de las preguntas
realizadas por el oferente en el portal de
compras públicas en base al acta elaborada
por la Comisión Técnica o Delegado.
Acta de preguntas y
aclaraciones
4 Receptar ofertas de
los postulantes
Analista de
adquisiciones
(Comisión Técnica o
Delegado)
Recepta ofertas de los postulantes para
apertura y convalidación de errores
Ofertas
5 Aperturar oferta y
convalidar errores
Analista de
adquisiciones
(Comisión Técnica o
Delegado)
Realiza apertura y convalidación de errores
y solicita correcciones, en 2 días mínimo, 5
días máximos, a la propuesta de los
ofertantes.
Acta de
convalidación de
errores
Acta de errores
convalidados
6 Evaluar, calificar e
informar
Analista de
adquisiciones
(Comisión Técnica o
Delegado)
Elabora acta de calificaciones en base a las
propuestas de los proveedores en
coordinación con la Comisión Técnica o
Delegado, y realiza informe de
recomendación de adjudicación de contrato
al autorizador del gasto.
Informe de
evaluación de
ofertas
Acta de calificación
de oferentes
Informe de comisión
técnica
7 ¿Adjudica contrato? Autorizador de inicio
del proceso
Si el autorizador del inicio del proceso,
adjudica contrato continúe con el paso 9
Caso contrario continúa con el paso 8
8
Elaborar resolución de
declaración desierta e
informar a Autorizador
de Inicio del Proceso y
archiva expediente
Analista de
Adquisiciones
Elabora resolución de proceso declarado
desierto en caso de que las propuestas de
los proveedores no hayan cumplido con las
especificaciones requeridas o el Autorizador
de Inicio del Proceso no haya adjudicado a
ninguno la compra.
Resolución de
declaración concurso
desierto
9 Elaborar resolución de
adjudicación
Analista de
Adquisiciones
Elabora la resolución de adjudicación de
contrato para el proveedor ganador en base
a la aprobación del Autorizador de Inicio del
Proceso.
Resolución de
adjudicación de
contrato
10 Firmar resolución y
remitir
Autorizador de inicio
del proceso
Firma la resolución de adjudicación de
contrato y remite documentación al
departamento de adquisiciones.
P á g i n a 3 | 3
documentación a
Adquisiciones
11
Subir al portal
documentación y
enviar para
elaboración de
contrato
Analista de
Adquisiciones
Ingresa documentación soporte al portal de
la adjudicación del contrato y remite
documentación a Proveeduría Síndica para
elaboración de contrato.
12
Revisar
documentación y
elaborar contrato
Procuraduría Síndica
Revisa documentos habilitantes, resolución
de inicio y adjudicación de contrato para la
elaboración del mismo.
Contrato
Resolución de inicio
de proceso
Documentos
habilitantes
13 Remitir contrato a
Máxima Autoridad Procuraduría Síndica
Entrega contrato a Máxima Autoridad para
la firma respectiva.
Contrato
14 Firmar contrato Máxima Autoridad
(Rector)
Firma contrato y devuelve a Procuraduría
Síndica para firma del proveedor y
distribución de ejemplares (1 Procuraduría
Síndica, 1 Administrado de Contrato, 1
Jefatura de Adquisiciones, 1
Proveedor/Contratista)
Contrato
15
Notificar a
adquisiciones y al
administrador de
contrato
Procuraduría síndica
Notifica, una vez firmado el contrato, al área
de adquisiciones para creación de usuario
en el sistema de contratación pública y al
administrador de contrato para
seguimiento y cumplimiento del mismo.
Memorando de
comunicación
P á g i n a 1 | 2
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Contratación de Consultorías Código: GA-ADM-ADQ-CC-003
Nombre del Subproceso: Fase Contractual de la Contratación de Consultorías
Descripción:
Propósito del
proceso Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato hasta
el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.
Disparador: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Comunicar a adquisiciones y al
Administrador de contrato para ejecución y seguimiento / Procuraduría
Síndica.
Actividad Final/Responsable: Finalizar proceso en el portal / Analista de
Adquisiciones.
Productos/Servicios del
subproceso:
• Informe de cumplimiento de contrato
• Factura
• CUR de pago
• Acta de entrega de recepción final o única
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Comunicar a
adquisiciones y al
Administrador de
contrato para ejecución
y seguimiento
Procuraduría
Síndica
Elabora y envía oficio de comunicación una vez
firmado el contrato de consultoría, a
adquisiciones y al administrador de contrato
para ejecución y seguimiento del
cumplimiento del mismo.
Contrato
Oficio de
comunicación de
Administrador de
contrato
2
Recibir y crear usuario
al administrador de
contrato designado
Analista de
Adquisiciones
Recibe comunicado de la firma de contrato con
la designación del administrador encargado
del seguimiento y ejecución del mismo. Le
crea usuario al administrador para acceso al
sistema de contratación pública y le remite
esta información a dicho administrador.
3
Recibir notificación y
clave del usuario para
el ingreso al sistema de
contratación pública
Administrador
de contrato
Recibe comunicado de la firma del contrato
con la designación del administrador de
contrato, y clave de usuario por parte del
SERCOP, para el ingreso al sistema de
contratación pública.
Clave de acceso
Copia de contrato
Designación
4 Realizar seguimiento y
ejecución del contrato
Administrador
de contrato
Da seguimiento a la ejecución del contrato
para que se cumplan los productos de acuerdo
a lo establecido.
Informe de
seguimiento
Acta de entrega –
recepción de
productos
P á g i n a 2 | 2
5
Realizar la recepción
final del
producto/servicio
contratado
Administrador
de Contrato
Realiza acta de entrega definitiva de los
productos o servicio generados por la
consultoría y elabora informe de satisfacción
del servicio
Acta de entrega –
recepción definitiva
Factura
Documentos
habilitantes
6
Publicar en el sistema
de contratación pública
la documentación
generada en la
ejecución del contrato
Administrador
de contrato
Con la clave asignada a través del portal de
compras públicas, sube al sistema la
documentación generada dentro de la
ejecución del contrato, a fin de dejar en estado
en recepción, los servicios conforme a lo
establecido en el contrato.
Acta de entrega –
recepción
Factura
Informe de
cumplimiento de
contrato
7
Remitir copia de la
documentación a
adquisiciones y el
informe de satisfacción
del servicio
Administrador
de contrato
Remite copia de la documentación soporte del
proceso al área de adquisiciones junto con el
informe de satisfacción del servicio.
Acta de entrega –
recepción
Factura
Informe de
cumplimiento de
contrato
8
Recibir copia de la
documentación
generada de la
ejecución del contrato
Analista de
Adquisiciones
Recepta copia de la documentación generada
de la ejecución del proceso y los informes de
cumplimiento del contrato.
Acta de entrega –
recepción
Factura
Informe de
cumplimiento de
contrato
Otros documentos
habilitantes
9 Finalizar proceso en el
portal
Analista de
Adquisiciones
Publica documentos habilitantes en la
plataforma de compras públicas y da por
finalizado el proceso de adquisición.
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