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Organización de fondos privados gestionados con AlbaláNet
Elsa PérezElsa Pérez
IIII Jornadas de Archivos PrivadosJornadas de Archivos Privados. .
Jerez de la Frontera. Marzo 2013Jerez de la Frontera. Marzo 2013
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1. INTRODUCCIÓN. ¿Por qué Baratz? 2. AlbaláNet
1. Definición2. Características principales3. Funcionalidades4. OPAC
3. Ventajas4. Casos de Éxito
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Porqué BARATZ
Servicios de consultoría documental asociados a los proyectos
Presente en más de 25 países
Desde el día 1, gestionando conocimiento 10 años desarrollando soluciones de Archivo
I+D+i para cubrir las necesidades del cliente
Rápida implementación
BARATZ. Líneas de Negocio
Soluciones específicas para Archivos Soluciones para ID-ECM
Soluciones Servicios Gestión Documental
Servicios integrales de gestión y tratamiento de documentación, digitalización, gestión bibliotecaria y archivística, formación y mantenimiento.
Ministerios: Interior, Trabajo, MAP, …Archivo Histórico del BBVA, Catedral de OrihuelaInstitución Colombina, Real Maestraza de RondaJuntas de CyL y de CLM, Generalitat, Xunta de GaliciaMuseo del Prado, Archivo Histórico de Barcelona,..Archivo General de la Nación de la República DominicanaAdministraciones Públicas México
Bibliotecas Públicas, Parlamentarias y MinisterialesInstituto CervantesUniversidad Pompeu i FabraArchivo Municipal de AlmeríaEJIE
Soluciones específicas para Bibliotecas
80 % Bibliotecas Públicas Españolas
Presentes en Bibliotecas Universitarias en Francia
Sistemas bibliotecarios de México y Colombia
Ministerio de Cultura Museo Bellas Artes de Bilbao Congreso Diputados Antena 3
Consejo de Estado Ayto. Palma de Mallorca
UNILABS ICO Patrimonio Nacional Boletín Oficial de Aragón
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Albalá es una solución potente y completa, creada para dar una respuesta tecnológicamente avanzada a la gestión integral de los centros de archivo .
Aplicable a la gestión automatizada de archivos, privados o públicos, en concordancia con los estándares y recomendaciones internacionales archivísticas en general y relativas a la seguridad y protección de datos en particular, destacando su adaptación a las normas:
ISAD (G) e ISAAR (CPF)
EAD y EAC
Neda y MoReq
ISO 15489, LOPD
Real Decreto 1720/2007 y Ley Orgánica 15/1999.
Definición
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Características principales
Fácil de implantar
Sin “tiempos muertos” ni necesidad de complejas adaptaciones
Herramienta de gestión sólida
Ajustable a cualquier modelo de sistema de archivo corporativo
Escalable y extensible
Flexible: válido para pequeños archivos
Integrable con aplicaciones
Adaptable a un mundo abierto, complejo y plurilingüe
Cumpliendo una rigurosa metodología a la hora de realizar migraciones
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ENTORNOS WEB DE CONSULTA Y GESTIÓN:
Interfaces de trabajo cómodas, sencillas y amigables.Diseño ergonómico e intuitivo.Cliente completo funcionalmente.Ventanas emergentes contextualizadas.
Funcionalidades
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GESTIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN:
Columna vertebral del sistema.A partir de cuadros de clasificación uniformes o de forma libre.Identificar, clasificar, describir, ubicar, definir.Filosofía ISAD: jerarquía, herencia, contexto
Funcionalidades
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Funcionalidades
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DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA:
Normalización en la descripción archivística de los fondos.
Gestión de cuadros de clasificación.
Normalización en la descripción archivística de autoridades.
Funcionalidades
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Descripción archivística
NORMALIZACIÓN DE LOS FONDOS
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DESCRIPCIÓN MÚLTIPLE
Descripción archivística
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LA GESTIÓN DE CUADROS
Descripción archivística
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Normalización en la descripción archivística de autoridades:
Control de encabezamientos archivísticos autorizadosSegún la norma ISAAR. Integrados con la descripción de fondos.Tipos: instituciones, personas, familias, geográficos y materias.Campos descriptivos:
Productor.Título controlado.Descriptores.
Descripción archivística
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Descripción archivística
LOS CUADROS DE ORGANIZACIÓN DE AUTORIDADES
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Descripción archivística
AUTORIDADES: Relaciones
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GESTIÓN DOCUMENTAL:
Ordenaciones masivasOrdenación por defecto (Configuración)Cambios a través de lotes:
InstantáneoDiferido
ActualizacionesFechasVolúmenesEn todo el cuadroUna parte del cuadro
Funcionalidades
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Funcionalidades
ORDENACIONES MASIVAS. Parámetros de descripción
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Funcionalidades
ORDENACIONES MASIVAS. Ejecución de ordenaciones.
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Funcionalidades
ACTUALIZACIONES
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GESTIÓN DE USUARIOS:
Posibilidad de gestión individual sobre un colectivo común.Dos tipos: personas físicas y jurídicas.Gestión de peticiones y reproducciones vía Web.Completa seguridad de acceso.Control de morosos.
Funcionalidades
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Gestión de Usuarios
Usuarios de consulta
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Gestión de UsuariosSolicitudes
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ESTADÍSTICAS E INFORMES:
Variedad de salidas impresas.Instrumentos de descripción tradicionales: guías, inventarios, catálogos.Instrumentos de control: certificados, albaranes, relaciones de entrega, préstamos, etiquetas...Múltiples estadísticas de uso
Funcionalidades
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DE OBJETOS MULTIMEDIA:
Gestión, almacenamiento y recuperación de objetos multimedia: preservación y conservación de originales.Gestión y control de documentos electrónicos: extensión a todo soporte.Integrado con el Opac web para consulta y con Ofiweb para gestión.
Funcionalidades
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Funcionalidades: Gestión Multimedia
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Funcionalidades: Gestión Multimedia
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OPAC
Posibilidad de búsqueda por archivo, fondos o cuadros de organización.
Posibilidad de búsqueda global desde la pantalla inicial en todos los archivos y niveles.
Generación del cuadro de clasificación a partir de una unidad de descripción.
Posibilidad de solicitud de consultas en sala, préstamos, posibilidad de reserva, petición de reproducciones, etc.
Generación de instrumentos de descripción.
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E-doc. / Multimedia
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Económicas:Incremento de la productividad.
Ahorro de costes. De gestión:
Racionalización de recursos.
Integración de procesos.De servicio:
Facilita el acceso a la documentación.
Acerca el servicio al ciudadano.Culturales:
Facilita la conservación y difusión del patrimonio histórico.
Ventajas
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Archivo Institución Colombina
Archivo de la Catedral de Orihuela
Archivo Histórico BBVA
Real Maestranza de Ronda
Casa Museo de los Pisa
Casos de Éxito
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MUCHAS GRACIAS
por su ATENCIÓN
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