PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
INSTITUCIONAL
AÑO 2015 - 2017 DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y CEDULACIÓN
CODIGO DEL PROCESO: CD-DGRCIC-006-2014
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
1 . A N T E CE D E N T E S … … … … … … … . . pá g. 0 3
2 . E V O LU CI O N H I S T O R I CA … … … … … … . . p á g. 0 3
3 . I N T R O D U CC I Ó N … … … … … … … . . pá g. 0 6
4 . B A S E LE G A L D E LA D I G E R CI C P R E V I O A N Á LI S I S O P E R A CI O N A L … … … … … … … . . pá g. 0 7
5 . A N Á LI S I S O P E R A CI O N A L … … … … … … … . . p ág . 0 9
6 . F A CT O R E S CR Í T I CO S D E L É X I T O … … … … … … … . . p ág. 1 0
7 . D I A G N Ó S T I CO E S T R A T É G I CO … … … … . . p ág . 1 1 7 . 1 . P R I O R I Z A C I Ó N D E F O D A I N S T I T U C I O N A L … … . . p á g . 1 5 7 . 2 . P E R F I L G E R E N C I A L D E A N Á L I S I S E S T R A T É G I C O … . … . p ág. 1 6
8 . D I R E CI CO N A M I E N T O E S T R A T É G I CO 8 . 1 . CO N CE P T U A LI Z A CI Ó N … … … … … … … … … … pá a. 1 8 8 . 2 . M O D E LO D E D I R E C CI O N A M I E N T O E S T R A T É G I CO – O P E R A C I O N A L … … … pá g. 1 9 8 . 3 . M I S I Ó N D E LA D I G E R CI C … … … pá g. 2 1 8 . 4 . V I S I Ó N D E LA D I G E R CI C … … … pá g. 2 1 8 . 5 . V A LO R E S I N S T I T U CI O N A LE S … … … p á g. 2 1 8 . 6 . M A P E O E S T R A T É G I CO B A S A D O E N F . C . E . … … … p ág . 2 2 8 . 7 . O B J E T I V O S E S T R A T É G I CO – N I V E L ( 1 ) … … … p ág. 2 3 8 . 8 . M A P A E S T R A É G I CO D E O B J E T I V O S E S T R A T É G I CO S … … … pá g. 2 4 8 . 9 . E S T R A T E G I A S A L I N E A D A S A L O S O B J E T I V O S … … … p ág . 2 5 8 . 1 0 . I N D I CA D O R E S D E I M P A CT O N I V E L N ( 1 ) … … … p ág . 2 7
9 . P LA N I F I CA C I Ó N O P E R A CI O N A L D E N I V E LE S E S P E CÍ F I CO S
9 . 1 . CO N CE P T U A LI Z A CI Ó N … … … p á g. 3 1 9 . 2 . O B J E T I V O S E S P E CÍ F I CO S Y M E D I C I Ó N D E R E S U LT A D O N I V E L N ( 2 ) … … … p á g. 3 3 9 . 3 . O B J E T I V O S E S P E CÍ F I CO S Y M E D I C I Ó N D E R E S U LT A D O N I V E L N ( 3 ) … … … p á g. 3 9
1 0 . P LA N I F I CA C I Ó N O P E R A CI O N A L D E N I V E LE S O P E R A T I V O S
1 0 . 1 . CO N CE P T U A LI Z A CI Ó N … … … p á g. 4 2 – 4 3 1 0 . 2 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
COORDNACIÓN GENERAL DE PLANIFICAICÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA … … … p á g. 4 4 1 0 . 3 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
COORDNACIÓN GENERAL JURÍDICA … … … pá g. 4 8 1 0 . 4 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
COORDNACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA … … … p á g. 5 0 1 0 . 5 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
COORDNACIÓN GENERAL DE SERVICIOS … … … pá g. 5 4 1 0 . 6 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
COORDNACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN… … … p ág . 5 9 1 0 . 7 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA… … … pá g. 6 2 1 0 . 8 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL … … … pá g. 6 3 1 0 . 9 . O B J E T I V O S O P E R A T I V O S Y M E D I C I Ó N D E D E S E M P E Ñ O N I V E L N ( 4 )
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO … … … p ág. 6 4
1 1 . P LA N I F I CA C I Ó N O P E R A CI O N A L D E LA S CO O R D I N A C I O N E S Z O N A LE S 1 1 . 1 . CO N CE P T U A LI Z A CI Ó N … … … p á g. 6 5 1 1 . 2 . A LI N E A M I E N T O E S T R A T É G I C O CO N L O S O B J E T I V O S D E LO S P R O CE S O S D E P R E S T A CI Ó N
D E S E R V I C I O S … … … pá g. 6 6 1 1 . 3 . A LI N E A M I E N T O E S T R A T É G I C O CO N L O S CO N LO S O B J E T I V O S I N S T I T U CI O N A LE S D E
E F I C I E N CI A O P E R A CI O N A L, T A LE N T O H U M A N O Y G E S T I Ó N D E L C L I E N T E … … … p ág . 6 7 1 1 . 4 . M A P E O E S T R A T É G I CO D E V I N CU LA CI Ó N D E LO S D I F E R E N T E S N I V E LE S D E
G E S T I Ó N … … … p ág . 6 8
1 2 . D I R E CC I O N A M I E N T O O P E R A C I O N A L 1 2 . 1 . E L M A P A D E M A CR O P R O CE S O S … … … pá g. 6 9 - 7 0 1 2 . 2 . I N T E R R E LA CI Ó N D E L O S P R O CE S O S … … … p ág . 7 1 - 7 3
A N E X O S
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1. ANTECEDENTES El Direccionamiento Estratégico Operacional de la Dirección General de Registro Civil Identificación y
Cedulación se deriva de los lineamientos provistos por la Alta Dirección en concordancia con el Plan
Nacional del Buen Vivir.
La DIGERCIC comprometida con la implementación de su estrategia y para dar cumplimiento con el
orden rector de su Director General, emprende el afinamiento de su Planificación Institucional
considerando establecer los detalles pertinentes en cada nivel de responsabilidad de la organización,
por medio del establecimiento objetivos, acciones e indicadores utilizando la metodología del
Direccionamiento Estratégico alineado al Marco Normativo a fin a su competencia, cuyos pilares están
estructurados sobre la base de la cobertura, calidad y seguridad en el servicio, fortaleciendo el manejo
integral del talento humano, tecnologías, infraestructura y demás mecanismos institucionales como la
gestión integral del conocimiento que permiten proveer técnicamente el servicio requerido por el
usuario.
A si mismo se delinean directrices de fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales con los
diversos actores a nivel nacional y establece los respectivos controles para mitigar la amenaza de
corrupción; generar sostenibilidad financiera; e implementar los sistemas de gestión que aseguran en el
mediano plazo el fortalecimiento institucional en relación a la administración por procesos, gestión de
riesgos operativos y laborales, seguridad en la información; entre otros.
2. EVOLUCION HISTORICA1 La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, fue creada mediante Ley del Congreso
Nacional de la República del Ecuador, de 29 de Octubre de 1900, y se encuentra circunscrita en el
proceso de cambios profundos efectuados por el General Eloy Alfaro Delgado, que marcó un hito de
importancia suprema en la vida del país.
Son entre sus principales funciones; organizar, ejecutar y vigilar las inscripciones de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas, otorgar cédulas de ciudadanía y gestionar la identidad para el
ejercicio de los derechos constitucionales, con base en un servicio eficiente y moderno.
La Revolución Liberal de 1895 marcó un hito en la historia ecuatoriana; se implantó el laicismo como
antítesis del conservadorismo dominador. De esta forma, el liberalismo, cuyo líder fue el General Eloy
Alfaro, generó para el Ecuador cambios radicales y profundos, que trajeron una verdadera
transformación del aparato administrativo estatal, y por primera vez se ejecutó un proyecto de
Modernización del Estado.
En este contexto, se elabora el primer proyecto de Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación,
presentado para conocimiento del Congreso Nacional, el 5 de enero de 1897, sin embargo, se promulga
la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación, el 25 de octubre de 1900, la misma que fue
publicada en el Registro Oficial Nº 1252, del 29 del mismo mes y año.
A través de esta Ley se formaliza la creación de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación. Del texto de la Ley, se advierte que la Institución como tal iniciaría sus labores a partir del 1°
de enero de 1901. El Registro Civil, Identificación y Cedulación inició su funcionamiento como
1 Tomado del último documento de Planificación de la Institución (2013).
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dependencia de la Oficina Central de Estadísticas, asumiendo competencias y responsabilidades con
ámbito nacional, en 400 oficinas responsables; inicialmente registro los nacimientos y matrimonios,
distribuidos en todo el País.
Fue el General Eloy Alfaro, Presidente Constitucional de la República, quien entregó la responsabilidad
de la administración de ésta naciente institución a ecuatorianos ilustres, como Manuel J. Calle, quien
ejerció la dirección; Carlos Andrade, como secretario; Leopoldo de la Torre, como oficial mayor, entre
otros. Todos, coidearios del "Viejo Luchador", respondieron a la política de permitir que el Estado tenga
control sobre la información demográfica nacional, la que antes estaba bajo la responsabilidad del clero.
Desde inicios de la Conquista Española, los sacerdotes eran responsables de la administración de los
votos del bautismo y matrimonio; además, emitían certificados de defunción de los fieles católicos,
religión mayoritaria, casi única en nuestro País a inicios del pasado siglo, constituyéndose así el primer
registro eclesiástico. Al inicio de la gestión hubo resistencia por parte del clero, organización que influyó
en la población para catalogar a la innovación liberal como un atentado en contra de la religión. Ante
esto, el Gobierno Nacional apela a la autoridad eclesial para que disponga a los miembros del clero que
no procedan a realizar más bautismos, matrimonios y sepelios, si previamente no se realiza la debida
inscripción de tales hechos en las oficinas del Registro Civil, Identificación y Cedulación; la resistencia
generada hacia la revolución liberal por los líderes conservadores fue tan grande que, según algunos
autores, concluyó con el linchamiento y asesinato del General Eloy Alfaro en 1905 y la prisión de sus
dirigentes.
Años más tarde, en 1912, mediante reforma legal, se establece la disolución del vínculo matrimonial,
frente a lo que se genera una nueva reacción airada de los representantes de la Iglesia y de sectores de
la sociedad que consideran al divorcio como un grave atentado en contra de la estabilidad del núcleo
familiar. Mediante Decreto Ejecutivo No. 126 del 11 de diciembre de 1925, se establece la expedición
de cédulas como mecanismo para introducir una forma más segura de identificación de los ecuatorianos
y, a su vez, garantizar la transparencia de los procesos electorales. El Registro Civil, Identificación y
Cedulación dependió, para su funcionamiento, del Ministerio de Hacienda, luego del Ministerio de
Fomento, de la Dirección General de Estadísticas, del Tribunal Supremo Electoral, asignándole también
nuevas responsabilidades: elaborar los padrones electorales y asumir la Dirección Nacional de
Seguridad, mientras que en Guayaquil se creó la oficina de dactiloscopia, en razón de que se estableció
un nuevo procedimiento para las investigaciones de delitos, expedición de pasaportes y el control de
inmigración. El 3 de febrero de 1936, se creó la oficina de dactiloscopia en Quito.
La situación de la Institución fue incierta hasta 1959, año en el cual definitivamente comienza a
funcionar como Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, dependiente del
Ministerio de Gobierno. Mediante Decreto Supremo Nº 3020, del 5 de enero de 1965, publicado en el
Registro Oficial Nº 408, se crea la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, y se
amplía su ámbito de acción. El 14 de noviembre de 1966, mediante Decreto Supremo de la Junta Militar
de Gobierno, presidida por el Capitán de Navío Ramón Castro Jijón, se realiza la codificación de la Ley de
Registro Civil, Identificación y Cedulación y lo adscribe al Tribunal Supremo Electoral, la que tuvo una
vigencia de 10 años.
Para la década de los setenta, era una entidad pionera en Latinoamérica, modelo para el desarrollo de
procesos como el que Chile implementó. Es importante destacar el hecho de que en 1975 se pone en
marcha el sistema de procesamiento electrónico de datos, el cual, en principio, sirvió de apoyo para la
emisión de cédulas.
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Mediante Decreto Supremo Nº 278, publicado en el Registro Oficial Nº 70 del 21 de abril de 1976, se
realiza una reforma a la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación, con el propósito de armonizar
esta Ley, con las innovaciones introducidas en el derecho civil ecuatoriano y facilitar la prestación de
servicios a la comunidad. A partir de entonces, dicho cuerpo legal ha sido modificado parcialmente, a
través de decretos ejecutivos, lo cual no necesariamente ha favorecido su aplicación. Ante la
inexistencia de un reglamento a la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación, se ha procedido a
viabilizar su aplicación mediante la emisión de instructivos, que se fundamentan en las decisiones
políticas, los criterios de los directivos y en las necesidades coyunturales. El 7 de diciembre de 2004,
mediante Decreto Ejecutivo No. 2283, se dispone que el Consejo de Modernización del Estado
(CONAM), emprenda inmediatamente la reforma y modernización de la Dirección General de Registro
Civil, Identificación y Cedulación, con el fin de que preste un servicio eficaz y libre de corrupción a los
ecuatorianos.
Posteriormente, el 15 de julio de 2005, por Decreto Ejecutivo No. 331, se crea el Sistema Nacional de
Registro Civil, Identificación y Cedulación, con el carácter de único y con el fin de garantizar el derecho a
la identidad de los ciudadanos ecuatorianos y de los extranjeros residentes en el territorio nacional para
el ejercicio de sus derechos constitucionales.
Mediante Decreto Ejecutivo, publicado en el Registro Oficial No. 26 del 22 de febrero de 2007, Art. 7,
"Las Competencias.- atribuciones, funciones, derechos y obligaciones, constantes en convenios,
contratos u otros instrumentos jurídicos, nacionales o internacionales, que el Consejo Nacional de
Modernización CONAM - ejercía con relación a la reforma y modernización de la Dirección General de
Registro Civil, Identificación y Cedulación, pasan a ser ejercidas a partir de esta fecha por la
Vicepresidencia de la República."
El Registro Civil, inicio un proceso de fortalecimiento institucional que se sustenta en el dictamen de la
nueva Constitución de la República del Ecuador, del 2008, la cual establece en el Artículo 261 como
competencia exclusiva del Estado numeral 1: “El Registro de personas, nacionalización de extranjeros y
control migratorio”.
Mediante Decreto Ejecutivo Nº 8, el 13 de agosto se crea el Ministerio de Telecomunicaciones y
Sociedad de la información, y se adscribe a esta cartera de estado la Dirección General de Registro Civil,
Identificación y Cedulación la cual será se encarga de supervisar su inmediata reforma y modernización.
Por su parte, el Plan Nacional del Buen Vivir, articula la promoción del desarrollo humano integral,
incluyendo los ejercicios universales de los derechos civiles, políticos, económicos, sociales, culturales y
ambientales, como un objetivo del País.
3. INTRODUCCIÓN El Registro Civil es la entidad del estado que garantiza el derecho a la identidad personal y colectiva, que
incluye tener nombre y apellido, debidamente registrados y libremente escogidos; así como conservar,
desarrollar y fortalecer las características materiales e inmateriales de la identidad, tales como la
nacionalidad, procedencia familiar, entre otras. Se encarga de dejar constancia de los hechos o actos
relativos al estado civil de las personas y otros que las leyes le encomienden como la inscripción de los
nacimientos, filiación, los fallecimientos reales o presuntos, los matrimonios y uniones de hecho. En la
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actualidad se tiene más de 15 millones de usuarios quienes solicitan los diversos servicios tanto
presenciales como electrónicos en los más de 180 puntos de atención a nivel nacional y en 82
consulados a nivel mundial; 56 instituciones públicas y privadas realizan más de 191 millones de
transacciones a la base de datos registral como: nombres, apellidos, estado civil, foto, firma, entre otros.
Cada año se ejecuta cerca de 11.3 millones de transacciones en agencias a nivel nacional, siendo una de
las pocas instituciones públicas que entrega este alto número de servicios. En referencia al servicio de
identificación y cedulación, cada año en promedio se producen más de 2.5 millones de cédulas
electrónicas y desde el inicio de la modernización a la fecha, se han entregado más de 12 millones de
cédulas, garantizando así la identidad única a los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país; se han
realizado más de 1000 brigadas, las cuales atendieron a los sectores y grupos más vulnerables del país.
Gracias a este servicio se han entregado más de 40 mil documentos de identidad e identificamos a cerca
de 15 mil personas en fronteras en coordinación con la Registraduría de Colombia; de igual manera en la
actualidad se cuenta con el apoyo de la Organización de Estados Americanos, OEA, y del Banco
Interamericano de Desarrollo, BID, para la ejecución de brigadas y reducción del Subregistro.
De igual manera desde el 2014 hasta la presente fecha se han inscrito más de 400 mil nacimientos de los
cuales más de 90 mil fueron realizados en ARCES, (Agencias de Registro Civil en Establecimientos de
Salud) servicio creado pensando en la comodidad de los padres de familia quienes ya no necesitan ir al
Registro Civil para inscribir de manera inmediata y sin costo a su recién nacido, en la actualidad se
cuenta con más de 38 ARCES ubicadas en centros de salud pública a nivel nacional. En el año 2014 y en
lo que va del 2015, más de 70 mil parejas celebraron sus matrimonios en las agencias de la DIGERCIC
dentro o fuera de ellas. En suma, se han entregado más de 500 mil servicios presenciales relacionados a
inscripciones.
En relación a la infraestructura, se han cerrado 575 puntos con la visión de construir agencias modernas
con un diseño funcional con facilidades para personas con discapacidad sin embargo durante el año
2014 y parte del 2015 se entregaron 24 nuevas agencias a nivel nacional de las 75 totalmente
modernizadas, acercando así los servicios a los sectores más vulnerables, beneficiando a más de un
millón de ciudadanos de manera directa; en la actualidad se ejecutan más de 50 remodelaciones con el
fin de asegurar espacios dignos de atención cuyas poblaciones demandan cada día más servicios de
Registro Civil.
El Modelo de Direccionamiento Institucional se ha basado en 3 ejes principales: Cultura de Servicio,
Orientación al Ciudadano y lograr la Eficiencia Operacional sustentado en el análisis operacional del cual
se determinaron los Factores Críticos del Éxito relacionados con: la creación de nuevos canales y
servicios electrónicos, la del satisfacción del usuario e imagen institucional, la cultura comunicacional y
organizativa, el desarrollo del talento humano, el fortalecimiento de las tecnologías de información y
comunicación, el compromiso de la alta dirección y la colaboración interinstitucional.
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4. BASE LEGAL DE LA DIGERCIC PREVIO ANÁLISIS OPERACIONAL A continuación se menciona los aspectos generales más relevantes de los diferentes cuerpos normativos
que delimitan las competencias de la DIGERCIC y que fueron parte integral del análisis operacional
posterior para la definición de los Factores Críticos del éxito.
4.1. CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR (ART. 66 / 92 / 262).
Se reconoce y garantizará a las personas: ... El derecho a la identidad personal y colectiva, que incluye
tener nombre y apellido, debidamente registrados y libremente escogidos; y conservar, desarrollar y
fortalecer las características materiales e inmateriales de la identidad, tales como la nacionalidad, la
procedencia familiar, las manifestaciones espirituales, culturales, religiosas, lingüísticas, políticas y
sociales
… Toda persona, por sus propios derechos o como representante legitimado para el efecto, tendrá
derecho a conocer de la existencia y a acceder a los documentos, datos genéticos, bancos o archivos de
datos personales e informes que sobre sí misma, o sobre sus bienes, consten en entidades públicas o
privadas, en soporte material o electrónico. Asimismo tendrá derecho a conocer el uso que se haga de
ellos, su finalidad, el origen y destino de información personal y el tiempo de vigencia del archivo o
banco de datos. Las personas responsables de los bancos o archivos de datos personales podrán difundir
la información archivada con autorización de su titular o de la ley. La persona titular de los datos podrá
solicitar al responsable el acceso sin costo al archivo, así como la actualización de los datos, su
rectificación, eliminación o anulación. En el caso de datos sensibles, cuyo archivo deberá estar
autorizado por la ley o por la persona titular, se exigirá la adopción de las medidas de seguridad
necesarias. Si no se atendiera su solicitud, ésta podrá acudir a la jueza o juez. La persona afectada podrá
demandar por los perjuicios ocasionados.
El Estado central tendrá competencias exclusivas sobre: … El registro de personas, nacionalización de
extranjeros y control migratorio.
4.2. DECRETO SUPREMO NO. 278 (LEY DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN)
Corresponde a esta Dirección la celebración de matrimonios, la inscripción de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas residentes en el territorio de la República y de los ecuatorianos
residentes en el exterior, y su identificación y cedulación. Tiene por finalidad específica organizar dichas
inscripciones, otorgar las cédulas de identidad y ciudadanía…
4.3. DECRETO EJECUTIVO N 8 DEL 13 DE AGOSTO DE 2009 (ART. 01 / 21).
… Créase el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, como el órgano
rector del desarrollo de las Tecnología de la Información y Comunicación, que incluye las
telecomunicaciones y el espectro radioeléctrico, que tendrá como finalidad emitir políticas, planes
generales y realizar el seguimiento y evaluación de su implementación, coordinar acciones de apoyo y
asesoría para garantizar el acceso igualitario a los servicios y promover su uso efectivo, eficiente y eficaz,
que asegure el avance hacia la Sociedad de la Información para el buen vivir de toda la población.
Adscripción del Registro Civil.- Adscríbase la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación al Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedades de la Información, el que supervisará la
inmediata reforma y modernización de esa Entidad. La Dirección General de Registro Civil, Identificación
y Cedulación será una entidad descentralizada y desconcentrada administrativa y financieramente, su
representante legal será el Director General.
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4.4. LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (ART. 01).
Constituye Patrimonio del Estado, la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se
produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos y privado. . .
Dicha documentación básica estará constituida por los siguientes instrumentos: Escritos manuscritos,
dactilográficos o impresos, ya sean originales o copias; Material cibernético; y otros materiales no
especificados…
4.5. NORMAS DE CONTROL INTERNO (410 - TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN)
Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo para
procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como el
involucramiento de la alta dirección, por lo que las actividades y procesos de tecnología de información
de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y
estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional….
… Se elaborará e implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los
recursos tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan estratégico institucional y éste con el
Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de gobierno.
… Se debe elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización
de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio WEB de la entidad, a base de las
disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos.
4.6. RESUMEN DEL ANÁLISIS OPERACIONAL DEL PROYECTO DE LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA
NACIONAL DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN UTILIZADO COMO ESCENARIO PROSPECTIVO DE
MEDIANO PLAZO. (DE LAS COMPETENCIAS):
- Inscripción y registro de los hechos y actos relativos del estado civil de las personas.
- Identificación y otorgamiento del Documento Único de Identificación a los ecuatorianos y
extranjeros residentes con domicilio en el Ecuador.
- Celebración y registrar los matrimonios; celebración e inscripción de las uniones de hecho.
- Realizar y registrar los reconocimientos de hijos.
- Realizar y registrar cambios, adiciones o supresiones de nombres
- Realizar y registrar cambio de apellidos.
- Realizar y registrar reconstituciones relativas a nacimientos, matrimonios, defunciones y
certificados biométricos.
- Rectificar los errores y omisiones constantes en el texto de las inscripciones de nacimiento,
matrimonio y defunciones.
- Anular las inscripciones de los hechos y actos relativos al estado civil de las personas conforme
- Recopilar y sistematizar los registros vitales de las personas
- Identificación de migrantes
- Homologación de actos y hechos relativos al estado civil celebrados ante autoridad
administrativa extranjera.
- Transferencia electrónica de datos personales asequibles
- Solemnizar, inscribir y registrar las disoluciones de uniones de hecho
- Receptar las declaraciones de los contrayentes de disolución del vínculo matrimonial por
mutuo acuerdo
- Emisión de pasaportes ordinarios
-
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5. ANÁLISIS OPERACIONAL
La Dirección General de Registro Civil Identificación y Cedulación representa el ente ejecutor del derecho fundamental de la identidad de las personas, así como el registro que por efecto de las modificaciones de actos de los ciudadanos y hechos vitales, deban mantenerse como información organizada, segura, fiable y disponible en el momento requerido a nivel Nacional. El desarrollo de las tecnologías de información y la construcción de los distintos conjuntos de datos requeridos por todos los Procesos, obliga a considerar que el servicio de tecnologías de información y comunicación es un elemento clave dentro del modelo de gestión organizacional de atención al usuario; de allí que se ha definido como un Componente Estructural de la organización a los sistemas de información que se deben implantar de una manera integral e interrelacionada, eliminando soluciones parciales, aisladas y que atiendan problemas puntuales e integrales en relación a la cadena de valor y actividades administrativas. La oportunidad principal a destacar en la organización es que su desarrollo prospectivo debe estar en paralelo con el desarrollo de las tecnologías de información alineadas a sus competencias de regulación, custodia, acceso, mantenimiento y actualización de los documentos físicos y/o electrónicos, administración y creación de bases de datos, procedimientos y registros informáticos de hechos y actos relativos al estado civil de las personas, que aseguran el derecho a la identidad e identificación de las mismas. Por lo tanto la conceptualización y desarrollo de los sistemas de información igualmente deben estar ligados con la estructuración de los distintos procesos, y sus resultados implican la obtención de un sin número de subconjuntos de datos que tienen múltiples posibilidades de acceso, así como múltiples posibilidades de uniones, e intersecciones entre ellos, y de ésta manera proveer de distintas soluciones a las diversas problemáticas o proyecciones a resolver; es así que para los procesos de identificación y expedición de la documentación de identidad se emplea la captura biométrica de los ciudadanos a través de sistemas tecnológicos que permiten obtener datos seguros, confiables y verídicos. En un futuro el mismo procedimiento regirá para la entrega de pasaportes. Las tecnologías de información tales como las Bases de Datos relacionales, espaciales, documentales, constituyen al igual que la red Internet posibles alternativas sobre las cuales se deben construir las soluciones operativas requeridas para la institución y el usuario; que definen el equipamiento y el software base correspondiente a instalarse y/o desarrollarse con capital humano propio deslindándose de la actual dependencia tecnológica de un solo proveedor. La institución debe formalizar los convenios de relación interinstitucional entre los principales actores de uso y manejo de información de identidad, hechos y actos de las personas; donde la interrelación basada en subprocesos asegurará claridad de rol institucional y eficiencia operacional cuando se disponga de información clara sobre las diferentes brechas de información (nacimientos, defunciones, entre otros) que coadyuvan al control del subregistro. Así mismo deberá fortalecer y/o crear los nuevos convenios que permitan proveer nuevos servicios de entrega de información que aseguren la sostenibilidad financiera percibiendo los valores que cada uno corresponda cobrar, según el estudio previo de tarifas, sustentado en el Marco Legal y basado en el principio del buen vivir. Si el planteamiento futuro es que el Registro Civil, al 2017 sea la mejor institución pública del país en la prestación de servicios en línea y presenciales, que monitorea y garantiza satisfacción al usuario; esto exhorta a que la institución disponga de plataformas tecnológicas que permitan interactuar con él, además de contar con canales alternativos de atención como autoservicios; mejorar sus procesos
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operativos y propiciar el uso de Firma Electrónica y/o registros electrónicos como fuente de legalización de los registros de hechos, actos y transacciones en general. Deberá contar con protocolos que monitoreen su Imagen y el resultado de la calidez de atención al ciudadano así como garantizar su servicio a nivel nacional, inclusive, propiciando que la Corporación Registro Civil de Guayaquil funcione como agencia zonal de la DIGERCIC. Al adoptar las mejores prácticas y/o experiencias de instituciones similares siendo referentes locales o
de otros países, la DIGERCIC dispondrá de los criterios técnicos que validen aspectos críticos en las
operaciones como política de precios y estándares de atención que sirvan de línea base para el
establecimiento de metas y determinación acciones preventivas y/o correctivas que coadyuven al
cumplimiento de la visión. Estandarizar, planificar, validar y tomar decisiones basadas en resultados de
los planes, programas, proyectos, procesos y procedimientos; permitirá la incursión en la certificación
de Sistemas de Gestión que evidencien calidad en el servicio, cumplimiento de requisitos y confiabilidad
en la Gestión de Tecnologías de información entre otros.
6. FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO
LÍNEAMIENTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES
Los F.C.E. son los distintos lineamientos que le permiten a la estrategia organizacional identificar donde
es necesario asignar sus recursos y concentrar los esfuerzos, ubica aquellos procesos (normalmente son
pocos) que son críticos para garantizar sostenibilidad de largo plazo.
FCE 1. ASEGURAR LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN DE REGISTRO CIVIL IMPLANTANDO MECANISMOS DE
SEGUIMIENTO, CONTROL Y VALIDACIÓN GENERANDO VALOR AL USUARIO
FCE 2. GARANTIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS EN RELACIÓN A LOS HECHOS Y ACTOS
CIVILES DE LAS PERSONAS
FCE 3. GARANTIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS DE IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS
FCE 4. ADMINISTRAR LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN GENERAL Y TÉCNICA BAJO PARÁMETROS DE SEGURIDAD,
FIABILIDAD Y OPORTUNIDAD EN CONCORDANCIA CON EL MARCO LEGAL VIGENTE
FCE 5. DISPONER DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN QUE ASEGURAN LA PRESTACIÓN DE
LOS SERVICIOS Y LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
FCE 6. FORTALECER LAS CAPACIDADES INTEGRALES DE LOS EMPLEADOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN
FCE 7. ASEGURAR LA EFECTIVIDAD EN EL USO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS QUE
CONTRIBUYEN A LA SOSTENIBILIDAD DE LA INSTITUCIÓN
7. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
DETERMINACIÓN DEL D.O.F.A. INSTITUCIONAL Y MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
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El diagnóstico estratégico constituye el levantamiento y análisis de la situación interna y externa
considerando el cumplimiento de su competencia institucional sustentada en el marco normativo así
como la consecución de sus directrices prospectivas de mediano plazo.
ITEM DEBILIDADES
INFO
RM
AC
IÓN
DEL
Y P
AR
A
EL U
SUA
RIO
D1 Base de datos de información de ciudadanos y extranjeros residentes en el país por completar, depurar y digitalizar a nivel nacional y provincial. No permite integrar el expediente digital del ciudadano
D2 No se garantiza la trazabilidad de la información del usuario, con la indexación de documentos físicos vs los datos existentes
D3 Sub registros en nacimientos y defunciones
D4 Brecha de cedulación con nuevo documento de identidad
MÉT
OD
O
D5
Desarticulación en la Fase de Seguimiento y control de la Planificación Institucional; Riesgo Operativo y Gestión por Procesos con el G.P.R.. No se realizan inspecciones, auditorías; ni validaciones en los diferentes procesos críticos de negocio y a otros requeridos por ley.
D6 No se ha formalizado el Plan Estratégico de Tecnologías de Información ni los Plan de Contingencia y continuidad del negocio
D7 No se han restaurado la documentación de archivo registral (físico) que ha sufrido daño y/o está deteriorada por el tiempo; maltrato y manipuleo
D8
No se dispone de programas comunicacionales que definan estrategias de concientización, captación y promoción: - La importancia de la identificación - Beneficios en cuanto a usabilidad y trámites - Consulta de datos (Gobierno Electrónico) - Beneficios sociales - Validación preliminar en Línea - Programas comunicacionales que propician acercamientos a comunidades rurales y extranjeros
D9 No se dispone de información estadística en relación a la atención y satisfacción del usuario; ni prácticas de Registro Civil en otros países; ni estándares que permitan compararse con otras instituciones públicas para el cumplimiento de la Visión
ITEM DEBILIDADES
PR
OC
E
SOS
Y
EST
RU
CTU RA
D10 Exceso de trámites internos generan retrasos en las adquisiciones
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D11 Inexistencia de Subprocesos que evidencien la relación Interinstitucional entre Registro Civil y otras Unidades del Estado
D12 Estructura organizacional actual, no acorde a la dinámica del negocio de mediano y largo plazo
D13 Dependencia tecnológica del proveedor del sistema de cedulación Magna. Falta de garantías técnicas en los Sistemas de Información y Comunicación
INFR
AES
TRU
CTU
RA
D14 Falta operatividad y control de la infraestructura destinada para el negocio - Infraestructura para las Operaciones y Archivo - Infraestructura Administrativa
D15 Falta de seguimiento y control integral de activos de larga duración y custodios de bienes muebles e inmuebles y equipos
MA
TER
IALE
S Y
EQ
UIP
OS
HA
RD
WA
RE
Y S
OFT
WA
RE
D16 Vigencia Tecnológica en el límite de operación
D17 Existencia de varios sistemas de información y falta de integración entre sí; además falta de sistemas de información a los procesos de apoyo y de toma de decisiones. Falta de integración de los equipos de almacenamiento de datos.
D18 Falta de Licenciamiento en los paquetes de ofimática y Diseño Gráfico No aplicación del Decreto Ejecutivo 1014 (Software libre)
TALE
NTO
HU
MA
NO
D19 No se cumplen con los perfiles por competencia definidos para cada puesto de trabajo; y se desconoce la brecha de competencia
D20
No existe un protocolos que formalicen al accionar de la administración, desarrollo y desempeño del talento humano acorde al puesto de trabajo: - Inducción al Personal - Rotación de Personal - Medición de desempeño acorde a resultados y al cumplimiento de funciones - Desconocimiento de clima laboral y ambiente de trabajo
D21 No se ha implementado el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
NO
RM
ATI
VID
AD
PR
ESU
PU
EST
O
D22 Falta aprobación de normatividad que facilite competencias concurrentes a las actuales
D23 La Planificación Presupuestaria no evidencia la Gestión integral de la Planificación Estratégica y de los diferentes planes operativos
D24 Promover la usabilidad electrónica de la cédula requiere Alta Inversión
D25 Déficit presupuestario supera el 10% anual; desde el punto de operación Y el 40% anual; desde el punto de vista integral (inversión + gasto corriente)
ITEM OPORTUNIDADES
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IN
FOR
MA
CIÓ
N D
EL Y
PA
RA
EL U
SUA
RIO
O1 Desarrollo e implementación de procesos internos, y provisión de servicios utilizando Firma Electrónica y registros electrónicos como fuente de legalización de los registros de hechos y actos y transacciones en general
O2 Propiciar nuevos servicios en relación al registro y solemnización de hechos y actos civiles de las personas:
O3 Incrementar los servicios complementarios de Registro Civil acorde a la demanda de información registral y biométrica
O4 Considerar auto servicios como canal alternativo de atención al usuario acorde a una tarifa establecida. Contar con plataformas tecnológicas que permitan interactuar con el usuario
MÉT
OD
O
O5 Renegociar los convenios y/o contratos con proveedores catalogados como Alto Impacto al negocio
PR
OC
ESO
S Y
ESTR
UC
TUR
A
O6 Implantación de Sistemas de Gestión: - Sistemas Integrados de Gestión QHSE - Buenas prácticas de TICs
O7 Corporación Registro Civil GYE funcione como agencia zonal de la Dirección General de Registro Civil.
MA
TER
IALE
S Y
EQ
UIP
OS
HA
RD
WA
RE
Y S
OFT
WA
RE
O8 Aprovechamiento de los servicios de Nube y/o centro de datos compartidos del estado para garantizar la prestación de los servicios y sistemas informáticos minimizando riesgos de los data center
O9 Se asigne un porcentaje gradual o fijo de la renta que se genera en la cadena de valor para fortalecer los Procesos en relación a TI
NO
RM
ATI
VID
AD
PR
ESU
PU
EST
O
O10 Contar con experiencias referentes locales o de otros países que validen la política de precios y estándares institucionales
ITEM FORTALEZAS
INFO
RM
AC
IÓ
N D
EL Y
PA
RA
EL U
SUA
RIO
F1 Cerca de nueve millones de ecuatorianos ya cuentan con identificación biométrica y datos actualizados con mayor confiabilidad
F2 Reducción del índice de subregistro por medio de la identificación de personas con brigadas móviles; solidarias e institucionales
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F3 Homologación de procedimientos y simplificación de requisitos para obtención de servicios del Registros Civil
F4 Presencia e Imagen a nivel nacional; Monopolio en la prestación del Servicio
F5 Reducción de actos ilegítimos hacia el usuario por medio del uso de protocolos y sistemas de información
MÉT
OD
O
F6 El buen uso de la Herramienta G.P.R. propicia un adecuado seguimiento y control a los Objetivos Institucionales, Procesos; Proyectos, Riesgos Operativos y Planes de Mejora
F7 Se generan No. de Cédula para ecuatorianos residentes en el exterior en lugares donde hay consulados
F8 Existen convenios interinstitucionales que permiten en el mediano plazo sostenibilidad del negocio
INFR
AES
TRU
CTU
RA
F9 Se dispone de oficinas y equipos modernos, para la prestación de servicios a la ciudadanía en las principales ciudades. Y conectividad en la mayoría de ellas
F10 Se han legalizado > 95% la infraestructura perteneciente al Registro Civil, además de implementar el aseguramiento de los activos de la misma
NO
RM
ATI
VID
AD
PR
ESU
PU
EST
O
F11 Existe el compromiso de Alta Dirección en mejorar la Gestión Integral de la institución
ITEM AMENAZAS
USU
AR
IO
A1 Uso de equipos inapropiados para la digitalización de documentos podrían ocasionar daños en los archivos físicos
MÉT
OD
O
A2 Falta de controles en plataforma AS-400 y falta enrolamiento biométrico, podría degenerar en Robo de identidad del usuario
A3 El Sistema Nacional de Salud, Ministerio del Interior y otros organismos del sector público no disponen de los medios tecnológicos que identifiquen la brecha de información en relación a inscripciones de nacimientos y defunciones
A4 Varios servicios electrónicos del Registro Civil son también realizados como competencia de la DINARDAP; además que usan y manejan información de Registro Civil
7.1. PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL
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5
4
3
2
1
0 1 2 3 4 5
[5]
Muy Alto
Muy
Importante
EJE Z.- "Impacto sobre el Cliente"
Bajo
Tolerable
[3]
Medio
Moderado
[4]
Alto
Importante
Bajo Impacto
Impacto Negativo
Poco Impacto
Impacto Moderado
Alto Impacto
Impacto Positivo
IMPACTO
FINANCIERO
[1]
Muy Bajo
Trivial
[2]
EJE Y.- "Impacto al Factor Crítico del Éxito"
EJE X.- "Impacto Financiero": Inversión/Gasto
2.5
NO
IM
PO
RTA
NTE
CUADRANTE III CUADRANTE IV
2.5
IMPACTO AL
F.C.E.
URGENTE PLANIFICADOR
CUADRANTE I CUADRANTE II
IMP
OR
TAN
TE
F3
D19
F1 D2; D8; D9;
D20; F11
D12
O1; O6;
F8; A4
D5;
D6;
D23
D4; F4;
O5
O7; D25
A1; F6
D22D16 D13
D10D11 D3; F2 D17 03; D24
F5
D21; O10
O2
A3
D7; O8 D14; F9 D15; D18; O9
F7; A2
F10
MAPEO DE PRIORIZACIÓN DE D.O.F.A.
En base a la identificación y priorización del análisis situacional se establece el PERFIL GERENCIAL
PREVIO A LA ESTRATEGIA considerando que todas las estrategias en general tienen las siguientes
características:
1. Contienen una o más ventajas competitivas y se formulan en base a Información relevante
2. Se implementan de acuerdo a un proceso de gestión: planificación, organización, ejecución y control.
3. Se puede plantear un Plan de acciones simultáneas, en cual se construye en base a las Iniciativas
(actividades, programas, proyectos) para cada uno de los Factores Determinantes (personas,
recursos, tecnología, equipos, condiciones del entorno, etc.) de cada evento en particular relativos
al estado civil de las personas residentes en el territorio de la república y de los ecuatorianos
residentes en el exterior
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7.2. PERFIL GERENCIAL DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO
El perfil de información gerencial permite la determinación de las estrategias o Acciones estratégicas. Se
ha delimitado el campo de análisis estratégico al cuadrante No. 02 correspondiente al escenario
Importante & Planificador, cruzando con criterio de impacto al cliente (Alto impacto o Impacto positivo)
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL
ITEM CÓDIGO D/O/F/A
PERFIL GERENCIAL PREVIO LA ESTRATEGIA
1 D1
Base de datos de información de ciudadanos y extranjeros residentes en el país por completar, depurar y digitalizar a nivel nacional y provincial. No permite integrar el expediente digital del ciudadano
Depurar, Salvaguardar y Almacenar técnicamente la información como expediente digital del usuario
2 D2 No se garantiza la trazabilidad de la información del usuario, con la indexación de documentos físicos vs los datos existentes
Depurar, Salvaguardar y Almacenar técnicamente la información existente del usuario
3 O1
Desarrollo e implementación de procesos internos, y provisión de servicios utilizando Firma Electrónica y registros electrónicos como fuente de legalización de los registros de hechos y actos y transacciones en general
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los servicios.
4 D3 Sub registros en nacimientos y defunciones Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales que reducen la tasa de subregistro y registro tardío de nacimientos; y fortalecer las existentes
5 D4 Brecha de cedulación con nuevo documento de identidad Construir nuevas fuentes de ingreso y fortalecer las existentes
7 O3 Incrementar los servicios complementarios de Registro Civil acorde a la demanda de información registral y biométrica
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los servicios.
8 O4
Considerar auto servicios como canal alternativo de atención al usuario acorde a una tarifa establecida. Contar con plataformas tecnológicas que permitan interactuar con el usuario
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los servicios.
10 F2 Reducción del índice de subregistro por medio de la identificación de personas con brigadas móviles; solidarias e institucionales
Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales que reducen la tasa de subregistro y registro tardío de nacimientos; y fortalecer las existentes
12 F4 Presencia e Imagen a nivel nacional; Monopolio en la prestación del Servicio
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a clientes y usuarios
14 A1 Uso de equipos inapropiados para la digitalización de documentos podrían ocasionar daños en los archivos físicos
Acrecentar, digitalizar y conservar el Archivo Físico Institucional y Técnico
18 D8
No se dispone de programas comunicacionales que definan estrategias de concientización, captación y promoción: - La importancia de la identificación - Beneficios en cuanto a usabilidad y trámites - Consulta de datos (Gobierno Electrónico) - Beneficios sociales - Validación preliminar en Línea - Programas comunicacionales que propician acercamientos a comunidades rurales y extranjeros
Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios Integrales de Registro Civil
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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL
19 D9
No se dispone de información estadística en relación a la atención y satisfacción del usuario; ni prácticas de Registro Civil en otros países; ni estándares que permitan compararse con otras instituciones públicas para el cumplimiento de la Visión
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a clientes y usuarios
20 F6 El buen uso de la Herramienta G.P.R. propicia un adecuado seguimiento y control a los Objetivos Institucionales, Procesos; Proyectos, Riesgos Operativos y Planes de Mejora
Implantar y certificar los Sistemas de Gestión que garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de las partes interesadas
25 D11 Inexistencia de Subprocesos que evidencien la relación Interinstitucional entre Registro Civil y otras Unidades del Estado
Implantar y certificar los Sistemas de Gestión que garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de las partes interesadas
26 D12 Estructura organizacional actual, no acorde a la dinámica del negocio de mediano y largo plazo
Implementar la estructura orgánica - funcional requerida que sustenta la visión
27 O6 Implantación de Sistemas de Gestión: - Sistemas Integrados de Gestión QHSE - Buenas prácticas de TICs
Implantar y certificar los Sistemas de Gestión que garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de las partes interesadas
28 D13 Dependencia tecnológica del proveedor del sistema de cedulación Magna.Falta de garantías técnicas en los Sistemas de Información y Comunicación
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio de la Gestión del Riesgo
29 O7 Corporación Registro Civil GYE funcione como agencia zonal de la Dirección General de Registro Civil.
Acrecentar, digitalizar y conservar el Archivo Físico Institucional y Técnico
30 O5 Renegociar los convenios y/o contratos con proveedores catalogados como Alto Impacto al negocio
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio de la Gestión del Riesgo
31 F8 Existen convenios interinstitucionales que permiten en el mediano plazo sostenibilidad del negocio
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los servicios.
32 A4 Varios servicios electrónicos del Registro Civil son también realizados como competencia de la DINARDAP; además que usan y manejan información de Registro Civil
Implementar la nueva Ley de Registro Civil y sus reglamentos acorde a las necesidades de modernización, operatividad y gestión institucional.
37 D16 Vigencia Tecnológica en el límite de operación Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio de la Gestión del Riesgo
38 D17
Existencia de varios sistemas de información y falta de integración entre sí; además falta de sistemas de información a los procesos de apoyo y de toma de decisiones. Falta de integración de los equipos de almacenamiento de datos.
Garantizar operatividad, funcionalidad e integración de la infraestructura administrativa, tecnológica y de operaciones
47 D24 Promover la usabilidad electrónica de la cédula requiere Alta Inversión
Fomentar aplicaciones y servicios en relación a la usabilidad del documento de identidad biométrico
48 D25
Déficit presupuestario supera el 10% anual; desde el punto de operación Y el 40% anual; desde el punto de vista integral (inversión + gasto corriente)
Mantener bajo control los recursos institucionales y usar eficientemente el presupuesto de Gasto Corriente e Inversión
50 F11 Existe el compromiso de Alta Dirección en mejorar la Gestión Integral de la institución
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a clientes y usuarios
8. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
8.1. CONCEPTUALIZACIÓN
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El Direccionamiento Estratégico es la herramienta metodológica de gestión que conceptualiza los
lineamientos de la alta dirección (Factores Críticos del Éxito) en los objetivos institucionales en los
diferentes noveles de gestión organizados en 4 perspectivas, con relaciones causa – efecto.
En organizaciones del Sector Público la organización de la estrategia inicia con la perspectiva financiera
debido a que principal razón de servicio es la comunidad y el Estado.
El Mapeo Estratégico consiste en mostrar las diversas directrices institucionales, tomando inicialmente
como fuente de decisión uno de los pilares del Direccionamiento Estratégico: LOS FACTORES CRÍTICOS DEL
ÉXITO, esta información es de carácter genérico y de importancia para la Alta Dirección; así mismo el
Mapeo Estratégico puede reflejar al apalancamiento de la estrategia en los diferentes niveles de gestión es
decir puede ser formulado con objetivos estratégicos u objetivos de Nivel (1); en lo que se denomina
“BAJAR LA ESTRATEGIA AL PISO”, esta información es de uso directivo, gerencias y ciertas jefaturas de la
organización, así se establecerán las respectivas responsabilidades para el cumplimiento de esos objetivos
y cómo ellos aportan a la estrategia al involucrar las acciones estratégicas y Proyectos de Alto Impacto.
"La Misión institucional es la razón de ser de la organización, que evidencia su competencia y las
necesidades que satisface; los tipos de productos que ofrece y en general, cuáles son los límites de sus
actividades; es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible,
condiciona las actividades presentes y futuras, y proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la
toma de decisiones estratégicas". La Misión Institucional de la Dirección General de Registro Civil
Identificación y Cedulación, viene definida por competencia legal y sustentada en el Análisis Operacional
realizado por la Consultoría
“La Visión institucional define a la organización del mediano y largo plazo”, condiciona a la estrategia al
establecimiento y seguimiento de planes alineados con el FODA, es decir al cumplimiento del período
definido para la visión; el escenario organizacional habrá cambiado de tal manera que las fortalezas
identificadas en un período anterior se han reforzado existiendo otras oportunidades que constituirán el
ciclo de mejoramiento continuo.
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8.2. METODOLOGÍA DEL MODELO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO – OPERACIONAL
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METODOLOGÍA DEL MODELO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO – OPERACIONAL
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8.3. MISION DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y CEDULACION
8.4. VISION DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y CEDULACION
8.5. VALORES INSTITUCIONALES2
Honestidad y Transparencia: Los funcionarios de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación nos comportamos y expresamos con coherencia y sinceridad, de acuerdo con los valores éticos,
morales, de verdad y justicia. No solo decimos la verdad sino que la decimos de manera completa, es decir,
lo bueno y lo malo.
Trabajo en equipo y Comunicación: En esta institución trabajamos en equipo y nos comunicamos
asertivamente, es decir de forma directa, honesta, fundamentada y adecuada.
Compañerismo y Respeto: Los funcionarios respetamos y apoyamos a todos y cada uno de las compañeras
y compañeros de la institución, cumpliendo con nuestros deberes y derechos.
Responsabilidad: Cumplimos con eficiencia y eficacia las asignaciones de nuestro trabajo, dando siempre
un paso adicional en la realización del mismo.
Apertura al cambio: Estamos conscientes de que para ser los mejores es necesario cambiar e innovar.
Actitud Positiva: Mantendremos siempre una actitud positiva para encarar las situaciones diarias. Tener
una actitud positiva es una característica de una alta autoestima.
Compromiso: Nos hemos “puesto la camiseta” de la institución y actuamos en función de su bienestar
dando siempre lo mejor de nosotros.
2 Tomado del último documento de Planificación de la Institución (2013).
MISIÓN INSTITUCIONAL
" SOMOS LA ENTIDAD DEL ESTADO QUE PRESTA SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN INTEGRAL DE PERSONAS Y DE REGISTRO DE HECHOS Y ACTOS CIVILES A TRAVÉS DE MEDIOS FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS, GARANTIZANDO LA TRANSPARENCIA, CALIDAD, SEGURIDAD, Y USO OPORTUNO DE LA INFORMACIÓN; CONTRIBUYENDO ASÍ A LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN"
VISIÓN INSTITUCIONAL
AL 2017 SOMOS LA MEJOR INSTITUCIÓN PÚBLICA DEL PAÍS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS Y PRESENCIALES, GARANTIZAMOS LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO Y APORTAMOS
ACTIVAMENTE AL GOBIERNO INTELIGENTE
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
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8.6. MAPEO ESTRATEGICO BASADO EN LOS LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS O FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO.
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8.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS - OBJETIVOS NIVEL N(1)
Los objetivos estratégicos e institucionales aterrizan los lineamientos críticos del éxito en metas
específicas ligadas a la visión y a la posibilidad de ejecutar las acciones estratégicas y/o proyectos de alto
impacto. La taxonomía de los objetivos acorde a la Guía Metodológica G.P.R. indica que se deben iniciar
con los verbos: “incrementar” o “reducir”. Ocasionalmente se puede utilizar el verbo “mantener”.
OBJ 1. INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO.
PROPORCIONA LA INFORMACIÓN DE LA PERCEPCIÓN DEL USUARIO, CONSIDERANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS; ASÍ COMO LAS EXPECTATIVAS DE ÉL FRENTE A LOS SERVICIOS
PROPORCIONADOS POR LA INSTITUCIÓN
OBJ 2. INCREMENTAR EL REGISTRO E INSCRIPCIÓN OPORTUNA DE HECHOS Y ACTOS CIVILES
PROPORCIONA INFORMACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES QUE ASEGURAN EL BUEN
VIVIR (ART. 66; ART. 92; ART. 261)
OBJ 3. INCREMENTAR LA IDENTIFICACIÓN CON DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE LOS ECUATORIANOS Y
EXTRANJEROS RESIDENTES EN EL PAÍS
PROPORCIONA INFORMACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES QUE ASEGURAN EL BUEN
VIVIR (ART. 66; ART. 92; ART. 261)
OBJ 4. INCREMENTAR LA OFERTA Y PROVISIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
DA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PROVISIÓN DE LOS SERVICIOS INSTITUCIONALES POR MEDIO DEL USO DE CANALES
ELECTRÓNICOS Y OTROS QUE BRINDEN FACILIDAD DE ACCESO HACIA EL USUARIO E INTEROPERABILIDAD EN CLIENTES
CORPORATIVOS
OBJ 5. INCREMENTAR LA DISPONIBILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS REGISTRALES
SUMINISTRA INFORMACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD AFÍN DEL ARCHIVO DE INFORMACIÓN
REGISTRAL; ASÍ COMO DE LAS POLÍTICAS QUE COADYUVAN A LA DEPURACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DEL MISMO
OBJ 6. INCREMENTAR EL DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
LA OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO ES UNO DE LOS PILARES DE LA PLANIFICACIÓN EN ESTE AÑO, YA QUE EXISTE
UN COMPROMISO PRESIDENCIAL PARA CONTAR CON EL NÚMERO ADECUADO DE SERVIDORES QUE PERMITAN HACER
MAS EFICIENTE EL APROVECHAMIENTO DE LOS MISMOS Y A SU VEZ DESARROLLAR SUS CAPACIDADES PROFESIONALES
EN CADA UNA DE SUS ÁREAS.
OBJ 7. INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL INSTITUCIONAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO
CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
ESTE OBJETIVO BUSCA INCREMENTAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE TODOS LOS PROCESOS OPERATIVOS QUE TIENE LA
INSTITUCIÓN, EN ESPECIAL LOS REFERENTES A LAS DIRECCIONES AGREGADORAS DE VALOR
OBJ 8. INCREMENTAR EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
ESTE OBJETIVO BUSCA ESTANDARIZAR LA MAYORÍA DE PROCESOS DE PAGO QUE PERMITAN HACER MÁS ÁGILES Y
SEGURAS CADA UNA DE LAS EROGACIONES QUE LA INSTITUCIÓN REALIZA A SUS PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y
DEMÁS PAGOS QUE POR CONCEPTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SE REALIZAN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.8. MAPA ESTRATÉGICO DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.9. ESTRATEGIAS ALINEADAS A LOS OBJETIVOS
Las estrategias son lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican “como”
lograr el objetivo. Las estrategias son la base para los objetivos de niveles inferiores. Varias estrategias
pueden necesitarse para lograr un objetivo.
Las estrategias deben:
Ser enunciados breves,
Comunicar acciones suficientes para lograr un objetivo, y
Contar con cobertura suficiente para permitir la alineación de objetivos del nivel inferior..
A CONTINUACIÓN SE DETALLAN LAS ESTRATEGIAS DEFINIDAS EN FUNCIÓN DEL PERFIL GERENCIAL
FRUTO DEL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y PRIORIZACIÓN DEL F.O.D.A.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a clientes y usuarios.
Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios Integrales de Registro Civil.
OBJETIVO: INCREMENTAR EL REGISTRO E INSCRIPCIÓN OPORTUNA DE HECHOS Y ACTOS CIVILES
Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales (con Organismos Locales e Internacionales) y
fortalecer los mecanismos que reducen la tasa de subregistro y registro tardío de nacimientos.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA IDENTIFICACIÓN CON DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE LOS
ECUATORIANOS Y EXTRANJEROS RESIDENTES EN EL PAÍS
Asegurar el derecho a la identificación única aplicando mecanismos de unificación y uso de
bases de datos interinstitucionales, generación y cumplimiento de normatividad y políticas; así
como la implementación de productos comunicacionales y asignación de recursos
tecnológicos.
Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales (con Organismos Locales e Internacionales) y
fortalecer los mecanismos que reducen la brecha de cedulación, e incrementan la tasa de
identificación.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA OFERTA Y PROVISIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
Fomentar aplicaciones y servicios en relación al uso de la información del usuario.
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para mejorar los tiempos de respuesta y la
accesibilidad a los servicios.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA DISPONIBILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS REGISTRALES
Acrecentar, actualizar y conservar la base de datos de Registro Civil.
Depurar, Salvaguardar y Almacenar técnicamente la información como expediente digital del
usuario.
Depurar y digitalizar el Archivo Técnico de Información registral.
Maximizar la disponibilidad, Salvaguardar, conservar y Almacenar Técnicamente el Archivo de
Información Registral.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVO: INCREMENTAR EL DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
Contar, atraer y disponer de personal competente, comprometido, motivado y en constante
desarrollo.
Implementar la Estructura orgánica - funcional requerida que sustenta la visión.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL INSTITUCIONAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
Implantar los Sistemas de Gestión que garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de
las partes interesadas.
Garantizar operatividad, funcionalidad e integración de la infraestructura administrativa,
tecnológica y de operaciones; así como el buen manejo de los archivos administrativos.
Implementar la nueva Ley de Registro Civil y sus reglamentos acorde a las necesidades de
modernización, operatividad y gestión institucional.
Alinear a la organización entorno a la estrategia y las operaciones alcanzando sostenibilidad
financiera.
OBJETIVO: INCREMENTAR EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
Mantener bajo control los recursos institucionales y usar eficientemente el presupuesto de
Gasto Corriente e Inversión.
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio de la Gestión del Riesgo.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.10. INDICADORES DE IMPACTO VINCULADO A LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES. NIVEL N(1)
OBJ 1. INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO.
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-01 Índice de Imagen Institucional
Director de Gestión del Cambio de Cultura
Organizativa
Director de Comunicación Social
Mide la percepción del medio externo respecto al
cumplimiento de los atributos que afectan la Imagen de
la Institución:
- Transparencia
- Percepción de la atención
- Personalización del Servicio
- Responsabilidad social y ambiental
Resultados de Encuesta de IMAGEN INSTITUCIONAL
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Semestral Incremento
IG-02
Porcentaje de eficacia en el
tratamiento y cierre de casos de
impacto crítico
Director de Investigación Civil y
Monitoreo
Evidencia el correcto tratamiento y cierre de los casos
identificados y entregados a las diferentes instancias y
actores responsables de su ejecución
Enfocado a casos de corrupción; casos de insatisfacción o
quejas bajo conocimiento del medio externo
No. Casos cerrados correctamente
------------------------------------------------
TTL. Casos identificados y entregados
Trimestral Incremento
IG-03 Índice de satisfacción al usuarioDirector de Gestión del Cambio de Cultura
Organizativa
Mide la percepción promedio de los segmentos de
mercado escogidos respecto a las preguntas
homologadas en relación a la satisfacción de los
servicios ofertados
Promedio de resultados de preguntas homologadas de satisfacción Trimestral Incremento
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
OBJ 2. INCREMENTAR EL REGISTRO E INSCRIPCIÓN OPORTUNA DE HECHOS Y ACTOS CIVILES
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-04 Índice de SubregistroCoordinador General de Servicios
Director de Servicios de Registro Civil
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno de
inscripciones a nivel nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015 Semestral Reducción
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJ 3. INCREMENTAR LA IDENTIFICACIÓN CON DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE LOS ECUATORIANOS Y EXTRANJEROS RESIDENTES EN EL PAÍS
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-05
Porcentaje de ciudadanos cedulados
en el Sistema Biométrico
(Cédula Única)
Coordinador General de Servicios
Director de Servicios de Identificación y
Cedulación
Mide la brecha existente entre los usuarios que disponen
del nuevo documento de identificación vs la población
total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral Incremento
IG-06No. de cédulas producidas durante el
año
Subdirector General
Coordinador Zonal
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario por
renovación del documento y primera vezNo. Cédulas Producidas (renovación + primera vez) Mensual Incremento
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
OBJ 4. INCREMENTAR LA OFERTA Y PROVISIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-07Número de Servicios en línea
ofertados por la DIGERCICCoordinador General de TICs
Mide el incremento de servicios factibles en línea
implementados en beneficio de los usuariosNo. Servicios en Línea Implantados + (Resultado del Período anterior) Trimestral Incremento
IG-08Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Coordinador General de Servicios
Director de Servicios Electrónicos
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de
accesibilidad a los servicios electrónicos en función de
la producción existente por cada servicio
No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
-----------------------------------------------------------------------------------
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
Mensual Incremento
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJ 5. INCREMENTAR LA DISPONIBILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS REGISTRALES
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-09 Porcentaje de depuración de datosCoordinador General de Servicios
Director de Información Registral
Evidencia el incremento de la depuración de la data del
usuario considerando la ejecución de acciones que
coadyuvan al objetivo
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
--------------------------------------------------------------------------------------------
Información Depurada (año n-1)
Trimestral Incremento
IG-10
Porcentaje de cumplimiento de
procesos de control para datos
inconsistentes
Coordinador General de TICs
Coordinador General de Servicios
Director de Información Registral
Mide el nivel de cumplimiento de mejora de los sistemas
para evitar inconsistencias en los datos acorde a las
solicitudes
No. de mecanismos de control implantados
------------------------------------------------------------
No. de mecanismos de control solicitados
Trimestral Incremento
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
Porcentaje de Cumplimiento de la
Política de S.L.A. (En Conferimiento)IG-11
Coordinador General de Servicios
Director de Gestión de Información
Registral
Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los niveles
de servicio [S.L.A.] al usuario, para la emisión de
documentos certificados
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
---------------------------------------------------------------------
TTL. Total Oficinas Técnicas
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del
Proceso de Gestión de Información Registral
Semestral Incremento
OBJ 6. INCREMENTAR EL DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-12 Índice de rotación de nivel directivoCoordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
El índice de rotación se usa para definir la fluctuación de
personal entre una organización y su ambiente
((Número de contrataciones + Número de desvinculaciones)/2)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de puestos ocupados en el período)
Mensual Reducción
IG-13 Índice de rotación de nivel operativoCoordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
El índice de rotación se usa para definir la fluctuación de
personal entre una organización y su ambiente;
(((A + D)/2) * 100) / TP
A = admisiones de personal
D = desvinculación de personal
TP = total de puestos
Mensual Incremento
IG-14Porcentaje de personal con
nombramientoCoordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
En cumplimiento a:
ACUERDO MINISTERIAL 56 - Registro Oficial Suplemento
702 CAPITULO II DE LA SELECCION DE PERSONAL
NORMA TECNICA DE REESTRUCTURACIÓN DE LA GESTIÓN
PÚBLICA INSTITUCIONAL PARÁGRAFO 5
(Número de puestos planificados aprobados
ocupados por personal con nombramiento definitivo)
------------------------------------------------------------------------------------
Número total de puestos planificados aprobados en el Estatuto Orgánico
por Procesos
Trimestral Incremento
IG-15
Porcentaje de cumplimiento de la
inclusión de personas con
capacidades especiales
Coordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
Evidencia el cumplimiento del porcentaje obligatorio de
contratación de personas con discapacidad, es del 4%
del total de trabajadores de cada empresa o patrono
persona natural.
Número de servidores públicos con capacidades especiales
------------------------------------------------------------------------------------------
Total de servidores públicos en la institución
Trimestral Incremento
IG-16Porcentaje de Funcionarios
Capacitados
Coordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
Se busca medir la cobertura de capacitación a los
funcionarios de las instituciones públicas según lo que
señala las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
----------------------------------------------------------------
Total de funcionarios en la institución
Trimestral Incremento
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJ 7. INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL INSTITUCIONAL EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-17Porcentaje de acciones emprendidas
por el Comité de Ética InstitucionalDirector de Gestión del Cambio de Cultura
Organizativa
Describe el número de acciones emprendidas por el
Comité de Ética Institucional para el empoderamiento de
la Ética del Buen Vivir
No. Acciones emprendidas
------------------------------------
TTL. Acciones Planificadas
Trimestral Incremento
IG-18 Índice de Sostenibilidad financiera
Director de Planificación e Inversión
Coordinador General Administrativo
Director Financiera
Da seguimiento al control del punto de equilibrio
considerando los Ingresos Institucionales comparado
con el Gasto Corriente
VALORES RECAUDADOS
-----------------------------------
GASTOS DE OPERACIÓN
Mensual Incremento
IG-19
Porcentaje de erogación de recursos
por sentencias judiciales
ejecutoriadas
Coordinador General de Gestión JurídicaEvidencia la pérdida y/o el ahorro de los recursos
financieros controvertidos en procesos judiciales
Recursos Financieros erogados
-------------------------------------------------
TTL. Cuantía de Juicios
Semestral Reducción
IG-20Porcentaje de proyectos de inversión
en RiesgoCoordinador General de Planificación y
Gestión Estratégica
Evidencia el nivel de reducción del riesgo de los
proyectos de inversión mediante el cumplimiento de los
hitos y la planificación del mismo
No. Proyectos Inversión en Riesgo
----------------------------------------------
TTL. Proyectos de Inversión
Mensual Reducción
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
OBJ 8. INCREMENTAR EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓNINCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO
INDICADOR AGRUPADO DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
IG-21Porcentaje ejecución presupuestaria -
Gasto CorrienteCoordinador General Administrativo
Director Financiera
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de gasto corriente. La institución debe
revisar el GRUPO DE GASTOS del e-SIGEF y el MANUAL DE
CLASIFICACIÓN DEL GASTO.
Monto de gasto corriente devengado
----------------------------------------------------
Programación anual de la política pública
Mensual Incremento
IG-22Porcentaje ejecución presupuestaria -
Gasto InversiónCoordinador General Administrativo
Director Financiera
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de inversión. La meta corresponde al plan
de ejecución mensual del presupuesto. de inversión.
Monto de inversión devengado
---------------------------------------------
Presupuesto de inversión codificado
(Excluye CUENTA 998 y anticipos entregados en el año)
Mensual Incremento
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
9. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE NIVELES ESPECÍFICOS
9.1. CONCEPTUALIZACIÓN.
En el GPR, los objetivos al más alto nivel dentro de una institución (N1) se denominan objetivos
estratégicos. A los objetivos de los planes de los N2 y N3 se les denominan objetivos específicos, y a los
objetivos de una unidad operativa (N4) se les denomina objetivos operativos.
Los objetivos Específicos fueron determinados en relación al Orgánico estructural aprobado por la
DIGERCIC:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIGERCIC 2014 - 2017
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Es así que llega a al consenso de que son las siguientes unidades orgánicas las que gestionarán Objetivos
Específicos:
Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica
Coordinación General de Gestión Jurídica
Coordinación General Administrativa
Subdirección General
- Coordinación General de Servicios
- Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación
NOTA ACLARATORIA.-
SE ACUERDA CON LA ALTA DIRECCIÓN DE LA DIGERCIC Y CON LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA QUE LAS COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS Y LA COORDINACIÓN GENERAL DE TIC SON NIVELES N(3); SIENDO
LAS COORDINACIONES ZONALES TRATADAS COMO NIVEL N(4) BAJO EL SIGUIENTE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO:
NIVEL N-4
NIVEL N-1
NIVEL N-2
NIVEL N-3
OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LA DIGERCIC
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)EN RELACIÓN AL NEGOCIO
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)DIRECCION DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓNDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRALDIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE T.I.DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONESDIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD
OBJETIVO ESPECÍFICO N(3) COORDINACIÓN GENERAL
DE SERVICIOS
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)RELACIONADOS CON LA EFICIENCIA OPERACIONAL Y TALENTO HUMANO
OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICAGESTIÓN JURÍDICACOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO N(3)COORDINACIÓN GENERAL
DE TIC
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
DIRECCION ADMINISTRATIVADIRECCIÓN FINANCIERADIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURADIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVADIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICADIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
COORDIINACIONES ZONALES
DESPLIEGUE DE LA ESTRATEGIA EN OBJETIVOS
VINCULADOS EN LOS DIFERENTES NIVELES DE GESTIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
9.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y representación de
Planificación Institucional, Procesos y Proyectos
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y matrices de
seguimiento de los procesos, proyectos y planificación que coadyuvan a
la toma de decisión
Implementar el Modelo de Gestión de Direccionamiento Estratégico -
Operacional
Porcentaje de Pérdidas en tiempos de
Procesos de Alto Impacto
Evidencia la reducción del ciclo del flujo de
información por medio del control de la pérdida de
tiempo.
HARRINGTON == % Pérdida < 1%
KAPLAN == % Pérdida [ECF] < 5%
No. Flujos de Alto Impacto con %P < 5%
-------------------------------------------------------
TTL. Flujos de Alto Impacto Identificados
Semestral Reducción
Propiciar acuerdos y/o convenios interinstitucionales que permiten
reducir los costos operativos de las agenciasPorcentaje de déficit presupuestario
Mide la gestión que realiza planificación para
minimizar la falta del recurso financiero
Presupuesto Asignado + Autogestión
1 - -----------------------------------------------
Presupuesto Requerido
Trimestral Decremento
Optimizar y controlar la calidad del gasto corriente y gasto de inversiónPorcentaje de reducción del costo
operacional
Mide la eficacia de las estrategias tomadas para
reducir el costo de las operaciones de la institución.
Costo Operativo (Año n-1) - Costo Operativo (Año n)
-----------------------------------------------------------------------
Costo Operativo (Año n-1)
Cuatrimestral Reducción
Nivel de Severidad del Riesgo
Institucional
Mide el grado de severidad del Riesgo operativo a
nivel institucional posterior a la evaluación y
estimación del mismo
Promedio de Nivel de Severidad del Modelo de Gestión del
Riesgo OperativoSemestral Decremento
Porcentaje de proyectos de inversión en
Riesgo
Evidencia el nivel de reducción del riesgo de los
proyectos de inversión mediante el cumplimiento de
los hitos y la planificación del mismo
No. Proyectos Inversión en Riesgo
----------------------------------------------
TTL. Proyectos de Inversión
Mensual Reducción
Consolidación y seguimiento a la implementación de los Planes de
Mitigación y Contingencia al Riesgo Operativo a Nivel Nacional
Cumplimiento del Plan de Mitigación de
Riesgo Institucional
Evidencia el grado de cumplimiento de los proyectos
o actividades que aseguran control del riesgo
operativo de toda la institución y a nivel nacional
No. Proyectos / Actividades ejecutadas
--------------------------------------------------
TTL. Proyectos / Actividades acorde al Plan de Mitigación
Trimestral Incremento
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
Reducir el déficit presupuestario de la
Institución y controlar la ejecución del gasto
Adoptar Metodología de Evaluación de Riesgo Operativo en cumplimiento
al Marco Legal
INDICADOR DE RESULTADO
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en procesos,
proyectos y planes operacionales
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
Trimestral
Indicador de Implementación (DE)=
%X Procesos + %Y Proyectos + %Z Planes Operacionales
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Indicador Consolidado a Nivel Nacional =
Promedio (DE): Z1, Z2, ……, Z7
Donde "Z" = Zona
ACCIONES ESTRATÉGICASOBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incremento
Evidencia el grado de implantación de la información
operacional institucional acorde a los lineamientos
definidos para la implantación
Levantados, Estandarizados y Auditados
No. Procesos Institucionales Implantados
-----------------------------------------------------------------------
TTL. Procesos Institucionales Existentes
Semestral Incremento
Porcentaje de Implementación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico Operacional a nivel nacional
Porcentaje de Procesos y Subprocesos
implantados
Evidencia el consolidado de la implementación del
modelo basado en Procesos, Proyectos y Planes
Operacionales en todas las Coordinaciones Zonales
%X = 30%
%Y = 30%
%Z = 40%
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN JURÍDICA
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Mejorar la profesionalización y especializar al talento humano de la
coordinación
Eficacia de los pronunciamientos
jurídicos
Evidencia el cumplimiento de protocolos internos
para la ejecución de la asesoría legal, considerando
su sustento en los diversos cuerpos normativos
Pronunciamientos jurídicos motivados
------------------------------------------------------------
TTL. Pronunciamientos jurídicos emitidos
Trimestral Incremento
Propiciar la investigación jurídica y la resolución de casos emblemáticos
de instituciones similares
Establecer los protocolos o políticas que estandaricen lecciones
aprendidas en el ámbito jurídico colocándolas al alcance del profesional
Conceptualizar y proveer las herramientas jurídicas que permiten operar
correctamente la Institución
Socializar la Normativa de interés y propiciar la aprobación de la
normativa generada para la correcta operación del Registro Civil
Sistematizar el seguimiento y control de los procesos judiciales
institucionales
Auditar periódicamente los procesos judiciales en Territorio
Propiciar alianzas interinstitucionales que generen presencia
institucional dentro de las dil igencias judiciales
Porcentaje de erogación de
recursos por sentencias judiciales
ejecutoriadas
Evidencia la pérdida y/o el ahorro de los recursos
financieros controvertidos en procesos judiciales
Recursos Financieros erogados
-------------------------------------------------
TTL. Cuantía de Juicios
Semestral Reducción
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
Ausencia de peticiones con silencio
administrativo
Incrementar el grado de asertividad en los
pronunciamientos jurídicos
Porcentaje de Normatividad
aprobada
Porcentaje de causas ganadas
Semestral IncrementoMide el grado de cumplimiento del Plan anual de
normatividad
Semestral Incremento
INDICADOR DE RESULTADO
Evidencia la atención oportuna y eficaz de las
diferentes consultas legales en la instituciónTrimestral Reducción
No. de Instrumentos Jurídicos Aprobados
-------------------------------------------------------------------
TTL. Instrumentos planificados en el P.A.N.
Incrementar el grado de implantación de la
Normativa de Registro Civil
Incrementar la efectividad en la Gestión de los
procesos judiciales garantizando la
permanencia de los actos administrativos que
permiten la normal operación de la institución
Mide la eficacia de la gestión del Patrocinio
Institucional
No. Causas Ganadas
--------------------------------
TTL. Causas Patrocinadas
TTL. Peticiones (Consultas Legales) - No. Peticiones con Silencio Administrativo
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
TTL. Peticiones (Consultas Legales
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Índice de rotación de nivel directivoEl índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente
((Número de contrataciones + Número de desvinculaciones)/2)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de puestos ocupados en el período)
Mensual Reducción
Índice de rotación de nivel operativoEl índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente;
(((A + D)/2) * 100) / TP
A = admisiones de personal
D = desvinculación de personal
TP = total de puestos
Mensual Incremento
Porcentaje de personal con nombramiento
En cumplimiento a:
ACUERDO MINISTERIAL 56 - Registro Oficial
Suplemento 702 CAPITULO II DE LA SELECCION DE
PERSONAL
NORMA TECNICA DE REESTRUCTURACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA INSTITUCIONAL PARÁGRAFO 5
(Número de puestos planificados aprobados
ocupados por personal con nombramiento definitivo)
------------------------------------------------------------------------------------
Número total de puestos planificados aprobados en el Estatuto
Orgánico por Procesos
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento de la inclusión
de personas con capacidades especiales
Evidencia el cumplimiento del porcentaje obligatorio
de contratación de personas con discapacidad, es
del 4% del total de trabajadores de cada empresa o
patrono persona natural.
Número de servidores públicos con capacidades especiales
------------------------------------------------------------------------------------------
Total de servidores públicos en la institución
Trimestral Incremento
Porcentaje de Funcionarios CapacitadosSe busca medir la cobertura de capacitación a los
funcionarios de las instituciones públicas según lo
que señala las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
----------------------------------------------------------------
Total de funcionarios en la institución
Trimestral Incremento
Porcentaje de evaluación integral de
desempeño
Evidencia la percepción del desempeño del personal
considerando modelos teóricos como 180 y 360
Resultado de Evaluación Integral de Desempeño
TABULACIÓN REAL
-----------------------
TABULACIÓN IDEAL
Semestral Incremento
Porcentaje de implantación de Estructura
Orgánica
Evidencia el grado de implantación ideal de la
estructura orgánica funcional y numérica en el
Registro Civil
No. Puestos de Trabajo cubiertos a nombramiento
que cumplen perfiles
---------------------------------------------------------------
TT. Puestos Trabajo óptimos
Semestral Incremento
Porcentaje de reducción de brecha de
competencia
Mide la reducción de los perfiles duros y blandos en
función de los perfiles ideales
No. Cargos Orgánicos que cumplen perfiles
-----------------------------------------------------
TTL. Cargos Orgánicos a nivel nacional
Cuatrimestral Incremento
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos del
Sistema de Gestión de SST.
Índice de Eficacia del Sistema de Gestión de
SST
Evidencia el grado de implantación del Sistema de
Gestión de SST, considerando el cumplimiento del
marco normativo acorde RES. CD 333 - SART
N° elementos auditados integrados / implantados
-------------------------------------------------------------
N° Total de elementos aplicables
Semestral Incremento
INDICADOR DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incrementar los niveles desempeño del
personal de la DIGERCIC a Nivel Nacional
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos para la
implantación de la estructura ocupacional
ACCIONES ESTRATÉGICAS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Incrementar el control de la documentación y
de los registros administrativos a Nivel
Nacional
Desarrollar e implementar las políticas y los instrumentos de control
documental y archivo
Porcentaje de cumplimiento a la normativa
de control de documentos y registros
administrativos
Mide el grado de control en los documentos y
registros administrativos (archivo) considerando
como fuente de validación el marco legal
Check List de Cumplimiento de Normatividad
TABULACIÓN REAL
-----------------------
TABULACIÓN IDEAL
Trimestral Incremento
Índice de Sostenibilidad financiera
Da seguimiento al control del punto de equilibrio
considerando los Ingresos Institucionales
comparado con el Gasto Corriente.
Indicador compartido con Director de Planificación e
Inversión
VALORES RECAUDADOS
-----------------------------------
GASTOS DE OPERACIÓN
Mensual Incremento
Porcentaje de cumplimiento en el PACMide el avance a la ejecución del Plan Anual de
Compras
Planes / Programas / Proyectos / Actividades ejecutadas
----------------------------------------------------------------------------------------
Planes / Programas / Proyectos / Actividades planificadas
Cuatrimestral Incremento
Porcentaje de presupuesto total ejecutadoEl presente indicador mide el nivel de gestión y
ejecución del presupuesto asignado.
Presupuesto total ejecutado
-------------------------------------------..
Presupuesto total codificado.
Mensual Incremento
Porcentaje ejecución presupuestaria - Gasto
Corriente
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de gasto corriente. La institución debe
revisar el GRUPO DE GASTOS del e-SIGEF y el MANUAL
DE CLASIFICACIÓN DEL GASTO.
Monto de gasto corriente devengado
----------------------------------------------------
Programación anual de la política pública
Mensual Incremento
Porcentaje ejecución presupuestaria - Gasto
Inversión
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de inversión. La meta corresponde al
plan de ejecución mensual del Presupuesto. de
inversión.
Monto de inversión devengado
---------------------------------------------
Presupuesto de inversión codificado
(Excluye CUENTA 998 y anticipos entregados en el año)
Mensual Incremento
Porcentaje de cumplimiento de tiempos de
entrega de productos y servicios
administrativos y financieros
Evidencia el cumplimiento de los tiempos definidos
y/o acordados en relación a la provisión de
productos y servicios de los procesos
administrativos y financieros:
- Adquisiciones
- Obligaciones Financieras a terceros
- Cumplimiento de tiempos por Normatividad
Check List de Eficiencia Operacional de los procesos
Administrativos
TABULACIÓN REAL
-----------------------
TABULACIÓN IDEAL
Semestral Incremento
INDICADOR DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos
administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los servicios
administrativos y financieros
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
SUBDIRECCIÓN GENERAL
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de depuración de datosEvidencia el incremento de la depuración de la data
del usuario considerando la ejecución de acciones
que coadyuvan al objetivo
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
--------------------------------------------------------------------------------------------
Información Depurada (año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de Cumplimiento de la
Política de S.L.A.
(En Conferimiento)
Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los
niveles de servicio [S.L.A.] al usuario, para la emisión
de documentos certificados
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
---------------------------------------------------------------------
TTL. Total Oficinas Técnicas
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del Proceso de
Gestión de Información Registral
Semestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento de
procesos de control para datos
inconsistentes
Mide el nivel de cumplimiento de mejora de los
sistemas para evitar inconsistencias en los datos
acorde a las solicitudes
Apoya Director de Información Registral en la
determinación del requerimiento; así como en la
ejecución de los controles implantado
No. de mecanismos de control implantados
------------------------------------------------------------
No. de mecanismos de control solicitados
Trimestral Incremento
Retribución financiera por
provisión integral de P/S
Evidencia el incremento de recursos financieros
considerando la provisión de todos los servicios o
productos en relación a registro civil
Promedio de Ingresos percibidos en cada Unidad Zonal Trimestral Incremento
Retribución financiera por
provisión de Servicios Electrónicos
Evidencia el incremento de recursos financieros
considerando la provisión de los servicios
electrónicos
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
------------------------------------------------------------------------
Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Trimestral Incremento
Retribución financiera por nuevos
P/S
Evidencia el incremento de recursos financieros
considerando la provisión de nuevos servicios o
productos en relación a registro civil
Ingresos por nuevos P/S
---------------------------------------------------
TTL. Ingresos Período
Trimestral Incremento
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
Incrementar el fortalecimiento de los procesos
sustantivos y el desarrollo de servicios de la
DIGERCIC asegurando confiabilidad en la
información del usuario
INDICADOR DE RESULTADO
Controlar el cumplimiento de las políticas institucionales en relación al
manejo integral de la información y de las operaciones de la Cadena de
Valor
OBJETIVO ESPECÍFICO
SUBDIRECTORESTRATEGIAS
Establecer directrices técnicas que fomenten el intercambio de
información entre los diferentes actores institucionalesNo. servicios WEB implementados
Mide el número de nuevos servicios WEB que
coadyuvan al intercambio de información con
entidades externas
No. de Servicios WEB implementados + Resultado período anterior Semestral Incremento
Generar políticas que garanticen el cumplimiento de estándares de
operatividad en las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC
Porcentaje de Disponibilidad de los
Sistemas Informáticos (CORE del
negocio)
Evidencia técnicamente la operatividad de los
sistemas informáticos del CORE de la institución por
medio del registro de paradas no planeadas en
referencia a incidentes y problemas
No. Horas con disponibilidad del Sistema Informático
---------------------------------------------------------------------------
TTL. Horas en operación
Trimestral Incremento
Incrementar la interoperabilidad y operatividad de las TICs
que soportan las operaciones de la DIGERCIC
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
SUBDIRECCIÓN GENERAL
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Número de Servicios en línea
ofertados por la DIGERCIC
Mide el incremento de servicios factibles en línea
implementados en beneficio de los usuariosNo. Servicios en Línea Implementados + (Resultado del Período anterior) Trimestral Incremento
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de
accesibilidad a los servicios electrónicos en función
de la producción existente por cada servicio
No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
-----------------------------------------------------------------------------------
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
Mensual Incremento
Índice de Subregistro
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno
de inscripciones a nivel nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015 Semestral Reducción
Porcentaje de incremento de
inscripciones de nacimiento oportunas
Evidencia el incremento sostenido de las
inscripciones de nacimientos oportunos en
comparación con el período anterior
Inscripciones Oportunas (Año n)
- Inscripciones Oportunas (Año n-1)
-------------------------------------------------------------
Inscripciones Oportunas (Año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de ciudadanos cedulados
en el Sistema Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios que
disponen del nuevo documento de identificación vs
la población total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral Incremento
Porcentaje de ciudadanos mayores de
edad cedulados en el Sistema
Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios mayores
de edad que disponen del nuevo documento de
identificación vs la población total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población > 18 años acorde al INEC
Trimestral Incremento
Porcentaje de población
económicamente activa cedulados en
el Sistema Biométrico (Cédula Única)
Personas Económicamente activas con documento
electrónico (cédula única) que son 5´399.239 (año
2014) con respecto a la producción de cédulas del
mismo año
No. Personas con documento electrónico [PEA 18-60años]
--------------------------------------------------------------------------------
TTL. Población acorde al INEC [ 9´377361 ]
Semestral Incremento
No. de cédulas producidas por
renovación
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario
por renovación del documentoNo. Cédulas Producidas + Acumulado Período Anterior Mensual Incremento
No. de cédulas producidas durante el
año
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario
por renovación del documento y primera vezNo. Cédulas Producidas (renovación + primera vez) Mensual Incremento
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
Incrementar el fortalecimiento de los procesos
sustantivos y el desarrollo de servicios de la
DIGERCIC asegurando confiabilidad en la
información del usuario
INDICADOR DE RESULTADO
Afianzar la capacidad de producción e incorporar herramientas
gerenciales de mejoramiento y toma de decisión
Incrementar la efectividad de los procesos
sustantivos estableciendo los estándares de
servicio y de producción que propician el
cumplimiento de las expectativas del cliente
Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el
desarrollo y mejora de servicios
OBJETIVO ESPECÍFICO
SUBDIRECTORESTRATEGIAS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
9.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-3)
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de depuración de datosEvidencia el incremento de la depuración de la data
del usuario considerando la ejecución de acciones
que coadyuvan al objetivo
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
--------------------------------------------------------------------------------------------
Información Depurada (año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de Cumplimiento de la
Política de S.L.A.
(En Conferimiento)
Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los
niveles de servicio [S.L.A.] al usuario, para la emisión
de documentos certificados
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
---------------------------------------------------------------------
TTL. Total Oficinas Técnicas
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del Proceso
de Gestión de Información Registral
Semestral Incremento
Procesar y gestionar técnicamente la información institucional
relacionada con el usuario
Eficacia en el manejo de archivos
técnicos de la Institución
Mide el cumplimiento de los parámetros definidos
por la política sobre el correcto manejo y
administración de los documentos físicos técnicos
de la institución
- Archivo Nacional
- Archivos Provinciales
Check List de Manejo de Archivos Técnicos
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Trimestral Incremento
Integrar, conservar y restaurar la documentación técnica de los Archivos
a nivel Nacional
Convalidación de Inventario de
Archivo Físico
Evidencia el cumplimiento de la normativa
considerando la existencia de dos documentos
originales para registros de hechos y actos
No. Documentos existentes en Archivo Provincial
---------------------------------------------------------------------
TTL. Documentos existentes en Archivo Nacional
Semestral Incremento
Incremento de Servicios Electrónicos
Implantados
Evidencia el incremento de la cantidad de servicios
electrónicos que están siendo utilizados por los
diferentes usuarios requirientes
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n)
- No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
---------------------------------------------------------------------------
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de
accesibilidad a los servicios electrónicos en función
de la producción existente por cada servicio
No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
-----------------------------------------------------------------
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
Mensual Incremento
Propiciar los l ineamientos institucionales que incrementan la oferta
integral de los servicios de la DIGERCIC
Cumplimiento de Acciones
Correctivas de las Direcciones
Técnicas de Servicios:
Mide el promedio cumplimiento de las
observaciones y recomendaciones emitidas por las
Direcciones Técnicas hacia los responsables de
Producción
Sumatoria de Acciones Correctivas ejecutadas en Producción
---------------------------------------------------------------------------------------
TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación por las
Direcciones Técnicas
Semestral Incremento
ACCIONES ESTRATÉGICASOBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Incrementar la confiabilidad y acceso
oportuno a la información física y digital del
Archivo Técnico Institucional
INDICADOR DE RESULTADO
Incrementar la confiabilidad y acceso
oportuno a la información electrónica de
identificación del usuario
Depurar y mejorar la integridad de los datos registrales
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren soluciones
innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la provisión de servicios
a través de canales electrónicos
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-3)
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Índice de Subregistro
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno
de inscripciones a nivel nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015 Semestral Reducción
No. de cédulas producidas por
renovación
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario
por renovación del documentoNo. Cédulas Producidas + Acumulado Período Anterior Mensual Incremento
Porcentaje de ciudadanos cedulados
en el Sistema Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios que
disponen del nuevo documento de identificación vs
la población total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral Incremento
Porcentaje de ciudadanos mayores
de edad cedulados en el Sistema
Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios mayores
de edad que disponen del nuevo documento de
identificación vs la población total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población > 18 años acorde al INEC
Trimestral Incremento
Porcentaje de población
económicamente activa cedulados
en el Sistema Biométrico (Cédula
Única)
Personas Económicamente activas con documento
electrónico (cédula única) que son 5´399.239 (año
2014) con respecto a la producción de cédulas del
mismo año
No. Personas con documento electrónico [PEA 18-60años]
--------------------------------------------------------------------------------
TTL. Población acorde al INEC [ 9´377361 ]
Semestral Incremento
Porcentaje de tarjetas rechazadas
en producción
Evidencia la cantidad de material rechazado por
producción considerando factores atribuibles al
proveedor
No. Tarjetas Electrónicas rechazadas en Producción
---------------------------------------------------------------------
TTL. Tarjetas Recibidas
Trimestral Reducción
ACCIONES ESTRATÉGICASOBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
INDICADOR DE RESULTADO
Retribución financiera por provisión
de Servicios Electrónicos
Evidencia el incremento de recursos financieros
considerando la provisión de los servicios
electrónicos
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
------------------------------------------------------------------------
Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Trimestral IncrementoPropiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos que
coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Incrementar el registro oportuno de hechos y
actos civiles ; y asegurar confiabilidad de la
identidad ciudadana estableciendo acciones
continuas de mejoramiento a los procesos Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios al usuario
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-3)
COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
DESCRIPCIÓNMÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Implementar mecanismos de control en los sistemas de registro civil e
identificación para evitar el procesamiento de datos inconsistentes
Asegurar la provisión de información a demanda que coadyuve a la
depuración de datos en procesos relacionados con el negocio
Proporcionar la infraestructura tecnológica que garantice la
disponibilidad, conservación y seguridad de la información electrónica
de Archivo
Generar el expediente electrónico del usuario para validación de datos y
agil itar la corrección de inconsistencias
Desarrollar los sistemas informáticos para consulta de datos
almacenados en el documento de identificación del usuario
Implementar los mecanismos que acrecienten el uso de los servicios en
línea desarrollados
Desarrollar las aplicaciones WEB que coadyuvan a la automatización de
servicio en líneaNo. servicios WEB implementados
Mide el número de nuevos servicios WEB que
coadyuvan al intercambio de información con
entidades externas
No. de Servicios WEB implementados + Resultado período anterior Semestral Incremento
Implementar los controles de seguridad informática acorde al esquema
gubernamental de seguridad en la información
Porcentaje de implementación de
controles de seguridad informática
Evidencia la gestión que se realiza para la
implementación de los controles exigidos en
cumplimiento al esquema gubernamental de
seguridad en la información
No. controles (Seguridad Informática) EGSI implementados
---------------------------------------------------------------------------------
TTL. controles (Seguridad Informática) EGSI Semestral Incremento
Implementar controles permanentes internos y externos que mitiguen el
riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas informáticos
Socializar y coordinar las capacitaciones en seguridad informática
Mantener actualizada la infraestructura tecnológica y los servicios de
redes de datos
Implementar ciclos de mantenimiento integral para la infraestructura
tecnológica existente
Util izar progresivamente los servicios de la nube para minimizar riesgos
de infraestructura y reducir costos
Capacidad de Infraestructura
Tecnológica
Mide la capacidad de la infraestructura tecnológica
considerando los siguientes componentes:
- RAM
- CPU
- Capacidad de Disco
- Capacidad de Enlaces
Capacidad de infraestructura tecnológica utilizada
------------------------------------------------------------------------
Capacidad de infraestructura tecnológica instalada
Trimestral Incremento
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
INDICADOR DE RESULTADO
Incremento
No. Horas con disponibilidad del Sistema Informático
---------------------------------------------------------------------------
TTL. Horas en operación
Trimestral Incremento
Porcentaje de Disponibilidad de los
Sistemas Informáticos (CORE del
negocio)
Evidencia técnicamente la operatividad de los
sistemas informáticos del CORE de la institución por
medio del registro de paradas no planeadas en
referencia a incidentes y problemas
Evidencia el seguimiento al cumplimiento del EGSI en
la DIGERCIC a nivel nacional:
- Hardware
- Software
- Políticas y lineamientos
No. de verificaciones de cumplimiento EGSI
-------------------------------------------------------------
TTL. Verificaciones acorde al Plan
Semestral
Incremento
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los
Sistemas de Información & Comunicación de la
DIGERCIC y garantizar las operaciones con
entidades externas Porcentaje de verificación integral
de cumplimiento de controles EGSI
Incrementar la capacidad, disponibilidad y
continuidad de la infraestructura tecnológica
de la DIGERCIC
Trimestral
No. de mecanismos de control implantados
------------------------------------------------------------
No. de mecanismos de control solicitados
Trimestral Incremento
Número de Servicios en línea
ofertados por la DIGERCIC
Mide el incremento de servicios factibles en línea
implementados en beneficio de los usuariosNo. Servicios en Línea Implementados + (Resultado del Período anterior)
Disminuir las inconsistencias de los datos
almacenados en las bases de datos de Registro
Civil
Porcentaje de cumplimiento de
procesos de control para datos
inconsistentes
Mide el nivel de cumplimiento de mejora de los
sistemas para evitar inconsistencias en los datos
acorde a las solicitudes
Apoya Director de Información Registral en la
determinación del requerimiento; así como en la
ejecución de los controles implantados
Incrementar los servicios en línea de la
DIGERCIC
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE NIVELES OPERATIVOS
10.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS - OBJETIVOS NIVEL N(2) & NIVEL N(3)
En el GPR, los objetivos de una unidad operativa (N4) se les denomina objetivos operativos y su taxonomía tiene una variante:
El lado izquierdo (antes del MEDIANTE) comunica los resultados que se quieren lograr, el lado derecho
representa las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado, esta parte del
enunciado establece el enfoque para los proyectos y procesos de la unidad
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MODELO CONCEPTUAL DE DESPLIEGUE ESTRATÉGICO DE OBJETIVOS E INDICADORES.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.2. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E
INVERSIÓN
DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE
PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y
CALIDAD
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Reducir el déficit presupuestario de la
Institución y controlar la ejecución del gasto
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
Incrementar el grado de Implantación del Modelo
de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y
representación de Planificación Institucional, Procesos y
Proyectos
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y
matrices de seguimiento de los procesos, proyectos y
planificación que coadyuvan a la toma de decisión
Implementar el Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - OperacionalPorcentaje de entendimiento de
la estrategia
Mide la percepción del colaborador (hasta mando
medio) respecto al conocimiento y manejo de la
planificación institucional y sus herramientas
(Encuesta de Percepción)
No. personas que entienden y trabajan entorno a la estrategia
(supera el 80% del valor promedio de la encuesta)
-------------------------------------------------------------------------------
TTL. Personas encuestadas
Cuatrimestral Incremento
Propiciar los servicios de interoperabilidad que permiten
incrementar los ingresos que coadyuvan a la sostenibilidad
financiera
Propiciar acuerdos y/o convenios interinstitucionales que
permiten reducir los costos operativos de las agencias
Optimizar y controlar la calidad del gasto corriente y gasto de
inversiónPorcentaje de proyectos de
inversión en Riesgo
Evidencia el nivel de reducción del riesgo de los
proyectos de inversión mediante el cumplimiento de
los hitos y la planificación del mismo
No. Proyectos Inversión en Riesgo
----------------------------------------------
TTL. Proyectos de Inversión
Mensual Reducción
Adoptar Metodología de Evaluación de Riesgo Operativo en
cumplimiento al Marco Legal
Consolidar e implementar los Planes de Mitigación y
Contingencia al Riesgo Operativo a Nivel Nacional
Mide la eficacia de las estrategias tomadas para
reducir el costo de las operaciones de la institución.
Costo Operativo (Año n-1) - Costo Operativo (Año n)
-----------------------------------------------------------------------
Costo Operativo (Año n-1)
Cuatrimestral
Porcentaje de financiamiento de
déficit presupuestario
Reducción
Mide la gestión que realiza planificación para
sostener el déficit de recursos financieros por medio
de proyectos o acuerdos interinstitucionales
Trimestral
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
Evidencia la correcta ejecución presupuestaria
alineada a la Planificación Estratégica Institucional
Presupuesto Devengado
------------------------------
Presupuesto Asignado
Cuatrimestral Incremento
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en
procesos, proyectos y planes operacionales
Reducir el déficit presupuestario de la
Institución y controlar la ejecución del gasto
INDICADOR
Incrementar la efectividad de la gestión
operativa institucional MEDIANTE la
implementación de Planes Operacionales
Incrementar fuentes de financiamiento
MEDIANTE el desarrollo, ejecución de
proyectos internos y apoyo de organismos
gubernamentales y del exterior.
Reducir el costo operacional MEDIANTE
acciones de seguimiento y control del gasto;
así como la gestión del riesgo operativo
Porcentaje de presupuesto
institucional ejecutado según lo
planificado
Mensual Incremento
Porcentaje de reducción del costo
operacional
Porcentaje de Cumplimiento de
Planes Operacionales
Evidencia el grado de cumplimiento de las
actividades rutinarias, no rutinarias y estratégicas
de los diferentes actores de la Institución acorde a
la Planificación definida
Planes Operaciones que superan el 90% de cumplimiento
-------------------------------------------------------------------------------
TTL. Planes Operacionales Levantados
Incremento
Recursos Financieros obtenidos para cubrir déficit
--------------------------------------------
Déficit de Recursos Financieros
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y
matrices de seguimiento de los procesos, proyectos y
planificación que coadyuvan a la toma de decisión
Adoptar Metodología de Evaluación de Riesgo Operativo en
cumplimiento al Marco Legal Porcentaje de cumplimiento de
planes que mitigan el Riesgo
Evidencia la Gestión del Riesgo en los proyectos por medio del seguimiento a la
ejecución de los planes que aseguran mitigación del mismo
No. Planes, actividades y tareas ejecutadas
----------------------------------------------------------------------
TTL. No. Planes, actividades y tareas planificadas
Trimestral Incremento
Consolidar e implementar los Planes de Mitigación y
Contingencia al Riesgo Operativo a Nivel Nacional
Porcentaje de Proyectos
Actualizados acorde a metodología
G.P.R.
Mide el cumplimiento de la actualización de la información integral de la
ejecución del Proyecto hasta el día 5 de c/mes
No. Proyectos Actualizados (5c/mes en G.P.R.)
----------------------------------------------------------------------
TTL. Proyectos en portal G.P.R.
Mensual Incremento
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y
representación de Planificación Institucional, Procesos y
Proyectos
INDICADOR
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
Trimestral
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en
procesos, proyectos y planes operacionales
Reducir el nivel de Riesgo en la ejecución de
Proyectos MEDIANTE la implementación de
metodología de gestión de proyectos
Índice de desempeño del
Cronograma de los Programas
(SPI-PMBOK)
Mide el avance logrado de los programas en comparación con el avance
planificado de cada proyecto.
Un valor de SPI inferior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es
menor a la prevista. Un valor de SPI superior a 1.0 indica que la cantidad de
trabajo efectuada es mayor a la prevista. Puesto que el SPI mide todo el trabajo
del programa, el desempeño en la ruta crítica también debe analizarse, para
determinar si el programa terminará antes o después de la fecha de finalización
programada.
Índice de desempeño del Costo de
los Programas
(CPI-PMBOK)
Mide el valor del trabajo completado, en comparación con el costo o avance
reales del programa. Se considera la métrica más importante de la EVM y mide
la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. Un valor de CPI
inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado. Un valor
de CPI superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto al desempeño a la
fecha.
Reducción
Cuatrimestral Reducción
SPI = EV / PV
EV = Valor Ganado
(Costo presupuestario del trabajo realizado)
PV= Valor Planificado
(Costo presupuestario del trabajo programado)
CPI = EV / AC
EV = Valor Ganado
(Costo presupuestario del trabajo realizado)
AC= Costo Real del trabajo completado
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de Procesos y
Subprocesos estandarizados
Evidencia el grado de levantamiento,
estandarización y/o ajuste de la información
operacional institucional e interinstitucional acorde
a la Planificación definida
No. Procesos y Subprocesos (Caracterizados y Modelados)
-----------------------------------------------------------------------
TTL. Procesos y Subprocesos Institucionales e
Interinstitucionales
Mensual Incremento
Procesos Comatosos MejoradosEvidencia el grado de procesos que han sido
mejorados y que presentan riesgo en función de la
metodología de priorización
No. Procesos Comatosos Mejorados
-------------------------------------------------
TTL. Procesos Comatosos Identificados
Trimestral Incremento
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y
matrices de seguimiento de los procesos, proyectos y
planificación que coadyuvan a la toma de decisión
Porcentaje de Pérdidas en
tiempos de Procesos de Alto
Impacto
Evidencia la reducción del ciclo del flujo de
información por medio del control de la pérdida de
tiempo.
HARRINGTON == % Pérdida < 1%
KAPLAN == % Pérdida [ECF] < 5%
No. Flujos de Alto Impacto con %P < 5%
-------------------------------------------------------
TTL. Flujos de Alto Impacto Identificados
Semestral Reducción
Requisito Promedio por trámite
ciudadano
Mide la simplificación de los trámites y requisitos de
los servicios que provee la institución
No. TTL. Requisitos existentes
-----------------------------------------
TTL. Servicios Institucionales existentes
Trimestral Reducción
Cumplimiento del Plan Anual de
Auditoría de Gestión
Evidencia el cumplimiento del Plan Anual de
Auditoría de Gestión que asegura que los procesos
están siendo implantados
No. de Auditorías realizadas / mes Mensual Incremento
Porcentaje de Procesos y
Subprocesos implantados
Evidencia el grado de implantación de la información
operacional institucional acorde a los lineamientos
definidos para la implantación
Levantados, Estandarizados y Auditados
No. Procesos Institucionales Implantados
-----------------------------------------------------------------------
TTL. Procesos Institucionales Existentes
Semestral Incremento
Cartas de Servicios AprobadasEvidencia la percepción del usuario respecto al
servicio y/o atención recibida por parte de la
institución.
No. Cartas Servicio Aprobadas
------------------------------------------
TTL. Servicios Institucionales existentes
Semestral Incremento
INDICADOR
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel NacionalImplementar el Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en
procesos, proyectos y planes operacionales
Reducir tiempos de ciclo en los procesos
institucionales MEDIANTE el levantamiento
y/o ajuste de procesos, procedimientos e
instructivos
Incrementar la efectividad de la gestión
operativa institucional MEDIANTE la
implementación del Sistema de Gestión
Basado en Procesos
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y
representación de Planificación Institucional, Procesos y
Proyectos
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.3. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL JURÍDICA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN GENERAL
DE GESTIÓN JURÍDICA
DIRECCIÓN DE ASESORÍA
JURÍDICA
DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar el grado de implantación de la
Normativa de Registro Civil
Incrementar el grado de asertividad en los pronunciamientos
jurídicos
Incrementar la efectividad en la Gestión de los procesos judiciales
garantizando la permanencia de los actos administrativos que permiten la normal operación de la institución
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de trámites atendidos
oportunamente
Evidencia la gestión que se da a los requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones en cumplimiento a los acuerdos de Gestión
Tiempo de máximo de despacho = 5 días laborables
No. Trámites Atendidos a tiempo
---------------------------------------------
No. Trámites Ingresados
Mensual Incremento
Porcentaje de trámites
despachados
Evidencia la gestión que se da a los requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones
No. Trámites Despachados
------------------------------------
No. Trámites Ingresados
Bimensual Incremento
Efectividad de los Criterios y
Pronunciamientos
Evidencia el grado de efectividad en la asesoría jurídica considerando los
diferentes criterios y pronunciamientos provistos por el Director de Asesoría
Jurídica
Observaciones Entidad de Control (Año n-1) -
Observaciones Entidad de Control (Año n)
-------------------------------------------------------------------
Observaciones Entidad de Control (Año n-1)
Trimestral Reducción
Calidad en la provisión de criterios
y pronunciamientos
Mide el nivel de eficacia de la Dirección de Asesoría Jurídica considerando el
número de observaciones remitidas por la Entidad de Control
No. Procesos Auditados - Observaciones Entidad de Control
----------------------------------------------------------------------------------
No. Procesos Auditados
Trimestral Incremento
Mejorar la profesionalización y especializar al talento
humano de la coordinación
INDICADOR
Incrementar el grado de asertividad en
los pronunciamientos jurídicos
Incrementar la atención confiable y
oportuna de dictámenes y resoluciones
MEDIANTE la investigación, el
perfeccionamiento de la plantilla y
estandarización de protocolos jurídicos.
Propiciar la investigación jurídica y la resolución de casos
emblemáticos de instituciones similares
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Reformas legales y
Resoluciones internas
Mide la gestión de cumplimiento a la ejecución del
Programa de desarrollo y/o ajuste de nueva
normativa institucional
No. Actividades Ejecutadas
---------------------------------------------
No. Actividades Planificadas
Mensual Incremento
Socializar la Normativa de interés y propiciar la aprobación de
la normativa generada para la correcta operación del Registro
Civil
Sistematizar el seguimiento y control de los procesos judiciales
institucionales
Auditar periódicamente los procesos judiciales en Territorio
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Auditoría a Procesos
Judiciales
Mide la gestión de cumplimiento a la ejecución de
las auditorías a los procesos judiciales de interés
institucional
No. Actividades Ejecutadas
---------------------------------------------
No. Actividades Planificadas
Mensual Incremento
Recuperación de recursos por
sentencias judiciales ejecutoriadas
Evidencia la gestión de recuperación de los recursos
financieros controvertidos en procesos judiciales
Recursos Financieros recuperados
-------------------------------------------------
TTL. Recursos Financieros Acumulados - Reportados
Semestral Incremento
Incrementar la efectividad en la Gestión de los
procesos judiciales garantizando la
permanencia de los actos administrativos que
permiten la normal operación de la institución
Mide el tiempo que se destina a socializar o instruir
sobre normatividad de alto impacto organizacional a
los diferentes actores de la Organización
INDICADOR
Conceptualizar y proveer las herramientas jurídicas que
permiten operar correctamente la Institución Incrementar el desarrollo de la normativa legal
MEDIANTE propuestas de reformas legales y
resoluciones internas que viabilicen
sostenibilidad institucional
Propiciar alianzas interinstitucionales que generen presencia
institucional dentro de las diligencias judiciales
Causas Terminadas
Incrementar la efectividad en el patrocinio de
las causas judiciales MEDIANTE la
implementación de nuevos métodos de
gestión y cooperación interinstitucional
HORAS HOMBRE /MES
----------------------------
50 HH/MES
Mensual Incremento
Evidencia la gestión establecida para lograr
resoluciones, sentencia, laudos ante las
reclamaciones judiciales y extra judiciales en contra
o a favor de la Institución.
Incrementar el grado de implantación de la
Normativa de Registro Civil
No. Causas Terminadas
-------------------------------------------------------
TTL. Reclamaciones judiciales y extrajudiciales
Semestral Incremento
Nivel de socialización de
Normatividad
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.4. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRTAIVA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN FINANCIERA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar el control de la documentación y de los registros administrativos a
Nivel Nacional
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos administrativos
financieros
Incrementar los niveles desempeño del personal de la
DIGERCIC a Nivel Nacional
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Grado de digitalización de la
información
Evidencia el cumplimiento de normativa
considerando la digitalización de información
administrativa, legal y financiero generada por y
para la institución
No. Documentos Digitalizados
------------------------------------------------
TTL. De documentos organizados en el Archivo de Gestión
Administrativa
Semestral Incremento
Porcentaje de trámites
contestados en el sistema QUIPUX
Evidencia el uso eficiente del Sistema Quipux
considerando las herramientas de gestión
documental y archivo digital
No. De trámites contestados a tiempo
----------------------------------------------------
TTL. Total de trámites generados en el periodo mediante Quipux
Semestral Incremento
Eficacia en el manejo de archivos
Mide el cumplimiento de los parámetros definidos
por la política sobre el correcto manejo y
administración de los documentos físicos en todas
las unidades del registro civil
Check List de Manejo de Archivos
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento de
Planes de Mantenimiento de
Infraestructura y transporte
Mide el cumplimiento del cronograma de
mantenimiento preventivo y la ejecución de
actividades de mantenimiento correctivo
No. Hitos de Mantenimiento ejecutados
-----------------------------------------------------------------------
TTL. Hitos de Mantenimiento Planificados (Contratación)
Trimestral Incremento
Cumplimiento de procedimientos
de mantenimiento
Evidencia el correcto manejo técnico del
procedimiento de mantenimiento
No. Informes de administrador de contrato conformes técnicamente
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
TTL. Requerimientos solicitados
(MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA / EQUIPOS / TRANSPORTE)
Trimestral Incremento
Incrementar la confiabilidad de los bienes
inventariados y valorados, MEDIANTE el
control físico y el aseguramiento
Constatación de inventario de
bienes
Evidencia el control de los ingresos y egresos de los
bienes institucionales; considerando la correcta
valorización de los mismos; y constatación en
función de una muestra representativa
No. bienes valorados, constatados e inventariados correctamente
---------------------------------------------------------------------------------
TTL. Inventario en el Sistema (Muestra)
Mensual Incremento
INDICADOR
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos
administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los
servicios administrativos y financieros
Reducir las pérdidas tiempo en los procesos de
adquisición, MEDIANTE la aplicación de
políticas y socialización de la normatividad afín
Incrementar el grado de funcionalidad de la
infraestructura administrativa y logística de la
institución, MEDIANTE la ejecución planes de
mantenimiento y el fortalecimiento de la
misma.
Incrementar la confiabilidad de los archivos
administrativos, MEDIANTE la aplicación de
políticas e instrumentos de control y
mantenimiento
Eficacia en la gestión de los
procesos de contrataciónIncrementoTrimestral
Check List de Seguridad Física (Basada en Norma Internacional)
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Mide la calidad del servicio de los proveedores de
Seguridad Física en cumplimiento con los
parámetros contractuales en cumplimiento del
Marco Legal
Mensual Decremento
Evidencia el seguimiento a la gestión que se realiza
para asegurar el cierre correcto de los proyectos en
relación a infraestructura
Cumplimiento de protocolos de
seguridad
No. Actas Definitiva
--------------------------------------
TTL. Contratos de Remodelación y/o construcción
Trimestral IncrementoPorcentaje de cierre de proyectos
de construcción y/o remodelación
Incrementar el control de la documentación y
de los registros administrativos a Nivel
Nacional
Desarrollar e implementar las políticas y los instrumentos de
control documental y archivo
Mide el grado de cumplimiento de los parámetros de
contratación considerando las que no han sufrido
retrasos, quejas ni otra novedad que podría afectar
al usuario.
El Atributo integral de satisfacción se define con el
hito de firma del contrato posterior a todos los
procedimientos precontractuales
No. Requerimientos atendido satisfactoriamente
----------------------------------------------------------------------------
TTL. Procesos Ingresados
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de ejecución del Plan
Institucional de Talento Humano
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Plan
No. Actividades ejecutadas a conformidad
-------------------------------------------------
TTL. Actividades definidas en el Plan
Mensual Incremento
Índice de rotación de nivel
directivo
El índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente
((Número de contrataciones + Número de desvinculaciones)/2)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Número total de puestos ocupados en el período)
Mensual Reducción
Índice de rotación de nivel
operativo
El índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente;
(((A + D)/2) * 100) / TP
A = admisiones de personal
D = desvinculación de personal
TP = total de puestos
Mensual Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
plan de optimización del Talento
Humano
Se busca incrementar el cumplimiento del plan de
desvinculaciones.
Arts. 47 - 48 LOSEP - Arts. 101 - 111 R
Art. 47 LOSEP - Art. 108 R
Decreto Ejecutivo 813 (R.O. 489 - 12-07-2011)
Número de desvinculaciones reales
-------------------------------------------------------
Número desvinculaciones planificadas
en el plan de optimización del talento humano.
Trimestral Incremento
Porcentaje de personal con
nombramiento
En cumplimiento a:
ACUERDO MINISTERIAL 56 - Registro Oficial
Suplemento 702 CAPITULO II DE LA SELECCION DE
PERSONAL
NORMA TECNICA DE REESTRUCTURACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA INSTITUCIONAL PARÁGRAFO 5
(Número de puestos planificados aprobados
ocupados por personal con nombramiento definitivo)
------------------------------------------------------------------------------------
Número total de puestos planificados aprobados en el Estatuto
Orgánico por Procesos
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento de la
inclusión de personas con
capacidades especiales
Evidencia el cumplimiento del porcentaje obligatorio
de contratación de personas con discapacidad, es
del 4% del total de trabajadores de cada empresa o
patrono persona natural.
Número de servidores públicos con capacidades especiales
------------------------------------------------------------------------------------------
Total de servidores públicos en la institución
Trimestral Incremento
Porcentaje de Funcionarios
Capacitados
Se busca medir la cobertura de capacitación a los
funcionarios de las instituciones públicas según lo
que señala las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
----------------------------------------------------------------
Total de funcionarios en la institución
Trimestral Incremento
Porcentaje promedio de
evaluación del Desempeño
En cumplimiento a:
LOSEP Art. 77.- De la planificación de la evaluación
LOSEP Art. 80
Se debe de sumar todos los resultados de las
evaluaciones realizadas a todos los funcionarios y
dividirlos para el número total de funcionarios
evaluados
Suma de todos los resultados de la evaluación
----------------------------------------------------------------------
TTL de funcionarios evaluados.
Semestral Incremento
Porcentaje de ejecución del
Programa de Prevención de
Riesgos
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
-------------------------------------------------
TTL. Actividades definidas en el Programa
Mensual Incremento
Porcentaje de ejecución del
Programa de Vigilancia
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
-------------------------------------------------
TTL. Actividades definidas en el Programa
Mensual Incremento
Índice de Gestión de Seguridad y
Salud
Evidencia el cumplimiento del sistema de
gestión de la seguridad y salud en el trabajo acorde a
los lineamientos de la Normativa CD 390
5 x IArt + 3 x IOpas + 2 x IDps + 3 x IDs + IEnts
+ 4 x IOsea + 4 x Icai
-----------------------------------------------------------
22
No. Actividades ejecutadas a conformidad
-------------------------------------------------
TTL. Actividades definidas en el Programa
Mensual Incremento
INDICADOR
Semestral Incremento
Incrementar los niveles desempeño del
personal de la DIGERCIC a Nivel Nacional
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos
técnicos para la implantación de la estructura ocupacional
Incrementar el grado de implantación de la
Estructura Ocupacional MEDIANTE, la
ejecución de la planificación del Talento
Humano
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos
técnicos del Sistema de Gestión de SST.
Incrementar el nivel de implementación del
Sistema de Gestión de SST MEDIANTE la
aplicación del parámetros técnico - legales
Porcentaje de ejecución del
Programa de Desarrollo de
competencias laborales
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Programa
Reducir la brecha de competencia del Talento
Humano MEDIANTE, la ejecución del Programa
de Desarrollo de competencias laborales
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN FINANCIERA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de cumplimiento del
Programa Anual de Control
Interno
Evidencia el avance y cumplimiento de las
actividades definidas en los diversos componentes
que incluye el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
-------------------------------------------------
TTL. Actividades definidas en el Programa
Trimestral Incremento
Cumplimiento de
recomendaciones de control
interno
Mide el cumplimiento efectivo de las
recomendaciones técnicas que aseguran el buen
desempeño de la administración financiera
No. Recomendaciones / Observaciones ejecutadas
--------------------------------------------------------------
TTL. Recomendaciones definidas a la contraparte
Mensual Incremento
Porcentaje ejecución
presupuestaria - Gasto Corriente
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de gasto corriente. La institución debe
revisar el GRUPO DE GASTOS del e-SIGEF y el MANUAL
DE CLASIFICACIÓN DEL GASTO.
Monto de gasto corriente devengado
----------------------------------------------------
Programación anual de la política pública
Mensual Incremento
Porcentaje ejecución
presupuestaria - Gasto Inversión
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de inversión. La meta corresponde al
plan de ejecución mensual del Presupuesto de
inversión.
Monto de inversión devengado
---------------------------------------------
Presupuesto de inversión codificado
(Excluye CUENTA 998 y anticipos entregados en el año)
Mensual Incremento
Ventas por especies valoradasEvidencia los recursos económicos en especies
valoradas respecto a los ingresos de la institución
considerando un stock mínimo
Recursos económicos recaudados por especies valoradas
------------------------------------------------------------------------------
Período
Mensual Incremento
Conciliación en número de
especies valoradas
Mide la administración y manejo de las cantidades
de especies valoradas de la institución
Especies valoradas utilizadas
----------------------------------------------------------
Especies valoradas entregadas - Stock Máximo
Mensual Incremento
Eficacia en el manejo de la
administración financiera
Mide el cumplimiento de los parámetros normativos
acorde a la aplicación de una Lista de Chequeo
Check List de Administración Financiera
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento de
Ingresos Proyectados
Evidencia la eficacia de las estrategias aplicadas al
negocio en relación al incremento de ingresos
VALORES RECAUDADOS
-----------------------------------
INGRESOS PROYECTADOS
Trimestral Incremento
Porcentaje de eficacia en la
recaudación
Mide los resultados de la gestión que se realiza para
asegurar la disponibilidad de los recursos
financieros
VALORES RECAUDADOS
-----------------------------------
OBLIGACIONES POR COBRAR
Trimestral Incremento
Índice de Sostenibilidad financiera
Da seguimiento al control del punto de equilibrio
considerando los Ingresos Institucionales
comparado con el Gasto Corriente.
Indicador compartido con Director de Planificación e
Inversión
VALORES RECAUDADOS
-----------------------------------
GASTOS DE OPERACIÓN
Mensual Incremento
Porcentaje de autorizaciones de
pago ejecutadas
Se mide la gestión oportuna del procesamiento de
las órdenes de pago recibidas hasta las solicitudes
al Ministerio de Finanzas.
Total de órdenes de pago procesadas
---------------------------------------------------------
Total de órdenes recibidas en el mes.
Mensual Incremento
Incrementar la confiabilidad de la
administración financiera MEDIANTE la
automatización y control de sus procesos
INDICADOR
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos
administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los
servicios administrativos y financieros
Incrementar los niveles de control del ciclo
financiero MEDANTE la aplicación de la
normativa Legal vigente
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.5. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN
GENERAL DE SERVICIOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE
REGISTRO CIVIL
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN
REGISTRAL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
ELECTRÓNICOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la información física y digital del Archivo Técnico
Institucional
Incrementar el registro oportuno de hechos y actos civiles; y asegurar
confiabilidad de la identidad ciudadana estableciendo acciones continuas de
mejoramiento a los procesos
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la
información electrónica de identificación del usuario
Incrementar el desarrollo de servicios y garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de desarrollo y mejoramiento
del proceso de identificación
Mide el nivel de desarrollo nuevos servicios y mejoramiento de los servicios
existentes considerando el cumplimiento del Plan Anual de Desarrollo y Mejora
de la Identificación
No. Hitos ejecutados de los Proyectos
----------------------------------------------------
TTL. Hitos de Proyectos incluidos en el Plan
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento del Programa
de Prestación de Servicios de Brigadas
Móviles
Evidencia el seguimiento y control a la ejecución del Programa de Prestación de
Servicios de Brigadas Móviles
No. brigadas de cedulación realizadas acorde al cronograma y demanda
-----------------------------------------------------------------
TTL. Brigadas establecidas según planificación y demanda
Trimestral Incremento
Porcentaje de ciudadanos cedulados en el
Sistema Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios que disponen del nuevo documento
de identificación vs la población total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral Incremento
Porcentaje de ciudadanos mayores de edad
cedulados en el Sistema Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios mayores de edad que disponen del
nuevo documento de identificación vs la población total según el Censo
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
-----------------------------------------------------------------
TTL. Proyección Población > 18 años acorde al INEC
Trimestral Incremento
Porcentaje de población económicamente
activa cedulados en el Sistema Biométrico
(Cédula Única)
Personas Económicamente activas con documento electrónico (cédula única)
que son 5´399.239 (año 2014) con respecto a la producción de cédulas del
mismo año
No. Personas con documento electrónico [PEA 18-60años]
--------------------------------------------------------------------------------
TTL. Población acorde al INEC [ 9´377361 ]
Semestral Incremento
Control de calidad de Materia PrimaEvidencia el cumplimiento de requisitos de calidad que debe cumplir el
proveedor para la entrega-recepción del insumo
(CONTROL DE CALIDAD AL INGRESO EN FUNCIÓN DE UNA MUESTRA CALCULADA)
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
(Aplicación del Check List. Control de Calidad)
Trimestral Incremento
Porcentaje de tarjetas rechazadas en
producción
Evidencia la cantidad de material rechazado por producción considerando
factores atribuibles al proveedor
No. Tarjetas Electrónicas rechazadas en Producción
---------------------------------------------------------------------
TTL. Tarjetas Recibidas
Trimestral Reducción
Cumplimiento de Metas de identificaciónMide el cumplimiento de las metas de identificación definidas para el proceso
de producción a nivel nacionalNo. Provincias que cumplen las metas por prestación de servicios de identificación Mensual Incremento
Porcentaje de Cumplimiento del Plan de
Auditoría de Identificación
Evidencia la gestión de la Dirección para garantizar el seguimiento y control de
normativa, regulaciones, protocolos entre otros en territorio
No. Actividades/Inspecciones/Evaluaciones ejecutadas
-----------------------------------------------------------------------------
TTL. Acciones a ejecutarse según Plan de Auditoría
Trimestral Incremento
Cumplimiento de Acciones Correctivas de
Identificación
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de Identificación y Cedulación hacia los responsables de Producción
No. Acciones Correctivas ejecutadas
---------------------------------------------------
TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Semestral Incremento
Cumplimiento de Convenios y Acuerdos
Interinstitucionales
Evidencia el seguimiento y control a los acuerdos, alianzas y convenios
interinstitucionales en relación a identificación y cedulación
No. Obligaciones ejecutadas
------------------------------------------
TTL. Obligaciones acorde al convenio
Mensual Incremento
INDICADOR
Propiciar los lineamientos institucionales que incrementan la
oferta integral de los servicios de la DIGERCIC
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren
soluciones innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la
provisión de servicios a través de canales electrónicos
Incrementar el registro oportuno de hechos y
actos civiles ; y asegurar confiabilidad de la
identidad ciudadana estableciendo acciones
continuas de mejoramiento a los procesos
Incrementar el desarrollo de servicios de
identificación y fortalecer los existentes
MEDIANTE la ejecución de acciones que
mejoran la operatividad del proceso de
identificación
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos
que coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios
al usuario
Incrementar la confiabilidad de la identidad
ciudadana MEDIANTE la aplicación de
regulaciones, análisis y validación del
procesamiento de la información de
identificación y cedulación
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de desarrollo y
mejoramiento de servicios de
registro civil
Mide el nivel de desarrollo nuevos servicios y mejoramiento de los servicios
existentes considerando el cumplimiento del Plan de fortalecimiento de los
servicios de Registro Civil
No. Hitos ejecutados de los Proyectos
----------------------------------------------------
TTL. Hitos de Proyectos incluidos en el Plan
Mensual Incremento
Propiciar los lineamientos institucionales que incrementan la
oferta integral de los servicios de la DIGERCIC
Índice de Subregistro
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno de inscripciones a nivel
nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015 Semestral Reducción
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Prestación de
Servicios de Brigadas Móviles
Evidencia el seguimiento y control a la ejecución del Programa de Prestación de
Servicios de Brigadas Móviles
No. brigadas de inscripciones realizadas acorde al cronograma y demanda
-----------------------------------------------------------------
TTL. Brigadas establecidas según planificación y demanda
Trimestral Incremento
Porcentaje de No Conformidades
para controles en materia de
registro civil
Mide el cumplimiento de instrucciones de operación para ingreso de
información registral considerando la aplicación de una muestra representativa
- Inscripciones
- Registros
- Rectificaciones
No. NO Conformidades en el registro de información
--------------------------------------------------------------------------------------------
TTL. Documentos analizados según muestreo
Trimestral Reducción
Reducir el subregistro de hechos y actos
MEDIANTE la oportuna actualización de la
base de datos de información registral y la
aplicación de lineamientos y regulaciones
Cumplimiento de Convenios y
Acuerdos Interinstitucionales
Cumplimiento de Acciones
Correctivas de información
registral
INDICADOR
Evidencia el seguimiento y control a los acuerdos, alianzas y convenios
interinstitucionales en materia de registro civil
No. Obligaciones ejecutadas
------------------------------------------
TTL. Obligaciones acorde al convenio
Semestral
Incrementar el desarrollo de servicios de
registro civil y fortalecer los existentes
MEDIANTE la ejecución de acciones que
mejoran la operatividad del proceso de
información registral
No. Registros generados por nuevos P/S
------------------------------------------------------
No. Registros generados estadísticamente
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren
soluciones innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la
provisión de servicios a través de canales electrónicos
No. Acciones Correctivas ejecutadas
---------------------------------------------------
TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Semestral Incremento
Incremento
Eficacia en el desarrollo de nuevos
P/S
Evidencia el incremento consolidado de registros de hechos y actos
considerando la provisión de nuevos servicios o productos en relación a registro
civil
Observación.
Nuevos P/S tienen vigencia de un año antes de entrar al estadístico total de P/S
Indicador No incluye Servicios Electrónicos
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos
que coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios
al usuario
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Incrementar el registro oportuno de hechos y
actos civiles ; y asegurar confiabilidad de la
identidad ciudadana estableciendo acciones
continuas de mejoramiento a los procesos
Trimestral Incremento
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de Servicios de Registro Civil hacia los responsables de Producción
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de depuración de datosEvidencia el incremento de la depuración de la data del usuario considerando la
ejecución de acciones que coadyuvan al objetivo
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
--------------------------------------------------------------------------------------------
Información Depurada (año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de Cumplimiento de la
Política de S.L.A.
(En Conferimiento)
Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los niveles de servicio [S.L.A.] al
usuario, para la emisión de documentos certificados
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
---------------------------------------------------------------------
TTL. Total Oficinas Técnicas
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del Proceso de Gestión de
Información Registral
Semestral Incremento
Rectificación de datos del usuario a
demanda
Mide la gestión que realiza la dirección para atender los diferentes casos de
rectificación a demanda del usuario
No. casos atendidos y solucionados
-------------------------------------------------
TTL. Casos solicitados
Mensual Incremento
Porcentaje de solución de casos
represados por causales de
información registral
Evidencia la cantidad de casos solucionados que se han represado al considerar
el listado de Causales de Información Registral
No. Casos solucionados represados
-------------------------------------------------
TTL. Casos represados
Semestral Incremento
Porcentaje de Cumplimiento del
Plan de Auditoría de Archivo
Técnico
Evidencia la gestión de la Dirección para garantizar el seguimiento y control de
normativa, regulaciones y protocolos según el Plan Nacional
No. Actividades/Inspecciones/Evaluaciones ejecutadas
-----------------------------------------------------------------------------
TTL. Acciones a ejecutarse según Plan de Auditoría
Trimestral Incremento
Cumplimiento de Acciones
Correctivas para Archivo Técnico
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de hacia los responsables de la administración de los archivos
técnicos en las oficinas técnicas
No. Acciones Correctivas ejecutadas
---------------------------------------------------
TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Semestral Incremento
Grado de digitalización de la
información
Evidencia el cumplimiento de normativa considerando la digitalización de
información técnica generada del usuario para la institución
No. Documentos Digitalizados
------------------------------------------------
TTL. Universo de documentos
Semestral Incremento
Eficacia en el manejo de archivos
técnicos de la Institución
Mide el cumplimiento de los parámetros definidos por la política sobre el
correcto manejo y administración de los documentos físicos técnicos de la
institución
- Archivo Nacional
- Archivos Provinciales
Check List de Manejo de Archivos Técnicos
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Trimestral Incremento
Convalidación de Inventario de
Archivo Físico
Evidencia el cumplimiento de la normativa considerando la existencia de dos
documentos originales para registros de hechos y actos
No. Documentos existentes en Archivo Provincial
---------------------------------------------------------------------
TTL. Documentos existentes en Archivo Nacional
Semestral Incremento
Convalidación de Inventario de
Subinscipciones existentesEvidencia el cumplimiento de subinscripciones y de su respectivo sustento legal
No. Subinscripciones existentes en Archivo Provincial
---------------------------------------------------------------------
TTL. Subinscripciones existentes en Archivo Nacional
Semestral Incremento
Convalidación de inventario de
documentos legales aplicados
Evidencia el cumplimiento de los documentos legales como (resoluciones
administrativas, sentencias judiciales, reconocimientos, adopciones, y otros de
afectación al usuario) aplicados
No. Documentos legales aplicados
---------------------------------------------------
TTL. Documentos legales existentes
Semestral Incremento
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la
información electrónica de identificación del usuarioDepurar y mejorar la integridad de los datos registrales
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la
información física y digital del Archivo Técnico Institucional
Procesar y gestionar técnicamente la información institucional
relacionada con el usuario
Integrar, conservar y restaurar la documentación técnica de los Archivos
a nivel Nacional
Incrementar la fiabilidad del Archivo Físico y Digital
MEDIANTE la ejecución de acciones de depuración,
conservación, salvaguarda y correcto almacenamiento
INDICADOR
Incrementar la fiabilidad de los datos del usuario
MEDIANTE la ejecución de acciones de depuración,
conservación, salvaguarda y correcto almacenamiento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de Servicios
Electrónicos Implantados
Evidencia la cantidad de servicios electrónicos que están siendo utilizados por
los diferentes usuarios requirientes (y que se dispone de línea base)
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n)
- No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
---------------------------------------------------------------------------
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Plan de Comercialización de
Servicios Electrónicos
Evidencia la gestión que realiza la dirección para promocionar y comercializar
los servicios electrónicos institucionales
No. Actividades ejecutadas
------------------------------------------
TTL. Actividades acorde al Plan de Comercialización
Mensual Incremento
Retribución financiera por
provisión de Servicios Electrónicos
Evidencia el incremento de recursos financieros considerando la provisión de
los servicios electrónicos
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
-------------------------------------------------------
Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Trimestral Incremento
INDICADOR
Semestral
Incrementar la implementación de los servicios
electrónicos MEDIANTE la conceptualización y
comercialización de productos electrónicos y nuevos
canales de servicio al usuario
Incremento
Incremento
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos que
coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Uso de nuevos servicios
electrónicos
Evidencia la cantidad de nuevos servicios electrónicos que están siendo
utilizados por los diferentes usuarios requirientes
No. Acciones Correctivas ejecutadas
---------------------------------------------------
TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de Servicios Electrónicos a los diferentes actores de desarrollo y
producción en relación a incidentes, problemas, quejas y no cumplimiento de
estándares y protocolos.
Cumplimiento de Acciones
Correctivas de servicios
electrónicos
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos/año
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
-----------------------------------------------------------------
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
IncrementoTrimestral
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren soluciones
innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la provisión de servicios
a través de canales electrónicos
Propiciar los l ineamientos institucionales que incrementan la oferta
integral de los servicios de la DIGERCIC
Mensual
Incrementar el desarrollo de servicios y garantizar el acceso
de los servicios electrónicos de la DIGERCIC
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de accesibilidad a los
servicios electrónicos en función de la producción existente por cada servicio
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.6. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCUTRA Y OPERACIONES DE TECNOLOGÍAS
DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar los servicios en línea de la DIGERCIC
Incrementar la capacidad, disponibilidad y continuidad de la infraestructura
tecnológica de la DIGERCIC
Disminuir las inconsistencias de los datos almacenados en las
bases de datos de Registro Civil
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los Sistemas de Información & Comunicación de la DIGERCIC y garantizar las operaciones con
entidades externas
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Implementar mecanismos de control en los sistemas de
registro civil e identificación para evitar el procesamiento de
datos inconsistentes
Asegurar la provisión de información a demanda que coadyuve
a la depuración de datos en procesos relacionados con el
negocio
Proporcionar la infraestructura tecnológica que garantice la
disponibilidad, conservación y seguridad de la información
electrónica de Archivo
Generar el expediente electrónico del usuario para validación
de datos y agilitar la corrección de inconsistencias
Implementar controles permanentes internos y externos que
mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas
informáticos
Socializar y coordinar las capacitaciones en seguridad
informática
Incremento
Incremento
Número de aplicaciones WEB
implementadas
(Servicios Internos)
Trimestral IncrementoEvidencia el nivel de cumplimiento de lineamientos y protocolos de
seguridad informática sustentadas en el EGSI
No. de controles (seguridad informática) EGSI validados
--------------------------------------------------------------------------------------
TTL. controles (seguridad informática) EGSI planificados
Incremento
Incremento
No. Proyectos Tecnológicos ejecutados a compromisos
----------------------------------------------------------------------------
TTL. Proyectos Tecnológicos planificados
Semestral
Mensual
Porcentaje de lineamientos de
seguridad informática
documentados
Evidencia la generación de documentos de lineamientos y
protocolos de seguridad informática sustentadas en el EGSI
No. de controles (seguridad informática) EGSI documentados
--------------------------------------------------------------------------------------
TTL. controles (seguridad informática) EGSI planificados
Porcentaje de lineamientos de
seguridad informática implantados
en los sistemas informáticos
Incrementar la automatización de procesos
institucionales MEDIANTE la implementación
de aplicaciones que aportan a la eficiencia
operacional
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los
Sistemas de Información & Comunicación de la
DIGERCIC y garantizar las operaciones con
entidades externas
Implementar los controles de seguridad informática acorde al
esquema gubernamental de seguridad en la informaciónIncrementar la implementación del EGSI
asociados a la seguridad informática
MEDIANTE la ejecución de acciones de
mitigación al riesgo y fortalecimiento de la
plantilla
Desarrollar las aplicaciones WEB que coadyuvan a la
automatización de servicio en línea
Incrementar los servicios en línea de la
DIGERCIC
Disminuir las inconsistencias de los datos
almacenados en las bases de datos de Registro
Civil
Reducir las inconsistencias de datos
almacenados y mejorar la funcionalidad de los
sistemas CORE; MEDIANTE el desarrollo e
implementación de cambios solicitados por los
usuarios
Porcentaje de cumplimiento de
cambios a los sistemas CORE
Mide el gestión a los requerimientos de cambio establecidos por el
negocio en los sistemas CORE para la reducción de inconsistencias
y mejora de su funcionalidad
INDICADOR
Semestral
Desarrollar los sistemas informáticos para consulta de datos
almacenados en el documento de identificación del usuario
Número de aplicaciones WEB
implementadas
(Servicios Externos)
Evidencia la gestión de TI respecto al desarrollo de aplicaciones
WEB con enfoque al incremento de los servicios electrónicosNo. portales, sistemas y servicios WEB implementados
Evidencia la gestión de TI respecto al desarrollo de aplicaciones
WEB con enfoque a la automatización de servicios internosNo. portales, sistemas y servicios WEB implementados
Porcentaje de cumplimiento de la
ejecución de proyectos
tecnológicos
Mide el cumplimiento en la ejecución de los proyectos tecnológicos
acorde a los estándares definidos por la PMO
- Tiempo
- Alcance
- Costo
Acumulados de cambios al sistema atendidos
---------------------------------------------------------------
TTL. Requerimientos de usuario
Trimestral
Semestral
Incremento
Incrementar la cantidad de aplicaciones WEB,
MEDIANTE el desarrollo e implementación de
sistemas que soportan los servicios en línea
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCUTRA Y OPERACIONES DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de Disponibilidad de
Infraestructura
Evidencia técnicamente la operatividad de la infraestructura:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Por medio del registro de paradas no planeadas en referencia a incidentes y
problemas
No. Horas con disponibilidad de Infraestructura
------------------------------------------------------------------
TTL. Horas en operación
Mensual Incremento
Porcentaje de Capacidad de
Infraestructura
Mide la capacidad de la infraestructura considerando:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de infraestructura utilizada
-----------------------------------------------------
Capacidad de infraestructura instalada
Mensual Incremento
Porcentaje de Disponibilidad de
plataformas de software
Evidencia técnicamente la operatividad de plataformas de software:
- Bases de datos
- Sistemas Operativos
- Middleware; entre otros.
Por medio del registro de paradas no planeadas en referencia a incidentes y
problemas
No. Horas con disponibilidad de plataformas de software
--------------------------------------------------------------------------------
TTL. Horas en operación
Mensual Incremento
Porcentaje de Capacidad de
plataformas de software
Mide la capacidad de la infraestructura considerando:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de plataformas de software utilizada
-----------------------------------------------------
Capacidad de plataformas de software instalada
Mensual Incremento
Porcentaje de Disponibilidad de
redes y comunicaciones
Evidencia técnicamente la operatividad de redes y comunicaciones:
- Redes de datos
- Redes de comunicaciones, entre otros.
Por medio del registro de paradas no planeadas en referencia a incidentes y
problemas
No. Horas con disponibilidad de redes y comunicaciones
------------------------------------------------------------------------------
TTL. Horas en operación
Mensual Incremento
Porcentaje de Capacidad de redes
y comunicaciones
Mide la capacidad de la infraestructura considerando:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de redes y comunicaciones utilizada
-----------------------------------------------------
Capacidad de redes y comunicaciones instalada
Mensual Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Programa Integral de
Mantenimiento
Mide el cumplimiento de todos los planes de mantenimiento en relación a la
infraestructura tecnológica de la DIGERCIC
No. Actividades ejecutadas de mantenimiento
----------------------------------------------------------------------------
TTL. Actividades planificadas en los diferentes planes
Semestral Incremento
Incrementar la capacidad, disponibilidad y
continuidad de la infraestructura tecnológica
de la DIGERCIC
Implementar ciclos de mantenimiento integral para la
infraestructura tecnológica existente
Utilizar progresivamente los servicios de la nube para
minimizar riesgos de infraestructura y reducir costos
INDICADOR
Mantener actualizada la infraestructura tecnológica y los
servicios de redes de datos
Incrementar la disponibilidad de la
infraestructura tecnológica MEDIANTE el
fortalecimiento y optimización de la misma
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓNACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Incrementar los servicios en línea de la
DIGERCIC
Implementar los mecanismos que acrecienten el uso de los
servicios en línea desarrollados
No. servicios WEB implementadosMide el número de nuevos servicios WEB que coadyuvan al
intercambio de información con entidades externasNo. de Servicios WEB implementados + Resultado período anterior Semestral Incremento
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los
Sistemas de Información & Comunicación de la
DIGERCIC y garantizar las operaciones con
entidades externas
Evidencia la gestión del soporte al usuario por medio de la atención
de tiquets que aseguran el tratamiento de incidentes y problemas de
los sistemas informáticos
No. de tiquets atendidos y resueltos
--------------------------------------------------
TTL. Tiquets abiertos
Mensual Incremento
Implementar controles permanentes internos y externos que
mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas
informáticos
INDICADOR
Incrementar la eficacia de atención al usuario
de los sistemas informáticos e
interoperabilidad con instituciones externas
MEDIANTE el seguimiento y control del
soporte técnico
Eficacia en la atención al usuario
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.7. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Índice de satisfacción al usuarioMide la percepción promedio de los segmentos de mercado escogidos
respecto a las preguntas homologadas en relación a la satisfacción de
los servicios ofertados
Promedio de resultados de preguntas homologadas de
satisfacciónTrimestral Incremento
Número de Quejas de los
Servidores Públicos
Mide las quejas de los usuarios hacia los servidores públicos en
relación al servicio recibidoNo. Quejas recibidas en Buzón de Quejas y Sugerencias Trimestral Reducción
Percepción de Satisfacción del
usuario
(Segmento de Mercado Elegido)
Evidencia la satisfacción del segmento escogido considerando la
medición de los siguientes atributos por medio de una encuesta:
- La información sobre el producto,
- Las consultas, contratos, convenios o atención de pedidos,
incluyendo las modificaciones, y
- La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas
Encuesta de Satisfacción del Usuario
(Segmento de mercado escogido)
TABULACIÓN REAL
--------------------
TABULACIÓN IDEAL
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Mejoramiento de
atención al usuario
Mide la gestión del cumplimiento de las actividades y proyectos
relacionados con el Programa de Atención al Usuario
No. Actividades ejecutadas e integradas
----------------------------------------------------
TTL. Actividades Planificadas
Trimestral Incremento
Clima Laboral
Mide la percepción del funcionario respecto al ambiente de trabajo
considerando los siguientes componentes:
- Comunicación Interna
- Motivación y Satisfacción
- Liderazgo
- Empoderamiento y pertenencia
- Trabajo en Equipo, entre otros.
Resultados de Encuesta de Clima Laboral
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Semestral Incremento
Porcentaje de acciones
emprendidas por el Comité de
Ética Institucional
Describe el número de acciones emprendidas por el Comité de Ética
Institucional para el empoderamiento de la Ética del Buen Vivir
No. Acciones emprendidas
------------------------------------
TTL. Acciones Planificadas
Trimestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Mejoramiento de
ambiente de trabajo y cultura
organizacional
Mide la gestión del cumplimiento de las actividades y proyectos
relacionados con el Programa de Mejoramiento de ambiente de
trabajo y cultura organizacional
No. Actividades ejecutadas e integradas
---------------------------------------------------
TTL. Actividades Planificadas
Trimestral Incremento
Incrementar y fortalecer la relación con el
usuario MEDIANTE la identificación y
tratamiento de oportunidades de mejora y
provisión de soluciones que coadyuvan su
satisfacción
OBJ - 01INCREMENTAR LA
SATISFACCIÓN AL USUARIO
Incrementar la satisfacción de los servidores
MEDIANTE la identificación y ejecución de
planes que mejoran el clima laboral y aseguran
la identidad corporativa
Contar, atraer y disponer de personal competente,
comprometido, motivado y en constante desarrolloAE-12
AE-01
OBJ - 06
INCREMENTAR EL
DESARROLLO Y
OPTIMIZACIÓN DEL
TALENTO HUMANO EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESTRATEGIAS
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a
clientes y usuarios
Índice de Imagen Institucional
Mide la percepción del medio externo respecto al cumplimiento de los
atributos que afectan la Imagen de la Institución:
- Transparencia
- Percepción de la atención
- Personalización del Servicio
- Responsabilidad social y ambiental
Apoya Director de Comunicación Social
Resultados de Encuesta de IMAGEN INSTITUCIONAL
TABULACIÓN REAL
-----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Semestral Incremento
Incrementar la Imagen Institucional
MEDIANTE, el desarrollo y ejecución de planes
y proyectos que aseguran el tratamiento y
mejora de los atributos de interacción con el
usuario
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.8. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de medios de
comunicación alineados con la
institución
Evidencia la percepción positiva de los medios en relación al accionar
institucional; considerando el seguimiento y monitoreo a los
principales medios de conunicación
No. de medios de comunicación que mencionan
positivamente
a la DIGERCIC
-------------------------------------------------------------
TTL. Medios de comunicación de opinión de interés
Mensual Incremento
Porcentaje de eficacia en el
manejo de crisis
Mide la correcta aplicación de los protocolos de manejo de crisis
institucional que pudieran afectar la imagen de a DIGERCIC. La eficacia
del manejo de crisis exhorta a que los medios de comunicación no
extiendan comentarios negativos hasta máximo 1 semana sucedido el
evento
No. de Crisis que duraron menos de una semana
-------------------------------------------------------------
TTL. No. de Crisis atendidas que pudieran afectar la Imagen
Institucional
Semestral Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Plan Anual de Comunicación
Mide la gestión de la dirección de comunicación social en relación al
cumplimiento de los principales hitos que aseguran la socialización y
la difusión de la información a interior y al exterior de la misma
No. Productos y Actividades Comunicacionales ejecutadas
------------------------------------------------------------------------
TTL. Productos y Actividades Comunicacionales planificadas
Trimestral Incremento
Porcentaje de publicación de
Información de Impacto
Institucional en medios
Evidencia la información publicada por los medios de comunicación en
relación a la información que la Institución considera que debe ser
difundida
No. Notas Informativas de Interés Publicadas
correctamente en Medios
--------------------------------------------------
TTL. Notas Informativas de Interés o de Impacto
Bimensual Incremento
AE-01
AE-02Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios Integrales
de Registro Civil
Incrementar la difusión de los servicios
integrales del Registro Civil, MEDIANTE la
ejecución de productos y actividades
comunicacionales, y alianzas estratégicas.
Incrementar la calidad de la información
comunicacional, MEDIANTE la creación de
flujos de comunicación, estandarización y
aplicación de lineamientos que permitan
retroalimentación de información
OBJ - 01
Establece la relación existente entre la DIGERCIC y los
diferentes grupos de interés; sobre los cuales se crearán
lasos de información que cumplen con lo estipulado en el
Manual de Directrices de Comunicación Institucional
Asegura la provisión de la correcta información sobre el
accionar institucional por medio del desarrollo, ejecución
y seguimiento a los productos comunicacionales
reflejados en las campañas
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESTRATEGIAS
INCREMENTAR LA
SATISFACCIÓN AL USUARIO
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a
clientes y usuarios
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.9. OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓNDESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de eficacia en el
tratamiento y cierre de casos
Evidencia el correcto tratamiento y cierre de los casos identificados y
entregados a las diferentes instancias y actores responsables de su
ejecución
Para reporte en el Nvel de Impacto N(1); éste indicador se enfoca a casos
de corrupción; casos de insatisfacción o quejas bajo conocimiento del
medio externo
No. Casos cerrados correctamente
------------------------------------------------
TTL. Casos identificados y entregados
Trimestral Incremento
Oportunidad en la resolución de
casos
Monitorea el cumplimiento del tiempo en relación al estándar legal y/o
técnico
No. Casos cerrados a tiempo
------------------------------------------------
TTL. Casos identificados y entregados
Mensual Incremento
Cumplimiento de Protocolos de
Investigación
Evidencia el adecuado manejo de la metodología de investigación
aplicada en campo; acorde a los lineamiento del Manual de
Investigación
CHECK LIST : CUMPLIMIENTO DE PROTOCOLOS DE INVESTIGACIÓN
TABULACIÓN REAL
----------------------------
TABULACIÓN IDEAL
Mensual Incremento
Vulnerabilidad de los Sistemas de
Información
Evidencia los intentos de fraude y vulneraciones en general a los
sistemas de información de los procesos sustantivos
No. Intromisiones (Período n-1) - No. Intromisiones (Período n)
--------------------------------------------------------------------------------------
No. Intromisiones (Período n-1)
Intromisiones.- Alertas AFIS
Semestral Reducción
Porcentaje de implementación de
ISO 27000
Mide el grado de implementación de las cláusulas de la Norma
Internacional ISO 27000
No. Hitos implementados e integrados
------------------------------------------------------
TTL. Hitos por implementar
Semestral Incremento
Porcentaje de reducción de fraude
institucional
Evidencia la gestión de la dirección para coadyuvar a la reducción de
intentos de fraude
No. Casos (Período n-1) - No. Casos (Período n)
-------------------------------------------------------
No. Casos (Período n-1)
Trimestral Reducción
Cumplimiento del Plan de
mitigación de amenazas de fraude
institucional
Mide el cumplimiento de las actividades y planes de acción que
aseguran la mitigación de amenaza de fraude.
No. actividades implementadas e integradas
-----------------------------------------------------------
TTL. Actividades Planificadas
Mensual Incremento
Cumplimiento del Plan de
contingencia de fraude
institucional
Mide el cumplimiento de las actividades y planes de acción que
aseguran contingencia institucional ante la materialización de la
amenaza
No. actividades implementadas e integradas
-----------------------------------------------------------
TTL. Actividades Planificadas
Semestral Incremento
Reducir los niveles de vulnerabilidad de la
información de la DIGERCIC, MEDIANTE la
implementación del Sistema de Gestión de
Seguridad en la Información
Reducir los niveles de fraude en los procesos
sustantivos de la DIGERCIC, MEDIANTE la
ejecución de Planes de mitigación y
contingencia al Riesgo evaluado
AE-01
AE-14
OBJ - 01
OBJ - 07
INCREMENTAR LA
EFICIENCIA OPERACIONAL
INSTITUCIONAL DE LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
OBJ - 08
INCREMENTAR EL USO
EFICIENTE DEL
PRESUPUESTO EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
Implantar los Sistemas de Gestión que garantizan
cumplimiento de requisitos y satisfacción de las partes
interesadas
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio
de la Gestión del RiesgoAE-19
Incrementar las soluciones provistas al usuario
respecto a los casos de posible falsedad
ideológica y documental, MEDIANTE la
aplicación de protocolos investigativos y
asesoría directa
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESTRATEGIAS
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a
clientes y usuarios
INCREMENTAR LA
SATISFACCIÓN AL USUARIO
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS COORDINACIONES ZONALES
11.1. CONCEPTUALIZACIÓN
El alineamiento estratégico para las unidades de gestión o unidades desconcentradas comprende la determinación de Objetivos de Nivel Operativo (N4) relacionados directamente con los Objetivos de nivel superior. Es así que las Coordinaciones Zonales en sus procesos de prestación de Servicios se alinean a los Objetivos de la Subdirección General de la DIGERCIC; y en los demás procesos administrativos su alineamiento está dado directamente con el nivel estratégico de la siguiente manera:
Incrementar la productividad en territorio y confiabilidad de la información registral, identificación & cedulación; MEDIANTE el
control de los procesos sustantivos y el cumplimiento de las directrices de las Direcciones Nacionales de la DIGERCIC
Incrementar la confiabilidad de la Gestión Administrativa Financiera Zonal MEDIANTE, la
correcta planificación, control y uso del recurso así como el cumplimiento del marco legal
Incrementar la satisfacción del usuario e imagen institucional MEDIANTE, la
ejecución de directrices de cambio de cultura organizacional y comunicación
social
Incrementar el bienestar del talento humano MEDIANTE, la ejecución de planes de
capacitación, incentivos y prevención de riesgo laboral
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11.2. ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO CON LOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS
SUBDIRECTOR
OBJETIVO OPERATIVO
COORDINACIÓN ZONAL
VINCULACIÓN OPERACIONAL
PROCESO RELACIONADODESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de incremento de
inscripciones de nacimiento
oportunas
Evidencia el incremento sostenido de las
inscripciones de nacimientos oportunos en
comparación con el período anterior
Inscripciones Oportunas (Año n)
- Inscripciones Oportunas (Año n-1)
-------------------------------------------------------------
Inscripciones Oportunas (Año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de reducción de
inscripciones de nacimiento
tardíos
Evidencia la reducción sostenida de las
inscripciones de nacimientos tardíos en
comparación con el período anterior.
Observación:Si el resultado de este indicador es negativo;
significa que las inscripciones tardías se
incrementaron
Inscripciones Tardías (Año n-1)
- Inscripciones Tardías (Año n)
-------------------------------------------------------------
Inscripciones Tardías (Año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de incremento de
inscripciones de defunciones
oportunas
Evidencia el incremento sostenido de las
inscripciones de defunciones oportunas en
comparación con el período anterior
Inscripciones Oportunas (Año n)
- Inscripciones Oportunas (Año n-1)
-------------------------------------------------------------
Inscripciones Oportunas (Año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de reducción de
inscripciones de defunciones
tardías
Evidencia la reducción sostenida de las
inscripciones de defunciones tardías en
comparación con el período anterior.
Observación:Si el resultado de este indicador es negativo;
significa que las inscripciones tardías se
incrementaron
Inscripciones Tardías (Año n-1)
- Inscripciones Tardías (Año n)
-------------------------------------------------------------
Inscripciones Tardías (Año n-1)
Trimestral Incremento
Porcentaje de requerimientos
atendidos con eSSID
Mide el cumplimiento a la atención de
requerimientos en relación a través del
sistema eSSID:
- Archivos
- Conferimiento de documentación
- Documentos relacionados con hechos y
actos del usuario
Entre Unidades de Gestión acorde a los
lineamientos emitidos por la Dirección
General sobre la entrega de documentos
No. Requerimientos atendidos acorde a directriz
---------------------------------------------------------------------
TTL. Requerimientos atendidos
Mensual Incremento
Rendimiento de inscripciones
por brigada
Evidencia la efectividad de las brigadas de
registros en territorio como fuente de
acercamiento de la Unidad hacia las
comunidades y personal vulnerable
Producción en Brigadas [inscripciones]
-----------------------------------------------------
TTL. Demanda acorde a Planificación
Trimestral Incremento
Rendimiento de cedulaciones
por brigada
Evidencia la efectividad de las brigadas de
identificación y cedulación territorio como
fuente de acercamiento de la Unidad hacia
las comunidades y personal vulnerable
Producción en Brigadas [cedulaciones]
-----------------------------------------------------
TTL. Demanda acorde a Planificación
Trimestral Incremento
No. de cédulas producidas por
renovación
Mide la cantidad de cédulas entregadas al
usuario por renovación del documento
No. Cédulas Producidas + Acumulado Período
AnteriorMensual Incremento
Porcentaje de cédulas
rechazadas por error de
módulo
E videncia la cantidad de cédulas
rechazadas por:
- Errores de operadores de módulo
- Errores de operadores de producción
Con respecto a la producción total en el
período analizado
No. Cédulas rechazadas por errores
(módulo + producción)
--------------------------------------------------------------
TTL. Cédulas Producidas
Mensual Reducción
No. de cédulas producidas
durante el año
Mide la cantidad de cédulas entregadas al
usuario por renovación del documento y
primera vez
No. Cédulas Producidas
(renovación + primera vez) Mensual Incremento
INDICADOR
Trimestral Incremento
Retribución financiera por
nuevos P/S
Evidencia el incremento de recursos
financieros considerando la provisión de
nuevos servicios o productos en relación a
registro civil
Ingresos por nuevos P/S
---------------------------------------------------
TTL. Ingresos Período
Trimestral Incremento
Incrementar la productividad en
territorio y confiabilidad de la
información registral, identificación &
cedulación; MEDIANTE el control de los
procesos sustantivos y el cumplimiento
de las directrices de las Direcciones
Nacionales de la DIGERCIC
GESTIÓN DE CONTROL DE SERVICIOS
ZONAL
Retribución financiera por
provisión integral de P/S en la
Zonal
Evidencia el incremento de recursos
financieros considerando la provisión de
todos los servicios o productos en relación
a registro civil
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
------------------------------------------------------------------------
Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Incrementar la efectividad de los procesos
sustantivos estableciendo los estándares de
servicio y de producción que propician el
cumplimiento de las expectativas del cliente
Incrementar el fortalecimiento de los procesos
sustantivos y el desarrollo de servicios de la
DIGERCIC asegurando confiabilidad en la
información del usuario
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11.3. ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO CON LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE EFICIENCIA OPERACIONAL, TALENTO HUMANO Y GESTIÓN DEL CLIENTE.
OBJETIVO OPERATIVO
COORDINACIÓN ZONAL
VINCULACIÓN OPERACIONAL
PROCESO RELACIONADODESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓNTENDENCIA
Porcentaje de Funcionarios
Capacitados
Se busca medir la cobertura de
capacitación a los funcionarios de las
instituciones públicas según lo que señala
las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
----------------------------------------------------------------
Total de funcionarios en la institución
Trimestral Incremento
Porcentaje promedio de
evaluación del Desempeño
En cumplimiento a:
LOSEP Art. 77
LOSEP Art. 80
Suma de todos los resultados de la evaluación
----------------------------------------------------------------------
TTL de funcionarios evaluados.
Semestral} Incremento
Índice de Eficacia del Sistema
de Gestión de SST
Evidencia el grado de implantación del
Sistema de Gestión de SST, considerando el
cumplimiento del marco normativo acorde
a RES. CD 333 - SART
N° elementos auditados integrados
e implantados
-------------------------------------------------------------
N° Total de elementos aplicables
Semestral Incremento
Porcentaje de trámites
despachados
Evidencia la gestión que se da a los
requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones
No. Trámites Despachados
------------------------------------
No. Trámites Ingresados
Bimensual Incremento
GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN & GESTIÓN
ESTRATÉGICA ZONAL
Porcentaje de cumplimiento
en el PAC (Ínfima Cuantía)
Mide el avance a la ejecución del Plan
Anual de Compras en el ámbito de su
jurisdicción
Planes / Proyectos / Actividades ejecutadas
(ínfima cuantía)
----------------------------------------------------------------------
Planes / Proyectos / Actividades planificadas
(ínfima cuantía)
Cuatrimestral Incremento
Validación del inventario de
bienes
Evidencia el control de los ingresos y
egresos de los bienes institucionales;
considerando la correcta valorización de
los mismos
No. bienes valorados e inventariados
correctamente
-------------------------------------------------------------
TTL. Inventario en el Sistema
Semestral Incremento
Porcentaje de presupuesto
total ejecutado
El presente indicador mide el nivel de
gestión y ejecución del presupuesto
asignado.
Presupuesto total ejecutado
-------------------------------------------
Presupuesto total codificado
Mensual Incremento
Porcentaje de cumplimiento
en la recaudación
Evidencia la eficacia de las estrategias
aplicadas al negocio en relación al
incremento de ingresos
VALORES RECAUDADOS
-----------------------------------
INGRESOS PROYECTADOS
Trimestral Incremento
Conciliación en número de
especies valoradas
Mide la administración y manejo de las
cantidades de especies valoradas en su
jurisdicción
Especies valoradas utilizadas
----------------------------------------------------------
Especies valoradas entregadas - Stock Máximo
Mensual Incremento
Mensual Incremento
OBJ - 08
INCREMENTAR EL USO
EFICIENTE DEL
PRESUPUESTO EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ZONAL
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
OBJ - 01INCREMENTAR LA
SATISFACCIÓN AL USUARIO
Incrementar la satisfacción del usuario
e imagen institucional MEDIANTE, la
ejecución de directrices de cambio de
cultura organizacional y comunicación
social
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
ZONAL
INDICADOR
Número de Quejas de los
Servidores Públicos
Mide las quejas de los usuarios hacia los
servidores públicos en relación al servicio
recibido
No. Quejas recibidas en Buzón de Quejas y
SugerenciasTrimestral Reducción
OBJ - 06
INCREMENTAR EL
DESARROLLO DEL TALENTO
HUMANO EN LA DIRECCIÓN
GENERAL DE REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
Incrementar el bienestar del talento
humano MEDIANTE, la ejecución de
planes de capacitación, incentivos y
prevención de riesgo laboral
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ZONAL
OBJ - 07
INCREMENTAR LA
EFICIENCIA INSTITUCIONAL
EN LA DIRECCIÓN GENERAL
DE REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
Incrementar la confiabilidad de la
Gestión Administrativa Financiera Zonal
MEDIANTE, la correcta planificación,
control y uso del recurso así como el
cumplimiento del marco legal
GESTIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA ZONAL
Porcentaje de trámites
atendidos oportunamente
Evidencia la gestión que se da a los
requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones en cumplimiento a los
acuerdos de Gestión
Tiempo de máximo de despacho = 5 días
laborables
No. Trámites Atendidos a tiempo
---------------------------------------------
No. Trámites Ingresados
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11.4. MAPEO ESTRATÉGICO DE VINCULACIÓN DE LOS DIFERENTES NIVELES DE GESTIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
12. DIRECCIONAMIENTO OPERACIONAL
La Organización basada en Procesos ejecuta actividades secuenciales creando valor a las partes interesadas;
las actividades esenciales que forman parte de la Misión Institucional aseguran la transformación de las
necesidades del cliente en los servicios Institucionales que percibe el Usuario en estricto cumplimiento de
controles como Marco Normativo, estándares, políticas y lineamientos; es así que para poder lograr su
cometido, la organización requiere, usa y administra los medios y/o recursos institucionales como talento
humano, presupuesto, infraestructura entre otros. De esta manera se conceptualiza la Dirección General de
Registro Civil Identificación y Cedulación:
12.1. EL MAPA DE MACRO PROCESOS
Un Mapa gerencial de Macro Procesos es la representación operacional del Direccionamiento estratégico;
evidencia cómo la alta dirección de una organización canaliza sus recursos y el flujo de información por medio
de los inductores de cambio; su elaboración parte de la conceptualización de la institución y aterriza en la
representación gráfica de los mismos considerando la Gestión de su ejecución en:
Macro Procesos Gobernantes
Macro Procesos Sustantivos (Agregadores de Valor)
Macro Procesos Adjetivos (Habilitantes de Apoyo)
NOTA ACLARATORIA.-
LA INSTITUCIÓN DEBE CONSIDERAR LA COEXISTENCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONA Y LOS PROCESOS YA QUE LOS DOS
MODELOS SON VINCULANTES MÁS NO SON LO MISMO; ES DECIR EL ÁREA ORGÁNICA NO NECESARIAMENTE ES EL PROCESO Y EL
PROCESO NO NECESARIAMENTE DEBE REPRESENTAR LA EXISTENCIA SINECUANÓN DE UN ÁREA ORGANIZACIONAL; MÁS SI
REPRESENTA EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES MULTIDISCIPLINARIAS QUE SON EJECUTADAS POR VARIOS ACTORES DE DIFERENNTES
ÁREAS ORGÁNICAS DE LA INSTITUCIÓN
De esta manera se representa el Mapeo Institucional de la DIGERCIC con enfoque de procesos:
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MAPA DE MACRO PROCESOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
12.2. INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS
La interrelación de los procesos representa la vinculación de los mismos con la estructura funcional o
dependencia orgánica de la Institución; así mismo se identifican los niveles de despliegue en función de
esta vinculación.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MODELO CONCEPTUAL DE DESPLIEGUE ESTRATÉGICO EN EL MODELO OPERACIONAL BASADO EN PROCESOS.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Los resultados del análisis Operacional de secuencia e interrelación es el siguiente:
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
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