PROYECTO DE MEJORA
1
AO DE LA INVERSIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA
SEGURIDAD ALIMENTARIA
PROYECTO:
OPTIMIZACIN DE PROCESOS EN EL ALMACENAJE Y DESPACHOS
ALUMNA : Ruth Saida Aranda Rutti
SECCIN Y SEMESTRE : 6to C
ESPECIALIDAD : Administracin Industrial
ID : 420661
ASESOR DE MEJORA : Econ. Sergio Morales Duran
EMPRESA DE PRCTICAS : Corporacin Industrial Losaro SAC
REA DE MEJORA : Almacn de productos terminados y despachos
AO : 2013
PROYECTO DE MEJORA
2
DEDICATORIA:
Este proyecto es dedicado a
Dios, a mi familia, quienes son el
sentido de nuestro camino y la verdad
de ser. Gracias a los profesores
quienes contribuyen en nuestro
aprendizaje. Y por toda esta etapa de
gran experiencia.
PROYECTO DE MEJORA
3
INTRODUCCIN
Este Proyecto de Mejora es realizado con el objetivo de la optimizacin y
gestin del rea de almacn y despacho. Durante el mes de Febrero del
presente ao, tuve la oportunidad de ingresar a realizar mis prcticas en la
empresa: Corporacin Industrial Losaro S.A.C. dedicada a la Produccin de
pinturas, disolventes, tambin a la preparacin de aditivos y a su distribucin.
Durante el tiempo que llevo laborando, me ha permitido ver los problemas que
existen en el rea, que se originan desde la emisin del pedido hasta su
despacho correspondiente.
El uso pertinente de algunas herramientas nos permitir clasificar las
actividades que; mediante un anlisis previo de los procesos de Organizacin
de almacenes y control de inventarios actualmente utilizados nos permitir
seleccionar las actividades que necesitan ser mejoradas.
El presente Proyecto de mejora se realiza en el rea de despacho y almacn,
que presenta serios inconvenientes en el desarrollo de sus actividades diarias;
basadas en problemas tales como falta de orden y distribucin, ausencia de
aceptacin de responsabilidades, etc.
En primer lugar se realiza un diagnstico situacional para identificar las
oportunidades de mejora existentes, para lo cual se utilizan herramientas de
anlisis que primero se exponen los problemas encontrados y mediante el
diagrama Causa Efecto se identifican las posibles causas que inciden en la
aparicin de dichos problemas. Luego se utiliza el anlisis de Pareto que
prioriza por orden de criticidad cada una de las causas encontradas, se analiza
dando una calificacin de menor, regular y mayor en una encuesta realizada al
personal encargado de produccin y logstica.
Como parte final de este Proyecto de Mejora se disear un plan de mejoras
que permitan alcanzar los objetivos deseados.
PROYECTO DE MEJORA
4
NDICE
I. PRESENTACIN DEL PARTICIPANTE PAG 7
II. PRESENTACIN DE LA EMPRESA PAG 9
2.1 Resea Histrica
2.2 Presentacin Legal
III. PRESENTACIN DEL MERCADO PAG 15
3.1 Nuestros productos
3.2 Distribuidores
3.3 Proveedores
3.4 Clientes
3.5 Competencia
3.6 Venta anual
IV. PRESENTACIN ORGANIZACIONAL PAG 21
4.1 Misin
4.2 Visin
4.3 Organigrama
4.4 Diagrama de flujo
V. PRESENTACIN DEL REA DE MEJORA PAG 26
5.1 Presentacin del rea a mejorar
5.1.1 Descripcin Fsica
5.1.2 Distribucin del rea
5.1.3 Recursos Humanos
5.1.4 Funciones
5.1.5 Recursos Materiales
5.1.6 Procedimiento
5.2 Procesos de trabajo
5.2.1 Procedimiento de Almacn
5.2.2 Procedimientos de despacho
PROYECTO DE MEJORA
5
VI. DETERMINACIN DEL PROBLEMA PAG 36
6.1 Lluvia de Ideas
6.2 Determinacin del problema por fenmenos
6.2.1 Diagrama de Ishikawa por fenmenos
6.2.2 Diagrama de Pareto por fenmenos
Grafico-1 Pareto fenmenos
6.3 Determinacin del problema por hechos
6.3.1 Diagrama de Ishikawa por Hechos
6.3.2 Diagrama de Pareto por hechos
Grafico-2 Pareto hechos
VII. DESARROLLO DE LA MEJORA PAG 44
7.1 Especificaciones de los problemas a resolver
7.1.1 Falta de organizacin y coordinacin de despachos
7.1.2 Personal insatisfecho
7.1.3 Intromisiones permanentes
7.2 Objetivo General
7.3 Objetivos Especficos
VIII. PROPUESTAS DE SOLUCIONES PAG 47
8.1 Primera propuesta: Optimizacin de tiempo de despacho
- Diagrama actual
- Diagrama mejorado
8.2 Segunda propuesta: Procedimiento de control para despacho
8.3 Tercera propuesta: Implementacin de las 5`S
8.4 Cuarta propuesta: Charlas informativas
IX. COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACION
DE LA MEJORA PAG 58
9.1 Evaluacin Econmica de la Mejora
9.1.1 Costos
PROYECTO DE MEJORA
6
9.1.2 costo total de la mejora
9.2 Beneficios
9.3 Diagrama de Gantt
X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES PAG 63
10.1 Conclusiones
10.2 Recomendaciones
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CAPTULO
I PRESENTACIN DEL
PARTICIPANTE
PROYECTO DE MEJORA
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1. PRESENTACIN PERSONAL
Peruana de nacimiento, residente en la ciudad de Lima Per.
Con estudios en Administracin Industrial en el Servicio Nacional de
Adiestramiento en Trabajo Industrial SENATI.
Poseo experiencia en empresas del sector industrial y de servicios, en los
cuales he destacado y a su vez realic mejoras. Actualmente laboro en la
empresa CORPORACION INDUSTRIAL LOSARO S.A.C en el rea de
produccin.
APELLIDOS Y NOMBRES : ARANDA RUTTI RUTH SAIDA
CDIGO DE ESTUDIANTE : 420661
GRUPO : 6TO C
MODALIDAD : DUAL
ASESOR : MORALES DURAND, SERGIO
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9
CAPTULO
II PRESENTACIN DE LA
EMPRESA
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2. PRESENTACIN DE LA EMPRESA
Somos una empresa innovadora dedicada a la produccin y distribucin de:
Pinturas,
Solventes,
Agregados
Productos de limpieza
Para la industria de la construccin y los hogares peruanos.
Contamos con una experiencia de 13 aos dentro del mercado a nivel nacional,
brindndoles la satisfaccin plena al mercado, generando en nuestros clientes
la sensacin de felicidad, belleza y confort.
PROYECTO DE MEJORA
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2.1. RESEA HISTRICA
Alrededor de los aos noventa y cuatro, el seor William Senz Rosales
natural del departamento de Ancash decide fundar la empresa Corporacin
Industrial Losaro EIRL como persona jurdica. Empresa familiar dedicada a la
produccin de productos qumicos dentro del mercado nacional.
Despus de un perodo, la empresa sigui manteniendo la misma razn social,
pero en el ao 2011, se modific la razn social y a partir de esa fecha lleva el
nombre de Corporacin Industrial Losaro SAC.
Actualmente, la empresa por ms de trece aos lleva atendiendo a una cartera
de clientes muy exigentes e importantes a nivel nacional.
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2.2. PRESENTACIN LEGAL
Nmero de RUC : 20215195539
Nombre Comercial : Corporacin Industrial Losaro SAC
Fecha de Inscripcin : 22/03/1994
Fecha de Inicio de Actividades : 01/04/1994
Direccin de Domicilio Fiscal :.Av. Gerardo Unger Nro. 5261
..Urb. Industrial Infantas
Actividad Econmica :.CIIU 24299 Fab. de otros Prod.
,.Qumicos NEOP.
Sistema de Contabilidad : Manual / Computarizado
Gerente General : Saenz Rosales William
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CAPTULO
III PRESENTACIN DEL
MERCADO
PROYECTO DE MEJORA
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3.1. NUESTROS PRODUCTOS
Contamos con cuatro lneas de produccin, dentro de las cuales podremos
encontrar una diversificacin de productos, como se presenta de la
siguiente manera:
Pinturas: dentro de esta lnea tenemos a los esmaltes, ltex; donde se
ofrece una variedad de colores y presentaciones.
Solventes: encontramos al thinner acrlico, ron de quemar, bencina,
etc.; estos productos se encuentran en diferentes presentaciones.
PROYECTO DE MEJORA
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Agregados: se encuentran productos como cemento blanco, masilla
para pared, etc. Las fraguas cuentan con una gama de colores.
Limpieza: tenemos productos como el cido muritico, pino,
perfumadores, cera liquida y en pasta, entre otros.
En cuanto a los productos de esmaltes,
temple y fraguas se cuenta con una
diversificacin de colores.
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3.2. DISTRIBUIDORES
En la actualidad la distribucin del negocio en el mercado nacional, est
estructurado de la siguiente manera:
a) Una planta general cuya funcin principal es el de producir todas las
gamas de productos que se ofrecen y abastecer a todo el territorio
nacional.
b) Contar con una nueva sucursal en Trapiche, donde se envasan y
almacenan algunos productos qumicos en estado lquido.
c) Un rea de ventas en el mismo local de los olivos. Av. Gerardo Unger
5261 Urb. Industrial Infantas.
d) Tener un staff de 20 vendedores, los cuales estn segmentados por
zonas en lima y provincias, para la captacin de nuestros productos.
e) Tener como distribuidores a tiendas comerciales exclusivas como
Maestro Home Center.
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3.3. PROVEEDORES
Lider Quim S.R.L.
Venta mayorista de productos qumicos.
INDUSTRIAS DQ S.A.C.
Venta mayorista de.
QUIMEX S.A.
Venta mayorista de productos qumicos.
ROEX IMPORT E.I.R.L.
Venta m productos qumicos.
POLINSUMOS S.A.
Venta de productos qumicos.
COMERCIAL CONTE S.A.C.
Venta de aditivos de proceso.
UNITRADE S.A.C.
Venta de solventes y monmeros.
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3.4. CLIENTES
SAN MATEO CONTRATISTAS SRL
Empresa Constructora.
MAESTRO PERU S.A.C.
Venta mayorista de productos ferretero.
FJ RENTAL S.A.C.
Empresa Constructora.
PAINT Y DETAILS S.A.C
Empresa asesora en acabados.
G y L Inmobiliaria S.A.C.
Empresa constructora.
SERV. CONTR. R.C. ANGELES EIRL.
Empresa de servicio.
FULL COLOR CONTRATISTAS S.A.C.
Empresa de servicios.
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3.5. COMPETENCIA
Dentro del rubro al cual est dirigida la actual empresa en la que me
desempeo se pueden encontrar varios competidores; algunos de ellos con un
posicionamiento dentro del mercado y a otros que recin se inician dentro del
mismo, tenemos a:
3.6. VENTA ANUAL
MES (S/.) 2012 2011
ENERO 1,347,926.80 1,450,049.12
FEBRERO 1,443,367.30 1,580,034.45
MARZO 1,454,726.18 1,640,080.94
ABRIL 1,295,385.34 1,580,068.15
MAYO 1,510,603.39 1,720,208.72
JUNIO 1,234,472.52 1,640,084.46
JULIO 1,396,232.33 1,360,088.21
AGOSTO 1,580,088.66 1,020,023.31
SETIEMBRE 1,384,148.98 1,580,048.54
OCTUBRE 1,385,894.44 1,047,564.75
NOVIEMBRE 1,404,917.87 1,310,01.02
DICIEMBRE 1,452,993.15 1,670,873.31
PROYECTO DE MEJORA
0.00
200,000.00
400,000.00
600,000.00
800,000.00
1,000,000.00
1,200,000.00
1,400,000.00
1,600,000.00
1,800,000.00
SOLE
S VENTAS ANUALES
2012
2011
PROYECTO DE MEJORA
21
CAPTULO
IV PRESENTACIN
ORGANIZACIONAL
PROYECTO DE MEJORA
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4.1. MISION
Somos un grupo humano creativo e innovador que produce artculos
para los hogares y la industria con calidad y eficiencia, para la
satisfaccin de las expectativas de
nuestros clientes.
4.2. VISION
Seremos el primer referente para las
empresas y hogares peruanos cuando se
requieran productos de calidad que generen
satisfaccin, confort y belleza.
4.3. ORGANIGRAMA
PROYECTO DE MEJORA
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FUNCIONES:
Gerente General: acta como representante legal de la empresa, fija las
polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los
parmetros fijados por la empresa. Es responsable por los resultados de
las operaciones y el desempeo organizacional, planea, dirige y controla
las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto
de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin.
Es la imagen de la empresa en el mbito externo, provee de contactos y
relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer
negocios a largo plazo, tanto de forma local. Sus principales funciones:
CARGO RESPONSABLE
Gerente general Sr. William Senz
Sub gerente Sr. Mara Lpez Lpez
rea contabilidad Vernica
rea de logstica Ivon navarros
rea de Facturacin Mara
Meylin zo
rea de ventas lima y provinc.
Pedro Senz
Emiliano Choquehuanca
Ricardo Hoyos
Yolanda Miranda
Demetrio Snchez
Roberto
Rosy Lpez
Zambrano Gonzales Felipe
Fernndez Ventura Jos
Escandn Jeremas
Aranda Ames Carlos
rea de cobranzas Tatiana
Sandra
Yanet Trujillo
rea de produccin Ruth Aranda
Miguel Senz
PROYECTO DE MEJORA
24
Liderar el proceso de planeacin estratgica de la
organizacin, estableciendo los objetivos y metas especficas
de la empresa.
Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las
metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero,
materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.
Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a
los individuos y grupos.
rea contabilidad: tiene varias funciones dentro de la empresa; realizar
el balance general, declarar impuestos, realizar el pago a proveedores,
entre otras funciones.
rea logstica: encargada de negociar y ejecutar polticas de compra en
la empresa. Provisionar de forma eficiente los materiales e insumos
necesarios, realizando un reposicin oportuna.
rea de ventas: en nuestra empresa contamos con personal que viaja a
provincia para captar nuevos clientes, igualmente en lima tenemos
vendedores los cuales estn segmentados por distritos.
rea de facturacin: se procede a facturar mediante las notas de
pedidos. Se encargan tambin de programar los pedidos y distribuirlos a
las reas para su respectivo embalado.
Encargado de almacn: Inventariado a fin de mes, Entrega de
mercadera al cliente, Preparacin de pedido, Seguimiento de cantidad
requerida y stock fsico.
PROYECTO DE MEJORA
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4.4. DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION
Almacenero
Facturacin
si no
Atencin de pedidos
Comunica la llegada del pedido. Revisa y verifica los productos segn los requerimientos solicitados y coloca el VB en seal de aprobacin. Caso contrario comunica al rea de Compras. Emite y enva los documentos: Factura o Gua de Remisin (en caso aplique). Ingresa las facturas en la planilla de despachos.
Recepcin
del pedido
Revisin de
productos
conform
e?
Colocar V.B.
al pedido
Elaboracin
de
documentos
Comunica a
compras
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26
CAPTULO
V PRESENTACIN
DEL AREA DE
MEJORA
PROYECTO DE MEJORA
27
5.1. PRESENTACIN DEL REA DE MEJORA
Para analizar el rea de almacn y despacho es necesario tener
conocimientos previos de lo que se realiza en ello, y as tener la claridad para
detectar en lo que se est fallando, en lo cual hay que trabajar para poder
hacer una mejora.
El rea donde se realiza el proyecto de mejora (ALMACN Y DESPACHO) se
cuenta actualmente con diferentes
almacenes y movilidades, tenemos:
Almacn de insumos y
materias prima.
Almacn de productos
terminados de kilos.
Almacn de productos
terminados de litros.
Adems contamos para el rea de despacho con 13 movilidades propias.
ALMACEN
Y DESPACHOS
ENTREGA DE
PEDIDOS
EMBALAJE CONTROL DE STOKS
DISTRIB.
ALMACEN
PROYECTO DE MEJORA
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5.1.1. DESCRIPCIN FSICA
El rea fsica del almacn de kilos y litros se aprecia en la figura de abajo, el
cual se encuentra en el 1er piso del local.
ANAQUEL DE KILOS
KIL
OS
ENTR
AD
A
ANAQUEL DE LITROS
KIL
OS
KILOS KILOS
ESPA
CIO
ESPA
CIO
ESPACIO
ESPACIO
PROYECTO DE MEJORA
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En el 2do piso hay un rea pequea que se usa como almacn de productos
terminados; de pinturas, productos de limpieza.
2 do piso
1er piso
ENTR
AD
A
AN
AQ
UE
L
ANAQUEL
ANAQUEL
AN
AQ
UE
L P
INT
UR
AS
ENTRADA
ANAQUEL
AN
AQ
UE
L
AN
AQ
UE
L
OFICINAS
ANAQUEL
ENTR
AD
A
PROYECTO DE MEJORA
30
5.1.2. DISTRIBUCIN DEL REA
El almacn se distribuye de la siguiente manera. Consta de un rea
relativamente pequea dividida en varios anaqueles en los cuales tenemos a
productos en kilos, litros, sacos percibiendo materiales en rotacin e
inmovilizados. Contamos con una persona encargada del rea pero no se
encuentra permanentemente en almacn.
5.1.3. RECURSOS HUMANOS
En el rea de almacn y despacho se cuenta actualmente con:
Cemento blanco Thinner acrlico
Porcelanas Bencina
Soda caustica Aguarrs
Cola sinttica Preservante
Ocre por saco Alquitrn
Mecellose Asfalto
Brea dura Leja
Hipoclorito Ron de quemar
Esos son algunos
de los productos
almacenados
CARGO PERSONAS
ASISTENTE DE ALMACEN 1
ASISTENTE DE PRODUCCION 2
CHOFERES 28
DESPACHADORES 5
OPERARIOS 30
PROYECTO DE MEJORA
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5.1.4. FUNCIONES
ASISTENTE DE ALMACEN:
Limpieza de almacn
Controlar los productos terminados.
Entrega de mercadera al cliente
Preparacin de pedido
Seguimiento de cantidad requerida y stock fsico
ASISTENTE DE PRODUCCION:
Ingresos y salidas.
Controlar la materia prima e insumos.
Ingresa y archiva la informacin obtenida en el sistema.
Realiza el inventario fsico.
Distribucin de productos en el almacn.
Realiza los requerimientos de las reas de produccin.
Almacenamiento.
DESPACHADORES:
Atender los pedidos de lima y provincia
Verificar y rotular los pedidos.
Proporcionar materiales y suministros, mediante
solicitudes autorizadas, a las secciones que lo requieran.
PROYECTO DE MEJORA
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5.1.5. RECURSOS MATERIALES
Los materiales con que se cuenta en el rea de Almacn:
5.1.6. PROCEDIMIENTO PARA LOS PEDIDOS
Para llegar a la culminacin de los pedidos, se comienza con la siguiente
secuencia:
a) Lima
Los vendedores a la hora de entrada segmentan sus pedidos por zonas,
los cuales se lo entregan al rea de facturacin.
El rea de facturacin procede con la emisin correspondiente de las
facturas en el sistema (al mismo tiempo consultan algunos productos),
luego imprimen los reportes y lo distribuyen entre las reas de
produccin (kilos, litros, pintura)
Proceden con la atencin del reporte y la mercadera se deja sobre una
paleta por distritos.
b) Provincia
Los vendedores vienen a lima trayendo los pedidos de provincia y se lo
entregan al rea de facturacin.
El rea de facturacin delega a terceros para la digitacin de los pedidos
en Excel y distribuirlos.
DESCRIPCION CANTIDAD
Computadora 1
Impresora 3
Escritorio 1
Sillas 1
Materiales de embalaje 1
Unidades de Transporte
13
Montacargas 2
Paletas VARIOS
PROYECTO DE MEJORA
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Los despachadores confirman los productos que no se van a enviar por
falta de stock.
Cuando se confirman las agencias de carga, se procede con la
facturacin de los pedidos.
Se coordinan los permisos respectivos en caso sean productos
controlados.
Se tiene por paletas los pedidos de acuerdo al departamento que se
vaya a enviar.
Se lleva con la movilidad de la empresa a las agencias, o vienen
camiones a recoger la mercadera.
5.2. PROCESOS DE TRABAJO
Para el control de los productos terminados en el rea de almacn y realizar el
descargos correspondiente en el sistema se cuenta con fichas de produccin
en el cual se especifican las materias e insumos empleados, la cantidad de
personas que intervienen, fecha, cantidad producida.
PROYECTO DE MEJORA
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5.2.1. PROCEDIMIENTO DE ALMACEN
ROTACIN INTERNO DE MERCADERA:
En este punto la mercadera no tienen un orden lgico de entrada y salida, Por
otro lado causa un ambiente de desorden ya que los materiales no tienen una
ubicacin estable. Es por eso que se colocan en cualquier lugar libre del
almacn 1 o 2 y esa accin muchas veces interfiere en la ubicacin de la
mercadera y a la hora de despachar la mercadera.
CODIFICACIN:
Actualmente se cuenta con codificacin de productos por paquetes o cajas, en
la mayora de los casos ubican la mercadera sin rtulos, lo que no nos
proporciona ninguna ayuda a la hora de realizar el despacho y nos consume
ms tiempo.
CONTROL:
El control de existencias es una tarea un poco compleja, existe una base de
datos que no est actualizado ni funciona bien ya que se modifican datos o se
borran; lo que tambin nos imposibilita saber cul es nuestro stock a tiempo
real. Y genera una prdida de tiempo de dinero y mala atencin a nuestro
cliente.
ALMACEN DE
ETIQUETAS
PROYECTO DE MEJORA
35
5.2.2. PROCEDIMIENTOS DE DESPACHO -ALMACN
Toda mercadera debe adjuntar los siguientes Documentos:
1. Orden de Compra
2. Gua de la Mercadera
3. Factura de la mercadera.
Revisar que la descripcin del Orden de pedido u orden de Compra, Gua de
Remisin y Factura, coincidan en descripcin, cantidad y precio de la
mercadera
Se hace entrega al cliente los estos documentos respectivo para el traslado de
su mercadera.
Orden de Compra
Gua de remisin
De la factura.
AREA DE VENTAS
DETALLES CANT.
COMPUTADORA 3
SILLAS 3
ESCRITORIOS 3
IMPRESORA 3
PROYECTO DE MEJORA
36
CAPTULO
VI DETERMINACIN
DEL PROBLEMA
PROYECTO DE MEJORA
37
Despus de hacer una descripcin general del almacn, conocer la
distribucin actual de los materiales y herramientas que posee el rea; y
de detallar los pasos que se toman para proceder con un despacho,
podemos identificar con mayor precisin los problemas y por ende nos
permitir formular un plan de mejora, que no solo ayudara a reducir el
tiempo en los despachos sino que tambin traer beneficios para la
empresa, siendo ese el objetivo del proyecto de mejora, ser una rea
ordenada y eficiente.
6.1 LLUVIA DE IDEAS
ALMACN
Y
DESPACHOS
Deficiente control de inventarios
personal insatisfecho
Excesivo ausentismo
laboral
Deficiente control de salida de
mercadera
Falta de comunicacin
entre el personal
Intromisiones permanentes
No hay una asignacin de
tareas
Mercadera sucia o daada
falta de org. y coordinacion
para los despachos
Falta de espacios para el almacenamiento
de P. terminados
PROYECTO DE MEJORA
6.2 DETERMINACION DEL PROBLEMA POR FENMENOS
6.2.1 DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR FENOMENOS
rea de almacn de
productos terminados
y despachos.
ORGANIZACION
PERSONAL PROCEDIMIENTO
CONTROL
DELEGACION DE
FUNCIONES
COMUNICACION
MANEJO DE
MATERIA PRIMA
PEDIDOS
EMPLEAR
CAPACITACIONES
ESPECIALIZACIONES
ALMACENAJE
DESPACHO DE PRODUCTOS
TERMINADOS
PROYECTO DE MEJORA
39
6.2.2 DIAGRAMA DE PARETO POR FENOMENOS
EVALUADORES CARGOS RANGOS
CARMELINO OPERARIO 1 DEBIL
JOSE TECNICO 5 MEDIO
10 GRAVE
PROBLEMAS GENERALES CARMELINO JOSE TOTAL
EVALUACION %
CONTROL 6 7 13 35%
ORGANIZACIN 5 6 11 65%
PERSONAL 5 4 9 89%
PROCEDIMIENTO 1 3 4 100%
37
35%
65%
89%
100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
CONTROL ORGANIZACIN PERSONAL PROCEDIMIENTO
PARETO
PROYECTO DE MEJORA
6.3. DETERMINACION DE PROBLEMAS POR HECHOS
6.3.1. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR HECHOS
DEFICIENCIA DEL
CONTROL Y
ORGANIZACIN
ORGANIZACION
PERSONAL PROCEDIMIENTO
CONTROL
FALTA DE ORG. Y
COORDINACION PARA LOS
DESPACHOS
FALTA DE COMUNICACIN
ENTRE EL PERSONAL
INTROMISIONES
PERMANENTES
NO HAY UNA ASIGNACIN
DE TAREAS
FALTA DE
CAPACITACION
ENCESIVO AUSENTISMO
LABORAL
DEFICIENTE CONTROL DE
SALIDA DE MERCADERA
DEFICIENTE CONTROL DE
INVENTARIOS
PROYECTO DE MEJORA
41
6.3.2 DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS
El propsito es determinar y clasificar en orden de intensidad o incidencia de
los hechos que se presentan.
ENCUESTADOS:
rea de Produccin
rea de ventas
Para concentrar los problemas ms importantes realizamos una encuesta
rpida en funcin a la lista anterior y se presenta el siguiente cuadro.
Darle un valor del 1 al 15 desde lo menos importante a lo ms importante.
Fenmenos
rea de
pintura
rea de
litros
rea de
kilos
rea de
venta Total
A Pocos espacios para el almacenamiento de P.T.
8 4 7 6 25
B Falta de delegacin de responsabilidades.
2 3 2 1 8
C Poca comunicacin laboral.
4 5 4 3 16
D Falta de organizacin y coordinacin de despachos
12 15 12 15 54
E Deficiente control de salida de mercaderas.
4 1 2 3 10
F Intromisiones permanentes.
11 13 12 11 47
G Falta de capacitacin e implementacin de E.P.P.
8 11 9 10 38
H Excesivas faltas del personal.
2 3 3 2 10
I Deficiente control de inventario
2 3 1 2 8
J Personal insatisfecho 12 13 11 14 50
total
266
PROYECTO DE MEJORA
42
Para ello se utilizar el siguiente cuadro en orden de importancia. En l se
puede ver que en conclusin el problema principal de este diagrama de Pareto
es que La falta de organizacin y coordinacin en el rea de despacho.
CAUSAS FREC. FREC. ACUM.
FREC. %
ACUM. %
Falta de organizacin y coordinacin de despachos
54 54 21% 21%
Personal insatisfecho 50 104 19% 40%
Intromisiones permanentes. 47 151 18% 57%
Falta de capacitacin e implementacin de E.P.P.
38 189 14% 72%
Pocos espacios para el almacenamiento de P.T.
25 214 9% 81%
Poca comunicacin laboral. 16 230 6% 87%
Excesivas faltas del personal. 10 240 4% 90%
Deficiente control de salida de mercaderas.
10 250 4% 94%
Falta de delegacin de responsabilidades.
8 258 3% 97%
Deficiente control de inventario 8 266 3% 100%
266
100%
PROYECTO DE MEJORA
21%
40%
57%
72%
81% 87%
90% 94% 97%
100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0
50
100
150
200
250
300
DIAGRAMA DE PARETO - HECHOS
FRECUENCIA
ACUMULADO%
PROYECTO DE MEJORA
44
CAPTULO
VII DESARROLLO DE LA
MEJORA
PROYECTO DE MEJORA
45
7.1. ESPECIFICACIONES DE LOS PROBLEMAS A RESOLVER
7.1.1 Falta de organizacin y coordinacin de despachos
Para obtener una buena coordinacin en los despachos ya sea en lima o
provincia, debemos tener una programacin
para ambos casos, esto ayuda al mejor control
partiendo desde un comienzo con la
organizacin.
Como problema en esta rea se determinan
las mejoras para el funcionamiento correcto,
control y organizacin de nuestra rea.
7.1.2 Personal insatisfecho
Partir de tareas, y as en base a sus habilidades y mayor tiempo de empleo
para la elaboracin de diversas actividades con la respectiva supervisin, se
vea reflejado su desempeo y contribucin laboral.
7.1.3 Intromisiones permanentes
Una vez se programen y coordinen los
pedidos, especialmente los de provincia con
las agencias, se debe cerrar el bloque de
facturacin y emisiones de pedidos, para que
su realizacin sea ms ordenada, en base a
tiempos.
PROYECTO DE MEJORA
46
7.2. OBJETIVO GENERAL
Mejorar el sistema de organizacin dentro del rea de almacn y
despacho para una correcta y optima labor en los pasos que conlleva
un pedido desde su emisin hasta la entrega final, con el objeto tambin
de tener conocimiento de las existencias y su debido control, a efectos
de poder atender en forma eficiente y rpida dentro de la empresa.
Adecuando un rea para el control de la mercadera con el fin de contar
con una mejor disponibilidad de ellos, facilidad para poder tener un
informe adecuado respecto a la toma de alguna decisin y evitar las
descoordinaciones que se generan.
7.3. OBJETIVO ESPECFICO
Los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:
Lograr una buena distribucin fsica del almacn, contando con una
adecuada clasificacin de reas, de manera que la mercadera se
mantengan en buenas condiciones y tenga un lugar apropiado, listos
para su respectivo destino.
Lograr un sistema de ubicacin y sealizacin para todas las
mercaderas en existencias, de manera que se realice un mejor recorrido
de los materiales, un buen almacenamiento y un eficiente despacho
(evitando demoras en la entrega de la mercadera).
Lograr una actualizacin necesaria de la codificacin de los productos y
as lograr un rpido desenvolvimiento en el despacho y por consiguiente
un mejor conocimiento tcnico de la mercadera.
Optimizar los espacios de almacenamiento, ubicando las mercaderas
de acuerdo a consideraciones tcnicas.
PROYECTO DE MEJORA
47
CAPTULO
VIII PROPUESTA DE
SOLUCIONES
PROYECTO DE MEJORA
48
8.1. PROPUESTAS DE SOLUCIONES 8.1.1 PRIMERA PROPUESTA:
Optimizar tiempos de despachos
Con esta propuesta se espera lograr un mejor aprovechamiento en los tiempos
de trabajo de los operarios en el almacn. Se plantea mejorar el proceso actual
reduciendo tareas que no son de gran vitalidad con el fin de optimizar el tiempo
til de los trabajadores.
Situacin actual:
En el proceso actual de despacho en el almacn se tiene una duracin
aproximada de 3 horas ya que hasta el momento se ha estado llevando de
forma secuencial, esto conlleva a que las actividades se realicen de forma
ineficiente hasta el momento. Sin embargo se ha podido cumplir con el objetivo
principal que es aprovisionar de los productos requeridos a nuestros clientes,
dejando rezagada la evaluacin del proceso para optimizar su eficiencia. Por lo
consiguiente existe la posibilidad de realizar modificaciones en las tareas y/o
actividades del proceso.
Situacin mejorada:
Con la propuesta de mejora se realizaran cambios en las actividades
acortando tiempos en el proceso de despacho. El nuevo proceso podra llegar
a efectuarse en un poco ms de 2 horas y 30 minutos, estas modificaciones
incidiran directamente al costo de las horas/hombre del rea. De esta forma
los despachos realizados seran ms rpidos y efectivos acortando el tiempo
de entrega y los errores de envi lo que ocasionaba una diferencias de
inventario.
PROYECTO DE MEJORA
49
Diagrama actual: (DAP-1)
En este diagrama se puede apreciar las actividades y tareas que se realizan en
el proceso de despacho actualmente, nos es de gran inters para logar analizar
el proceso en si para proponer una mejora.
N
ACTIVIDADES
TIEMPOS EN
(MINUTOS)
1 Recepcin de notas de pedidos y coordinacin
12
2 Delegacin de pedidos a terceros 5
3 Tipear las listas en Excel por rea 20
4 Devolucin de pedidos 5
5 Se imprime los pedidos 10
6 Hacia el rea de almacn 5
7 Se entregan los pedidos por reas 8
8 Se solicita la cantidad de etiquetas 12
9 Retorno a oficina 5
10 Impresin de rotulado 15
11 Bajar a planta 5
12 Entrega de rtulos 8
13 Proceden con pedidos 35
14 Embalan, encajonan, colocan en paletas los pedidos.
20
15 Transportan los pedidos listos hacia el rea de carga (portn principal)
10
TOTAL DE MINUTOS UTILIZADOS 175
PROYECTO DE MEJORA
50
Diagrama mejorado: (DAP-2)
N
ACTIVIDADES
TIEMPOS EN
(MINUTOS)
1 Recepcin de notas de pedidos y coordinacin
12
2 Delegacin de pedidos a terceros 5
3 Tipear las listas en Excel por rea 20
4 Devolucin de pedidos 5
5 Se imprime los pedidos y rtulos 20
6 Hacia el rea de almacn 5
7 Se entregan los pedidos y rtulos por reas
8
8 Retorno a oficina 5
9 Proceden con pedidos 35
10 Embalan, encajonan, colocan en paletas los pedidos.
20
11 Transportan los pedidos listos hacia el rea de carga (portn principal)
10
TOTAL DE MINUTOS UTILIZADOS 145
Diferencias entre DAP-1 Y DAP-2:
La diferencias entre los diagramas consiste en una reduccin del tiempo de
17.15 %, reduccin de actividades de 15 a solo 11 y la implementacin de
realizar 1 solo trayecto a planta, al momento de distribuir los pedidos tambin
entregar los rotulados. Mejorando todo el proceso en s, teniendo mltiples
beneficios que se enuncian a continuacin:
PROYECTO DE MEJORA
51
Beneficios Cualitativos
Reduccin de tiempos del despacho.
Optimizacin de horas/hombre del rea.
Implementacin de control de despacho.
Reduccin de errores del despacho.
Beneficios Cuantitativos
En la situacin mejorada se lograra:
Tiempo del proceso actual 175 min
Tiempo del proceso propuesto 145 min
Tiempo optimizado 30 min
Numero de despachos al da 6 veces
Tiempo total optimizado 180 min
Costo de la M.O. por hora S/. 3,75
Numero de operarios 4 pers.
Costo total de M.O. por Hora S/. 15.00
PROYECTO DE MEJORA
52
8.1.2. SEGUNDA PROPUESTA:
Procedimiento de control para el despacho
Situacin actual:
Actualmente los controles para el despacho sea en lima o provincia, tienen una
regularidad poco estricta dentro del mismo proceso. Los controles del despacho son
realizados en su mayora por los que recepcionan las materias primas, pero este solo
se realiza en algunos casos. Al no existir un proceso formal de control en el despacho,
en el que personal pueda realizar las inspecciones requeridas se suscitan diversos
problemas ya mencionados anteriormente en el diagrama de Ishikawa. Es por tal
motivo que muchas veces se producen despachos con faltantes o sobrantes de
productos, que genera un sobrecosto a la empresa por reenvos y devoluciones.
Situacin mejorada:
En la situacin mejorada se quiere evitar una situacin de descontrol en los despachos
del almacn. En la tarea culminar un pedido el personal tiende a cometer fallas debido
al volumen del requerimiento entre otros factores, por lo cual sera de suma
importancia llegar a tener un proceso de control de la entrega a los camiones de
transporte. Se tendra que implementar un proceso que generara a largo plazo la
reduccin de diferencia de stock, a su vez se mejorara la apreciacin ante otras reas
al tener un incremento de eficiencia y una mejora de procesos.
- Para ello se elaborara un MOF (manual de organizacin y funciones).
PROYECTO DE MEJORA
53
8.1.3. TERCERA PROPUESTA:
Implementacin de las 5`S
Para establecer esta tcnica de mejora continua se vio determinado lo
siguiente:
En la planta en general no se presenta un orden adecuado para la
ubicacin de los productos.
Se almacena productos en desuso, y con poco valor que requieren
ser reclasificados.
El personal trabaja por el cumplimiento de sus labores, mas no hay en
el mbito laboral el compaerismo, teniendo como resultado el trabajo
independiente.
Falta un objetivo estndar para los involucrados en el rea, falta de
compromiso.
PROYECTO DE MEJORA
54
CLASIFICACIN
a) SEIRI: SEPARAR INNECESARIOS
Esta tcnica de clasificacin nos dar como resultado la clasificacin de los
materiales almacenados que tengan valor, pues obtenemos muchos objetos
que solo ocupan espacio mas no importancia.
Objetivo de la clasificacin
Se identificara todo lo necesario de lo que queda, dando el valor
correspondiente a lo necesario.
b) ORDEN (SEITON): SITUAR NECESARIOS
Una vez eliminado todo lo innecesario, debemos asignar a los "elementos" que
quedan la ubicacin mostrada en el plano de almacn para que facilite su uso y
reposicin e identificarlos para que el personal pueda localizarlos.
Objetivo del orden
Clasificar los objetos por orden de utilizacin.
Optimizar espacios.
c) LIMPIEZA (SEISO): SUPRIMIR SUCIEDAD
Se identificar las fuentes que generar la suciedad, esto evitara que nuestro
almacn se vea desordenado, mucho menos en estado que amerite limpieza.
Objetivo de la limpieza
Facilitar la limpieza y la inspeccin.
Eliminacin de desperdicios.
PROYECTO DE MEJORA
55
d) Normalizacin Estandarizacin (SEIKETSU): sealizar anomalas
Alcanzado el nivel de orden y limpieza deseado, debemos estandarizar las
operaciones para asegurar que la situacin actual no se degrade.
Objetivos de normalizar
Sensibilizar al personal sobre la mejor forma de hacer las tareas.
Dar formacin/ adiestramiento necesarios.
Definir en instrucciones cmo llevar a cabo las tareas.
Asignar los medios/ recursos necesarios para poder realizar las tareas
(contenedores normalizados, sealizar reas de material...).
Establecer los controles que eviten y/o detecten el origen de los
problemas (generadores de suciedad, desorden, exceso de material,
riesgo para las personas)
e) Disciplina (SHITSUKE): seguir mejorando
Se pretende en esta etapa de disciplina, el seguimiento constante y
plena aplicacin de lo establecido para ejercer una disciplina que
identifique al personal con su rea.
A esto una supervisin para evaluar el avance de la mejora y la
implementacin de la tcnica de calidad.
Se trabajara en 4 etapas que son las siguientes:
Primera etapa (INSPECCION DEL AREA DE TRABAJO): La primera etapa
de la implementacin se centra principalmente en una revisin del rea de
trabajo, esto quiere decir que se evaluara el lugar de trabajo para efectuar los
procedimientos que mencionamos como propuestas.
Segunda etapa (OPTIMIZACION): Una vez revisada el rea de trabajo se
tomara en cuenta los principales centros que generan los defectos, esto al
trmino de la evaluacin del rea de trabajo, nos permitir tener un panorama
para simplificar y mejorar el rea de almacn.
PROYECTO DE MEJORA
56
Tercera etapa (FORMALIZACION): Esta etapa tendr como fundamento el
establecer las mejoras, creando procesos, optimizando tiempos, teniendo
como involucrados el personal del rea, esto servir como base e informacin
que el desempeo realizado por cada uno tendr un beneficio para el equipo y
hacia la empresa.
La cuarta y ltima etapa (PERPETUIDAD): Se orienta al personal mantener
todo lo logrado, en base a una supervisin constante y a dar una viabilidad del
proceso con una filosofa de mejora continua.
PROYECTO DE MEJORA
57
8.1.4. CUARTA PROPUESTA:
Charla informativa
Con una propuesta de charla informativa el objetivo que se persigue es que el
personal del rea se mantenga informado en primera instancia del proceso de
implementacin de la mejora, de esta forma se podrn evitar los retrasos por
cuestiones desinformativas que pudieran ocurrir. La modalidad de
implementacin de estas charlas se explica a continuacin.
Cronograma de charlas
N TEMARIO
SEMANA TIEMPO METODOLOGA PERSONAL
1 Presentacin de la mejora
1 1/2 H Capacitacin Asist. De produccin
2 Presentacin de la propuestas
2 1 H Capacitacin Asist. De produccin
3 Objetivos 3 1/2 H Capacitacin Asist. De produccin
4 Retroalimentacin 4 1 H Debate Asist. De produccin
La charla tendr una duracin de cuatro semanas en el que se desarrollaran
los puntos mencionados en el cronograma, el asistente ser el personal del
rea que estar involucrado en el proyecto; en toda la capacitacin se
requerirn de los siguientes materiales:
Pizarra, plumones, sillas, fotocopias de la presentacin, hojas, resaltadores,
lapiceros, limpia tipos, entre otros materiales a utilizar.
PROYECTO DE MEJORA
58
CAPTULO
IX COSTO, BENEFICIO Y
JUSTIFICACION DE LA
MEJORA
PROYECTO DE MEJORA
59
9.1. EVALUACIN ECONMICA DE LA MEJORA
9.1.1. COSTOS
Los costos en el que se incurrir para la ejecucin e implementacin estn
cuantificados por todo el proyecto en nuevos soles, como se presentan a
continuacin:
Costos del Encargado del Proyecto:
H/Dia. H/Men.
Tiempo de estudio 3 H 75 H
Costo S/.
3.75 S/.
281.25
Costos de la Charla Informativa:
Cantidad Horas/Men. Costo/Hora Costo/Men.
- Apoyo de Personal
3 4 3.75 45.00
- Expositor 1 4 3.75 15.00
Costo Mensual Total S/. 60.00
Costos de Materiales:
Materiales Cant. /Men.
Costo Unit.
Costo Total
Separatas 4 2.0 8.0
Fotocopias 10 0.1 1.0
Lapiceros 2 0.5 1.0
Plumones 2 2.5 5.0
Resaltador 1 2.5 2.5
Limpia tipo 1 3.5 3.5
Gaseosa 2 5 10.0
Costo Mensual total S/. 31.00
PROYECTO DE MEJORA
60
Mano de obra:
Concepto Soles
Sueldo de trabajador= 750 * 12 9000.00
Gratificacin= 750 * 2 1500.00
CTS = 750*14/12 875.00
Essalud= 750*14*9% 945.00
Total ao S/. 12320.00
Total al mes S/. 1026.67
Total diario / 25 S/. 41.06
Total por hora S/. 5.13
Nosotros necesitaremos 4 operarios que ayudaran en los despachos y el
almacn, estos trabajarn por 8 horas diarias por 4 sbados.
Concepto Soles
Costo por hora/hombre S/. 5.13
Horas por trabajar diario 8
Das de trabajo 4
Nmero de trabajadores 4
Total s/. 656.64
PROYECTO DE MEJORA
61
9.1.2. COSTO TOTAL DE LA MEJORA
9.2. BENEFICIOS
Conceptos s/.
Costo de estudio 281.25
Costo de charla 60.00
Costo de materiales 31.00
Costo de mano de obra 656.64
Costo total de la mejora
S/.1028.89
Tiempo del proceso actual 175 min
Tiempo del proceso propuesto 145 min
Tiempo optimizado 30 min
Numero de despachos al mes 150 veces
Tiempo total optimizado 4500 min
Costo de la M.O. por hora
S/. 3,75
Numero de operarios 4 pers. Costo total de M.O. Hora/ despacho
S/. 15.00
COSTO POR
DESPACHO
TIEMPO POR
DESPACHO
COSTO POR
DESPACHO AL MES
Costo de la M.O. por despacho actual
S/.15.00
175*25 das al mes
65 625.00
Costo de la M.O. por despacho mejorado
S/.15.00
145*25 54 375.00
Beneficio mensual 11 250.00
PROYECTO DE MEJORA
62
9.3 DIAGRAMA DE GANTT
Diagrama De Gantt
TRABAJOS
FECHA DE INICIO
DURACION (DIAS)
FECHA FINAL
RECOPILACION DE DATOS 15/05/2013 1 15/05/2013
COORDINAR, PROGRAMAR Y PREPARAR LAS CHARLAS 16/05/2013 1 16/05/2013
PRESENTAR Y SUSTENTAR LAS PROPUESTAS DE MEJORA 17/05/2013 1 17/05/2013
ELIMINAR PASOS INNECESARIOS EN LA EMISION DE PEDIDOS
18/05/2013 2 19/05/2013
PRESENTAR EL NUEVO PROCESO 20/05/2013 1 20/05/2013
DELEGAR RESPONSABLES DE AREAS 22/05/2013 1 22/05/2013
CHARLA INFORMATIVA DEL LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS
23/05/2013 1 23/05/2013
15-may 17-may 19-may 21-may 23-may
RECOPILACION DE DATOS
COORDINAR, PROGRAMAR Y PREPARAR LASCHARLAS
PRESENTAR Y SUSTENTAR LAS PROPUESTASDE MEJORA
ELIMINAR PASOS INNECESARIOS EN LAEMISION DE
PRESENTAR EL NUEVO PROCESO
DELEGAR RESPONSABLES DE AREAS
CHARLA INFORMATIVA DEL LOS NUEVOSPROCEDIMIENTOS
Diagrama de Gantt
FECHA DE INICIO DURACION (DIAS)
PROYECTO DE MEJORA
63
CAPTULO
X
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
PROYECTO DE MEJORA
64
10.1 CONCLUSIONES:
Frente a lo mostrado por la empresa analizada cabe sealar que se hace
necesaria la generacin de orden, control y una implantacin de cultura
organizacional de integracin al interior de la empresa con el fin de lograr un
mejor desempeo en todos los mbitos de las actividades.
En el planeamiento de las mejoras se busca un mayor control y organizacin
en cuanto a los mtodos de reduccin de pasos de las tareas generadas a
diario, y as se obtendrn grandes beneficios como reduccin de tiempos y
costos.
Es importante que para el mejor desenvolvimiento del rea de almacn y
despacho se genere una renovacin de la informacin en el sistema SIADI
creada para as obtener una informacin real.
Se debe concluir que esta mejora obedece ms a beneficios cuantitativos
los cuales son expuestos lneas arriba, es por ello que all radica la importancia
del estudio.
10.2 RECOMENDACIONES:
Se recomienda fomentar una ambiente de motivacin y desarrollo al
personal para un mejor desenvolvimiento en cuanto a los trabajos
realizados.
Asegurar el control con la constante renovacin de datos,
implementaciones de orden y limpieza, adems de originar nuevos
mtodos para la reduccin de tiempos.
Actualizacin de sistema, en cuanto a las caractersticas de las
mercaderas. Asegurando as un mejor control de salida e inventario del
almacn, ms minucioso para poder tomar decisiones frente al stock de
toda la mercadera y los nuevos pedidos a realizarse.
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