PROYECTO DE MEJORA

1

AO DE LA INVERSIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA

SEGURIDAD ALIMENTARIA

PROYECTO:

OPTIMIZACIN DE PROCESOS EN EL ALMACENAJE Y DESPACHOS

ALUMNA : Ruth Saida Aranda Rutti

SECCIN Y SEMESTRE : 6to C

ESPECIALIDAD : Administracin Industrial

ID : 420661

ASESOR DE MEJORA : Econ. Sergio Morales Duran

EMPRESA DE PRCTICAS : Corporacin Industrial Losaro SAC

REA DE MEJORA : Almacn de productos terminados y despachos

AO : 2013

PROYECTO DE MEJORA

2

DEDICATORIA:

Este proyecto es dedicado a

Dios, a mi familia, quienes son el

sentido de nuestro camino y la verdad

de ser. Gracias a los profesores

quienes contribuyen en nuestro

aprendizaje. Y por toda esta etapa de

gran experiencia.

PROYECTO DE MEJORA

3

INTRODUCCIN

Este Proyecto de Mejora es realizado con el objetivo de la optimizacin y

gestin del rea de almacn y despacho. Durante el mes de Febrero del

presente ao, tuve la oportunidad de ingresar a realizar mis prcticas en la

empresa: Corporacin Industrial Losaro S.A.C. dedicada a la Produccin de

pinturas, disolventes, tambin a la preparacin de aditivos y a su distribucin.

Durante el tiempo que llevo laborando, me ha permitido ver los problemas que

existen en el rea, que se originan desde la emisin del pedido hasta su

despacho correspondiente.

El uso pertinente de algunas herramientas nos permitir clasificar las

actividades que; mediante un anlisis previo de los procesos de Organizacin

de almacenes y control de inventarios actualmente utilizados nos permitir

seleccionar las actividades que necesitan ser mejoradas.

El presente Proyecto de mejora se realiza en el rea de despacho y almacn,

que presenta serios inconvenientes en el desarrollo de sus actividades diarias;

basadas en problemas tales como falta de orden y distribucin, ausencia de

aceptacin de responsabilidades, etc.

En primer lugar se realiza un diagnstico situacional para identificar las

oportunidades de mejora existentes, para lo cual se utilizan herramientas de

anlisis que primero se exponen los problemas encontrados y mediante el

diagrama Causa Efecto se identifican las posibles causas que inciden en la

aparicin de dichos problemas. Luego se utiliza el anlisis de Pareto que

prioriza por orden de criticidad cada una de las causas encontradas, se analiza

dando una calificacin de menor, regular y mayor en una encuesta realizada al

personal encargado de produccin y logstica.

Como parte final de este Proyecto de Mejora se disear un plan de mejoras

que permitan alcanzar los objetivos deseados.

PROYECTO DE MEJORA

4

NDICE

I. PRESENTACIN DEL PARTICIPANTE PAG 7

II. PRESENTACIN DE LA EMPRESA PAG 9

2.1 Resea Histrica

2.2 Presentacin Legal

III. PRESENTACIN DEL MERCADO PAG 15

3.1 Nuestros productos

3.2 Distribuidores

3.3 Proveedores

3.4 Clientes

3.5 Competencia

3.6 Venta anual

IV. PRESENTACIN ORGANIZACIONAL PAG 21

4.1 Misin

4.2 Visin

4.3 Organigrama

4.4 Diagrama de flujo

V. PRESENTACIN DEL REA DE MEJORA PAG 26

5.1 Presentacin del rea a mejorar

5.1.1 Descripcin Fsica

5.1.2 Distribucin del rea

5.1.3 Recursos Humanos

5.1.4 Funciones

5.1.5 Recursos Materiales

5.1.6 Procedimiento

5.2 Procesos de trabajo

5.2.1 Procedimiento de Almacn

5.2.2 Procedimientos de despacho

PROYECTO DE MEJORA

5

VI. DETERMINACIN DEL PROBLEMA PAG 36

6.1 Lluvia de Ideas

6.2 Determinacin del problema por fenmenos

6.2.1 Diagrama de Ishikawa por fenmenos

6.2.2 Diagrama de Pareto por fenmenos

Grafico-1 Pareto fenmenos

6.3 Determinacin del problema por hechos

6.3.1 Diagrama de Ishikawa por Hechos

6.3.2 Diagrama de Pareto por hechos

Grafico-2 Pareto hechos

VII. DESARROLLO DE LA MEJORA PAG 44

7.1 Especificaciones de los problemas a resolver

7.1.1 Falta de organizacin y coordinacin de despachos

7.1.2 Personal insatisfecho

7.1.3 Intromisiones permanentes

7.2 Objetivo General

7.3 Objetivos Especficos

VIII. PROPUESTAS DE SOLUCIONES PAG 47

8.1 Primera propuesta: Optimizacin de tiempo de despacho

- Diagrama actual

- Diagrama mejorado

8.2 Segunda propuesta: Procedimiento de control para despacho

8.3 Tercera propuesta: Implementacin de las 5`S

8.4 Cuarta propuesta: Charlas informativas

IX. COSTO, BENEFICIO Y JUSTIFICACION

DE LA MEJORA PAG 58

9.1 Evaluacin Econmica de la Mejora

9.1.1 Costos

PROYECTO DE MEJORA

6

9.1.2 costo total de la mejora

9.2 Beneficios

9.3 Diagrama de Gantt

X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES PAG 63

10.1 Conclusiones

10.2 Recomendaciones

PROYECTO DE MEJORA

7

CAPTULO

I PRESENTACIN DEL

PARTICIPANTE

PROYECTO DE MEJORA

8

1. PRESENTACIN PERSONAL

Peruana de nacimiento, residente en la ciudad de Lima Per.

Con estudios en Administracin Industrial en el Servicio Nacional de

Adiestramiento en Trabajo Industrial SENATI.

Poseo experiencia en empresas del sector industrial y de servicios, en los

cuales he destacado y a su vez realic mejoras. Actualmente laboro en la

empresa CORPORACION INDUSTRIAL LOSARO S.A.C en el rea de

produccin.

APELLIDOS Y NOMBRES : ARANDA RUTTI RUTH SAIDA

CDIGO DE ESTUDIANTE : 420661

GRUPO : 6TO C

MODALIDAD : DUAL

ASESOR : MORALES DURAND, SERGIO

PROYECTO DE MEJORA

9

CAPTULO

II PRESENTACIN DE LA

EMPRESA

PROYECTO DE MEJORA

10

2. PRESENTACIN DE LA EMPRESA

Somos una empresa innovadora dedicada a la produccin y distribucin de:

Pinturas,

Solventes,

Agregados

Productos de limpieza

Para la industria de la construccin y los hogares peruanos.

Contamos con una experiencia de 13 aos dentro del mercado a nivel nacional,

brindndoles la satisfaccin plena al mercado, generando en nuestros clientes

la sensacin de felicidad, belleza y confort.

PROYECTO DE MEJORA

11

2.1. RESEA HISTRICA

Alrededor de los aos noventa y cuatro, el seor William Senz Rosales

natural del departamento de Ancash decide fundar la empresa Corporacin

Industrial Losaro EIRL como persona jurdica. Empresa familiar dedicada a la

produccin de productos qumicos dentro del mercado nacional.

Despus de un perodo, la empresa sigui manteniendo la misma razn social,

pero en el ao 2011, se modific la razn social y a partir de esa fecha lleva el

nombre de Corporacin Industrial Losaro SAC.

Actualmente, la empresa por ms de trece aos lleva atendiendo a una cartera

de clientes muy exigentes e importantes a nivel nacional.

PROYECTO DE MEJORA

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2.2. PRESENTACIN LEGAL

Nmero de RUC : 20215195539

Nombre Comercial : Corporacin Industrial Losaro SAC

Fecha de Inscripcin : 22/03/1994

Fecha de Inicio de Actividades : 01/04/1994

Direccin de Domicilio Fiscal :.Av. Gerardo Unger Nro. 5261

..Urb. Industrial Infantas

Actividad Econmica :.CIIU 24299 Fab. de otros Prod.

,.Qumicos NEOP.

Sistema de Contabilidad : Manual / Computarizado

Gerente General : Saenz Rosales William

PROYECTO DE MEJORA

13

CAPTULO

III PRESENTACIN DEL

MERCADO

PROYECTO DE MEJORA

14

3.1. NUESTROS PRODUCTOS

Contamos con cuatro lneas de produccin, dentro de las cuales podremos

encontrar una diversificacin de productos, como se presenta de la

siguiente manera:

Pinturas: dentro de esta lnea tenemos a los esmaltes, ltex; donde se

ofrece una variedad de colores y presentaciones.

Solventes: encontramos al thinner acrlico, ron de quemar, bencina,

etc.; estos productos se encuentran en diferentes presentaciones.

PROYECTO DE MEJORA

15

Agregados: se encuentran productos como cemento blanco, masilla

para pared, etc. Las fraguas cuentan con una gama de colores.

Limpieza: tenemos productos como el cido muritico, pino,

perfumadores, cera liquida y en pasta, entre otros.

En cuanto a los productos de esmaltes,

temple y fraguas se cuenta con una

diversificacin de colores.

PROYECTO DE MEJORA

16

3.2. DISTRIBUIDORES

En la actualidad la distribucin del negocio en el mercado nacional, est

estructurado de la siguiente manera:

a) Una planta general cuya funcin principal es el de producir todas las

gamas de productos que se ofrecen y abastecer a todo el territorio

nacional.

b) Contar con una nueva sucursal en Trapiche, donde se envasan y

almacenan algunos productos qumicos en estado lquido.

c) Un rea de ventas en el mismo local de los olivos. Av. Gerardo Unger

5261 Urb. Industrial Infantas.

d) Tener un staff de 20 vendedores, los cuales estn segmentados por

zonas en lima y provincias, para la captacin de nuestros productos.

e) Tener como distribuidores a tiendas comerciales exclusivas como

Maestro Home Center.

PROYECTO DE MEJORA

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3.3. PROVEEDORES

Lider Quim S.R.L.

Venta mayorista de productos qumicos.

INDUSTRIAS DQ S.A.C.

Venta mayorista de.

QUIMEX S.A.

Venta mayorista de productos qumicos.

ROEX IMPORT E.I.R.L.

Venta m productos qumicos.

POLINSUMOS S.A.

Venta de productos qumicos.

COMERCIAL CONTE S.A.C.

Venta de aditivos de proceso.

UNITRADE S.A.C.

Venta de solventes y monmeros.

PROYECTO DE MEJORA

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3.4. CLIENTES

SAN MATEO CONTRATISTAS SRL

Empresa Constructora.

MAESTRO PERU S.A.C.

Venta mayorista de productos ferretero.

FJ RENTAL S.A.C.

Empresa Constructora.

PAINT Y DETAILS S.A.C

Empresa asesora en acabados.

G y L Inmobiliaria S.A.C.

Empresa constructora.

SERV. CONTR. R.C. ANGELES EIRL.

Empresa de servicio.

FULL COLOR CONTRATISTAS S.A.C.

Empresa de servicios.

PROYECTO DE MEJORA

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3.5. COMPETENCIA

Dentro del rubro al cual est dirigida la actual empresa en la que me

desempeo se pueden encontrar varios competidores; algunos de ellos con un

posicionamiento dentro del mercado y a otros que recin se inician dentro del

mismo, tenemos a:

3.6. VENTA ANUAL

MES (S/.) 2012 2011

ENERO 1,347,926.80 1,450,049.12

FEBRERO 1,443,367.30 1,580,034.45

MARZO 1,454,726.18 1,640,080.94

ABRIL 1,295,385.34 1,580,068.15

MAYO 1,510,603.39 1,720,208.72

JUNIO 1,234,472.52 1,640,084.46

JULIO 1,396,232.33 1,360,088.21

AGOSTO 1,580,088.66 1,020,023.31

SETIEMBRE 1,384,148.98 1,580,048.54

OCTUBRE 1,385,894.44 1,047,564.75

NOVIEMBRE 1,404,917.87 1,310,01.02

DICIEMBRE 1,452,993.15 1,670,873.31

PROYECTO DE MEJORA

0.00

200,000.00

400,000.00

600,000.00

800,000.00

1,000,000.00

1,200,000.00

1,400,000.00

1,600,000.00

1,800,000.00

SOLE

S VENTAS ANUALES

2012

2011

PROYECTO DE MEJORA

21

CAPTULO

IV PRESENTACIN

ORGANIZACIONAL

PROYECTO DE MEJORA

22

4.1. MISION

Somos un grupo humano creativo e innovador que produce artculos

para los hogares y la industria con calidad y eficiencia, para la

satisfaccin de las expectativas de

nuestros clientes.

4.2. VISION

Seremos el primer referente para las

empresas y hogares peruanos cuando se

requieran productos de calidad que generen

satisfaccin, confort y belleza.

4.3. ORGANIGRAMA

PROYECTO DE MEJORA

23

FUNCIONES:

Gerente General: acta como representante legal de la empresa, fija las

polticas operativas, administrativas y de calidad en base a los

parmetros fijados por la empresa. Es responsable por los resultados de

las operaciones y el desempeo organizacional, planea, dirige y controla

las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto

de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organizacin.

Es la imagen de la empresa en el mbito externo, provee de contactos y

relaciones empresariales a la organizacin con el objetivo de establecer

negocios a largo plazo, tanto de forma local. Sus principales funciones:

CARGO RESPONSABLE

Gerente general Sr. William Senz

Sub gerente Sr. Mara Lpez Lpez

rea contabilidad Vernica

rea de logstica Ivon navarros

rea de Facturacin Mara

Meylin zo

rea de ventas lima y provinc.

Pedro Senz

Emiliano Choquehuanca

Ricardo Hoyos

Yolanda Miranda

Demetrio Snchez

Roberto

Rosy Lpez

Zambrano Gonzales Felipe

Fernndez Ventura Jos

Escandn Jeremas

Aranda Ames Carlos

rea de cobranzas Tatiana

Sandra

Yanet Trujillo

rea de produccin Ruth Aranda

Miguel Senz

PROYECTO DE MEJORA

24

Liderar el proceso de planeacin estratgica de la

organizacin, estableciendo los objetivos y metas especficas

de la empresa.

Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las

metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero,

materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a

los individuos y grupos.

rea contabilidad: tiene varias funciones dentro de la empresa; realizar

el balance general, declarar impuestos, realizar el pago a proveedores,

entre otras funciones.

rea logstica: encargada de negociar y ejecutar polticas de compra en

la empresa. Provisionar de forma eficiente los materiales e insumos

necesarios, realizando un reposicin oportuna.

rea de ventas: en nuestra empresa contamos con personal que viaja a

provincia para captar nuevos clientes, igualmente en lima tenemos

vendedores los cuales estn segmentados por distritos.

rea de facturacin: se procede a facturar mediante las notas de

pedidos. Se encargan tambin de programar los pedidos y distribuirlos a

las reas para su respectivo embalado.

Encargado de almacn: Inventariado a fin de mes, Entrega de

mercadera al cliente, Preparacin de pedido, Seguimiento de cantidad

requerida y stock fsico.

PROYECTO DE MEJORA

25

4.4. DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION

Almacenero

Facturacin

si no

Atencin de pedidos

Comunica la llegada del pedido. Revisa y verifica los productos segn los requerimientos solicitados y coloca el VB en seal de aprobacin. Caso contrario comunica al rea de Compras. Emite y enva los documentos: Factura o Gua de Remisin (en caso aplique). Ingresa las facturas en la planilla de despachos.

Recepcin

del pedido

Revisin de

productos

conform

e?

Colocar V.B.

al pedido

Elaboracin

de

documentos

Comunica a

compras

PROYECTO DE MEJORA

26

CAPTULO

V PRESENTACIN

DEL AREA DE

MEJORA

PROYECTO DE MEJORA

27

5.1. PRESENTACIN DEL REA DE MEJORA

Para analizar el rea de almacn y despacho es necesario tener

conocimientos previos de lo que se realiza en ello, y as tener la claridad para

detectar en lo que se est fallando, en lo cual hay que trabajar para poder

hacer una mejora.

El rea donde se realiza el proyecto de mejora (ALMACN Y DESPACHO) se

cuenta actualmente con diferentes

almacenes y movilidades, tenemos:

Almacn de insumos y

materias prima.

Almacn de productos

terminados de kilos.

Almacn de productos

terminados de litros.

Adems contamos para el rea de despacho con 13 movilidades propias.

ALMACEN

Y DESPACHOS

ENTREGA DE

PEDIDOS

EMBALAJE CONTROL DE STOKS

DISTRIB.

ALMACEN

PROYECTO DE MEJORA

28

5.1.1. DESCRIPCIN FSICA

El rea fsica del almacn de kilos y litros se aprecia en la figura de abajo, el

cual se encuentra en el 1er piso del local.

ANAQUEL DE KILOS

KIL

OS

ENTR

AD

A

ANAQUEL DE LITROS

KIL

OS

KILOS KILOS

ESPA

CIO

ESPA

CIO

ESPACIO

ESPACIO

PROYECTO DE MEJORA

29

En el 2do piso hay un rea pequea que se usa como almacn de productos

terminados; de pinturas, productos de limpieza.

2 do piso

1er piso

ENTR

AD

A

AN

AQ

UE

L

ANAQUEL

ANAQUEL

AN

AQ

UE

L P

INT

UR

AS

ENTRADA

ANAQUEL

AN

AQ

UE

L

AN

AQ

UE

L

OFICINAS

ANAQUEL

ENTR

AD

A

PROYECTO DE MEJORA

30

5.1.2. DISTRIBUCIN DEL REA

El almacn se distribuye de la siguiente manera. Consta de un rea

relativamente pequea dividida en varios anaqueles en los cuales tenemos a

productos en kilos, litros, sacos percibiendo materiales en rotacin e

inmovilizados. Contamos con una persona encargada del rea pero no se

encuentra permanentemente en almacn.

5.1.3. RECURSOS HUMANOS

En el rea de almacn y despacho se cuenta actualmente con:

Cemento blanco Thinner acrlico

Porcelanas Bencina

Soda caustica Aguarrs

Cola sinttica Preservante

Ocre por saco Alquitrn

Mecellose Asfalto

Brea dura Leja

Hipoclorito Ron de quemar

Esos son algunos

de los productos

almacenados

CARGO PERSONAS

ASISTENTE DE ALMACEN 1

ASISTENTE DE PRODUCCION 2

CHOFERES 28

DESPACHADORES 5

OPERARIOS 30

PROYECTO DE MEJORA

31

5.1.4. FUNCIONES

ASISTENTE DE ALMACEN:

Limpieza de almacn

Controlar los productos terminados.

Entrega de mercadera al cliente

Preparacin de pedido

Seguimiento de cantidad requerida y stock fsico

ASISTENTE DE PRODUCCION:

Ingresos y salidas.

Controlar la materia prima e insumos.

Ingresa y archiva la informacin obtenida en el sistema.

Realiza el inventario fsico.

Distribucin de productos en el almacn.

Realiza los requerimientos de las reas de produccin.

Almacenamiento.

DESPACHADORES:

Atender los pedidos de lima y provincia

Verificar y rotular los pedidos.

Proporcionar materiales y suministros, mediante

solicitudes autorizadas, a las secciones que lo requieran.

PROYECTO DE MEJORA

32

5.1.5. RECURSOS MATERIALES

Los materiales con que se cuenta en el rea de Almacn:

5.1.6. PROCEDIMIENTO PARA LOS PEDIDOS

Para llegar a la culminacin de los pedidos, se comienza con la siguiente

secuencia:

a) Lima

Los vendedores a la hora de entrada segmentan sus pedidos por zonas,

los cuales se lo entregan al rea de facturacin.

El rea de facturacin procede con la emisin correspondiente de las

facturas en el sistema (al mismo tiempo consultan algunos productos),

luego imprimen los reportes y lo distribuyen entre las reas de

produccin (kilos, litros, pintura)

Proceden con la atencin del reporte y la mercadera se deja sobre una

paleta por distritos.

b) Provincia

Los vendedores vienen a lima trayendo los pedidos de provincia y se lo

entregan al rea de facturacin.

El rea de facturacin delega a terceros para la digitacin de los pedidos

en Excel y distribuirlos.

DESCRIPCION CANTIDAD

Computadora 1

Impresora 3

Escritorio 1

Sillas 1

Materiales de embalaje 1

Unidades de Transporte

13

Montacargas 2

Paletas VARIOS

PROYECTO DE MEJORA

33

Los despachadores confirman los productos que no se van a enviar por

falta de stock.

Cuando se confirman las agencias de carga, se procede con la

facturacin de los pedidos.

Se coordinan los permisos respectivos en caso sean productos

controlados.

Se tiene por paletas los pedidos de acuerdo al departamento que se

vaya a enviar.

Se lleva con la movilidad de la empresa a las agencias, o vienen

camiones a recoger la mercadera.

5.2. PROCESOS DE TRABAJO

Para el control de los productos terminados en el rea de almacn y realizar el

descargos correspondiente en el sistema se cuenta con fichas de produccin

en el cual se especifican las materias e insumos empleados, la cantidad de

personas que intervienen, fecha, cantidad producida.

PROYECTO DE MEJORA

34

5.2.1. PROCEDIMIENTO DE ALMACEN

ROTACIN INTERNO DE MERCADERA:

En este punto la mercadera no tienen un orden lgico de entrada y salida, Por

otro lado causa un ambiente de desorden ya que los materiales no tienen una

ubicacin estable. Es por eso que se colocan en cualquier lugar libre del

almacn 1 o 2 y esa accin muchas veces interfiere en la ubicacin de la

mercadera y a la hora de despachar la mercadera.

CODIFICACIN:

Actualmente se cuenta con codificacin de productos por paquetes o cajas, en

la mayora de los casos ubican la mercadera sin rtulos, lo que no nos

proporciona ninguna ayuda a la hora de realizar el despacho y nos consume

ms tiempo.

CONTROL:

El control de existencias es una tarea un poco compleja, existe una base de

datos que no est actualizado ni funciona bien ya que se modifican datos o se

borran; lo que tambin nos imposibilita saber cul es nuestro stock a tiempo

real. Y genera una prdida de tiempo de dinero y mala atencin a nuestro

cliente.

ALMACEN DE

ETIQUETAS

PROYECTO DE MEJORA

35

5.2.2. PROCEDIMIENTOS DE DESPACHO -ALMACN

Toda mercadera debe adjuntar los siguientes Documentos:

1. Orden de Compra

2. Gua de la Mercadera

3. Factura de la mercadera.

Revisar que la descripcin del Orden de pedido u orden de Compra, Gua de

Remisin y Factura, coincidan en descripcin, cantidad y precio de la

mercadera

Se hace entrega al cliente los estos documentos respectivo para el traslado de

su mercadera.

Orden de Compra

Gua de remisin

De la factura.

AREA DE VENTAS

DETALLES CANT.

COMPUTADORA 3

SILLAS 3

ESCRITORIOS 3

IMPRESORA 3

PROYECTO DE MEJORA

36

CAPTULO

VI DETERMINACIN

DEL PROBLEMA

PROYECTO DE MEJORA

37

Despus de hacer una descripcin general del almacn, conocer la

distribucin actual de los materiales y herramientas que posee el rea; y

de detallar los pasos que se toman para proceder con un despacho,

podemos identificar con mayor precisin los problemas y por ende nos

permitir formular un plan de mejora, que no solo ayudara a reducir el

tiempo en los despachos sino que tambin traer beneficios para la

empresa, siendo ese el objetivo del proyecto de mejora, ser una rea

ordenada y eficiente.

6.1 LLUVIA DE IDEAS

ALMACN

Y

DESPACHOS

Deficiente control de inventarios

personal insatisfecho

Excesivo ausentismo

laboral

Deficiente control de salida de

mercadera

Falta de comunicacin

entre el personal

Intromisiones permanentes

No hay una asignacin de

tareas

Mercadera sucia o daada

falta de org. y coordinacion

para los despachos

Falta de espacios para el almacenamiento

de P. terminados

PROYECTO DE MEJORA

6.2 DETERMINACION DEL PROBLEMA POR FENMENOS

6.2.1 DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR FENOMENOS

rea de almacn de

productos terminados

y despachos.

ORGANIZACION

PERSONAL PROCEDIMIENTO

CONTROL

DELEGACION DE

FUNCIONES

COMUNICACION

MANEJO DE

MATERIA PRIMA

PEDIDOS

EMPLEAR

CAPACITACIONES

ESPECIALIZACIONES

ALMACENAJE

DESPACHO DE PRODUCTOS

TERMINADOS

PROYECTO DE MEJORA

39

6.2.2 DIAGRAMA DE PARETO POR FENOMENOS

EVALUADORES CARGOS RANGOS

CARMELINO OPERARIO 1 DEBIL

JOSE TECNICO 5 MEDIO

10 GRAVE

PROBLEMAS GENERALES CARMELINO JOSE TOTAL

EVALUACION %

CONTROL 6 7 13 35%

ORGANIZACIN 5 6 11 65%

PERSONAL 5 4 9 89%

PROCEDIMIENTO 1 3 4 100%

37

35%

65%

89%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

CONTROL ORGANIZACIN PERSONAL PROCEDIMIENTO

PARETO

PROYECTO DE MEJORA

6.3. DETERMINACION DE PROBLEMAS POR HECHOS

6.3.1. DIAGRAMA DE ISHIKAWA POR HECHOS

DEFICIENCIA DEL

CONTROL Y

ORGANIZACIN

ORGANIZACION

PERSONAL PROCEDIMIENTO

CONTROL

FALTA DE ORG. Y

COORDINACION PARA LOS

DESPACHOS

FALTA DE COMUNICACIN

ENTRE EL PERSONAL

INTROMISIONES

PERMANENTES

NO HAY UNA ASIGNACIN

DE TAREAS

FALTA DE

CAPACITACION

ENCESIVO AUSENTISMO

LABORAL

DEFICIENTE CONTROL DE

SALIDA DE MERCADERA

DEFICIENTE CONTROL DE

INVENTARIOS

PROYECTO DE MEJORA

41

6.3.2 DIAGRAMA DE PARETO POR HECHOS

El propsito es determinar y clasificar en orden de intensidad o incidencia de

los hechos que se presentan.

ENCUESTADOS:

rea de Produccin

rea de ventas

Para concentrar los problemas ms importantes realizamos una encuesta

rpida en funcin a la lista anterior y se presenta el siguiente cuadro.

Darle un valor del 1 al 15 desde lo menos importante a lo ms importante.

Fenmenos

rea de

pintura

rea de

litros

rea de

kilos

rea de

venta Total

A Pocos espacios para el almacenamiento de P.T.

8 4 7 6 25

B Falta de delegacin de responsabilidades.

2 3 2 1 8

C Poca comunicacin laboral.

4 5 4 3 16

D Falta de organizacin y coordinacin de despachos

12 15 12 15 54

E Deficiente control de salida de mercaderas.

4 1 2 3 10

F Intromisiones permanentes.

11 13 12 11 47

G Falta de capacitacin e implementacin de E.P.P.

8 11 9 10 38

H Excesivas faltas del personal.

2 3 3 2 10

I Deficiente control de inventario

2 3 1 2 8

J Personal insatisfecho 12 13 11 14 50

total

266

PROYECTO DE MEJORA

42

Para ello se utilizar el siguiente cuadro en orden de importancia. En l se

puede ver que en conclusin el problema principal de este diagrama de Pareto

es que La falta de organizacin y coordinacin en el rea de despacho.

CAUSAS FREC. FREC. ACUM.

FREC. %

ACUM. %

Falta de organizacin y coordinacin de despachos

54 54 21% 21%

Personal insatisfecho 50 104 19% 40%

Intromisiones permanentes. 47 151 18% 57%

Falta de capacitacin e implementacin de E.P.P.

38 189 14% 72%

Pocos espacios para el almacenamiento de P.T.

25 214 9% 81%

Poca comunicacin laboral. 16 230 6% 87%

Excesivas faltas del personal. 10 240 4% 90%

Deficiente control de salida de mercaderas.

10 250 4% 94%

Falta de delegacin de responsabilidades.

8 258 3% 97%

Deficiente control de inventario 8 266 3% 100%

266

100%

PROYECTO DE MEJORA

21%

40%

57%

72%

81% 87%

90% 94% 97%

100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

0

50

100

150

200

250

300

DIAGRAMA DE PARETO - HECHOS

FRECUENCIA

ACUMULADO%

PROYECTO DE MEJORA

44

CAPTULO

VII DESARROLLO DE LA

MEJORA

PROYECTO DE MEJORA

45

7.1. ESPECIFICACIONES DE LOS PROBLEMAS A RESOLVER

7.1.1 Falta de organizacin y coordinacin de despachos

Para obtener una buena coordinacin en los despachos ya sea en lima o

provincia, debemos tener una programacin

para ambos casos, esto ayuda al mejor control

partiendo desde un comienzo con la

organizacin.

Como problema en esta rea se determinan

las mejoras para el funcionamiento correcto,

control y organizacin de nuestra rea.

7.1.2 Personal insatisfecho

Partir de tareas, y as en base a sus habilidades y mayor tiempo de empleo

para la elaboracin de diversas actividades con la respectiva supervisin, se

vea reflejado su desempeo y contribucin laboral.

7.1.3 Intromisiones permanentes

Una vez se programen y coordinen los

pedidos, especialmente los de provincia con

las agencias, se debe cerrar el bloque de

facturacin y emisiones de pedidos, para que

su realizacin sea ms ordenada, en base a

tiempos.

PROYECTO DE MEJORA

46

7.2. OBJETIVO GENERAL

Mejorar el sistema de organizacin dentro del rea de almacn y

despacho para una correcta y optima labor en los pasos que conlleva

un pedido desde su emisin hasta la entrega final, con el objeto tambin

de tener conocimiento de las existencias y su debido control, a efectos

de poder atender en forma eficiente y rpida dentro de la empresa.

Adecuando un rea para el control de la mercadera con el fin de contar

con una mejor disponibilidad de ellos, facilidad para poder tener un

informe adecuado respecto a la toma de alguna decisin y evitar las

descoordinaciones que se generan.

7.3. OBJETIVO ESPECFICO

Los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:

Lograr una buena distribucin fsica del almacn, contando con una

adecuada clasificacin de reas, de manera que la mercadera se

mantengan en buenas condiciones y tenga un lugar apropiado, listos

para su respectivo destino.

Lograr un sistema de ubicacin y sealizacin para todas las

mercaderas en existencias, de manera que se realice un mejor recorrido

de los materiales, un buen almacenamiento y un eficiente despacho

(evitando demoras en la entrega de la mercadera).

Lograr una actualizacin necesaria de la codificacin de los productos y

as lograr un rpido desenvolvimiento en el despacho y por consiguiente

un mejor conocimiento tcnico de la mercadera.

Optimizar los espacios de almacenamiento, ubicando las mercaderas

de acuerdo a consideraciones tcnicas.

PROYECTO DE MEJORA

47

CAPTULO

VIII PROPUESTA DE

SOLUCIONES

PROYECTO DE MEJORA

48

8.1. PROPUESTAS DE SOLUCIONES 8.1.1 PRIMERA PROPUESTA:

Optimizar tiempos de despachos

Con esta propuesta se espera lograr un mejor aprovechamiento en los tiempos

de trabajo de los operarios en el almacn. Se plantea mejorar el proceso actual

reduciendo tareas que no son de gran vitalidad con el fin de optimizar el tiempo

til de los trabajadores.

Situacin actual:

En el proceso actual de despacho en el almacn se tiene una duracin

aproximada de 3 horas ya que hasta el momento se ha estado llevando de

forma secuencial, esto conlleva a que las actividades se realicen de forma

ineficiente hasta el momento. Sin embargo se ha podido cumplir con el objetivo

principal que es aprovisionar de los productos requeridos a nuestros clientes,

dejando rezagada la evaluacin del proceso para optimizar su eficiencia. Por lo

consiguiente existe la posibilidad de realizar modificaciones en las tareas y/o

actividades del proceso.

Situacin mejorada:

Con la propuesta de mejora se realizaran cambios en las actividades

acortando tiempos en el proceso de despacho. El nuevo proceso podra llegar

a efectuarse en un poco ms de 2 horas y 30 minutos, estas modificaciones

incidiran directamente al costo de las horas/hombre del rea. De esta forma

los despachos realizados seran ms rpidos y efectivos acortando el tiempo

de entrega y los errores de envi lo que ocasionaba una diferencias de

inventario.

PROYECTO DE MEJORA

49

Diagrama actual: (DAP-1)

En este diagrama se puede apreciar las actividades y tareas que se realizan en

el proceso de despacho actualmente, nos es de gran inters para logar analizar

el proceso en si para proponer una mejora.

N

ACTIVIDADES

TIEMPOS EN

(MINUTOS)

1 Recepcin de notas de pedidos y coordinacin

12

2 Delegacin de pedidos a terceros 5

3 Tipear las listas en Excel por rea 20

4 Devolucin de pedidos 5

5 Se imprime los pedidos 10

6 Hacia el rea de almacn 5

7 Se entregan los pedidos por reas 8

8 Se solicita la cantidad de etiquetas 12

9 Retorno a oficina 5

10 Impresin de rotulado 15

11 Bajar a planta 5

12 Entrega de rtulos 8

13 Proceden con pedidos 35

14 Embalan, encajonan, colocan en paletas los pedidos.

20

15 Transportan los pedidos listos hacia el rea de carga (portn principal)

10

TOTAL DE MINUTOS UTILIZADOS 175

PROYECTO DE MEJORA

50

Diagrama mejorado: (DAP-2)

N

ACTIVIDADES

TIEMPOS EN

(MINUTOS)

1 Recepcin de notas de pedidos y coordinacin

12

2 Delegacin de pedidos a terceros 5

3 Tipear las listas en Excel por rea 20

4 Devolucin de pedidos 5

5 Se imprime los pedidos y rtulos 20

6 Hacia el rea de almacn 5

7 Se entregan los pedidos y rtulos por reas

8

8 Retorno a oficina 5

9 Proceden con pedidos 35

10 Embalan, encajonan, colocan en paletas los pedidos.

20

11 Transportan los pedidos listos hacia el rea de carga (portn principal)

10

TOTAL DE MINUTOS UTILIZADOS 145

Diferencias entre DAP-1 Y DAP-2:

La diferencias entre los diagramas consiste en una reduccin del tiempo de

17.15 %, reduccin de actividades de 15 a solo 11 y la implementacin de

realizar 1 solo trayecto a planta, al momento de distribuir los pedidos tambin

entregar los rotulados. Mejorando todo el proceso en s, teniendo mltiples

beneficios que se enuncian a continuacin:

PROYECTO DE MEJORA

51

Beneficios Cualitativos

Reduccin de tiempos del despacho.

Optimizacin de horas/hombre del rea.

Implementacin de control de despacho.

Reduccin de errores del despacho.

Beneficios Cuantitativos

En la situacin mejorada se lograra:

Tiempo del proceso actual 175 min

Tiempo del proceso propuesto 145 min

Tiempo optimizado 30 min

Numero de despachos al da 6 veces

Tiempo total optimizado 180 min

Costo de la M.O. por hora S/. 3,75

Numero de operarios 4 pers.

Costo total de M.O. por Hora S/. 15.00

PROYECTO DE MEJORA

52

8.1.2. SEGUNDA PROPUESTA:

Procedimiento de control para el despacho

Situacin actual:

Actualmente los controles para el despacho sea en lima o provincia, tienen una

regularidad poco estricta dentro del mismo proceso. Los controles del despacho son

realizados en su mayora por los que recepcionan las materias primas, pero este solo

se realiza en algunos casos. Al no existir un proceso formal de control en el despacho,

en el que personal pueda realizar las inspecciones requeridas se suscitan diversos

problemas ya mencionados anteriormente en el diagrama de Ishikawa. Es por tal

motivo que muchas veces se producen despachos con faltantes o sobrantes de

productos, que genera un sobrecosto a la empresa por reenvos y devoluciones.

Situacin mejorada:

En la situacin mejorada se quiere evitar una situacin de descontrol en los despachos

del almacn. En la tarea culminar un pedido el personal tiende a cometer fallas debido

al volumen del requerimiento entre otros factores, por lo cual sera de suma

importancia llegar a tener un proceso de control de la entrega a los camiones de

transporte. Se tendra que implementar un proceso que generara a largo plazo la

reduccin de diferencia de stock, a su vez se mejorara la apreciacin ante otras reas

al tener un incremento de eficiencia y una mejora de procesos.

- Para ello se elaborara un MOF (manual de organizacin y funciones).

PROYECTO DE MEJORA

53

8.1.3. TERCERA PROPUESTA:

Implementacin de las 5`S

Para establecer esta tcnica de mejora continua se vio determinado lo

siguiente:

En la planta en general no se presenta un orden adecuado para la

ubicacin de los productos.

Se almacena productos en desuso, y con poco valor que requieren

ser reclasificados.

El personal trabaja por el cumplimiento de sus labores, mas no hay en

el mbito laboral el compaerismo, teniendo como resultado el trabajo

independiente.

Falta un objetivo estndar para los involucrados en el rea, falta de

compromiso.

PROYECTO DE MEJORA

54

CLASIFICACIN

a) SEIRI: SEPARAR INNECESARIOS

Esta tcnica de clasificacin nos dar como resultado la clasificacin de los

materiales almacenados que tengan valor, pues obtenemos muchos objetos

que solo ocupan espacio mas no importancia.

Objetivo de la clasificacin

Se identificara todo lo necesario de lo que queda, dando el valor

correspondiente a lo necesario.

b) ORDEN (SEITON): SITUAR NECESARIOS

Una vez eliminado todo lo innecesario, debemos asignar a los "elementos" que

quedan la ubicacin mostrada en el plano de almacn para que facilite su uso y

reposicin e identificarlos para que el personal pueda localizarlos.

Objetivo del orden

Clasificar los objetos por orden de utilizacin.

Optimizar espacios.

c) LIMPIEZA (SEISO): SUPRIMIR SUCIEDAD

Se identificar las fuentes que generar la suciedad, esto evitara que nuestro

almacn se vea desordenado, mucho menos en estado que amerite limpieza.

Objetivo de la limpieza

Facilitar la limpieza y la inspeccin.

Eliminacin de desperdicios.

PROYECTO DE MEJORA

55

d) Normalizacin Estandarizacin (SEIKETSU): sealizar anomalas

Alcanzado el nivel de orden y limpieza deseado, debemos estandarizar las

operaciones para asegurar que la situacin actual no se degrade.

Objetivos de normalizar

Sensibilizar al personal sobre la mejor forma de hacer las tareas.

Dar formacin/ adiestramiento necesarios.

Definir en instrucciones cmo llevar a cabo las tareas.

Asignar los medios/ recursos necesarios para poder realizar las tareas

(contenedores normalizados, sealizar reas de material...).

Establecer los controles que eviten y/o detecten el origen de los

problemas (generadores de suciedad, desorden, exceso de material,

riesgo para las personas)

e) Disciplina (SHITSUKE): seguir mejorando

Se pretende en esta etapa de disciplina, el seguimiento constante y

plena aplicacin de lo establecido para ejercer una disciplina que

identifique al personal con su rea.

A esto una supervisin para evaluar el avance de la mejora y la

implementacin de la tcnica de calidad.

Se trabajara en 4 etapas que son las siguientes:

Primera etapa (INSPECCION DEL AREA DE TRABAJO): La primera etapa

de la implementacin se centra principalmente en una revisin del rea de

trabajo, esto quiere decir que se evaluara el lugar de trabajo para efectuar los

procedimientos que mencionamos como propuestas.

Segunda etapa (OPTIMIZACION): Una vez revisada el rea de trabajo se

tomara en cuenta los principales centros que generan los defectos, esto al

trmino de la evaluacin del rea de trabajo, nos permitir tener un panorama

para simplificar y mejorar el rea de almacn.

PROYECTO DE MEJORA

56

Tercera etapa (FORMALIZACION): Esta etapa tendr como fundamento el

establecer las mejoras, creando procesos, optimizando tiempos, teniendo

como involucrados el personal del rea, esto servir como base e informacin

que el desempeo realizado por cada uno tendr un beneficio para el equipo y

hacia la empresa.

La cuarta y ltima etapa (PERPETUIDAD): Se orienta al personal mantener

todo lo logrado, en base a una supervisin constante y a dar una viabilidad del

proceso con una filosofa de mejora continua.

PROYECTO DE MEJORA

57

8.1.4. CUARTA PROPUESTA:

Charla informativa

Con una propuesta de charla informativa el objetivo que se persigue es que el

personal del rea se mantenga informado en primera instancia del proceso de

implementacin de la mejora, de esta forma se podrn evitar los retrasos por

cuestiones desinformativas que pudieran ocurrir. La modalidad de

implementacin de estas charlas se explica a continuacin.

Cronograma de charlas

N TEMARIO

SEMANA TIEMPO METODOLOGA PERSONAL

1 Presentacin de la mejora

1 1/2 H Capacitacin Asist. De produccin

2 Presentacin de la propuestas

2 1 H Capacitacin Asist. De produccin

3 Objetivos 3 1/2 H Capacitacin Asist. De produccin

4 Retroalimentacin 4 1 H Debate Asist. De produccin

La charla tendr una duracin de cuatro semanas en el que se desarrollaran

los puntos mencionados en el cronograma, el asistente ser el personal del

rea que estar involucrado en el proyecto; en toda la capacitacin se

requerirn de los siguientes materiales:

Pizarra, plumones, sillas, fotocopias de la presentacin, hojas, resaltadores,

lapiceros, limpia tipos, entre otros materiales a utilizar.

PROYECTO DE MEJORA

58

CAPTULO

IX COSTO, BENEFICIO Y

JUSTIFICACION DE LA

MEJORA

PROYECTO DE MEJORA

59

9.1. EVALUACIN ECONMICA DE LA MEJORA

9.1.1. COSTOS

Los costos en el que se incurrir para la ejecucin e implementacin estn

cuantificados por todo el proyecto en nuevos soles, como se presentan a

continuacin:

Costos del Encargado del Proyecto:

H/Dia. H/Men.

Tiempo de estudio 3 H 75 H

Costo S/.

3.75 S/.

281.25

Costos de la Charla Informativa:

Cantidad Horas/Men. Costo/Hora Costo/Men.

- Apoyo de Personal

3 4 3.75 45.00

- Expositor 1 4 3.75 15.00

Costo Mensual Total S/. 60.00

Costos de Materiales:

Materiales Cant. /Men.

Costo Unit.

Costo Total

Separatas 4 2.0 8.0

Fotocopias 10 0.1 1.0

Lapiceros 2 0.5 1.0

Plumones 2 2.5 5.0

Resaltador 1 2.5 2.5

Limpia tipo 1 3.5 3.5

Gaseosa 2 5 10.0

Costo Mensual total S/. 31.00

PROYECTO DE MEJORA

60

Mano de obra:

Concepto Soles

Sueldo de trabajador= 750 * 12 9000.00

Gratificacin= 750 * 2 1500.00

CTS = 750*14/12 875.00

Essalud= 750*14*9% 945.00

Total ao S/. 12320.00

Total al mes S/. 1026.67

Total diario / 25 S/. 41.06

Total por hora S/. 5.13

Nosotros necesitaremos 4 operarios que ayudaran en los despachos y el

almacn, estos trabajarn por 8 horas diarias por 4 sbados.

Concepto Soles

Costo por hora/hombre S/. 5.13

Horas por trabajar diario 8

Das de trabajo 4

Nmero de trabajadores 4

Total s/. 656.64

PROYECTO DE MEJORA

61

9.1.2. COSTO TOTAL DE LA MEJORA

9.2. BENEFICIOS

Conceptos s/.

Costo de estudio 281.25

Costo de charla 60.00

Costo de materiales 31.00

Costo de mano de obra 656.64

Costo total de la mejora

S/.1028.89

Tiempo del proceso actual 175 min

Tiempo del proceso propuesto 145 min

Tiempo optimizado 30 min

Numero de despachos al mes 150 veces

Tiempo total optimizado 4500 min

Costo de la M.O. por hora

S/. 3,75

Numero de operarios 4 pers. Costo total de M.O. Hora/ despacho

S/. 15.00

COSTO POR

DESPACHO

TIEMPO POR

DESPACHO

COSTO POR

DESPACHO AL MES

Costo de la M.O. por despacho actual

S/.15.00

175*25 das al mes

65 625.00

Costo de la M.O. por despacho mejorado

S/.15.00

145*25 54 375.00

Beneficio mensual 11 250.00

PROYECTO DE MEJORA

62

9.3 DIAGRAMA DE GANTT

Diagrama De Gantt

TRABAJOS

FECHA DE INICIO

DURACION (DIAS)

FECHA FINAL

RECOPILACION DE DATOS 15/05/2013 1 15/05/2013

COORDINAR, PROGRAMAR Y PREPARAR LAS CHARLAS 16/05/2013 1 16/05/2013

PRESENTAR Y SUSTENTAR LAS PROPUESTAS DE MEJORA 17/05/2013 1 17/05/2013

ELIMINAR PASOS INNECESARIOS EN LA EMISION DE PEDIDOS

18/05/2013 2 19/05/2013

PRESENTAR EL NUEVO PROCESO 20/05/2013 1 20/05/2013

DELEGAR RESPONSABLES DE AREAS 22/05/2013 1 22/05/2013

CHARLA INFORMATIVA DEL LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS

23/05/2013 1 23/05/2013

15-may 17-may 19-may 21-may 23-may

RECOPILACION DE DATOS

COORDINAR, PROGRAMAR Y PREPARAR LASCHARLAS

PRESENTAR Y SUSTENTAR LAS PROPUESTASDE MEJORA

ELIMINAR PASOS INNECESARIOS EN LAEMISION DE

PRESENTAR EL NUEVO PROCESO

DELEGAR RESPONSABLES DE AREAS

CHARLA INFORMATIVA DEL LOS NUEVOSPROCEDIMIENTOS

Diagrama de Gantt

FECHA DE INICIO DURACION (DIAS)

PROYECTO DE MEJORA

63

CAPTULO

X

CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

PROYECTO DE MEJORA

64

10.1 CONCLUSIONES:

Frente a lo mostrado por la empresa analizada cabe sealar que se hace

necesaria la generacin de orden, control y una implantacin de cultura

organizacional de integracin al interior de la empresa con el fin de lograr un

mejor desempeo en todos los mbitos de las actividades.

En el planeamiento de las mejoras se busca un mayor control y organizacin

en cuanto a los mtodos de reduccin de pasos de las tareas generadas a

diario, y as se obtendrn grandes beneficios como reduccin de tiempos y

costos.

Es importante que para el mejor desenvolvimiento del rea de almacn y

despacho se genere una renovacin de la informacin en el sistema SIADI

creada para as obtener una informacin real.

Se debe concluir que esta mejora obedece ms a beneficios cuantitativos

los cuales son expuestos lneas arriba, es por ello que all radica la importancia

del estudio.

10.2 RECOMENDACIONES:

Se recomienda fomentar una ambiente de motivacin y desarrollo al

personal para un mejor desenvolvimiento en cuanto a los trabajos

realizados.

Asegurar el control con la constante renovacin de datos,

implementaciones de orden y limpieza, adems de originar nuevos

mtodos para la reduccin de tiempos.

Actualizacin de sistema, en cuanto a las caractersticas de las

mercaderas. Asegurando as un mejor control de salida e inventario del

almacn, ms minucioso para poder tomar decisiones frente al stock de

toda la mercadera y los nuevos pedidos a realizarse.