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POLITICA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

POLTICA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

PROPSITO: Mantener un proceso de actualizacin y mejoramiento permanente de la organizacin, que permitan alcanzar los objetivos estratgicos de la empresa.

EXPOSICIN DE LA POLTICA

DE LA ESTRUCTURA ORGNICA

a) La Administracin deber redisear y posteriormente mantener la estructura orgnica de la compaa enfocada hacia el cliente, orientada a satisfacer sus necesidades y al desarrollo de productos y servicios innovadores, acordes con los avances tecnolgicos.b) Toda modificacin en la estructura organizacional deber ser aprobada por elDirectorio, en base a estudios y anlisis de procesos organizacionales.c) La organizacin estructural contar con unidades internas autnomas y coordinadas, potenciadas, autogestionarias y facultadas con capacidad de decisin; reas operativas que ejecuten los lineamientos de la alta administracin y la retroalimenten.d) Para presentar un proyecto de reestructuracin se deber adjuntar un documento de anlisis de procesos organizacionales retrospectivo y prospectivo, que deber contener las recomendaciones pertinentes.e) Se deber limitar al mximo posible la creacin de unidades organizacionales.La creacin y funcionamiento de nuevas unidades sern factibles en la medida que conlleve la creacin de nuevos servicios o la mejora de los existentes, en trminos de costo, tecnologa, oportunidad y calidad.

DE LA ORGANIZACIN

a) La organizacin propender a la descentralizacin y desconcentracin, donde las sucursales y agencias tengan sus propias reas de apoyo. La asignacin de recursos se realizar en funcin de la demanda y su productividad. Cada gerencia de sucursal o jefatura de agencia es responsable de sus decisiones, y rendirn cuentas a la matriz

b) La organizacin deber contar con un manual de delegacin que permita a los administradores enfocarse en la ejecucin del plan estratgico y del anlisis competitivo del entorno.

c) La organizacin deber propender a la administracin sin papeles utilizando los medios electrnicos de que dispone la compaa y complementndola con seguridades y nuevas tecnologas como la firma electrnica.

d) Las reas de coordinacin debern orientar sus actividades a lograr una mayor interaccin entre las distintas reas de especializacin de la compaa.

DE LOS PROCESOS Y PROYECTOS

a) Las unidades y reas operativas de la organizacin debern guardar relacin con los procesos que realizan, evitando duplicidad de funciones y atribuciones. Independientemente de la especializacin, cada proceso debe contar con un responsable (dueo del proceso) que ser quin responda por la eficiencia y eficacia del proceso.

b) La Administracin, mediante disposicin Administrativa nominar a los jefes de proyectos, quienes tendrn todo el apoyo de las Vicepresidencias, Gerencias y Unidades en el cumplimiento de sus objetivos. Tambin podr crear comisiones (equipos de trabajo) de manera temporales y/o comits de manera permanente, para la solucin de asuntos especficos, en todos los casos definir los miembros, el responsable y unidades participantes, sus propsitos, funciones a desarrollar, tiempo de funcionamiento y resultados a lograr.

DE LOS PLANES Y PROGRAMAS

a) En el mes de Octubre de cada ao, la Vicepresidencia y la Gerencia financiera presentarn el Plan Operativo de su rea en funcin del Plan Estratgico, junto al presupuesto del ao siguiente. Posteriormente y en forma trimestral presentarn informes de avance de gestin al Presidente de sus respectivas actividades y resultados. Dichos informes sern puestos en conocimiento del Directorio.b) Los planes, programas y presupuestos de la compaa se realizarn en base al Plan Estratgico de la Compaa.c) El desarrollo de planes, programas y proyectos de la compaa, incluido el desarrollo de nuevos productos y servicios deber obedecer a un proceso de planeacin integral que garantice su continuidad y culminacin.

DEL DESEMPEO GERENCIAL

a) El desempeo de la Presidencia Ejecutiva y Vicepresidencia se medir en funcin de indicadores de gestin y reportes gerenciales los mismos que incluirn el nivel de cumplimiento de metas establecidas semestralmente durante el perodo econmico. Esta informacin deber ser puesta en conocimiento del Directorio.

b) El desempeo de las gerencias y unidades se medir en funcin de reportes gerenciales e indicadores de gestin partiendo de su situacin actual y las metas

establecidas trimestralmente durante el perodo econmico. De no cumplirse las metas establecidas la gerencia entrar en un proceso de observacin y auditoria.

POLITICA DE REGULACION INTERNA POLTICA DE REGULACIN INTER

PROPSITO: Ordenar y difundir el marco normativo interno de la compaa.


a) Es poltica de Soluciones JVL S.A.S mantener informados a sus colaboradores sobre las Polticas, Reglamentos, Normas, Procesos, Estructura y Procedimientos, de manera que todo el personal tenga plenamente identificado cul es su rol dentro de la organizacin, su relacin con todas las reas, y como ejecutar sus funciones de acuerdo a los procesos y procedimientos en vigencia.b) Se deben publicar los documentos organizacionales aprobados con la leyenda Vigentes para que los usuarios dispongan de todos aquellos que les son necesarios para el desempeo de sus funciones, los cuales podrn consultar, imprimir o copiar. De igual manera, se publicarn los documentos organizacionales no aprobados identificados con la Leyenda Borrador para que el anteproyecto o proyecto circule con suficiente antelacin a todas las dependencias para que emitan sus criterios, con vistas a considerar otra visin del proceso.c) La Gerencia, es la responsable de que en el rea operativa, se documenten sus principales actividades y procesos, ya que tienen la autoridad para organizar, controlar, ejecutar y asegurar el cumplimiento de las aplicaciones.d) Es obligacin del responsable de cada proceso, el asegurar que ste y la documentacin asociada, se revise y se mantenga actualizada para garantizar la correcta ejecucin del proceso que le ha sido asignado.e)Se debe asegurar que los Manuales de procedimientos sean revisados y actualizados al menos una vez al ao.f) La elaboracin de documentos relacionados con los procesos, estructura y reglamentos ser dirigida por la Vicepresidencia, en conjunto con las reas involucradas en el tema objeto de documentacin. Una vez concluida su elaboracin, la misma se encargar de su presentacin a la Presidencia Ejecutiva para su trmite de aprobacin.g) La elaboracin de los Manuales de Procedimientos ser responsabilidad de la Gerencia, las que utilizarn el formato aprobado por la Presidencia Ejecutiva y publicado en la Intranet. La Vicepresidencia en estos casos actuar como facilitadora.h)Una vez aprobadas las polticas y/o reglamentos por el Directorio de la compaa o los manuales por el Presidente Ejecutivo, debern ser entregados a la Vicepresidencia para la custodia de los originales y su publicacin respectiva en la Intranet.

POLITICA SALARIALPOLTICA SALARIAL

PROPSITO: Crear un sistema de remuneracin ordenado, equitativo para la organizacin y para los empleados, que motive eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los objetivos y metas de la Compaa.


a) El sistema de remuneracin de la organizacin obedecer a un modelo internacionalmente aceptado y su valoracin estar de acuerdo con el mercado laboral local del sector de las telecomunicaciones.b) Se procurar establecer un sistema de remuneracin variable en funcin del cumplimiento de objetivos y metas.c) Las elevaciones salariales se realizarn nicamente como consecuencia de la evaluacin de desempeo y la situacin financiera de la empresa, se exceptan las disposiciones gubernamentales y legales aplicables a la Compaa. La Administracin deber propender al cumplimiento de ndices internacionales en la relacin gastos de personal versus ingresos netos totales.d) Todo requerimiento de pago de horas extras y viticos deber obedecer a una programacin de trabajo previamente establecida y en funcin de su costo- beneficio; y debern ser autorizados por la Gerencia, la Vicepresidencia de sus respectivos presupuestos aprobados; el Presidente en caso de tratarse de una unidad que dependa de stos.e) Los empleados sometidos a condiciones y horarios especiales de trabajo, de acuerdo a normas internacionales del trabajo, no podrn laborar horas extraordinarias y/o suplementarias a fin de precautelar su salud y bienestar.

POLITICA DE SELECCIN Y CONTRATACION DE PERSONAL

PROPSITO: Establecer las normas aplicables a las actividades de seleccin y contratacin del recurso humano que permitan escoger personas idneas, que se ajusten a los requerimientos de la Compaa y a los perfiles establecidos para alcanzar sus objetivos estratgicos y asegurar su futuro desarrollo.


a) Todo proceso de seleccin de personal se iniciar con la elaboracin del correspondiente Requerimiento de Personal, el mismo que deber estar firmada por el Gerente y Vicepresidente del rea. Esto se aplicar para todos los casos de vacantes, reemplazos y creacin de nuevos puestos. El Presidente Ejecutivo aprobar los requerimientos de personal, en base a la documentacin sustentatoria que justifique la decisin. b) En caso que se genere una vacante, se dar preferencia al personal estable de la Compaa, que se ajuste al perfil del cargo, mediante un concurso interno. En caso de declararse desierto el concurso debido a que no existe personal que cumpla con el perfil requerido, se buscarn fuentes de reclutamiento externo.c) No se podr realizar ninguna contratacin de personal que no haya cumplido con el proceso de seleccin.d) Para la incorporacin de personal en los niveles de Gerencia de Recursos Humanos confirmar con la Vicepresidencia la existencia del cargo dentro del organigrama aprobado por el Directorio.e) Se podrn reemplazar vacantes nicamente en aquellos cargos que ejecuten labores tcnicas y/o que estn en unidades de negocios rentables.f)La contratacin de personal nuevo deber ser efectuada preferentemente bajo la modalidad de contrato por horas y tercerizados.g) En todo contrato de trabajo se establecer la obligatoriedad de que vencido el plazo convenido, el empleado se comprometa a no ingresar a su lugar de trabajo sin autorizacin expresa del Presidente Ejecutivo.h) La eleccin del candidato a ser contratado constituye responsabilidad exclusiva del Vicepresidente del rea respectiva, quin tomar su decisin en base a la informacin provista por el proceso de seleccin respectivo.

POLITICA DE PLAN DE CARRERA EMPRESARIAL

PROPSITO: Establecer los criterios y normas que permitan optimizar el desarrollo del recurso humano dentro de Soluciones JVL S.A.S, de acuerdo con sus competencias laborales y profesionales, con relacin a las necesidades y estructuras funcionales de la Compaa.


a) La ruta de desarrollo de los empleados es horizontal y vertical, por lo que se procurar en primera instancia la rotacin en diferentes puestos y cargos del mismo nivel ocupacional, para favorecer la polivalencia del personal y enriquecer sus competencias profesionales, generando as bases ms slidas y amplias para el desempeo futuro de quienes sean promovidos.b)Las promociones o ascensos se otorgan cuando las necesidades y estructuras de la Compaa se satisfagan con los perfiles de los trabajadores que han demostradoalto desempeo y potencial para posiciones de mayor responsabilidad, cumplan los requisitos acadmicos y de experiencia exigidos en el nuevo cargo.c) Toda promocin o ascenso incluir la remuneracin del nuevo cargo, de acuerdo a la poltica salarial vigente. Previa a la titularizacin, el promocionado deber cumplir un periodo de tres meses en el ejercicio de su cargo y haber ganado el correspondiente concurso de mritos.d)La administracin racionalizar el recurso humano actual, mediante planes de retiro voluntario. e)El trabajador que participe de la capacitacin debe comprometerse a cumplir con el Plan de Estudios y aprobarlo, caso contrario deber reintegrar, si lo hubiere, el valor cubierto por la compaa, a excepcin de caso fortuito o fuerza mayor.

POLITICAS DE PRESUPUESTACION

PROPSITO: Establecer el presupuesto como una herramienta de decisin que le permita a la empresa planificar y optimizar el uso de los recursos financieros, para desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo y cumplimiento que cada unidad tiene para el logro de metas fijadas por la administracin


a) La elaboracin del presupuesto para el ao siguiente deber iniciarse en el mes de agosto, cada rea o Vicepresidencia elaborar sus presupuestos individuales y estos se consolidarn en un presupuesto global, el cual se presentar para aprobacin del Directorio a ms tardar a mediados de octubre.b) Los estados financieros proyectados, flujo de caja y punto de equilibrio son parte integrante del presupuesto.c) Los ingresos se presupuestarn de manera conservadora y los incrementos estarn debidamente justificados.d) Se deber contar con un Plan de Negocios actualizado para la implementacin de alternativas comerciales que permitan generar los ingresos presupuestados.e) La elaboracin del presupuesto de ingresos para los negocios de corresponsala se realizar tomando como base los minutos proyectados por la Gerencia.f)Los gastos siempre se presupuestarn aplicando la mayor austeridad posible sin afectar la operatividad de la empresa.g) Las cifras que los presupuestos contengan no se aceptarn sin anlisis previo del rea responsable y a su vez se adjuntarn los debidos soportes y premisas utilizadas para la elaboracin de los presupuestos de cada vicepresidencia.h) El propsito de la inversin se clasificar en funcin de: Reduccin de costos, mejoramiento y expansin de productos y servicios existentes, expansin de nuevos productos o servicios e incremento de ingresos.i) Los proyectos generados por cada rea debern incluir la evaluacin de la tasa interna de retorno (TIR) y valor actual neto (VAN). La TIR aceptable para aprobar proyectos no puede ser menor a la tasa de descuento.

j) Las Vicepresidencia y Gerencia sern los responsables de la elaboracin y administracin del presupuesto que a sus reas les corresponde.k) En caso de que una partida se agote antes de terminar el ejercicio econmico, deber ser autofinanciada con otras partidas de la misma rea, siendo la Vicepresidencia solicitante la responsable por el movimiento de las mismas, el traspaso deber contar con la aprobacin previa del Presidente Ejecutivo y El Directorio. No se realizaran traspasos de partidas de gastos de Capital para financiar gastos Corrientes.l) Al trmino de cada mes y dentro de los primeros 15 das del mes siguiente la Presidencia Ejecutiva sern informados sobre la ejecucin presupuestaria, informacin que contendr el anlisis de los resultados comparativos, observaciones y recomendaciones.m) Todo exceso en el gasto con respecto al flujo de utilizacin del presupuesto deber ser corregida en el mes siguiente, por el rea que lo gener.n) La compaa deber aplicar una estrategia de reduccin de gastos como producto de un plan sostenible en el corto y mediano plazo y no del diferimiento para el siguiente perodo.

POLITICA DE PAGOS

PROPSITO: Establecer los parmetros que aseguren el cumplimiento oportuno de las obligaciones econmicas contradas por la empresa a proveedores de bienes y servicios.EXPOSICIN DE LA POLTICA

a) Se entiende por proveedores a todas aquellas personas naturales o jurdicas, e instituciones que tengan firmado un contrato de servicios, provisin de bienes, equipos o cualquier tipo de convenio que genere obligaciones de pago a Soluciones JLV S.A.S. En esto se incluyen contratos bajo la modalidad de pagos directos, crditos por financiamiento, obligaciones a travs de fideicomisos, etc.b) La Vicepresidencia o reas que realicen contrataciones y que generen compromisos de pago a la compaa sern responsables por la correcta y adecuada generacin de obligaciones y la eficiente utilizacin de los recursos contratados, bajo un anlisis costo/beneficio, buscando siempre privilegiar los intereses institucionales.c) La Presidencia Ejecutiva a travs de la Vicepresidencia podr optar por los mecanismos de pago ms convenientes, tomando en cuenta para ello, laseguridad, transparencia, fecha de ingreso de la solicitud de pago, de ser el casoy agilidad de los procedimientos y procesos internos y externos.d) Todo pago deber tener su correspondiente asignacin presupuestaria, es decir ningn pago podr realizarse sin estar previamente contemplado en el presupuesto anual de la compaa, salvo casos de excepcin previamente autorizados por el Directorio.e)La Vicepresidencia Financiera debera realizar la programacin de pagos de la compaa mediante un Flujo Operativo de Tesorera, en el que estarn contemplados todos los vencimientos que correspondan al perodo programadoempresa.h) La Vicepresidencia Financiera presentar el primer da hbil de cada semana, a la Presidencia Ejecutiva, el Flujo Operativo de Tesorera comparativo entre lo programado y lo ejecutado, incluyendo la programacin para la siguiente semana y as, sucesivamente, para lo cual instruir a las correspondientes reas sobre su cumplimiento oportuno. La Presidencia Ejecutiva reportar mensualmente al Directorio.

POLITICA DE INFORMACION FINANCIERARMACIN FINANCIERA

PROPSITO: Orientar los procesos de elaboracin y entrega de la informacin financiera y contable asegurando que se cumplan con las normas contables y la legislacin vigente respecto a su formulacin y presentacin, de tal forma que la administracin cuente con informacin oportuna, completa y adecuada para la toma de decisiones.


a) La Vicepresidencia Financiera, a travs de su Departamento de Contabilidad, es el rea responsable por la preparacin, anlisis y presentacin de los Estados Financieros mensuales y anuales.b) Igualmente, la Vicepresidencia Financiera y el Departamento de Contabilidad tienen bajo su responsabilidad la presentacin oportuna de todas las declaraciones de impuestos a los que Pacifictel est legalmente obligado, incluyendo los impuestos municipales y en general cualquier clase de gravmenes que son de cumplimiento obligatorio.c) Para efectos del adecuado cumplimiento de estas polticas, el Departamento de Contabilidad de Guayaquil, deber coordinar y asegurarse de que las reas contables de las sucursales y agencias estn debidamente informadas y capacitadas para que la informacin que les corresponda preparar sea presentada en los plazos debidos.d) Para el adecuado cumplimiento de stas polticas, las reas generadoras de informacin contable debern remitirla oportunamente al Departamento de Contabilidad de Guayaquil o reas contables de las sucursales y agencias.e) El rea de informtica deber proporcionar a las reas contables de Guayaquil como de provincias la adecuada provisin de software, hardware y las conexiones informticas necesarias, a fin de asegurar la oportuna presentacin de los estados financieros, declaraciones de impuestos y en general de cualquier informacin de carcter contable. f)La Vicepresidencia deber elaborar y mantener actualizados los procedimientos contables, impositivos y de cualquier naturaleza que aseguren la adecuada fluidez de los procesos contables y su interaccin con las dems reas generadoras de informacin contable y presentacin de los estados financieros mensuales y anuales.g) La administracin procurar establecer, en el plazo que determine, un sistema contable adecuado a la naturaleza del negocio, incluyendo el plan de cuentas contables y contabilidad de costos

POLITICAS ADMINISTRATIVAS

PROPSITO: Establecer directrices que le permitan a la compaa contar con la logstica necesaria para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo y los servicios necesarios para el normal desarrollo de sus actividades, asegurando la provisin oportuna de equipos y suministros de oficina y preservando el buen estado de conservacin y de seguridad de las instalaciones con que cuenta la empresa.


a) Los servicios de seguridad contratados debern incluir, en lo posible, nuevas tecnologas a efectos de disminuir costos y optimizar resultados.b) Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de Soluciones JLV S.A.S y arrendados, debern recibir el mantenimiento respectivo a efectos de precautelar su buen estado de presentacin y conservacin.c) Los bienes muebles que originen gastos en exceso se los dar de baja para su posterior remate.d) Cuando exista la necesidad de reemplazar el parque automotor, se podr considerar las siguientes opciones: Compra, arrendamiento mercantil, o se podr considerar la opcin de tercerizar el servicio de movilizacin del personal, materiales y/o herramientas. Previo a decidir sobre la opcin a utilizar se deber realizar el correspondiente estudio de costo-beneficio.e)Los bienes de la compaa, excepto aquellos que hayan sido dados de baja, deben estar asegurados a base de avalos reales.

f) Para que personal tercerizado pueda desempear funciones en reas de recaudaciones, los fraudes e ilcitos que estos pudieran cometer debern estar cubiertos