Unidad Administrativa
COESPOSecretaría de Gobierno
ÍNDICE
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Presentación ................................................................................................................................................................ I
Estructura Orgánica .................................................................................................................................................... II
Simbología .................................................................................................................................................................. III
Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo ............................................................................................. IV
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos ........................................................................... 1
Trámite y afectación presupuestal por Transferencias y/o Recalendarizaciones ......................................... 5
Trámite y solicitud de autorización de Ampliación Presupuestal ................................................................ 10
Cierre Presupuestal Anual ............................................................................................................................. 14
Autorización y Afectación Presupuestal por Pago de Rentas ...................................................................... 18
Recepción y entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados ................................................ 21
Emisión y Pago de Cheques (Para Fondo Revolvente, sujetos a comprobar y pago de renta) ................ 25
Cancelación de Cheques................................................................................................................................. 34
Emisión, Entrega y Comprobación de Cheques Prefirmados ....................................................................... 37
Reintegro de fondos ....................................................................................................................................... 45
Validación y Recepción de Documentación ...................................................................................................49
Creación y Actualización de Cuentas Contables ........................................................................................... 52
Cierre Mensual y Elaboración de Estados Financieros ................................................................................. 55
Elaboración de la Conciliación Bancaria ........................................................................................................60
Contabilidad de la Editora de Gobierno .........................................................................................................64
Registro de Pólizas de Diario Mensuales ......................................................................................................69
Unidad Administrativa
COESPOSecretaría de Gobierno
ÍNDICE
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Contabilidad de la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Integral (COI) ............................ 72
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos ...................................................................................... 75
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos ............................................................................................................................80
Afectación presupuestal por servicios básicos .............................................................................................89
Captura de avances mensuales del Programa Operativo Anual con Indicadores ......................................94
Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores ................................................................... 97
Seguimiento de Auditoría y Solventación de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría .............. 100
Firmas de Autorización ............................................................................................................................................... V
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
I.PRESENTACIÓN
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
PRESENTACIÓN
El presente Manual de Procedimientos se formula con la finalidad de servir como un instrumento derespuesta a las necesidades de consulta, difusión y apoyo en la elaboración de los procedimientos de cada áreade la Unidad Administrativa, logrando que cada servidor público que integra la misma, pueda consultar lasetapas a seguir que conforma cada actividad en el ámbito de su competencia.
El objetivo principal del Manual es dar a conocer la secuencia cronológica de pasos a seguir en laejecución de una función o en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de las operaciones y de lasactividades de manera narrativa y a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas. Asimismo la descrip-ción detallada de los lineamientos a seguir durante el proceso de toma de decisiones, para el logro de losobjetivos de las áreas de trabajo.
Otro objetivo es contribuir a que el ejercicio de las atribuciones de la Unidad Administrativa, se realicende manera ágil, eficiente y transparente mediante la delimitación precisa de responsabilidades, en su ámbito decompetencia y relaciones de coordinación para la ejecución de los procesos entre las distintas áreas de lamisma.
La disposición y contenido de los apartados que integran este documento se mencionan a continuación:
Estructura Orgánica: Descripción gráfica, que señala de forma general la organización formal de laUnidad Administrativa, que muestra sus niveles de jerarquía, y las relaciones que guardan entre sí las áreas quela componen, para el ejercicio de las funciones que le competen.
Simbología: Se estipula la base para la elaboración de los diagramas de flujo.
Descripción de Procedimientos: Se plasma la narración teórica cronológica de los procedimientos decada área.
Diagramas de Flujo: Se representan gráficamente la descripción de los procedimientos, los cualesreflejan el desarrollo de la actividad, indicando a los responsables de la ejecución.
Firmas de Autorización: Se registran la firma autógrafa de autorización del Secretario de Gobierno, delJefe de la Unidad Administrativa quien elabora y del titular del área quien valida la información de los procedi-mientos.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
II. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
ESTRUCTURA ORGÁNICA
OFICINA DEOFICIALÍA DE PARTES
DEPARTAMENTO DERECURSOS
FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DETECNOLOGÍAS DELA INFORMACIÓN
ENLACESADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
UNIDADADMINISTRATIVA
OFICINA DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO
OFICINA DECONTABILIDAD
OFICINA DECUENTAS POR
PAGAR
OFICINA DEEVALUACIÓN
Y SEGUIMIENTO
OFICINA DEINFRAESTRUCTURA
Y SOPORTE TÉCNICO
OFICINA DE GOBIERNOELECTRÓNICO YDESARROLLO DEAPLICACIONES
OFICINA DENÓMINA DE
COMPENSACIÓN
OFICINA DENÓMINA DE BASEY DE CONTRATO
OFICINA DEIMPUESTOS Y
PRESTACIONES
OFICINA DEPLANEACIÓN YDESARROLLO
ORGANIZACIONAL
OFICINA DENÓMINA DE
COMPENSACIÓN
OFICINA DENÓMINA DE BASEY DE CONTRATO
OFICINA DEIMPUESTOS Y
PRESTACIONES
OFICINA DEPLANEACIÓN YDESARROLLO
ORGANIZACIONAL
OFICINA DEADQUISICIONES
OFICINA DECONTROL DEMAQUINARIA
OFICINA DEINVENTARIOS
OFICINA DESERVICIOSGENERALES
OFICINA DEADQUISICIONES
OFICINA DECONTROL DEMAQUINARIA
OFICINA DEINVENTARIOS
OFICINA DESERVICIOSGENERALES
OFICINA DEENLACE
DELEGACIONESADMINISTRATIVAS
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
III. SIMBOLOGÍA
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
SIMBOLOGÍA
TerminalIndica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de deci-siones o alternativas.
Decisión y/o alternativaIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas overificación de condiciones).
DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedi-miento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombrecorrespondiente, así como el número de copias.
Archivo definitivoIndica que se guarda un documento en forma permanente, se usa generalmente combinado conel símbolo “documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones;A AlfabéticoN NuméricoC Cronológico
Archivo ProvisionalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional, se rige por las mismascondiciones del archivo permanente.
ConectorRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana delmismo.
Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama deflujo.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
PreparaciónIndica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior elnombre del mismo.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Sistema InformáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o chequeRepresenta el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.
AclaraciónSe utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
DisquetteRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidadmagnética.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS YDIAGRAMAS DE FLUJO
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
1
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecuros Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Programar el ejercicio presupuestal anual, con base en las necesidades y metas a alcanzar porla Dependencia.
Los Lineamientos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos, será proporcionada porla Secretaría de Finanzas y Planeación a las Dependencias de acuerdo al Código Financiero y a las disposicionesaplicables.
Los documentos de apoyo contendrán las bases sobre las que se realizan los cálculos para cuantificar lasacciones del presupuesto, así como las políticas a considerar.
Se deberá entregar a la Secretaría de Finanzas y Planeación en los plazos establecidos por esta, la informa-ción sobre su Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del año siguiente para su análisis.
La Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberárevisar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de las Dependencias durante el mes de Noviembre delaño anterior al que se presupueste, por lo que en caso necesario solicitará a la Dependencia aclaración omodificación del mismo.
La Secretaría de Finanzas y Planeación tendrá la facultad de formular los Anteproyectos de Presupuestode Egresos de las Dependencias que no sean presentados en los plazos establecidos.
La captura del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, deberá realizarse en la Unidad Administrativade la Secretaría de Gobierno.
Los Documentos para Captura del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, que la Unidad Presupuestaldeberá presentar son los siguientes:
- Cuadro Comparativo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos firmado por el Titular y elEnlade o Delegado Administrativo.
- Base de Cálculo del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos- Programa Operativo Anual con Indicadores, firmado por el Titular.
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
Anual
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
2 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Programacióny Presupuesto.
Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación mediante Oficio original, los Lineamientos parala Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos en CD.
Elabora un Programa de Captura original y 21 copias para las unidadespresupuestales.
Elabora Circular en original y 21 copias para cada unidad presupuestal me-diante el cual convoca a reunión, envía copia de la Circular a cada unidadpresupuestal y recaba acuse de recibo en el original, mismo que archiva demanera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Efectúa reunión con las unidades presupuestales, da a conocer losLineamientos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto deEgresos, entrega copia del Programa de Captura a cada unidad presupuestaly archiva el Programa de Captura original de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de las unidades presupuestales los Documentos para Captura origi-nales, mismos que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Accesa al Sistema para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresosy verifica que las unidades presupuestales hayan realizado correctamente lacaptura del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.
En caso de no ser correcta la captura:Solicita a las unidades presupuestales, realicen las correcciones necesarias.
Continúa con la Actividad No. 6
En caso de ser correcta la captura:Emite el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos en un tanto de cadaunidad presupuestal y lo entrega a las mismas para autorización del Titular.
Pasa el tiempo.
1
2
3
4
5
6
6A
7
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
3 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Recibe de las unidades presupuestales, Oficio original y el Anteproyecto dePresupuesto de Egresos, en un tanto, autorizado por el Titular de cada uni-dad presupuestal, mismos que archiva de manera cronológica definitiva.
Accesa al Sistema del Proyecto de Presupuesto de Egresos y emite en dostantos el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Sector y elaboraOficio original y copia.
Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio original junto con untanto del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos del Sector, recabaacuse de recibido en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológicadefinitiva con un tanto del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos delSector.
Pasa el tiempo.
Recibe mediante Oficio original de la Secretaría de Finanzas y Planeación elDesglose Programático del Presupuesto de Egresos en original.
Separa por unidad presupuestal y fotocopia el Desglose Programático delPresupuesto de Egresos original, mismo que archiva de manera cronológicadefinitiva.
Elabora Oficio en original y copia a la unidad presupuestal y envía junto conla fotocopia de su Desglose Programático del Presupuesto de Egresos,recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y archiva de manera cronológicadefinitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
8
9
10
11
12
13
Oficina de Programacióny Presupuesto
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
4
UNIDADPRESUPUESTAL
PROGRAMA DECAPTURA
O
PROGRAMA DECAPTURA
1-21
EFECTÚA Y ENTREGA
¿ES CORRECTA LACAPTURA?
SOLICITA REALICENCORRECCIONES
EMITE Y ENTREGA
ANTEPROYECTO DEPRESUPUESTO DEEGRESOS
1T
NO
SI
CIRCULAR
O
CIRCULAR
1-21
RECIBE
ELABORA
PROGRAMA DECAPTURA
O-21
ELABORA, ENVÍA YRECABA ACUSE
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
UNIDADPRESUPUESTAL
LINEAMIENTOS PARALA ELABORACIÓNDEL PROYECTO DEPRESUPUESTO DEEGRESOS
INICIO
REUNIÓN
UNIDADPRESUPUESTAL
SISTEMA PARA LAELABORACIÓN DEL
PROYECTO DE PPTO.DE EGRESOS
ACCESA Y VERIFICA
UNIDADPRESUPUESTAL
UNIDADPRESUPUESTAL
UNIDADESPRESUPUESTALES
SISTEMA PARA LAELABORACIÓN DEL
PROYECTO DE PPTO.DE EGRESOS
ACCESA, EMITEY ELABORA
ANTEPROYECTODE PRESUPUESTODE EGRESOS DELSECTOR
2T OFICIO
O-1
SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN
PROYECTOPRESUPUESTO
DEEGRESOS
DEL SECTOR
1T
ENVÍA Y RECABA ACUSE
OFICIO
O
ANTEPRO-YECTO DE
PRESUPUESTODE
EGRESOSDEL SECTOR
1TOFICIO
1
RECIBE
DESGLOSEPROGRAMÁTICO DELPRESUPUESTO DEEGRESOS
O
SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN
SEPARA YFOTOCOPIA
DESGLOSEPROGRAMÁTICO DELPRESUPUESTO DEEGRESOS
O
PORUNIDADPRESUPUESTAL
ELABORA Y ENVÍA
OFICIO
ODESGLOSE
PROGRAMATICODE
PRESUPUESTODE EGRESOS
1OFICIO
1
FIN
DEEGRESOS
DEL SECTOR
1T
C
C
RECIBE
ANTEPROYECTODE PRESUPUESTO DE
OFICIO
O
EGRESOS
1T
C
ANTEPRO-YECTO DE
PRESUPUESTO
C
C
C
1
1
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
5
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Presentar para el análisis y autorización de la Secretaría de Finanzas y Planeación los movi-mientos presupuestales que permitan adaptar la disponibilidad a la Dependencia para realizarlas erogaciones que satisfagan sus necesidades.
Trámite y afectación presupuestal por Transferencias y/o Recalendarizaciones.
Mensual
Las transferencias y recalendarizaciones solo serán autorizadas por la Secretaría de Finanzas y Planeación.
La unidad presupuestal solo podrá tramitar modificaciones al presupuesto en cuanto a transferencias orecalendarizaciones, asignando el ejercicio y su código presupuestal previa autorización de la Unidad Administra-tiva de la Secretaría de Gobierno.
Las transferencias sólo podrán realizarse entre los capítulos 2000 (Materiales y Suministros), 3000 (ServiciosGenerales), 5000 (Maquinaria, Mobiliario y Equipo) y 1000 (Servicios Personales) este último sólo podrá modificarseentre partidas del mismo capítulo.
Las transferencias entre programas y unidades sólo se aceptarán cuando exista plena justificación delexcedente de recursos, sin perjuicio de los objetivos que persigue ese programa dentro de la unidad presupuestal.
La disminución a una determinada partida deberá analizarse a fondo, ya que no se aceptarán transferenciaspara reponer las disminuciones realizadas.
Los recursos de las partidas deberán agotarse antes de solicitar las transferencias.
El calendario inicial sólo podrá modificarse cuando exista justificación plena de que se realizarán los gastos enun período determinado, para llevar a cabo los objetivos que este persigue y no para adelantar disponibilidades.
Las transferencias y recalendarizaciones deberán contar con el Visto Bueno del Titular de la unidad presupuestal.
Las Solicitudes de Transferencias y/o Recalendarizaciones deberán estar plenamente avaladas por algúnhecho o circunstancia excepcional que justifique el trámite respectivo.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Normas
6
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Las transferencias y recalendarizaciones presupuestales serán tramitadas a través de la Unidad Administrati-va de la Secretaría de Gobierno de acuerdo a los Lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas yPlaneación.
La unidad presupuestal deberá ajustarse a la disponibilidad que exista en su presupuesto actualizado en lastransferencias y/o recalendarizaciones que tramite.
La unidad presupuestal deberá conceptuar el tipo de transferencia y/o recalendarización que necesite, llevan-do el control del mismo en el Formato debidamente autorizado por ésta.
Los movimientos de transferencias presupuestales sólo se tramitarán en los casos que la unidad presupuestalentregue la solicitud dentro de los plazos establecidos en el Calendario de Trámites del Departamento deRecursos Financieros del ejercicio que corresponda.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
7 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1
2
3
4
5
5A
Recibe de las unidades presupuestales Oficio de Requerimiento original conla Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones original y el For-mato de Justif icación de Movimientos de Transferencias y/oRecalendarizaciones original respecto a la falta de disponibilidad presupuestal,para realizar transferencias y en su caso las recalendarizaciones necesarias.
Elabora Oficio de Solicitud en original y copia y Solicitud de Transferenciasy/o Recalendarizaciones del Sector, en dos tantos, para efectuar las modi-ficaciones requeridas y recaba las firmas correspondientes.
Envía a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaríade Finanzas y Planeación el Oficio de Solicitud en original junto con un tantode la Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones del Sector y elFormato de Justi f icación de Movimientos de Transferencias y/oRecalendarizaciones, original.
Recaba sello de recibido de la Dirección General de Programación y Presu-puesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación, en la copia del Oficio deSolicitud, la cual se archiva en forma cronológica temporal junto con un tantode la Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones del Sector, elOficio de Requerimiento original y la Solicitud de Transferencias y/oRecalendarizaciones, original.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaríade Finanzas y Planeación, Oficio de Respuesta original y verifica la informa-ción de autorización o rechazo en la Solicitud de Transferencias y/oRecalendarizaciones del Sector.
¿Autorizaron los movimientos presupuestales?
En caso de no autorizar los movimientos presupuestales:Elabora Oficio de Aviso en original y copia y envía a la Unidad Presupuestalla improcedencia de los movimientos requeridos entregando el original delOf ic io de Requer imiento y la Soli citud de Transferencias y/oRecalendarizaciones y archiva en forma cronológica definitiva la copia delmismo.
FIN.
Oficina de Programación yPresupuesto
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
8 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
En caso de autorizar los movimientos presupuestales:Accesa al Subsistema de Presupuesto y afecta el presupuesto en las partidascorrespondientes.
Elabora Oficio de Aviso en original y copia en el cual informa a la UnidadPresupuestal las modificaciones realizadas, recaba sello de recibido y entregael original.
Ordena y archiva en forma cronológica definitiva la siguiente documentación:- Oficio de Requerimiento original.- Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones original.- Solicitud de Transferencias y/o Recalendarizaciones del Sector, un tan-to.- Oficio de Respuesta, original.- Oficio de Aviso, copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
6
7
8
Oficina de Programacióny Presupuesto
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Trámite y Afectación Presupuestal por Transferencias y Recalendarizaciones
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
9
C
OFICIO DE AVISO
1
FIN
OFICIO DEREQUERIMIENTO
O SOLICITUD DETRANSFERENCIASY/O
RECALENDARIZACIONES
O
SUBSISTEMA DEPRESUPUESTO
SOLICITUD DETRANSFERENCIASY/O
RECALENDARIZACIONES
O
OFICIO DEREQUERIMIENTO
O
OFICIO
1
ELABORA Y RECABAFIRMAS
OFICIO DESOLICITUD
O-1
DIRECCIONGENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
¿AUTORIZARONMOVIMIENTOS
PRESUPUESTALES?
NO
ACCESA Y AFECTA
ELABORA, ENTREGAY RECABA SELLO
OFICIO DEAVISO
O-1
ORDENA
INICIO
UNIDADESPRESUPUESTALES
SOLICITUD DETRANSFERENCIASY/O
RECALENDARIZACIONES
O
RECIBE
OFICIO
O
FORMATO DEJUSTIFICACION
O
ENVIA
OFICIO DESOLICITUD
O
RECIBE Y VERIFICAAUTORIZACIÓN
OFICIO DERESPUESTA
O
RECABA SELLO DERECIBIDO
OFICIO DESOLICITUD
1
OFICIO DEREQUERIMIENTO
OSOLICITUD DE
TRANSFERENCIASY/O
RECALENDARIZACIONES
O
C
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
ELABORA Y ENVÍA
UNIDADPRESUPUESTAL
OFICIO
O
FIN
UNIDADPRESUPUESTAL
SI
SOLICITUD DETRANSF. Y/O
RECALENDARIZACIONES
DEL SECTOR
2T
SOLICITUD DETRANSF. Y/O
RECALENDARIZACIONES
DEL SECTOR
1T
FORMATO DEJUSTIFICACION
O
SOLICITUD DETRANSF. Y/O
RECALENDARIZACIONES
DEL SECTOR
1T
SOLICITUD DETRANSF. Y/O
RECALENDARIZACIONES
DEL SECTOR
1T
C
SOLICITUD DETRANSF. Y/O
RECALENDARIZACIONES
DEL SECTOR
1TOFICIO DERESPUESTA
O
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
10
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Efectuar movimientos presupuestales para incrementar la disponibilidad de partidas a solicitudde la unidad presupuestal, para el logro de sus objetivos y metas.
Trámite y solicitud de autorización de Ampliación Presupuestal.
Eventual
El Proyecto de ampliación presupuestal original deberá contener los siguientes documentos debidamentefrimados por el Titular de la unidad presupuestal:
a) Base de Cálculo originalb) Cotizaciones en fotocopiac) Costos de mercado en fotocopiad) Justificación de la solicitud de ampliación, relacionada con los objetivos y metas establecidos en el
Programa Operativo Anual con Indicadores.
El Proyecto de ampliación presupuestal deberá presentarse a través de Oficio original, documentos quedeberán ser firmados por el Titular de la unidad presupuestal que la solicita.
El Proyecto de ampliación presupuestal deberá cumplir con los siguientes criterios:a) Racionalidadb) Coherencia con las metas establecidas en el Programa Operativo Anual con Indicadores.
El Oficio de respuesta remitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá contener los siguientesAnexos:
a) Descripción por partida y montob) Programa de cada unidad presupuestal afectada
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
11 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1
1A
2
3
3A
Recibe de la unidad presupuestal Oficio original con el Proyecto de Amplia-ción Presupuestal original y verifica que contenga los documentos requeri-dos.
¿El Proyecto de Ampliación Presupuestal contiene todos los documentosrequeridos?
En caso de no contener todos los documentos:Elabora Oficio en original y copia y turna a la unidad presupuestal el Proyec-to de Ampliación Presupuestal original a fin de que anexe los documentosfaltantes, entrega originales, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio,misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Continúa con la Actividad No.1
En caso de contener todos los documentos:Coteja de manera económica con el Departamento de Recursos Materiales losCostos de Mercado de bienes y servicios solicitados.
Verifica que los datos de la Base de Cálculo, Costos de Mercado, Cotizacio-nes y Justificación, cumplan con los criterios establecidos para el trámite ysolicitud de autorización de ampliación presupuestal.
¿Los datos cumplen con los criterios establecidos para el trámite y solicitudde autorización de ampliación presupuestal?
En caso de no cumplir con los criterios:Elabora Oficio en original y copia y turna a la unidad presupuetal el Proyectode Ampliación Presupuestal original a fin de que se realicen nuevamentelas Cotizaciones y corrijan los Costos de Mercado, entrega originales, reca-ba acuse de recibido en la copia del Oficio, mismo que archiva de maneracronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 1
Oficina de Programación yPresupuesto
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
12 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Programacióny Presupuesto
4
5
5A
6
7
En caso de cumplir con los criterios:Fotocopia en un tanto el Proyecto de Ampliación Presupuestal original,elabora el Oficio de Datos Correctos en original y dos copias, y envía eloriginal a la Secretaría de Finanzas y Planeación junto con el Proyecto deAmpliación Presupuestal original, y turna la primer copia del Oficio a launidad presupestal, recaba sello de recibido en la segunda copia la cual archi-va en forma cronológica definitiva con la fotocopia del Proyecto de Amplia-ción Presupuestal.
Pasa el tiempo
Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio de Respuesta origi-nal y Anexos originales y verifica que haya sido autorizada la ampliaciónpresupuestal.
¿Es autorizada la ampliación presupuestal?
En caso de no ser autorizada la ampliación presupuestal:Elabora Oficio de Aviso en original y copia, y turna a la unidad presupuestalpara informar el rechazo de autorización de la ampliación presupuestal solici-tada, recaba sello de recibido en la copia misma que archiva de maneracronológica definitiva.
FIN.
En caso de ser autorizada la ampliación presupuestal:Accesa al Subsistema de Presupuesto y consulta que haya sido cargada laampliación presupuestal, basándose en la información que contienen losAnexos originales, los cuales archiva de manera cronológica definitiva con elOficio de Respuesta original.
Elabora Oficio de Notificación de Autorización de la Ampliación en origi-nal y copia, y turna a la unidad presupuestal el original, para informar laautorización de la ampliación, recaba acuse de recibido en la copia archiván-dola en forma cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Tramite y Solicitud de autorización de Ampliación Presupuestal
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
13
SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN
UNIDADPRESUPUESTAL
PROYECTODE AMPLIACIÓNPRESUPUESTAL
1 OFICIO
2
UNIDADPRESUPUESTAL
UNIDADPRESUPUESTAL
INICIO
RECIBE Y VERIFICA
PROYECTO DEAMPLIACIÓN
OFICIO
O
¿CONTIENE LOSDOCUMENTOSREQUERIDOS?
NO
SI
OFICIO DERESPUESTA
O ANEXOS
O
RECIBE Y VERIFICAAUTORIZACIÓN
SEFIPLAN
SUBSISTEMA DEPRESUPUESTO
¿ES AUTORIZADA LAAMPLIACÍON?
ACCESA Y CONSULTA
ELABORA Y ENVÌA
OFICIO DE NOTIFICACIONDE AUTORIZACIÓNDE LAAMPLIACIÓN
O
NO
SI
ELABORA Y TURNA
OFICIO DEAVISO
O OFICIO DEAVISO
1
UNIDADPRESUPUESTAL
FINOFICIO DERESPUESTA
O ANEXOS
O
OFICIO DENOTIFICACIONAUTORIZACIÓN
AMPLIACIÓN
1
UNIDADPRESUPUESTAL
FIN
1
ELABORA, TURNA YRECABA ACUSE
PROYECTODE AMPLIACIÓNPRESUPUESTAL
O
OFICIO
O
OFICIO
1
1
C
COTEJA
COSTOS DEMERCADO
1
DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
COTIZACIONES
1
COSTOS DEMERCADO
1
BASE DECÁLCULO
O
VERIFICA
JUSTIFICACIÓN
O
¿LOS DATOS CUMPLENCON LOS CRITERIOS
ESTABLECIDOS?
NO
SI
1
ELABORA, TURNA YRECABA ACUSE
PROYECTODE AMPLIACIÓNPRESUPUESTAL
O
OFICIO
O
OFICIO
1
C
FOTOCOPIA, ELABORA,TURNA Y RECABA ACUSE
PROYECTO DEAMPLIACIÓNPRESUPUESTAL
O
C
OFICIO
O OFICIO
1
UNIDADPRESUPUESTAL
C
C
C
PRESUPUESTAL
O
DE LA
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
14
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Realizar depuraciones de las afectaciones presupuestales aplicadas en el mes para el cierre delpresupuesto ejercido.
La unidad presupuestal deberá realizar sus afectaciones presupuestales a mas tardar el día último del mesde Diciembre para llevar a cabo el cierre presupuestal, el cual sólo procederá una vez depuradas las inconsistenciasde las afectaciones del presupuesto.
Los listados de avance presupuestal, mensual o anual, deberán mostrar la situación presupuestal de laDependencia reflejando sus saldos actualizados.
La unidad presupuestal enviará a la Dirección de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzasy Planeación dentro de los cinco días siguientes a la fecha del corte presupuestal, los informes de avancepresupuestal para realizar la conciliación de los recursos ministrados contra los recursos ejercidos.
Cierre Presupuestal Anual.
Anual
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
15 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1
1A
1A.1
2
3
4
Consulta dentro del Subsistema de Presupuesto los saldos de las unidadespresupuestales y verifica las aplicaciones realizadas en el Subsistema de Cuen-tas por Pagar en cuanto a la coincidencia de las partidas de cada movimiento,y revisa las afectaciones presupuestales por pago de la Nómina y ChequesCancelados.
¿Es correcta la aplicación?
En caso de no ser correcta la aplicación:Elabora Oficio de Inconsistencias en original y copia para que la unidadpresupuestal realice las aclaraciones pertinentes , recaba acuse de recibo enla copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la unidad presupuestal el Oficio de Aclaración original, de losmovimientos aplicados con las correcciones efectuadas, mismas que archivade manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 2
En caso de ser correcta la aplicación:Accesa al Subsistema de Presupuesto y supervisa el proceso de cierre.
Emite a través del Subsistema de Presupuesto los siguientes reportes y revisaque estén completos y su información sea la correta.
- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, tres tantos.- Listado de Avance Presupuestal por Partida a Nivel Sector, dos tantos.- Listado por Partidas de Afectaciones Presupuestales, un tanto.- Listado de Órdenes de Compra, un tanto.
Elabora Oficio de Envío en original y dos copias.
Oficina de Programación yPresupuesto
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
16 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Distribuye los siguientes documentos:
A la Dirección General de Programación y Presupuesto:
- Oficio de Envío original- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, un tanto.- Listado de Avance Presupuestal por Partida a Nivel Sector, un tanto.
A la unidad presupuestal:
- Copia del Oficio de Envío.- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, un tanto.- Listado por Partida de Afectaciones Presupuestales, un tanto.- Listado de Ordenes de Compra, un tanto.
Para el archivo cronológico temporal del área:
- Copia del Oficio de Envío, donde recaba acuse de recibido.- Listado de Objeto del Gasto Disponibilidad Anual, un tanto.- Listado de Avance Presupuestal por Partida a Nivel Sector, un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
5Oficina de Programacióny Presupuesto
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Cierre Presupuestal Anual
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
17
DISPONIBILIDADANUAL
1T
LISTADODE OBJETODEL GASTO
LISTADO DEAVANCE
PRESUPUESTALPOR PARTIDA
ANIVEL SECTOR
1T
OFICIO DEENVÍO
2
C
LISTADO DEÓRDENES DECOMPRA
1T
DISPONIBILIDADANUAL
1T
LISTADODE OBJETODEL GASTO
OFICIO DE ENVÍO
O
DISPONIBILIDADANUAL
1T
LISTADODE OBJETODEL GASTO
LISTADOAVANCE
PRESUPUESTALPOR PARTIDA
ANIVEL SECTOR
1T
OFICIO DE ENVÍO
O
SUBSISTEMA DEPRESUPUESTO
SUBSISTEMA DEPRESUPUESTO
CONSULTA Y VERIFICAAPLICACIONES
SUBSISTEMA DECUENTAS POR
PAGAR
¿ES CORRECTA LAAPLICACIÓN?
NO ELABORA Y RECABAACUSE
OFICIO DEINCONSISTENCIAS
O
UNIDADPRESUPUESTAL
OFICIO1
RECIBE
OFICIO DEACLARACIÓN
O
1
ACCESA Y SUPERVISAPROCESODE CIERRE
1
ELABORA
LISTADO POR
LISTADO DEÓRDENES DECOMPRA
LISTADO DE OBJETODEL GASTO
DISPONIBILIDADANUAL
3TLISTADO DE
AVANCEPRESUPUESTAL
POR PARTIDA ANIVEL SECTOR
2T
EMITE Y REVISA
AFECTACIONESPPTALES.
1T
LISTADO PORPARTIDAS DE
LISTADO DEÓRDENES DECOMPRA
1T
FIN
INICIO
UNIDADPRESUPUESTAL
SI
OFICIO DE ENVÍO
O-2
DISTRIBUYEY RECABA ACUSE
OFICIO DEENVÍO
1
DIRECCIÓNGENERAL DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO
UNIDADPRESUPUESTAL
C
AFECTACIONESPPTALES.
1T
LISTADO PORPARTIDAS DE
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
18
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Realizar la afectación presupuestal por concepto de pago de arrendamiento de inmuebles utili-zados por la Dependencia.
Autorización y Afectación Presupuestal por Pago de Rentas.
Mensual
Los Contratos de Arrendamiento se tramitarán a través de la Unidad Administrativa y se formalizarán conel representante legal o dueño del inmueble.
Los Contratos de Arrendamiento deberán contener el Registro Federal de Contribuyentes para expedir laContancia de Retención correspondiente.
Se deberá contar con disponibilidad presupuestal para tramitar el pago de los Contratos de Arrendamien-to.
El Contrato de Arrendamiento deberá estar debidamente firmado por el Arrendador y el Arrendatario ysustentado con el Dictamen de Rentabilidad.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
19 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1
2
2A
3
4
5
6
Recibe de las Unidades Presupuestales el Contrato de Arrendamiento origi-nal.
Accesa al Sistema de Rentas y verifica los registros existentes, con base en lainformación del Contrato de Arrendamiento original.
¿Existe registro del Contrato de Arrendamiento?
En caso de no existir el registro del Contrato de Arrendamiento:Accesa al Sistema de Rentas y realiza el alta correspondiente de acuerdo a losdatos contenidos en el Contrato de Arrendamiento original, para grabar lainformación.
Continúa con la Actividad No. 4
En caso de existir el registro del Contrato de Arrendamiento:Accesa al Sistema de Rentas y realiza la modificación correspondiente de acuer-do a los datos contenidos en el Contrato de Arrendamiento original.
Genera y emite dentro del Sistema de Rentas el Listado Mensual de Rentasen dos tantos y archiva el Contrato de Arrendamiento original de maneracronológica definitiva.
Accesa al Sistema Rentas y afecta presupuestalmente el importe mensualpor los arrendamientos de las Unidades Presupuestales.
Entrega un tanto del Listado Mensual de Rentas a la Oficina de Contabilidadpara trámite y recaba sello de recibido en otro tanto archivándolo de maneracronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con el procedimiento Emisión y Pago de Cheques (para FondoRevolvente, Sujetos a Comprobar y Pago de Rentas).
Oficina de Programación yPresupuesto
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Autorización y Afectación Presupuestal por Pago de Rentas
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
20
CONTRATO DEARRENDAMIENTO
O
CONTRATO DEARRENDAMIENTO
O
CONTRATO DEARRENDAMIENTO
O
CONTRATO DEARRENDAMIENTO
O
INICIO
RECIBE
SISTEMA DE
RENTAS
ACCESA Y VERIFICAREGISTRO
¿EXITE REGISTRO?NO
SI
SISTEMA DERENTAS
ACCESA Y REALIZAEL ALTA
SISTEMA DERENTAS
ACCESA Y REALIZAMODIFICACIÓN DE DATOS
LISTADOMENSUAL DERENTAS
2T
SISTEMA DERENTAS
GENERA Y EMITE
LISTADOMENSUAL DERENTAS
1T LISTADOMENSUAL DERENTAS
1T
OFICINA DECONTABILIDAD
ENTREGA PARA TRÁMITEY RECABA SELLO
DE RECIBIDO
FIN
UNIDADPRESUPUESTAL
1
1
CONTRATO DEARRENDAMIENTO
O
C
ACCESA Y AFECTA
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES (PARA FONDO REVOLVENTE,SUJETOS A COMPROBAR Y PAGO DE RENTAS
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
21
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Informar y entregar copias de solicitud de comprobación de recursos ministrados.
Las Solicitudes Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación Comprobatoriaoriginal las deberá recibir de la Oficina de Cuentas por Pagar junto con el Listado de Órdenes de Pago.
Deberá validar los folios pagados del Listado de Pago a Proveedores contra el Listado de Órdenes dePago para dar de baja lo pagado anotando la fecha.
Deberá elaborar un Concentrado de Folios de Órdenes de Pago para identificar los documentos pendien-tes de pago, los enviados al archivo y los pendientes de integrar.
Recepción y entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados.
Periódica
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
22 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Solicitud Comprobación deRecursos en original y copia, la Documentación Comprobatoria en original,el Listado de Órdenes de Pago (emitido por el Sistema Integral de Adminis-tración Financiera del Estado de Veracruz) en original y el Listado de Pago aProveedores original.
Suma los importes de los folios del mismo número de Solicitud Comproba-ción de Recursos, en original y copia, y valida contra los folios e importes deListado de Órdenes de Pago en original que se reciben.
Elabora un Concentrado de Folios de Órdenes de Pago en original, delListado de Órdenes de Pago original, capturados en el día por fondorevolvente y pago directo para su control.
Verifica el número de la Solicitud Comprobación de Recursos en original ycopia, que fue pagada y que se descarga del Concentrado de Folios deÓrdenes de Pago original capturados y del Listado de Órdenes de Pagooriginal anotando la fecha de pago.
Anota el número de documento de pago en la copia y original de la SolicitudComprobación de Recursos separando las copias por unidad presupuestal.
Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original, quecontiene el detalle de la Solicitud Comprobación de Recursos en copia,misma que entrega a la unidad presupuestal, recaba acuse de recibido en laRelación de Solicitud Comprobación de Recursos original y archiva demanera cronológica temporal.
Sella de pagado la Solicitud de Comprobación de Recursos original y laDocumentación Comprobatoria original agrupándola por fecha y proveedory/o unidad presupuestal, de acuerdo al Listado de Pago a Proveedores origi-nal.
Verifica que la Solicitud Comprobación de Recursos original y la Docu-mentación Comprobatoria original contenga las firmas requeridas y validaque esté completa, ordena y custodia en el archivo de la Unidad Administrati-va.
Pasa el tiempo.
Oficina de Contabilidad
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
23 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Listado de lo Ministradooriginal que contiene los pagos mensuales de proveedores y unidadespresupuestales.
Coteja el Listado de lo Ministrado original contra el Listado de Pago a Pro-veedores original y elabora Relación de Diferencias original.
Elabora Oficio en original y copia y envía junto con la Relación de Diferen-cias original a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación, dondesolicita los Listados de las Diferencias y/o Aclaraciones originales, reca-bando acuse de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológicadefinitiva con el Listado de lo Ministrado original y el Listado de Pago aProveedores original.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio origi-nal con los Listados de las Diferencias y/o Aclaraciones originales, verificay archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
9
10
11
12
Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Recepción y Entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
24
INICIO
RECIBE
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O LISTADO DEÓRDENES DEPAGO
OLISTADO DE
PAGO APROVEEDORES
O
OFICINA DECUENTAS POR
PAGAR
LISTADO DEÓRDENES DEPAGO
O
SUMA Y VALIDA
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
LISTADO DEÓRDENES DEPAGO
O
ELABORA
CONCENTRADODE FOLIOS DEÓRDENES DEPAGO
O
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
1
ANOTA No. DOCUMENTODE PAGO Y SEPARA
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
LISTADO DEPAGO APROVEEDORES
O
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
1
ELABORA, ENTREGAY RECABA ACUSE
RELACIÓN DESOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
UNIDADPRESUPUESTAL
C
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
SELLA DE PAGADOY AGRUPA
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O
FECHA YPROVEEDOR Y/O
UNIDADPRESUPUESTAL
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
VERIFICA FIRMAS,VALIDA Y ORDENA
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
C
RECIBE
LISTADO DE LOMINISTRADO
O
SEFIPLAN
TESORERÍA DELA SEFIPLAN
LISTADO DEPAGO APROVEEDORES
O
LISTADO DE LOMINISTRADO
O
OFICIO
1
RELACIÓN DEDIFERENCIAS
O
OFICIO
O
RELACIÓN DEDIFERENCIAS
O
LISTADO DEPAGO APROVEEDORES
O
COTEJA Y ELABORA
LISTADO DE LOMINISTRADO
O
ELABORA Y ENVÍA
RECIBE Y VERIFICA
OFICIO
O LISTADOS DELAS DIFERENCIAS
Y/O ACLARACIONES
0
FIN
VERIFICA Y ANOTA LAFECHA DE PAGO
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1
LISTADO DEORDENES DE
PAGO
O
CONCENTRADODE FOLIOS DE
ÓRDENES DEPAGO
O
C
TESORERÍA DELA SEFIPLAN
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
25
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Emitir y entregar cheques para cubrir los gastos por concepto de fondo revolvente y rentas.
Emisión y Pago de Cheques (Para Fondo Revolvente, sujetos a comprobar y pago derenta).
Periódica
La Unidad Administrativa elaborará Cheques por concepto de Fondo Revolvente y Sujeto a Comprobar anombre de la Secretaría de Gobierno por los gastos de la misma y de las siguientes Unidades Presupuestales:Contraloría Interna, Dirección General Jurídica de Gobierno, Dirección General del Sistema Estatal de Becas eInstituto Veracruzano del Transporte.
La Secretaría de Finanzas y Planeación elaborará los Cheques por concepto de rentas.
Se anexará a la Póliza Cheque copia de la Solicitud Comprobación de Recursos antes de elaborar losCheques por concepto de Fondo Revolvente y Sujetos a Comprobar.
Los datos de los folios pagados por concepto de Fondo Revolvente que deberán contener los Cheques seránobtenidos del Reporte de Pago a Proveedores del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz, cada vez que se efectúe un pago.
Los datos para elaborar Cheques por concepto de arrendamiento se obtendrán del Listado Mensual deRentas que genera la Oficina de Programación y Presupuesto, asimismo a solicitud expresa a través de Oficio delTitular de la Unidad Presupuestal le serán entregados los cheques para su correspondiente distribución, reci-biendo posteriormente de la unidad presupuestal, la Comprobación de dichos Cheques.
La Póliza Cheque deberá llevar el número de Cheque al que corresponda.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Normas
26
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de Planeación yDesarrollo Organizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Un Cheque deberá cancelarse cuando presente error en su emisión o se manifieste que los datos sonincorrectos previa autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
Los beneficiarios de un Cheque será la Unidad Presupuestal y arrendadores de inmuebles.
La entrega de Cheques se realizará con la devolución de la copia de Solicitud de Comprobación deRecursos expedida por la Unidad Presupuestal.
Los Cheques sólo serán entregados cuando la Comprobación de los Gastos esté completa y bien requisitadade acuerdo a la norma que aplica ya sea de Fondo Revolvente Sujetos a Comprobar o Pago de Rentas.
Para el cobro de Cheques por concepto de rentas deberá presentar original y copia de la Credencial del IFE,en caso de apoderados deberá dar el original de la Carta Poder y copia de las Credenciales de las personas quefirman, entregando el Cheque contra la recepción del recibo de arrendamiento debidamente requisitado y reca-bando la firma y la fecha en la Póliza Cheque.
Los Paquetes para envío de Cheques foráneos se deberán integrar con los siguientes documentos:
- Formato Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 o 4 original.- Cheque original- Póliza cheque original- Constancia de retención original y copia- Oficio por municipio original
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
27 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar Listado de Pago a Proveedororiginal emitido del Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz que contiene los números de la Orden de Pago e importe, docu-mento y fecha de pago del Fondo Revolvente y para el Sujeto a Comprobarasí como la Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia.
Recibe Listado Mensual de Rentas original y copia así como Constancia deRetención, original y copia, de la Oficina de Programación y Presupuesto conlos nombres, importes, locales arrendados y ciudades de pago.
De los documentos recibidos, verifica el concepto por el que se elaborará elCheque.
¿Se elaborará Cheque para pago de renta de inmuebles o de FondoRevolvente?
En caso de ser Cheque para pago de renta:Elabora y envía mediante Oficio original y copia, el Listado Mensual deRentas original a la Subdirección de Operación Financiera de la Secretaría deFinanzas y Planeación para el trámite de los cheques, recaba acuse de recibi-do en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Operación Financiera de la Secretaría de Finan-zas y Planeción a través de Oficio original la Relación de Cheques originaly Cheques originales y archiva el Oficio de manera cronológica definitiva.
Elabora Póliza Cheque original, para recabar acuse de recibido del arrenda-dor.
Valida la Relación de Cheques original contra la copia del Listado Mensualde Rentas, documentos que archiva de manera cronológica definitiva.
Identifica, separa y verifica los Cheques originales locales de los foráneos.
¿Son Cheques para pagos locales o foráneos?
En caso de ser locales:Recibe del arrendador el Recibo de Arrendamiento original y verifica quecontenga los datos correctos.
¿Son correctos los datos del Recibo de Arrendamiento?
1
2
3
3A
3A.1
3A.2
3A.3
3A.4
3B
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
28 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad En caso de no ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Devuelve el Recibo de Arrendamiento original al arrendador.
Pasa el tiempo.
Continúa con la Actividad No. 3B
En caso de ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Entrega al arrendador Cheque original y Constancia de Retención original yrecaba firma de recibido en la Póliza Cheque original y en la copia de laConstancia de Retención.
Sella de pagado el Recibo de Arrendamiento original, mismo que archiva deforma cronológica definitiva junto con la Póliza Cheque original y copia de laConstancia de Retención para su custodia.
FIN.
En caso de ser foráneos:Separa los Cheques por municipio, elabora Oficio original y copia para suenvío.
Elabora los formatos Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 y 4 en original y copia.
Integra Paquetes y los envía al Departamento de Enlace con las Oficinas deHacienda del Estado y archiva la copia del Oficio con las copias del formatoRuta de Envío Zonas 1, 2, 3 y 4 de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe mediante Oficio original de las Oficinas de Hacienda del Estado, PólizaCheque original, debidamente firmada por el arrendador, Constancia de Re-tención en copia, debidamente firmada y Recibo de Arrendamiento originaly verifica que contenga los datos correctos.
¿Son correctos los datos del Recibo de Arrendamiento?
En caso de no ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Elabora Oficio en original y copia para la Unidad Presupuestal, donde notificalos datos incorrectos, fotocopia el Recibo de Arrendamiento Incorrecto enun tanto, entrega y recaba acuse de recibo en la copia, misma que archiva demanera cronológica definitiva.
3C
3D
3D.1
3E
3E.1
3E.2
3E.3
3E.3.1
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
29 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Pasa el tiempo.
Recibe de la Unidad Presupuestal Oficio original con el Recibo de Arrenda-miento Correcto y archiva el Oficio de manera cronológica definitiva.
Elabora Oficio en original y copia para la Unidad Presupuestal y envía juntocon el Recibo de Arrendamiento Incorrecto original, recaba acuse de reci-bido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 3E.4
En caso de ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:Sella de pagado el Recibo de Arrendamiento original, mismo que archiva deforma cronológica definitiva junto con la Póliza Cheque original y copia de laConstancia de Retención y el Oficio original para su custodia.
FIN.
En caso de ser Cheque para pago de fondo revolvente o sujeto a comprobar:Elabora la Solicitud de Cheque original y emite Cheque original junto con laPóliza Cheque original.
¿El cheque se emitió correctamente?
En caso de no haberse emitido correctamente:Verifica el error en la emisión de Cheque original y su Póliza Cheque original,sella de cancelado ambos documentos y archiva de manera cronológica defi-nitiva para su custodia.
Continúa con la Actividad No. 4
En caso de haberse emitido correctamente:Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titularde la Unidad Administrativa en el Cheque original.
3E.3.2
3E.3.3
3E.4
4
4A
5
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
30 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Anota en forma manual con tinta roja en la parte superior derecha de laSolicitud Comprobación de Recursos original el número de cheque.
Conecta con el procedimiento Recepción y Entrega de Solicitud Comprobaciónde Recursos Ministrados.
Entrega al beneficiario Cheque original, recaba firma en Póliza Cheque origi-nal y archiva de forma cronológica definitiva para su custodia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
6
7
Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Emisión y pagos de cheques (Para Fondo Revolvente sujeto a comprobar y Pago de Renta)
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
31
C
RUTA DEENVÍO ZONAS1, 2, 3 Y 4
1
OFICIO
1
OFICIO
O
INICIO
RECIBE
LISTADO DEPAGO APROVEEDORES
O
OFICINA DECUENTAS POR
PAGAR
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1
OFICINA DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO
RECIBE
LISTADOMENSUAL DERENTAS
O-1CONSTANCIADE
RETENCIÓN
O-1
RECIBE
OFICIO
O RELACIÓNDE CHEQUES
O
CHEQUES
O
SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA
ELABORA
PÓLIZACHEQUE
O
VALIDA
RELACIÓN DECHEQUES
O
LISTADOMENSUAL DERENTAS
1
IDENTIFICA, SEPARAY VERIFICA
CHEQUES
O
¿SON LOCALESO FORÁNEOS?
FORÁNEOS
LOCALESC
SEPARA Y ELABORA
CHEQUES
O OFICIO
O-1
POR MUNICIPIO
ELABORA
RUTA DEENVÍO ZONAS1, 2, 3 Y 4
O-1
RUTA DEENVÍO ZONAS1, 2, 3 Y 4
O
INTEGRA Y ENVÍAPAQUETES
B
¿CHEQUE PARA PAGO DEFONDO REVOLVENTE O
DE RENTA?
RENTA
FONDOREVOLVENT
E
SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA
ELABORA Y ENVÍA
OFICIO
O LISTADOMENSUAL DERENTAS
O
OFICIO
1
ELABORA Y EMITE
SOLICITUD DECHEQUE
OCHEQUE
O PÓLIZACHEQUE
O
A
1
VERIFICA CONCEPTO
C
DEPARTAMENTO DEENLACE CON LASOFICINAS DE HACIENDADEL ESTADO
C
C
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Emisión y pagos de cheques (Para Fondo Revolvente sujeto a comprobar y Pago de Renta)
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
32
RECIBO DEARRENDAMIENTO
O PÓLIZACHEQUE
OCONSTANCIA
DE RETENCIÓN
1
FIN
B
RECIBO DEARRENDAMIENTO
O
CONSTANCIADE RETENCIÓN
1
PÓLIZA CHEQUE
O
OFICIO
O
RECIBE
SELLA DE PAGADO
OFICIO
O
OFICINAS DEHACIENDA DEL
ESTADO
C
CHEQUE
O
A
¿EL CHEQUE SE EMITIÓCORRECTAMENTE?
NO
SI
VERIFICA EL ERROR,Y SELLA DE CANCELADO
CHEQUE
OPÓLIZA CHEQUE
O
RECABA FIRMAS
JEFE DEL DEPTO.DE REC. FINANC.Y TITULAR U.A.
ENTREGA Y RECABAFIRMA
CHEQUE
OPÓLIZA CHEQUE
O
BENEFICIARIO
FIN
C
1
NÚMERO DECHEQUE EN LA
PARTE SUPERIORDERECHASOLICITUD
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
ANOTA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTORECEPCIÓN Y ENTREGA DESOLICITUD COMPROBACIÓN DERECURSOS MINISTRADOS
C
¿SON CORRECTOS LOSDATOS?
NO
SI
UNIDADPRESUPUESTAL
OFICIO
O
ELABORA, FOTOCOPIAY RECABA ACUSE
RECIBO DEARRENDAMIENTO
1 OFICIO
1
UNIDADPRESUPUESTAL
C
OFICIO
O
RECIBE
RECIBO DEARRENDAMIENTO
UNIDADPRESUPUESTAL
CORRECTO
O
C
OFICIO
O
ELABORA, ENVÍAY RECABA ACUSE
RECIBO DEARRENDAMIENTOINCORRECTO
OOFICIO
1
C
3
3
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Emisión y pagos de cheques (Para Fondo Revolvente sujeto a comprobar y Pago de Renta)
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
33
ARRENDADOR
RECIBE Y VERIFICADATOS
RECIBO DEARRENDAMIENTO
O
ARRENDADOR
C
¿SON CORRECTOS LOSDATOS?
NO
SI
DEVUELVE
RECIBO DEARRENDAMIENTO
O
ARRENDADOR
2
ENTREGA Y RECABAFIRMA
CHEQUE
O CONSTANCIADE RETENCIÓN
O PÓLIZACHEQUE
O
2
CONSTANCIADE RETENCIÓN
1
SELLA DE PAGADO
RECIBO DEARRENDAMIENTO
O PÓLIZACHEQUE
OCONSTANCIA
DE RETENCIÓN
1
FIN
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
34
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Realizar la cancelación de los cheques emitidos erróneamente.
La cancelación de Cheques se realizará cuando algún beneficiario (arrendador o representante de la unidadpresupuestal) reciba un Cheque y manifieste que los datos son incorrectos y cuente con la autorización del Jefedel Departamento de Recursos Financieros.
El Cheque deberá tener legible el sello de cancelado.
Cancelación de Cheques.
Permanente
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
35 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
2
3
4
Verifica en el Cheque original y la Póliza Cheque original el error.
Sella de cancelado el Cheque original y la Póliza Cheque original.
Emite el Cheque Corregido original y la Póliza Cheque Corregida original,entrega al beneficiario el Cheque Corregido original y procede a archivar demanera cronológica definitiva la Póliza Cheque Corregida original.
Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Cheque Cancelado yPóliza Cheque Cancelada originales para su custodia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Cancelación de cheques
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
36
INICIO
VERIFICA EL ERROR
CHEQUE
OPÓLIZA CHEQUE
O
EMITE Y ENTREGA
CHEQUECORREGIDO
O PÓLIZA CHEQUECORREGIDA
O
¿FUE AUTORIZADA LACANCELACIÓN?
NO
SI
ENTREGA
CHEQUE
OPÓLIZA CHEQUE
O
BENEFICIARIO
FIN
SELLA DE CANCELADO
CHEQUE
OPÓLIZA CHEQUE
O
ORDENA
CHEQUECANCELADO
OPÓLIZA CHEQUECANCELADA
OC
FIN
SOLICITA AUTORIZACIÓNJEFE DELDEPARTAMENTO DE RECURSOSFINANCIEROS
BENEFICIARIO
C
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
37
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Emisión, entrega y comprobación de Cheques Prefirmados.
Emitir cheques para el pago de estímulo a estudiantes destacados beneficiados por el ProgramaEstatal de Becas, entregarlos a la Dirección General del Sistema Estatal de Becas y recibir lacomprobación de los mismos.
La Emisión de Cheques Prefirmados únicamente se realizará para el pago de "Estímulo a EstudiantesDestacados ".
La Dirección General del Sistema Estatal de Becas, remitirá a la Dirección General de Innovación Tecnológicade la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de Oficio, la Base de Datos de los beneficiarios del ProgramaEstatal de Becas, mismo que señalará periodo, total de beneficiarios y monto de la misma, y deberá turnar copiade conocimiento a la Unidad Administrativa de la Secretaría de Gobierno, inclusive en aquellos casos en quedicha base deba modificarse.
Del Listado de Órdenes de Pago autorizado por la Oficina de Cuentas por Pagar, se validará contra la Basede Datos del Programa de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación la siguiente información:
- Número de Orden de Pago- Periodo de Pago- Número de cheques a expedir- Monto de la Orden de Pago
La Póliza Cheque deberá contener el número de folio del Cheque Prefirmado al que corresponda, nombre,fecha e importe.
La cancelación de un Cheque Prefirmado deberá realizarse cuando presente error en su emisión.
Para la entrega y comprobación de los Cheques Prefirmados, se estará a lo establecido en los Lineamientospara la Entrega y Comprobación de los Cheques del Programa de Becas.
El Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado Definitivo será el que contengalos datos de la comprobación total del a emisión de Cheques Prefirmados.
Mensual y Semestral
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
38 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar copia del Listado de Órdenes dePago y copia de la Orden de Pago.
Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas, copia del Oficiode Envío de la Base de Datos a la Dirección General de Innovación Tecnoló-gica de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Elabora Oficio en original y copia a la Dirección General de Innovación Tecno-lógica de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde solicita se inicie elproceso de generación de información en el Programa de Caja, Módulo deBecas, con la base de datos enviada por la Dirección General del SistemaEstatal de Becas, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma quearchiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe Oficio de Notificación original de la Dirección General de InnovaciónTecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeación donde se informa elnúmero secuencial del proceso, número de Cheques Prefirmados y monto, yvalida con la copia del Oficio de envío de la Base de Datos y archiva elOficio de Notificación de manera cronológica definitiva.
¿Es correcta la información?
En caso de no ser correcta la información:Elabora Oficio en original y copia a la Dirección General de Innovación Tecno-lógica de la Secretaría de Finanzas y Planeación a través del cual se informasobre las inconsistencias para que lleve a cabo las correcciones necesarias,acusa de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica defi-nitiva.
Continúa con la Actividad No. 4.
En caso de ser correcta la información:Accesa al Programa de Caja, Módulo de Becas y captura el número de cuentabancaria, fecha, número de quincena, número inicial de cheque, tipo de che-que, número de orden de pago y número de proceso de emisión a generar.
1
2
3
4
4A
5
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
39 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Accesa al Programa de Caja , Módulo de Reportes e imprime el Reporte Esta-dístico de Cheques en un tanto, mismo que valida contra la copia de laOrden de Pago la siguiente información:- Número de Orden de Pago- Periodo de pago- Número de Cheque a expedir- Monto de la Orden de Pago
¿Es correcta la información?
Es caso de no ser correcta:Elabora Oficio en original y copia mediante el cual informa a la DirecciónGeneral de Innovación Tecnológica de la Secretaría de Finanzas y Planeaciónsobre las inconsistencias para que lleve a cabo las correcciones necesarias,entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma que archiva de maneracronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 4
En caso de ser correcta:Archiva el Reporte Estadístico de Cheques en un tanto de manera cronológicadefinitiva junto con la copia del Listado de Órdenes de Pago, la copia de laOrden de Pago y copia del Oficio de Envío de la Base de Datos.
Accesa al Programa de Caja, Apartado Becas, Opción Reportes y emite Oficiospor Municipio en dos tantos con los siguientes datos: número de cheque,beneficiario, importe por cheque, cantidad total de cheques ChequePrefirmados y monto y elabora Concentrado de Seguimiento de ChequesPrefirmados con el número de Cheques Prefirmados por Municipio y mon-to por municipio en dos tantos y conserva el archivo magnético de maneratemporal.
Accesa al Programa de Caja, Apartado Reportes, Opción Cheques y emite losCheques Prefirmados originales con Póliza Cheque original y verifica que elnúmero progresivo del Cheque Prefirmado generado por el Sistema coincidacon el consecutivo de la forma valorada.
¿Se emiten correctamente los Cheques Prefirmados?
6
6A
7
8
9
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
40 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad En caso de no haberse emitido correctamente:Accesa al Programa de Caja, Apartado Procesos, Opción Cambio de Númeropara cancelar el número erróneo y asignar nuevo número al ChequePrefirmado y Póliza Cheque, sella de inutilizado el Cheque Prefirmadooriginal y la Póliza Cheque original erróneos y archiva de manera cronológicadefinitiva.
Continúa con la Actividad No. 8.
En caso de haberse emitido correctamente:Integra un tanto del Oficio por Municipio junto con los Cheques Prefirmadosoriginales con la Póliza Cheque original correspondiente y archiva el segundotanto del Oficio por Municipio de manera cronológica temporal.
Elabora Oficio de Notificación de Conclusión del Proceso de Emisión deCheques Prefirmados en original y dos copias, entrega original al Titular dela Dirección General del Sistema Estatal de Becas, una copia al Enlace Admi-nistrativo de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas y recaba acusede recibo en la segunda copia, misma que archiva de manera cronológicadefinitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas Oficio de Res-puesta original en el que se indique el nombre completo del personal encar-gado del conteo y revisión de los Cheques Prefirmados originales y las Póli-zas Cheque originales, así como la fecha y hora en la cual se llevará a cabo laentrega de dichos documentos, mismos que archiva de manera cronológicadefinitiva.
Elabora Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados en original y copia.
Pasa el tiempo.
9A
10
11
12
13
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
41 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Entrega mediante Oficio de Entrega de Cheques Prefirmados en original ycopia al personal de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas lo si-guiente:- Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados, un tanto.- Oficios por Municipio, un tanto.- Cheques Prefirmados originales.- Pólizas Cheque originales.recaba acuse de recibido en la copia del Oficio de Entrega de ChequesPrefirmados y en el segundo tanto del Concentrado de Seguimiento deCheques Prefirmados, documentos que ordena y archiva de maneracronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General del Sistema Estatal de Becas la siguiente docu-mentación:- Oficio original de entrega de documentación comprobatoria,- Pólizas Cheque originales ordenadas por municipio y por folio consecutivo,debidamente firmadas por el beneficiario y en su caso Cheques PrefirmadosCancelados originales y Pólizas Cheque Canceladas originales,- Formato Concentrado de Comprobación por Municipio del Programa deEstímulos Económicos a Estudicantes Destacados,- Formato Desglose de Cheques Cancelados por Municipio del Programade Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados, en su caso,- Relación de Cheques a Reexpedir, en su caso,- Actas de Hechos por Cheques Prefirmados y Pólizas Cheque Extravia-dos, en su caso,verificando que dichos documentos reúnan los requisitos establecidos en losLineamientos para la Entrega y Comprobación de los Cheques del Pro-grama de Becas.
¿La documentación comprobatoria reúne los requisitos por municipios?
En caso de que el municipio no reúna los requisitos:Elabora Tarjeta en original y copia informando a la Dirección General del Sis-tema Estatal de Becas, las causas por las cuales no fue recibida la comproba-ción de municipio, entrega y recaba acuse de recibido en la copia, misma quearchiva de manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 16
14
15
15A
Oficina de Contabilidad
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
42 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
En caso de que el municipio reúna los requisitos:Sella de cancelado los Cheques Prefirmados Cancelados originales y lasPól izas Cheque Canceladas originales y archiva la documentacióncomprobatoria de manera cronológica temporal.
Obtiene en medio magnético el Concentrado de Seguimiento de ChequesPrefirmados, el cual actualiza con los datos de los Cheques Prefirmadosentregados, cancelados y los pendientes de comprobar y emite en dos tantosel Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado.
Elabora Oficio en original y copia y envía a la Dirección General del SistemaEstatal de Becas junto con un tanto el Concentrado de Seguimiento deCheques Prefirmados Actualizado, recaba acuse de recibo en la copia delOficio y archiva junto con el segundo tanto del Concentrado de Seguimien-to de Cheques Prefirmados Actualizado de manera cronológica definitiva.
Obtiene del archivo cronológico temporal los Oficios por Municipio, en untanto, ordena y custodia en el archivo de la Unidad Administrativa la compro-bación de la emisión total de los Cheques Prefirmados de la siguiente mane-ra:- Cheques Prefirmados Cancelados, originales,- Pólizas Cheque Canceladas originales,- Pólizas Cheque Pagadas originales,- Oficios por Municipio, un tanto,- Formato Concentrado de Comprobación por Municipio del Programa deEstímulos Económicos a Estudiantes Destacados,- Formato Desglose de Cheques Cancelados por Municipio del Programade Estímulos Económicos a Estudiantes Destacados, en su caso,- Relación de Cheques a Reexpedir, en su caso,- Actas de Hechos por Cheques Prefirmados y Pólizas Cheque Extravia-dos, en su caso,- Concentrado de Seguimiento de Cheques Prefirmados Actualizado De-finitivo, un tanto.- Oficio de Entrega de Documentación Comprobatoria original
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
16
17
18
19
Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Emisión, Entrega y Comprobación de Cheques Prefirmados
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
43
PROGRAMA DECAJA / MÓDULO DE
BECAS
COFICIO DEENVÍO DE BASEDATOS
1
OFICIO DENOTIFICACIÓN
O
REPORTE ESTADÍSTICO
DE CHEQUES
1T
LISTADO DEÓRDENES DEPAGO
1
INICIO
RECIBE
LISTADO DEÓRDENES DEPAGO
1
OFICINA DE CUENTASPOR PAGAR
PROGRAMA DECAJA / MÓDULO DE
REPORTES
ACCESA, EMITEY VALIDA
REPORTEESTADÍSTICO DECHEQUES
1T
ORDEN DEPAGO1
¿ES CORRECTA LAINFORMACIÓN?
NO
SI
ELABORA, ENVÍA YRECABA ACUSE
DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVAIÓNTECNOLÓGICASEFIPLAN
1
ORDEN DE PAGO
1
NO. Y MONTO DE ORDENDE PAGO, PERIODO DEPAGO, NO. CHEQUES A
EXPEDIR
ARCHIVA
2
RECIBE
OFICIO DEENVÍO DE BASEDE DATOS
1
DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATAL
DE BECAS
ELABORA, ENTREGA YRECABA ACUSE
BASE DE DATOS
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
SEFIPLAN
RECIBEY VALIDA
NO. SECUENCIAL DELPROCESO, NO. DE
CHEQUES PREFIRMADOSY MONTO
1
PROGRAMA DECAJA / MÓDULO DE
BECAS
ACCESA Y CAPTURA NO. DE CUENTABANCARIA, FECHA, NUMS.
QUINCENA, INICIAL DECHEQUES, ORDEN DE
PAGO, PROCESO EMISIÓNY TIPO DE CHEQUE
¿ES CORRECTA LAINFORMACIÓN?
NO
SI
ORDEN DEPAGO
1
CONCENTRADO DESEGUIMIENTO DE
CHEQUESPREFIRMADOS
PROGRAMA DECAJA / APARTADOBECAS / OPCIÓN
REPORTES
ACCESA, EMITEY ELABORA
OFICIOS PORMUNICIPIO
2T
NO. DE CHEQUE,BENEFICIARIO, IMPORTE,
NO. TOTAL CHEQUESPREFIRMADOS Y
MONTO
CONCENTRADODE SEGUIMIENTO
DE CHEQUESPREFIRMADOS
2T
NO. CHEQUESPREFIRMADOS POR
MUNICIPIO Y MONTO
2
CHEQUES PREFIRMADOS
O
PÓLIZASCHEQUE
O
CHEQUESPREFIRMADOSERRÓNEOS
O
PÓLIZAS CHEQUEERRÓNEAS
O
NO
SI
PROGRAMA DE CAJA /APARTADO PROCESOS/ OPCIÓN CAMBIO DE
NÚMERO
ACCESA, CANCELA,ASIGNA Y SELLADE INUTILIZADO
PROGRAMA DECAJA / APARTADO
REPORTES / OPCIÓNCHEQUES
ACCESA, EMITEY VERIFICA
NO. PROGRESIVOCHEQUE PREFIRMADO YNO. PROGRESIVO FORMA
VALORADA
C
NUEVO NO. ALCHEQUE
PREFIRMADO YPÓLIZA DECHEQUE
¿SE EMITIERONCORRECTAMENTE LOS
CHEQUESPREFIRMADOS?
CHEQUESPREFIRMADOS
O PÓLIZASCHEQUE
O
INTEGRA
OFICIO POR MUNICIPIO
1T
OFICIOPOR
MUNICIPIO
1T
C
A
OFICIO
O
OFICIO
1
C
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA DE LASEFIPLAN
OFICIO DEENVÍO DE BASEDE DATOS
1
OFICIO
OOFICIO
1
C
ELABORA, ENVÍA YRECABA ACUSE
DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVAIÓNTECNOLÓGICASEFIPLAN
1
OFICIO
OOFICIO
1
C
C
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Emisión, Entrega y Comprobación de Cheques Prefirmados
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
44
DESGLOSE DECHEQUES
CANCELADOS PORMUNICIPIO
O RELACIÓN DECHEQUES A
REEXPEDIR
OACTA DEHECHOS
O
OFICIO DEENTREGA DE
DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMAESTATAL DE BECAS
A
C
DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMAESTATAL DE BECAS
CONCENTRADODE SEGUIMIENTO
DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADO
1T
CONCENTRADODE SEGUIMIENTO
DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADO
1T
ELABORA, ENVÍAY RECABA ACUSE
OFICIO
O
OFICIO
1
PÓLIZASCHEQUE
O
CHEQUESPREFIRMADOS
O
ENTREGA Y RECABAACUSE DE RECIBIDO
OFICIO DE ENTREGADE CHEQUESPREFIRMADOS
OOFICIOS POR
CONCENTRADODE SEGUIMIENTO
DE CHEQUESPREFIRMADOS
1T
CHEQUESPREFIRMADOS
1 CONCENTRADODE SEGUIMIENTO
DE CHEQUESPREFIRMADOS
1TC
DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATALDE BECAS
OFICIO DEENTREGA DE
ELABORA, ENTREGAY RECABA ACUSE
DE RECIBO
OFICIO DE NOTIFICACIÓNDE CONCLUSIÓN DELPROCESO
O
OFICIO DENOTIFICACIÓN
DE CONCLUSIÓNDEL PROCESO
1OFICIO DE
NOTIFICACIÓNDE CONCLUSIÓN
DEL PROCESO
2
TITULAR DE LADIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATALDE BECAS
ENLACE ADMINISTRATIVODE LA DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATAL DEBECAS
C
RECIBE
DIRECCIÓN GENERALDEL SISTEMA ESTATALDE BECAS
OFICIO DERESPUESTA
O
C
ELABORA
OFICIO DE ENTREGA DECHEQUESPREFIRMADOS
O-1
MUNICIPIO
1T
RECIBE Y VERIFICA
PÓLIZASCHEQUE
O
OFICIO DE ENTREGA DEDOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
CHEQUESPREFIRMADOSCANCELADOS
OPÓLIZAS
CHEQUECANCELADAS
O CONCENTRADOCOMPROBACIÓNPOR
MUNICIPIOO
DESGLOSE DECHEQUES
CANCELADOS PORMUNICIPIO
O RELACIÓN DECHEQUES A
REEXPEDIR
OACTA DEHECHOS
O
ELABORA, ENTREGAY RECABA ACUSE
TARJETA
O
DIRECCIÓNGENERAL DELSISTEMAESTATAL DEBECAS
C
TARJETA
1
NO
SI
¿LA DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA REÚNE
LOS REQUISITOS PORMUNICIPIO?
PÓLIZASCHEQUE
CHEQUES PREFIRMADOSCANCELADOS
O
SELLA Y ARCHIVA
C
SELLO DECANCELADO
CANCELADAS
O
CONCENTRADO DE SEGUI-MIENTO DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADO
2T
CONCENTRADO DESEGUIMIENTO DE CHEQUES
PREFIRMADOS
OBTIENE, ACTUALIZAY EMITE
OFICIOS PORMUNICIPIO1T
OBTIENE, ORDENAY CUSTODIA
CHEQUESPREFIRMADOSCANCELADOS
O
C
PÓLIZASCHEQUE
CANCELADAS
O PÓLIZASCHEQUE
PAGADAS
O
CONCENTRADODE SEGUIMIENTO
DE CHEQUESPREFIRMADOSACTUALIZADODEFINITIVO
1T
CONCENTRADODE COMPROBA-
´CIÓN PORMUNICIPIO
1T
FIN
3
3
OFICIO DEENTREGA DE
DOCUMENTACIÓNCOMPROBA
TORIA
O
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
45
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Reintegro de Fondos.
Periódica
Depositar y devolver los recursos no ejercidos por parte de las Unidades Presupuestales corres-pondientes a trámites de Pago Directo o Sujetos a Comprobar.
La Oficina de Contabilidad recibirá de la Unidad Presupuestal, la devolución de fondos no ejercidos enEfectivo o Cheque en caso de que la Unidad Presupuestal maneje cuenta bancaria propia.
La Unidad Presupuestal deberá presentar el Formato de Reintegro con los siguientes datos: importe de ladevolución en número y letra, nombre y clave de la unidad presupuestal, indicar si es Efectivo o Cheque (encaso de ser cheque, nombre de la Institución Bancaria y el número del mismo), indicar número de folio (PagoDirecto o Sujeto a Comprobar), fechas de ministración y elaboración e importe de la misma.
El Déposito de los recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente y en la cuenta bancaria degastos de operación de la Secretaría.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
46 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
1A
2
3
3A
4
5
Recibe de la unidad presupuestal el Efectivo o Cheque original y Formatode Reintegro original revisando que se encuentre debidamente requisitado.
¿Está debidamente requisitado?
En caso de no estar debidamente requisitado:Devuelve a la Unidad Presupuestal el Efectivo o Cheque original y el Forma-to de Reintegro original para que lleve a cabo las correcciones necesarias.
Pasa el tiempo.
Continúa con la Actividad No. 1.
En caso de estar debidamente requisitado:Turna a la Oficina de Programación y Presupuesto el Fomato de Reintegrooriginal para validación del importe del reintegro, asignación de partidaspresupuestales y firma de visto bueno.
Conecta con el procedimiento Recepción de Solicitud Comprobación de Recur-sos del Tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficinade Programación y Presupuesto el Formato de Reintegrooriginal verificando que cuente con la firma de visto bueno.
¿Cuenta con la firma de visto bueno?
En caso de no estar firmado:Conecta con la Actividad No. 1A
En caso de estar firmado:Resguarda en caja de seguridad el Efectivo o Cheque original y el Formatode Reintegro original.
Elabora Relación de Depósitos a Realizar, en original y obtiene de la caja deseguridad el Efectivo o Cheque original.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
47 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Entrega a la Institución Bancaria la Relación de Depósitos a Realizar origi-nal y el Efectivo o Cheque original recabando el Comprobante de Depósitooriginal sellado y firmado por la Institución Bancaria, misma que archiva demanera cronológica definitiva.
Elabora Formato de Reintegro Oficial de la Secretaría de Finanzas yPlaneación en cinco tantos.
Accesa al portal de la Institución Bancaria de la cuenta de gastos de la Secre-taría de Gobierno y realiza transferencia electrónica a la cuenta de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación, imprimiendo tres tantos del Reporte de laTransferencia Electrónica, recaba firma del Jefe del Departamento de Re-cursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa.
Envía el Formato de Reintegro Oficial de la Secretaría de Finanzas yPlaneación en dos tantos y el Reporte de la Transferencia Electrónica endos tantos al Áea de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación, turna a laOficina de Programación y Presupuesto un tanto del Formato de ReintegroOficial de la Secretaría de Finanzas y Planeación y archiva de maneracronológica definitiva dos tantos del Formato de Reintegro Oficial de laSecretaría de Finanzas y Planeación y el tercer tanto del Reporte de laTransferencia Electrónica.
Recibe del Área de Caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación Recibo deIngresos mismo que archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
6
7
8
9
10
Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Reintegro de Fondos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
48
ÁREA DE CAJA DELA SEFIPLAN
FORMATO DEREINTEGRO
OFICIAL DE LASEFIPLAN
2T
FORMATO DEREINTEGRO
OFICIAL DE LASEFIPLAN
1T
INSTITUCIÓNBANCARIA
FORMATO DEREINTEGRO
O
INICIO
UNIDADPRESUPUESTAL¿ESTÁ DEBIDAMENTE
REQUISITADO?
NO
SI
DEVUELVE
EFECTIVO OCHEQUE
O
O FORMATO DEREINTEGRO
O
RESGUARDA EN CAJADE SEGURIDAD
EFECTIVO OCHEQUE
O
UNIDADPRESUPUESTAL
RECIBE Y REVISA
EFECTIVO OCHEQUE
O
FORMATO DEREINTEGRO
O
1
1
EFECTIVO OCHEQUE
O
ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
RELACIÓN DE DEPÓSITOSA REALIZAR
O
COMPROBANTEDE DEPÓSITO
O
RECIBE
RECIBO DEINGRESOS
O
C
FIN
ÁREA DE CAJADE SEFIPLAN
TURNA
FORMATO DEREINTEGRO
O
OFICINA DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO
VISTOBUENO
CONECTA CON: RECEPCIÓN DESOLICITUD COMPROBACIÓN DERECURSOS DEL TIPO SUJETO ACOMPROBAR Y COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECIBE Y VERIFICA
FORMATO DEREINTEGRO
O
OFICINA DEPROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
¿CUENTA CON LA FIRMADE VISTO BUENO?
NO
SI
VISTOBUENO
2
2
EFECTIVO OCHEQUE
O
ELABORA Y OBTIENE DECAJA DE SEGURIDAD
RELACIÓN DEDEPÓSITOS AREALIZAR
OC
ENVÍA Y TURNA
FORMATO DE REINTEGROOFICIAL DE LA SEFIPLAN
2T
ELABORA
FORMATO DE REINTEGROOFICIAL DE LA SEFIPLAN
5T
JEFA DE LA UNIDADADMINISTRATIVA Y JEFE DEL
DEPTO. DE RECURSOSFINANCIEROS
PORTAL DE LAINSTITUCIÓN
BANCARIA
ACCESA, REALIZATRASFERENCIA
ELECTRÓNICA, IMPRIME YRECABA FIRMAS
REPORTE DETRANSFERENCIAELECTRÓNICA
3T
REPORTE DETRANSFERENCIAELECTRÓNICA
2T
REPORTE DETRANSFERENCIAELECTRÓNICA
1T
OFICINA DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
49
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Verificar que la documentación enviada por las áreas de la Unidad Administrativa esté completay debidamente ordenada para su custodia.
Validación y recepción de documentación.
Diaria
La recepción de la Documentación original será recibida mediante Oficio y Relación de Documentación delunes a viernes en un horario de 09:00 a 15:00 Hrs. y de 16:00 a 18:00 Hrs.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
50 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
2
3
4
5
Recibe mediante Oficio original con Relación de Documentación original delas áreas de la Unidad Administrativa así como Documentación original parasu custodia en el archivo de la Unidad Administrativa.
Coteja la Documentación original contra la Relación de Documentaciónoriginal, verificando que esté completa y archiva de manera cronológica defi-nitiva el Oficio original junto con la Relación de Documentación original.
Clasifica la Documentación original de conformidad con el Catálogo de Dis-posición Documental.
Elabora Etiquetas de Identificación por documento.
Ordena y adhiere a la Documentación original las Etiquetas de Identifica-ción y archiva en los estantes del área a la que corresponda.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Validación y Recepción de Documentación
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
51
INICIOORDENA Y ADHIERE
DOCUMENTACIÓN
ORECIBE
OFICIO
O RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN
O DOCUMENTACIÓN
O
ÁREAS DE LAUNIDAD
ADMINISTRATIVA
COTEJA
DOCUMENTACIÓN
O
OFICIO
O
RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN
O
CLASIFICA
DOCUMENTACIÓN
O
ELABORA
ETIQUETAS DEIDENTIFICACIÓN
O
FIN
ETIQUETAS DEIDENTIFICACIÓN
O
C
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
52
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Realizar el alta de la cuenta en forma oficial para mantener actualizado el catálogo de cuentascontables.
La unidad presupuestal deberá verificar, dentro del Catálogo de Cuentas, la existencia de partidas conta-bles para el adecuado registro de los movimientos contables.
La Oficina de Contabilidad deberá actualizar el Catálogo de Cuentas, cuando alguna cuenta contable no seamanejada en forma definitiva.
La unidad presupuestal deberá solicitar a la Oficina de Contabilidad a través de un Oficio de Movimiento deCuenta el alta, baja o cambio de alguna cuenta contable.
Si la Unidad Administrativa necesita un cambio lo turnará por Oficio a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
Creación y actualización de cuentas contables.
Periódica
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
53 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
2
3
3A
3B
4
Elabora Oficio de Envío de Movimiento de Cuenta en original y copia, soli-citando alta, baja o cambio de nombre de la cuenta contable a crear o actua-lizar y lo envía a la Subdirección de Contabilidad Gubernamental de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación para documentar su autorización, recabando acu-se de recibido en la copia, misma que archiva en forma cronológica y definiti-va.
Pasa el tiempo.
Recibe Oficio de Autorización de Movimiento de Cuenta original por partede la Subdirección de Contabilidad Gubernamental, analiza y archiva de mane-ra cronológica definitiva.
Accesa al Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz y verifica que esté correcto el movimiento dela cuenta.
¿Es correcto el movimiento de la cuenta?
En caso de no ser correcto el movimiento de la cuenta:Elabora Oficio de Solicitud de Corrección original y copia a la Subdirecciónde Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación,recaba acuse de recibido en la copia y archiva de manera cronológica definiti-va.
Pasa el tiempo.
Recibe Oficio original de correción de la cuenta de la Subdirección de Conta-bilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, mismo quearchiva de manera cronológica definitiva.
Continúa con la Actividad No. 4
En caso de ser correcta la cuenta:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzy realiza los movimientos contables.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Creación y Actualización de Cuentas Contables
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Finanacieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
54
¿ES CORRECTO ELMOVIMIENTO DE
LA CUENTA?
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD
DEL SIAFEV
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD
DEL SIAFEV
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO DEAUTORIZACIÓN DEMOVIMIENTO DECUENTA
O
INICIO
ELABORA Y ENVIA
OFICIO
O
OFICIO
1
ACCESA YREALIZA MOVIMIENTOS
FIN
SUBDIRECCIÓN DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL DELA SEFIPLAN
ACCESA Y VERIFICA
ELABORA Y ENVÍA
OFICIO DESOILICITUD DECORRECCIÓN
O
SUBDIRECCION DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL DE LASEFIPLAN.
NO
OFICIO DESOLICITUD DECORRECCIÓN
1
RECIBE
OFICIO DE CORRECCIÓN
O
1
1
SUBDIRECCIÓN DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL DELA SEFIPLAN
SI
SUBDIRECCIÓN DECONTABILIDADGUBERNAMENTAL DELA SEFIPLAN
C
C
C
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
55
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Realizar el cierre mensual para la emisión de los estados financieros que reflejan las operacio-nes de la dependencia e informar a la Secretaría de Finanzas y Planeación en los períodos quelo establezcan.
Cierre mensual y elaboración de Estados Financieros.
Mensual
El cierre mensual se deberá realizar al inicio del primer día hábil del siguiente mes.
El concepto de Pólizas comprende las Pólizas de Diario y las Pólizas de Cuentas por Pagar para registrode Terceros Institucionales.
Los pagos a Terceros Institucionales, comprenden los pagos por concepto de IMSS, IPE, SAR y 2% a laNómina.
Realizado el cierre mensual no se deberá de afectar ninguna Póliza que corresponda a meses anteriores.
En el cierre mensual se efectuará una Conciliación con la Oficina de Programación y Presupuesto en relacióncon el avance presupuestal.
En caso de existir correcciones contables se deberán realizar en el mes que se detecten.
Los Estados Financieros y Auxiliares están integrados por los siguientes documentos:- Balance General- Estado de Resultados- Flujo de Efectivo- Estado Económico de Ingresos y Gastos- Libro Mayor- Balanza de Comprobación- Reporte de Saldo de las Cuentas Contables- Notas a los Estados Financieros
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Normas
56
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
El Reporte de Saldo de las Cuentas Contables debe integrarse por los siguientes documentos:- Conciliaciones Bancarias por Unidad Presupuestal- Integración del Fondo Revolvente- Arqueo Mensual a los Fondos Rotatorios por Unidad Presupuestal.- Integración del Almacén- Integración de los Egresos por Aplicar (Sujetos a Comprobar)- Integración de Bienes Muebles e Inmuebles- Integración de Cuentas de Orden
Los Estados Financieros y Auxiliares deberán elaborarse en el formato establecido por la Secretaría deFinanzas y Planeación, apegado a los Principios de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptados.
Los Estados Financieros y Auxiliares deberán emitirse en forma inmediata toda vez que se haya concluidoel cierre mensual.
Los Estados Financieros y Auxiliares deberán contener las siguientes firmas:- Del Jefe de la Oficina de Contabilidad- Del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.- Del Titular de la Unidad Administrativa- Del Secretario de Gobierno
Los Estados Financieros y Auxiliares se deberán enviar a la Secretaría de Finanzas y Planeación losprimeros diez días del siguiente mes al que correspondan.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
57 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
1A
2
2A
3
4
Obtiene del archivo cronológico temporal las Pólizas originales del mes yverifica que se encuentren completas.
¿Están completas?
En caso de no estar completas:Accesa al Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz, genera y emite la Póliza de Diario Faltanteoriginal.
Continúa con la Actividad No. 1
En caso de estar completas:Accesa al Subsistema de Contabilidad y verifica que los importes contenidosen el Subsistema coincidan con las Pólizas originales del mes.
¿ Coinciden los importes?
En caso de no coincidir los importes:Desafecta en el Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de Adminis-tración Financiera del Estado de Veracruz la Póliza Incorrecta original, mis-ma que archiva de manera cronológica definitiva y genera y emite la PólizaCorrecta original.
Continúa con la Actividad No. 3.
En caso de coincidir los importes:Accesa al Subsistema de Contabilidad y realiza el cierre mensual.
Emite en dos tantos los Estados Financieros y Auxiliares, recaba firmas delTitular de la Secretaría de Gobierno, el Titular de la Unidad Administrativa y elJefe del Departamento de Recursos Financieros y fotocopia dos juegos.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
58 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Elabora el Oficio de Envío en original y tres copias y distribuye de la siguientemanera:
- Secretaría de Finanzas y Planeación, Oficio de Envío original y un tanto delos Estados Financieros y Auxiliares.- Contraloría General del Estado, copia del oficio de Envío y copia de losEstados Financieros y Auxiliares.- Contraloría Interna, copia del oficio de Envío y copia de los Estados Finan-cieros y Auxiliares.- Copia del Oficio de Envío en la que recaba acuse de recibido y archiva demanera cronológica definitiva junto con un tanto de los Estados Financierosy Auxiliares.
Ordena y archiva de manera cronológica definitiva las Pólizas del mes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
5
6
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Cierre Mensual y Elaboración de Estados Financieros
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
59
OFICIO DEENVÍO
3
CONTRALORÍAINTERNA
CONTRALORÍAGENERAL DELESTADO
SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN
2
ESTADOSFINANCIEROS YAUXILIARES
2T-2
OFICIO DEENVÍO
2
OFICIO DEENVÍO
1
ESTADOSFINANCIEROS YAUXILIARES
1T
INICIO
OBTIENE Y VERIFICA
PÓLIZAS DELMES
O
¿ESTÁN COMPLETAS?NO
SI
PÓLIZA FALTANTE
O
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD
DEL SIAFEV
ACCESA, GENERAY EMITE
1
PÓLIZAS DEL MES
O
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD
DEL SIAFEV
ACCESA Y VERIFICAIMPORTES
¿COINCIDEN LOS IMPORTES?NO
SI
PÓLIZAINCORRECTA
O
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD
DEL SIAFEV
DESAFECTA, GENERAY EMITE
1
PÓLIZACORRECTA
O
C
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD
DEL SIAFEV
ACCESA Y REALIZA ELCIERRE MENSUAL
EMITE, RECABA FIRMASY FOTOCOPIA
TITULAR SEGOB, JEFEU.ADMVA. Y JEFE DEL
DEPTO. DE REC.FINANC.
ELABORA, DISTRIBUYEY RECABA ACUSE
OFICIO DE ENVÍO
O
UN TANTO
ESTADOSFINANCIEROS YAUXILIARES
1TC
FIN
2
ORDENA
PÓLIZAS DELMES
O
C
ESTADOSFINANCIEROS YAUXILIARES
1
ESTADOSFINANCIEROS YAUXILIARES
2
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
60
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Reflejar la disponibilidad real existente en los registros contables, acorde con los movimientosefectuados por la Institución Bancaria.
Elaboración de la Conciliación Bancaria
Mensual
La Conciliación Bancaria deberá realizarse por cada una de las cuentas bancarias por concepto de Nómina(Base y Compensación) y Gasto Corriente y enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación dentro de losprimeros diez días del mes siguiente junto con los Estados Financieros y Auxiliares.
Los movimientos que no correspondan a las cuentas bancarias de la Dependencia, se considerarán como noidentificados o inconsistencias y se emitirá un listado para solicitar la aclaración de las mismas, a través de unOficio dirigido al Banco.
La Conciliación Bancaria deberá archivarse con su respectivo Estado de Cuenta y Aclaraciones en su casoen la Dependencia para las consultas y aclaraciones de uso interno y como comprobante ante auditorías exter-nas.
Los Anexos de la Conciliación Bancaria son los siguientes:- Listado de Cheques Pendientes de Reportar por el Banco (en tránsito),- Listado de Cheques Pagados,- Relación de Depósitos Pendientes de Reportar por el Banco.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
61 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
2
3
3A
3B
3C
3C.1
3C.2
Obtiene del archivo cronológico temporal los Estados de Cuenta Bancariosoriginales.
Accesa al Subsistema de Contabilidad dentro del Módulo de Conciliación deNómina y captura los movimientos de los Estados de Cuenta Bancarios parael curso de los cheques de gasto corriente y nómina.
Genera y emite, en cuatro tantos, la Conciliación Bancaria y sus Anexos.
¿Existen partidas en conciliación?
En caso de existir partidas en conciliación:Verificar el origen de las mismas.
¿Es en la Oficina de Contabilidad o en Bancos?
En caso de ser en la Oficina de Contabilidad:Realiza los ajustes contables correspondientes.
Continúa con la Actividad No. 2.
En caso de ser en Bancos:Elabora Oficio de Aclaración en original y copia, a la Institución Bancaria yrecaba sello de recibido en la copia, misma que archiva en forma cronológicadefinitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Institución Bancaria la Aclaración solicitada en los Estados deCuenta originales, misma que valida y archiva de manera cronológica definiti-va.
Ordena y archiva los Estados de Cuenta originales de manera cronológicadefinitiva.
Continúa con la Actividad No. 4.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
62 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad En caso de no existir partidas en conciliación:Elabora Oficio de Envío en original y tres copias y envía junto con un tantode la Conciliación Bancaria y sus Anexos a la Subdirección de ContabilidadGubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación, Contraloría Gene-ral del Estado y Contraloría Interna, recaba sello de recibido en la terceracopia del Oficio de Envío y archiva junto con un tanto de la ConciliaciónBancaria y sus Anexos, de forma cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
4
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Elaboración de la Conciliación Bancaria
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
63
CONCILIACIÓNBANCARIA YANEXOS
4T
¿EN CONTABILIDADO EN BANCOS?
CONTABILIDAD
BANCOS
ELABORA, ENVÍAY RECABA ACUSE
OFICIO DEACLARACIÓN
OOFICIO DE
ACLARACIÓN
1
INSTITUCIÓNBANCARIA
REALIZA
AJUSTESCONTABLES
1
RECIBE Y VERIFICAACLARACIÓN
INSTITUCIÓNBANCARIA
INICIO
OBTIENE
ESTADOS DECUENTABANCARIOS
O
C
ESTADOS DECUENTABANCARIOS
O
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD / MÓDULO
CONCILIACIÓN DENÓMINA
ACCESA Y CAPTURAMOVIMIENTOS
GENERA Y EMITE
¿EXISTEN PARTIDASEN CONCILIACIÓN?
NO
SI
VERIFICA EL ORIGEN
CONCILIACIÓNBANCARIA YANEXOS
4T
ELABORA Y ENVÍA
OFICIO DEENVÍO
O-3
- SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL: O Y 1T
-CONTRALORÍA GENERAL: 1 Y 1T
-ÓRGANO INTENRO DE CONTROL: 2 Y 1T
C
FIN
1
ORDENA
ESTADOS DECUENTABANCARIOS
O
ACLARACIÓN
O
C
C
C
2
2
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
64
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Determinar las operaciones contables realizadas en la Editora de Gobierno durante el mes, paraconocer su situación financiera en el momento que se requiera esta información.
Contabilidad de la Editora de Gobierno.
Mensual
La Oficina de Contabilidad del Departamento de Recursos Financieros de la Secretaría de Gobierno, será laresponsable de llevar a cabo la contabilidad de la Editora de Gobierno.
La Editora de Gobierno deberá proporcionar toda la información que le requiera la Oficina de Contabilidadcomo son:
- Relación de transferencias realizadas por las Dependencias por concepto de pago de facturasde los trabajos realizados.
- Fichas de Depósito por concepto de pago de Facturas de las Dependencias para ser registradascontablemente.
- Estados de Cuenta Bancarios originales.- Fichas de Depósito por concepto de pago de Facturas de las Dependencias para ser registradas
contablemente.- Copias azules de las facturas para registro de los ingresos.- Pólizas Cheque con la Documentación Soporte original (orden de pago y facturas), por concep-
to de pago a proveedores, servicio de mantenimiento, servicio de maquinaria y tiempos extraordinarios.- Inventario físico mensual de almacén.- Inventario físico mensual de bienes muebles.
La documentación relacionada en la norma anterior deberá presentarse en plazo no mayor a los dosprimeros días de cada mes.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Normas
65
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
El Enlace Administrativo de la Editora de Gobierno, deberá designar a la persona responsable de validar losEstados Financieros Previos en las instalaciones de la Unidad Administrativa, el sexto día hábil del mes posterioral cierre mensual de que se trate.
Los Estados Financieros comprenden:- Estado de Flujo de Efectivo- Estado de Resultados- Balance General
Los Anexos de los Estados Financieros comprenden:- Balanza de Comprobación- Análisis de Gastos- Libro Diario- Libro Mayor- Cartera de Clientes- Conciliación Bancaria
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
66 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
2
3
4
4A
5
6
Recibe de la Editora de Gobierno mediante Oficio original Pólizas Chequeoriginal y Sopor tes originales de las operaciones realizadas en el mes y archi-va de manera cronológica definitiva el Oficio original.
Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) registra las Pólizas Chequeoriginales y con los Soportes originales, registra las Pólizas de Diario eIngresos correspondientes.
Conecta con el procedimiento Conciliación Bancaria.
Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y emite Estados Financieros,en un tanto con sus respectivos Anexos.
Pasa el tiempo.
Valida con personal de la Editora de Gobierno los Estados Financieros y susAnexos a fin de verificar que los registros contables sean correctos.
¿Son correctos los registros contables?
En caso de no ser correctos los registros contables:Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y realiza las correcciones.
Continúa con la Actividad No. 5.
En caso de ser correctos los registros contables:Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y emite un tanto de las Póli-zas de Egresos, Ingresos y Diario y cinco tantos de los Estados Financierosy sus Anexos, elabora Oficio de Envío en original y copia y envía a la Editorade Gobierno para recabar las firmas originales del Titular y del Enlace Admi-nistrativo, y recaba acuse de recibido en la copia del Oficio, misma que archi-va de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Editora de Gobierno Oficio original junto con los cinco tantos delos Estados Financieros y sus Anexos y las Pólizas de Egresos, Ingresos yDiario debidamente firmados y archiva de manera cronológica definitiva, elOficio original.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
67 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Recaba firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titu-lar de la Unidad Administrativa en los cinco tantos de los Estados Financie-ros y sus Anexos.
Elabora Oficios de Entrega en original y copia y distribuye de la siguientemanera:
- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para la Secretaría de Finanzas y Planeación, y recaba acuse de recibi-do en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para la Contraloría General, y recaba acuse de recibido en la copia,misma que archiva de manera cronológica definitiva.- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para el Órgano Interno de Control, y recaba acuse de recibido en lacopia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.- Oficio de Entrega original y un tanto de los Estados Financieros y susAnexos para la Editora de Gobierno y recaba acuse de recibido en la copia,misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Archiva de manera cronológica definitiva los siguientes documentos:- Pólizas Cheques originales.- Sopor tes originales.- Pólizas de Egresos, Ingresos y Diario originales.- Estados Financieros y sus Anexos un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
7
8
9
Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Contabilidad de la Editora de Gobierno
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
68
ANEXOS
1T
PÓLIZAS DEINGRESOS
1T
PÓLIZAS DEEGRESOS
1T
PÓLIZAS DEDIARIO
1T
OFICIO DEENTREGA
4T
OFICIO DEENTREGA
4
ANEXOS
4T
ESTADOSFINANCIEROS Y
ESTADOSFINANCIEROS
1T ANEXOS
1T
INICIO
RECIBE
OFICIO
O
PÓLIZA DECHEQUE
OSOPORTE
O
EDITORA DEGOBIERNO
PÓLIZA DECHEQUE
OSOPORTES
O
PROGRAMA COI
ACCESA Y REGISTRA
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
CONCILIACIÓN BANCARIA
ESTADOSFINANCIEROS
1T ANEXOS
1T
PROGRAMA COI
ACCESA Y EMITE
RECABA FIRMAS
ESTADOSFINANCIEROS YANEXOS
O
ELABORA
ARCHIVA
C
PÓLIZAS DIARIOE INGRESOS
VALIDA
¿SON CORRECTOS LOSREGISTROS CONTABLES?
NO
SI
PROGRAMA COI
ACCESA Y REALIZACORRECCIONES
1
PROGRAMA COI
ACCESA, EMITE, ELABORA,ENVÍA Y RECABA FIRMAS Y
ACUSE DE RECIBO
PÓLIZAS DEINGRESOS
1T
PÓLIZAS DE EGRESOS
1T
PÓLIZAS DEDIARIO
1T ESTADOSFINANCIEROS Y
ANEXOS
5T
OFICIO DEENVÍO
O OFICIO DEENVÍO
1
C
EDITORA DEGOBIERNO
ANEXOS
5T
RECIBE
PÓLIZAS DEINGRESOS
1T
PÓLIZAS DEEGRESOS
1T
PÓLIZAS DEDIARIO
1T
C
OFICIO
O
EDITORA DEGOBIERNO
ESTADOSFINANCIEROS Y
C
-SEFIPLAN
-CONTRALORÍA GENERAL
-ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
-EDITORA DE GOBIERNO
PÓLIZAS CHEQUE
OSOPORTES
O
ESTADOSFINANCIEROS Y
FIN
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
69
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Registrar los movimientos contables.
Las Pólizas de Diario Mensuales que se capturen en el área serán por reintegro de fondos no ejercidos,ministraciones virtuales, por pago de terceros, seguro institucional, SAR, IPE, IMSS, ISR, seguros, retenciones,servicios de comunicación, estímulos de desempeño, las comisiones en el manejo de cuentas bancarias, losproductos financieros obtenidos por las ministraciones en la cuentas de Nómina y Gasto corriente.
La información que se considere para su registro en las Pólizas de Diario Mensuales, deberá ser única yexclusivamente del día.
Los registros de las Pólizas deberán estar debidamente autorizadas por el Jefe del Departamento deRecursos Financieros.
El número de las Pólizas de Diario Mensuales estará integrado por los dos primeros dígitos del sector, losdos siguientes al año, los dos siguientes al mes y los dos últimos al número de póliza.
La Documentación Comprobatoria comprenderá: aviso de cargo, fichas de depósito, recibo de reintegro defondos y/o cheques cancelados.
Registro de Pólizas de Diario Mensuales.
Mensual
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
70 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación, unidades presupuestales eInstituciones Bancarias la Documentación Comprobatoria original.
Accesa al Subsistema de Contabilidad del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz dentro del Módulo de Pólizas Mensuales yasigna fecha de elaboración y origen de la Póliza.
Asigna el número de la cuenta contable y registra los movimientos de cargo yde abono, por los importes de los productos o gastos obtenidos en el manejode cuentas bancarias, reintegro de fondos, y cheques cancelados.
Afecta la Póliza y automáticamente quedarán registradas las cuentas conta-bles contenidas en la misma y archiva en forma cronológica y definitiva laDocumentación Comprobatoria original.
Accesa al Módulo Reportes y emite la Póliza de Diario Mensual en un tanto,la cual ordena y archiva en forma cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Cierre Mensual y Elaboración de Estados Financieros.
1
2
3
4
5
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Registro de Pólizas de Diario Mensuales
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
71
PÓLIZA DE DIARIOMENSUAL
O
INICIO
C
RECIBE
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
SEFIPLAN, UNIDADESPRESUPUESTALES E
INSTITUCIONESBANCARIAS
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD DEL SIAFEV
MÓDULO DE PÓLIZASMENSUALES
ACCESA Y ASIGNA
AFECTA
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
FECHA YORIGEN
ASIGNA Y REGISTRAMOVIMIENTOS
NO. DECUENTA
SUBSISTEMA DECONTABILIDAD DEL SIAFEV
MÓDULO DE REPORTES
ACCESA Y EMITE
FIN
CONECTA DEL PROCEDIMIENTO:
CIERRE MENSUAL YELABORACIÓN DE ESTADOSFINANCIEROS
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
72
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Registrar los gastos generados por la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Inte-gral (COI) para verificar el manejo adecuado de los recursos asignados y ejercidos a dicha UnidadPresupuestal.
Contabilidad de la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Integral (COI).
Mensual
La Documentación Comprobatoria del Fondo Rotatorio, Pagos Directos y Sujetos a Comprobar deberá serentregada al Departamento de Recursos Financieros en un plazo no mayor a los diez primeros días de cada mes.
La Documentación Comprobatoria comprenderá:
- Copia de las Solicitudes Comprobación de Recursos tramitadas por Pagos Directos, FondoRevolvente, Sujetos a Comprobar y Comprobaciones.
- Pólizas Cheque de la cuenta del Fondo Rotatorio originales.- Fichas de Depósito a la Cuenta de Fondo Rotatorio, originales.- Estados de Cuenta Bancarios originales de la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
73 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad 1
2
3
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Documentación Comprobatoriade los trámites aplicados al Presupuesto de la misma.
Accesa y registra en el Programa Contabilidad Integral (COI) la Documenta-ción Comprobatoria misma que ordena y custodia de manera cronológicadefinitiva en el archivo de la Unidad Administrativa.
Accesa al Programa Contabilidad Integral (COI) y emite un tanto de EstadosFinancieros, Reportes y Anexos, recaba firmas del Jefe del Departamentode Recursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa y archiva demanera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Contabilidad de la Unidad Administrativa en el Programa Contabilidad Integral (COI)
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
74
INICIO
RECIBE
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
OFICINA DECUENTAS POR
PAGAR
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
PROGRAMA DECONTABILIDADINTEGRAL (COI)
ACCESA, REGISTRAY ORDENA
ANEXOS
1T
REPORTES
1T
ESTADOSFINANCIEROS
1T
PROGRAMA DECONTABILIDADINTEGRAL (COI)
ACCESA, EMITE YRECABA FIRMAS
FIN
C
C
JEFE DEPTO.REC. FINANC. Y
TITULAR UNIDADADMVA.
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
75
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Recibir y verificar las solicitudes comprobación de recursos de pago directo y fondo revolventede las unidades presupuestales del Sector para su afectación presupuestal.
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos.
Diaria
Toda Documentación Comprobatoria deberá contar con los requisitos fiscales que señala el Código Fiscalde la Federación y demás normatividad aplicable.
Toda Documentación Comprobatoria deberá tener la firma de autorización de las personas facultadas dela unidad presupuestal.
No se aceptarán documentos que presenten alteraciones, tales como tachaduras, enmendaduras, borraduraso que la información sea ilegible.
El registro de la Solicitud Comprobación de Recursos deberá llevar un estricto orden en el númeroconsecutivo asignado a la misma en el momento de su recepción.
Para los casos en que la Solicitud Comprobación de Recursos sea devuelta a la Unidad Presupuestal porerrores, omisiones y/o falta de disponibilidad presupuestal, no se asignará nuevo folio al momento de su recep-ción para trámite.
El Concentrado de Solicitud Comprobación de Recursos deberá elaborarse por ejercicio en una hoja decálculo electrónica.
Se considera como Area de Servicio a los Departamentos de Recursos Materiales y Recursos Humanos.
Los documentos serán recibidos en los tiempos y formas establecidos en el Calendario Anual de Recepciónde Documentación del Departamento de Recursos Financieros.
La Oficina de Cuentas por Pagar deberá emitir del Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz un Reporte de Pago a Provedores y deberá confirmar las transferencias bancarias de Pago Directoy Fondo Revolvente.
Se deberá elaborar un Listado de Control de Solicitud Comprobación de Recursos para dar seguimientoa las Solicitudes Comprobación de Recursos, remitidas para firma de autorización del Jefe del Departamento deRecursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
76 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
1
2
3
3A
3A
3A.1
3A.2
Recibe de las Unidades Presupuestales en general y Departamentos de laUnidad Administrativa la Solicitud Comprobación de Recursos, original ycopia y la Documentación Comprobatoria original y asigna número de folioconsecutivo a la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia.
Registra la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia en el Con-centrado de Solicitud Comprobación de Recursos y clasifica por Pago Di-recto y Fondo Revolvente.
Verifica que la Documentación Comprobatoria original reúna los requisitosfiscales y formas oficiales.
¿Está correcta y completa?
En caso de no estar correcta y completa:Elabora Cédula de Observaciones en original indicando el motivo de impro-cedencia, misma que devuelve a la Unidad Presupuestal junto con la Solici-tud Comprobación de Recursos, original y copia, y la DocumentaciónComprobatoria original.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de estar correcta y completa:Verifica que la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia cuentecon el visto bueno del Departamento de Recursos Materiales.
¿Cuenta con el visto bueno del Departamento de Recursos Materiales?
En caso de no contar con el visto bueno:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original ycopia.
Turna al Departamento de Recursos Materiales la Relación de Solicitud Com-probación de Recursos original, la Solicitud Comprobación de Recursos,en original y copia y la Documentación Comprobatoria original, para vistobueno, recaba acuse de recibo en la copia de la Relación de Solicitud Com-probación de Recursos, misma que archiva de manera cronológica definiti-va.
Pasa el tiempo.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
77 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
Recibe del Departamento de Recursos Materiales con su visto bueno la Soli-citud de Comprobación de Recursos en original y copia y la Documenta-ción Comprobatoria original.
Continúa con la Actividad No. 4.
En caso de contar con el visto bueno del Departamento de Recursos Materia-les:Recaba firmas de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Finan-cieros y del Titular de la Unidad Administrativa en la Solicitud de Comproba-ción de Recursos en original y en la Documentación Comprobatoria origi-nal que lo requiera.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzen el apartado Órdenes de Compra y registra la Solicitud Comprobación deRecursos original, verificando que exista la disponibilidad presupuestal.
¿Existe disponibilidad presupuestal?
En caso de no existir disponibilidad presupuestal:Elabora Cédula de Observaciones en original indicando el motivo de impro-cedencia misma que devuelve a la Unidad presupuestal con la Solicitud Com-probación de Recursos, en original y copia, junto con la DocumentaciónComprobatoria original.
Conecta con el procedimiento Trámite y Afectación Presupuestal por Transfe-rencias y/o Recalendarizaciones.
Continúa con la Actividad No. 1
En caso de existir disponibilidad presupuestal:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de
Veracruz , registra los datos de la Solicitud Comprobación de Recursos, yafecta el presupuesto obteniendo un número de orden de compra demanera automática.
Registra el número de orden de compra manualmente en la SolicitudComprobación de Recursos en original y copia.
3A.3
4
5
6
7
8
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
78 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
Emite Listado de Órdenes de Pago en original y copia y recaba la firma delJefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titular de la UnidadAdministrativa.
Envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación Listado de Órdenes de Pagooriginal, para trámite de pago a través de transferencia bancaria, recaba acu-se en la copia y archiva de forma cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento Recepción y entrega de Solicitud Comprobaciónde Recursos Ministrados.
9
10
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
79
¿CUENTA CON EL Vo. Bo.DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOSMATERIALES?
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1
NO
SI
2
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
SIAFEV /ÓRDENES DE
COMPRA
ACCESA, REGISTRA YVERIFICA DISPONIBILIDAD
RECABA FIRMASDE AUTORIZACIÓN
¿EXISTE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL?
NO
SI
1CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:TRÁMITE Y AFECTACIÓN PRESUPUESTALPOR TRANSFERENCIAS YRECALENDARIZACIONES
LISTADO DEORDEN DE
SIAFEV
ACCESA, REGISTRAY AFECTA
REGISTRA
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
EMITE Y RECABA FIRMAS
LISTADO DEORDEN DE PAGO
O-1
ENVÍA Y RECABA ACUSEDE RECIBIDO
LISTADO DEORDEN DE PAGO
OPAGO
1
SEFIPLAN
FIN
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
INICIO
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
RECIBE Y ASIGNA
REGISTRA Y CLASIFICA
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
1
VERIFICA
¿ESTA CORRECTA YCOMPLETA?
NO
SI
UNIDADPRESUPUESTAL Y/O
DEPARTAMENTOS UA
UNIDADPRESUPUESTALELABORA Y DEVUELVE
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
1
2
ELABORA
RELACIÓN DESOLICITUDESCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1
DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
SOLICITUD
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
TURNA
RELACIÓN DESOLICITUDESCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O COMPROBACIÓNDE
RECURSOS
O-1
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
RECIBE
SOLICITUDES DECOMPROBACIÓNRECURSOS
O-1
RELACIÓN DESOLICITUDES
COMPROBACIÓNDE
RECURSOS
1
JEFE DEPTO.REC. FINANC. Y
TITULAR U.A.
JEFE DEPTO.REC. FINANC. Y
TITULAR U.A.
DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
NO. FOLIOCONSECUTIVO
CONCENTRADO DESOLICITUD
COMPROBACIÓN DERECURSOS
VERIFICA
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
CÉDULA DEOBSERVACIONES
O
VO. BO.
C
VO. BO.
VO. BO.
UNIDADPRESUPUESTALELABORA Y DEVUELVE
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
CÉDULA DEOBSERVACIONES
O
NO.COMPRA
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN Y ENTREGA DE SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS MINISTRADOS
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
80
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Recibir y verificar la solicitudes comprobación de recursos del tipo Sujeto a Comprobar y Com-probación de Recursos de las unidades presupuestales del Sector para su afectación presupuestal.
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del tipo Sujeto a Comprobar y Comprobaciónde Recursos.
Diaria
Se entenderá por Documentación Comprobatoria:- Para la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar: Recibo, Base de Cálculo
y Justificación.- Para la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Comprobación: Facturas, Recibos, Boletos,
etc. que reúna los requisitos fiscales que señala el Código Fiscal de la Federación y demás normatividad aplica-ble.
Toda Documentación Comprobatoria deberá tener la firma de autorización de las personas facultadas de laUnidad Presupuestal.
No se aceptarán documentos que presenten alteraciones, tales como tachaduras, enmendaduras, borraduraso que la información sea ilegible.
El registro de la Solicitud Comprobación de Recursos deberá llevar un estricto orden en el númeroconsecutivo, asignado a la misma en el momento de su recepción.
Para los casos en que la Solicitud Comprobación de Recursos sea devuelta a la Unidad Presupuestal porerrores, omisiones y/o falta de disponibilidad presupuestal no se asignará nuevo folio al momento de sus recep-ción para trámite.
Se considera como Área de Servicio a los Departamentos de Recursos Materiales y Recursos Humanos.
Los documentos serán recibidos en los tiempos y formas establecidos en el Calendario Anual de Recep-ción de Documentación del Departamento de Recursos Financieros.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Normas
81
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
A partir de la fecha del déposito la Unidad Presupuestal cuenta con 15 días naturales para comprobar elSujeto.
Los Enlaces Administrativos deberán de notificar por Tarjeta Informativa los depósitos realizados por eltrámite de Sujetos a Comprobar a la Oficina de Cuentas por Pagar el mismo día de la transferencia bancaria.
Los recursos del Sujeto a Comprobar que no se ejerzan al 100% deberán reintegrarse a la Oficina deContabilidad a través de reintegro de fondos mediante el formato correspondiente.
La programación de un pago sólo deberá realizarse si existe disponibilidad presupuestal.
Todo Sujeto a Comprobar deberá ser aprobado por la Secretaría de Finanzas y Planeación en forma de ordende pago.
La afectación presupuestal real del Sujeto a Comprobar se afectará hasta que se realice la comprobación derecursos entregados variando el presupuesto comprometido a real.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
82 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
1
2
3
3A
3B
3A.1
3A.2
Recibe de las Unidades Presupuestales en general la Solicitud Comproba-ción de Recursos, original y copia y la Documentación Comprobatoriaoriginal y asigna número de folio consecutivo a la Solicitud Comprobaciónde Recursos en original y copia.
Registra la Solicitud Comprobación de Recursos original y copia en elConcentrado de Solicitud Comprobación de Recursos.
Valida la información de la Solicitud Comprobación de Recursos en originaly copia.
¿Se trata de una Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Com-probar o tipo Comprobación?
En caso de tratarse de una Solicitud Comprobación de Recursos tipo Suje-to a Comprobar:Revisa que la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Compro-bar original y copia cuente con la Documentación Comprobatoria, originalrequerida y verifica que la(s) partida(s) que se afectan tengan disponibilidadpresupuestal.
¿Está correcta, completa y cuenta con disponibilidad?
En caso de no estar correcta y completa o no cuente con disponibilidad:Elabora Cédula de Observaciones en original indicando el motivo de impro-cedencia, misma que devuelve a la Unidad Presupuestal junto con la Solici-tud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar original y copia yla Documentación Comprobatoria original.
Continúa con la Actividad No. 1
En caso de estar correcta y completa y cuente con disponibilidad presupuestal:Recaba firma en la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto aComprobar en original del Jefe del Departamento de Recursos Financieros ydel Titular de la Unidad Administrativa.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz,registra los datos de la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto aComprobar, original y copia, y afecta el presupuesto obteniendo un númerode orden de compra de manera automática.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
83 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
Registra el número de orden de compra manualmente en la Solicitud Com-probación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar, original y copia.
Emite el Formato Detalle de Solicitud Comprobación de Recursos en ori-ginal y copia del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz, elabora Oficio de Envío en original y copia y recaba la firma delTitular de la Unidad Administrativa y envía a la Secretaría de Finanzas yPlaneación para autorización recabando acuse de recibido en las copias, mis-mas que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe Oficio original de la Secretaría de Finanzas y Planeación sobre la auto-rización de la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Compro-bar.
¿Fue autorizada la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Sujeto a Com-probar?
En caso de no ser autorizada:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original, in-forma a la Unidad Presupuestal y devuelve la Solicitud Comprobación deRecursos tipo Sujeto a Comprobar en original y copia y la DocumentaciónComprobatoria original y acusa de recibido en la Relación de SolicitudComprobación de Recursos original, misma que archiva de maneracronológica definitiva.
FIN.
En caso de ser autorizada:Informa a la Unidad Presupuestal vía telefónica la autorización de la SolicitudComprobación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar.
Pasa el tiempo.
Conecta con Actividad No. 4.
3A.3
3A.4
3A.5
3A.5.1
3A.6
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
84 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
En caso de tratarse de una Solicitud Comprobación de Recursos tipo Com-probación:Verifica que la Documentación Comprobatoria original reúna los requisitosfiscales y formas oficiales, así como que corresponda al motivo y al periodopara el cual fue solicitada.
¿Está completa y correcta la Solicitud Comprobación de Recursos tipoComprobación?
En caso de no estar correcta y completa:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos original y de-vuelve a la Unidad Presupuestal la Solicitud Comprobación de Recursostipo Comprobación, original y copia, y Documentación Comprobatoria ori-ginal y recaba acuse de recibo la Relación de Solicitud Comprobación deRecursos original, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
FIN.
En caso de estar correcta y completa:Clasifica la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Comprobación origi-nal y copia y la Documentación Comprobatoria original por partidas.
¿Cuenta con el visto bueno del Departamento de Recursos Materiales?
En caso de no contar con el visto bueno:Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos tipo Compro-bación, que se enviarán al Departamento de Recursos Materiales para suvisto bueno, en original y copia.
Envía mediante la Relación de Solicitud Comprobación de Recursos tipoComprobación original, la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Com-probación en original y copia y la Documentación Comprobatoria original,recabando acuse de recibo en la copia de la Relación de Solicitud Compro-bación de Recursos tipo Comprobación, misma que se archiva de maneracronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Recursos Materiales con su visto bueno la Soli-citud Comprobación de Recursos tipo Comprobación en original y copia yla Documentación Comprobatoria original.
Continúa con la Actividad No. 6.
4
4A
5
5A
5A.1
5A.2
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
85 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
En caso de contar con el visto bueno:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzen el número de Orden de Compra que corresponde a la Solicitud Compro-bación de Recursos tipo Sujeto a Comprobar original y copia y registra losdatos de la Documentación Comprobatoria original.
¿Se ejerció la totalidad del recurso?
En caso de no haber ejercido la totalidad del recurso:Verifica la existencia del Formato de Reintegro de Fondos.
Continúa con la Actividad No. 7
En caso de haber ejercido la totalidad del recurso:Recepciona en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz la Solicitud Comprobación de Recursos tipo Comprobación ori-ginal y copia e imprime el Detalle de Orden de Compra original y copia y laSolicitud Comprobación de Recursos Actualizada original y copia.
Recaba firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titu-lar de la Unidad Administrativa en el Detalle de Orden de Compra y laSolicitud Comprobación de Recursos Actualizada en originales y copias.
Elabora Oficio en original y copia y envía anexo el Detalle de Orden deCompra original y la Solicitud Comprobación de Recursos Actualizadaoriginal a la Secretaría de Finanzas y Planeación, recaba sello de recibido enlas copias que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos Tipo Sujeto aComprobar y Solicitud Comprobación de Recursos Tipo Comprobaciónen original y copia y envía a la Oficina de Contabilidad la Solicitud Compro-bación de Recursos Tipo Sujeto a Comprobar en original y copia, la Solici-tud Comprobación de Recursos Tipo Comprobación en original y copia, yla Documentación Comprobatoria original para su custodia y recaba acusede recibido en la copia de la Relación de Solicitud Comprobación de Re-cursos Tipo Sujeto a Comprobar y Solicitud Comprobación de RecursosTipo Comprobación, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
6
6A
7
8
9
10
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del Tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
86
UNIDADPRESUPUESTAL
INICIO
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
RECIBE Y ASIGNA1
VALIDA INFORMACIÓN
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
¿SE TRATA DE UNASCRTSC O SCRTC?
A
SCRSC
FORMATO DETALLEDE SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O
SIAFEV
EMITE, ELABORA,RECABA FIRMAS Y ENVÍA
¿ESTÁ CORRECTA,COMPLETA Y CUENTACON DISPONIBILIDAD?
NO
SI
REVISA Y VERIFICADISPONIBILIDAD
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
RECABA FIRMAS
JEFE DEPTO.REC. FINANC. Y
TITULAR U.A.
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
SIAFEV
REGISTRA Y AFECTAEL PRESUPUESTO
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
REGISTRA
OFICIO
O
TITULARUNIDAD ADMVA.
SEFIPLAN
FORMATODETALLE DE
SOLICITUDCOMPROBACIÓN
DE RECURSOS
1 OFICIO
1
RECIBE
OFICIO
O
SEFIPLAN
B
SCRTC
NO. FOLIOCONSECUTIVO
REGISTRA
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1
CONCENTRADO DESOLICITUD
COMPROBACIÓN DERECURSOS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
UNIDADPRESUPUESTAL
ELABORA Y DEVUELVE
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1DOCUMENTACIÓN
COMPROBATORIA
O
CÉDULA DEOBSERVACIONES
O
1
NO. ORDEN DECOMPRA.
C
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del Tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
87
B
ELABORA, ENVÍADEVUELVE Y ACUSA
DE RECIBIDO
RELACIÓN DESOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
UNIDADPRESUPUESTAL
FIN
INFORMA AUTORIZACIÓN UNIDADPRESUPUESTAL
NO¿FUE AUTORIZADA?
SI
VÍA TELEFÓNICA
2
A
SCRTC
VERIFICA REQUISITOSY FORMAS
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
¿ESTA COMPLETAY CORRECTA?
NO
SI
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS TIPOCOMPROBACIÓN
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
CLASIFICA
¿CUENTA CON EL Vo. Bo.DEL DEPARTAMENTO
DE RECURSOSMATERIALES?
NO
SI
ELABORA
RELACIÓN DESOLICITUDESCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O-1
3
DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
SOLICITUD
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
ENVÍA PARA VISTO BUENO
RELACIÓN DESOLICITUDESCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O COMPROBACIÓNDE
RECURSOS
O-1
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
RECIBE CON VISTO BUENO
SOLICITUDES DECOMPROBACIÓNRECURSOS
O-1
RELACIÓN DESOLICITUDES
COMPROBACIÓNDE
RECURSOS
1
DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES
2
C
C
ELABORA, ENVÍADEVUELVE Y ACUSA
DE RECIBIDO
RELACIÓN DESOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
O-1 DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
UNIDADPRESUPUESTAL
FIN
C
PORPARTIDAS
C
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Recepción de Solicitud Comprobación de Recursos del Tipo Sujeto a Comprobar y Comprobación de Recursos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
88
DETALLE DEORDEN DECOMPRA
O-1SOLICITUD
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACTUALIZADA
O-1
C
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS TIPO SUJETO ACOMPROBAR
O-1
SIAFEV
ACCESA Y REGISTRA
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O
¿SE EJERCIÓ LA TOTALIDADDEL RECURSO?
NO
SI
VERIFICA
FORMATO DEREINTEGRO DEFONDOS
O
4
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS TIPOCOMPROBACIÓN
O-1
SIAFEV
RECEPCIONA E IMPRIME
DETALLE DEORDEN DECOMPRA
O-1SOLICITUD
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACTUALIZADA
O-1
RECABA FIRMAS
JEFE DEL DEPTO. DEREC. FINANC. Y
TITULAR U.A.
OFICIO
1DETALLE DEORDEN DECOMPRA
1SOLICITUD
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACTUALIZADA
1
OFICIO
ODETALLE DEORDEN DECOMPRA
OSOLICITUD
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACTUALIZADA
O
ELABORA, ENVÍA YRECABA SELLO
SEFIPLAN
DOCUMENTACIÓNCOMPROBATORIA
O RELACIÓN DESCRTSC Y SCRTC
1
RELACIÓN DE SCRTSC YSCRTC
O SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOSTIPO SOLICITUD
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TIPO
ELABORA, ENVÍA YRECABA ACUSE
OFICINA DECONTABILIDAD
SUJETO ACOMPROBAR
O-1COMPROBACIÓN
O-1
FIN
3
4
C
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
89
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Afectación presupuestal por servicios básicos
Periódica
Validar que los cargos correspondientes a servicios básicos correspondan a las UnidadesPresupuestales y se encuentren apegados a los Lineamientos de Austeridad correspondientes.
Los recibos de energía eléctrica, teléfono convencional e internet serán considerados como Facturas deServicios Básicos.
ü La Unidad Administrativa recibirá de las diferentes Unidades Presupuestales del Sector los requerimientos deestos servicios y analizará si es necesario dicho requerimiento.
ü La Unidad Administrativa debe solicitar la aprobación de la Secretaría de Finanzas y Planeación cuando serequiera la contratación de líneas telefónicas o cualquier otro servicio de los antes mencionados, justificándoloplenamente.
ü Las Facturas de Servicios Básicos serán entregadas por la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales de la Secretaría de Finanzas y Planeación.
ü La Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación realizará la transferencia o en su caso la emisión delCheque, de acuerdo a los convenios establecidos en las compañías que presten el servicio.
ü Los pagos generados por los servicios básicos, deben efectuarse de acuerdo a los Lineamientos derivados delPrograma Integral de Austeridad, Disciplina, Transparencia y Eficiente Administración de los RecursosPúblicos por parte de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano deVeracruz de Ignacio de la Llave.
ü La Unidad Administrativa notificará los montos afectados por pago directo a la Secretaría de Finanzas y Planeaciónmediante Listado y Oficio.
ü Para los cargos de Teléfonos de México en cuenta maestra se deberá accesar a internet donde se buscarán losmovimientos efectuados correspondientes al mes anterior al presente y clasificarlo de acuerdo al padrón de cadaUnidad Presupuestal.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
90 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
1
2
2A
2A.1
2A.2
3
4
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación Oficio de Trámite de Servicios Básicosoriginal que contiene la afectación de servicios básicos mediante pago directocentral o pago directo normal con el Sopor te original y el Listado de Con-tratos original de Comisión Federal de Electricidad y Teléfonos de México (cuen-ta maestra) y de la Dirección General de Innovación Tecnológica de la Secreta-ría de Finanzas y Planeación, dichos documentos de Teléfonos de México (con-mutador de Palacio de Gobierno) vía electrónica.
Analiza el Soporte original y verifica que los cargos por servicios básicos seancorrectos y archiva de manera cronológica definitiva el Oficio de Trámite deServicios Básicos original junto con el Listado de Contratos original.
¿Son correctos los cargos por servicios básicos?
En caso de no ser correctos:Elabora Oficio de Aclaración en original y copia para la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios Generales, recaba acuse de recibido en lacopia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación copia del Oficio de Solicitud de Aclara-ción a la empresa que presta el servicio, misma que archiva de maneracronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de laSecretaría de Finanzas y Planeación mediante Oficio original, copia de laAclaración de la empresa que presta el servicio, documentos que archiva demanera cronológica definitiva.
Continua con la Actividad No. 3
En caso de ser correctos:Separa por Unidad Presupuestal y elabora Concentrado original de lo quecorresponde a cada una de ellas.
Verifica disponibilidad en cada una de las Unidades Presupuestales.
¿Cuenta con disponibilidad presupuestal?
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
91 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Cuentas porPagar
En caso de no contar con disponibilidad presupuestal:Elabora y envía Oficio de Notificación en original y copia a la UnidadPresupuestal informando la insuficiencia presupuestal para que realice lastransferencias y/o recalendarizaciones necesarias para cubrir dicho gasto, re-caba sello de recibido en la copia misma que archiva de manera cronológicadefinitiva.
Conecta con el procedimiento Trámite y Afectación Presupuestal por Transfe-rencias y/o Recalendarizaciones.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Programación y Presupuesto Notificación original dedisponibilidad presupuestal mismo que archiva de manera cronológica defini-tiva.
Continúa con la Actividad No. 5.
En caso de contar con disponibilidad presupuestal:Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruzen el apartado de Órdenes de Compra, registra la información del Concentra-do original y emite la Solicitud Comprobación de Recursos de Serviciosen original y el Detalle de Orden de Pago original, documentos que archivade manera cronológica definitiva junto con el Soporte original y el Concen-trado original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento Recepción de Solicitud Comprobación de Recur-sos.
4A
4A.1
5
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Afectación presupuestal por servicios básicos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
92
SOLICITUDCOMPROBACIÓN DERECURSOS
O
CONCENTRADO
O
LISTADOS DECONTRATOS
O
LISTADOS DECONTRATOS
O
¿CUENTA CONDISPONIBILIDAD?
SIAFEV /ÓRDENES DE
COMPRA
FIN
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS GENERALES YDIRECCIÓN DE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA DE SEFIPLAN
INICIO
SOPORTE
O
OFICIO DE TRÁMITE DESERVICIOS BÁSICOS
O
RECIBE
SOPORTE
O
SEPARA Y ELABORA
CONCENTRADO
O
VERIFICA DISPONIBILIDAD
SI
2ACCESA, REGISTRA E
IMPRIME
NO
1
ANALIZA Y VERIFICA
OFICIO DETRÁMITE DESERVICIOS
BÁSICOS
O
C
¿SON CORRECTOS LOSCARGOS?
OFICIO DEACLARACIÓN
1
OFICIO DEACLARACIÓN
O
NOELABORA Y ENVÍA
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALESDE SEFIPLAN
C
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALES YSERVICIOS GENERALES DE
SEFIPLAN
OFICIO DE SOLICITUDDE ACLARACIÓN A LAEMPRESA
1
RECIBE
C
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES DESEFIPLAN
OFICIO
O
RECIBE
C
ACLARACIÓN DELA EMPRESA
1
1
A
DETALLE DE LAORDEN DE PAGO
O SOPORTE
O
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN DE SOLICITUD COMPROBACIÓN DERECURSOS
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Afectación presupuestal por servicios básicos
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
93
OFICIO DENOTIFICACIÓN
1
ELABORA Y ENVÍA
OFICIO DENOTIFICACIÓN
O
UNIDADPRESUPUESTAL
RECIBE
NOTIFICACIÓN DEDISPONIBILIDADPRESUPUESTAL
O
OFICINA DEPROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
A
INSUFICIENCIAPRESUPUESTAL
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
TRÁMITE Y AFECTACIÓN PRESUPUESTAL PORTRANSFERENCIAS Y/O RECALENDARIZACIONES
2
C
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
94
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas detrabajo y objetivos establecidos por las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno.
Captura de avances mensuales del Programa Operativo Anual con Indicadores.
Mensual
La captura y seguimiento de los avances del Programa Operativo Anual con Indicadores, se realizará enapego a los Lineamientos que para tal efecto emitan la Secretaría de Finanzas y Planeación así como la ContraloríaGeneral del Estado.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
95 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Evaluación ySeguimiento
1
2
3
3A
4
5
Recibe de las Unidades Presupuestales mediante Oficio original el Reportede Avance de los Indicadores en original y archiva de manera cronológicadefinitiva el Oficio original.
Accesa al Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores y captura los datos del Reporte de Avance de los Indicadoresoriginal.
Emite del Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores un tanto del Reporte de Avance de los Indicadores porUnidad Presupuestal y valida contra el Repor te de Avance de losIndicadores original enviado por las Unidades Presupuestales a fin de detec-tar errores en la captura.
¿Es correcta la captura?
En caso de no ser correcta la captura:Accesa al Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores y captura el dato correcto del Reporte de Avance de losIndicadores.
Continúa con la Actividad No. 4
En caso de ser correcta la captura:Accesa al Sistema para la Captura de Avances del Programa Operativo Anualcon Indicadores y efectúa el cierre mensual del Programa Operativo Anual conIndicadores y emite en cuatro tantos el Reporte de Avance de los Indicadorespor Unidad Presupuestal del mes que corresponda.
Elabora Oficio en tres tantos y tres copias y distribuye un tanto del Oficio ydel Reporte de Avance de los Indicadores por Unidad Presupuestal parala Subsecretaría de Egresos de la SEFIPLAN, la Contraloría General y el Órga-no Interno de Control, recabando acuse de recibo en las copias del Oficiomismas que archiva de manera cronológica definitiva junto con un tanto delReporte de Avance de los Indicadores por Unidad Presupuestal y el Re-porte de Avance de los Indicadores original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Captura de avances mensuales del Programa Operativo Anual con Indicadores
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
96
INICIO
RECIBE
OFICIO
OREPORTE AVANCEDE INDICADORES
O
REPORTE AVANCEDE INDICADORES
O
SISTEMA PARA CAPTURADE AVANCES DEL POA
CON INDICADORES
ACCESA Y CAPTURA
EMITE Y VALIDA
REPORTE AVANCE DEINDICADORES PORUNIDAD PPTAL.
1TREPORTE AVANCEDE INDICADORES
O
REPORTE AVANCEDE INDICADORES
O
ACCESA Y CAPTURADATO CORRECTO
¿ES CORRECTA LACAPTURA?
NO
SI
1
REPORTE AVANCEDE INDICADORESPOR UNIDADPPTAL.
4T
ACCESA, EFECTÚACIERRE Y EMITE
ELABORA Y DISTRIBUYE
OFICIO
3T-3INDICADORESPOR
OFICIO
1, 2, 3
-SUBSECRETARÍA DE EGRESOS: 1T
-CONTRALORÍA GENERAL 1T
-ÓRGANO INTERNO DE CONTRO: 1T
FIN
1
UNIDADESPRESUPUESTALES
SISTEMA PARA CAPTURADE AVANCES DEL POA
CON INDICADORES
SISTEMA PARA CAPTURADE AVANCES DEL POA
CON INDICADORES
REPORTEAVANCE DE
UNIDAD PPTAL.
4T
REPORTEAVANCE DE
UNIDAD PPTAL.
4T
INDICADORESPOR
C
REPORTE AVANCEDE INDICADORES
O
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
97
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Contar con un Programa Operativo Anual con Indicadores que refleje la organización, ejecucióny autocontrol de la gestión pública para la consecución de los objetivos de los programas decada una de las unidades presupuestales de la Secretaría de Gobierno.
Las modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores a fin de apegarlo al Presupuesto de EgresosAutorizado del ejercicio se llevará a cabo conforme a las disposiciones que para tal efecto emita la Secretaría deFinanzas y Planeación.
En caso de existir modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores, éstas deberán remitirsemediante oficio dirigido al Titular de la Unidad Administrativa, acompañadas de la justificación y el soportedocumental correspondiente, el cual deberá ser entregado a más tardar el último día hábil de cada fin detrimestre.
Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores.
Trimestral
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
98 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Evaluación ySeguimiento
1
1A
2
3
Recibe de las Unidades Presupuestales mediante Oficio Solicitud original laPropuesta de Modificaciones original al Programa Operativo Anual conIndicadores para su análisis.
¿Cumple con los requisitos?
En caso de no cumplir con los requisitos:Elabora Oficio de Respuesta en original y copia y devuelve a la UnidadPresupuestal el Oficio Solicitud original y la Propuesta de Modificacionesoriginal, señalando los ajustes que deben realizarse, acusa de recibo en lacopia misma que archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de cumplir con los requisitos:Elabora Concentrado de Modificaciones al Programa Operativo Anual conIndicadores en cuatro tantos y Oficio en tres tantos y tres copias.
Distribuye un tanto del Oficio original y del Concentrado de Modificacio-nes al Programa Operativo Anual con Indicadores para la Subsecretaríade Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación, la Contraloría General yel Órgano Interno de Control, recaba acuse de recibido en las copias, mismasque archiva de manera cronológica definitiva junto con un tanto del Concen-trado de Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores,el Oficio Solicitud original y la Propuesta de Modificaciones original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Modificaciones al Programa Operativo Anual con Indicadores
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
99
OFICIO DERESPUESTA
1
OFICIO SOLICITUD
O PROPUESTA DEMODIFICACIONES
O
PROPUESTA DEMODIFICACIONES
O
INICIO
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO SOLICITUD
OPROPUESTA DEMODIFICACIONES
O
¿CUMPLE CON LOSREQUISITOS?
SI
UNIDADESPRESUPUESTALES
NO
ELABORA Y DEVUELVE
OFICIO DERESPUESTA
O
UNIDADPRESUPUESTAL
1
1
DISTRIBUYE
OFICIO
3T
OFICIO
1, 2 Y 3
FIN
C
ELABORA
CONCENTRADO DEMODIFICACIONES AL POACON INDICADORES
4T OFICIO
3T-3
CONCENTRADODE MODIFICAC.AL POA CON
INDICADORES
3T
CONCENTRADODE MODIFICAC.AL POA CON
INDICADORES
1T
-SUBSECRETARÍA DE EGRESOS: 1T-CONTRALORÍA GENERAL: 1T-ÓRGANO INTERNO DE CONTROL: 1T
C
OFICIOSOLICITUD
O
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
100
Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa
Oficina de DesarrolloOrganizacional
Unidad AdministrativaDepartamento deRecursos Financieros
RevisiónEmisión
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Procedimiento
Normas
Dar seguimiento a los procesos de auditoría practicados por los Órganos Fiscalizadores a laSecretaría de Gobierno así como integrar la solventación de observaciones y recomendacionesderivadas de dichos procesos.
Se entenderá por Auditoría todo proceso de fiscalización realizado por los entes fiscalizadores (ContraloríaGeneral, Órgano Interno de Control, Dirección General de Fiscalización de la Secretaría de Finanzas y Planeación,Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz, Servicio de Administración Tributaria, Secretaría de laFunción Pública así como el Órgano de Auditoría Superior de la Federación.
La integración de la Solventación de Observaciones y Recomendaciones derivadas de los procesos defiscalización, deberá apegarse a los plazos establecidos en la normativdad aplicable.
La Oficina de Evaluación y Seguimiento será el área encargada de integrar la Solventación de Observacio-nes y Recomendaciones derivadas de los procesos de fiscalización.
La Oficina de Evaluación y Seguimiento será el área encargada de custodiar las Actas Originales de Inicio,Reanudación y de Cierre de Auditoría.
La Oficina de Evaluación y Seguimiento será el área de Enlace de Información con los Departamentos de laUnidad Administrativa de la Secretaría de Gobierno así como de las Oficinas del Departamento de RecursosFinancieros.
Seguimiento de Auditoría y Solventación de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría.
Eventual
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
101 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del ente fiscalizador mediante Oficio original el Requerimiento deInformación original.
Analiza la información solicitada en el Requerimiento de Información origi-nal e identifica el(las) área(s) responsable(s) de dicha información.
Elabora Oficio de Solicitud de Información en original y copia , entrega eloriginal al área responsable y recaba acuse de recibido en la copia, mismaque archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio original y elRequerimiento de Información original.
Pasa el tiempo.
Recibe del área responsable Oficio de Respuesta original con la Documen-tación original solicitada por el ente fiscalizador y archiva de manera cronológicadefinitiva el Oficio de Respuesta.
Elabora Oficio de Entrega de Información en original y copia, entrega eloriginal al ente fiscalizador junto con la Documentación original y recabaacuse de recibido en la copia del Oficio de Entrega de Información, mismaque archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe el ente fiscalizador Oficio de Notificación de Observaciones y/oRecomendaciones original y Pliego de Observaciones y/o Recomenda-ciones original.
Analiza el Pliego de Observaciones y/o Recomendaciones e identifica el(las)área(s) a la(s) que corresponden.
Elabora Oficio de Solicitud de Solventación en original y copia, entrega eloriginal al área responsable y recaba acuse de recibido en la copia, mismaque archiva de manera cronológica definitiva junto con el Oficio de Notifica-ción de Observaciones y Recomendaciones original y el Pliego de Obser-vaciones y/o Recomendaciones original.
Pasa el tiempo.
Oficina de Evaluación ySeguimiento
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
102 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Recibe del área responsable Oficio de Solventación original y Solventaciónde Observaciones y/o Recomendaciones original y archiva el Oficio deSolventación original de manera cronológica definitiva.
Integra con la Solventación e Observaciones y/o Recomendaciones recibi-das del(as) área(s) responsable(s), el Documento de Solventación de Ob-servaciones y/o Recomendaciones original, folia y fotocopia dos tantos.
Elabora Oficio de Entrega de Solventación de Observaciones y/o Reco-mendaciones en original y copia y distribuye de la siguiente manera:
- Oficio de Entrega de Solventación de Observaciones y/o Recomenda-ciones original y Documento de Solventación de Observaciones y/o Re-comendaciones original al ente fiscalizador.- Copia del Documento de Solventación de Observaciones y/o Recomen-daciones al Titular de la Unidad Administrativa.- Copia del Oficio de Entrega de Solventación de Observaciones y/o Reco-mendaciones donde recaba acuse de recibido y copia del Documento deSolventación de Observaciones y/o Recomendaciones para su custodiadefinitiva en el archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
9
10
11
Oficina de Evaluación ySeguimiento
Manual Específico de Procedimientos
SECRETARÍA DE GOBIERNOUnidad Administrativa
Seguimiento de Auditoría y Solventación de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría
Vo.Bo,Unidad Administrativa
Revisión:Departamento de Recursos Financieros
Emisión:Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo OrganizacionalJunio 2010
Autorización:Secretaría de Gobierno
103
TITULAR DE LA UNIDADADMINISTRATIVA
ÓRGANO FISCALIZADOR
INICIO
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO
OREQUERIMIENTODE INFORMACIÓN
O
ENTEFISCALIZADOR
FIN
ANALIZA E IDENTIFICA
REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN
O
ELABORA Y ENTREGA
OFICIO DE SOLICITUDDE INFORMACIÓN
O
REQUERIMIENTODE INFORMACIÓN
O
OFICIO DESOLICITUD DEINFORMACIÓN
1
C
RECIBE
ÁREARESPONSABLE
OFICIO DERESPUESTA
O DOCUMENTACIÓN
O
ELABORA, ENTREGAY RECABA ACUSE
OFICIO DE ENTREGADE INFORMACIÓN
O DOCUMENTACIÓN
O
C
OFICIO DEENTREGA DEINFORMACIÓN
1
ENTE FISCALIZADOR
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO DE NOTIFICACIÓNDE OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O PLIEGO DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
ENTEFISCALIZADOR
ANALIZA E IDENTIFICA
PLIEGO DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
ELABORA, ENTREGAY RECABA ACUSE
OFICIO DE SOLICITUDDE SOLVENTACIÓN
O
OFICIO DENOTIFICACIÓN DE
OFICIO DESOLICITUD DEOBSERVACIÓN
1
C
OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
PLIEGO DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
ÁREA RESPONSABLE
C
RECIBE
OFICIO DESOLVENTACIÓN
O
SOLVENTACIÓN DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
INTEGRA, FOLIA YFOTOCOPIA
DOCUMENTO DESOLVENTACIÓN DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O-2
ELABORA Y DISTRIBUYE
OFICIO DE ENTREGA DESOLVENTACIÓN DEOBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
C
DOCUMENTO DESOLVENTACIÓN DE
OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
O
OFICIO ENTREGA DESOLV. OBSERV. Y/ORECOMEND.
1
DOCUMENTO DESOLVENTACIÓN DE
OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
2
DOCUMENTO DESOLVENTACIÓN DE
OBSERVACIONES Y/ORECOMENDACIONES
1
ÁREA RESPONSABLE
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
V. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Autorizó
LIC. REYNALDO G. ESCOBAR PÈREZSECRETARIO DE GOBIERNO
Emitió
C.P. RUFINO DE JESÚS RIVERA TEJEDAJEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS
Reviso
C.P. JOSÉ LUIS GUERRERO VÁZQUEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS FINANCIEROS
Top Related