Sistemas de Gestión: Objetivo y estructura.
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Jornada: Claves de las ISO 30300 para profesionales de la gestión de documentos.
Madrid, 21 de Mayo de 2012
AENOR
Índice
• AENOR
• Qué es un Sistema de Gestión (SG)
• Las normas ISO, modelos de SG
• Características de los modelos ISO
• Principios de los SG
• Estructura de un SG
• Estructura documental clásica
• La UNE 30301 aplicable a
• UNE 30301 aplicable para
• Relaciones
• La certificación
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AENOR
AENOR
• Organización privada, independiente y sin ánimo de lucro, reconocida en los ámbitos nacional, comunitario e internacional
• Actividades multisectoriales de N+C
• Veintiún centros operativos en España, además de México, Chile, Italia, Portugal, Brasil, El Salvador, Perú y Bulgaria
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AENOR
AENOR. Misión
• Contribuir mediante el desarrollo de las actividades de N+C a mejorar la calidad de las empresas, sus productos y servicios, proteger el medio ambiente y con ello lograr:
El bienestar de la sociedad
Entidad designada por el Ministerio de Industria y Energía (R.D. 1614/1985), como entidad para desarrollar las actividades de N+C. Reconocida como Organismo de Normalización y para actuar como Entidad de Certificación (R.D. 2200/1995)
Normalización, Difusión e Información, Certificación, Formación, Publicaciones
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AENOR
AENOR. Normalización
AENOR elabora normas técnicas españolas, asegurando la participación de todas las partes interesadas, e impulsando la aportación española en la elaboración de las normas europeas e internacionales.
Miembro español de los organismos de normalización Internacionales, Europeos y Americanos
norma española
UNE 147103
Febrero 2001
TÍTULO Planificación y gestión de las áreas y parques de juego al aire
libre
Outdoor playgrounds planning and management.
Planification et management des parcs des jeux à plain air.
CORRESPONDENCIA
OBSERVACIONES
ANTECEDENTES Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico AEN/CTN 147 Deportes, Campos
de Juego y otros Equipos de Recreo cuya Secretaría desempeña AENOR.
Editada e impresa por AENOR Depósito legal: M 4524:2011
LAS OBSERVACIONES A ESTE DOCUMENTO HAN DE DIRIGIRSE A:
12 Páginas
AENOR 2011 Reproducción prohibida
C Génova, 6 28004 MADRID-España
Teléfono 91 432 60 00 Fax 91 310 40 32
Grupo 6
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AENOR
AENOR Certificación: Sistemas, Productos
• Acreditado por la entidad nacional de acreditación (ENAC) para todos los CNAE en Sistemas de Calidad (ISO 9000), Sistemas de Gestión Medio Ambiental (ISO 14000), SG de Seguridad de la Información (ISO 27001).
• Organismo autorizado por el Ministerio de Trabajo para realizar la certificación de Prevención de Riesgos Laborales (APRL) y estándar OHSAS 18001:2007
• Miembro español de IQNet
Más de 25 000 certificados de Empresa Registrada en todos los campos de la industria y el sector servicios;
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AENOR
• Gestión de la Calidad ISO 9001. • Evaluación del Sello de Excelencia EFQM • Gestión de la Calidad en el Sector de la Automoción. UNE-ISO/TS 16949 • Gestión de la Calidad en el Sector Aeroespacial. UNE-EN 9100 • Gestión de Servicios de Tecnologías de la Información ISO 20000 • Mejora de la calidad de los procesos de desarrollo de software ISO 15504
• Sistema de Gestión de la Calidad para productos sanitarios UNE-EN ISO 13485 • Directrices para la Mejora Continua del desempeño - ISO 9004 (UNE 66174). • Auditorías de calidad de servicio y facturación en el Sector Telecomunicaciones. • Sistemas de Gestión de I+D+I
Calidad
• Gestión Ambiental ISO 14001 • Verificación Medioambiental - EMAS • Ecodiseño. UNE 150301:2003 (ECODISEÑO) • Gestión Forestal Sostenible
Medio Ambiente
• Certificación OHSAS 18001 • Auditoría Reglamentaria de Gestión de Riesgos Laborales. • Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001
Seguridad
• Validación del Informe de Análisis y Evaluación de Riesgos Medioambientales • Validación de Memorias de Sostenibilidad • Accesibilidad Global
Responsabilidad Social
AENOR. Certificación de sistemas …
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AENOR
Qué es un Sistema de Gestión (SG)?
UNE-ISO30300:
Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.
Nota1: Un SG puede orientarse a una o varias disciplinas.
Nota2: Los elementos de un SG incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, le ejecución, etc.
Nota3: El alcance de un SG puede incluir a toda la organización, a funciones o secciones específicas e identificadas de la misma, o a una o más funciones transversales de un grupo de organizaciones.
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SG para los Documentos (SGD):
SG para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos
AENOR
Está constituido por, • Política y objetivos; • La organización interna (los
recursos, la estructura organizativa, los procesos, los materiales, la información y los documentos);
• Los resultados.
Y se desarrolla en un entorno (legal, social, cultural, económico, empresarial).
Es decir, un SG
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Política
AENOR
Las normas ISO, modelos de SG
• SG Calidad: UNE-EN ISO 9001 • SG Medio Ambiente: UNE-EN ISO 14001 • SG Seguridad Información: UNE-EN ISO 27001 • SG para los Documentos: UNE-ISO 30301 • … Normas de apoyo • Directrices para la gestión de documentos: UNE-ISO 15489-2
(UNE-ISO 15489-1 Generalidades) • Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de
documentos: UNE-ISO/TR 26122 • Directrices para auditorías de los SG: UNE-EN ISO 19011 • … Para la certificación acreditada • Requisitos para las entidades de certificación de SG: ISO/IEC
17021:2011 • Requisitos para los organismos de acreditación: UNE-EN
ISO/IEC 17011:2004
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AENOR
Características de los modelos ISO
• Basados en la experiencia, y establecidos por consenso.
• Reconocimiento internacional. • Enfoque y principios comunes. • Requisitos compartidos de SG. • Basados en ciclo PDCA de mejora continua, y
en procesos.
• Integrables.
• Certificables – entidades acreditadas (Infraestructura para la Calidad y la Seguridad Industrial).
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AENOR
Principios de los SG
a) Enfoque al cliente y a otras partes interesadas.
b) Liderazgo y responsabilidad. c) Toma de decisiones basada en hechos
/ evidencias. d) Implicación del personal. e) Enfoque basado en procesos. f) Enfoque de sistema para la gestión. g) Mejora continua. h) Relaciones mutuamente beneficiosas
con el proveedor.
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AENOR
Estructura de un SG, de la calidad
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AENOR
Estructura de un SG, para los Documentos
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AENOR
PROCEDIMIENTO
MANUAL DE CALIDAD
Manual del SG Política y Objetivos
Documentación organizativa, Procedimientos
Instrucciones técnicas, especificaciones, guías, manuales de equipos, …
Registros
Estructura documental clásica
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AENOR
UNE 30301 aplicable a
Un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) que,
• se puede establecer en una organización de todo tipo y tamaño o en un conjunto de organizaciones que comparten actividades de negocio.
• Compatible e integrable con otros SG.
“Preparada por ISO/TC 46/SC11 en el marco de las normas de sistemas de gestión para ser compatibles y compartir elementos y metodología con otras de estas normas.”
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AENOR
UNE 30301 aplicable para
• Establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades;
• Asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental; y
• Demostrar conformidad con esta Norma mediante:
– La realización de una auto-evaluación y una auto-declaración (Anexo C), o
– La confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización, o
– La certificación de su SGD por una organización externa.
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AENOR
Relaciones – gestión documental
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Guidelines-2
ISO 15489
Records
management
General-1
ISO TR
26122
Work
process
analysis for
records
ISO 13008
Digital records
conversion and
migration
process
ISO TR
13028
Implement-
ation
guidelines
for
digitization
of records
Normas e informes técnicos
relacionadosImplementación de procesos de gestión documental
Self assessment
method-3
Conceptual and
implementation
issues-2
ISO 23081
Metadata for
records.
Principles-1
ISO 30300
Management systems for
records - Fundamentals
and vocabulary
Requisitos
Fundamentos y
terminología
ISO 30301
Management systems for
records - Requirements
ISO 30302
Management systems for
records - Guidelines for
implementation
ISO 30303
Management systems for
records - Requirements for
bodies providing audit and
certification
DirectricesSoporte a los
elementos de la
estructura de alto nivel
ISO 30304
Management systems for
records - Assessment
guide
Normas de sistema de gestión
para los documentosMarco de gobernanza para los documentos
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ISO 16175
Principles and
functional
requirements for
records in
electronic office
environments-1
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AENOR
Relaciones – con otros SG
Descritas en el Anexo B, para algunos SG
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AENOR
Relaciones – Gestión y los SG
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SISTEMAS
OBJETIVOS
F
V f v
RESULTADOS
Organización Procedimientos
Procesos Recursos
CALIDAD (ISO 9001, ...)
OBJETIVOS
F
V f v
RESULTADOS
Organización Procedimientos
Procesos Recursos
GESTIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTOS
GESTIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTOS
AENOR
La certificación de su SGD
Acto por el que una tercera parte testifica que ha obtenido la adecuada confianza en la conformidad de un determinado producto, proceso o servicio, debidamente identificado, con una norma u otro documento normativo especificado.
Comprobación de que cumple con los requisitos especificados … en ISO 30301
Independencia, credibilidad
Cualificación, competencia
Metodología
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AENOR
Ventajas de la certificación
• Apoya enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del Responsable de gestión. Gestión normalizada, alineamiento de políticas, ahorro de costes, control
de riesgos, …
• Demuestra el cumplimiento de los requisitos (legales, negocio, otros).
• Auditores independientes y cualificados.
• Genera confianza / credibilidad interna y externa Clientes, empleados, accionistas / propietarios, administraciones /
jueces, …
• Imagen de empresa, marca y diferenciación. Novedoso.
• Contribuye a la mejora continua.
Otros servicios de AENOR (Revista, Aenornet, formación, publicaciones, normalización, CID, …)
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AENOR
El proceso de certificación
AUDITORÍA DEL SISTEMA
FASE II
AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO
(Anuales)
AUDITORÍAS DE RENOVACIÓN
(Cada tres años)
AUDITORÍA EXTRAORDINARIA
CONCESIÓN DEL
CERTIFICADO
PLAN DE ACCIONES CORRECTORAS
1 mes
VISITA PREVIA FASE I
ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN
FASE I
INFORME/s
INFORME
CUESTIONARIO PREVIO Y SOLICITUD
PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
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AENOR
Muchas gracias
José Angel Valderrama Antón Gerente Nuevas Tecnologías
AENOR:
C/ Génova, 6. 28004 Madrid - Tel. 914 32 60 00
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