Proyecto:Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster
PLAN DE COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO:
Desarrollo de Sistema Móvil de Gestión de Pedidos (SMGP) para la empresa King Monster.
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Plan de comunicaciones
CONTROL DE VERSIONES
CLAVE HECHA POR APROBADA POR FECHA
PCOM-DSMGP03José Antonio Lobato
FaríasVíctor Alfonso
Mondragón Chávez17-Mayo-12
PROPÓSITO:
Este documento nos permitirá determinar las necesidades de comunicación del Proyecto de Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster con todos los interesados del proyecto a lo largo del mismo.
ContenidoProcedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones...........................3
Formato de reuniones.......................................................................................................................................3
Formato de correos electrónicos.............................................................................................................3
Guías para documentación del proyecto...............................................................................................4
Codificación de los documentos...........................................................................................................4
Almacenamiento de los documentos.......................................................................................................4
Control de versiones.......................................................................................................................................5
Matriz de comunicaciones del proyecto SMGP...................................................................................8
Procedimiento para actualizar el plan de gestión de comunicaciones.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
La actualización del Plan de Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:
1. Identificación y clasificación de stakeholders.2. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.3. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.4. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Formato de reunionesLas reuniones deberán seguir las siguientes pautas:
1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los
participantes.3. Se debe emitir un Acta de Reunión (ver formato adjunto), la cual
se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de ellos).
Formato de correos electrónicosLos correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser:
1. Los enviados por el líder del proyecto con copia para los integrantes del equipo de trabajo.
2. Los enviados por el cliente tienen que ser reenviados al resto de los integrantes del equipo.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, deberán ser copiados en la carpeta común en dropbox que contiene las actualizaciones de los documentos, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.
Guías para documentación del proyecto
Codificación de los documentosLa codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Código del Proyecto= SMGPBBB = Abreviatura del Tipo de Documento= PGP, PCOM, WBS, etc.CCC = Versión del Documento= v1, v2, etc.DDD = Formato del Archivo docx, xslx, pdf, etc.
Almacenamiento de los documentos1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo tendrá
acceso a una carpeta que se encuentra alojada bajo el sistema de almacenamiento en la nube Dropbox con la estructura de los grupos de procesos establecidos en el PMBOK.
2. El Líder de proyecto deberá consolidar las versiones finales de la documentación generada durante la ejecución del proyecto, en un archivo final del proyecto, el cual será una carpeta con la Dropbox con la estructura de los grupos de procesos establecidos en el PMBOK, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto.
Control de versionesTodos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se hace insertando una cabecera estándar con el siguiente diseño:
CONTROL DE VERSIONES
CLAVE HECHA POR APROBADA POR FECHA
Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versión, quien emitió el documento, por quien fue aprobado y la fecha en la cual se realizo el documento.
Proyecto:Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
Desarrollo de Sistema Móvil de Gestión de Pedidos (SMGP) para la empresa King Monster.
NOMBRE DEL DOCUMENTO: Matriz de comunicaciones del proyecto
CONTROL DE VERSIONES
CLAVE HECHA POR APROBADA POR FECHA
MCOM-DSMGP03Vara portillo
LizbethMondragón Chávez Víctor
Alfonso17-Mayo-12
PROPÓSITO:
Este documento nos permitirá determinar las necesidades de comunicación del Proyecto de Desarrollo de sistema móvil de gestión de pedidos para la empresa King Monster con todos los interesados del proyecto a lo largo del mismo.
Matriz de comunicaciones del proyecto SMGP
Información Contenido Formato Nivel de detalle
Responsable
comunicación
Grupo receptor
Metodología
Frecuencia
Iniciación del proyecto
Datos y comunicación sobrela iniciación del proyecto
ProjectCharter
Alto José Lobato Farías
Sponsor Documento digital(docx)
Una sola vez
Iniciación del proyecto
Planificación detallada delProyecto: Alcance, Tiempo,Costo, Calidad, RRHH,Comunicaciones, Riesgos, yAdquisiciones
Plan de gestión de proyectos
Alto José Lobato Farías
Sponsor Documento digital(docx)
Una sola vez
Estado delProyecto
Estado Actual,Progreso, Problemas y pendientes
Reunión Alto José Lobato Farías
Sponsor Reunión con el Sponsor
Quincenal
Avances del proyecto
Estado del proyecto
Minutas, ajustes, notificaciones, comunicación interna.
alto José Lobato Farías
Sponsor Inspecciones
De 2 a 3 días
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