SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
VT SPUO 3000000772
MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL Y
PROTECCION DE LAS SUBESTACIONES DE EEB
EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP
VICEPRESIDENCIA DE TRANSMISIÓN
Bogotá D.C. Octubre de 2012
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SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS
VT SPUO 3000000772
SECCION 1: INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISISTOS
MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL Y PROTECCION DE LAS
SUBESTACIONES DE EEB
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TABLA DE CONTENIDO
SECCION I - INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS ............................................................ 4
1 DEFINICIONES .................................................................................................................................. 4 2 OBJETO ............................................................................................................................................... 4 3 ALCANCE DE LA OFERTA ............................................................................................................... 5 4 NATURALEZA DE LA SOLICITUD .................................................................................................. 5 5 RÉGIMEN JURÍDICO......................................................................................................................... 5 6 LOS OFERENTES .............................................................................................................................. 6 7 REGLAS ESPECIALES PARA OFERENTES EXTRANJEROS .................................................. 6 8 IDIOMA ................................................................................................................................................. 7 9 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR ...................................................................... 7 10 CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD PARA
CONTRATAR CON LA EMPRESA ........................................................................................................... 7 11 MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES ............................................................................ 8 12 SUBCONTRATISTAS ................................................................................................................... 8 13 VISITA AL SITIO DE LAS OBRAS: .............................................................................................. 9 14 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA ....................................................................10 15 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ........................................................................................10 16 PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS ........................................................11 17 PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ........................12 18 DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA ........................................................................12 19 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES ...................................................................................12 20 DESVIACIONES Y EXCEPCIONES ..........................................................................................13 21 OFERTAS ALTERNATIVAS ........................................................................................................13 22 MODALIDAD DE COTIZACIÓN ..................................................................................................13 23 CAUSALES DE RECHAZO .........................................................................................................14 24 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO ..............................................................................................15 25 CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ....................................................................15 26 RESERVAS ESPECIALES ..........................................................................................................24 27 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ......................................................................................24 28 PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA ..........................................................24
SECCION II - ESPECIFICACIONES DE LOS BIENES A SUMINISTRAR ..........................................25
SECCION III - CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS .....................................................25
SECCIÓN IV - PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS
...........................................................................................................................................................................25
SECCIÓN V - MODELO DE MINUTA .........................................................................................................25
ANEXOS ..........................................................................................................................................................25
FORMULARIOS .............................................................................................................................................25
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SECCION I - INSTRUCCIONES GENERALES Y REQUISITOS
1 DEFINICIONES:
Los siguientes términos, tendrán para efectos de este DOCUMENTO, el
significado que se define a continuación:
CONTRATISTA: Calidad del OFERENTE seleccionado una vez suscribe el
CONTRATO.
CONTRATO: Acuerdo perfeccionado como producto del PROCESO.
DOCUMENTO DE SOLICITUD: Documento mediante el cual la empresa
establece los requisitos y condiciones del proceso contractual, así como la
metodología aplicable para la evaluación de las ofertas que se presenten
durante el mismo. Este incluye sus adendas y demás comunicaciones que
produzca LA EMPRESA en desarrollo del PROCESO.
DDP: Delivered Duty Paid según Incoterms 2000 de la Cámara de Comercio
Internacional – ICC y las condiciones específicas estipuladas por la Empresa.
EMPRESA: Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP.
OFERTA: Propuesta presentada por el OFERENTE en atención a la solicitud
contenida en el DOCUMENTO.
OFERENTE: Personas jurídicas, nacionales o extranjeras, que presenten
oferta de manera individual o conjunta mediante consorcio, o cualquier otra
forma de asociación habilitada para presentar OFERTAS y aceptada por LA
EMPRESA para este PROCESO.
PROCESO: Etapas previstas en EL DOCUMENTO DE SOLICITUD para la
selección de un OFERENTE o CONTRATISTA, incluidos los trámites
contractuales internos de LA EMPRESA.
2 OBJETO: LA EMPRESA, se encuentra interesada en recibir OFERTAS
comerciales para el diseño, suministro, fabricación, pruebas en fábrica, instalación,
pruebas en sitio y puesta en servicio de los equipos y sistemas requeridos para
modernizar los sistemas de control y protección de nueve (9) subestaciones de la
Empresa de Energía de Bogotá ubicadas en la zona centro del país.
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3 ALCANCE DE LA OFERTA: El alcance incluye el diseño, ingeniería básica,
ingeniería de detalle, suministro, fabricación, programación, pruebas en fábrica,
cargue, transporte, descargue, instalación, pruebas en sitio, puesta en servicio,
capacitación y garantía de los equipos y sistemas asociados para la
modernización de los sistemas de control y protección de las subestaciones Circo,
San Mateo, El Paraiso, La Guaca, Tunal, Balsillas, Noroeste La Mesa, Guavio así
como los Servicios Auxiliares y Obras Civiles para las subestaciones Tunal,
Balsillas, Noroeste.
4 NATURALEZA DE LA SOLICITUD: LA SOLICITUD y EL PROCESO no
constituyen oferta comercial ni obligan a LA EMPRESA a aceptar LAS OFERTAS
recibidas ni a suscribir contratos con LOS OFERENTES. Los gastos en que
incurran los Oferentes en la preparación de las ofertas serán a cargo de los
mismos y la Empresa por ningún motivo será responsable de dichos gastos. De
igual manera advierte que la Empresa no responderá frente a los Oferentes
vencidos o no favorecidos.
5 RÉGIMEN JURÍDICO: LA SOLICITUD, EL PROCESO, LA OFERTA y EL
CONTRATO, se rigen por los Códigos Civil y de Comercio, Estatuto de
Contratación y el Manual de Interventoría de LA EMPRESA, las Políticas
corporativas emitidas por la Empresa de Energía de Bogotá y los diez principios
universales del Pacto Global de las Naciones Unidas suscritos por EEB que están
reunidos en las áreas de: derechos humanos, derechos laborales, respeto al
medio ambiente y principios de anticorrupción, de acuerdo con la legislación
vigente y/o con lo establecido por el Sistema Integrado de Gestión de la Empresa
de Energía de Bogotá, (documentos que se encuentran publicados en la página
web de la Empresa www.eeb.com.co), así como por las disposiciones especiales
que les sean aplicables por la naturaleza de la actividad de LA EMPRESA.
LOS OFERENTES, deberán someterse a las leyes colombianas vigentes durante
EL PROCESO y la ejecución del CONTRATO, en los aspectos laborales, de
ingeniería, tributarios, cambiarios, de industria y comercio, de importación y
exportación, de transportes, construcción, ambientales, de seguridad y de salud
ocupacional y en general en la legislación que le sea aplicable, en relación con las
actividades ejecutadas en Colombia.
LA OFERTAS presentadas por LOS OFERENTES, se regirán por los términos
del artículo 845 y siguientes del Código de Comercio Colombiano y demás normas
concordantes.
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6 LOS OFERENTES: Podrán presentar oferta las personas jurídicas
nacionales y extranjeras que para el efecto deberán acreditar su existencia y
representación legal con el certificado de la cámara de comercio correspondiente
cuya expedición a la fecha de presentación de LA OFERTA no podrá ser superior
a tres (3) meses. En el caso de las personas jurídicas extranjeras se debe anexar
el documento equivalente expedido por la autoridad competente.
Así mismo debe acreditar que su duración no será inferior al plazo de ejecución de
LA OFERTA o CONTRATO, más la vigencia de la garantía de mayor duración
pactada en EL CONTRATO.
En caso de ser necesario, debe acreditar la autorización al representante legal por
parte de Junta Directiva o Junta de Socios para comprometer a la sociedad por el
valor de LA OFERTA.
7 REGLAS ESPECIALES PARA OFERENTES EXTRANJEROS: En los
términos del artículo 48 del Código de Procedimiento Civil, LOS OFERENTES
extranjeros deberán constituir apoderado en Colombia con capacidad para
presentar la OFERTA, suscribir el contrato y todos los documentos necesarios
para tal efecto y representarlos judicialmente y extrajudicialmente. El poder deberá
cumplir los requisitos establecidos en el numeral 9 de la sección I de la presente
solicitud.
Adicionalmente se debe adjuntar el certificado otorgado por EL OFERENTE, en el
que se manifieste concretamente que todas las actuaciones de su representante o
agente lo comprometen y obligan directamente.
Lo anterior aplica siempre y cuando el oferente sea una persona jurídica extranjera
de derecho privado con domicilio en el exterior que establezca negocios
permanentes en Colombia.
De conformidad con lo establecido en el artículo 474 del Código de Comercio se
entienden por actividades permanentes, entre otras la de intervenir como contrista
en la ejecución de obras o en la prestación de servicios.
Los OFERENTES extranjeros deberán informarse por si mismos sobre los
requisitos legales para operar en Colombia y estar preparados para llevar a cabo
los trámites necesarios para cumplir estos requisitos. De igual forma deben
informarse sobre el régimen vigente en Colombia para el cambio de moneda y
sobre las disposiciones legales concernientes a la importación de capitales,
exportación de utilidades, impuestos, etc.
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8 IDIOMA: El idioma oficial del PROCESO, EL CONTRATO y la totalidad de
las comunicaciones en desarrollo de los mismos es el español. LA EMPRESA
autorizará expresamente la presentación de documentos en idioma diferente,
previa solicitud del OFERENTE.
La información técnica a que hace referencia la Sección II de este documento
relativa a catálogos e información de los equipos, se puede presentar en inglés.
9 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR: Los poderes otorgados
fuera de Colombia deberán estar legalizados ante el Consulado colombiano
competente y refrendados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de
Colombia, y deberán estar en español si este es el idioma del país donde se
otorgan o traducidos oficialmente en caso contrario.
Los documentos emitidos por autoridad competente de un país miembro del
Convenio de La Haya de 1961, requerirán únicamente la apostilla como
mecanismo de legalización, de conformidad con lo establecido en la Ley 455 de
1998 y las demás normas que la adicionen, modifiquen o complementen.
Sin perjuicio de los anteriores trámites, los documentos, salvo los que sean
técnicos, producidos en idioma diferente al español deberán ser traducidos al
español por traductor oficial debidamente acreditado ante el Ministerio de
Relaciones Exteriores de Colombia. Para empresas internacionales, se aceptará
en principio copia de los documentos que acrediten la información legal, financiera
y comercial, así como traducciones no oficiales. En caso de ser seleccionadas, las
firmas se obligan a entregar a LA EMPRESA la documentación debidamente
certificada, legalizada y traducida oficialmente.
10 CAUSALES DE INHABILIDAD, IMPEDIMENTO O INCOMPATIBILIDAD
PARA CONTRATAR CON LA EMPRESA: En ningún caso LA EMPRESA
aceptará ofertas ni suscribirá CONTRATOS, con personas que se encuentren
incursas en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento
establecidas en el Estatuto de Contratación de la EMPRESA o la Ley.
Los oferentes no podrán hacer uso de información privilegiada, acto de
competencia desleal o conflicto de interés.
Si al OFERENTE le sobreviniere alguna de las inhabilidades, incompatibilidades o
impedimentos establecidos en la Ley o en el Estatuto de Contratación de la
Empresa (el cual manifiesta conocer), deberá renunciar a los derechos surgidos
de su participación en el proceso de selección de la Solicitud.
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11 MANIFESTACIONES DE LOS OFERENTES: Será obligación de los
OFERENTES la manifestación expresa y por escrito en LA OFERTA sobre:
No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, impedimento o
incompatibilidad que le impidan contratar con LA EMPRESA.
De igual manera deberá manifestar que la firma no está impedida para contratar
con la empresa por situaciones de relaciones comerciales o de parentesco con
quienes ostentan la calidad de administradores de la empresa.
Los procesales judiciales en curso en los cuales el oferente se encuentre
vinculado en calidad de demandante o demandado respecto de las empresas que
conforman el grupo energía de Bogotá (Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP,
Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP TGI, Distribuidora Eléctrica de
Cundinamarca S.A. ESP DECSA, Transportadora de Centroamérica S.A.
TRECSA, CALIDDA Gas Natural de Lima y Callao, CONTUGAS PERU S.A.C., y
Empresa de Energía de Cundinamarca S.A. ESP EEC).
Los incumplimientos o sanciones que le hayan sido impuestos o declarados
judicial y administrativamente con ocasión de su actividad contractual en los
últimos cinco (5) años.
No encontrarse en las listas OFAC (Clinton) y ONU; así mismo debe manifestar,
en caso de tratarse de personas jurídicas, que sus miembros de junta directiva o
junta de socios, sus representantes legales o revisor fiscal, tampoco se
encuentren en dichas listas.
La existencia de procesos judiciales en curso en los cuales se encuentre EL
OFERENTE en calidad de demandante o demandado respecto de alguna de las
empresas del Grupo Energía de Bogotá, así como los incumplimientos declarados
y las sanciones impuestas (diferentes a las caducidades) serán objeto de
evaluación, pero por sí mismas no impedirán la celebración del contrato. De
acuerdo con lo anterior, LA EMPRESA se reserva el derecho de suscribir o no el
contrato correspondiente.
12 SUBCONTRATISTAS: Si EL OFERENTE desea subcontratar la ejecución
de alguna de las actividades o trabajos propios del CONTRATO, deberá consignar
en LA OFERTA la actividad o trabajo que subcontrataría y la información del
subcontratista.
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En el Formulario correspondiente de LA OFERTA, EL OFERENTE deberá indicar
el nombre y la dirección de las personas naturales o jurídicas propuestas en
calidad de subcontratistas.
El OFERENTE no podrá subcontratar ninguna de las actividades o trabajos
previstos en el alcance del DOCUMENTO, sin la autorización previa de LA
EMPRESA. La autorización para subcontratar, en ningún caso exonera de
responsabilidad al OFERENTE.
El OFERENTE será contractualmente responsable por la totalidad de las
actividades previstas en EL CONTRATO y será el único responsable por los
subcontratos a todo nivel.
Entre los subcontratistas y LA EMPRESA no existirá ningún vínculo de carácter
contractual o laboral.
Los subcontratistas aceptados por LA EMPRESA, sólo podrán ser modificados
por EL OFERENTE previo consentimiento por escrito de la misma.
El Contratista deberá proceder a terminar el subcontrato si en el curso del trabajo
LA EMPRESA encuentra que el subcontratista es incompetente o inconveniente
para los intereses de LA EMPRESA y deberá adelantar todas las acciones
necesarias para continuar con los trabajos para el cumplimiento del plazo del
contrato, en caso de requerirse una nueva subcontratación, ésta deberá ser
previamente aprobada por LA EMPRESA.
13 VISITA AL SITIO DE LAS OBRAS: La visita deberá ser realizada por
cuenta y riesgo de los Oferentes, los costos asociados a transporte, alojamiento,
manutención y los riesgos inherentes a las mismas estarán a su cargo. El
Contratista podrá realizar, a su costo y riesgo, las visitas adicionales que
considere necesarias, previa coordinación con el área responsable de la EEB.
El objetivo de la visita es que los Oferentes se informen completamente sobre
todas las condiciones topográficas, ambientales, de acceso, de suministro, de
transporte de materiales, instalación (montaje y desmontaje según aplique),
pruebas, puesta en servicio y sobre todas las demás condiciones que puedan
influir o afectar el dimensionamiento de los suministros, su costo, plazo de entrega
y en general, sobre todas las condiciones del sitio que puedan afectar o influir en
el alcance de la oferta.
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LA EMPRESA tiene programada una visita a la infraestructura donde se instalaran
los equipos a adquirir. Esta visita es de carácter obligatorio y se realizará los días
7, 8 y 9 del mes de Noviembre del año 2012.
La identificación del personal que asistirá a la visita así como la del vehículo en el
que se desplazarán, deberá ser informada a LA EMPRESA mínimo con tres (3)
días de anticipación a la fecha prevista para la visita. El personal de los oferentes
deberá presentar el documento que acredite la afiliación al sistema de seguridad
social y riesgos profesionales.
14 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: En LAS OFERTAS, LOS
OFERENTES deberán constituir a su costa y a favor de “Empresa de Energía de
Bogotá S.A. ESP. NIT 899.999.082-3”, cualquiera de las siguientes garantías 1.
Póliza de seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, para
responder por la seriedad de LA OFERTA por una cuantía del 10% del valor de la
oferta y con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la
fecha de vencimiento del plazo para presentar LAS OFERTAS, acompañada en el
caso de la póliza de seguros del recibo de pago de la prima correspondiente y del
clausulado
El emisor de cualquiera de las garantías anteriormente mencionadas, deberá estar
legalmente autorizado para funcionar en Colombia.
En todo caso, el OFERENTE seleccionado se comprometerá a mantenerla vigente
hasta que se constituya y apruebe la garantía de cumplimiento del CONTRATO.
En el evento en que la garantía de seriedad de LA OFERTA sea una póliza de
seguro, deberá ser otorgada y suscrita por el tomador o afianzado en formato “A
favor de Empresas de Servicios Públicos”.
Los gastos que demande la expedición de esta garantía correrán por cuenta del
OFERENTE.
15 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Las secciones técnica y económica
de LA OFERTA se presentarán en sobres separados en original junto con dos (2)
copias en medio magnético (digital).
Las copias incluirán toda la información de la propuesta original. En caso de
discrepancias entre las copias y los originales de LAS OFERTAS, primarán estos
últimos sobre aquellas.
Cada sobre debe estar cerrado y rotulado de la siguiente forma:
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Nombre y número de la solicitud de LA OFERTA.
Nombre del OFERENTE y NIT.
Identificación del contenido del sobre
Todos los sobres deberán contener los documentos relacionados en la Sección 4
– Presentación y formularios, incluyendo las copias en medio magnéticas en CD,
de los archivos tipo Word y Excel de todos los Formularios de la Oferta. La
información que se presente en archivos tipo acrobat también deberá presentarse
en Word o Excel según sea el caso.
El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA TÉCNICA” deberá contener debidamente
foliados:
La carta de presentación suscrita por el representante legal o apoderado,
facultados para comprometer al OFERENTE.
LA OFERTA técnica y los anexos en ella relacionados.
Documentos que acrediten la existencia y representación legal del OFERENTE y
de sus integrantes.
Documentos que acrediten la información financiera y técnica descrita en esta
SOLICITUD.
La información que EL OFERENTE desee incluir.
El sobre marcado “ORIGINAL OFERTA ECONÓMICA” deberá contener
debidamente foliados:
El original completo de LA OFERTA económica.
La garantía de seriedad de LA OFERTA y la constancia del pago de la prima
respectiva.
16 PLAZO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS: LOS
OFERENTES entregarán LAS OFERTAS en la ventanilla de correspondencia de
LA EMPRESA, localizada en la Carrera 9 No. 73-44 de la ciudad de Bogotá, a
más tardar el día 10 de diciembre de 2012 a las 14:00, de lo cual se dejará
constancia con el sello del reloj de recibo de correspondencia de LA EMPRESA.
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El único sitio de recepción de las ofertas será la ventanilla de radicación de
correspondencia de la sede de la EEB en la carrera 9 No. 73-44.
17 PRORROGA DEL PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS
OFERTAS: Los plazos fijados en LA SOLICITUD podrán ser prorrogados por LA
EMPRESA antes del vencimiento, lo cual deberá informarse por medio escrito
como mínimo cinco (5) días hábiles en Colombia antes de la fecha máxima
establecida para la presentación de ofertas.
18 DIRECCIÓN PARA LA CORRESPONDENCIA: Toda la correspondencia
relativa al PROCESO deberá dirigirse de la siguiente manera:
EMPRESA DE ENERGÍA DE BOGOTÁ S.A. ESP.
Vicepresidencia de Transmisión
Identificación del nombre y número de la solicitud de OFERTAS
Dirección: Carrera 9 No. 73-44
Correo Electrónico: [email protected], [email protected]
Fax: (5-71) 3268087
Ciudad: Bogotá D.C
19 ACLARACIONES Y MODIFICACIONES: Si existen dudas sobre el
contenido y alcance del DOCUMENTO o se encuentran incongruencias, errores u
omisiones o si se requiere la modificación en el mismo, se deberá hacer la
correspondiente petición de aclaración por una sola vez y por escrito a LA
EMPRESA cinco (5) días hábiles en Colombia antes del plazo previsto para
presentar LAS OFERTAS.
LA EMPRESA contestará todas las solicitudes por medio escrito y remitirá copia
de las preguntas y respuestas a todos los demás OFERENTES. LA EMPRESA no
atenderá consultas personales ni telefónicas.
Durante el periodo de evaluación de LAS OFERTAS y por medio de comunicación
escrita, LA EMPRESA podrá solicitar aclaraciones o precisiones a LAS OFERTAS
presentadas o el envío de documentos complementarios.
LA EMPRESA aceptará las respuestas siempre y cuando las mismas no
impliquen modificaciones o adiciones a LA OFERTA inicial.
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20 DESVIACIONES Y EXCEPCIONES: LA EMPRESA se reserva el derecho
de aceptar o rechazar, total o parcialmente, las desviaciones o excepciones de las
Ofertas, que hayan sido o no declaradas por el OFERENTE. Se considerarán
únicamente las desviaciones y excepciones contenidas en el formulario previsto
para ello.
En caso que LA EMPRESA guarde silencio, se entiende que se han rechazado.
21 OFERTAS ALTERNATIVAS: Los OFERENTES podrán ofrecer
adicionalmente bienes con especificaciones técnicas o calidades similares a las
exigidas por LA EMPRESA y presentar alternativas a las condiciones contenidas
en LA SOLICITUD, siempre que justifiquen su propuesta y la misma sea calificada
como idónea por LA EMPRESA.
LA EMPRESA se reserva el derecho de aceptar las ofertas alternativas, siempre y
cuando el oferente cumpla con los requisitos exigidos en la oferta básica, es decir
la solicitada con el presente documento.
22 MODALIDAD DE COTIZACIÓN: Los precios se cotizarán en pesos
colombianos o dólares de los Estados Unidos, exclusivamente. Para efectos de
evaluación de las ofertas, si se omite el precio de un determinado ítem y el mismo
no se puede calcular con los datos contenidos en la oferta, se tomará el precio
más alto que hayan ofrecido los demás Oferentes. Lo anterior, no implicará en
ningún caso que para la firma y ejecución del contrato se incrementen los precios
totales fijados por el Oferente en su oferta.
LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA el valor total del CONTRATO por la
completa ejecución del mismo, en los términos en que se haya pactado.
El valor señalado en la OFERTA será el único pago que haga LA EMPRESA al
CONTRATISTA y por lo tanto, cubre todos los costos necesarios para cumplir con
el objeto del contrato, incluyendo cualquier imprevisto que pudiera presentarse.
En LA OFERTA, EL OFERENTE deberá discriminar el IVA. De no discriminarse se
entenderá incluido.
En el evento en que LA OFERTA sea presentada en dólares de los Estados Unidos,
se hará el cálculo en moneda legal colombiana según la TRM del día de la
presentación de la misma para efectos de realizar la comparación económica de las
ofertas.
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22.1 BIENES OFRECIDOS DESDE EL EXTERIOR:
Cuando se ofrezcan bienes desde el exterior estos deben ser ofertados
incluyendo todos los servicios adicionales de transporte, nacionalización,
transporte local, desempaque, instalación, pruebas y puesta en servicio.
22.2 BIENES DE FABRICACIÓN LOCAL Y/O BIENES IMPORTADOS QUE SE
ENCUENTREN EN EL PAÍS:
Para bienes de fabricación local y/o bienes importados que se encuentren en el
país, los precios ofertados deben incluir todos los costos asociados incluyendo
diseño, costos de materia prima, fabricación, pruebas, empaque, transporte,
impuestos en el país de origen, pólizas, seguros, nacionalización, transporte local,
descargue, desempaque, instalación, pruebas y puesta en servicio. Así mismo, la
utilización de patentes, licencias, beneficio del Contratista y demás derechos
requeridos para la ejecución del contrato, estarán incluidas dentro del valor de los
bienes y servicios ofertados.
EL OFERENTE debe tener en cuenta que en el momento de la colocación del
contrato, la Empresa podrá aumentar o disminuir las cantidades bajo las mismas
condiciones de pago y plazo de entrega de la oferta. Los Oferentes deben en la
elaboración de sus propuestas, tener en cuenta este hecho a fin de que puedan
ofertar cantidades que realmente están en capacidad de suministrar, incluido un
posible aumento o reducción de hasta el diez por ciento (10%)
23 CAUSALES DE RECHAZO: Son causales para que una OFERTA no sea
considerada por LA EMPRESA:
Que EL OFERENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de
inhabilidad, incompatibilidad o impedimento previstas por la Ley o el Estatuto de
Contratación de LA EMPRESA. Así mismo que el oferente, los miembros de junta
directiva o junta de socios, los representantes legales o el revisor fiscal se
encuentren incluidos en las listas OFAC (Clinton) y/o ONU.
Que la carta de presentación de la oferta no se presenten o no se encuentren
suscritos por el representante legal o apoderado, facultados previamente para
comprometer al OFERENTE.
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Que no se anexe la garantía de seriedad de LA OFERTA o que la misma
presente defectos que EL OFERENTE no corrija dentro del plazo previsto para
ello por LA EMPRESA.
Que LA OFERTA se presente en un lugar diferente al determinado por la solicitud
de OFERTAS o extemporáneamente.
Que LA OFERTA presente deficiencias que no puedan ser aclaradas y que
impidan su comparación.
Que LA OFERTA sea presentada por un Consorcio ó Unión Temporal.
Que EL OFERENTE no subsane las observaciones realizadas por LA EMPRESA
dentro del plazo que ésta determine.
No asistir a la visita técnica programada por LA EMPRESA.
24 SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO: El OFERENTE seleccionado, deberá
firmar EL CONTRATO dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en
que le sea comunicada la aceptación de su OFERTA.
Durante este tiempo el CONTRATISTA deberá inscribirse en el registro de
proveedores de LA EMPRESA, sí aún no lo está, para lo cual deberá allegar entre
otros documentos el Registro Único Tributario – RUT.
Si el OFERENTE seleccionado, sin justa causa, no suscribe EL CONTRATO
dentro del término señalado, quedará a favor de LA EMPRESA, en calidad de
sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de LA
OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento
de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.
Lo anterior, sin perjuicio de que LA EMPRESA pueda firmar EL CONTRATO con
el segundo OFERENTE mejor calificado según las condiciones del DOCUMENTO
y en su defecto, con el que lo suceda en el orden de calificación correspondiente.
El CONTRATISTA deberá cumplir con los requisitos necesarios para comenzar a
ejecutar EL CONTRATO dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha
de su firma.
25 CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO:
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25.1 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo para la ejecución del
CONTRATO se estima en cuarenta y dos (42) meses, contados a partir de la
fecha en que LA EMPRESA imparta la orden de inicio.
25.2 ORDEN DE INICIO: La orden de inicio del CONTRATO se impartirá por
escrito de conformidad con lo establecido en el manual de interventoría de LA
EMPRESA.
LA EMPRESA no será responsable por ninguna actividad efectuada por el
CONTRATISTA con anterioridad a la fecha de inicio.
25.3 FORMA DE PAGO: Los pagos por concepto de la ejecución del
CONTRATO, se harán de acuerdo con el cumplimiento de los siguientes hitos
y en los porcentajes indicados, mediante giros directos a la cuenta bancaria
señalada por el Contratista. La Empresa cancelará las facturas
correspondientes dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.
Para cada hito cumplido se deberá realizar un informe de las diferentes
actividades realizadas, porcentaje de avance del contrato según cronograma,
facturación acumulada y tópicos relevantes.
(I) Anticipo: Una vez realizado el perfeccionamiento del contrato y se aprueben
las pólizas, LA EMPRESA pagará un Anticipo del veinte por ciento (20%)
del valor del Contrato, pagadero dentro de los treinta (30) días siguientes a
la fecha de radicación de la cuenta de cobro correspondiente acompañada
de los siguientes documentos: (a) El programa detallado de trabajo
aprobado por LA EMPRESA. (b) El programa de inversión del anticipo
aprobado por LA EMPRESA. (c) Copia de la garantía de correcto manejo
de anticipo aprobada por la EMPRESA.
(II) Para los Servicios y Suministros:
a. Primer Pago: Realización de pruebas en fábrica (FAT) en el sitio de
ensamble de tableros por parte de EL CONTRATISTA y aprobación por
parte de la EEB de las pruebas. LA EMPRESA pagará el cincuenta por
ciento (50%) del valor de la modernización de los sistemas de control y
protección de cada subestación que sea probada en fábrica. El valor
será pagadero dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de
radicación de la cuenta de cobro correspondiente acompañada de los
siguientes documentos: (a) Acta de realización de pruebas FAT de la
subestación aprobada por LA EMPRESA. (b) Protocolo de Pruebas FAT
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aprobado por LA EMPRESA. De este valor se descontará el veinte por
ciento (20%) por concepto de anticipo.
b. Segundo Pago: Realización del Montaje, Pruebas SAT y puesta en
servicio por parte de EL CONTRATISTA de la modernización de los
sistemas de control y protección. LA EMPRESA pagará el cuarenta por
ciento (40%) del valor de la modernización de los sistemas de control y
protección de cada subestación al finalizar las pruebas de puesta en
servicio correspondientes. El valor será pagadero dentro de los treinta
(30) días siguientes a la fecha de radicación de la respectiva cuenta de
cobro acompañada de los siguientes documentos: (a) Acta de
realización de pruebas SAT de la subestación aprobada por LA
EMPRESA. (b) Protocolo de Pruebas SAT aprobado por LA EMPRESA.
De este valor se descontará el veinte por ciento (20%) por concepto de
anticipo.
c. Pago final: Finalización de Prueba de Disponibilidad. LA EMPRESA pagará el diez por ciento (10%) del valor de la modernización de los sistemas de control y protección al cumplirse la prueba de disponibilidad de cada subestación. El valor será pagadero dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de radicación de la respectiva cuenta de cobro acompañada de los siguientes documentos: (a) Acta de Finalización de Prueba de Disponibilidad de la subestación debidamente aprobada por LA EMPRESA. De este valor se descontará el veinte por ciento (20%) por concepto de anticipo.
(III) Para Repuestos y Equipos: Entrega de todos los repuestos y equipos
incluidos en el Formulario 6 en el Almacén de LA EMPRESA ubicado en Guatavita, Cundinamarca. LA EMPRESA pagará realizará el pago del cien por ciento (100%) del valor de los Repuestos y Equipos, pagadero dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de radicación de la cuenta de cobro correspondiente acompañada de los siguientes documentos: (a) Acta de Entrega y Recibo emitida por LA EMPRESA. De este valor se descontará el veinte por ciento (20%) por concepto de anticipo.
25.4 LA EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por
concepto de retención en la fuente y los demás que procedan contractual y
legalmente.
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En el evento en que las cuentas o facturas sean presentadas en dólares de los
Estados Unidos, el pago se hará en pesos colombianos de acuerdo con la
TRM del día de radicación en las oficinas de LA EMPRESA de la factura o
cuenta de cobro respectiva.
25.5 GARANTÍAS Y SEGUROS DEL CONTRATO:
25.5.1 Garantías del CONTRATO: Las garantías podrán consistir en: 1. Póliza de
seguros 2. Fiducia Mercantil en Garantía 3. Garantía Bancaria, expedidas la
entidad o compañía correspondiente legalmente autorizada para funcionar
en Colombia. Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición
a su firma, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de LA
EMPRESA y entregar a ésta para su aprobación, las siguientes garantías
para responder por el cumplimiento de las obligaciones surgidas de dicho
CONTRATO.
a) Correcto manejo del anticipo: Para garantizar el buen manejo del
anticipo y su correcta inversión, por una cuantía equivalente al 100% de
su valor y por una vigencia igual al plazo del CONTRATO y tres (3)
meses más y en todo caso deberá mantenerse vigente hasta la
amortización del total del anticipo.
b) Cumplimiento: para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones
que surjan del CONTRATO, por una suma equivalente al veinte por
ciento (20%) del valor del CONTRATO, incluido IVA. Este amparo se
otorgará inicialmente por un término igual al plazo del CONTRATO y
tres (3) meses más y en todo caso deberá mantener su vigencia hasta la
liquidación del mismo.
c) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos: El valor
asegurado del 20% del valor del contrato y con una vigencia de dos (2)
años contados a partir del recibo a satisfacción de los mismos.
d) Pago de Salarios y Prestaciones Sociales: Por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato. Su vigencia deberá extenderse por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
e) Estabilidad de obra: Para garantizar que las obras civiles y el montaje objeto del contrato, en condiciones normales de uso, mantienen las especificaciones técnicas exigidas, no sufran deterioros que impidan su correcto funcionamiento y conserven la seguridad y la firmeza de su estructura; por un veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con
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una vigencia de tres (3) años, contados a partir de la suscripción del acta de entrega y recibo a satisfacción de las obras, suscrita por las partes.
Las garantías a que se refieren los literales a, b y d deben haberse
constituido por El CONTRATISTA y aprobado por LA EMPRESA para que
aquel pueda comenzar la ejecución del CONTRATO.
En el caso en que modificaciones del CONTRATO generen la necesidad de
ampliar la vigencia o el valor asegurado de las garantías solicitadas, EL
CONTRATISTA deberá presentar como requisito para la ejecución de los
mismos, las modificaciones de las garantías y los recibos de pago de las
primas correspondientes.
Serán de cargo del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para
efectos de la expedición de las garantías.
En las garantías deberá aparecer textualmente como beneficiaria: “Empresa
de Energía de Bogotá S.A. ESP”. Se debe expedir en formato “A favor de
Empresas de Servicios Públicos”. Todas las garantías deberán llevar anexo
el recibo de pago de la prima, y las condiciones, límites, excepciones y
deducibles de las mismas.
25.5.2 Pólizas de Seguro del CONTRATO: Las pólizas deben ser expedidas por
compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia.
Como requisito para la ejecución del CONTRATO, en adición a su firma, EL
CONTRATISTA deberá constituir a su costa, a favor de sí mismo y entregar
a LA EMPRESA para su aprobación, las siguientes pólizas:
a) Responsabilidad civil extracontractual: por el diez por ciento (10%) del valor del CONTRATO, para responder por los daños o perjuicios que se le puedan causar a LA EMPRESA o a terceros, por causa o con ocasión de la ejecución del CONTRATO, con vigencia igual al plazo de ejecución del contrato. EL CONTRATISTA deberá anexar copia del recibo de pago de la póliza. No obstante la cobertura del Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, queda claro y convenido que EL CONTRATISTA será responsable por la totalidad de los perjuicios que ocasione a terceros en el desarrollo de las actividades objeto del CONTRATO.
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La anterior póliza deberá ser constituida por EL CONTRATISTA y aprobada
por LA EMPRESA. EL CONTRATISTA se obliga a reponer el monto
amparado de las pólizas siempre que el mismo se disminuya o se agote por
cualquier siniestro, por mora o por incumplimiento parcial. Serán de cargo
del CONTRATISTA todos los gastos en que incurra para efectos de la
expedición de las garantías. Todas las pólizas deberán llevar anexo el
respectiva recibo de pago de la prima, y las condiciones, límites,
excepciones y deducibles de las mismas.
25.6 INTERESES:
En caso de mora en la cancelación de las facturas o documento de cobro
equivalentes, LA EMPRESA reconocerá una tasa equivalente al Interés
Bancario Corriente certificado por la Superintendencia Financiera de
Colombia para el período durante el cual se cause el atraso. En los contratos
en los cuales se pacte el pago en moneda extranjera la empresa reconocerá
la tasa libor de 3 meses por el periodo que se cause la mora.
El Contratista deberá efectuar los cálculos correspondientes y presentar a la
Empresa la factura respectiva, con los soportes que demuestren su
existencia, el período por el cual se cobra, y el Interés Bancario Corriente
aplicados según sea el caso.
25.7 INTERVENTORÍA:
LA EMPRESA verificará la ejecución y cumplimiento de los trabajos y
actividades del CONTRATISTA por medio del interventor que designe para
ese propósito. LA EMPRESA se reserva el derecho de contratar la
interventoría con personas naturales o jurídicas. El interventor será el
representante de LA EMPRESA, actuará como intermediario de las partes y
por su conducto se tramitarán todos los aspectos relativos al desarrollo y
vigilancia del CONTRATO.
El interventor ejecutará su labor de conformidad con lo previsto en el Manual
de Interventoría de LA EMPRESA, disponible para consulta a través de la
página WEB de la Empresa (www.eeb.com.co).
25.8 RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA:
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Correrán por cuenta de EL CONTRATISTA los daños que le sean imputables
durante el término de vigencia del CONTRATO por acción, omisión, operación,
error técnico, negligencia o descuido suyo o de cualquiera de quienes integran
su equipo de trabajo.
De acuerdo con lo previsto por los artículos 2341 y 2342 del Código Civil
Colombiano, también correrá por su cuenta cualquier reparación, ordenada
legal o judicialmente, por daño o perjuicio causado a un tercero o al personal de
la EMPRESA con ocasión de la ejecución del CONTRATO.
LA EMPRESA repetirá o podrá compensar las sumas de dinero que cancele
directamente por daños imputables al CONTRATISTA, incluidos los gastos y
costos ocasionados cuando así lo ordene una autoridad judicial o
administrativa.
25.9 ENTREGA Y/O RECIBO DE LOS BIENES SUMINISTRADOS: El
CONTRATISTA deberá haber cumplido a satisfacción el objeto del
CONTRATO a más tardar el último día del plazo de ejecución fijado para el
efecto. La certificación de cumplimiento definitivo será responsabilidad del
interventor y así constará en el Acta de Entrega y Recibo Final firmada por
las partes, junto con la relación de los bienes y servicios recibidos con cargo
al CONTRATO. En cualquier caso, será requisito para el pago del saldo
final, la aprobación de las pólizas que deba constituir El CONTRATISTA al
finalizar EL CONTRATO por exigencia de LA EMPRESA.
25.10 EMBALAJE Y TRANSPORTE
Todas las partes de los equipos deberán ser empacadas y manipuladas de
tal forma que se protejan de cualquier daño por golpes, deterioro por
corrosión o envejecimiento prematuro durante el transporte y
almacenamiento. El Contratista deberá reparar o reponer, sin costo adicional
para la Empresa, los elementos que resulten averiados por mal embalaje,
transporte o almacenamiento.
El material deberá embalarse utilizando estibas para piezas grandes y cajas
para piezas pequeñas.
El empaque tendrá la condición suficiente para proteger los suministros por
el tiempo programado desde la salida de fábrica hasta su instalación,
prevista a más tardar 3 meses después de su entrega.
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Las cajas deben ser en madera y lo suficientemente fuertes para resistir el
manipuleo, cargues y descargues, ser resistente a las condiciones de
humedad, corrosión, impactos y demás factores que se pueden presentar
durante el almacenamiento temporal, el manejo y el transporte desde el sitio
de fabricación hasta el sitio de instalación (varios cargues y descargues y
transportes marítimos y por carreteras y caminos no siempre pavimentados)
y estar debidamente cerradas y zunchadas.
Deberán ser claramente identificadas con el sitio de destino, tipo, cantidad y
elemento que contiene; así como el peso total y dimensiones, identificación
del cliente, número del contrato y demás detalles que se acuerden al definir
el pedido.
Cada caja debe llevar el listado de la lista de piezas que contiene. Esta lista
se colocará en el interior de la caja, dentro de un plástico que la proteja de la
humedad. Copia de este listado deberá también colocarse en el exterior de
la respectiva caja, dentro de un plástico impermeable grapado a las paredes
de la caja. Estas listas deben coincidir con las listas de empaque de los
despachos y deberán tener traducción al español.
Los repuestos deben empacarse en forma independiente en material que
sea resistente a largo período de almacenamiento. Cada caja debe ser
claramente identificable con el contenido y como material de repuesto.
25.11 NORMAS Y SISTEMAS DE UNIDADES
Las normas nacionales e internacionales para la fabricación, pruebas,
transporte, recepción, instalación y puesta en servicio de los distintos
suministros objetos de la Solicitud de Ofertas y que se detallan en la Sección
II – Condiciones particulares y especificaciones técnicas, formarán parte de
las especificaciones técnicas y se aplicará su última versión a menos que se
estipule cosa diferente.
En caso de que para la fabricación el Oferente se rija por normas distintas a
las mencionadas explícitamente en las especificaciones técnicas de la
Empresa, debe enviar con la propuesta una copia de tales normas las cuales
en todo caso deberán tener estándares superiores a los estipulados por la
Empresa. En caso de no aceptarse la norma propuesta, los materiales y
accesorios deben cumplir con las normas exigidas por la Empresa.
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El sistema de unidades para los propósitos de esta Solicitud de Ofertas será
el Sistema Internacional de Unidades – SI.
25.12 IMPUESTOS: En el valor de LA OFERTA y de las correspondientes
facturas cuando se esté ejecutando EL CONTRATO se debe discriminar el
IVA.
El IVA que debe facturar EL CONTRATISTA cuando pertenece al régimen
común será retenido por LA EMPRESA en el porcentaje vigente, establecido
por la ley para el efecto y el saldo será pagado con el valor de la
correspondiente factura, excepto en los casos en que el CONTRATISTA sea
agente retenedor del IVA. Si EL CONTRATISTA pertenece al régimen
simplificado, no debe facturar el IVA.
LA EMPRESA practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar en los
porcentajes que rijan al momento del pago por concepto de impuesto de
Industria y Comercio e impuesto sobre la renta, de acuerdo con las normas
vigentes a nivel distrital y nacional a menos que el CONTRATISTA acredite
ser autorretenedor mediante resolución de la DIAN, de lo cual se hará
manifestación expresa en la factura.
Si el CONTRATISTA no manifiesta en la factura, en forma escrita, la
resolución de la DIAN demostrando la calidad de autorretenedor, LA
EMPRESA efectuará al momento del pago, los descuentos por concepto de
retención en la fuente. Igualmente, LA EMPRESA practicará las retenciones
por el impuesto al valor agregado IVA, a menos que el CONTRATISTA esté
clasificado como gran contribuyente o agente retenedor del IVA, mediante
resolución de la DIAN.
25.13 PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El plazo para la
liquidación del CONTRATO es de tres (3) meses contados a partir de la
fecha de terminación del plazo estipulado para la ejecución del mismo.
25.14 AFILIACION AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL.
De conformidad con los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 y demás
normas que la complementen, adicionen o modifiquen, EL CONTRATISTA
deberá afiliar a todos los trabajadores que ocupe en la ejecución del
CONTRATO, al sistema de seguridad social integral, hecho que acreditará
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con la presentación de una certificación expedida por su contador, revisor
fiscal, o representante legal, según sea el caso, en el sentido de encontrarse
al día en el pago de salarios y aportes al sistema de seguridad social integral.
26 RESERVAS ESPECIALES: En la etapa de análisis de LAS OFERTAS y de
selección del CONTRATISTA, LA EMPRESA se reserva el derecho de
aceptar, total o parcialmente LAS OFERTAS o de no aceptar ninguna
OFERTA.
27 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Para efectos de presentación de la
Oferta, el Oferente deberá adjuntar la copia de la certificación del Sistema de
Gestión de la Calidad ISO 9000 versión 2000, expedida por un organismo de
certificación o de normalización reconocido como idóneo para el efecto, y
deberá estar vigente durante la ejecución del contrato.
En caso de que el oferente sea diferente del fabricante, se deberán adjuntar las
dos certificaciones.
28 PROCEDIMIENTO PARA ESCOGER CONTRATISTA. Se realizará siguiendo
la metodología establecida en la Sección III - Criterios y metodología de
evaluación de las ofertas, de esta Solicitud de Ofertas.
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Las siguientes secciones, anexos y formularios de la Solicitud Pública
de Ofertas VT-SPUO 3000000772 podrán obtenerse mediante
solicitud expresa a los correos electrónicos [email protected] ,
[email protected] ó [email protected]. Favor indicar en el
asunto del correo electrónico: “Solicitud Pública de Ofertas VT-SPUO
3000000772”:
SECCION II - ESPECIFICACIONES DE LOS BIENES A SUMINISTRAR
SECCION III - CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS
OFERTAS
SECCIÓN IV - PRESENTACIÓN Y FORMULARIOS DE LA
SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS
SECCIÓN V - MODELO DE MINUTA
ANEXOS
FORMULARIOS
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