Agustín Elizondo Tristán
Importancia de la contabilidad hotelera
Contabilidad hotelera
oportunidad
fidelidad
fiabilidadrazonabilidad
la revelación
De todos aquelloshechos económicos y
jurídicos con posibilidades de
impactar de maneraimportante en los
resultados y la continuidad del ente
económico.
Descripción de las actividades de un hotel
Servicios principales• Restaurante. • Cafetería. • Salón para banquetes y/o
convenciones. • Lobby. • Room Service. • Centro Nocturno. • Piscina. • Bar.
Servicios secundarios• Estética. • Tabaquería. • Arrendadora de autos. • Agencia de viajes. • Boutiques. • Lavandería y tintorería. • Farmacia. • Área de recreación. • Área comercial. • Servicio Médico”
González Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:
Características de la contabilidad hotelera
• Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: • costos de cada servicio; e• ingresos de los servicios.
Características de la contabilidad hotelera
• La Contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del área administrativa.
Características de la contabilidad hotelera
• El soporte medular de la Contabilidad Hotelera está dado por la precisión de los costos e ingresos imputables a cada departamento:• habitaciones, comedor, bar -
restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, teléfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. según la disponibilidad de cada hotel.
Fuentes de ingresos
Habitaciones
Restaurante
Bar
Salones de eventos
Complementarias:• Peluquería, lavandería, etc.
Características de la Contabilidad Hotelera
• Característica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez” y en este lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida.
• Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, préstamos, depreciaciones, amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades.
Ingresos por alquiler de habitaciones
• La primera información que se capta en el hotel a la llegada de los huéspedes es el “Registro de Huéspedes” . Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, numero de personas y firma del que asume la habitación.
• En las tarjetas de habitaciones llamadas también "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el número de personas que han registrado su ingreso por habitación.
El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel.
Documentos de soporte y contabilizadores
Documentos de soporte• Son aquellos que sirven como base de
comprobación en la elaboración de un documento contabilizador.
Documentos contabilizadores• Aquellos que se utilizan para registrar ,
en los libros de contabilidad las operaciones de las empresas.
Documentos contabilizadores
Póliza de ingresos por ventas
Póliza por compras
Póliza de ingresos por depósitos al
banco
Póliza de egresos y póliza-cheque
Póliza de operaciones
diversas
Póliza de cuentas por cobrar
Póliza de ajustes y descuentos Póliza del costo
Documentos contabilizadores
Pólizas de ingresos por ventas
Ocupación de cuartos, ventas de A y
B, teléfonos, telégrafos, tintorería, lavandería, de lectura para uso del auditor
nocturno
Diario de ingresos por ventas
Póliza por compras
Entradas al almacén: Remisiones y facturas que comprueben las
compras del día
Diario de compras
Póliza de ingresos por depósitos al
banco
Informe diario del cajero general en cual
se detallan las operaciones de entradas a caja
ocurridas en un día
Diario de ingresos por depósitos al banco
Documentos contabilizadores
Póliza de egresos y póliza-cheque
Se expide para pagos regularmente
mayores, de acuerdo con la cantidad que
establezca cada empresa
Diario de egresos o de cheques expedidos
Póliza de operaciones diversas
Se expide para el registro de las
operaciones diferentes: provisión para pago de nóminas, honorarios, pago de impuestos,
ajustes, traspasos, etc.
Diario de operaciones diversas
Póliza cuentas por cobrar
Registrar las ventas a crédito. Con base a la
documentación comprobatoria firmada por los clientes/huéspedes por
los servicios de los departamentos productivos.
Diario de cuentas por cobrar
Documentos contabilizadores
Póliza de ajustes y descuentos
Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por
modificación de tarifas o descuentos debidamente
autorizados.
Diario de ingresos por ventas
Póliza del costo
Se expide al final de cada mes con base en la determinación de los datos de A&B: ventas totales, ajustes y descuentos, cortesías a
precio de venta, cheques de funcionarios, inventarios finales debidamente valuados, factores
de costo aparente, costo de ventas bruto y neto
Diario de salidas de almacén
Esquema de los centros de costos
de un hotel
CENTRO COSTOS
Centros operacionales
Costos directos
Centros de estructura
Costos indirectos
• Administración• Com. Y ventas• Mantenimiento• Gastos generales de
estructura
Alojamiento
A&B
Servicios generales
COSTOS DEPARTAMENTALES
BIENES Y SERVICIOS UNITARIOS
• Teléfonos• Lavandería• Peluquería• Otros
• Cafetería• Restaurante• Bar• Banquetes/eventos• Minibar
• Habitaciones
• Habitaciones simples
• Habitaciones dobles• Suites
• Costo de plato• Costo de bebida• Costo de evento• Costo de
mercancías
• Costo de llamadas• Costo de serv.
Internacional• Costo de lavado y
costo de planchado
Los almacenes
Bebidas• Cuenta de naturaleza deudora. Su saldo
representa el importe de las bebidas existentes al final del mes.
Alimentos• Cuenta de naturaleza deudora. Su saldo
representa el importe de los alimentos duraderos al finalizar el mes.
Generales (suministros)
• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa el importe de los artículos generales existentes al final del mes. Entre los artículos generales se tiene: artículos de limpieza, atenciones a los clientes como jabones, pastillas de menta, cremas, etc.
Ingresos
Por hospedaje• Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa
el importe de los ingresos obtenidos por el hospedaje.
Ingresos por alimentos
• Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por alimentos preparados en el restaurante.
Ingresos diversos
• Cuenta de naturaleza acreedora. Su saldo representa el importe de los ingresos obtenidos por los servicios secundarios. Estos pueden ser: llamadas telefónicas, renta de locales, servicio de tintorería y/o lavandería, etc.
Huéspedes• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa el
adeudo del huésped a favor del hotel.
Costos
Costo de hospedaje
• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo del hospedaje, como sueldos del personal que atiende las habitaciones, los consumos de los inventarios que tienen relación directa con la actividad del hospedaje.
Costo de alimentos
• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo de los alimentos, como sueldos de personal del restaurante, los consumos de los inventarios que tienen relación directa con la preparación de los alimentos y el restaurante.
Costo de bebidas
• Cuenta de naturaleza deudora, su saldo representa todas aquellas erogaciones que constituyen el costo de las bebidas, como sueldos del personal del bar, los consumos de los inventarios que tienen relación directa con la preparación de bebidas.
Guía para el registro contable
Operaciones
Impresos Usados
Libro primera anotación
Asiento Mayores auxiliares Registros extra
contablesPara constancia
Para registro Se carga a: Se abona a: Se carga a: Se abona a:
Cobro directo a huéspedes
Informe del cajero general
Póliza de depósitos al banco
Diario de depósitos al banco
• Bancos• Acreedore
s diversos
• Huéspedes• Particulares• Tarjetas de
crédito• Agencias de
viajes• Ventas de
contado• Depósitos
para reservación
Banco donde se realizó el depósito
Huéspedes que pagaron y/o ventas a crédito, ventas contado
Registro o control de reservaciones
Cuentas por cobrar
Relación de cuentas por cobrar de recepción y de restaurares y bares
Póliza de cuentas por cobrar
Diario de cuentas por cobrar
• Huéspedes• Particulares• Depósitos
para reservación• Tarjetas de
crédito• Agencias de
viajes
• Ventas crédito• Huéspedes
• Huéspedes• Particulares• Depósitos
para reservación• Tarjetas de
crédito• Agencias de
viajes
• Ventas crédito• Huéspedes
Registro o control de reservaciones
Egresos en general
Remisión, facturas, recibos, avisos de cargo del banco
Copias de cheques-póliza o póliza de egresos
Diario de cheques expedido
Varias cuentas
Bancos Varias cuentas
Bancos a cuyo cargo se hayan expedido cheques o el aviso del banco
Guía para el registro contable
Operaciones
Impresos UsadosLibro primera anotación
Asiento Mayores auxiliares Registros extra
contablesPara constancia Para registro Se carga a: Se abona a: Se carga a: Se abona a:
Compras de: alimentos, bebidas, suministros generales y otras compras
Pedido o solicitud de comprar y copia de nota de recepción, factura o remisión
Copia de nota de recepción
Diario de compras
• IVA acreditable• Almacén de
A&B• Almacén de
suministros generales
• Proveedores• Compras
contado
Al almacén que corresponda la compra y/o subcuenta de gastos correspondientes
Al proveedor que haya hecho la venta de mercancías compradas de contado
Auxiliares que se llevan en cada almacén (tarjetas de kardex)
Ventas • Reporte de ocupación• Reporte de
ventas de alimentos y bebidas• Reporte de
teléfonos• Reporte de
telégrafos, tintorería, lavandería• Lectura para uso
del auditor nocturno
Póliza de ingresos por ventas
Diario de ventas
• Ventas de contado• Ventas
crédito
• Ventas (por cada subcuenta)• Otros
ingresos• IVA por
pagar• Acreedores
diversos
• A la cuenta individual del huésped al que se prestó el servicio• Ventas de
contado
A las subcuentas de ventas correspondientes
Guía para el registro contable
Operaciones
Impresos UsadosLibro primera anotación
Asiento Mayores auxiliares Registros extra
contablesPara constancia
Para registro
Se carga a: Se abona a: Se carga a: Se abona a:
Ajustes y descuentos sobre ventas
Nota de ajustes y descuentos
Póliza de ajustes y descuentos
Diario de ventas
Ajustes y descuentosIVA por pagar
Huéspedes A la subcuenta de ajustes y descuentos correspondientes
Al huésped de que se trate
Estados de cuenta o folios respectivos
Consumos de alimentos, bebidas y suministros generales
Vales de salida de almacén
Póliza de salidas de almacén
Diario de salidas de almacén
Costo de ventas y gastos
• Almacén de A&B• Almacén de
suministros generales
A la subcuenta del costo de ventas y/o gastos correspondientes
Al almacén que corresponda el consumo
Auxiliares que se llevan en cada almacén (kardex)
Otras operaciones
Comprobantes respectivos o autorización por escrito
Póliza de operaciones diversas
Diario de operaciones diversas
Varias cuentas
Varias cuentas
Varias cuentas Varias cuentas
REVPAR
• Revenue per available room• Reporte que determina el ingreso de cada
cuarto disponible
Ejemplo
• Usted es el (la) revenue management del Hotel QUICKLY INN, el cual cuenta con 125 habitaciones. En la reunión diaria del miércoles X de julio con los ejecutivos, el Gerente General le pide que le indique lo siguiente:a) ¿Qué día de la primera semana de Mayo se tuvo el
mejor REVPAR?b) ¿Cuál es el REVPAR de los 5 primeros días del mes? c) ¿Cuál es la tarifa promedio de los 7 primeros días del
mes de Mayo?
REVAR
Día Ingreso Ocupación Habs.ocupadas
TarifaPromedio
REVPAR
1 78000 100
2 56500 57.5
3 67090 73.75
4 51200 106.25
5 35035 25
6 48590 86.25
7 86090 115
TOTAL 422565 563.75
revpar
• Hab. Ocupadas: – habitaciones disponibles * % de ocupación
• Tarifa Promedio: – Ingreso/habitaciones ocupadas
• REVPAR: – ingreso/habitaciones disponibles
• Total Ingresos: – Σ de todos los ingresos
• Total % de ocupación: – promedio de todos los % de ocupación
• Total de hab. ocupadas: – Σ de todas las habitaciones ocupadas
• Total tarifa promedio: – Σ ingresos/Σ habitaciones ocupadas
• Total REVPAR: – Σ ingresos/(habitaciones disponibles * numero de días solicitados)
Estructura del Estado de Resultados de una empresa
comercial
VENTAS O INGRESOS BRUTOS
Menos
COSTO DE VENTAS
UTILIDAD BRUTA
Igual a
Menos
GASTOS OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES
Igual a
UTILIDAD O PÉRDIDA NETA
Estructura del Estado de Resultados de una empresa
hotelesVENTAS DE DEPARTAMENTOS OPERADOS
Menos
COSTO DE VENTAS DE DEPARTAMENTOS OPERADOS
UTILIDAD DEPARTAMENTAL
Igual a
Menos
GASTOS NO DISTRIBUIDOSIgual a
UTILIDAD ANTES DE CARGOS FIJOS
Menos
GASTOS DE NÓMINA Y OTROS GASTOS
Menos
GASTOS DE LA PROPIEDADIgual a
UTILIDAD O PÉRDIDA NETA
USALI o Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (Sistema Uniforme de Cuentas para la industria Hotelera)
El costo de venta
• Los costos operativos departamentales son los siguientes:– 16% para el departamento de habitaciones, – 20% para el departamento de alimentos y bebidas, – 2% para el departamento de telecomunicaciones y para
otros departamentos – 3% de su propia venta.
• Es decir que el total de estos costos de explotación o costos operativos (costo de ventas) pueden representar entre un 20% a 30% de las ventas totales.
Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones
ESTADO DE RESULTADOSDEPARTAMENTO DE HABITACIONES
DETALLE ACTUAL % PRESUPUESTO % AÑO ANTERIOR
%
INGRESOSSegmento corporativoSegmento de vacacionesSegmento de gruposTOTAL DE INGRESOSMENOS GASTOS
NÓMINAEQUIPOS DE OPERACIÓN
OTROS GASTOSTOTAL UTIIDAD ANTES DE GASTOS NO DISTRIBUIDOS
Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones
GASTOS
NÓMINA
Reservaciones
Recepción
Conserjería
Botones
Ama de Llaves
Personal Extra
Impuesto a la nómina
EQUIPOS DE OPERACIÓN
OTROS GASTOS
Suministros de aseo
Decoración
Periódicos y suscripciones
Recreación y entretenimiento
Transporte de huéspedes
Suministros a huéspedes/amenities
Lavandería
Correos y portes
Papelería y útiles
Teléfono
Contribuciones parafiscales
Gastos de viaje
Comisiones agencias de viajes
Uniformes
Gastos diversos
Modelo de Estado de Resultado por Habitaciones
Modelo de Estado de Resultado de A&B
Agustín Elizondo Tristán