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Bolán, María Agustina
Frias, Jaime
Trabajo Práctico
Final
Evento: Papá Noel por un día.
Coronel, Anthony
de Barrenechea, Roberto
Dutto, Jeniffer
Taller de comunicación II/ Organización de eventos I
28 de nov
Ces, Silvia
Relaciones Públicas, Publicidad, Periodismo, Org. De Eventos
Segundo
Puyó, Jaqueline Eliana
Villagra, Alejo
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Índice
Introducción……………………………………………………………...Pág. 3
Desarrollo………………………………………………………………..Pág. 4
Descripción de Actividad didáctica…………………………………...Pág. 9
Gráfica, imagen y comunicación……………………………………..Pág. 10
Credenciales Organizadores, Invitados……………………………..Pág. 11
Lista de Invitados………………………………………………………Pág. 12
Fotografías del evento…………………………………………………Pág. 13
Presupuesto………………………………………………….…………Pág. 19
Conclusión……………………………………………………………....Pág. 21
Evaluación………………………………………………………………Pág. 21
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Introducción
Los distintos participantes aportaron sus ideas a partir de la consigna de llevar a cabo un
evento. A su vez, se tomaron en cuenta los recursos que cada uno poseía. Finalmente, a partir
de esta evaluación se seleccionó un evento de temática navideña con fines solidarios. El
mismo tuvo el nombre de “Papá Noel Por Un Día” indicando así, que los participantes serían
los encargados de construir la navidad de los niños de la Fundación Juanito. De esta manera,
una profesora de arte les enseñaría a los invitados a pintar, armar y decorar distintos regalos
para el hogar mencionado.
Como objetivo general, se pautó hacer que los participantes pasen un momento agradable y
divertido mientras ayudan a un sector vulnerable.
Para lograr este objetivo, se organizarán todas las piezas y herramientas para que los
invitados puedan trabajar. A su vez, se ambientará el lugar de manera navideña para generar
un clima agradable e identificable con el título del evento. Por último, se agasajarán a los
invitados con distintos aperitivos para incentivar el momento de creatividad y se les entregarán
regalos como modo de cierre para agradecer su participación.
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PAPÁ NOEL POR UN DIA
Desarrollo
El evento "Papá Noel por un día" empezará principalmente con la acreditación de los invitados,
acto seguido se continuará con la bienvenida y ubicación de los mismos en el salón. El evento
se dará comienzo con la bienvenida y presentación del evento.
Se invitará a pasar al frente con una cordial bienvenida a la Maestra de manualidades Ana
Cottone, quien será la encargada de enseñar e interactuar con todos los invitados para hacer
los juegos didácticos. También se mostrará al inicio de la actividad un video a modo de
presentación de la Fundación Juanito a quienes nuestros invitados junto a nosotros les
brindaremos una humilde ayuda.
Durante el evento Ana estará dando las indicaciones y los pasos a seguir para hacer los
juegos, realizando una variedad de ellos tanto para niños chicos como para los más grandes,
haciendo más didáctica la actividad.
Terminada la primera parte de la actividad, se dará un break en la que los invitados podrán
degustar del catering, dulce y salado que les brindaremos, acompañados de refrescantes
Frappes de frutas y bebidas para quienes gusten de ello, una vez culminado el Break
continuaremos con la actividad didáctica hasta su elaboración final.
Como cierre del evento tendremos un brindis que se ofrecerá, con Champagne y pan dulce. Ya
cerrando el evento realizaremos un sorteo entre todos los presentes agradeciendo su
participación en el evento, en el que entregaremos un gran adorno para la Navidad, y también
habrá un pequeño souvenir para todos los invitados, el cuál podrán colocar en el árbol
navideño, a modo de cierre, despedida y agradecimiento por su participación.
Tipo de Evento: Entretenimiento- Solidario.
Nombre: Papá Noel por un día.
Locación: Ecuador 933 PB6
Fecha: 28 de Noviembre de 2014.
Hora : 19:00hs a 21:00 hs .
Duración: Dos horas aproximadamente.
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Salón:
Para el desarrollo del evento tenemos el Aula 6 de Planta baja (PB 6), de la Sede de Ecuador
933 UNIVERSIDAD DE PALERMO.
El espacio es bastante considerable, tiene iluminación natural por los ventanales que tiene, un
gran beneficio del aula es su pared roja frontal que permite aprovecharla para la ambientación.
(Imágenes de Planos)
Ambientación:
El concepto del la ambientación parte de la idea misma del evento: La Navidad, queriendo
tener un ambiente acogedor destacando los colores tradicionales de Navidad, el rojo y el verde,
así como también queremos lograr un aspecto acogedor de un hogar en las vísperas de la
Navidad, siendo ese nuestro objetivo de generar regalos para los niños de la fundación.
Para realizar la ambientación partiremos de las paredes, aprovechando el color de la pared
frontal con la que ayuda mucho a la imagen haremos entelados en las restantes, con colores
verdes y beige, así como también en el techo buscando hacer parecer otro espacio. Para
complementar el entelado agregaremos iluminación navideña en color blanco, con guirnaldas y
decoraciones navideñas; Una chimenea con botitas de regalos, diseño de ventana, luces,
entre otras decoraciones navideñas, lo que nos ayudará así a crear un nuevo espacio, similar a
un hogar en la Navidad.
En el exterior del aula colocaremos un árbol navideño y decoraremos una de las columnas con
cintas navideñas, para que resulte más sencillo para los invitados reconocer el aula.
Programa:
19:00 Inicio evento / Acreditación
19:10 Presentación y Bienvenida
19:15 Presentación Ana Cottone, Maestra de Manualidades: Inicio de Actividad Didáctica
19:50 Break: Degustación de catering y bebidas
20:05 Continuación de Actividad Didáctica
20:45 Brindis
20:50 Sorteo
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20:55 Cierre y Entrega de Souvenirs
21:00 Finalización de Evento
Cronograma:
Ya con el concepto y la idea del evento empezamos con la planificación de "Papá Noel por un
Día", con distintas actividades que poco a poco fueron tomando forma para la presentación
final y desarrollar todo lo planteado:
10 de Octubre: Nos encargamos de definir y establecer ideas para el Evento, así como
también se empezó a trabajar en el concepto del material gráfico, y pensar las ambientaciones
y diseño que tendría.
17 de Octubre: Una vez pensado los detalles e ideas de lo que se planteaba hacer, se empezó
con el diseño de las decoraciones, ambientaciones, souvenirs.
24 de Octubre: Se continúo con la elaboración de las muestras de los juegos a realizar,
ambientaciones y decoraciones, así como de todos los materiales a necesitar.
31 de Octubre: Se inicio con la compra del Champagne, materiales de decoración y vajilla
desechable.
07 de Noviembre: Se llego a confirmar con que fundación trabajaríamos para el envío de
regalos, como así también coordinar puntos a quedar de acuerdo con ellos
14 de Noviembre: Se continúo con los diseños finales de gráficas y comunicaciones, sus
impresiones y preparación de las mismas.
21 de Noviembre: Compras generales, telas, ambientaciones, presentación de trabajo,
decoración y vestimenta.
28 de Noviembre: Armado y Montaje de Evento. Catering salado y dulces, compras de
bebidas.
Actividades Pre-Evento:
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Planteamiento de Idea.
Coordinación con la fundación.
Gráfica e Imagen.
Diseño de Ambientación.
Materiales para juegos didácticos.
Elaboración de Souvenirs.
Decoraciones y Ambientación.
Compras de Bebidas.
Catering dulce y Salado, plásticos.
Materiales de Entelado .
Compras de presentación y varios.
Organigrama:
Acreditación: Alejo Villagra, Jaqueline Eliana Puyó.
Oradores y Presentación: María Agustina Bolán, Jaime Frías, Roberto de
Barrenechea.
Catering y Bebidas: Jeniffer Dutto, Anthony Coronel.
Vestimenta:
Mujeres
M. Agustina Bolán, Jeniffer Dutto y Jaqueline Eliana Puyó.
Remera blanca básica y Pollera roja con decoración negra a modo de cinturon y blanca en la
parte inferior para simular vestimenta de Papá Noel.
Hombres:
Roberto y Anthony: Remera Negra, Pantalón Rojo, Zapatos negros, Gorrito navideño.
Alejo y Jaime: Remera Roja, Pantalón Negro, Zapatos negros, Gorrito navideño.
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Equipamiento y Recursos técnicos:
Sonido y Parlantes
Notebook
Cámara Fotográfica
Proyector
Licuadora
Zapatilla eléctrica
Catering:
Salado:
Sándwiches
Brochettes
Bocaditos salados
Dulces:
Masitas Dulces
Confituras Navideñas
Bebidas:
Frappes de frutas
Gaseosa
Agua mineral
Brindis:
Champagne, Pan dulce y confituras Navideñas.
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Descripción de Actividad Didáctica: Ana Cottone
Durante el transcurso del evento Ana Cottone (Madre de la alumna Agustina Bolán) dará una
pequeña clase, en la que se explicará en detalles como completar el decorado de piezas de
madera, las cuales son juegos para los niños, tales como rompecabezas, porta retratos,
domino, juego de la memoria, ta te ti, pero también se realizarán pequeñas bolsas con
golosinas, que traerán los invitados, para los chicos mayores de la fundación Juanito y para las
chicas se decorarán cajitas para Bijouterie, espejitos y adornos para decorar las habitaciones.
Mobiliario y Armado:
Dentro del mobiliario para el desarrollo del evento tenemos:
6 mesas Pupitre de 40 cm x 190 cm
1 mesa Pupitre de 40 cm x 130 cm
1 mesa L
30 sillas
2 cubos
Con dicho mobiliario complementado con la ambientación y demás elementos de decoración
comenzaremos con el armado del evento, el cuál tendrá una duración aproximada de dos horas
antes del inicio del evento para luego su iniciación y desarrollo. En el mismo realizaremos
primeramente la revisión del espacio, para proceder a empezar con los entelados de pared y
techo, la iluminación, la ambientación y decoración. Luego realizaremos la ubicación del
mobiliario tomando una estructura tipo taller- escuela para el cumplimiento de las actividades
previstas, ubicación de decoraciones complementarias y armar la zona del catering.
Actividades que realizaremos todos los organizadores.
Gráficas, imagen y Comunicación:
Afiche publicitario:
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XIX Ciclo de Eventos Jóvenes
Listado de Invitados por Evento
Nombre del Evento: "Papá Noel por un día"
Fecha: 28 de noviembre
Docente: Ces, Silvia
Apellido y Nombre DNI
Yein Levin 36.973.667
Emanuel Perdigues 36.672.407
Emiliano Taborda 38.146.579
Julieta Lopez 34.727.973
Jessica Zysarman 36.635.987
Ines Carracedo 36.702.873
Lisbeth Ramos 94.832.635
Emiro Campos 94.819.010
José Arturo Echeverría 4.418.266
Alicia Gasquet 4.831.743
Mara Etcheverría Gasquet 20.008.327
Heberto José Bolán 18.123.504
Federico Gastón Bolán 41.577.102
María Jimena Bolán 38.301.229
Ana Cottone 14.095.568
María Soledad Bonetto 28.042.704
Pablo Andres Gustavo Pando Caíro 26.621.107
Nora Fernanda Modugno 17.709.934
Santino Molinengo 44.053.837
María Jazmin Pando Bonetto 52.723.548
Diego Sebastian Russo 28.716.740
Raul Ballesteros 35.567.020
Martin Ferrero 34.295.307
Julian Ceron 9.524.001
Norma Filimich 5.171.656
Facundo Fainstein 33.906.516
Miriam Palma 12.474.444
Julieta Herrera 37.533.341
Lucia Acuña 39.390.443
Belen Balconi 39.909.372
Ornella Curas 40.307.440
Fabricio Ayala 39.557.896
Alexis Galarza 38.456.022
Tomas Grigera 40.890.829
Fotografías del evento
Ambientando:
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Presupuesto
Presupuesto
Materiales Cantidad Precio
Vasos trago largo cristal: 40 $100
Servilletas: 2 paquetes $20
Moños: 100 $25
Blondas: 100 $20
Números sorteo: 1 $6
Banditas elásticas: 2 paquetes $7,20
Bolsas de papel: 100 $35
Servilletas decoupage: 7 $55
Pasticola: 1 $56
Unipox: 1 $19,90
Bolsas transparentes: 1 $16
Rollo de Cartón corrugado: 1 $74,73
Cinta de papel: 1 $27,29
Lana: 2 ovillos $56
Base acrílica: 2 $87
Acrílico: 3 (pequeños) $48
Barniz: 1 $70
Madera porta retratos: 6 $30
Luces led: 2 $140
Cinta Navideña: 1 $60
Papel regalos: 2 $8
Gorros 4 $32
Sorbetes: 4 paquetes $40
Platos descartables: 1 $66
Cinta bebe: 2 $19,50
Alfileres de gancho: 1 paquete $5
20
Alfileres: 1 paquete $9
Hilo de algodón: 1 $18
Cinta negra: 2 $40
Gancho pared: 1 $10
Telas: 4 colores $606
Anillado: 1 $18
Alambre: 1 rollo $34
Foamboard: 1 $50
Credenciales invitados: 30 $70
Afiche A3: 3 $90
Afiche A4: 1 $4,80
Invitaciones: 30 $40
Sandwichs: 30 $250
Hielo: 1 bolsa $35
Champagne: 7 botellas $413
Gaseosas: 2 botellas $36,26
Jugo natural: 3 $45,2
Pan dulce: 1 $49
Budín: 1 $16,50
Turrón: 1 $7,20
Garrapiñadas: 1 $3,70
Maní con chocolate: 2 $28
Habanitos: 1 $16
Mini rhodesias: 1 $15,50
Gomitas: 1 $22,70
Confites: 1 $36
Saladix: 1 $13,50
Mini tostaditas: 1 $22
Palitos salados: 1 $31
TOTAL: $3.170,48
A este valor no se le sumaron los materiales y decoración puesta por Ana Cottone.
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Conclusión
El evento “Papá Noel por un día” tuvo un trabajo previo exhaustivo que llevó todo el
cuatrimestre de planificación y se coronó el 28 de noviembre. El objetivo desde un inicio fue la
realización de un taller con fines benéficos en el cual los invitados tuvieran participación activa,
y así se llevó a cabo. En lo personal como grupo creemos que fue un camino largo el que
tuvimos que transitar, con altos y bajos y semanas estresantes, sobre todo la misma del
evento. La mayoría no teníamos experiencia en organización por ende nos costó el manejo de
los tiempos y al ser tantos integrantes dentro del equipo se nos dificultó la distribución de tareas
internas y capaz no fue parejo para todos pero por inexperiencia en el campo. Sin embargo
llegamos al día clave con solvencia y la buena predisposición que tuvimos todo el cuatrimestre,
con todos los condimentos para que el evento salga de la mejor manera.
Evaluación
Nuestro evento fue realizado en el turno noche para realizar nuestro evento. Asimismo,
trabajamos en la decoración y la organización desde el mediodía ya que se nos permitió
ingresar en el primer turno debido a que nadie ocupaba antes que nosotros el aula asignada.
Esto fue una gran ventaja porque la mayoría de los integrantes del grupo no teníamos
experiencia en organización de eventos y nos dio el tiempo necesario para ocuparnos de cada
detalle sin estar apurados por el reloj.
La preparación no fue fácil pero finalmente logramos que el espacio no se viera como un aula y
personalmente nos sentimos muy contentos con el resultado. Respecto al desarrollo del
evento, no tuvimos grandes inconvenientes pero sí debimos movernos mucho cada uno de los
integrantes del grupo ya que las tareas eran varias. Más allá de eso, el evento se realizó
perfectamente y no hubo que preocuparnos por imprevistos como sí nos pasó antes de decorar
el aula, pero que supimos resolverlos para que todo salga de la mejor manera.
En cuanto experiencia fue una novedad para nosotros y una tarea desconocida. Aunque
tuvimos nuestras diferencias, como en cualquier tarea de grupo, siempre estuvimos en la
misma sintonía y gracias a la disposición y el esfuerzo de todos, el evento salió de la mejor
manera posible.
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