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Bolán, María Agustina

Frias, Jaime

Trabajo Práctico

Final

Evento: Papá Noel por un día.

Coronel, Anthony

de Barrenechea, Roberto

Dutto, Jeniffer

Taller de comunicación II/ Organización de eventos I

28 de nov

Ces, Silvia

Relaciones Públicas, Publicidad, Periodismo, Org. De Eventos

Segundo

Puyó, Jaqueline Eliana

Villagra, Alejo

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Índice

Introducción……………………………………………………………...Pág. 3

Desarrollo………………………………………………………………..Pág. 4

Descripción de Actividad didáctica…………………………………...Pág. 9

Gráfica, imagen y comunicación……………………………………..Pág. 10

Credenciales Organizadores, Invitados……………………………..Pág. 11

Lista de Invitados………………………………………………………Pág. 12

Fotografías del evento…………………………………………………Pág. 13

Presupuesto………………………………………………….…………Pág. 19

Conclusión……………………………………………………………....Pág. 21

Evaluación………………………………………………………………Pág. 21

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Introducción

Los distintos participantes aportaron sus ideas a partir de la consigna de llevar a cabo un

evento. A su vez, se tomaron en cuenta los recursos que cada uno poseía. Finalmente, a partir

de esta evaluación se seleccionó un evento de temática navideña con fines solidarios. El

mismo tuvo el nombre de “Papá Noel Por Un Día” indicando así, que los participantes serían

los encargados de construir la navidad de los niños de la Fundación Juanito. De esta manera,

una profesora de arte les enseñaría a los invitados a pintar, armar y decorar distintos regalos

para el hogar mencionado.

Como objetivo general, se pautó hacer que los participantes pasen un momento agradable y

divertido mientras ayudan a un sector vulnerable.

Para lograr este objetivo, se organizarán todas las piezas y herramientas para que los

invitados puedan trabajar. A su vez, se ambientará el lugar de manera navideña para generar

un clima agradable e identificable con el título del evento. Por último, se agasajarán a los

invitados con distintos aperitivos para incentivar el momento de creatividad y se les entregarán

regalos como modo de cierre para agradecer su participación.

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PAPÁ NOEL POR UN DIA

Desarrollo

El evento "Papá Noel por un día" empezará principalmente con la acreditación de los invitados,

acto seguido se continuará con la bienvenida y ubicación de los mismos en el salón. El evento

se dará comienzo con la bienvenida y presentación del evento.

Se invitará a pasar al frente con una cordial bienvenida a la Maestra de manualidades Ana

Cottone, quien será la encargada de enseñar e interactuar con todos los invitados para hacer

los juegos didácticos. También se mostrará al inicio de la actividad un video a modo de

presentación de la Fundación Juanito a quienes nuestros invitados junto a nosotros les

brindaremos una humilde ayuda.

Durante el evento Ana estará dando las indicaciones y los pasos a seguir para hacer los

juegos, realizando una variedad de ellos tanto para niños chicos como para los más grandes,

haciendo más didáctica la actividad.

Terminada la primera parte de la actividad, se dará un break en la que los invitados podrán

degustar del catering, dulce y salado que les brindaremos, acompañados de refrescantes

Frappes de frutas y bebidas para quienes gusten de ello, una vez culminado el Break

continuaremos con la actividad didáctica hasta su elaboración final.

Como cierre del evento tendremos un brindis que se ofrecerá, con Champagne y pan dulce. Ya

cerrando el evento realizaremos un sorteo entre todos los presentes agradeciendo su

participación en el evento, en el que entregaremos un gran adorno para la Navidad, y también

habrá un pequeño souvenir para todos los invitados, el cuál podrán colocar en el árbol

navideño, a modo de cierre, despedida y agradecimiento por su participación.

Tipo de Evento: Entretenimiento- Solidario.

Nombre: Papá Noel por un día.

Locación: Ecuador 933 PB6

Fecha: 28 de Noviembre de 2014.

Hora : 19:00hs a 21:00 hs .

Duración: Dos horas aproximadamente.

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Salón:

Para el desarrollo del evento tenemos el Aula 6 de Planta baja (PB 6), de la Sede de Ecuador

933 UNIVERSIDAD DE PALERMO.

El espacio es bastante considerable, tiene iluminación natural por los ventanales que tiene, un

gran beneficio del aula es su pared roja frontal que permite aprovecharla para la ambientación.

(Imágenes de Planos)

Ambientación:

El concepto del la ambientación parte de la idea misma del evento: La Navidad, queriendo

tener un ambiente acogedor destacando los colores tradicionales de Navidad, el rojo y el verde,

así como también queremos lograr un aspecto acogedor de un hogar en las vísperas de la

Navidad, siendo ese nuestro objetivo de generar regalos para los niños de la fundación.

Para realizar la ambientación partiremos de las paredes, aprovechando el color de la pared

frontal con la que ayuda mucho a la imagen haremos entelados en las restantes, con colores

verdes y beige, así como también en el techo buscando hacer parecer otro espacio. Para

complementar el entelado agregaremos iluminación navideña en color blanco, con guirnaldas y

decoraciones navideñas; Una chimenea con botitas de regalos, diseño de ventana, luces,

entre otras decoraciones navideñas, lo que nos ayudará así a crear un nuevo espacio, similar a

un hogar en la Navidad.

En el exterior del aula colocaremos un árbol navideño y decoraremos una de las columnas con

cintas navideñas, para que resulte más sencillo para los invitados reconocer el aula.

Programa:

19:00 Inicio evento / Acreditación

19:10 Presentación y Bienvenida

19:15 Presentación Ana Cottone, Maestra de Manualidades: Inicio de Actividad Didáctica

19:50 Break: Degustación de catering y bebidas

20:05 Continuación de Actividad Didáctica

20:45 Brindis

20:50 Sorteo

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20:55 Cierre y Entrega de Souvenirs

21:00 Finalización de Evento

Cronograma:

Ya con el concepto y la idea del evento empezamos con la planificación de "Papá Noel por un

Día", con distintas actividades que poco a poco fueron tomando forma para la presentación

final y desarrollar todo lo planteado:

10 de Octubre: Nos encargamos de definir y establecer ideas para el Evento, así como

también se empezó a trabajar en el concepto del material gráfico, y pensar las ambientaciones

y diseño que tendría.

17 de Octubre: Una vez pensado los detalles e ideas de lo que se planteaba hacer, se empezó

con el diseño de las decoraciones, ambientaciones, souvenirs.

24 de Octubre: Se continúo con la elaboración de las muestras de los juegos a realizar,

ambientaciones y decoraciones, así como de todos los materiales a necesitar.

31 de Octubre: Se inicio con la compra del Champagne, materiales de decoración y vajilla

desechable.

07 de Noviembre: Se llego a confirmar con que fundación trabajaríamos para el envío de

regalos, como así también coordinar puntos a quedar de acuerdo con ellos

14 de Noviembre: Se continúo con los diseños finales de gráficas y comunicaciones, sus

impresiones y preparación de las mismas.

21 de Noviembre: Compras generales, telas, ambientaciones, presentación de trabajo,

decoración y vestimenta.

28 de Noviembre: Armado y Montaje de Evento. Catering salado y dulces, compras de

bebidas.

Actividades Pre-Evento:

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Planteamiento de Idea.

Coordinación con la fundación.

Gráfica e Imagen.

Diseño de Ambientación.

Materiales para juegos didácticos.

Elaboración de Souvenirs.

Decoraciones y Ambientación.

Compras de Bebidas.

Catering dulce y Salado, plásticos.

Materiales de Entelado .

Compras de presentación y varios.

Organigrama:

Acreditación: Alejo Villagra, Jaqueline Eliana Puyó.

Oradores y Presentación: María Agustina Bolán, Jaime Frías, Roberto de

Barrenechea.

Catering y Bebidas: Jeniffer Dutto, Anthony Coronel.

Vestimenta:

Mujeres

M. Agustina Bolán, Jeniffer Dutto y Jaqueline Eliana Puyó.

Remera blanca básica y Pollera roja con decoración negra a modo de cinturon y blanca en la

parte inferior para simular vestimenta de Papá Noel.

Hombres:

Roberto y Anthony: Remera Negra, Pantalón Rojo, Zapatos negros, Gorrito navideño.

Alejo y Jaime: Remera Roja, Pantalón Negro, Zapatos negros, Gorrito navideño.

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Equipamiento y Recursos técnicos:

Sonido y Parlantes

Notebook

Cámara Fotográfica

Proyector

Licuadora

Zapatilla eléctrica

Catering:

Salado:

Sándwiches

Brochettes

Bocaditos salados

Dulces:

Masitas Dulces

Confituras Navideñas

Bebidas:

Frappes de frutas

Gaseosa

Agua mineral

Brindis:

Champagne, Pan dulce y confituras Navideñas.

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Descripción de Actividad Didáctica: Ana Cottone

Durante el transcurso del evento Ana Cottone (Madre de la alumna Agustina Bolán) dará una

pequeña clase, en la que se explicará en detalles como completar el decorado de piezas de

madera, las cuales son juegos para los niños, tales como rompecabezas, porta retratos,

domino, juego de la memoria, ta te ti, pero también se realizarán pequeñas bolsas con

golosinas, que traerán los invitados, para los chicos mayores de la fundación Juanito y para las

chicas se decorarán cajitas para Bijouterie, espejitos y adornos para decorar las habitaciones.

Mobiliario y Armado:

Dentro del mobiliario para el desarrollo del evento tenemos:

6 mesas Pupitre de 40 cm x 190 cm

1 mesa Pupitre de 40 cm x 130 cm

1 mesa L

30 sillas

2 cubos

Con dicho mobiliario complementado con la ambientación y demás elementos de decoración

comenzaremos con el armado del evento, el cuál tendrá una duración aproximada de dos horas

antes del inicio del evento para luego su iniciación y desarrollo. En el mismo realizaremos

primeramente la revisión del espacio, para proceder a empezar con los entelados de pared y

techo, la iluminación, la ambientación y decoración. Luego realizaremos la ubicación del

mobiliario tomando una estructura tipo taller- escuela para el cumplimiento de las actividades

previstas, ubicación de decoraciones complementarias y armar la zona del catering.

Actividades que realizaremos todos los organizadores.

Gráficas, imagen y Comunicación:

Afiche publicitario:

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Invitaciones:

Credenciales de los organizadores:

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Credenciales de invitados:

Lista de Invitados

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XIX Ciclo de Eventos Jóvenes

Listado de Invitados por Evento

Nombre del Evento: "Papá Noel por un día"

Fecha: 28 de noviembre

Docente: Ces, Silvia

Apellido y Nombre DNI

Yein Levin 36.973.667

Emanuel Perdigues 36.672.407

Emiliano Taborda 38.146.579

Julieta Lopez 34.727.973

Jessica Zysarman 36.635.987

Ines Carracedo 36.702.873

Lisbeth Ramos 94.832.635

Emiro Campos 94.819.010

José Arturo Echeverría 4.418.266

Alicia Gasquet 4.831.743

Mara Etcheverría Gasquet 20.008.327

Heberto José Bolán 18.123.504

Federico Gastón Bolán 41.577.102

María Jimena Bolán 38.301.229

Ana Cottone 14.095.568

María Soledad Bonetto 28.042.704

Pablo Andres Gustavo Pando Caíro 26.621.107

Nora Fernanda Modugno 17.709.934

Santino Molinengo 44.053.837

María Jazmin Pando Bonetto 52.723.548

Diego Sebastian Russo 28.716.740

Raul Ballesteros 35.567.020

Martin Ferrero 34.295.307

Julian Ceron 9.524.001

Norma Filimich 5.171.656

Facundo Fainstein 33.906.516

Miriam Palma 12.474.444

Julieta Herrera 37.533.341

Lucia Acuña 39.390.443

Belen Balconi 39.909.372

Ornella Curas 40.307.440

Fabricio Ayala 39.557.896

Alexis Galarza 38.456.022

Tomas Grigera 40.890.829

Fotografías del evento

Ambientando:

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Ambientado listo:

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Evento:

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Presupuesto

Presupuesto

Materiales Cantidad Precio

Vasos trago largo cristal: 40 $100

Servilletas: 2 paquetes $20

Moños: 100 $25

Blondas: 100 $20

Números sorteo: 1 $6

Banditas elásticas: 2 paquetes $7,20

Bolsas de papel: 100 $35

Servilletas decoupage: 7 $55

Pasticola: 1 $56

Unipox: 1 $19,90

Bolsas transparentes: 1 $16

Rollo de Cartón corrugado: 1 $74,73

Cinta de papel: 1 $27,29

Lana: 2 ovillos $56

Base acrílica: 2 $87

Acrílico: 3 (pequeños) $48

Barniz: 1 $70

Madera porta retratos: 6 $30

Luces led: 2 $140

Cinta Navideña: 1 $60

Papel regalos: 2 $8

Gorros 4 $32

Sorbetes: 4 paquetes $40

Platos descartables: 1 $66

Cinta bebe: 2 $19,50

Alfileres de gancho: 1 paquete $5

20

Alfileres: 1 paquete $9

Hilo de algodón: 1 $18

Cinta negra: 2 $40

Gancho pared: 1 $10

Telas: 4 colores $606

Anillado: 1 $18

Alambre: 1 rollo $34

Foamboard: 1 $50

Credenciales invitados: 30 $70

Afiche A3: 3 $90

Afiche A4: 1 $4,80

Invitaciones: 30 $40

Sandwichs: 30 $250

Hielo: 1 bolsa $35

Champagne: 7 botellas $413

Gaseosas: 2 botellas $36,26

Jugo natural: 3 $45,2

Pan dulce: 1 $49

Budín: 1 $16,50

Turrón: 1 $7,20

Garrapiñadas: 1 $3,70

Maní con chocolate: 2 $28

Habanitos: 1 $16

Mini rhodesias: 1 $15,50

Gomitas: 1 $22,70

Confites: 1 $36

Saladix: 1 $13,50

Mini tostaditas: 1 $22

Palitos salados: 1 $31

TOTAL: $3.170,48

A este valor no se le sumaron los materiales y decoración puesta por Ana Cottone.

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Conclusión

El evento “Papá Noel por un día” tuvo un trabajo previo exhaustivo que llevó todo el

cuatrimestre de planificación y se coronó el 28 de noviembre. El objetivo desde un inicio fue la

realización de un taller con fines benéficos en el cual los invitados tuvieran participación activa,

y así se llevó a cabo. En lo personal como grupo creemos que fue un camino largo el que

tuvimos que transitar, con altos y bajos y semanas estresantes, sobre todo la misma del

evento. La mayoría no teníamos experiencia en organización por ende nos costó el manejo de

los tiempos y al ser tantos integrantes dentro del equipo se nos dificultó la distribución de tareas

internas y capaz no fue parejo para todos pero por inexperiencia en el campo. Sin embargo

llegamos al día clave con solvencia y la buena predisposición que tuvimos todo el cuatrimestre,

con todos los condimentos para que el evento salga de la mejor manera.

Evaluación

Nuestro evento fue realizado en el turno noche para realizar nuestro evento. Asimismo,

trabajamos en la decoración y la organización desde el mediodía ya que se nos permitió

ingresar en el primer turno debido a que nadie ocupaba antes que nosotros el aula asignada.

Esto fue una gran ventaja porque la mayoría de los integrantes del grupo no teníamos

experiencia en organización de eventos y nos dio el tiempo necesario para ocuparnos de cada

detalle sin estar apurados por el reloj.

La preparación no fue fácil pero finalmente logramos que el espacio no se viera como un aula y

personalmente nos sentimos muy contentos con el resultado. Respecto al desarrollo del

evento, no tuvimos grandes inconvenientes pero sí debimos movernos mucho cada uno de los

integrantes del grupo ya que las tareas eran varias. Más allá de eso, el evento se realizó

perfectamente y no hubo que preocuparnos por imprevistos como sí nos pasó antes de decorar

el aula, pero que supimos resolverlos para que todo salga de la mejor manera.

En cuanto experiencia fue una novedad para nosotros y una tarea desconocida. Aunque

tuvimos nuestras diferencias, como en cualquier tarea de grupo, siempre estuvimos en la

misma sintonía y gracias a la disposición y el esfuerzo de todos, el evento salió de la mejor

manera posible.