El problema
• Para la colaboración en proyectos con terceros los mínimos necesarios son:
• 1. Disponer de un repositorio de documentos accesible del modo más sencillo posible.
• 2. Permitir el acceso a terceros a determinadas áreas de manera ágil.
• 3. Poder agrupar y catalogar los documentos.
• 4. Permitir versionar los documentos.
La solución propuesta
Gestor de Contenido Empresarial (ECM) orientado a la gestión documental colaborativa.
Alfresco es Open Source , este CMS (Content Management System) Empresarial fue creado en 2005 por un equipo de desarrolladores de
Documentum como alternativa Open Source a los softwares propietarios.
El Proyecto
• Financiación
– Con cargo al proyecto VELaSSCo.
• Condicionantes de la Puesta en Marcha:
– Presupuesto Bajo.
– Poco tiempo y puesta en marcha inmediata.
– Los servicios imprescindibles deben permitir el trabajo colaborativo.
Qué es un ECM
Un ECM es la colección de estrategias, métodos, herramientas
que se emplean para
obtener, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos
relacionados con los procesos organizativos.
Como funciona un ECM
Un sistema ECM usa un repositorio y un grupo de aplicaciones destinadas a almacenar, controlar los accesos y la entrega de los contenidos.
• Alfresco permite la gestión de la documentación de la empresa: documentos, imágenes, fotos, páginas web, grabaciones ... y en general cualquier fichero desestructurado, entendiendo como tal todo el que no está almacenado / indexado en una base de datos.
Información no Estructurada
• Los documentos generados por la mayoría de los proyectos son principalmente documentos no estructurados.
• Esto dificulta su indexación y en consecuencia la búsqueda. • El orden que se pueda mantener en el servidor de ficheros
no es suficiente ni permite compartir con el resto de los investigadores adecuadamente la documentación del proyecto.
• Paralelamente, la gestión de permisos a nivel de sistema de ficheros resulta insuficiente para todas las variables a controlar por los administradores y que varían en función de cada proyecto.
Información Estructurada
Estructurar implica:
–Dar formato a los documentos/archivos
–Catalogar y clasificar documentos.
–Controlar el acceso a estos.
–Permitir el indexado y las búsquedas.
Información Estructurada en CIMNE
• Departamento de Administración
– Aplicación Sage Murano. Si no se utiliza esta o alguna similar es imposible gestionar el volúmen de Documentación y cumplir los requerimientos legales.
• Departamento de Proyectos
– Aplicación SigPro. El mismo caso, orientada a la gestión de la parte administrativa de los proyectos.
Servicios a los usuarios
• Es posible realizar búsquedas en los contenidos y obtener la documentación pertinente en la montaña de datos del Centro.
• Para el usuario final Alfresco supone una suite de aplicaciones o extensiones para administrar el contenido desde sus herramientas de escritorio.
• Puede reemplazar los discos de red con un almacén que organiza y controla la información y provee de una interfaz de portal para buscar y navegar por el contenido.
Porqué Alfresco
• Permite búsquedas sobre el texto contenido de los ficheros que se han subido.
• Fácil de usar y muy flexible a la hora de compartir contenidos y definir permisos.
• Permite la visualización previa sin tener que descargar el fichero.
• Permite personalizar el espacio de trabajo.
• Y sobre todo … facilita la colaboración con otros equipos de trabajo.
Redminel La aplicación Redmine/SVN está originalmente pensada para la gestión de proyectos
de desarrollo de software, no para la gestión documental.
l Se ha adapatado a ciertos usos, pero sigue estando limitada.
l Integra bien con aplicaciones de desarrollo y programación.
l Alfresco se integra con herramientas de Groupware, portales, CMS, etc ...,
l La orientación de estas aplicaciones es claramente diferente.
Alfresco no compite con Redmine, es otra cosa.
Alfresco + Redmine
• No son excluyentes sino complementarios.
• Redmine permite gestionar el proyecto y sobre todo su código via SVN.
• Como herramienta colaborativa y de Gestión Documental Alfresco es claramente superior.
Organización Alfresco (Share)
La Barra de Tareas:
• Inicio – Acceso al Tablero Personal.
• Mis Ficheros – Acceso a los documentos personales del usuario.
• Ficheros Compartidos – Acceso a los documentos compartidos.
• Sitios – Acceso a Sites.
• Tareas -- Acceso a Tareas y Flujos de Trabajo.
• Personas -- Buscador de Usuarios de la Aplicación.
• Usuario -- Modificaciones de perfil, contraseña, estado, ..
• Buscar – Contenido o Documentos, Personas y Sites tienen sus propias herramientas de búsqueda.
Los Sitios
• En Alfresco Share, un sitio es un espacio donde compartir contenido y colaborar con otros miembros del sitio en un proyecto.
• Cualquier usuario puede crear un sitio y administrarlo.
• Puede definirlo como público o privado e invitar a otros usuarios a unirse al sitio.
• Puede gestionar los Roles de los usuarios en ese espacio.
Tipos de Sitios
• Público– Todos los usuarios pueden ver el contenido pero sólo los
miembros pueden modificarlo.– Cualquier usuario se puede unir al sitio.
• Público moderado– Todos los usuarios pueden ver el contenido pero sólo los
miembros pueden modificarlo.– Hay que solicitar admisión para unirse al sitio.
• Privado– Sólo los miembros pueden acceder.– Sólo se puede ser usuario por invitación.
Roles y Permisos en los Sitios
Alfresco usa “roles” para determinar que puede hacer un usuario determinado en un sitio determinado. Cada rol se asocia con unos permisos:
- Administrador del sitio: Tiene control total sobre este y todo su contenido.
- Colaborador: Tiene control sobre su propio contenido y el del sitio, pero no puede borrar el contenido de otros miembros del sitio.
- Ayudante: Control total sobre su contenido pero no pueden editar o borrar el contenido de otros miembros del sitio. - Consumidor: Sólo tienen permiso de lectura sobre el contenido y no pueden crear su propio contenido.
Contenido de un Sitio
Un sitio, además del espacio de documentos se le pueden añadir, entre otros, los siguientes elementos:
• Calendario.• Wiki.• Blog.• Enlaces.• Foros de Discusión.• Listas de datos (tareas, agenda, usuarios,lugares,...)
Tareas y Flujos de trabajo
El motor de flujo de trabajo de Alfresco permite:
- Asignar tareas en base a Reglas.
- Hacer seguimiento del estado de las tareas
- Solicitar validación , revisión y modificaciones de documentos.
Todo ello individual o colectivamente y avisando a los usuarios de las tareas pendientes.
CIMNE Mision
“El Centro Internacional de Métodos Numéricos a la Ingeniería (CIMNE) es un organismo de investigación multidisciplinar....”
“Durante los últimos 25 años CIMNE ha colaborado en proyectos de investigación com más de 500 Empresas, Centros de Investigación y
Universidades a nivel mundial.”
http://www.cimne.com/cdl1/vpage/2/0/Menu-web-cimne/eng/About/Mission-and-history
Objetivos
• Dinamizar la colaboración y la interacción con otros Centros de Investigación y Empresas.
• Dar uniformidad y visibilidad a la documentación.
• Facilitar el indexado y la búsqueda de información de los proyectos.
• Catalogar los recursos que se ofrecen por los departamentos (calendarios, blogs, wikis, ....).
• Proporcionar flujos de trabajo dinámicos y listas de tareas en los proyectos.
• A nivel sistemas centralizar la información generada por los proyectos de CIMNE.
Y ahora?
Poner en marcha Alfresco para todos los Departamentos de Investigación requiere un gran esfuerzo y planificación.
Si estáis interesados rellenad el cuestionario que se os enviará próximamente y se estudirá la viabilidad de la implantación.
Si conocéis a alguien interesado enviad correo a [email protected] y se le hará llegar el cuestionario.
Información Adicional
● David Caruana,John Newton,,Michael Farman,Michael G. Uzquiano,Kevin RoastProfessional Alfresco® - Practical Solutions for Enterprise Content Management.Indianapolis,Wiley Publishing, Inc., 2010.
● Using Alfresco One http://docs.alfresco.com/4.2/topics/sh-uh-welcome.html 5/2014● Colaboración de archivos para Equipos
http://www.alfresco.com/es/colaboracion-de-archivos-en-linea-en-equipo-y-entre-empresas-b2b 5/2014 ● Greg Milliken
Making the Business Case for Enterprise Content Management http://blog.m-files.com/making-business-case-enterprise-content-management/ 28/5/2014
● Enterprise Content Managementhttp://en.wikipedia.org/wiki/Unstructured_information 30/5/2014http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management#cite_note-AIIM_whatis-1 30/5/2014http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_contenido_empresarial#A_principios_de_2008 30/5/2014