Una plataforma de trabajo colaborativo

El problema

• Para la colaboración en proyectos con terceros los mínimos necesarios son:

• 1. Disponer de un repositorio de documentos accesible del modo más sencillo posible.

• 2. Permitir el acceso a terceros a determinadas áreas de manera ágil.

• 3. Poder agrupar y catalogar los documentos.

• 4. Permitir versionar los documentos.

La solución propuesta

Gestor de Contenido Empresarial (ECM) orientado a la gestión documental colaborativa.

Alfresco es Open Source , este CMS (Content Management System) Empresarial fue creado en 2005 por un equipo de desarrolladores de

Documentum como alternativa Open Source a los softwares propietarios.

El Proyecto

• Financiación

– Con cargo al proyecto VELaSSCo.

• Condicionantes de la Puesta en Marcha:

– Presupuesto Bajo.

– Poco tiempo y puesta en marcha inmediata.

– Los servicios imprescindibles deben permitir el trabajo colaborativo.

Qué es un ECM

Un ECM es la colección de estrategias, métodos, herramientas

que se emplean para

obtener, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos

relacionados con los procesos organizativos.

Como funciona un ECM

Un sistema ECM usa un repositorio y un grupo de aplicaciones destinadas a almacenar, controlar los accesos y la entrega de los contenidos.

• Alfresco permite la gestión de la documentación de la empresa: documentos, imágenes, fotos, páginas web, grabaciones ... y en general cualquier fichero desestructurado, entendiendo como tal todo el que no está almacenado / indexado en una base de datos.

Información no Estructurada

• Los documentos generados por la mayoría de los proyectos son principalmente documentos no estructurados.

• Esto dificulta su indexación y en consecuencia la búsqueda. • El orden que se pueda mantener en el servidor de ficheros

no es suficiente ni permite compartir con el resto de los investigadores adecuadamente la documentación del proyecto.

• Paralelamente, la gestión de permisos a nivel de sistema de ficheros resulta insuficiente para todas las variables a controlar por los administradores y que varían en función de cada proyecto.

Información Estructurada

Estructurar implica:

–Dar formato a los documentos/archivos

–Catalogar y clasificar documentos.

–Controlar el acceso a estos.

–Permitir el indexado y las búsquedas.

Información Estructurada en CIMNE

• Departamento de Administración

– Aplicación Sage Murano. Si no se utiliza esta o alguna similar es imposible gestionar el volúmen de Documentación y cumplir los requerimientos legales.

• Departamento de Proyectos

– Aplicación SigPro. El mismo caso, orientada a la gestión de la parte administrativa de los proyectos.

El Core de la Aplicación

Servicios a los usuarios

• Es posible realizar búsquedas en los contenidos y obtener la documentación pertinente en la montaña de datos del Centro.

• Para el usuario final Alfresco supone una suite de aplicaciones o extensiones para administrar el contenido desde sus herramientas de escritorio.

• Puede reemplazar los discos de red con un almacén que organiza y controla la información y provee de una interfaz de portal para buscar y navegar por el contenido.

Servicios a los usuarios

Servicios Disponibles VELaSSCo

Porqué Alfresco

• Permite búsquedas sobre el texto contenido de los ficheros que se han subido.

• Fácil de usar y muy flexible a la hora de compartir contenidos y definir permisos.

• Permite la visualización previa sin tener que descargar el fichero.

• Permite personalizar el espacio de trabajo.

• Y sobre todo … facilita la colaboración con otros equipos de trabajo.

Redminel La aplicación Redmine/SVN está originalmente pensada para la gestión de proyectos

de desarrollo de software, no para la gestión documental.

l Se ha adapatado a ciertos usos, pero sigue estando limitada.

l Integra bien con aplicaciones de desarrollo y programación.

l Alfresco se integra con herramientas de Groupware, portales, CMS, etc ...,

l La orientación de estas aplicaciones es claramente diferente.

Alfresco no compite con Redmine, es otra cosa.

Alfresco + Redmine

• No son excluyentes sino complementarios.

• Redmine permite gestionar el proyecto y sobre todo su código via SVN.

• Como herramienta colaborativa y de Gestión Documental Alfresco es claramente superior.

Quién usa Alfresco

Organización Alfresco (Share)

La Barra de Tareas:

• Inicio – Acceso al Tablero Personal.

• Mis Ficheros – Acceso a los documentos personales del usuario.

• Ficheros Compartidos – Acceso a los documentos compartidos.

• Sitios – Acceso a Sites.

• Tareas -- Acceso a Tareas y Flujos de Trabajo.

• Personas -- Buscador de Usuarios de la Aplicación.

• Usuario -- Modificaciones de perfil, contraseña, estado, ..

• Buscar – Contenido o Documentos, Personas y Sites tienen sus propias herramientas de búsqueda.

Los Sitios

• En Alfresco Share, un sitio es un espacio donde compartir contenido y colaborar con otros miembros del sitio en un proyecto.

• Cualquier usuario puede crear un sitio y administrarlo.

• Puede definirlo como público o privado e invitar a otros usuarios a unirse al sitio.

• Puede gestionar los Roles de los usuarios en ese espacio.

Tipos de Sitios

• Público– Todos los usuarios pueden ver el contenido pero sólo los

miembros pueden modificarlo.– Cualquier usuario se puede unir al sitio.

• Público moderado– Todos los usuarios pueden ver el contenido pero sólo los

miembros pueden modificarlo.– Hay que solicitar admisión para unirse al sitio.

• Privado– Sólo los miembros pueden acceder.– Sólo se puede ser usuario por invitación.

Roles y Permisos en los Sitios

Alfresco usa “roles” para determinar que puede hacer un usuario determinado en un sitio determinado. Cada rol se asocia con unos permisos:

- Administrador del sitio: Tiene control total sobre este y todo su contenido.

- Colaborador: Tiene control sobre su propio contenido y el del sitio, pero no puede borrar el contenido de otros miembros del sitio.

- Ayudante: Control total sobre su contenido pero no pueden editar o borrar el contenido de otros miembros del sitio. - Consumidor: Sólo tienen permiso de lectura sobre el contenido y no pueden crear su propio contenido.

Contenido de un Sitio

Un sitio, además del espacio de documentos se le pueden añadir, entre otros, los siguientes elementos:

• Calendario.• Wiki.• Blog.• Enlaces.• Foros de Discusión.• Listas de datos (tareas, agenda, usuarios,lugares,...)

Tareas y Flujos de trabajo

El motor de flujo de trabajo de Alfresco permite:

- Asignar tareas en base a Reglas.

- Hacer seguimiento del estado de las tareas

- Solicitar validación , revisión y modificaciones de documentos.

Todo ello individual o colectivamente y avisando a los usuarios de las tareas pendientes.

Demo Alfresco

http://velassco.cimne.upc.edu

CIMNE Mision

“El Centro Internacional de Métodos Numéricos a la Ingeniería (CIMNE) es un organismo de investigación multidisciplinar....”

“Durante los últimos 25 años CIMNE ha colaborado en proyectos de investigación com más de 500 Empresas, Centros de Investigación y

Universidades a nivel mundial.”

http://www.cimne.com/cdl1/vpage/2/0/Menu-web-cimne/eng/About/Mission-and-history

Objetivos

• Dinamizar la colaboración y la interacción con otros Centros de Investigación y Empresas.

• Dar uniformidad y visibilidad a la documentación.

• Facilitar el indexado y la búsqueda de información de los proyectos.

• Catalogar los recursos que se ofrecen por los departamentos (calendarios, blogs, wikis, ....).

• Proporcionar flujos de trabajo dinámicos y listas de tareas en los proyectos.

• A nivel sistemas centralizar la información generada por los proyectos de CIMNE.

Y ahora?

Poner en marcha Alfresco para todos los Departamentos de Investigación requiere un gran esfuerzo y planificación.

Si estáis interesados rellenad el cuestionario que se os enviará próximamente y se estudirá la viabilidad de la implantación.

Si conocéis a alguien interesado enviad correo a sistemas@cimne.upc.edu y se le hará llegar el cuestionario.

Información Adicional

● David Caruana,John Newton,,Michael Farman,Michael G. Uzquiano,Kevin RoastProfessional Alfresco® - Practical Solutions for Enterprise Content Management.Indianapolis,Wiley Publishing, Inc., 2010.

● Using Alfresco One http://docs.alfresco.com/4.2/topics/sh-uh-welcome.html 5/2014● Colaboración de archivos para Equipos

http://www.alfresco.com/es/colaboracion-de-archivos-en-linea-en-equipo-y-entre-empresas-b2b 5/2014 ● Greg Milliken

Making the Business Case for Enterprise Content Management http://blog.m-files.com/making-business-case-enterprise-content-management/ 28/5/2014

● Enterprise Content Managementhttp://en.wikipedia.org/wiki/Unstructured_information 30/5/2014http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_content_management#cite_note-AIIM_whatis-1 30/5/2014http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_contenido_empresarial#A_principios_de_2008 30/5/2014