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Variables de la
comunicacin
organizacional
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Rasgos importantes del proceso de
comunicacin
La comunicacin es un proceso
dinmico transaccional, personal y
seriado.
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No se puede hablar del comienzo o del
fin de una comunicacin, ni tampocoque una idea en particular provenga de
una fuente especfica, ni que la
comunicacin tenga lugar tan slo en
una direccin
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La Comunicacin Dinmica
En 1960, David Berlo public lo que para
muchos fue el comienzo de una nueva eraen la comunicacin introduce la idea de
que la comunicacin es un proceso
dinmico e interactivo
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Si aceptamos el concepto de proceso,
debemos considerar a losacontecimientos y a las relaciones
como dinmicas, cambiantes y continuas.
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Cuando consideramos que algo es un
proceso, damos a entender que notiene uncomienzo ni unfin, ni una
serie fija de acontecimientos.
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La comunicacin por tanto en un
proceso de doble direccin es decir,un orador enva un mensaje a travs de
un canal y las respuestas del receptor
vuelven al orador.
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La Comunicacin Transaccional
Otros investigadores de la
comunicacin; enfatizan lo que Berlodenomin un proceso dinmico y
definen a la comunicacin como un
proceso transaccional.
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En esta definicin el prefijo trans
significa mutuamente,
recprocamente y se utiliza el prefijointer que significa entre. El uso
del prefijo trans (en transaccin).
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Lo que nos indica que la comunicacin
es un proceso recproco en el queambas partes (el orador y el receptor)
se afectan mutuamente al enviar y al
recibir mensajes.
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En un proceso transaccional:
Todos los individuos estn ocupados
en enviar (encodificar) y recibir(decodificar) mensajes
simultneamente, ambos individuos
comparten el proceso de encodificar y
decodificar y cada uno de ellos afecta
al otro.
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Transaccional
Dentro de una organizacin esta
variable de la comunicacin se dacuando un individuo tiene que llegar auna comunicacin de acuerdos para
poder desarrollarse y crecer en lamisma.
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Y es por esto que para coordinarse
eficientemente con el resto de losmiembros de la organizacin, cada uno
de sus integrantes requiere contar con
cierta informacin.
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Por lo que la comunicacin transacconal
en una organizacin se traduce en:
Instrucciones de trabajo.
Retroalimentacin sobre el desempeo.
Noticias que permitan a las personas estaral da con respecto a los asuntos
concernientes a su trabajo
Informacin de carcter personal;
informacin que humaniza las relaciones
de trabajo.
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La Comunicacin Personal
Sabemos que son los individuoslos quedeterminan el significado, no las palabras,
las personas pueden asignar el
significado que deseen a cualquierpalabra o mensaje.
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La percepcin es el proceso mediante
el cual recibimos y organizamos losdatos sensoriales procedentes del
medio ambiente, los clasificamos, les
damos un significado y una respuesta
apropiada.
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Segn sean nuestras necesidades,
valores, sentimientos, apariencia fsicay las pasadas experiencias,
responderemos o ignoraremos la
informacin recibida.
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Por consiguiente, debido a que la
percepcin y la conducta sern
distintas, debemos concluir que lacomunicacines unproceso altamente
personalgobernado por interpretaciones
nicas de los mensajes humanos.
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Por tanto es una interaccin de formaconversacional que implica elintercambio de informacin verbal y
no verbal entre dos o msparticipantes, en un contextoorganizacional en el que la
comunicacin personal tiene unaimplicacin.
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Pues la relacin entre individuos y la
forma en que planean y regulan sus
intercambios comunicativos. Estarregulada por su:
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Cultura (rasgos atribuidos de las
personas con base en estereotipos de
raza, nacionalidad, clase social,
etctera). Sociolgia (basada en los grupos de
membresa y de referencia)
Psicolgica (los rasgos que distinguen
a unos individuos de otros).
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Metas de la comunicacin personal
Placer, catarsis, respuesta manifiesta,
respuesta encubierta.
Por lo que, un buen comunicadordeber proveer mensajes que se
dirigirn, primordialmente, al
mantenimiento de las relaciones.
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Comunicacin Seriada
Denominamos a este proceso
reproduccin seriada de mensajes,debido a que implica una serie paso apaso de mensajes repetidos. Es fcil
comprender que casi toda lacomunicacin humana fluye de estamanera.
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El juego de nios (denominado eltelfono) sirve para ilustrar el proceso
de la comunicacin persona-persona-persona.
Hay muy poca diferencia entre el juego
de nios y el jefe que da una orden a
sus empleados utilizando varios
canales.
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Estos ejemplos explican el proceso de
una o ms personas enviando yrecibiendo mensajes a una o ms
personas que son reproducidos por
medio de uno o ms canales hasta que
llegan a su destino final.
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Se reconocen ciertas debilidades en elproceso de comunicacin debido a su
caracterstica seriada, pues los mensajes
reproducidos en serie, como el agua en ungran ro, cambian debido a prdidas,
ganancias, absorciones y combinaciones a
lo largo del camino recorrido desde susfuentes hasta el destino final.
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Variables de la comunicacin
organizacional
Dentro de toda institucin existen
variables de la comunicacin que se
dan entre sus miembros, las cualesdeben de ser estudiadas y analizadas
para poder planear estrategias de
comunicacin
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Cmo se manifiestan?
Las variables de comunicacin se
darn en el plano formal e informal, atravs de: programas de induccin,
reglamentos, manuales de polticas,
manual de procedimientos, etc.
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As como las que no consten por
escrito que sern las que gobiernan lainteraccin de matizar, actualizar y, a
veces, contravenir a las oficiales.
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Las variables de comunicacin que no
constan por escrito son muchas veceslas que forman parte de la cultura real
de la organizacin.
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Por eso, muchas veces, slo cuando se
dominan los aspectos informales escuando se conocen verdaderamente las
reglas de la comunicacin
interpersonal en la organizacin.
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Qu hacer:
Para comprender las variables de la
comunicacin organizacional ser
necesario estudiar el comportamientode la misma desde diferentes ngulos:
la observacin, la encuesta, la
interrogacin y los diferentes roles quejuegan cada personaje dentro de la
organizacin.
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Cmo puede ayudar?
Su estudio presentar una visin ms
realista de las organizaciones con toda
su complejidad: identificacin de laspartes o subsistemas de la organizacin
y har nfasis en la necesidad de
interrelacin de stas entre s, con eltodo y con los elementos externos ms
importantes.
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Misin de la organizacin ante las
variables de la comunicacin
La organizacin deber estar al tanto y
cuidar con especial atencin la
informacin recibida del entorno(social, econmico, poltico y cultural)
y la informacin generada en elentorno.
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Transaccional -dinmico
Aqu las relaciones formales y las
informales dentro del rol o papel quecada quien juega resulta indispensable
para comprender la interaccin y no
olvidemos que quien tiene el poderestablece la reglas del juego.
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Relaciones que se dan en trminos de
proximidad, similitud de actitudes ycomplementariedad de necesidades.
Situaciones que implican una relacin
cooperativa.
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Seriado- dinmico
Es la variable de comunicacin en la
cual a partir de la dinmica y laestructura de la organizacin lleva a
una serie de comunicaciones que
siguen en una continuidad.
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Es decir, en un proceso comunicativo
empresarial a partir de una serie decomunicaciones desde el inicio hasta elfinal de una jornada. Y de la
participacin del individuo en laempresa para realizar el producto oservicio.
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Estructura
Este trmino se refiere a diferencias en
la posicin que cada uno ocupa en un
grupo especfico, es decir, a factorescomo el estatus o el poder.
Procedimientos: tiene que ver con
cuestiones como el inicio, la frecuencia
o la terminacin del intercambio
comunicativo.
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Situaciones de las variables
Durante las primeras etapas de la relacin
de trabajo, es necesaria cierta similitud
entre las actividades del nuevo miembro y
las de su supervisor con respecto a algunos
aspectos clave, como el propio trabajo, el
sentido de responsabilidad, el compromisocon el grupo y con la empresa, etc.
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En etapas avanzadas los niveles ms
profundos, como la similitud y
complementariedad como variables, son
determinantes de la amistad.
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Quien domina los aspectos polticos de
la vida organizacional sabe bien que la
auto revelacin tiene lmites muyclaros, ms all de los cuales uno se
pone literalmente en manos de los
dems.
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Por eso, resulta tan fcil, para un
observador atento encontrar en ese
medio toda una serie de artimaaspersonales. Ya que con esto se logra
una fachada de nter personalidad que
da apariencia agradable al tratocotidiano.
f
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Algunos conflictos y barreras en la
comunicacin organizacional
La distorsin semntica
La distorsin serial
Sobre carga de informacin Escasez de informacin
Por ello el comunicador tiene la obligacin
de cumplir con ciertos requisitos para crear
estrategias.
R i i d l
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Requisitos del estratega en
comunicacin organizacional
Conocer a sus receptores tan a fondo
como sea posible. Elaborar el mensaje considerando las
capacidades comunicativas del receptor.
Estructurar los mensajes en forma clara ysencilla.
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Proporcionar al receptor la informacin
necesaria y suficiente ni ms ni menos. Utilizar la redundancia; es decir, enviar el
mensaje en distintas formas y medios.
Comprender con claridad la funcin de losroles en la interaccin.
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Conocer con detalle las reglas de
comunicacin aplicables en su contexto yutilizarlas adecuadamente.
Emplear canales alternativos.
No olvidar que el principal responsable deque la comunicacin se lleve a cabo de
forma exitosa es el emisor.
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La comunicacin organizacional debe
verse desde mltiples ngulos y lapreocupacin del comunicador en esta
rea debe ser darle una direccin
adecuada, promover comunicaciones
en todos los sentidos (hacia arriba,
hacia abajo y fundamentalmentehorizontal).
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Facilitar y dar soporte a la interaccin
entre los diferentes protagonistas,
conocer el papel preponderante de lospatrones formales e informales en
materia de comunicacin grupal,
interpersonal, transaccional, serial,dinmica, etc.
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Lo anterior con la finalidad de que se
den las tres necesidades bsicas de unmiembro de una organizacin:
induccin, control y afecto, lo cual se
reflejar en un mayor grado de
confianza y compromiso.
Por ello, identificar el nivel defuncionamiento organizacional es el
paso inicial para lograr un cambio.
C i l
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Cuatro tcnicas centrales que
utilizar un comunicador.
Quienes intervienen en el cambio
organizacional (promotores y actores)recurren a cuestionarios, entrevistas o a la
observacin para auxiliarse y entender que
est ocurriendo.
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Tcnicas: entrevista, observacin,
cuestionario y experiencia grupal.Observacin y experiencia grupal para los
grupos y entrevista y cuestionario para el
personaje individual.
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Naturaleza de los datos
Para hacer una dinmica deexperiencia grupal deben de tomarse
en cuenta caractersticas personales de
los protagonistas, experiencia que serequiere de los participantes, grado de
conocimiento mutuo entre ellosmismos en lo social- personal.
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De igual forma, para hacer una
entrevista o cuestionario deber uno
conocer de la persona y el rol queocupa en la empresa as como tener
bien claro que se busca con dicha
informacin que se obtendr.
P t t d d
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Preguntas que tendr que responder
el comunicador
El estratega en comunicacinorganizacional tendr que preguntarsepara saber qu hacer con su
organizacin y utilizar las herramientasadecuadas:
Con qu enfoque me identifico ms
Qu tecnologa ser factible de serutilizada dentro de mi rea deinfluencia.
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En qu medida la tecnologa quepregono es compatible con el estadoque guarda la organizacin en la cual
quiero implantar la accin deinformacin.
Qu plan de desarrollo profesional se
deber concebir a fin de crecer en elcamino que me he fijado?
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Cultura, creencias y valores
Cultura: conjunto de valores y creenciascomnmente aceptadas, consciente oinconscientemente, por los miembros de
un sistema cultural. Las creencias son lo que las personas que
integran un sistema cultural aceptan como
cierto. No siempre existir una absolutauniformidad en las creencia y sern ellas lasque dominen su cultura y le den a sta susello distintivo.
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Los valores, por su parte, son ideales
que comparten y aceptan, explcita o
implcitamente, los integrantes de unsistema cultural y que, por
consiguiente, influyen en su
comportamiento. Se refiere a laspautas deseables de conducta
individual y colectiva.
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Cultura, creencias y valores
A diferencia de las creencias, losvalores se mueven y se manifiestan en
el plano emocional y, por lo tanto, se
produce una identificacin emocional.Las creencias se aceptan
racionalmente. Esto a travs de lasmanifestaciones culturales:
conceptuales simblicas, conductuales,
estructurales y materiales.
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El conocimiento de estos conceptos,
nos llevar a conocer la cultura de una
organizacin, lo cual repercutir en laplaneacin correcta de estrategias de
comunicacin.
Conocimientos predictivo
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Conocimientos predictivo,
descriptivo y explicativo
Descriptivo: conocer las caracterstica
fsicas exteriores.
Predictivo: informacin vlida sobre losvalores, creencias y modos de comportarse
de los otros para pronosticar modos de
actuacin. Explicativo: supone comprender las
razones de comportamiento de los dems.
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La vida laboral
Est colmada de relaciones interpersonales
entre jefes, subordinados, compaeros,
clientes, proveedores, amigos, etc. Por ello,
las relaciones de trabajo suelen ubicarse en
los planes descriptivo y predictivo, lo cual
indica que no se establece una verdadera
comunicacin interpersonal con quienes
nos rodean.
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