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Auditor de sistemas de administración bajo ISO 19011: 2011(OHSAS 18001: 2007)
Presentado por:{nombre}{puesto}
{empresa}{Noviembre, 2011}
{Web: www.Q-Consulting.org}
Empresa, S.A. de C.V.
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Objetivo del curso• Formar, actualizar, evaluar y calificar al participante en el
proceso de auditorias de calidad, entendiendo porqué, cómo, quién, dónde y cuándo deben aplicarse.
• Se analizan y explican las 6 etapas básicas de una auditoria y son:– Iniciación,
– Preparación,
– Conducción,
– Reporte,
– Terminación, y
– Seguimiento.
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Auditoria (de Calidad, Ambiental o de Seguridad)
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidenciasevidencias y evaluarlas en forma objetiva, para determinar el alcance en el cual los criterioscriterios se cumplen.
1- ¿Qué es una Auditoria?
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1- ¿Qué es una Auditoria?
Auditoria
Evaluación Sistemática, Independiente y Documentada de las acciones, actividades y resultados de la gente, a fin de identificar no
conformidades y deficiencias/oportunidades de mejora, y a partir de éstas, establecer acciones
correctivas y darles seguimiento.
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Otros Tipos de Auditorias
(en sector automotriz, por ej.,)
De Sistemas (partes y elementos de un sistema) De Procesos (requerimientos de un proceso) De Productos (requerimientos de un producto) Por Niveles ó Capas (LPAs - participan Todos
los niveles de la organización)
2- Tipos de auditorias
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¿Qué son las Auditorias de Procesos por Niveles ó LPAs?
*** Las LPAs (Layered Process Audits) requieren que niveles operacionales múltiples dentro de una organización o planta de manufactura revisen los mismos controles operacionales clave para asegurar la calidad del producto.
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3- Hallazgo u observación
Hallazgo u Observación
Resultados de Evaluación de EvidenciasEvidencias de Auditoria recolectadas contra CriteriosCriterios de Auditoria.
(Declaración de un hecho y soportado con evidencias objetivas)
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4- Evidencia objetiva
Evidencia Objetiva
Información que puede ser prueba verdadera, basada en hechos obtenidos a través de
observaciones, mediciones, pruebas u otros medios. Ej. de evidencias objetivas son: Muestras, Documentos, Registros y Datos, Reportes, Fotos
y Hechos.
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5- No conformidades y deficienciasNo Conformidad
Incumplimiento a un Requerimiento Especificado.
No Conformidad Mayor (M) Falta total de algún elemento o requerimiento especificado en
el sistema en cuestión y que pudiera resultar en el probable envío de producto no conforme al cliente.
No Conformidad Menor (m) Incumplimiento Parcial, por ej., de un período observado o
una parte o sección de algún elemento del sistema. Desviación también puede ser una autorización escrita y temporal de estar fuera de requerimientos originalmente especificados.
La determinación de una no conformidad mayor o menor se basa también en el juicio, criterio y experiencia del auditor o evaluador.
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Deficiencia (D/d) Falla de efectividad y eficiencia en la implementación de algún
elemento o parte del sistema, que no permite alcanzar los resultados y tendencias esperados. Es una Oportunidad de Mejora dentro del Sistema en cuestión. Una deficiencia mayor es una de alto impacto negativo y una menor es de bajo impacto negativo; por supuesto, en base al juicio, criterio y experiencia del auditor o evaluador.
Deficiencia = Oportunidad de
Mejora ???
5- No conformidades y deficiencias
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Acción Correctiva (C) Es una acción para eliminar las causas de un problema
existente.
Acción Preventiva (P) Es una acción para eliminar las causas de un problema
potencial.
Seguimiento Es la acción de verificar el cumplimiento de un compromiso
hecho.
6- Correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento, y seguimiento
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Causas Problema-NC/D Efectos
Acciones Correctivas y Preventivas
Corrección
Correcciones
Acciones
Correctivas
AccionesPreventivas
Acciones deMejoramiento
6- Correcciones, y acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento
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1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
1- Contacto inicial con el auditado, y
2- Determinación de la Factibilidad de la Auditoria.
7- Actividades Típicas de una Auditoria(bajo ISO 19011: 2011)
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1- Revisión de documentos y registros,2- Preparación del plan de auditoria,3- Asignación del trabajo al equipo auditor, y4- Preparación de documentos de trabajo.
7- Actividades Típicas de una Auditoria(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
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¿Listas de Verificación?
• Ofrecen evidencia objetiva de que una auditoria se realizó,• Permiten trabajar con orden y organización, y ayudan a la
estandarización,• Ayudan en el control de aquellas áreas del plan que deben auditarse, • Proporcionan información de soporte para la reunión de cierre y el
reporte de la auditoria, y • Forman una base de información para futuras auditorias.
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1- Junta inicial/apertura,2- Revisión de documentos y
registros durante la auditoria,3- Comunicación durante la
auditoria,4- Asignación de roles y
responsabilidades a guías y observadores,
5- Recolección y verificación de información,
6- Generación de hallazgos,7- Preparación de conclusiones, y8- Junta de cierre/salida.
7- Actividades Típicas de una Auditoria(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
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Reunión de apertura
• Presentar a los miembros del equipo auditor • Informar el alcance y los objetivos de la auditoria • Explicar el método y los criterios de la auditoria • Explicar de manera muy clara la definición y clasificación de los
hallazgos (no conformidad, deficiencia u observación)• Confirmar horarios, fechas, recursos e instalaciones requeridas por el
equipo auditor
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Proceso de Entrevista
• En horas normales de trabajo • Introducción • Romper el hielo • Explica el propósito • Pregunta que la persona describa su trabajo • Analiza lo que está haciendo el entrevistado • Haz una conclusión tentativa • Confirma lo que has observado o encontrado y especifica el siguiente
paso
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Técnicas para Entrevistar
• Manten contacto visual y muéstrate interesado…• Observa el lenguaje corporal…• Haz propuestas abiertas…• Tiende a preguntas cerradas…• Asienta con la cabeza…• Haz Hipótesis: ¿Qué pasaría sí...?• Solicita evidencias…• ¡Jamás acoses al auditado!...• Agradece la cooperación...
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Fuentes de información
Recolección por medios de muestreo apropiados(Entrevistas, Observación de actividades y Revisión de documentos y registros)
Evaluación contra criterioscriterios de auditoria
EvidenciasEvidencias de auditoria
Hallazgos de auditoria
Revisión
Conclusiones de auditoria
Recolección y verificación de información en una auditoria
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Hallazgos de la Auditoria
• Las evidencias de auditoria deben ser documentadas y evaluadas contra los criterios de auditoria
• Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad, o si aplica, una oportunidad de mejora (ó deficiencia)
• Todas las no conformidades y deficiencias deben ser reconocidas y aceptadas por el auditado (aunque hay casos excepcionales)
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Redacción de una No Conformidad
• Debe ser documentada en forma clara y concisa y respaldada con evidencias
• Debe ser identificada en términos de un incumplimiento a requisitos específicos del estándar o documentos de referencia
• Debe mencionar sólo funciones o puestos de la organización y NUNCA nombres de personas
• Sólo debe establecer hechos; no hacer conjeturas o suposiciones
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1- Preparación del reporte, y2- Distribución del reporte.
7- Actividades Típicas de una Auditoria(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
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1- Completado de la auditoria.
7- Actividades Típicas de una Auditoria(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
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1- Conducción de seguimientos.(si se especifica en el plan de la
auditoria)
7- Actividades Típicas de una Auditoria(bajo ISO 19011: 2011)
1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
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Práctica de una Auditoria de Calidad
(F1- Programa “Anual”)
Notificación y agenda (F2- Plan de la Auditoria) Checklists
Reporte de Auditoria (F3- Reporte Final)
SACs (Solicitudes de Acciones Correctivas) (F4- SACs/CARs)
Seguimiento y Cierre
1- INICIACION 1- INICIACION
2- PREPARACION2- PREPARACION
3- CONDUCCION3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO6- SEGUIMIENTO
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Auditor de sistemas de administración bajo ISO 19011: 2011(OHSAS 18001: 2007)
Presentado por:{nombre}{puesto}
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