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7 – 8 noviembre 2021 Centro de Convenciones de PR
Manual del Exhibidor
Entrada a montaje, show y desmontaje Mostrar tarjeta de vacunación con las dos dosis (Pfizer o Moderna) (tiene que haber pasado dos semanas después de la última dosis); Johnson & Johnson / Janssen una dosis (tiene que haber pasado dos semanas después de la dosis) y/o prueba negativa de covid-19 con 72 horas previo al evento que cubra los dos días del show 7 & 8 de noviembre y mascarilla en todo momento. (puede cambiar según orden ejecutiva vigente)
Tel. (787) 756-8019
www.sanjuanbeautyshow.com info@sanjuanbeautyshow.net
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Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Fechas Límites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Suplidores Autorizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Equipo Básico del Booth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Taquillas Exhibidores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Regulaciones de Sonido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Información Truss, Rigging, Seguro, Estacionamiento, Bomberos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Auspicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Oferta de Hotel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Requerimiento envio documentos página web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Carga marítima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13-14 Actividades Especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Directrices para Estructuras Provisionales en el Centro de Convenciones . . . . . . . . . . . . . . . . 16-18
I n d i c e
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Entrada a montaje, show y desmontaje Mostrar tarjeta de vacunación con las dos dosis (Pfizer o Moderna) (tiene que haber pasado dos semanas después de la última dosis); Johnson & Johnson / Janssen una dosis (tiene que haber pasado dos semanas después de la dosis) y/o prueba negativa de covid-19 con 72 horas previo al evento que cubra los dos días del show 7 & 8 de noviembre y mascarilla en todo momento. (puede cambiar según orden ejecutiva vigente)
Itinerario MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES
(Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (ZONA DE CARGA)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Jueves 4 noviembre 8:00 a.m. - 5:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 5:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 6 de noviembre a las 5:00 p. m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.
MONTAJE (Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones)
ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (ZONA DE CARGA)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Viernes 5 noviembre 8:00 a.m. - 5:00 p.m.*
Sábado 6 noviembre 8:00 a.m. - 5:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 5:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 6 de noviembre a las 5:00 p.m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.
HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES Domingo 7 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B)
Lunes 8 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B)
(Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con TAQUILLA de exhibidor)
DIAS Y HORAS DE SHOW
Domingo 7 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m
Lunes 8 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m.
DESMONTAJE (zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones)
Lunes 8 noviembre 6:00 p.m.
*Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m.
Para poder montar su booth debe tener lo siguiente
1. Contrato y Términos Firmados 2. Registro de Comerciante Provisional
3. Seguro de Responsabilidad Pública 4. Saldo Total del Espacio
5 Cuadre de Taquillas en o antes 4 nov. 6. Permiso de Montaje
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Fechas Límites
Separación de Espacios
Depósito, Firma de Contrato y Términos,
San Juan Beauty Show (787) 756-8019 mbonilla@sanjuanbeautyshow.net zpaniagua@sanjuanbeautyshow.net
17 agosto Proveer Información sobre presentación en Tarimas y Salones Educativos
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
31 agosto Entrega de Productos Intercambio Promocional
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
7 septiembre Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje
Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 David Huertas (787) 717-5703
10 septiembre Rotulación Centro Conv. San Juan Beauty Show (787) 756-8019
8 octubre Pago Final Booth San Juan Beauty Show (787) 756-8019
11 octubre 5:00pm $169.00
Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500 1-866-932-7269 Book your group rate for San Juan Beauty Show www.sanjuanbeautyshow.com
28 octubre Registro Comerciante Provisional
Solicitar en Suri Certificado de Registro de Comerciante Provisional La localidad es: Centro de Convenciones de PR 100 Convention Blvd. San Juan, PR 00907 Fecha del evento: 7 y 8 de noviembre del 2021 Entregar una copia a San Juan Beauty Show en o antes del jueves 28 de octubre de 2021 y poner original visible en su booth. suri.hacienda.pr.gov Cobrar el 11.5% de sus ventas y rendirlo según la ley.
28 octubre Seguro Seguro: Al tramitar su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Inc. Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR 00927 2.AEG Management PR, LLC Puerto Rico Convention Center District Authority Puerto Rico Convention Center 100 Convention Blvd. San Juan, PR 00907 3. Expo Caribe, Inc. Sabana Garden Industrial Park Lot. 13-17 B Esq. Calle A Bo. Sabana Abajo, Carolina, PR 00985 Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1,000.000.00 Fecha de cubierta: 4 al 8 de noviembre de 2021 Entregar una copia a San Juan Beauty Show en o antes del jueves 28 de octubre de 2021
29 octubre Orden de Comida y Bebida Centro de Convenciones (787) 463-1128 Gianni Agostini gagostini@prconvention.com
4 noviembre Equipo que requiera“Rigging”
o vaya colgado del techo
Encore Global Alexis Alvarado (939) 579-9094 Ellis Quiles(787) 328-6395 Elllis.quiles@encoreglobal.com
1ro. noviembre Internet, Networking Centro de Convenciones (787) 690-5574 Stephanie Taule staule@prconvention.com
4 noviembre Cuadre de Venta de Taquillas San Juan Beauty Show (787) 756-8019
OCTUBRE
SEPTIEMBRE
AGOSTO
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Suplidores Autorizados Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 David Huertas (787) 717-5703 dhuertas@magictransport.com Action Cargo Transport (787) 750-0450 (787) 210-3157 alberto@act-transport.com Comida y Bebida – Centro de Convenciones de PR Gianni Agostini – gagostini@prconvention.com (787) 463-1128 Beverly Ruiz – bruiz@levyrestaurants.com Internet, Networking Centro de Convenciones Stephanie Taule - staule@prconvencion.com (787) 690-5574 Rigging Equipo que requiera“Rigging” o vaya colgado del techo Encore Global Alexis Alvarado (939) 579-9094 Ellis Quiles (787) 328-6395 Elllis.quiles@encoreglobal.com Limpieza JV Cleaning Group (787) 376-2000 jvcleaninggroup@live.com Seguridad De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del jueves 4 de noviembre de 2021 Seguro Manuel A. Roca MDRT Representante Autorizado de Seguros 787-767-6026 / 787-200-9147 rocafinancial@yahoo.com Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com
Expo Caribe Inc. Quality Audiovisual (787) 288-3535 │ 288-3734 (787) 726-8572 │ (787) 378-1596 venta@expocaribbean.com qav@qualityav.com electricidad, mesas, sillas, alfombras, etc.
Lighting Design (787) 769-9304 machadoluces@gmail.com
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Equipo Básico Booth
(booths con acuerdo promocional no incluyen mesas ni sillas) _______________________________________________________________________________________ Espacio 10’ x 10’ incluye:
Cortina de fondo 8’alto x 10’ ancho
Una mesa sin mantel*
Dos sillas*
Manual del Exhibidor
Seguridad General
Boletos Entrada* Tamaño del espacio: 10’ x 10’. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8’ en el fondo y frente del booth, ni más de 3’ en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia.
IMPORTANTE: El espacio NO incluye electricidad. Para electricidad: Expo Caribe Inc.
Tel. (787) 288-3535 (787) 288-3734 venta@expocaribbean.com 1. *Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras
de exhibidor y/o modelos. 2. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes,
como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 31 de agosto de 2021. No habrá boletos de cortesía, ni se aceptará lista de modelos.
3. La fecha límite para pagar su espacio es el viernes 8 de octubre de 2021. 4. Para poder realizar su montaje no debe existir balance pendiente en su cuenta. 5. Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. 6. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante
el montaje. 7. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente
1. Contrato y Términos Firmados
2. Registro de Comerciante Provisional
3. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos
4. Saldo Total del Espacio
5. Cuadre de Taquillas – en o antes del jueves 4 de noviembre de 2021
6. Permiso de Montaje
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Taquillas Exhibidores
POLITICA DE OTORGACION DE BOLETOS SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES BOLETOS DE EXHIBIDOR Y/O MODELOS
CON LA CANTIDAD DE BOLETOS PERMITIDA PARA “STAFF” Y/O MODELOS ADICIONAL
1. Nunca deberá usar los boletos de exhibidores para el público ó invitados,
solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio.
2. Los boletos serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad
correspondiente a su booth.
. 3. Los boletos se entregarán en el Área de Registro en el Centro de
Convenciones.
4. De necesitar boletos para “staff” y/o modelos adicionales, los mismos tendrán
un costo de quince dólares ($10.00) c/u
5. La asignación de taquillas de exhibidores será de acuerdo a la cantidad
de espacios arrendados.
6. El costo de taquillas de exhibidores y/o modelos adicionales será de un
máximo de 10 boletos para los dos días a $10.00 c/u. Boletos adicionales
serán a precio regular de entrada al show.
Si pierde los boletos tendrá que obtener los mismos a $10.00 c/u
Booths Boletos Boletos de exhibidor para Staff adicional $10.00 c/u
1 5 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
2 8 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
3 a 5 12 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
6 a 10 18 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
11 a 18 25 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
19 ó más 30 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
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Regulaciones de Sonido
Es requerimiento que la mesa técnica tenga un extintor de fuego a la mano, provisto por
la compañía de audiovisual o el cliente.
No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo.
Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima
demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará
música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por
personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá
sonido mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio
educativo deberá someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar
sistema de sonido adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones
existentes. SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por
violación a cualquiera de estos acuerdos.
SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO “ACEPTABLE”
EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER
EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO)
PROCEDIMIENTO PRIMERA ADVERTENCIA: VERBAL
SEGUNDA ADVERTENCIA: ESCRITA
TERCERA ADVERTENCIA: DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO
DEL DIA
El exhibidor instalará las bocinas mirando hacia adentro del booth
Accedo a cumplir estas regulaciones sujeto a cancelación del sonido.
Nombre Compañía Exhibidora _____________________________________________________
Nombre en letra de molde_______________________________ Firma_____________________________
Nombre Comp. Sonido__________________________________ Nombre Técnico_____________________
Fecha____________________________________________________________________________________
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Es sumamente importante que lean el documento de Estructuras Provisionales
del Centro de Convenciones de PR. Incluidas en este Manual del Exhibidor
(páginas 16 – 18)
Directrices para Estructuras Provisionales en el Centro de Convenciones de PR
Debe compartir con SJBS y PRCC detalle de suplidores interesados en realizar montajes
que requieran uso de estructuras provisionales (“truss“).
Los requisitos, según aplique, especificados en el documento adjunto de Estructuras
Provisionales, y un seguro. Favor leer el documento en detalle. El Departamento de
Seguridad podrá no autorizar la entrada del suplidor o detener su montaje de no cumplir
con estas guías.
“Rigging” (colgado del techo)
Para todo equipo que requiera “Rigging” 100 libras o más (colgado del techo)
Encore Global Alexis Alvarado (939) 579-9094 │ Ellis Quiles(787) 328-6395
elllis.quiles@encoreglobal.com
Seguro
Es requerido entregar el endoso de seguro antes de poder autorizar la entrada de
cualquier exhibidor y suplidor al evento.
Estacionamiento:
El estacionamiento es operado por USA Parking. Cada vehículo paga una tarifa
de $4. la primera hora y $2.50 cada hora adicional. El valet tiene un costo de $16.
Bomberos:
Para cumplir con los estándares y códigos de Bomberos debes tomar en cuenta lo siguiente:
Las salidas de emergencias no pueden ser tapados con cortinaje/ equipo/ equipo
audiovisual y siempre deben de estar visibles.
Las compañías de audiovisual son responsables de traer “tape” PC 628
GAFFERS” o “yellow jackets” para cubrir los cables expuestos. El “tape”
o su residuo debe ser removido al finalizar el evento.
Es requerimiento que la mesa técnica tenga un extintor de fuego a la mano, provisto por la
compañía de audiovisual o el cliente.
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Auspicios Auspicios Precio Cantidad / Tamaño
Guía Informativa portada logo $175.00 logo
Guía Informativa 1 página (página 1,página 2) $500.00 CUT: 8.5” alto X 5.5” ancho
21.59cm. alto x13.97cm. ancho
Bleed .1875” / .47625 cm
Guía Informativa 1 página $275.00 CUT: 8.5” alto X 5.5” ancho
21.59cm. alto x13.97cm. ancho
Bleed .1875” / .47625 cm
Guía Informativa ½ página $190.00 CUT:4.25” alto x 5.5 ancho
10.795cm alto x 13.97cm ancho
Bleed .1875 / .47625
Guía Informativa ¼ página $125.00
Guía Informativa pagina final $500.00 CUT: 8.5” alto X 5.5” ancho
21.59cm. alto x13.97cm. ancho
Bleed .1875” / .47625 cm
Facebook $75.00 Incluye arte y promoción
1 mes
25 Banners promocionales SJBS (incluye logo y
numero de booth de su compañía)
$ 325.00 (25) 3’ x 5’
Billboards un mes exclusividad $ 800.00 (1) 10’ x 20’
Billboards un mes compartido con otros $ 500.00 (1) 10’ x 20’
Flyers (hojas sueltas) Salón por Salón
logo e información
$ 800.00 (2,500) logo e informacion
Logo en Posters Salón por Salón $ 800.00 (5,000) logo 17” x 22”
Periódico 1 página $1,000.00 (1) logo full color
Periodico ½ página $ 800.00 (1) logo full color
Radio $800.00 (40) 15 seg.
Espacio para promocionar su línea con un banner
en Centro de Convenciones
$100.00 cada
espacio Cliente trae banner y stand
Rotulación dentro Centro Convenciones Se cotizará
Participación en Auspicio de
Latin American Awards
pregunte por oferta de
auspicios
Participación en Auspicio de Competencias pregunte por oferta de
auspicios
Promoción en Pantallas de las Tarimas de SJBS Pregunte por precio
Formato preferido para entrega PDF press quality, Formato Alterno JPG Maximun Quality
PNG: Hi Resolution 250 DPI Mínimo, 300 DPI Preferible info@sanjuanbeautyshow.net zpaniagua@sanjuanbeautyshow.net mbonilla@sanjuanbeautyshow.net
Web Banner size: 1780 ancho (px) x 587 alto (px) $400.00 un mes
$350.00 mensual con contrato de 3 meses
$300.00 mensual con contrato de 6 meses
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www.sanjuanbeautyshow.com Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino
200 Convention Boulevard San Juan, PR 00907
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REQUERIMIENTOS PARA ENVIO DOCUMENTOS WEB PAGE
www.sanjuanbeautyshow.com
LOGOS
Deben tener buena resolución
No estar pixelados
Preferiblemente en PNG con fondo transparente
Archivo correctamente identificado
Independiente y NO dentro de un documento en Word, Excel, PSD o PDF
IMAGENES │ FLYERS
Tienen que estar identificadas con su nombre y/o el título de lo que está relacionado
Buena resolución
Medida mínima de 800px de ancho
Selfies – sin son tomadas tipo selfie, deben estar centralizadas, con buena iluminación,
sin texto escrito, no borrosas y background relevante al tema.
Tienen que estar en jpg y NO dentro de un documento en Word, Excel, PSD o PDF
Si se va a utilizar mas de una foto, tener en cuenta si son horizontal y/o vertical, ya que
si son diferentes afecta como se verá en la página web.
Los flyers deben estar en buena resolución e individuales
CONTENIDO
En PDF e identificados
VIDEOS
Deben estar debidamente identificados
Deben ser grabados horizontalmente, ya que para Youtube los verticales no funcionan
Si se van a subir a Youtube, deben proveer la información que se estará poniendo como
título y descripción.
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ACTIVIDADES ESPECIALES
REUNION DE ESCUELAS Miércoles 8 de septiembre 2021 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
CONFERENCIA DE PRENSA Martes 26 octubre 2021 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
WEDDINGWAYS PR EXPO Domingo 7 – Lunes 8 noviembre 2021 │ 9:00am – 6:00pm 2do. Nivel │ Centro de Convenciones de Puerto Rico
BERNEA’S HAIR FASHION TOUR Domingo 7 – Lunes 8 noviembre 2021 │ 9:00am – 6:00pm Centro de Convenciones de Puerto Rico
LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 7 noviembre 2021 │ 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
Auspicio de Actividades Especiales info@sanjuanbeautyshow.net (787) 756-8019