DIRECCIÓN DE NORMAS ARCHIVÍSTICAS-DIRECCIÓN DE NORMAS ARCHIVÍSTICAS-DNDAAIDNDAAI

CURSO A DISTANCIA CURSO A DISTANCIA Introducción a la Archivística y su Introducción a la Archivística y su

normatividadnormatividad

PRIMER MÓDULO:PRIMER MÓDULO:

ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTALDOCUMENTAL

TUTOR: JORGE SARMIENTO SICOSTUTOR: JORGE SARMIENTO SICOS

Lima 2013Lima 2013

El presente módulo de aprendizaje tiene por finalidad:El presente módulo de aprendizaje tiene por finalidad: Delimitar, precisar y homogenizar las nociones

básicas con las que cuentan los participantes sobre la Archivística, Archivos, Documentos, Información y otros términos archivísticos.

Generar una reflexión crítica respecto a la cientificidad de la Archivística y como disciplina interdisciplinaria analizar las relaciones con otras disciplinas diferenciando los objetos de estudio.

clarificar los conceptos fundamentales y las definiciones sobre los documentos de archivo.

El concepto ha ido variando a través del El concepto ha ido variando a través del tiempo y el espacio.tiempo y el espacio.

Quiere decir tres cosas:Quiere decir tres cosas:1.1. En el pasado el Archivo era considerado el En el pasado el Archivo era considerado el

“Depósito” de información de la elite “Depósito” de información de la elite gobernante y privada.gobernante y privada.

2.2. En la sociedad moderna es el centro de En la sociedad moderna es el centro de información por excelencia.información por excelencia.

3.3. Según el tipo de sociedad varia su Según el tipo de sociedad varia su importancia importancia

Según el diccionario de terminología Archivística: es “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos".  Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.)

En la definición de Antonia Heredia la Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Por lo tanto considera que la función primordial de las Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos.

Archivística objeto archivos Archivos objeto documentos

Documento objeto información

Al custodiar información pertinente clasificada, son vitales en la conservación y permanencia de los regímenes sociales y de toda estabilidad política, ya que el principio de servicio al publico no es cumplido en su totalidad, a excepción de algunos regímenes.

Por la información conservada permiten la elaboración de toda historia del poder, social, cultural, etc. (mediante la selección y el expurgo se permite el acceso a cierto tipo de información)

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Las disciplinas cuyos métodos o resultados son utilizados en trabajos o investigaciones, son consideradas auxiliares en cuanto son utilizadas en un trabajo específico

El objeto de las disciplinas auxiliares de la Archivística es el documento.

Cada una tiene su manera de preguntar a los documentos y distintas respuestas

El Archivista debe cuestionar y contestar todas, por lo que, tiene la necesidad de todas las disciplinas auxiliares.

Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas. (Diccionario de Terminologìa Archivística)

Juzga la autenticidad o falsedad de los documentos

Valora los documentos a partir de ciertos caracteres intrínsecos y extrínsecos

La crítica abarca tres funciones:◦Clasifica el documento según tipologías

existentes◦Explica el documento según sus caracteres

internos y externos◦Declara su autenticidad

La Diplomática, como estudio de los documentos, a través de sus elementos integrantes (como soporte, escritura, lenguaje, otros) permite interpretarlos y decidir sobre su autenticidad

Es la ciencia que trata del conocimiento y la interpretación de la escritura, y que estudia sus orígenes y evolución

El Archivista necesita de la Paleografía de lectura como de la de análisis

Sanción real a la Compañía de Jesús

Disciplina que trata del cómputo del tiempo de los acontecimientos históricos

Para el Archivista es necesaria en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificación

Tiene por objeto el estudio de los sellos

Describe y estudia de manera critica desde el punto de vista histórico, artístico, técnico y valor probatorio

Es auxiliar de la Archivística en cuanto que todos los tipos de sellos existentes son parte del microcosmos del documento de archivo

Los documentos se generan de acuerdo con unas normas y procedimientos que fijan los pasos a seguir por la Administración en la resolución de sus asuntos

Ayuda a estudiar la tipología documental para establecer las diferentes categorías que se forman en cada dependencia de cualquier institución

Permite realizar la selección de los documentos porque establece los plazos de vigencia administrativa.

Es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivística.

Existe una dificultad en la automatización de los archivos porque un mismo programa no puede aplicarse a distintos archivos.

Memoria de la evolución de la humanidad

La organización de un archivo exige el conocimiento de la historia de su creador para◦ Comprender la forma y el orden como se han

producido los documentos◦ Conocer su estructura orgánica, las funciones y

las actividades desarrolladas◦ Comprender el significado de los documentos

Es fundamental el conocimiento de las instituciones para el estudio de las organizaciones, jurisdicción, competencias y evolución a lo largo del tiempo

El archivista parte de la historia de las instituciones para organizar un fondo

Viene dada por la propia naturaleza de los fondos documentales

Proceden o son reflejo de actividades sujetas a la ley

El Archivista debe conocer determinados campos:◦ Legislación básica del Estado◦ Legislación del ámbito archivístico◦ Legislación sobre el procedimiento administrativo

Ciencia que estudia la lengua humana

El Archivista y demás profesionales de la información la necesitan para el análisis de los documentos

Etimologicamente proviene del latín “documentum”, derivado del verbo “docere”: enseñar, instruir; mas como quiera que este es un significado poco preciso, ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legislativo

El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.” Es la combinación de un soporte y la Es la combinación de un soporte y la información registrada en él.información registrada en él.

En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información

CARACTERESCARACTERESINTERNOSINTERNOS

CARACTERESCARACTERESEXTERNOSEXTERNOS

CARACTERES DE CARACTERES DE LOS DOCUMENTOSLOS DOCUMENTOS

CLASE. TIPO. FORMATO. CLASE. TIPO. FORMATO. CANTIDAD. FORMA.CANTIDAD. FORMA.

ENTIDAD PRODUCTORA. ENTIDAD PRODUCTORA. ORIGENES FUNCIONALES. ORIGENES FUNCIONALES.

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓNFECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN. . CONTENIDO SUSTANTIVO.CONTENIDO SUSTANTIVO.

Clase. Esta determinado por el procedimiento empleado para transmitir la información (Doc. Textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos.)

Tipo. Revela el contendido y su estructuración en el documento. (ley, cuestionario, informe, real cedula, etc.)

Formato. Esta en función de la forma y del soporte (legajos, volúmenes, A 3 A 4, CD ROM, USB Diskette)

Cantidad. Se refiere al numero de unidades y al espacio (legajos, volúmenes, metros lineales, etc.)

Forma. Ó tradición documental, consiste en la ingenuidad, es decir la condición de original ó copia y sus variantes: Copia certificada, copia simple , etc.

Entidad productora. Entidad productora. El autor del documento (persona El autor del documento (persona física, moral publica o privada.física, moral publica o privada.

Orígenes funcionalesOrígenes funcionales. Las razones por las que ha . Las razones por las que ha producido el documento. Comprende la función, la producido el documento. Comprende la función, la actividad y el tramite por los que ha sido realizado.actividad y el tramite por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de producción. Fecha y lugar de producción. Constituye la datación Constituye la datación crónica y tópica. (tiempo y espacio)crónica y tópica. (tiempo y espacio)

Contenido sustantivo. Contenido sustantivo. El asunto o tema de que trata El asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines y objetivos perseguidos un documento, o sea, los fines y objetivos perseguidos con su redacción.con su redacción.

Los elementos que lo caracterizan son: El soporte que les confiere

corporeidad física: puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco óptico.

La información, es decir la noticia que transmite.

El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos, etc.

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

Son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.

Son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel.

Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc.

Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios y terciarios.

Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas, etc.)

La génesis. Se producen dentro de un proceso natural de actividades, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a el.

La exclusividad. La exclusividad. La información que contiene rara vez se La información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión o encuentra en otro documento con idéntica extensión o intensidad, es exclusiva.intensidad, es exclusiva.

La interrelación. La interrelación. Como principio general las piezas aisladas Como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido ó tienen muy poco, (documentos sueltos) no tienen sentido ó tienen muy poco, su razón de ser viene dada por la pertenencia a un conjunto -su razón de ser viene dada por la pertenencia a un conjunto -la unidad archivística ó expediente la unidad archivística ó expediente - y por las relaciones - y por las relaciones establecidas entre si. establecidas entre si.

ARCHIVOINTERMEDIO

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVOHISTORICO

ARCHIVO DE

GESTIÓN

AGN

HistóricoCultural

InvestigaciónCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

AdministrativoLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primario

s

Valores secundario

s

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

AGN

OAA – ARCHIVO INSTITUCIONAL

ARCHIVO PERIFERICO

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO GESTIÓN

TRAMITE DOCUMENTARIO

Es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida y generada en un área establecida orgánicamente, sea cual sea el nivel asignado.

Su permanencia en las oficinas no deben durar mas de cinco años.

Su importancia es fundamental ya que de su organización depende el desarrollo de los demás niveles de archivo.

Son archivos creados

por la realidad de cada

institución, ya que

constituyen segmentos

del archivo central ó

administrativo, que por

su distribución

geográfica, no son

administrados de forma

directa.

Impedir la dispersión o eliminación de documentos

Formación correcta de las series documentales

Coordinación fluida con el Archivo Central para identificación de series.

Prepara las transferencias de acuerdo con las normas siguiendo un registro de estas.

Controla las salidas y entradas de los documentos(Pueden utilizarse sistemas informáticos)

Solicitar y devolver correctamente al archivo central los documentos que ya han sido transferidos.

Elabora instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación

Es el responsable de cumplir y hacer cumplir las normas y directivas del Sistema Nacional de Archivos y del Sistema Institucional coordinando las actividades archivísticas, así como la conservación y el uso de la documentación proveniente de los archivos periféricos y de gestión

No puede poseer documentos de mas de 30 años de antigüedad.

Es el responsable de transferir los documentos de los archivos centrales cuando su consulta ya no sea frecuente al archivo histórico.

No puede conservar documentación de mas de 50 años de antigüedad.

Contiene la documentación no eliminada y trasferida por el archivo intermedio.

Puede conservar o poseer donaciones y colecciones de documentos concernientes a la historia nacional.

ARCHIVISTICA

Referencia

Encuadernación

Certificación

ConsultaReproducción y Reprografía