Norma Tivo Gest i on Documental

Comisión de Procesos, Mejoramiento y Control

La norma de Gestión y Codificación Documental, es un conjunto de reglas a las que se ajustan la elaboración de documentos y su respectiva codificación constituyendo un orden de valores orientativos para regular y definir su respectiva administración

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR CENTRAL TÉCNICO

Unidad de Planificación – Comisión PMC

Formando Tecnólogos integrales mediante ciencia y técnica para

impulsar el desarrollo de la sociedad contribuyendo con su

buen vivir

NOR.A02PMC.01.00 V e r . 0 1 . 0 0 / R e v . E n e 1 4

0 4 / 0 1 / 2 0 1 4

Normativa de Gestión y Codificación Documental

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR CENTRAL TÉCNICO Unidad de Planificación – Comisión PMC


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CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN.............................................................................................................................3

ALCANCE......................................................................................................................................4

FUNDAMENTACIÓN DE LA NORMA..............................................................................................4

OBJETIVOS....................................................................................................................................6

OPERATIVIDAD.............................................................................................................................6

ARCHIVOS DE UNIDAD DE GESTIÓN. Principios básicos para su organización.........................6

Documentación de apoyo informativo...............................................................................7

Agrupación de los documentos administrativos.................................................................7

Clasificación de documentos. El cuadro de clasificación...................................................10

Ordenación física y señalización........................................................................................18

Instalación y conservación de los documentos.................................................................20

PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS..............................................................22

BIBLIOGRAFÍA BÁSICA................................................................................................................24

ANEXOS......................................................................................................................................25

GRÁFICOS

Gráfico 1. Organización del Archivo de Unidad............................................................................7Gráfico 2. Codificación Documental...........................................................................................16

TABLAS

Tabla 1. Información y Documentación Administrativa.............................................................10Tabla 2. Unidades de Gestión.....................................................................................................11Tabla 3. Sub-unidades de Gestión Académica............................................................................12Tabla 4. Sub-unidades de Gestión de Planificación....................................................................12Tabla 5. Divisiones de Bienestar Estudiantil...............................................................................12Tabla 6. Ejemplo Cuadro de Clasificación...................................................................................13Tabla 7. Codificación Documental..............................................................................................15

NOR.A02PMC.01.00 Ver.01.00/Rev. Ene14

\\normas\nor-a02pmc-01-01



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NORMATIVA DE GESTIÓN Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL


JUSTIFICACIÓN

El importante incremento de la cantidad de información y documentación de una Institución hace necesaria la normalización de la gestión administrativa de la misma, así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización, codificación y acceso a la documentación que se genera. Por otra parte se debe considerar que toda la documentación producida por una Institución pasa a formar parte de su patrimonio documental y de su memoria histórica.

El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos por los niveles directivos, operativos y de apoyo, así como las personas físicas y naturales al servicio de la Institución en el desarrollo de su actividad directiva, administrativa y operativa (académica como son las áreas docente e investigadora); organizados y conservados para la gestión administrativa y la información. Se debe considerar, por lo tanto, los contenidos documentales de la toda naturaleza como pueden ser:

Documentos de los órganos de gobierno y nivel directivo. Documentos relativos al desarrollo normativo y/o jurídico de los diferentes

ámbitos de la Institución. Correspondencia y escritos de los diferentes órganos y cargos. Expedientes. Documentos del presupuesto. Expedientes de personal. Publicaciones institucionales y memorias. Expedientes de investigación. Y todos aquellos documentos y expedientes que reflejen las actividades de la

Institución y de sus miembros.

Forman parte de la documentación los Archivos de Gestión u Oficina, que conservan la documentación que generan hasta el final de su tramitación y durante el periodo de vigencia administrativa, que en líneas generales se estima de 3 a 5 años; y, El Archivo General, ordinariamente a cargo de una unidad especializada de la secretaría general de la Institución, que se almacena con normativa técnica en lugares acondicionados





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para este efecto. Los documentos de Archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico; sin embargo su valor y su función van modificándose en las sucesivas etapas, correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto

ALCANCE

La norma de Gestión y Codificación Documental, es un conjunto de reglas a las que se ajustan la elaboración de documentos y su respectiva codificación constituyendo un orden de valores orientativos para regular y definir su respectiva administración, otorgando cierto grado de legitimidad y consentimiento.

FUNDAMENTACIÓN DE LA NORMA

La necesidad de la administración documental ha dado paso el establecimiento de la norma ISO 15489. La aparición de esta norma responde entre otras cosas a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad. Es precisamente la norma ISO 9001:2000, al establecer como requisito el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad, uno de los principales motivos que llevaron al desarrollo de una norma específica sobre gestión de documentos. De hecho, la norma ISO 15489 afirma que proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con las normas ISO 9001 e ISO 14001.

La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La aparición de esta norma, responde tanto a la evolución de los planteamientos del “records management norteamericano” y del “recordskeeping australiano”, como a la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad. Para desarrollar un plan de gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como





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compendio de buenas prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos países, la norma ISO 15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

Partiendo de los principios del enfoque basado en procesos y de la mejora continua, que proponen la familia de normas ISO 9000, para definir la gestión de documentos en las organizaciones, la norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir.

La norma ISO 15489 se compone de dos partes:

1. Parte 1 (ISO 15489-1). Información y documentación – Gestión de documentos (Generalidades). Es el núcleo de la norma y define los conceptos básicos, los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita.Con un enfoque más genérico, está destinada a los directivos de las organizaciones, a los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías y a cualquier persona encargada de crear y mantener documentos

2. Parte 2 (UNE-ISO/TR 15489-2). Información y documentación – Gestión de documentos (Directrices). Es un informe técnico que proporciona una metodología de implementación de un sistema de gestión de documentos de acuerdo con los principios definidos en la primera parte de la norma. Así, se insiste especialmente en las estrategias y la metodología de diseño e implementación y se establecen directrices adicionales para definir los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos (cuadro de clasificación, calendario de conservación y tabla de acceso y seguridad).Esta parte tiene un enfoque más sistemático, pensando en su uso por parte de los profesionales de la gestión de documentos y los responsables de gestionar los documentos en sus organizaciones.





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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Normalizar las buenas prácticas internacionales referidas a la gestión documental en base a la norma australiana AS4390.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer criterios sistemáticos de gestión para la integración de la administración de documentos en todos los procesos de gestión de la Institución.

• Crear un banco de datos como base de información para la toma de decisiones y rendición de cuentas.

• Proporcionar evidencia de las acciones de la Institución.

OPERATIVIDAD

ARCHIVOS DE UNIDAD DE GESTIÓN. Principios básicos para su organización.

Cada Dirección, Unidad o Comisión contemplada en el Organigrama Funcional y en el Modelo de Gestión (MOSIG) del Instituto Tecnológico Superior Central Técnico debe mantener bajo su responsabilidad un archivo de gestión correctamente organizado mediante la formación de expedientes y series documentales, de acuerdo con criterios establecidos en la norma correspondiente. La organización de la documentación en esta primera etapa determinará, las posibilidades de tratamiento que recibirá más tarde. Cada Unidad de Gestión debe nombrar por lo menos un responsable, de su archivo de gestión.El primer paso a seguir en la organización del Archivo de oficina es el de separar los documentos de apoyo informativo de la documentación propiamente archivística, siguiendo el esquema siguiente:





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Documentación de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo existen en todas las Unidades Autónomas de Gestión y se los define como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones; fotocopias de legislación; folletos; copias de escritos remitidos por otras Unidades por su función informativa; etc., estos documentos podrán ser destruidos, una vez hayan cumplido su misión informativa. Nunca se han de transferir al Archivo General.

Consejos para su organización: Esta documentación ha de organizarse separada del resto del Archivo

administrativo. Una forma útil de organizar esta información en soporte papel es la creación de

conjunto de documentos temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con expedientes de Archivos que se tratarán más adelante).

Los conjuntos de documentos en papel se instalarán preferiblemente en carpetas suspendidas y los libros o revistas en estanterías abiertas o revisteros.

Sería deseable que los documentos informativos de consulta habitual estuvieran disponibles en un disco óptico para evitar la proliferación de las fotocopias múltiples.

Agrupación de los documentos administrativos

La función del archivo de unidad es un factor determinante para que éste funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Los documentos sueltos no pueden constituir un archivo, ya que no tienen sentido por sí mismos fuera del contexto en que se generan.



SEPA

RACI

ÓN

DE

DOCU

MEN

TOS

Documentos de Apoyo y Documentación

Informativa Auxiliar

Eliminación

Ordenamiento Instalación

Documentos en trámite o con vigencia administrativa Organización

Documentos sin vigencia administrativa Transferencia Hoja de Transferencia ARCHIVO GENERAL

Gráfico 1. Organización del Archivo de Unidad



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Para organizar un Archivo de Unidad es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, como se detallan:

1. Correspondencia:

Características: Es un tipo de documentación que reciben todas las unidades

administrativas de la Institución. Pueden ser originales o copias. No está vinculada a ningún procedimiento administrativo. Aporta información de muy distinto tipo.

Organización: La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y

salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta. La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de

un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que acompaña a una información importante,

facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta.

La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir, que se limita a una información más genérica. Se debe agrupar en:o Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia entre

una unidad de gestión del ITSCT y personas o instituciones ajenas a la misma.

o Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre unidades de gestión del ITSCT.

En cada una de estas dos grandes divisiones de la correspondencia pueden aplicarse a su vez nuevas subdivisiones, de acuerdo con el volumen y diversidad de correspondencia que se genere en cada oficina.

2. Libros de registro:

El registro se considera como un instrumento jurídico, cuyo fin es construir un sistema de control y de garantía externa e interna de los documentos que se manejan en las unidades de gestión y de los documentos oficiales que se envían a otros externos o a particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado.





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En el ITSCT se generará un Registro General y varios Registros Auxiliares en Unidades de Gestión y Carreras o Escuelas, a los que se recurrirá cuando se requieran registrar documentos oficiales (instancias, convocatorias, recursos, requerimientos, oficios, cartas, etc.).El Registro no necesariamente controla las entradas o salidas de todos los documentos de gestión de las distintas Unidades, por lo que se podrán mantener un sistema de control interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que no sean objeto de registro: acuerdos, actas, certificados, diligencias, currículums, informes, memorias, notas internas, etc.

3. Expedientes:

Los expedientes se consideran la unidad documental básica de un archivo. Se entiende por expediente administrativo a la unidad documental constituida por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. La estructura de un expediente debe ser lógica, coherente y cronológica, por lo que los documentos se deben ordenar de acuerdo con el procedimiento o trámite. Los criterios de formación del expediente administrativo deben ser uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en esta tarea. Se deben considerar los siguientes aspectos:

Cada expediente debe estar contenido en una carpeta en donde se anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciación y finalización, resumen del asunto, nº de documentos, código asignado al mismo.

Integrar cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.

Evitar la extracción de documentos originales de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros; en este caso se entregarán copias y devolverán inmediatamente a su lugar.

Si fuese necesario disponer de un documento original de un expediente, además de apuntarlo en un libro de control de préstamos, deberá quedar en su lugar un testigo (ej.: hoja de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo y la fecha.

Los documentos que pueden formar parte de un expediente administrativo pueden ser:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN(Contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su

RESOLUCIONES ACUERDOS





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competencia).DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN(Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades).

COMUNICACIONES NOTIFICACIONES PUBLICACIONES

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA(Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos).

ACTAS CERTIFICADOS CERTIFICACIONES ACTO PRESUNTO

DOCUMENTOS DE JUICIO(Contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo).

INFORMES

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS(El instrumento por el que los ciudadanos se relacionan con la actividad de las Administraciones Públicas).

SOLICITUDES DENUNCIAS ALEGACIONES RECURSOS

Tabla 1. Información y Documentación Administrativa.FUENTE. J.R. Cruz y F. Mikelarema Peña. Ed. Tecnos, 1998

4. Series documentales:

Constituyen el segundo nivel de agrupación de los documentos en los archivos de gestión y se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función. Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el cuadro de clasificación del Archivo del ITSCT y se identifica con el código correspondiente del cuadro de clasificación y su título de serie normalizado, el cual se fija previamente entre el Archivo General y las propias oficinas.

Clasificación de documentos. El cuadro de clasificación

Clasificar la documentación quiere decir ordenarla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica. La documentación del ITSCT se agrupará en conceptos que reflejan las funciones o actividades, dentro de una estructura que es el cuadro de clasificación definido de la siguiente manera.

1. El cuadro de clasificación

El cuadro de clasificación de la documentación es un sistema de clasificación que recoge las funciones y actividades de las distintas Unidades de Gestión del ITSCT, con respecto a su quehacer desde lo general a lo concreto.

A. Estructura:





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El cuadro de clasificación se estructura mediante un sistema jerárquico y lógico, cada nivel puede subdividirse en sus componentes lógicos. De esta manera se permite la identificación y agrupación de documentos, sea cual sea su origen, de acuerdo con las funciones y actividades de las distintas Unidades de Gestión. Aplicando el cuadro de clasificación se puede asociar de manera independiente la documentación financiera, la documentación académica (operativa), la administrativa, la directiva, etc.

El cuadro de clasificación muestra las relaciones entre los documentos de distinta índole e identifica las series documentales. El cuadro de clasificación se estructura en:

i. Tabla general. Establece 8 Unidades principales que corresponden a las Unidades de Gestión Directiva, Unidades de Gestión Asesora y principales Unidades de Gestión Operativa (Direcciones) establecidas en el Mosig. Cada una de estas Unidades puede subdividirse en subunidades (Unidades de Gestión Operativa. Ej. Comisiones, Carreras, etc) que consideran las subfunciones y actividades concretas de acuerdo a la Estructura Organizacional del ITSCT.

a. Unidades de Gestión: Nivel de clasificación que corresponde a una función general de Gestión, Asesora u Operativa Principal establecido en el Mosig del ITSCT. Cada Unidad se compone de subunidades. Las Unidades de Gestión del cuadro de clasificación son las siguientes:

UNIDAD DE GESTIÓN CODIFICACIÓN (B##CCC)RECTORADO D01RECVICERRECTORADIO D01VICDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN A01DPLDIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA A01DAJDIRECCIÓN DE PROYECTOS O01DPRDIRECCIÓN ACADÉMICA O01DACDIRECCIÓN FINANCIERA O01DFIDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA O01DAD

Tabla 2. Unidades de Gestión

b. Sub-unidades (Unidades de Gestión Operativa): Nivel de clasificación que corresponde a una sub-función establecida en el Mosig del ITSCT reconocidas como Unidades de Gestión Operativa y de Apoyo. Cada subnivel tiene su propia división.

Ejemplo: La Dirección Académica tiene las siguientes subunidades:

SUB-UNIDAD DE GESTIÓN CODIFICACIÓN (B##CCC)CARRERA DE MECÁNICA AUTOMOTRIZ O02CMA





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CARRERA DE MECÁNICA INDUSTRIAL O02CMICARRERA DE ELECTRICIDAD O02CEICARRERA DE ELECTRÓNICA O02CEODEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS O02DCBDEPARTAMENTO DE CIENCIAS HUMANAS O02DCHBIENESTAR ESTUDIANTIL O02BES

Tabla 3. Sub-unidades de Gestión Académica

Se puede también citar como ejemplo a la Dirección de Planificación que siguiendo la misma lógica tendría las siguientes subunidades:

SUB-UNIDAD DE GESTIÓN CODIFICACIÓN (B##CCC)COMISIÓN DE PROCESOS, MEJORAMIENTO Y CONTROL A02PMC

COMISIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA A02EIN

Tabla 4. Sub-unidades de Gestión de Planificación

c. División: Es un nivel de clasificación correspondiente a algunas de las actividades que pueden producirse en el quehacer del ITSCT. En este nivel se puede ubicar si hubiera la necesidad de sub-actividades apareciendo divisiones de distinto nivel. Se puede citar como Ejemplo:

DIVISIÓN CODIFICACIÓN (B##CCC)SEGUIMIENTO A EGRESADOS O03USE

Tabla 5. Divisiones de Bienestar Estudiantil

ii. Tablas auxiliares. Estas tablas corresponden a niveles de clasificación que se añaden a las Unidades de Gestión, Sub-unidades o Divisiones para definir con más detalle el contenido de la documentación. Se las determina como sub-divisiones y pueden ser de dos tipos:

a. Sub-divisiones específicas: Se deben aplicar por una Unidad de Gestión, Sub-unidad o División concreta para especificar más el contenido de algún documento o expediente. En el cuadro de clasificación aparecen al comienzo del nivel al que se aplican.

b. Sub-divisiones nominales: Se deben aplicar a todos los niveles del cuadro de clasificación. En el cuadro de clasificación se presentan en forma de listas o relaciones ordenadas detrás de la tabla general.

Se hace necesario emplear más de una subdivisión, el orden de codificación es el siguiente:

Subdivisión específica + subdivisión nominal. E + N





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iii. Índice. Este caso se emplea cuando se requiere establecer la relación alfabética de todas las Unidades de Gestión, Sub-unidades, divisiones y subdivisiones de la tabla general, con su correspondiente remisión al lugar que ocupa cada una en el cuadro de clasificación. El índice se presenta en el cuadro de clasificación detrás de las tablas auxiliares.

Ejemplo general

UNIDAD CLASIFICACIÓN CODIFICACIÓNDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Unidad de Gestión

Infraestructura Sub-división específica .01Capacitación Sub-división específica .02Mantenimiento Sub-división específica .03

TALENTO HUMANO Sub-unidadAnálisis de necesidades Sub-división específica .01Peticiones de personal Sub-división específica .02Bolsa de trabajo Sub-división específica .03Oferta pública de empleo Sub-división específica .04Convocatorias y concursos Sub-división específica .05

Oposiciones Sub-división nominal .05.01Concursos de méritos Sub-división nominal .05.02

Docentes Titulares Índice .05.02aDocentes Auxiliares Índice .05.02bPersonal Administrativo Índice .05.02c

Procesos mejora de empleo Sub-división nominal .05.03Procesos de promoción interna Sub-división nominal .05.04Procesos de libre designación Sub-división nominal .05.05Convocatorias de contratación Sub-división nominal .05.06

Procesos de integración Sub-división específica .06Reclasificaciones laborales Sub-división específica .07

Tabla 6. Ejemplo Cuadro de Clasificación

B. Código de clasificación.

Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procederá a su codificación. Esta codificación podrá realizarse cuando se hayan identificado las series documentales.

La codificación puede ser numérica, alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. La función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, expedientes y series documentales a una determinada Unidad de Gestión o actividad desempeñada. En el archivo de gestión el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas, cajas y estanterías, facilitando por lo tanto orden físico de los documentos de archivo y su rápida localización.





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La estructura elegida para la codificación comienza con la identificación del tipo de documento del que se está tratando en función de los siguientes criterios:

i. DEFINICIONES

Con el objeto de estandarizar y diferenciar los distintos documentos que pudieran generarse en las distintas actividades de las Unidades de Gestión tanto Directivas, Asesoras, Operativas (Académicas) y de Apoyo del ITSCT, es necesario dejar definidas de forma clara la nomenclatura de cada documento para que el mismo sea clasificado de acuerdo al criterio establecido. De esta manera se plantean las siguientes definiciones:

Diagrama de flujo. Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales.

Documento. Según la norma NTC-ISO 9000: Información y su medio de soporte. Manual de calidad. Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una Institución. Plan Institucional. El plan es un documento en el que los responsables de una

Unidad de Gestión reflejan cual será la estrategia a seguir en el corto, mediano o largo plazo.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados.

Procedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso. Política Institucional. Es una decisión escrita que se establece como una guía,

para los miembros de una institución, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos.

Objetivo Institucional. Establece lo que la Institución aspira lograr en una gestión, en el marco de su Plan Estratégico Institucional constituyendo el fundamento y dirección para las operaciones a ejecutarse.

Norma Institucional. Documento generado dentro del proceso de normalización de una institución que presenta la forma de realizar un proceso, procedimiento o actividad y que se obtiene a través del consenso entre los responsables del mismo.

Formato. Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso o actividad.

Registro. Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Revisión. Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace.

Guías. Documento aquel que tiene por objetivo y fin el conducir, encaminar y dirigir algo para que se llegue a lo requerido en la cuestión de la que se trate.





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Instructivo. Serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera, en diversos soportes, para darle a una persona la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación

Expediente. Es el conjunto de los documentos relacionados con un asunto. Serie Documental. Conjunto de documentos de estructura y contenido

homogéneos, creados por una misma unidad o individuo como consecuencia del ejercicio de sus funciones.

ii. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Una vez definidos los documentos ejercicio de las actividades del ITSCT, se determina el código de cada uno de ellos en la siguiente tabla:

DOCUMENTO CÓDIGO (XXX)

Diagrama de flujo DFU

Documento DOC

Manual de calidad MCA

Plan Institucional PLA

Proceso PRO

Procedimiento PRC

Forma específica FOR

Política Institucional POL

Objetivo Institucional OBJ

Norma Institucional NOR

Formato FOR

Registro REG

Revisión REV

Guías GUI

Instructivo INS

Expediente EXP

Serie Documental SDC

Tabla 7. Codificación Documental

iii. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS





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Una vez definido el cuadro de clasificación e identificados los respectivos documentos, se puede incorporar un código único a cada documento creado o recibido bajo el siguiente esquema

TIPO DE DOCUMENTO

UNIDAD DE GESTIÓN

SUB-DIVISIÓN ESPECÍFICA

SUB-DIVISIÓN NOMINAL ÍNDICE

AAA B##CCC ## ## dGráfico 2. Codificación Documental

2. El proceso de clasificación

Cuando una Unidad de Gestión recibe o crea un documento se debe seguir los siguientes pasos:

1) Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo.

2) Identificar a qué serie documental pertenece el expediente. Esta operación facilitará la clasificación.

3) Buscar la Unidad de Gestión, Sub-unidad y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del cuadro de clasificación.

En general, y siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, se recomienda clasificar la documentación bajo conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.

4) Aplicar subdivisiones con el fin de definir más el contenido

Subdivisión específica + subdivisión nominal. E + N

5) Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.

La notación de la clasificación está formada por el tipo de documento; la unidad de gestión; división; sub-división específica y nominal; e, índice de ser necesario Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente.

- El código de clasificación es la que corresponde al nivel más bajo de cuadro de clasificación. Va precedido de la leyenda Ref.





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- El título completo de clasificación está formado por tres elementos: el nombre del nivel más bajo del cuadro; y, el nombre de los dos niveles inmediatamente superiores. Ejemplo:

Código: Ref. PRO.O01DAD.05.02bTítulo: Docentes Auxiliares

Concursos de méritosConvocatorias y concursos

6) Clasificar el expediente aplicándole el código y el título de clasificación. Estos datos se anotan en la carpeta del expediente, con los adicionales necesarios que sirven para describir el expediente.

En general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los documentos que contiene, si bien, alguna veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles más bajos que los del expediente del que forman parte.

Por ejemplo, si se quiere clasificar la documentación anexa de una sesión del Honorable Consejo Superior Tecnológico, el código y título de la carpeta del expediente sería el correspondiente al de “sesiones del HCST”; pero el código o el título de la documentación anexa podría tener un nivel más bajo que el del expediente. De esta manera se identificaría y agruparía en una subcarpeta independiente la documentación anexa de la sesión.

3. Clasificación de la correspondencia

Correspondencia externa:

Se clasifica en la sub-unidad “Secretaría” del cuadro de clasificación del ITSCT (La sub-división Secretaría pertenece a la Unidad de Gestión Rectorado).

La correspondencia externa se organiza de acuerdo con las divisiones de esta sub-unidad

Dentro de cada división la correspondencia se ordena de acuerdo a los índices específicos y nominales creados para el efecto.

Luego se ordena cronológicamente en orden inverso, de más antigua a más reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto la emitida como la recibida.

Correspondencia interna:

Se clasifica en la sub-unidad “Secretaría” del cuadro de clasificación del ITSCT.





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Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades de gestión del ITSCT. Dentro de cada unidad de gestión, la correspondencia de entrada y salida se

ordena cronológicamente, dejando primero la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida.

La correspondencia enviada a distintas unidades de gestión se ordena en la unidad emisora, adjuntando lista de receptores.

La correspondencia interna genera gran cantidad de copias, ya que es conservada tanto por las unidades emisoras como receptoras.Para evitar el exceso de copias, se debe seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la correspondencia interna, para su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerárquico superior.

La correspondencia interna que mantenga una unidad con unidades de nivel jerárquico superior se deberá conservar mientras dicha información sea útil para la gestión, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.

Ordenación física y señalización

Una vez que un documento recibido o producido por una unidad de gestión y clasificado; se le ha asignado el código correspondiente, se requiere el proceso de ordenamiento (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.

1. Ordenamiento físicoLos criterios de ordenamiento se establecen de acuerdo con las características de cada tipología documental y se aplica de manera uniforme por todos los miembros de la Unidad, tanto para la formación de los expedientes como para el ordenamiento de los mismos dentro de su serie documental.

A. Ordenamiento interno de los expedientes: Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenamiento.

Siguiendo la práctica administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior. En algunos casos se puede optar por la ordenamiento inverso, siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental.

De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenamiento numérico o alfabético.





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En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen.

Los documentos en soporte diferente al papel (ejem.: fotografías, carteles, vídeos, CD´s, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, dejando constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.

B. Ordenamiento de las series documentales:Se establece el criterio de ordenamiento que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes. Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser: Orden cronológico. Orden cronológico y alfabético. Orden alfabético. Orden numérico:

2. Señalización de los documentosPara identificar el contenido de las carpetas de archivo, las carpetas suspendidas, cajas de archivo definitivo y el mobiliario de archivo, se ha de normalizar la señalización:

A. Señalización de carpetas: los archivos se guardan en carpetas en las que se han de hacer constar los siguientes datos: Nombre de la Unidad Código y título de clasificación (cuando se disponga de ellos) Título del documento Años: año de cobertura y cierre del expediente Se podrá hacer constar el título propio del expediente y otras

observaciones que se consideren necesarias.

Se recomienda utilizar a las Unidades de Gestión carpetas de cartulina y subcarpetas de papel diseñadas para este uso, se debe utilizar el etiquetado sugerido (Anexo 1) para la identificación de las mismas.

B. Señalización de carpetas suspendidas: Se debe realizar la instalación de los expedientes abiertos y los de consulta frecuente en carpetas suspendidas. En este caso, las carpetas de archivo se introducirán en las





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carpetas suspendidas, que se señalizarán del mismo modo mediante el código de clasificación y el título.

C. Señalización de carpetas archivadoras: Se debe realizar la instalación de los expedientes y series documentales abiertos y de consulta frecuente en carpetas archivadoras. En este caso, las carpetas archivadoras se señalizarán de acuerdo al formato establecido (Anexo 2).

D. Señalización de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y series documentales de consulta menos frecuente se guardan en cajas de cartón de archivo definitivo hasta su transferencia al Archivo General, de acuerdo a los procesos establecidos. Se debe colocar una etiqueta con los siguientes datos: Nombre de la Unidad Código y título de clasificación Título del documento Años: año de cobertura y cierre del expediente Se podrá hacer constar el título propio del expediente y otras

observaciones que se consideren necesarias.

Se debe utilizar el modelo de etiqueta sugerido (Anexo 2), de forma que las carpetas y cajas estén señalizadas y preparadas para cuando haya de realizarse la transferencia al Archivo General.

Instalación y conservación de los documentos

Las condiciones de instalación de los documentos en las unidades de gestión, tanto en lo referente a materiales y accesorios para archivado, como en el mobiliario que se utilice para instalar los documentos, son elementos importantes para una buena organización del archivo. A la hora de seleccionar los más adecuados para cada oficina, se tendrán en cuenta:

Las características de la documentación a archivar (volumen de los expedientes, formatos y soportes físicos…).

La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados (una mayor o menor frecuencia de uso determinará el contenedor y mobiliario a utilizar).

Las medidas preventivas de conservación de los documentos.

1. Material de archivo de oficina:

Existe una amplia gama de elementos auxiliares y contenedores para documentos en papelerías y centros de suministro que pueden ser más o menos útiles de





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acuerdo con las características de la documentación y el uso que se va a hacer de la misma.

2. Mobiliario de archivo de oficina:

Para las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard y prever las necesidades específicas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo de documentación propia de cada oficina.

3. Medidas preventivas para la conservación de los documentos. Medidas generales:

o No utilizar papel reciclado para los documentos importantes.o Los documentos importantes no se perforan nunca.o No se ha de forzar la capacidad de las carpetas ni de los

archivadores. Si es necesario, se abrirán varias carpetas y se numerarán: volumen I, II, …

o Evitar el uso de elementos metálicos para unir los documentos importantes (grapas, etc.), gomas elásticas ni ligas.

o Utilizar el material de oficina más aconsejable para garantizar la perdurabilidad de los documentos: papel permanente, clips de plástico, pega de celulosa, etiquetas de papel engominado, cajas de cartón neutro, hojas y cajas de formatos normalizado (DIN A4 o DIN A5), armarios y contenedores metálicos.

o Medidas de control ambiental: Los documentos en soporte papel requieren una temperatura entre 15 y 25°C, una humedad relativa de 45 a 65% y una luz artificial que no supere los 200 lux. Además, se debe tomar las siguientes medidas en las oficinas:

Contra la luz: No situar los documentos al lado de las ventanas ni cercanos a los fluorescentes. La luz no debe incidir directamente sobre el papel.

Contra la humedad: No archivar documentos en zonas por donde pasen cañerías o existan humedades.

Contra el polvo: Utilizar carpetas y contenedores (de papel, cartulina o cartón).

Contra el calor: Archivar los documentos lejos de fuentes de calor directo.





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PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

1. La unidad de gestión que desee solicitar un préstamo de documentación al Archivo General, debe generar una solicitud de préstamo e imprimirlo y enviarlo al Archivo, firmado por el representante de la unidad de gestión.

2. Si una unidad de gestión solicita un préstamo de documentación con valor administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la petición a la unidad de gestión responsable del procedimiento.

3. La solicitud de préstamo incluye los siguientes campos: Nombre del solicitante Unidad de gestión Fecha de la solicitud Datos de la documentación:

o Descripción (título del documento que se requiere)o Períodoo Observaciones que la unidad solicitante quiera añadir en relación a

las características de la documentación que solicita, plazos especiales, motivo de la solicitud, etc.

Datos de control interno del préstamo (los cumplimenta el Archivo General):

o Número de préstamo.o Fecha de devolución.o Fecha de devolución en caso de prórroga.

Firmas, sellos y fechas del procedimiento administrativo del préstamo:o Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad solicitando el

préstamo.o Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo dando curso al

préstamo.o Firma (con fecha y sello) del responsable de la unidad devolviendo el

préstamo.o Firma (con fecha y sello) del responsable del Archivo acusando

recibo de la documentación devuelta.4. Una vez que el Archivo General recibe la solicitud, se prepara la documentación

solicitada y se remite a la unidad peticionaria, acompañada por el registro en donde el Archivo ha consignado los datos de número de préstamo, fecha de devolución y ha firmado y fechado el envío del préstamo.

5. Dentro del plazo de préstamo establecido, la unidad devuelve la documentación al Archivo General, junto con el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolución.





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6. Si la unidad tiene razones para mantener el préstamo durante un plazo más amplio del establecido, es necesario que solicite una prórroga al Archivo General.

7. La documentación se devuelve al Archivo General sin modificaciones. Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable de la unidad lo hará constar en la portada de la carpeta correspondiente y comunicará de ello al Archivo General.

8. En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la responsabilidad recae en la persona de la unidad de gestión solicitante del préstamo.

9. Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo General remite al prestatario el formulario con el acuse de recibo fechado, firmado y sellado.





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BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

Conde Villaverde, M.L. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992.

Cruz Mundet, J.R.; Mikelarena Peña, F. Información y documentación administrativa. Madrid: Tecnos, 1998.

Cruz Mundet, J.R. Manual de Archivística. – Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruizpérez, 2001.

Diccionario de terminología archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993.

Doyle, M. y Freniere, A. La preparación de manuales de gestión de documentos para las administraciones públicas: un estudio RAMP. Paris: UNESCO, 1991.

Dupla del Moral, A. Manual de archivos de oficina para gestores: Comunidad de Madrid. Madrid: Marcial Pons, 1997.

Fernández Gil, P. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales. Granada: CEMCI, 1999.

Molina Nortes, J. y Leyva Palma, V. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la documentación administrativa. Guadalajara: Anabad Castilla-La Mancha, 1996.

Roberge, M. La gestió dels documents administratius. Barcelona: Diputación, 1993.





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ANEXOS





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ANEXO 1Modelo de etiqueta para carpetas de documentos





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MODELO


NIVEL TECNOLÓGICOARCHIVO

Unidad de GestiónTítulo de ClasificaciónCódigo de ClasificaciónTítulo del DocumentoFechaNúmero de carpeta deObservaciones

EJEMPLO


NIVEL TECNOLÓGICOARCHIVO

Unidad de Gestión Comisión de Evaluación InternaTítulo de Clasificación Indicador 12Código de Clasificación DOC.A02EIN.01.12aTítulo del Documento Consolidado horas clase / otras actividadesFecha Año 2013Número de carpeta 1 de 1Observaciones Equilibrio entre el tiempo que los docentes TC

del instituto dedican a la impartición de clases yel tiempo de que dichos docentes disponenpara otras tareas





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2,5 cm 11,5 cm


1,4 cm

NIVEL TECNOLÓGICO 1,1 cm

ARCHIVO 0,6 cm

5 cm 10 cm

Unidad de Gestión 0,6 cm

Título de Clasificación 0,6 cm

Código de Clasificación 0,6 cm

Título del Documento 0,6 cm

Fecha 0,6 cm

Número de carpeta de 0,6 cm

Observaciones 0,6 cm

0,6 cm

0,6 cm



FUENTE. Mayúscula, Calibri 16 Negrita, Color Negro, Alineación CentradoCELDA. Sin Fondo



IMAGEN. 2cm x 1,65 cm Alineación CentradoCELDA. Sin Fondo

FUENTE. Mayúscula, Calibri 14 Normal, Color Negro, Alineación Vertical Centrado, Alineación Horizontal IzquierdaCELDA. Sin Fondo



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ANEXO 2Modelo de etiqueta para

carpetas archivadoras y cajas de archivo de expedientes y

series documentales





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MODELO EJEMPLO



NIVEL TECNOLÓGICO NIVEL TECNOLÓGICO

UNIDAD DE GESTIÓNCOMISIÓN

EVALUACIÓN INTERNA

TÍTULO DE CLASIFICACIÓN

INDICADOR12 - 13

CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN EXP.A02EIN.01.12

TÍTULO CARGA HORARIADOCENTES TC – DOCENTES MT

AÑO DE COBERTURA AÑO DE COBERTURA 2013CIERRE DEL EXPEDIENTE CIERRE DEL EXPEDIENTE ENE/2014

OBSERVACIONES NECESARIAS

RECTOR:M.Sc. FERNANDO ANDRADE

RESPONSABLE:ING. MAURICIO PAZMIÑO





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7,5 cm


1,5 cm

2,8 cm

NIVEL TECNOLÓGICO 0,8 cm

UNIDAD DE GESTIÓN 2,5 cm

TÍTULO DE CLASIFICACIÓN

3,5 cm

CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN 2 cm

TÍTULO 2 cm

4,7 cm 2,8 cm

AÑO DE COBERTURA 0,6 cm

CIERRE DEL EXPEDIENTE 0,6 cm

OBSERVACIONES NECESARIAS 3,5 cm







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IMAGEN. 2cm x 1,65 cm Alineación CentradoCELDA. Sin Fondo




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