Gest Mant Yungay

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL PERU INSTITUTO PARA LA CALIDAD

DIPLOMADO DE ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS Y CALIDAD

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY DEPARTAMENTO DE ANCASH

INTEGRANTES: JULCA VICHARRA, JUDITH ANDREA LOARTE RAMÍREZ, NELSON PETTER MARILUZ SALAZAR, LUIS HERNAN OVIEDO MORALES, PAMELA CRISTINA PERALTA BRICEÑO, ROBERTO PABLO

LIMA-PERÚ

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ

INSTITUTO PARA LA CALIDAD


I N D I C E Pág.

1.0 INTRODUCCIÓN 09 2.0 OBJETIVOS DEL TRABAJO 10 3.0 OBJETIVOS DEL PROYECTO 11 4.0 GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN 12

4.1 Acta de Constitución (4.13.1) - Alcance Preliminar del Proyecto - Alcance Preliminar del Producto

13 16 18

4.2 Definición de los Procesos para asegurar la integración de las actividades. - Proceso de Dirección de Proyectos - Nivel de implementación de cada proceso - Descripción de las Herramientas y Técnicas - Ejecución del Trabajo para alcanzar los objetivos del Proyecto. - Supervisión y Control de Cambio. - Gestión de la configuración. - Actualización de las líneas bases para la medición de rendimiento. - Necesidad y Técnicas para la comunicación entre los interesados. - Ciclo de vida del Proyecto seleccionado y fases relacionadas. - Revisiones dadas de la dirección, contenido, extensión y

oportunidad para facilitar la gestión de las polémicas (ISSUES), sin resolver y decisiones pendientes.

19 21 25 27 29 29 30 34 34 34 36

5.0 PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE (5.1.3.1) - Proceso para revisar el enunciado del Alcance del Proyecto

detallado. - Proceso para la creación del EDT o WBS y establecer su

aprobación. - Proceso para obtener la verificación y aceptación formal de los

entregables complementados del Proyecto. - Proceso para controlar las solicitudes de cambio al enunciado el

alcance del Proyecto detallado.

37 38 38 38 39

6.0 ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO (5.2.3.1) - Objetivos del Proyecto. - Descripción del Alcance del Producto. - Requisitos del Proyecto - Criterios de Aceptación del Producto. - Restricciones del Proyecto. - Organización Inicial del Proyecto. - Riesgos iniciales del Proyecto. - Hitos Principales - Requisitos de Gestión de Configuración. - Requerimientos de aprobación del Proyecto. - Control de Versiones del enunciado del Alcance del Proyecto.

40 40 40 40 41 41 42 43 43 43 43 43

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7.0 EDT CODIFICADO MOSTRANDO LOS PRODUCTOS ENTREGABLES DEL

PROYECTO. (Gestión del Alcance del Proyecto 5.3.3.2) 44 - Estructura de desglose de trabajo 45

8.0 DICCIONARIO DE LA EDT (Gestión del Alcance del Proyecto 5.3.3.3)

50

9.0 PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA (Gestión de Tiempo 6.0) - Lista de Actividades del Proyecto (Gestión de Tiempo 6.1.3.1) - Lista de Hitos del Proyecto (Gestión de Tiempo 6.1.3.1) - Diagrama de Red del Cronograma del Proyecto (Gestión del Tiempo

6.2.3.1) - Requisitos de Recursos para las Actividades (Gestión del Tiempo

6.3.3.4) y estimado de la duración de las actividades (Gestión de Tiempo 6.4.3.1)

- Estructura de Desglose de Recursos (Gestión de Tiempo 6.1.3.3) - Cronograma del Proyecto (Gestión de Tiempo 6.5.3.1)

74 76 79 80 81 105 107

10.0 PLAN DE GESTION DE COSTOS (Gestión de Costos 7.00) - Nivel de Precisión de Costos. - Unidades de Medida - Enlaces con los Procedimientos de la Organización. - Umbrales de Control - Reglas del valor ganado. - Formatos de informes - Descripciones del proceso de Gestión de Costos. - Estimado de los costos de cada una de las actividades. (Gestión de

Costos 7.1.3.1) - Información de respaldo de la estimación de los costos de las

Actividades (Gestión del Costo 7.1.3.2.) - Como serán administrados los cambios en el costo del Proyecto. - Lecciones aprendidas - Estimado de Costos, relación de recursos, presupuesto, línea base de

costos. - Curvas “S” de los costos del Proyecto (Gestión de Costos 7.1.3.1)

109 110 110 110 110 110 111 111 112 112 113 113 115 120

11.0 PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD (Gestión de la Calidad 8.1.3.1) - Estructura Organizacional - Roles y responsabilidades - Procedimientos de Calidad - Matriz de procesos de Calidad - Aseguramiento de la Calidad - Procesos de Control de la Calidad - Métricas de calidad - Listas de control de calidad - Plan de mejoras del proceso - Línea Base de la Calidad

122 123 123 124 125 125 127 127 128 128 129

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12.0 PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL (Gestión de Recursos Humanos 9.1.3.3) 134

- Como se llevará a cabo la adquisición del personal. 135 - Perfil profesional del equipo de Proyecto. 136 - Requisitos para la adquisición del personal 136 - Distribución de horas de recursos humanos en el tiempo (EDT) 139 - Histograma de Recursos Humanos 141 - Asunciones y Restricciones de Personal 142 - Criterios de Liberación. 142 - Desarrollo de equipo del Proyecto y Necesidades de formación de personal. 143 - Reconocimiento y recompensas 144 - Cumplimiento. 144 - Seguridad del personal 144 - Matriz RACCI (Roles y Responsabilidades de la Gestión del Proyecto y de las Actividades 145 - Organigrama del Proyecto (Gestión de los Recursos Humanos 9.1.3.2.). 148

13.0 PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES (Gestión de las Comunicaciones 10.1.3.1) − Identificación de agentes involucrados y grado de Influencia − Roles y Responsabilidades de los Involucrados (Diagrama) − Diagrama de Comunicaciones − Calendario de Eventos − Requisitos de la información de los Involucrados − Información que debe ser comunicada a los involucrados: − Contenido , Detalle y Personas responsables de la Información − Frecuencia de la Información − Medio empleado para la comunicación − Gestión de la Comunicación − Métodos o Tecnología usados para transmitir la información (Diagrama) − Proceso de Escalamiento (identificación de Plazos y la cadena de mando − Balance de los Recursos disponibles para el proyecto

150 151 152 155 156 158 159 160 160 160 161 162 165 167

14.0 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS QUE INCLUYA (Gestión de los riesgos

11.1.3.1) - Objetivos del Proyecto y de la Gestión de Riesgos del Proyecto. - Metodología. - Gestión de Riesgos - Roles y Responsabilidades. - Preparación del Presupuesto. - Periodicidad. - Categoría de Riesgo (RBS) - Definiciones de Probabilidad e Impacto. - Matriz de Probabilidad e Impacto. - Escala de Impacto para los objetivos del Proyecto. - Tolerancia a los riesgos de los distintos interesados. - Formatos de Informe - Seguimiento. - Registro de riesgos Identificados (Gestión de los riegos 11.2.3.1) - Lista de riesgos y oportunidades identificados. - Lista de posibles respuestas.

172 173 173 174 175 176 176 176 177 177 177 178 178 179 179 180 182

5




- Causas de los Riesgos. 182 - Categoría a la cual pertenece el Riesgo 182 . - Probabilidad de ocurrencia . 185 - Impacto. 184 - Importancia (Probabilidad x importancia) 186 - Matriz de impacto y probabilidad mostrando ubicación de los Riesgos dentro de la matriz (cada riesgo debe tener un código único o ID) (Gestión de los Riesgos-11.3.3.1) 191 - Plan de Respuestas a los Riesgos indicando que es básicamente una

actualización al registro de riesgos que puede incluir (11.5.3.1.) - Riesgos identificados, descripciones, área de proyecto afectada, sus

causas y como pueden afectar a los objetivos del Proyecto. - Propietarios de los riesgos y sus responsabilidades asignadas. - Listas priorizadas de los riesgos. - Estrategias de respuestas acordadas. - Monitoreo de responsabilidades (triggers), los Riesgos. - Ejecución de los planes de respuesta a los Riesgos. - Seguimiento y Control de los Riesgos. - Reservas de contingencia. - Reporte de la situación de los riesgos.

192 199 199 199 200 200 200 200 200 202

15.0 PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES, (Gestión de las Adquisiciones 12.1..3.1.)

- Tipos de contrato y condiciones de pago - Estimaciones independientes e identificación de proveedores - Identificación de proveedores - Gestión de Múltiples proveedores. - Coordinación de las Adquisiciones con otros aspectos del Proyecto,

como establecer el cronograma e informar el rendimiento. - Restricciones y asunciones. - Manejo de los períodos de adelanto (leads),. - Manejo de las decisiones de fabricación propia o compra. - Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los

productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de Desarrollo y Control del Cronograma.

- Identificación de garantías de cumplimiento . - Métricas de Adquisiciones . - Enunciado del trabajo del contrato (Gestión de las Adquisiciones

12.1.3.2)

202 203 204 204 204 204 205 205 206 207 208 208 209

6




- Decisiones de fabricación propia o compra (Gestión de las Adquisiciones 12.1.3.3.)

- Documentos de la Adquisición (Gestión de las Adquisiciones 12.2.3.1) - Criterios de Evaluación (Gestión de las Adquisiciones 12.3.3.2) - Cierre del Contrato.

212 213 214 234

16.0 CLÁUSULA FORMAL DEL PROYECTO

235

17.0 CONCLUSIONES

238

7




ÍNDICE DE CUADROS Y FORMATOS

GESTIÓN DE INTEGRACIÓN Anexo N° 01 Formato de Cambio de Solicitud Pág. 33 GESTIÓN DE COSTO Formato N° 7.1.3.(a) Hoja de Trabajo de Seguimiento de Costo Pág. 114 Cuadro N° 7.1.3 (b) Estimaciones de los costos Pág. 115 Cuadro N°7.1.3 (c) Relación de recursos Pág. 116 Cuadro N° 7.1.3(d) Presupuesto Pág. 117 Cuadro N° 7.1.3 (e) Línea Base de Costos Pág. 121 Cuadro N° 7.1.3 (f) Curvas “S” Pág. 120 GESTIÓN DE CALIDAD Cuadro N° 8.1.3 (a) Matriz de procesos de calidad Pág. 125 Cuadro N° 8.1.3 (b) Listas de Control de calidad del Proyecto Pág. 128 Formato N° 8.1.3 (a) Plantillas de Análisis de Variación Pág. 130 Formato N°| 8.1.3 (b) Plantilla de Métodos de Solución de Problemas Pág. 131 Formato N° 8.1.3 (c) Plantilla de Resultados de Trabajo Pág. 132 Formato N° 8.1.3 (d) Plantilla de Auditoria de Calidad Pág. 133 GESTIÓN DE RR.HH Cuadro N° 9.1.3.3 (a) Estimación de Recursos Humanos para el

Proyecto. Pág. 135

Cuadro N° 9.1.3.3 (b) Perfil profesional del Equipo del Proyecto Pág. 136 Cuadro N° 9.1.3.3 (c) Distribución de horas de Recursos Humanos

en el Tiempo. Pág. 139

Cuadro N° 9.1.3.3 (d) Histograma de Recursos Humanos Pág. 141 Cuadro N° 9.1.3.3 (e) Programa de Formación para el Equipo del

Proyecto Pág. 143

Cuadro N° 9.1.3.3 (f) Matriz de Asignación de responsabilidades Pág. 146

8




GESTIÓN DE RIESGOS Cuadro N° 11.1.3.1 (a) Gestión del Riesgo 174 Cuadro N° 11.1.3.1 (b) Roles y Responsabilidades 175 Cuadro N° 11.1.3.1 (c) Matriz de Impacto 177 Cuadro N° 11.2.3.1 (a) Lista de Riesgos, Identificados 180 Cuadro N° 11.2.3.1 (b) Lista de Oportunidades Identificadas 181 Cuadro N° 11.2.3.1 © Categoría del Riesgo (RBS) 182 Cuadro N° 11.2.3.1 (d) Análisis de los Impactos de los Riesgos. 184 Cuadro N° 11.1.3.1 (a) Formulario de Riesgos y Dificultades 178 Cuadro N° 11.2.3.1 (e) Análisis de los Impactos de las Oportunidades 185 Cuadro N° 11.2.3.1 (f) Análisis de las probabilidades de Ocurrencia 185 Cuadro N° 11.2.3.1 (g) Probabilidades de Ocurrencias de los Riesgos 186 Cuadro N° 11.2.3.1 (h) Importancia del Riesgo

(Probabilidad por Impacto) 186

Cuadro N° 11.2.3.1 (i) Importancia de de las Oportunidades (Probabilidad por Impacto)

188

Cuadro N° 11.2.3.1 (j) Matriz de Probabilidad e Impacto 190 Cuadro N° 11.3.3.1 (a) Matriz de Impacto y Probabilidad 191 Cuadro N° 11.5.3.1 (a) Plan de Respuesta a los Riesgos 191 GESTIÓN DE ADQUISICIONES Cuadro N° 12.1.3 (a) Tipos de Contrato y condiciones de pago 204 Cuadro N° 12.1.3.1 (b) Estimaciones independientes 205 Cuadro N° 12.1.3. (c) Periodo de adelantos 207 Cuadro N° 12.1.3.1 (d) Decisiones de fabricación propia o compra 207 Cuadro N° 12.1.3.1 (e) Garantías 209 Cuadro N° 12.1.3.1 (f) Métrico 209 Cuadro N° 12.1.3.2 (a) Características mínimas de bienes adquiridos 210 Cuadro N° 12.1.3.3 (a) Sistema de decisión de Hacer-Comprar 213 Cuadro N° 12.2.3.1 (a) Tipos de Procesos de selección 214 Cuadro N° 12.2.3.1 (b) Etapa de evaluación técnica de Adquisición

Directa 216

Cuadro N° 12.2.3.1 (c) Etapa de Evaluación Técnica en procesos de selección basándose en calificación de consultores individuales por Invitación.

216

Anexo N° 12.2.3.1 (a) Especificaciones Técnicas requeridas por el Banco Mundial para la compra de Bienes mediante Adjudicación Directa.

218

Anexo N° 12.2.3.1 (b) Proforma de Contrato de Compra de Bienes 222 Anexo N° 12.2.3.1 (c) Proforma de Contrato de Servicios 227 Anexo N° 12.2.3.1 (d) Cédula de Notificación por medios

Electrónicos. 234

9

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA EL

MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY-ANCASH

INTRODUCCIÓN

En el Marco del Proceso de Descentralización, Provías Rural, ha establecido como objetivo

institucional la transferencia paulatina y progresiva de la Gestión Vial de los Caminos

Vecinales a los Gobiernos Locales, previo fortalecimiento de su capacidad técnica e

institucional.

La Gestión Vial, es un proceso cuya materialización conlleva a un conjunto de actividades,

siendo una de ellas el Mantenimiento Rutinario, bajo el liderazgo y responsabilidad de los

Gobiernos Locales, orientada al logro de una adecuada transitabilidad de la Vías.

La ejecución del Mantenimiento de las Vías transferidas a la Provincia de Yungay se viene

realizando sin un criterio técnico que permita al personal de la Municipalidad Provincial

desarrollar una adecuada Gestión Vial de los Caminos Vecinales.

La Gestión Vial, debe ser entendida como un proceso que comprende la identificación o

diagnóstico de la realidad de los Caminos Vecinales, la planificación de acciones posibles de

realizar el manejo adecuado de las vías, las normas de supervisión, basados en un control y

seguimiento permanente del mantenimiento rutinario a través de Microempresas integradas

con pobladores hábiles de la comunidad.

Para efectos de implementar el presente Proyecto, se ha suscrito el Contrato de Préstamo

Internacional Nº 385-2006-BIRF, entre el Gobierno Peruano a través del Proyecto Especial de

Infraestructura de Transporte Rural-Provías Rural del Ministerio de Transportes y

Comunicaciones MTC- y el Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento - BIRF.

Para elaborar el Plan Integrador en nuestro proyecto se han aplicado procedimientos de la

guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos –PMBOK y adicionalmente con el

criterio de quienes conformamos el grupo de trabajo a través de experiencia académica y

profesional, con el propósito de hacer accesible una metodología práctica para el manejo

ordenado del Proyecto, y así proponer el cambio de cultura requerida para lograr mejores

resultados al crear, planear y ejecutar el Proyecto.

10



OBJETIVOS DEL TRABAJO

El presente trabajo tiene por objetivo aplicar los conocimientos en Gerencia de Proyectos

de los integrantes del Equipo para elaborar un Plan de Proyecto, desarrollando planes de

gestión por cada área del conocimiento del PMI, de esta manera se define una situación

real a partir de la cual se genera un Proyecto donde se incluye el análisis respectivo.

El presente documento pretende dar una visión real de un Proyecto bastante didáctico que

sirva para aplicar el conocimiento adquirido y realizar una integración adecuada.

11



OBJETIVOS DEL PROYECTO

Proporcionar un instrumento de Gestión que permita orientar y formalizar el desarrollo de la

gestión vial de los caminos vecinales en la provincia de Yungay, diseñando un nuevo

sistema de gestión para el Mantenimiento Vial, a través de los siguientes documentos:

1. Guía para la formación de microempresas

2. Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial.

3. Guía para la elaboración del Inventario.

4. Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial.

12

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN

LA PROVINCIA DE YUNGAY-ANCASH

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

4.1.3.1

13



ACTA DE CONSTITUCIÓN

4.1.3.1

Componente

Descripción

Proyecto

Diseño de un nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay

Gerente del Proyecto

Ing. Roberto Peralta Briceño, Gerencia de Promoción y Transferencia de PROVIAS RURAL, responde funcional y jerárquicamente al Director Ejecutivo PROVIAS RURAL – MTC.

Patrocinador del

Proyecto

− Provías Rural – Gerencia de Administración.

(Fuente de Financiamiento: Contrato de Préstamo Internacional Nº 385-2006 – The World Bank ) .

− Municipalidad Provincial de Yungay – Gerencia Municipal de Administración.

(Fuente de Financiamiento: Recurso Directamente Recaudados)

Organización Ejecutora

Provías Rural – Gerencia de Promoción y Transferencia, Unidad de Mantenimiento encargada de elaborar el Proyecto; conformado por seis (06) profesionales:

− 01 Jefe de Unidad (Ing. Civil) − 01 Especialista Vial (Ing. Civil) − 01Especialista en Gestión Presupuestaria (Economista) − 01 Especialista en Derecho Publico (Abogado) − 01 Especialista en Medio Ambiente (Ingeniero y/o Abogado) − 01 Especialista en Gestión Municipal (Abogado) − 01 Especialista en Formación de Micro Empresas y Talleres de

Capacitación (Sociólogo). o Además 03 Asistentes (01 Técnico, 01 Legal y 01 Administrativo)

− 01 Secretaria

Cliente

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE YUNGAY:

- Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano. - Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento.

Descripción del

Proyecto

Diseño de un nuevo Sistema de gestión que permita a la Municipalidad Provincial de Yungay, mejorar la Gestión del Mantenimiento de los Caminos Vecinales, utilizando para ello: i) Guía para la formación de Microempresas, ii) Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial, iii) Guía para la elaboración del Inventario Vial, iv) Modelo de Gestión para el Mantenimiento Vial.

14




4.1.3.1

Componente

Descripción

Oportunidad de Negocio

− Incremento de la comercialización de bienes y servicios en los

distritos beneficiarios − Incremento del Turismo en toda la provincia − Desde el punto de vista de la Municipalidad Provincial, la

posibilidad de obtener mayores ingresos por recaudación de tributos (Hospedaje Turístico, Transporte, Comercio, etc.)

− Promover una cultura de responsabilidad para el mantenimiento de los caminos vecinales, en los entes responsables de la conservación de las vías y los usuarios (Municipalidades Distritales de Mancos, Quillo, Casma, Llanama y Yungay, transportistas de carga y pasajeros).

− Las Empresas Mineras dentro de un radio de influencia de 2.5 Km. Del eje de la Vía de Mantenimiento.

− A los Productores y Comerciantes agrícolas de la zona. − Turistas Nacionales (de Lima, La Libertad y demás departamentos

cercanos a Ancash) y Turistas Internacionales.

Organizaciones Funcionales Involucradas

PROVIAS RURAL – Gerencia de Promoción y Transferencia, a través de la Unidad encargada de elaborar el Proyecto. MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE YUNGAY, conformado por: − Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano. − Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento.

THE WORLD BANK

Fuentes de Costo

Beneficios

Provías Rural Cto. De Préstamo Nº 385-

2006-BIRF Inversión:

US$ 120, 000.00 (10 meses)

Propiciar un instrumento de gestión, que permita orientar y formalizar el desarrollo de la gestión vial en la Provincia de Yungay.

Presupuesto Estimado

Municipalidad Provincial de Yungay

(Recursos Directamente Recaudados - RDR)

Inversión:

US$ 30, 000.00 (10meses)

-Lograr la participación de la Municipalidad Provincial de Yungay y las Municipalidades Distritales (Quillo, Yanama, Mancos y Casma) involucradas indirectamente en el proyecto. - Contribuir al bienestar de la población a un mayor acceso a los servicios sociales y privados.

15




4.1.3.1

Componente

Descripción

Comprensión de los Requerimientos del

Cliente

Instrumento de Gestión con metodologías de fácil aplicación para los usuarios, que permita orientar y formalizar el desarrollo de la gestión vial de Mantenimiento en la provincia de Yungay.

Resumen de Hitos

− Diseño Preliminar del Sistema Definido – 13.09.06 − Borrador de documentos del Sistema concluido – 29.12.06 − Documento Master del Sistema Impreso –25.01.07 − Sistema de Gestión Implementado – 17.04.07 − Documentos del Sistema de Gestión aprobado –29.05.07

Asunciones del Negocio

− La primera semana del inicio del proyecto el Banco Mundial

depositara el integro US $ 120 000.00 en la cuenta de Provías Rural, y en el primer mes de la ejecución del proyecto la Municipalidad Provincial de Yungay depositara US$ 30, 000.00

− Se utilizara como antecedente para la planificación del proyecto el modelo de Gestión vial existente.

− Provías Rural y la Municipalidad Provincial de Yungay apoyaran con el personal profesional y técnico faltante, que resulte necesario para la ejecución del proyecto.

Restricciones del Negocio

− Entre enero y febrero de 2007 deberá realizarse el Taller de

Capacitación. − Entre febrero y abril deberá realizarse el Plan Piloto.

− Las Guías y Manuales a elaborar deben tener como base las

guías y manuales anteriores.

16



ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

4.1.3.1

Componente Descripción

Objetivos

Diseñar un nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay, que permita a la Municipalidad Provincial tener un instrumento eficaz de gestión para el mantenimiento y conservación de los caminos vecinales en dicha Provincia

Limites

Diseño del Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial que incluye: i) La Guía para la elaboración del Inventario Vial, ii) El Manual de supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial, y; iii) La Guía de Conformación de Microempresas, hasta su aprobación final del documento por parte de los stakeholders – Provías Rural , Municipalidad Provincial de Yungay y Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento, no incluye la implementación ni la puesta en operación y ejecución .

Requerimientos y Productos y Entregables

Nuevo Sistema de Gestión para el mantenimiento de los caminos vecinales.

Guías para la elaboración del Inventario Vial y de Conformación de la Microempresas. Manual de Supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial. Taller de Capacitación. Plan Piloto para la elaboración del Inventario Vial.

WBS Preliminar

1.1 Gestión del Proyecto 1.1.1 Planificación 1.1.2 Ejecución 1.1.3 Control 1.1.4 Cierre 1.2 Definición del Nuevo Sistema 1.2.1 Investigación de Información Histórica 1.2.2 Revisión del Sistema Anterior 1.2.3 Legislación comparada 1.3 Diseño Preliminar del Nuevo Sistema 1.3.1 Guía para la elaboración del Inventario Vial. 1.3.2 Manual de Supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial. 1.3.3 Guía para la conformación de Microempresas. 1.4 Reportes 1.4.1 Redacción del Manual 1.4.2 Conclusiones 1.4.3 Impresión 1.5 Prueba del Nuevo Sistema 1.5.1 Talleres de Capacitación 1.5.2 Implementación .- Plan Piloto del Inventario Vial 1.6 Validación 1.6.1 Ley que autorice el uso del FONCOMUN para implementar el diseño. 1.6.2 Ordenanza Municipal que apruebe el diseño del nuevo Sistema de gestión. 1.6.3 Aprobación del diseño por el patrocinador.

17



ALCANCE PRELIMINAR DEL PROYECTO

4.1.3.1

Hitos Principales

HITOS FECHA Nuevo Sistema Definido. Setiembre 2006 Nuevo Sistema editado. Enero 2007 Taller de Capacitación ejecutado. Febrero 2007 Plan Piloto del Inventario Vial ejecutado. Abril 2007 Sistema de Gestión Validada y aprobada Mayo 2007

Descripción del Proyecto

Diseño de un nuevo Sistema de gestión que permita a la Municipalidad Provincial de Yungay, mejorar el sistema de la Gestión del Mantenimiento de los Caminos Vecinales, utilizando para ello : i) La Guía para la elaboración del Inventario Vial, ii) El Manual de supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial, y; iii) La Guía de Conformación de Microempresas.

Estimaciones de Costo (Orden de

Magnitud

Inversión Asignada: US $ Provias Rural – Banco Mundial 120,000.00 Municipalidad Provincial de Yungay 30,000.00 Costo Total del Proyecto 150,000.00

Riesgos Iniciales

Definidos

Cambios permanentes de los funcionarios ligados al proyecto por parte de la Municipalidad Provincial de Yungay.

Demora en la aprobación de productos intermedios por parte de los stakeholders principales. Demora en el desembolso por parte de los patrocinadores del proyecto (Provías Rural y Municipalidad Provincial de Yungay)

Restricciones

Interna

Tiempo : 10 meses Inversión: US$ 150, 000.00

Externa Normas existentes relacionadas a la protección y conservación del Medio

Ambiente

Asunciones

La Gerencia de Promoción y Transferencia de Provías Rural tiene los profesionales especialistas necesarios para el proyecto. Los Gobiernos Locales quieran implementar Sistemas de Gestión eficientes para el mantenimiento de sus vías. La Municipalidad Provincial de Yungay cuenta con la logística y recursos financieros para el mantenimiento de sus caminos vecinales. Los Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay están Rehabilitados. Elevados costos de transporte.

Requerimientos de Gestión de la Configuración

Juicio de Expertos – Comité de Gerentes Auditorias o Revisiones de la Gerencia de Promoción y Transferencia de Provías Rural. Los cambios solicitados deben ser aprobados por la Gerencia de Promoción y Transferencia, Gerencia de Mantenimiento y el Equipo de Gestión de Cambios. Los cambios deben incorporarse en la Gestión de Control de Cambios.

Requerimiento de Aprobación

Aprobación del Nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay por parte de la Municipalidad Provincial de Yungay, Provías Rural y el Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento –BIRF

18



ALCANCE PRELIMINAR DEL PRODUCTO

4.1.3.1

Componente

Descripción

Objetivos

Con la implementación de los manuales del nuevo Sistema de gestión de las vías vecinales, se incrementará la cantidad de vías transitables con mantenimiento eficiente. Consecuentemente se aumentará el flujo del transporte de pasajeros y carga, disminuyendo los fletes y mejorando la calidad de vida de la población de la provincia de Yungay.

Diseñar un nuevo Sistema de gestión que permita a la Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano y a la Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad Provincial de Yungay orientar y formalizar el desarrollo de la gestión del mantenimiento vial en la zona, mediante la utilización adecuada de la vías y manuales.

Características y Requerimientos

Documentos de Gestión para el mantenimiento de los caminos vecinales de fácil entendimiento y aplicación de los usuarios.

Debe cumplir con los estándares de presentación definidas por la Gerencia de Imagen Institucional de la Municipalidad Provincial de Yungay.

Las Guías y Manuales deben contar con formatos estandarizados debidamente graficados y aplicados, aceptados por la Gerencia de Mantenimiento de Caminos Vecinales.

Los talleres de capacitación deben de ser explicados por el equipo de proyecto, realizándose con la participación de los representantes de todos los agentes involucrados en el proyecto, quienes aprobaran pruebas simples de aplicación del nuevo Sistema.

Criterios de Aceptación

El Sistema de Gestión incluye guías y manuales de fácil entendimiento, claro y que no suponga un aumento considerable de tiempo para su aplicación.

El nuevo Sistema tiene que estar orientado al personal técnico de la Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano y a la Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad Provincial de Yungay.

19



DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS PARA ASEGURAR LA INTEGRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

4.2

4.2 DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS PARA ASEGURAR LA INTEGRACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES

PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS La Gestión de Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos que son: Iniciación – Planificación – Ejecución – Seguimiento y Control y Cierre, estos Grupos de procesos están relacionados por los resultados que producen, por lo general la salida de un proceso se convierte en una entrada a otro proceso o es un producto entregable del proyecto, es decir existe una interacción entre dichos procesos, sin embargo la naturaleza integradora de la Gestión de Proyectos exige la interacción del Grupo de Procesos de Seguimiento y Control “Revisar y Actuar” con todos los elementos de los otros grupos de proceso.

El Proceso de Iniciación se compone de procesos que facilitan la autorización formal para dar comienzo al Proyecto, siendo la herramienta principal el Acta de Constitución del Proyecto o Charter, por lo general este proceso se realiza fuera del ámbito de control del proyecto, así mismo, durante el proceso de iniciación se refina la descripción del alcance inicial y los recursos que la organización esta dispuesta a invertir, se elige al Director del Proyecto, se documentan las restricciones y asunciones iniciales, siendo así dicha información se vera reflejada en el Acta de Constitución del Proyecto, para ser aprobado, quedando autorizado el desarrollo del proyecto.

Procesos de Iniciación

Procesos de

Cierre

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Seguimiento y Control

20




4.2

El Proceso de Planificación es usado por el Equipo de Dirección del proyecto para planificar y gestionar con éxito el proyecto, sirve de ayuda para recopilar información de varias fuentes de confianza y complejidad, mediante este proceso se desarrolla el plan de gestión del proyecto, podemos identificar los procesos que el equipo del proyecto debe abordar durante la planificación para decidir si es necesario realizarlos y definir quién será el encargado de hacerlo. A través de este proceso podemos identificar, definir y madurar el alcance del proyecto, el coste del proyecto y planificar las actividades que se realizarán dentro del proyecto. El Proceso de Ejecución se compone de siete procesos de dirección de proyectos los cuales enunciamos a continuación: - Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, - Realizar Aseguramiento de la Calidad, - Adquirir el Equipo del proyecto, - Desarrollar el Equipo del Proyecto, - Distribución del Información, - Solicitar Respuesta de Vendedores; y, - Selección de Vendedores, todos ellos utilizados para completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto con la finalidad de cumplir con los requisitos del proyecto, siendo así la mayor parte del presupuesto del proyecto se invertirá en los procesos precitados. Este proceso implica coordinar personas y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto, abordando el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e implementa los cambios aprobados. En lo que respecta al Proceso de Seguimiento y Control, este se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de tal forma que se puedan identificar los problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas necesarias cuando correspondan, para controlar la ejecución del proyecto. El Beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto se observa y se mide regularmente para identificar las variaciones del plan de gestión del proyecto. Por otro lado, incluye controlar los cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de posibles problemas. Y por último el Proceso de Cierre incluirá todos los grupos de procesos de Dirección de proyectos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades del proyecto y entregar el producto, estableciendo los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para verificar y documentar los entregables del proyecto, así como formalizar su aceptación por parte del cliente o del patrocinador. El cierre del Proyecto incluirá tanto el Cierre Administrativo como el Cierre Contractual. En el Cierre Administrativo se describe en detalle todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo del proyecto y de los demás agentes involucrados en la ejecución del procedimiento de cierre administrativo del proyecto, realizar este proceso también incluirá recopilar los registros, analizar el éxito, documentar las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto. Por otro lado, el Cierre Contractual lo realizaremos al aproximarnos a las etapas finales del proyecto el cual incluirá todas las actividades e interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el desarrollo del proyecto y para definir aquellas actividades que respaldan el cierre formal del proyecto.

21




4.2

ÁREAS DEL CONOCIMIENTO

− Gerencia de la Integración del Proyecto

Esta Área de Conocimiento de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para asegurarse que los elementos del proyecto estén coordinados correctamente. Esta área de conocimiento consta de algunos aspectos como lo son:

1 Desarrollo del plan de proyecto: Integrar y coordinar todo el proyecto, planear y

crear un documento constante, coherente. 2 Ejecución del plan del proyecto: realizar el plan del proyecto, realizando las

actividades que incluye. 3. Control integrado de cambios: cambios que coordinan a través del proyecto entero.

− Gerencia del Alcance del Proyecto Esta Área de la gerencia de proyectos incluye los procesos requeridos para asegurarse que el proyecto circunscriba todo el trabajo requerido para terminar el proyecto con éxito. Esta área del conocimiento incluye aspectos como:

1 Iniciación: autorizar el proyecto o la fase 2 Planeamiento del alcance: desarrollar una declaración escrita del alcance

como la base para las decisiones futuras del proyecto. 3 Definición del alcance: subdividir los entregables principales del proyecto en

componentes más pequeños, más manejables. 4 Verificación del alcance: formalización de la aceptación del alcance del

proyecto 5 Control del cambio del alcance: cambios que controlan al alcance del proyecto

− Gerencia del Tiempo del Proyecto Esta Área de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la terminación oportuna del proyecto. Esta área del conocimiento incluye aspectos como:

1 Definición de la actividad: identificando las actividades específicas que se deben realizar para producir las varias fases del proyecto.

2 Establecimiento de la secuencia de las actividades documentando las

dependencias entre las actividades del Cronograma.

22




4.2

3 Duración que estima: estimando el número de los períodos del trabajo que

serán necesarios terminar actividades individuales. 4 Recursos que estima: Estimado el tipo y las cantidades de recursos necesarios

para realizar las actividades del cronograma.

5. Desarrollo del Cronograma: analizar secuencias de la actividad, duraciones de la actividad, y requisitos de recurso de crear el horario del proyecto.

5 Control del cronograma del horario: cambios que controlan el Cronograma del

proyecto.

− Gerencia del Costo del Proyecto

Esta Área de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto esté terminado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en:

1 Planeamiento del recurso: determinando qué recursos (gente, equipo, materiales)

y qué cantidades de cada uno se deben utilizar para realizar actividades del proyecto.

2 Costo estimado: desarrollar una aproximación (estimación) del coste de los

recursos necesitó terminar actividades del proyecto.

3. Costo del presupuesto: asignación de la valoración de costos total a las actividades individuales del trabajo.

4. Control de costo: cambios que controlan al presupuesto de proyecto

− Gerencia de la Calidad del Proyecto Esta Área de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto satisfaga las necesidades para las cuales fue emprendido. Consiste en:

1 Planeamiento de la calidad: identificando que los estándares de calidad son relevantes al proyecto y determinar cómo satisfacerlos.

2 Garantía de calidad: funcionamiento total de evaluación del proyecto sobre una

base regular para proporcionar confianza que el proyecto satisfaga los estándares de calidad relevantes.

3 Control de calidad: la supervisión de proyecto específico resulta para

determinarse si se conforman con estándares e identificar relevantes de calidad, de tal manera poder eliminar las causas del funcionamiento insatisfactorio

23




4.2

− Gerencia de Recursos Humanos del Proyecto

Esta Área de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para hacer el uso más eficaz de los profesionales involucrados con el proyecto. Esta área comprende los aspectos siguientes:

1 Planeamiento organizacional: identificando, documentando, y asignando papeles

del proyecto, responsabilidades, y relaciones de divulgación. 2 Adquisición del personal: conseguir los recursos humanos necesarios para trabajar

en el proyecto. 3 Desarrollo de la organización del equipo: habilidades del individuo que se

convierten y del grupo para realzar funcionamiento del proyecto.

− Gerencia de Comunicaciones del Proyecto Esta Área de Conocimiento de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la colección, la difusión, el almacenaje, y la última disposición de la información del proyecto. En esta área existen aspectos importantes como

1 Planeamiento de comunicaciones: determinación de la información y de las

necesidades de comunicaciones de los tenedores de apuestas: quién necesita qué información, cuando él la necesitará, y cómo les será dada.

2 Distribución de la información: haciendo a la información necesaria, disponible

para proyectarla a tenedores de apuestas de una manera oportuna. 3 Funcionamiento que reportes: recogiendo y diseminación de la información del

funcionamiento. Esto incluye el pronóstico, la divulgación del estado, medida del progreso de proyecto.

4 Cierres administrativos: generando, recolectando, y diseminando la información

para formalizar la terminación de la fase o del proyecto.

− Gerencia de Riesgos del Proyecto La Gerencia de Riesgo es el proceso sistemático de identificar, de analizar y de responder al riesgo del proyecto. Incluye la maximización la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos positivos y de reducir al mínimo de la probabilidad y las consecuencias de acontecimientos adversos de proyectar objetivos. En estas áreas se enfocan aspectos como:

1 Planeamiento de la gerencia de riesgo: decidiendo cómo acercar y planear a las

actividades de la gerencia de riesgo para un proyecto. 2 Identificación del riesgo: determinándose qué riesgos pudieron afectar el proyecto

y la documentación de sus características.

24




4.2

3 Análisis cualitativo del riesgo: la ejecución de un análisis cualitativo de riesgos y

las condiciones para dar la prioridad afecta los objetivos del proyecto. 4 Análisis cuantitativo del riesgo: midiendo la probabilidad y las consecuencias de

riesgos y de estimar sus implicaciones para los objetives del proyecto. 5 Planeamiento de la respuesta del riesgo: procedimientos y técnicas que se

convierten para realzar oportunidades y para reducir amenazas del riesgo a los objetives del proyecto.

6. Riesgo que se supervisa y se controlan: supervisando riesgos residuales,

identificando los nuevos riesgos que ejecutan planes de la reducción del riesgo, y la evaluación de su eficacia a través del ciclo vital del proyecto.

− Gerencia de Adquisiciones del Proyecto Por último, la Gerencia de Adquisiciones de la gerencia de proyecto incluye los procesos requeridos para adquirir mercancías y los servicios para lograr alcance del exterior de la organización de ejecución. Consiste en:

1 Planeamiento de la consecución: determinación qué procurar y cuando. 2 Planeamiento de la solicitación: documentando requisitos del producto e identificar

fuentes potenciales. 3 Solicitación: citas, ofertas, ofertas como apropiado. 4 Elección de la fuente: el elegir entre de vendedores potenciales 5 Administración del contrato: manejo de la relación con el vendedor 6 Liquidación del contrato: la terminación y el establecimiento del contrato,

incluyendo la resolución de cualesquiera abren artículos.

25




4.2

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DE CADA PROCESO

Proceso del Desarrollo del Plan del Proyecto se ha hecho uso de un subconjunto de los 44 procesos propuestos por el PMBOK 2004. Estos tuvieron en general un diferente nivel de implementación y en su gran mayoría son los referidos a los grupos de procesos de Inicio y Planificación debido a la naturaleza misma de este trabajo integrador:

AREA DE

CONOCIMIENTO

PROCESO IMPLEMENTADO

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN

INTEGRACIÓN

Enunciado del Alcance Preliminar del Proyecto.

Desarrollar Acta de Constitución. Plan de Gestión del Proyecto Control integrado de cambios (CIC) Cerrar proyecto.

Se emplearon todos los procesos: Dirigir y gestionar la ejecución . Supervisar y controlar el trabajo. El CIC se empleo sobre todo para atender los cambios en el alcance, tiempo y costo.

ALCANCE

Planificación del alcance Definición del alcance Verificación del alcance Crear WBS Control del alcance (CA)

En el presente proyecto, el desarrollo del enunciado detallado se realizo con su versión preliminar (integración). El trabajo principal de está área fue trabajar WBS y Diccionario EDT. El Control de alcance se integro con el CIC.

TIEMPO

Definición de las actividades Establecimiento de las secuencias de

actividades Estimación de recursos de las actividades Estimación de la duración de actividades Desarrollo de cronograma Control de cronograma –MS Project

Esta área se desarrolla en su integridad. Producto de la planificación de la calidad y la respuesta a los riesgos, se actualizó la solidez de estos procesos. El CC se integró al CIC

COSTOS

Estimación de costos Preparación del presupuesto Control de costos (CCO)

Está área se desarrolla en su integridad. El CCO se desarrollo al CIC.

CALIDAD

Planificación de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Control de la Calidad.

Está área se desarrolla en su integridad.

RR.HH Planificación de los Recursos Humanos Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto.

Esta área se desarrolló en su integridad

26




4.2

ÁREA DE

CONOCIMIENTO

PROCESO IMPLEMENTADO

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN

COMUNICACIONES

Planificación de las comunicaciones Distribución de la Información Informe de Rendimiento Gestionar a los Interesados

RIESGOS

Planificar la gestión de riesgos Identificación de riesgos Análisis cualitativo Análisis cuantitativo Planificación de respuestas a los riesgos Seguimiento y Control de riesgos

ADQUISICIONES Planificar compras y adquisiciones Planificar la contratación Solicitar respuestas de vendedores

Selección de vendedores

Administración del contrato Cierre del contrato

Estas áreas se desarrollaron en su integridad

27




4.2

DESCRIPCION DE LAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS

AREA DE

CONOCIMIENTO HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS

Integración

Metodología de dirección de proyectos Sistema de Información de la Gestión de Proyectos Juicio de Expertos

Alcance

Identificación de Alternativas Plantilla del EDT Descomposición del ETD Sistema de gestión de la configuración Inspección Políticas Organizacionales Base de Datos de Lecciones Aprendidas Análisis de los Interesados –Tormenta de Ideas Juicio de Expertos

Tiempo

Descomposición Plantillas Componentes de Planificación Método de diagramación por procedencia Plantilla de Red del Cronograma Determinación de Dependencias Juicios de expertos Software de Gestión de Proyectos (herramientas útil para el control de cronograma –MS

Proyect). Análisis de la Red del Cronograma Estimación por analogía Método del Camino Critico Diagramas de Barras de comparación del cronograma.

Costos

Estimación por analogía Estimación Parametrica Software de Gestión del Proyecto Análisis de Medición de Rendimiento Revisiones del Rendimiento del Proyecto

Calidad

Análisis Coste - Beneficio Herramientas adicionales de planificación de calidad Tormenta de Ideas Auditorias de Calidad Diagrama de Causa -Efecto Inspección Revisión y reparación de defectos

Recurso Humano

Organigrama y Descripciones de Cargos Habilidades de Gestión Generales – Lecciones Aprendidas Gestión de Conflictos Actividades de formación de equipo Asignación Previa Adquisición Reconocimiento y recompensas Evaluación de rendimiento

28



DEFINICION DE LOS PROCESOS PARA ASEGURAR LA INTEGRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

4.2

DESCRIPCIÓN DE LAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS

AREA DE

CONOCIMIENTO HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS

Comunicaciones

Tecnología de Comunicaciones Métodos de Distribución de la Información Herramientas de presentación de la Información Sistema de Informes de tiempo y costos Reuniones de Revisión del Estado de la situación Métodos de comunicación Análisis de Requisitos de Comunicaciones Sistema de recopilación y recuperación de información Proceso de Lecciones Aprendidas

Riesgos

Reuniones y Análisis de planificación Técnicas de recopilación de Información Análisis de listas de control Análisis de asunciones Técnicas y análisis cuantitativo de riesgos y de modelado Evaluación de probabilidades de impacto de los riesgos Matriz de probabilidades e impacto Categorización de riesgos Evaluación de la vigencia del riesgo Estrategias de respuestas para contingencias Auditorias de los riesgos Juicio de Experto

Adquisiciones

Análisis de Fabricación Directa o compra Juicio de Expertos Tipos de contrato Formularios estándar Conferencia de oferentes Publicidad Desarrollar lista de vendedores calificados Sistema de ponderación Estimaciones independientes Sistema de selección Negociación del contrato Sistema de calificación de vendedores Técnicas de evaluación de propuestas Reuniones sobre los estados de situación

29




4.2

EJECUCIÓN DEL TRABAJO PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO En la Gestión Alcance del Proyecto ejecutar el total de entregables conformados por Manuales y Guías que formarán parte del Diseño de un Nuevo Sistema de Gestión del Mantenimiento de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay - Ancash. En la Gestión de Tiempo del Proyecto cumplir con el plazo de duración propuesto de Diez (10) meses para la elaboración del Modelo de Gestión, los Manuales y Guías incluyendo su validación y aprobación por el Banco Mundial, Provías Rural y la Municipalidad Provincial de Yungay –Ancash. En la Gestión de Costes del Proyecto no exceder el presupuesto aprobado para financiar el proyecto ascendente a la suma de US $ 150 000.00 En la Gestión de Calidad del Proyecto, el contenido del Modelo de Gestión, los Manuales y Guías sea de fácil entendimiento, descriptivo y formateado, de fácil aplicación debiendo cumplir con las normas que establece el Ministerio de Transportes y Comunicaciones para la ejecución del Mantenimiento de los Caminos Vecinales, y tener en consideración las normas sobre medio ambiente. La Gestión de Recursos Humanos permitirá determinar la asignación de personal necesario para el Proyecto con el fin de asegurar que la Estructura de la Organización del Proyecto sea bien definida, de modo que se puedan asignar los roles y responsabilidades al personal adecuado. En la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, permitirá establecer un mecanismo de reglamentación a ser adoptadas durante la ejecución del proyecto con el fin de definir en forma clara y precisa los requerimientos de información de todos los agentes involucrados en el proyecto.

En la Gestión de Riesgos del Proyecto se desarrollará un plan de gestión de riesgo que nos permita identificar los riesgos del proyecto y pode adoptar las medidas para reducirlos a de controlar la probabilidad del suceso. En la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, incluirá los procesos para comprar o adquirir los productos o servicios necesarios fuera del equipo del proyecto, velar por el aprovisionamiento adecuado de los recursos y servicios. SUPERVISION Y CONTROL DE CAMBIOS Proceso para controlar las solicitudes de cambio: Cualquier miembro del equipo del proyecto incluido el Comité de Gerentes, pueden presentar una solicitud de cambio ante la Gerencia del Proyecto, esta solicitud se efectuará formalmente de martes a viernes dentro de las 8:30 horas hasta las 16.00 horas por escrito a través del formato de solicitud de cambio (anexo Nº 01),debidamente sustentado. El Gerente de Proyectos evaluará el impacto en el alcance, costo y tiempo, lo filtrará y preparará el informe con su opinión y lo presentará al Comité de Control de Cambios el día miércoles en la mañana de 8:30 horas hasta las 12:00 horas.

30




4.2

El Comité de Control de Cambios en su reunión de todos los miércoles a partir de las 15:00 horas, procederá a evaluar y proceder a aprobar y/o desaprobar las solicitudes, devolviendo al Gerente del Proyecto al día siguiente. El Gerente de Proyectos en su evaluación previa a la presentación al Comité de Control de cambios solo aceptará acciones correctivas y/o preventivas que desvíen como máximo a un 5% del plazo y/o coste de la línea base original, a menos que se trate de una actividad de contingencia definida en los riesgos en el Plan de Gestión del Proyecto. El control y supervisión de cambios se aplicará desde el inicio del Proyecto hasta su culminación. GESTION DE LA CONFIGURACION Plan de Gestión de Cambios

1 Responsable para rechazar o aprobar los cambios

Todo cambio propuesto en el proyecto deberá ser aprobado por el comité de gestión de cambios del proyecto es cual estará integrado por los siguientes miembros:

− Director Ejecutivo de Provías Rural − El Gerente de Proyectos − Miembros del Comité de Gerentes

Niveles de Aprobación Los niveles de aprobación variarán en función al tipo de cambio que se desee realizar. Gestión del Alcance

• Todo cambio que afecte al Cronograma del Proyecto deberá ser aprobado por el Comité de Control de Cambios.

• Todo cambio que afecte el presupuesto del proyecto deberá ser aprobado por el Comité de Control de Cambio, según el nivel de aprobación requerido y especificado en la tabla de variación de costes.

Gestión del Cronograma

• Todo cambio en el Cronograma del Proyecto que afecte las restricciones de tiempo establecidas para el proyecto deberá ser aprobado por el Comité de Control de Cambios.

Gestión de Costos Se establecerá rangos de aplicación en la variación del Costos, según

se detalla:

Variación de Costos Aprobación

De 5 % a más del 10%

CCC Comité de Control de Cambios

31



DEFINICION DE LOS PROCESOS PARA ASEGURARLA INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES

4.2

2 Como se puede solicitar cambios en el Proyecto Solicitud de Cambio en el Proyecto

La solicitud de cambio en el Proyecto puede realizarse por los miembros del equipo del proyecto, por las siguientes razones.

- Nuevo requerimiento y especificaciones de los usuarios - Un requerimiento mal definido al inicio del proyecto y que deberá

reformularse el mismo para lograr el éxito del Proyecto. - Omisión del equipo del Proyecto en el detalle de un entregable que cause

un cambio en el alcance. - Otras razones sobrevivientes

El miembro del Equipo que solicite un cambio deberá cuantificar el efecto del cambio el costo y cronograma del proyecto. Para solicitar un cambio en proyecto deberá usarse el formato de solicitud de cambio (Anexo 1 ). La solicitud de cambio será canalizada a través del Comité de Control de Cambios para su aprobación correspondiente.

Aprobación de los Cambios La solicitud de cambio en el Proyecto es evaluada por el Gerente del Proyecto o por el Comité de Control de Cambios, antes de aprobar un cambio se deberá analizar el efecto en el costo y cronograma del proyecto. La aprobación del cambio se efectuará en el mismo formato que se solicita, los miembros del comité de cambios darán su conformidad al cambio solicitado de manera formal, aprobada dicha solicitud se canalizará para su implementación.

Implementación de los cambios aprobados La solicitud de cambio aprobada es derivada a los encargados de la gestión del proyecto, los que procederán a realizar las acciones siguientes:

Gestión del Alcance - Actualizar del Enunciado del Alcance del Proyecto.

- Actualizar la Estructura de Desglose de Trabajo.

- Actualizar el Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo.

- Actualizar el Cronograma del Proyecto (En caso de ser necesario de

acuerdo a la variación).

32



DEFINICION DE LOS PROCESOS PARA ASEGURARLA INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES

4.2

− Actualizar el Presupuesto del Proyecto (En caso de ser necesario de

acuerdo a la variación).

- Integrar el Cambio de la Gestión Integral de Cambios del Proyecto.

Gestión del Cronograma - Actualizar el Cronograma del Proyecto.

- Actualizar el Presupuesto del Proyecto.

- Integrar el cambio a la Gestión Integral de Cambios del Proyecto.

Gestión del Costo

- Actualizar el Presupuesto del Proyecto.

- Integrar el cambio a la Gestión Integral de Cambios del Proyecto.

33




4.2

ANEXO Nº 01

FORMATO DE SOLICITUD DE CAMBIO

NOMBRE DEL PROYECTO PREPARADO POR FECHA

CODIGO DEL CAMBIO

PERSONA SOLICITANTE DEL CAMBIO DESCRIPCION DETALLADA DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO SOLICITADO OBSERVACIONES Y/O COMENTARIOS ADICIONALES EFECTOS DEL CAMBIO ESTADO: ACEPTADO : RECHAZADO APROBACIONES:

FECHA COMITÉ DE CAMBIOS DEL PROYECTO

FIRMA

Comité de Cambios del Proyecto

Gerente de Proyecto

Miembro del Comité de Gerentes

34




4.2

ACTUALIZACIÓN Y USO DE LA INTEGRIDAD DE LAS LINEAS BASES PARA LA MEDICIÓN DE RENDIMIENTO.

1. En la Gestión del Alcance la línea base para medir el rendimiento está determinada en el

enunciado del alcance detallado y aprobado, EDT y el Diccionario del EDT, documentos que se actualizará a través de Control Integrado de Cambios.

2. En la Gestión de Tiempo la línea base para medición de rendimiento es el Cronograma,

se actualiza a través del Proyecto del Programa MS Project.

3. En la Gestión de Costo se utilizará para medir el rendimiento como línea base la Curva S, mediante la cual se permitirá medir supervisar y controlar el rendimiento General del Costo del Proyecto.

NECESIDAD Y TECNICAS PARA LA COMUNICACIÓN ENTRE LOS INTERESADOS. Las necesidades y técnicas para la comunicación entre los interesados está descrita en el Plan de Gestión de la comunicación, dentro del proceso de requerimiento de información.

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO SELECCIONADO Y FASES RELACIONADAS El Ciclo de vida de nuestro proyecto “Diseño de un Nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay” se encuentra definido a través de diversas actividades que se agrupan en fases y son necesarias para obtener el producto final y facilitar la gestión del proyecto, dichas actividades se encuentran definidas en la Estructura del Desglose del Trabajo -EDT y en el Diccionario del EDT. Es así que la definición detallada del Ciclo de vida en nuestro proyecto nos permitirá facilitar el control sobre los tiempos en que resulte necesario aplicar recursos personales, equipos, suministro, etc. y para realizar el control de calidad la separación entre fases facilitará la verificación y comprobación de los entregable obtenidos. En líneas breves el presente proyecto lo ejecutaremos de la siguiente manera: Inicialmente formalizaremos El Acta de Constitución y el Enunciado del Alcance Preliminar, desarrollaremos el Plan de Gestión de Proyecto realizando la definición y diseño preliminar, elaborando el borrador de los documentos que conformaran el nuevo sistema de gestión, para luego prepara el documento Master del Nuevo Sistema de Gestión para su implementación y validación correspondiente En la fase intermedia para llevar a cabo Planificación recopilaremos Información Histórica, efectuaremos el diagnóstico al modelo anterior, elaboraremos los borradores de las Guías para la formación de Microempresas y para la elaboración de Inventario Vial y los Manuales de control y supervisión del Mantenimiento Vial y Gestión para el Mantenimiento Vial respectivamente, todos estos documentos conforman los entregables finales del proyecto, Así mismo en la fase de ejecución del proyecto revisaremos el contenido del sistema de Gestión Diseñado con lo cual podremos editar las Guías y Manuales descritos anteriormente y se llevara a cabo la realización del taller de capacitación y el Plan Piloto del Inventario Vial para efectos de control en alguno de los entregables que conforma el Nuevo Sistema de Gestión.

35




4.2

En la Fase Final - cierre se llevara a cabo la validación del proyecto para cuyo efecto debemos de contar con la No objeción del Banco Mundial, la aprobación del Proyecto de Infraestructura del Transporte Rural – Provías Rural y la aceptación formal por parte de la Municipalidad Provincial de Yungay.

Idea Entradas Equipo de dirección del proyecto FINAL Fase Plan Avance Aceptación Salidas de la Acta Aprobación Dirección de Enunciado Línea Base Proyectos del alcance Entrega Producto Entregable del Producto Proyecto

INICIAL INTERMEDIA

36




4.2

REVISIONES CLAVE DE LA DIRECCIÓN, CONTENIDO, EXTENSION Y OPORTUNIDAD PARA FACILITAR LA GESTION DE LAS POLEMICAS (ISSUES), SIN RESOLVER Y DECISIONES PENDIENTES.

A medida que surgen polémicas (ISSUES), durante el transcurso de la gestión del Proyecto, debido a las diferencias de opinión, situaciones que deben investigarse y responsabilidades que surjan o no hayan sido previstas, se atenderá asegurando la misma de efectuar la atención correspondiente de conformidad al nivel de escalamiento para la Resolución de Polémicas o conflictos, indicado en el proceso de gestión de comunicaciones.

La Gerencia de Proyectos, revisará en las reuniones semanales con el Equipo de Proyectos, el Registro de Polémicas y de existir pendientes procederá a resolverlo. De continuar el conflicto se escalará al nivel de escalamiento, precitado para la resolución de conflictos.

37



PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

5.1.3.1

38



PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.1.3.1

PROCESO PARA PREPARAR EL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO DETALLADO Primeramente se utilizará como una entrada el Acta de Constitución del Proyecto donde figura el Alcance Preliminar del Proyecto. Se tendrá en cuenta los factores ambientales del Programa Caminos Rurales en cuanto a la participación activa de los beneficiarios del Proyecto. Para Planificar el Alcance del Proyecto, con los datos de entrada aplicaremos la técnica de “tormenta de ideas” con el equipo de dirección del Proyecto, se desarrollarán dos sesiones dirigidas por el Gerente del Proyecto con una duración de aproximadamente dos horas cada una, la primera en la que cada participante exprese su idea libremente, de los requerimientos que a juicio de su experiencia propia debe cumplir el de proyecto; luego se descartarán las ideas no focalizadas en el tema. Una segunda sesión, en la que los requerimientos que queden serán sustentados más al detalle por los ponentes, y finalmente se obtenga como entregable un documento de especificación de requerimientos o requisitos que deberá ser aprobado por el Director de Provías Rural, previa revisión del Comité de Gerentes. Sobre la base de este documento se elaborará el Enunciado del Alcance del proyecto, validado por la experiencia del Gerente del Proyecto. PROCESO PARA LA CREACIÓN DEL EDT Ó WBS Y ESTABLECER COMO SE APROBARÁ ESTABLECER SU APROBACIÓN. El WBS será creado haciendo la subdivisión del proyecto, en una primera instancia en fases y luego en entregables Inicialmente se utilizará una Plantilla Genérica de modelos similares para determinar nuestras fases del proyecto. Luego en base a estas plantillas y fases de proyecto establecidas, desarrollaremos una descomposición de entregables que permitan medir y controlar nuestros avances, la conclusión de una fase y la determinación de un hito. La descomposición de entregables la desarrollará el equipo de Proyecto que este relacionado con la especialidad del entregable y validado por el Gerente del Proyecto. Se elaborará un Diccionario del WBS en el cuál se detallará todo el trabajo relacionado a los componentes del WBS relacionado a duración, costo, principales actividades, y riesgos asociados a dichas actividades. El WBS lo aprobará el Gerente del Proyecto PROCESO PARA OBTENER LA VERIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN FORMAL DE LOS ENTREGABLES COMPLEMENTADOS DEL PROYECTO. Concluido los entregables, Manual guías y otros complementos, se presentará a un Comité de Gerentes de Provías Rural conformado por el Gerente de Mantenimiento PCR, el Gerente Municipal de Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad de Yungay el Gerente de Asuntos Legales PCR, quienes podrán observar y dar la conformidad a los alcances de cada entregable del proyecto. Quien presidirá este Comité será el Gerente de mantenimiento.

39



PLAN DE GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.1.3.1 Se efectuarán talleres de capacitación a los miembros encargados de efectuar la labor de gestión de Mantenimiento de las Municipalidad provincial de Yungay y Las Municipalidades de Yanama, Quillo y Yungay. A este taller también se invitarán a representantes de la comunidad y los Stakeholders externos directamente involucrados, representantes de Transportistas y representantes de comerciantes, Profesionales del Parque Huascarán entre otros.

PROCESO PARA CONTROLAR LAS SOLICITUDES DE CAMBIOS AL ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO DETALLADO. Cualquier miembro del equipo del Proyecto incluido el comité de Gerentes, pueden presentar una solicitud de cambio ante la gerencia del Proyecto, esta solicitud se efectuará formalmente de martes a viernes dentro de las 08.30 horas hasta las 16.00 horas por escrito con una sustentación. El Gerente de Proyecto evaluará el impacto en el alcance costo y tiempo, lo filtrará preparará el informe con su opinión y lo presentará al comité de Control de cambios el día miércoles en la mañana de 08.30 horas hasta las 12.00 horas. El comité de control de cambios en su reunión de todos los miércoles a partir de las 15.00 procederá a evaluar y proceder a aprobar y/o desaprobar las solicitudes, devolviéndolo al Gerente del Proyecto al día siguiente. El Comité de Control de Cambios lo conformará: El Director Ejecutivo de Provías Rural y el Comité de Gerentes

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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

5.2.3.1

Objetivo del proyecto

De Alcance Ejecutar el total de entregables conformados por Manuales y Guías que formarán parte de Sistema de Gestión del Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay. De Tiempo Cumplir con el plazo propuesto de 10 meses para la elaboración de los Manuales y Guías incluyendo su validación y aprobación por el Banco Mundial, Provías rural y La Municipalidad Provincial de Yungay. De Costos No sobrepasar el presupuesto obtenido de $ 150,000.00 De Calidad Que las Guías y manuales sean de fácil entendimiento, cumplan las normas ambientales y pasar con éxito la etapa de validación del Taller de capacitación y de la ejecución del Piloto para la ejecución del Inventario Vial.

Descripción del Alcance del

Producto

El Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay comprende la redacción, edición, impresión de documentos de trabajo denominados: Modelo de Gestión, Guías y Manuales en los cuales se detallan diferentes procesos y procedimientos técnicos, administrativos y legales de simple entendimiento y principalmente descriptivos, para que la Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano y Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento de la provincia de Yungay puedan planificar, ejecutar y controlar las labores de mantenimiento de las vías vecinales. Estos documentos serán validados con la ejecución de Talleres y la ejecución del Plan piloto para el Inventario Vial. Con la implementación de los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Mantenimiento de los Caminos vecinales, se incrementará la capacidad institucional y técnica de la Municipalidad de Yungay.

Requisitos del Proyecto

El Sistema debe desarrollar los documentos: para la Gestión del mantenimiento de los caminos vecinales, formación de microempresas de mantenimiento, elaboración de planes viales, control y supervisión del mantenimiento Cada uno de estos documentos, deben contener todos los elementos técnicos, administrativos y legales relacionados con la planificación, ejecución y control de las actividades que involucran la gestión del Mantenimiento de los caminos Vecinales. Los documentos que conforman el Sistema de gestión de Mantenimiento deben cumplir con las normas que para los caminos vecinales haya establecido el Ministerio de transportes y Comunicaciones. Los documentos que conforman el Sistema de gestión de Mantenimiento deben ser de fácil entendimiento, descriptivo y formateado. Los documentos que conforman el Sistema de gestión de Mantenimiento de acuerdo a su especialidad, deben contener un ejemplo como minino de casos prácticos y típicos sencillamente desarrollados. Los documentos se desarrollaran en hojas bond 80 gramos y principalmente el formato de letra será el Arial 12.

41




5.2.3.1

Limites de Proyecto

El Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de Caminos Vecinales incluye los siguientes documentos:

1.-La Guía para la formación de Microempresas. 2.-El Manual de supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial 3.-La Guía para la elaboración del Inventario Vial, 4.-El Modelo de Gestión para el Mantenimiento Vial

El Proyecto incluye: Las gestiones para la validación y aprobación final del

documento por parte de Provías Rural, Municipalidad Provincial de Yungay y Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento.

El Proyecto no incluye la implementación ni la puesta en operación y ejecución. El Proyecto no incluye el desarrollo de Procesos informáticos. El Proyecto No incluye la búsqueda del financiamiento ni tampoco la

implementación del Sistema de Gestión en la Municipalidad Provincial de Yungay.

Productos Entregables del

Proyecto.

La Guía para la formación de Microempresas. El Manual de supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial La Guía para la elaboración del Inventario Vial, El Modelo de Gestión para el Mantenimiento Vial Taller de Capacitación desarrollado Plan Piloto para la elaboración del Inventario Vial desarrollado. Documento de No Objeción del Banco Mundial (BIRF) a las Guías, Manual y Modelo

del Gestión. Resolución Directoral de Provías Rural de Aprobación de las Guías, Manual y

Modelo del Gestión. Resolución de Alcaldía de la Municipalidad Provincial de Yungay de Aprobación de

las Guías, Manual y Modelo del Gestión.

Criterio de aceptación del

producto

Que todos los documentos de Gestión: Manual, Guías y Modelo de Gestión sean

expuestos y validados en el taller. Que se desarrolle el Plan piloto del Inventario Vial Que el Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento – (BIRF) de su No

Objeción. Que la Dirección Ejecutiva de Provías Rural emita la Resolución Directoral de

aprobación del Manual, Guías y Modelo de Gestión Que la Municipalidad Provincial de Yungay otorgue su aprobación mediante la

Resolución de Alcaldía correspondiente al Manual, Guías y Modelo pertenecientes al Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay .

Restricciones del proyecto

Interna Tiempo : 10 meses

Inversión: US$ 150, 000.00 Externa

Normas existentes relacionadas a la protección y conservación del Medio Ambiente

Asunciones del proyecto

La Gerencia de Promoción y Transferencia de Provías Rural tiene los profesionales especialistas necesarios para integrar el Equipo de el Proyecto. Los Gobiernos Locales tienen la decisión de implementar Sistemas de Gestión eficientes para el mantenimiento de sus vías. La Municipalidad Provincial de Yungay cuenta con la logística y recursos financieros para el mantenimiento de sus caminos vecinales. El 100 % de Los Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay están Rehabilitados.

42




5.2.3.1

O

rgan

izac

ión

Inic

ial d

el p

roye

cto

PATROCINADOR DEL PROYECTO

ROL

Rodolfo Huicci Raúl Torres Trujillo Marco Huerta Depaz

Representante Del BIRF En Perú Director Ejecutivo PVR Alcalde Provincial De Yungay

GERENTE DEL PROYECTO

ROL

Ing. Roberto Peralta Briceño Gerente del proyecto

COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS ROL Eco. Raúl Torres Trujillo Dr. José Arroyo

Ing. Oscar Chávez Ing. Ariela Trevejo Soto

Director Ejecutivo PVR Gerente de Asuntos Legales PVR Gerente de Mantenimiento de PVR. Gerente Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad de Yungay

EQUIPO DE LA DIRECCION DEL

PROYECTO ROL Ing. Roberto Peralta Briceño Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales ing. Judith Andrea Julca Vicharra

Gerente del proyecto Jefe de Unidad. Especialista Derecho Público Especialista. Vial

EQUIPO DE APOYO DEL PROYECTO ROL Lic. Nelson Loarte Ramírez Dr. Carlos Ruiz Ponce Eco Aníbal Loyola Dra. Nérida Aucahuasi Dongo Adriana Chávez Cerpa Marcos Velásquez Marleño Suárez Guísela Donaire Pisconte

Especialista Ambiental Especialista en Gestión Municipal Espec. En Gestión Presupuestaria Sociólogo Asistente Legal Asistente Técnico Asistente administrativo Secretaria

43




5.2.3.1

Riesgos iniciales del proyecto

� Cambios permanentes de los funcionarios ligados al proyecto por parte

de la Municipalidad Provincial de Yungay. � Demora en la aprobación de productos intermedios por parte de los

stakeholders principales. � Demora en el desembolso por parte de los patrocinadores del proyecto

(Provías Rural y Municipalidad Provincial de Yungay).

Hitos Principales

HITOS FECHA � Diseño Preliminar Sistema Definido. 13.09.06 � Borrador de Doc. del Sistema Concluido. 29.12.06 � Documento Master del Sistema Impreso 25.01.07 � Sistema de Gestión Implantado. 17.04.07 � Documentos del Sistema de Gestión Aprobados. 29.05.07

Requisitos de Gestión de

Configuración

Todo cambio solicitado por los interesados debe ser evaluado por el Equipo del Proyecto y aprobado por Comité de Cambios, que estará conformado por el Director Ejecutivo y el Comité de Gerentes.

Requerimiento de aprobación del

Proyecto

Aprobación del Nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay por parte de la Municipalidad Provincial de Yungay , Provías Rural y el Banco Interamericano de Reconstrucción y Fomento –BIRF.

Control de Versiones del Enunciado del Alcance del Proyecto

Versión Fecha Autor Descripción de los cambios

1.0 07/10/06 Roberto Peralta Documento inicial del Informe del Alcance del Proyecto

2.0 07/06/06 Roberto Peralta Documento actualizado del Informe del Alcance del Proyecto

3.0 24/06/06 Roberto Peralta Documento actualizado del Informe del Alcance del Proyecto

4.0 10/08/06 Roberto Peralta Documento actualizado del informe del alcance del Proyecto

44

1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6

$25,000 32 dias $60,000 73 dias $15,000 18 dias $45,000 58 dias $ 5,000 30 dias

1.1.1 $ 3,000 13 dias 1.2.1 $15,000 18 dias 1.3.1 $ 8,000 13 dias 1.4.1 $20,000 15 dias 1.5.1 $ 2,500 10 dias 1.6.1

1.1.2 $10,000 11 dias 1.2.2 $15,000 20 dias 1.3.2 $ 7,000 5 dias 1.4.2 $25,000 43 dias 1.5.2 $ 1,000 10 dias 1.6.2

1.1.3 $12,000 8 dias 1.2.3 $15,000 20 dias 1.3.3 $ 1,500 10 dias 1.6.3

1.1.4 $15,000 55 dias 1.3.4

1DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTION PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS

RURALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY - EDT

Aceptación por la Municipalidad de Yungay

Aprobación de Provias Rural

Informacion Historica Investigada

Borrador del los Docum del Sistema de Gestión

Documento Master del Sistema de Gestión

Implantacion del Nuevo Sistema Validacion Definicion y Diseño

Prelim inar del Sistema

Master de Doc. del Sistema Impreso Plan Piloto Inventario Vial

Modelo de Gestion para Mantenim iento

Guia para la elaboracion del Inv. Vial

Manual de control y supervision del Mant. VialEjecucion Diagnostico del Modelo

Anterior Efectuado

Control

Cierre

Contenido del Sistema de Gestión Diseñado

Gestion del Proyecto

Planificacion Guia para la Formacion de Microemp.

No Objecion del Banco Mundial

Manual, Guías y Modelo deGestión, editado Taller de Capacitacion

WBS

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO

45



ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)

5.3.3.2

1,2

$25,000 32 dias

1.2.1 1.2.2 1.2.3

$ 3,000 13 dias $10,000 11 dias $12,000 8 dias

2 dias 4 dias 3dias1.2.1.1 1.2.2.1 1.2.3.1

2 dias 4 dias 4 dias1.2.1.2 1.2.2.2 1.2.3.2

7 dias 3 dias 5 dias1.2.1.3 1.2.2.3 1.2.3.3

4 dias 4 dias 3 dias1.2.1.4 1.2.2.4 1.2.3.4

Jefe, Secret CPUGerente de Proyec

Equipo de Proyec

Gerente de ProyectoJefe, Secret CPU

Inform e Ejecutivo del Diagnós tico efectuado

Inform e Ejecutivo de laInform ación His tóricaEvaluada

Gerente de Proyecto

Elaborar el árbol de problem as y Plantear

soluciones

Es tructuración de cada docum ento del Sis tem a de Ges tión (Guias y Manuales)

Jefe, Secret CPU

Equipo de Proyec

Inform e Ejecutivo del diseño del contenido del Sis tem a

de ges tión

Definicion y Diseño Preliminar del Sistema

Informacion Historica Investigada

RBS

Jefe de Unidad

Busqueda en arch. del MTC-Provias Rural, Mun. Dis trital,Sunat, Regis tros Publicos

Diagnostico del Modelo Anterior Efectuado

Solicitar a la Dir. Ejecutivadel Provias Rural el Mod.AnteriorGerente de Proyecto

Asist. Tec. CPU

Jefe de UnidadAsist. Tec. CPU

Equipo de Proyec

Gerente de ProyectoJefe de Unidad

Busqueda en Internet deModelos en otros paisesLatinoam ericanos

Evaluación de laInform acion His toricaobtenida

Gerente de ProyecEquipo de Proyec

Identificacion de Fortalezas ,Oportunidades , Debilidadesy Am enazas (FODA)

Contenido del Sistema de Gestión Diseñado

Determ inar la Metodologia autilizar en el Desarrollo delNuevo Sis tem a de Gestión

Definición de Docum entosque contendrá el Sis tem a

Gerente de ProyectoJefe, Especialista

46




5.3.3.2

1,4

$15,000 18dias

1.4.1 1.4.2

13 5 dias

13 dias 1 dias1.4.1.1 1.4.2.1

3 dias 1 dias1.4.1.2 1.4.2.2

2 dias 1 dias1.4.1.3 1.4.2.3

5 dias 2 dias1.4.1.4 1.4.2.4

2 dias1.4.1.5

EDT-WBS

Jefe de Unidad

Servicio de Terceros

Edicion de ejemplares manual, guias yModelo de Gestion

Documento Master del Sistema de Gestión

Equipo de Proyecto

Gerente de ProyectoEsp. en Derecho Publico

Gerente de ProyectoEsp. en derecho publico ( A L)

Gerente de ProyectoEsp. en derecho publico (A L)

Impresión y Empaste

1 Editor1 Programador

Equipo de Proyecto

Control de Calidad de la Edicion ydiagramacion de manual, guias y modelo degestion

Jefe de Unidad

Suscripcion de Contrato de Empresa queefectuará la impresión

Contratacion de servicios de terceros (editor ydiagramador)

Entrega de Ejemplares editados ydiagramados

Entrega de Borradores de Manuales y Guiasy Modelo de Gestion

Master de Doc. del Sistema ImpresoManual, Guías y Modelo de Gestión, editado

Convocatoria del Servicion de Impresión(Cotizacion de 3 postores)

Control de Calidad y Revision Final por partedel Eq. del Proyecto (inc. Obser. del BM,Provias Rural y Mun. Yungay

47

1,3

$60,000 73 dias

1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4

$15,000 18 dias $15,000 20 dias $15,000 20 dias $15,000 55 dias

2 dias 3 dias 5 dias 5 dias1.3.1.1 1.3.2.1 1.3.3.1 1.3.4.1




3 dias 6 dias 4 dias1.3.1.5 1.3.2.5 1.3.4.5

2 dias 8 dias1.3.2.6 1.3.4.6

Modelo de Gestion para MantenimientoGuia para la Elaboracion del Inventario Vial

Detallar Esquemas Basicos para la Implementacion de las Guias y Manuales

Describir Procedimiento para la elaboracion del Inventario vial

Asist. Técnico (A T)

Determinar lineamientos y Procedimientos de la Gestion Vial Provincial

Describir Actividades y Fichas del inventario Vial

Describir Actividades relacionadas con el Mantenimiento en Zonas de sierra como

YungayEspecialista Vialidad

Especialista Vialidad, (A T) Jefe de Unidad

Definir Procesos de Selección para la Constitucion de Microempresas

Revision y Remision de Borrador al Banco Mundial, Provias Rural y Municipio Provincial

de Yungay

Definir Mecanismos de Coordinacion y Participacion

Elaboración Borrador de la Guia para la elaboracion del Inventario Vial

Jefe de Unidad, SecretariaEspecialista Vialidad, (A T)

Describir Procedimientos de Control y Seguimiento

Guia para la Formacion de Microempresas

Describir el marco legal de la Microempresa

Describir los criterios de evaluacion para la selección de Pobladores que forman las

Microempresas

Describir los procesos de Constitucion de las Microempresas

Elaboracion de Borrador de la Guia para la Formacion de Microempresas

Describir Indicadores de Calidad del Mantenimiento

Elaboracion de Fichas de Control y seguimiento

Manual de Control y Supervision del Mantenimiento Vial

Proyectar Normas Legales para la implementacion del Sistema de Gestion

Elaboración del Borrador del Modelo de Gestion para el Mantenimiento

Revision y Remision del Borrador al Banco

Elaboracion de Borrador del Manual de Control y supervision del Mantenimiento

Revision y Remision del Borrador al Banco Mundial, Provias Rural y Municipalidad de

Yungay

Jefe de Unidad, EspecialistaAmbientalista y Vial, Sec.


Esp. Derecho Publico

Revision y Remision de Borrador al Banco Mundial, Provias Rural, Munipalidad

Provincial de Yungay

Borrador del los Docum del Sistema de Gestión

1 Especialista en DerechoAsist. Legal (AL)

1 Especialista en Gestion1 Sociologo

1 Especialista en Derecho1 Sociologo, A L

Jefe de Unidad, Sociologo, ALEspecialistas D y G, Sec.


Jefe de Unidad, EspecialistaAmbientalista, Vial y A.T





Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto

Jefe de Unidad, EspecialistaAmbientalista y Vial.

Especialista VialidadEsp. Asuntos Legales

Equipo de Proyecto

48




5.3.3.2

1,5

$45,000 58 dias

1.5.1 1.5.2

15 dias 43 dias

2 dias 2 dias1.5.1.1 1.5.2.1

2 dias 5 dias1.5.1.2 1.5.2.2

8 dias 20 dias1.5.1.3 1.5.2.3

5 dias 13 dias1.5.1.4 1.5.2.4

5 dias1.5.2.5

Implantación del Nuevo Sistema

Taller de Capacitacion Plan Piloto Inventario Vial

Relacion de Participantes y Cursar invitacion Determinar Participantes

Definicion del Programa de Capacitacion (preparar material didactico) Determinar Plan de Trabajo

Informe Ejecutivo del resultado del taller de Capacitacion Trabajo de Gabinete

Desarrollo del Taller Trabajo de Campo

Clientes CPU

Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial

Jefe de Unidad Sociologo

Equipo del Proyecto

Equipo del Proyecto, ViaticosCamioneta, proyector

Jefe de Unidad, SecretariaGerente de Proyecto

EDT-WBS

Jefe de Unidad, SecretariaGerente de Proyecto, CPU

Jefe de Unidad Sociologo

Jefe de Unidad Gerente de Proyecto

Jefe de Unidad,Esp VialidadClientes (G. Mumic)

Jefe de Unidad,Esp Vialidad

49




5.3.3.2

1,6

$25,000 30 dias

1.6.1 1.6.2 1.6.3

10 dias 10 dias 10 dias

1 dias 1 dias 1 dias1.6.1.1 1.6.2.1 1.6.3.1

9 dias 9 dias 9 dias1.6.1.2 1.6.2.2 1.6.3.2

Validacion

EDT-WBS

FaxFax

Gerente del Proyecto

Resolucion Directoral de Provias Rural RD deaprobacion de guias, manuales y modelo degestion

Contestacion del BID, dando la No Objecion

Aceptación de la Municipalidad de YungayAprobacion de Prov ias RuralNo Objecion del Banco Mundial

Oficio a la M. De Yungay solicitandoaprobacion de m anuales, guias, Informe detaller y Plan piloto adjuntando la No objeciondel BID y aprob. de Provias

Oficio a Provias Rural soli. la aprobacion delas guias, m anuales y m odelo de gestion,Informe de taller y Plan Piloto adjuntando laNo Objecion del BM

Oficio al Banco Mundial solicitando NoObjecion, adjuntando el nuevo m odelo deGestion, guias y manuales definitivos,Informe de taller y Plan pilotoGerente del Proyecto Gerente del Proyecto

Resolucion de Alcaldia Aprobando losManuales, Guias y Modelo de Gestion, porparte de MPY Fax

50



DICCIONARIO DE LA EDT

5.3.3.3

DICCIONARIO WBS

1.1 Gestión de Proyectos

1.- Entregable

Gestión del Proyecto Incluye los procesos de la gestión de proyectos que serán realizados por el equipo de gestión del proyecto. El entregable Dirección de Proyectos se subdivide en los procesos de Inicio, Planificación, Seguimiento, Control y Cierre.

2.-

Responsable del

entregable

Ingeniero Roberto Peralta Briceño- Gerente del Proyecto

3.-

Descripción del Trabajo a

desarrollar

• Aprobar el Acta de Constitución. • Convocar Reunión de Lanzamiento del Proyecto. • Aprobar el Plan de Gestión y de sus Planes Subsidiarios. • Registrar las Actualizaciones al Plan de Gestión y sus planes

subsidiarios. • Coordinar la Ejecución de los Trabajos (Diario). • Realizar el Aseguramiento de Calidad (Reunión Semanal con el

Equipo). • Registrar la Información del Estado de los Entregables (Diario). • Elaborar los Reportes de Rendimiento (Diario). • Distribuir la Información. • Realizar el Escalamiento de Controversias. • Realizar el Control de Cambios. • Revisar el Avance de los Entregables (Reunión con el Equipo de

Dirección). • Elaborar el Informe del Rendimiento Final. • Revisar las Métricas del Proyecto. • Aprobar el Proyecto. • Registrar las Lecciones Aprendidas

4.-

Criterio De Aceptación

La aceptación de este entregable estará dada por el sistema de gestión de calidad de la Organización.

51




5.3.3.3

5.-

Entradas, Herramientas y

salidas

PROCESO DE INICIO Entradas: - Factores Ambientales de Provías Rural - Enunciado Del Proyecto

Herramientas: - Metodología de Dirección de Proyectos Salidas: - Acta de constitución del Proyecto PROCESO PLANIFICACIÓN Entradas: - Acta de Constitución del Proyecto - Enunciado Preliminar del Alcance - El WBS Preliminar

Herramientas: - Información histórica de Proyectos anteriores Salidas: Plan de Gestión del Proyecto y los Planes subsidiarios ( Plan de Gestión del Alcance, Plan de Gestión de Recursos, Plan de Gestión del Tiempo, Plan de Gestión de Riesgos, Plan de Gestión de Adquisiciones) PROCESO EJECUCIÓN: Entradas: - Plan de Gestión del Proyecto - Solicitudes de cambio Aprobadas - Reparación de defectos Aprobada - Reparación de defectos Validada - Procedimientos de Cierre Administrativo Herramientas: - Aprobación del informe de ejecución del Proyecto - Análisis y diseño preliminar del nuevo modelo Salidas: - Informes de Rendimiento de Trabajo. - Aprobación de los Manuales y Guías PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL: Entradas: - Plan de Gestión del Proyecto Herramientas: - Informes de Rendimiento de Trabajo. - Solicitudes de cambio Rechazadas - Cambios Solicitados - Acciones preventivas recomendadas - Acciones correctivas recomendadas

52




5.3.3.3

Entradas, Herramientas y

salidas

Salidas: - Acciones Correctivas Recomendadas. - Acciones Preventivas Recomendadas. - Cambios solicitados - Solicitud de Cambio Aprobadas - Solicitud de cambio rechazadas - Productos entregables aprobados - Plan de Gestión del Proyecto (actualizaciones

- Enunciado del Alcance del Proyecto (actualizaciones)

PROCESO DE CIERRE: Entradas: - Informe Final de Rendimiento de Trabajo. - Aceptación de los Productos entregables Herramientas - Informe de Aceptación por parte de la Municipalidad Provincial - Entregables aceptados y validados Salidas: - Procedimiento de Cierre Administrativo - Procedimiento de liquidación Final. - Producto, Servicio o Resultado Final. - Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)

- Documentación de aceptación Formal - Documentos de cierre del proyecto.

6.-

Criterios de Inicio y

fin

Durante el Ciclo de vida del Proyecto 10 meses

7.- Supuestos y riesgos

Supuestos: - El personal asignado tiene experiencia en este tipo de proyectos - Que los participantes del equipo de Gerencia están involucrados en el

éxito del presente proyecto. - Dedicación del equipo técnico al 100%

Riesgos: - Que el personal de la Municipalidad no se involucre en el proyecto

8.- Costos Los costos están considerados dentro del proyecto

9.- Recursos

• Comité de Control de Cambios. • Equipo de Gestión del Proyecto. • Gerente del Proyecto. • Equipo del Proyecto.

53




5.3.3.3

Control de Versiones del Diccionario del WBS

Versión Fecha Autor Descripción de los cambios

1.0 07/10/06 Roberto Peralta Documento inicial del Informe del Diccionario

2.0 07/06/06 Roberto Peralta Documento actualizado del Informe Diccionario

3.0 24/06/06 Roberto Peralta Documento actualizado del Informe del Diccionario

54

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA

EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY-ANCASH

DICCIONARIO DEL EDT

5.3.3.3

DICCIONARIO WBS

1.2 DEFINICIÓN Y DISEÑO PRELIMINAR DEL SISTEMA 1.2.1. Información Histórica Investigada

1.- Descripción Búsqueda de información en Documentos oficiales de instituciones del Estado y Particulares que estén relacionados con temas de mantenimiento Vial de Caminos Vecinales.

2.- Trabajo a desarrollar Búsqueda de información histórica en archivos del MTC, Provías rural , Municipalidad, modelos similares en países latinoamericanos..

3.-

Identificación de requerimientos

- La documentación investigada debe ser proporcionada oficialmente por Entidades Públicas indicadas

- La Documentación Histórica obligatoria a contener información obtenida de Provías Rural.


Supuestos: - La Información histórica proporcionada por las Entidades involucradas

sea oportuna y veraz. Riesgos: - Que la entidades involucradas no cuenten con la información histórica

relacionada al proyecto, debidamente archivada.

5.-

Entradas, Herramientas

y salidas

Entradas: - Información histórica Herramientas: - Identificación de alternativas - Políticas organizacionales - Base de datos de lecciones aprendidas - Juicio de Expertos Salidas: - Resumen Ejecutivo de Información histórica

6.-

Criterios de Inicio y fin

Se inicia al empezar el Proyecto y culmina con el Informe Ejecutivo Entregado.

7.- Costos

Costo de : $ 3,000.00

8.- Recursos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo: •Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales Esp. D Publico • Ing. Judith Andrea Julca Vlcharra Esp. Vial • Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar Jefe de Unidad • Lic. Nelson Loarte Ramírez Esp. Ambientalista • Dr. Carlos Ruiz Esp. En G. Municipal • Eco Aníbal Oyola Esp. En G. Presupuestaria

9.- Fecha Inicio / fin Inicio: 01.08.06 Fin: 17.08.06

55




5.3.3.3

DICCIONARIO WBS

1.2 DEFINICIÓN Y DISEÑO PRELIMINAR DEL SISTEMA 1.2.2. Diagnostico del Modelo Anterior Efectuado

1.- Descripción Efectuar el Diagnostico de la situación actual de los documentos que sustentan los modelos de Gestión de mantenimiento para caminos vecinales.

2.- Trabajo a desarrollar

Solicitar a la Dirección. Ejecutiva del Provías Rural el Mod. Anterior Identificación de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA). Elaborar el árbol de problemas y Plantear soluciones Informe Ejecutivo del Diagnóstico efectuado.

3.-


- Matriz FODA detallada - Árbol de Problema y Soluciones


Supuestos: - La Información del modelo de Gestión anterior, proporcionada por las

Entidades involucradas sea oportuna y veraz. - Se obtiene información adicional relacionada al proceso de

transferencia de la Red vial vecinal en la provincia de Yungay. Riesgos: - Que la entidades involucradas no cuenten con la información histórica

relacionada al proyecto, debidamente archivada.

5.-


y salidas

Entradas: - Resumen Ejecutivo de la Información histórica - Matriz FODA - Árbol de Problemas Herramientas: - Análisis de los interesados - Identificación d alternativas - Políticas organizacionales - Base de datos de lecciones aprendidas - Juicio de Expertos Salidas:

- Informe Ejecutivo del Diagnóstico efectuado

6.-


Se inicia al contar con la información histórica y culmina con el Informe Ejecutivo del Diagnóstico Entregado.

7.- Costos Costo de: $ 10,000.00

8.- Recursos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo: • Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales Esp. D Publico • Ing. Judith Andrea Julca Vicharra Esp. Vial • Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar Jefe de Unidad

9.- Fecha Inicio / fin Del 18.08.06 al 01.09.06

56




5.3.3.3

DICCIONARIO WBS

1.2 DEFINICIÓN Y DISEÑO PRELIMINAR DEL SISTEMA 1.2.3. Contenido del Sistema de Gestión Diseñado

1.- Descripción

Establecerla metodología de desarrollo de los documentos que conformarán el Sistema de Gestión del mantenimiento de caminos vecinales y su estructuración.


Determinar la Metodología a utilizar en el Desarrollo del Nuevo Sistema de Gestión. Definición de Documentos que contendrá el Sistema Estructuración de cada documento del Sistema de Gestión (Guías y Manuales).

3.-


Contenidos de simple entendimiento y aplicación Estructuración del Sistema en cuatro documentos simples y graficados de manera amigable.


Supuestos: - Todo el personal Técnico tiene disponibilidad absoluta Riesgos: - Que no se culmine con el trabajo en el tiempo establecido

5.-


y salidas

Entradas: - Resumen Ejecutivo de la Información histórica - Informe Ejecutivo del Análisis del Modelo de Gestión anterior - Planteamiento del Modelo Preliminar de Gestión Vial Herramientas: - Análisis de los interesados - Identificación de alternativas - Políticas organizacionales - Base de datos de lecciones aprendidas - Juicio de Expertos Salidas:

- Informe Ejecutivo del diseño del contenido del Sistema de gestión

6.-


Se inicia al contar con el informe Ejecutivo del análisis del Modelo de Gestión anterior y culmina con el Informe Ejecutivo del contenido del Sistema Gestión Entregado.

7.- Costos :Costo: de $12, 00.00

8.- Recursos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo:

Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales Esp. D Publico Ing. Judith Andrea Julca Vicharra Esp. Vial Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar Jefe de Unidad Lic. Nelson Loarte Ramírez Esp. Ambientalista Dr. Carlos Ruiz Esp. En G. Municipal Eco Aníbal Loyola Esp. En G. Presupuestaria


57




5.3.3.3

DICCIONARIO WBS

1.3 BORRADOR DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.3.1. Guía para la formación de microempresas

1.- Descripción

Elaboración de un documento técnico, que permita desarrollar la formación de una Microempresa de Mantenimiento de caminos vecinales.


− Describir el marco legal de la Microempresa − Describir los criterios de evaluación para la selección de

Pobladores que forman las Microempresa − Describir los procesos de Constitución de las Microempresas − Elaboración de Borrador de la Guía para la Formación de

Microempresas

3.-


Desarrollar un Instructivo de simple y amigable entendimiento para la formación y constitución de Microempresas. Contenga Iconos como:

��

La Guía desarrollará Principalmente los siguientes temas: − Procedimiento para seleccionar a los pobladores que formaran

parte de las Microempresas − Pasos detallados de manera simple para obtener la

inscripción en los registros Públicos y permisos necesarios para su funcionamiento y obtención del RUC

− Modelos de Estatutos de la Microempresa.


- Supuestos: − 86 Se asume que la Guía Instructivo tenga los

detalles suficientes para una efectivo apoyo en la formación de Microempresas de Mantenimiento.

- Riesgos: − La lejanía a los lugares donde regularicen su

formación puede desanimar a los pobladores. − La desatención de las Entidades como la SUNAT.

58




5.3.3.3

5.-

Entradas y salidas

- Entradas: -89 Informe Ejecutivo del contenido del Sistema de Gestión -90 Criterios de Evaluación para la selección de Pobladores -91 Marco Legal de Microempresas

- Salidas:

-93 Borrador de la Guía para la Formación de Microempresas

6.-


Se inicia al contar con el Informe Ejecutivo del contenido del Sistemade gestión entregado, culmina con la revisión y remisión del borrador al Banco Mundial, Provías Rural y la Municipalidad de Yungay.

7.- Costos

$ 15,000.00

8.- Recursos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo:

• Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales Esp. D Publico • Ing. Judith Andrea Julca Vicharra Esp. Vial • Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar Jefe de Unidad • Lic. Nelson Loarte Ramírez Esp. Ambientalista • Dr. Carlos Ruiz Esp. En G. Municipal • Eco Aníbal Loyola Esp. En G. Presupuestaria • Nerida Aucahuasi Sociólogo • Adriana Chávez Asistente Legal • Guisella Donaire Secretaria


59



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.3 BORRADOR DEL LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.3.2. Manual de control y supervisión del Mantenimiento

1.- Descripción Elaboración de un documento técnico, que permita desarrollar el control y supervisión del mantenimiento vial rutinario de las vías vecinales. Descripción de todas las actividades referidas al Mantenimiento Rutinario.


Describir Actividades relacionadas con el Mantenimiento en Zonas de sierra como Yungay Describir Indicadores de Calidad del Mantenimiento Elaboración de Fichas de Control y seguimiento Describir Procedimientos de Control y Seguimiento

3.-


El Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento,, debe contener los siguiente: • Introducción • Glosario de términos relacionados con el mantenimiento de caminos • Normas de Ejecución respetando el medio ambiente • Actividades del Mantenimiento Rutinario • Rendimientos • Priorización de Actividades por estacionalidad • Rendimientos • Indicadores de Calidad y cumplimiento • Programación Anual de Actividades • Procedimiento para la Programación de actividades • Ejemplo para la Programación Anual de Actividades • Funciones del Monitor Vial.

Anexos: Modelo de Informe para la Microempresa

Modelo de Informe para el Monitor Vial


Supuestos: - La clasificación de las actividades del Mantenimiento vial Rutinario son las

correctas. - Los modelos de informe de control y monitoreo son de fácil aplicación. Riesgos: - Que el manual de Control no sea aplicado correctamente por los usuarios.

5.-

Entradas y salidas

Entradas: - Diseño del manual y las fichas de control y supervisión Herramientas - Información histórica (Manuales anteriores) Salidas:

- Borrador del Manual de Control y supervisión del Mantenimiento

6.- Criterios de Inicio y fin

Se inicia al contar una vez culminado con la elaboración del Borrador de la Guía para la formación de Microempresa, culmina con la revisión y remisión del borrador del Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento al Banco Mundial, Provías Rural y la Municipalidad de Yungay.

7. Costos $ 15,000.00

8. Recursos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo: • Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales • Ing. Judith Andrea Julca Vicharra • Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar • Lic. Nelson Loarte Ramírez

9. Fecha Inicio / fin Inicio 11-09-06 Fin 08-11-06

60



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.3. ELABORACION DEL BORRADOR DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN. 1.3.3. Guía para la elaboración del inventario vial

1.- Descripción Elaboración de un documento técnico, que permite recoger información de los caminos existentes en el ámbito provincial, con el objetivo de conocer el estado de situación de las vías vecinales y determinar los niveles de intervención que requieren para garantizar una adecuada transitabilidad.


Describir Actividades y Fichas del inventario Vial Describir Procedimiento para la elaboración del Inventario vial Elaboración Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario Vial Revisión y Remisión de Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y Municipio Provincial de Yungay.

3.-


INVENTARIO VIAL PROVINCIAL: Partiendo de los clasificadores de vías existentes a nivel Provías Rural y del propio MTC, La Municipalidad Provincial de Yungay deberá estar en capacidad de elaborar sus propios inventarios viales. Dichos inventarios incluirán el registro de cada carretera de sus jurisdicciones y sus características (de manera que permitan conocer la situación en que se encuentran); y la confección de un árbol vial provincial (dentro de un concepto de red vial provincial articulada a las redes primarias de alcance nacional). En general deberá contener los siguientes datos:

Código Autogenerado : Nombre de la Vía : Clasificador Nacional : Departamento : Provincia : Distrito : Comunidad o caserío : KM Inicial : KM Final : Trafico por día : Habilitada : Recibe Mantenimiento. Rutinario : Tiene Hitos Kilométricos : Tiene Señales Preventivas : Pueblos dentro del tramo :


Supuestos: - Que los formatos de recolección de datos sean de fácil aplicación para los

usuarios. Riesgos: - Que la metodología de obtención de datos no sea aplicado correctamente

por los usuarios.

5.-


y salidas

Entradas: - Diseño de las fichas de inventario Herramientas - Información histórica (fichas empleadas en otros inventarios viales) Salidas: - Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario Vial.

61



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

6.-


fin

Se inicia al contar una vez culminado con la elaboración del borrador del Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento, culmina con la Revisión yRemisión del Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y la Municipalidad de Yungay.

7. Costos

$ 15,000

8. Recursos Humanos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo: • Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales • Ing. Judith Andrea Julca Vicharra • Ing. Luís Hernán Mariluz Salazar • Lic. Nelson Loarte Ramírez

9 Fecha Inicio / fin Inicio : 09/11/06 Fin: lun 06/12/06

62



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.3 BORRADOR DEL LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.3.4. Modelo de Gestión para el Mantenimiento

1.- Descripción Se encarga de Desarrollar el nuevo modelo de Gestión y la descripción de como hacer uso de las guías, manuales incluida la capacitación que permita orientar una adecuada gestión del mantenimiento de los caminos vecinales en la Provincia de Yungay.


Determinar lineamientos y Procedimientos de la Gestión Vial Provincial Detallar Esquemas Básicos para la Implementación de las Guías y Manuales Definir Mecanismos de Coordinación y Participación Definir Procesos de Selección para la Constitución de Microempresas Proyectar Normas Legales para la implementación del Sistema de Gestión

3.-


Un nuevo modelo de Gestión vial, con explicaciones de fácil aplicación para los usuarios, que permita:

Evaluar la productividad y rendimiento laboral de las Microempresas de mantenimiento y recomendar mejores prácticas para incrementar la efectividad y eficiencia de las operaciones de mantenimiento que realiza.; Recomendar las formas de organización y constitución legal de las Microempresas de mantenimiento que maximicen los incentivos para el desarrollo sostenible de las actividades de mantenimiento y de las actividades productivas y/o inversión social que lleven a cabo fuera del ámbito de los contratos de mantenimiento; y Formular políticas institucionales, estrategias y procedimientos de operativos dirigidos a consolidar la sostenibilidad social, económica, financiera e institucional de las Microempresas de mantenimiento.


- Supuestos: - La metodología empleada para el diseño del nuevo modelo de gestión vial sean

las correctas y de fácil aplicación. - El documento de gestión orientará eficientemente al personal de la Municipalidad

Provincial a desarrollar una buena gestión vial del mantenimiento de los caminos vecinales.

- Riesgos: - El nuevo modelo de gestión vial, no sea implementada por la Municipalidad de

Yungay al sistema de mantenimiento vial de los caminos vecinales.

5.-

Entradas y salidas

Entradas: - Borrador del Guía para la formación de microempresas - Borrador del Manual de control y supervisión del Mantenimiento - Borrador del Guía para la elaboración del inventario vial Herramientas: - Modelo anterior - Juicio de expertos Salidas: - Borrador del Modelo de Gestión para el Mantenimiento

6.- Criterios de Inicio y fin Se inicia al contar una vez culminado con la elaboración del borrador del Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento, culmina con la Revisión y Remisión del Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y la Municipalidad de Yungay.

7.- Costos $15,000.00 8.-

Recursos Humanos

Responsable : Roberto Peralta Briceño-Gerente de Proyecto Equipo: • Dra. Pamela Cristina Oviedo Morales • Ing. Judith Andrea Julca Vicharra • Ing. Luis Hernán Mariluz Salazar • Lic. Nelson Loarte Ramírez

9.- Fecha Inicio / fin mar 11/10/06 mié 29/12/06

63



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.4. LABORACIÓN DEL DOCUMENTO MASTER DEL SISTEMA DE GESTIÓN. 1.4.1 Manual, Guías y Modelo de Gestión, editado.

1.- Descripción

La actividad consiste en la Edición de Manuales y Guías que permitirá tener documentos bases o master, con formatos estandarizados debidamente graficados para el fácil entendimiento del usuario.

Este servicio será contratado.


Por parte del proveedor de Servicios: Edición encuadernación y empaste de los Documentos del Sistema de gestión : Guía para la Elaboración del Inventario Vial. Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial. Guía para la Formación de Microempresas Modelo de gestión para Mantenimiento Vial. Por Parte del Equipo del Proyecto Control de Calidad y Revisión Final por parte del Equipo del Proyecto (incluye incorporación de observaciones del Banco Mundial, Provias Rural, Municipalidad de Yungay). Contratación de servicio de tercero (editor y Diagramador) Entrega Contratista de Borradores de Manuales y Guías y Modelo de Gestión.

3.-


De Tiempo: Cumplir con la fecha de entrega del servicio: la fecha máxima de entrega del documento base o master. Del Servicio: Estilo de Redacción: Tipo de letra: Arial 14 para titulo Arial 12 subtitulo Arial 11 texto Numeración correlativa de páginas


Supuestos: El Proveedor de Servicio cuenta con toda la Tecnología para elaborar el trabajo de manera eficiente. Riesgos: Que el proveedor de Servicios se demore en la entrega de los productos.

64



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

5.-

Entradas y salidas

Entrada:

Borrador de la Guía para la formación de Microempresas Borrador del Manual de Control y supervisión del Mantenimiento Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario Vial Borrador del Modelo de Gestión para el Mantenimiento

Salida:

Master de Guía para la Elaboración del Inventario Vial. Editada . Master de Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial. Editada Master de Guía para la Formación de Microempresas Editada encuadernada Master de Modelo de gestión para Mantenimiento Vial. Editada .

6.-


Se inicia cuando el borrador de la Guía para la formación de Microempresas, borrador de Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento, Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario Vial y el Borrador del modelo de gestión para el mantenimiento hayan sido remitidos al Banco Mundial, Provías Rural y la Municipalidad Provincial de Yungay. Culmina cuando todo ha sido debidamente editado.

7.- Costos

$ 8,.000.00

8.- Recursos

Gerente Proy., J Unid..Esp. Vial, Ambientalista, G Municipal, D. Público. Gestión Presupuestaria, Proveedor de Servicios de Diagramación y Edición.

9.- Fecha Inicio / fin

Inicio : jueves 02/01/06 miércoles 18/01/07.

65



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.4 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO MASTER DEL SISTEMA DE GESTIÓN. 1.4.2 Impresión del Master Del Sistema de Gestión.

1.- Descripción La actividad consiste en la Impresión de Manuales y Guías que permitirá tener documentos bases o Master de conformidad a los requerimientos del servicio.

Este servicio será contratado.


Por parte del proveedor de Servicios: Impresión, encuadernación y empaste de los Documentos del Sistema de gestión : Guía para la Elaboración del Inventario Vial. Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial. Guía para la Formación de Microempresas Modelo de gestión para Mantenimiento Vial. Por Parte del Equipo del Proyecto Convocatoria del Servicios de Impresión (Evaluación de postores) Suscripción de Contrato de Empresa que efectuará la impresión Entrega de Ejemplares editados y diagramados.

3.-


De Tiempo: Cumplir con la fecha de entrega del servicio: la fecha máxima de entrega del documento base o master. Del Servicio de Impresión: Calidad de Hoja: Bond 80 Gramos Separadores de color. Dimensiones : Tamaño A-4 Fotografías : A color mate, tamaño jumbo sin borde Gráficos : A color y de acuerdo a escala indicada Cantidad : 300 Guías para la Elaboración del Inventario Vial 300 Manuales de Supervisión y Control del Mantenimiento

Vial 300 Guías para la Formación de Microempresas. 300 Modelo de Gestión para el Mantenimiento Vial. Encuadernación : Empastado y cocido Tapa de color azul con fotografía plastificado.


Supuestos: El Proveedor de Servicio cuenta con toda la Tecnología para elaborar el trabajo de manera eficiente. Riesgos:

Que el proveedor de Servicios se demore en la entrega de los productos.

5.-

Entradas y salidas

Entrada: - Borrador de la Guía para la formación de Microempresas Editada y diagramada - Borrador del Manual de Control y supervisión del Mantenimiento Editada y

diagramada - Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario Vial Editada y diagramada y

diagramada - Borrador del Modelo de Gestión para el Mantenimiento Editada y diagramada Salida:

- Guía para la Elaboración del Inventario Vial. Impresa, encuadernada y empastada

- Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial. Impresa, encuadernada y empastada

- Guía para la Formación de Microempresas Impresa, encuadernada y empastada

- Modelo de gestión para Mantenimiento Vial. Impresa, encuadernada y empastada

66



DICCIONARIO DEL EDT

5.3.3.3

6.-


Se inicia cuando el Master de la Guía para la formación de Microempresas, el Master de Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento, el Master de la Guía para la elaboración del Inventario Vial y el Master del modelo de Gestión para el Mantenimiento hayan sido debidamente editados, culmina cuando las guías, el Manual y Modelo haya sido impreso, encuadernado y empastado en las cantidades requeridas.

7.- Costos

$ 7,000.00

8.-

Recursos

Gerente Proy., J Unid..Esp. Vial, Ambientalista, G Municipal, D. Publico. G. Presupuestaria, Servicios de Impresión, Encuadernación y Empaste.


Inicio : jueves 19/01/06 fin : miércoles 25/01/07

67



DICCIONARIO DEL EDT

5.3.3.3

1.5. IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA MODELO. 1.5.1 Taller de Capacitación.

1.- Descripción

Preparación de los instrumentos de transferencia de conocimientos para la buena aplicación de los documentos que forman parte del Sistema deGestión vial de los caminos vecinales del Municipio Provincial de Yungay los cuales son: Guía para la Elaboración del Inventario Vial. Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial Guía para la Formación de Microempresas Modelo de gestión para Mantenimiento Vial. Desarrollar la capacitación de los funcionarios y autoridades municipales, de manera que refuercen su capacidad para asumir la responsabilidad de la gestión y desarrollo vial por medio de capacitación específica.


Elaborar la relación de Participantes y Cursar invitación Definición del Programa de Capacitación y preparación del material didáctico Desarrollo del Taller de Capacitación Elaboración del Informe Ejecutivo del resultado del taller de Capacitación

3.-


El Taller de capacitación deberá contar con separatas de ayuda que contendrán un desarrollo conceptual de simple y fácil entendimiento que asegure el afianzamiento en el conocimiento y manejo del manual, guías y modelo de gestión vial: así como del rol y de las responsabilidades que deberán asumir la municipalidad, sus funcionarios y los principales beneficiarios del Proyecto. (Transportistas y Comerciantes) .


Supuestos La Municipalidad Provincial de Yungay cuenta con un eficiente sistema de información para la convocatoria del taller de capacitación. Los Funcionarios del Municipio de Yungay y de las Municipalidades distritales involucradas, tienen el compromiso de coadyuvar al éxito del Proyecto. Riesgos Inasistencia de los invitados

5.-

Entradas y salidas

Entrada Master de los Documentos del Sistema : Guía para la Elaboración del Inventario Vial. Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial Guía para la Formación de Microempresas Modelo de gestión para Mantenimiento Vial, concluidos Relación de participantes y cursar invitación

Salidas Desarrollo del Taller Informe Ejecutivo del resultado del taller de Capacitación

68



DICCIONARIO DEL EDT

5.3.3.3

6.-


Empieza cuando la Guía para la Elaboración del Inventario Vial, Manual de Supervisión y Control del Mantenimiento Vial, Guía par la Formación de Microempresas y el Modelo de Gestión para Mantenimiento Vial se hayan concluido. Culmina cuando se elabora el Informe Ejecutivo del Taller de Capacitación.

7.- Costos

$ 25,000.00

8.-

Recursos

Gerente Proy., J Unid..Esp. Vial, Ambientalista, G Municipal, D. Publico. G. Presupuestaria.

9.- Descripción Inicio: jueves 26/01/07 Fin: sábado 15/02/07

69



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.5 IMPLANTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA MODELO. 1.5.2 Plan Piloto del Inventario Vial.

1.- Descripción

Desarrollar el Plan Piloto que permitirá validar campo la Guía para la Elaboración del Inventario Vial. El Plan Piloto permitirá contrastar el desarrollo la Guía para la Elaboración del Inventario Vial, del Sistema de Gestión y brindar los elementos de juicio que permitirán introducir correctivos metodológicos y operacionales que aseguren su eficiente utilización.


Determinar Participantes Determinar Plan de Trabajo Trabajo de Campo Trabajo de Gabinete Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial

3.-


El Plan Piloto de Aplicación de la Guía para la Elaboración del Inventario Vial, se desarrollará en parte del tramo Yungay-Llanganuco, desde la Progresiva Km. 00+00 al Km. 05+00.

El Plan Piloto del inventario Vial incluirá el registro de la carretera de su jurisdicción y sus características (de manera que permitan conocer la situación en que se encuentra .

El Plan Piloto desarrollará el inventario por cada Km. Y presentará un reporte con los siguientes requerimientos

REPORTE DE LA VIA : YUNGAY LLANGANUCO Datos del Inventario Inicial Progresiva Km.-00+00 al Km. 01+00 CARACTERISTICAS Total Kilómetros Topografía (ondulada –Plana) Pendiente Promedio % Ancho promedio de la calzada Metros Espesor del lastrado promedio Centímetros Bombeo promedio de la calzada % Baches promedio % Ahuellamientos promedio % Hundimientos promedio % Encalaminados promedio % Posee Señalización SI NO Largo de cunetas colmatadas Metros Largo de cunetas med. Colmatadas Metros Largo de cunetas Limpias Metros Largo total de cunetas Metros Largo de cunetas a construir Metros REPORTE de cunetas Med. Colmatadas | mayoría Largo de zanjas colmatadas Metros Largo de zanjas med. colmatadas Metros Largo de zanjas Limpias Metros Largo total de zanjas Metros Largo de zanjas a construir Metros Reporte de zanjas No tiene NI necesita mayoría Alcantarillas colmatadas número Alcantarillas

70



DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

3.- Identificación de requerimientos

Alcantarillas med. colmatadas número Alcantarillas Alcantarillas Limpias numero Alcantarillas Total de alcantarillas numero Alcantarillas Alcantarillas a construir numero Alcantarillas REPORTE de alcantarillas Med. Colmatadas MAYORIA Puentes en mal estado Puentes Puentes en estado regular Puentes Puentes en buen estado Puentes Total de Puentes Puentes Puentes a construir Puentes REPORTE de Puentes NO tiene NI necesita MAYORIA Pontones en mal estado Pontones Pontones en estado regular Pontones Pontones en buen estado Pontones Total de Pontones Pontones Pontones a construir Pontones REPORTE de Pontones NO tiene NI necesita MAYORIA Badenes en mal estado Badenes Badenes en estado regular Badenes Badenes en buen estado Badenes Total de Badenes Badenes Badenes a construir Badenes REPORTE de Badenes NO tiene NI necesita | mayoría Muros secos en mal estado Muros secos Muros secos en estado regular Muros secos Muros secos en buen estado Muros secos Total de Muros secos Muros secos Muros secos a construir Muros secos REPORTE de Muros secos Buen Estado | mayoría Muros de concreto en mal estado Muros de concreto Muros de concreto en estado regular Muros de concreto Muros de concreto en buen estado Muros de concreto Total de Muros de concreto Muros de concreto Muros de concreto a construir Muros de concreto


Supuestos Los Funcionarios, encargados de efectuar la labor de Inventario Vial de la Municipalidad Provincial de Yungay y de sus municipios distritales han participado en el Taller de capacitación. Riesgos Cambios de Funcionarios Municipales

5.-

Entradas y salidas

Entrada: − Taller de Capacitación − Informe Ejecutivo del resultado del taller de Capacitación

Salidas: − Trabajo de Campo − Trabajo de Gabinete − Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial

6.- Criterios de Inicio y fin

Empieza cuando se haya concluido el informe ejecutivo del taller de capacitación y culmina cuando se haya elaborado el Informe Ejecutivo del resultado del Plan Piloto del Inventario Víal.

7.- Costos $ 20,000.00 8.-

Recursos Gerente de Proyectos, Jefe de Unidad, Sociólogo, Especialista Vial, Asistente Técnico, Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano, Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento.

9.- Fecha Inicio / fin Inicio: Domingo 16/02/07 Final: martes 17/04/07

71

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS

VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY-ANCASH

DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.6. VALIDACIÓN. 1.6.1 No Objeción del Banco Mundial

1.- Descripción

El Banco Mundial a través de su representante en el Perú, deberá emitir una respuesta Vía Fax Otorgando su no Objeción a los Documentos Manuales y Guías que forman parte del Sistema de Gestión del Mantenimiento de Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay.


Oficio al Banco Mundial solicitando No Objeción, adjuntando el nuevo modelo de Gestión, Guías y Manuales definitivos, Informe Ejecutivos del taller y del Plan piloto.

3.-


Recibir la contestación Vía Fax del BM, dando la No Objeción


Supuestos: El Banco Mundial ha tomado conocimiento de las fases desarrolladas en el proyecto. Riesgos: Demora en emitir la respuesta de No Objeción

5.-

Entradas y salidas

Entrada Oficio al Banco Mundial solicitando No Objeción, adjuntado el nuevo Sistema de Gestión, Guías y Manuales definitivos Salida Contestación del Banco Mundial, dando la No Objeción

6.-


fin

Inicia cuando se haya concluido con elaborar el Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial y termina con Contestación del Banco Mundial, dando la No Objeción

7.- Costos

$ 2,500

8.-

Recursos

Gerente Secretaria Fax

9.- Descripción

Inicio:18/04/07 Fin:01/05/07

72


LA PROVINCIA DE YUNGAY

DICCIONARIO WBS

5.3.3.3

1.6 VALIDACIÓN. 1.6.2 Aprobación de Provías Rural.

1.- Descripción

La Dirección Ejecutiva de Provías rural, , deberá emitir una Resolución Directoral aprobando los Manuales y Guías que forman parte del Sistema de Gestión del Mantenimiento de Caminos Vecinales de la Provincia de Yungay.


Oficio a Provías Rural solicitando. la aprobación de las guías, manuales y modelo de gestión, Informe de taller y Plan Piloto adjuntando la No Objeción del Banco Mundial.

3.-


Resolución Directoral de Provías Rural RD de aprobación de guías, manuales y Modelo de Gestión

4.- Supuestos y riesgos Provías Rural ha participado con el Apoyo de los Profesionales especialistas en el Proyecto.

5.-

Entradas y salidas

Entrada Oficio a Provías Rural solicitando la aprobación de los Guías, Manuales Y Modelo de Gestión, adjuntado la No objeción del Banco Mundial. Salida Resolución Directoral de Provías Rural RD de aprobando las Guías, Manuales y Sistema de Gestión.

6.-


Inicia cuando se haya recibido vía fax, la contestación del Banco Mundial, dando la No Objeción de los documentos que conforman el Sistema de Gestión del Mantenimiento para la Municipalidad Provincial de Yungay y termina con la recepción de la notificación de la Resolución Directoral de Provías Rural.

7.- Costos $1, 000.00

8.-

Recursos


9.- Fecha Inicio / fin Inicio: 02/05/07 Fin: 15/05/07

73




5.3.3.3

1.6. VALIDACIÓN. 1.6.3 Aceptación Municipalidad Provincial de Yungay.

1.- Descripción

La Municipalidad provincial de Yungay, deberá emitir una Resolución de Alcaldía aprobando los Manuales y Guías que forman parte del Sistema de Gestión del Mantenimiento de Caminos Vecinales de la Provincia.


Oficio a la Municipalidad de Yungay solicitando aprobación de manuales, Guías, Informe de taller y Plan piloto adjuntando la No objeción del Banco Mundial y aprobación de Provías Rural.

3.-


Resolución de Alcaldía Aprobando los Manuales, Guías y Modelo de Gestión, por parte de la Municipalidad de Yungay.


Supuestos: La Municipalidad ha asistido a los Eventos de Validación de los Manuales y Guías han tenido total participación en el Proyecto en el ámbito de su competencia. Riesgos: Que existan demoras en la aprobación y que sucedan cambios en la Administración de la Municipalidad.

5.-

Entradas y salidas

Entradas Oficio a la Municipalidad Provincial de Yungay solicitando la aprobación de los Manuales y Guías , adjuntando la No objeción del Banco Mundial y Aprobación por parte de Provías Rural (RD). Salida Resolución de Alcaldía Aprobando los Manuales, Guías y Modelo de Gestión, por parte de la Municipalidad Provincial de Yungay.

6.-


fin

Inicia cuando se haya recibido la notificación de la Resolución Directoral de Provías Rural y termina con la publicación de la Resolución Directoral de Alcaldía aprobando los Manuales, Guías y Modelo de Gestión por parte de la Municipalidad Provincial de Yungay.

7.-

Costos

$ 1,500.00

8.- Recursos



Inicio : 16/05/07 martes 29/05/07

74



PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

6.1.3.1

75


MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY

PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

6.00

PLAN GESTIÓN DEL CRONOGRAMA La Gestión del Cronograma incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo. Para la Gestión del Cronograma se contará con la ayuda del MS Project. Los procesos de la gestión del Cronograma incluyen la definición de las actividades, el establecimiento de la secuencia de actividades, la estimación de los recursos de las actividades, la estimación de la duración de las actividades, el desarrollo del cronograma y el control del cronograma. El trabajo involucrado en la ejecución de los seis procesos mencionados, está precedido por un esfuerzo de planificación realizado por el equipo de dirección del proyecto, que forma parte del proceso Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto, produciendo un plan de gestión del cronograma. Para obtener el Cronograma del Proyecto completaremos un formato que servirá como base de datos con los siguientes campos

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

El Plan de Gestión del Cronograma del Proyecto Diseño de un Nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay se desarrollará en base a la experiencia de los miembros del Equipo de dirección del Proyecto en la ejecución de Proyectos Similares para lo cual en el formato indicado, se establecerá la secuencia de actividades, determinará las actividades predecesoras y las sucesoras, estimará de la duración de las actividades para que con dichos datos ingresar al MS Project y obtener el Cronograma y la ruta critica que nos servirá para controlar el desarrollo del cronograma El Control del Cronograma se efectuará utilizando el MS Project El Plan de Gestión del Cronograma, incluye los siguientes componentes.

1. Lista de actividades del Proyecto. 2. Lista de hitos del Proyecto. 3. Formato indicando la secuencia d actividades, estimación de Recursos

humanos, estimación del Tiempo de las actividades y las precedencias. 4. Diagrama de redes del cronograma del proyecto. 5. Requisitos de los recursos de las actividades. 6. Estructura de desglose de recursos. 7. Calendario de Recursos de las Actividades 8. Cronograma del proyecto. Elaborado con MS Project 9. Control del cronograma. Efectuado con el MS Project.

76



LISTA DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

6.1.3.1

1.1. GESTIÓN DEL PROYECTO 1.2. DEFINICIÓN Y DISEÑO PRELIMINAR DEL SISTEMA 1.2.1. Información Histórica Investigada

1.2.1.1. Búsqueda en arch. del MTC-Provías Rural, Mun. Distrital, Sunat, Registros Públicos.

1.2.1.2. Búsqueda en Internet de Modelos en otros países Latinoamericanos. 1.2.1.3. Evaluación de la Información Histórica obtenida. 1.2.1.4. Informe Ejecutivo de la Información Histórica Evaluada.

1.2.2. Diagnóstico del Modelo Anterior Efectuado 1.2.2.1. Solicitar al Director Ejecutivo del Provías Rural el Mod. Anterior 1.2.2.2. Identificación de Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades 1.2.2.3. Elaborar el árbol de problemas y Plantear soluciones 1.2.2.4. Informe Ejecutivo del Diagnóstico efectuado

1.2.3. Contenido del Sistema de Gestión Diseñado 1.2.3.1. Determinar la Metodología a utilizar en el Desarrollo del Nuevo

Sistema de Gestión .

1.2.3.2. Definición de Documentos que contendrá el Sistema.

1.2.3.3. Estructuración de cada documento del Sistema de Gestión (Guías y Manuales).

1.2.3.4. Informe Ejecutivo del diseño del contenido del Sistema de gestión

1.3 BORRADOR DEL LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.3.1. Guía para la Formación de Microempresa

1.3.1.1. Describir el marco legal de la Microempresa 1.3.1.2. Describir los criterios de evaluación para la selección de Pobladores

que forman las Microempresas. 1.3.1.3. Describir los procesos de Constitución de las Microempresas 1.3.1.4. Elaboración de Borrador de la Guía para la Formación de

Microempresas. 1.3.1.5. Revisión y Remisión del Borrador al Banco Mundial, Provías Rural,

Municipalidad Provincial de Yungay.

77




6.1.3.1

1.3.2. Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial

1.3.2.1.Describir Actividades relacionadas con el Mantenimiento en Zonas de sierra como Yungay.

1.3.2.2. Describir Indicadores de Calidad del Mantenimiento 1.3.2.3. Elaboración de Fichas de Control y seguimiento 1.3.2.4. Describir Procedimientos de Control y Seguimiento 1.3.2.5. Elaboración de Borrador del Manual de Control y Supervisión del

Mantenimiento.

1.3.2.6. Remisión del Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y Municipalidad Prov. Yungay.

1.3.3. Guía para la elaboración del Inventario Vial 1.3.3.1. Describir Actividades y Fichas del inventario Vial 1.3.3.2. Describir Procedimiento para la elaboración del Inventario vial 1.3.3.3. Elaboración Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario

Vial.

1.3.3.4. Revisión y Remisión de Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y Municipio Provincial de Yungay.

1.3.4. Modelo de Gestión para el Mantenimiento

1.3.4.1. Determinar lineamiento y procedimientos de la Gestión Vial 1.3.4.2 Detallar esquemas básicos para la implementación de las guías y

manuales. 1.3.4.3. Definir mecanismos de Coordinación y participación 1.3.4.4.Definir procesos de selección para la constitución de las

Microempresas 1.3.4.5.Proyectar normas legales para la implementación del modelo de

gestión. 1.3.4.6.Elaboración del Borrador del Modelo de Gestión para el

Mantenimiento. 1.3.4.7 Revisión y Remisión del Borrador al Banco Mundial, Provias Rural y

Municipalidad. Prov. Yungay.

1.4. DOCUMENTO MASTER DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.4.1. Manual, Guías y Modelo de Gestión, editado y redactado.

1.4.1.1. Control de Calidad y Revisión Final por parte del Equipo del Proyecto (inc. Observaciones. Del BM, Provías Rural y Municipalidad. Yungay

1.4.1.2. Contratación de servicio de terceros (editor y programador) 1.4.1.3. Entrega de Borradores de Manuales, Guías y Modelo de Gestión . 1.4.1.4. Edición de los ejemplares: Manuales, Guías y modelo de gestión. 1.4.1.5. Control de calidad de la Edición y diagramación de Manuales, Guía

y Modelo de Gestión.

78




6.1.3.1

1.4.2. Master de Doc. del Sistema Impreso y Empastado 1.4.2.1. Convocatoria del servicio de impresión 1.4.2.2. Suscripción de Contrato con empresa que efectuará la impresión 1.4.2.3. Entrega de ejemplares editados y diagramados. 1.4.2.4. Impresión y empaste

1.5. IMPLANTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN 1.5.1. Taller de Capacitación

1.5.1.1. Relación de participantes y cursar invitación 1.5.1.2. Definición del programa de capacitación (Preparar material didáctico) 1.5.1.3. Desarrollo del Taller 1.5.1.4. Informe Ejecutivo del resultado del taller de Capacitación

1.5.2. Plan Piloto del Inventario Vial

1.5.2.1. Determinar participantes 1.5.2.2. Determinar Plan de Trabajo 1.5.2.3. Trabajo de Campo 1.5.2.4. Trabajo de Gabinete 1.5.2.5. Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial

1.6. VALIDACION 1.6.1. No Objeción del Banco Mundial

1.6.1.1. Oficio al Banco Mundial solicitando No Objeción, adjuntando el nuevo modelo de Gestión, guías y manuales definitivos, Informe de taller y Plan piloto.

1.6.1.2. Contestación del BID, dando la No Objeción .

1.6.2. Aprobación de Provías Rural 1.6.2.1. Oficio a Provías Rural solicitando la aprobación de las guías,

manuales y modelo de Gestión, Informe de taller y Plan Piloto adjuntando la No Objeción del BM.

1.6.2.2. Aprobación del Modelo de Gestión, guías y manuales. 1.6.3. Aceptación de la Municipalidad de Yunga

1.6.3.1. Oficio a la M. De Yungay solicitando aprobación de manuales, guías, Informe de taller y Plan piloto adjuntando la No Objeción del BID y aprobación de Provías Rural.

1.6.3.2. Resolución de Alcaldía Aprobando los Manuales, Guías y Modelo de Gestión, por parte de Municipalidad Provincial de Yungay.

79



LISTA DE HITOS DEL PROYECTO Y RESUMEN DE

ENTREGABLES.

6.1.3.2

HITO: Diseño Preliminar Sistema de Gestión Definido.

1.2 Definición y Diseño Preliminar del Sistema 1.2.1. Información Histórica Investigada 1.2.2. Diagnostico del Modelo Anterior efectuado 1.2.3. Contenido del Sistema de Gestión Diseñado

HITO: Borrador de Documentos del Sistema Concluido.

1.3 Borrador del los Documentos del Sistema de Gestión 1.3.1. Guía para la formación de Microempresa 1.3.2. Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial 1.3.3. Guía para la elaboración del Inventario Vial 1.3.4. Modelo de Gestión para el Mantenimiento

HITO: Documento Master del Sistema de Impreso

1.4. Documento Master del Sistema de Gestión 1.4.1 Modelo de Gestión, Manuales y Guías Redactadas y Editadas. 1.4.2 Modelo de Gestión, Manuales y Guías Impresas y Editadas.

HITO: Sistema de Gestión Implantado.

1.5. Implantación del Nuevo Sistema 1.5.1. Taller de Capacitación 1.5.2. Plan Piloto del Inventario Vial

HITO: Documentos del Sistema de Gestión Aprobados. 1.6 Validación

1.6.1. No Objeción del Banco Mundial 1.6.2. Aprobación de Provías Rural

1.6.3. Aceptación de la Municipalidad Provincial de Yungay

80



CALENDARIO DE RECURSOS PARA LAS ACTIVIDADES

6.3.3.4

81



REQUISITOS DE RECURSOS PARA CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES Y ESTIMADO DE DURACIÓN DE

LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.2. DEFINICIÓN Y DISEÑO PRELIMINAR DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.2.1. Información Histórica investigada

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

A

1.2.1.1. Búsqueda en arch. del MTC-Provías Rural, Mun. Distrital, Sunat, Registros Públicos.

Jefe de Unidad Asistente Técnico

2

_____

B

1.2.1.2. Búsqueda en Internet de Modelos en otros países Latinoamericanos

Jefe de Unidad Asistente Técnico

2

______

C

1.2.1.3. Evaluación de la Información Histórica obtenida

Gerente Proy., J Unid..Esp. Vial, Ambientalista, G Municipal, D. Publico. G. Presupuestaria

7

A, B

D

1.2.1.4. Informe Ejecutivo de la Información Histórica Evaluada

Jefe de Unidad G. De Proyecto Secretaria

4

C

13 días

1.2.2. Diagnostico del Modelo Anterior Efectuado

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

E

1.2.2.1. Solicitar, la Dirección Ejecutiva de Provías Rural Informe de Gestión del Modelo Anterior

G. De Proyecto

4

C

F

1.2.2.2. Identificación de Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades. (FODA)


4

C

G

1.2.2.3. Elaborar el árbol de problemas y Plantear soluciones


3

D, E y F

H

1.2.2.4. Informe Ejecutivo del Diagnóstico efectuado


4

G

11 días

82




LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.2.3. Contenido del Sistema de Gestión Diseñado

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

I

1.2.3.1. Determinar la Metodología a utilizar en el Desarrollo del Nuevo Sistema de Gestión

Gerente Proyecto Jefe de Unidad 01 Especialista

3

D,H

J

1.2.3.2. Definición de Documentos que contendrá el Sistema

Gerente Proyecto Jefe de Unidad

4

D,H

K

1.2.3.3. Estructuración de cada documento del Sistema de Gestión (Guías y Manuales)


5

D,H

L

1.2.3.4 Informe Ejecutivo del diseño del contenido del Sistema de gestión


3

K,J,I

08 días 1.3. BORRADOR DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 1.3.1- Guía para la Formación de Microempresas

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

M

1.3.1.1. Describir el marco legal de la Microempresa

Esp. en D. Público Asistente Legal (AL)

2

L

N

1.3.1.2. Describir los criterios de evaluación para la selección de Pobladores que forman las Microempresas

Especialista en G. Munic. Sociólogo, ( AL)

5

L

O

1.3.1.3. Determinar y describir los procesos de Constitución de las Microempresas

Esp. Derecho Público Sociólogo, ( AL)

3

N M

P

1.3.1.4. Elaboración de Borrador de la Guía para la formación de Microempresas

Jefe de Unidad Sociólogo Esp. Derecho Publico Esp. Gestión Munic. Asistente Legal, Sec.

7

MNO

Q

1.3.1.5 Revisión y Remisión de Borrador al Banco Mundial, Provías Rural, Municipalidad Provincial de Yungay.

Gerente de Proyecto Jefe de Unidad

3

P

18 días

83




LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.3.2. Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial

o

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

R

1.3.2.1. Describir Actividades relacionadas con el Mantenimiento en Zonas de sierra como Yungay

Jefe de Unidad Esp. En Vialidad Ambientalista Asist. Técnico

3

H

S

1.3.2.2. Describir Indicadores de Calidad del Mantenimiento

Jefe de Unidad Esp. Vialidad Ambientalista Asist. Técnico

3

R

T

1.3.2.3. Elaboración de Fichas de Control y seguimiento


3

R,S

U

1.3.2.4. Describir Procedimientos de Control y Seguimiento


3

T

V

1.3.2.5. Elaboración de Borrador del Manual de Control y supervisión del Mantenimiento

Jefe de Unidad Esp. Vialidad Ambientalista Asist. Técnico Secretaria

6

R,S,T,U

W

1.3.2.6. Remisión del Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y Municipalidad de Yungay

Gerente de Proyecto Jefe de Unidad

2

V

20 días

1.3.3.- Guía para la Elaboración del Inventario Vial

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

X

1.3.3.1. Describir Actividades y Fichas del inventario Vial

Esp. Vialidad Asist. Técnico

5

H

Y 1.3.3.2. Describir Procedimiento para la elaboración del Inventario vial

Esp. Vialidad Asist. Técnico Jefe de Unidad

5

H,X

Z

1.3.3.3. Elaboración Borrador de la Guía para la elaboración del Inventario Vial

Jefe de Unidad Esp. Vialidad, Asist. Técnico y Sec.

8

X,Y

A’

1.3.3.4. Remisión de Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y Municipio Provincial de Yungay

G. de Proyecto Jefe de Unidad

02

Z

20 días

84




LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.3.4. Modelo de Gestión para Mantenimiento

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

B’

1.3.4.1. Determinar Lineamientos y Procedimientos de la Gestión Vial Provincial


5

Q,W,A’

C’ 1.3.4.2. Detallar Esquemas Básicos para la implementación de las guías y Manuales


5

Q,W,A’

D’ 1.3.4.3. Definir Mecanismos de Coordinación y participación

Jefe de Unidad Esp. Vialidad Esp. Ambientalista

4

Q,W,A’

E’

1.3.4.4. Definir procesos de selección para la Constitución de Microempresas

Esp. Vialidad Esp. D. Público

4

Q

F’

1.3.4.5. Proyectar Normas Legales para la implementación del Sistema de Gestión

Esp. D. Público 4

Q,W,A’

G’

1.3.4.6. Elaboración del Borrador del Modelo de Gestión para el Mantenimiento


8

B’,C’,D’,

E’,F’

H’ 1.3.4.7 Revisión y Remisión del Borrador al Banco Mundial, Provías Rural y Municipalidad de Yungay.

G. Proyecto Jefe de Unidad

2

G

55 días 1.4. DOCUMENTO MASTER DEL SISTEMA DE GESTIÓN

1.4.1. Modelo de Gestión, Manuales y Guías Redactadas y Editadas

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

I’

1.4.1.1. Control de Calidad y Revisión Final por parte del Equipo del Proyecto (incluye incorporación de observaciones del Banco Mundial, Provías Rural, Municipalidad de Yungay)


13

P’,V’,Z,

G’

J

1.4.1.2. Contratación de servicio de tercero (editor y Diagramador)

Gerente Proyecto

3

____

K

1.4.1.3. Entrega Contratista de Borradores de Manuales y Guías y Modelo de Gestión

Jefe de Unidad

2

J

L’

1.4.1.4. Edición de los ejemplares Manuales y Guías y modelo de gestión

(01) Editor (01) Diagramador

5

K

M’

1.4.1.5. Control de Calidad de la Edición y diagramación de Manuales, Guías y Modelo de Gestión


2

L’

13 días

85



REQUISITOS DE RECURSOS PARA CADA UNA DE

LAS ACTIVIDADES Y ESTIMADO DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.4.2.- Modelo de Gestión, Manuales y Guías, Impresos y Empastados

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

N’

1.4.2.1. Convocatoria del Servicio de Impresión (Cotización de 3 postores)

Gerente Proyecto Esp. D. Publico Asist. Legal.

1

___

O’

1.4.2.2. Suscripción de Contrato con Empresa que efectuara la impresión

Gerente Proyecto Esp. D. Publico Asist. Legal

1

N’

P’

1.4.2.3. Entrega de ejemplares editados y diagramados

Jefe de Unidad

1

Q’

Q’

1.4.2.4. Impresión y Empaste

Terceros Contratista 2

P’

5 días 1.5. IMPLANTACION DEL NUEVO SISTEMA

1.5.1. Taller de Capacitación

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

R’

1.5.1.1. Relación de Participantes y Cursar invitación

Jefe de Unidad Sociólogo

2

___

S’

1.5.1.2. Definición del Programa de Capacitación (preparar material Didáctico)


2

Q’

T

1.5.1.3. Desarrollo del Taller

Gerente Proy., J Unid..Esp. Vial, Ambientalista, G Municipal, D. Publico. G. Presupuestaria .

8

R’, S’

U

1.5.1.4. Informe Ejecutivo del resultado de los talleres de Capacitación

Jefe de Unidad Gerente Proyecto

5

T’

15 días

86




LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.5.2.- Plan Piloto del Inventario Vial

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

V’

1.5.2.1. Determinar Participantes

Sociólogo Jefe de Unidad

2

____

W’

1.5.2.2. Determinar Plan de Trabajo


5

U’

X’

1.5.2.3. Trabajo de Campo

J Unid..Esp. Vial, Asist. Técnico, Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano, Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento

20

V’W’

Y’

1.5.2.3. Trabajo de Gabinete

J Unid..Esp. Vial, Asist. Técnico, Gerencia Municipal de Obras y Desarrollo Urbano, Gerencia Municipal de Infraestructura y Mantenimiento

13

X’

Z’

1.4.2.4. Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial


5

Y’

43 días 1.6. VALIDACIÓN

1.6.1.- No Objeción del Banco Mundial

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

A’’

1.6.1.1. Oficio al Banco Mundial solicitando No Objeción, adjuntado el nuevo Sistema de Gestión, Guías y Manuales definitivos.

Gerente Proyecto

1

Q’,U’,Z’

1.6.1.2. Contestación del BID, dando la No Objeción

FAXSIMIL

9

A’’

10 días

87



REQUISITOS DE RECURSOS PARA CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES Y ESTIMADO DE LA DURACION

DE LAS ACTIVIDADES

6.4.3.1

1.6.2. - Aprobación de Provías Rural

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

C’’

1.6.2.1. Oficio a Provías Rural solicitando la aprobación de los Guías, Manuales Y Modelo de Gestión, adjuntado la No objeción del Banco Mundial.

Gerente

1

Q’,U’,Z’,

B’’

D’’

1.6.2.2. Resolución Directoral de Provías Rural RD de aprobando las Guías, Manuales y Sistema de Gestión .

FAX

9

C”

10 días

1.6.3.- Aceptación de la Municipalidad Provincial de Yungay

ACTIVIDADES

RECURSOS

TIEMPO (DIAS)

PRECEDENCIA

E’’

1.6.3.1. Oficio a la Municipalidad Provincial de Yungay solicitando la aprobación de los Manuales y Guías , adjuntando la No objeción del BID y Aprobación por parte de Provías Rural (RD)

Gerente

1

Q’,U’,Z’, B’’,D’’

F’’

1.6.3.2. Resolución de Alcaldía Aprobando los Manuales, Guías y Modelo de Gestión, por parte de MPY.

Fax

9

E’’

10 días

90

Actividades Duracion Inicio Fin

1.1. GESTION DEL PROYECTO 211 días mar 01/08/06 mar 29/05/071.2. Definicion y Diseño Preliminar del Sistema 32 días mar 01/08/06 mie 13/09/061.2.1. Informacion Historica Investigada 13 días mar 01/08/06 jue 17/08/061.2.1.1. Busqueda en arch. del MTC-Provias Rural, Mun. Distrital, Sunat, Registros Publicos 2 días mar 01/08/06 mie 02/08/061.2.1.2. Busqueda en Internet de Modelos en otros paises Latinoamericanos 2 días mar 01/08/06 mie 02/08/061.2.1.3. Evaluación de la Informacion Historica obtenida 7 días jue 03/08/06 vie 11/08/061.2.1.4. Informe Ejecutivo de la Información Histórica Evaluada 4 días lun 14/08/06 jue 17/08/06

91

Actividades Duracion Inicio Fin1.2.2. Diagnostico del Modelo Anterior Efectuado 11 días vie 18/08/06 vie 01/09/061.2.2.1. Solicitar a la Dir. Ejecutiva del Provias Rural el Mod. Anterior 4 días vie 18/08/06 mie 23/08/061.2.2.2. Identificaciòn de Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades 4 días vie 18/08/06 mie 23/08/061.2.2.3. Elaborar el árbol de problemas y Plantear soluciones 3 días jue 24/08/06 lun 28/08/061.2.2.4. Informe Ejecutivo del Diagnóstico efectuado 4 días mar 29/08/06 vie 01/09/06

92

Actividades Duracion Inicio Fin1.2.3.Contenido del Sistema de Gestión Diseñado 8 días lun 04/09/06 mie 13/09/061.2.3.1. Determinar la Metodologia a utilizar en el Desarrollo del Nuevo Sistema de Gestión 3 días lun 04/09/06 mie 06/09/061.2.3.2. Definición de Documentos que contendrá el Sistema 4 días lun 04/09/06 jue 07/09/061.2.3.3. Estructuración de cada documento del Sistema de Gestión (Guias y Manuales) 5 días lun 04/09/06 vie 08/09/061.2.3.4. Informe Ejecutivo del diseño del contenido del Sistema de gestión 3 días lun 11/09/06 mie 13/09/06

93

Actividades Duracion Inicio Fin1,3 Borrador del los Docum del Sistema de Gestión 73 días jue 14/09/06 vie 29/12/061.3.1. Guia para la formaciòn de Microempresa 18 días jue 14/09/06 mar 10/10/061.3.1.1. Describir el marco legal de la Microempresa 2 días jue 14/09/06 vie 15/09/061.3.1.2. Describir los criterios de evaluacion para la selección de Pobladores que forman las Microempresas 5 días jue 14/09/06 mie 20/09/061.3.1.3. Describir los procesos de Constitucion de las Microempresas 3 días jue 21/09/06 lun 25/09/061.3.1.4. Elaboracion de Borrador de la Guia para la Formacion de Microempresas 7 días mar 26/09/06 mie 04/10/061.3.1.5. Revisiòn y Remisiòn del Borrador al Banco Mundial, Provias Rural, Municipalidad Prov. Yungay 3 días jue 05/10/06 mar 10/10/06

94

Actividades Duracion Inicio Fin1.3.2. Manual de Control y Supervisiòn del Mantenimiento Vial 20 días mie 11/10/06 mie 08/11/061.3.2.1.Describir Actividades relacionadas con el Mantenimiento en Zonas de sierra como Yungay 3 días mie 11/10/06 vie 13/10/061.3.2.2. Describir Indicadores de Calidad del Mantenimiento 3 días lun 16/10/06 mie 18/10/061.3.2.3. Elaboracion de Fichas de Control y seguimiento 3 días jue 19/10/06 lun 23/10/061.3.2.4. Describir Procedimientos de Control y Seguimiento 3 días mar 24/10/06 jue 26/10/061.3.2.5. Elaboracion de Borrador del Manual de Control y supervision del Mantenimiento 6 días vie 27/10/06 lun 06/11/061.3.2.6. Remisisòn del Borrador al Banco Mundial, Provias Rural y Municipalidad Prov. Yungay 2 días mar 07/11/06 mie 08/11/06

95

Actividades Duracion Inicio Fin1.3.3. Guia para la elaboraciòn del Inventario Vial 20 días jue 09/11/06 mie 06/12/061.3.3.1. Describir Actividades y Fichas del inventario Vial 5 días jue 09/11/06 mie 15/11/061.3.3.2. Describir Procedimiento para la elaboracion del Inventario vial 5 días jue 16/11/06 mie 22/11/061.3.3.3. Elaboración Borrador de la Guia para la elaboracion del Inventario Vial 8 días jue 23/11/06 lun 04/12/061.3.3.4. Revision y Remision de Borrador al Banco Mundial, Provias Rural y Municipio Provincial de Yungay 2 días mar 05/12/06 mie 06/12/06

96

Actividades Duracion Inicio Fin1.3.4. Modelo de Gestiòn para el Mantenimiento 55 días mie 11/10/06 vie 29/12/061.3.4.1. Determinar lineamiento y procedimientos de la Gestiòn Vial 5 días jue 07/12/06 jue 14/12/061.3.4.2. Detallar esquemas bàsicos para la implementaciòn de las guias y manuales 5 días jue 07/12/06 jue 14/12/061.3.4.3. Definir mecanismos de Coordinaciòn y participaciòn 4 días jue 07/12/06 mie 13/12/061.3.4.4. Definir procesos de selecciòn para la constituciòn de las Microempresas 4 días mie 11/10/06 lun 16/10/061.3.4.5. Proyectar normas legales para la implementaciòn del modelo de gestiòn 4 días jue 07/12/06 mie 13/12/061.3.4.6. Elaboración del Borrador del Modelo de Gestion para el Mantenimiento 8 días vie 15/12/06 mie 27/12/061.3.4.7 Revisiòn y Remisiòn del Borrador al Banco Mundial, Provias Rural y Municip. Prov. Yungay 2 días jue 28/12/06 vie 29/12/06

97

Actividades Duracion Inicio Fin1.4. Documento Master del Sistema de Gestión 18 días mar 02/01/07 jue 25/01/071.4.1. Manual, Guías y Modelo de Gestión, editado 13 días mar 02/01/07 jue 18/01/071.4.1.1. Control de Calidad y Revision Final por parte del Eq. del Proyecto (inc. Obser. del BM, Provias Rural y Mun. Yungay 13 días mar 02/01/07 jue 18/01/071.4.1.2. Contrataciòn de servicio de terceros (editor y programador) 3 días mar 02/01/07 jue 04/01/071.4.1.3. Entrega de Borradores de Manuales, Guias y Modelo de Gestiòn 2 días vie 05/01/07 lun 08/01/071.4.1.4.Ediciòn de los ejemplares : Manuales , Guias y modelo de gestiòn 5 días mar 09/01/07 lun 15/01/071.4.1.5. Control de calidad de la Ediciòn y diagramaciòn de Manuales, Guia y Modelo de Gestiòn 2 días mar 16/01/07 mie 17/01/07

98

Actividades Duracion Inicio Fin1.4.2. Master de Doc. del Sistema Impreso 5 días vie 19/01/07 jue 25/01/071.4.2.1. Convocatoria del servicio de impresiòn 1 día vie 19/01/07 vie 19/01/071.4.2.2. Suscripciòn de Contrato con empresa que efectuarà la impresiòn 1 día lun 22/01/07 lun 22/01/071.4.2.3. Entrega de ejemplres editados y diagramados 1 día mar 23/01/07 mar 23/01/071.4.2.4. Impresiòn y empaste 2 días mie 24/01/07 jue 25/01/07

99

Actividades Duracion Inicio Fin1.5. Implantación del nuevo Sistema de Gestión 58 días vie 26/01/07 mar 17/04/071.5.1. Taller de Capacitaciòn 15 días vie 26/01/07 jue 15/02/071.5.1.1. Relaciòn de participantes y cursar invitaciòn 2 días vie 26/01/07 lun 29/01/071.5.1.2. Definiciòn del programa de capacitaciòn (Preparar material didàctico) 2 días vie 26/01/07 lun 29/01/071.5.1.3. Desarrollo del Taller 8 días mar 30/01/07 jue 08/02/071.5.1.4. Informe Ejecutivo del resultado del taller de Capacitacion 5 días vie 09/02/07 jue 15/02/07

100

Actividades Duracion Inicio Fin1.5.2. Plan Piloto del Inventario Vial 43 días vie 16/02/07 mar 17/04/071.5.2.1. Determinar participantes 2 días vie 16/02/07 lun 19/02/071.5.2.2. Determinar Plan de Trabajo 5 días vie 16/02/07 jue 22/02/071.5.2.3. Trabajo de Campo 20 días vie 23/02/07 jue 22/03/071.5.2.4. Trabajo de Gabinete 13 días vie 23/03/07 mar 10/04/071.5.2.5. Informe Ejecutivo del resultado de Plan Piloto del Inventario Vial 5 días mie 11/04/07 mar 17/04/07

101

Actividades Duracion Inicio Fin1.6. VALIDACION 30 días mie 18/04/07 mar 29/05/071.6.1. No Objeciòn del Banco Mundial 10 días mie 18/04/07 mar 01/05/071.6.1.1. Oficio al Banco Mundial solicitando No Objecion, adjuntando el nuevo modelo de Gestion, guias y manuales definitivos, Informe de taller y Plan piloto 1 día mie 18/04/07 mie 18/04/071.6.1.2.Contestacion del BID, dando la No Objecion 9 días jue 19/04/07 mar 01/05/07

102

Actividades Duracion Inicio Fin1.6.2. Aprobacion de Provias Rural 10 días mie 02/05/07 mar 15/05/071.6.2.1. Oficio a Provias Rural soli. la aprobacion de las guias, manuales y modelo de gestion, Informe de taller y Plan Piloto adjuntando la No Objecion del BM 1 día mie 02/05/07 mie 02/05/071.6.2.2. Aprobaciòn del Modelo de Gestion, guias y manuales 9 días jue 03/05/07 mar 15/05/07

103

Actividades Duracion Inicio Fin1.6.3. Aceptación de la Municipalidad de Yungay 10 días mie 16/05/07 mar 29/05/071.6.3.1. Oficio a la M. De Yungay solicitando aprobacion de manuales, guias, Informe de taller y Plan piloto adjuntando la No objecion del BID y aprob. de Provias 1 día mie 16/05/07 mie 16/05/071.6.3.2. Resolucion de Alcaldia Aprobando los Manuales, Guias y Modelo de Gestion, por parte de MPY 9 días jue 17/05/07 mar 29/05/07

105



ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS

6.1.3.3

107



CRONOGRAMA DEL PROYECTO

6.5.3.1

109



PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

7.1.3.1

110




7.1.3.1

Nivel de Precisión de los Costos : Ajuste de redondeo se utilizará a dos dígitos. La contingencia está incluido en los costos unitarios de cada entregable Unidad de Medida : Todos los costos deben ser expresados en dólares El personal es por contrato de SNP servicios no personales, contratado por la organización, durante el tiempo de 10 meses que dura el proyecto. El trabajo es por resultados, de acuerdo a las necesidades para cumplir con el cronograma y los entregables. Para el Harward: según cotizaciones y modelos, detallados en el plan de adquisiciones. Enlaces con procedimientos de la organización Para el control de costos de la organización, se tiene la siguiente estructura: Proyectos: Nuevo Sistema de Gestión para el Mantenimiento Cuenta Contable: TALLER DE CAPACITACIÓN

Cuenta de Control Descripción

1.3.1.2 Descripción del marco legal de la microempresa

1.3.1.3 Descripción de procesos de las microempresas

Cuentas de control del EDT. Umbrales de Control

Rangos de costos (% de variación)

Aprobación

0 – 5 Gerente de Proyecto

5 - 10 Equipo del Proyecto

Reglas de valor ganado: Se calcula lo ganado en un determinado momento, se estima. Valor Planificado (VP).- Es el costo presupuestado del trabajo programado para ser completado.

111




7.1.3.1

Valor Ganado(EV) Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un periodo determinado. Costo Real (AC) Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un periodo determinado. Estimación hasta la conclusión( ETC) y estimación a la conclusión (EAC) Variación del Costo( CV) Mide la variación del valor ganado y el costo real: CV = EV – AC Variación del cronograma (SV) mide la variación del valor ganado y valor planificado SV = EV – PV Índice de rendimiento del costo (CPI) Inferior a 1.00 =indica sobre costo con respecto a las estimaciones Superior a 1.00= indica un costo inferior con respecto a las estimaciones Igual a 1.00= indica que esta en las estimaciones. CPI = EV/AC Índice de rendimiento del cronograma(SPI) se utiliza además del estado del cronograma, para predecir la fecha de conclusión SPI= EV/PV El EAC se calcula bajo la estimación del gerente de proyecto ò bajo las ocurrencias.. EAC = AC + ETC EAC = AC + (BAC- EV) EAC = BAC/CPI Variación al termino : VAC= BAC –EAC Formatos de Informe: Se define los formatos a utilizar para los diferentes informes de costos (ver Formato Nº 7.1.3. (a ) Descripciones de los Procesos de Gestión de Costos: Estimación de Costos: La estimación de los costos la utilizaremos para calcular el costo del proyecto, que servirá como soporte para desarrollar el presupuesto base. Incluye el WBS, las unidades, las cantidades, los precios unitarios, importes. En la hoja de cálculo del Excel se calcula el costo total o importe, sumando los montos de cada partida. Al hacer una aproximación de los costos el Gerente de Proyectos debe considerar las posibles causas de variación de las estimaciones de costos, incluyendo riesgos. Para el desarrollo del estimado de costos es necesario los imprevistos ( para los factores inherentes al proyecto) y contingencias(para los factores ajenos a la naturaleza del proyecto).

112




7.1.3.1

Preparación de Presupuesto de costos: Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a fin de medir el desempeño del proyecto en tiempo y costo. Control de Costos: Sirve para influir sobre los factores que producen cambios en la línea base, asegurarse que los cambios solicitados sean acordados, evitar que incluyan cambios incorrectos o no aprobados, actuar para mantener los costos esperados dentro de los limites. ESTIMADO DE LOS COSTOS DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES Herramientas para la Estimación de costos.- Como herramienta para la estimación de costos, se tiene la Estimación Ascendente, se costea cada entregable de tal forma que para obtener el costo total del proyecto se sume en forma ascendente. Análisis de propuestas para licitaciones.- En cuanto a equipos y hardware que se necesite adquirir se usará propuestas de compras similares de la empresa y cotizaciones para costos. Software de gestión de proyectos, las hojas de cálculo computarizadas. Herramientas para la preparación del presupuesto Se sumará las estimaciones de costos de las actividades de acuerdo al EDT, luego se suman para los niveles superiores. Análisis de Reserva.- Se ha determinado que la reserva será del 1% del costo total del proyecto, para contingencias y 1% para imprevistos, para lo cual su utilización necesita de la aprobación del Gerente del proyecto. Deberá obtenerse una línea base del costo (presupuesto – tiempo), que será usado para medir, supervisar y monitorear el rendimiento del costo en el proyecto. Estimación de costos Cuadro Nº 7.1.3 (b) INFORMACIÓN DE RESPALDO DE LA ESTIMACION DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES Para el calculo de los costos estimados, se dividirá en costos directos, es decir aquellos costos asociados directamente al proyecto; y en costos indirectos, aquellos costos comunes que no están asociados a algún proceso del proyecto.. Se usará el Microsoft Excel para el cálculo de los costos. La elaboración del presupuesto estará a cargo del Gerente del Proyecto y la Gerencia de Administración de la organización. Una vez que la línea base está definida, el Gerente de proyecto es responsable de asegurar que el esfuerzo real, fecha de inicio y fin real, están definidas para cada actividad, así como el costo real de los recursos. Esta información es esencial para establecer si existe variación de costo.

113




7.1.3.1

Todas las variaciones serán discutidas por el equipo de proyecto. Si la línea base de costos del proyecto es afectada, entonces esta deberá ser reportada al gerente de proyectos quien realizará un análisis de las variaciones para determinar si es necesario un replanteamiento, de formularse un cambio será reportado al Comité de Control de cambios.

• El gerente de proyectos elaborará regularmente, pero no menos de una vez mensual, un reporte de análisis de valor ganado, en la cual se identificará la variación de costo para este proyecto.

• Cualquier variación de costo que +/- 5% del presupuesto del proyecto asignado

requerirá la elaboración de un reporte de análisis de variación de costo para determinar la causa raíz.

Como serán administrados los cambios en el costo del proyecto Teniendo en cuenta la curva “S” de costos planificada, para el control de dicha curva, si los costos salen del rango especificado se tendrá que proceder de la siguiente manera:

• Identificar y determinar el cambio, estos típicamente son generados de un análisis de variación de costos o un reporte de acción correctiva.

• Completar el formulario de solicitud de cambio y enviarlo con la documentación de soporte al gerente de proyectos.

• El Gerente de Proyectos revisará la solicitud de cambio y puede requerir información adicional, analiza y define alternativas de solución considerando que no afecte la pirámide alcance – tiempo- costo – calidad. Si la variación del costo relacionado al cambio es menor, bastará la aprobación del gerente de Proyectos, pero si la variación es mayor al especificado entonces será necesario la aprobación del Comité de Control de Cambios.

• Una vez aprobado el cambio el Gerente de proyectos marcará el cambio como aprobado, firmará la solicitud e informará al solicitante del estado y la razón de aprobación.

• Denegado la solicitud, en este caso el gerente de proyectos revisará el requerimiento denegado, firmará y notificará al solicitante del estado y la razón de la denegación.

• El Gerente de Proyectos documentará la solicitud de cambio, actualizará el WBS, la documentación de planificación y presupuesto sin son impactados.

Lecciones aprendidas Los análisis de variaciones, controles de cambio, acciones correctivas, serán almacenadas en bases de datos para futuros proyectos similares así como para el conocimiento del equipo de proyectos.

114




7.1.3.1

Formato Nº 7.1.3. (a)

Hoja de Trabajo de Seguimiento de Costos Nombre del Proyecto Preparado por: Fecha: Elemento del Costo afectado Periodo :

Categorías Horas reales Real

US$ Presupuesto

Variación del

costo Variación del tiempo

Mano de Obra 1 2 3 Costo directo Materiales 1. 2. 3. Costo directo Equipo 1 2 3 Costo directo Otros 1 2 Costo directo TOTAL Observaciones: Variación: Firma : Fecha:

115




7.1.3.1

Cuadro Nº 7.1.3 ( b)

Estimaciones de los Costos

ESTIMADO DE COSTOS

Item WBS Unidad P.U. Parcial Sub Total %

Cantidad US$ US$

1.1.0 Gestión del Proyecto 1.2.0 Definición y Diseño Preliminar del Sistema 25,000.00 16.67

1.2.1 Información Histórica días 13 230.77 3,000.00 1.2.2 Diagnostico del Modelo Anterior días 11 909.09 10,000.00

1.2.3 Contenido del Sistema de Gestión Diseñado días 8 1500.00 12,000.00

1.3.0 Borrador de los documentos del Sistema de Gestión 60,000.00 40.00

1.3.1 Guía para la formación de Microempresas días 18 833.33 15,000.00

1.3.2 Manual de control y Supervisión del mantenimiento Vial días 20 750.00 15,000.00

1.3.3 Guía para la elaboración del Inventario Vial días 20 750.00 15,000.00

1.3.4 Modelo de Gestión para Mantenimiento días 15 1000.00 15,000.00

1.4.0 Documento Master del Sistema de Gestión 15,000.00 10.00

1.4.1 Edición de Manual, Guías y Modelo de Gestión Unid. 4 2000.00 8,000.00

1.4.2 Impresión del Master del Doc. Sistema Unid. 1200 5.83 7,000.00

1.5.0 Implantación del Nuevo Sistema 45,000.00 30.00

1.5.1 Taller de capacitación Global 1 20000.00 20,000.00 1.5.2 Plan Piloto Inventario Vial Global 1 25000.00 25,000.00

1.6.0 Validación 5,000.00 3.33 1.6.1 No objeción del Banco Mundial días 10 250.00 2,500.00 1.6.2 Aprobación de Provias Rural días 10 100.00 1,000.00

1.6.3 Aceptación por la Municipalidad de Yungay días 10 150.00 1,500.00

GRAN TOTAL 150,000.00 100.00

116




7.1.3.1

Cuadro Nº 7.1.3. (c) Relación de Recursos ESTIMACION

Estimación de Recursos Humanos Recursos Humanos Sueldo/Mes Horas Costo x Asignadas Hora

Gerente del Proyecto 2200 912 13.75

Jefe de Unidad 1700 1520 10.63Especialista Vial 1700 1168 10.63Especialista en Gestión Presupuestaria 1600 552 10.00Especialista en Derecho Publico 1600 672 10.00Especialista en Medio Ambiente 1600 672 10.00Especialista en Gestión Municipal 1600 536 10.00Sociólogo 1600 152 10.00Asistente Técnico 800 584 5.00Asistente Legal 800 152 5.00Asistente Administrativo 800 152 5.00

Secretaria 500 224 3.13

Estimación de Equipos

Equipos Cantidad Precio Unit.

Procesador: Pentium 4 531 3,0 Ghz ht, Memoria RAM: 1GB, Disco Duro: 120 GB, Óptico: Grabador DVD, 11 1000.00Monitor LCD 17", sistema Operativo: Window XP Home incluye teclado y mouse. Laptop: procesador Pentium M740 1.73 Ghz, memoria RAM: 512 MB, Disco Duro: 80 GB, Óptico: Grabador 1 1800.00DVD, Monitor 14" Sistema Operativo:Window XP Home. Impresoras Cannon IP2000 2 800.00Servicio de Instalación de cableado de Red Interno UTP 1 800.00

Cat 5 para 11 computadoras Estimación de Licencias Sofware Cantidad Precio Unit.

Licencia Microsoft Office 2003 1 350Licencia Mocrosof Project 1 350

Memorias USB 6 100Estimación de Materiales y Útiles de Escritorio Materiales Cantidad Precio Unit.

Millar - Papel Bond A4-80 gr. 4 2.270

Caja - Diskettes 2 1.965

Caja - CDs 1 2.780

Docena - Lapiceros 1 1.590

Docena - Lápices 0.5 1.853

Docena - Borradores 0.5 0.924

Docena - Correctores líquidos 1 3.462

Caja de doce - Posit medianos 1 2.058

117




7.1.3.1

Caja - Archivador de Palanca 3 5.631Estimación de Manuales y Guías

Descripción Cantidad Precio Unit. Edición de documentos 4 1537.00Impresión de documentos 1200 5.34Estimación de Manuales y Guías

Descripción Cantidad Precio Unit. Taller de capacitación y piloto del inventario vial:(alquiler Global 1.000de camioneta, viáticos, etc.)

Cuadro Nº 7.1.3. (d) Presupuesto

PRESUPUESTO DE COSTOS Presupuesto de Recursos Humanos

Cantidad Recursos Humanos Sueldo/Mes Horas Costo x Sub total

Asignadas Hora Gerente del Gerente del Proyecto 2200 912 13.75 12,540.00Proyecto

Jefe de Unidad 1700 1520 10.63 16,150.00Especialista Vial 1700 1168 10.63 12,410.00Especialista en Gestión Presupuestaria 1600 552 10.00 5,520.00Especialista en Derecho Publico 1600 672 10.00 6,720.00Especialista en Medio Ambiente 1600 672 10.00 6,720.00Especialista en Gestión Municipal 1600 536 10.00 5,360.00Sociólogo 1600 152 10.00 1,520.00Asistente Técnico 800 584 5.00 2,920.00Asistente Legal 800 152 5.00 760.00Asistente Administrativo 800 152 5.00 760.00

Mano de Obra

Secretaria 500 224 3.13 700.00Sub total de Recursos Humanos 72,080.00

Presupuesto de Equipos Equipos Cantidad Precio Unit. Sub total

Procesador: Pentium 4 531 3,0 Ghz ht, Memoria RAM: 1GB, Disco Duro: 120 GB, Óptico: Grabador DVD, 11 1000.00 11,000.00Monitor LCD 17", sistema Operativo: Window XP Home incluye teclado y mouse. Laptop: procesador Pentium M740 1.73 Ghz, memoria RAM: 512 MB, Disco Duro: 80 GB, Óptico: Grabador 1 1800.00 1800.00DVD, Monitor 14" Sistema Operativo:Window XP Home. Impresoras Cannon IP2000 2 800.00 1600.00

Equipos

Servicio de Instalación de cableado de Red Interno UTP 1 800.00 800.00

118




7.1.3.1

Cat 5 para 11 computadoras

Sub total de Equipos 15,200.00Presupuesto de Licencias

Software Cantidad Precio Unit. Sub total Licencia Microsoft Office 2003 1 350 350.00Licencia Mocrosoft Proyect 1 350 350.00Licencias

Memorias USB 6 100 600.00

Sub total de Licencias 1300.00Presupuesto de Materiales y Utiles de Escritorio

Materiales Cantidad Precio Unit. Sub total Millar - Papel Bond A4-80 gr. 4 2.270 9.08Caja - Diskettes 2 1.965 3.93Caja - CDs 1 3.200 3.20Docena - Lapiceros 1 1.590 1.59Docena - Lápices 1 1.853 1.85Docena - Borradores 1 0.924 0.92Docena - Correctores líquidos 1 3.462 3.46Caja de doce - Posit medianos 1 2.058 2.06

Materiales y Utiles de Escritorio

Caja - Archivador de Palanca 3 5.631 16.89Sub total de Materiales y Utiles de Escritorio 42.99

Presupuesto de Manuales y Guias Descripciòn Cantidad Precio Unit. Sub total

Ediciòn de documentos 4 2000.00 8000.00Manuales y Guias Impresiòn de documentos 1200 5.83 6996.00

Sub total de Materiales y Útiles de Escritorio 14996.00Presupuesto de Manuales y Guias

Descripciòn Cantidad Precio Unit. Sub total Taller de capacitaciòn y piloto del inventario vial:(alquiler Global 1.000 45000.00Taller y

Piloto de camioneta, viaticos, etc.) Sub total de Materiales y Utiles de Escritorio 45000.00

Reserva Descripciòn Cantidad Precio Unit. Sub total

Contingencias 1500.00Reserva Imprevistos 1500.00

Sub total de Reserva 3000.00

Total Presupuesto del Proyecto 153,000.00

119

CUADRO Nº 7.1.3. ( f) CURVA “ S “

Agosto Set. Oct. Nov. Dic. Ener. Febrer. Marz. Abril Mayo 13000,00 35.830,00 51.250,00 67.000,00 85.000,00 105.330,00 125.235,00 143.025,00 147.500,00 150.000,00

8,67 23,89 34,17 44,67 56,67 70,22 83,49 95,35 98,33 100,00

PRESUPUESTO CURVA "S"

13000,00

35.830,00

51.250,00

67.000,00

85.000,00

105.330,00

125.235,00

143.025,00147.500,00150.000,00

0,0020000,0040000,0060000,0080000,00

100000,00120000,00140000,00160000,00

Agos

to

Set.

Oct

.

Nov

.

Dic

.

Ener

.

Febr

er.

Mar

z.

Abril

May

o

MESES

IMPO

RTE

Serie1

120

CUADRO Nº 7.1.3 (e) LÍNEA BASE DE COSTOS

121



PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

8.1.3.1

122




8.1.3.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Estructura con que se manejará la calidad en el proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Director Ejecutivo • Coordina con el Gerente de Proyectos para determinar el Grado de calidad. Gerente de Proyectos • Genera el Plan de gestión de Calidad • Realiza la lista de Control de calidad • Determina métricas de calidad • Genera el Plan de Mejorad del proceso • Determina la línea base de calidad • Actualiza el Plan de gestión del proyecto según entregables • Informa a los stakeholders. Aseguramiento de Calidad • Recomienda las acciones correctivas de los procesos evaluados • Audita los procesos para el desarrollo del Sistema de Gestión, guías y manuales. Control de la Calidad • Verificar que la elaboración de guías y manuales cumpla con las especificaciones

requeridas. • Monitorear los resultados esperados, teniendo en cuenta el cumplimiento de las

fechas y costos estimados.

Dirección Ejecutiva

Gerente de Proyectos

Control de Calidad Aseguramiento de Calidad

123


LA PROVINCIA DE YUNGAY


8.1.3.1

El aseguramiento de calidad y el control de calidad están a cargo del Gerente de Promoción y Transferencia y el Gerente de Mantenimiento, del PROVIAS RURAL.

PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD (Procedimientos estándar de calidad)

En la Gestión de Proyectos

• Cumplir con el estándar para la gestión de proyectos, según cada plan subsidiario desarrollado para este proyecto.

• La comunicación para este proyecto requiere de coordinación constante con los principales stakeholders, para asegurar que se está cumpliendo con las especificaciones requeridas.

• El alcance del proyecto ha sido definido en la declaración detallada del proyecto, cualquier cambio será manejado siguiendo el proceso de control de cambios descrito en el plan de gestión del alcance. Cualquier acción correctiva tomada será documentada y aprobada en el manejo de cambios.

• Cualquier variación en el cronograma del proyecto será manejado a través de un proceso de control de cambios.

• Cualquier variación en el costo estimado de las actividades, será manejado mediante un proceso de control de cambios.

En la Gestión del Producto

La calidad del producto será evaluada desde el inicio, teniendo controles periódicos de avance. Herramientas Para la Planificación de la calidad tener en consideración de usar las siguientes herramientas y técnicas:

• Análisis de costo beneficio • Tormenta de ideas, técnicas de grupo nominal.

PROCESOS: Ver matriz de procesos Cuadro Nº 8.1.3. (a ) RECURSOS:

Gerente de Proyectos 10 Meses US$ 2,600.00 Aseguramiento de la calidad 09 Meses/Temporal US$ 1,300.00 Control de Calidad 09 Meses/Temporal US$ 1,300.00

TOTAL = US$ 5,200.00 Estos costos ya están incluidos en el costo del proyecto COMO SE CONTROLA LA CALIDAD PERSONAS QUERIBEN Y APRUEBAN EL PLAN ANUAL

• Director Ejecutivo de la Organización • Gerente de Proyecto

124




8.1.3.1

CUADRO Nº 8.1.3 ( a ) MATRIZ DE PROCESOS DE CALIDAD

Entregable

Estándar de Calidad

aplicable

Actividad de Aseguram.

Actividad de

Control

Auditoria

Programad

1.1 Gestión del Proyecto - Inicio de la planificación - Ejecución - Control - Cierre 1.2 Diseño Preliminar del Sistema - Información histórica - Diagnost. del Modelo anterior - Contenido del Sist. de Gestión 1.3 Documentos del Sistema de Gestión - Guía para la formación de Microempresas - Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial - Guía para la elaboración del inventario vial - Modelo de Gestión para Mantenimiento 1.4 Edición e Impresión del Documento Master del Sistema de Gestión - Manual, Guías y Mod.de Gestión - Master de Doc. del Sistema 1.5 Implantación del Nuevo Sistema - Talleres de Capacitación - Plan Piloto Inventario Vial 1.6 Validación - No objeción del Banco Mundial - Aprobación de Provias Rural - Aceptación de la Municipalidad de Yungay

Pick off Ejecución Control Cierre Inf. avance Inf. avance Inf. avance Guia de Micro Man. de Cont y Sup. Guia Inven. Modelo de G. Estilos de red. Estilos impres. Capacitación No Obj. Aprobación Aceptación

Charla previa Charla previa Charla previa Charla previa Rev. Mod Ant. Rev.Mod. Ant. Rev Mod. Ant. Rev. Estándar Rev. Estándar Rev. Estándar Rev. Estándar Rev. Estándar Rev. Estándar Rev. Estándar Rev. Estándar

GP GP GP GP Rev./GP/GM Rev./GP/GPT Rev./GPT R y A /GP/GPT R y A/GM/GP R y A/GP/GPT R yA/GM/GP R y A/GP R y A/GP R y A/ GPT/GP R y A /GM/GP Aprob.GP Aprob.GP Aprob.GP

Inicio fase Inicio fase Inicio fase Inicio fase Quincenal Quincenal Quincenall Semanal Semanal Semanal Semanal quincenal quincenal semanal semanak Fin G/P Fin G/P Fin G/P

Leyenda

Pick Off : Reuniòn apertura

R y A Revisión y aprobación. GP Gerente de proyectos GPT Gerente de Promoción y Transferencia GM Gerente de Mantenimiento

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO Para el aseguramiento se construye un producto de calidad y aseguramos su calidad manteniendo calidad en mente todo el tiempo y realzando las actividades seleccionadas. Se incluye el uso de guías, lista de pendientes, minutas de reuniones, uso de herramientas adicionales y estimados de calidad. Para lograr este objetivo se van hacer auditorias de calidad orientadas al proyecto y al producto

125




8.1.3.1

Con la Auditorias de calidad se va identificar las políticas, procesos y procedimientos ineficientes y no efectivos, se utilizará plantillas de Auditorias de la Calidad. Ver Formato Nº 8.1.3. (d ) Las fechas establecidas para las auditorias son:

Diseño preliminar del sistema 17/08/06, 01/09/2006 y 13/09/06. Borrador de los documentos del 10/10/06, 08/11/06, 06/12/06 y Sistema de Gestión 29/12/06

Documentos Master del Sistema de Gestión 02/01/07 y 19/01/07 Editados e Impresos

Implantación del Nuevo Sistema de 26/01/2007 , 30/01/07, 16/02/07

Gestión ( Taller de capacitación y 22/02/07, 23/03/07 Plan Piloto del Inventario Vial)

Validación 18/04/07 y 29/05/07 Para facilitar el proceso de aseguramiento de la Calidad del Proyecto, el Gerente del Proyecto y el Asegurador de la calidad (experto) revisarán los lineamientos generales:

DESCRIPCION

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Alcance

El alcance del proyecto será claramente definido en la declaración detallada del alcance. Verificar que se haya definido la línea base del cronograma luego de ser aprobado. Verificar que el análisis de valor ganado esté siendo revisado acorde con el plan de Gestión del cronograma.

Cronograma Verificar que cualquier variación del cronograma, sean manejados de acuerdo al plan. Verificar el trabajo real, que las fechas de inicio y fin estén siendo ingresadas respecto a la línea base del cronograma del proyecto, que todas las actividades y los costos reales estén disponibles.

Presupuesto Verificar que cualquier variación del costo, que exceda los límites establecidos por el plan de costos sea manejados acorde al plan. Verificar que el plan de gestión de RRHH sea completado y ejecutado.

Recursos Humanos

Verificar que el organigrama sea actualizado y preciso.

Verificar que el Plan de comunicaciones sea completado y ejecutado. Verificar que los reportes del proyecto sean generados y distribuidos adecuadamente a los miembros del equipo del proyecto y a los stakeholders. Verificar que los miembros de equipo del proyecto tengan acceso suficiente a la información necesaria del proyecto. Verificar que la documentación del proyecto estén archivados físicamente y almacenados digitalmente.

Comunicaciones

Verificar que el cierre administrativo se archiven todos los documentos del proyecto y la aceptación y la aceptación formal de los stakeholders. Verificar que el plan de gestión de riesgo sea completado y ejecutado, de igual forma que los factores de riesgo hayan sido evaluados y documentados.

Riesgo Verificar que el plan de respuesta a los riesgos, litigación de riesgo y acciones correctivas sean documentados y completadas. Verificar que los contratos sean desarrollados, administrados y cerrados. Verificar que los pagos a proveedores sean solicitados, aprobados y realizados de acuerdo a los documentos contractuales.

Adquisiciones Verificar que el plan de adquisiciones sea completado y ejecutado.

126




8.1.3.1

PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD Verificar que el proyecto cumpla con el Plan de Gestión de Proyectos. En caso de identificarse desviaciones, identificará el foco del problema y luego se analizará la causa raíz; para lo cual se utilizará la herramienta como el diagrama de pareto o causa-efecto. El Gerente de Proyectos y el Gerente de Mantenimiento de la Organización asumirá el liderazgo temporal de un circulo de calidad para analizar las causas del problema y definirán las acciones preventivas en un plazo no mayor de dos días después de identificada la desviación. Cabe mencionar que la implementación de acciones correctivas/ preventivas que deriven en cambios será manejada bajo el Proceso de Control de Cambios. Para todos los casos deberá documentarse las acciones y resultados. La documentación que se debe acompañar al proyecto en la fase del Proyecto y revisar si cumplen con estándar y seguimiento y control, se tienen los siguientes formatos :

• Plantilla de Análisis de variación Formato Nº 8.1.3 ( a ) • Plantilla de Solución de problemas Formato Nº 8.1.3 ( b ) • Plantilla de Resultado de trabajo Formato Nº 8.1.3 ( c )

METRICAS DE CALIDAD Es la definición de cómo se va a medir el control de la calidad. El modelo de métricas tiene el objetivo de medir la calidad de los productos generados en un proyecto. Las métricas se encuentran sometidas a la subjetividad del Gerente de Proyecto, quien será el que propone las métricas con respecto al significado de los objetivos que se busca.

Entregable

Factores/

Consistencia

Definición y diseño preliminar del Sistema de gestión

Identificación / localización

Debe considerar la inclusión de los objetivos como sujeto de análisis.

Corrección Esta característica se cumple cuando se usa correctamente los conceptos y definiciones del lenguaje, ya sea sintáctica como semántica.

Minimalidad Se refiere a la existencia de información redundante o duplicada, es decir en un esquema mínimo no se puede borrar del esquema un elemento sin perder alguna información.

Expresividad La expresividad se enfoca a la naturaleza con que se expresa los requerimientos, se diferencia de la legibilidad por que aquí el esquema es de fácil comprensión. Además el esquema es mas expresivo cuando necesita de otras notaciones ajenas al lenguaje de modelación para hacerlo mas comprensivo.

Borrador de los documentos del Sistema de gestión

Legibilidad Se refiere a la estética del esquema, un esquema posee esta cualidad cuando puede leerse con facilidad, reconocimiento tipos de interrelación y atributos, todos los cuadros deben ser del mismo tamaño, se trata de una fácil lectura no incluyendo la sencillez en la comprensión. Permite determinar que se ha incluido de forma clara y concisa para la descripción del aspecto

Funcionalidad Esta característica se expresa como la capacidad del componente para proporcionar las funciones que satisfagan las necesidades establecidas o implícitas cuando se usa bajo las condiciones especificadas. Tenemos la conformidad y la seguridad.

Edición e Impresión de Manuales y Guías

Facilidad de Uso La facilidad de uso de un componente debe interpretarse como la capacidad del componente para ser utilizado en la construcción del producto. Tenemos la facilidad de la comprensión, operatividad, facilidad de aprendizaje.

127




8.1.3.1

LISTAS DE CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO Se utilizará una lista de control para verificar que se han realizado un conjunto de pasos. Ver cuadro adjunto.

CUADRO Nº 8.1.3 (b) LISTAS DE CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO

CHECKLIST DE DEFINICION DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Número del Proyecto: Preparado por:

Descripción NO

SI

Se definido claramente el alcance del proyecto? Se ha aprobado el acta de constitución? Se ha reunido la documentación correspondiente al sistema que existe actualmente?

Han sido definidos los programas y software para la preparación de los entregables?

Han sido involucradas todas las áreas de conocimiento, relevantes para la elaboración del Sistema de Gestión?

Han sido definidos todos los roles relevantes del encargado de las auditorias? Han sido definidos los formatos de control de cambio? Ha sido definidos todos los stakeholders? Han sido definidos los hitos principales del Proyecto? Han sido definidos los requerimientos para los documentos de Gestión (guías y manuales)?

Están definidos los mecanismos de coordinación y participación? Se han descrito los indicadores de calidad del proyecto? Se han establecido las herramientas y técnicas para el desarrollo del cronograma? Se ha establecido los formatos para los informes de rendimiento? Se han identificado todo los riesgos? Aprobado por: Fecha:

PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO Como parte de las iniciativas de mejoramiento, el equipo de proyecto estará a la búsqueda de mejores practicas, para incorporarlas en la administración del proyecto y poder generar beneficios adicionales al cliente y a los principales stakeholders. Revisando, auditando y analizando los resultados del trabajo del proyecto, mejoras adicionales pueden ser descubiertas e implementadas.

128




8.1.3.1

LINEA BASE DE LA CALIDAD La línea base de la calidad registra todos los objetivos de calidad del proyecto. Es la base para medir e informar el rendimiento de calidad como parte de la línea base para la medición del rendimiento.

Objetivos de la Calidad • Cumpla requerimiento del Alcance. • Cumpla con el estimado de Costo. • Cumpla con el estimado de Tiempo, sin retrasos. • Cumpla con estimado de Recursos Humanos necesarios.

El alcance del proyecto ha sido definido en la declaración detallada del proyecto, cualquier acción correctiva será documentada y aprobada por el Gerente de Proyectos.

Producto/Entregable Estándar de calidad

Requisito de los estándares de calidad

Proyecto Alcance, tiempo y costo

Cumplir con los compromisos incluidos en el alcance del proyecto, con el tiempo y costos establecidos.

Normatividad Normas de Medio Ambiente

Cumplir con las disposiciones de las autoridades reguladoras.

Manuales y Guías Funcionalidad y expresividad

Asegurar que los manuales y guías cumplan con el propósito de ser, de fácil entendimiento.

Para la medición del rendimiento de la calidad se puede usar los Diagramas de Control, el que supervisa las variaciones del costo y del cronograma, el volumen y la frecuencia de los cambios en el alcance, los errores en los documentos del proyecto u otros resultados.

129




8.1.3.1

FORMATOS Nº 8.1.3. (a) PLANTILLA DE ANÁLISIS DE VARIACIÓN

PLANTILLA DE ANALISIS DE VARIACION El análisis de variación involucra comparar los resultados actuales del proyecto Vs. Lo planificado a los resultados esperados. Las variaciones de Costo y Tiempo son las mas frecuentes analizadas, pero las variaciones del plan en las áreas del Alcance, Recursos, Calidad y Riesgo son también importantes. Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Periodo del Reporte: Tipo de Análisis de Variación Variación en Costos Variación en Recursos Variación en Tiempos Variación en Calidad Variación en Alcance Variación en Riesgos

Item Analizado Resultado Planeado

Resultado Actual

Cantidad de Variación

Causa de la variación(es): Impactos Anticipados: Acciones Correctivas Planeadas: Firma: Nombre(Cargo Fecha:

Firma: Nombre/Cargo Fecha:

130




8.1.3.1

FORMATO Nº 8.1.3. ( b )

PLANTILLA DE MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: 1. Definición del problema: 2. Reparar el problema: 3. Identificar la causa raíz: Diagrama de causa - efecto 4. Acción Correctiva tomada: 5. Evaluación y hacer Seguimiento: Firma:

131




8.1.3.1

Formato Nº 8.1.3. ( c ) PLANTILLA DE RESULTADOS

DE TRABAJO Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Entregable Nro. 1 Completado a partir de la fecha Fijada: No completado a partir de la fecha fijada: Razón, por la que no ha sido completado: Normas de Calidad Encontrado No Encontrado Problemas de calidad Costos Incurridos En el presupuesto Bajo el presupuesto por Sobre el presupuesto por

Comentarios Adicionales : Entregable Nro. 2 Completado a partir de la fecha Fijada: No completado a partir de la fecha fijada: Razón, por la que no ha sido completado: Normas de Calidad Encontrado No Encontrado Problemas de calidad Costos Incurridos En el presupuesto Bajo el presupuesto por Sobre el presupuesto por

Comentarios Adicionales : Reportado por: Fecha:

132




8.1.3.1

FORMATO Nº 8.1.3 ( d) PLANTILLA DE AUDITORIA DE CALIDAD

Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: Gerente de Proyecto: Fase del Proyecto: Estado del Proyecto Global: Fecha de Auditoria: Nro. Auditoria: Líder Auditoria: Equipo de Auditoria: Objetivos(s) de la Auditoria: Auditoria de la Gestión del Proyecto: 1.Objetivo Nº 01 requerido del proyecto

valoración: Comentario:

2. Objetivo Nº 01 requerido del proyecto

Valoración Comentario:


Valoración: Comentario:

n. Objetivo Nº 1 requerido del proyecto


valoración Global de la gestión de proyectos: Accion(es) Recomendadas/Acciones Aprendidas con respecto a Gestión de Proyectos: 1. 2. 3. Auditoria del Producto del Proyecto: 1.Objetivo Nº 01 requerido del proyecto

valoración: Comentario:


Valoración Comentario:



n. Objetivo Nº 1 requerido del proyecto


Valoración Global del Producto del Proyecto: Accion(es) recomendadas/Acciones Aprendidas con respecto al producto del Proyecto: 1. 2. Comentarios de Auditoria Adicional: 1. 2. ¿Tiene material(es) adjunto adicional? Nombres de los materiales(es) adjuntos 1. 2. Informe de Auditoria Aprobado por : Fecha:

133



PLAN DE GESTIÓN DE PERSONAL

9.1.33

134




9.1.3.3

COMO LLEVAR A CABO LA ADQUSICIÓN DE PERSONAL Estimación del Personal La estimación de los RR.HH, se realizó teniendo como base la experiencia con que cuenta el personal de PROVIAS RURAL, que han participado en la ejecución de proyectos similares, asimismo, se ha considerado de vital importancia las lecciones aprendidas por parte del Gerente de Proyecto, el personal de Especialistas y del personal técnico.

CUADRO N° 9.1.3.3 (a) ESTIMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PARA EL PROYECTO

Requerimiento de Personal

Cantidad Gerente de Proyecto

1

Jefe de Unidad

1

Especialista Vial

1

Especialista en Medio Ambiente

1

Especialista en Gestión Municipal

1

Especialista en Gestión Presupuestaria

1

Especialista en Derecho Publico

1

Sociólogo

1

Asistente Técnico Vial

1

Asistente Técnico Legal

1

Asistente Técnico Administrativo

1

Secretaria

1

La Gestión de Personal esta estrechamente ligada al WBS, y la estimación del personal para el proyecto se realizó teniendo en cuenta el Proceso de Estimación de Recursos de las Actividades, proceso del que obtuvimos de la EDR (Estructura de Desglose de Recursos). La EDR, nos ha permitido identificar y analizar las asignaciones de los especialistas y técnicos a nuestro proyecto, para luego el Gerente de Proyecto pueda establecer los roles y funciones de cada personal.

135




9.1.3.3

CUADRO N° 9.1.3.3 (b) PERFIL PROFESIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO

Personal

Requisitos

Gerente de Proyecto

Ingeniero Civil Colegiado, Especialista en Gestión de Proyectos con certificación en PMBOK, 10 años de experiencia en dirección de Proyectos, 25 años de experiencia en manejo de proyectos viales

Jefe de Unidad Ingeniero Civil Colegiado, con experiencia en Gestión de Proyectos, Especialista en Adquisición de bienes y servicios 8 años de experiencia en gestión de obras viales, Tener experiencia en la elaboración de manuales viales.

Especialista Vial Ing. Civil, especialista en obras viales, 8 años de experiencia en Gestión de Proyectos viales, Experiencia en administración de contratos.


Ing. Con especialidad en medio ambiente, 5 años de experiencia en desarrollo de Estudios de medio ambiente, Tener experiencia en elaboración de manuales, Dominio básico del idioma quechua.


Lic. En Administración o Abogado, 5 años de experiencia en Gestión Municipal o Desarrollo rural, Dominio básico del idioma quechua, Experiencia mínima de 3 años en el manejo de Microempresas rurales


Economista, con 5 años de experiencia en Planificación y Presupuesto en entidades públicas, elaboración de presupuestos participativos de los Gobiernos Locales.

Especialista en

Derecho Publico

Abogado Colegiado, 8 años de experiencia en derecho publico, experiencia mínima de 3 años de asesoramiento a Gobiernos Locales, especialista en Promoción y formación de Microempresas.

Sociólogo

Sociólogo Titulado, 5 años de experiencia en Desarrollo rural y Municipal, Conocimiento del Quechua y experiencia en capacitación con pobladores de las zonas rurales.


Bachiller o Titulado en Derecho, 2 años de experiencia en Gestión Municipal, Experiencia en manejo de Microempresas Rurales


Bachiller o Titulado n Ing. Civil, 2 años de experiencia en obras viales y manejo de Microempresas viales

Asistente técnico administrativo

Bachiller o Titulado en Administración o Economía, 2 años de experiencia en Gestión Municipal, experiencia en manejo de Microempresas viales rurales, conocimiento básico del idioma quechua.

Secretaria Secretaria ejecutiva Bilingüe, 5 años de experiencia en la administración publica.

La oficina de personal, será responsable de los procedimientos administrativos del personal designado para el proyecto. REQUISITOS PARA LA ADQUISICION DEL PERSONAL El jefe de personal de PVR, coordinará con el Gerente de Proyecto para determinar la clasificación y selección del personal dentro de la organización que formaría parte del equipo del proyecto. Las designaciones del personal se realizaran con conocimiento de los Gerentes de Línea de donde dependen los Especialista o técnicos, una vez conocido las personas seleccionadas para el Equipo de Proyecto, serán comunicadas por el Director Ejecutivo de Provías Rural a través del jefe de personal.

136



PLAN DE GESTION DE PERSONAL

9.1.3.3

Designación del Gerente SI

Capacitación permanente

El Gerente de Proyecto depende de la GPT, de la que obtiene funciones de respaldo bajo la modalidad de formación, políticas institucionales, asimismo recibe el apoyo de personal especialista y técnicos de otras Gerencias. La autoridad máxima de PVR es el Director Ejecutivo, que a la vez es el Patrocinador del Proyecto y como tal es quien responde ante el Cliente. Las Gerencias de Línea, también designan recursos humanos para el equipo de Proyecto, tales como; Gerencia de Mantenimiento, Gerencia de Administración y la Gerencia de Accesoria Legal, también participan directamente en el proyecto como miembros del Comité cambios.

Gerente de Proyecto Jefe de Personal de PVR

WBS (EDR)

Determinación Actividades

Recursos Internos de la Organización

Requerimiento de Personal para el desarrollo del Proyecto

Personal con experiencia en Proyectos similares

Organigrama del Proyecto

Asignación de Roles y Responsabilidades.

DIRECTOR EJECUTIVO

Gerentes de Línea - G. Administración - G. Proyecto - G. Mantenimiento - G. Asesoria Legal - G. Promoción y T.

137




9.1.3.3

ORGANIGRAMA DE PROVIAS RURAL .

Personal designado para el Proyecto

DIRECCIÓN EJECUTIVA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PTO.

GERENCIA DE ASUNTOS LEGALES

GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE MANTENIMIENTO

GERENCIA DE PROMOC. Y TRANSF.

UNIDADES ZONALES

GERENCIA DE AUDITORIA

INTERNA

Especialista Asistente Técnico


Gerente Proyecto Jefe de Unidad Especialista

Especialista Sociólogo Secretaria


138




9.1.3.3

DISTRIBUCIÓN DE HORAS DE RECURSOS HUMANOS EN EL TIEMPO El presente cuadro muestra la cantidad de horas a ser empleadas por cada recurso humano en los meses de duración del proyecto. Permitiendo determinar que recurso se utilizara a tiempo parcial o a tiempo completo. En el mes de Octubre el Especialista en Derecho Publico, tendrá una intervención en el proyecto a tiempo parcial, pero en el mes de Diciembre tendrá una intervención a dedicación exclusiva.

CUADRO N° 9.1.3.3 (c) DISTRIBUCIÓN DE HORAS DE RECURSOS HUMANOS EN EL TIEMPO

El presente grafico, nos muestra la distribución de horas labora a lo largo de la duración del proyecto. Se puede notar que la mayor concentración de horas – Labor se encuentra en el mes de Diciembre.

HORAS DISTRIBUIDAS EN MESES DE DURACIÓN DEL PROYECTO

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

Agosto Setiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo

MESES

HORA

S D

E TR

ABAJ

O

139

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RECURSOS

140




9.1.3.3

HISTOGRAMA DE RECURSOS HUMANOS El presente histograma nos indica la necesidad de personal según su rol en el proyecto a través del tiempo de duración del mismo, a diferencia del cuadro anterior, aquí se considera la cantidad de Recursos Humanos a ser asignados durante el mes.

CUADRO N° 9.1.3.3 (d) HISTOGRAMA DE RECURSOS HUMANOS

El presente gráfico nos indica la cantidad de recursos humanos a ser empleados en el desarrollo del proyecto, en este caso la participación de los especialista se ve reflejado sus participación en los meses de Agosto, Setiembre, Diciembre, Enero y Febrero, a fin de desarrollar trabajos conjuntos.

141

Histograma de Recursos Humanos

0123456

Agosto

Setiembre

Octubre

Noviembre

Diciem

breEne

ro

Febrer

oMarz

o Abri

lMay

o

Meses

Can

tidad

Gerente de Proyecto

Jefe de Unidad

Especialistas

Sociologo


Secretaria

Diagramador

ASUNCIONES Y RESTRICCIONES DEL PERSONAL El personal designado al proyecto, trabajara en las instalaciones de la Sede Central de Provías Rural, ubicado en la Av. Gracilazo de la Vega N° 1351 piso 3. Centro Cívico, teniendo como horario de trabajo de 8.30 a.m. hasta 6.00 p.m., considerando una hora de refrigerio. El personal designado para el proceso de capacitación e implementación del plan piloto en la Provincia de Yungay, tendrá como restricción principal la diferencia cultural de los participantes en el taller, considerando principalmente:

• Nivel Educativo de los participantes • Idioma utilizado en la zona ( Quechua)

CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL EQUIPO El Gerente de Proyecto evaluará al personal al concluir cada fase del proyecto, en función de las conclusiones de los informes de evaluación de rendimiento mensual del personal, elaborado por el Jefe de Unidad.

El histograma de recursos humanos de cada integrante del equipo de proyecto proporcionará el mejor criterio para saber cuando debe liberarse al personal del proyecto.

Antes de concluir con su trabajo cada integrante del equipo de proyecto debe entregar al Gerente de proyecto toda la información obtenida según su responsabilidad. De ser el caso realizará la transferencia del rol al nuevo integrante del equipo

142




9.1.3.3

DESARROLLO DEL EQUIPO DE PROYECTO Y NECESIDAD DE FORMACIÓN DEL PERSONAL Desarrollo del Personal Una vez designado el personal que formarla parte del equipo de proyecto, el Gerente de Proyecto programara una reunión inicial con el equipo de proyecto, con la finalidad de dar los alcances necesarios con relación al proyecto, teniendo en consideración los siguientes puntos: • Descripción y objetivos del proyecto • Como se desarrollara la Gestión del Proyecto con aplicación de los fundamentos de

la Dirección de Proyectos (PMBOK) • Roles y responsabilidades específicas y expectativas del equipo de trabajo • Niveles de implementación de los procesos (Tiempo.- Costos, reuniones de trabajo) • Procesos de formación del personal Formación del Personal Como política de perfeccionamiento para el personal, se ha elaborado un programa de talleres de Capacitación para el equipo de proyecto para lo cual se ha establecido un cronograma inicial que posteriormente será mejorado y ejecutado. La conducción de las capacitaciones estará a cargo del Gerente de Proyecto, quien coordinara con la Dirección Ejecutiva de Provías Rural los temas a capacitarse al equipo profesional y técnico del proyecto.

Cuadro N° 9.1.3.3.3 (e) Programa de Formación para el Equipo de Proyecto

Temas de Capacitación

N° de Talleres

Personal

Fechas

Tiempo

Gestión de Proyectos con aplicación del PMBOK

6

Todos los integrantes del equipo de Proyecto

4 y 18 Agosto 8 y 29 Setiembre 10 y 24 noviembre

3 horas

Gestión Municipal y Desarrollo rural (Mantenimiento Vial con Microempresas rurales)

3

. Todos los integrantes del equipo de Proyecto

6 y 27 octubre 10 noviembre

2 horas

Como almacenar y codificar información (lecciones aprendidas)

1


03 Mayo 2007

3 horas

Curso básico del idioma quechua

2


2 y 9 Febrero 2007

2 horas

143




9.1.3.3

RECONOCIMIENTO Y PREMIOS El Programa de Reconocimiento y Evaluación al desempeño se considera como una herramienta efectiva de retroalimentación que ayudara al logro de los objetivos particulares y generales. El objetivo se basa en la premiación por la calidad y el menor tiempo utilizado para la preparación de los manuales y guías (entregables) relacionado con el desempeño del equipo de proyecto para su obtención.

El reconocimiento utilizado se basa en el sistema GANAR – GANAR, por lo que se premiara a todo el equipo del proyecto y no de forma individual. Entre las actividades de reconocimiento y premios se esta considerando:

Almuerzos de camaradería al final de cada mes entre la Dirección Ejecutiva y el equipo del proyecto, para confraternizar y eliminar el stress.

Reconocimiento público al equipo de proyecto por el trabajo realizado con la participación de los trabajadores de Provías Rural, donde el Director Ejecutivo y el Gerente de Proyecto entregarán diplomas por la labor desempeñada y un presente simbólico (pines, maletines, etc) a cada integrante del equipo. CUMPLIMIENTO El equipo de proyecto esta conformado por trabajadores de Provías Rural, entidad que tiene un régimen laboral de la actividad privada, en tal sentido se debe cumplir con la Ley N° 728. y cuenta con los siguientes documentos de Gestión:

1.- Reglamento de Organización y Funciones (ROF). 2.- Manual de Organización y Funciones (MOF). 3.- Manual de Operaciones 4.- Reglamento Interno de Personal

SEGURIDAD DEL PERSONAL PROVIAS RURAL cuenta con procedimientos y directivas internas con el propósito de proteger al personal y la infraestructura instalada, cuenta con seguros de salud familiar, seguros contra accidentes y seguros de vida cada vez que los integrantes del equipo viajen fuera de Lima. CRITERIOS DE LIBERACIÓN DEL EQUIPO El Gerente de Proyecto evaluará al personal al concluir cada fase del proyecto, en función de las conclusiones de los informes de evaluación de rendimiento mensual del personal, elaborado por el Jefe de Unidad.

144




9.1.3.3

El histograma de recursos humanos de cada integrante del equipo de proyecto proporcionará el mejor criterio para saber cuando debe liberarse al personal del proyecto. Antes de concluir con su trabajo cada integrante del equipo de proyecto debe entregar al Gerente de proyecto toda la información obtenida según su responsabilidad. De ser el caso realizará la transferencia del rol al nuevo integrante del equipo MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO. Los roles que se muestran a continuación detallan las actividades de Gestión del Proyecto, mostrando así las responsabilidades a dichas actividades.

145

Cuadro N° 9.1.3.3 (f)

146




9.1.3.3

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO Los roles y responsabilidades que se muestran en el presente cuadro, detallan las actividades que serán desarrolladas por el personal que integra el equipo de Proyecto.

147




9.1.3.3

ORGANIGRAMA DEL PROYECTO La autoridad máxima de la organización es el Director Ejecutivo quien actua como patrocinador del proyecto, debajo están los Gerentes que forman parte del Comité de Control de Cambios. El Gerente del Proyecto, también forma parte del Comité de Control de Cambios, asimismo, esta encargado de dirigir al equipo de proyecto, quienes se encargaran de la ejecución del proyecto.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Equipo de Proyecto

Secretaria

Sociólogo

Jefe de Unidad

PATROCINADOR

Comité de Control de Cambios

Gerente de Proyecto

Especialista Vial

Especialista M. Ambiente

Esp. Gestión Municipal

Esp.. Gestión Presupuestaria

Esp. DerechoPublico

Asistente Técnico

Asistente Técnico Asistente

Técnico

148




9.1.3.3

ORGANIGRAMA NOMINAL

Roberto Peralta B.

Guísela Donaire Luís Mariluz Salazar

Judith Julia Vicharra

Nelson Loarte Ramírez

Dr. Carlos Ruiz Econ. Anibal Loyola

Dra. Pamela Oviedo

Marco Velásquez

Marleño Suarez

Nerida Aucahuasi

RAÚL TORRES TRUJILLO

Dr. José Arroyo Ing. Oscar Chavez Ing. Ariela Islinda

Adriana Chávez

149



PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

10.1.3.1

150




10.1.3.1

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES El presente plan subsidiario, permitirá establecer un mecanismo que permita de reglamentación a ser adoptadas durante la ejecución del proyecto con el fin de definir en forma clara y precisa los requerimientos de información de todos los involucrados en el proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la planificación, ejecución, control, cierre e integración del presente proyecto. Por eso es importante determinar quienes son los principales involucrados, que información es más relevante para ellos, cuando se les debe informar, con que frecuencia y de que forma, con que documento, entre otros. Ya que muchas decisiones a ser adoptadas durante la ejecución del Proyecto dependerán del nivel y del contenido de los informes que fluyen en el Proyecto, es por eso que dicho flujo debe estar bien definido, organizado y documentado a fin de que no se caiga en problemas de falta de comunicación o asunciones incorrectas. IDENTIFICACIÓN DE AGENTES INVOLUCRADOS Y GRADO DE INFLUENCIA EN EL PROYECTO La identificación de los agentes involucrados más relevantes en el proyecto, nos permitirá determinar quien recibe la información, cuando y donde, permitiéndonos satisfacer las expectativas de los Stakeholders sobre la información que va a recibir y en el momento oportuno, siendo nuestra meta establecer y mantener la credibilidad del Proyecto con una buena información durante el desarrollo del proyecto.

Involucrados

Rol en el Proyecto

Grado de Influencia

Banco Mundial Munich. Prov. Yungay

Patrocinador

Influye sobre todo el Proyecto

Director Ejecutivo

Patrocinador y miembro del comité de Control de Cambios


Gerente de Asuntos Legales de PVR Gerente Mantenimiento Gerente de Infraestrutura y Mantenimiento de la Municipalidad Provincial de Yungay

Comité de Control de Cambios

Influye sobre la Gestión del Proyecto

Gerente de Proyecto

Dirige el Proyecto


Especialistas y técnicos

Equipo de Proyecto


Contratistas y Prov.

Diseño e Impresión de los Manuales

Influye en la calidad de los entregables

Gerente de Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad de Yungay

Cliente

Influye en la aceptación de los entregables, integra el Comité de Control de Cambios

151



PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

10.1.3.1

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INVOLUCRADOS

INVOLUCRADOS

ROL

RESPONSABILIDAD

Patrocinador Rodolfo Huicci

Representante del BIRF en el Perú

Monitoreo de la inversión (De que forma se va gastando las partidas) si es que hay un resultado acorde a la inversión.

Raúl Torres Trujillo

Director Ejecutivo

Dirigir y supervisar los procesos de la organización y el cumplimiento en la ejecución de los Proyecto

Marco Huerta Depaz

Alcalde de la Provincia de Yungay

Verificar la entrega de los entregables (Manuales y Guias)

Comité de Control de Cambios Raúl Torres Trujillo

Director Ejecutivo

Evaluar y aprobar los cambios solicitados

Dr. José Arroyo Gerente de Asuntos Legales

Revisar y aprobar las solicitudes de cambios presentados.

Ing. Oscar Chávez

Gerente de Mantenimiento

Revisar y aprobar las propuestas adicionales presentadas en las solicitudes de cambio.

Ing. Ariela Travejo Sotos



Equipo del Proyecto Roberto Peralta Briceño

Gerente

Responsable de las actividades de gestión del proyecto. Seguimiento y control de las actividades del proyecto. Dar conformidad a los entregables del Proyecto. Responsable del éxito del proyecto Evaluación continúa del personal del proyecto. Decepciona, evalúa y remite los cambios solicitados al Comité de Control de Cambio. Convoca la primera reunión de coordinación con el equipo de proyecto

Luís Mariluz Salazar

Jefe de Unidad

Coordinación permanente con los Especialistas. Exponer ante los stakeholders los beneficios de los entregables. Revisión previa de los Borradores de los Manuales. Organización del Taller de Capacitación Dirigir los talleres de validación y sistematizar los resultados. Coordinar con todos especialistas los temas y los materiales que serán abordados y entregados en el taller. Encargado de la contratación de Servicios con Terceros. Encargado de la logística del proyecto Elaboración de los Informes mensuales de rendimiento de personal

Elaborar la Guía para el Inventario Vial, el Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento de acuerdo a las

152

Judith Andrea Julia Vicharra

Especialista Vial

normas y procedimientos establecidos por el Programa de Caminos Vecinales – Provias Rural. Preparar el material requerido para los talleres en el ámbito de su competencia. Exponer ante los interesados los alcances de la Guía. Analiza las observaciones plateadas en los talleres.



Recopilación de información. Se encarga de involucrar en el proyecto a la población beneficiaria. Incorpora en los Manuales las Normas Ambientales vigentes Exponer ante los interesados los beneficios del proyecto

Pamela Chung


Recopilación de información. Elaborar la Guía para la Formación de Microempresas de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Preparar el material requerido para los talleres. Exponer ante los interesados los alcances de la Guía. Analiza las observaciones plateadas en los talleres.

Anibal Loyola


Recopilación de información. Elabora la propuesta de financiamiento para la sostenibilidad del proyecto Analiza alternativas de financiamiento (peajes, impuestos, Fon Común, etc)

Pamela Oviedo Morales

Especialista en Derecho Público

Recopilación de información. Elabora el marco legal para sustentar la implementación del proyecto

Nérida Aucahuasi Dongo

Socióloga

Recopilación de información. Elaborar la Guía para la Formación de Microempresas. Preparar el material requerido para los talleres. Exponer ante los interesados los alcances de la Guía. Analiza las observaciones plateadas en los talleres Capacitación básica al equipo de Proyecto ( Idioma Quechua )

Marcos Velásquez


Recopilación de información. Funciones que le asigne el Especialista Vial

Adriana Chávez


Recopilación de información. Funciones que le asigne los Especialistas en Gestión Municipal Y Derecho Publico

Marleño Suárez

Asistente Administrativo

Recopilación de información. Funciones que le asigne el Jefe de Unidad

Guísela Donaire

Secretaria

Recepción de llamadas telefónicas, fax, email Elaboración de la agenda del Gerente Tipeo en general. Archivo de documentación generada y recibida

153




10.1.3.1

OTROS INVOLUCRADOS

INVOLUCRADOS

ROL

RESPONSABILIDAD

Consultor en diagramación

Diagramador

Diseñar y editar los Manuales y Guías.

Servicio de terceros (Proveedores gráficos)

Imprenta

Impresión y empastado de los Productos finales (Guías y Manuales)

Empresas de Transportes

Transporte de Pasajeros y carga

Beneficiario del proyecto

Ariela Islinda Trejo

Gerente de Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad de la Provincial de Yungay

Verificar el estado (calidad) de los entregables. Revisar y aprobar las solicitudes de cambios

154

DIAGRAMA DE COMUNICACIONES

IDENTIFICACIÓN DE PRINCIPALES INVOLUCRADOS

155

CALENDARIO DE EVENTOS Nos permite programar nuestras reuniones, fechas de capacitación, así como otros eventos no incluidos en el plan.

156




10.1.3.1

REQUISITOS DE INFORMACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS Matriz de Comunicación Identificaremos las necesidades de información de los involucrados, y acordaremos que información será brindada y por que medio.

Tipo de Información

Matriz de Comunicación

Plan del Proyecto

Informes -

Ayuda Memoria

Reportes

de Avance

Ordenes de

Cambio

Control de

Presupuesto.

Evaluac. de Proveedor

Involucrado

Rol en el Proyecto

Mensual

Mensual

Quin- cenal

En el Tiempo

Mensual

En el Tiempo

Banco Mundial

Patroci- nador

@

@

@

@

Municipalidad Prov. Yungay

Patroci- nador

@

@

@

Director Ejecutivo

Patroci- nador

@

@

@

@

@

@

Gerencia Prom. Transf. .

Aprueba informes

@

@

@

@

@

Roberto Peralta

Gerente

de Proyecto

*

*

*

* @

*

Especialistas

Equipo de Proyecto

*

* @

*

* @

*

* @

G. Infraestruc. Mantenimiento de la M.P.Y.

Cliente

@

@

Contratista y Proveedores

Diseño -Impresión

de Manuales

@

Gerencia de Administración

Desembol

sos de recursos

@

@

* @

* @

Email = @ Teléfono = Fax Escrito =

Responsable de la Información = *

157

INFORMACIÓN QUE DEBE SER COMUNICADA A LOS INVOLUCRADOS

Contenido de la información Detalle de la Información Responsable de la Información Frecuencia de la Comunicación Medio empleado para la comunicación

159

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Captura, Almacenamiento y Distribución de la información

Método de Captura Almacenamiento Distribución Codificación Información llevada a documentos impresos y a sistemas digitales

Base de datos electrónicos, sistemas manuales de archivamiento,

Memorándum, oficios, correos electrónicos y pagina Web, Fax, Reuniones

Se codificara en el SIGA ( Sistema integrado de Gestión Administrativa de Provias Rural)

160

MÉTODOS O TECNOLOGÍAS USADAS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN

NOMBRE DEL PROYECTO

EMISOR

RECEPTOR

CONTENIDOS

CANAL DE

COMUNICACIÓN

TECNOLOGIA EMPLEADAS

FRECUENCIA DEL

REPORTE Informe Ejecutivo del Diseño Preliminar

- Especialista Vial Especialista en medio ambiente

Jefe de Unidad

Esquema de Guías y Manuales (Aspectos conceptuales y operacionales)

Formal

Correo, Fax, Mail Y Teléfono

Al Finalizar el Informe de Diseño Preliminar

Informe Ejecutivo de la Revisión y Diagnostico del Modelo Anterior

- Especialista Vial Especialista en medio ambiente

Jefe de Unidad

Resultado de búsqueda de archivos en el MTC, Municipalidad Distrital, Sunat (otros modelos)

Formal



Informe Ejecutivo de Investigación Histórica

- Especialista Vial - Especialista en medio

ambiente

Jefe de Unidad

Metodología a utilizar Formulación de esquemas

Formal

Correo, Fax, Mail y Teléfono


Informe Ejecutivo del Modelo de Gestión para Mantenimiento


ambiente Especialista en Gestión Municipal

Jefe de Unidad

Definición de actividades Ficha de control y seguimiento Indicadores de calidad de mantenimiento Procedimientos de control y seguimiento

Formal



Informe Ejecutivo de la Guía para la elaboración del Inventario Vial

- Especialista Vial

Jefe de Unidad

Definición del Marco legal de las Microempresas Criterios de Evaluación de Pobladores Guías para formación de ME

Formal



Informe Ejecutivo del Manual de control y supervisión del Mantenimiento Vial


ambiente

Jefe de Unidad

Definición de actividades Indicadores de calidad Mant. Proced. De control y seguim. Fichas de control y superv.

Formal



NOMBRE DEL PROYECTO

EMISOR

RECEPTOR

CONTENIDOS

CANAL DE

COMUNICACIÓN

TECNOLOGIA EMPLEADAS

FRECUENCIA DEL

REPORTE Informe Ejecutivo de la Guía para la Formación de Microempresas

- Especialista en Gestión Municipal

Jefe de Unidad

Determinación de actividades y fichas de inventario vial Guías para formac. ME Elaboración de Inv. Vial

Formal



161

Informe Ejecutivo sobre la redacción y Edición de Manuales y Guías

- Todo el Equipo

Gerente de Proyecto

Control y calida Revisión Final

Formal

Teléfono y Oficio


Informe Ejecutivo sobre resultados del Taller de Capacitación

- Gerente de Proyectos

Gobierno Local Transportistas

Relación de participantes Programa de Capacitac. Material didáctico Desarrollo y resultado del Taller De capacitación

Formal

Teléfono, Fax, Correo, Radio Entrevistas, Encuestas y reuniones

Diario

Informe Ejecutivo sobre la implementación del Plan Piloto

- Gerente de Proyectos - Equipo del Proyecto

Gobierno Local Provias Rural

Relación de participantes. Plan de trabajo y Trabajo de campo y gabinete Resultados del Plan Piloto

Formal

Teléfono, Correo, Radio y Fax. Prensa Local

Semanal Diario

Informe Ejecutivo referente a la aceptación de la Munic. de Yungay


Gobierno Local

Generalidades Acta de aceptación de la Municipalidad de Yungay

Formal

Teléfono, Oficio y Fax

Informe Ejecutivo referente a la aprobación de PVR

Gerente de Proyectos

Dirección Ejecutiva

Informe del Gerente Proyecto Aprobación de los Gerentes de Línea (R. Directoral)

Oficio, Teléfono y Correo

A la Aceptación

Informe Ejecutivo referente a la No objeción del BIRF


Banco Mundial

Informe del Gerente de Proyecto No objeción del BIRF

Formal

Teleconferencia, Oficio, Telefono, Correo, Fax, Mail.

A la Aceptación

162

MÉTODOS O TECNOLOGÍAS USADAS PARA TRANSMITIR LA INFORMACIÓN

163

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN

PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY


10.1.3.1

PROCESO DE ESCALAMIENTO Este proceso es usado para elevar un problema, conflicto o disputa a un nivel más alto de la organización para su resolución, pudiendo llegar en algunos caso a alcanzar los niveles más altos, dependiendo de la magnitud del conflicto durante la ejecución del proyecto. • De darse un problema, se contactarán con el jefe de Unidad y uno de los

especialistas, para resolver el problema. • Si se desea hacer un escalamiento, se contactará con el Gerente del Proyecto, de ser

el caso, puede solicitar la presencia del Jefe de Unidad o uno de los especialistas. • De no encontrar solución al problema, el Gerente procederá a escalar el problema al

Equipo de Dirección o al Comité de Control de Cambios, celebrando una reunión en el periodo más breve.

• Si el escalamiento debe seguir hacia arriba, el problema se remitirá al Director Ejecutivo.

164


VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY


10.1.3.1

NIVELES DE ESCALAMIENTO PARA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

NIVELES CADENA DE MANDO PLAZOS

COMITE DE GERENTES O DE DE CONTROL DE

CAMBIOS

GERENTE DE PROYECTO

JEFE DE UNIDAD Y EQUIPO DE PROYECTO

DIRECTOR EJECUTIVO 1º NIVEL

2º NIVEL

3º NIVEL

4º NIVEL

02 DÍAS

02 DÍAS

02 DÍAS

03 DÍAS

165




10.1.3.1

BALANCE DE LOS RECURSOS DISPONIBLES PARA EL PROYECTO (Recursos por Adquirir)

REQUERIMIENTOS

RECURSOS DISPONIBLES

RECURSOS POR ADQUIRIR

a) TECNOLOGIA 02 Teléfonos Fijos

02 Teléfonos Fijos

01 Fax

01 Fax

06 Celulares

062 Celulares

01 Radio transmisor

01 Radio transmisor

b) HERRAMIENTAS Informes, Manuales

Informes, Manuales

Oficios, Memos

Oficios, Memos

Reuniones Gerenciales

Reuniones Gerenciales

c) METODOS Equipo de Computo (12) Laptop (01)

Equipo de Computo (01) Laptop (0)

Equipo de Computo (11) Laptop (01)

Impresora (03)

Impresora (01)

Impresora (02)

Fotocopiadora (01)

Fotocopiadora (0)

Fotocopiadora (01)

d) TECNICOS

Impresión de Manuales

No disponible

Servicio de terceros

166


VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY


10.1.3.1

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INVOLUCRADOS

INVOLUCRADOS

ROL

RESPONSABILIDAD

PATROCINADOR Rodolfo Huicci

Representante del BIRF en el Perú

Monitoreo de la inversión (De que forma se va gastando las partidas) si es que hay un resultado acorde a la inversión.

Raúl Torres Trujillo

Director Ejecutivo

Dirigir y supervisar los procesos de la organización y el cumplimiento en la ejecución de los Proyecto

Marco Huerta Depaz

Alcalde de la Provincia de Yungay

Verificar la entrega de los entregables (Manuales y Guias)

COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS Raúl Torres Trujillo

Director Ejecutivo

Evaluar y aprobar los cambios solicitados

Dr. José Arroyo Gerente de Asuntos Legales

Revisar y aprobar las solicitudes de cambios presentados.

Ing. Oscar Chávez

Gerente de Mantenimiento


Ing. Ariela Travejo Sotos



EQUIPO DEL PROYECTO Roberto Peralta Briceño

Gerente

Responsable de las actividades de gestión del proyecto. Seguimiento y control de las actividades del proyecto. Dar conformidad a los entregables del Proyecto. Responsable del éxito del proyecto Evaluación continúa del personal del proyecto. Decepciona, evalúa y remite los cambios solicitados al Comité de Control de Cambio.

167

Convoca la primera reunión de coordinación con el equipo de proyecto

Luís Mariluz Salazar

Jefe de Unidad

Coordinación permanente con los Especialistas. Exponer ante los stakeholders los beneficios de los entregables. Revisión previa de los Borradores de los Manuales. Organización del Taller de Capacitación Dirigir los talleres de validación y sistematizar los resultados. Coordinar con todos especialistas los temas y los materiales que serán abordados y entregados en el taller. Encargado de la contratación de Servicios con Terceros. Encargado de la logística del proyecto Elaboración de los Informes mensuales de rendimiento de personal

Judith Andrea Julia Vicharra

Especialista Vial

Elaborar la Guía para el Inventario Vial, el Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos por el Programa de Caminos Vecinales – Provias Rural. Preparar el material requerido para los talleres en el ámbito de su competencia. Exponer ante los interesados los alcances de la Guía. Analiza las observaciones plateadas en los talleres.



Recopilación de información. Se encarga de involucrar en el proyecto a la población beneficiaria. Incorpora en los Manuales las Normas Ambientales vigentes Exponer ante los interesados los beneficios del proyecto

Pamela Chung


Recopilación de información. Elaborar la Guía para la Formación de Microempresas de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Preparar el material requerido para los talleres. Exponer ante los interesados los alcances

168

de la Guía. Analiza las observaciones plateadas en los talleres.

Anibal Loyola


Recopilación de información. Elabora la propuesta de financiamiento para la sostenibilidad del proyecto Analiza alternativas de financiamiento (peajes, impuestos, Fon Común, etc)

Pamela Oviedo Morales

Especialista en Derecho Público

Recopilación de información. Elabora el marco legal para sustentar la implementación del proyecto

Nérida Aucahuasi Dongo

Socióloga

Recopilación de información. Elaborar la Guía para la Formación de Microempresas. Preparar el material requerido para los talleres. Exponer ante los interesados los alcances de la Guía. Analiza las observaciones plateadas en los talleres Capacitación básica al equipo de Proyecto ( Idioma Quechua )

Marcos Velásquez


Recopilación de información. Funciones que le asigne el Especialista Vial

Adriana Chávez


Recopilación de información. Funciones que le asigne los Especialistas en Gestión Municipal Y Derecho Publico

Marleño Suárez

Asistente Administrativo

Recopilación de información. Funciones que le asigne el Jefe de Unidad

Guísela Donaire

Secretaria

Recepción de llamadas telefónicas, fax, email Elaboración de la agenda del Gerente Tipeo en general. Archivo de documentación generada y recibida

169

OTROS INVOLUCRADOS

INVOLUCRADOS

ROL

RESPONSABILIDAD

Consultor en diagramación

Diagramador

Diseñar y editar los Manuales y Guías.

Servicio de terceros (Proveedores gráficos)

Imprenta

Impresión y empastado de los Productos finales (Guías y Manuales)

Empresas de Transportes

Transporte de Pasajeros y carga

Beneficiario del proyecto

Ariela Islinda Trejo

Gerente de Infraestructura y Mantenimiento de la Municipalidad de la Provincial de Yungay

Verificar el estado (calidad) de los entregables. Revisar y aprobar las solicitudes de cambios

170



PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

11.1.3.1

171




11.1.3.1

11.1.3.1 PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

OBJETIVO DEL PROYECTO Propiciar un instrumento de gestión que permita orientar y formalizar el desarrollo de la gestión vial de los caminos vecinales en la provincia de Yungay.

OBJETIVO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS EN EL PROYECTO

Desarrollar un Plan de Gestión de Riesgos que nos permita identificar y analizar los riesgos del proyecto y poder tomar las medidas para reducirlos, a fin de controlar la probabilidad de suceso y el nivel de perjuicio de los riesgos individuales, así como también la efectividad de las medidas METODOLOGÍA: - Identificación de Riesgos: reunión con los interesados del proyecto para

definir los puntos de riesgos mas importantes del proyecto, para esto utilizaremos como herramientas entrevistas con cada uno de ellos y dos sesiones de tormentas de ideas en conjunto, identificando categorías de fuentes de riesgos y sus consecuencias en el proyecto.

- Calificamos y Cuantificamos los Riesgos: hacemos una clasificación

general de los riesgos tomando los criterios adoptados en la escala de impactos: Se utilizará como herramienta para calificar a los Riesgos la Matriz Probabilidad Impacto, considerando una categorización del riesgo basados en un RBS (Risk Breakdow Structures).

Se considerara como riesgo de interés para hacer el análisis cuantitativo aquellos riesgos cuyo grado de exposición sea mayor o igual a 2; una vez que tengamos la matriz de probabilidad impacto con su grado de exposición se analizara los riesgos moderados y altos de acuerdo a un árbol de decisión respecto al impacto en el proyecto.

- Planificación de Respuesta a Riesgo: una vez identificados los riesgos

mitigaremos los riesgos negativos.

- Para el Seguimiento y Control: definiremos un Comité de Riesgos que se encargue de monitorear y revisar a la mitad del proceso de ejecución del proyecto, el Plan de Gestión de Riesgos y que además se encargue de actualizarlo según sea necesario.

- Lecciones Aprendidas: Las lecciones aprendidas resultantes de los

procesos de la gestión de riesgos, serán registradas al final de cada fase del proyecto y utilizadas para mejorar los estándares a nivel de la organización.

172




11.1.3.1

GESTIÓN DEL RIESGO A continuación se presenta los principales procesos de la gestión del riesgo, así como todos los entregables asociados con el presente plan.

CUADRO Nº 11.1.3.1 (a)

GESTIÓN DEL RIESGO

PROCESOS SALIDAS DE LOS PROCESOS (ENTREGABLES) PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS PLAN DE GESTIÓN DE RIEGOS IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS LISTA DE RIESGOS DEL PROYECTO ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS LISTA PRIORIZADA DE RIESGOS, CLASIFICADOS

COMO ALTO, MODERADO O BAJO ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS UN ANÁLISIS DE LA PROBABILIDAD DE QUE EL

PROYECTO CUMPLA CON SUS OBJETIVOS DE COSTO Y TIEMPO

PLANIFICACIÓN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS PLANES DE TRABAJO, ACCIONES CORRECTIVAS,

SOLICITUDES DE CAMBIO EN EL PROYECTO Y ACTUALIZACIONES AL PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

ROLES Y RESPONSABILIDADES Los principales involucrados con los procesos de la Gestión del Riesgo del Proyecto son: - El Gerente de Gestión de Proyectos y calidad de PROVIAS - El Gerente del Proyecto - Asistente Técnico - Asistente Administrativo Se presenta la matriz de asignación de responsabilidades relacionadas con los procesos de la Gestión de Riesgos del proyecto:

173




11.1.3.1

CUADRO Nº 11.1.3.1.(b)

ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROLES PROCESOS GERENTE

GESTIÓN PROYECTOS Y

CALIDAD

GERENTE DEL

PROYECTO

ASISTENT

E TÉCNICO

ASISTENTE

ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS

C

A

R, I

R, I

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS C A R, C R, C ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS C A R, C R, C ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS A R LANIFICACIÓN DE LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

C

A

R, C

R, C

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL RIESGO I A R R, I donde:

A RESPONSABLE R SUBORDINADO DEL RESPONSABLE C CONSULTADO I INFORMADO

Cabe indicar que todo el personal del proyecto será entrenado en sus responsabilidades con respecto a la gestión del riesgo del proyecto por parte del gerente del proyecto. las reuniones semanales serán utilizadas para informar al personal sobre cualquier cambio en los procesos ROLES: GERENTE DE PROYECTO: es a la vez el Gerente de Riesgos y responsable de la probación del Plan de Gestión de Riesgos, participa en el proceso de gestión de riesgos y asume la planificación y ejecución de la mitigación y contingencia de riesgos. El Gerente de Proyectos es responsable en ultima instancia de la decisión final sobre las acciones relativas a los riesgos. En coordinación con el Gerente de Proyectos y Calidad de PROVIAS. EQUIPO DEL PROYECTO: participa en el proceso de identificación de riesgos y discute las actividades de seguimiento y mitigacion de riesgos en la reuniones de equipo. Entre los participantes del equipo se incluye el Asistente Técnico y el Asistente Administrativo, quienes cumplen el rol de responsables de riesgos. PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO Tendremos como una restricción presupuestal la aplicación hasta un 5% del proyecto, el cual nos permitirá implementar acciones preventivas que directamente afecten al proyecto con alta probabilidad y alto impacto.

174




11.1.3.1

PERIODICIDAD Mensualmente se entregara al Gerente del Proyecto los reportes de avance del proyecto a nivel de entregables, así mismo se realizara un análisis de los riesgos que impactaron el proyecto y en que medida lo hicieron. El Comité de Riesgos revisara a la mitad del proceso de ejecución del proyecto, el Plan de Gestión de Riesgos y se encargara de actualizarlo según sea necesario. CATEGORÍAS DE RIESGO (RBS) Los riesgos del proyecto pueden categorizarse por fuentes de riesgos, utilizando la estructura de desglose de riesgos (RBS), con el fin de determinar las áreas del proyecto que estén mas expuestas a los efectos de la incertidumbre. El documento de registro de identificación de riesgos utiliza el RBS del proyecto para clasificar los riesgos, que a continuación se presentan:

CATEGORIZACIÓN DE RIESGOS

TÉCNICO

AMBIENTAL

TÉCNICO

CALIDAD

RENDIMIENTO

Y

COMPLEJIDAD

TECNOLOGÍA Y

REQUERIMIENTO

DIRECCIÓN

LOGÍSTICA

GESTIÓN

CAMBIOS EN

COMUNICACIÓ

CONTROL

PLANIFICACIÓN

ESTIMACIÓN

EXTERNO

SOCIO

SOCIALES Y POLÍTICAS

CONDICIONES

CLIENTE

MERCADO

NORMAS Y

SUB CONTRATISTAS

LABORAL

ORGANIZACIONAL

FINANCIACIÓN

RECURSOS

DEPENDENCIAS

PRIORIZACIÓN

RBS

175




11.1.3.1

DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO Los riesgos a amenazas del presente proyecto se clasifica en: PROBABILIDAD: Se define como probabilidad a la frecuencia o posibilidades que tiene un riesgo o amenaza del proyecto, se clasifican en: Muy bajo, Bajo, Moderado, Alto y Muy Alto IMPACTO: Se define como impacto a las consecuencias que tendrían para el proyecto la aparición de cualquiera de los riesgos o amenazas, se clasifican en: Muy bajo, Bajo, Moderado, Alto y Muy Alto MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO La priorización de los riesgos depende del grado de importancia, el cual es definido por el producto del impacto con la probabilidad de ocurrencia. Esta matriz se utiliza para determinar la prioridad y tratamiento de los riesgos evaluados. ver CUADRO Nº 11.2.3.1 (e) ESCALA DE IMPACTO PARA LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Los Riesgos son analizados con el fin de determinar el tipo y magnitud de los impactos, si es que el riesgo ocurriera, el análisis incluye cualquier asunción hecha, restricciones y sensibilidad del riesgo. Una herramienta que se utiliza para el análisis del riesgo es la matriz de impacto, la cual se utiliza para determinar el impacto que tendrá cada riesgo sobre los objetivos del proyecto (costo, plazo, alcance, imagen y calidad). Dentro del análisis cualitativo de riesgo se definió una MATRIZ DE IMPACTO, luego se identificaron los riesgos y se les asigno una probabilidad e importancia, además se identifico el impacto de cada riesgo:

CUADRO Nº 11.1.3.(c) MATRIZ DE IMPACTO

Objetivo del

Proyecto

Muy Bajo

0.10

Bajo 0.20

Moderado

0.40

Alto 0.60

Muy Alto

0.90

COSTO (Riesgo 4)

1 % Incremento insignificante en el costo

2 - 4 % Incremento en el costo

4 – 6 % Incremento en el costo

6 – 8 % Incremento en el costo

10% Incremento en el costo

PLAZO (Riesgo 5)

3 % Incremento insignificante en el plazo

6 % Incremento en el plazo



10% Incremento en el plazo

ALCANCE (Riesgo 1)

2% Incremento insignificante en el alcance

3 - 5% Incremento en el alcance

6 - 7% Incremento en el alcance

7 - 9% Incremento en el costo

10% Incremento en el costo

IMAGEN (Riesgo 3)

A nivel de Equipo A nivel de Gerenci A nivel de Provias Rural

A nivel de Gobierno Local

A nivel del Sponsor

CALIDAD (Riesgo 2)

Poca variación de la calidad

Variación de calidad aceptada por el cliente en entregables secundarios

Variación de calidad aceptada por el cliente en entregables principales

Variación de calidad no aceptable para el cliente

Se presenta un servicio no aceptable y genera rechazo del cliente

COMUNICACIÓN (Riesgo 6)

Comunicación Muy buena con los stakeholders

Comunicación buena con los stakeholders

Comunicación regular con los stakeholders

Comunicación escasa con los stakeholders

Comunicación Nula con los stakeholders

176




11.2.3.1

El método consiste en analizar el impacto del riesgo en cada uno de los objetivos señalados y obtener los valores mostrados en la matriz, de los cuales se tomara el mayor. Cabe indicar que es muy probable que el valor del impacto cambiara a través del tiempo en la medida que el riesgo sea activamente gestionado. TOLERANCIAS A LOS RIESGOS DE LOS DISTINTOS INTERESADOS Los riesgos que no pueden ser influenciados por ninguna acción del proyecto o de la Gerencia del Proyecto son considerados aceptados. En estos casos , el riesgo será monitoreado, pero ningún esfuerzo será realizado para efectuar acciones de mitigacion o contingencia. En algunos casos, el Gerente de Proyectos debe determinar si un riesgo debería ser aceptado o escalar de nivel. FORMATOS DE INFORME: Los riesgos o amenazas de este proyecto así como su seguimiento se documentan en el siguiente formato FORMATO Nº 11.1.3.1 (a) FORMULARIO DE RIESGOS Y DIFICULTADES

Nombre del Originador: Fase/Proceso: Tipo del Riesgo:

Fecha de Creación Área Funcional Prioridad: CRITICA ALTA MEDIA BAJA Estado: ABIERTO ASIGNADO INVESTIGADO RESUELTO APROBADO DIFERIDO NINGUNA DESCRIPCIÓN: POSIBLE ACCIÓN: (Se solicita a la Gerencia del Proyecto, realicen las coordinaciones con los responsables de dar solución a los puntos mencionados). IMPACTO ESTIMADO: RECOMENDACIONES: (Realizar las coordinaciones y el seguimiento en la solución de los puntos mencionados)

ACEPTADO/GERENTE DE PROYECTOS ACEPTADO/CLIENTE FECHA:

FECHA:

FECHA DEL REPORTE DEL PROBLEMA:

REPORTE DE PROBLEMA ASOCIADO

CONTROL DE CAMBIO ACEPTADO

FORMULARIO DEL REQUERIMIENTO DE CAMBIO ACEPTADO

177




11.2.3.1

SEGUIMIENTO: (MONITOREO Y CONTROL) Para el monitoreo y control de riesgos durante la ejecución del proyecto se deben considerar los siguientes aspectos: a) Reportes de Identificación de Riesgos: de acuerdo al avance del proyecto

se evaluara si algún disparador de riesgos se activa, en ese caso se pondrá en marcha el plan de mitigacion de riesgos.

b) Frecuencia de Verificación de Riesgos: Mensualmente se entregara al

Gerente del Proyecto los reportes de avance del proyecto a nivel de entregables, así mismo se realizara un análisis de los riesgos que impactaron el proyecto y en que medida lo hicieron.

11.2.3.1 REGISTRO DE RIESGOS

El Gerente de Proyectos tiene la principal responsabilidad de dirigir las actividades de identificación y recolección de riesgos. Es responsable de dirigir las reuniones semanales formales de identificación de riesgos. Todo el equipo del proyecto participa en el proceso de identificación de riesgos y discute las actividades de seguimiento y mitigación de riesgos en las reuniones semanales con el equipo del proyecto, utilizando el reporte de identificación de riesgos. En este análisis se evalúa la prioridad de los riesgos y las oportunidades identificadas, usando el impacto sobre los objetivos, la probabilidad de ocurrencia y las restricciones del proyecto. La identificación informal de riesgos ocurre como resultado de un asunto normal del proyecto, se espera que cualquier persona asociada con el proyecto, con los demás involucrados, los usuarios y el cliente, identifique un riesgo posible o potencial. Todas las reuniones de revisión de situación incluyen un tópico de discusión de posibles riesgos. El Gerente de proyectos es responsable de coordinar la revisión y validación de los riesgos posibles y también de las oportunidades, con el equipo de gestión del proyecto. Los riesgos no validados permanecerán en la base de datos como registros históricos.

178




11.2.3.1

CUADRO Nº 11.2.3.1 (a) LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS

Código

RIESGOS

R001

Que no acepten el Nuevo Modelo de Gestión Vial, la Municipalidad Provincial de Yungay, por la posible implementación de acciones correctivas, acciones preventivas o solicitudes de cambio aprobadas en el proyecto, que no se actualizaron en los planes de gestión

R002

Taller de Capacitación no tenga acogida, debido a una mala convocatoria, manifestándose la inasistencia de los Stakeholders

R003

Que existan incrementos en los costos presupuestados inicialmente, por incremento de insumos y materiales de impresión de manuales y guías.

R004

Que no se apruebe el manual dentro del plazo establecido, por demora en la revisión de Manuales y Guías por parte de Funcionarios de Provias

R005

Que no se obtenga la información base preliminar a tiempo, por demora del archivo central de la Municipalidad Provincial de Yungay.

R006

Que la metodología de Capacitación no sea la optima, debido a que no son practicas y didácticas y no son entendibles por los usuarios de los Manuales y Guías

R007

Que el Especialista Vial renuncie por discrepancia de caracteres con el Gerente de Proyecto.

R008

Que el Cliente reduzca el plazo para la entrega del Modelo de Gestión Vial en 2 semanas, debido a una demanda por parte de los transportistas de la zona para que se implemente el mantenimiento vial.

R009

Demora en la conformación del equipo del proyecto, por una mala coordinación del Gerente de Proyectos.

R010

Ausencia a reuniones del Representante del Gobierno Local, por no contar con movilidad para asistir a las reuniones de trabajo.

R011

Que los funcionarios del Parque Huascaran generen problemas y trabas en la ejecución de los Manuales y Guías de mantenimiento, por falta de comunicación para explicar las bondades y ventajas de implementación del Nuevo Modelo e Gestión..

R012

Que los transportistas no estén de acuerdo que el Municipio gestione el Mantenimiento Vial, por temor a incrementos de tarifas de peajes o creación de nuevos peajes.

R013

Que exista demora en el inicio del taller de capacitación, por no tener a tiempo los Manuales y Guías.

R014

Que no este bien definido el WBS, por ausencia del personal técnico clave.

R015

Que los servicios de impresión no estén a tiempo.

R016

Que el plan piloto fracase por una mala implementación por parte de la Municipalidad de Yungay.

R017

Demoras en la entrega de información histórica por parte de la Gerencia de Infraestructura de la Municipalidad de Yungay, debido a que no cuentan con el personal necesario.

R018

Atraso en el cronograma, por la falta de interprete de habla quechua para comunicarse con los campesinos pobladores de la zona en el equipo del proyecto

R019

Interrupción de los trabajos, por rebrote del terrorismo en la zona .

179

R020

Interrupción de los trabajos, por movimientos sísmicos y se destruya nuevamente Yungay.

R021

Que revoquen el mandato del Alcalde, por problemas políticos.

R022

Atraso en el cronograma, por disminución de productividad por causa de enfermedades del personal del proyecto.

R023

Que los diagramas a incluirse en los manuales no sean entendibles por ser muy técnicos, debido a la ausencia del personal técnico clave.

R024

Quedarse sin dinero, por demora en la transferencia de fondos por parte del sponsor.

R025

interrupción de los trabajos, debido a que el INC ponga trabas al desarrollo del Manual de Mantenimiento.

CUADRO Nº 11.2.3.1 (b) LISTA DE OPORTUNIDADES IDENTIFICADAS

Código

OPORTUNIDADES

OP001

Que el taller de capacitación despierte interés en otros Municipios vecinos y quieran participar.

OP002

Que el archivo central de Provias Rural proporcione en forma oportuna la información histórica requerida en el proyecto.

OP003

Que los transportistas manifiesten una buena predisposición en colaborar con nuestro proyecto

OP004

Que los funcionarios del Parque Huascaran apoyen totalmente nuestro proyecto.

OP005

Que exista una nueva tecnología de elaboración e impresión de gráficos que aumente la calidad de presentación del Manual

OP006

Que el sponsor efectué el depósito en forma anticipada de los fondos requeridos.

OP007

Que exista un interés por parte Banco Mundial en publicar el trabajo realizado a nivel mundial.

OP008

Obtener reconocimiento del proyecto a nivel nacional, despertando un gran interés en otras provincias.

OP009

Que no existan eventos climatológicos en la realización del Plan Piloto que incrementen los costos programados.

OP010

Que no existan discrepancias al interior del equipo del proyecto.

OP011

El desarrollo de una nueva metodología para la gestión vial.

OP012

Mejora en las relaciones Inter. institucionales Provias Rural, Gobierno Local, MTC, Transportistas de Yungay.

OP013

Que exista una buena acogida en la convocatoria al taller de capacitación.

OP014

Que durante la ejecución del Plan Piloto se incremente la participación de las comunidades campesinas, debido a una buena convocatoria.

OP015

Que los servicios de impresión se realicen en menor tiempo de lo programado.

180

OP016

Que el plan piloto sea un éxito y tenga acogida a nivel departamental.

OP017

Entrega rápida y oportuna de toda la información histórica por parte de la Gerencia de Infraestructura de la Municipalidad de Yungay

OP018

Que la Municipalidad asigne a un interprete de habla quechua para comunicarse con los campesinos pobladores de la zona

OP019

Que no rebrote el terrorismo en la zona, y se pueda recolectar información con seguridad para el equipo del proyecto.

OP020

Que se obtenga la No Objeción del Manual dentro del plazo programado por parte del Banco Mundial.

OP021

Que no revoquen el mandato del Alcalde.

OP022

Que se cuente con un WBS bien definido y detallado.

OP023

Que los diagramas a incluirse en los manuales sean entendibles y transmitan claramente lo que se quiere expresar.

OP024

Que se obtenga una base de datos para futuros proyectos similares

OP025

Que el INC acepte al Manual de Mantenimiento.

LISTA DE POSIBLES RESPUESTAS Se pueden identificar posibles respuestas aun riesgo durante el proceso de identificación de Riesgos. Estas respuestas si son identificadas, pueden ser útiles como entradas al proceso de Planificación de la Respuesta a los Riesgos CAUSAS DE LOS RIESGOS Son las condiciones o eventos fundamentales que pueden dar lugar al riesgo identificado. CATEGORÍA A LA CUAL PERTENECE EL RIESGO Los riesgos del proyecto pueden categorizarse por fuentes de riesgos utilizando la estructura de desglose de riesgos (RBS) con el fin de determinar las áreas del proyecto que están más expuestas a los efectos de la incertidumbre. El documento de registro de identificación de riesgos, utiliza el RBS del proyecto para clasificar los riesgos.: Los riesgos son documentados en la base de datos adjuntado su causa y categoría (RBS), a continuación se presentan los 25 riesgos identificados en el proyecto:

CUADRO Nº 11.2.3.1 (c) CATEGORÍAS DE RIESGO (RBS)

Código

RIESGOS

CAUSAS DEL RIESGO

CATEGORÍA DEL RIESGO

R001

Que no acepten el nuevo Modelo de Gestión Vial la Municipalidad Provincial de Yungay

Por la posible implementación de acciones correctivas, acciones preventivas o solicitudes de cambio aprobadas en el proyecto que no se actualizaron en los planes de gestión.

GESTIÓN

R002 Taller de Capacitación no tenga acogida

Debido a una mala convocatoria, manifestándose la inasistencia de los Stakeholders

GESTIÓN

181

R003

Que existan incrementos en los costos presupuestados inicialmente.

Por incremento de insumos y materiales de impresión de manuales y guías.

SOCIO

ECONÓMICO

R004

Que no se apruebe el manual dentro del plazo establecido

Por demora en la revisión de Manuales y Guías, por parte de Funcionarios de Provias

GESTIÓN

R005

Que no se obtenga la información base preliminar a tiempo.

Por demora del archivo central de la Municipalidad Provincial de Yungay.

GESTIÓN

R006

Que la metodología de Capacitación no sean las optima

Debido a que no son practicas y didácticas y no son entendibles por los usuarios de los manuales y Guías

TÉCNICO

R007

Que el Especialista Vial renuncie

Por discrepancia de caracteres con el Gerente de Proyecto.

LABORAL

R008

Que el cliente reduzca el plazo para la entrega del Modelo de Gestión Vial en 2 semanas.

Debido a una demanda por parte de los transportistas de la zona para que se implemente el mantenimiento vial.

SOCIAL

R009

Demora en la conformación del equipo del proyecto,.

Por una mala coordinación del Gerente de Proyectos

GESTIÓN

R010

Ausencia a reuniones del Representante del Gobierno Local.

Por no contar con movilidad para asistir a las reuniones de trabajo.

LOGÍSTICO

R011

Que los funcionarios del Parque Huascaran generen problemas y trabas en la ejecución de los Manuales y Guías..

Por falta de comunicación para explicar las bondades y ventajes de la implementación del nuevo modelo e Gestión Vial.

GESTIÓN

R012

Que los transportistas no estén de acuerdo que el Municipio gestione el Mantenimiento Vial .

Por temor a incremento de tarifas de peajes o creación de nuevos peajes

SOCIO

ECONÓMICO

R013

Demora en el inicio del Taller de Capacitación.

Por no tener a tiempo los Manuales Y Guías.

TÉCNICO

R014

Que no este bien definido el WBS.

Ausencia del personal técnico clave LABORAL

R015

Que los servicios de impresión y empaste no estén a tiempo.

Deficiencias en los criterios de selección de proveedores..

LOGÍSTICO

R016

Que el Plan Piloto fracase

Por una mala implementación por parte de la Municipalidad de Yungay.

GESTIÓN

R017

Demoras en la entrega de información histórica por parte de la Gerencia de Infraestructura de la Municipalidad de Yungay.

Debido a que no cuentan con el personal necesario

GESTIÓN

182

R018

Atraso en el cronograma

Falta de interprete de habla quechua para comunicarse con los campesinos pobladores de la zona con el equipo del proyecto.

GESTIÓN

R019

Interrupción de los trabajos

Por rebrote el terrorismo en la zona . SOCIAL

R020 Interrupción de los trabajos

Por movimientos sísmicos y se destruya nuevamente Yungay.

GEOGRÁFICO

R021 Que revoquen el mandato del Alcalde

Por problemas políticos.

SOCIAL

R022

Atraso en el cronograma.

Por disminución de productividad por causa de enfermedades del personal del proyecto

GESTIÓN

R023 Que los diagramas a incluirse en los manuales no sean entendibles por ser muy técnicos.

Ausencia de personal técnico clave

LABORAL

R024

Quedarse sin dinero

Por demora en la transferencia de fondos, por parte del sponsor.

GESTIÓN

R025

Interrupción de los trabajos

Debido a que el INC ponga trabas al desarrollo de los Manuales y Guías de Mantenimiento.

TÉCNICO

IMPACTO Los Riesgos son analizados con el fin de determinar el tipo y la magnitud de los impactos si es que el riesgo ocurriera.

CUADRO Nº 11.2.3.1 (d) ANÁLISIS DE LOS IMPACTOS DE LOS RIESGOS

RIESGOS ANALIZADOS EN LA MATRIZ DE IMPACTO

RIESGO OBJETIVO IMPACTO RIESGO OBJETIVO IMPACTO

R001 ALCANCE ALTO (0.60) R014 ALCANCE MODERADO (0.40) R002 CALIDAD ALTO (0.60) R015 ALCANCE ALTO (0.60) R003 COSTO BAJO (0.20) R016 ALCANCE MODERADO (0.40) R004 PLAZO ALTO (0.60) R017 PLAZO MUY BAJO (0.10) R005 PLAZO BAJO (0.20) R018 PLAZO MUY ALTO (0.90) R006 CALIDAD BAJO (0.20) R019 ALCANCE BAJO (0.20) R007 IMAGEN MODERADO (0.40) R020 ALCANCE MUY BAJO (0.10) R008 PLAZO MODERADO (0.40) R021 PLAZO ALTO (0.60) R009 PLAZO MUY BAJO (0.10) R022 PLAZO MUY ALTO (0.90) R010 COMUNICACIÓN BAJO (0.20) R023 CALIDAD MUY ALTO (0.90) R011 COMUNICACIÓN MODERADO (0.40) R024 COSTO MUY ALTO (0.90) R012 COMUNICACIÓN MUY BAJO (0.10) R025 ALCANCE MUY ALTO (0.90) R013 ALCANCE MUY BAJO (0.10) ------- --------------. ------------------------

(Cabe indicar que es muy probable que el valor del impacto cambiara a través del tiempo en la medida que el riesgo sea activamente gestionado).

183




11.2.3.1

CUADRO Nº 11.1.3.1 (e) ANÁLISIS DE LOS IMPACTOS DE LAS OPORTUNIDADES

OPORTUNIDADES ANALIZADAS EN LA MATRIZ DE IMPACTO

RIESGO OBJETIVO IMPACTO RIESGO OBJETIVO IMPACTO

OP001 IMAGEN ALTO (0.60) OP014 COMUNICACIÓN MUY ALTO (0.90) OP002 IMAGEN BAJO (0.20) OP015 PLAZO BAJO (0.20) OP003 COMUNICACIÓN MUY ALTO (0.90) OP016 ALCANCE ALTO (0.60) OP004 COMUNICACIÓN MODERADO (0.40) OP017 ALCANCE BAJO (0.20) OP005 CALIDAD MUY ALTO (0.90) OP018 COMUNICACIÓN MUY BAJO (0.10) OP006 PLAZO MUY ALTO (0.90) OP019 PLAZO MUY BAJO (0.10) OP007 IMAGEN ALTO (0.60) OP020 PLAZO MODERADO (0.40) OP008 IMAGEN MUY ALTO (0.90) OP021 PLAZO MUY BAJO (0.10) OP009 COSTOS BAJO (0.20) OP022 ALCANCE BAJO (0.20) OP010 ALCANCE MODERADO (0.40) OP023 CALIDAD MUY BAJO (0.10) OP011 ALCANCE MODERADO (0.40) OP024 CALIDAD ALTO (0.60) OP012 COMUNICACIÓN MODERADO (0.40) OP025 PLAZO MUY ALTO (0.90) OP013 COMUNICACIÓN ALTO (0.60) ------- ---------------- -----------------------

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Los valores de las probabilidades de los riesgos se encuentran dentro de las siguientes categorías:

CUADRO Nº 11.1.3.1 (f) ANÁLISIS DE LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

PROBABILIDAD VALOR ASIGNADO

% PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

DETALLE

MUY ALTO

9

Mayor que 90%

La ocurrencia es muy probable y puede no ser controlada si se siguen los procesos, procedimientos y planes existente

ALTO

7

Entre 40% y 59%

La ocurrencia es mas probable y puede ser completamente controlada si se siguen los procesos, procedimientos y planes existentes.

MODERADO

5

Entre 20% y 39%

La ocurrencia es probable y puede no ser completamente controlada si se siguen los procesos, procedimientos y planes existentes

BAJO

3

Entre 10% y 19%

La ocurrencia es improbable y puede no ser enteramente controlada si se siguen los procesos, procedimientos y planes existentes

MUY BAJO

1

Menor que 10%

La ocurrencia es muy improbables y es generalmente controlada si se siguen los procesos, procedimientos y planes existentes

184




11.2.3.1

A continuación se presenta la estimación de la probabilidad (en valores) de los riesgos, realizado a base del criterio profesional y experiencia del equipo del proyecto. Estos valores probablemente cambiaran con el tiempo mientras los riesgos sean activamente gestionados.

CUADRO Nº 11.2.3.1 (g)

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA DE LOS RIESGOS RIESGO PROBABILIDAD RIESGO PROBABILIDAD

R001 7 R014 5 R002 7 R015 7 R003 3 R016 5 R004 7 R017 1 R005 3 R018 1 R006 3 R019 3 R007 5 R020 1 R008 5 R021 7 R009 1 R022 9 R010 3 R023 9 R011 5 R024 9 R012 1 R025 9 R013 1 ------

CUADRO Nº 11.2.3.1 (h)

IMPORTANCIA DEL RIESGO (PROBABILIDAD X IMPACTO)

Código

RIESGOS

PROBABILIDAD

(P)

IMPACTO

(I)

P x I

R001

Que no acepten el nuevo Modelo de Gestión Vial la Municipalidad Provincial de Yungay, por la posible implementación de acciones correctivas, acciones preventivas o solicitudes de cambio aprobadas en el proyecto que no se actualizaron en los planes de gestión.

3.0

0.60

1.8

R002

Taller de Capacitación no tenga acogida, debido a una mala convocatoria, manifestándose la inasistencia de los Stakeholders.

5.0

0.60

3.0

R003

Que existan incrementos en los costos presupuestados inicialmente, por incremento de insumos y materiales de impresión de manuales y guías.

7.0

.

0.20

1.4

R004

Que no se apruebe el manual dentro del plazo establecido, por demora en la revisión de Manuales y Guías por parte de Funcionarios de Provias Rural.

7.0

0.60

4.2

185

R005

Que no se obtenga la información base preliminar a tiempo, por demora del archivo central de la Municipalidad Provincial de Yungay.

3.0

0.20

0.6

R006

Que la metodología de Capacitación no sea la optima debido a que no son practicas, didácticas y no son entendibles por parte de los usuarios de los manuales y guías.

5.0

0.20

1.0

R007

Que el Especialista Vial renuncie, por discrepancia de caracteres con el Gerente de Proyecto

1.0

0.40

0.4

R008

Que el Cliente reduzca el plazo para la entrega del Modelo de Gestión en 2 semanas, debido a una demanda por parte de los transportistas de la zona para que se implemente el mantenimiento vial.

3.0

.040

1.2

R009

Demora en la conformación del equipo del proyecto, por una mala coordinación del Gerente de Proyectos.

9.0

0.10

0.9

R010

Ausencia a reuniones del Representante del Gobierno Local, por no contar con movilidad para asistir a las reuniones de trabajo.

9.0

0.20

1.8

R011 Que los funcionarios del Parque Huascaran generen problemas y trabas en la ejecución de los manuales y guías, por falta de comunicación para explicar las bondades y ventajas de la implementación del nuevo modelo de gestión vial de mantenimiento.

5.0

0.40

2.0

R012

Que los transportistas no estén de acuerdo que el Municipio gestione el Mantenimiento Vial, por temor a incremento de tarifas de peajes o creación de nuevos peajes .

7.0

0.90

6.3

R013 Demora del taller de capacitación, por no tener a tiempo los Manuales y Guías.

5.0

0.10

0.5

R014 Que no estén bien definido el WBS, por ausencia del personal técnico clave.

7.0 0.40 2.8

R015

Que los servicios de impresión no estén a tiempo, por deficiencias en los criterios de selección de proveedores

9.0

0.60

5.4

R016

Que el plan piloto fracase, por una mala implementación por parte de la Municipalidad de Yungay.

9.0

.040

3.6

R017

Demoras en la entrega de información histórica por parte de la Gerencia de Infraestructura de la Municipalidad de Yungay, debido a que no cuentan con el personal necesario.

7.0

0.10

0.7

R018

Atraso en el cronograma, por falta de interprete de habla quechua para comunicarse con los campesinos pobladores de la zona en el equipo del proyecto

3.0

0.90

2.7

R019

Interrupción de los trabajos, por rebrote del terrorismo en la zona.

1.0

0.20

0.2

R020

Interrupción de los trabajos, por movimientos sísmicos y se destruya nuevamente Yungay.

1.0

0.10

0.1

R021 Que revoquen el mandato del Alcalde, por problemas políticos.

1.0

0.60

0.6

R022

Atraso en el cronograma, por disminución de productividad por causa de enfermedades del personal del proyecto.

5.0

0.90

4.5

R023

Que los diagramas a incluirse en los manuales no sean entendibles por ser muy técnicos, por ausencia del personal técnico clave.

1.0

0.90

0.9

R024

Quedarse sin dinero, por demora en la transferencia de fondos por parte del sponsor.

9.0

0.90

8.1

R025

Interrupción de los trabajos, debido a que el INC ponga trabas al desarrollo del Manual de Mantenimiento.

3.0

0.10

0.3

186

CUADRO Nº 11.2.3.1 (i) IMPORTANCIA DE LAS OPORTUNIDADES (PROBABILIDAD X IMPACTO)

Código

OPORTUNIDADES

PROBABILIDAD

(P)

IMPACTO

(I)

P x I

OP001

Que el taller de capacitación despierte interés en otros Municipios vecinos y quieran participar con proyectos similares.

7.0

0.60

4.2

OP002 Que se modernice el archivo central de Provias Rural proporcionando en forma oportuna la información histórica requerida para el proyecto y otros similares.

3.0

0.20

0.6

OP003

Que los transportistas manifiesten una buena predisposición en colaborar con nuestro proyecto.

7.0

.

0.90

6.3

OP004 Que los funcionarios del Parque Huascaran apoyen totalmente nuestro proyecto.

5.0

0.40

2.0

OP005

Que exista una nueva tecnología de elaboración e impresión de gráficos que aumente la calidad de presentación de los Manuales y Guías.

1.0

0.90

0.9

OP006

Que el sponsor efectué el depósito en forma anticipada de los fondos requeridos

9.0

0.90

8.1

OP007 Que exista un interés por parte Banco Mundial en publicar el trabajo realizado a nivel mundial.

9.0

0.60

5.4

OP008

Obtener reconocimiento del proyecto a nivel nacional, despertando un gran interés en otras provincias.

5.0

0.90

4.5

OP009

Que no existan eventos climatológicos extraordinarios, durante la realización del Plan Piloto que incrementen los costos programados.

7.0

0.20

1.4

OP010

Que no existan discrepancias al interior del equipo del proyecto.

1.0

0.40

0.4

OP011

El desarrollo integral de una nueva metodología para la gestión de mantenimiento vial.

7.0

0.40

2.8

OP012

Mejora en las relaciones Inter. Institucionales, Provias Rural, Gobierno Local, MTC, Gremio de Transportistas de Yungay.

3.0

0.40

1.2

187

OP013

Que exista una buena acogida por parte de los principales stakeholders, en la convocatoria al taller de capacitación.

1.0

0.60

0.6

OP014

Que durante la ejecución del Plan Piloto se incremente la participación de las comunidades campesinas, y gremio de transportistas, debido a una buena convocatoria.

3.0

0.90

2.7

OP015

Que los servicios de impresión y empaste, se realicen en menor tiempo de lo programado.

1.0

0.20

2.0

OP016

Que el plan piloto sea un éxito y tenga acogida a nivel departamental y nacional.

5.0

0.60

3.0

OP017

Entrega rápida y oportuna de toda la información histórica por parte de la Gerencia de Infraestructura de la Municipalidad de Yungay.

5.0

0.20

1.0

OP018

Que la Municipalidad asigne a dos interprete de habla quechua para comunicarse con los campesinos pobladores de la zona.

9.0

0.10

0.9

OP019

Que no rebrote el terrorismo en la zona, y se pueda recolectar información con seguridad para el equipo del proyecto.

1.0

0.10

0.1

OP020

Que se obtenga la No Objeción del Manual dentro del plazo programado por parte del BM.

9.0

0.40

3.6

OP021

Que no revoque el mandato del Alcalde.

3.0

0.10

0.3

OP022

Que se cuente con un WBS bien definido y detallado.

9.0

0.20

1.8

OP023

Que los diagramas a incluirse en los manuales y guías, sean entendibles y transmitan claramente lo que se quiere expresar.

5.0

0.10

0.5

OP024

Que se obtenga una base de datos para futuros proyectos similares

3.0

0.60

1.8

OP025

Que el INC acepte y no ponga trabas al desarrollo del Modelo de Gestión, Manuales y Guías de Mantenimiento Vial

7.0

0.10

0.7

Para la estimación de la probabilidad de riesgo se utilizo la matriz que combina la probabilidad y el impacto (P x I). Esta matriz establece si el riesgo es alto, moderado o bajo para que puedan entonces ser clasificados por prioridad para cada uno de los objetivos.

188




11.2.3.1

CUADRO Nº 11.2.3.1 (j) MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

IMPACTO

MATRIZ DE PROBALIDAD E IMPACTO

MB

B

M

A

MA

0.1 0.2 0.4 0.6 0.9 MA 9 0.9 1.8 3.6 5.4 8.1 PROBABILIDAD A 7 0.7 1.4 2.8 4.2 6.3 M 5 0.5 1.0 2.0 3.0 4.5 B 3 0.3 0.6 1.2 1.8 2.7 MB 1 0.1 0.2 0.4 0.1 0.9

DONDE:

MA MUY ALTO A ALTO M MODERADO B BAJO

MB MUY BAJO

UMBRALES DE LOS RIESGOS:

COLOR RANGO CATEGORÍA ROJO 8.10 – 3.00 ALTO

VERDE 2.80 – 1.40 MODERADO AMARILLO 0.10 – 0.90 BAJO

189

CUADRO Nº 11.3.3.1 (a) MATRIZ DE IMPACTO y PROBABILIDAD

PROBABILIDAD

RIESGOS (AMENAZAS)

OPORTUNIDADES

9

MUY ALTA

0.9

R009

1.8

R010

3.6

R016

5.4

R015

8.1

R024

8.1

OP006

5.4

OP007

3.6

OP020

1.8

OP022

0.9

OP018

7

ALTA

0.7

R017

1.4

R003

2.8

R014

4.2

R004

6.3

R012

6.3

OP003

4.2

OP001

2.8

OP011

1.4

OP009

0.7

OP025

5

MODERADA

0.5

R013

1.0

R006

2.0

R011

3.0

R002

4.5

R022

4.5

OP008

3.0

OP016

2.0

OP004

1.0

OP017

0.5

OP023

3

BAJA

0.3

R025

0.6

R005

1.2

R008

1.8

R001

2.7

R018

2.7

OP014

1.8

OP024

1.2

OP012

0.6

OP002

0.3

OP021

1

MUY BAJA

0.1

R020

0.2

R019

0.4

R007

0.6

R021

0.9

R023

0.9

OP005

0.6

OP013

0.4

OP010

0.2

OP015

0.1

OP019

IMPACTO

0.10 MUY BAJO

0.20 BAJO

0.40

MODERADO

0.60 ALTO

0.90 MUY ALTO

0.90 MUY ALTO

0.60 ALTO

0.40

MODERADO

0.20 BAJO

0.10 MUY

BAJO

190

11.5.3.1 PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS : La planificación de respuesta a los riesgos consiste en el desarrollo de planes detallados para reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. El Plan de respuesta aborda a los riesgos en función de su prioridad introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, cronograma y plan de gestión del proyecto de ser necesario. A continuación se presenta el Plan de respuesta a los riesgos.


ESTRATEGIA DE RESPUESTA A LOS RIESGOS

RIESGO

RESPONSABLE

ELIMINAR

TRANSFERIR

MITIGAR

ACEPTAR

ACCIONES ESPECIFICAS PARA IMPLEMENTAR LA

ESTRATEGIA

(R024): Quedarse sin dinero, por demora en la transferencia de fondos por parte del sponsor (BM).

Gerente de Proyecto Ing. Roberto Peralta Briceño

---------------------------

------------------------

Comunicación Ínter diaria con personal administrativo del Banco mundial. Efectuar un seguimiento desde antes que se inicie el proyecto

--------------------------

Llamada telefónica Tele conferencia, Correo electrónico facsímile

(R012): Que los transportistas no estén de acuerdo que el Municipio gestione el Mantenimiento Vial, por temor a incremento de tarifas de peajes o creación de nuevos peajes .

Especialista en Gestión Municipal Eco. Carlos Ruiz

________________

_______________

Reuniones previas al inicio del proyecto. Efectuar charlas informativas en la que se involucre a los transportistas como parte de la sostenibilidad del proyecto detallando los beneficios

________________

Reuniones insitu Charlas Folletos

(R015): Que los servicios de impresión no estén a tiempo, por deficiencias en los

Especialista en Vialidad Ing. Judith Julca

_______________

_______________

_______________

Plan de contingencia Tener dos

empresas

Revisión de criterios de selección por el equipo de proyecto Contar con

191

criterios de selección de proveedores

adicionales como proveedores y efectuar un seguimiento constante

estándares del BM

(R022): Disminución de productividad por causa de enfermedades del personal del proyecto.

Especialista en Gestión Municipal Eco. Carlos Ruiz

Contar con un seguro de vida y de salud para todo el personal del proyecto

Contratar un Servicio de Seguro de Salud

(R004): Que no se apruebe el manual dentro del plazo establecido por demora en la revisión de Manuales y Guías por parte de Funcionarios de PROVIAS RURAL . (R016): Que el plan piloto fracase por una mala implementación por parte de la Municipalidad de Yungay.

Gerente de Proyecto Ing. Roberto Peralta. Especialista en Gestión Municipal Eco. Carlos Ruiz

_______________ ________________

______________ _______________

Seguimiento constante y subsanación de observaciones en forma oportuna. Apoyar asesorando en la organización del Plan Piloto, efectuando reuniones de coordinación constante entre el equipo del proyecto y los funcionarios de la Municipalidad

_______________ ________________

Reuniones con Funcionarios de Provias Rural Capacitación del personal de la Municipalidad que trabaja en el Piloto ______________

(R002): Que el Taller de Capacitación no tenga acogida, debido a una mala convocatoria, manifestándose la inasistencia de los Stakeholders

Gerente de Proyectos Ing. Roberto Peralta Briceño

________________

_______________

Notificación Verbal y escrita. Recordatorio cada semana. Efectuar publicaciones en los diarios de la zona y radios locales.

________________

Comunicación escrita a los principales stakeholders

192

(R014): Que no este bien definido el WBS, por ausencia del personal técnico clave.

Equipo completo del proyecto

Revisión Previa

______________

_______________

_______________

Reunión de trabajo con el equipo del proyecto

(R018): Atraso en el Cronograma, por falta de interprete de habla quechua para comunicarse con los campesinos pobladores de la zona con el equipo del proyecto.

Especialista en Medio Ambiente Ing. Judith Julca

Contratación de un antropólogo con dominio del idioma quechua

______________

_______________

_______________

Convocatoria vía Registro de Proveedores

(R011): Que los funcionarios del Parque Huascaran generen problemas y trabas en la ejecución de los manuales y guías, por falta de comunicación para explicar las bondades y ventajas de la implementación del nuevo modelo de gestión vial

Especialista vial Ing. Nelson Loarte

________________

______________

Realizar acuerdos y convenios

__________________

(R001): Que no acepten el nuevo Modelo de Gestión Vial Municipal Provincial de Yungay, por la posible implementación de

Gerente de Proyectos Ing. Roberto Peralta Briceño

Revisión de las acciones a implementar para la actualización de los planes de gestión

Reuniones con el equipo del Poryecto

193

acciones correctivas, acciones preventivas o solicitudes de cambio aprobadas en el proyecto que no se actualizaron en los planes de gestión (R010): Ausencias a reuniones del Representante del Gobierno Local, por no contar con movilidad para asistir a las reuniones de trabajo.

Especialista en Gestión Municipal Dr. Pamela Oviedo Morales

________________

_______________

Coordinar con Logística de Provias Rural a fin de movilizar al representante

Llamada telefónica Correo electrónico

(R003): Que existan incrementos en los costos presupuestados inicialmente, por impresión incremento de insumos y materiales de impresión de manuales y guías.

Encargado de Logística Sr. Pedro Pérez

_______________

_______________

_______________

Considerar Costos adicionales de contingencia en un 15 %

Cotizaciones Teléfono Reunión con el Equipo de Proyecto

(R008): Que el Cliente reduzca el plazo para la entrega del Modelo de Gestión en 2 semanas, debido a una demanda por parte de los transportistas de la

Gerente de Proyecto Ing. Roberto Peralta Briceño

_________________

_______________

_______________

Reprogramar cronograma Realizar actividades en forma paralela

Reunión con el equipo del proyecto

194

zona para que se implemente el mantenimiento vial . (R006): Que la metodología de Capacitación no sea la optima debido a que no son practicas, didácticas y no son entendibles por parte de los usuarios de los manuales y guías

Jefe de Unidad Ing. Luis Mariluz S.

Tener Términos de Referencia específicos para el redactor Revisión por parte del equipo del proyecto


(R009): Demora en la conformación del equipo del proyecto, por una mala coordinación del Gerente de Proyectos.

Gerente de Proyectos Ing. Roberto Peralta

Preparar agenda del Gerente de Proyecto

Correo electrónico

(R023): Que los diagramas a incluirse en los manuales no sean entendibles por ser muy técnicos, por ausencia de personal clave.

Jefe de Unidad Ing. Luis Mariluz S.

Tener Términos de referencia específicos con relación a la elaboración de Manuales


(R017): Demoras en la entrega de información histórica por parte de la Gerencia de Infraestructura de la Municipalidad de Yungay, debido a que no cuentan con el personal necesario

Asistente Administrativo Juan Maduleño

Apoyo de personal de Provias Rural

Teléfono Memorandum Correo Electrónico

195

(R005): Que no se obtenga la información base preliminar a tiempo, por demora del archivo central de la Municipalidad Provincial de Yungay

Especialista en Vialidad Ing. Judith Julca

Apoyo de Personal de Provias Rural y equipo del proyecto

Teléfono Memorandum Correo Electrónico

(R021): Que revoquen el mandato del Alcalde, por problemas políticos.

Especialista en Derecho Publico Abog. Pamela Oviedo

Tener un Plan de Contigencia para convencer a la nueva autoridad local.

Escrito

(R013): Demora del taller de capacitación por no tener a tiempo los Manuales y Guías.

Jefe de Unidad Ing. Luis Mariluz

Reunión con el equipo del proyecto Revisión constante del cronograma

Correo electrónico Reuniones de trabajo

(R007): Que el Especialista Vial renuncie por discrepancia de caracteres con el Gerente de Proyecto

Gerente de Proyectos Ing. Roberto Peralta

Tener cartera de Especialistas actualizado

Correo electrónico Teléfono fax

(R025): Interrupción de los trabajos, debido a que el INC ponga trabas al desarrollo del Manual de Mantenimiento.

Jefe de Unidad Ing. Luis Mariluz Salazar

Reunión con representares del INC. Antropólogo debe estar inscrito en proveedores del INC

Teléfono Correo Electrónico Reuniones

Reuniones con Reuniones in situ

196

(R019): Interrupción de los trabajos, por rebrote del terrorismo en la zona .

Especialista Ambienta Adm. Nelson Loarte

las Autoridades y campesinos de la Zona

(R020): Interrupción de los trabajos, por movimientos sísmicos y se destruya nuevamente Yungay.

Especialista Ambienta Adm. Nelson Loarte

Tener Plan de Contingencia

Reuniones de trabajo

197




11.1.3.

RIESGOS IDENTIFICADOS Gerente de Proyectos presenta el análisis del riesgo para discusión en las reuniones semanales del equipo del proyecto, durante las cuales los impactos y posibles opciones de mitigación / contingencia son discutidos y la exposición al riesgo (severidad) es decidida. La Política de aceptación de riesgos se define según la importancia y el tipo de riesgos: - Riesgos de Impacto Negativo en el Proyecto: se aceptaran los riesgos

identificados con importancia baja, se separara un monto fijo de dinero para manejar estos riesgos. Este monto será 5% del costo total del proyecto.

- Riesgos de impacto positivo: no se tomara acciones para las oportunidades que se pueden presentar con importancia baja.

- Para los otros riesgos y oportunidades con un nivel de importancia media a alta se desarrollaran planes de acción desde el inicioel proyecto para minimizar el impacto que puedan tener en el proyecto. Estos planes de acción involucran planificar y programar actividades preventivas, así como asignar un presupuesto a cada actividad.

PROPIETARIOS DE LOS RIESGOS Si el equipo del proyecto decide que las acciones de riesgo están garantizadas, designa o confirma un propietario (o responsable) de riesgo a quien se le encarga crear los planes de acción de mitigacion y/o contingencia. LISTA PRIORIZADA DE LOS RIESGOS El análisis de riesgos y oportunidades es realizado por el Gerente de Proyectos y el Equipo del Proyecto, en este análisis se evalúa la prioridad de los riesgos y las oportunidades identificadas, usando el impacto sobre los objetivos, la probabilidad de ocurrencia y las restricciones del proyecto. La estimación de la probabilidad (en valores) de los riesgos, realizado a base del criterio profesional y experiencia del equipó del proyecto. Estos valores probablemente cambiaran con el tiempo mientras los riesgos sean activamente gestionados.

198




11.1.3.

ESTRATEGIA DE RESPUESTAS ACORDADAS El equipo de Gestión del Proyecto revisará nuevamente el riesgo identificado para establecer su clasificación relativa entre los riesgos existentes y en combinación con otros riesgos puede ajustar la asignación de recursos, planes de acción u otras prioridades del proyecto para asegurar que el riesgo sea adecuadamente abordado, actualizando los riesgos del proyecto. Finalmente el Gerente de Proyecto actualizara la base de datos de riesgos del proyecto con todas las modificaciones realizadas. MONITOREO DE DISPARADORES (TRIGGERS) DE LOS RIESGOS El encargado del riesgo es el principal responsable de hacer seguimiento a los eventos que actúan como señales de advertencia o síntomas del riesgo (triggers) con acciones de mitigacion. El gerente del Proyecto contribuye a ese rastreo de síntomas como parte de revisiones regulares de la situación del riesgo, en las reuniones con el equipo del proyecto. EJECUCIÓN DE LOS PLANES DE RESPUESTAS A LOS RIESGOS Cuando la señal de advertencia de un riesgo (triggers) se presenta o es inminente, el encargado del riesgo da inicio al cumplimiento del plan de mitigacion/contingencia y notifica al Gerente de Proyecto de su ejecución, así como a todas las personas identificadas en el plan de mitigacion/contingencia, al tiempo que garantiza que todas las actividades están coordinadas. El encargado del riesgo también toma las medidas especificas para determinar la efectividad de estas actividades y si pareciera que no están produciéndolos efectos deseados, notifica inmediatamente al Gerente de Proyecto y propone cambios para abordar las deficiencias. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS RIESGOS El seguimiento y control de riesgos acompaña al progreso del riesgo y su probabilidad, así como a la situación de cualquier estrategia de mitigacion/contingencia que haya sido ejecutada. Cuando ocurren cambios en el perfil del riesgo, el ciclo básico de identificar, analizar y planear se repite. Los planes de acción existentes pueden modificarse para cambiar el enfoque o el planeamiento, si el efecto deseado no estuviera siendo logrado. RESERVAS PARA CONTINGENCIA El Gerente de Proyectos en conjunto con su equipo procederá a definir una cantidad igual al 5% del costo total del proyecto (en dólares, con la finalidad de estar preparados para cualquier imprevisto que se pueda generar durante la ejecución).

199


PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE

YUNGAY-ANCASH


11.1.3

El procedimiento para utilizar dicho fondo es el siguiente: - Cualquier miembro del equipo del proyecto al percatarse de cualquier

imprevisto que no ha considerado antes en el plan de Riesgos, procederá a informar al Gerente del Proyecto.

- El Gerente del proyecto convocara a reunión al equipo con la finalidad

de ver si existe se pueda generar algún tipo de contingencia.

- En caso de que no se pueda hacer nada, se procederá a votar. El fondo solo podrá ser utilizado si se logra consenso en el grupo de trabajo.

REPORTE DE LA SITUACIÓN DE LOS RIESGOS El encargado del riesgo debe reportar las actualizaciones cada tres días al Gerente del Proyecto, quien a su vez pondrá al día la base de datos de riesgos del proyecto para reflejar el estado actual del riesgo. El Gerente de Proyecto revisara la situación de las actividades del riesgo semanalmente en las reuniones del equipo de gestión del proyecto y discutirá la efectividad de los planes de acción vigentes.

200



YUNGAY

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

12.1.3

201



YUNGAY


12.1.3

12.1.3 PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES La presente sección describe los procesos a implementarse como parte de la Gerencia de Proyectos para garantizar el suministro de recursos necesarios para el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Teniendo como objetivo incluir los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo; velando por el aprovisionamiento adecuado de los recursos y servicios necesarios y a tiempo para el proyecto. Esta sección incluye: • Gestión de las Adquisiciones • Enunciado del Trabajo del Contrato • Decisiones de Fabricación Propia o Compra • Documentos de la Adquisición • Criterios de Evaluación

12.1.3.1 GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES: Tipos de Contrato

Los tipos de contrato y condiciones de pago a proveedores se constituyen como parte importante de los documentos de adquisiciones a incluir en la convocatoria a licitación de los mismos. La Supervisión y coordinación de avances de los diversos proveedores estará a cargo del Equipo de Proyecto, utilizándose como herramienta de alineamiento el Gantt del Proyecto y la coordinación de los hitos de los principales entregables. Para efectos de asegurar el adecuado suministro de los recursos se han definido los tipos de contrato y condiciones de pago de acuerdo al siguiente cuadro:

CUADRO Nº 12.1.3.1 (a) TIPOS DE CONTRATO Y CONDICIONES DE PAGO

Proveedor

Suministro

Tipo de Contrato

Beneficios del tipo de Contrato

Condiciones de pago

Proveedor 1

Equipos, Accesorios y Licencias de

computo

Precio Unitario

Mejor control del

presupuesto

45% a la firma de contrato. 45 % a la entrega de los bienes. 10% a la entrega de los Bienes.

Proveedor 2

Redacción y Edición del Modelo de Gestión,

Manuales y Guías

A Suma Alzada

(Selección Basada en la

Calidad)

Mejor Propuesta

Técnica

25% a la firma de contrato. 25% a la entrega del borrador de los manuales. 50% a la entrega de los productos.

Proveedor 3

Impresión y

Empastado del Modelo de Gestión,

Manuales y Guías

Precio Unitario

Mejor control del presupuesto

40% a la firma del contrato. 45% a la entrega de los manuales y guías. 15% a la entrega de los productos.

202



YUNGAY

PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES

12.1.3

Estimaciones independientes Para efectos de validar las propuestas de los proveedores que se requerirán para la obtención de productos o servicios, a estimaciones independientes, se ha propuesto delegar bajo la responsabilidad del Jefe del Departamento de Logística de PROVIAS RURAL, encargarse de la selección de proveedores. Esto permitirá negociar aspectos finales en las propuestas de los proveedores candidatos resultantes de la convocatoria. Se obtendrán las estimaciones independientes que serán usadas para comparar las propuestas de los proveedores y con ello poder elegir la mejor propuesta descrita de la siguiente manera:

CUADRO Nº 12.1.3.1 (b)

ESTIMACIONES INDEPENDIENTES

Productos o Entregables

Estimaciones independientes

Equipos, Accesorios y Licencias de cómputo.

Compras similares obtenida de la base de datos de los activos de PROVIAS RURAL.

Modelo de Gestión, Manuales y Guías Redactados y Editados.

Trabajos similares obtenidos de la base de datos de los activos de PROVIAS RURAL.

Modelo de Gestión, Manuales y Guías Impresos y Empastados.

Trabajos similares obtenidos de la base de datos de los activos de PROVIAS RURAL.

Identificación de Proveedores Los proveedores que serán convocados para suministrar los servicios requeridos por el Proyecto son obtenidos en base a los activos de la organización (lecciones aprendidas de proyectos similares ejecutados), así como de Internet y guía amarilla. Gestión de Múltiples Proveedores Los múltiples proveedores serán calificados por tiempo de entrega de productos, disponibilidad, precio, garantía y soporte. Esta evaluación lo realizara el Comité Especial, el cual estará conformado por el Jefe del Departamento de Logística de Provías Rural y por dos miembros del Equipo del Proyecto. Coordinación de las Adquisiciones con otros aspectos del Proyecto Las coordinaciones entre los procesos de gestión logística y gestión de tiempo deben ser constantes, esto debido que cualquier cambio de fechas en el cronograma podría requerir cambios en las fechas pactadas de recepción de productos o servicios (tanto si las fechas se adelantan o se retrasan).

203



YUNGAY


12.1.3

En la solicitud de compras se debe establecer los plazos de entrega y disponibilidad necesarios para el cumplimiento del proyecto, además se deberá incorporar los tiempos de la gestión de la adquisición y se dará seguimiento una vez sea emitida la Orden de Compra o Contrato de Servicio. Si durante el seguimiento de la logística se identifica un retraso en la entrega de productos o servicios por responsabilidad del proveedor, dicha notificación debe coordinarse con anticipación pues ocasionará variación en el desarrollo de las actividades del cronograma. El impacto de la variación puede ser mayor o menor dependiendo la oportunidad de detección del incumplimiento de fechas. Es importante considerar la influencia que se tiene sobretodo en actividades que forman parte de la ruta crítica. Los reportes de performance de la compra se realizara una vez se verifique el producto analizando las características de la recepción (tiempo de entrega, tratamiento del equipo, calidad del producto, precio, servicio de post venta y soporte. El Gerente de Proyecto y el Jefe de Logística de Provías Rural, serán los responsables de llevar a cabo las coordinaciones entre los diferentes proveedores. Dichas coordinaciones tomarán en cuenta la secuencia de actividades establecidas en el cronograma del proyecto.

Asunciones • El Departamento de Logística de Provías Rural proveerá al Proyecto los

bienes y servicios que se encuentren fuera del alcance del Plan de Adquisiciones del Proyecto.

• Se asume que no existirán demoras en la entrega de los productos o entregables (Manuales y Guías)

Restricciones • Debido a que el financiamiento es con fondos provenientes de Contrato

de Préstamo Internacional con el BANCO MUNDIAL, se deberá utilizar procedimientos de contratación de acuerdo a las políticas y documentos estándar del mismo Banco.

• Se deberá cumplir con las fechas de entrega • Se tiene restricción en el presupuesto del proyecto, razón por la cual

cualquier adicional debe ser negociado con el cliente.

204

DISEÑO DE UN NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN PARA EL MANTENIMIENTO VIAL DE LOS

CAMINOS VECINALES EN LA PROVINCIA DE YUNGAY-ANCASH


12.1.3

Manejo de los Periodos de Adelanto Para efectos de determinar el Manejo de los Periodos de Adelanto de los entregables consideramos lo siguiente:

CUADRO Nº 12.1.3.1 (c) PERIODO DE ADELANTOS

PROVEEDOR ENTREGABLE ADELANTO

GARANTIAS

1

Equipos de Computo, accesorios y Licencias

45 % a la Firma del Contrato o Orden de Compra.

Carta Fianza o Póliza de Caución.

2

Edición e Redacción del Modelo de Gestión, Manuales y Guías



3

Impresión y Empaste del Modelo de Gestión, Manuales y Guías



Manejo de las Decisiones de Fabricación Propia o Compra Para efectos de determinar la fabricación directa o compra del producto o entregable consideramos los siguientes parámetros:

CUADRO Nº 12.1.3.1 (d)

DECISIONES DE FABRICACION PROPIA O COMPRA

Parámetros

Descripción Peso

Especialización

Conocimiento en la generación del entregable-producto.

40%

Recursos disponibles

Recursos disponibles para poder generar los entregables-producto del proyecto.

40%

Precio

Capacidad de negociar mejores condiciones en el precio que un externo.

20%

Cada uno de los entregables-producto del WBS se analiza contra los parámetros ponderados antes mencionados, evaluando la capacidad que tiene el equipo de proyecto para cumplir con el parámetro.

205




12.1.3

En este sentido, los entregables con puntaje por debajo o igual a 5 generan una decisión de compra y los entregables por encima de 5 generan una decisión de fabricación directa (ver cuadro sistema de decisión Hacer-Comprar) Después de efectuar la evaluación de entregables según el sistema de decisiones Hacer/Comprar, se identifican los entregables que tienen una puntuación menor-igual a 5 y en ese sentido se decide controlar los servicios para los siguientes entregables.

- Compra de Equipos de Computo, Accesorios y Licencias

- Modelo de Gestión, Manuales y Guías Redactados y Editados. - Modelo de Gestión, Manuales y Guías Impresos y Empastados

FECHAS PLANIFICADAS: Entregable: Compra de Equipos de Computo, Accesorios y Licencias Tipo de Proceso: Adjudicación Directa CRONOGRAMA DEL PROCESO FECHA PLANIFICADA

Aviso de Convocatoria 09-08-06 Registro de Participantes Del 10-08-06 al 21-08-06 Presentación de Consultas 15-08-06 Absolución de Consultas 17-08-06 Presentación y Apertura de Propuestas 24-08-06 Buena Pro 25-08-06 Orden de Compra / Contrato 28-08-06 Entrega de los Equipos de Computo, Accesorios y Licencias

01-09-06

Entregable: Edición y Redacción del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías. Tipo de Proceso: Selección Basada en Calificación de Consultores

Individuales por Invitación. CRONOGRAMA DEL PROCESO

FECHA PLANIFICADA

Invitaciones (Lista Corta) 01-01-07 Registro de Participantes Del 02-01-07 al 11-01-07 Presentación de Consultas 05-01-07 Absolución de Consultas 09-01-07 Presentación y Apertura de Propuestas 15-01-07 Buena Pro 22-01-07 Orden de Servicios/Contrato, Entrega de los Borradores del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías.

23-01-07

Entrega del Master Editado y Redactado del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías.

08-02-07

206



YUNGAY-ANCASH


12.1.3

Entregable: Impresión y Empaste del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías Tipo de Proceso: Adjudicación Directa CRONOGRAMA DEL PROCESO

FECHA PLANIFICADA

Aviso de Convocatoria 18-01-07 Registro de Participantes Del 19-01-07 al 29-01-07 Presentación de Consultas 24-01-07 Absolución de Consultas 26-01-07 Presentación y Apertura de Propuestas 02-02-07 Buena Pro 05-02-07 Orden de Compra / Contrato, se entrega el Master Editado y Redactado del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías para su impresión y empastado de 300 unidades de c/u.

12-02-07

Entrega de la Impresión y Empastado de 300 unidades del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías.

16-02-07

Identificación de Garantías de Cumplimiento Para efectos de Identificar Garantías de Cumplimiento, se ha respetado las Normas y Políticas del Banco Mundial, determinándose lo siguiente:

CUADRO Nº 12.1.3.1 (e)

GARANTÍAS GARANTÍA

CARACTERÍSTICAS

Garantía de Fiel

Cumplimiento

Para la Emisión de la Orden de Compra y/o suscripción del contrato, el postor beneficiado entregará una Carta Fianza o Póliza de Caución, a favor de PROVIAS RURAL, por un valor equivalente al 10% del monto del contrato y/o Orden de Compra. las mismas que deberán tener las siguientes características: incondicional, solidaria, irrevocable, de realización automática, sin beneficio de excusión, con vigencia hasta 15 días después de la aprobación: - Del Departamento de Logística de PROVIAS RURAL, por la Recepción a satisfacción de los Bienes

adquiridos, - Del Gerente de Proyectos por la recepción a satisfacción

de los servicios de Edición, Redacción, Impresión y Empastado del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías.

Garantía por Adelantos en

Efectivo

Se entregará los adelantos solicitados por el postor, previa entrega de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de treinta (30) días calendarios.

207



YUNGAY-ANCASH


12.1.3

Métricas de Adquisiciones El Gerente de Proyectos y el Asistente Técnico, trabajan juntos para recolectar y analizar las métricas que son utilizadas para monitorear la efectividad del proceso de entrega y el desempeño de los proveedores. Las métricas que aparecen en el siguiente cuadro son las utilizadas:

CUADRO Nº 12.1.3.1 (f) MÉTRICAS

MÉTRICAS PROPÓSITO

Numero de entregables atrasados

Monitorear la habilidad del Proveedor para cumplir con el cronograma.

Numero de días que el entregable esta atrasado

Monitorear el Nivel de atraso.

Numero de entregables rechazados

Monitorear la calidad de los entregables del Proveedor.

Numero de días de revisión del entregable

Monitorear la habilidad del equipo del proyecto para cumplir el cronograma.

12.1.3.2 ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO

COMPRA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, ACCESORIOS Y LICENCIAS Alcance Adquirir los equipos, accesorios y Licencias de computo, necesarios para el uso del equipo del proyecto. A continuación se detallan las Especificaciones Técnicas mínimas de los equipos, accesorios y Licencias de cómputo a adquirir:

208




12.1.3


CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS DE BIENES A ADQUIRIR CANTIDAD

EQUIPO DE COMPUTO

CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS COSTO US $

11

PC

Procesador: Pentium 4 531 3,0 Ghz ht, Memoria RAM: 1 GB, Disco Duro: 120 GB, Óptico: Grabador DVD, Monitor LCD 17”, Sistema Operativo: Window XP Home, incluye teclado y mouse

11,000.00

01

LAPTOP

Procesador: Pentium M740 1.73 Ghz, Memoria RAM: 512 MB, Disco Duro: 80 GB, Óptico: Grabador DVD, Monitor 14”, Sistema Operativo: Window XP Home, incluye teclado y mouse

1,800.00

06 MEMORIAS USB 1 GB, diseño metálico 600.00 01 LICENCIA MICROSOFT OFFICE 2003 350.00 01 LICENCIA MICROSOFT PROJECT 350.00 01 SERVICIO DE

INSTALACIÓN DE CABLEADO DE RED

INTERNO UTP CAT 5 PARA 11 COMPUTADORAS

800.00

02

IMPRESORAS

MULTIFUNCIONAL LÁSER, IMPRESORA, COPIADORA, ESCÁNER Y FAX HASTA 16 ppm

800.00

TOTAL US $ 15,700.00 SERVICIOS POR LA REDACCIÓN Y EDICIÓN DEL MASTER DEL MODELO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VIAL, MANUALES Y GUÍAS. Alcance El servicio de redacción y edición del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías, permitirá tener documentos bases o master, con formatos estandarizados debidamente graficados para el fácil entendimiento del usuario, a fin de poder reproducirlo. Objetivo • Cumplir con la fecha de entrega del servicio: la fecha máxima de

entrega del documento base o master es el: 08-02-06. • Cumplir con los estándares de calidad referidos en el plan de calidad

(ver checklist). Entregables:

ENTREGABLE CANT. COSTO US $

EDICION Y REDACCION DEL MASTER DE: . Guía para la Elaboración del Inventario Vial. . Manual de Supervisión y Control de Mantenimiento. . Guía para la Formación de Microempresas. . Modelo de Gestión para el Mantenimiento Vial

01

01 01 01

8,000.00

209

Servicio A continuación se detallan las principales características del servicio:

SERVICIO CARACTERÍSTICAS Estilo de Redacción

Tipo de letra: Arial 14 para titulo

Arial 12 subtitulo Arial 11 texto

Numeración correlativa de páginas Calidad de Hoja

Bond 80 Gramos Separadores de color.

Dimensiones Tamaño A-4 Fotografías A color mate, tamaño jumbo sin borde Gráficos A color y de acuerdo a escala indicada

SERVICIOS PARA LA IMPRESIÓN Y EMPASTE DEL MODELO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VIAL, MANUALES Y GUÍAS: Alcance El servicio de Impresión y Empaste del Modelo de Gestión de Mantenimiento Vial, Manuales y Guías, permitirá tener los productos entregables de óptima calidad, durabilidad y fácil uso.

Objetivos • Cumplir con la fecha de entrega del servicio: la fecha máxima de

entrega será el día: 16-02-07. • Cumplir con los estándares de calidad referidos en el Plan de Calidad

(ver checklist).

Entregables

ENTREGABLE CANT. COSTO US $

IMPRESIÓN Y EMPASTE DE: . Guía para la Elaboración del Inventario Vial. . Manual de supervisión y Control de Mantenimiento. . Guía para la Formación de Microempresas. . Modelo de Gestión para el Mantenimiento Vial

300 300 300 300

7,000.00

210




12.1.3

Servicio A continuación se detallan las principales características del servicio

SERVICIO CARACTERÍSTICAS

Calidad de Hoja

Bond 80 Gramos Separadores de color.

Dimensiones Tamaño A-4 Fotografías A color mate, tamaño jumbo sin borde Gráficos A color y de acuerdo a escala indicada Impresión Láser a color Encuadernación Empastado y cocido Tapas Plastificadas de color amarillo según diseño

211

CUADRO Nº 12.1.3.3 (a) SISTEMA DE DECISIÓN HACER-COMPRAR

Especialización 40% Recursos 20% disponibles

Precio 40% Entregables WBS

Puntaje Puntaje Ponderado



Puntaje

Entregable

Gestión del proyecto 9 3.6 9 1.80 9 3.6 9.00 Definición y Diseño Preliminar del Sistema 9 3.6 9 1.80 9 3.6 9.00 Información Histórica Investigada 9 3.6 3 0.60 9 3.6 7.80 Diagnostico del Modelo Anterior revisado 9 3.6 3 0.60 9 3.6 7.80 Contenido del Sistema de Gestión Diseñado 9 3.6 9 1.80 9 3.6 9.00 Borrador de los Documentos del Sistema de Gestión

9 3.6 9 1.80 9 3.6 9.00

Guía para la Formación de Microempresas 9 3.6 9 1.80 9 3.6 9.00 Manual de Control y Supervisión del Mantenimiento Vial

9 3.6 9 1.80 9

3.6 9.00

Guía para la Elaboración del Inventario Vial 9 3.6 9 1.80 9 3.6 9.00 Modelo de Gestión para Mantenimiento Documento Master del Sistema de Gestión 9 3.6 9 1.80 3 1.2 6.6 Modelo de Gestión, Manuales y Guías redactados y editados.

1

0.40

3

0.60

9

3.6

4.6

Modelo de Gestión, Manuales y Guías impresos y empastados.

1

0.40

1

0.20

9

3.6

4.2

Implantación del nuevo Sistema 9 3.6 9 1.80 3 1.20 6.6 Taller de Capacitación 9 3.6 9 1.80 3 1.20 6.6 Plan Piloto Inventario Vial 9 3.6 9 1.80 3 1.20 6.6 Validaciones 9 3.6 9 1.80 3 1.20 6.6

Escala Nivel

Capacidad Alta 9 Capacidad Media 3 Capacidad Baja 1

212



YUNGAY-ANCASH


12.1.3

12.2.3.1 DOCUMENTOS DE ADQUISICIÓN CUADRO Nº 12.2.3.1 (a) TIPOS DE PROCESOS DE SELECCION

PRODUCTO O ENTREGABLE TIPO DE PROCESO

Equipos, Accesorios y Licencias de Computo

Se utilizará el Proceso de Selección: Adjudicación Directa Selectiva, según Normas y Políticas del Banco Mundial.

Modelo de Gestión, Manuales y Guías Redactados y Editados.

Se utilizará el Proceso: Selección Basada en Calificaciones de Consultores Individuales, según Normas y Políticas del Banco Mundial.

Modelo de Gestión, Manuales y Guías Impresos y Empastados.

Se utilizará el Proceso de Selección: Adjudicación Directa Selectiva, según Normas y Políticas del Banco Mundial.

ÍNDICES ESTANDARIZADOS DE DOCUMENTOS DE ACUERDO AL TIPO DE PROCESO A UTILIZAR Los documentos de Adquisición están conformados de varias secciones que son estándar y no se pueden modificar. A continuación se presenta los índices estandarizados de acuerdo al tipo de proceso de selección a realizar: ADJUDICACIÓN DIRECTA 1.0 Convocatoria 2.0 Bases

2.1 Entidad que Convoca 2.2 Objeto 2.3 Valor Referencial 2.4 Fuente de Financiamiento 2.5 Sistema y Modalidad 2.6 Base Legal 2.7 Calendario del Proceso 2.8 Requisitos para ser Postor 2.9 Periodo de Validez de la Oferta 2.10 Contenido de los Sobres 2.11 Criterios de Evaluación 2.12 Del Contrato 2.13 De los Adelantos 2.14 De las Sanciones 2.15 De la Liquidación del Contrato 2.16 Del Lugar, Plazos y Entregas 2.17 De las Impugnaciones

3.0 Especificaciones Técnicas Requeridas 4.0 Formularios para la Presentación de las Propuestas

213



YUNGAY-ANCASH


12.1.3

SELECCIÓN BASADA EN CALIFICACIONES DE CONSULTORES INDIVIDUALES POR INVITACIÓN 1.0 Carta de Invitación 2.0 Condiciones Generales del Concurso 3.0 Datos Relativos al Concurso

3.1 Objetivo del Concurso 3.2 Entidad que Convoca el Concurso 3.3 Plazo de Duración de los Servicios 3.4 Financiamiento 3.5 Base Legal 3.6 Calendario del Concurso 3.7 Consultas 3.8 Aceptación de las Condiciones 3.9 Inspección Previa

4.0 De las Propuestas 4.1 Forma de presentación de Propuestas 4.2 Propuesta Técnica – Primer Sobre

4.2.1 Identificación del Postor -Proveedor 4.2.2 Declaraciones Juradas del Postor -Proveedor 4.2.3 Factores Referidos al Postor-Proveedor 4.2.4 Factores Referidos al Servicio Ofertado

4.3 Propuesta Económica – Segundo Sobre 4.3.1 Carta de Presentación de la Propuesta Económica

5.0 De la Presentación de Propuestas 6.0 Evaluación de las Propuestas 7.0 Apertura de la Propuesta Económica – Segundo Sobre 8.0 Otorgamiento de la Buena Pro 9.0 Recursos de Protesta 10.0 Cancelación del Proceso 11.0 Declaratoria de Desierto 12.0 Del Contrato 13.0 Fraude y Corrupción 14.0 Anexos

14.1 Anexo Nº 1 14.1.1 Identificación del Postor -Proveedor 14.1.2 Declaración Jurada del Postor que no tiene impedimento de contratar 14.1.3 Declaración Jurada del postor que se compromete a cumplir con los Servicios a Tiempo Completos 14.1.4 Declaración Jurada de Elegibilidad del Postor 14.1.5 Curriculum Vitae 14.1.6 Carta de la Presentación de la Propuesta Económica 14.2 Anexo Nº 2 Estructura Básica Mínima a Ofertar 14.3 Anexo Nº 3 Criterios y Puntajes para la Selección Basada en las Calificaciones del Proveedor de Servicios

214




12.1.3

15.0 Términos de Referencia 16.0 Proforma de Contrato

12.3.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN A UTILIZARSE EN LOS PROCESOS DE

ADJUDICACIÓN DIRECTA Esta modalidad de calificación obedece a una política del Banco Mundial BID, en cada una de las adquisiciones realizadas con fuente de financiamiento externo, para ADJUDICACIONES DIRECTAS; en la que se indica que: “Los Criterios Técnicos de Evaluación” son los que especificarán el nivel técnico mínimo que deben reunir los bienes y servicios conexos para cumplir con el programa de Suministro que sea posible, se deberá evaluar con base en un sistema que solo determina si las ofertas pasaron o no los niveles mínimos requeridos (en adelante se denominará “cumple / no cumple”). Este sistema incluye un mínimo nivel de aceptabilidad para cada criterio enumerado.”

CUADRO Nº 12.2.3.1 (b) ETAPA DE EVALUACION TECNICA EN LA ADJUDICACIÓN DIRECTA

ASPECTOS TÉCNICOS (Requisito Eliminatorio)

CUMPLE / NO CUMPLE

Cumplimiento de los requisitos mínimos solicitados en las Especificaciones Técnicas.

Plazo de entrega del producto, dentro de los ........... días calendario (Los postores que no cumplan con este requisito no calificaran, teniéndose por no presentada su propuesta.

Plazo de Garantía del bien, no menor a ........... meses Copia simple de ordenes de compra o contratos atendidos (no mayor a 10 documentos).

Declaración Jurada de capacitación al personal, cuando corresponda.

Declaración Jurada de garantía de stock de repuestos por un plazo mínimo de ........ meses, cuando corresponda.

ETAPA DE EVALUACIÓN ECONÓMICA EN LA ADJUDICACION DIRECTA Los Postores estarán en la libertad de proponer los precios que consideren mas convenientes en sus ofertas; no existe el uso de bandas de precios (bracketing).

Se otorgará la Buena Pro, a la Propuesta Económica mas baja y que cumpla con todos los requisitos exigidos en la Evaluación Técnica.

215



YUNGAY-ANCASH


12.1.3

CRITERIOS DE EVALUACIÓN A UTILIZARSE EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN BASADA EN CALIFICACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES POR INVITACIÓN Esta modalidad de calificación obedece a una política del Banco Mundial – BID, en cada una de las adquisiciones realizadas con fuente de financiamiento externo, para los PROCESOS DE SELECCIÓN BASADOS EN CALIFICACIONES DE CONSULTORES INDIVIDUALES POR INVITACIÓN, en la que se indica que: “Los Criterios Técnicos de Evaluación” tendrán un puntaje de acuerdo al siguiente formulario

CUADRO Nº 12.2.3.1 (c) ETAPA DE EVALUACIÓN TÉCNICA EN PROCESOS DE SELECCIÓN

BASADOS EN CALIFICACIONES DE CONSULTORES INDIVIDUALES POR INVITACIÓN

a) Presentación de Documentos

CONFORMIDAD DOCUMENTOS SOLICITADOS

Cumple No Cumple

Fotocopia de Títulos Académicos obtenidos Formulario estándar de Currículum Vitae Fotocopia de Certificados de Trabajo

b) Grado Académico y Experiencia del Consultor Técnico

DESCRIPCIÓN Puntaje

asignado según nivel

Puntaje máximo posible

Puntaje evaluado

FORMACIÓN ACADÉMICA

TITULO DE MAESTRIA 3 TITULO Y COLEGIATURA 7

10

EXPERIENCIA GENERAL (Acumulada) (Trabajos efectuados en Ingeniería Civil, a partir de la fecha de la Colegiatura)

Igual o mayor a 10 años 10 Igual o mayor a 8 y menor a 10 años 8 Igual o mayor a 7 y menor a 8 años 7 Igual o mayor a 6 y menor a 7 años 6 Menor a 6 años 5

10

216

EXPERIENCIA ESPECÍFICA (Acumulada) 30

PROYECTOS EN EL ÁREA ESPECIFICA: REDACCION Y EDICION (a partir de la fecha de obtención de la Colegiatura) (Cantidad de meses / hombre información extraída del Currículum Vitae)

Con igual o mayor a 20 meses 30 Igual o mayor a 16 y menor a 20 meses 25 Igual o mayor a 12 y menor a 16 meses 20 Igual o mayor a 8 y menor a 12 meses 15 Igual o mayor a 4 y menor de 8 meses 10 Menor a cuatro meses 0 METODOLOGÍA DE TRABAJO El Consultor deberá describir en forma detallada como va ha realizar el trabajo de la Edición y Redacción, que técnicas aplicara. (No mas de 05 hojas)

10

CALIDAD DEL TRABAJO 30 - De acuerdo a lo exigido en los Términos de

Referencia y además agrega mejoras de acuerdo a su experiencia.

30

De acuerdo a lo exigido en los Términos de Referencia. 15

- No esta de acuerdo a lo exigido en los Términos de Referencia. 00

PLAZO DE ENTREGA - Entrega antes de lo establecido 10 - Entrega en la fecha fijada

05

-

No puede cumplir con la fecha fijada 00

10

TOTAL PUNTAJE DE EVALUACIÓN MAX 100

CUMPLE NO CUMPLE

PUNTAJE MÍNIMO PARA CALIFICAR MIN: 70

Nota 1. Tanto la experiencia general como la específica serán consideradas a partir de la fecha de obtención del certificado de colegiatura.

Nota 2. La información deberá contar con el respaldo respectivo para cada uno de los proyectos. Se considera documento como respaldo: Si ha trabajado independientemente: contratos más acta de recepción o contratos más certificado de conformidad de ejecución del servicio otorgado por el Cliente. Si ha trabajado como servidor del Estado se requiere el documento del encargo de Editor/ Redactor y/o el certificado de haber cumplido dicho encargo.

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12.1.3

ETAPA DE EVALUACIÓN ECONÓMICA EN PROCESOS DE SELECCIÓN BASADOS EN CALIFICACIONES DE CONSULTORES INDIVIDUALES POR INVITACIÓN. El Comité Especial, convocará al Postor que haya ocupado el primer lugar en el orden de prelación de la Evaluación Técnica y procederá a negociar la Propuesta económica, de conformidad con las Bases. Si en las negociaciones no se llega a un acuerdo, el Postor podrá desistir de su participación, o PROVIAS RURAL podrá dar por concluida la negociación, en ambas situaciones se convoca al Postor que haya ocupado el siguiente orden de prelación, repitiéndose el proceso hasta llegar a un acuerdo final. Las razones para la descalificación de la propuesta del Consultor deberán ser justificadas por la Comisión en el informe final de evaluación. Si no se llega a un acuerdo final con ninguno de los Postores, el Proceso será declarado desierto.

Todos los demás sobres no aperturados, presentados por los otros postores permanecerán sellados, y en caso de firmarse el contrato, serán remitidos al Archivo Central de Provías Rural.

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12.1.3

ANEXO Nº 12.2.3.1 (a)

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS POR EL BANCO MUNDIAL PARA LA COMPRA DE BIENES MEDIANTE ADJUDICACIÓN DIRECTA

INSTRUCCIONES Cada entidad debe adjuntar en esta sección las especificaciones técnicas para cada uno de los ítems que se requieran. La redacción de las especificaciones técnicas debe ser precisa y clara, con el objetivo de evitar cualquier mala interpretación o confusión por parte de los Postores. Las especificaciones técnicas deben estipular que todos los bienes a ser provistos deberán ser nuevos y del modelo más reciente o actual, no aceptándose prototipos. NORMAS DE CALIDAD, MARCAS Y NÚMEROS DE CATÁLOGOS Las especificaciones no deben hacer referencia a marcas de fábrica, números de catálogo o tipos de equipo de un determinado fabricante, a menos que se haya decidido que es necesario hacerlo para garantizar la inclusión de un determinado diseño esencial, o características de funcionamiento, construcción o fabricación. En tal caso, esas referencias deben estar seguidas de las palabras "o su equivalente", junto con los criterios para establecer esa equivalencia. Las especificaciones deberán permitir propuestas de equipos, artículos o materiales alternativos que tengan características similares, presten igual servicio y sean de calidad igual o superior a la establecida en dichas especificaciones. Los bienes a ser adquiridos deben cumplir con las normas técnicas nacionales emitidas por INDECOPI o similar, en relación a todo lo que disponga dicha entidad. En ausencia se podrán utilizar normas internacionales. Sin embargo, se aceptarán bienes que cumplan otras normas reconocidas que aseguren prestaciones iguales o superiores a las normas mencionadas. Además de los requisitos que describan las especificaciones técnicas de los bienes, éstos también deben cumplir condiciones complementarias, como ser Garantías necesarias, Servicios Conexos, Tiempo Mínimo de Provisión de Repuestos, Lugar(es) de entrega, Lugar(es) donde se prestan los Servicios de Asistencia Técnica, Medios de Transporte, Embalaje, Inspecciones o pruebas, Manuales y Seguros, y aquellos que correspondan por el tipo de bien a ser adquirido. A continuación se detallan los más importantes, de los cuales, no necesariamente todos deben estar incluidos en las especificaciones técnicas, su inclusión es opcional y depende de las características del bien y los requisitos solicitados por el Convocante. Se debe además especificar que los costos de las condiciones complementarias elegidas deben ser parte de la propuesta económica.

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12.1.3

GARANTÍAS NECESARIAS: Algunos bienes pueden requerir de ciertas garantías del fabricante y/o del proveedor, para lo cual, se deben definir los requisitos con los que debe cumplir la garantía y éstos deben estar establecidos en el formato que se presenta más adelante. Las garantías pueden señalar requisitos de tiempo de validez de la garantía, reemplazo de partes o repuestos, si la mano de obra está incluida, tiempos de respuesta y otras necesidades específicas del bien a adquirir. SERVICIOS CONEXOS: En algunas oportunidades es necesario que los bienes que se adquieran incluyan servicios conexos (es decir servicios directamente relacionados a los bienes adquiridos) por ejemplo, instalación de los bienes, mantenimiento, capacitación del personal que los utilizará y otros. En estos casos es importante que se defina (en el mismo formato que las especificaciones técnicas del bien) qué condiciones deben cumplir estos servicios y si además de los servicios, la empresa o los personeros de la misma deben cumplir con ciertos requisitos. TIEMPO MÍNIMO DE PROVISIÓN DE REPUESTOS: La disponibilidad de los repuestos, la oportunidad, así como su precio, pueden ser factores a ser evaluados. Es importante que se defina si se requiere que los repuestos estén disponibles en un tiempo mínimo y si se adquirirían en este proceso además los repuestos. Cuando los repuestos son adquiridos en este proceso de contratación, los repuestos deben ser indicados en la lista de precios de los bienes. Los requisitos deben ser definidos en el formulario de Propuesta de Especificaciones Técnicas y la lista de repuestos debe estar detallada en el Formulario de Disponibilidad de Repuestos. LUGAR(ES) DE ENTREGA: La entidad debe indicar claramente el o los lugares donde se realizará la entrega / recepción de los bienes; junto a cualquier otro requerimiento de inspecciones, pruebas, o servicios conexos para su instalación, mantenimiento, capacitación, puesta en marcha, etc.. Siendo el destino final de los bienes el lugar de su entrega definitiva, este debe ser indicado con precisión para su ubicación y dirección. LUGAR DONDE SE PRESTAN LOS SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA: La entidad debe solicitar que el lugar donde se prestan los servicios de asistencia técnica sea el adecuado, y esté próximo a las instalaciones de la entidad. MEDIOS DE TRANSPORTE: Cuando corresponda, la entidad debe especificar cuáles son los medios de transporte mínimo necesario que debe utilizar el Postor. EMBALAJE: Cuando corresponda, la entidad debe especificar las necesidades de embalaje que se requiere tengan los bienes.

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12.1.3

INSPECCIÓN O PRUEBAS: Cuando fuese necesario, el Convocante debe indicar qué inspecciones o pruebas se realizarán a los bienes y si los costos relacionados deben ser incluidos en el precio de propuesta. MANUALES: Cuando corresponda, se deben solicitar los manuales de operación, mantenimiento, reparación u otros, de los bienes objeto de la contratación, los mismos deberán estar redactados en idioma español o traducidos a este idioma, si la entidad convocante no dispone lo contrario, en cuyo caso deberá especificar el idioma.

SEGUROS A requerimiento de la entidad, se pueden solicitar los seguros que ésta considere necesarios. Finalmente es recomendable que los bienes simples, tengan aproximadamente 15 requisitos o menos, los bienes un poco más complejos tengan 30 requisitos o menos y solamente aquellos bienes muy complejos superen el número recomendado de 30 requisitos.

LISTA DE PAÍSES MIEMBROS DEL BANCO MUNDIAL Elegibilidad Alemania El Salvador Noruega Argentina Eslovenia Países Bajos Austria España Panamá Bahamas Estados Unidos Paraguay Barbados Finlandia Perú Bélgica Francia Portugal Belice Guatemala Reino Unido Bolivia Guyana República Dominicana Brasil Haití Suecia Canadá Honduras Suiza Colombia Israel Suriname Costa Rica Italia Trinidad & Tobago Croacia Jamaica Uruguay Chile Japón Venezuela Dinamarca México Ecuador Nicaragua Territorios y Dependencias Elegibles - Antillas Holandesas - DA (Aruba, Curação, Bonaire, St. Maarten, Saba y St.

Eustatius) participan como Departamentos de Países Bajos. - Guadalupe, Guyana Francesa, Martinica y Reunión - participan como

Departamentos de Francia. - Puerto Rico - participa como Estado Asociado o que forma parte de los Estados

Unidos. NOTA: Debe consultarse al Banco con relación a la elegibilidad de las otras repúblicas sucesoras de la ex-República Socialista de Yugoslavia para llevar a cabo adquisiciones con motivo de préstamos del Banco.

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12.1.3

ANEXO Nº 12.2.3.1 (b)

PROFORMA DE CONTRATO DE COMPRA DE BIENES Conste por el presente documento un contrato de _____________que celebran de una parte _____________ legalmente constituida y existente conforme a la legislación peruana, con domicilio en_____________, representada por _____________, que en adelante se denominara ell COMPRADOR y de la otra parte _________________, con domicilio en -_________________ inscrita en los Registros Públicos __________ bajo el número de partida, representada por _____________ según poder otorgado mediante escritura pública de fecha _______ inscrita en ________ , que en adelante se denominara el PROVEEDOR, bajo los siguientes términos PRIMERA.- ANTECEDENTES El COMPRADOR, mediante invitación Nº ___________ invitó a empresas y firmas comerciales interesadas a que presenten propuestas económicas para su evaluación, todo bajo las normas y regulaciones para contratación del Organismo Financiador Banco Mundial (BM) , según el Contrato de Préstamo Nº ___________, suscrito entre este Organismo y el Gobierno de la República del Perú, en aquellas que no contravengan a las primeras. La Comisión de Calificación del COMPRADOR, luego de efectuado el análisis y evaluación de las Propuestas Económicas, habiendo emitido informe y recomendación a la Autoridad competente del COMPRADOR -informe que fue aprobado- otorgó la Buena Pro, resolviendo adjudicar la provisión de los bienes a _________, por haber sido calificada en primer lugar, al cumplir su propuesta con todos los requisitos de la Invitación y ser la más aceptable y conveniente a los intereses del COMPRADOR. SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO El PROVEEDOR se compromete y obliga por el presente Contrato, a entregar ________, que en adelante se denominará los BIENES, con estricta y absoluta sujeción a este Contrato, a los documentos que forman parte de él y dando cumplimiento a las normas, condiciones, precios, dimensiones, regulaciones, obligaciones, especificaciones, tiempo de entrega, lugar de entrega y características técnicas establecidas en los documentos del Contrato y a las cláusulas contractuales contenidas en el mismo. Para la completa provisión de los BIENES dentro de las especificaciones técnicas que forman parte del presente Contrato, así como para garantizar la calidad de la misma, el PROVEEDOR se obliga a efectuar la provisión de acuerdo a los documentos de Invitación y Propuesta. QUINTA.- PLAZO DE PROVISIÓN Y LUGAR DE ENTREGA El PROVEEDOR entregará los BIENES en estricto acuerdo a los documentos de Carta de Invitación, a la propuesta adjudicada y a las especificaciones técnicas en el plazo de __________ días calendario, que serán computados a partir de la firma del presente Contrato y de acuerdo al Cronograma del Servicio / Adquisición, que el proveedor entregara a la firma del presente contrato. El lugar de entrega de los BIENES ha sido convenido y mantiene conformidad con los lugares especificados en el(los) Cuadro(s) de Distribución de Bienes, incluidos en la sección I - Especificaciones Técnicas de los Documentos de Licitación, que forman parte de los Documentos de Invitación y del presente contrato.

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12.1.3

SEXTA.- PRECIO O MONTO DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO El monto total propuesto y aceptado por ambas partes para la ejecución del objeto del presente contrato es de _________________. El precio o valor final de la provisión, será el resultante de aplicar los precios unitarios de la propuesta adjudicada a las cantidades de BIENES efectiva y realmente provistas. Queda establecido que los precios unitarios consignados en la propuesta adjudicada obligan a la provisión de BIENES nuevos y de primera calidad, sin excepción. Este precio también comprende todos los costos de verificación, transporte, impuesto, aranceles, gastos de seguro de los BIENES a ser provistos, es decir, todo otro costo que pueda tener incidencia en el precio hasta su entrega definitiva en el lugar o lugares de entrega convenidos, de forma satisfactoria. Es de exclusiva responsabilidad del PROVEEDOR, efectuar la provisión contratada dentro del monto establecido, ya que no se reconocerán ni procederán pagos por provisiones que hiciesen exceder dicho monto.

El precio del contrato será pagado de acuerdo al cronograma de entregas pactado (único, periódico o en partes), solo se realizara previa redacción del “Acta de Recepción a Satisfacción”, caso contrario, esto es, que los bienes entregados no cumplan con la cantidad o calidad acordada para dicha entrega, EL COMPRADOR retendrá el monto a abonar hasta su cumplimiento satisfactorio, aplicando en su caso las penalidades correspondientes, salvo que se opte por la resolución del contrato.

Sin perjuicio de lo antes señalado, y en caso la partes soliciten un anticipo, el mismo que no puede ser mayor a _____% del monto total del contrato; este, de ser aceptado, será entregado con un máximo de _____ días posteriores a la entrega por parte del PROVEEDOR de una garantía por anticipo equivalente al monto del mismo. En dicho caso, el monto del anticipo será descontado del pago a efectuarse en las posteriores entregas de los bienes de acuerdo al cronograma pactado.

La garantía por anticipo deberá cumplir los mismos requisitos que la garantía por cumplimiento, y deberá ser devuelta una vez que el mismo fuese descontado en las posteriores entregas.

SÉPTIMA.- GARANTÍA El PROVEEDOR garantiza la correcta, cumplida y fiel ejecución del presente contrato en todas sus partes con la Carta Fianza o Póliza de Caución Nº _________________ emitida por____________ por el 10% del valor del contrato que corresponde a ____________. El importe de dicha garantía en caso de cualquier incumplimiento contractual incurrido por el PROVEEDOR, será pagado a favor del COMPRADOR, sin necesidad de ningún trámite o acción judicial, a su sólo requerimiento. Empero, si se procediera a la recepción definitiva de los BIENES objeto de provisión, dentro del plazo contractual y en forma satisfactoria, hecho que se hará constar mediante el Acta de Recepción Definitiva suscrito por ambas partes contratantes, dicha garantía será devuelta después de la liquidación del contrato, conjuntamente con el Certificado de Cumplimiento de Contrato.

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12.1.3

El PROVEEDOR, tiene la obligación de mantener actualizada la garantía de cumplimiento de contrato, cuantas veces lo requiera por razones justificadas el COMPRADOR, quien llevará el control directo de vigencia de la misma bajo su responsabilidad. OCTAVA.- DOCUMENTOS DEL CONTRATO Para cumplimiento de lo preceptuado en el presente contrato forman parte del mismo los siguientes documentos: 8.1 Documentos de Invitación Nº_______________. 8.2 Carta de Invitación 8.3 Documentos completos de propuesta del PROVEEDOR 8.4 Especificaciones Técnicas de los bienes a adquirir NOVENA.- SUPERVISIÓN El PROVEEDOR no podrá por ningún motivo impedir o perjudicar las labores de supervisión que efectúe el COMPRADOR indistintamente, a través de la persona natural o jurídica que designe para esa tarea. DECIMA.- IMPUESTOS El PROVEEDOR es el único y exclusivo responsable de cualquier impuesto emergente del presente contrato. DECIMO PRIMERA- PROHIBICIÓN Ningún representante, distribuidor, agente o empleado del PROVEEDOR está autorizado para modificar, extender o cambiar los alcances y determinaciones del presente contrato DECIMO SEGUNDA.- CAUSAS DE FUERZA MAYOR Y/O CASO FORTUITO Con el fin de exceptuar al PROVEEDOR de determinadas responsabilidades por mora durante la vigencia del presente contrato, el COMPRADOR tendrá la facultad de calificar las causas de fuerzas mayor y/o caso fortuito que pudieran tener efectiva consecuencia sobre el cumplimiento del contrato. Se entiende por fuerza mayor al obstáculo externo imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraña al hombre y que impide el cumplimiento de la obligación (Ejemplo: incendios, inundaciones y otros desastres naturales). Se reputa caso fortuito al obstáculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, proveniente de las condiciones mismas en que la obligación debía ser cumplida (Ejemplo: conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.). Si se presentase una situación de fuerza mayor el PROVEEDOR notificará al COMPRADOR de inmediato y por escrito la situación y sus causas. Salvo que el COMPRADOR instruya al PROVEEDOR por escrito, éste continuará cumpliendo sus obligaciones del contrato en la medida en que sea razonablemente posible y procurará por todos los medios a su alcance cumplir aquellas no afectadas por la situación de fuerza mayor. DECIMO TERCERA.- MOROSIDAD Y SUS PENALIDADES Queda convenido entre las partes que el plazo de la provisión y entrega de los BIENES empieza a correr a partir de la firma del contrato.

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12.1.3

A los efectos de aplicarse morosidad en la provisión, el COMPRADOR y el PROVEEDOR tendrán muy en cuenta el plazo total estipulado por cuanto si el plazo total fenece sin que se haya concluido con la provisión en su integridad y en forma satisfactoria, el PROVEEDOR se constituirá en mora. El PROVEEDOR se constituirá en mora sin necesidad de ningún previo requerimiento por parte del COMPRADOR, obligándose por el solo hecho del vencimiento del plazo a pagar por cada día calendario de retraso en el cumplimiento del contrato, una multa equivalente ____________ por cada día de atraso. De establecer el COMPRADOR que como emergencia de la aplicación de multas por moras en la provisión se ha llegado al límite máximo del 10% del monto total del contrato, evaluará esta situación a efectos del procesamiento de la Resolución del contrato, si corresponde, conforme a lo estipulado en este mismo documento. Las multas serán cobradas mediante descuentos establecidos expresamente por el COMPRADOR, del pago o pagos pendientes, sin perjuicio que el COMPRADOR ejecute la garantía de cumplimiento de contrato y proceda al cobro de las multas y al resarcimiento de daños y perjuicios, por medio de las acciones judiciales pertinentes de acuerdo a lo establecido por el Código Procesal Civil DECIMA CUARTA.- RESOLUCIÓN DEL CONTRATO De conformidad con el literal “C” del artículo 41º de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, en concordancia con los artículos 143º y 144º del Reglamento de la referida ley, la presente relación contractual será resuelta de pleno derecho y sin necesidad de intervención judicial alguna ante la concurrencia de las siguientes causales: Incumplimiento de cualesquiera de las cláusulas contenidas en este contrato, así como la contravención a los documentos de invitación. Incumplimiento de normas legales. Quiebra del PROVEEDOR o disolución de su empresa. Incumplimiento injustificado y/o reiterado del plazo establecido para la entrega de los BIENES. Renuncia escrita del PROVEEDOR. Cuando las multas impuestas alcancen el 10% del monto total del contrato. Efectos: Cuando las causas de resolución sean atribuibles al PROVEEDOR, la ejecución del contrato quedará suspendida definitivamente, debiendo procederse a efectuar una conciliación de cuentas, así como la ejecución de las garantías, de conformidad a la cláusula sexta del presente contrato. Independientemente de lo estipulado en el párrafo anterior, el COMPRADOR se reserva el derecho a utilizar otros recursos que le reconoce la ley. DECIMA QUINTA.- NORMAS DE CALIDAD APLICABLES Los BIENES suministrados de conformidad con el presente contrato se ajustarán a las normas de calidad mencionadas en las especificaciones técnicas y, cuando en ellas no se mencionen normas de calidad aplicables, a las normas de calidad existentes o cuya aplicación sea apropiada en el país de origen de los BIENES.

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12.1.3

DECIMA SEXTA: DE LA SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.- Por la presente Cláusula, las partes acuerdan que cualquier controversia que surja desde la celebración del contrato será resuelta mediante arbitraje, conforme a las disposiciones de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. El arbitraje será resuelto por un Tribunal Arbitral, según lo dispuesto en el artículo 189º del Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850. A falta de acuerdo en la designación de los mismos o del Presidente del Tribunal, o ante la rebeldía de una de las partes en cumplir con dicha designación, la misma será efectuada por el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado conforme a las disposiciones administrativas del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado o conforme al Reglamento del Centro de Arbitraje al que se hubiesen sometido las partes. El laudo arbitral emitido es vinculante para las partes y pondrá fin al procedimiento de manera definitiva, siendo el laudo inapelable ante el Poder Judicial o ante cualquier instancia administrativa. DECIMA SEPTIMA: DE LA INEFICACIA DE LA CESIÓN.- Las partes convienen de manera expresa, formal y voluntaria que los derechos que se adquieren por el presente contrato no podrán cederse a terceros; en ese sentido, toda operación de cesión, de cualquier tipo, realizada al amparo de lo establecido en el artículo 1206º del Código Civil, deviene en ineficaz; pudiendo el deudor oponerse a la misma, de acuerdo a lo previsto en el artículo 1210º del mismo cuerpo legal. DECIMO OCTAVA: DISPOSICIONES GENERALES.- Todo lo no estipulado en el Contrato, se regirá por lo dispuesto en el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 012-2001-PCM; su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2001-PCM y las normas relativas a la locación de servicios contenidas en el Código Civil. Las partes se ratifican en que no podrán transferir ni total ni parcialmente a terceros, los derechos y obligaciones que se adquieren; asimismo EL PROVEEDOR no podrá alterar, modificar o sustituir las características de su propuesta durante la vigencia del presente contrato. En señal de conformidad y para su fiel y estricto cumplimiento firman el presente contrato en 4 ejemplares de un mismo tenor y validez el ___________, en representación legal del COMPRADOR, y el ___________ en representación legal del PROVEEDOR.

EL COMPRADOR EL PROVEEDOR

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12.1.3

ANEXO Nº 12.2.3.1 (c) PROFORMA DE CONTRATO DE SERVICIOS

Conste por el presente documento, el Contrato de Locación de Servicios que celebran de una parte, el Proyecto Especial de Infraestructura de Transporte Rural - PROVIAS RURAL del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, con RUC Nº ____________ con domicilio en________________________, debidamente representado por su Director Ejecutivo, _____________________, identificado con D.N.I. N° __________, designado por Resolución Ministerial N° _________ del __________, a quien en adelante se le denominará PROVIAS RURAL y, de la otra parte _____________, con RUC Nº ______________, con domicilio legal en ______________________, distrito de _________, provincia de _______; con facsímil Nº _________ y dirección electrónica _______________, para efectos de las notificaciones a que hubiera lugar en la ejecución del presente Contrato; debidamente representado por su _________, identificado con D.N.I. N° ____________, con poder inscrito en __________ del Registro de Personas Jurídicas de Lima, a quien en lo sucesivo se le denominará EL LOCADOR, quienes suscriben, bajo los términos y condiciones siguientes:

CLÁUSULA PRIMERA: ANTECEDENTES 1.1 PROVIAS RURAL es una Unidad Ejecutora del Pliego Ministerio de Transportes

y Comunicaciones, creado por Decreto Supremo N° 033-2002-MTC, de fecha 12.07.2002 de carácter temporal con autonomía técnica, administrativa y financiera, encargada de las actividades de preparación, gestión, administración y ejecución de proyectos de infraestructura de transporte, relacionada con la Red Vial Rural, así como de la planificación, gestión y control de actividades y recursos económicos que se emplean para el mantenimiento y seguridad de las carreteras y puentes de la Red Vial Rural.

1.2 Con Resolución Vice Ministerial N° ...-2006-MTC/02, de fecha ..............., se aprobó el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Unidad Ejecutora 007 – Pro Vías Nacional, del Ministerio de Transportes y Comunicaciones correspondiente al ejercicio presupuestal 2006, en el cual se encuentra incluido el Servicio de ___________________; con Memorándum N° _________, de fecha _____________, la Gerencia de __________ solicita a la Gerencia de Planificación y Presupuesto, la asignación de la Previsión Presupuestal para el ejercicio 2006, para atender el referido servicio; el requerimiento fue atendido por la citada Gerencia, con Informe N° ______.-200__-MTC/21 de fecha _____, asignando la Previsión Presupuestal, según la Cadena Funcional Programática que forma parte del referido Informe, por el monto total de S/. ______________.

1.3 En atención al requerimiento formulado por la Gerencia de __________, mediante Memorándum N° ________, de fecha __________, la .________ de PROVIAS RURAL, expidió la Resolución N° _______ de fecha .______, a través de la cual aprobó el Expediente de Contratación del proceso de selección para la Contratación del Servicio de _______________; y,

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12.1.3

1.4 En virtud de las disposiciones legales vigentes, el Comité Especial de PROVIAS

RURAL, designado mediante Resolución Vice Ministerial Nº ________.-200__-MTC/21 de fecha ________ llevó a cabo el proceso de ______________, para la contratación del Servicio anteriormente mencionado; cuyas Bases fueron aprobadas administrativamente con Resolución N° ______de fecha ___________

1.5 Mediante Acta de fecha ____________, el Comité Especial acordó otorgar la Buena Pro a la Propuesta Técnico - Económica presentada por _____________, al proceso de selección de _______________, por el monto total de S/. _______ (_________________ y ../100 Nuevos Soles), que incluye los tributos de Ley y cualquier otro concepto que pueda incidir sobre el costo del servicio contratado. Dicho resultado se publicó en el SEACE, de acuerdo a lo establecido en el artículo 135º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante D.S. Nº 084-2004-PCM.

CLÁUSULA SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO Por el presente, PROVIAS RURAL contrata a EL LOCADOR, para la prestación del servicio de ______________________; acorde a lo establecido en las Bases, Términos de Referencia y su Propuesta Técnico - Económica que forman parte integrante del Expediente del Proceso de _________ aludido y descrito en el numeral 1.4 de la Cláusula Primera del presente Contrato. CLÁUSULA TERCERA.- OBLIGACIONES GENERALES DE EL LOCADOR 3.1 Prestar sus Servicios de conformidad con los términos y condiciones de este

Contrato, Bases Administrativas, Términos de Referencia, su Propuesta Técnico – Económica, y los dispositivos legales y reglamentarios vigentes sobre la materia.

3.2 Se compromete a no utilizar la información producto del presente Contrato para fines distintos, ni durante su ejecución ni después del término del mismo, sin que medie autorización escrita otorgada por PROVIAS RURAL.

3.3 Prestar directamente sus Servicios, no estando permitida la cesión de obligaciones.

CLÁUSULA CUARTA.- OBLIGACIONES DE PROVIAS RURAL 4.1 Proporcionar a EL LOCADOR toda la documentación e información requerida y

disponible, relacionada con los fines del presente Contrato. 4.2 Efectuar el pago a EL LOCADOR como contraprestación de sus Servicios, previa

conformidad de la Gerencia de _____________ de PROVIAS RURAL. 4.3 Supervisar los Servicios prestados por EL LOCADOR.

CLÁUSULA QUINTA.- VIGENCIA DEL CONTRATO 5.1 La vigencia es por _____(__) _______, contados a partir del día siguiente de

suscrito el presente Contrato. 5.2 El plazo pactado en el numeral 5.1 de la presente Cláusula podrá prorrogarse por

necesidad del Servicio de PROVIAS RURAL, estando dicha prórroga sujeta al requerimiento sustentado y previa aprobación de la Entidad, de acuerdo a las normas y disposiciones legales vigentes.

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12.1.3

CLÁUSULA SEXTA.- ASPECTOS ECONÓMICOS 6.1 El monto total correspondiente a los Servicios objeto del presente Contrato,

asciende a la suma de S/. _____________ (__________ y __./100 Nuevos Soles), que incluye todos los impuestos de Ley, y cualquier otro concepto que pueda incidir sobre el costo del servicio a prestar. La afectación presupuestaria de gastos del presente Contrato se atenderá con la siguiente Cadena Funcional Programática Año Fiscal – 200__, según Informe N° ___.-200__-MTC/21, de fecha ______, de la Gerencia de Planificación y Presupuesto: Unidad Ejecutora 008 PROVIAS RURAL FTE. FTO. 0901 Recursos Directamente Recaudados SECTOR 36 Transportes y Comunicaciones

PLIEGO 036 Ministerio de Transportes y Comunicaciones

FUNCIÓN 16 Transporte PROGRAMA 052 Transporte Terrestre SUBPROGRAMA 0143 Conservación de Carreteras PROYECTO 1.00111 Conservación de Carreteras COMPONENTE 3.00693 Gestión Administrativa MNEMONICO 0029 META 00631 Gestión Administrativa de la Sede

Central

CLASIF. DE GASTO 5.3.11.66 Redacción y Edición de Manuales Impresión y Empaste de Manuales y Guías

CLÁUSULA SETIMA.- FORMA DE PAGO 7.1 PROVIAS RURAL se obliga a efectuar el pago en Nuevos Soles a EL

LOCADOR, dentro de los diez (10) días siguientes de otorgada la conformidad del servicio, adjuntando el respectivo comprobante de pago.

7.2 La conformidad del servicio está a cargo de la Gerencia de _________ de

PROVIAS RURAL. El plazo para dicha aprobación no excederá de los diez (10) días de ser prestados los servicios.

7.3 Concluidas las obligaciones de EL LOCADOR, se dará por terminado y liquidado

los Servicios en forma automática con la aprobación de PROVIAS RURAL; siempre y cuando no hubiere sanciones y/o penalidades que el mismo área solicitante del Servicio informe y establezca a través de una liquidación.

CLÁUSULA OCTAVA.- RETENCIONES DE IMPUESTOS 8.1 De acuerdo con la Legislación Tributaria vigente, se aplicarán los Impuestos de

Ley que correspondan.

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12.1.3

8.2 De crearse otros impuestos durante la vigencia del presente Contrato, éstos serán asumidos por cada parte, según disponga la correspondiente Norma Legal.

CLÁUSULA NOVENA: GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO 9.1 El Locador se compromete para la suscripción del presente contrato la

presentación de una CARTA FIANZA o POLIZA DE CAUCION, por el monto equivalente al 10% del monto del presente contrato, a fin de garantizar el cumplimiento del mismo, garantías que deberán presentar las siguientes características: Incondicional, Solidaria, Irrevocable, de Realización Automática, sin beneficio de excusión con vigencia hasta por 15 días después de la aprobación de los servicios Por el mérito de la suscripción del presente Contrato EL LOCADOR se compromete a cumplir con el objeto previsto, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado, en caso de incumplimiento.

CLÁUSULA DÉCIMA.- DE LAS PENALIDADES Y RESOLUCIÓN DEL CONTRATO 10.1 En caso de retraso injustificado en la ejecución de la prestación del Servicio

contratado, previamente comunicado por PROVIAS RURAL, se aplicará a EL LOCADOR una penalidad por cada día de atraso, hasta por un equivalente al 10% del Monto del Contrato.

Esta penalidad será deducida del pago final o de la liquidación del Contrato, la penalidad se aplicará y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:

0.10 x Monto del Contrato Penalidad diaria = --------------------------------------- F x Plazo en días

Donde : F = 0.40 (Plazo menor a 60 días)

Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, PROVIAS RURAL, podrá resolver el Contrato por incumplimiento, de conformidad con lo establecido en el Artículo 222° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM.

10.2 Las partes podrán resolver el contrato de mutuo acuerdo por causas no atribuibles a éstas o por caso fortuito o fuerza mayor, estableciendo los términos de la resolución, que hagan imposible a cualesquiera de las partes continuar con los Servicios y prestaciones pactados y en los casos de abandono y/o desempeño insuficiente o negligente, debidamente comprobados.

10.3 Si cualesquiera de las partes incumpliera sus obligaciones, la parte perjudicada

deberá requerirla mediante Carta Notarial para que las satisfaga en un plazo no mayor a cinco (05) días, bajo apercibimiento de resolver el Contrato, conforme al procedimiento establecido en el Artículo 226° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM.

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12.1.3

10.4 PROVIAS RURAL podrá resolver el presente Contrato sin perjuicio de las

acciones legales a que hubiere lugar, en caso de que la actuación de EL LOCADOR no esté encuadrada dentro de las disposiciones legales vigentes, entonces asumirá las responsabilidades que la Ley establece al respecto.

10.5 En caso de resolución contractual, EL LOCADOR entregará a PROVIAS RURAL,

bajo responsabilidad toda la documentación relacionada con sus Servicios. 10.6 Para resolver el presente Contrato por incumplimiento, se aplicará lo establecido

en el Artículo 41° inciso c), y Artículo 45° del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y Articulo 225° de su Reglamento, aprobados por Decretos Supremos N° 083-2004-PCM y N° 084-2004-PCM, respectivamente, a los cuales se sujetan ambas partes Contratantes.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- MODIFICACIONES 11.1 El presente Contrato, no podrá ser modificado o reformado, sino de conformidad

con la Ley y por mutuo acuerdo entre las partes contratantes. En tal caso, se formulará en documento aparte, que se incluirá como Adenda o Cláusula Adicional, la misma que formará parte integrante del presente instrumento contractual.

11.2 Se podrán efectuar modificaciones al contrato siempre que no impliquen variación alguna en las características técnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas durante el desarrollo del proceso de selección.

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- DOMICILIO LEGAL 12.1 Para los efectos de todas las comunicaciones entre PROVIAS RURAL y EL

LOCADOR, ambos señalan como su domicilio el indicado en la introducción del presente Contrato, donde se les entregará los avisos y notificaciones a que hubiere lugar y no podrá ser variado, salvo por aviso notarial, que deberá ser comunicado con tres (03) días hábiles de anticipación a su vigencia.

12.2 En caso de incumplimiento continuará surtiendo todo efecto legal cualquier notificación que se curse y dirija al domicilio legal señalado en la introducción de este Contrato.

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- NOTIFICACIONES 13.1 Para los fines del presente Contrato, constituyen formas válidas de comunicación

las que PROVIAS RURAL efectúe a través de los medios electrónicos, como son el fax y/o correo electrónico, para lo cual se utilizarán los números telefónicos y direcciones electrónicas indicados por EL LOCADOR en la introducción del presente Contrato y/o en la Declaración Jurada de datos contenida en su Propuesta Técnica.

13.2 Para este fin la Cédula de Notificación como Anexo Nº 01 del presente Contrato,

con sus antecedentes, transmitida por cualesquiera de los medios electrónicos señalados precedentemente deberá consignar obligatoriamente la fecha cierta en que ésta es remitida, oportunidad a partir de la cual surtirá efectos legales.

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YUNGAY-ANCASH


12.1.3

13.3 Una vez efectuada la transmisión por fax o por correo electrónico, la notificación

en el domicilio físico de EL LOCADOR no será obligatoria; no obstante, de producirse no invalidará la notificación efectuada con anticipación y por los medios indicados, computándose los plazos a partir de la primera de las Notificaciones efectuadas, sea bajo cualquier modalidad.

13.4 Es de responsabilidad de EL LOCADOR mantener activos y en funcionamiento el

facsímile (fax) y dirección electrónica consignada en la introducción del presente Contrato; asimismo, de conformidad con el artículo 40º del Código Civil, el cambio de domicilio físico y para efectos del presente Contrato, de fax y de dirección electrónica, sólo será oponible a PROVIAS RURAL si ha sido puesto en su conocimiento de manera indubitable.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA.- CLAUSULA ARBITRAL 14.1 Por la presente Cláusula, las partes acuerdan que cualquier controversia que surja

desde la celebración del Contrato, se resolverá mediante los procedimientos de conciliación y/o arbitraje, de acuerdo a los dispositivos legales pertinentes.

14.2 Si la conciliación concluyera por inasistencia de una o ambas partes, con un

acuerdo parcial o sin acuerdo, las partes se someterán a un Arbitraje de Derecho, a fin que se pronuncie sobre las diferencias no resueltas o resuelva la controversia definitivamente. El procedimiento arbitral, se efectuará conforme a lo dispuesto por el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, aprobados por Decretos Supremos N° 083-2004-PCM y N° 084-2004-PCM, respectivamente.

14.3 El Laudo Arbitral es definitivo e inapelable, tiene el valor de cosa juzgada y se

ejecuta como una sentencia. 14.4 El Laudo Arbitral así como sus correcciones, integraciones y aclaraciones deberán

ser remitidos al CONSUCODE por el árbitro único o el tribunal arbitral en el plazo de cinco (05) días hábiles de notificado, para que pueda ejecutarse en la vía correspondiente, según procedimiento establecido en el Artículo 289° del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo N° 084-2004-PCM.

14.5 Las partes acuerdan que no es obligatorio adjuntar recibo de pago o comprobante

de depósito de cualquier entidad bancaria, o fianza solidaria por la entidad a favor de la parte vencedora, para efectos de interponer recurso de anulación del Laudo Arbitral ante el Poder Judicial.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- DOCUMENTOS CONFORMANTES DEL CONTRATO 15.1 Forman parte integrante del presente Contrato los documentos que se detallan a

continuación, y el orden de prelación para la interpretación del presente instrumento contractual es el siguiente: 1.- Contrato. 2.- Las Bases Integradas (Absolución de consultas y observaciones).

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12.1.3

3.- Propuesta Técnica y Económica de EL LOCADOR (Oferta Ganadora). 4.- Anexo Nº 01: Modelo de Notificación.

15.2 La relación jurídico contractual está subordinada a las disposiciones contenidas

en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850, Ley de Contracciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, aprobados por Decretos Supremos Nos. 083 y 084-2004-PCM, respectivamente, y supletoriamente por el Código Civil y demás normas conexas, por lo que es obligatorio remitirse a estas normas y a los principios que las inspiran para la aplicación de las Cláusulas del Contrato, su correcta interpretación en caso de vacíos, discrepancias con el Expediente de Contratación y/o la Propuesta Técnico - Económica de EL LOCADOR, o, en casos en que el Contrato, el Expediente de Contratación o las Propuestas contravengan la Ley y/o Reglamento.

CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA.- RESERVA DE LA INFORMACIÓN EL LOCADOR se obliga a mantener en reserva la información relacionada con la ejecución del Servicio, la cual es propiedad exclusiva de PROVIAS RURAL. CLÁUSULA DÉCIMA SETIMA.- DE LA JUSTIFICACIÓN La justificación por el no cumplimiento de la prestación o la demora en el cumplimiento de la prestación se sujeta a lo dispuesto en la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, anteriormente citados, en su defecto el Código Civil y demás normas conexas. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA.- DE LA RESPONSABILIDAD 18.1 Las sanciones se aplican a EL LOCADOR sin perjuicio de la indemnización del

daño ulterior y no lo eximen de las responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar.

18.2 Las sanciones, administrativas y pecuniarias, aplicadas a EL LOCADOR, no lo eximen de cumplir con las demás obligaciones del Contrato.

Las partes declaran estar conformes con los términos de este Contrato y documentos detallados en su Cláusula Décima Quinta. Se suscribe en dos (02) ejemplares, el presente Contrato. En la ciudad de Lima, al

PROVIAS RURAL EL LOCADOR

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12.1.3

ANEXO Nº 12.2.3.1 (d)

Cédula de Notificación por Medios Electrónicos (Fax o correo electrónico)

CEDULA Nº

FECHA DIA MES AÑO

DESTINATARIO (En caso de Consorcio indicar denominación de este y nombre de los que lo integran)

NUMERO DE FAX DEL DESTINATARIO (Según Contrato o documento comunicando cambio)

DIRECCIÓN ELECTRÓNICA DEL DESTINATARIO (Según Contrato o documento comunicando cambio)

DOCUMENTO NOTIFICADO

CONTENIDO (Indicar los documentos que se remiten conjuntamente con la Cédula de Notificación)

ASUNTO / SUMILLA (Indicación del asunto y breve reseña del contenido)

VENCIMIENTO (Señalar último día del plazo para que la Entidad notifique pronunciamiento)

DIA MES AÑO

El reporte de transmisión por Fax o la impresión del correo electrónico enviado, acreditan la oportunidad de la efectiva transmisión de esta Cédula de Notificación para todos los efectos legales y contractuales.

La notificación de la decisión administrativa en el domicilio físico no es obligatoria, sin embargo, de producirse, no invalidará la notificación efectuada con anticipación y por los medios indicados, computándose los plazos a partir de la primera de las Notificaciones efectuadas, sea bajo cualquier modalidad.

_______________________ Notificador

234




12.1.3

CIERRE DEL CONTRATO

Un contrato esta cerrado cuando todo el trabajo descrito en el y en el enunciado del trabajo (SOW) ha sido completado, cuando todo el dinero comprometido en el contrato ha sido gastado o cuando el Gerente de Proyecto u otra autoridad oficial de la organización lo da por terminado. Cuando sea prudente hacerlo el Asistente Técnico del Proyecto, debe revisar el estado de las actividades y entregables comprendidos y asegurar que el proveedor este cumpliendo dentro de lo previsto, para completar todas sus obligaciones dentro del plazo establecido. En ese momento se debe realizar una Auditoria del Sistema de Gestión de Registros (SGR), del file del contrato y del archivo para asegurar que toda la documentación del contrato este completa y al día, esto permite al Asistente Administrativo del Proyecto resolver cualquier discrepancia antes que el proveedor se vaya. Todos los entregables incluidos en el Sistema de Gestión de Registros (SGR) deben ser verificados para asegurar que fueron recibidos o cancelados, cualquier retraso de entregables o temas pendientes deben resolverse antes del fin del contrato. Al final del contrato, los registros deben ser archivados de acuerdo a los requerimientos establecidos y copias impresas de ellos deben ubicarse en la carpeta del proyecto. El Asistente Administrativo del Proyecto actualizara el Sistema de Gestión de Registro (SGR) para indicar que el contrato ha sido cerrado y que todo el personal del proveedor queda registrado como inactivo para los fines del proyecto.

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YUNGAY

CLAUSURA FORMAL DEL PROYECTO

3.2.5.1

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YUNGAY


3.2.5.1

CLAUSURA FORMAL DEL PROYECTO CIERRE ADMINISTRATIVO DEL PROYECTO Procedimiento Una vez que se hace entrega de i) La Guía para la elaboración del Inventario Vial, ii) El Manual de Supervisión y Control de la Ejecución del Mantenimiento Vial, y iii) La Guía de conformación de Microempresas, se llevan a cabo los siguientes pasos que forman parte del proceso de formalización de cierre del proyecto, el cual tiene como objetivo:

• Formalizar la terminación del proyecto con la Notificación de cierre del Proyecto.

• Generar la carta de Aceptación del Cliente. • Genera los Archivos del proyecto. • Documentar Lecciones Aprendidas.

Formalizar la terminación del proyecto Una vez que la Municipalidad Provincial de Yungay recibe los documentos que conforman el Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay, el Gerente del Proyecto formalizará la entrega de los Manuales y Guías en los cuales se detallan diferentes procesos y procedimientos técnicos, administrativos y legales de simple entendimiento y principalmente descriptivos que puedan ser utilizados para planificar, ejecutar y controlar las labores de mantenimiento de los caminos vecinales, redactando la Notificación de cierre del proyecto, en la cual se indicará la fecha de terminación del proyecto por el Equipo del Proyecto (ver formato de notificación de cierre del Proyecto). Generar la carta de aceptación del producto por parte del cliente Para efectos de asegurar la total satisfacción del cliente con respecto a los documentos – Manuales y Guías - que conforman el Sistema de Gestión para el Mantenimiento Vial de los Caminos Vecinales en la Provincia de Yungay, se suscribe la Carta de Aceptación del Cliente de acuerdo al formato abajo detallado. Generar los archivos del proyecto El expediente del proyecto está integrado por todos aquellos documentos generados durante el ciclo de vida del proyecto.

• Charter del proyecto • Enunciado del Alcance del Proyecto • Definición del Alcance • Inventario de entregables (WBS) • Planes de gestión del proyecto

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YUNGAY


3.2.5.1

• Cambios en el alcance • Informes de desempeño • Presentaciones de avance • Resumen económico final • Evaluación de desempeño de los participantes del Equipo de Proyecto • Lecciones aprendidas • Carta de aceptación del cliente • Notificación de cierre de proyecto

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YUNGAY

CONCLUSIONES

CONCLUSIONES

En esta investigación hemos podido identificar las áreas importantes dentro de la elaboración de un proyecto para la iniciación y cierre exitoso del mismo. No cabe duda que cada una de las áreas del conocimiento son importantes para lograr éxito del proyecto, sin embargo, consideramos como más importante el área de conocimiento de la Gerencia del Recursos Humanos , la cual estará al frente de cada una de las fases de dicho proyecto y depende 100% del profesionalismo y deseos de éxito de cada persona involucrada en el proyecto para la culminación exitosa del mismo. Es importante, desde el principio de un Proyecto tomar en cuenta aspectos tan críticos como los riesgos y los costos para asegurar el éxito del Proyecto, teniendo definido este aspecto se podrá controlar mejor el avance del Proyecto y hacer frente a los problemas que pudieran presentarse en la ejecución del mismo. Se concluye que del adecuado sistema de control de los cambios en un Proyecto dependerá que se cumpla con los objetivos en tiempo, costo y calidad, para ello el alcance debe ser conocido y aceptado por todos los interesados; los cambios que se acepten deberán estar alineados con los objetivos del Proyecto y de ser necesario para el buen desenvolvimiento del mismo. A lo largo de la elaboración del presente trabajo, se ha observado la importancia de las comunicaciones, se concluye que para llevar el proyecto a buen término es imprescindible que todos los involucrados en el Proyecto tengan conocimiento de los puntos relevantes y sean participes de las decisiones dentro del Proyecto, asimismo, la conocimiento con el cliente debe ser constante, escuchar sus requerimientos y plantear alternativas en beneficio de ambas partes.

Gest Mant Yungay

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