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CAMARA DE COMERCIO E INDUSTRIA PERUANO-ALEMANA
DEUTSCH-PERUANISCHE INDUSTRIE- UND HANDELSKAMMER Lima, 10 de julio 2014
Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales
Contenido:
I. Las ferias como instrumento de marketing
II. Planificación y organización de la participación ferial
III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana
Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales
Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:
Darse a conocer / presentarse en el mercado como empresa con sus productos/servicios, como institución jjj y/o país
Establecer contactos con potenciales jjjjclientes internacionales
Probar y/o lanzar nuevos productos o servicios
Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales
Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:
Cerrar contratos de venta
Mantener y desarrollar contactos personales existentes
Fortalecer la identidad corporativa de la empresa y mostrar constancia
Acuerdos de cooperaciones diversas
Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales
Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:
Estudiar la situación actual del mercado (recopilación y análisis de información)
Observación de la competencia
Evaluación de la competitividad jjjjde la propia empresa
Las ferias internacionales especializadas: Herramientas de marketing multifuncionales
Objetivos que se pueden lograr, sujetos a la feria y a la preparación adecuada de la empresa:
Requerimientos de los potenciales jjj jjjjclientes/compradores (sus reacciones jjjja la oferta presentada)
Descubrir nichos de mercado / desarrollar nuevos productos
Conocer las tendencias, novedades y jjjjjcambios del mercado
La Feria como Instrumento Multifuncional
Objetivos de Expositores en ferias
Fuente: Encuesta realizada a 500 empresas expositoras en ferias especializadas - Auma
Ejemplo feria FRUIT LOGISTICA:
Objetivos de los Expositores y grados en que se alcanzaron (2013)
Fuente: Messe Berlin
Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales
I. Las ferias como instrumento de marketing
II. Planificación y organización de la participación ferial:
1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión
2. Cronograma de actividades
3. Cómo organizar el stand individual
4. Trabajo de marketing pre- y postferial
III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana
Algunos criterios de evaluación previa de cada empresa para la toma de la decisión de participar en una feria:
• ¿Estoy en condiciones de presentar una oferta de productos o jjjjservicios competitiva?
• ¿Tengo suficiente conocimiento sobre mis mercados objetivos?
• Definir los objetivos propios
• Cruzar la información de la feria a elegirse con las características y los jjjobjetivos de la empresa
• Comparar los beneficios esperados vs. la inversión requerida
Algunos criterios de evaluación previa de cada empresa para la toma de la decisión de participar en una feria:
• Participar en ferias es un proceso y una inversión a mediano o largo plazo
• Gran parte del éxito que pueda tener el expositor está sujeto al nivel de jjjcalidad de la organización y el trabajo de marketing antes, durante y jjjdespués de su participación en la feria…
• ... y de su capacidad de encontrar la forma óptima de atraer y convencer a jjjsus grupos objetivo Evaluar la alternativa de primero asistir a la feria de su sector como jjjjvisitante observador
Criterios de Selección de la Feria adecuada
• El producto o servicio concuerda con el tema de la feria
• Se llega a los grupos objetivo
• Importancia en el mercado por el lado de la oferta
• Utilidad adicional: - grupos objetivo secundarios - actividades complementarias
• Tendencias económicas y del desarrollo del mercado
• Situación y objetivos propios
Análisis de la Feria seleccionada
Las grandes ferias internacionales generalmente están en condiciones de proporcionar, entre otros, los siguientes informes y estadísticas destinados a la evaluación de sus características:
• Oferta de exposición detallada
• Datos y número de expositores por productos y por países
• Estructura de los visitantes por países, por tipo de actividad y jjjpor intereses en determinados sectores de la oferta de jjjexposición
• Encuestas de opiniones sobre la feria realizada a los expositores y visitantes
• Notas de prensa sobre tendencias generales del mercado observadas en la última feria
14
Fuentes para el Análisis y la Selección de Ferias
www.auma.de/es
7,000 ferias a nivel
internacional
4 idiomas: alemán, inglés,
español, francés
Acceso libre de costo
15
Fuentes para el Análisis y la Selección de Ferias Fuentes para el Análisis y la Selección de Ferias
Formas de Participación como Expositor
• Expositor individual
• Expositor dentro de un stand colectivo
Presupuesto de Inversión (stand individual)
1. Alquiler del espacio según tipo de stand
2. Inscripción en el catálogo
3. Construcción / Diseño / Decoración de stand
4. Mobiliario y equipos técnicos
5. Electricidad y agua
6. Limpieza
7. Decoración interna del stand
Presupuesto de Inversión (otros)
8. Agente de carga / Flete
9. Muestras y material de promoción
10. Intérprete / Anfitriona
11. Alojamiento
12. Vuelo (Pasajes)
13. Costo de personal y otros gastos administrativos internos
14. Otros
Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales
I. Las ferias como instrumento de marketing
II. Planificación y organización de la participación ferial:
1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión
2. Cronograma de actividades (incl. participar con stand individual)
3. Cómo organizar el stand individual
4. Trabajo de marketing pre- y postferial
III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana
Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)
meses antes acciones a tomar
Evaluación de la situación propia, del mercado/de la feria, definición de objetivos Cálculo de costos y evaluación de recursos
Tomar decisión de participar
Inscripción para solicitar la reserva de stand Reserva de vuelo y alojamiento
15
12
8
Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)
meses antes acciones a tomar
Elección de los productos y/o servicios a exhibirse Recepción y revisión de la confirmación de stand
Inscripción en el catálogo Planificación del stand, buscar constructor y solicitar cotización
Elaboración del material de promoción (catálogo, folletos, etc. de la empresa)
7
6
5
Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)
meses antes acciones a tomar
Iniciar promoción / marketing preferial: • invitación a potenciales clientes • actividades de prensa
Solicitar cotización a agente de carga / información sobre reglamentos de importación
Solicitar servicios (intérprete, electricidad, etc.)
Confirmar constructor de stand
Trámite de visa
4
3
Cronograma de Actividades seleccionadas hasta el inicio de la feria (a modo de ejemplo)
meses antes acciones a tomar
Confirmar con agente de carga (envío de muestras) y línea aérea
Recopilar documentos importantes
Viajar
Verificar construcción del stand
Recibir muestras
Decoración interna del stand
2 semanas
1 semana 2 días
Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales
I. Las ferias como instrumento de marketing
II. Planificación y organización de la participación ferial:
1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión
2. Cronograma de actividades
3. Cómo organizar el stand individual
4. Trabajo de marketing pre- y postferial
III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana
Formulario(s) de Inscripción
Datos básicos de la empresa
Tamaño mínimo y máximo del stand
Ancho y profundidad del stand
Tipo de stand
Construcción de uno o dos pisos
Pabellón o exteriores
Productos a exhibirse
Otros Tipos de Documentos
Condiciones de participación
Planos del recinto ferial y de los halls
Documentación / formularios para pedir diversos servicios
Ofertas de ubicaciones y confirmaciones dede stands
Planos con la ubicación del stand
Fechas límites y la “letra chica”
Titulo Diapositiva
Ubicación del Stand
Distribución de los pabellones o halls en el el recinto ferial: por temas, por países o por productos, etc.
Ubicación de la competencia
Distancia a las principales puertas de entrada del hall y/o a los pasillos fffiprincipales
Los objetivos del expositor
Tamaño del stand
Algunas Reglas Generales para el Stand
Diseño, Construcción, Decoración y Equipamiento del Stand
Construcción abierta o cerrada
Área de exposición e información jjjj(productos o servicios a exhibirse, jjjjdegustaciones, etc.)
Área para reuniones
Salas cerradas para reuniones, jjjjpresentaciones u otro tipo de jjjjeventos
Cocina, almacén para folletos, jjjjjcatálogos y abrigos
Muebles (Counter, mesas altas y/o bajas y sillas)
Tipo, tamaño y ubicación del stand
Tipo de construcción
Elección del constructor
Diseño, Construcción, Decoración y Equipamiento del Stand
Iluminación
Decoración gráfica (gigantografías)
Vitrinas u otros para la exhibición de jjjjmuestras
Formularios para los protocolos de jjjjlas reuniones y encuestas
Folletos, catálogos, listas de precios y jjjjotros documentos para las jjjjnegociaciones
Equipos técnicos (teléfono, fax, jjjjinternet, refrigerador, etc.)
Bebidas y piqueos
Personal del Stand
Conocimientos sobre sus productos y mercados
Carácter comunicativo y conocimientos intraculturales
Amabilidad y paciencia
Conocimientos de idiomas extranjeros
Flexibilidad
Experiencia ferial
Capacidad de trabajar bajo presión
Apoyo externo (anfitrionas, intérpretes)
Atracciones del Stand
Presentaciones de productos o servicios exhibidos
Medios audiovisuales
Degustaciones
Artistas (grupos de músicos, bailarines, etc. son permitidos dependiendo de las normas de la feria y normalmente en días y/o horarios limitados)
Sorteos, concursos y/o regalos
Algunas medidas para atraer a los visitantes de la feria (cuáles de ellas son las adecuadas dependerá del grupo objetivo del expositor):
Atracciones del Stand
Transporte de los productos a exhibirse (muestras)
Se recomienda contratar a una empresa de transportes local con experiencia en jjjjferias y trabajar con un agente de carga oficial de la feria (suministro puntual, jjjjdocumentos requeridos, conocimiento de los requisitos aduaneros, etc.)
Ubicación y presentación de los productos a exhibirse
Ubicación y presentación de los productos a exhibirse
Stands: ejemplos
2004
2009
Stands: ejemplos
2009
2013
FRUIT LOGISTICA: La participación de expositores peruanos en la feria
desde la primera participación oficial de Perú en el año 2003 FRUIT LOGISTICA: El Pabellón de Perú organizado por PROMPERU
creció de 30 m² en el año 2003 hasta 510 m² en el 2014
2003 2014
Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales
I. Las ferias como instrumento de marketing
II. Planificación y organización de la participación ferial:
1. Evaluación, selección de la feria adecuada y toma de decisión
2. Cronograma de actividades
3. Cómo organizar el stand individual
4. Trabajo de marketing pre- y postferial
III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana
Promoción de los Expositores (algunas actividades)
Directa (personal) Indirecta
Inscripción en el catálogo impreso y jjjjvirtual de la feria
Trabajo de prensa vía medios jjjjespecializados
Gremios privados
Entidades gubernamentales
Avisos publicitarios
Cartas/Emails y/o tarjetas de invitación dirigidas a clientes y a potenciales clientes identificados
Envío de material informativo jjjjsobre los productos o servicios (folletos, catálogos, muestras, etc.)
Entradas de cortesía
Algunos aspectos para el tipo, contenido y la calidad del Material Promocional del Expositor
Tipo de materiales (folletos, catálogos, USBs, CDs, páginas web, etc.) dependiendo a los grupos objetivos “Menos puede ser más”, pero sin obviar los puntos más importantes del jjjjjmensaje que se desea transmitir y ajustarlos al interés esperado de los jjjjjgrupos objetivo El material debe dejar una imagen de optimismo, seriedad y profesionalismo, jjjjque coincida con la realidad del expositor La calidad del material debe cumplir con estándares internacionales
Algunos aspectos para el tipo, contenido y la calidad del Material Promocional del Expositor
Adaptación a los mercados / países (grupos objetivo del expositor) en todo jjjjsu contenido (traducción en los idiomas correspondientes, sólo inclusión de jjjjinformación y material grafico de interés para el receptor) Mostrar creatividad, respetando el sentido de “buen gusto” del grupo objetivo La información incluida debe ser fácil de entender y didáctica
Materiales de Promoción e Información de los Organizadores Feriales para los Expositores
(algunos ejemplos)
Material gráfico, por ej. stickers con el logo de la feria para pegarlos en la correspondencia
Folletos para visitantes y posters
Vales para entradas (dependiendo de la feria pueden tener un costo)
Canales de Promoción e Información de los Organizadores Feriales para los Expositores
Catálogo impreso y virtual de los expositores
Contactos de revistas especializadas, gremios especializados y otras jjjjinstituciones importantes de un sector
Sus páginas web y otras publicaciones incluyen en muchos casos informes jjjjactuales y tendencias sobre los respectivos mercados (según la temática de jjjjla feria)
El catálogo virtual de www.anuga.com
Titulo Diapositiva
El “Virtual Market Place”: Catálogo virtual de la feria ITB (acceso vía: www.itb-berlin.com)
Seguimiento Postferial
Cartas/Emails de agradecimiento a los visitantes
Envío rápido de documentos solicitados
Seguimiento (comunicaciones escritas, telefónicas jjjjj y/o visitas a empresa)
Responder las consultas en coordinación con los jjjjdepartamentos (ventas, logística, representantes, etc.)
Actividades internas: - Informes de las reuniones feriales a losjcolegas relevantes - Elaboración/actualización base de datos de contactos/clientes
Participar en las encuestas realizadas por los organizadores de la feria u otras institucionesjrelevantes
Seguimiento Postferial
Análisis de los protocolos de las reuniones en la feria y de las encuestas jjjjrealizadas a los visitantes del stand
Análisis de los resultados de la participación y, en caso satisfactorio, jjjjevaluación y planificación de la participación en la próxima feria, etc., etc. ...
Cómo alcanzar el Éxito en Ferias Internacionales
I. Las ferias como instrumento de marketing
II. Planificación y organización de la participación ferial
III. El Area de Ferias de la Cámara Alemana
Empresas peruanas en ferias “Made by Germany”
131
148
2012 2013
574
764
2012 2013
Visitantes
+ 33%
Expositores
+ 13%
2012 2013
1,771 2,077
Area de Exposición (m2)
+ 17%
Cámara Peruano-Alemana
Representante Oficial de Ferias Alemanas
Asesoramiento para expositores y visitantes
Información detallada sobre ferias
Los objetivos feriales y cómo lograrlos
Elección de la feria más adecuada para empresas y sus productos
Eficaz preparación ferial y seguimiento post-ferial
Condiciones de participación (inversión, plazos, etc.)
Servicios del Area de Ferias
Servicios del Area de Ferias
Venta de entradas para visitantes
Preparación y entrega de materiales informativos
Conferencias y seminarios
Coordinación con agencias de viaje para la elaboración de paquetes jjjpromocionales
Coordinación y organización de stands colectivos
Preparación ferial y seguimiento post-ferial
Venta de seguros médicos internacionales con tarifas preferenciales
Comercio Exterior
Ferias
Mediación
jobXchange
SES – Senior Experten Service
Plataforma de encuentro: Club empresarial Peruano-Alemán
Consultoría para empresas
Tarea pública / relaciones bilaterales
Nuestros servicios:
La Cámara de Comercio e Industria Peruano-Alemana
¡Muchas gracias por su atención!
Cámara de Comercio e Industria Peruano-Alemana
Av. Camino Real 348, Of. 1502
Telf: 441-8616 | www.camara-alemana.org.pe
Michael Rehmer
Gerente del Area de Ferias
mr@camara-alemana.org.pe