Post on 25-Jan-2017
2
Простое управление документооборотом
и бизнес процессами в единой системе
3
• EСМ система на основе open source платформы Alfresco.
• Гибкое современное решение адаптированное под реалии российского бизнеса.
• Готовые модули, каждый из которых может использоваться отдельно:
Договоры;
ОРД и корреспонденция;
Электронный архив;
Совещания;
Задачи и поручения;
Доверенности;
Страховые случаи;
Кредитный конвейер;
Кейс-менеджмент.
Решаемые задачи
• Сокращение срока согласования документов;
• Простое и эффективное управление архивом документов;
• Контроль и учет исполнения задач, поручений и согласований;
• Увеличение скорости документооборота;
• Повышение прозрачности работы организации;
• Быстрый поиск необходимой информации;
• Возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решений;
• Обеспечение конфиденциальности, распределение прав доступа;
• Возможность задавать типовые маршруты и бизнес-процессы;
• Контроль деятельности организации из любой точки.
4
Функциональные возможности системы
Маршруты и бизнес-процессы
- Наличие готовых маршрутов для согласования документов;
- Создание новых маршрутов, а также редактирование существующих;
- Возможность корректировки сроков согласования, списка согласующих;
- Ведение истории согласований и разногласий;
- Для нестандартных ситуация – возможность моделировать и следить за выполнением сквозных бизнес процессов уровня предприятия в нотации BPMN 2.0.
5
Функциональные возможности системы
Возможность выстроить организационную структуру предприятия и установить права доступа
- Широкий функционал для настройки учетных записей пользователей (подчинение, руководство, клиенты, поставщики и т.д.);
- Задание прав доступа, как для типов учетных записей, так и индивидуально для каждого пользователя;
- Использование справочников с перечнем подразделений и должностей для создания организационной структуры предприятия.
6
Функциональные возможности системы
Журналы документов
В интерфейсе системы Citeck EcoS для удобной навигации пользователя по спискамдокументов реализованы соответствующие журналы, которые позволяютгруппировать документы по сходной тематике. Таких журналов документов можетбыть любое количество. Например, свой журнал для каждого подразделения илипроекта, журналы ОРД и корреспонденции для делопроизводителей и журналдоговоров для юристов и др.
7
Функциональные возможности системы
Управление версиями документов
При любом изменении документа будет создана новая версия, а такжезафиксированы время создания и автор версии. Все версии документа сохраняются иотображаются в контрольной карточке. И можно в любой момент отследить всюисторию изменений или быстро вернуться к предыдущей версии договора.Система позволяет сравнивать версии как online, через веб-интерфейс, так и сиспользованием ПО MS Word. При этом на экране сравнения все изменения будутвыделены цветом.
8
Функциональные возможности системы
Связи между документами и хранение файлов
Система позволяет:
Создавать связи между документами (например, договор со счетом и дополнительным соглашением).
Загружать файлы любых типов, относящихся к договору или другим документам. При этом файлы прикрепляются к карточке документа и могут быть просмотрены.
9
Функциональные возможности системы
Эффективный поиск файлов и документов
Citeck Ecos обеспечивает как поиск документа по любому из атрибутоврегистрационной карточки, так и по фрагменту текста документа. Так же в системепредусмотрена фильтрация документов по любым полям его карточки.
10
Функциональные возможности системы
Генерация документов по шаблонам MS Word и PDF
- Использование механизма шаблонов для подготовки типовых документов;
- Возможность создать документ в формате MS Word И PDF, использую заранее подготовленный шаблон и автоматически подставить в него данные из карточки документа;
- Возможность генерировать шаблоны практически для всех типов документов;
- Наличие в системе предустановленных шаблонов на основные типы документов используемые в РФ.
11
Функциональные возможности системы
Индивидуальный интерфейс рабочего места
Рабочее место пользователя системы легко может быть настроено в зависимости от требований сотрудника компании и позволяет обеспечить доступ к необходимым ему для работы документам, задачам, отчетам используя интерфейс домашней страницы.
12
Функциональные возможности системы
Работа со справочникамиДля удобства пользователей предусмотрена возможность управления справочниками. Как линейными, так и вложенными. При этом пользователь имеет возможность:
• Использовать пред настроенные справочники;
• Создавать новые, в т.ч. взаимозависимые;
• Выбирать поля из справочников в карточках документов;
• Импортировать значения справочников из учетных систем и других источников.
13
Функциональные возможности системы
Построение отчетности
По умолчанию настроены следующие виды отчетности:
• Статистические отчеты по исполнительской дисциплине;
• Сводные отчеты по исполнению документов;
• Сводные отчеты по статусам обработки документов;
• Журналы регистрации документов и многое другое;
Кроме этого имеется возможность настройки шаблонов для отчетов, в том числе графических, использование множества фильтров для выборки данных, детализации показателей.
14
Функциональные возможности системы
Потоковый ввод и распознавание на основе Ephesoft
В процессе обработки бумажных экземпляров все поступающие документы сканируются и распознаются посредством программного решения Ephesoft с определением ключевых полей (например: название, сумма, реквизиты).
Отсканированные копии документов сортируются согласно типу документа в заранее созданные папки и разделы для их объединения в электронный архив. Где, посредством функции резервного копирования, обеспечивается полная сохранность всей документации.
15
Функциональные возможности системы
ЭЦП Криптопро
Опция добавляет возможности использования электронной подписи при согласовании или подписании документов с помощью программного обеспечения КриптоПро, а также возможности проверки подлинности подписанных ЭП документов. Причем, функциональные возможности системы Citeck EcoS позволяют подписывать как саму карту документа, так и приложенные к нему файлы.
16
Функциональные возможности системы
Кейс-менеджмент
Возможности адаптивного кейс-менеджмента системы Citeck EcoS позволяют автоматизировать управление неструктурированными или частично структурированными бизнес-процессами с учетом особенностей бизнес-правил и оргструктуры компании.
Так, вместе с запуском бизнес-процесса в компании, в системе Citeck EcoS открывается кейс, соответствующий типу бизнес-процесса. Кейс может быть типовым (в качестве структуры используется заранее созданный шаблон) или иметь произвольную конфигурацию (состав и структура кейса определяются непосредственно в процессе обработки бизнес-процесса).
17
Функциональные возможности системы
Интеграция с другими Информационными системами
Если в своей работе вы уже используете 1С, SAP, MS Active Directory, или другие платформы,то в Citek Ecos предусмотрена возможность интеграции с другими информационнымисистемами. В числе прочего вам будет доступен экспорт, импорт и обмен данными сиспользуемыми программами.
18
Техническая поддержка
Гарантированная поддержка
В стоимость лицензии Citeck Ecos входит гарантированная поддержка, сроком на один год. Она включает в себя:
• Обновления системы;
• Исправление ошибок;
• Консультации специалиста (фиксированное количество часов в месяц).
Техническая поддержка
Так же доступна дополнительная тех. поддержка, в которую включены:
• консультации по использованию и администрированию системы;
• конфигурирование и администрирование системы;
• аудит действий пользователей, формирование рекомендаций по оптимальному использованию системы.
19
Сотрудничая с нами Вы выбираете:
Комплексное решение, объединяющее функциональность систем автоматизации документооборота, управления бизнес-процессами и совместной работы;
Решение, базирующееся на современной платформе международного уровня Alfresco ECM, полностью адаптированное под потребности российских компаний;
Уникальную ценовую модель, отличную от конкурентов.
21
О компании Citeck
22
О компании Citeck
Мы специализируемся на предоставлении услуг по автоматизации бизнес-процессов на основе лучших решений в классе свободного программного обеспечения, а также по заказной разработке и интеграции ПО.
Citeck EcoS
Решение Citeck EcoS является нашей собственной разработкой на основе свободного программного обеспечения с открытым исходным кодом Alfresco ECM. Функциональность решения разработана с учетом особенности менеджмента в российских компаниях.
Мы уверенны, что, благодаря легкой кастомизации, демократичной ценовой модели и невысокой стоимости владения, Citeck EcoS послужит эффективным инструментом управления как в крупных компаниях, так и в предприятиях среднего и малого бизнеса.
Правительство Москвы
Нам доверяют
23